TALLER: REALIZACIN DE LA AUDITORA INTERNA AA3

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA EMPRESA:

EMPRESA: FRUTAFER S.A

Direccin: CASCO URBANO JENESANO BOYACA, CALLE 4 N04-47
Cargo: director de calidad
Correo francisco.ilh@frutifer.com.co
De: Equipo Auditor rea Gerencia Calidad gerentecalidad@frutifer.co
Para: produccin, procesos, distribucin y ventas
Francisco cardenas otula
Fecha: julio 22 de 2017

OBJETIVO: Verificar mediante auditoria interna que se est cumpliendo con el

programa de Sistema de Gestin de Calidad de la empresa, en los procedimientos
de produccin, procesos, distribucin y ventas E.

Alcance: Verificar la prestacin de los servicios de calidad en produccin, procesos

distribucin y ventas para los clientes de la organizacin.

AUDITORIA

o Norma ISO 9001:2015 Manual de calidad de la empresa FRUTAFER v1.1

o Instructivos de desarrollo de produccin del tomate y la uchuva v1.6
o Manual de Documentos de Retencin y Archivo FRUTAFER A-FR-001
o Manual de Formatos y Registro de FRUTAFER v1.1 versin 2015
o Manual de Calidad C-FF, Versin 02 de Junio 15 de 2015
o Tipo de Auditoria: PRE-AUDITORIA, OTORGAMIENTO, SEGUIMIENTO,
EXTRAORDINARIA, AMPLIACION, RENOVACION, OTRO.
Reunin de Apertura: 25 de JUNIO 2017
Hora 7:00 am
Reunin de Cierre: 25 de JUNIO 2017
Hora 5:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de
Gerencia de Calidad realizar la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del
cual se hace mencin en el alcance de este documento. El objetivo es verificar y
evaluar que se estn aplicando los procesos y procedimientos inherentes a la
prestacin de servicios, como la produccin, procesos y distribucin y ventas de los
productos TOMATE DE ARBOL NACIONAL, UCHUVA de la empresa FRUTIFER
S.A consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de
auditoria. La visita ser realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y
debe ser atendida en primera instancia por el Coordinador de produccin, El
Coordinador de procesos y los Analistas de distribucin y ventas el da 25 de junio
del presente ao, con una duracin de 7 horas, en las instalaciones de la empresa
FRUTIFER. Adjunto lista de Chequeo y procedimiento establecido en el SGC
empresarial para el proceso en cuestin. En caso de tener alguna observacin o
aclaracin a la presente comunicacin, por favor comunicarnos.

Cordialmente: Gerencia de Calidad y Produccin

GRUPO 1 PRODUCCION, DISTRIBUCION Y VENTAS

AUDITOR LIDER: JUAN JOSE PELAEZ; juanjo@frutifer.com
EQUIPO AUDITOR
ASESOR: CARLOS CARDENAS; carlc@frutifer.com
OBSERVADOR: MARIA JOSE GALVIS; majog@frutifer.com
GRUPO 2 PROCESOS Y DISTRIBUCION Y VENTAS
AUDITOR LIDER: ADRIANA MALAGON; adrim@frutifer.com
ASESOR: ANA BUITRAGO; anab@frutifer.com
OBSERVADOR ANDRES CASTELLANOS; cati@frutifer.com

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las
personas que van a recibir la auditoria, al E-mail juanjo@frutifer.com
 Cualquier duda comunicarse al celular: 3107879797. Los elementos 4.2.3 (control
de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4 (ambiente de
trabajo), 5.5.3 (comunicacin interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Anlisis de datos), se auditarn en todas las reas y procesos
aplicables. Los nombres de los procesos corresponden a la denominacin dada por
la empresa. Durante la auditoria se cerrarn las acciones correctivas planteadas
para las no conformidades detectadas en la auditoria anterior y que estn
pendientes.

Revisin documental durante la realizacin de la auditora

No DOCUMENTO REVISADO OBSERVACIONES DEL DOCUMENTO

1 Manual de Procedimientos de C-FF, VERSION 02 JUNIO 2015

FRUTIFER S.A
2 Instructivos de desarrollo de FR-001. Carpetas de Protocolos e
produccin y procesos del Instructivos.
tomate y la uchuva.
3 Manual de Documentos de A-FR-001 Libros de registro de muestras,
Retencin y Archivo resultados.
FRUTAFER S.A
4 Manual de Formatos y Registro M-FR-03 Versin junio de 2013.
de Ensayos
5 Tarjetas de Datos y Resultados V1.1 2015.2016
distribucin y ventas.

6 Manual de Calidad C-FF, VERSION 02 DE JUNIO 2015

7 Libros de contables Aos: 2015,2016.

Recoleccin y verificacin de informacin: defina qu tcnicas o estrategias de

recoleccin y verificacin de informacin usar durante la auditora (ejemplo: lista
de Chequeo)
LISTA DE CHEQUEO

Lista de Verificacin:
CUMPLIMIENTO EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

MANUAL DE CALIDAD (DOCUMENTACIN NIVEL I): Si hay, copias controladas

del manual de calidad?
Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo?:
Si, claramente sealadas en el manual de calidad.

Se encuentran comunicadas las responsabilidades a cada uno de los empleados de

los empleados de FRUTAFER S.A?: Si, no hay evidencia de la comunicacin.

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS (DOCUMENTACIN NIVEL II):

Existen manuales, instructivos, y/o procedimientos que unifiquen los criterios en la

realizacin de actividades?:
Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas,
instructivos y procedimientos de fabricacin y previa produccin?

Si, existen manuales, instructivos la evidencia documentada esta anexada en el folio

1

INSTRUCCIONES DE TRABAJO PASO A PASO (DOCUMENTACIN NIVEL III):

Estn identificados los planes de trabajo de cada uno de los miembros del rea de
control de calidad?

No, Tcitamente se en tiende que las solicitudes de trabajo de la empresa estn

ordenadas por los formatos solicitud de anlisis de fabricacin y produccin.

Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?

Si, existen (folio1.12)

FORMATOS Y REGISTROS (DOCUMENTACIN DE NIVEL IV):

Se lleva una bitcora de anlisis con sus respectivos registros?

Si. (folio 1.13)

Existe una metodologa definida para el almacenamiento y retencin de los

documentos que evidencian los anlisis?:
Si, Documentacin completa.

Son los protocolos, manuales, instructivos y mtodos vigentes y actuales?

Si, La informacin est en desorden.

Est debidamente almacenada, compilada y ordenada la informacin que se

maneja en las reas de produccin, procesos ventas y distribucin: No, Hay riesgo
de perder informacin debido al desorden respecto del servicio.

Existen definidos procesos para realizar el seguimiento, medicin, anlisis y

mejora?
Si, verbalmente conocen el procedimiento, pero no est documentado.

Se emplean tcnicas estadsticas? si, satisfaccin del cliente.

Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema de
gestin de calidad de las reas auditadas?
Si. Documentados por informes mensuales de los coordinadores de rea.

Se emprenden acciones para conocer y realizar un anlisis de satisfaccin del

cliente?: No

Generacin de hallazgos de auditora:

FECHA:25 junio 2017 AUDITOR(ES): GRUPO AUDITOR 2

PROCESO AUDITADO: PROCESOS, AUDITADO: PERSONAL DE LAS
DISTRIBUCION Y VENTAS. AREAS
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N C NCM NCm
auditora auditora auditora
1 Existen varias
Manual de
C-FF VERS 02 copias de
procedimientos X
JUNIO 2015 manuales,
FRUTIFER S.A
actualizadas.
2 Manual de Se diligencia a
Formatos y mano, en
V1.1 versin
Registro de diferentes tintas, lo X
2015
procesos, ventas hace poco
y distribucin entendible.
4 Tarjetas de
Datos y Se omite
Libro de
Resultados informacin de la
recepcin de X
distribucin y procedencia del
pedidos
ventas. cliente.

5 Libros conforme a
Libros contables Libros contables la ley, completo los X
requeridos

FECHA:25 junio 2017 AUDITOR(ES): GRUPO AUDITOR 1

PROCESO AUDITADO: PRODUCCION AUDITADO: PERSONAL DE LAS
DISTRUBUCION Y VENTAS. AREAS
Evidencia de Criterios de la Hallazgos de la
N C NCM NCm
auditora auditora auditora
1 Instructivos de Existen varias
desarrollo de copias de
produccin del V1.1 manuales se x
tomate y la conoce cul es el
uchuva. ms reciente
2 Manual de Se diligencia a
Formatos y mano, en
V1.1 versin
Registro de diferentes tintas, lo X
2015
procesos, ventas hace poco
y distribucin entendible.
3 Formato de
registro de No se escriben los
ensayo nombres de los
M-FR-03 X
Manual de ensayos se usan
produccin ventas siglas
y distribucin.
4 Tarjetas de
Datos y Se omite
Libro de
Resultados informacin de la
recepcin de X
distribucin y procedencia del
pedidos
ventas. cliente.
 5 Libros conforme a
Libros contables Libros contables la ley, completo los X
requeridos

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA:
PROCESO AUDITADO: PROCESOS, DISTRIBUCION Y VENTAS

-los registros y manuales deben entrar en un procesos sistematizado y

computarizado para evitar las anomalas en las diferentes caligrafas.
- Se recomienda mayor organizacin en los archivos y procesos documentados de
la empresa, se recomienda una intranet.

PROCESO AUDITADO: PRODUCCION DISTRUBUCION Y VENTAS.

-se recomienda Formato de registro de ensayo y Manual de produccin ventas y

distribucin tengan un lenguaje que se mas entendible.

Conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad:

o La auditora interna organizacional es fundamental para encontrar falencias

o incumplimientos en el SGC de una compaa y en cada uno de los procesos
que la conforman (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua).

o La auditora interna es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y

para obtener resultados exitosos en la implantacin del SGC, se debe tener
un buen procedimiento para la realizacin de las mismas y contar con una
frecuencia adecuada durante el ao para la revisin de todos sus procesos,
garantizando as la calidad de la labor que desempea en su campo
econmico.

INGENIERO INDUSTRIAL FERNANDO MONDRAGON