Instrumentos para recopilar informacin

Los analistas utilizan una variedad de mtodos a fin de recopilar los datos
sobre una situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, inspeccin de
registros (revisin en el sitio) y observacin. Es por ello que la recoleccin de
datos consiste en reunir informacin en diferentes reas de la organizacin.
El anlisis posterior de los datos se refiere a organizar y examinar la
informacin recopilada para contestar las interrogantes que surgen en la
organizacin y examinar la informacin recopilada para contestar las
interrogantes que surgen en la organizacin sobre diversos procesos.

ENTREVISTA
Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de preguntas que propone el analista. Quienes
responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente,
usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarn
datos o sern afectados por la aplicacin propuesta.

El anlisis posterior de los datos se refiere a organizar y examinar la informacin recopilada para contestar las interrogantes
que surgen en la organizacin y examinar la informacin recopilada para contestar las interrogantes que surgen en la
organizacin sobre diversos procesos. Despus se procede a retroalimentar la informacin obtenida, mediante su divulgacin
entre los miembros del grupo gerencial para, por ltimo,
transmitirla a todos los integrantes de la empresa.

Entrevistas por el nmero de participantes

>Entrevista individual
Un entrevistador es el designado para preguntar. Los presentes
en la charla dialogan en pos de una cuestin determinada
planteada por el profesional. Muchas veces la espontaneidad
lleva a que se dialogue libremente generando temas de debate
surgidos a medida que la charla fluye.

>Entrevista de panel
En este caso intervienen varios entrevistadores, en lugar de
slo uno. No existe un orden prestablecido ni unas temticas
determinadas, stas dependen ntegramente de los
entrevistadores.

>Entrevista de grupo
Aquella en la que participan un grupo de personas, en lugar de una sola. Es muy similar a la entrevista de panel, aunque en este
caso el aspirante es entrevistado sucesivamente por diferentes personas que pertenecen a distintas reas y, por lo tanto
debers conocer algunas de las preguntas en una entrevista de trabajo en grupo.

Entrevistas por el tipo de estructura

>Entrevista estructurada o preparada

Es la ms esttica y rgida de todas, ya que se basa en una serie de preguntas predeterminadas e invariables que se deben
responder.
>Entrevista no estructurada o libre
Es aquella en la que se trabaja con preguntas abiertas, sin un orden preestablecido, adquiriendo caractersticas de
conversacin. Esta tcnica consiste en realizar preguntas de acuerdo a las respuestas que vayan surgiendo durante la
entrevista.

>Entrevista mixta o semiestructurada

La entrevista mixta o semiestructurada es aquella en la que, como su propio nombre indica, el entrevistador despliega una
estrategia mixta, alternando preguntas estructuradas y con preguntas espontneas.

Preparacin de la Entrevista
1-Determinar la posicin que ocupa de la organizacin el futuro entrevistado, sus responsabilidades bsicas, actividades, etc.
2-Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios.
3-Fijar un lmite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista.
4-Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad.
Hacer la cita con la debida anticipacin.

Conduccin de la Entrevista
1-Explicar con toda amplitud el propsito y alcance del estudio.
2-Explicar la funcin propietaria como analista y la funcin que se espera conferir al entrevistado.
3-Hacer preguntas especficas para obtener respuestas cuantitativas.
4-Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares.
5-Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido.
6-Ser corts y comedio, abstenindose de emitir juicios de valores.
7-Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestin.
8-Escuchar atentamente lo que se dice, guardndose de anticiparse a las respuestas.

Secuela de la Entrevista
1-Escribir los resultados.
2-Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformacin, correcciones o adiciones.
3-Archivar los resultados de la entrevista para referencia y anlisis posteriores.

ENCUESTA
Es un procedimiento dentro de los diseos de una investigacin descriptiva en el que el investigador recopila datos por medio
de un cuestionario previamente diseado, sin modificar el entorno ni el fenmeno donde se recoge la informacin ya sea para
entregarlo en forma de trptico, grfica o tabla.
 Segn las preguntas

>De respuesta abierta

En estas encuestas se le pide al interrogado que responda l mismo a la pregunta formulada. Esto le otorga mayor libertad al
entrevistado y al mismo tiempo posibilitan adquirir respuestas ms profundas as como tambin preguntar sobre el por qu y
cmo de las respuestas realizadas. Por otro lado, permite adquirir respuestas que no haban sido tenidas en cuenta a la hora de
hacer los formularios y pueden crear as relaciones nuevas con otras variables y respuestas.

>De respuesta cerrada

En stas, los encuestados deben elegir para responder una de las opciones que se presentan en un listado que formularon los
investigadores. Esta manera de encuestar da como resultado respuestas ms fciles de cuantificar y de carcter uniforme. El
problema que pueden presentar estas encuestas es que no se tenga en el listado una opcin que coincida con la respuesta que
se quiera dar, por esto lo ideal es siempre agregar la opcin otros.

CUESTIONARIO
Proporcionan una alternativa muy til para la entrevista; sin embargo, existen ciertas caractersticas que pueden ser
apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben disearse cuidadosamente para una
mxima efectividad.

Formas de los cuestionarios

>Cuestionario Abierto
Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican
cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales;
tambin son tiles al explorar el problema bsico, por ejemplo, un analista que
utiliza cuestionarios para estudiar los mtodos de verificacin de crdito, es un
medio. El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes
respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo,
encuentran ms fcil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que
pensar por s mismas.

>Cuestionario Cerrado
El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el
analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el mtodo para obtener informacin sobre los hechos.
Tambin fuerza a los individuos para que tomen una posicin y forma su opinin sobre los aspectos importantes.

GRABACIONES DE AUDIO Y VIDEO

Bsicamente existen dos formas de utilizar las grabaciones: como registro y apoyo de las
entrevistas, y para analizar algn proceso en particular. En cuanto a su funcin de apoyo, es
importante porque permite centrar la atencin en la entrevista en s, en vez de distraerse tomando
notas de todo lo que se dice. Cuando se trata de analizar algn proceso en particular, su ayuda es
inestimable (sobre todo las filmaciones de video) porque permite ver y analizar en detalle ese
proceso la cantidad de veces que sea necesario.

Brainstorming (Tormenta De Ideas)

Este es un modelo que se usa para generar ideas. La intencin en su aplicacin es la de generar
la mxima cantidad posible de requisitos para el sistema. No hay que detenerse en pensar si la
idea es o no del todo utilizable.