MANAGEMENTUL PROIECTULUI

Implementarea proiectului se va face conform metodologiei managementului de proiect,

prin selectarea procedurilor i tehnicilor considerate ca fiind cele mai adecvate situaiei. Activitatea
va fi organizat ca proiect i va urma etapele din ciclul de via a proiectului:
Iniierea proiectului
In edina de debut care va reuni membrii echipei de proiect se vor revedea obiectivele i scopul
proiectului, precum i rezultatele (cuantificate) care vor trebui obinute n condiiile de calitate
asumate
prin contractul de finanare. Prin aceasta, se va defini aria de acoperire a proiectului astfel nct s
se
fac o delimitare clar ntre activitile din proiect i cele din activitatea curent a Beneficiarului
Planificarea proiectului
Principalele activiti din aceast etap sunt:
- ntocmirea unor estimri riguroase privind duratele i costurile activitilor prin
metoda descompunerii i prin experiena proiectelor anterioare; estimrile vor fi ntocmite de ctre
echipa de proiect;
- ntocmirea planificrii activitilor folosind metodologii consacrate de management de
proiect (WBS - Work Breakdown Structure, diagrama Gantt, metoda drumului critic);
- elaborarea cererii de pre-finanare;
- ntocmirea fluxului de numerar;
- identificarea riscurilor specifice proiectului i stabilirea metodelor de management al
riscului;
- stabilirea instrumentelor de control al progresului proiectului;
- planificarea pe categorii de resurse:
- umane - echipa de proiect i colaboratorii experi, compartimente din cadrul
Beneficiarului implicate, orarul activitilor echipei de proiect;
- logistice - birou de proiect, calculatoare, imprimant, fax, consumabile;
- financiare - deschiderea contului proiectului, corelarea graficului de
execuie a
prestatorilor de servicii cu tranele de plat stabilite prin contractul de finanare;
- planificarea raportrilor financiare i tehnice i a raportului final;
- realizarea unui grafic de depunere a cererilor de rambursare.
Organizarea proiectului
In conformitate cu activitile de proiect i cu natura rezultatelor ateptate, proiectul se
organizeaz n urmtoarele dimensiuni, care vor constitui - n acelai timp - logica abordarii
proiectului
din punct de vedere al managementului su:
a) dimensiunea cognitiv-decizional, care ofera instrumentele
metodologice pe care se va baza abordarea realizarii proiectului propus de catre Beneficiar.
b) dimensiunea funcional-instituional, referitoare la constituirea i functionalizarea
echipei de management a acestui proiect;
c) dimensiunea operaional, sarcinile i misiunea echipei de proiect vor fi organizate
i atribuite n conformitate cu aceast logic, anterior expus. In acest sens se va elabora o
matrice a responsabilitilor, pe fiecare membru, activitate i etap.
Tot n aceast etap se vor stabili canalele de comunicare ntre membrii echipei i
procedurile de
raportare.
Pentru echipa de management a proiectului, modalitatea de a msura succesul activitii este
constituit de gradul de ndeplinire a sarcinilor repartizate i a obiectivelor propuse pentru fiecare
pachet de activiti.

22
 Managementul riscurilor
Pentru asigurarea succesului proiectului, atingerii rezultatelor propuse, echipa de proiect se
va
focaliza cu precdere pe dezvoltarea unui management corespunztor al riscurilor, avnd la baz:
- identificarea principalilor factori de risc i incadrarea lor n matricile cauzale care ii
genereaz;
- estimarea posibilelor perioade de producere i a duratei de aciune;
- ncadrarea factorilor de risc n sisteme categoriale pentru o abordare specific i eficient
de genul: instituionali, tehnici, economici, financiari, socio-juridici;
- stabilirea unui set de msuri pentru prevenirea, diminuarea i controlul riscurilor.
Posibili factori de risc:
- instituionali:
- disfuncii la nivelul compartimentelor Beneficiarului;
- nerespectarea clauzelor contractuale de ctre prestatorii de servicii i executant;
- suport slab din partea factorilor instituionali pentru funcionarea eficient a echipei
de proiect;
- instabilitate legislativ privind sistemul bancar i specificaiile tehnice luate n
calcul la proiectare;
- tehnico - economici i financiari:
- capacitatea de finanare a beneficiarului;
- fluctuaii impredictibile ale cursului valutar i implicit ale dobnzilor bancare;
- ntrzierea din cauze obiective sau aleatorii a derulrii procedurilor de achiziii
publice;
- capacitate limitat a executantului de a asigura ritmicitatea i calitatea lucrrilor;
- nerespectarea standardelor tehnice calitative de ctre executant;
- ntrzieri n derularea graficului de lucrri de execuie;
- neconcordane ntre detaliile tehnice de execuie i situaia propriu-zis a unor
lucrri;
- creterea preurilor la anumite materiale de execuie;
- fenomene meteorologice extreme, de lung durat, cu efect sever asupra execuiei
lucrrilor (ierni prelungite, ploi torentiale, temperaturi extreme).
Pe baza acestor repere orientative echipa de proiect va elabora un plan de intervenie i
control
al riscurilor, n funcie de specificitatea i gradul de ameninare al acestora, pentru succesul
proiectului.
Execuia proiectului
Din punct de vedere al managementului de proiect, activitile de monitorizare i control din
aceast etap sunt urmtoarele:
- Monitorizarea evoluiei proiectului sub aspectul ncadrrii activitilor n bugetul estimat i
n graficul de timp;
- Urmrirea ndeplinirii indicatorilor asumai prin documentaia de finanare;
- Instrumentul de msurare a evoluiei proiectului este raportul de progres, raport care se va
ntocmi periodic. Acesta va cuprinde informaii referitoare la activitile desfurate, stadiul de
realizare la momentul raportrii, rezultatele pariale/ finale obinute, rezultate anticipate
indicatori de realizare i metodologia aplicat n vederea respectrii legislaiei n domeniul
egalitii de anse i a dezvoltrii durabile;
- Pe baza datelor furnizate de aceste rapoarte se va actualiza diagrama Gantt pentru a vedea
cum respect proiectul programul de activiti planificat i pentru a se lua msurile de
corecie necesare;
- Tot pe baza datelor din raport se va analiza msura n care proiectul se ncadreaz, in
limitele stabilite prin buget;
- Identificarea i monitorizarea riscurilor astfel nct n eventualitatea materializrii acestora

23
sa se pun n lucru planurile de aciune stabilite prin managementul de risc; .
- Controlul costurilor i ncadrrii n duratele planificate se va face pe baza datelor obinute
din monitorizare, cu scopul de a diminua diferenele i abaterile identificate.
Incheierea proiectului
In aceasta etap aciunile se vor desfura pornind de la lista de verificare a nchiderii
proiectului:
- finalizarea documentaiei de proiect i arhivarea ei
- nchiderea contabilitii proiectului
- ntocmirea raportului final al proiectului care va conine capitole separate pentru:
- performanele administrative;
- execuia proiectului;
- structura de organizare;
- managementul riscurilor;
- eficacitatea procedurilor i tehnicilor utilizate;
- performanele financiare;
- recomandri i sugestii reieite din derularea proiectului.
Metodele, procedurile i tehnicile aplicate in managementul de proiect trebuie sa fie
specifice implementrii activitilor si sa fie certificate ca cele mai bune practici n managementului
de proiect.
Utilizarea lor creeaz premizele pentru:
- atingerea obiectivelor proiectului cu ncadrarea n restriciile de timp i buget asumate i cu
respectarea cerinelor de calitate;
- asigurarea disponibilitii resurselor (umane, materiale, financiare, de timp)
necesare implementrii proiectului;
- controlul riguros al implementrii proiectului;
- asigurarea transparenei activitilor i procesului de implementare;
- facilitarea monitorizrii stadiului de implementare i a rezultatelor proiectului;
- obinerea unui raport optim costuri / rezultate;
- creterea impactului proiectului i multiplicarea numrului beneficiarilor indireci;
- transmiterea direct i corect a informaiilor;
- obinerea unui feed-back corect privind derularea proiectului i a atingerii obiectivelor.
Pentru a realiza evaluarea proiectului se va implementa un sistem intern de monitorizare
bazat
pe rapoartele de progres care se vor ntocmi sptmnal. De asemenea se vor realiza audituri de
proiect i financiare interne,
Procesul de evaluare a proiectului se recomanda a se desfura lund n considerare
urmtoarele aspecte:
- evaluarea performanei (n termeni de eficien i economie) - dac activitile proiectului
s-au
ncadrat n bugetul previzionat i dac s-au realizat economii care vor putea fi alocate altor linii
bugetare in limitele stabilite la contractare;
- evaluarea procesului - dac activitile s-au ncadrat n graficul de timp propus, calculul
indicatorilor specifici managementului de proiect (BCWS costurile estimate ale lucrarilor
programate, BCWP- costurile estimate ale lucrarilor executate, ACWP-costurile reale ale lucrarilor
executate, CV-abaterea de cost, CPI-indicele cost performanta, ECAC-costuri estimate la
finalizare);
- evaluarea impactului (n termeni de eficacitate) - atingerea indicatorilor propui prin
proiect
Procedurile de evaluare intern stabilite de catre Beneficiar trebuie sa urmreasca gradul
de ndeplinire a obiectivelor i rezultatelor proiectului prin analiza ndeplinirii obiectivelor i
rezultatelor ateptate pentru fiecare dintre activiti.
Evaluarea intern a proiectului va avea urmtoarele etape:

24
 - evaluare iniial;
- evaluare intermediar,
- evaluare final.
Scopul evalurii iniiale il constituie evaluarea relevanei activitilor propuse, a capacitii
de
alocare a resurselor, a nivelului de implicare a factorilor interesai i a gradului de cunoatere i
asumare a responsabilitilor de ctre fiecare membru al echipei de proiect; evaluarea gradului de
adecvare i funcionalitate a logisticii la nevoile managementului de proiect.
Evaluarea intermediar va examina rezultatele pariale ale derulrii proiectului, pe fiecare
activitate din perspectiva obiectivului general, a obiectivului specific si a elementului cheie al
proiectului, din perspectiva relevanei pentru grupurile int i pentru scopul proiectului.
O component important va fi evaluarea felului n care s-a aplicat managementul situaiilor
de risc - analiza acestora i capacitatea echipei de proiect de a genera msuri de control ale acestora.
Raportul de progres va cuprinde informaii referitoare la activitile desfurate, stadiul de
realizare la momentul raportrii, rezultatele pariale/ finale obinute, rezultate anticipate, indicatori
de realizare i metodologia aplicat n vederea respectrii legislatiei n domeniul egalitii de anse
i a dezvoltrii durabile.
Evaluarea final; pornind de la rezultatele evalurilor anterioare, va urmri utilizarea
eficient a resurselor, eficiena activitilor derulate n cadrul procesului de implementare a
proiectului, va analiza factorii care au contribuit la succesul proiectului sau punctele slabe ale
procesului de implementare, ndeplinirea obiectivelor propuse, impactul proiectului asupra
grupurilor int, gradul de satisfacere a ateptrilor beneficiarilor direci i indireci, ce posibiliti
de multiplicare a experienei pozitive genereaz proiectul pentru Beneficiar, capacitatea i gradul n
care echipa de proiect i-a atins toate aciunile din planul de management al proiectului, analiza
raportului dintre eforturi / costuri i rezultatele obinute, gradul de penetrant i vizibilitate al
informaiilor despre proiect, ctigurile instituionale directe i indirecte.

Echipa recomandata pentru implementarea proiectului trebuie sa aiba in componenta:

Manager de proiect
- planificarea i coordonarea activitilor legate de implementarea proiectului;
- prezidarea edinelor echipei de implementare;
- avizarea raportrilor ctre autoritatea finanatoare privind stadiul de implementare al p
roiectului;
- monitoriarea progresul implementrii proiectului;
- asigurarea vizibilitii proiectului;
- facilitarea auditarii proiectului;
Asistent manager
- asigurarea logisticii necesare i organizarea ntlnirilor echipei de implementare;
- furnizarea informaiilor cu privire la stadiul derulrii proiectului;
- colaborarea direct cu managerul de proiect;
- ntocmirea rapoartelor periodice asupra evoluiei proiectului;
- participarea la ntocmirea cererilor de pre-finanare i de rambursare;
- participarea la organizarea i desfurarea licitaiilor;
- organizarea conferinelor de pres;
- legtur i contacte cu firma contractat;
- asigur vizibilitatea proiectului, conform Manualului de Vizibilitate;
- asigur organizarea conferinelor de pres;
- verific stadiul procesului de elaborare a documentelor publicitare;
- asigur publicarea pe site i n pres a informailor de interes legate de proiect.

25
Responsabil financiar
- ntocmirea rapoartelor financiare ctre autoritatea contractant;
- participarea la ntocmirea cererilor de pre-finanare i de rambursare;
- asigurarea respectrii item-ilor bugetari iniiali;
- avizarea tuturor documentelor economico-financiare aferente proiectului;
- ntocmirea i verificarea cererilor de plat transmise ctre autoritatea contractant;
- ntocmirea unei contabiliti analitice a proiectului;
- ntocmirea periodic a registrelor obligatorii;
- contabilizarea corecta, cronologic i operativ a operaiunilor de implementare a
proiectului;
- arhivarea nregistrrilor / registrelor proiectului conform regulilor impuse de Autoritatea
Contractant;
- semnaleaz managerului de proiect orice problem cu implicaii economico-financiare
aprut pe parcursul implementrii proiectului;

Expertul tehnic
- participarea la achiziiile de lucrri i servicii;
- verificarea calitii documentaiilor tehnice realizate;
- verificarea calitativ i cantitativ a lucrrilor executate de Antreprenor;
- verificarea i avizarea situaiilor de lucrri naintate de ctre Antreprenor;
- formularea observaiilor pentru eventualele corecii i remedieri de natur tehnic;
- participarea la toate fazele determinante ale proiectului;
- avizarea tuturor documentelor tehnice aferente execuiei lucrrilor;
- asigurarea respectrii graficelor de execuie propuse;
- identificarea, monitorizarea i diminuarea riscurilor n perioada de implementare a
proiectului;
- realizarea rapoartelor tehnice de progres;
- monitorizeaz ntreaga activitate desfurat de ctre Antreprenor i de ctre firma
desemnat pentru supravegherea tehnic a lucrrilor daca este cazul;
- semnaleaz managerului de proiect orice problem cu implicaii tehnice aprut pe
parcursul derulrii lucrrilor;

Responsabil achiziii publice

- ntocmirea documentelor de licitaie, n conformitate cu legislaia n vigoare privind
achiziiile publice;
- participarea n comisiile de licitaii
- realizarea unor analize comparative ale ofertelor;
- elaborarea i transmiterea ctre departamentul responsabil cu achizitiile din cadrul
Beneficiarului a anunturilor aferente licitaiilor prevazute in legislatie;

Responsabil juridic
- gestioneaz si avizeza documentele cu caracter juridic: contracte;
- ntocmete procesele-verbale cu ocazia consultrilor cu factorii implicai;
- asista Beneficiarul din punct de vedere juridic, in cazul litigiilor aparute pe parcursul
derularii proiectelor;

Membrii echipei de proiect se vor ntlni periodic n cadrul edinelor ordinare

de lucru sau de progres. La finalul edinelor se vor ntocmi minute cu privire la subiectele
discutate, deciziile luate, responsabilii desemnai i resursele alocate.
Procedura de verificare/ supervizare a activitii echipei de proiect aplicabile n cadrul
Instituiei solicitante
Intruct Beneficiarii sunt institutii publice, activitatea resurselor umane este reglementat

26
potrivit legislaie n vigoare, avnd o structur ierarhic cu atribuii i responsabiliti bine definite.
In cazul unei activiti de management de proiect, membrii Echipei de Management a
Proiectului se vor constitui ca o entitate de tip matricial cu o dubl subordonare: de natur
funcional (n cadrul echipei de proiect) i de natur ierarhic administrativ pe linie instituional.
In consecin relaionrile pe linia verificrii i supervizrii vor urma procedurile
instituionale consacrate prin lege:
- responsabilii Departamentelor de specialitate ale Beneficiarului implicate n proiect
(Departamentul de Achizitii, Departamentul Financiar Contabil, Departamentul de Investitii,
Directia Juridica), vor analiza lunar activitile echipei de proiect, vor integra rapoartele de
specialitate ntocmite de echipa in activitatea generala a acestora inclusiv situaiile financiare si
rapoartele tehnice;
- trimestrial, managementul institutiei vor solicita rapoarte privind stadiul implementrii
proiectului i al managementului acestuia, pentru identificarea unor posibile situaii critice sau
disfuncionaliti n cadrul Echipei de Managemnet a Proiectului.
Pe baza acestor ntlniri i rapoarte, Consiliul de Administratie va analiza calendarul
activitilor de management, calitatea managementului prestat, progresul proiectului, contribuind cu
recomandri i msuri de mbuntire a strategiei manageriale dac este cazul.

Activitatile din cadrul proiectului depind de specificul si domeniul acestuia. In general,

pentru proiectele de Infrastructura finantate prin POS CCE CDI sunt caracteristice urmatoarele
activitati:

-Activitatea: Campanie de promovare a proiectului

Promovarea proiectului se va face pe toata perioada implementarii acestuia , conform
Manualului de identitate vizuala , care prevede ca Beneficiarii FEDR au obligatia conform
prevederilor contractuale, de a promova faptul ca proiectele sunt finantate de Uniunea
Europeana si Guvernul Romaniei prin Programul Operational Sectorial CCE prin realizarea
unor panouri publicitare, placi permanente, afise, publicatii si alte materiale cu caracter
informativ( inclusiv CD-uri si DVD-uri) materiale audio-video, site-uri web si carti de vizita,
communicate de presa ,anunturi publicitare
Astfel, activitatile desfasurate pentru promovarea proiectului si a finantatorului vor fi:
-lansarea proiectului intr-un cadru festiv
-publicarea unor articole in presa locala, bannere, dezbateri publice, conferinte de presa si
intalniri cu factori de interes;
-lansarea in mass media a unor communicate de presa cu privre la stadiul derularii
proiectului si rezultatelor intermediare ale acestuia, informarea asupra scopurilor, obiectivelor si
realizarilor proiectului;
-comunicarea operativa a rezultatelor si actiunilor ce se desfasoara in cadrul proiectului si
comunicarea locatiilor in care acestea pot fi vizualizate de catre cei interesati;
-conform Manualului de Identitate vizuala pe durata implementarii proiectului, pentru
lucrarile de constructie si reablitare a infrastructurii si a altor structuri beneficiarul va plasa un
panou la intrare in santierul de constructii si va include obligatoriu urmatoarele informatii:
-Steagul Uniunii Europene si cuvintele Uniunea Europeana fara abrevieri;
-Mentiunea Fondului European de Dezvoltare Regionala (FEDR);
-Sintagma Investim in viitorul tau;
-Numele proiectului;
-Termenul limita de finalizare a proiectului;
-Valoarea proiectului;
-Contributia financiara a Uniunii Europene
-Numele organismelor intermediare;
- calendarul cu activitatile principale si alte informatii operative legate de proiect vor fi postate pe
paginile web ale Beneficiarului si pe cea a proiectului;

27
- prezentarea finala a rezultatelor proiectului intr-un cadru festiv.
Diseminarea rezultatelor proiectului
Actiunea va viza grupul tinta, alte institutii si autoritati publice din regiune si publicul larg.
Pentru aceasta, rezultatele proiectului vor fi publicate pe paginile web ale Beneficiarului astfel incat
potentialii investitori sa poate obtine informatii despre noile servicii si directii de cercetare.
In paralel, se vor organiza conferinte de presa si dezbateri pentru promovarea rezultatelor
proiectului cu:
- autoritatile locale din regiune;
- membrii ai societatii civile si ai comunitatilor academice;
- Camerele de Comert si Industrie;
- Investitorii din regiune;
- Asociatii profesionale din domeniu;
Dupa finalizarea lucrarilor de investitii, conform Manualului de identitate vizuala se vor
amplasa in termen de maxim 6 luni 2 placi permanente care vor mentiona faptul ca proiectul a fost
selectionat prin intermediul POS CCE CDI si ca este partial finantat de Uniunea Europeana prin
Fondul de Dezvoltare Regionala. Anuntul va preciza procentajul contributiei Fondului din valoarea
proiectului.
Dimensiunea recomandata a placii este de 70 x 45 cm.

-Activitatea: Selectarea si achizitia serviciilor de audit si a serviciilor de supraveghere a

executiei tehnice pentru lucrarile de investitii:
Aceasta activitate va fi realizata in conformitate cu Ordonanta de Urgenta nr. 34/2006
privind achizitiile publice, cu modificarile si completarile ulterioare urmand procedura cererii de
oferta conform prevederilor articolului 124 Autoritatea contractanta are dreptul de a aplica
procedura cererii de oferte numai in cazul in care valoarea estimata fara TVA, a contractului de
achizitie publica este mai mica decat sau egala cu echivalentul in lei al urmatoarelor praguri;
a) pentru contractul de furnizare: 75 000 euro;
b) pentru contractul de servicii : 75 000 euro;
c) pentru contractul de lucrari: 500 000 euro;
Ca urmare, in cadrul acestei activitati se vor desfasura urmatoarele activitati:
- Organizarea procedurilor de achizitie a serviciilor;
- Elaborarea termenilor de referinta pentru activitatea de audit si pentru cea de
supraveghere a executiei tehnice pentru lucrarile de investitii;
- Deasemenea comisii de selectie si evaluare;
- Selectia ofertelor si atribuirea contractelor de servicii;
- Comunicarea rezultatelor procedurilor de achizitie publica catre toti participantii;
- Semnarea contractelor de servicii cu firma de audit si cu firma de supraveghere a
executiei tehnice pentru lucrarile de investitii.

- Activitatea: Obtinere / reactualizare avize, acorduri si autorizatii solicitate prin Certificatul

de Urbanism;
Daca pana la aceasta data au fost obtinute avizele si acordurile necesare pentru
implementarea proiectului, in conformitate cu informatiile cuprinse in Ghidul solicitantului; se va
trece la obtinerea autorizatiei de construire iar documentatia tehnica va fi depusa la Beneficiar de
catre firma care a executat Proiectul Tehnic; Beneficiarul dupa verificarea documentatiilor depuse o
va inainta la autoritatea locala in raza careia se afla investitia, pt a obtine autorizatia de construire

-Activitatea: Organizare licitatie internationala pentru atribuirea contractului de executie

lucrari;
In vederea selectarii firmei de constructie se recomanda urmatoarele activitati:

28
 - Elaborarea documentelor de licitatie pentru atribuirea contractului de executie lucrari in
conformitate cu prevederile articolelor 33, 34, 35 OUG 34/2006 privind achizitiile
publice, cu modificarile si completarile ulterioare;
- Numirea Comisiei de evaluare a ofertelor pentru atribuirea contractului de executie
lucrari;
- Publicarea anuntului de intentie in Jurnalul Oficial al UE, SEAP si Monitorul Oficial al
Romaniei conform art. 47 si 51 din OUG 34/2006 cu modificarile si completarile
ulterioare;
- Publicarea unui anunt de participare in Jurnalul Oficial al UE, SEAP si Monitorul
Oficial al Romaniei conform art. 47 si 55 din OUG 34/2006, cu modificarile si
completarile ulterioare;
- Primirea si deschiderea ofertelor cu respectarea prevederilor art. 172 din OUG 34/2006,
cu modificarile si completarile ulterioare;
- Analiza ofertelor si atribuirea contractului, conform articolelor 176 si 177 din OUG
34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare;
- Comunicarea rezultatelor licitatiei catre toti ofertantii, conform prevederilor art. 206 si
207 din OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare;
- Activitati specifice pentru solutionarea contestatiilor,prevazute in cadrul art. 255 din
OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare, daca este cazul;
- Incheierea contractului de achizitie publica conform art. 204 din OUG specificata
anterior.
- Publicarea anuntului de atribuire in Jurnalul Oficial al UE , SESP si Monitorul Oficial al
Romaniei conform art. 56 din OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare;

-Activitatea: Obtinere scrisoare de garantie, predare amplasament, mobilizare constructor

Execuie lucrri
Se vor realiza lucrrile de execuie n conformitate cu graficele de lucrri cuprinse n anexa
la contractul de execuie ncheiat cu Antreprenorul.
Lucrrile de execuie vor cuprinde, n general:
- lucrri specifice pentru organizarea de antier;
- constructia/interventia la cladiri/laboratoare;
- sistematizarea acceselor i racordurilor;
- amenajarea mediului natural;
Antreprenorul va ntocmi situaii de lucrri i va emite facturi pentru lucrrile executate, n
conformitate cu prevederile contractuale.
La termenele prestabilite prin graficul de execuie, antreprenorul va solicita prezena
reprezentanilor instituiilor abilitate pentru verificarea lucrrilor ce vor deveni ascunse.
De asemenea, se vor ntocmi procese verbale de recepie parial, pe faze de execuie a
lucrrilor, conform graficelor de lucrri.

- Activitatea: Monitorizare i verificare tehnico-financiar a proiectului pe perioada execuiei

lucrrilor
- Se vor desfaura activiti specifice de monitorizare i verificare a activitilor desfaurate n
perioada de execuie;
- Firma de supraveghere ntocmete periodic rapoarte de progres pe baza situaiilor de lucrri;
- Dup verificarea corectitudinii executrii lucrrilor ce devin ascunse se vor ntocmi procese
verbale de lucrri ascunse;
- Se vor efectua pli pentru cheltuielile aferente lucrrilor executate, conform graficelor de
plat, pe baz de documente legate de decontare (situaii de lucrri, facturi, recepii pariale,
procese verbale de lucrri ascunse, etc.);
- Se va urmri n principal respectarea graficelor de execuie i atingerea obiectivelor propuse;
- Analiza factorilor de risc i msuri pentru diminuarea i controlul acestora.

29
- Activitatea: Recepionarea obiectivului la terminarea lucrrilor (punerea n funciune a
obiectivului): In cadrul acestei activitati se recomanda urmatoarele etape:
- Numirea comisiei de recepie la terminarea lucrrilor;
- Verificarea calitativ i cantitativ a lucrrilor executate;
- Recepia la terminarea lucrrilor, cu formularea unor eventuale observaii;
- Efectuarea posibilelor corecii i remedieri menionate n procesul verbal de recepie la
terminarea lucrrilor;
- Verificarea efecturii remedierilor solicitate de ctre comisia de recepie;
- Predarea ctre beneficiar a obiectivului, mpreun cu Cartea Construciei i Cartea Tehnic;
- Prezentarea final, n cadru festiv, a rezultatelor proiectului.

- Activitatea: Organizare licitatie internationala pentru atribuirea contractelor de furnizare:

In cadrul acestei activitati se recomanda urmatoarele etape

- Elaborarea documentelor de licitatie pentru atribuirea contractului de furnizare in

conformitate cu prevederileOUG 34/2006 privind achizitiile publice, cu modificarile si
completarile ulterioare;
- Numirea Comisiei de evaluare a ofertelor pentru atribuirea contractului de bunuri;
- Publicarea anuntului de intentie in Jurnalul Oficial al UE, SEAP si Monitorul Oficial al
Romaniei conform art. 47 si 51 din OUG 34/2006 cu modificarile si completarile
ulterioare;
- Publicarea unui anunt de participare in Jurnalul Oficial al UE, SEAP si Monitorul
Oficial al Romaniei conform art. 47 si 55 din OUG 34/2006, cu modificarile si
completarile ulterioare;
- Primirea si deschiderea ofertelor cu respectarea prevederilor din OUG 34/2006, cu
modificarile si completarile ulterioare;
- Analiza ofertelor si atribuirea contractului, conform OUG 34/2006 cu modificarile si
completarile ulterioare;
- Comunicarea rezultatelor licitatiei catre toti ofertantii, conform prevederilor din OUG
34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare;
- Activitati specifice pentru solutionarea contestatiilor,prevazute in cadrul art. 255 din
OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare;
- Incheierea contractului de achizitie publica conform art. 204 din OUG specificata
anterior.
- Publicarea anuntului de atribuire in Jurnalul Oficial al UE , SESP si Monitorul Oficial al
Romaniei conform art. 56 din OUG 34/2006 cu modificarile si completarile ulterioare;

- Activitatea: Receptia bunurilor, instalare si punere in functiune

- Numirea comisiei de recepie;

- Verificarea calitativ i cantitativ a bunurilor;
- Recepia, cu formularea unor eventuale observaii;
- Efectuarea posibilelor corecii i remedieri menionate n procesul verbal de recepie;
- Verificarea efecturii remedierilor solicitate de ctre comisia de recepie;
- Predarea ctre beneficiar a bunului solicitat, mpreun cu Specificatiile tehnice;

- Activitatea: Audit
Auditul proiectului va fi realizat de o firm de audit autorizat de Camera Auditorilor
Financiari Romni. Procesul de audit se va realiza cu respectarea legislaiei n vigoare: Ordonana
de Urgen a Guvernului nr 75/1999 privind activitatea de audit financiar, cu modificrile i
completrile ulterioare i Standardele Internaionale de Audit publicate de IFAC.

30
 Auditul se va baza pe un studiu complet i nelegerea clauzelor stabilite n Contractul de
finanare nerambursabil, o atenie deosebit acordndu-se aspectelor calitative ale proiectului,
testrii conformitii cu procedurilei cerinele stabilite prin clauzele contractului de finanare.
Firma de audit selectat va desfaura urmtoarele activiti:
- analiza i verificarea naturii, legalitii i corectitudinii cheltuielilor;
- verificarea sumelor primite ca prefinanare;
- auditul conturilor terelor pri;
- confruntarea cheltuielilor cu conturile desemnate special i bugetul proiectului;
- verificarea veniturilor proiectului: sume primite ca prefinanare sau rambursarea
cheltuielilor efectuate, dobnzi la sumele primite, cofinanri;
- verificarea formei legale pe care trebuie s o respecte documentele legale;
- realizeaz verificri prin sondaj, n vederea elaborrii raportului de audit;
- elaborare raport intermediar de audit;
- elaborare raport final de audit.

- Activitatea: Intarirea capacitatii administrative: In cadrul acestei activitati se recomanda

urmatoarele etape:
- constituirea echipei Beneficiarului ce va participa la sesiunile de formare/perfectionare
- selectarea firmei de training pt cresterea capaciatii administrative sau a cursurilor de
specialitate ce trebuie urmate de catre personalul de specialitate din departamentele
Beneficiarului;
- achizitia de bunuri si mobilier

- Activitatea: Managementul de proiect

In cadrul acestei activitati se recomanda urmatoarele etape:
- Pregtirea proiectului:
constituirea echipei de proiect (stabilirea responsabilitilor membrilor
echipei);
deschiderea contului proiectului;
stabilirea cilor de comunicaie i a responsabilitilor persoanelor de
legatur cu organismul intermediar i cu autoritatea de management;
- Planificarea proiectului:
programarea aciunilor ce trebuie desfurate pentru implementarea
proiectului i detalierea lor pe operaiuni/ ncadrarea n timp;
determinarea necesarului de resurse i planificarea utilizrii acestora;
elaborarea planului de management al riscului;
stabilirea programului de lucru al echipei de proiect;
planificarea edinelor de proiect.
- Activiti de derulare a mecanismelor financiare i operaiuni de plat:
asigurarea condiiilor pentru solicitarea prefinanrii;
obinerea avizului organismului intermediar pentru toate activitile ce
presupun achiziii publice;
planificarea programului de auditare;
ntocmirea rapoartelor financiare;
corelarea situaiilor de lucrri cu graficul cererilor de rambursare.
- Monitorizarea, evaluarea i controlul proiectului:
analiza comparativ a obiectivelor propuse a fi realizate prin proiect i
situaia real;
identificarea cauzelor care au determinat abateri de la prognozele din proiect;
evaluarea rezultatelor estimate prin proiect i impactul proiectului asupra
beneficiarilor direci;
actualizarea periodic a graficelor de implementare a proiectului;

31
 realizarea edinelor de proiect ordinare i extraordinare;
monitorizarea riscurilor i punerea n aplicare a msurilor de contracarare.
- Raportare:
ntocmirea rapoartelor tehnice i financiare intermediare, finale i ori de
cte ori sunt solicitate de organismul intermediar.

32