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VITRIA
2016
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VITRIA
2016
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COMISSO EXAMINADORA:
RESUMO
Este trabalho tem como objetivo principal contribuir com a construo do conhecimento acerca da
descrio arquivstica no AtoM, apresentando suas funcionalidades de acordo com a Norma
Brasileira de Descrio Arquivstica (NOBRADE). Sero utilizados os seguintes eixos norteadores
como objetivos especficos: contextualizar a prtica de organizao da informao na perspectiva
histrica de acervos arquivsticos; aplicar no AtoM a tcnica de descrio realizada no livro/inventrio
Inventrio analtico dos livros do Cartrio de registro de Cariacica (ES) Manoel Pedro Victorino do
Rosrio com vistas observar as adaptaes de interface do software. A pesquisa se classifica na
categoria de pesquisa-ao, o que pressupe uma participao planejada do pesquisador na situao
problemtica investigada. A experincia de descrio no AtoM, adaptado s normas da NOBRADE,
correspondeu s expectativas das reas propostas: Identificao, Contextualizao, Contedo e
estrutura, Condies de acesso e uso, Fontes relacionadas, Notas, Controle da descrio, Pontos de
acesso e Descrio de assuntos, bem como garantiu os pressupostos bsicos da Norma: o respeito
aos fundos e a descrio multinvel. Espera-se que esta pesquisa venha constituir como fonte de
pesquisa para a rea arquivstica, e que outros discentes se engajem no projeto de produzir novos
conhecimentos.
ABSTRACT
This work has as main objective to contribute to the construction of knowledge about the archival
description in the AtoM, presenting its features in accordance with the Brazilian Standard Archival
Description (NOBRADE). Will be used the guiding axes as specific objectives: contextualizing the
practice of organising information in historical perspective of archival collections; apply the AtoM the
technique description held in the book/inventory "analytical inventory of books of registry of Cariacica
(ES) Manoel Pedro Victorino of the Rosary" with a view to observe the adaptations of the software
interface. The research is classified in the category of action research, which presupposes a
participation planned of the researcher in the problematic situation investigated. The experience of the
description in the AtoM, adapted the rules of NOBRADE, corresponded to the expectations of the
areas proposed: Identification, contextualization, Content and structure, conditions of access and use,
related sources, Notes, control of the description, access points and description of subjects. As well as
secured the basic assumptions of Standard: respect for the funds and the description multilevel. It is
hoped that this research become a source of reference for the area archives, and that other students
to engage in the project to produce new knowledge.
Sumrio
1 INTRODUO ......................................................................................................... 8
2 ACERVOS ARQUIVSTICOS E A ORGANIZAO DA INFORMAO ................. 9
3 ATOM: UM SOFTWARE DE DESCRIO ARQUIVSTICA .................................. 12
4 A EXPERINCIA DE DESCRIO DO INVENTRIO ANALTICO DOS LIVROS
DO CARTRIO DE REGISTRO DE CARIACICA (ES) MANOEL PEDRO
VICTORINO DO ROSRIO NO ATOM ..................................................................... 14
4.1 A NOBRADE ..................................................................................................................... 16
4.2 A DESCRIO NO ATOM ................................................................................................. 17
4.3 DESCREVENDO O LIVRO/INVENTRIO NO ATOM .......................................................... 19
4.3.1 REA DE IDENTIFICAO ......................................................................................... 21
4.3.1.1 Cdigo de referncia ............................................................................. 21
4.3.1.2 Ttulo ..................................................................................................... 24
4.3.1.3 Data ....................................................................................................... 27
4.3.1.4 Data tpica/Local .................................................................................. 28
4.3.1.5 Nvel de descrio ................................................................................. 28
4.3.1.6 Dimenso e suporte .............................................................................. 30
4.3.2 REA DE CONTEXTUALIZAO ................................................................................ 31
4.3.2.1 Nome do produtor ................................................................................ 31
4.3.2.2 Histria arquivstica............................................................................... 32
4.3.2.3 Histria administrativa/biografia .......................................................... 33
4.3.2.4 Procedncia ........................................................................................... 33
4.3.3 REA DE CONTEDO E ESTRUTURA ........................................................................ 34
4.3.3.1 mbito e contedo ............................................................................... 34
4.3.3.2 Avaliao, eliminao e temporalidade ................................................ 35
4.3.3.3 Incorporaes........................................................................................ 35
4.3.3.4 Sistema de arranjo ................................................................................ 36
4.3.4 REA DE CONDIES DE ACESSO E UTILIZAO..................................................... 37
4.3.4.1 Condies de acesso ............................................................................. 37
4.3.4.2 Condies de reproduo ..................................................................... 37
4.3.4.3 Idioma do material; escrita do material; notas do idioma e escrita ..... 38
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1. INTRODUO
Nos dias de hoje cada vez mais o acesso informao est presente no cotidiano
da sociedade brasileira, sendo entendido como direito do cidado. Atravs da
internet nota-se o crescimento desordenado dos mais diversos tipos de informao.
Por outro lado, ela possibilita dar visibilidade s mesmas com a ajuda das diversas
tecnologias desenvolvidas tanto para a produo quanto para a organizao dessa
informao.
1
Acervos Arquivsticos - Acervo- Documentos de uma entidade produtora ou de uma a entidade custodiadora.
Arquivo - Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva, pblica ou a privada,
pessoa ou famlia, no desempenho de suas atividades, independente da natureza dos suportes Disponvel em:
<http://www.arquivonacional.gov.br/download/dic_term_arq.pdf>. Acesso em: 22 de jun. 2016.
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Alm desta introduo, este trabalho apresenta mais cinco captulos, organizados da
seguinte maneira: O captulo 2 discute sobre Acervos arquivsticos e a organizao
da informao; No Captulo 3 apresenta-se o AtoM como um software de descrio
arquivstica; O Captulo 4 descreve a experincia de descrio do Inventrio
analtico dos livros do Cartrio de Registro de Cariacica (es) Manoel Pedro Victorino
do rosrio no AtoM; e no Captulo 5 esto as Consideraes Finais.
Rousseau e Couture (2004, apud CALDERON ET AL, 2004, p. 99) afirmam que
qualquer organismo, independentemente de tamanho, misso ou setor de atividade,
para existir, funcionar e se desenvolver, necessita de informao. Para tanto, ela
precisa estar organizada.
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Ainda em relao a esse conceito, Moreno (2006, p.17) ressalta que os documentos
gerados e recebidos, em decorrncia das atividades das instituies, so detentores
de informao arquivstica, a qual tem peculiaridades e caractersticas especficas.
Refletindo sobre essa questo conceitual de arquivo, e vendo sua importncia para
o desenvolvimento das atividades nas instituies, percebe-se que a falta de
organizao, tratamento e recuperao das informaes contidas nos arquivos so
uma constante. Essa falta de organizao pode impactar nos resultados das
instituies. Moreno apud Tavares (2006, p 15), acerca do uso da informao para o
processo decisrio2, afirma que principalmente em organizaes pblicas, no
possuem, em sua maioria, o hbito de administrar sistematicamente a obteno de
informaes de maneira a orientar seu processo decisrio.
Sobre o processo histrico documental brasileiro, Melo (2014, p. 311) afirma que:
2Processo decisrio o poder de escolher, em determinada circunstncia, o caminho mais adequado para
empresa. Disponvel em: <http://www.portal-administracao.com/2014/03/o-processo-decisorio-nas-
organizacoes.html> Acesso em: 22 jun 2016.
11
Sobre a falta de espao fsico para armazenamento nos arquivos Souza e Arajo
Jnior (2013, p. 132) diz que:
3Gesto estratgica uma forma de acrescentar novos elementos de reflexo e ao sistemtica e continuada, a
fim de avaliar a situao, elaborar projetos de mudanas e acompanhar e gerenciar os passos de
implementao. Disponvel em:<http://www.administradores.com.br/artigos/marketing/o-que-e-a-gestao-
estrategica/28653/>. Acesso em: 22 jun. 2016.
4 Gesto documental o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo,
tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou
recolhimento para guarda permanente. (Lei 8.159 de janeiro 1991).
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Sobre seu surgimento, Santos (2014, p.7) discorrem afirmando que a ideia surgiu
devido necessidade de ter a informtica como ferramenta de trabalho no campo da
5Software livre um a expresso utilizada para designar qualquer programa de computador que pode ser
executado, copiado, modificado e redistribudo pelos usurios gratuitamente. Os usurios possuem livre
acesso ao cdigo-fonte do software e fazem alteraes conforme as suas necessidades. Disponvel em:
<http://www.significados.com.br/software-livre/>. Acesso em: 22 jun. 2016.
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Ou seja, o AtoM foi desenvolvido de forma flexvel podendo ser adaptado a outras
normas e/ou acomodar prticas de descrio tanto nacionais como internacionais.
Sua interface pode ser modificada de acordo com idioma de preferncia do usurio e
sua interao realizada pelo navegador de internet. Seu uso pode ser feito por
uma nica Instituio ou pode ser definido como um multiarquivos ou
multirrepositrio, aceitando descries de qualquer nmero de Instituies
arquivsticas (ICA-ATOM, 2013).
Em 2015 foi lanado o livro dos autores Deivison Costa Silva, Marcos Prado Rabelo,
Paulo Jos da Silva e Vnia Clia de Oliveira intitulado o Inventrio6 analtico dos
livros do Cartrio de Registro de Cariacica (ES) Manoel Pedro Victorino do Rosrio
que teve como objetivo a criao do inventrio analtico de uma documentao
manuscrita dos sculos XIX e XX, tendo como data limite 1892-1912. O acervo
pertencente Secretaria Municipal de Cultura de Cariacica composto de dez livros
de registros do cartrio Manoel Pedro Victorino do Rosrio. Este projeto teve como
intuito preservar os documentos originais e disponibilizar, atravs da descrio, as
particularidades da Histria contida nos documentos. O inventrio tornou-se um
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Inventrio um instrumento de pesquisa que descreve sumariamente ou analiticamente as unidades de
arquivamento de um fundo ou parte dele. Cuja apresentao poder refletir ou no a disposio fsica dos
documentos. Disponvel em:< http://www.arqsp.org.br/arquivos/oficinas_colecao_como_fazer/cf6.pdf>. Acesso
em: 22 jun. 2016.
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Pelo fato da autora deste trabalho ter participado diretamente da construo desse
instrumento de pesquisa, e devido experincia de descrio obtida, os mesmos
documentos sero usados para exemplificar a descrio arquivstica no AtoM. Um
dos maiores desafios encontrados no desenvolvimento do instrumento de pesquisa
foi justamente sua adaptao Norma Brasileira de Descrio Arquivstica
(NOBRADE). Estes desafios, juntamente com o processo de descrio do
instrumento de pesquisa no software AtoM, sero apresentados neste trabalho.
Este nvel no ser descrito neste trabalho pelo fato da Instituio Arquivstica em
questo, que ser apresentada mais a frente, j se encontrar previamente
cadastrada no AtoM. Dessa forma, o trabalho contemplar apenas as descries
relativas aos demais nveis. No entanto, vale ressaltar que a descrio da Instituio
Arquivstica tem como regra o usa da Norma ISDIAH que na traduo para a lngua
portuguesa significa Norma Internacional para Descrio de Instituio com Acervo
Arquivstica. A ISDIAH uma norma cuja funo primordial guardar arquivos e
torn-los disponveis para o pblico em geral (ISDIAH, 2008). Os elementos de
descrio para instituies da ISDIAH (2008) esto organizados em seis reas de
informao:
4.1 A NOBRADE
A Norma tem como princpio bsico o respeito aos fundos e a descrio multinvel, e
tm como premissas:
[...]
Descrio do geral para o particular com o objetivo de representar o
contexto e a estrutura hierrquica do fundo e suas partes componentes;
Informao relevante para o nvel de descrio com o objetivo de
representar com rigor o contexto e o contedo da unidade de descrio;
Relao entre descries com o objetivo de explicitar a posio da
unidade de descrio na hierarquia;
No repetio da informao com o objetivo de evitar redundncia de
informao em descries hierarquicamente relacionadas. Considera-se a
existncia de seis principais nveis de descrio, a saber: acervo da
entidade custodiadora (nvel 0), fundo ou coleo (nvel 1), seo (nvel 2),
7 ISAD(G) - General International Standard Archival Description Norma Geral Internacional de Descrio
Arquivstica.
8ISAAR(CPF) - International Standard Archival Authority Record. For Corporate Bodies, Personsand Families
Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades coletivas, pessoas e famlias.
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srie (nvel 3), dossi ou processo (nvel 4) e item documental (nvel 5). So
admitidos como nveis intermedirios o acervo da subunidade custodiadora
(nvel 0,5), a subseo (nvel 2,5) e a subsrie (nvel 3,5). Graficamente, o
Apndice A mostra como se estruturam os nveis 0 a 5.
[...] (NOBRADE, 2006, grifo nosso).
A norma tambm deixa claro que dentro desses 28 elementos, sete deles so
obrigatrios: cdigo de referncia; ttulo; data(s); nvel de descrio; dimenso e
suporte; nome(s) do(s) produtor(es); condies de acesso.
Logo, foi feita a descrio deles, os quais esto distribudos dentro das 8 (oito)
grandes reas de descrio da NOBRADE. Dentro dessas reas foram usados os
seguintes elementos no livro/Inventrio: Cdigo de referncia; ttulo; data; local;
nvel de descrio; dimenso e suporte; nome do produtor; instituio
detentora; procedncia; mbito e contedo; sistema de arranjo; condies de
acesso; notas de conservao; pontos de acesso; observaes/notas gerais.
A descrio que ser apresentada nas sees seguintes diz respeito s reas da
NOBRADE apresentadas na Figura 3. Em cada uma dessas reas, e para cada um
dos seus itens, ser apresentada a descrio do fundo, como exemplo principal para
simplificar a descrio. No entanto, em relao aos demais nveis de descrio
(srie, dossi e item documental), sero apresentados apenas os itens onde os
valores forem diferentes dos valores descritos no fundo. Para efeito de curiosidade o
asterisco (*) na cor vermelha, nos campos de descrio, significa que o
preenchimento do campo obrigatrio.
Partindo do princpio que o usurio vai registrar um acervo j classificado, ele deve
lembrar que o sistema um software multinvel, e que em especial, este campo
alimenta a construo do cdigo de classificao registrado em seu documento
fsico. Logo, ele precisa fornecer as informaes corretas, e por partes, na medida
em que avana nos nveis de descrio. Lembrando que fica a critrio do descritor
informar ou no os sinais de pontuao que fazem a separao no seu cdigo fsico
de classificao, de acordo com as convenes proposta pela Norma. As Figuras de
4 a 9 apresentam a descrio de um documento fsico existente e seu cadastro no
AtoM.
BR.SEMCULT.ES.1CRCAR.T.1.LAD1.003 p.004
23
1* 2* 3* 4* 5* 6*
*Legenda de descrio
Figura 4:Cdigo de referncia do documento fsico
Fonte: Prpria autora
2 Identificador - Instituio
3 Identificador Fundo
4 Identificador - Srie
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5 Identificador Dossi/Processo
4.3.1.2 Ttulo
4.3.1.3 Data
Este tpico fui includo para explicar um campo de pesquisa do livro/inventrio que
corresponde ao local. Na data tpica (local) a NOBRADE (2006, p. 24) recomenda
que se registre, quando relevante, nos nveis de descrio 4 e 5, o local de produo
da unidade de descrio, caso isso seja importante para a identificao da
localidade, tal como municpio, departamento, provncia, estado, pas etc. No
livro/inventrio a equipe convencionou usar a data tpica em todos os nveis de
descrio. No entanto, vale dizer que no AtoM a data tpica registrada na REA
PONTO DE ACESSO (Figura 3), no campo ponto de acesso (lugares), conforme
apresentado na Figura 46. Alm disso, a DATA TPICA, de acordo com a
NOBRADE, utilizada para representar o local de produo da unidade de
descrio nos nveis de descrio 4 e 5. (NOBRADE, 2006, p. 24 e, 59).
4.3.2.4 Procedncia
De acordo com NOBRADE (2006, p. 41) a Norma orienta que se registrem aes e
critrios adotados para avaliao, seleo e eliminao ocorridas ou planejadas para
a unidade de descrio. No houve descrio no livro/inventrio para este campo,
conforme Figura 31.
4.3.3.3 Incorporaes
De acordo com a NOBRADE (2006, 2006, p.44) o campo dever ser informado da
existncia de restries gerais ou especificas quanto reproduo do acervo (Figura
37). Caso o acervo possa ser reproduzido, deve-se ser registrado nos nveis 0 e 1,
38
bem como dever ser informado as normas para reproduo e uso. No foi descrito
no livro/inventrio e nem analisado junto entidade mantenedora sobre a
possibilidade de reproduo do acervo.
A NOBRADE (2006, p.46) orienta que neste campo deve-se informar o idioma(s) e o
sistema(s) de escrita da unidade de descrio. (Figura 38).
9
Revocao a capacidade de recuperar documentos teis.
44
4.3.8.4 Estatuto
Neste campo (Figura 52) a NOBRADE (2006, p.57) orienta registrar as datas de
criao, reviso e eliminao das descries, de maneira acumulativa ou no, ou
seja, preservando as datas para registro histrico ou deixando apenas a data da
ltima reviso. Porm, no sistema foi registrado apenas o perodo em que a
descrio foi realizada.
4.3.8.7 Idioma(s)
4.3.8.8 Fontes
De acordo com a Figura 56, estes campos de descrio so fornecidos pelo sistema,
e no possuem nenhuma instruo de preenchimento. No entanto, percebeu-se que,
na rea de Administrao, toda vez que feita uma modificao, o sistema salva
essa data.
4 CONSIDERAES FINAIS
A tecnologia hoje faz parte da vida profissional e uma grande aliada no fazer
arquivstico. Belloto (2006, p.305) afirma que a informtica est definitivamente
incorporada aos arquivos, seja para gerir e disseminar, seja para organizar e
descrever documentos nos mais diversos suportes e formatos em sistemas de
comunicaes.
Em sntese, parece ter ficado claro o valor conferido importncia do software AtoM
como ferramenta de descrio, bem como a prtica de descrever no mesmo, criando
assim grandes contribuies para a rea arquivista.
Diante dessas consideraes, espera-se que esta pesquisa venha contrubuir para a
rea arquivstica, e que outros discentes se engajem no projeto de produzir novos
conhecimentos.
5. REFERNCIAS