CONSIDERAES DO ARQUIVO NACIONAL, RGO CENTRAL

DO SISTEMA DE GESTO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO SIGA,

DA ADMINISTRAO PBLICA FEDERAL ACERCA DO SISTEMA
ELETRNICO DE INFORMAES SEI

O Arquivo Nacional, na qualidade de rgo central do Sistema de Gesto de

Documentos de Arquivo SIGA, da administrao pblica federal, tem recebido, de
representantes de rgos setoriais e seccionais do Sistema, diversas questes ou
questionamentos sobre o uso do Sistema Eletrnico de Informaes SEI, na
gesto e preservao de documentos digitais.

O Arquivo Nacional, para tentar trazer subsdios para estas e outras questes, criou
pela Portaria n 157, de 24 de agosto de 2015, o Grupo de Trabalho GT SEI
Avaliao, com objetivo de promover o exame da conformidade do SEI com o
Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de
Documentos e-ARQ Brasil, bem como com relao aos pressupostos normativos e
as boas prticas da gesto documental.

O Arquivo Nacional tem atuado colaborativamente com a Secretaria de Logstica e

Tecnologia da Informao-SLTI, do Ministrio do Planejamento, Oramento e
Gesto, realizando reunies tcnicas para anlise e discusso de documentos
produzidos pelo GT SEI Avaliao do Arquivo Nacional, com sugestes para o
aprimoramento do SEI, e melhor efetivao dos objetivos do programa Processo
Eletrnico Nacional PEN. Tais documentos j foram enviados SLTI para
providncias.

Passamos a apresentar as questes enviadas e as reflexes desenvolvidas por

tcnicos do Arquivo Nacional, especialistas em gesto e preservao de
documentos digitais, natos ou digitalizados, no mbito do referido GT, com o intuito
de estimular o debate entre os integrantes do Sistema SIGA.

1. Qual a importncia da gesto de documentos no desenvolvimento de

sistemas informatizados de gerenciamento de arquivos?

Na segunda metade do sculo XX a gesto arquivstica de documentos se

estabeleceu com o objetivo de racionalizar a produo documental, facilitar o
acesso aos documentos e regular sua destinao final (eliminao ou
guarda permanente). Com a difuso dos documentos digitais no final do
sculo, surgiram novos desafios que dificultaram a manuteno da
autenticidade, a preservao e o acesso de longo prazo desses
documentos. Nesse momento, a gesto arquivstica de documentos tornou-

1
se mais urgente, a comunidade arquivstica internacional indicou que os
documentos digitais so ainda mais dependentes da gesto arquivstica de
documentos que os no digitais. Assim, ao se optar pelo registro das
atividades em documentos digitais imprescindvel a implantao de uma
poltica e de um programa de gesto de documentos, caso contrrio corre-se
o risco de perda da confiabilidade, da autenticidade e dos prprios
documentos.
Nos ltimos anos, alinhado com iniciativas internacionais, o Conselho
Nacional de Arquivos (Conarq) publicou uma srie de Resolues para
orientar a gesto e a preservao dos documentos arquivsticos digitais:
Resoluo n 20, de 16 de julho de 2004. Dispe sobre a
insero dos documentos digitais em programas de gesto
arquivstica de documentos dos rgos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos.
Resoluo n 24, de 3 de agosto de 2006. Estabelece diretrizes
para a transferncia e recolhimento de documentos arquivsticos
digitais para instituies arquivsticas pblicas.
Resoluo n 25, de 27 de abril de 2007. Dispe sobre a adoo
do Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gesto
Arquivstica de Documentos e-ARQ Brasil pelos rgos e
entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos SINAR.
Resoluo n 32, de 17 de maio de 2010. Dispe sobre a
insero dos Metadados na Parte II do Modelo de Requisitos para
Sistemas Informatizados de Gesto Arquivstica de Documentos e-
ARQ Brasil.
Resoluo n36, de 19 de dezembro de 2012. Dispe sobre a
adoo das Diretrizes para a Gesto arquivstica do Correio
Eletrnico Corporativo pelos rgos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos SINAR.
Resoluo n 37, de 19 de dezembro de 2012. Aprova Diretrizes
para a Presuno de autenticidade de Documentos Arquivsticos
Digitais.
Resoluo n 39, de 29 de abril de 2014. Estabelece diretrizes
para a implementao de repositrios digitais confiveis para a
transferncia e recolhimento de documentos arquivsticos digitais
para instituies arquivsticas dos rgos e entidades integrantes do
Sistema Nacional de Arquivos SINAR.
As Resolues n 20 e n 25 do Conarq indicam que a gesto de
documentos arquivsticos digitais deve ser realizada com o apoio de um
Sistema Informatizado de Gesto Arquivstica de Documentos (SIGAD), e
que esse sistema deve estar conforme o modelo de requisitos e-ARQ Brasil.
No mbito da Administrao Pblica Federal, a Instruo Normativa MP/SLTI
n 4, de 11 de setembro de 2014, na alnea f, inciso II, do artigo 12, refora
as orientaes do Conarq ao indicar a observncia ao e-ARQ Brasil quando
da aquisio ou do desenvolvimento de soluo informatizada para gesto
arquivstica de documentos.

2
 Alm das Resolues aprovadas pelo Conarq, a Cmara Tcnica de
Documentos Eletrnicos do Conarq apresentou duas Orientaes Tcnicas
com o objetivo de esclarecer temas relacionados ao e-ARQ Brasil:
Modelo de entidade e relacionamentos do e-ARQ Brasil, e
Orientaes para contratao de SIGAD e servios correlatos.
Conforme apontado nessas Orientaes Tcnicas, com a implantao de um
SIGAD em conformidade com o e-ARQ Brasil, possvel se obter os
seguintes benefcios:
aperfeioar e padronizar os procedimentos de criao,
recebimento, acesso, armazenamento e destinao dos
documentos;
facilitar a interoperabilidade entre os sistemas; e
integrar as reas de tecnologia da informao, arquivo e
administrao.
A produo e o uso dos documentos digitais reafirmam a necessidade e a
importncia da gesto documental.

Diante do quadro apresentado, fica claro que os rgos e entidades

integrantes do SIGA que optarem pela produo de documentos
digitais, precisam implantar um programa de gesto arquivstica de
documentos apoiado por sistema informatizado em conformidade com
o e-ARQ Brasil.

2. O que o Sistema Eletrnico de Informaes SEI?

uma soluo de processo eletrnico, desenvolvida pelo Tribunal Regional
Federal da 4a Regio (TRF4), que foi escolhida para uso na administrao
pblica federal no contexto do Processo Eletrnico Nacional PEN.

3. A adoo do Sistema Eletrnico de Informaes SEI obrigatria

para os rgos e entidades da administrao pblica federal?
A adoo do SEI na administrao pblica federal no obrigatria, mas a
iniciativa do Processo Eletrnico Nacional PEN tem incentivado fortemente
a adoo do SEI pelos rgos e entidades que no possuem sistemas de
processo eletrnico.1 Os rgos e entidades que j tenham uma soluo de
processo eletrnico adequada s suas peculiaridades e que estejam em
conformidade com o e-ARQ Brasil devero mant-la.

1
Conforme informaes disponveis na pgina do PEN-SEI, Perguntas frequentes:
https://processoeletronico.gov.br/projects/sei/wiki/Faq

3
4. O Sistema Eletrnico de Informaes SEI um software pblico?
O SEI no um software livre, nem um software pblico. Ele est sendo
considerado um software de governo, compartilhado com o setor pblico, de
forma gratuita e colaborativa, mediante acordo de cooperao com o TRF4,
criador e proprietrio do SEI.

5. O Sistema Eletrnico de Informaes SEI pode ser considerado um

SIGAD?
De acordo com o portal do PEN:
O SEI uma ferramenta que permite a produo, edio, assinatura e
trmite de documentos dentro do prprio sistema. Proporciona a
virtualizao de processos e documentos, permitindo a atuao simultnea
de vrias unidades, ainda que distantes fisicamente, em um mesmo
processo, reduzindo o tempo de realizao das atividades.
O SEI pode ser considerado um SIGAD ou mdulo de um SIGAD, a
depender do ambiente e das integraes existentes no ambiente de cada
rgo ou entidade.
Ainda no foi realizada anlise sistemtica da aderncia do SEI ao
disposto no e-ARQ Brasil e no MoReq-Jus. Essa uma atividade que pode
ser realizada colaborativamente pelos rgos e entidades que compem a
rede SEI. Assim como o SEI pode ser evoludo gradativamente para
incorporar os requisitos que se fizerem necessrios.
Diante do exposto acima, os especialistas do Arquivo Nacional, integrantes
do GT SEI Avaliao realizaram uma avaliao do SEI com base nos
requisitos de funcionalidade estabelecidos no e-ARQ Brasil, e chegaram ao
resultado apresentado na tabela a seguir:
Total de Requisitos Requisitos No foi
Seo do e-ARQ Brasil requisitos atendidos NO possvel
atendidos avaliar
1 Organizao dos documentos 65 29% 57% 14%
arquivsticos
2 - Tramitao e fluxo de trabalho 26 58% 19% 23%
3 - Captura 37 41% 54% 5%
4 - Avaliao e destinao 47 17% 79% 4%
5 - Pesquisa, localizao e 41 44% 54% 2%
apresentao de documentos
6 - Segurana 98 32% 5% 63%
7 - Armazenamento 20 0% 15% 85%
8 - Preservao 18 0% 67% 33%
9 - Funes administrativas e 3 67% 33% 0%
tcnicas
10 - Conformidade com a 3 33% 33% 34%
legislao e regulamentaes
11 - Usabilidade 25 56% 16% 28%
12 - Interoperabilidade 3 33% 33% 34%
13 - Disponibilidade 1 0% 0% 100%
14 - Desempenho e escalabilidade 5 60% 40% 0%

4
 Nas sees que dizem respeito aos procedimentos e aspectos da gesto
arquivstica (1, 2, 3, 4, 5, 8 e 10), verificou-se um ndice de atendimento
baixo aos requisitos do e-ARQ Brasil. Alm disso, observou-se que os
requisitos atendidos so aqueles que so comuns a um GED ou ferramenta
de controle de fluxo de trabalho. No entanto, os aspectos essenciais de um
SIGAD para apoiar o controle do ciclo de vida dos documentos, bem com a
organizao e manuteno do acervo arquivstico no so atendidos pelo
SEI.
Em algumas sees, relativas a aspectos tecnolgicos (9, 11, 12, 13 e 14)
do SEI, foi verificada uma boa aderncia ao e-ARQ Brasil. No obstante,
ressalta-se que nas sees relativas a segurana (6) e armazenamento (7)
no foi possvel avaliar a conformidade de uma grande parte dos requisitos.
Na maior parte das vezes, essa impossibilidade se deu pela falta de
informaes na documentao disponvel e/ou dificuldade de verificao por
meio do uso das funcionalidades. J em alguns casos a verificao da
conformidade com requisito depende da instalao e infraestrutura
disponvel em cada rgo ou entidade, no sendo possvel fazer uma
anlise genrica do software. Muitos aspectos de segurana so
fundamentais para apoiar a autenticidade dos documentos produzidos e
mantidos no sistema. Nesse sentido a disponibilidade de documentao
tcnica, bem como do cdigo fonte do software, so essenciais para a
realizao de uma avaliao mais consistente.
Assim, possvel concluir que, no estado atual, o SEI no pode ser
considerado um SIGAD. Para tal preciso que sejam implementadas
novas funcionalidades e sejam realizadas alteraes de base. Dentre as
diversas alteraes necessrias, so destacados a seguir alguns
aspectos de extrema relevncia.
O SEI controla os documentos produzidos em um determinado fluxo de
trabalho, realizando um controle satisfatrio do ponto de vista de um GED.
Cada fluxo de trabalho identificado no sistema e a ele atribudo um
nmero identificador. Entretanto, na adoo do SEI pela Administrao
Pblica Federal o identificador do fluxo de trabalho foi configurado como
sendo o NUP (Nmero nico de Protocolo), decorrendo desta deciso
consequncias inapropriadas. Nesse sentido, destaca-se que:
Atribuir um NUP a um fluxo de trabalho e reunir todos os
documentos nele produzidos em uma agregao identificada por
este NUP2, equivale a formar um processo (conjunto de documentos
avulsos oficialmente reunidos e ordenados no decurso de uma ao
administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento). No
entanto, nem todo fluxo de trabalho necessita ser registrado na
forma de processo.
Algumas atividades merecem o registro de cada passo em
despachos e documentos, alm da captura destes de maneira
controlada e estruturada, sendo nestes casos recomendada a
formao de processo. Outras atividades so menos complexas e
2
O NUP o nmero de registro no protocolo, que atribudo a todos os processos autuados e aos
documentos avulsos que tramitam. Este nmero serve para identificar e controlar os documentos,
avulsos ou processos, que tramitam dentro e fora da instituio produtora.

5
 implicam na produo de um nico documento arquivstico no
decorrer do fluxo de trabalho, no havendo necessidade de
formao de processo, bastando o arquivamento do documento
avulso, devidamente classificado e organizado em dossis; essa
organizao pode ser por assunto, nome, data, evento etc.,
dependendo de cada caso. Existe tambm o caso de atividades nas
quais so gerados dois ou mais documentos no decorrer do fluxo de
trabalho, podendo, ou no, serem arquivados separadamente e
terem temporalidade e destinao final distintas.
Alm disso, nem todo documento produzido ao longo de um
fluxo de trabalho deve ser capturado para o arquivo, como bilhetes,
notas e algumas verses preliminares (rascunhos e minutas).
preciso identificar nos fluxos de trabalho quais documentos, avulsos
ou processos, sero capturados para o arquivo. Uma vez
capturados, os documentos, avulsos ou processos, devem ser
organizados no sistema hierarquicamente, de maneira a refletir o
plano/cdigo de classificao. O e-ARQ Brasil prope um modelo de
dados para organizar os documentos no mbito de um SIGAD a
partir do plano/cdigo de classificao.
Um segundo aspecto a considerar, ainda decorrente do uso do NUP para
identificar todos os fluxos de trabalho, diz respeito ao funcionamento do
Sistema Protocolo Integrado, uma vez que esse sistema tem a funo de ser
um canal de comunicao com a populao para consulta tramitao de
documentos, avulsos ou processos. Como atualmente so gerados pelo SEI
milhares de NUPs para todo e qualquer fluxo de trabalho, como ser feito
um filtro para o upload dos NUPs para a camada integradora do protocolo
integrado? Lembra-se que nem todo fluxo de trabalho refere-se,
necessariamente, a atividades que levariam autuao de documentos para
a formao de processos, como, por exemplo uma simples solicitao de
viatura ou a troca de uma lmpada queimada.
Finalmente, outro aspecto que merece destaque diz respeito aos metadados
de identificao. Os documentos capturados devem ser identificados pelo
sistema informatizado, preferencialmente por meio de registro de
metadados3. O e-ARQ Brasil apresenta um esquema de metadados, que foi
elaborado com base nas normativas internacionais que tratam de metadados
e de gesto arquivstica. Neste esquema so indicados diversos metadados
de identidade, dentre os quais ressaltamos um conjunto de identificadores
que devem ser atribudos aos documentos, avulsos ou processos, conforme
explicitado a seguir.

3
As boas prticas de gesto arquivstica de documentos indicam uma srie de metadados de
identidade que devem ser registrados para identificar unicamente o documento no sistema.

6
 Para os documentos avulsos so apontados os seguintes identificadores:
Identificador do documento Identificador nico, atribudo Obrigatrio
(1.1) pelo sistema informatizado.
Nmero do documento (1.2) Nmero ou cdigo atribudo ao Quando existir
documento no ato de sua
produo. Por exemplo,
nmero de ofcio, nmero de
memorando, nmero de
portaria etc

Nmero de protocolo (1.3) Nmero atribudo ao Quando existir

documento no ato do registro
no protocolo. Deve seguir as Utilizado de
normas especficas, que no acordo com a
caso da APF diz respeito ao Portaria
NUP. Interministerial n
2.321, de 30 de
dezembro de
2014

Para os processos so apontados os seguintes identificadores:

Identificador do processo Identificador nico, atribudo Obrigatrio
(1.4) pelo sistema informatizado.
Nmero de processo (1.5) Nmero atribudo ao Obrigatrio
processo no ato da
autuao. Deve seguir as Utilizado de acordo
normas especficas, que no com a Portaria
caso da APF diz respeito ao Interministerial n
NUP. 2.321, de 30 de
dezembro de 2014

Dentre os metadados apontados no e-ARQ Brasil, foi possvel identificar que

o SEI:
utiliza corretamente o identificador do documento (1.1) e o nmero do
documento (1.2);
o nmero de processo (1.5) utilizado de maneira equivocada, uma
vez que atribudo ao fluxo de trabalho;
no utiliza o nmero de protocolo (1.3) para documentos avulsos;
no possvel verificar se faz uso do identificador de processo (1.4).

6. O que o Processo Eletrnico Nacional PEN?

O Processo Eletrnico Nacional PEN uma iniciativa que visa
construo de uma infraestrutura pblica de processo administrativo
eletrnico, iniciada em 2013 sob a coordenao do Ministrio do
Planejamento, Oramento e Gesto.

7
 O Decreto n 8.539, de 8 de outubro de 2015, estabelece o PEN e determina
em seu art. 22 que No prazo de seis meses, contado da data de publicao
deste Decreto, os rgos e as entidades da administrao pblica federal
direta, autrquica e fundacional devero apresentar cronograma de
implementao do uso do meio eletrnico para a realizao do processo
administrativo Secretaria de Logstica e Tecnologia da Informao do
Ministrio do Planejamento, Oramento e Gesto., j que o uso do meio
eletrnico para a realizao de processo administrativo dever estar
implementado no prazo de dois anos, contado da data de publicao deste
Decreto, conforme determina o pargrafo 2 do citado artigo.
O artigo 4 do Decreto que cria o PEN, determina que os rgos e entidades
da administrao pblica federal direta, autrquica e fundacional utilizaro
sistemas informatizados para a gesto e o trmite de processos
administrativos eletrnicos. Os sistemas a que se refere este artigo
devero utilizar, preferencialmente, programas com cdigo aberto e prover
mecanismos para a verificao da autoria e da integridade dos documentos
em processos administrativos eletrnicos.

So objetivos do PEN:

I - assegurar a eficincia, a eficcia e a efetividade da ao governamental

e promover a adequao entre meios, aes, impactos e resultados;

II - promover a utilizao de meios eletrnicos para a realizao dos

processos administrativos com segurana, transparncia e economicidade;

III - ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da

informao e da comunicao; e

IV - facilitar o acesso do cidado s instncias administrativas.

Para reflexo e discusso no mbito do SIGA:

A presente anlise exps de forma sumria o cumprimento do SEI quanto aos

requisitos de gesto documental, conforme estabelecido pelo e-ARQ Brasil. Sem
esgotar a continuidade da verificao, pelo momento consideramos que:

1) A presente verso do SEI no atende satisfatoriamente aos requisitos

necessrios para apoiar as atividades de gesto arquivstica dos documentos por ele
produzidos e mantidos;

2) O SEI necessita funcionar como um SIGAD ou atuar conjuntamente

com um SIGAD especfico, a fim de que se possa realizar o controle do ciclo vital por
meio de procedimentos de gesto arquivstica de documentos.

8
 3) Para que o SEI possa atuar como um SIGAD so necessrios que se
procedam diversos ajustes, sendo prioritrio:

controle dos documentos avulsos;

autuao dos processos, somente quando necessrio;
captura dos documentos arquivsticos e arquivamento;
apoio para as atividades de avaliao e destinao;
apoio para as atividades de monitoramento com vistas preservao
digital.

4) O rgo ou entidade que adotar o SEI, ou qualquer outro sistema

informatizado para a produo de documentos digitais, j deve ter implantado uma
poltica e um programa de gesto de documentos.

5) O rgo ou entidade que adotar o SEI, ou qualquer outro sistema

informatizado para a produo de documentos digitais, precisa prever uma poltica
de preservao digital para garantir o acesso de longo prazo a estes documentos.

Arquivo Nacional, 4 de novembro de 2015

GT SEI Avaliao

9
ANEXO

Definies

Documento arquivstico - Documento produzido (elaborado ou recebido) no curso

de uma atividade prtica, como instrumento ou resultado de tal atividade, e retido
para ao ou referncia.

Documento avulso - Informao registrada, qualquer que seja o suporte ou

formato, que no est reunida e ordenada em processo.

Processo Conjunto de documentos avulsos oficialmente reunidos e ordenados no

decurso de uma ao administrativa, que constitui uma unidade de arquivamento.
Notas:
a- O termo processo utilizado em contextos diversos e com significados
diferentes, como por exemplo: processo como espcie documental
(conforme a definio acima), fluxo de trabalho (procedimentos ou
sequncia de passos de um processo de negcio), processo
administrativo, processo judicial e processo de trabalho. Neste documento
o termo processo empregado para referir-se espcie documental
processo, tpica da administrao pblica brasileira, que
regulamentada em normativas especficas nas diferentes esferas (federal,
estadual e municipal) e poderes (executivo, legislativo e judicirio).
b- Um processo tratado como uma unidade nos procedimentos de
gesto documental, ou seja, a classificao, o controle do ciclo de vida e
a destinao final so consideradas no processo como um todo e no em
cada item que o integra.

Fluxo de trabalho - Sequncia de passos necessrios para se automatizar

processos de negcio, de acordo com um conjunto de regras definidas, permitindo
que sejam transmitidos de uma pessoa para outra.
Nota:
Neste documento utilizado o termo fluxo de trabalho para referir-se a
um conjunto de procedimentos, a fim de diferenciar de processo como
espcie documental.

Gesto arquivstica de documentos - Conjunto de procedimentos e operaes

tcnicas referentes produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento de
documentos arquivsticos em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao
ou recolhimento para guarda permanente.
Nota:
Entende-se gesto arquivstica de documentos como sinnimo de
gesto de documentos, ressaltando a caracterstica arquivstica dessa
gesto para diferenci-la de outros tipos de gerenciamento de
documentos, como o realizado com apoio de GED.

SIGAD Sistema Informatizado que tem como objetivo apoiar gesto arquivstica

10
de documentos. As principais funcionalidades de um SIGAD so: classificao e
organizao dos documentos com base no plano ou cdigo de classificao,
controle da temporalidade, aplicao da destinao, manuteno da autenticidade e
apoio preservao de longo prazo.

GED Sistema informatizado que tem como objetivo a gesto eletrnica de

documentos. As funcionalidades tpicas de um GED so: controle de fluxo de
trabalho, controle de verses e digitalizao para captura de documentos.

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