Manual Asistente Adm.

ACTIVIDADES AUXILIARES ADMINISTRATIVAS
MANUAL
1
ACTIVIDADES
AUXILIARES
ADMINISTRATIVAS
www.k-pacita.cl info@k-pacita.cl
Contenido
I.- Elaboracin y redaccin de documentos administrativos. ........................................................................... 4
1.1 Qu es un documento administrativo? ............................................................................................ 4
1.2 Tcnicas de redaccin y gestin eficaz de documentos ................................................................. 4
1.2.1 Objetivos ............................................................................................................................................ 4
1.2.2 Contenidos ......................................................................................................................................... 4
1.2.3 Perceptividad de la comunicacin escrita ..................................................................................... 5
1.2.4 Autoevaluacin .................................................................................................................................. 5
2
1.2.5 Vicios idiomticos, errores idiomticos frecuentes en la expresin escrita y oral. ............... 10
II. Dactilografa y manejo de funciones bsicas de procesador de texto, planilla de clculo, correo
electrnico e internet. ........................................................................................................................................... 18
2.1 Qu es la dactilografa y cul es su ventaja? ............................................................................... 18
2.2 Qu ventajas tiene? .......................................................................................................................... 18
2.3 Qu importancia tiene en la informtica? ...................................................................................... 18
2.4 Tcnica prctica para aprender a digitar ......................................................................................... 18
2.5 Tcnica de digitacin .......................................................................................................................... 20
2.6 Cmo aumentar tu velocidad y precisin de digitacin ................................................................. 20
2.7 Herramientas informticas ................................................................................................................. 21
2.7.1 Conceptos Fundamentales Windows .......................................................................................... 21
2.8 Aplicaciones de Word ......................................................................................................................... 31
2.8.1 Qu es Microsoft Word? .............................................................................................................. 31
2.8.2 Men archivo ................................................................................................................................... 32
2.9 Aplicaciones Excel .............................................................................................................................. 41
2.9.1 Referencia de celdas ...................................................................................................................... 53
2.10 Nociones de Internet: Sabe qu es Internet .................................................................................... 57
III.- Procesos bsicos para la gestin y archivo de documentos de oficina para la gestin y archivo de
documentos de oficina en soporte convencional e informtico. .................................................................... 59
3.1 Qu es un archivo de oficina? ........................................................................................................ 59
3.1.1 Qu es Archivonoma? ................................................................................................................ 60
3.1.2 La administracin de los documentos ......................................................................................... 60
3.1.3 Conceptos, equipo y mobiliario ..................................................................................................... 60
3.2 Ciclo de vida de un Documento ........................................................................................................ 62
3.3 Manejo de la Correspondencia ......................................................................................................... 62
3.3.1 Trayecto de una Carta ................................................................................................................... 62
3.4 Clasificacin de los sistemas de archivos ....................................................................................... 63
3.5 Destruccin de Documentos ............................................................................................................. 65
3.6 Consejos Prcticos para el Archivo .................................................................................................. 65
IV.- Coordinacin de actividades de oficina...................................................................................................... 66
4.1 Cul es la relacin? Es posible que estas dos situaciones se relacionen la una con la otra?
Por qu? .......................................................................................................................................................... 66
4.2 Qu puedes hacer para organizar tu oficina? .............................................................................. 66
4.3 Organizar tus archivos en la computadora..................................................................................... 68
4.4 Organizacin de la Agenda de Trabajo ........................................................................................... 68
4.5 Organizacin de Eventos ................................................................................................................... 70
4.5.1 Tipo de eventos y su organizacin ............................................................................................... 70
4.5.2 Organizacin y planificacin.......................................................................................................... 70
4.5.3 Recursos en los eventos corporativos ......................................................................................... 71
4.5.4 Organizacin De Viajes ................................................................................................................. 73
V.- Tcnicas de atencin al cliente y presentacin personal ......................................................................... 74
5.1 Atencin al cliente ............................................................................................................................... 74
5.1.1 Servicio al Cliente ........................................................................................................................... 74
5.2 Presentacin Personal ....................................................................................................................... 81 3
I.- Elaboracin y redaccin de documentos administrativos.

1.1 Qu es un documento administrativo?
Los documentos administrativos son una comunicacin escrita de carcter formal que se utiliza tanto
en la administracin pblica como en la privada.
Los Documentos Administrativos (DA) se redactan teniendo en cuenta determinadas normas, pautas,
o esquemas establecidos con el fin de uniformizar su uso. Los Documentos Administrativos (DA) deben
ser elaborado lo ms simple y breve posible, lenguaje sencillo y comn. Tener presente el principio de
la racionalizacin. Redactar documentos directos, concretos y precisos.
4
Parte que individualiza el documento eh identifica a la institucin destinataria. Compuesto por:
Nombre completo del documento: Ej.OFICIO
N correlativo del documento integrado por 3 digitas Ej. (025).
Las 2 ltimas cifras del ao calendario entre guiones - 10
Las siglas de la Inst. separado por /. Parte que identifica a la persona, dependencia o Inst.
a quien se remite el documento. Es la sntesis del contenido de un documento o del motivo que
le origen. Hace mencin a los antecedentes del documento que se elabora.
Parte superior del documento. Parte que identifica a la persona, dependencia o Instalacin a quien se
remite el documento. Es la sntesis del contenido de un documento o del motivo que le origen. Hace
mencin a los antecedentes del documento que se elabora. Parte central y principal de todo documento
cuya cantidad y denominacin depende de cada clase o tipo de documento.
Extremo inferior del documento integrado por las siguientes partes. Es la palabra o frase que se emplea
cuando se ha concluido la redaccin de un texto. Comprende el nombre, apellido y la rbrica. Parte que
identifica al responsable de la comunicacin. Instrumento que autentica o legaliza el documento que se
enva. Se emplea nicamente cuando al documento que remitimos se acompaa con otros (recibos,
facturas, etc.) Menciona a las autoridades a quienes se enva copia del documento. Identifica a los
responsables de la elaboracin del documento.
1.2 Tcnicas de redaccin y gestin eficaz de documentos
1.2.1 Objetivos
Capacitar en la prctica de tcnicas redaccionales que la conduzcan a redactar textos
institucionales con eficiencia, claridad, correccin y propiedad.
Facilitar el dominio de la lengua espaola a nivel escrito.
Habilitar la prctica de formatos de textos laborales.
Desarrollar la creatividad y variedad en la redaccin de las distintas partes constitutivas de los
documentos.
1.2.2 Contenidos
Perceptividad De La Comunicacin Escrita.
Manejo Eficaz Del Lenguaje Escrito.
Manejo Lgico Del Lenguaje.
Uso De Nexos Oracionales.
Generacin Y Construccin De Prrafos: Eje De Toda Comunicacin Escrita.
La Prctica Redaccional: Gestin De Una Habilidad Propia.
Utilizacin De Clichs En La Carta Contempornea.
Tratamiento Y Anlisis De Documentos Formales.
Uso Del Procesador De Texto: Manejo Eficaz De Las Herramientas Informticas.
1.2.3 Perceptividad de la comunicacin escrita
Toda la comunicacin que se escriba y que forme parte de la documentacin oficial de una institucin,
conlleva el valor agregado de ser congruente con la imagen corporativa de la organizacin.
Dicha situacin es sobremanera real, tratndose de una institucin ligada a la educacin y por extensin
a la cultura.
Las percepciones que emanan de todo documento son:

5
SOCIAL: se refiere al flujo de comunicaciones del trabajo, por tanto mientras ms arriba de la escala
jerrquica lleguen las comunicaciones ms latas sern las expectativas. De aqu que toda persona que
genera o transcribe documentos es considerado como un modelo formal de comunicacin, dotado de
claridad expresiva y competencia temtica.
SICOLGICAS: la redaccin del documentos, en tanto eleccin de palabras, sintaxis utilizada,

tipografa y formato posesionan al redactor como una persona que posee un estilo propio que traduce
no slo su pensamiento, sino su particular manera de enfrentar las relaciones humanas.
Se trata de percepciones que se apoyan en la eleccin de conceptos, sabemos que no todas las
palabras indican lo mismo, aunque se trate de sinnimos, lo mismo ocurre con la amplitud de prrafos,
lo que indicar a la persona como lacnica o llana al momento de tratar algunos asuntos. Todas estas
consideraciones, en definitiva, facilitan o bloquean la recepcin del mensaje en cuanto tal.
TECNOLGICO: dado por el uso de herramientas informticas que entregan la percepcin de

contemporaneidad de las comunicaciones, borrando el fantasma de la obsolescencia, sobretodo en la
actualidad, cuando estamos frente a una revolucin no slo de la tecnologa, sino de las
comunicaciones.
Por lo pronto, los ordenadores en la confeccin de los diversos documentos aaden al contenido, la
amenidad de la forma.
Por lo anterior, los documentos se escriben pensando en la recepcin que stos tendrn, donde lo ms
importante es a quin se dirigen. Para poder definir qu informacin es conveniente comunicar y la
mejor manera de hacerlo.
1.2.4 Autoevaluacin
Revisin de estilo.
Revisin de formato.
Revisin ortogrfica.
Revisin conceptual.
Revisin temtica.
Revisin general.
ORTOGRAFA, herramientas para redactar con eficiencia, claridad, intencin comunicativa y propiedad.
ACENTUACIN, se refiere a la tildacin de las palabras segn corresponda conforme a la ubicacin

que posea la slaba tnica.
Para ello se establece la siguiente clasificacin:
Agudas.
Graves.
Esdrjulas.
Sobresdrjulas.
Tilde Aguda: Segn la regla, llevan tilde las palabras polislabas agudas acabadas en vocal o en una de
las consonantes N o S.
o Ejemplos: Sof, Caf, Domin, Sartn.
Tilde Grave: Llevan tilde todas las palabras graves terminadas en una consonante que no sea N o S.
o Ejemplo: Mrtir, Crter, Crcel, Mrmol.
6
Tilde Esdrjulo y Sobresdrjulo: Todas las palabras esdrjulas simples o complejas llevan tilde.
o Ejemplo: Mquina, clula, concdaselo.
Nota: TODAS LAS PALABRAS LLEVAN TILDE SI CORRESPONDE, INDEPENDIENTEMENTE DE

SI SE ENCUENTRAN ESCRITAS EN MAYSCULAS O MINSCULAS
Tildacin de los Monoslabos: Por regla general, los monoslabos no llevan tilde, salvo los que tengan
una funcin paralela.
o No llevan tilde: Fui, fue, vio, dio, Luis, pie, Dios, cien, seis, vais, pez, ven, fe, dos, bien, ti.
Tildacin Diacrtica: Corresponde a la tilde aplicada a las palabras que tienen funciones diferentes, la
distincin se marca con la tilde.
Sean palabras monoslabas o polislabas.

No lo s
S Verbo Saber o Ser
S Bueno
SE Pronombre Se fue ayer
S Afirmacin S, es verdad.
SI Condicional Si llega, la conocer
D DE Verbo Dar Preposicin Espero que me d
T Planta para infusiones Tomamos un t
TE Pronombre Te lo dije
MS Adverbio de cantidad Peda ms

Fuimos, mas no los
MAS Equivale a PERO
encontramos
SLO Equivale a SOLAMENTE Slo quera ayudar
AN Equivale a TODAVA An no est listo

Por qu callas? Por qu
POR QU Interrogativo o Exclamativo
hablas
Porque! Responde o afirma Porque quiero
Porqu Equivale a Causa o Razn Desconoca el porqu
l Pronombre personal l lleg luego
El Artculo El regalo
T Pronombre personal T tienes tiempo
Tu Adjetivo posesivo Tu casa
M Pronombre personal A m me importas
Mi Adjetivo posesivo Mi pie

QU, CUL,QUIN,CUNTO, Interrogativos o Exclamativos No s dnde vives
CUNDO, CMO, DNDE 7
STE, SE, AQUL, STA, Se permite la tilde cuando son Dijo que sta es la que
SA pronombres, pero slo es necesitaba
obligatorio si hay riesgo de
ambigedad
ESTE, ESE AQUEL, ESTA, Adjetivos o pronombres sin Este libro es mo Esta maana
ESA riesgo de ambigedad llegar
ORTOGRAFIA PUNTUAL
No Existen Unas Reglas Exactas Para El Uso De La Coma, Pero S Unas Normas Generales Que Se
Detallan A Continuacin:
SE USA COMA:
a) Para aislar los vocativos que van en medio de las oraciones. Ejemplos:
Luchad, soldados, hasta vencer.
Chofer, detenga el taxi.
El taxi, Chofer, detenga.
Detenga el taxi, Chofer
b) Para separar las palabras de una enumeracin. Ejemplo:

Las riquezas, los honores, los placeres, la gloria, pasan como el humo.
Antonio, Jos y Pedro.
c) Para separar oraciones muy breves, pero con sentido completo. Ejemplos:
Llegu, vi, venc.
Acude, corre, vuela.
d) Para separar del resto de la oracin una aclaracin o explicacin. Ejemplos:

La verdad, escribe un poltico, se ha de sustentar con razones.
Los vientos, que son muy fuertes en aquella poca, impedan la navegacin.
La luna, una luna hermosa y difana, iluminaba nuestros pasos aquel da.
e) Para separar de la oracin expresiones tales como:

Esto es.
Es decir.
En fin.
Por ltimo.
Por consiguiente.
Por ejemplo.
Por lo tanto.
No obstante.
En efecto.
En consecuencia.
Sin duda.
En cambio.
En general.
Si bien.
Por descontado.
Entonces.
Al menos que.
f) Para indicar que se ha omitido un verbo. Por ejemplo:

Unos hablaban de poltica; otros, de negocios.
El mar nos regala sus frutos; la tierra, sus secretos.
8
g) Cuando se invierte el orden lgico de los complementos en la oracin. Por ejemplo:
Con esta nevada, no llegaremos nunca.
Un milln de buenos deseos, les regal.
h) Delante de las siguientes expresiones: pero, mas, porque, pues, mientras, donde, como, sino,
aunque, siquiera. Por ejemplo:
Lleva prisa, pero no se le nota.
Nadie le dijo nada, siquiera una palabra de aliento.
Caminemos, pues se hace tarde.
i) Delante de una forma verbal gerundio. Por ejemplo:

Le tendi la mano al despedirse, recordndole el compromiso que haban contrado.
La medida favorecer a todos, incluyndolos a ustedes.
Felicit a su colega, dndole efusivos abrazos.
USO DEL PUNTO Y COMA

a) Para separar oraciones en las que ya hay coma o comas. Por ejemplo:
Llegaron los vientos de noviembre, glaciales y recios; arrebataron sus hojas a los rboles.
b) Antes de las conjunciones adversativas MAS, PERO, AUNQUE, etc., si la oracin es larga. Ejemplo:
Todo en amor es triste; mas triste y todo, es lo mejor que existe.
c) Delante de una oracin que resume todo lo dicho con anterioridad. Por ejemplo:
El incesante trnsito de coches, el ruido y el gritero de las calles; todo me hace creer que
hoy es la primera corrida de toros.
d) Para separar oraciones yuxtapuestas. Ejemplo:

Tendremos que cerrar el negocio; no hay ventas.
Las entradas se agotaron muy pronto; haba gran expectacin por el concierto.
SE USAN DOS PUNTOS

a) Para iniciar una enumeracin. Por ejemplo:
Las estaciones del ao son cuatro: primavera, verano, otoo e invierno.
b) En los encabezamientos de las cartas.

Estimado seor:
De mi consideracin:
Seor Alcalde:
De nuestra consideracin:
Respetado seor:
Seora Elorrieta:
c) En el saludo al comienzo de un discurso. Por ejemplo:

Seoras y seores:
d) Para reproducir palabras textuales. Por ejemplo:

Ya dije el primer da: Tengan cuidado.
e) Despus de expresiones como: por ejemplo, declaro, certifico, ordeno, expone, suplica...
Por ejemplo:
En la zona ecuatorial hay ros muy importantes. Por ejemplo: el Amazonas, el Congo...
9
Certifico: que el seor...
f) Para llamar la atencin o resumir lo anterior. Por ejemplo:

Lo, primero de todo: vean la plaza Mayor.
Una vivienda ha de estar limpia, aireada y soleada, en una palabra: habitable.
Para separar las cifras al expresar un valor horario.
Por ejemplo:
12:10 hrs.
USO DE PUNTOS SUSPENSIVOS

a) Cuando se omite algo o se deja la oracin incompleta. Por ejemplo:
Dime con quin andas...
Dime como hablas...
b) Para indicar duda, inseguridad, temor o sorpresa con una forma de expresarse entrecortada. Por
ejemplo:
Bueno... En realidad...quiz....es posible.
c) Cuando se deja sin completar una enumeracin. Por ejemplo:

Tengo muchas clases de flores: rosas, claveles...
d) Cuando se quiere dar emocin. Por ejemplo:

Y en lo ms interesante...se apag la luz.
e) Para dejar algo indefinido o indeterminado. Ejemplo:

De la subida de precios...mejor ni hablar
USO DE COMILLAS
a) Para encerrar una cita o frase textual. Ejemplo:
Contest Felipe II: Yo no mand mis barcos a luchar contra los elementos
b) Para indicar que una palabra se est usando en sentido irnico no con su significado habitual. Por
ejemplo:
Me regal una caja de fsforos. Qu esplndido!
c) Para indicar que una palabra pertenece a otro idioma. Ejemplo:

Son la alarma y lo pillaron in fraganti
d) Para citar el ttulo de un artculo, poema... Ejemplo:

Voy a leer el poema A un olmo seco.
USO DE GUIN
a) Para unir palabras. Por ejemplo:
Se trataron temas socio-polticos.
Hubo un acuerdo franco-espaol.
b) Para relacionar dos fechas. Por ejemplo:

Guerra civil (1936-1939)
Rubn Daro (1876-1916)
c) Para cortar palabras al final de lnea. Por ejemplo:

Pro-mo-cin.
Con-si-guen-te.
10
Nota: Consideraciones al cortar palabras
1.- Una vocal nunca quedar sola:Ate-neo
2.- ll,rr,ch,, nunca se separan.. CC s.
3.- Monoslabos, siglas y abreviaturas no se separan: buey, UNESCO, Excmo.
d) Para intercalar en una oracin una aclaracin o comentario. Por ejemplo:

La isla de Pascua -segn creo- es maravillosa.
USO DE PARNTESIS
a) Para aislar aclaraciones que se intercalan en la oracin, lo mismo que el guin. Por ejemplo:
Las hermanas de Pedro (Clara y Sofa) llegarn maana.
b) Para separar de la oracin datos como fechas, pginas, provincia, pas... Por ejemplo:
Se lee en Neruda (pg.34) esta importante poesa.
c) Al aadir a una cantidad en nmero su equivalente en letra o viceversa. Por ejemplo:

La factura era de 50.000 (cincuenta mil) pesos.
d) Para aadir la traduccin de palabras extranjeras. Por ejemplo:

Csar dijo:Alea jacta est (la suerte est echada)
1.2.5 Vicios idiomticos, errores idiomticos frecuentes en la expresin escrita y oral.
CACOFONA
Es un vicio que se presenta tanto en el lenguaje oral como escrito. Resulta ser un error muy evidente
que consiste en repetir slabas o sonidos, quedando stos contiguos o muy prximos. Se puede dar al
comienzo, medio o al final de las oraciones. Por ejemplo:
Dado a peticin el interesado para ser presentado en el Banco Estado.
Mara y Isabel se fueron de vacaciones.
Se seal en la sesin la necesidad de esa medida.
MONOTONA
Es un vicio producido por el uso frecuente de los mismos vocablos para referirse a distintas situaciones.
Corresponde a un estilo que no posee variedad lxica, con lo cual, la expresin pierde propiedad y
precisin.
Por ejemplo:
Se hizo ilusiones con el nuevo cargo.
La cantante hizo un gran recital.
El profesor hizo una prueba.
La secretaria hizo una carta.
AMBIGEDAD O ANFIBOLOGA
Consiste en expresar de manera poco clara las ideas, sea porque stas se comprenden de dos o ms
sentidos o no se entienden. La ambigedad se produce en las siguientes situaciones:
a) EMPLEO INADECUADO DE LOS PRONOMBRES RELATIVOS. Ejemplo:

Ella fue la que escribi.
Se tramit el oficio del Jefe, que informa sobre el periodo de vacaciones.
Hay una circular del Ministro, el cual se refiere a las polticas de incentivos.
b) USO CORRECTO DE LOS PRONOMBRES RELATIVOS

Los pronombres relativos se usan correctamente en los siguientes casos:
11
si se trata de personas: quien, quienes.
si se trata de cosas: que, el cual, la cual, etc.
si se trata de personas y cosas: cuyo.
Mal uso del adjetivo posesivo SU.

Padre e hijo conversaron de su problema.
El Jefe estaba reunido con el Contralor en su oficina.
Paula se fue con Sergio en su auto.
Para solucionar la ambigedad se debe ubicar el adjetivo posesivo prximo al sustantivo

correspondiente.
El padre habl de su problema con el hijo.
El Jefe estaba reunido en su oficina con el Contralor.
Paula se fue en su auto con Sergio.
c) DEQUESMO
Es un vicio que consiste en anteponer la preposicin DE, cuando es innecesario. Por ejemplo:
Dijo de que se iba.
Contest de que estaba enfermo.
Pienso de que es tarde ya.
Se corrige eliminando la preposicin DE.

Dijo que se iba.
Contest que estaba enfermo.
Pienso que es tarde ya.
Para corregir se puede reemplazar el DE QUE POR la palabra ALGO, SI EL REEMPLAZO ES

POSIBLE, la preposicin est de ms.
d) ADEQUESMO
Es un error que consiste en eliminar elementos de enlace necesarios. Por ejemplo:
Estoy seguro que vendr.
Le inform que vendra:
Acurdate que llega hoy.
Para corregir estas expresiones se debe anteponer el enlace DE a la expresin. De manera tal que, lo
expresado por DE QUE, SEA EQUIVALENTE A ALGO.
As se tiene:
Estoy seguro de que vendr.
Le inform de que vendr.
Acurdate de que llega hoy.
e) IMPROPIEDAD
Empleo de palabras con significado distinto del que tienen:
Es un ejecutivo agresivo.
Examinar el tema con profundidad.
Juan ostenta el cargo de Alcalde.
Ha terminado el redactado de la ley.
El coche era bien grande.
Correccin:
Es un ejecutivo audaz.
Examinar el tema con detenimiento.
12
Juan ejerce el cargo de alcalde.
Ha terminado la redaccin de la ley.
El coche era muy grande.
e) PLEONASMO. Es el empleo de palabras innecesarias:

Miel de abeja.
Tubo hueco por dentro.
Persona humana.
Me parece a m que...
Suele tener a menudo mal humor.
Muy idneo.
Muy ptimo.
Volar por el aire.
Etc.,etc.,etc.
Correccin:
Miel.
Tubo.
Persona.
Me parece que.
Suele tener mal humor.
Idneo.
ptimo.
Volar.
Etc.
f) REDUNDANCIA
Repeticin innecesaria de palabras o conceptos:
Sube arriba.
Baja abajo.
Cruza al frente.
Sali de dentro de la casa.
A m, personalmente, me parece que...
Lo vi con mis propios ojos.
Niito hombre.
Niita mujer.
Par de mellizos.
Se me le perdi.
Te le cay.
Lapso de tiempo.
Entre parntesis.
Volver a reincidir.
Lo voy a cuidarlo.
Abismo sin fondo.
Correccin:
Sube.
Baja.
Cruza
Sali
13
A m me parece.
Lo vi.
Niito
Niita.
Mellizos.
Se me perdi.
Se te cay.
Lapso.
Parntesis
Lo voy a cuidar.
Abismo.
3. REDACCIN DE DOCUMENTOS
Documentos de uso laboral. Los principales documentos de uso laboral son:
Carta.
Memorando.
Circulares.
Fax.
Resumen ejecutivo.
Correo electrnico.
Las comunicaciones escritas poseen una caracterstica distintiva, diferencian claramente dos aspectos:
Forma y Fondo.
a) La forma est referida a la diagramacin, al lugar que ocupa cada uno de los elementos o partes
del documento, existen dos formatos bsicos: Carta y Memorando.
b) El fondo o contenido se refiere al tipo de comunicacin que lleva el documento, pudiendo tratarse
de rdenes, instrucciones, informaciones, etc.
EL MEMORANDO: Se refiere a la comunicacin breve usada internamente en la empresa para pedir o

entregar informacin.
Caractersticas:
Tiene un carcter funcional,
de empleo muy extendido.
Identifica rpidamente al emisor, receptor y mensaje.
Puede contener varios tipos de mensajes: rdenes, instruccin, informe, puede reemplazar a
la carta.
Estructura:
o Encabezamiento: Consta de membrete, nmero de orden, fecha, emisor, receptor y materia
del mensaje. Si el destinatario tiene cierto grado de autoridad, suele emplearse vocativo.
o Cuerpo: Exposicin clara, directa y escueta del asunto que motiva el mensaje.
o Final: eventualmente frase de salutacin si el receptor es de nivel jerrquico superior, forma
nombre y cargo del emisor, los inclusos o anexos se especifican abajo al lado izquierdo.
Tipos de Memorando:
MEMORANDO QUE ORDENA

El memorando que ordena, como su nombre lo indica es una comunicacin que obliga al destinatario
a cumplir la decisin adoptada por el emisor. Lo cual se explica por el nivel de autoridad que posee el
emisor, generalmente superior, o de jefe a subordinado.
Algunas veces las rdenes se complementan con instrucciones, stas es la informacin acerca del
procedimiento que debe seguirse para cumplir correctamente la orden.
14
MEMORANDO QUE INFORMA
El memorando que informa, es el resultado normal de un memorando que ordena requerir informacin.
Los informes dan a conocer cmo y cundo se han ejecutado las rdenes de la direccin. De este
modo, el ejecutivo conoce exactamente las actividades de la empresa, la eficiencia de los
departamentos, los resultados de las operaciones, etc.
Los informes entregan al receptor una descripcin de situaciones o bien de tareas efectuadas.
Constituyen una relacin sobre cmo y cundo se ha cumplido una orden. Son, por tanto,
comunicaciones verticales ascendentes.
USO DEL MEMORANDO PARA LA TRANSMISIN DE INFORMES

Se distinguen dos casos:
1.- Si el informe es breve, se contiene en el memorando.
2.- Si el informe es extenso, el memorando se cita como anexo.
LA CIRCULAR: La circular es la comunicacin que, con idntica redaccin, transmite el mismo mensaje
a mltiples destinatarios.
El mensaje puede ser una orden, una instruccin, una informacin, etc.
La circular tiene uso generalizado, porque es comunicacin econmica y de facilidad operativa, tanto
en su elaboracin como en su distribucin.
Estructura y redaccin:
1.- Epgrafe o ttulo: La palabra CIRCULAR escrita en maysculas y seguida de su nmero de
orden.
2.- Introduccin: Breve prembulo para caracterizar la situacin y referirse a una norma general.
3.- Texto: Particularizacin de la regla general. El emisor da una orden o instruccin, o bien
suministra una informacin. El texto se redacta escuetamente en tercera persona, pero la
tonalidad debe ser la adecuada para concitar la aceptacin de los receptores
4.- Recomendacin: Requerimiento del emisor para que los destinatarios den cabal
cumplimiento a la disposicin impartida.
Recurso sicolgico importante es precisar las ventajas que se derivan del cumplimiento estricto
de ella.
5.- Lugar y Fecha: Localidad y data de la circular.
6.- Firma: Nombre, cargo y firma del emisor.
7.- Destinatarios: Nmina de receptores de la circular. En cada copia se indica el destinatario
preciso con el fin de facilitar la distribucin y el registro.
LA CITACIN: Es una comunicacin mediante la cual la autoridad competente de un organismo

convoca a una reunin a os miembros de ste con el objeto de informar o de resolver sobre materias
institucionales.
Nota: Tcnicamente, La Citacin Es Una Orden Que Emana Del Jefe De La Entidad, Y La Cual
Los Receptores Estn Llamados A Cumplir O Bien A Excusarse, En Caso De No Poder Asistir.
Estructura:
La citacin debe contener los siguientes datos esenciales:
1.- Nombre de la institucin emisora.
2.- Clase de reunin (ordinaria, extraordinarias, especial); lugar, da y hora de sta.
3.- Designacin de las personas citadas.
4.- Calidad de la citacin: primera o segunda citacin.
5.- Tabla: es la agenda de materias sobre las cuales se informar o se resolver.
6.- Cargo del emisor: por lo comn, el presidente o el secretario de la entidad.
15
7.- Lugar y fechas de la citacin.
Redaccin:
Se puede redactar en primera o tercera persona, aunque lo ms usual es redactar en tercera.
LA NOTA VERBAL: La nota verbal o recado escrito es una comunicacin breve que habla por el
emisor. Siendo mensaje simple y directo, se usa ampliamente para asuntos personales, administrativos
y de negocios.
De este modo, la nota verbal se utiliza para presentaciones, recomendaciones, invitaciones,
participaciones, excusas, congratulaciones, psames.
Caractersticas:
La nota verbal se escribe en papel tamao memorando, dispuesto de manera vertical; dimensiones 18
por 22 cm. Comienza con l, nombre, firma y cargo del emisor, el saludo introductorio y el nombre y
cargo del receptor. Luego se enuncia el contenido del mensaje, dividido en prrafos cortos. Concluye
la comunicacin con el lugar y fecha de emisin.
La nota verbal se redacta siempre en tercera persona, la cual debe mantenerse a lo largo del mensaje.
Esta exigencia gramatical se facilita al iniciar cada prrafo con el nombre abreviado del emisor de la
nota.
CERTIFICADO: El certificado es un documento pblico o privado que comprueba o acredita ciertos

hechos o mritos personales.
En algunos casos, se emite un juicio favorable respecto de la acreditacin. Con todo, los certificados
atestiguan y recomiendan.
La estructura del certificado es la siguiente:

a.- Encabezamiento.
b.- Cuerpo.
c.- Final.
ENCABEZAMIENTO: la palabra CERTIFICADO, con el nmero correlativo.
CUERPO: la exposicin de los hechos pertinentes y, cuando corresponda, la enunciacin de los juicios
positivos que esos hechos o la persona misma del interesado merecen al otorgante.
FINAL: propsito del certificado, la fecha, la antefirma si la hay y la firma.
CORREO ELECTRNICO: El correo electrnico sustituye al memorando, por lo tanto, tambin tiene
un protocolo de presentacin, para ello se usa la plantilla que viene dada en el servicio de correo
electrnico usado.
PORTADA DE FAX: Normalmente se debe usar una portada para registro y orientacin del receptor
del documento, toda vez que indica la institucin desde la cual se origin el envo de los documentos.
Por ello es recomendable usar una portada diseada por la institucin, en caso de no existir, usar una
de las plantillas de fax del programa Office.
MINUTA o ACTA: Es el documento que recoge los problemas tratados y los acuerdos que se han
adoptado en una reunin oficial o privada.
Relacin escrita de lo sucedido o tratado o acordado en una junta, la certificacin del resultado de una
votacin o de una eleccin.
El resumen o reflejo de lo acaecido en una reunin o charla.
Caractersticas, los datos que un acta debe contener son:
1.- Lugar de la reunin.
16
2.- Da, mes y ao.
3.- Hora en que comienza.
4.- Identificacin del presidente, secretario y miembros de la corporacin.
5.- Carcter ordinario o extraordinario de la reunin.
6.- Asuntos que se examinen.
7.- Votaciones que se verifiquen y, en el caso de la nominales, el sentido n que cada miembro
emita su voto.
8.- Parte positiva d los acuerdos que se tomen.
9.- Hora en que el presidente levante la sesin.
RESUMEN EJECUTIVO: El resumen ejecutivo o llamado tambin One-Page Report, es una pgina
que contiene un resumen de toda la informacin contenida en un informe.
Contiene las conclusiones y recomendaciones que se establecen en el informe general.
Ejemplo De Resumen Ejecutivo;

Durante muchos aos Banco UBV ha mantenido una posicin de lder en la banca. Sin embargo, debido
a su falta de adecuacin a los cambios, el Banco ha empezado a perder mercado.
Causas De La Prdida De Mercado.

1.- Los productos crediticios del Banco son menos ventajosos que los que ofrece la competencia
Son lentos de obtener (mal servicio).
Son caros.
2.- El Banco es ineficiente en la captacin y mantencin de clientes:

No se hacen sondeos peridicos de mercado.
El posicionamiento es demasiado elitista.
3.- El Banco se ha dejado estar y no ha reforzado una imagen innovadora conforme a los cambios
habidos en el mercado.
Medidas Correctivas Sugeridas

1.- Para competir ventajosamente el Banco deber abaratar precios de sus productos crediticios.
2.- Para mejorar el servicio al cliente el Banco deber hacerse eficiente.
3.- Para mejorar la imagen el Departamento de Marketing, deber estar alerta para disear
productos y darlos a conocer bajo una publicidad atractiva.
CARTA: Es junto al memorando el documento base de toda la correspondencia empresarial, tanto

administrativa como comercial. La carta posee tres estilos de escritura:
A.- Bloque
B.- Semibloque
C.- Bloque Extremo.
Partes Constitutivas, Las partes constitutivas de la carta son:

1.- MEMBRETE: logo e identificacin corporativa de la institucin emisora.
2.- LUGAR Y FECHA: nombre de la localidad y fecha de emisin del documento.
3.- DESTINATARIO: nombre de la persona o institucin a la cual se dirige la carta.
4.- REFERENCIA: corresponde a la sntesis del tema o asunto de que trata la carta, ocupa una lnea.
5.- SALUDO: introduccin agradable y de respeto para la persona a la cual se escribe.
6.- INTRODUCCIN: generalmente corresponde a las primeras palabras o frases o a un pequeo
prrafo de encabezamiento.
7.- DESPEDIDA: es una frase o frmula muy breve con que se cierra y se da el paso a la identificacin
mediante la firma.
8.- FIRMA: corresponde a la rbrica de puo y letra de la persona que suscribe y el ttulo o cargo que
17
posee dentro de la organizacin.
9.- IDENTIFICACIN MECANOGRFICA: se indican las iniciales en maysculas de la persona que
redact seguidas del signo pleca y en minsculas, las de la persona que transcribi.
10.- LNEA DE ATENCIN: se usa esta lnea cuando se desea que alguien en particular, dentro de una
compaa, reciba y atienda el asunto de que trata la carta.
EJEMPLOS DE PARTES DE LA CARTA
1.- FECHA: al escribir la fecha, no se puede abreviar, recuerde que los nombres de los meses se
escriben en minsculas.
Valparaso, 13 de agosto de 2002.
2.- DESTINATARIO:
Seor
Enrique Aceituno Fajardo
Decano Facultad de Fsica
Universidad de Dalcahue
Presente
3.- REFERENCIA:
REF: REMITE ANTECEDENTES.
4.- SALUDO:
Para Instituciones:
o Seores:
o Estimados Seores:
Para personas de poca confianza:

o Estimado seor:
o De mi consideracin:
Para personas de especial dignidad:
o Seor Alcalde:
o Seor Gobernador.
o Seor Intendente.
5.- INTRODUCCIN:
En relacin con su solicitud...
Recibimos su carta...
Nos permitimos informarle...
De acuerdo con la normativa vigente le comunicamos...
Informo que...
Remito listado de ...
6.- DESPEDIDA:
Atentamente,
Respetuosamente,
Cordialmente,
Sinceramente
II. Dactilografa y manejo de funciones bsicas de procesador de texto, planilla

de clculo, correo electrnico e internet.
2.1 Qu es la dactilografa y cul es su ventaja? 18
As como la educadora nos ensea una buena escritura, en informtica

debemos tener el mismo cuidado en el aprendizaje del uso del teclado.
La dactilografa es educar a los dedos de nuestras manos a escribir al

tacto, sin la necesidad de ver el teclado. Esto se logra con una correcta
ubicacin de las manos sobre el teclado y la prctica continua.
2.2 Qu ventajas tiene?
Corregir la postura de nuestra espalda, evitando daos en el cuello por tensin, como ser
contracturas o tendinitis.
Al mantener la vista en el documento que estamos desarrollando, podemos ir corrigiendo errores.
2.3 Qu importancia tiene en la informtica?

Poder desarrollar la habilidad de todos los dedos de nuestras manos, es necesario ya que en
determinadas ocasiones tenemos que aplicar lo que llamamos "COMANDOS", que son rdenes
que damos en nuestras mquinas con la combinacin de dos o ms letras a la vez.
Uno de esos comandos ya la mayora lo conoce:

CTRL Z, (osea tecla Control + tecla de la letra Z), esto es igual a "Deshacer la ltima rden", lo
que conocemos tambin como UNDO (un paso atrs)
2.4 Tcnica prctica para aprender a digitar
Digitar informacin con precisin y rapidez es una de las competencias bsicas demandas por la
sociedad contempornea.
Aprender a utilizar apropiadamente el Teclado es una tarea que demanda tiempo y constancia por parte
de docentes y estudiantes. Adquirir y utilizar tcnicas inapropiadas de digitacin es muy fcil y no
necesita ninguna instruccin. Desarrollar e incrementar esta habilidad, como debe ser, requiere
preparacin y refuerzo constantes.
La utilizacin del teclado, se debe realizar tres etapas.

1.- Reconoce el teclado y aprende una tcnica apropiada de digitacin,
2.- Se enfoca en la precisin
3.- Alcanzar la mayor velocidad posible.
RECONOCER EL TECLADO
El teclado es, hasta el momento, el principal dispositivo de entrada, del computador. Sus teclas, como
se puede apreciar en la siguiente ilustracin, estn agrupas en cuatro zonas:
Alfanumrica,
Numrica,
De navegacin y
Funciones
19
La zona alfanumrica del teclado es la ms utilizada, en ella se encuentran nmeros, letras, smbolos y
signos de puntuacin. Las teclas de esta zona estn distribuidas en cinco filas conocidas con los
nombres de superior (contiene nmeros y smbolos), dominante (qwerty), gua (asdfg), inferior
(zxcvb) ymuda (control, windows, alternativa, espacio).
Al observar la figura anterior, se puede notar que las letras F y J, ubicadas en la fila gua tienen cada
una un relieve (_) que sirve para los estudiantes ubiquen sobre ellas, como posicin inicial de digitacin,
la punta de los dedos ndice, de ambas manos. Por su parte, la fila dominante contiene cuatro vocales
(e, u, i, o), esto hace que se la utilice para escribir la gran mayora de las palabras del espaol.
Para facilitar el aprendizaje de las teclas que le corresponden a cada mano, se recomienda trazar una
lnea en el teclado como se muestra en la siguiente ilustracin:
La separacin se puede hacer en forma imaginaria o fsica (con cinta o con marcador indeleble). Esto
permite al estudiante identificar con facilidad las teclas que le corresponden a cada mano.
Adicionalmente, en la Figura se indica con cdigos numricos y de colores, las teclas que le
corresponden a cada dedo de cada mano.
2.5 Tcnica de digitacin
Adquirir y mantener una tcnica apropiada de digitacin, tambin hace parte de la primera etapa en el
aprendizaje del Manejo de Teclado.
20
Esta tcnica apropiada de digitacin, tambin debe incluir la
realizacin de ejercicios para memorizar la localizacin de cada
una de las teclas y el dedo y mano con el cual se deben pulsar.
La gran mayora de los programas organizan los ejercicios por

filas (superior, dominante, gua, inferior y muda) con el objeto de
ayudar al estudiante a memorizar con qu dedo y de qu mano se
debe pulsar cada tecla. Estos, empiezan por lo general,
proponiendo al alumno una secuencia de ejercicios que contienen
todas las letras de la fila gua; el docente debe disear sus
propios ejercicios, solo para atender necesidades particulares de
algunos alumnos.
2.6 Cmo aumentar tu velocidad y precisin de digitacin
Con las siguientes sugerencias, aumentars rpidamente tu velocidad sin sacrificar la precisin. Esto
puede acelerar esa novela que ests escribiendo o aterrizar en esa posicin secretarial que has estado
codiciando.
1.- Practica la postura correcta y ubicacin del teclado. Sintate derecho, con los pies apoyados en el
suelo. El teclado debera estar aproximadamente a la altura de la cintura, y los brazos en un ngulo de
90 grados perfecto.
2.- Cubre tus teclas con cinta de enmascarar. Esto prevendr que te tientes de recurrir a la digitacin de
"tecleo y pispeo" y te fuerces a aprender la posicin correcta de cada dedo sin mirar el teclado.
Concntrate en tu guin o pantalla y rompe el hbito de mirar tu teclado, ya que esto conduce a una
velocidad de mecanografa ms rpida.
3.- Utiliza las yemas de tus dedos, no las las uas ni los dedos!
4.- Practica tus habilidades de digitacin leyendo frases prcticas bsicas y deletrear y utilizar tutoriales
y juegos en lnea. Utiliza recursos que te ayudarn a estar ms cmodo y familiarizado con el teclado.
5.- Escribe lo que oyes en reportes deportivos, transmisiones de TV o simplemente lo que dice la gente
para ayudarte a mejorar tu velocidad mientras te fuerzas a escribir varias palabras y frases. No te
preocupes por perderte frases o palabras, solo digita.
6.- Confa en los tutoriales y frases de digitacin profesional, como "Mira al rpido zorro marrn que salta
sobre el perro vago". Estas frases utilizan cada tecla del teclado (sin incluir caracteres y nmeros) y
ayudan a que practiques varios movimientos.
7.- Piensa en las palabras mientras digitas. No ests digitando letras, sino palabras. Pensar por letra,
nmero o carcter, te evitar volverte ms rpido y eficiente.
8.- Prctica frecuentemente. Digitar diariamente simplemente te ayudar a mejorar tu habilidad. Como
con cualquier otra, practicar mejorar tu capacidad y habilidad.
Consejos y advertencias
A. La posicin y colocacin del teclado son importantes! Si tu teclado est elevado y tus brazos no
21
estn en un ngulo de 90 grados, probablemente aumentes el dolor y disminuyas la velocidad.
La postura correcta y ubicacin te permitirn reducir las posibilidades del tnel carpiano y el
movimiento suave de las manos a travs del teclado naturalmente, sin presin o estrs. Este
movimiento natural permite una mayor velocidad y precisin.
B. Corrige inmediatamente cualquier error que realices.
C. Si trabajas en aumentar la velocidad de digitacin sin sacrificar la precisin, evita utilizar los
teclados "ergonmicamente correctos". stos no te permitirn ser eficiente y no sern necesarios
para tu tarea.
D. Practica frecuentemente. Simplemente digitar a diario te ayudar a mejorar tu habilidad.
E. Un teclado que te force a elevar tus manos por encima de un ngulo 90 grados es una receta
para el tnel carpiano. No coloques tu teclado en tu escritorio.
2.7 Herramientas informticas
2.7.1 Conceptos Fundamentales Windows
2.7.1.1 Qu es un programa?
Tcnicamente se conoce como un lenguaje de instrucciones escritas en un lenguaje especial (un

lenguaje de programacin) destinadas a resolver problemas especficos.
Mediante programas trabajamos con el ordenador y realizamos tareas como escribir cartas, redactar
informes, realizar clculos, disear, o simplemente jugar. Para cualquier tarea a realizar con el
ordenador precisaremos de un programa que deberemos poner en marcha.
A los programas tambin se les conoce como Software o parte lgica del Sistema Informtica.
2.7.1.2 El escritorio de Windows

Lo primero que veremos una vez ha arrancado el ordenador es lo que conocemos con el nombre de
Escritorio de Windows. Este escritorio lo podramos asemejar con nuestra mesa de trabajo donde
colocamos nuestros libros, cuadernos, lpices, etc, al fin y al cabo nuestras herramientas de trabajo.
Cada accin en Windows suele comenzar en el Escritorio. El escritorio resulta de utilidad para organizar
los objetos (programas, aplicaciones de cualquier tipo, archivos...) que utilizamos con mayor frecuencia.
Dentro del entorno de Windows, estos objetos que aparecen representados grficamente diseminados
por el fondo del escritorio, les llamamos Iconos.
Otro elemento fundamental que encontraremos dentro del Escritorio es la Barra de Tareas, que nos
permitir controlar los programas que tenemos en ejecucin, as como cambiar de uno a otro con un
click de ratn. Dentro de la barra de tareas, en el extremo izquierdo encontraremos el botn Inicio, que
nos permitir iniciar cualquier programa instalado en el ordenador, as como acceder a sitios especficos
de Windows.
22
Usar el Ratn
El ratn sirve para controlar el puntero, (la flechita) que aparece en la pantalla. Para desplazar el puntero,
basta deslizar el ratn en la superficie de la mesa de trabajo en la direccin deseada.
El desplazamiento del puntero del ratn por la pantalla no afecta a la informacin que se ve en la misma;
el puntero sirve tan slo para sealar una posicin. Al pulsar el botn del ratn tiene lugar una accin
determinada en la posicin que ocupe actualmente el puntero. Las tcnicas que podemos hacer
con el mismo son:
Sealar: Desplazar el ratn hasta situar el puntero sobre el elemento determinado se

denomina sealar.
Pulsar/Hacer clic: Sealar un elemento de la pantalla y pulsar el botn del ratn se denomina
pulsar.
Doble pulsacin / Doble clic: Se trata de realizar dos pulsaciones seguidas, lo ms rpido
posible, con el botn izquierdo del ratn.
Pinchar y Arrastrar: Se trata de mantener pulsado el botn del ratn mientras se desplaza el
puntero por la pantalla. Puede usar esta tcnica para seleccionar datos y para trasladar y copiar
texto u objetos.
El botn secundario del mouse obtiene los llamados Mens contextuales o Mens Emergentes, tiles en
aquellas ventanas donde no disponemos de lnea de mens, por ejemplo, el escritorio. Tambin se utiliza
como atajo a ciertas rdenes utilizadas frecuentemente desde los mens.
Iniciar un Programa
Ahora que ya tenemos en pantalla el Escritorio, vamos a utilizar los programas que vienen incluidos con
el sistema operativo. La opcin ms habitual de iniciar un programa es utilizando el botn Inicio de la
barra de tareas. Por tanto, colocaremos el puntero sobre dicho botn y haremos un solo clic de ratn.
Observaremos que se despliega un men con diversas opciones.
Elegiremos la opcin llamada Programas colocando el ratn encima del texto y haciendo un clic.
Automticamente se abrir un nuevo panel a la derecha del primero y aqu ya podremos ver los iconos
de los programas. Slo tendremos que escoger el programa adecuado y hacer un clic sobre el mismo.
Algunos programas aparecen agrupados con un icono caracterstico llamado Grupo de Programas.
Estos tambin tienen una flecha a su derecha. Deberemos hacer clic sobre el nombre del Grupo de
Programas y aparecer un nuevo panel en el que veremos cada uno de los programas que
conforman el grupo.
2.7.1.3 Las ventanas de Windows

Lo primero que observaremos es que el programa llamado Bloc de Notas se abre en la tpica ventana
de Windows. Esto es algo comn a todos los programas. En la figura se muestra la ventana y cmo
nombramos a cada una de sus partes, ya que ser algo bsico para seguir trabajando con Windows.
El primer elemento que observamos en una ventana es la Barra de Ttulo donde aparece el nombre del
23
programa que hemos iniciado. Tambin veremos el icono caracterstico que representa al programa y
podremos pulsar sobre l para acceder al Cuadro de Control para realizar las mismas operaciones que
con los controles del extremo derecho de la barra de ttulo.
Estos controles que acabamos de mencionar nos ayudarn a trabajar con la ventana realizando las
operaciones de Maximizar, Minimizar, Restaurar y Cerrar.
Cerrar: Permite cerrar las ventanas, para dejar de utilizar esa aplicacin.
Maximizar/Restaurar: Permite ampliar la ventana activa de la aplicacin a fin de
llenar por completo el escritorio. El Botn de maximizar, una vez realizada la
operacin se convertir en el botn de Restaurar, que devuelve la ventana a su tamao y
posicin inicial, antes de ser maximizada.
Minimizar: Permite reducir a icono la ventana activa. La aplicacin contina
ejecutndose, es decir, sigue abierta, pero en la parte inferior del escritorio, en la barra de
tareas.
Debajo de la barra de ttulo aparece la Lnea de Mens, y donde se ubican todas las rdenes
posibles que se pueden dar a un programa.
En algunos programas debajo de la Lnea de mens encontramos una o varias Barras de
Herramientas, que permiten, a travs de botones realizar las operaciones ms habituales en cada
programa.
Las Barras de Desplazamiento Horizontal y Vertical aparecen en el lateral derecho y la parte inferior
de cada ventana. Nos ayudarn a desplazarnos por el texto cuando este sea tan extenso que no entre
en el rea de la ventana.
En algunos programas aparece la Barra de Estado en la parte ms inferior de la ventana mostrando

informaciones especficas de algn objeto.
Trabajar con varias ventanas

Windows es un sistema operativo multitarea, lo que quiere decir que podemos tener tantas
ventanas abiertas como queramos o por lo menos tantas como aguanten los recursos del sistema.
Cuando abrimos dos programas en Windows, cada uno de ellos se abre en una ventana independiente.
La ventana que est al frente la llamamos Ventana Activa y su barra de ttulo aparece en azul intenso,
mientras que la ventana o ventanas traseras estn inactivas y su barra de ttulo est en gris. Para
activar una ventana basta con hacer un clic de ratn en cualquier parte de la ventana, lo que nos
permite fcilmente cambiar de aplicaciones.
Cuando los programas en los que trabajamos estn Maximizados, no podemos hacer clic en la ventana
trasera para cambiar a esa ventana, por lo que deberemos recurrir a los botones de la barra de tareas.
24
Estos botones nos permitirn cambiar entre ventanas aunque stas se hallen maximizadas.
En la barra de Tareas encontraremos tantos botones como programas hayamos iniciado. Los
botones se van estrechando para dar cabida a los nuevos cuando el nmero de programas abiertos es
muy numeroso.
Botones de la Barra de Tareas

Mover y Redimensionar Ventanas
Una de las operaciones que podemos hacer con las ventanas es moverlas a otra zona del escritorio.
Para ello haremos clic sobre la barra de ttulo de la ventana y mientras mantenemos presionado el botn
moveremos el ratn. Normalmente aparece el perfil de la ventana indicando dnde se va a situar. Al
soltar el ratn la ventana se desplazar a su nueva ubicacin
El Teclado
Ahora que sabemos iniciar el bloc de notas es hora de utilizar el teclado. Observaremos que el teclado
dispone de las mismas teclas que una mquina de escribir qwerty, representando los caracteres del
alfabeto, as como los nmeros de 1 al 0.
Para Escribir Maysculas?

Si queremos escribir un texto amplio todo en maysculas lo mejor ser utilizar la tecla llamada Bloq
Mays ubicada al lado de la letra A. Cuando presionamos esta tecla las maysculas se bloquean y todo
lo que escribamos aparecer en pantalla con ese formato.
Si solo deseamos poner una letra en Maysculas, por ejemplo al escribir un nombre, utilizaremos la tecla
Shift o Bloq Mayus, presente a ambos lados del teclado y representada por una flecha hueca mirando
hacia arriba. Habr que mantener pulsada dicha tecla mientras presionamos en la letra que queremos
poner en mayscula.
Para aquellas teclas que representen tres caracteres, como la del nmero 2, por ejemplo,
deberemos mantener presionada la tecla Alt Gr (slo existe una con esa etiqueta) mientras
pulsamos en la tecla del 2. As obtendremos el smbolo de la arroba @, imprescindible para el correo
electrnico.
Cmo Borrar?
Para borrar caracteres podemos utilizar dos teclas diferentes, la tecla Supr en el tramo medio del teclado
y la tecla BakSpace, junto al smbolo de interrogacin y representada por una flecha que mira hacia la
izquierda.
La diferencia entre ellas est que Suprimir borra el carcter que est a la derecha del cursor y BackSpace
borra el carcter que est a la izquierda del cursor. Esto nos da una idea de la importancia que
25
tiene observar la posicin del cursor antes de ponernos a borrar.
Y Para Saltar de Lnea?

Cada vez que queramos saltar para escribir en la lnea siguiente utilizaremos la tecla Enter, representada
por una flecha en ngulo recto, al igual que la propia forma de la tecla.
El mtodo ms habitual de desplazar el cursor por un texto es utilizar el ratn. El puntero del ratn adopta
la forma de una I latina cuando nos encontramos dentro de un programa de texto. Al mover el ratn su
smbolo se mover por la pantalla, igual que cuando tiene el aspecto de flecha.
Colocaremos el puntero en el sitio preciso donde queremos desplazar el cursor, bien para insertar nuevo
texto o para realizar modificaciones. Otra manera de desplazar el cursor, sobre todo si queremos
moverlo a una distancia corta, es utilizar las teclas de movimiento en el tramo medio del teclado y
representadas por cuatro flechas apuntando en las cuatro direcciones.
Las flechas a derecha e izquierda movern el cursor una posicin en la direccin elegida. Las flechas
arriba y abajo movern el cursor una lnea hacia arriba o abajo Si mantenemos presionadas estas teclas
continuadamente veremos como el cursor se desplaza en tramos ms amplios. Otras teclas muy
utilizadas en programas de texto son las teclas Inicio y Fin. La tecla Inicio lleva el cursor al primer
carcter de la lnea actual y la tecla fin lleva el cursor al ltimo carcter de la lnea actual.
Discos, ficheros y Carpetas.

Antes de ponernos a guardar la informacin en el Disco, necesitamos tener claros algunos conceptos
como fichero y carpeta, ya que van a desarrollar un papel importante a la hora de definir cmo se guarda
la informacin dentro del Disco.
Se llaman unidades de disco a aquellos componentes del ordenador que se encargan de leer y escribir
discos de distintos formatos, sean stos disquetes, discos duros, CD-ROM, DVD, etc.
Windows designa cada unidad de disco con una letra seguida de dos puntos de tal forma que las letras
que asigna a cada uno de los discos que podemos utilizar para almacenar la informacin son las
siguientes:
A: se refiere a la disquetera que lee y escribe sobre disquetes de 3 .
C: se refiere a la unidad de disco duro situada dentro de la torre que no tiene salida por el frontal
del equipo.
Qu es un Fichero?
Un archivo o fichero (son sinnimos) es cualquier informacin que almacenamos en un disco,.
Dependiendo del tipo de informacin que vamos a grabar Windows asigna distintos iconos a cada uno
de ellos. Para producir un fichero necesitaremos siempre utilizar un Programa o Aplicacin donde
generar informacin que guardar en el disco en forma de fichero. El usuario solamente tendr que
encargarse de proporcionar un nombre al fichero para poder despus distinguirlo de los otros y decidir
en qu carpeta se va a almacenar.
En Windows podemos asignar a nuestros ficheros nombres de hasta 255 caracteres, incluyendo
nmeros, guiones, y espacios en blanco. Lo que no podremos usar sern algunos caracteres especiales,
como \ / : * ? " < > | aunque no es preciso memorizarlos todos, ya que el propio Windows se encargar
de decirnos mediante una ventana qu el nombre de fichero que hemos elegido no es correcto.
Qu es una carpeta?
Las carpetas simbolizan un espacio del disco que reservamos creando la carpeta y dotndole de un
26
nombre. La normativa para nombrar carpetas es la misma que se sigue para nombrar ficheros.
Fsicamente no existen dentro del disco, sino que es algo lgico, que nos hemos inventado, para poder
tener los datos bien organizados dentro del disco y poder acceder a ellos fcilmente. Dentro de una
carpeta podemos tener varias carpetas, como si fuera un clasificador.
Al igual que en los archivadores convencionales tenemos divisiones y subdivisiones de las materias que
queremos separar, de la misma manera funcionan las carpetas. Windows siempre representa a las
carpetas con el mismo icono, el de un clasificador de color amarillo.
Por ejemplo, podemos tener una carpeta con nuestro nombre dentro del disco duro del ordenador. Dentro
de esa carpeta podemos tener a su vez una subcarpeta llamada Textos para introducir anotaciones y
cartas y otra Subcarpeta llamada Dibujos para introducir nuestros dibujos. Dentro de la carpeta Textos
podramos tener a su vez dos subcarpetas, una para cartas formales y otra carpeta para anotaciones
rpidas. De esa manera siempre conseguiremos tener todo en orden.
Las Carpetas no ocupan espacio en el disco, nicamente lo ocupan los ficheros que pueda haber
dentro de ellas.
Colgando del escritorio encontramos el icono de Mi PC, simblicamente viene a representar el

conjunto de las unidades de disco de nuestro sistema. Colgando de Mi PC, veremos todas las
unidades de disco que se encuentran presentes en nuestra mquina, cada una de ellas designada con
su letra correspondiente.
Aspecto de Mi Pc Desplegado y
Contrado
Observamos que aquellos elementos que contienen otros que cuelgan de ellos, tienen un + o un en su
parte izquierda. Cuando vemos el + quiere decir que todo lo que hay por debajo de l en ese momento
est contrado y que si hacemos un clic con el ratn se desplegar y pasar a estar en estado -.
Explorar carpetas y ficheros

En la parte izquierda del Explorador solo veremos carpetas, y subcarpetas. Si hago clic encima del icono
de una de esas carpetas, en la parte de la derecha del Explorador veo todo su contenido, subcarpetas y
ficheros. Con esta operacin decimos que abrimos una carpeta.
En la parte derecha del Explorador veremos carpetas, subcarpetas y ficheros, en general cualquier
contenido sobre el que pinchemos en el lado izquierdo.
Crear una carpeta

Para crearse una carpeta hay que seguir una serie de pasos:
1) Tenemos que tener claro dnde queremos crearnos esa carpeta. Hacemos un clic en la parte
izquierda del Explorador de Windows la unidad o carpeta que queremos que contenga al nuevo
27
elemento.
2) El siguiente paso ser ir al men ARCHIVO y seleccionar la opcin NUEVO-CARPETA.
3) Introduciremos el nombre de la carpeta presionando al final ENTER.
Cambiar el nombre de una carpeta o de un fichero

Hacemos un clic en la carpeta o fichero a la que queremos cambiarle el nombre y a continuacin vamos
al Men ARCHIVO y elegimos la orden Cambiar Nombre.
Al lado de la carpeta o fichero, aparecer un cursor al final del nombre actual del mismo, con lo que
podremos actuar como si estuviramos en un programa de texto, borrando, insertando caracteres, etc.
Eliminar una carpeta o fichero

Seleccionamos la carpeta o fichero. Veremos que se pone en azul intenso. A continuacin elegimos la
orden del men ARCHIVO, Eliminar. Tambin tenemos la opcin de pulsar sobre el icono eliminar de la
barra de Herramientas.
Todos los elementos que se eliminan del Disco Duro, no se pierden definitivamente, sino que son
almacenados por el sistema operativo en la llamada Papelera de Reciclaje.
As, si alguna vez nos hemos obligados a recuperar un documento que previamente habamos
eliminado, podremos visitar la Papelera para poder recuperarlo.
La Papelera de Reciclaje
Podemos acceder a ella desde el escritorio de Windows con un doble clic o tambin buscndola en el
rbol del Explorador, colgando del Escritorio y casi al final del todo.
Una vez vemos en pantalla los elementos que contiene la papelera, podremos seleccionar
cualquier carpeta o fichero all ubicada y elegir la orden del men ARCHIVO Restaurar. De esa forma el
elemento volver a su ubicacin original con toda su informacin, tal y como estaba antes de eliminarlo.
Tendremos en cuenta que si eliminamos una carpeta se eliminar todo su contenido, incluidas
las subcarpetas que pudiera tener.
Una de las operaciones que conviene realizar es el vaciado de la papelera, para dejar sitio libre a nuevos
elementos que queramos eliminar. Hay que tener en cuenta que una vez vaciemos la papelera,
todos los elementos que estuvieran ubicados en ella, se perdern de forma definitiva.
Para vaciar la papelera, una vez la estemos explorando elegiremos la orden del men ARCHIVO Vaciar
Papelera de Reciclaje, o en su defecto, el botn derecho del ratn sobre el icono de la papelera.
Ver el espacio libre en Disco
Para ver el espacio que nos queda libre en disco Windows nos ofrece una forma muy grfica de hacerlo
desde el Explorador de Windows. Pinchamos en la unidad de disco en la que queremos consultar el
espacio disponible y en el men Archivo elegimos Propiedades. Se abrir una ventana que nos muestra
el espacio utilizado y el espacio libre en diferentes colores.
Mover y Copiar Informacin

A veces necesitaremos trasladar nuestra informacin de la oficina a casa, o simplemente reubicar unos
ficheros desde una carpeta a otra. Todas estas operaciones las realizaremos tambin desde el
Explorador de Windows.
Para estas operaciones Windows posee parte de la memoria asignada, a la que llama PORTAPELES,
28
donde se almacena temporalmente informacin para que la podamos mover o copiar.
Para copiar un archivo o carpeta:
1) Lo selecciono.
2) Voy al men EDICIN y elijo la opcin COPIAR. (Control+C). Tambin nos servir el icono
copiar de la barra de herramientas. .
3) Me posiciono en el sitio donde lo quiero copiar.
4) Voy al men EDICIN y elijo la opcin PEGAR. (Control+V) .
Para mover, es decir, sacar algo de un sitio para ponerlo en otro, sigo los mismos pasos que para copiar
con la nica diferencia, que en el paso 2 en vez de elegir Copiar, elijo CORTAR. (Control+X). Tambin
se puede mover un fichero utilizando solamente el ratn por la tcnica de pinchar sobre el fichero o
carpeta a mover y arrastrarlo hasta su nueva posicin. Aunque no exige ninguna orden del men, hay
que ser muy preciso con el ratn ya que podemos trasladar la informacin a cualquier otra ubicacin
cercana.
Tendremos en cuenta que si copiamos o movemos una carpeta que contiene subcarpetas, toda
la estructura completa ser movida o copiada.
Guardar y recuperar informacin del disco

En el momento en que utilizamos cualquier programa estamos generando una informacin que la
mayora de las veces deseamos almacenar en una unidad de disco y posteriormente recuperarla.
Guardar y Guardar como

La orden Guardar Como nos sirve para guardar la primera vez una informacin en el disco en forma de
fichero (grabar). Habr que indicarle a Windows en qu unidad de disco, despus en qu carpeta vamos
a almacenar el fichero y el nombre que le vamos a dar a ste.
En cambio, la orden Guardar se utiliza para volver a grabar un fichero que ya habamos almacenado una
vez anterior. En este caso no es necesario indicar ni el nombre del fichero ni dnde lo vamos a
almacenar, ya que Windows conoce estos datos de la vez anterior.
En la caja llamada Guardar en pincharemos en la flecha y se desplegar un panel con las distintas
unidades de disco. Pinchamos con el ratn en la unidad donde queramos almacenar la informacin y en
el recuadro inferior aparecern todas las carpetas correspondientes a esa unidad. Volvemos a pinchar
esta vez en la carpeta que nos interese y le damos al botn Abrir hasta que veamos el nombre de la
carpeta en el recuadro Guardar en.
Este proceso habr que realizarlo hasta situarnos en la carpeta o subcarpeta que deseemos. Una vez
tengamos el nombre de la carpeta deseada en el mencionado recuadro haremos un clic con el ratn en
el recuadro Nombre de archivo y escribiremos el nombre que queremos dar a nuestro fichero. Por ltimo
con el botn Guardar la informacin quedar grabada en el disco.
29
Ventana Guardar como
Abrir
Es el comando que utilizamos para recuperar un archivo que est en el disco. Primero iniciaremos el
programa con el que ese fichero ha sido creado En el men Archivo pincharemos sobre abrir.
La ventana que surge es igual a la ventana de Guardar Como, solo que ahora se llama Abrir. El proceso
es idntico, lo nico que ahora habr que indicarle la unidad de disco y la carpeta donde est almacenado
el archivo que queremos recuperar. Una vez veamos en el recuadro Buscar en la carpeta que queremos
pinchamos con el ratn en el nombre del fichero y le damos al botn Abrir.
Accesos Directos
Los iconos de acceso directo facilitan el acceso a aplicaciones que utilizamos con ms frecuencia. Se
distinguen fcilmente porque son iconos con una pequea flechita en su esquina inferior izquierda.
Algunos accesos directos son creados por los propios programas de instalacin y colocados en el
escritorio. Otros son obtenidos por los usuarios para poder tener nuestros programas favoritos siempre
accesibles desde la pantalla del escritorio. En realidad, todos los programas que aparecen listados en el
men Inicio, Programas, son en realidad accesos directos.
Existen mltiples formas de crear accesos directos en el escritorio, vamos a ver algunas de ellas:
Nuevo Acceso Directo

Si hacemos clic con el botn derecho sobre el escritorio y escogemos la opcin Nuevo-Acceso directo
se visualiza una ventana que permite a travs del botn Examinar buscar el archivo ejecutable
o el documento del cual se desea crear el acceso directo.
Ventana Crear Acceso

Directo
Seleccionando en la opcin Tipo de archivo, se puede elegir los archivos que queremos que nos muestre:
Programas o Todos los archivos (si el acceso directo que vamos a hacer es a un documento).
La orden Nuevo acceso Directo tambin est disponible en el programa Explorador de Windows, en el
men Archivo. Nos aparecern las mismas ventanas que en la opcin anterior.
Enviar al Escritorio como Acceso Directo

La opcin ms rpida y sencilla de crear un acceso directo de cualquier programa o documento es
utilizando el botn derecho del ratn sobre el programa o documento del que queremos obtener un
acceso directo en el Escritorio. En el Men contextual que aparece utilizaremos la orden Enviar a
Escritorio como Acceso directo. Esta orden est limitada nicamente a sacar Accesos directos al
Escritorio, por lo que si queremos obtenerlo en otro sitio habr que utilizar otro mtodo.
30
Accesorios de Windows
Windows incluye numerosos programas que podemos utilizar para numerosos trabajos. No destacan por
su potencia, pero son una buena coleccin de Herramientas para hacer casi de todo y resultan tiles si
no disponemos de otros programas ms especializados. Para obtener estos accesorios presionaremos
el botn Inicio de la barra de tareas, elegiremos la opcin Programas, a continuacin volveremos a elegir
Accesorios.
Bloc De Notas
Como su nombre e icono indican, sustituye la tpica libreta para anotar recados, mensajes, etc. Y ah
terminan sus funciones. Sirve para almacenar este tipo de mensajes de texto.
Escritorio a medida
Para personalizar nuestro escritorio debemos acceder a la ventana Propiedades de Pantalla. Lo ms
rpido es hacer un clic con el botn derecho del ratn sobre una zona libre del escritorio y elegir
Propiedades.
FONDO: En la pestaa de fondo puedes cambiar el fondo del escritorio, bien sea con un diseo
o con una imagen de las listadas en la caja blanca. La forma en que se muestra la imagen se pude
cambiar mediante el cuadro Mostrar para que la imagen se estire abarcando todo el rea, se repita en
un mosaico si es una imagen pequea o simplemente se coloque en el centro del escritorio.
Protector de pantalla: Un protector de pantalla son imgenes animadas que saltan al cabo
de un tiempo programado al detectarse que no estamos utilizando el ordenador.
En el momento en el que alguien toca el ratn o el teclado el programa deja de ejecutarse y la pantalla
muestra el escritorio tal y como lo dejamos. Podemos establecer el tiempo que tardar el salvapantallas
en activarse (pinchado en la caja de los minutos) e incluso podemos colocar una contrasea para que
nadie fisgue nuestro escritorio mientras no estamos utilizando el ordenador.
Apariencia: En esta pestaa lo que conseguimos es cambiar todos los elementos de las ventanas
de Windows; colores, tipos de letra, tamao de las barras, etc.
Efectos: En esta ventana podemos establecer los efectos visuales de los iconos y las
ventanas.
Web: Activando la casilla Ver Active Desktop como una pgina Web tendremos la posibilidad de colocar
una pgina Web ocupando una zona del escritorio. Debido a estas posibilidades Microsoft ha denomina
al escritorio Active Desktop o Escritorio Activo.
2.8 Aplicaciones de Word
2.8.1 Qu es Microsoft Word?

En Microsoft Word resulta muy sencillo crear documentos y conseguir que stos tengan el aspecto 31
deseado. Word es un procesador de textos que funciona bajo el entorno de Windows. Se utiliza para la
edicin, formateado e impresin de documentos.
Inicio de Microsoft Word

Existen varias maneras de iniciar Microsoft Word. La ms fcil, consiste en utilizar el men
Programas, al que se accede pulsando el botn de inicio de la barra de tareas. Inicio Programas-
Microsoft Word.
Nos aparece una ventana, con una hoja en blanco donde podremos empezar a escribir el texto deseado
en el punto de insercin, sealado por la barra intermitente. A continuacin mostramos un grfico y
pasamos a explicar las partes ms importantes en la ventana donde se ejecuta el programa.
Vista inicial de Word
Cmo se llama cada cosa?

La primera barra (de color azul) que aparece en la ventana se llama Barra de Ttulo y muestra el
nombre e icono del programa que estamos usando, as como el nombre del documento que
estamos editando (Documento 1).
Si contemplamos la imagen, observamos que la ventana podra desmontarse en pequeas franjas

horizontales que comienzan con una lnea vertical ms marcada, a cada una de estas franjas la
llamamos barras.
La primera de estas es la Barra de Mens donde estn todas las rdenes que podemos dar a Word
para que deje el documento como nosotros queremos. Cada una de las palabras que aparecen en esta
barra como Archivo, Edicin, Ver , etc, se llaman Entradas de Men.
Las Barras de Herramientas contienen botones que efectan acciones con solo pulsarlos. Son una
forma rpida de poner a nuestro alcance la mayora de las opciones de Word evitando tener que buscar
estas opciones por los distintos mens. Word incluye trece barras de herramientas.
Debajo de las barras encontramos la Regla, que nos ayuda a medir las dimensiones de nuestro folio y
a calcular sus mrgenes. La zona blanca donde aparece el folio se llama rea de Trabajo y ah es donde
iremos escribiendo el texto de nuestro documento.
Desplazarnos por el Documento

Cuando estamos escribiendo, corrigiendo o simplemente poniendo bonito nuestro documento
necesitaremos desplazarnos por l. Una forma de hacerlo es mediante el ratn, haciendo clic en la zona
de texto donde queremos situar el cursor (el palito vertical intermitente). Pero en ocasiones es ms
rpido hacerlo mediante el teclado:
32
Ir al principio del documento: Presionar la tecla control y sin soltarla la tecla Inicio.
Ir al final del documento: Presionar la tecla control y sin soltarla la tecla Fin.
Ir al principio de una lnea: Presionar la tecla Inicio.
Ir al final de una lnea: Presionar la tecla Fin.
Ir un carcter a la derecha: Presionar flecha de desplazamiento a la derecha.
Ir un carcter a la izquierda: Presionar flecha de desplazamiento a la izquierda.
Ir una palabra a la derecha: Presionar control y sin soltar la tecla de desplazamiento a la
derecha.
Ir una palabra a la izquierda: Presionar control y sin soltar presionar la tecla de
desplazamiento a la izquierda.
Ir un prrafo arriba: Presionar control y sin soltar flecha de desplazamiento hacia arriba.
Ir un prrafo abajo: Presionar control y sin soltar flecha de desplazamiento hacia abajo.
2.8.2 Men archivo

Aqu encontraremos todas las opciones relacionadas con la preparacin del documento para imprimirlo,
guardarlo y recuperarlo del disco.
Abrir y Guardar
Una de las cosas ms importantes es saber guardar la informacin, ya sea en el disco duro o en un
disquete.
Conviene guardar el documento con cierta frecuencia mientras vamos escribiendo, ya que, de esa
forma, se conserva una copia reciente del mismo en caso de que se vaya la luz. Los pasos a seguir son
los siguientes:
1. Seleccionar en el men Archivo la opcin Guardar.

2. Nos aparece una ventana donde tenemos que indicarle dos cosas: dnde lo quiero guardar, y con
qu nombre.
3. Por ltimo hacemos clic en el botn Guardar.
Ventana Guardar como
Para abrir un archivo de Word elijo Archivo-Abrir, la ventana que aparece es idntica la que vimos en
grabar, pero en este caso si observamos su barra de ttulo, pondr abrir. En este caso debemos indicarle
donde se encuentra el archivo a recuperar, hacer clic en el archivo elegido y presionar el botn Abrir.
Configurar Pgina
Sirve para preparar la pgina de cara a imprimirla. Se compone de cuatro fichas:
Mrgenes
Establecemos los mrgenes de impresin o distancias desde el folio hasta dnde se empezar a escribir
el texto establecidos en centmetros. Podemos dejar algn espacio extra en el recuadro Encuadernacin
si pensamos encuadernar nuestro trabajo final para introducir las anillas, grapas, etc. Los mrgenes se
pueden aplicar a todo el documento, (lo ms usual) o establecer diferentes mrgenes en diferentes
Secciones de Nuestro Documento. Para ello escogemos la opcin adecuada en el recuadro 33
Aplicar a....
Si planeamos imprimir por las dos caras del documento podemos marcar la casilla Mrgenes simtricos,
convirtiendo nuestros mrgenes izquierdo y derecho en Exterior e Interior respectivamente. En todo
momento veremos el aspecto de las hojas con los nuevos mrgenes en la ventana derecha.
Tamao y Fuente del Papel

En la ficha Tamao estableceremos el papel en el que vamos a imprimir. La cantidad de papeles
disponibles depender de cada impresora. Otra opcin que tenemos es la de imprimir en sentido
horizontal o vertical.
Diseo de Pgina
Podemos controlar la alineacin Vertical del texto en el recuadro Alineacin Vertical, tal y como
controlamos la alineacin Horizontal desde los formatos de Prrafo. Presionando el botn Nmeros de
lnea podemos hacer que Word numere las lneas al imprimir el documento.
Imprimir
Esta orden del Men, a diferencia del icono de la barra de Herramientas, nos abre una ventana donde
podemos marcar algunas opciones antes de lanzar el trabajo a la impresora. Entre lo que podemos
hacer al imprimir est el sacar varias copias de nuestro documento estableciendo el nmero de
copias requeridas en el cuadro Copias.
En el bloque Intervalo de Impresin establecemos cuantas pginas del documento queremos imprimir.
Para que estos valores se tengan en cuenta al imprimir deberemos escoger en el cuadro Imprimir slo
la opcin El Intervalo.
Seleccionar Texto
Es la operacin bsica que hay que hacer antes de ponernos a aplicar un formato (darle una
presencia agradable al documento). El mtodo ms utilizado por la mayora de usuarios consiste en
colocar el cursor al lado de la palabra o frase a seleccionar, pinchar y arrastrar hasta que vemos el texto
en vdeo inverso, es decir, con el fondo negro y las letras blancas.
Sin embargo hay formas mucho ms efectivas de seleccionar texto tambin haciendo uso del ratn o
combinndolo con el teclado:
Seleccionar una palabra: Hacer doble clic sobre esa palabra.

Seleccionar una lnea Colocar el ratn al comienzo de la lnea y cuando veamos que el cursor
adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer un clic.
Seleccionar un prrafo: Colocar el ratn al comienzo de la lnea y cuando veamos que el cursor
adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer doble clic.
Seleccionar varios prrafos: Seleccionar la primera lnea del primer prrafo y sin levantar
el dedo del ratn moverlo hacia los siguientes prrafos.
Seleccionar un bloque de texto indeterminado: Hacer doble clic en la primera palabra;
presionar la tecla Shift y mientras la mantenemos presionada hacer doble clic en la ltima
palabra del bloque de texto.
Seleccionar todo el texto: Colocar el ratn al comienzo de la lnea y cuando veamos que el
cursor adopta la postura de una flecha hacia la derecha, hacer triple clic
Seleccionar un solo carcter: Presionar la tecla shift y mientras la mantenemos presionada
utilizar la flecha de desplazamiento a la derecha.
Copiar y Mover Texto

Muchas veces necesitamos copiar texto, o de un programa a otro o dentro del mismo programa del
Word, o moverlo de sitio.
Dar Forma Al Texto

Dar formato a un texto es al fin y al cabo establecer una serie de caractersticas, como pueden ser:
tamao, colores, negrita, subrayados,... etc.
34
Debemos distinguir entre Formatos de Fuente, que se aplican a un texto seleccionado, y Formatos
de Prrafo que afectan a todo un prrafo. En ambos casos utilizaremos el men Formato o la barra
de Herramientas del mismo nombre.
Barra de Herramientas de Formato

Esta barra de herramientas permite aplicar distintas opciones de formato tanto de fuente como de
prrafo con solo hacer clic en el botn correspondiente: Se usa muchsimo y aqu estn los botones
ms interesantes de la misma.
Mediante esta caja escogemos el tipo de letra que ms nos gusta
Pinchando aqu escogemos el tamao del texto.
Para resaltar el texto usamos la Negrita.
Cursiva para ladear el texto hacia la derecha.
Aqu est el botn de Subrayado
Aqu tenemos cuatro botones para hacer que un prrafo quede alineado por
la izquierda, centro, derecha, o por ambos lados. A esta ltima opcin
le llamamos Justificado, como este prrafo.
Estos dos botones sirven para crear listados de elementos, tanto
con nmeros (el primer botn) como con Vietas o smbolos el segundo.
Ah va un ejemplo: 1. Esto es un elemento de lista numerada.
Botones para Disminuir y aumentar sangra. Cada vez que se presiona
uno de ellos mover todo un prrafo hacia la derecha o la izquierda del
documento.
Este prrafo tiene aumentada su sangra.
Esto es un botn llamado Mixto, que nos permite pinchar en la imagen del
cuadro o en la flecha de al lado. Sirve para poner un bonito borde al prrafo
como ste. Si no te interesa un borde que sea un cuadrado cerrado,
experimenta con el botn flecha.
Herramienta realce para realzar el texto como si tuviramos un rotulador
fosforescente. Pinchando en la flecha accedemos a los colores
disponibles.
Una herramienta imprescindible para poner color a nuestro texto.
Pinchando en la flecha veris todos los colores disponibles.
Men Formato Fuente
Los formatos que aqu aparecen deben aplicarse sobre texto previamente seleccionado.
Encontramos opciones conocidas como Negrita, Cursiva, Subrayado, etc y tambin otros formatos
especiales que no se encuentran en la barra de formato, pero si en el men Formato-Fuente y son los
llamados.
Efectos: Tachado, Doble Tachado, Superndice, Subndice, Sombra, Relieve, Grabado, Versales,
Maysculas, distintos tipos de Subrayado, como por ejemplo: subrayado solo palabras, subrayado
doble, subrayado punto raya, etc.
En esta misma opcin podemos pasar a la ficha Espaciado de caracteres. El recuadro llamado
Espaciado nos permite aumentar o disminuir la separacin entre las letras de una palabra 35
escogiendo expandido o comprimido. Para exagerar ms el efecto escribiremos en el recuadro la
cantidad de puntos que queramos se expanda o comprima un texto. Tambin podemos hacer que el
texto seleccionado sea vea elevado o disminuido respecto de la lnea de base del texto cogiendo la
opcin correspondiente en el recuadro Posicin y estableciendo la distancia en puntos. Los valores que
tienen por defecto tanto el espaciado como la posicin son Normal.
Otra de las opciones dentro de la ventana Fuente es la ficha Animacin que nos permite dar efectos
animados al texto seleccionado. Estas animaciones sirven solo para verlas en pantalla.
Cambiar Maysculas y Minsculas

Nos permite transformar texto escrito en minsculas a maysculas y viceversa. Para llegar a esta opcin
usaremos el men Formato Cambiar maysculas y minsculas. Aparte de estas dos conversiones nos
ofrece ms opciones:
Tipo Oracin: Pone la primera letras en maysculas y todo lo dems en minsculas, como en
una oracin.
Tipo Ttulo: Coloca La Primera Letra De Cada Palabra En Maysculas.
Tipo iNVERSO: cOLOCA LA PRIMERA EN MINSCULAS Y TODAS LAS DEMS EN
MAYSCULAS.
Formato de prrafos
Un prrafo es una serie de caracteres acabados con un salto de prrafo (cada vez que pulsamos
ENTER). Podemos visualizar los saltos de prrafo y otros caracteres no imprimibles pulsando el botn:
Alinear Prrafos
La alineacin del texto presenta cuatro aspectos que se pueden combinar entre s dando lugar a una
gran cantidad de variaciones. Izquierda, Centro, Derecha y Justificado.
Siempre tiene que estar seleccionada una de las alineaciones. Al seleccionar una de ellas, se quita la
otra. Generalmente usaremos los botones de la barra de Herramientas de Formato para esta tarea pero
siempre podemos acercarnos al men Formato Prrafo y pinchar en el cuadro Alineacin.
Interlineado
Es la distancia que hay entre las lneas de un prrafo. Normalmente Word est preparado para
escribir con interlineado Sencillo pero si lo queremos aumentar podemos hacerlo desde este
cuadro de Formato Prrafo.
Sangras
Las sangras consisten en jugar con los mrgenes de un prrafo haciendo que sea ms estrecho que 36
los dems y en la distancia que nos apetezca. Se pueden aplicar al prrafo utilizando unos deslizadores
de la regla o entrando en el men Formato Prrafo y pinchando en los cuadros llamados
Sangra Izquierda, Derecha o Especial. Estas son las diferentes sangras:
Sangra Izquierda, mueve todo el margen izquierdo de un prrafo. Se desliza el cuadrado

inferior de la regla. Este cuadrado arrastrar tambin a los dos tringulos superiores.
Sangra de primera lnea mueve solo la primera lnea de un prrafo para resaltarla. Se
desliza el tringulo superior de la regla hasta la posicin que se quiera.
Sangra francesa, mueve todo menos la primera lnea en un prrafo. Se desliza el tringulo
invertido de la regla y arrastra tambin al cuadrado.
Sangra Derecha, mueve el margen derecho del prrafo. Se desliza el tringulo que hay en el
lado derecho de la regla.
Numeracin y Vietas
Para hacer esquemas, o para remarcar los elementos de una lista podemos utilizar vietas, listas
numeradas, o una combinacin de ambos (esquemas numerados). Para aplicar estos formatos a un
prrafo o a un grupo de ellos se suelen utilizar los botones correspondientes de la barra de
herramientas de Formato, pero si lo que queremos es escoger la vieta o estilo de numeracin que
saldr cada vez que apretemos esos botones iremos al men Formato, Numeracin y Vietas.
Hay tres pestaas para poder configurar cada elemento. Dentro de cada pestaa aparecen ocho
recuadros con posibles modelos de numeracin y vietas.
Cualquiera de ellos se puede retocar pulsando en el botn Personalizar.
Adems, en el caso de las vietas podemos escoger entre una amplia gama de smbolos pulsando el
botn Vieta de la ventana Personalizar. Las fuentes que mayor nmero de smbolos tienen son
Symbol, Webdings y Windings.
Tabuladores
Otra caracterstica de prrafo son los tabuladores. Word tiene cuatro tipos de tabuladores que se
pueden seleccionar desde la regla haciendo clic en el botn izquierdo de la misma. Estos cuatro
tabuladores se diferencian por cmo se alinea el texto respecto a ellos. Los cuatro tipos de tabuladores
son:
El texto se alinea por la izquierda en la posicin del

Tabulacin Izquierda
tabulador (es el tipo de tabulador por defecto).
El texto se alinea por la derecha en la posicin del

Tabulacin Derecha tabulador.
El texto se alinea centrado en la posicin del

Tabulacin Centrada tabulador
El texto se alinea en la coma decimal de las

cifras en la posicin del tabulador (para 37
columnas de nmeros con decimales).
Tabulacin Decimal
Se traza una lnea vertical en la posicin del

Tabulacin Barra tabulador
En la parte izquierda de la regla aparecen estos smbolos, se hace clic hasta visualizar la tabulacin
deseada, despus se hace clic encima de la regla en la posicin que queramos. En la regla aparecer
un smbolo como estos, segn el que hayamos elegido, indicndonos que hay un tabulador.
Si una vez colocado no nos gusta cmo queda, podemos pinchar encima de l, y arrastrarlo a la nueva
posicin. Si queremos eliminarlo solo tenemos que arrastrarlo fuera de la regla, por ejemplo hacia el
documento.
Si queremos establecer tabuladores desde el men, haremos clic en el men Formato-Tabulaciones,

desde aqu tenemos adems alguna opcin ms, como poner rellenos.
Elegimos la posicin en la que queremos que haya un tabulador, despus la clase de alineacin que va
a tener, y por ltimo si tiene o no relleno; por cada tabulacin le damos al botn de Fijar, cuando
acabemos con todos, hacemos clic en Aceptar.
Una vez fijadas los saltos de tabulacin con cualquiera de estos mtodos para aplicarlo en el momento
de escribir el texto separaremos las palabras que deben ir en las marcas de tabulacin con la tecla
Tabulador del teclado representado por dos flechas en direcciones opuestas.
Bordes y Sombras
Otro formato que se aplica a los prrafos son los bordes, se trata de lneas de diversos grosores y
colores que rodean a los prrafos; as como establecer un color de fondo (sombreado) en los
prrafos con el objetivo de conseguir una mejor presentacin. Este formato no es exclusivo de los
prrafos, tambin se puede aplicar a un texto seleccionado, aunque no deja manipular los bordes
como cuando se aplica a un prrafo.
Barra de Herramientas de Tablas y Bordes
Si optamos por aplicar bordes desde el men Formato Bordes y Sombreado. Tendremos adems la
opcin de colocar bordes a todas las pginas. Word dispone de una interesante galera de bordes
artsticos (como si fueran marcos), que son un listado de imgenes que pueden rodear a la pgina en
sustitucin de las lneas.
Las tablas permiten disponer columnas de nmeros y textos sin necesidad de utilizar tabulaciones y
ordenar los distintos objetos (imgenes, texto...) en la pgina del documento de Word.
Las tablas se componen de columnas (vertical) y de filas (horizontal), la interseccin de filas y de

columnas se llama celda. Cada recuadro de una tabla se le llama Celda.
Para insertar una tabla lo podemos hacer de dos formas diferentes: en el men Tabla-Insertar Tabla
donde nos pregunta cuntas filas y cuntas columnas va a tener nuestra tabla, o en el men Tabla-
Dibujar Tabla donde nos permite dibujar nuestra tabla a mano.
Para personalizar la tabla tenemos una barra de herramientas, la de Tablas y Bordes:

38
Seleccin de Filas y Columnas en una Tabla
Es posible aplicar opciones de formato a filas o columnas. Para ellos se debe seleccionarlas
previamente.
Para seleccionar:
Una columna: Hacer clic en el borde superior de la misma cuando nos aparece una flechita
negra.
Varias columnas: De la misma forma que una sola columna, pero manteniendo el dedo pulsado
y arrastrando por las columnas deseadas.
Una fila: Si nos ponemos delante de la fila que queremos seleccionar fuera de la tabla, con un
solo clic seleccionamos la fila.
Varias filas: En el caso de varias filas lo hacemos igual que para una sola, arrastrando por las
filas deseadas.
Una celda: Hacemos clic en la zona de seleccin de la celda (cerca del borde izquierdo de la
misma).
Texto dentro de una celda: Seleccionamos el texto por los mtodos habituales.
Edicin de Una Tabla

Tenemos la oportunidad de, despus de haber terminado la estructura de nuestra tabla,
insertar/eliminar filas o columnas o celdas.
Para insertar filas o columnas en la cantidad y posicin que se desee insertar. Seleccionar la opcin del
men Tablas-Insertar filas/columnas.
Hay dos casos especiales:

Si deseamos insertar una fila al final de la tabla, colocndose en la ltima celda de la tabla,
pulsar la tecla Tabulador.
Si deseamos insertar una columna despus de la ltima como indica la figura y despus la
opcin de men Tabla-Insertar columnas.
Si queremos eliminar una celda, una fila o una columna dentro de una tabla, lo primero que tenemos
que hacer es seleccionarla y dirigirnos al men Tabla.
Dividir y Unir Celdas

Para combinar celdas, lo nico que hay que hacer es seleccionar las celdas a unir y pulsar el primer
botn de.
Combinar Celdas
Para dividir celdas colocamos el cursor en la celda que queremos dividir y pulsamos el segundo botn
de los mostrados llamados Dividir Celdas.
Si optamos por el men encontraremos las rdenes Combinar y Dividir celdas en el men
Tabla. BUSCAR Y REEMPLAZAR
Si tenemos la necesidad de buscar texto por el documento o incluso de reemplazar alguna palabra por
otra lo podemos hacer a travs del men Edicin-Buscar o EdicinBuscar y Reemplazar.
En la caja que se abrir podremos escribir la palabra a buscar y comenzar la bsqueda con el botn
Buscar siguiente. Si encuentra la palabra est aparecer seleccionada en pantalla. Si hay ms
palabras iguales volviendo a presionar el mismo botn se colocar en la siguiente.
Si adems de buscar nos interesa reemplazar esa palabra por otra, pasaremos a la ficha Reemplazar
y en el cuadro correspondiente escribiremos la palabra o expresin que queremos utilizar. 39
IMGENES
Podemos escoger entre insertar imgenes prediseadas, que forman parte de la Galera de
Microsoft Office y por lo tanto vienen en el CD de Office o insertar imgenes que tengamos nosotros
grabadas en cualquier carpeta del disco duro.
Tanto si insertamos una como otra, la forma de trabajar con ella es exactamente igual, a travs de la
barra de Herramientas de Imagen o en el men Formato Imagen.
Para trabajar con una imagen lo primero que tenemos que hacer es seleccionarla haciendo un clic sobre
ella, hasta que veamos que aparecen unos puntitos en todo su permetro llamado Tiradores. Como su
nombre indica, sirven para tirar de ellos colocando el ratn encima de uno de ellos hasta que el puntero
tome el aspecto de una flecha de dos puntos y arrastrando el ratn. Con este procedimiento podemos
hacer la imagen ms pequea o ms grande. Conviene tirar de las diagonales para no deformar
la imagen.
Si lo que queremos es mover la imagen pasaremos el ratn sobre ella y cuando veamos que el puntero
toma el aspecto de una cruz con cuatro flechas, pinchamos y arrastramos desplazando la imagen a la
nueva posicin.
MEN VER
Todas las opciones del Men Ver afectan a la forma en que se ve el texto en pantalla o sirven para
ocultar o mostrar elementos como las Barras de Herramientas, Reglas, etc. Disponemos de cuatro
Vistas entre las que podemos ver el documento bien eligindolas en este men o pinchando en los
iconos correspondientes junto a la barra de desplazamiento horizontal.
Normal: En esta vista no veremos los elementos grficos, ni el texto formando columnas, pero como
ventaja Word consumir menos recursos. Es la mejor opcin para trabajar con texto normal. El cambio
de pgina se representa por una lnea discontinua.
Esquema: Sirve para trabajar en documentos a los que ya se ha dado forma o aplicado estilos, y nos
ayuda a organizar y estructurar nuestro trabajo dividindolo en niveles que podemos mover, expandir,
contraer, etc. Tambin nos servir a la hora de desarrollar esquemas numerados.
Diseo de Pgina: Nos permite ver la hoja tal y como se imprimir. El cambio de pgina se
representa por un cambio de folio
Diseo en Pantalla: Sirve para mostrar documentos que van a ser ledos en pantalla y adems activa
el llamado Mapa del Documento, que es un sistema que nos permite
navegar por los distintos apartados del texto.
Documento Maestro: Es una Vista que nos permite trabajar con aquellos documentos de Word que 40
por su extensin conviene dividirlos en otros subdocumentos que se enlazan con el llamado Documento
Principal. Esta vista nos permite trabajar con este tipo de documentos.
Otra opcin interesante del Men Ver es el Zoom que me permite cambiar el tamao del texto que veo
en pantalla. Tambin podemos utilizar el recuadro de Zoom expresado en % que aparece en la barra
de herramientas estndar.
Encabezados Y Pies De Pgina

Hay unos elementos que pueden aparecer en los documentos fuera del margen de la pgina. Estos
elementos son:
Encabezados: Un texto que se repite en la parte superior de cada pgina de nuestro documento.
Pies: Un texto que se repite en la parte inferior de las pginas.
Los encabezados y los pies de pgina se utilizan para lograr la continuidad y estructura de un
documento, contienen con frecuencia nmeros de pgina, ttulo de la obra, ttulo del captulo, etc.
Utilizando adecuadamente los encabezados y pies de pgina se facilita la lectura del documento ya que
el lector siempre puede obtener una referencia inmediata de lo que est leyendo y en que parte est.
Microsoft Word es muy flexible a la hora de estructurar encabezados y pies de pgina permitiendo hacer
gran variedad de cosas con ellas. Por ejemplo, se pueden introducir textos y/o grficos y/o campos.
Tambin se pueden aplicar las opciones de formato de texto y prrafos estudiadas en los apartados
anteriores. Y tambin es posible disponer de distintos encabezados y pies para primeras pginas,
pginas pares e impares, o incluso por las distintas secciones de un documento.
Para crear encabezados y pies de pgina, tenemos que ir al men Ver-Encabezado y pie de pgina,
para ello tenemos que estar en Diseo de Pgina (Ver-Diseo de pgina), de todas formas si no
estamos en este diseo Word nos pasa automticamente a l. Cuando estamos en el diseo del
encabezado y del pie de pgina nos aparece una barra de herramientas:
Empezando por el primer botn de la izquierda:

Insertar Elementos de Autotexto.
Insertar nmeros de pgina.
Total de pginas en el documento.
Formato del nmero de pgina.
Fecha.
Hora.
Configurar pgina.
Ver u ocultar el texto del documento.
Igual que el anterior.
Cambiar entre encabezado y pie.
Mostrar el anterior.
Mostrar el siguiente.
Cerrar.
Cuando estamos editando el Encabezado o el Pie de pgina, existen dos tabuladores, uno en el
centro de la hoja, y otro en la derecha, estn situados por si queremos escribir varias cosas en tres
posiciones diferentes, izquierda, centro y derecha. Cualquier texto o expresin que no inserten
directamente estos botones habr que escribirlos a mano.
41
Para cambiar entre el encabezado y el pie o entre encabezados y pies de pginas pares e
impares, utilizaremos los iconos correspondientes de la barra de Herramientas de Encabezados y
Pies de Pgina.
2.9 Aplicaciones Excel
INTRODUCCIN
La hoja de clculo es un programa cuyo diseo est dirigido hacia la manipulacin de
datos numricos principalmente, ms all de las simples operaciones bsicas con nmeros (sumas,
restas, multiplicaciones...). Las capacidades matemticas de las hojas de clculo abarcan desde el
clculo financiero hasta estadstica, y son estas caractersticas las que hacen de las hojas de
clculo una herramienta verstil.
Con Excel, se puede guardar, manipular, calcular y analizar datos numricos, textos y frmulas;
dicho programa permite adems presentar rpidamente todos estos datos mediante grficos de
distinto tipo, que pueden ser creados sobre la misma hoja de clculo o en otro fichero
independiente. Estos grficos pueden tener muchas formas (funciones, nubes de puntos,
diagramas de barras, de lneas, de tarta...) y estar representados en dos o tres dimensiones,
dependiendo de las necesidades del usuario. Permite asimismo generar aplicaciones a la medida
del usuario (MACROS), ya que cuenta con un lenguaje propio de programacin (Excel Visual
Basic).
Excel puede trabajar simultneamente con un nmero ilimitado de Hojas de Clculo siempre que
la memoria del ordenador lo permita. Distintas hojas de clculo se agrupan formando un fichero
denominado Libro de Trabajo. Cada hoja puede contener hasta 65536 filas y 256 columnas,
haciendo un total de 16.777.216 celdas. Las columnas se identifican mediante letras (A, B, C, ...,
AA, AB, ..., IV), mientras que las filas son identificadas mediante nmeros (1, 2, 3, ...,
65536). De ordinario una casilla se identifica con la/s letra/s indicadoras de la columna, seguidas
del nmero indicativo de la fila (por ejemplo: A2, R6, V165, AJ231, etc.).
Abrir Excel
Existen varias maneras de iniciar Excel. La ms fcil, consiste en utilizar el men Programas, al
que se accede pulsando el botn de inicio de la barra de tareas. InicioProgramas-Excel.
Observaremos que los controles de Maximizar, minimizar y cerrar junto a la barra de ttulo son los
del propio programa y los que estn inmediatamente abajo son los controles del Libro de Trabajo
(Archivos que genera Excel) que en ese momento est abierto.
Elementos de una Hoja de Clculo

Es necesario conocer las convenciones siguientes para poder ejecutar correctamente la hoja de
clculo. Si se tiene conectado un ratn se dar por hecho que para marcar una opcin se pulsar
el botn izquierdo del mismo sobre dicha opcin. Para acceder a una determinada opcin desde el
teclado se pulsar la letra que aparece en subrayada en la opcin deseada.
La hoja de clculo ofrece una pantalla en la que aparecen los siguientes elementos, usuales
tambin en otras hojas de clculo.
42
Barra de Mens: Estas opciones se muestran en la parte superior de la pantalla. Para activar el
men se pincha con el ratn en la opcin deseada o podemos utilizar el teclado. Desde el teclado
pulsaremos '/' o la tecla 'Alt'. Para acceder a alguna de las opciones slo es necesario mover el
cursor a la opcin de men y pulsar ENTER (tambin se puede pulsar la letra que aparece subrayada
para esa opcin).
Barra de Herramientas: Es una barra que contiene algunas de las operaciones efectuadas ms
habitualmente en una hoja de clculo. Slo se puede acceder a ella con el ratn.
Barra de Frmulas: Esta lnea est suele colocarse bajo la barra de Herramientas de Formato.
Aqu podremos ver los valores que tecleamos en una celda y podremos modificar frmulas
introducidas anteriormente.
Cuadro de nombres y de coordenadas: Para facilitar el desplazamiento dentro de la hoja de clculo,

se muestra un rango de filas y un rango de columnas para que el usuario sepa en qu parte de la
hoja de clculo se encuentra. All donde se encuentre el cursor la celda quedar remarcada por un
borde grueso indicando que sa es la celda activa. Las filas estn numeradas del 1 en adelante y
las columnas desde la A. Las columnas que se encuentran ms all de la letra Z se definen por
combinacin de dos letras. La letra de la izquierda se empareja con cada letra del alfabeto y cuando
las posibilidades de combinacin se agotan se comienza con la siguiente letra del alfabeto (AA, AB,
... AZ, BA, BB, ...). Para hacer referencia a una celda siempre se har en el formato COLUMNAFILA
(A7, BC81).
rea de trabajo de la hoja de clculo: Es la zona en la que el usuario introduce los datos. Se debe
situar el cursor en la celda adecuada antes de introducir una informacin. Aunque por el tamao de
la pantalla pueda parecer que la hoja de clculo est limitada sta tiene una capacidad de 65536
filas por 256 columnas, lo que ofrece varios millones de posiciones para datos y el lmite, por tanto,
est en la memoria disponible y no en la capacidad de almacenamiento de la hoja.
Lnea de estado: Es la lnea que se encuentra en la parte inferior de la ventana y muestra diversa
informacin sobre la configuracin del trabajo en la hoja de clculo. En esta parte se indica el modo
de trabajo del usuario en cada operacin que lleva a cabo as como el estado de ciertas teclas que
influyen en la forma de introducir datos (bloqueo de maysculas, modo de seleccin...).
Etiquetas de hoja: En Excel cada fichero que generamos lo denominamos Libro de Trabajo.
Este libro puede contener varias hojas de clculo incluidas con informacin relacionada entre s. Las
Etiquetas de la parte inferior de pantalla nos ayudan a pasar de una a otra hoja dentro de un mismo
Libro de Trabajo.
Barras de Herramientas
Las barras de herramientas contienen botones que efectan acciones con solo pulsarlos. Son una
forma rpida de poner al alcance del usuario la mayora de las opciones de Word evitando tener que
buscar estas opciones por los distintos mens. Cuando se inicia Excel por primera vez aparecen por
defecto dos barras de herramientas, la de estndar y la de formato, que son las dos filas de botones
que se ven en la imagen anterior. Podemos visualizar u ocultar las barras de herramientas que
deseemos a travs del men Ver-Barras de Herramientas.
Lo que podemos hacer tambin con las barras de herramientas es personalizarlas, poniendo o
quitando los botones que queramos. En el men Ver-Barras de Herramientas-Personalizar.
En la ventana personalizar encontramos tres fichas distintas:
En la ficha Barras de Herramientas encontramos un listado de todas las Barras de 43

Herramientas con las que podemos trabajar en Excel pudiendo ocultarlas o mostrarlas marcando o
desmarcando en su casilla correspondiente.
Si previamente habamos personalizado los botones de una barra de Herramientas, el botn
Restablecer las deja y tal como estaban cuando instalamos el programa. Incluso podemos crearnos
nuestras propias barras de herramientas a travs del botn Nueva. A esta barra le daremos un
nombre e indicaremos si estar disponible para todos los documentos aadindola a la plantilla
(Normal) o solamente para el documento activo.
En la ficha Comandos primero elegimos un men en la ventana izquierda. Al hacerlo en la parte

derecha se desplegarn todas las rdenes posibles junto a sus botones referentes a ese men.
Elegimos uno pinchando sobre l y lo arrastramos hasta la barra de Herramientas donde queremos
depositarlo. Para abrir una ventana con informacin sobre esa orden pulsamos en el botn
Descripcin.
Tanto en la ficha anterior como en esta, aparece el botn Teclado que nos permite establecer
combinaciones de teclas que sirvan como atajo para una determinada orden. Esto nos evita coger
el ratn cada vez que queremos dar una instruccin a Excel. Las combinaciones de teclas suelen
ser del tipo Control+Tecla que escojamos o una tecla de Funcin desde F1 hasta F12 siempre y
cuando la combinacin que propongamos no est ya siendo usada por el programa.
En la ficha de Opciones podemos marcar la opcin para que se vean los iconos grandes, para que se
muestre un texto de ayuda cada vez que nos situamos sobre un elemento de la barra de Herramientas,
y para que se nos muestren las combinaciones de teclas asociadas a ese elemento.
Borrar datos de una celda
Si un dato aparece en una celda y se desea borrar, se debe colocar el cursor en dicha celda y pulsar
<Supr>. Hay usuarios que habitualmente se colocan en la celda e introducen un espacio en blanco y
luego pulsan <Enter>. Esta costumbre no se recomienda, ya que consume memoria y espacio en disco.
Lo recomendable es situarse en la celda y pulsar <Supr>. De esta manera, se elimina de la memoria y
no queda nada almacenado.
Tambin se puede borrar selectivamente en una celda. Una celda est compuesta por el dato
almacenado y por las propiedades de la misma. En Edicin, el usuario dispone de la opcin Borrar, la
cual ofrece borrar:
Todo: Borra contenidos y propiedades. 44

Formatos: Solo borra propiedades.
Comentarios: Slo borra los comentarios aadidos a esa celda.
Contenidos: Slo borra los contenidos. Equivale a utilizar la tecla Suprimir.
TRABAJAR CON CELDAS, FILAS Y COLUMNAS

Insertar y Eliminar Celdas
Para insertar una celda nos colocamos en una celda adyacente y utilizamos la orden del Men Insertar
Celdas. Para colocar esta nueva celda las celdas contiguas tendrn que reubicarse para dejar hueco a
la nueva; por tanto, indicaremos si se deben desplazar a la derecha o hacia abajo.
El proceso de eliminacin es muy parecido, aunque la orden a emplear est en el men Edicin
Eliminar. Al eliminar una celda queda un hueco que debe ser ocupado, por lo tanto, las celdas contiguas
debern desplazarse hacia esa posicin. Indicaremos a Excel si se deben desplazar hacia arriba o hacia
a la izquierda.
Seleccionar Celdas
Cualquier operacin u orden a realizar sobre una celda exige que esa celda sea la celda activa, es decir,
deber estar seleccionada. Para ello basta con desplazarse hasta la celda elegida o pinchar sobre ella
con el ratn. Cuando dicha operacin se ha de realizar sobre ms de una celda el trabajo puede ser
improductivo (ya que habra que repetir dicha accin para cada celda afectada). Un mtodo de trabajo
ms potente es crear un bloque de celdas y aplicar a todo el conjunto la accin decidida, actuando el
programa sobre todo el bloque de celdas seleccionado.
Un bloque es un conjunto de celdas seleccionado sobre el que se va a efectuar una accin, la cual
afecta siempre a todas las celdas incluidas en el bloque. Al bloque tambin se le llama Rango de
Celdas.
Para marcar un rango o bloque de celdas que estn adyacentes situaremos el cursor en la celda
superior izquierda de lo que ser el bloque. Entonces pulsamos la tecla de maysculas 'Shift' y, mientras
se mantiene pulsada, se emplean las teclas de desplazamiento de cursor. A medida que el bloque se
ampla las celdas marcadas aparecen coloreadas en negro. Para realizar la operacin con el ratn se
procede pinchando sobre una esquina del bloque y se arrastra el puntero hasta la esquina opuesta. El
rango de celdas ya estar fijado por lo que se puede ir al men y de ah a la opcin que se desee
ejecutar para ese bloque. Si la celda inicial marcada lo ha sido por error, se debe volver a marcar todo
el bloque desde el principio.
Para marcar un rango de celdas que no estn adyacentes pulsaremos la tecla <Ctrl> mientras
marcamos los distintos bloques pinchando con el ratn. Al cambiar las propiedades de uno de los
bloques, tambin se cambian en el resto de rangos de celda seleccionados.
Los rangos de celdas son utilizados para casi todo tipo de acciones en la hoja de clculo, de ah su
importancia. Su principal ventaja es que evitan la reiteracin de una accin por parte del usuario.
Copiar y mover celdas.

Para copiar una celda o un bloque de ellas, seguiremos los siguientes pasos:
1) Seleccionar lo que queremos copiar.
2) Men Edicin Copiar.
3) Colocarnos en la celda donde queremos depositar la copia (si es un bloque nos colocaremos
en la celda superior izquierda del bloque o seleccionamos un rango de celdas idntico al de
copia).
4) Men Edicin Pegar.
45
Para copiar el contenido de una celda a celdas adyacentes, tambin podemos utilizar el ratn.
Seleccionamos la celda o el grupo de celdas y situamos el cursor en el controlador de relleno (si es un
bloque de celdas nos situaremos en el controlador de relleno de la ltima celda seleccionada).
Pinchamos y arrastramos tantas filas o columnas como queramos.
El proceso para mover celdas es idntico al de copia variando la orden que damos en el paso 2, que
en vez de Copiar, ser Cortar. Tambin podemos mover celdas si una vez seleccionadas situamos el
cursor (en forma de cruz gruesa) en un borde de las celdas seleccionadas. El cursor se transforma en
una flecha ladeada a la derecha. Pinchamos y arrastramos la celda o el bloque a su nueva ubicacin.
Pegados especiales
Copiar una celda implica copiar no solo su contenido, sino tambin todas sus propiedades, como
formatos numricos, de texto, colores, comentarios aadidos, etc. Si adems la celda contiene una
frmula, lo que copiaremos no ser el contenido o resultado de esa celda, sino la propia frmula.
Habr ocasiones en que no nos interese realizar la copia de todos estos elementos, sino solamente
copiar alguno de ellos. Para realizar esto en vez de utilizar la Orden Pegar, utilizamos la orden del men
Edicin Pegado Especial.
El bloque Pegar nos permite copiar solamente uno de los elementos que aparecen listados. Para copiar
ms de uno de esos elementos, deberemos realizar dos Pegados especiales consecutivos. La opcin
de Formatos, una de las ms usadas, est accesible en la barra de herramientas mediante el icono que
representa una brocha.
El bloque llamado Operacin lo utilizaremos cuando el proceso de pegado se realice sobre celdas que
contengan valores numricos. As, en vez de copiar sin ms los contenidos de una celda, nos permite
operar entre la celda origen y la celda de destino. Por ejemplo, si copiamos una celda que contiene un
5 sobre una celda que contiene un valor numrico de 6 y marcamos la Opcin Multiplicar el
resultado en la celda destino ser 30.
La casilla Transponer invierte la orientacin de las celdas copiadas, de forma que si estas se distribuan
a los largo de la fila, al pegarlas aparecern en columna.
La casilla Saltar Blancos, especifica que cuando copiemos un bloque de celdas, y una de ellas est en
blanco, al realizar el pegado se omita el contenido de esa celda, ya que en el bloque destino aparecera
tambin en blanco y puede que nos interese omitir el pegado para esa celda en concreto en vez de
dejarla en blanco.
El botn Pegar Vnculos establece un vnculo entre la celda origen y la celda destino, de forma que una
vez finalizado el proceso de Copia, si se modifica la celda origen tambin se modificar la celda destino.
Es una opcin muy utilizada en Excel.
Trabajar con Filas y Columnas

Hay ciertas operaciones que podemos realizar con las filas y columnas para ayudarnos en la edicin de
la hoja de clculo. Algunas de estas operaciones exigirn que previamente realicemos una seleccin
de fila o columna. Para seleccionar una fila completa, colocaremos el ratn en el nmero identificativo
y haremos clic. La fila aparecer coloreada en negro indicando que est seleccionada. Para seleccionar
una columna haremos clic con el ratn en el nombre de la letra identificativa de la columna y tambin
aparecer coloreada en negro. Entre las operaciones que podemos realizar con ellas estn:
Insertar filas o columnas

Para utilizar esta orden previamente hay que seleccionar una fila o una columna.
Utilizando la orden del men Insertar Filas o Insertar Columnas. Columnas Excel inserta filas siempre 46
por encima de la seleccionada y columnas a la izquierda de la que hayamos marcado.
Eliminar filas o columnas

Seleccionamos la fila o columna a eliminar y en el men Edicin Eliminar.
Modificar el alto de filas y el ancho de columnas

Podemos hacerlo con el ratn situndolo en las lneas verticales que separan los nmeros de fila y
letras de columna. El cursor se transforma en una barra vertical con dos flechas horizontales a ambos
lados. Empleando la tcnica de pinchar y arrastrar haremos los huecos ms grandes o ms pequeos.
Tambin podemos recurrir al men Formato Fila Alto y Formato Columna Ancho y escribir los valores
en centmetros en las casillas de alto y ancho.
Autoajuste
El Autoajuste es una orden del men Formato que obliga a una columna o a una fila a que adquieran el
ancho o el alto necesario para mostrar correctamente el valor existente en la celda activa. De esta forma
evitaremos que determinados datos no se vean por falta de espacio, ni desaprovecharemos el espacio
de filas y columnas.
Mostrar y Ocultar
Cualquier fila o columna puede ocultarse utilizando estas dos rdenes del men Formato
Fila y Formato Columna. Para volver a mostrarla elegiremos la orden Mostrar.
Si la fila o columna no aparecen en pantalla, seleccionaremos toda la hoja de clculo haciendo clic en
el recuadro que existe entre la cabecera de la columna A y el nmero 1 de la primera fila.
Despus de realizar la seleccin de toda la hoja, damos la orden Mostrar y las columnas y filas ocultas
aparecern.
MEN ARCHIVO
Aqu encontraremos todas las opciones relacionadas con la preparacin del documento para imprimirlo,
guardarlo y recuperarlo del disco.
Nuevo Libro de Trabajo

Si necesitamos sacar un nuevo libro para realizar la gestin de otros documentos podemos presionar
el icono de Nuevo en la barra de Herramientas Estndar o elegir en el men Archivo Nuevo. Al utilizar
el men tenemos ms opciones como la de sacar un libro de facturas completamente diseado,
donde formatos, frmulas y funciones ya estn aplicados y slo queda sustituir el texto y las imgenes
por el nuestro propio. Estos libros se recogen en la ficha Soluciones de Hoja de Clculo. Tambin
podemos crearnos nuestras propias plantillas y rellenar libros nuevos basados en esos modelos, como
facturas y albaranes personalizados.
Todos los pliegos nuevos que aparecen en pantalla o documentos de Word estn basados en un
modelo original llamado Plantilla almacenado en una carpeta del mismo nombre dentro de Archivos
de programa, Microsoft Office. Estas plantillas son archivos con extensin..xlt, a diferencia de los libros
propiamente dichos que son archivos .xls. Cuando presionamos el icono Nuevo de la barra de
Herramientas Estndar se aparece un nuevo documento basado en la plantilla o modelo por defecto,
llamada Libro.xlt.
Guardar y Guardar Como

Una de las cosas ms importantes es saber guardar la informacin, ya sea en el disco duro o en un 47
disquete.
Conviene guardar el libro con cierta frecuencia durante el desarrollo de la sesin de trabajo, ya que, de
esa forma, se conserva una copia reciente de los datos en caso de producirse un corte de fluido elctrico
o cualquier otro incidente.
Guardar como se emplea cuando la hoja de clculo todava no tiene nombre, situacin que se da si el
usuario ha creado una hoja de clculo nueva. El programa abre un cuadro de dilogo en el que escribir
el nombre del fichero de hoja de clculo. Opcionalmente, el usuario puede cambiar la ubicacin en la
que guardar el fichero as como el disco.
Si el usuario va a utilizar sus datos en otro programa de hoja de clculo puede indicarlo en el apartado
bajo la lista de ficheros del directorio por defecto (operacin tambin conocida como Exportar). Guardar
como tambin se debe emplear cuando haya sido abierto para modificar parte de los datos y se
desee conservar sin cambios el fichero original, evitando sobreescribir la informacin del disco.
Guardar se utiliza cuando el fichero ha sido abierto previamente desde el disco. En este caso, el
programa ya conoce el nombre de fichero con el que guardar los datos por lo que no es necesario
nombrar el fichero. Automticamente, al archivar el programa pregunta si se desea reemplazar la
informacin del disco (que es anterior) con la informacin nueva (que es la actual).
Hay otras formas de almacenar una hoja de clculo. Si el usuario ha finalizado su trabajo con la hoja
puede utilizar "Cerrar" de forma que el programa solicitar si se desean guardar los cambios en el disco.
Sea cual sea la decisin del usuario de almacenar o no los datos, elimina de la pantalla toda la
informacin, cerrando la hoja. Si lo que se desea es grabar la hoja mientras se trabaja como mtodo de
seguridad se debe utilizar la opcin "Guardar", de forma que el usuario almacena los datos pero contina
con la hoja en pantalla
Los pasos a seguir son los siguientes:
Seleccionar en el men Archivo la opcin Guardar o Guardar como.

Nos aparece una ventana donde tenemos que indicarle dos cosas: dnde lo quiero guardar, y
con qu nombre.
Por ltimo hacemos clic en el botn Guardar.
Si queremos que el documento actual quede almacenado como plantilla o modelo que sirva para la
elaboracin de otros documentos en el recuadro de la ventana Guardar llamado Guardar como tipo
elegiremos Plantilla. Automticamente aparecer la carpeta de Plantillas que es donde se almacenan
todos estos archivos.
El procedimiento a la hora de abrir una plantilla para hacerle alguna modificacin, por ejemplo, es
bastante similar. Elegimos Archivo Abrir y en la ventana Abrir elegiremos en el recuadro tipo de archivo
Plantillas.
Guardar rea de Trabajo

En ocasiones tendremos varios libros abiertos dentro de Excel, expuestos en mosaico, cascada, etc.
para poder contrastar datos entre ellos. Si vamos a cerrar el programa pero nos gustara continuar en
otro momento trabajando con esos mismos libros, podemos guardar la escena tal y como est, lo que
evita operaciones repetitivas de ir abriendo y guardando los distintos libros. Para ello usaremos
la orden Guardar rea de trabajo. Excel genera un archivo con extensin .xlw. Para abrir el rea de
trabajo, cuando demos la orden de Abrir, elegiremos en el recuadro tipo de archivo rea de Trabajo.
48
Abrir
Para abrir un archivo de Excel normal tambin elijo Archivo-Abrir, pero esta vez en tipo de Archivo le
dejo la opcin por defecto, que es Archivos de Microsoft Excel. La Ventana de Apertura presenta
algunas herramientas tiles como diferentes vistas para ver los iconos de los Archivos, Vista preliminar,
etc. El icono de esta ventana llamado herramientas permite:
Imprimir un documento antes de abrirlo
Abrirlo como slo lectura (no se podr modificar)
Abrirlo como una copia (podemos modificar esta copia, pero siempre conservaremos un original
sin modificar)
Conocer las propiedades del documento
Ordenar los documentos que se presentan en la ventana izquierda
Hacer que se produzca una bsqueda tambin en subcarpetas sin llegar a entrar en la ventana
de bsqueda Avanzada.
Para obtener una Vista Preliminar del Archivo antes de Abrirlo pulsaremos el botn de Vista Preliminar.
Si aparece un mensaje Vista no disponible tendremos que abrir el Documento y en el men Archivo
Propiedades marcar la casilla Guardar imagen preliminar. La prxima vez que pulsemos el botn
de Vista Preliminar teniendo seleccionado ese documento nos aparecer en la ventana derecha una
imagen previa.
Buscar un Libro
Algunas veces no recordamos exactamente donde habamos guardado nuestro Archivo de Excel. La
ventana Abrir nos permite realizar una bsqueda del mismo para lo que introduciremos el nombre del
fichero en el recuadro correspondiente si lo conocemos o en su defecto algunas palabras del contenido
o cualquiera de las propiedades que hayamos establecido para ese fichero en el recuadro llamado Texto
o Propiedad. Para comenzar la bsqueda emplearemos el botn Buscar ahora.
La bsqueda de esta forma solo se realiza en la carpeta donde estemos situados. Si queremos buscar
en toda la estructura del disco deberemos presionar el botn de bsqueda avanzada que nos
remitir a otra ventana donde ya aparecern en el cuadro superior los criterios de bsqueda
especificados en la ventana Abrir. Podemos hacer que el motor de bsqueda distinga entre maysculas
y minsculas marcando la Casilla Coincidir minsculas y maysculas. En el recuadro Buscar en
indicaremos dnde se realizar la bsqueda y para que tambin rastree las subcarpetas marcaremos
la casilla Buscar en subcarpetas. El botn Buscar ahora lanzar la bsqueda y los botones Guardar
Bsqueda y Abrir Bsqueda permiten guardar los parmetros de la bsqueda y recuperarlos
respectivamente.
Si aparte del criterio de bsqueda especificado en la ventana Abrir queremos especificar otras
condiciones utilizaremos el bloque Definir ms criterios donde podremos hacer que ambos se sumen
marcando la opcin Y o que tengan en cuenta cualquiera de los dos marcando la opcin O.
Propiedades
Muchas veces el xito de la bsqueda estar ntimamente relacionado con la cantidad de
propiedades o informacin adicional que se haya guardado junto al libro propiamente dicho. Para
establecer estas propiedades iremos al men Archivo Propiedades.
La ventana Propiedades se compone de varias fichas, algunas solamente nos proporcionarn

informacin del documento como la Ficha Estadsticas, Contenido o General.
49
Otras fichas como Resumen o Personalizar nos permiten cambiar algunos parmetros que se
establecen por defecto:
Resumen: Podemos establecer el autor del libro, la organizacin, marcar la casilla de guardar
imagen preliminar para poder visualizar el documento antes de abrirlo. Podemos establecer
palabras clave que nos faciliten la bsqueda del documento y agregar comentarios sobre la
redaccin del mismo.
Personalizar: Del listado de elementos que aparecen en el recuadro superior podemos
seleccionar cualquiera de ellos y rellenar una informacin en el recuadro Valor. Para que quede
registrado pulsaremos el botn Agregar y continuaremos Agregando todas las propiedades que
necesitemos.
Vista Preliminar
En esta vista podemos obtener una vista global de la hoja activa para ver cmo quedara ya impresa.
Al entrar se abre una Barra de Botones para esta vista.
Los dos primeros botones nos desplazarn por las distintas pginas en las que se imprimir la hoja
activa.
El botn Zoom nos permite acercar o alejar la imagen para obtener distintas vistas. Para hacer este
zoom tambin podemos pinchar directamente sobre el documento, ya que al entrar en esta vista el
cursor se transforma en una lupa que acerca o aleja la imagen.
El botn Imprimir nos lleva a la ventana para establecer las opciones de impresin, a la que tambin
llegamos desde Archivo Imprimir.
El botn Configurar nos lleva a la ventana para establecer las opciones de configuracin de la pgina
antes de imprimirla. Es equivalente a utilizar la orden Configurar pgina de este men.
El botn Mrgenes coloca unas guas discontinuas en la vista preliminar que nos ayudan a modificar
los mrgenes de la hoja. Si queremos introducir su medida exacta en centmetros ser preferible el
botn Configurar y a continuacin rellenar los valores necesarios en la ficha Mrgenes. Al activar el
botn Mrgenes tambin aparecen unas marcas gruesas en la zona superior de la hoja que nos
permiten modificar el ancho de las columnas mediante la tcnica de pinchar y arrastrar.
El botn llamado Saltos de Pgina nos lleva a la vista del mismo nombre que nos permite establecer
los diferentes Saltos de Pgina de la hoja a nuestra conveniencia. Esta opcin resulta muy
interesante cuando alguna columna o fila se nos salta a la pgina siguiente debido a sus
dimensiones. Las pginas aparecen separadas por una lnea azul intensa en la que podemos pinchar y
arrastrar hasta la posicin que queramos determinando as qu filas y columnas quedarn en una
pgina y cuales en otra. Excel cambia la escala a la que se imprimir nuestra tabla para que entre todo
en el mismo folio o viceversa, para dividir nuestro trabajo en varias pginas.
El botn Cerrar cierra la vista preliminar y vuelve a la vista Normal o cualquiera que estuviramos
empleando antes de entrar aqu.
Hoja
Lo primero que podemos hacer en esta ficha es establecer el rea de Impresin, es decir, qu parte de
todo el documento se va a imprimir. Para ello podemos plegar la ventana de Configuracin de Pgina
pinchando en el cuadrado de colores correspondiente y seleccionar con el ratn las celdas adecuadas.
Idntica operacin es accesible desde el Men Archivo Establecer rea de impresin.
Para borrar un rea de impresin previamente establecida utilizamos la orden del men Archivo Borrar
rea de Impresin o suprimimos los valores introducidos en el recuadro de la ficha Hoja.
50
El siguiente bloque nos permite repetir filas y columnas en todas las pginas que imprimamos,
marcndolas con el ratn o introduciendo las referencias de las celdas directamente en los
recuadros Repetir filas en extremo superior y Repetir columnas a la izquierda. Para plegar la ficha Hoja
tambin podemos pinchar en los pequeos cuadrados que existen en cada una de estas
opciones.
El bloque Imprimir nos permite ocultar o mostrar determinadas partes de la Hoja en la impresin final,
como:
Las Lneas de Divisin que dividen nuestra Hoja en celdas y que por defecto no se imprimen.
Realizar la impresin en Blanco y Negro aunque las celdas estn coloreadas.
Realizar la impresin en Calidad de Borrador, para no gastar tinta en las pruebas.
Hacer que aparezcan los Ttulos de Filas y Columnas, es decir, nmeros de fila y Letras de
columna.
Establecer si se van a imprimir los Comentarios agregados a la Hoja y en qu posicin.
El ltimo bloque establece el orden en que se van a imprimir las hojas. Debido a las dimensiones de
una Hoja con su total de columnas y filas, Excel divide el pliego en parcelas de impresin mediante
saltos de pgina. La primera parcela, por tanto, tendr dos hojas adyacentes, una a la derecha y otra
justo debajo. Si en ambas parcelas hay datos escritos, tendremos que establecer cul de esas dos
parcelas se imprimir siguiendo a la primera hoja y este orden que elijamos se respetar durante la
impresin de las siguientes pginas.
Formato De Celdas
Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los nmeros y el texto contenido en las celdas de datos,
as como el tamao de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de
verdadera calidad. Utilizaremos el men Formato Celda formado por seis fichas que detallamos a
continuacin.
El programa tambin puede realizar un formato automtico utilizando la orden del men Formato
Autoformato. En la ventana Autoformato adquirir todos los formatos que ofrece el modelo elegido
pincharemos en el botn Opciones y desmarcaremos las casillas correspondientes a los formatos que
no deseemos.
Ficha Nmero
Establece la presentacin de los datos numricos. Los diferentes formatos aparecen formando
categoras (formatos integrados), entre las que encontramos formatos de fecha y hora, ya que a nivel
interno este tipo de datos tambin son numricos y Excel puede operar con ellos. Seleccionada una
categora en el marco derecho aparecen diferentes formatos u opciones para esa categora que
podemos elegir. Algunos de estos formatos estn accesibles desde la Barra de Herramientas de
Formato.: 51
General: Es el formato que se le asigna a cualquier celda por defecto, cuando an no la hemos
formateado.
Nmero: Utilizamos este formato para representar cantidades numricas con opcin a colocar
el punto separador de miles y decimales.
Contabilidad: Es un formato numrico que alinea decimales y smbolos monetarios en una
columna, por lo tanto no se puede modificar la alineacin de celdas a las que se haya aplicado
este formato.
Porcentaje: Este formato coloca el smbolo % al dato introducido en la celda y lo multiplica por
100.
Moneda: Coloca el smbolo monetario que escojamos al contenido de la celda, con posibilidad
de utilizar decimales.
Fecha: Distintos formatos para datos de tipo Fecha.
Hora: Distintas presentaciones para datos de tipo Fecha de los que solo queremos mostrar la
parte horaria.
Texto: El dato contenido en la celda ser tratado como texto, aun cuando sea un nmero.
Fraccin: Nmeros en formato de fraccin.
Cientfica: Aplicaremos este formato en cantidades que hagan un uso intensivo de decimales,
por ejemplo.
Especial: Formatos para telfonos, cdigos postales, etc.
Cdigos bsicos de formato de nmero

Para dar formato a las fracciones o los nmeros con decimales, incluiremos los siguientes dgitos
marcadores en una seccin. Si el nmero tiene ms dgitos a la derecha del separador que marcadores
en el formato, se redondear para que tenga tantos decimales como marcadores. Si el nmero tiene
ms dgitos a la izquierda del separador que marcadores en el formato, se presentarn los dgitos
adicionales. Si el formato contiene solamente signos de nmero (#) a la izquierda del separador, los
nmeros menores que la unidad comenzarn por el separador.
# presenta nicamente los dgitos significativos; no presenta los ceros sin valor.
0 (cero) muestra los ceros sin valor si un nmero tiene menos dgitos que ceros en el formato.
? agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador, para alinear los
decimales. Tambin puede utilizarse este smbolo para las fracciones que tengan un nmero
de dgitos variable.
Para ver un punto como separador de los millares o para ajustar la escala de un nmero
mediante un mltiplo de mil, incluya un punto en el formato de nmero.
Para definir el color de una seccin del formato, escriba en la seccin el nombre del color entre
corchetes. El color debe ser el primer elemento de la seccin.
Para definir los formatos de nmero que se aplicarn nicamente si coinciden con las
condiciones que se hayan especificado, encierre la condicin entre corchetes; la coincidencia
consta de un operador de comparacin y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato
presenta cdigos postales de cinco dgitos con los ceros a la izquierda y cdigos postales
de nueve dgitos ms cuatro nmeros con un guin.
52
[<=99999]00000;00000-0000
Tipo Estndar
Utilizaremos este tipo cuando queremos introducir dentro de una misma celda una cantidad
numrica junto a una expresin de texto para poder operar posteriormente con esa celda. Por ejemplo,
para introducir en una celda la expresin 50 TUERCAS, escogeremos el tipo estndar y en el cuadro
llamado tipo haremos clic con el ratn y escribiremos a mano TUERCAS entre comillas. De forma que
la expresin final quede de la siguiente forma:
Ficha Alineacin
En el bloque Alineacin del texto de esta ventana estableceremos tanto la alineacin horizontal como
la vertical. La alineacin horizontal nos ofrece la posibilidad de alinear el contenido a la izquierda,
derecha, centro, justificar, izquierda con sangra alguna opcin inexistente en la barra de herramientas
de formato, como la opcin Rellenar, que rellena la celda repitiendo los valores introducidos, o
Centrar en la seleccin, que centra cualquier dato en un rango de celdas previamente
seleccionadas, pero sin combinarlas.
El bloque Control del texto nos permite:

Ajustar texto: Introduce un Retorno de carro cuando el texto es ms ancho que la celda que lo
contiene.
Reducir hasta ajustar: Obliga al texto a reducir su tamao para que se vea completo dentro del
ancho de la celda.
Combinar celdas: Hace de un grupo de celdas previamente seleccionadas, una sola en la que
podemos introducir expresiones de texto y alinearlas. Esta orden tiene un botn en la barra de
herramientas llamado Combinar y Centrar que realiza el combinado de celdas y adems centra
directamente el texto.
El bloque Orientacin nos permite girar el texto. Para ello pinchamos en el control de color rojo y
arrastramos hasta el ngulo deseado.
Si deseamos escribir texto en columna letra a letra, pincharemos en la ventana que nos presenta el
texto de esta forma.
Ficha Fuente
Fuente establece el tipo de letra con el que se mostrarn los datos de la celda. Adicionalmente se define
el aspecto del texto, el tamao y el color de las letras, diferentes subrayados y efectos como tachado,
superndice y subndice.
En la barra de Herramientas de Formato encontramos muchas de las rdenes que corresponden a esta
Ficha.
Ficha Bordes
Bordes nos ayuda a dibujar con distintas lneas el permetro de las celdas o de un bloque de celdas, as
como sus divisiones interiores.
53
Lo primero que podemos hacer es seleccionar el tipo de lnea que vamos a utilizar y su color. Si
queremos marcar todo el permetro, las lneas interiores o quitar los bordes que tenga la seleccin,
podremos utilizar el bloque de bordes preestablecidos. Si nuestro diseo no entra en esta categora
iremos al bloque Borde y pincharemos en los botones correspondientes o directamente sobre la Vista
previa para colocar y quitar Bordes. Observaremos que disponemos tambin de unos bordes diagonales
en ambas direcciones. Ficha Tramas
Tramas permite cambiar el color de fondo para la celda. Esta propiedad es til para resaltar valores
totales o importantes en una hoja de clculo. Escogeremos algn color slido o un entramado en la
Caja llamada Trama.
2.9.1 Referencia de celdas
Referencias absolutas, relativas y mixtas

Excel usa siempre referencias relativas para las direcciones de celdas introducidas en las frmulas.
Esto significa que las referencias usadas cambiarn de modo acorde tras copiar la frmula de una celda
a otra. Con mucha frecuencia ste es el comportamiento deseado.
El mtodo ms seguro para definir referencias a celdas consiste en utilizar el ratn para apuntar a la
celda cuya referencia se desea insertar. Cuando se desea introducir la referencia a una celda en una
frmula, basta hacer clic en dicha celda.
Para introducir una frmula en una celda mediante el sistema anterior, con una referencia a otra celda,
basta seguir los siguientes pasos:
1) Seleccionar la celda donde se desea introducir la frmula.

2) Teclear un signo igual (=).
3) Sealar con el ratn la celda cuya referencia desea introducir y hacer clic. La direccin de la celda
apuntada aparece en la posicin del punto de insercin, en la barra de frmulas.
4) Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+).
5) Si se desea introducir ms referencias celdas en la frmula, basta repetir los pasos 3 y cuantas veces
sea necesario. Para dar la frmula por terminada se pulsa Intro.
En ciertos casos hay que evitar que las referencias a celdas cambien cuando se copia la frmula a una
nueva posicin. Para ello hay que utilizar referencias absolutas. Es posible utiliza referencias absolutas
para filas y relativas para columnas, o viceversa. Las referencias relativas se convierten en absolutas
introduciendo el carcter dlar ($) antes de la letra de la columna o el nmero de fila, que se quieren
mantener invariables. Si se desea que no cambie ni el ndice de filas ni de columnas, hay que poner el
carcter $ delante de cada uno de los dos ndices.
Una referencia absoluta se puede insertar de dos formas diferentes: 54

Conforme se introduce la frmula, se teclea el carcter $ delante del ndice de fila y/o de columna que
se quiere mantener constante.
Colocando el punto de insercin en la barra de referencias de manera que est dentro de la

referencia a la celda, pulsando la tecla F4 se pasa cclicamente por referencias relativas, absolutas y
por los dos casos mixtos. En efecto, en algunos casos, se pretende que tan slo una de las dos
dimensiones, fila o columna, permanezca constante. En tales casos, se utiliza una referencia mixta, es
decir, una referencia que contenga a la vez referencias absolutas y relativas. Por ejemplo, la referencia
$B5 evita que cambie la columna, mientras que la fila se adapta cada vez que se copia la frmula. Con
B$5 ocurre lo contrario: la columna cambia, mientras que la fila 5 siempre permanece constante.
FRMULAS Y FUNCIONES
Las Frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculo y por tanto de Excel. Mediante frmulas,
se llevan a cabo todos los clculos que se necesitan en una hoja de clculo. Las frmulas se pueden
utilizar para mltiples usos: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta
complejos clculos financieros, estadsticos y cientficos.
Las Funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de clculo, en
comparacin con la tarea de escribir una frmula. Por ejemplo, se puede crear la frmula
=(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la funcin PROMEDIO(A1:A8) para realizar la misma tarea.
Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias frmulas.
Las Funciones son ms rpidas, ocupan menos espacio en la barra de frmulas y reducen la posibilidad
de errores tipogrficos.
Las funciones actan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la misma forma
que las frmulas lo hacen sobre los nmeros. Las funciones aceptan informacin, a la que se denominan
Argumentos, y devuelven un resultado. En la mayora de los casos, el Resultado es un valor numrico,
pero tambin pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lgicos, matrices o informacin
sobre la hoja de clculo.
Introduccin de frmulas
La introduccin de una frmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de referencias como en la
propia celda. La frmula debe empezar con un signo igual (=).Excel convierte cualquier frmula
antecedida por el smbolo @ por el smbolo =, dejando a la eleccin del usuario el utilizar cualquiera de
los dos smbolos para construir la funcin (son equivalentes @suma y =suma). A continuacin, la
frmula se ir construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas,
funciones y nombres.
Para introducir una frmula en una celda o en la barra de herramientas, se pueden seguir los siguientes
pasos:
1) Seleccionar con el ratn la celda o la zona derecha de la barra de herramientas.
2) Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir en la
celda activa es una frmula.
3) Teclear valores numricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los
correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /).
4) Terminar la introduccin de la frmula pulsando Intro.
Crear un Grfico
La manera ms simple de introducir un grfico es mediante la utilizacin del Asistente para Grficos.
Antes de presionar este botn, deben seleccionarse sobre la hoja los datos que se desea
representar. Aunque el Asistente para Grficos permite tambin seleccionar mediante referencias los
datos a representar grficamente, el proceso resulta mucho ms sencillo si dicha seleccin se realiza 55
antes de llamar al Asistente para Grficos. Para lanzar este asistente utilizaremos la orden Insertar
Grfico o haremos clic en el botn de Asistente para Grficos.
El Asistente consta de cuatro pasos o ventanas Las opciones de acabar, continuar o volver hacia atrs
aparecern en cada una de estos pasos.
1) Elegir el Tipo y subtipo de Grfico que se va a utilizar entre dos listas que clasifican los grficos en
Estndar y Normalizados. Al hacer clic sobre cada posibilidad aparece una breve explicacin de la
informacin que cada grfico proporciona. Adems da acceso a una vista preliminar de la aplicacin del
grfico elegido a los datos seleccionados, presionando sobre el botn Presionar para ver muestra.
2) Origen de Datos: Aqu podemos modificar los datos a representar que habamos seleccionado;
cambiar el nombre de las series, agregar nuevas series, eliminarlas, etc. Si las series no estn situadas
consecutivamente en la hoja de clculo se debe separar cada conjunto de datos por el smbolo ';'. Desde
este mismo cuadro se puede controlar si la seleccin se lee por filas o por columnas.
3) Opciones del Grfico: Permite configurar todos los aspectos que conciernen a la presentacin del
grfico, aportando una vista preliminar del mismo. As, se determinan el ttulo, las inscripciones de los
ejes, la apariencia de stos, la leyenda, la aparicin o no de tabla de datos y los rtulos.
4) Ubicacin: Decidiremos si incrustamos el grfico en una hoja de clculo, o si lo creamos en una

hoja independiente.
Modificar un grfico
Una vez creado el grfico siempre podemos retornar a cualquiera de los 4 pasos anteriores a travs del
men Grfico que aparece en la Barra de Mens. Los grficos de Excel estn compuestos por objetos
tales como marcadores, leyendas, ttulos, ejes, texto e incluso la propia rea del grfico. El usuario
puede configurar los grficos, aadir objetos, o bien dar formato a los ya existentes para modificar su
apariencia.
Para dar este formato es necesario seleccionar el punto del grfico que deseamos editar. Por
ejemplo, para seleccionar uno de los puntos que representan los datos de una serie, hay que hacer clic
dos veces en el punto propiamente dicho con un cierto intervalo de tiempo entre ambas
pulsaciones. El primer clic selecciona la serie completa y el segundo permite seleccionar el punto
deseado. El mismo procedimiento de doble clic se aplica a los elementos de una leyenda y a los rtulos
de los datos.
Otra forma de modificar los elementos de un grfico es hacer clic sobre el objeto que interesa en cada
caso con el botn derecho, apareciendo un men contextual que permite cambiar las caractersticas del
mismo.
Cuando un grfico est abierto y alguno o algunos de sus elementos seleccionados, algunos de los
mens de Excel, como Insertar y Formato, muestran posibilidades especficas para dicho grfico y para
sus elementos. Por ejemplo, si se ha construido un grfico tridimensional, el comando
Formato/Vista 3D permite modificar la perspectiva y el punto desde el que de observa el grfico.
Una opcin muy cmoda para trabajar con grficos es obtener la barra de Herramientas del mismo
nombre.
El cuadro de lista que aparece como primer elemento de la barra de herramientas nos permite
seleccionar cualquiera de las partes de un grfico. Con el icono adyacente podremos obtener las
56
propiedades del elemento seleccionado.
El icono que representa un grfico nos permite cambiar el tipo escogido en el primer paso del asistente.
Los dos siguientes muestran u ocultan la leyenda y la tabla de datos respectivamente. Los cuatro ltimos
botones nos permiten disponer los datos del grfico en filas o columnas (los dos primeros) y la alineacin
del texto (los dos ltimos).
Entre las partes de un grfico que podemos editar tenemos:
rea del Grfico, es el grfico completo y todos sus elementos.

rea de Trazado: En un grfico 2D, el rea delimitada por los ejes y que incluye todas las series
de datos. En un grfico 3D, el rea delimitada por los ejes y que incluye series de datos,
nombres de categoras, marcas de graduacin y ttulos de ejes.
Gastos
250.000
Marcas de
150.000 Graduacin
100.000
Lne as de
Divisin
50.000
Ejes: Lneas que rodean un lado del rea de trazado, proporcionando un marco de referencia
para realizar Serie de Datos mediciones o comparaciones en un grfico. En la mayora de los
grficos, los valores de datos se trazan en el eje de valores (Y) que, normalmente, es vertical y
las categoras se representan en el eje de categoras (X) que, normalmente, es horizontal.
Ttulo del Eje X, referencia sobre la informacin que representa la escala del eje x.
Marcas de Graduacin y Rtulos de Marcas de Graduacin: Las marcas de graduacin son
pequeas lneas de medicin que cortan un eje, similares a las divisiones de una regla. Los
rtulos de las marcas de graduacin identifican las categoras, valores o series del grfico. Los
rtulos de las marcas de graduacin proceden de celdas de la hoja de clculo que se ha
utilizado para crear el grfico.
Ttulo del Eje Y: referencia sobre la informacin que representa la escala del eje Y.
Ttulo del Grfico: es el ttulo (opcional) que informa del contenido del grfico.
Leyenda, Cuadro que identifica los diseos o colores asignados a las series de datos o
categoras de un grfico.
Entrada de Leyenda: Cada uno de los elementos de una leyenda.
Clave de Leyenda: Cuadros en leyendas que muestran los diseos y colores asignados a las
series de datos (o categoras) de un grfico. Las claves de leyenda aparecen a la izquierda de
cada entrada de leyenda. Cuando se aplica formato a una clave de leyenda tambin se aplica
el formato al marcador de datos asociado.
Series de datos: Grupo de puntos de datos relacionados, trazados en un grfico, que se origina
a partir de las filas o columnas de una sola hoja de clculo. Cada serie de datos de un grfico
se distingue por un color o diseo exclusivo. Puede trazar una o varias series de datos en un
grfico. Los grficos circulares slo pueden tener una serie de datos.
Marcador de Datos: Barra, rea, punto, sector u otro smbolo de un grfico que representa
un nico punto de datos o valor procedente de una celda de la hoja de clculo. Varios
marcadores de datos relacionados en un grfico constituyen una serie de datos.
Rtulo de Datos: Rtulo que proporciona informacin adicional acerca de un marcador de datos,
57
que representa un nico punto de datos o un valor procedente de una celda de la hoja de
clculo.
Los rtulos de datos pueden aplicarse a un nico marcador de datos, a toda una serie de datos
o a todos los marcadores de datos de un grfico. Dependiendo del tipo de grfico, los rtulos
de datos pueden mostrar valores, nombres de series de datos o categoras, porcentajes o una
combinacin de todos ellos.
Lneas de Divisin en Grficos: Lneas que pueden agregarse a un grfico para facilitar
la visin y la evaluacin de los datos. Las lneas de divisin abarcan desde las marcas de
graduacin en un eje hasta el rea de trazado.
Plano Inferior y Planos Laterales 3D: reas que rodean varios tipos de grficos 3D y
proporcionan dimensin y lmites al grfico. Dentro del rea de trazado se muestran dos planos
laterales y un plano inferior.
2.10 Nociones de Internet: Sabe qu es Internet
Internet ofrece un mtodo fcil y rpido de buscar todo tipo de informacin. Con la ayuda de World Wide
Web (WWW), un conocido servicio de Internet, podr obtener acceso en cualquier momento a
informacin de una amplia fuente de recursos.
Podr buscar informacin sobre puestos de trabajo, noticias de la actualidad, horario de trenes o
destinos de vacaciones. Internet tambin cambi el modo en que las personas se comunican. Una
tarjeta postal puede tardar das, a veces semanas, en llegar a alguien que vive en la otra parte del
planeta. Sin embargo, con las herramientas de comunicacin que ofrece Internet, podr comunicarse
con amigos que viven en distintas partes del mundo en apenas segundos. Tambin podr dirigir su
empresa por Internet y obtener acceso a sus cuentas bancarias desde cualquier parte del mundo.
Imagine un escenario en el que desea comunicarse a travs de una

computadora de su red con una computadora de otra red. Para ello, ambas
redes debern estar conectadas. Internet es una recopilacin de redes
conectadas entre s para intercambiar informacin. Cuando una computadora
est conectada a Internet, se dice que est en lnea.
Puede usar Internet para comunicarse al instante con varias personas de todo
el mundo. Cuando enva mensajes a travs de Internet, stos llegarn a
cualquier parte del mundo en tan solo unos segundos.
Internet sirve para buscar informacin sobre un tema especfico, como la historia de la informtica, y
tambin para realizar cualquier curso al que se desea asistir y registrarse para hacer cursos de
certificacin en lnea.
Asimismo, Internet se usa como fuente de entretenimiento. Se puede escuchar msica, usar juegos,
ver pelculas o compartir fotografas de la familia.
Del mismo modo, permite comprar y vender productos, como libros y aparatos electrnicos, y
pagarlos en lnea especificando los detalles de la tarjeta de crdito.
Internet tambin se usa para efectuar transacciones bancarias, como ver los detalles de la cuenta
bancaria y realizar transferencias de dinero de una cuenta a otra.
Por todo ello, Internet ofrece cuantiosas ventajas a sus usuarios.
Navegador de Internet 58
Un navegador de Internet o tambin llamado Explorador Web, es un programa de software que permite
ver e interactuar con los distintos recursos de Internet. Existen variados tipos de exploradores
web, entre los ms conocidos se encuentran: Internet Explorer, Mozilla Firefox y Opera.
Para acceder a Internet basta con identificar alguno de los iconos de navegador y hacer doble clic sobre
l, con lo que se abrir la ventana del navegador y podrs interactuar con los recursos que se ofrecen.
Bsqueda en Internet
Las bsquedas en Internet te permiten acceder a variados recursos educativos, los que te ayudarn a
mejorar, perfeccionar y enriquecer tu hacer pedaggico. Es importante, por esto comprender que
Internet es una red universal de comunicaciones, privadas y pblicas que han adoptado un conjunto
comn de protocolos interconectados entre s. Ofrece numerosos servicios, como correo electrnico,
Chat y la World Wide Web (Telaraa mundial o red mundial) entre otros.
A menudo, los buscadores entregan una enorme cantidad de pginas en respuesta a una consulta, es
por esto que es necesario valerse de estrategias de bsqueda en Internet efectivas, que brinden un
resultado ms especfico y adecuados a nuestras necesidades.
Estrategias de bsqueda en Internet

Al enfrentarnos con tanta informacin disponible, saber cmo seleccionar y encontrar los recursos
adecuados es una tarea que implica el manejo de habilidades relacionadas con el empleo de
procedimientos diversos para buscar y procesar la informacin, el uso de descriptores adecuados,
categorizaciones en los diversos temas, conocimiento de la forma de usar una sintaxis especifica, etc.
Podemos iniciar con bsquedas bsicas, o sea, bsquedas basadas en un solo concepto, lo cual implica
el uso de una palabra clave; lo que, muy probablemente nos arroje como resultado datos irrelevantes o
atingentes a nuestras necesidades, en especial si la palabra usada tiene ms de un significado. Para
afinar las bsquedas, es mejor indicar palabras claves adicionales pensando en las relaciones entre
ellas. Estas relaciones se simbolizan de maneras diferentes, pero los conceptos son universales:
Actividades & didcticas: Busca sitios que contenga ambos trminos.
Actividades + didcticas: Busca sitios que contenga ambos trminos.
Actividades didcticas: Buscar solamente sitios con palabras en el mismo orden.
Actividades didcticas: Busca sobre el primer concepto, pero que no incluya el segundo
concepto.
Actividades didcticas + recursos: Busca actividades didcticas, ms recursos e informacin
sobre educacin.
III.- Procesos bsicos para la gestin y archivo de documentos de oficina para la
gestin y archivo de documentos de oficina en soporte convencional e
informtico.
3.1 Qu es un archivo de oficina?
La organizacin de los documentos desde el momento en que son creados o recibidos, tiene como
objeto la localizacin rpida y efectiva de la informacin buscada, as como garantizar la conservacin
de los documentos.
Comentarios Frecuentes:
En esta oficina nunca se encuentran los documentos cuando se necesitan 59

un da de estos me lo a romper papeles y se acaban los problemas
ya no nos cabe ni un papel ms
con este desorden es imposible localizar nada
Esquema Crculo Vicioso de las Oficinas.
ESQUEMA DE UN SISTEMA DE ARCHIVO
3.1.1 Qu es Archivonoma?
Segn el diccionario de la lengua espaola, la palabra archivonoma de acuerdo con su etimologa
proviene de la raz latina archivum, disciplina que estudia los archivos en todos los aspectos.
Algunas veces, el archivar queda delegado a un segundo trmino, o sencillamente, los documentos se
acumulan en el escritorio durante semanas, esto ocasiona grandes problemas, ya que cuando el jefe
solicita un expediente a la secretaria o Asistente, ella no lo tiene al da y trata de localizar el o los
documentos en la carpeta donde guarda temporalmente los documentos en espera de ser archivados,
por lo que el objetivo secretarial no se cumplir.
3.1.2 La administracin de los documentos

60
3.1.3 Conceptos, equipo y mobiliario
El documento es el principal elemento para el archivo, ya que contiene la informacin

que se requerir posteriormente. Puede originarse en la misma organizacin o llegar
a travs de correspondencia.
Los expedientes son documentos relacionados con un mismo asunto y contenidos

en un flder o carpeta membretada,
El Archivero es le mueble en donde se guardan los expedientes en forma ordenada

y segura, los hay de diversos materiales, formas y tamaos; para elegir el archivero
adecuado se debe considerar el tamao de la oficina y el volumen de documentos
que se maneja.
Los disquetes y discos compactos (CD) son discos donde se almacena informacin;
en algunos casos puede grabarse varias veces.
Las Carpetas son de cartulina o plstico, los hay de varios colores y en tamao carta
y oficio; cuando contienen documentos y las pestaas estn rotuladas, recibe el
nombre de expediente. Es importante considerar el grosor de ste al archivar los
documentos, para ello es preferible elaborar legajos y evitar que los documentos se
maltraten.
Los portacarpetas se fabrican en tamaos carta y oficio, son de cartoncillo grueso o

papel manilla, algunas se sostienen de las gavetas por dos rieles metlicos y otras
estn reforzadas con cartn resistentes; las dos son tiles en manejo de archivo.
Adems, llevan integrado el ndice.
61
Las Tarjetas Guas son de material resistente; las hay en varios
colores y tamaos; carta, oficio y algunas ms pequeas para directorios personales.
Tienen un borde superior o pestaa para indicar lo que contiene el expediente o el
sistema bajo el cual estn archivados, las guas siempre deben anteceder a los
expedientes y pueden ser alfabticas o numricas.
Las Etiquetas pueden ser de cartulina o de papel adhesivo, se rotulan a mquina para indicar lo que
contienen los porta carpetas o los archiveros, y se protegen con ndices de acrlico, segn el caso. Al
rotularse; las etiquetas toman el nombre de marbetes.
Los ndices son de acrlico transparente o de color, y se pueden colocar en varias

posiciones, a travs de los rieles o de los botones fijadores a las portacarpetas; son muy
tiles para proteger etiquetas.
La caja Archivadora es de cartn resistente con un esfuerzo metlico; y tiene una

pestaa acrlica para localizar los expedientes fcilmente; ya que puede contener de 30
a 35 cms. La caja se mantiene verticalmente y est suspendida de un riel , el cual permite
que la caja se deslice a lo largo del archivero.
La gaveta es de cartn, plstico o acrlico, similar a la gaveta de un archivero

vertical, las hay en varios tamaos, segn su utilidad: archivo muerto o directorio
personal.
El archivero vertical consta de tres o cuatro gavetas, cada una de ellas tiene un
portamarbete con etiqueta que indica cmo estn archivados los expedientes, y una
cerradura para conservalos con todas las medidas de seguridad necesarias.
Es recomendable utilizar la ltima gaveta para expediente que no se ocupen con

frecuencia.
El archivero lateral es de tamao variable, ya que se adapta a las necesidades de la

organizacin, ocupa poco espacio y puede contener portacarpetas o cajas archivadoras,
o se puede utilizar como estante, adems de tener a la vista los expedientes.
La computadora se considera un sistema para crear, revisar, corregir, imprimir y

almacenar los escritos de una organizacin.
62
3.2 Ciclo de vida de un Documento
3.3 Manejo de la Correspondencia

Correspondencia es cualquier comunicacin escrita. sta puede ser clasificada de acuerdo con su
fuente en:
Recibida
Enviada
Interna.
Correspondencia recibida; como su nombre lo indica es la recibida de organizaciones externas, como

cartas, oficios, telegramas, solicitudes e informes.
Correspondencia enviada; es aquella que se remite a individuos o a organizaciones externas; se

acostumbra retener para los archivos por lo menos una fotocopia del original.
Correspondencia interna; incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma

organizacin, como: memoranda, informes, circulares, avisos
3.3.1 Trayecto de una Carta
3.4 Clasificacin de los sistemas de archivos
63
SISTEMA ALFABTICO
Conocer adecuadamente el alfabeto.
Considerar que para el archivo no existen letras dobles (ch, ll, rr), stas siempre se tomarn
como consonantes sencillas seguidas de otra.
Conocer y aplicar las reglas de clasificacin.
Reglas de clasificacin
1. El nombre completo de una persona consta de nombre (s) y apellidos paterno y materno. Al archivar
un documento relacionado con una persona, se toma en cuenta lo siguiente:
Primero se anota el apellido paterno, luego el materno y por ltimo el nombre (s), antecedido de una
coma.
Ejemplo:
Leticia Zamorano Mora Zamorano Mora, Leticia
Luis lvarez Corts lvarez Cortes, Luis
Si existen dos o ms personas con el mismo apellido paterno, se archivan en la letra que corresponden
al paterno, pero se alfabetiza por el materno.
Ejemplo:
Jos Luis Carmona Gonzlez Carmona Gonzlez, Jos Luis
Jorge Carmona Valds Carmona Valds, Jorge
Cuando dos personas tienen los mismos apellidos (paterno y maternos), se archiva en la letra que
corresponden al apellido paterno, pero se alfabetiza de acuerdo con el nombre.
Ejemplo:
Victoria Rosas Torres Rosas Torres, Josefina.
Josefina Rosas Torres Rosas Torres, Victoria
Los nombres de empresas o instituciones que no contengan apellidos dentro de su nominacin, se

archivan como aparecen escritos; si tienen una preposicin, no se toma en cuenta la alfabetizar y
conservar su lugar, pero si tienen un artculo al principio, ste se deber escribir despus del nombre y
entre parntesis.
Ejemplo:
Compaa Chilena S.A. Buzn S.A. (El)
Institucin Bancaria S.A. Compaa Chilena S.A
El Buzn S.A. Institucin Bancaria.
Los nombre de las empresas que contengan apellidos dentro de su denominacin, se alfabetizan a
partir del apellido, luego la o las palabras que le sigan a ste y por ultimo o que antecede al apellido.
Ejemplo:
Compaa Hermanos Solrzano S.A. Solrzano S.A., Compaa Hermanos
Empresas Velsquez y Hermanos S.A. Velsquez y hermanos S.A., Empresa
64
SISTEMA GEOGRFICO
Reglas de archivar.
Si al archivar los documentos, la divisin geogrfica se realiza a partir del pas y con auxilio de la
sucesin alfanumrica, la disposicin de las guas es:
a. Gua Alfabtica
b. Gua del pas con mayscula compacta
c. Subgua del estado con Mayscula compacta
d. Expediente. El cul incluye el nombre de la ciudad, la abreviatura del estado, antecedida de
una coma, y la denominacin de la persona u organizacin.
Si los documentos se archivan con la importancia de una empresa en una zona geogrfica, ya sea por
ventas, poblacin, u otras causas, la disposicin de las guias es la siguiente:
a. Gua principal para el estado con mayscula compacta

b. Expediente. Con el nombre del estado y el nombre de la persona u organizacin.
Ejemplo:
La empresa Ocheleri S.A. tiene distribuidas las zonas geogrficas de acurdo con las ventas de cada
sucursal.
Zona Norte, primer lugar en ventas Sonora y Nuevo Len.

Zona Centro, segundo lugar en ventas Distrito Federal y Morelos.
Zona Sur, tercer lugar en ventas Tabasco.
Estado Ciudad Cliente

Sonora Hermosillo Ocheleri S.A. sucursal Sonora
Nuevo Len Monterrey Ocheleri S.A. sucursal Nueva Len
Tabasco Villahermosa Ocheleri S.A. sucursal Tabasco
SISTEMA CRONOLGICO
La compaa Seguros Latina S.A., archiva las plizas de sus clientes de acuerdo con el sistema
cronolgico, ya que toma en cuenta la fecha de vencimiento para:
CLIENTE FECHA DE VENCIMIENTO DE LA POLIZA

Industrias Lsser S.A 03 de Enero de 2015
Compaa Coprensa S.A. 15 de Junio de 2015
Lipigas S.A. 30 de Agosto de 2015
SISTEMA POR ASUNTOS O TEMTICOS

Para archivar los documentos en forma lgica, se debe considerar la secuencia alfabtica o la sucesin 65
numrica. Por lo tanto, hay dos mtodos para archivar.
a. Alfabtico temtico; no representa dificultad para archivar y se emplean las respectuvas guas
alfabticas.
b. Numrico temtico; este mtodo es prctico porque se auxilia de guas numricas consecutivas.
Algunas veces, un expediente se solicita por el asunto y no por su nmero, por lo tanto es
necesario elaborar las respectivas cdulas de catalogacin numrica.
Ejemplo
La compaa Luva S.A., utiliza el sistema temtico para archivar sus expedientes de acurdo con el
departamento al que van dirigidos.
Departamento de ventas: trmites, clientes, reclamaciones y almacn.
Departamento de crdito y cobranza: proveedores y reclamaciones.
Recursos Humanos: nombramientos, capacitaciones, solicitudes y altas.
Departamento de compras: proveedores y reclamaciones.
SISTEMA NUMRICO
La denominacin de este sistema es porque se destina, en orden progresivo, un nmero para cada
expediente. Este nmero puede ser asignado por la secretaria o asistente o estar marcado en el
documento, como el nmero de folio de una factura pedido, cotizacin, pliza, etc. Al archivar, se utilizan
guas para separar los expedientes.
RECOMENDACIN
Para controlar adecuadamente el archivo, es necesario conocer diversas formas para archivar, mismas
que ayudarn a elegir bajo qu designacin se archivarn los documentos, controlar la entrada y salida
de expedientes y determinar cundo un documento ha llegado a sus trmino legal.
3.5 Destruccin de Documentos

La secretaria o asistente debe reconocer cundo concluye la importancia de un documento y transferirlo
al archivo muerto o inactivo, para este tipo de archivo, se usan gavetas de cartn. Generalmente, estas
cajas se colocan en estantes, cada caja debe contener sus respectivas guas y, por fuera, las etiquetas
que indican lo que contiene, por si es necesaria su localizacin posterior. La transferencia es importante
ya que proporciona espacio para expedientes nuevos.
3.6 Consejos Prcticos para el Archivo

Los consejos ms prcticos para el archivo son:
No deje para otro da lo que debe archivar, sino que procure hacerlo diariamente a una hora
determinada.
Use carpetas de colores detrs de las guas.
Archive siempre detrs de las guas.
Rotule las carpetas para indicar el asunto que contiene; si est escrito a mquina, protjalo con
cinta o mica.
No utilice nunca sujetadores. (Clip)
Evite la acumulacin de expedientes en una gaveta, pues los documentos se maltratan.
Archive en la ltima gaveta los expedientes confidenciales; de preferencia colquelos en una
gaveta cerrada con llave.
No abra ms de una gaveta al mismo tiempo y evite accidentes.
IV.- Coordinacin de actividades de oficina

66
Una oficina organizada es seal de una mente organizada...
4.1 Cul es la relacin? Es posible que estas dos situaciones se relacionen la una con
la otra? Por qu?
Muchos de nosotros tenemos algn tipo de espacio que utilizamos como oficina, ya sea cuando trabajas
en casa, un espacio en el trabajo. Contar con un lugar as nos puede servir para muchos propsitos,
como organizar los pagos de cuentas, programar actividades, organizar las agendas de trabajo,
organizar los documentos, atender el correo electrnico y ms.
4.2 Qu puedes hacer para organizar tu oficina?
Cunto tiempo habrs perdido buscando cosas que

no sabes dnde las pusiste. El estado en el que
tengas tu oficina, refleja lo organizado o
desorganizado que ests. Alguna vez te ha tocado
entrar a la oficina de alguien y quedarte
impresionado por el desorden y la cantidad de
cosas que haba en ese espacio? Uno se pregunta
cmo es que una persona puede funcionar bien
dentro del desorden. Seguramente que perder
muchos papeles, importantes o no, pero que le
implicarn problemas y prdidas de tiempo.
Confiaras en alguien as para encargarle algn
trabajo o servicio y que lo cumpliera a tiempo? Seguramente que no. Lo que tenemos alrededor, refleja
cmo tenemos la informacin en nuestra mente.
Cmo puedes tener tu mente clara para tomar decisiones si tienes t alrededor revuelto y
sobrecargado? Para que la mente est despejada, es necesario que nuestra oficina, tambin est
despejada, en orden y cuidando de tener alrededor nicamente las cosas que necesitas para funcionar
en tu mximo rendimiento cada da.
Algunas recomendaciones para que puedas organizar tu espacio de trabajo:
1. Libera el rea de todo lo que no le corresponda.

Revisa todo el lugar y ve deshacindote de lo que no te sirva o no utilices, dejando solamente lo que
tenga que ver con tu trabajo. Utiliza una caja para ir colocando todo lo que vas a quitar para disponer
de ello una vez que hayas terminado.
2. Libera y ordena tu escritorio

Debe de quedar la mayor parte del espacio de tu escritorio libre para trabajar. Coloca los documentos
en su lugar y solamente deja en el escritorio los proyectos en los que ests trabajando y tu lista de
pendientes, el resto deber estar guardado.
3. Ordena todo de manera que te quede ms a la mano

Las cosas que utilizas ms a menudo y en los lugares ms alejados lo que menos uses. Ahorrars
tiempo y te sentirs ms a gusto.
4. Revisa los documentos que tengas pendientes de atender.

Decide inmediatamente lo que se vaya a delegar, lo que haya que archivar, lo que se tira o a lo que hay 67
que darle seguimiento. Utiliza las etiquetas para marcar los documentos y haz pilas con la misma
categora.
5. Organiza tu archivero.
Si ya tienes un sistema de archivado, revisa que los ttulos de los archivos vayan de acuerdo a su
contenido para facilitar la bsqueda o al archivarlos. Procura que los ttulos estn claros, de ser posible
con etiqueta para que sea ms fcil su visualizacin. Revisa el orden y siempre que guardes uno,
colcalo en el mismo lugar, eso te facilitar la bsqueda una prxima vez, colcalos siempre en la
misma posicin. Saca todo lo que no sirve de cada flder, es un trabajo que puedes ir haciendo un rato
cada da hasta completarlo, y te servir para estar seguro de que todo lo que guardas es necesario y
que sea el mnimo, habiendo desechado lo que ya no sirva.
6. Guarda aparte lo menos necesario.

De los documentos tenemos muchas cosas archivadas que no se estn utilizando ms que de vez en
cuando y en algunas cosas los guardamos solo por si se necesitaran en un futuro, as que puedes
liberar mucho espacio en tu archivero, si sacas esos documentos y los guardas en sobres tamao carta,
rotulados claramente para saber cul es su contenido. Colocndolos en cajas que puedas guardar
aparte sin que te estorben. Sabrs que los tienes en orden y al alcance en caso necesario.
7. Organiza tu papelera.
En la oficina, necesitamos tener repuestos de las cosas que ms utilizamos, as que revisa y organiza
los clips, lpices, repuestos, papel de imprimir, CDs para grabar, tijeras, repuestos de cartuchos para
la impresora, etiquetas adheribles, y todo lo que generalmente necesitas para trabajar. Ordena los
cajones con todo a la mano y haz una lista de lo que necesites comprar. Cada vez que te quede poco
de algo, antalo en tu lista de compras pendientes para que nunca te falte nada.
8. Compra los utensilios que necesites.

Todo lo que te pueda ayudar a mantener tu escritorio y la oficina en orden. Existen muchas cosas ahora
que nos facilitan esta tarea. Visita una tienda de artculos de oficina y papelera para ver cules te
pueden servir con este propsito.
9. Organiza tambin tu computadora.

Tambin en el equipo debemos de llevar un orden para archivar los documentos y poder tener fcil
acceso a ellos sin tener que ocupar mucho tiempo en bsquedas.
10. Organiza tu buzn de correos electrnicos.

Tambin es importante hacer una limpieza de los correos que hayas recibido y organizar con carpetas
los que deseas conservar. Decide en qu momento del da revisars tus mensajes y hazlo todos los
das para darle continuidad y no perderte de informacin o invitaciones por falta de revisin.
Con estas acciones irs logrando tener tu espacio ms liberado y en orden, y eso provocar que tu
mente tambin se vaya liberando. El trabajo de organizacin es integral, no solo por fuera, sino tambin
por dentro. Vers que cuando hayas completado estas tareas, te sentirs ms relajado y mucho ms a
gusto en tu lugar de trabajo.
4.3 Organizar tus archivos en la computadora
Sin darnos cuenta, despus de un tiempo comenzamos a tener problemas de espacio. Hay muchas
cosas que no es necesario tener guardadas en el equipo. Con la facilidad que tenemos ahora de grabar
lo que queramos en un en un CD, es mucho ms recomendable guardar la informacin que menos
utilizamos, fuera del equipo. 68
Puedes hacer un CD con las fotos de la familia y cada vez que tengas alguna foto nueva, la agregas al
CD borrando inmediatamente el archivo de la imagen en tu equipo. Y lo mismo puedes hacer con la
mayora de tu informacin, para que el da que exista un problema, no sufras por la prdida de tus
archivos.
Crea carpetas con las diferentes categoras como fotos, proyectos, archivos de instalacin, etc. Y dentro
de esas carpetas crea subcarpetas para organizar el contenido del archivo. Si son fotos, crea
subcarpetas para viajes, reuniones, fiestas, familia, etc y dentro de esas subcarpetas puedes todava
crear ms carpetas como en viajes para diferentes fechas o lugares.
Cuando ests trabajando en algo y observes que el archivo ya no te sirve, no lo dejes guardado en mis
documentos, elimnalo de una vez, porque si lo dejas para otra ocasin, cuando vuelvas a l lo ms
seguro es que no recuerdes si es un archivo vlido y temers borrarlo.
Un consejo que puedo darte, es que siempre que bajes un programa de internet, antes de instalarlo,
copies el archivo en un CD y despus lo instales borrando el archivo de instalacin. As, el da que
requieras reformatear tu computadora, podrs instalar nuevamente tu programa.
Mantn lo ms limpio posible de archivos que no necesites o que no utilices continuamente. Limpia de
archivos tu papelera cada dos das o cada semana segn tu trabajo. Y limpia tambin de los archivos
que visitaste en internet y que se quedan en tu disco duro. Por si no lo sabes, puedes hacer clic derecho
sobre el icono de internet explorer en tu escritorio y seleccionar "propiedades" y en la nueva ventana
haz clic sobre "eliminar archivos". No tengas miedo, esto solamente eliminar los archivos de los lugares
de internet que hayas visitado.
Tambin realiza respaldos de toda la informacin que s debes de dejar en el disco duro. El cada cuando
depender del tipo de trabajo que hagas y de la cantidad de veces que trabajes en ello a la semana.
Recuerda tambin que tu equipo, lo mismo que un automvil, requiere de servicios de mantenimiento.
Hay que desfragmentar y escanear en busca de errores, cada 15 das o cada mes, dependiendo de lo
que utilices tu computador.
4.4 Organizacin de la Agenda de Trabajo
La agenda es confidencial, ya que contiene la vida laboral de su titular.

En la agenda hay que colocar adecuadamente la informacin y tenemos que consultarla para recordar
la informacin y adelantarse a los hechos.
Existen varios tipos de agenda:

Agenda normal o estndar: Sencilla con todo lo imprescindible.
Agenda personal: Planificaciones diversas, las diferentes partes de la agenda estn
diferenciadas por separadores de colores.
Agenda electrnica: Son prcticas por la gran cantidad de informacin que almacenan en el
mnimo espacio.
Agenda de ordenador: Estn en el ordenador (Outlook)
Partes de una agenda

Listado telefnico y de direcciones 69
Calendarios: Ao actual, anterior y posterior
Planning: Suele ser mensual
Dietario: Apuntado normalmente por horas
Se pueden destacar:
Agenda de la secretaria: En ella se planificarn las tareas, da y hora de realizacin y entrega.
Agenda del jefe: En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.
Gestin de la agenda del jefe.

Las actividades de la agenda del jefe se deben distinguir en tres mbitos:
Familiar: No se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con l, tienen que ser casos
excepcionales.
Ocio: No se debe interrumpir, l necesita estos momentos para poder rendir mejor. En caso
necesario se debe consultar con l.
Tiempo empresarial: Es necesario conocer las costumbres del jefe. No se necesita permiso
para la gestin de este tiempo. Hay que tener en cuenta la duracin de las tareas y dejar
margen. Debemos considerar el ritmo biolgico, y no programar tareas complicadas al principio
o final de la jornada.
Planificacin diaria, mensual y anual

Antes de registrar las tareas en la agenda hay que hacer un borrador, las normas que tendremos en
cuenta para la planificacin son:
El objetivo tiene que ser concreto y asequible.
Tiene que tener un plazo temporal. No se deben planificar tareas ms all de un trimestre. El
tiempo ideal son 15 das.
Se debe conocer el propio ritmo biolgico y laboral.
Despus de concretar el borrador de las tareas hay que elaborar una planificacin siguiendo lo siguiente:
No dedicar ms de 2 horas seguidas en una misma tarea.
La tarea se entregar a la hora solicitada por el Jefe.
Las tareas ms difciles se harn en horas Hill
Los lunes y los viernes no programar tareas difciles
Los das festivos no se programan
No se puede cargar una jornada con ms de 5 tareas de mxima dificultad.
4.5 Organizacin de Eventos
4.5.1 Tipo de eventos y su organizacin
Eventos informativos
Asamblea: Grupo numeroso de personas que tienen que tomar decisiones. En asociaciones la
asamblea es la reunin de todos los miembros. El presidente desempea una funcin
importante, vela por la buena marcha y determina si las cosas se salen o no del orden del da.
Conferencia: Exposicin oral de 1 o varias personas, puede seguirse de un coloquio, el objetivo

es proporcionar informacin o transmitir conocimiento.
70
Jornadas: Conjunto de reuniones de estudio o trabajo con nmero elevado de personas, se
realizan en ms de 1 da, su principal objetivo es impartir conocimiento.
Simposio: Exposicin oral por parte de varios expertos sobre un tema. La duracin de la
intervencin es de 10 o 20 min.
4.5.2 Organizacin y planificacin
a) Ferias y exposiciones: Eventos protagonizados por empresas o asociaciones como medio

publicitario o para conseguir aumento de las ventas, pueden ser:
Permanentes: Se instalan en la propia sede.
Temporales: Con algn acontecimiento.
Organizacin y planificacin
En algunas empresas sta organizacin la asume el Dep. de relaciones pblicas. Para preparar el stand
hay que considerar:
Visitar y determinar el lugar de exposicin
Entrar en contacto con los organizadores
Contactar con reas de contratacin necesarias para preparar el stand.
Preparar lista del material necesario
Contactar con transportistas (Logstica)
Disear plan de marketing
Vigilar montaje e instalaciones tcnicas
Disear calendario de actos
b) Inauguraciones y aniversarios: Una inauguracin es la apertura de una nueva sede, conlleva una
progresin de la empresa. Un aniversario es un acto convocado por la empresa para resaltar xitos
logrados.
Elegir fecha
Eleccin de invitados
Elaborar y mandar invitaciones, para su elaboracin hay que tener en cuenta el destinatario
Contratar los medios de transporte
Elaborar un folleto informativo sobre el aniversario, se deber elaborar con antelacin suficiente
Otros detalles como el acondicionamiento de las salas, preparacin de regalos, recuerdos o
insignias o adoptar las suficientes medidas de seguridad
c) Visitas a fbricas o empresas: Sirven para fomentar los lazos de unin entre empresas.
Conocer con exactitud los departamentos o zonas que se van a visitar.
Los grupos de visita no deben superar las 10
No es recomendable ms de 1 hora
Despus de visita ofrecer un pequeo refrigerio
d) Eventos varios
Comunicacin con la prensa: la comunicacin con la prensa se puede hacer mediante Rueda
de Prensa o bien por Conferencia de prensa. 71
Rueda de prensa: modalidad de entrevista, personaje de actualidad se somete a las preguntas
de varios periodistas.
Conferencia de prensa: conjunto de periodistas reunidos con un personaje que expone un
tema y se somete a las preguntas sobre el tema.
Elegir fecha precisa
Escoger local adecuado
Elaborar, con antelacin, listado con el nombre de los medios de comunicacin y los posibles
asistentes
El da de la conferencia se tendr en cuenta:

Preparar mesa presidencial con carteles identificativos
Cuidar fondo de mesa presidencia con la prensa grfica
Ofrecer bebida apropiada para la hora y algo de picar
Comprobar micrfonos
Entregar a periodistas dossier gratuito con la temtica.
Comidas de empresa: la organizacin de una comida en el mbito de la empresa puede ser por
dos circunstancias.
Comidas de trabajo: Es un fenmeno nuevo a causa de la actividad frentica.

Otras comidas: Si se es encargado de organizar una comida hay que tener en cuenta:
Visitar in situ el lugar y elegir fecha

Envo de invitaciones
Colocacin adecuada de los comensales
4.5.3 Recursos en los eventos corporativos
Recursos tcnicos
El avance de la tcnica ha facilitado la actividad en las reuniones y eventos corporativos. Los recursos
audiovisuales ms frecuentes son:
Tener transparencias preparadas

Proyector de diapositivas: es de gran utilidad para presentar fotografas, hay que tener las
diapositivas colocadas antes de empezar el evento, es necesaria toma de corriente y una
pantalla blanca, se debe dejar el lugar a oscuras. Hay que comprobar la toma de corriente, que
funcione correctamente y la bombilla, es conveniente tener una de repuesto.
Vdeo: Muy usado ideal para reuniones con poca gente. Poca luz, esto puede dificultar la toma
de notas Asegurar conocimiento del manejo
Tener el material preparado
Pizarra: Es un mtodo de fcil uso, permite ir dando informaciones parciales al auditorio, se
debe evitar dar la espalda a los asistentes.
La preparacin de un evento corporativo requieres mucho cuidado, algunos conllevan un enorme

presupuesto, hay que hacer una estimacin real de los gastos para ver las posibilidades.
Los organizadores tendrn que tener un control exhaustivo de los gastos y los ingresos. Otros recursos
Junto con los recursos sealados pueden ser necesarios otros medios: 72
En ocasiones algunas reuniones se necesitan fotocopias, estas tienen que estar bien hechas,
que se lean bien y que no tengan borrones, estas fotocopias tienen que estar en el momento
necesario, bien antes de la reunin, bien un tiempo antes para enviarla a quien necesite
estudiarlas, es muy importante que no falten ejemplares.
Todo evento necesita un conjunto de recursos humanos, y este tiene que estar coordinado para
la preparacin del evento.
Elegir un local adecuado para cada tipo de reunin.
La documentacin en los eventos

En la organizacin de eventos la documentacin escrita es esencial, tanto en sus inicios como para su
desarrollo incluso para la conclusin del acto.
Convocatoria de evento
Un acto empresaria se puede enfocar de distintas maneras, no se convoca igual una reunin que una
conferencia, aunque s que es necesario comunicar los actos por escrito. Los documentos ms
habituales son:
El saluda: documento externo con el que se comunica alguna informacin breve. Se caracteriza por:
Transmite una informacin breve
Se redacta usando tercera persona
Documento muy formal
Se escribe en papel tamao cuartilla
No se firma
El programa: Documento que se usa para convocar a un evento de cierta duracin, tiene que contener
la siguiente informacin:
El tema que se tratar en el evento

Los ponentes que asistirn para cada tema
Identificacin de los organizadores
Lugar de celebracin
Fecha de comienzo y finalizacin
Horario de inicio de evento y de cada acto
Condiciones en que se desarrollara el evento.
Cuota que hay que pagar, en su caso
La credencial: documento escrito que se suele usar en multitud de efectos para acreditar a un sujeto
como participante de un acto. Toda credencial identifica la entidad organizadora y a la persona que
participa.
Informe de un evento: documento que recoge las conclusiones a las que llega una persona o un grupo,
sus caractersticas son:
Documento formal
Lenguaje tcnico
Se completa con documentacin adjunta
Los datos no tienen que ser errneos, puede ser un gran problema para la empresa. Tiene que tener
las siguientes partes: 73
Ttulo
Introduccin sobre el tema tratado
Antecedentes sobre hechos tratados
Datos tcnicos sobre el objeto de estudio
Las conclusiones
Dictamen o decisin, siempre que fuera preciso
La imagen de la empresa
La apariencia y la imagen es muy importante y tiene que estar cuidada. Una buena imagen constar al
menos de los siguientes elementos:
Una higiene corporal extremadamente cuidada. No se puede pecar por exceso o por defecto.
Una vestimenta adecuada a nuestra silueta, pero tambin el lugar de trabajo y la circunstancia.
Un comportamiento adecuado, amable y correcto pero sin resultar artificial o fingido.
4.5.4 Organizacin De Viajes
Las empresas tienen diferentes motivos por los que pueden viajar sus directivos, en lo que se denomina
viaje de empresa, pueden ser varios:
Cerrar contratos que aseguren y parcelen segmentos de mercado
Publicidad y promocin de los productos y la imagen de la empresa, con conferencias, stands,
etc.
Otros objetivos beneficiosos para la empresa.
Los viajes que realiza el empresario no son de ocio o de placer, han de llevar una agenda completa
bien organizada las reuniones y no dejar a la improvisacin posibles problemas contractuales que
puedan surgir. Aqu es donde se notan la eficiencia y la eficacia de la secretaria o asistente que planifica
los viajes, organiza la estancia y distribuye en la agenda las tareas que realizar el directivo en el lugar
elegido.
Cuando el director tiene que hacer una visita a otra empresa tenemos que tener en cuenta:
Como acudir, medios de transporte
Como es la ciudad
Duracin de la estancia, alojamiento, lugares de ocio
Conocimiento del idioma
Todo esto lo podemos solucionar gracias a una agencia de viajes. Concepto de Agencia de Viajes
Empresas constituidas en forma de sociedad mercantil, Annima o limitada que en posesin del
ttulolicencia correspondiente, se dedican profesional y comercialmente en exclusividad al ejercicio de
actividades de mediacin y/o organizacin de servicios tursticos.
Los servicios que ofrecen las agencias de viajes bsicamente son:

Venta de billetes
Reserva de plazas para cualquier medio de transporte
Reserva de alojamiento
Organizacin de servicios tursticos integrados
Informacin turstica y difusin de material de propaganda.
Cambio de divisas y venta y cambio de cheques de viaje. 74
Expedicin y transferencia de equipajes.
Formalizacin de plizas de seguros tursticos, de prdidas o deterioro de equipajes y otras que
cubran los riesgos derivados de los viajes.
Alquiler de vehculos con o sin conductor
Reserva, adquisicin y venta de billetes o entradas para todo tipo de espectculos, museos,
entre otros
Alquiler de tiles y equipos destinados a la prctica de turismo deportivo
Fletar aviones, barcos, buses, trenes y otros medios de transporte para la realizacin de
servicios tursticos propios de su actividad.
Prestacin de cualquier otro servicio turstico que complemente los enumerados. Productos de
las agencias de viajes: "Paquete turstico" y "Viajes combinados"
V.- Tcnicas de atencin al cliente y presentacin

personal
5.1 Atencin al cliente
En la actualidad las empresas demuestran ms inters en la administracin
de cmo debemos dirigir, administrar los recursos econmicos, humanos y
materiales; dejando inadvertido el servicio al cliente y cada da se
preocupan ms en crecer sin dar importancia a cmo la competencia est
creciendo y est incrementando sus carteras de clientes .
5.1.1 Servicio al Cliente

a) Qu servicios se ofrecern: Para determinar cules son los que el cliente demanda se deben
realizar encuestas peridicas.
b) Qu nivel de servicio se debe ofrecer: Se tiene que detectar la cantidad y calidad que ellos
desean, para hacerlo se puede recurrir a elementos como el buzn de sugerencias, sistemas
de quejas y reclamos entre otros.
c) Cul es la mejor forma de ofrecer los servicios: Se debe decidir el precio y el suministro del
servicio.
d) Concepto: Es el conjunto de actividades interrelacionadas que ofrece un suministrador con el

fin de que el cliente obtenga el producto y el lugar adecuado y se asegure un uso correcto del
mismo. El servicio al cliente es una potente herramienta de marketing por lo siguiente:
Elementos del Servicio Al Cliente
Contacto cara a cara.
Relacin con el cliente.
Correspondencia.
Reclamos y cumplidos.
Instalaciones.
Importancia del Servicio Al Cliente

a) Un buen servicio al cliente puede llegar a ser un
elemento promocional para las ventas tan poderoso como los
descuentos, la publicidad o la venta personal.
b) Atraer un nuevo cliente es aproximadamente seis 75
veces ms caro que mantener u no.
c) Contingencias del servicio: Todas las personas que entran en contacto con el cliente proyectan
actitudes que afectan a ste ,la secretaria al recibir las llamadas telefnicas, la recepcionista en
la puerta, y el personal en general que finalmente, atiende. Consciente o inconsciente, el cliente
siempre est evaluando la forma cmo la empresa hace negocios, cmo trata a los otros
clientes y cmo esperara que le trataran a l.
Acciones
a) Las actitudes se reflejan en acciones.
b) La cortesa general con el que el personal maneja las preguntas, los problemas, cmo ofrece o
ampla informacin, provee servicio y la forma cmo la empresa trata a los otros clientes.
c) Los conocimientos del personal de ventas, es decir: conocimientos del producto en relacin a
la competencia, y el enfoque de ventas.
Polticas de servicio
Son escritas por personas que nunca ve al cliente. Las empresas dan ms nfasis al administrador y el
control que al resultado percibido por el cliente. Esto da lugar a que las reas internas tengan autoridad
total para crear polticas, normas y procedimientos que no siempre tiene en cuenta las verdaderas
necesidades del cliente o el impacto que dichas polticas generan en la manera como l percibe e l
servicio. El cliente i interno es un cliente cautivo: Mientras el cliente externo trae satisfacciones y
beneficios, el interno trae problemas y dificultades al trabajo. Esto genera un conflicto permanente cuyas
consecuencias siempre terminan perjudicando al cliente externo.
Concepto De Cliente
Cada rea ve al cliente desde su perspectiva sin una visin integral:
Vendedor : Cliente es un ladrn que tiene dinero y debe devolvrmelo.
Almacn : Cliente es aqul que viene a desorganizar mis inventarios.
Departamento Legal : Cliente es aquel que puede demandarnos si nos descuidamos.
Produccin : Cliente qu es eso?
Atencin al cliente : Cliente es esa persona que slo viene a quejarse.
Gerente : Cliente es esa persona que constantemente me interrumpe y me quita
tiempo de las cosas importantes.
Propietario : Cliente es una persona caprichosa que tengo que aguantarle para
que me ingrese dinero.
Estrategia Del Servicio Al Cliente

El liderazgo de la alta gerencia es la base de la cadena.
La calidad interna impulsa la satisfaccin de los empleados.
La satisfaccin de los empleados impulsa su lealtad.
La lealtad de los empleados impulsa la productividad.
La productividad de los empleados impulsa el valor del servicio.
El valor del servicio impulsa la satisfaccin del cliente.
La satisfaccin del cliente impulsa la lealtad del cliente.
La lealtad del cliente impulsa las utilidades y la consecucin de nuevos pblicos.
Los 10 Mandamientos De La Atencin Al Cliente

1. El cliente por encima de todo
2. No hay nada imposibles cuando se quiere
3. Cumple todo lo que prometas.
4. Solo hay una forma de satisfacer al cliente, darle ms de lo que
espera.
5. Para el cliente t marcas la diferencia.
6. Fallar en un punto significa fallar en todo. 76
7. Un empleado insatisfecho genera clientes insatisfechos.
8. El juicio sobre la calidad de servicio lo hace el cliente.
9. Por muy bueno que sea un servicio siempre se puede mejorar.
10. Cuando se trata de satisfacer al cliente, todos somos un equipo.
El Control De Los Procesos de Atencin Al Cliente

Cualquier empresa debe mantener un estricto control sobre los procesos internos de atencin al cliente.
Est comprobado que ms del 20% de las personas que dejan de comprar un producto o servicio,
renuncian a su decisin de compra debido a fallas de informacin y de atencin cuando se
interrelacionan con las personas encargadas de atender y motivar al comprador.
Elementos para el control de los procesos de atencin al cliente:

1. Determinacin de las necesidades del cliente
2. Tiempo de servicio
3. Encuestas
4. Evaluacin de servicio de calidad
5. Anlisis de recompensas y motivacin
Las Necesidades Del Consumidor La primera herramienta para mejorar y analizar la atencin de los
clientes es simplemente preguntarse como empresa lo siguiente:
o Quines son mis clientes?

o Qu buscarn las personas que voy a tratar?
o Qu servicios brinda en este momento mi rea de atencin al cliente?
o Qu servicios fallan al momento de atender a los clientes?
o Cmo contribuye el rea de atencin al cliente en la fidelizacin de la marca y el producto y
cul es el impacto de la gestin de atencin al cliente?
o Cmo puedo mejorar?
Anlisis De Los Ciclos de Servicio Consiste en determinar dos elementos fundamentales:
o Las preferencias temporales de la necesidad de atencin de los clientes. Un ejemplo claro es

el turismo, en donde dependiendo de la temporada se hace ms necesario invertir mayores
recursos humanos y fsicos para atender a las personas.
o Determinar las carencias del cliente, bajo parmetros de ciclos de atencin Un ejemplo es
cuando se renuevan suscripciones a revistas, en donde se puede mantener un control sobre el
cliente y sus preferencias.
Encuestas de Servicio Con Los Clientes

Este punto es fundamental para un correcto control de atencin debe partir de informacin ms
especializada, en lo posible personal y en donde el consumidor pueda expresar claramente sus
preferencias, dudas o quejas de manera directa.
Evaluacin De Los Comportamientos de Atencin

Tiene que ver con la parte de atencin personal del
cliente. Existen algunas reglas importantes:
1. Mostrar atencin
2. Tener una presentacin adecuada
3. Atencin personal y amable.
4. Tener a mano la informacin 77
5. Expresin corporal y oral adecuada.
Motivacin y Recompensas
La motivacin del trabajador es un factor fundamental en la atencin al cliente. El nimo, la disposicin
de atencin y las competencias, nacen de dos factores fundamentales.
o Valoracin del trabajo: Hay que saber valorar el trabajo personalizado.
o Motivacin: Se deben mantener motivadas a las personas que ejercen la atencin del
trabajador. Instrumentos: Incentivos en la empresa, condiciones laborales mejores, talleres de
motivacin integracin dinmicas de participacin.
Solo dos actitudes:

o Actitud positiva: excelente comportamiento ante el cliente.
o Actitud Negativa: mal comportamiento ante el cliente.
Habilidades de Comunicacin
Existen ciertas habilidades que debe desarrollar todo el personal de una organizacin, no slo los
empleados del frente, en orden de cumplir las expectativas del cliente, esas destrezas se refieren a la
comunicacin y son:
o Diagnosticar
o Escuchar
o Preguntar
o Sentir
o Diagnosticar
Los 10 Componentes Bsicos Del Buen Servicio

o Seguridad.
o Credibilidad.
o Comunicacin.
o Comprensin del cliente.
o Accesibilidad.
o Cortesa, tensin, simpata, respeto y amabilidad del
personal, como dicen por ah, la educacin.
o Profesionalismo.
o Capacidad de respuesta
o Fiabilidad. 78
o Elementos tangibles.
Caractersticas Del Servicio

o Intangibilidad.
o Variabilidad.
o Inseparabilidad.
o Imperturbabilidad.
Elementos De La Comunicacin
Receptor (cliente) Emisor (vendedor) Entorno
o Enfoque de conquista.
o Enfoque de Regateo.
o Enfoque del jugador de un papel.
o El Entorno.
o El contexto competitivo.
o La imagen.
o Las Instalaciones.
o La apariencia fsica de las instalaciones.
o La atmsfera profesional en la que destacan aspectos como la atencin y el trato.
o Los Empleados
o La apariencia.
o La actitud.
o Los valores.
Como Debe Ser La Presentacin Personal

Saludar al cliente.
Tener una sonrisa amistosa. Apariencia agradable.
En la medida de lo posible, dar su nombre.
Utilizar preguntas abiertas para conocer las necesidades del cliente.
El lenguaje corporal debe denotar respeto. Cuando trata de tu o de usted al cliente
Utilizar el plural y no el singular cuando te refieras a tu tienda.
Objeciones: Son observaciones que hace el cliente al momento de ofrecerle el producto. Puede ser
sincera (cuando el cliente tiene realmente duda) o de pretexto (cuando el cliente se defiende para evadir
la accin de compra).
Normas Para Contestar Las Objeciones

Aceptarlas no rechazarlas.
No interrumpirlas, escucharlas.
No evadirlas, afrontarlas, no usar la poltica del avestruz.
No discutir, informar y persuadir.
Usar las tcnicas del sacacorchos, es decir, cuando el cliente no puede expresase claramente
ayudndolo con preguntas adecuadas.
Usar poco de buen humor.
No sueltes la lengua, a veces puedes querer contestarle al cliente como se merece, no lo hagas
que no tendrs prestigio.
NO SE VE...PERO SE SIENTE EL BUEN SERVICIO

El buen servicio. Factor importante para la consolidacin de una organizacin y el bienestar de la
sociedad. Es cierto que la mayora de veces que pensamos en un producto, asociamos esto con un
bien tangible. Pero es importante tambin establecer que en las empresas de servicios el producto es 79
el servicio que se presta. Adems, recordemos que con el servicio existe una interrelacin directa entre
una empresa y su parte ms importante: el cliente. Algunos supuestos No sobra recordar que un servicio
es cualquier acto que una persona ofrece a otra, intangible y que la produccin del mismo podr estar
enlazada a la de un bien fsico. As mismo, los servicios tienen algunas caractersticas:
o Intangibilidad: Es decir, no se puede apreciar o palpar. Es cuando entramos a un restaurante

y no sabemos cmo nos van a atender o cuando vamos al mdico y no predecimos qu
resultados se van a dar. Es necesario por lo tanto, evidenciar la calidad del servicio que se va
a prestar.
o Inseparabilidad: Tanto el cliente como el proveedor hacen parte de la prestacin del servicio
y que la actitud o disposicin de cada uno afectar la forma en que se desarrolle la interaccin.
o Variabilidad: Derivada de quin, cundo y dnde se proporciona el servicio. No es lo mismo
ser operado por el mejor oculista del pas en la mejor clnica de la ciudad que por uno recin
graduado y en un centro hospitalario que se encuentra en crisis financiera.
o Imperdurabilidad: Como es lgico un servicio no se puede almacenar, su prestacin es
inmediata.
SU MEJOR REGALO: una queja de su cliente Sabemos qu es una queja? Qu se pretende al

formular esta interrogante? Vamos por partes y busquemos diversas explicaciones.
Una queja, en forma simple, indica que el receptor del bien

o servicio no encuentra que sus expectativas sobre el mismo
estn satisfechas con la calidad esperada. Este cliente,
insatisfecho, nos hace un inmenso favor al sealar su
inconformidad y nos permite verificar nuestros
procedimientos para mejorar o rectificar nuestra entrega.
Cuando nuestra organizacin entra en contacto con el
cliente, le escucha con atencin y soluciona en forma
positiva los problemas que plantea, tendr un cliente leal.
Atencin: a los funcionarios no le gustan las quejas
Cunto vale la lealtad de un cliente?. Cuando un cliente se

siente bien atendido y experimenta pequeas o grandes molestias con nuestros productos o servicios,
no vacilar en hacrnoslo saber. Una advertencia: no intente refutar a su cliente con razones poco
claras. Su cliente se queja en forma legtima y debe ser atendido. Preprese para que su organizacin
sea receptiva a las quejas Los tericos de Aseguramiento de Calidad siempre estn hablando de
Mejoramiento Continuo. Esta tcnica es importante y contribuye mucho a la idea que se est trabajando:
Disponer de una Unidad de Quejas y sugerencias.
o El primer paso ser contar con la aprobacin de la alta direccin de la empresa.

o El segundo paso ser la elaboracin de un Procedimiento para la atencin de quejas.
o El tercer paso es entrenar a todo el personal de la empresa en la atencin de quejas.
o El cuarto paso ser comunicar a los clientes y proveedores sobre esta nueva direccin de la
empresa.
o El quinto paso es continuar con esta nueva forma de atender a los clientes.
ACTITUDES Y TIPOS DE SERVICIO

Cuando una persona llega a una institucin o cualquier establecimiento comercial, sea fsico o virtual,
est esperando el mejor de los servicios, espera que: se le trate como un rey, sea que se decida a
comprar o realizar la operacin en la institucin a no. Hay dos actitudes bsicas del servicio al cliente: 80
o La actitud positiva (excelente comportamiento ante el cliente) y
o La actitud negativa (mal comportamiento ante el cliente).
Una actitud negativa de un empleado puede hacer que todo este andamiaje se venga al piso. Cuando
esto sucede, por lo general, el cliente no identifica a la persona individualmente como la causante de
su mala experiencia, identifica a la institucin completa, por ejemplo, si en un banco tuvo una mala
experiencia con un asesor comercial piensa que los empleados de este banco son psimos.
Basndonos en las variables trato al cliente y competencia tcnica, podemos diferenciar cuatro tipos de
servicio en las empresas:
el ineficaz y agradable,
el eficaz y agradable,
el ineficaz y desagradable y
el eficaz y desagradable.
o En el primer cuadrante se encuentra el servicio del tipo Ineficaz y Desagradable, en el cual se

combinan la baja competencia tcnica y el mal trato al cliente. La frase de cabecera de estas
empresas es: SOMOS INCOMPETENTES Y NO NOS IMPORTA SER ANTIPTICOS.
o En el segundo cuadrante encontramos el servicio Ineficaz y Agradable, en el que las empresas
con bajas competencias tcnicas tratan como un rey al cliente y con ello esperan tapar el hueco
de su incompetencia tcnica. Su frase de cabecera es: LO HACEMOS MAL PERO, SOMOS
ENCANTADORES.
o En el tercer cuadrante, Eficaz y Desagradable son altamente eficaces, saben realizar sus
procesos, son eficientes pero por llegar a alcanzar altos estndares de calidad tcnica, no se
enfocan en el cliente y por ello no son lderes. Se pueden identificar con la frase: SOMOS MUY
EFICIENTES PERO, MUY ANTIPTICOS.
o En el cuadrante cuatro, Eficaz y Agradable, se encuentran las firmas que han encontrado el
equilibrio perfecto entre sus competencias tcnicas y su estrategia de servicio al cliente, si
mezclamos la pulcritud y buen trato del segundo cuadrante con los sabores, consistencia y
variedad de productos del tercero. Los podemos identificar con la frase; HACEMOS NUESTRO
TRABAJO CON LA MXIMA CALIDAD. Para llegar a posicionarse en el cuarto cuadrante una
organizacin debe involucrar a todos sus elementos en el proceso de calidad del servicio, no
slo me refiero a las personas sino a todos los agentes, maquinara, sistemas, proveedores,
etc.
La calidad del servicio es una cadena en la que cada persona, departamento y elemento es un eslabn
y si alguno de los eslabones cede o se rompe, la supervivencia de la empresa se pone en peligro.
Medir La Satisfaccin Del Cliente

Satisfaccin se define conceptualmente como el cumplimiento o realizacin de una necesidad, deseo o
gusto. Satisfaccin tiene como sinnimos alegra, placer, gusto, complacencia, gozo, deleite, agrado,
bienestar o contento, entre muchas otras. Y como antnimos desagrado, disgusto, descontento o
tristeza y desde luego, insatisfaccin. Vale la pena preguntarse cundo fue la ltima vez que usted o
alguien conocido declar estar, haber quedado o sentirse satisfecho despus de ver una pelcula, ir a
la peluquera, realizar un viaje en avin o despus de una visita a las oficinas de atencin al cliente de
su proveedor de telefona celular, conexin a internet, televisin por cable, etc.
Conocer La Satisfaccin Del Cliente

Para conocer la satisfaccin del cliente la empresa debe realizar una serie de acciones: 81
o Voz del Cliente.
o Factores de Calidad.
o Medicin de la satisfaccin del cliente.
o Auditorias del servicio.
o Sistemas de quejas y sugerencias.
Con estas actuaciones, las empresas o instituciones podrn:
o Identificar las necesidades y expectativas de sus clientes.
o Conocer qu factores de calidad son ms relevantes para satisfacer a sus clientes.
o Poseer una estimacin de lo que esperan sus clientes.
o Medir cul es el grado de satisfaccin de sus clientes con los productos y/o servicios que
ofrecen, obteniendo una retroalimentacin bsica para establecer planes de mejora
relacionados con el cliente externo.
o Alinear su estrategia, polticas, procesos as como las habilidades y actuaciones de su personal
con la satisfaccin del cliente.
5.2 Presentacin Personal
Habilidades para Vestirse y Presentarse para Tener xito en su Carrera

La manera en que t luces y la forma en que actas determina lo que la gente piensa de ti. Si usted
sonre la gente piensa que usted es agradable, si usted usa ropa arrugada la gente piensa que a usted
no le importa cmo vestirse. La forma en que usted se siente interiormente debe mostrarse por fuera.
Algunos sabemos esto, otros no. Si queremos que el mundo exterior nos responda en forma positiva,
tenemos que lucir y actuar positivamente.
Hay ciertas habilidades y acciones que puede utilizar para tener xito y conseguir lo que desea
especialmente conseguir un trabajo.
Sentirse Bien con Usted Mismo
Tu ropa habla de Ti! No con palabras, por supuesto, pero

en muchas formas silenciosas, generalmente en formas
inesperadas. Lo que usted viste expresa cmo se siente
usted mismo. Lo que su ropa dice est dentro de su
control. Para vestir ropa de la mejor manera, primero
necesita saber todo sobre usted.
Verse muy bien siempre requiere una cuidadosa atencin

a su arreglo personal y la ropa que va a vestir. La primera 82
de todas las reglas es que vas a ser el centro de atencin
durante una entrevista de trabajo, no su ropa. Para hacer
esto, est consciente de toda su apariencia. Determine si
su apariencia se adapta a usted y es apropiada para obtener el trabajo que usted quiere.
Valores y Ropa
Los valores son creencias importantes para usted. Estos valores afectan las decisiones que usted haga.
Estos valores tambin afectan el tipo de ropa que usted usa.
Su apariencia comunica sus valores a otros.
Todos vivimos en diferentes comunidades y hemos nacido en

diferentes culturas, que son generalmente reflejadas en la ropa
que usamos. Cuando usted va afuera de su comunidad o
grupo cultural, otros pueden identificar que usted es diferente
Un negocio u organizacin es una "cultura" por s misma.

Cuando t trabaja para una compaa, pasas a ser parte de esa cultura. Cuando se es miembro de esa
"cultura" se espera que usted refleje los valores de esa organizacin.
Un potencial empleador busca personas que tienen habilidades calificadas, que son responsables y
entusiastas. Tambin buscan a alguien que pueda representar los valores de la organizacin. Durante
una sesin de entrevista, una cosa que le preocupa al potencial empleador es si usted se "integrar" a
la cultura de la compaa. Uno de los determinantes para esta decisin se basa en su apariencia.
Si su apariencia es muy diferente a la de los dems empleados, puede ser que usted no se "integre" a
la imagen que la compaa est buscando. Por lo tanto, cuando busque un empleo puede necesitar
alterar su apariencia, para encajar en los valores de la compaa donde usted est buscando empleo.
Higiene, Cuidado de la Piel y Uas
Qu es un buen arreglo personal? Es saber qu hacer y ponerlo en prctica diariamente. El buen

arreglo personal empieza antes de que se ponga la ropa. Buen arreglo personal:
Significa cuidar su pelo, piel, cara, manos y todo su cuerpo.
Puede levantarle la moral y aumentar su autoestima.
Significa que usted est tomando cuidado de usted misma, y eso es importante!
La higiene es una tarea constante.
Baarse o ducharse diariamente. Lavarse o enjuagarse la cara por lo
menos dos veces al da.
Cepillarse y limpiarse los dientes. Use enjuagues bucales o lvese con

bicarbonato si no tiene un enjuague bucal.
Tomar suficiente agua para mantener sus rganos interiores limpios.

Esto tambin le ayudar a mantener su piel fresca por fuera.
Usar poco o nada de perfume.
83
Un comentario sobre los tatuajes: stos se han hecho muy populares y son usados por mujeres
jvenes y adultos. Se recomienda que el tatuaje sea cubierto con ropa, si es posible, para la entrevista
de trabajo.
Manos y Uas
Sus manos hablan por usted! stas deben estar limpias y suaves. Mantenga una botella pequea de
locin para mantener sus manos humectadas.
Hgase un Tratamiento de Manos Usted Misma

Puede dejar que le traten sus uas profesionalmente o puede hacerlo usted misma. Aqu est como:
Suavemente moldee las uas con una lima.
Remoje sus manos y uas en agua tibia con jabn por dos minutos.
Suavemente empuje hacia atrs y corte la cutcula con un palillo de naranja o toalla.
Lvese las manos y suavemente restriguese (frotarse) para remover cualquier cutcula que
quede.
Suavemente d un masaje con aceite o crema entre los dedos, uas y cutculas para ayudar a
que se hidraten.
Si desea, termine ponindose un color natural o claro en las uas.
Practique dar un buen apretn de manos

Esto es especialmente importante para una mujer. Un buen saludo de manos es firme pero no
muy apretado, tomando toda la mano de la persona. Sonra y vea a la persona mientras se dan
la mano. Usted puede tener que hacer el primer gesto para saludar de mano, porque algunas
personas no saben si saludar con la mano a una mujer. Las uas deben estar bien arregladas.
Las uas deben estar bien limadas en forma redonda o cuadradas y medianas o cortas de largo.
Puede usar pintura de uas, pero debe ser un color
claro o parecido al color de su piel.
No use uas largas o muy decoradas para una
entrevista de trabajo. Si tiene uas arregladas
profesionalmente, pida una apariencia natural, limpia
y conservadora, de un buen tamao (ms o menos
de 1/2 pulgada) y que sea un color natural.
Pintura de uas de color natural es preferible.
Su Maquillaje y Pelo
El propsito de los cosmticos es hacerla lucir mejor y resaltar sus mejores caractersticas personales.
Aprenda cmo aplicarse el maquillaje apropiadamente. Puede necesitar prctica. Pregntele a una
amiga para que le ayude o a alguien que trabaje en el rea de cosmticos en alguna tienda para que le
aconseje. Aqu hay algunas recomendaciones:
Encuentre un maquillaje del color de su piel para lucir natural. Cubra la parte del cuello para
que no se le vea una lnea. Una base de polvo puede aplicarse ligeramente.
Polvo para la cara puede usarse con o sin una base. Los polvos alisan la piel y eliminan el brillo
de la cara.
Maquillaje de ojos aplicado en la lnea natural de las cejas es lo ms atractivo. Si usted usa
maquillaje para los ojos, ste debe ser de la misma tonalidad o color natural de su piel.
El color en las mejillas debe ponerse en la parte ms alta y luego esparcirse en toda la mejilla.
Use lpiz labial para complementar el color de su vestuario. Pero evite los colores muy oscuros
y brillantes, o rojos muy fuertes y fluorescentes.
Pelo 84
Consejo para la entrevista: Evite tocar - ajustar - o reajustar su pelo durante la entrevista.
Su pelo debe complementar su cara y contextura corporal. Use un estilo conservador pero atractivo
para la entrevista.
Use un estilo de manera que su pelo no cubra su cara.
El color de su pelo no debe ser ms de una o dos tonalidades ms claras que su pelo natural.
Los colores no naturales (prpura, verde, etc.) deben evitarse.

Manual Asistente Adm.

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Manual Asistente Adm.

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

ACTIVIDADES AUXILIARES ADMINISTRATIVAS

I.- Elaboracin y redaccin de documentos administrativos.

1.2 Tcnicas de redaccin y gestin eficaz de documentos

1.2.3 Perceptividad de la comunicacin escrita

Las percepciones que emanan de todo documento son:

SICOLGICAS: la redaccin del documentos, en tanto eleccin de palabras, sintaxis utilizada,

TECNOLGICO: dado por el uso de herramientas informticas que entregan la percepcin de

ACENTUACIN, se refiere a la tildacin de las palabras segn corresponda conforme a la ubicacin

Nota: TODAS LAS PALABRAS LLEVAN TILDE SI CORRESPONDE, INDEPENDIENTEMENTE DE

Sean palabras monoslabas o polislabas.

SI Condicional Si llega, la conocer

D DE Verbo Dar Preposicin Espero que me d

T Planta para infusiones Tomamos un t

MS Adverbio de cantidad Peda ms

AN Equivale a TODAVA An no est listo

Porqu Equivale a Causa o Razn Desconoca el porqu

l Pronombre personal l lleg luego

T Pronombre personal T tienes tiempo

Tu Adjetivo posesivo Tu casa

M Pronombre personal A m me importas

Mi Adjetivo posesivo Mi pie

b) Para separar las palabras de una enumeracin. Ejemplo:

d) Para separar del resto de la oracin una aclaracin o explicacin. Ejemplos:

e) Para separar de la oracin expresiones tales como:

f) Para indicar que se ha omitido un verbo. Por ejemplo:

i) Delante de una forma verbal gerundio. Por ejemplo:

USO DEL PUNTO Y COMA

d) Para separar oraciones yuxtapuestas. Ejemplo:

SE USAN DOS PUNTOS

b) En los encabezamientos de las cartas.

c) En el saludo al comienzo de un discurso. Por ejemplo:

d) Para reproducir palabras textuales. Por ejemplo:

f) Para llamar la atencin o resumir lo anterior. Por ejemplo:

USO DE PUNTOS SUSPENSIVOS

c) Cuando se deja sin completar una enumeracin. Por ejemplo:

d) Cuando se quiere dar emocin. Por ejemplo:

e) Para dejar algo indefinido o indeterminado. Ejemplo:

c) Para indicar que una palabra pertenece a otro idioma. Ejemplo:

d) Para citar el ttulo de un artculo, poema... Ejemplo:

b) Para relacionar dos fechas. Por ejemplo:

c) Para cortar palabras al final de lnea. Por ejemplo:

d) Para intercalar en una oracin una aclaracin o comentario. Por ejemplo:

c) Al aadir a una cantidad en nmero su equivalente en letra o viceversa. Por ejemplo:

d) Para aadir la traduccin de palabras extranjeras. Por ejemplo:

1.2.5 Vicios idiomticos, errores idiomticos frecuentes en la expresin escrita y oral.

a) EMPLEO INADECUADO DE LOS PRONOMBRES RELATIVOS. Ejemplo:

b) USO CORRECTO DE LOS PRONOMBRES RELATIVOS

Mal uso del adjetivo posesivo SU.

Para solucionar la ambigedad se debe ubicar el adjetivo posesivo prximo al sustantivo

Se corrige eliminando la preposicin DE.

Para corregir se puede reemplazar el DE QUE POR la palabra ALGO, SI EL REEMPLAZO ES

e) PLEONASMO. Es el empleo de palabras innecesarias:

EL MEMORANDO: Se refiere a la comunicacin breve usada internamente en la empresa para pedir o

MEMORANDO QUE ORDENA

USO DEL MEMORANDO PARA LA TRANSMISIN DE INFORMES

LA CITACIN: Es una comunicacin mediante la cual la autoridad competente de un organismo

CERTIFICADO: El certificado es un documento pblico o privado que comprueba o acredita ciertos

La estructura del certificado es la siguiente:

ENCABEZAMIENTO: la palabra CERTIFICADO, con el nmero correlativo.

Ejemplo De Resumen Ejecutivo;

Causas De La Prdida De Mercado.

2.- El Banco es ineficiente en la captacin y mantencin de clientes:

Medidas Correctivas Sugeridas

CARTA: Es junto al memorando el documento base de toda la correspondencia empresarial, tanto