SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO COLCHONERA SAN ANTONIO

AUTORES:

Flor Mireya Santacruz Zambrano

Jos Alejandro Valderrama

Jess Danilo Martnez Morales

Yeini Leal Pava

Fray Alonso Gmez Marn

Mauricio Murcia Godoy

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Centro de la Servicios Financieros

REGIONAL Bogot D.C

Programa Articulado: Tecnlogo en Anlisis y Desarrollo de Sistemas de Informacin

2016
 2
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO COLCHONERA SAN ANTONIO

AUTORES:

Flor Mireya Santacruz Zambrano

Jos Alejandro Valderrama

Jess Danilo Martnez Morales
Yeini Leal Pava

Fray Alonso Gmez Marn

Mauricio Murcia Godoy

Trabajo presentado para la fase de identificacin AP1-AA1-EV1

Tecnlogo en Anlisis y Desarrollo de Sistemas de Informacin
Instructores
Albeiro Ramos y Leidy Vergel

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Centro de la Servicios Financieros

REGIONAL Bogot D.C

Programa Articulado: Tecnlogo en Anlisis y Desarrollo de Sistemas de Informacin

2016
 3
Contenido

Descripcin del proyecto 4

Justificacin 6

Objetivos 7

Alcance del proyecto 8

Beneficiarios 8

Impacto 9

Restricciones 10

Riesgos 11

Productos o resultados 12
 4

Descripcin del proyecto

Para entender el desarrollo del proyecto es necesario explicar tanto el contexto de la empresa

como el de los usuarios, dando de esta manera un punto de partida al presente proyecto, puesto

que estos posibilitan y modifican el progreso del mismo.

1.1 La empresa

El presente proyecto se desarrollar en la empresa Colchonera San Antonio, ubicada en la

ciudad de Tulu Valle del cauca, con un promedio de 6 trabajadores, quienes sern los primeros

usuarios del sistema de informacin acorde a esta empresa, cabe destacar tambin que esta

empresa lleva en funcionamiento 8 aos, en los cuales la compaa ha desarrollado procesos de

inventarios y facturacin de manera manual. como otros tantos contables, como lo realizan

muchas empresas a nivel nacional, principalmente en esta zona del pas, debido a la poca

difusin, desarrollo e implementacin de sistemas de informacin acordes a las necesidades, que

optimicen procesos y solucionen problemticas frente al tiempo, distancia y circunstancias como

sucede en la empresa anteriormente mencionada.

1.2 Delimitacin del proyecto

Al observar los procesos llevados en la empresa Colchonera San Antonio, se pudo analizar que

la mayora de ellos, se hacen de manera manual, factor que puede hacer este sistema vulnerable a

prdida de documentos y por otro lado centralizado puesto que solo pocos usuarios pueden
 5
acceder a la informacin retardando procesos de control, de seguimiento y de inventarios, por

ello se sugiere empezar por analizar y desarrollar un sistema de informacin accesible desde la

web , centrada en los procesos de inventarios y facturacin, puesto que en primer lugar la

empresa est en crecimiento y desea abrir otra sede y para ello se hace vital que tanto el

propietario, empleados como clientes conozcan cuntos productos se encuentran disponibles,

para tener un control y a su vez para poder venderlos y comprarlos, en segundo lugar se

considera que es necesario delimitar el sistema de informacin puesto que se desea dar solucin

a la necesidad ms relevante de la empresa y generar cambios importantes en el progreso de la

misma con este sistema.

Para finalizar es necesario aclarar que existen varios sistemas de informacin con el mismo

objetivo el control de inventarios, ya que hoy en da muchas empresas desean sistematizar y

automatizar procesos, debido a la relevancia del control de activos en una compaa, sin

embargo, este va a estar enfocado especialmente en el control y seguimiento de todos los

productos de la empresa aqu mencionada como su relacin en el proceso de facturacin.

 6
Justificacin

La creciente complejidad de las organizaciones ha aumentado en gran medida la necesidad de

tener informacin ms conveniente y oportuna. Actualmente las organizaciones, ya sean pblicas

o privadas, se han abocado a los avances tecnolgicos de la poca, los cuales tienden a

convertirse en una herramienta importante para el desarrollo de las mismas, trayendo a favor un

mejor desenvolvimiento del personal y rapidez en los procesos, lo que genera un mejor servicio.

Debido a esta gran necesidad de cambio, se desarrollar la automatizacin de las actividades

que se realizan en los diferentes procesos de la empresa, como es el registro de entradas y salidas

del inventario, requisiciones de compras, solicitud y entrega de productos.

Al respecto hay que tener en cuenta que una de las razones que determina la importancia y

justificacin de desarrollar un sistema automatizado para esta empresa, es la de registrar y

controlar los procesos, para dar as una respuesta inmediata a los diferentes clientes (internos y

externos) que soliciten informacin, en el momento en que lo requieran evitando prdida de

tiempo.

El sistema que se desea desarrollar es de suma importancia porque con l se busca la

optimizacin de los procesos actuales permitiendo conocer en tiempo real la informacin de

inventario, requisiciones de compras, solicitud y entrega de productos, a su vez permitir

controlar el inventario del almacn, lo cual facilitar saber con qu recursos cuentan la empresa,

que materiales se han utilizado, con que material se dispone, toda esta informacin es de suma

importancia y la misma con la optimizacin de los procesos podr ser suministrada de manera

oportuna, confiable y veraz.

 7
Objetivos

General

Crear un sistema de inventario que muestre, guarde y controle las existencias de los productos

que maneje la Colchonera San Antonio.

Especficos

Orientar el Sistema de Control de Inventario Colchonera San Antonio a la web.

Controlar el acceso de informacin y del sistema para los clientes y el personal del

negocio.

Posibilitar el ingreso de productos, con su descripcin e imagen, valor y cantidad.

Registrar las ventas realizadas para un control de los productos en existencia disponibles.
 8
Alcance del proyecto

El sistema a desarrollar llevar el registro controlado de la informacin general de cada producto

existente, con el fin de obtener todos los datos necesarios de cada producto de una manera

organizada, confiable y correcta. Se lograrn mejoras en la empresa misma, que se reflejarn en

el control de gastos, manejo del inventario, control de entrada y salida de productos obteniendo

as mayores ganancias por medios de ahorro, y tiempo, que dan el impacto a la empresa de

obtener un mayor crecimiento econmico. Este sistema se realizar para el uso exclusivo de

Colchonera San Antonio.

Beneficiarios

Los beneficiarios directos vendran a ser todos quienes estn relacionados directamente

con el proyecto de control de inventario, entre los cuales seran, el departamento de

contabilidad, la gerencia, clientes, administracin y personal de bodega.

Los beneficiarios indirectos sern los que se relacionen con el software de control de

inventario, entre los cuales tendramos los proveedores, medio ambiente, empresas de

mantenimiento informtico.
 9
Impacto

Nuestro Sistema de Solucin Integral SOFTCOL plantea organizar de manera significativa la

administracin de inventarios, contabilidad y finanzas de la empresa beneficiaria

COLCHONERA SAN ANTONIO, ocasionando as gran impacto en diferentes mbitos:

Econmico: Este es uno de los mbitos con mayor impacto considerando que nuestro sistema al

realizar sus respectivas funciones, brindar tiempo valioso que sera empleado en otras

actividades laborales optimizando el rendimiento y a su vez aumentando las ganancias generadas

en la empresa.

Ambiental: Al implementar nuestro sistema de inventario se anular el uso de materiales que los

funcionarios de la empresa empleaban para contabilizar de forma manual como papel, bolgrafos

y ms. De sta manera se disminuye posible contaminacin visual o ambiental causada por el

consumo de dichos materiales.

Tecnolgico: A travs de nuestro proyecto llevamos un gran aporte al sector tecnolgico, con el

tiempo iremos innovando e implementando nuevas funciones y despertando el inters en los

usuarios para que busquen satisfacer las necesidades de sus negocios o empresas por medio de la

tecnologa.
 10
Restricciones

De alcance, ya que el proyecto de SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO se proyecta

como una solucin integral se necesitara de toda la informacin de inventarios, facturacin,

requisiciones de compras, solicitud y entrega de productos y debido a que esta informacin

actualmente es un proceso manual podra interferir en el producto final del software.

Restriccin Tcnica, se podra presentar demoras en la implementacin ya que dependemos en

caso de eventualidades en el Hardware o en el servicio de internet del personal de soporte de las

empresas prestadoras de servicios.

 11
Riesgos

Cuando hablamos de riesgos en una empresa, estamos hablando de un fenmeno, es decir que se

pueden presentar un sinfn de riesgos que pueden afectar a la empresa tanto en los procesos de

organizacin, tecnolgicos, fsicos, tambin puede afectar a los clientes y hasta a la imagen de la

empresa.

hablando de la empresa COLCHONERA SAN ANTONIO, se pueden presentar los

siguientes riesgos:

En el uso del sistema se pueden generar riesgos como los virus, fraudes, tambin el

colapso de las telecomunicaciones generando daos en la informacin de la empresa

entre otros.

Un riesgo operativo puede dar la posibilidad a prdidas ocasionadas en la ejecucin de

los procesos y funciones de la empresa por fallas en el sistema, procedimientos o

personas que participan en dicho proceso.

Tambin pueden ser accidentes de trabajo, o enfermedades que pueden afectar tanto a la

persona como a la empresa.

Tambin puede haber riesgos fsicos como cortocircuitos, daos en el mantenimiento y

deterioro en los productos (colchones).

 12

Productos o resultados

Pgina web que represente a la empresa y sus intereses.

Implementacin del login o logon (en espaol ingresar o entrar) para el acceso al

sistema.

Creados los formularios para el ingreso de datos de los productos.

Implementada la facturacin de ventas en el sistema.