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Gestin documental con software libre:

Nuxeo, Alfresco y Athento


A la hora de implementar un sistema de gestin documental en un entorno profesional existen
en la actualidad una gran variedad de soluciones, tanto de software libre como propietarias.
Seguro que a la mayora os suena Sharepoint (Microsoft), Documentum o SAP. An persiste
cierta tendencia a otorgar mayor validez al software propietario frente a soluciones open
source y eso a pesar de que varias propuestas de estas ltimas pueden ser merecedoras de la
misma dignidad y confianza por mritos propios. El debate est en pleno auge ya que
recientemente se public un artculo sobre la cuestin en el sitio CMSWire en el cual Gary
Tyreman, CEO de una compaa dedicada a Big Data, defenda las bondades del software
propietario apoyando su opinin en un estudio que afirma que las empresas que trabajan con
software libre suelen sufrir problemas de escalabilidad, usabilidad, bugs y cadas de la
aplicacin. Es decir, que los inconvenientes principales de su uso estn relacionados con su
inestabilidad traducible de su fase beta perpetua y la inexistencia de una figura concreta a la
que recurrir para solucionar problemas derivados del uso e implantacin.
Estas dos circunstancias que son presentadas como dificultades, podran llegar a verse desde el
punto de vista positivo si pensamos que una fase beta continua puede contemplarse en realidad
como una constante evolucin y puede ir unida a la existencia de una comunidad de usuarios que
continuamente estn desarrollando mejoras para el producto (plugins, extensiones, templates,
etc), lo cual es a mi parecer una garanta de durabilidad y una apuesta por la calidad que sin duda
se aleja de la inestabilidad argumentada, sobre todo si el responsable de este movimiento es un
equipo slido y constante, plenamente dedicado, como lo podemos ver en los casos de proyectos
internacionalmente conocidos de software libre como WordPress, Firefox o Athento. Por otro
lado, la no dependencia de una empresa determinada, aunque puede suponer un vaco de
responsabilidad, en la poca actual en la que estamos es una oportunidad para abaratar costes con
respecto a los profesionales que contratamos para el mantenimiento informtico. El software libre
permite a las empresas que los compran el ser los dueos del producto y escoger con libertad a
los profesionales que los gestionan en su nombre e incluso ellas mismas implementar mejoras y
adaptaciones si disponen de los conocimientos apropiados para ello. Y, por otro lado, esta bien
recordar que las soluciones libres ms utilizadas en la actualidad, y de las cuales hablar ms
abajo, tienen detrs a proyectos empresariales de gran solidez que tienen a su servicio a
profesionales que se encargan de su desarrollo y de ofrecer soporte postventa y mantenimiento,
por lo que la situacin de vaco que mencionbamos al principio como argumento en contra del
open source no sera aplicable.
En el caso de soluciones propietarias, la exclusividad que ganan por un lado, puede tornarse en
desventaja por requerir personalizaciones de un producto, en principio, estandarizado (lo que sin
duda incrementa los costes), por la prdida de soporte futuro por parte de la empresa
desarrolladora al dejar de considerar rentable el producto y por la imposibilidad de controlar el
funcionamiento interno del sistema de informacin por parte de la propia empresa precisamente
debido a la exclusividad de dicho sistema. Adems de que el coste del software propietario tiende
a ser considerablemente mayor que el de las soluciones open source, con lo cual merece la pena
intentar buscar opciones libres que adems garanticen una gran calidad para los procesos de
gestin documental por su capacidad multiplataforma y su sencillo manejo, como a continuacin
veremos.
En primer lugar, podemos poner nuestra mira en los proyectos Nuxeo y Alfresco. Los
profesionales de la gestin documental consideran a estas plataformas las grandes alternativas a
soluciones propietarias como Sharepoint o Documentum, con las cuales se pueden evitar los
inconvenientes ya sealados decostosas licencias e implementaciones complejas para adaptar
la plataforma a los entornos de trabajo. Optar por soluciones de software libre supone por
tanto, tambin una forma ms sencilla de trabajar, sin que ello implique una prdida de eficacia
y eficiencia, lo cual es otra ventaja aadida.
Nuxeo
Nuxeo es un software que permite implementar con gran funcionalidad un repositorio
documental corporativo. Aporta soluciones a las necesidades primarias de gestin
documental de las empresas, permitiendo gestionar cmodamente documentos mediante control
de versiones, flujos de trabajo asociados, publicacin remota o bsqueda avanzada a texto
completo, adems de integracin con suite ofimticas habituales como Microsoft Office y Open
Office. Adems, a travs de Nuxeo DAM tambin se ofrece soporte para imgenes y vdeos.
Su implementacin es sencilla si lo que se quieren cubrir son necesidades no muy especficas y
adems al estar desarrollado sobre estndares abiertos, cuenta de entrada con la facilidad de
ampliar su funcionalidad mediante desarrollo y resulta interoperable con terceros lo cual pone al
alcance de un mayor nmero de tcnicos el conocimiento necesario para trabajar sobre l,
ganando as en productividad. El que sea una plataforma significa que contempla el crecimiento
futuro (fase beta en positivo) y adems lo ventajoso es que su adaptacin a propsitos
especficos no es tan costosa como en el caso de Sharepoint, Documentum, IBM FileNet, u otras
soluciones cerradas. Escoger esta solucin te ofrece las siguientes caractersticas:
Colaboracin, flujos de trabajo, bsquedas eficientes.
Flexibilidad, empleando una arquitectura basada en estndares.
Robustez, utilizando Java para entornos Enterprise (J2EE) entre otras tecnologas.
Velocidad, gracias a la integracin con el rpido motor de bsqueda Lucene.
Capacidad de evolucin en captura inteligente de documentos mediante Athento.
Seguridad gracias a la implementacin de estndares como SSL, Single Sign On (SSO) y
facilitando el cumplimiento con normativas como la ISO 27.001 (Seguridad de la
Informacin) o la Ley de Proteccin de Datos (LOPD).
Nuxeo actualmente est siendo empleado en sus procesos de gestin por cientos de empresas y
organismos pblicos de tamao medio y grande. En Espaa la startup Yerbabuena
Software, surgida en Mlaga en 2005 e instalada en Sillicon Valley, lo implementa con xito
desde hace ms de 5 aos y espartner certificado de la firma francesa.

Alfresco
Se trata de otro gran ejemplo de ECM open source. Es una solucin verstil compatible con
software tanto de la vertiente Microsoft, como de la rama Linux. Posibilita la creacin y gestin
de contenidos empresariales desde una gran cantidad de CMSs, blogs y paquetes ofimticos
(Office y OpenOffice). Adems ofrece una gran variedad de herramientas colaborativas como
calendarios individuales y de equipo, feeds de actividad, tableros de discusin, etc. Alfresco es
para las empresas ante todoCOLABORACIN, pero tambin constituye un gestor
documental y un completo CMS corporativo. Su base de programacin, junto a Nuxeo, es Java,
lo que los convierte en soluciones multiplataforma adaptables a cualquier entorno, a diferencia
de Sharepoint que depende de tecnologa propietaria Windows, lo cual restringe sus
posibilidades de despliegue.
Est disponible en dos versiones: Alfresco Community y Alfresco Enterprise. Ambas
versiones son Open Source, aunque su versin Enterprise, diseada para importantes volmenes
de trabajo, es de pago. Se trata de una plataforma ECM lder en su mercado con ms de 2.500
implantaciones y probada en entornos con ms de 100 millones de documentos. Entre sus
principales caractersticas se encuentran:
Facilidad de uso.
Entorno web.
Soporte para Gestin de Contenidos Empresariales (incluidas Gestin Documental y
Gestin de Activos Digitales).
Soporte para Gestin de Contenido Web (WCM).
Soporte para Records Management.
Soporte para Gestin de Contenido Social (Colaboracin).
Fcil despliege y administracin.
Escalabilidad.

Con un poco ms de conocimiento de las grandes alternativas actuales a las soluciones


propietarias de gestin documental, la pregunta que se me viene a la cabeza es: Cul sera
entonces el papel de Athento con respecto a Nuxeo y Alfresco? Pues la respuesta pasa por
identificar las mejoras de funcionalidad y las nuevas posibilidades que Athento aporta a estas dos
plataformas, conscientes sus creadores, de las necesidades de flujo de trabajo, gestin,
comunicacin y recuperacin de la informacin de formas inteligente necesarias en las empresas
y entornos de trabajo.
Athento
Athento es una capa de software que aade funcionalidad de ltima generacin a sistemas de

gestin de contenidos empresariales como Nuxeo y Alfresco,


proporcionndoles interoperabilidad para conectarse con aplicaciones de terceros. Utiliza
estndares abiertos e incorpora los ltimos avances de la Sociedad de la informacin
como tecnologa semntica, procesamiento de la imagen mediante OCR, Redes Neuronales,
Anlisis del color, y procesamiento del lenguaje natural (PNL), siendo fundamental su
aportacin en fases esenciales del ciclo de gestin de documental como la captura, la gestin y
la distribucin.
Ha sido desarrollado a modo de plugins o mdulos que lo hacen adaptarse a los diferentes casos
o sistemas que decidan implantarlo. Entre las aportaciones que se pueden obtener con su
implementacin se encuentran:

Etiquetado automtico de documentos.


Funcionamiento bajo estndar CMIS.
Incorporacin de tecnologa semntica a los procesos de gestin documental.
OCR inteligente (Motor Tesseract).
Facilidad de integracin de la solucin con otras aplicaciones.
Gran cantidad de mdulos de valor aadido fciles de integrar.
Modelo de negocio adaptable a cada situacin en coste e implantacin de soluciones
concretas.
Bsquedas semnticas.
Clasificacin automtica de documentos.
Construccin de relaciones semnticas entre documentos que permiten resultados de
bsqueda ms cercanos a nuestros deseos (gracias al procesamiento del lenguaje natural).
Extraccin automtica de metadatos de los documentos.
La utilizacin de Athento es 100% web, mediante los protocolos TCP/IP, adems de la
posibilidad de operar a travs de dispositivos mviles (smartphones) y de implementar una
interfaz web personalizada, disponible en ingls y en espaol. Se trata de un conjunto de
soluciones independientes que pueden ser instaladas sobre cualquier sistema operativo que
soporte Java, aunque se obtiene mayor rendimiento con cualquier distribucin de Linux.
Especficamente con referencia a la captura de los documentos, una de sus grandes
aportaciones, incluye entre otras funcionalidades:
OCR.
Extraccin de metadatos desde el contenido de los documentos
Procesamiento de imgenes para la clasificacin de documentos.
Soporte para los formatos de archivos TIFF, PNG, PDF, DOC, XLS, GIF y JPEG.
Procesamiento de caractersticas de formato en documentos digitalizados (tablas, imgenes
y prrafos).
Indexacin de datos y archivos adjuntos procedentes de e-mails.
Captura de documentos por lotes.
Reconocimiento de cdigos de barras y cdigos QR.
Capacidad de uso de ontologas.
Utiliza conectores que le permiten compartir datos y contenidos con aplicaciones de negocio
externas y con ello evita a las empresas que tengan que incurrir en grandes desarrollos cada vez
que quieran integrar sus aplicaciones con los repositorios documentales que emplean. Se
convierte por tanto en una herramienta de gran valor para las empresas que trabajando con
diferentes repositorios quieran centralizar su documentacin bajo un mismo punto de acceso,
o para aquellas que desean utilizar datos contenidos en documentos procedentes de otras
aplicaciones como ERPs, software de facturas, CRMs, etc, y todo ello sin un gran esfuerzo de
despliegue y puesta en marcha por su parte. Como valor aadido, se trata del primer sistema de
gestin documental en implementar los requerimientos de las Normas Tcnicas de
Interoperabilidad espaolas.
Junto a ello, ofrece grandes prestaciones para el desarrollo de procesos asociados a los entornos
profesionales, incorporando compatibilidad con firma digital de documentos (ViaFirma,
@Firma, CryptoApplet, sellado de tiempo, etc), recursos de gestin de la documentacin
empresarial (creacin de expedientes, bsquedas customizables de documentos, historial del
documento y control de versiones), adems de permitir la integracin con las ltimas versiones
de Moodle y posibilitar flujo de trabajo automtico, incluyendo mensajera interna entre usuarios
del sistema, alertas y notificaciones de tareas pendientes, aprobacin de documentos mediante
correo electrnico y edicin online de documentos con Google Docs.
Pero es que adems, podemos encontrar soluciones funcionales de Athento pensadas para cubrir
las necesidades de nichos profesionales especficos que garantizan la eficacia y la eficencia de
los procesos de negocio:
Athento Enterprise (iDM): Para empresas con un gran volumen de documentos que
necesitan tener el control absoluto de su informacin.
Athento Cloud (Saas): Para empresas que quieren abordar la gestin documental en la nube
sin preocuparse por mantenimientos, backups, servidores, etc.
Athento e-Administracin: Gestin Documental aplicada a organismos pblicos
preocupados por interoperabilidad y mejora de trmites y procesos internos.
Athento e-Salud: Para hospitales y clnicas que quieren liberarse del papel y mantener el
control de la documentacin clnica y no clnica que generan.