Proyecto Manual Lavado Activos Ese Ceo

EMPRESA SOCIAL DEL VERSION:
ESTADO CARMEN EMILIA 01
OSPINA
PROCESO Sistema Integral para la Administracin del FECHA: 2016/11/24
Riesgo
PROCEDIMIENTO Prevencin y Control del Lavado de Activos PAGINA 1 de 45
y Financiacin del Terrorismo
ACUERDO No.001
(Enero 6 de 2017)
POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE ADMINISTRACION

DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVOSY LA FINANCIACION DEL
TERRORISMO (SARLAFT) DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
CARMEN EMILIA OSPINA
La Junta Directiva de la Empresa Social del Estado Carmen Emilia Ospina, En

uso de sus facultades legales y estatutarias y en especial los conferidos en los
artculos 48, 49 y 113 de la Constitucin Poltica de Colombia, las leyes 1121 del 29
de diciembre de 2006 y 1621 de 2013 por las cuales se dictan normas para la
prevencin, deteccin, investigacin y sancin del financiamiento del terrorismo y
otras disposiciones y la Circular Externa 000009 de la Superintendencia Nacional
de Salud, por la cual se imparten instrucciones relativas al sistema de administracin
del riesgo de lavado de activos y la financiacin del terrorismo (SARLAFT)
CONSIDERANDO
1. Que la Superintendencia Nacional de Salud en la Circular 000009 del 21 de

abril de 2016, estableci en el numeral 3 mbito de Aplicacin que su
aplicacin es obligatoria para todos sus vigilados.
2. Que el Estatuto Anticorrupcin Ley 1474 de 2011 en su artculo 12

estableci la necesidad de adoptar un Sistema Preventivo de prcticas
riesgosas financieras y de atencin en salud del Sistema General de
Seguridad Social en Salud.
3. Que se deben mejorar los controles implementados para evitar que La

Empresa Social del Estado Carmen Emilia Ospina sea utilizada como
instrumento para el lavado de activos y financiacin del terrorismo.
4. Que es necesario adoptar una herramienta efectiva que contenga los

procedimientos de obligatorio cumplimiento para prevencin y el control del
lavado de activos y financiacin del terrorismo.
OSPINA
Riesgo
ACUERDA
ARTICULO 1. Adptese el presente Manual para la prevencin y el control

de lavado de activos y financiacin del terrorismo, el cual se aplicar en la
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA, de
conformidad con la normatividad legal vigente, los Estatutos y las polticas
administrativas y estar constituido as:
CONTENIDO
I. INTRODUCCION
1. NORMATIVIDAD VIGENTE
2. TERMINOLOGIA BASICA
3. ALCANCE
4. OBJETIVOS
5. AMBITO DE APLICACIN
6. INTERPRETACION, CONSULTA Y ACTUALIZACIONES
7. CODIGO DE CONDUCTA
8. CODIGO DE ESTILO DE EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN
EMILIA OSPINA
9. CONSIDERACIONES GENERALES
10. PRINCIPIOS GENERALES
11. REGLAS GENERALES DE CONDUCTA
OSPINA
Riesgo
12. POLITICAS EN MATERIA DE PREVENCION Y CONTROL DEL LAVADO DE

ACTIVOS Y DE LA FINANCIACION DEL TERRORISMO
13. PROCEDIMIENTOS PARA IMPLEMENTAR LOS MECANISMOS DEL
CONTROL
DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL TERRORISMO
14. MECANISMOS PARA EL CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA
FINANCIACION DEL TERRORISMO
15. INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIN DE LOS
MECANISMOS DE
CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACION DEL
TERRORISMO
16. RGANOS CON FUNCIONES DE CONTROL
17. REPORTES
18 RESPONSABILIDAD, SANCIONES Y CORRECTIVOS POR EL
INCUMPLIMIENTO
DE LOS PROCEDIMIENTOS
19. ANEXOS
20. ACTUALIZACION
OSPINA
Riesgo
INTRODUCCION
De conformidad con el artculo 12 de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupcin

dispuso la creacin del Sistema Preventivo de prcticas riesgosas financieras
y de atencin en salud del Sistema General de Seguridad Social en Salud.
Que de conformidad con la Circular 000009 de 2016, LA EMPRESA SOCIAL DEL

ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA est obligada a adoptar medidas de control
apropiadas y suficientes, orientadas a evitar que en la realizacin de sus
operaciones normales puedan ser utilizadas como instrumento para el ocultamiento,
manejo, inversin o aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes
provenientes de actividades delictivas o para dar apariencia de legalidad a dichas
actividades o las transacciones y fondos vinculados con las mismas. Estas medidas
harn parte del Sistema de Administracin del Riesgo de Lavado de Activos y
Financiacin del Terrorismo (SARLAFT.), el cual deber mantenerse actualizado de
manera permanente.
Existe una importante responsabilidad social que recae sobre todos los individuos
en la lucha contra el delito, frente al lavado de dinero; el sistema financiero en su
conjunto juega un importante papel al lado del que corresponde a las autoridades
de supervisin, en la valoracin idnea y apropiada de los mecanismos que
permiten a las entidades del sector, prevenir y detectar mecanismos idneos para
el lavado.
El presente Manual contiene los criterios que se deben tener en cuenta al adoptar
los sistemas de control necesarios para el cumplimiento de lo dispuesto en el
Estatuto Orgnico del Sistema Financiero; estos buscan orientar el procedimiento a
seguir en aquellos eventos en que, conforme a sus procedimientos internos de
control se detecten operaciones que puedan estar vinculadas con una actividad de
lavado de activos y financiacin del terrorismo; y tiene por objeto recoger en un solo
documento: a) El Cdigo de Conducta, debidamente actualizado, sobre las reglas
ticas que rigen el tema de la Prevencin del Lavado de Activos, para EMPRESA
SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA, b) Los procedimientos
especficos establecidos para EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA
OSPINA, c) Los rganos con funciones de control con los cuales contara
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Riesgo
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA para implementar

el sistema y vigilar su correcto funcionamiento, d) Los reportes relacionados con el
SIPLAFT, y e) Documentacin: requisitos y conservacin de la misma.
Es de carcter obligatorio que los funcionarios vinculados al Sistema Financiero

Cooperativo, apliquen las normas de conducta y procedimientos, buscando siempre
la colaboracin con las entidades competentes; deben tener en claro dentro de sus
funciones particulares del da, cul es su participacin para evitar que se lleven a
cabo actos delictivos.
El incumplimiento de lo normatizado en los manuales que implementen las

entidades del Sector Financiero Cooperativo, conlleva a la aplicacin de las
sanciones disciplinarias, administrativas y aun penales, que establezca cada
organizacin en su rgimen interno, las contempladas en el Estatuto Orgnico
Financiero, el Cdigo Penal y las dems normas pertinentes.
MISION
Somos una institucin prestadora de servicios integrales de salud, con enfoque
diferencial, centrado en las personas, la familia y la comunidad del municipio de
Neiva, mediante sedes integradas, comprometida con la calidad, humanizacin e
innovacin, responsabilidad social y proteccin del medio ambiente contribuyendo
al mejoramiento de las condiciones de salud de los Usuarios.
VISION
En el ao 2020 seremos reconocidos en la regin Surcolombiana como prestador
primario de salud competitivo, sostenible social y econmicamente, promoviendo
desarrollo empresarial hospitalario, en armona con el medio ambiente,
consolidando un modelo de atencin integral en salud, haciendo nfasis en
programas de promocin, gestin del riesgo y humanizacin del servicio.
OBJETIVOS INSTITUCIONALES
1. Implementar el modelo de atencin en salud MIAS en las sedes de la ESE
Carmen Emilia Ospina, prestando servicios de salud humanizados con
accesibilidad, oportunidad, pertinencia, seguridad y continuidad.
2. Garantizar la atencin preferente y diferencial a todos los Usuarios con
nfasis en la poblacin materno infantil, vulnerable y vctimas de violencia.
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Riesgo
3. Garantizar la efectividad gerencial de la ESE Carmen Emilia Ospina en su

rentabilidad social y financiera, mediante le fortalecimiento de la capacidad
organizacional y empresarial con un enfoque de competitividad.
4. Promover las prcticas adecuadas en la prestacin de los servicios de
salud que contribuyan a la preservacin y cuidado del medio ambiente en el
municipio de Neiva.
PRINCIPIOS CORPORATIVOS
1. Eficiencia: Har parte de nuestro desarrollo empresarial, como Empresa
Social del Estado, la prestacin de servicios teniendo como base la
optimizacin y oportunidad garantizando la mxima calidad a los Usuarios.
2. Universalidad: Atenderemos a todos los Usuarios que requieran de
nuestros servicios, proporcionando a la poblacin del Municipio de Neiva la
atencin a la cual tiene derecho, con los recursos humanos y tecnolgicos
disponibles cualquiera sea su capacidad econmica.
3. Solidaridad: Estaremos prestos a las eventualidades, catstrofes o
emergencias que puedan suceder, proporcionando a la poblacin del
municipio de Neiva la atencin a la cual tiene derecho, con los recursos
humanos y tecnolgicos disponibles cualquiera sea su capacidad
econmica.
4. Participacin Social: Los Clientes Internos y Externos contribuirn en alto
grado a la consecucin de nuestros objetivos, buscando implementar
estrategias y mecanismos para que mancomunadamente logremos el
bienestar de las personas y el mejoramiento de la calidad en los servicios
de salud.
5. Igualdad: El acceso a los servicios de salud de la ESE Carmen Emilia
Ospina se garantizarn sin discriminacin respetando las razones de
cultura, sexo, raza, origen nacional, orientacin sexual, religin, edad o
capacidad econmica.
6. Obligatoriedad: La afiliacin al Sistema General de Seguridad Social en
Salud ser obligatoria para todos los residentes del Municipio de Neiva.
7. Prevalencia de Derechos: Estaremos prestos a cuidar, proteger y asistir a
las mujeres en estado de embarazo, nios, nias, adolescentes y adulto
mayor, respetando sus derechos.
8. Enfoque diferencial: Reconoceremos las poblaciones con caractersticas
particulares en razn de su edad, gnero, raza, etnia, condicin de
discapacidad y vctimas de la violencia.
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Riesgo
9. Equidad: Garantizaremos el acceso al Plan de Beneficios a los Afiliados,

independiente de su capacidad de pago y condiciones particulares,
evitando prestaciones individuales no pertinentes de acuerdo con criterios
tcnicos y cientficos.
10. Calidad: Los servicios de salud que prestaremos a nuestros Usuarios sern
de acuerdo con la evidencia cientfica, provistos de forma integral, segura y
oportuna, mediante una atencin humanizada.
11. Progresividad: Nuestros Usuarios sern atendidos con calidad y
referenciados de ser necesario, de acuerdo al Plan de Beneficios y la red
de Prestadores.
12. Libre escogencia: Garantizaremos como parte integral de la red de
Prestadores de Servicios de Salud, servicios con calidad.
13. Sostenibilidad: La prestacin de servicios de salud se garantizarn de
acuerdo a la contratacin con las diferentes EPS que operan el Municipio
de Neiva.
14. Transparencia: Las polticas y condiciones de prestacin de los servicios de
salud en la ESE Carmen Emilia Ospina sern pblicas, claras y visibles.
15. Descentralizacin administrativa: La ESE Carmen Emilia Ospina es una
institucin en salud descentralizada, que comparte objetivos comunes con
las direcciones territoriales de salud.
16. Complementariedad y Concurrencia: Se propiciar a los Usuarios la
posibilidad de acceder mediante el sistema de referencia y
contrarreferencia a los distintos niveles de atencin, garantizando as la
complementariedad de las acciones y recursos en el logro de los fines del
Sistema General de Seguridad Social en Salud.
17. Corresponsabilidad: Los Usuarios de la ESE deben propender por su
autocuidado, por el cuidado de la slaud de su familia y de la comunidad, por
un ambiente sano, el uso racional y adecuado de los recursos y cumplir con
los deberes de solidaridad, participacin y colaboracin.
18. Irrenunciabilidad: Todos los habitantes del Municipio de Neiva tiene el
derecho a la seguridad social en salud, del cual no puede renunciarse ni
total ni parcialmente.
19. Intersectorialidad: La ESE trabajar de manera conjunta y coordinada con
los diferentes sectores y organizaciones que de manera directa o indirecta,
en forma integrada y continua, afectan los determinantes y el estado de
salud de la poblacin.
OSPINA
Riesgo
20. Prevencin: Se garantizar un enfoque de la promocin y fomento de la

salud y prevencin de la enfermedad, lo que permita la articulacin de las
acciones con todos los actores comunitarios.
21. Continuidad: La ESE Carmen Emilia Ospina, velar por la atencin continua
de los Usuarios, en busca de garantizar la calidad de vida e integridad.
1. NORMATIVIDAD VIGENTE
Ley 365 de 1997 (Enriquecimiento Ilcito, Narcotrfico, Extorsin, Rebelin,

Secuestro)
Ley 599 de 2000 Articulo 323 (Delitos contra la administracin pblica
trfico de armas, concierto para delinquir, Delitos contra el sistema
financiero)
Ley 747 de 2002 (Trfico de inmigrantes, trata de personas)
Ley 1121 de 2006 (Financiacin del terrorismo, Administracin de recursos
relacionado con actividades terroristas)
Estatuto Anticorrupcin
Estatuto orgnico del sistema financiero
Circular bsica jurdica de 2015
Circular Externa 03 del 6 de julio de 2016 expedida por la Superintendencia
de la Economa Solidaria.
2. TERMINOLOGICA BASICA
Para una mejor comprensin de lo reglamentado en este manual, se realiza una

interpretacin de los principales trminos utilizados.
ACTIVO ILICITO Es aquel que proviene de cualquier actividad

delictiva, como por ejemplo: secuestro, hurto de
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Riesgo
vehculos, contrabando, piratera terrestre,

asaltos bancarios o narcotrfico.
ASOCIADO Todas aquellas personas naturales o jurdicas

con las que se establece y/o se mantiene una
relacin contractual para la prestacin de
cualquier servicio y/o suministro de cualquier
producto propio de su actividad.
CONFLICTO DE INTERESES Situacin en virtud de la cual una persona, en

razn de su actividad, se enfrenta a distintas
alternativas de conducta con relacin a intereses
incompatibles, ninguna de las cuales puede
privilegiar en atencin a sus obligaciones legales
y contractuales.
ENRIQUECIMIENTO ILICITO Obtener para s o para otro un incremento

patrimonial no justificado, derivado en una u otra
forma de actividades delictivas.
ENTIDAD
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN
EMILIA OSPINA.
LAVADO DE ACTIVOS Proceso de ocultamiento de dineros provenientes

de actividades ilcitas, en moneda nacional o
extranjera y los subsiguientes actos de simulacin
respecto de su origen, para hacerlos aparecer
como legtimos.
CONTROL DEL RIESGO LA/FT: Comprende la implementacin de polticas,

procesos, prcticas u otras acciones existentes
que actan para minimizar el riesgo de Lavado de
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Riesgo
Activo y Financiacin del Terrorismo -LA/FT en el

sector de la economa solidaria.
MONITOREO Evaluacin peridica de las polticas y

procedimientos empleados en la organizacin,
para optimizar la eficiencia de los reportes.
OPERACIN EN EFECTIVO Se entiende por tal la transaccin que se realiza

en moneda legal o extranjera referida a depsitos,
retiros, transferencias de fondos, pagos e
inversiones, as como la compra o venta de
divisas.
OPERACIN INUSUAL Respecto de los clientes, son inusuales aquellas

operaciones cuya cuanta o caractersticas no
guardan relacin con la actividad econmica de
los clientes, respecto de los usuarios, son
inusuales aquellas transacciones que por su
nmero, por las cantidades transadas o por sus
caractersticas particulares, se salen de los para
metros de normalidad establecidos para
determinado rango de mercado.
OPERACIN SOSPECHOSA Son sospechosas aquellas operaciones del

asociado que, no obstante mantenerse dentro de
los parmetros de su perfil financiero, la entidad
con buen criterio estime en todo caso irregulares
o extraas, a tal punto que escapan de lo
simplemente inusual.
RECEPTACION Ocultacin del autor o cmplice de un delito o de

los efectos del delito, ya para esconderlos
momentneamente al servicio de los
delincuentes, ya para lucrarse con ellos.
OSPINA
Riesgo
RIESGOS ASOCIADOS AL
LA/FT: Son aquellos a travs de los cuales se puede
llegar a materializar el riesgo de LA/FT, estos son:
operativo, legal, reputacional y de contagio.
RIESGO REPUTACIONAL: Es la posibilidad de prdida en que incurre una

organizacin por desprestigio, mala imagen,
publicidad negativa, cierta o no, respecto de la
institucin y sus prcticas de negocios, que cause
prdida de asociados/clientes, disminucin de
ingresos o procesos judiciales.
RIESGO LEGAL: Es la posibilidad de prdida o dao que

puede sufrir una organizacin al ser sancionada u
obligada a indemnizar daos como resultado del
incumplimiento de normas o regulaciones,
obligaciones contractuales, fallas en los contratos
y transacciones, derivadas de actuaciones
malintencionadas, negligencia o actos
involuntarios que afectan la formalizacin o
ejecucin de contratos o transacciones.
RIESGO OPERATIVO: Es la posibilidad de prdida o dao que puede

sufrir una organizacin al incurrir en prdidas por
deficiencias, fallas o inadecuaciones, en el
recurso humano, los procesos, la tecnologa, la
infraestructura o por la ocurrencia de
acontecimientos externos.
RIESGO DE CONTAGIO: Es la posibilidad de prdida o dao que puede

sufrir una organizacin directa o indirectamente,
por una accin o experiencia de una persona
natural o jurdica que posee vnculos con la
organizacin.
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Riesgo
SEALES DE ALERTA Situaciones, actitudes u operaciones que se

conozcan de manera interna o externa que
indiquen una inusualidad o situacin especial de
un cliente y que ponen de manifiesto la necesidad
de analizar el hecho.
TRANSACION INDIVIDUAL
EN EFECTIVO Toda operacin en efectivo cuyo valor sea igual o
superior a diez millones de pesos ($ 10.000.000)
en moneda legal o diez mil dlares (US $ 10.000)
o su equivalente en otras monedas, segn la tasa
de cambio del da en que se realice la operacin
conforme lo indique el Banco de la Republica.
TRANSACCION MULTIPLE
EN EFECTIVO Aquellas operaciones que se realicen, durante un
mes calendario, por o en beneficio de una misma
persona que en su conjunto igualen o superen los
cincuenta millones de pesos ($ 50.000.000) o
veinticinco mil dlares de los Estados Unidos (US
$ 25.000) o su equivalente en otras monedas,
segn la tasa de cambio en dlares americanos
del da en que se realice la operacin.
LISTAS NACIONALES E
INTERNACIONALES Relacin de personas que de acuerdo con el
organismo que las publica, pueden estar
vinculadas con actividades de lavado de activos o
financiacin del terrorismo, como lo son las listas
del Consejo de Seguridad de las Naciones
Unidas, que son vinculantes para Colombia.
Adicionalmente, pueden ser consultadas por
Internet u otros medios tcnicos las listas OFAC,
INTERPOL, Polica Nacional, entre otras.
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Riesgo
USUARIO Personas naturales o jurdicas que sin ser

asociados de EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
CARMEN EMILIA OSPINA acuden
eventualmente a los servicios o productos que
esta presta.
UNIDAD DE INFORMACIN Y
ANLISIS FINANCIERO UIAF: Es una Unidad Administrativa Especial, de
carcter tcnico, adscrita al Ministerio de
Hacienda y Crdito Pblico, creada por la Ley 526
de 1999, modificada por la Ley 1121 de 2006, que
tiene como objetivo la prevencin y deteccin de
operaciones que puedan ser utilizadas para el
lavado de activos o la financiacin del terrorismo.
As mismo, impone obligaciones de reporte de
operaciones a determinados sectores
econmicos.
Los verbos rectores de las conductas delictivas son:
ADMINISTRAR
Ordenar, disponer, organizar en especial la hacienda o los bienes.
Desempear o ejercer un cargo o dignidad.
Suministrar, proporcionar o distribuir alguna cosa, para obtener mayor
rendimiento de ella o para que produzca mejor efecto.
ADQUIRIR
Hacer propio un derecho o cosa que a nadie pertenece, o se trasmite a titulo
lucrativo u oneroso o por prescripcin.
APARENTAR (LEGALIDAD)
Manifestar o dar a entender lo que no es o no hay.
ASEGURAR
Dejar firme y seguro; establecer, fijar slidamente.
OSPINA
Riesgo
Preservar o resguardar de dao a las personas y las cosas; defenderlas o

estorbar que pasen a poder de otro.
CUSTODIAR
Guardar con cuidado y vigilancia.
INVERTIR
Alertar, trastornar las cosas o el orden de ellas.
Hablando de caudales, emplearlos, gastarlos o colocarlos en aplicaciones
productivas.
Cambiar los lugares que en una proporcin ocupan, respectivamente, los dos
trminos de cada razn.
OCULTAR
Esconder, tapar disfrazar, encubrir vista.
Callar advertidamente lo que se pudiera o debiera decir, o disfrazar la verdad.
TRANSFERIR
Pasar o llevar una cosa desde un lugar a otro.
Ceder o renunciar en otro el derecho, dominio o atribucin que se tiene sobre
una cosa.
Remitir fondos bancarios de una cuenta a otra.
TRANSFORMAR
Hacer cambiar de forma a una persona o cosa.
Transmutar una cosa en otra.
Hacer mudar de porte o de costumbre a una persona.
TRANSPORTAR
Llevar cosas o personas de un paraje o lugar a otro.
3. ALCANCE
OSPINA
Riesgo
Por lo enunciado, el presente Manual est dirigido a todos los empleados en

especial, merecer un anlisis detenido por parte de los miembros del Consejo de
Administracin, Gerente, Oficiales de Cumplimiento y todos aquellos empleados
que tienen a su cargo la atencin de los distintos servicios que ofrecemos a los
asociados y clientes en general.
4. OBJETIVOS
Prevenir que se introduzcan al sistema cooperativo recursos provenientes de

actividades relacionadas con el lavado de activos y/o de la financiacin del
terrorismo.
Establecer un conjunto de polticas y procedimientos de prevencin y de

control relativo a la legitimacin de activos provenientes de actividades ilcitas
para ser adoptado por la Empresa Social del Estado Carmen Emilia Ospina
cumpliendo con la normativa y regulaciones vigentes.
Transmitir a los funcionarios nociones sobre el concepto de lavado de dinero

y financiacin del terrorismo, de los mecanismos utilizados para llevarlo a la
prctica y de las caractersticas que tienen los narcotraficantes.
Aplicar una poltica de Conocimiento del Cliente reafirmando la necesidad de

identificar completamente a nuestros asociados y clientes en general.
Reportar a la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero lo que se denomina

operaciones sospechosas en los casos en que corresponda.
Informar sobre las operaciones cuya informacin debe ser conservada en

archivos, como informacin disponible para los organismos de supervisin y
control.
OSPINA
Riesgo
Incorporar para su lectura, en forma de anexo, toda la legislacin y Normativa

vigente que regula esta materia en nuestro pas.
Cumplir con la normativa Nacional
5. AMBITO DE APLICACION
El cdigo de conducta que aqu se presenta, es de aplicacin EMPRESA SOCIAL

DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA y para todos sus directivos y empleados.
Los procedimientos de prevencin, control y deteccin del LA/FT aqu establecidos,

sern aplicables nicamente para EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN
EMILIA OSPINA.
6. INTERPRETACION, CONSULTA Y ACTUALIZACIONES
Es competencia del Oficial de cumplimiento y su suplente, la interpretacin del

Cdigo de Conducta y de los procedimientos para Prevencin del Lavado de Activos
y Financiacin del Terrorismo. De la misma manera, ser su responsabilidad la
actualizacin de dichas normas, quien las tramitara ante los niveles pertinentes y
Consejo de Administracin.
Por lo anterior, cualquier consulta o comunicacin sobre los conceptos

reglamentados en este Manual se tramitaran ante los citados anteriormente.
7. CODIGO DE CONDUCTA
OSPINA
Riesgo
El cdigo de Conducta que aqu se expone, est desarrollado con fundamento en

las disposiciones legales y dentro del contexto del CODIGO DE ESTILO de
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA, sobre los que la
entidad y todos sus empleados orientan sus actuaciones.
8. CODIGO DE ESTILO DE EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN

EMILIA OSPINA
PRINCIPIOS
Respeto a la legalidad.
Aplicacin de principios de tica profesional de rgimen interno, para
autorregular nuestro comportamiento y garantizar una mayor transparencia y
proteccin a nuestros clientes.
Cumplimiento de nuestro proyecto de Cooperativa, que define el marco de
nuestros valores corporativos, el estilo de direccin y la poltica de recursos
humanos.
VALORES
Satisfacer las necesidades de nuestros asociados constituye una orientacin

prioritaria de toda nuestra actividad.
Formar, integrar, motivar y retribuir a toda nuestra plantilla se configuran
como los pilares clave de la poltica de Recursos Humanos.
Alcanzar una calidad para nuestros productos y servicios que coincida con la
programada y con la percibida por nuestros asociados.
Gestionar eficientemente nues

tros recursos disponibles por medio de su asignacin a las actividades ms
productivas.
Actuar con espritu empresarial y cooperativo y con sentido de innovacin
rentable son responsabilidades permanentes de cada uno de nosotros.
Aprovechar las sinergias y cooperar activamente con sentido corporativo y
visin de EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA.
OSPINA
Riesgo
Asumir el compromiso y la entrega personal como pautas de nuestra

actuacin profesional.
9. CONSIDERACIONES GENERALES
PRESUPUESTOS PARA EL ADECUADO CUMPLIMIENTO
Las reglas de conducta respecto de los mecanismos de prevencin de actividades

delictivas contenidas en el presente documento, son de imperativo cumplimiento,
de manera que se deben observar en cada acto, por conviccin y como
manifestacin de un propsito preventivo.
Para el adecuado cumplimiento del cdigo, la Entidad, su Representante Legal,

Directivos, Administradores, Empleados y Revisor Fiscal tendrn en cuenta, entre
otros, los siguientes presupuestos:
La prevencin y control del lavado de activos y financiacin del terrorismo

abarca las operaciones relacionadas con los servicios y productos de
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA, sean estas
documentarias, electrnicas, en efectivo o desarrolladas en cualquier otra
forma; se trate de operaciones en moneda legal o extranjera; o sean
operaciones activas, pasivas o neutras.
El lavado de activos y financiacin del terrorismo involucra activos ilcitos, es

decir, aquellos que provienen de cualquiera de los delitos consagrados como
tales en las normas penales.
Es deber de los directivos y funcionarios de EMPRESA SOCIAL DEL

ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA, colaborar con la Administracin de
Justicia no solo atendiendo los requerimientos expresos de las autoridades,
sino auxilindolas oficiosamente en la lucha contra el delito.
La reserva bancaria no es oponible a las solicitudes de informacin

formuladas de manera especfica por las autoridades dentro de las
investigaciones de su competencia, conforme a lo dispuesto en el artculo 15
OSPINA
Riesgo
de la Constitucin Nacional y los artculos 63 del Cdigo de Comercio, 260

del Cdigo de Procedimiento Penal, 288 del Cdigo de Procedimiento Civil y
105 del EOSF, o en aquellas normas que los adicionen, modifiquen o
sustituyan.
Es necesario contribuir al fortalecimiento del sistema de pagos de la

economa y al aseguramiento de la confianza del pblico en el sector
financiero, velando por la seguridad, transparencia y confiabilidad de las
operaciones.
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA, sus rganos

de administracin y de control as como el oficial de cumplimiento y dems
empleados, deben asegurar el cumplimiento de las normas legales
encaminadas a prevenir y controlar el lavado de activos, particularmente las
contenidas en los artculos 102 a 105 del EOSF con el propsito no solo de
contribuir a la realizacin de los fines del Estado y de cumplir la ley, sino de
proteger la imagen y la reputacin nacional e internacional de los sistemas
cuyo control y vigilancia competen a la Superintendencia Bancaria de
Colombia.
Para la prevencin y control del lavado es indispensable la observancia de

los mecanismos e instrumentos establecidos internamente por parte de los
funcionarios que intervienen en la autorizacin, ejecucin y revisin de las
operaciones.
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA debe

adecuar su SIPLAFT a los nuevos productos o servicios que diseen, antes
de ofrecerlos a sus asociados.
10. PRINCIPIOS GENERALES
Con el propsito de posibilitar un mayor grado de uniformidad en la adopcin

de medidas encaminadas a la prevencin y deteccin del lavado de activos
y financiacin del terrorismo, la entidad se acoge a los Acuerdos
OSPINA
Riesgo
Interbancarios sobre la materia, lo que implica adoptarlos como normas

internas de obligatorio cumplimiento para todos los empleados y darlos a
conocer en forma adecuada para que el comportamiento de sus funcionarios
este guiado por tales normas.
Es responsabilidad de todos los funcionarios de la Entidad cumplir con las

disposiciones legales y normas internas adoptadas sobre prevencin del
lavado de activos y financiacin del terrorismo.
La Entidad propender por anteponer la observancia de los principios ticos

consagrados en este cdigo, al logro de metas comerciales o cualquier otro
inters institucional o personal.
Constituye poltica primordial de la institucin el hecho de que no se

consideren clientes, empleados, asesores o proveedores idneos y por lo
tanto no deben existir relaciones contractuales con las personas naturales o
jurdicas sealadas por organismos del Estado, entidades o gobiernos
extranjeros, como presuntamente relacionadas con movimientos ilcitos de
capital y en general todas aquellas personas de las cuales se tenga duda
sobre la licitud de sus actividades tanto comerciales como personales. De
igual forma, se evitara mantener vnculos con personas que desarrollen
prcticas inseguras, actividades prohibidas por la ley, consideradas ilcitas o
que afecten la moral y las buenas costumbres.
La Entidad adoptara medidas de control apropiadas y suficientes orientadas

a evitar que en ejecucin del negocio en cualquiera de sus modalidades, sea
utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversin o
aprovechamiento, en cualquier forma del dinero u otros bienes provenientes
de actividades delictivas o para dar apariencia de legalidad a las
transacciones y fondos vinculados a las mismas.
Constituye falta grave de un funcionario abstenerse de controlar, supervisar,

informar, reportar cualquier actividad que en el desarrollo de su cargo
aparezca inusual o cree serias sospechas sobre licitud, por lo tanto adems
de las sanciones penales que pueda implicar dicho comportamiento, la
Entidad impondr sanciones laborales por cuanto lo que est en juego es la
credibilidad de la institucin y su permanencia en el mercado.
OSPINA
Riesgo
El cumplimiento con el adecuado diligenciamiento y reporte de las

operaciones realizadas en efectivo no exime a los funcionarios de la
institucin de reportarlas como inusuales o sospechosas si reconsidera que
existen motivos para tenerlas como tales.
El comportamiento que se exige a todos los funcionarios de la Entidad sobre

los diversos temas relacionados con el negocio bancario en desarrollo de sus
funciones, no es causa valida de justificacin frente al desconocimiento e
inobservancia de las disposiciones legales e internas en materia de
prevencin, control y deteccin del lavado de activos y financiacin del
terrorismo.
La Entidad planeara y ejecutara en forma continua programas de

capacitacin y divulgacin sobre lavado de activos, financiacin del
terrorismo y prevencin de actividades ilcitas para mantener un adecuado
conocimiento y entendimiento por parte de todos los funcionarios de las
normas vigentes sobre el tema, la induccin de los nuevos empleados en
estas materias y la constante actualizacin sobre las mismas.
La Entidad mantendr esquemas de control, seguimiento y programas de

auditoria con el propsito de verificar el estricto cumplimiento de las normas
que regulan la prevencin y deteccin de actividades delictivas y de los
controles establecidos por EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN
EMILIA OSPINA para estos efectos.
Siguiendo estas lneas de actuacin y el cumplimiento de las regulaciones legales,

la Entidad orientara sus actuaciones y procedimientos bajo los siguientes
parmetros:
a. Realizar los mejores esfuerzos para seleccionar sus clientes, tanto habituales
como ocasionales e identificarlos debidamente, para lo cual todos los
funcionarios de la entidad estn obligados a cumplir estrictamente los
procedimientos establecidos para lograr la correcta vinculacin y la
determinacin de su actividad econmica a efectos de definir su perfil
financiero.
OSPINA
Riesgo
b. Conocer adecuadamente la actividad econmica que desarrollan sus

Asociados.
c. Suministrar y reportar a los organismos que las leyes o autoridades regulatorias

determinen, la informacin relacionada con el tema de Prevencin de Lavado
de Activos.
d. En los eventos en los que algn organismo de control o supervisin interno o

externo, en ejercicio de su facultades o alguna autoridad competente realice
anlisis, solicite informacin o investiguen cuentas o sean reportadas
operaciones sospechosas, los funcionarios de la Entidad debern guardar
absoluta reserva sobre el contenido de dichas actuaciones y abstenerse de
informar a los titulares de las cuenta respectivas o a terceras personas no
autorizadas por la Entidad.
El incurrir en la prohibicin atrs descrita se considera falta grave y a ms de las

sanciones administrativas y laborales previstas en este cdigo, se podrn hacer
acreedores a las sanciones previstas por la Ley para el efecto.
11. REGLAS ESPECIALES DE CONDUCTA
DEL EJERCICIO DE LOS CARGOS Y FUNCIONES
a. Los directivos y empleados de la Entidad no revelaran hechos, actos o

circunstancias de los que se tenga conocimiento en el ejercicio del cargo y
salvo las informaciones que obligatoriamente se tengan que preparar o emitir
en cumplimiento de reglamentos internos o externos o cuando lo solicite una
autoridad competente.
Debern proteger informacin que en desarrollo de sus cargos conozcan o

llegaren a conocer, sin que ello sea motivo de encubrimiento y colaboracin
con actos ilcitos.
OSPINA
Riesgo
Debern guardar absoluta reserva sobre el desarrollo de anlisis,

investigaciones o solicitud de informacin sobre cuentas de clientes que
realicen rganos de control o supervisin internos o externos, y abstenerse de
informar a los titulares o terceras personas no autorizadas por la Entidad de
esas actuaciones.
b. Procedern de forma veraz, digna, leal y de buena fe. No intervendrn en actos

simulados, ni en operaciones fraudulentas o en cualquier otra que tienda a
ocultar, distorsionar o manipular la informacin de la institucin o la realidad de
los clientes en perjuicio de la Entidad, de los intereses del Estado o de terceras
personas.
c. La firma o aprobacin, exige que la persona que la suscribe o autoriza, la haya

verificado previamente, para determinar su legalidad, certeza, correccin y
adhesin a la normatividad de la institucin.
d. Comunicaran oportunamente a sus superiores inmediatos todo hecho o

irregularidad por parte de algn funcionario o tercero, que afecte o pueda
lesionar los intereses de la Entidad.
e. Se considera contrario a los intereses de la Entidad, la omisin de actuacin o

el no suministro de informacin, con el propsito de proteger, favorecer,
perjudicar o lesionar a una persona.
DE LOS CONFLICTOS DE INTERESES
Conflictos de inters es entendido como la situacin en virtud de la cual una persona

en razn a su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta en relacin
a intereses incompatibles.
Con base en la anterior premisa, tanto la entidad como sus empleados debern:
Comunicar de manera inmediata, acerca de la existencia o de la potencial

aparicin de un conflicto de intereses y de las medidas que se adoptaran
para evitarlo.
OSPINA
Riesgo
Los intereses de la Entidad priman sobre los intereses personales

individualmente considerados y sobre los de los clientes y dems
relacionados con sus actividades.
Los negocios con familiares y allegados, clientes, proveedores, asesores

externos y dems terceros ligados directa o indirectamente con los
empleados o con la Entidad, se manejaran con criterio justo, de buena fe y
nunca sern motivados por intereses particulares que puedan menoscabar
el prestigio, la imagen, la seguridad o la rentabilidad de la Entidad.
Por lo tanto:
a. Todos los funcionarios de la Entidad estn obligados a privilegiar la legalidad y

la observancia de los principios ticos de las operaciones y transacciones sobre
la ganancia puntual para la entidad y sobre el logro de metas comerciales.
b. No podrn vincular y realizar operaciones o transacciones con las personas

naturales o jurdicas sealadas por los rganos del Estado Colombiano,
entidades o gobiernos extranjeros, como presuntamente relacionadas con
movimientos ilcitos de capital y en general con todas aquellas personas de las
cuales se tenga duda sobre la licitud de sus actividades, prohibidas por la ley
o que afectan la moral y buenas costumbres, atenta contra la credibilidad y los
intereses de EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA.
c. Los funcionarios de la Entidad se abstendrn de autorizar operaciones o

servicios a favor de usuarios cuando estos o aquellas puedan violar las normas
o regulaciones sobre prevencin de lavado de activos y financiacin del
terrorismo.
d. El logro de metas comerciales o financieras se realizara con operaciones que

cumplan en un todo con las normas legales, por lo tanto no sern vlidas
aquellas logradas a travs de omisiones de las normas y reglamentos.
e. Debern reportar, en la forma como se establece en los Procedimientos para

Prevencin del Lavado de Activos y Financiacin del Terrorismo, las
operaciones sospechosas de los clientes de la Entidad y se abstendrn de
ejecutarlas cuando exista orden expresa al respecto.
OSPINA
Riesgo
f. La obligacin de reserva respecto de las operaciones y transacciones

reportadas por superar los topes de efectivo establecidos por la autoridad
regulatoria y de las sospechosas, primara sobre el derecho del cliente a ser
informado sobre las situaciones especiales que puedan afectar su cuenta.
Por lo tanto, los funcionarios se abstendrn en todo momento de informar a

travs de cualquier modalidad al cliente, sobre anlisis, investigaciones o
reportes de operaciones inusuales que realice la Entidad u organismos de
control y supervisin externos.
g. No se podr hacer uso indebido de informacin que haya conocido por razn o
con ocasin de sus funciones, con el fin de obtener provecho para s o para un
tercero (persona natural o jurdica).
h. Se deber comunicar de manera inmediata al superior jerrquico y al Oficial de

Cumplimiento, cualquier actividad delictiva de que se tenga conocimiento.
i. Los funcionarios se abstendrn de participar, decidir o sugerir la decisin, en

operaciones o servicios a favor de clientes con los cuales tengan negocios
particulares.
j. Los funcionarios no podrn garantizar el resultado de una solicitud o gestin

cuya aprobacin final dependa de otro.
k. Los funcionarios se abstendrn de exigir, sugerir o recibir remuneracin o

beneficio econmico, cualquiera que sea la forma o denominacin que se le da
para s o para otros, de parte de clientes, gestores, asesores, usuarios o
proveedores con los cuales tengan relacin por razn del desempeo de su
cargo.
l. No concedern directa o indirectamente, remuneracin, comisin, corretaje y

otro beneficio, para obtener la favorabilidad de un negocio o la captacin de
recursos.
OSPINA
Riesgo
m. No intervendrn, aprobaran o administraran crditos y otras operaciones a favor

de sus familiares o de empresas o sociedades donde estos o el funcionario
tengan participacin.
n. Ninguna operacin o negocio podr autorizarse o negarse con base en

sentimientos de amistad o enemistad por parte de quien tiene en sus manos la
capacidad de decidir.
o. Los funcionarios no podrn ofrecer, solicitar o aceptar gratificaciones

personales, comisiones, u otro tipo de contraprestacin que condicione la
realizacin de operaciones o la prestacin de cualquier servicio.
p. Ante la existencia de asociados que son competidores entre s, los funcionarios

guardan especial sigilo para evitar que se filtre informacin confidencial entre
ellos. As mismo, se evitar dar un trato diferente o especial hacia alguno de
ellos. Se entender que son competidores aquellos comerciantes que dediquen
su actividad a negocios afines y cuyos mercados de influencia sean comunes.
q. Los empleados de la Empresa Social del Estado Carmen Emilia Ospina

r. no podrn influir en otros empleados de la misma con miras a obtener trato
favorable en la consecucin de crditos o cualquier tipo de servicios de los que
ella ofrece.
s. Los funcionarios, no podrn tener nunca control directo sobre los abonos
contables a los saldos de sus crditos o cuentas que sean titulares ellos en lla
Empresa Social del Estado Carmen Emilia Ospina. As mismo, con los
crditos en que sean titulares los cnyuges de los funcionarios, sus parientes,
hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil.
12. POLITICAS EN MATERIA DE PREVENCION Y CONTROL DEL LAVADO

DE ACTIVOS Y DE LA FINANCIACION DEL TERRORISMO
POLITICA DEL CONOCIMIENTO DEL ASOCIADO

OSPINA
Riesgo
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA establece un

Formulario de Afiliacin y/o actualizacin de datos que cumple con los requisitos
mnimos exigidos por la Superintendencia de Economa Solidaria, y que debe ser
diligenciado por el asociado, con la verificacin pertinente de la informacin por
parte del funcionario encargado. La informacin captada susceptible de ser variable
debe ser actualizada cada ao. (Formato de Vinculacin del asociado).
No se exime a ningn asociado del suministro de informacin contemplado en el

formato y del procedimiento del conocimiento del cliente, salvo las excepciones que
permitan la ley, la regulacin financiera, o el Consejo de Administracin.
Es clave dentro de esta poltica, tener identificados los siguientes aspectos:

El amplio conocimiento de las transacciones llevadas a cabo por el asociado,
Una clara identificacin de las caractersticas llevadas a cabo por el Asociado
Identificar el tipo de actividad generadora de ingresos.
Con el conocimiento de estos tres aspectos de define claramente si la actividad est

acorde con su volumen y tipo de transacciones y con la cantidad de dinero manejado
en las mismas.
POLITICA PARA LA VINCULACION DE NUEVOS ASOCIADOS
Es responsabilidad de quienes desempeen la labor comercial, efectuar

previamente una labor de investigacin, mediante entrevista, que le permita
establecer claramente, con relacin al potencial Asociado, la actividad, la
trayectoria, la magnitud de sus operaciones con el sistema financiero y
solicitar toda la documentacin e informacin adicional que por ley y/o
reglamentacin interna sea necesaria.
Cuando el producto de esta investigacin d como resultado, algn indicio

sobre la ilicitud de las actividades o que los fondos tienen procedencia directa
o indirecta de actividades delictivas, la Empresa social del Estado Carmen
Emilia Ospina se abstendr de entablar cualquier tipo de vnculo.
Cuando la solicitud de servicios provenga directamente del Asociado

potencial, el empleado encargado de la gestin, deber igualmente realizar
OSPINA
Riesgo
la investigacin antes sealada y asumir la misma conducta segn sea el

resultado de la entrevista.
Es responsabilidad del personal de cada rea de la Cooperativa conocer e

indagar sobre las actividades econmicas desarrolladas en la zona de
influencia comercial, con el fin de obtener elementos de juicio que les
permitan realizar anlisis ms objetivos.
La Gerente deber mantener una vigilancia especial sobre los productos y

transacciones realizadas por aquellas personas que manejan recursos
pblicos, poseen algn poder pblico o gozan de reconocimiento en la zona
de influencia de la entidad.
POLTICA SOBRE EL DERECHO DE ADMISIN
La cooperativa se reserva el derecho de admisin en los siguientes casos:
Cuando los futuros Asociados se nieguen a aportar informacin o

documentacin requerida para la vinculacin.
Cuando la informacin y/o documentacin que se adjunte como soporte para
la vinculacin sea falsa o inexacta.
Cuando los solicitantes estn incluidos en listas de control del Gobierno
Nacional (Lista terrorismo expedida por el Consejo de Seguridad de la
Naciones Unidas y la Lista OFAC o denominada Lista CLINTON).
Cuando el origen de los dineros provenga del exterior, de pases no
cooperantes o que no sea comprobable el origen licito de los fondos.
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA podr excluir los
asociados que presenten el siguiente comportamiento:
Aquellos para los que se reporte ms de una operacin sospechosa en el

mismo ao.
Las entidades jurdicas o personas naturales con establecimientos de
comercio, que impidan o no faciliten la realizacin de visitas comerciales.
Quienes reiterativamente se nieguen a actualizar la informacin.
Asociados que sean incluidos en listas de control del gobierno.
OSPINA
Riesgo
Los condenados por delitos asociados al lavado de activos o financiacin del

terrorismo.
POLTICA SOBRE LAS OPERACIONES
La prevencin y control del lavado de activos y financiacin del terrorismo, incluye

todas las operaciones relacionadas con los servicios y productos de EMPRESA
SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA, realizados en efectivo o de
cualquier otra forma y por medio electrnico o documental en moneda legal.
Independientemente de que las operaciones se realicen en cheque o en efectivo,

cuando una seal de alerta se origine, por la identificacin de riesgos segn la
segmentacin de los asociados y el mercado, todas las operaciones deben ser
analizadas por el Gerente con el fin de identificar su relacin con la actividad
econmica del asociado.
Bienes recibidos en dacin de pago. En la realizacin de los bienes recibidos en

dacin de pago, la Cooperativa obtendr del comprador, persona natural o persona
jurdica, informacin similar a la que se obtiene para la vinculacin como Asociado,
desarrollando en este sentido similar proceso de verificacin y confirmacin de la
informacin antes de dejar en firme la venta.
POLITICA SOBRE NUEVOS PRODUCTOS Y SERVICIOS
Cuando EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA desarrolle

un nuevo producto que involucre operaciones que impliquen un cambio de fondo en
los sistemas de control para el lavado de activos y el financiamiento al terrorismo se
seguir el siguiente procedimiento:
El Gerente deber reglamentar el proyecto comercial del nuevo producto o servicio

con la normatividad legal asociada al mismo.
OSPINA
Riesgo
El Oficial de Cumplimiento debe evaluar los aspectos relacionados con el SIPLAFT,

formulando a la administracin recomendaciones sobre los controles a implementar
en esta materia.
El Oficial de Cumplimiento debe presentar la modificacin o adicin del Manual al

Consejo de Administracin.
Esta poltica tambin hace referencia al anlisis e identificacin de riesgos

asociados a los nuevos productos, as como la identificacin de los riesgos de LA/FT
inherentes al objeto de la entidad.
POLTICA SOBRE RESERVA DE LA INFORMACIN
RESERVA BANCARIA Artculo 8 Ley 1121 de 2006 y art 105 del EOSF. Se
entiende por reserva bancaria, el deber jurdico que tienen las entidades financieras
en su calidad de personas jurdicas, y sus funcionarios (administradores, gerentes,
directivos y empleados) de guardar reserva, secreto y discrecin sobre la
informacin de sus asociados, con relacin a: saldos, cuentas, transacciones,
negocios, ingresos, patrimonio, bienes declarados, etc. o sobre aquellos datos
relacionados con la situacin propia de la persona o compaa, que conozcan en
desarrollo de su profesin u oficio.
Esta obligacin comprende tanto los datos que suministre directamente el asociado,
como aquellos que configuren la relacin comercial entre l y la entidad, y debe
cumplirse durante la vigencia del vnculo comercial y aun cuando ste haya
terminado.
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA, no opondr la

reserva bancaria como argumento para la entrega de informacin de sus asociados
y/o operaciones, a las autoridades dentro de los procesos de investigacin de su
competencia, conforme a lo dispuesto en el artculo 15 de la Constitucin Nacional
y en los artculos 63 del Cdigo de Comercio, 260 del Cdigo de procedimiento
Penal, 288 del Cdigo de Procedimiento Civil y 105 del Estatuto Orgnico del
Sistema Financiero, o en aquellas normas que los adicionen, modifiquen o
sustituyan.
OSPINA
Riesgo
POLITICA SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMA LEGALES
El Consejo de Administracin, Revisora Fiscal, Junta de Vigilancia, Gerencia, el

Oficial de Cumplimiento y dems empleados de EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
CARMEN EMILIA OSPINA, deben asegurar el cumplimiento de los reglamentos
internos y las normas legales encaminadas a prevenir y controlar el lavado de
activos y la financiacin del terrorismo y la observancia de los mecanismos e
instrumentos establecidos internamente para la autorizacin, ejecucin y revisin
de las operaciones.
POLITICA DE CONOCIMIENTO, SEGMENTACION DE MERCADO E

IDENTIFICACION DE RIESGOS
La Cooperativa identificar, con base en la segmentacin de mercado que realice,

los Asociados de mayor riesgo potencial, especialmente aquellos que manejan
recursos pblicos, que tengan algn grado de poder pblico o gozan de
reconocimiento pblico, para desarrollar monitoreo de sus transacciones en razn
de su exposicin al lavado de dinero.
En EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA se tienen en

cuenta los siguientes factores de Riesgo para la segmentacin del mercado:
Cliente: Es cualquier persona natural o jurdica con la cual se establece una relacin
contractual, para la prestacin de cualquier servicio y/o suministro de cualquier
producto propio de la actividad financiera
Como EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA es una
cooperativa de carcter abierto el concepto de cliente se aplicar a los
ASOCIADOS.
Producto: Son las operaciones legalmente autorizadas y cumplen con la misin de

la Cooperativa.
OSPINA
Riesgo
Canal de Distribucin: Es el medio por el cual se ofrece el producto, puede ser

directo o tercerizado.
Jurisdiccin: Es la ubicacin geogrfica donde se establece el producto y se legaliza

la relacin contractual.
El personal de Cooperativa alimentar la base de datos y el Oficial de Cumplimiento

agrupar los asociados segn el segmento seleccionado, y fijara cupos o lmites de
transacciones para generar seales de alerta en un respectivo segmento.
POLITICA SOBRE CONOCIMIENTO DEL MANUAL POR PARTE DE LOS

FUNCIONARIOS
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA velar por que
todos los funcionarios tengan conocimiento y acceso permanente a este Manual de
Procedimientos, mediante comunicacin escrita y aceptada por cada funcionario
(Anexo 1) la cual reposar en la hoja de vida o en el archivo de capacitaciones.
Igualmente velar por que tengan acceso al formato para informar sobre seales de
alerta y operaciones inusuales.
Todos los funcionarios de EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA

OSPINA tendrn el deber de comunicar al Oficial de Cumplimiento, los hechos o
circunstancias que estn catalogados como seales de alerta y operaciones
inusuales, as como los hechos o circunstancias que consideren que pueden dar
lugar a actividades delictivas de los asociados o de empleados de la cooperativa.
POLITICA SOBRE COBERTURA Y ALCANCE DE LOS CONTROLES
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA mantendr

controles para conocer a sus asociados actuales y potenciales, para prevenir que la
entidad sea utilizada como instrumento para el ocultamiento, manejo, inversin o
aprovechamiento, en cualquier forma, de dineros u otros bienes provenientes de
actividades delictivas o de financiacin al terrorismo, o para dar apariencia de
legalidad a las transacciones y fondos vinculados con las mismas.
OSPINA
Riesgo
Para el efecto, EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA har
consultas y cruces de informacin, por lo menos con la lista del Consejo de
Seguridad de Naciones Unidas ONU y la denominada lista OFAC, y si se determina
ms adelante, con otras bases de datos establecidas para la prevencin al lavado
de activos y financiamiento al terrorismo. EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
CARMEN EMILIA OSPINA har estos cruces respecto de: asociados, empleados
permanentes y temporales, compradores de bienes recibidos en dacin en pago,
proveedores y contratistas de la Cooperativa. Igualmente cruzar contra estas
bases de datos, todos los terceros a quienes la Cooperativa le realice pagos, en la
oportunidad y forma que se indica en este manual.
As mismo, EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA

evaluara la efectividad de los controles existentes y presentara modificaciones o
tratamientos especiales para mitigar los riesgos identificados.
POLITICA DE EXONERACION DE ASOCIADOS PARA LOS REPORTES DE

TRANSACCIONE EN EFECTIVO
La exoneracin de asociados aplica respecto al reporte de transacciones en efectivo

que EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA debe hacer a
la UIAF, no implica exoneracin del diligenciamiento del formato de origen de fondos
por parte del asociado. En tal sentido se considerar la exoneracin de asociados
personas jurdicas que por el giro normal de sus operaciones, o en virtud de
convenios de recaudo, realicen un gran nmero de transacciones en efectivo con
plena identificacin del origen de los recursos manejados.
El Gerente evaluar los asociados sujetos de exoneracin y les solicitar la

siguiente informacin:
Certificado de existencia y representacin legal con fecha de expedicin
inferior a tres meses,
Copia de la ltima Declaracin de Renta,
Estados Financieros dictaminados,
Carta firmada por el Representante Legal y el Revisor Fiscal donde declaren
el origen de los fondos y el tipo de operaciones de manejan con la
Cooperativa, y
OSPINA
Riesgo
La documentacin ser archivada de acuerdo a las normas de establecidas

en este manual para la conservacin de documentos.
POLITICA SOBRE DEFINICION Y MONITOREO DE PERFILES DE RIESGO
El Oficial de Cumplimiento valorar y calificar el riesgo al lavado de activos y la

financiamiento al terrorismo a la totalidad de la base social de EMPRESA SOCIAL
DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA.
La aprobacin para la vinculacin del asociado la otorga, el gerente por delegacin

del Consejo de Administracin, previa verificacin de las polticas y requisitos de
este manual, pero debe incluirse las verificaciones posteriores por parte del Oficial
de Cumplimiento a nivel de muestras sobre los nuevos asociados y su
segmentacin.
Para efectos de exonerar la actualizacin de documentos a asociados inactivos se

fija como poltica la de catalogar como asociados inactivos las personas naturales
o jurdicas que teniendo vnculo contractual con EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
CARMEN EMILIA OSPINA, no tienen ningn tipo de operaciones, durante un
periodo mayor a un ao. Los asociados inactivos se considerarn como de riesgo
alto, salvo que la inactividad sea debidamente justificada.
POLITICA DE MONITOREO
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA mantendr

monitoreo permanente a todos los productos y asociados, apoyado en desarrollos
tecnolgicos que le permitan cruzar los asociados contra las listas restrictivas, as
mismo detectar las operaciones que se hayan salido de los rangos o cupos
asignados para las transacciones inusuales, de acuerdo con la segmentacin
establecida.
El Oficial de Cumplimiento realizar un anlisis en las variaciones de importancia

sobre los negocios de determinado Producto.
OSPINA
Riesgo
POLITICA SOBRE DESARROLLOS TECNOLOGICOS
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA se apoyar en

desarrollos tecnolgicos que le permitan verificar los asociados por lo menos contra
las listas OFAC y ONU o contra otras bases de datos que se incorporen en el futuro.
Igualmente buscar desarrollos tecnolgicos que le permitan hacer un seguimiento
y anlisis al comportamiento de las principales cifras de cada tipo de negocio
asociado a la segmentacin del mercado realizada.
POLITICA DE CONSERVACIN DE DOCUMENTOS
Los documentos y registros relacionados con el cumplimiento de las normas sobre

prevencin al lavado de activos y financiamiento al terrorismo se debern archivar
y EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA garantizar la
conservacin de estos documentos, de acuerdo con lo establecido en el
procedimiento Control de Documentos y Registros del Sistema de Gestin de
Calidad institucional.
El Oficial de Cumplimiento conservar dentro de su archivo fsico la documentacin

durante un ao, luego del cual se conservarn en el archivo general durante 5 aos,
pasado este tiempo y si no se ha efectuado ningn requerimiento al respecto por
autoridad competente, podr ser destruido, garantizando la adecuada conservacin
electrnica.
El rea encargada de conservar la informacin de los asociados, segn la

caracterizacin de los procesos de la Cooperativa, dispondr de carpetas
organizadas en orden alfabtico y cronolgico, en las cuales se incluya los
formularios de vinculacin o actualizacin de asociados vigentes y una seccin
especial donde se relacionen y conserven los soportes solicitados en los anlisis de
operaciones inusuales realizados por el Oficial de Cumplimiento.
OSPINA
Riesgo
POLITICA SOBRE MODIFICACION DEL MANUAL
El presente Manual de procedimientos del Sistema Integral de Prevencin y Control

del Lavado de Activos Y Financiamiento el Terrorismo debe ser actualizado
peridicamente, de acuerdo con las necesidades de la Cooperativa, las
modificaciones deben ser aprobadas por el Consejo de Administracin e informadas
a la Superintendencia de Economa Solidaria dentro de los diez (10) das siguientes
a su aprobacin. El no pronunciamiento por parte de la Supersolidaria acerca del
contenido de este Manual no implica que ste se estime como suficiente.
Las normas de la Superintendencia de Economa Solidaria se entendern

automticamente incorporadas al presente Manual sin que se requiera aprobacin
del Consejo de Administracin y sin perjuicio de la obligacin de informacin sobre
la reforma respectiva. Las ampliaciones o modificaciones a los anexos, tales como
nuevos trminos en el glosario, nuevos formatos o modificaciones a los mismos,
nueva relacin de normas, podrn introducirse sin aprobacin previa, con el visto
bueno del Oficial de Cumplimiento y el informe posterior al Consejo de
Administracin.
Es responsabilidad del Oficial de Cumplimiento proponer y realizar las
modificaciones o actualizaciones del manual.
POLITICA SOBRE ORGANIZACION ADMINISTRATIVA
El sistema de riesgo al lavado de activos y financiamiento al terrorismo de

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA es transversal
dentro de la organizacin de manera que la direccin en el manejo del riesgo la
tiene el Oficial de Cumplimiento pero los procesos requieren del concurso de varias
reas y los procedimientos estn distribuidos entre ellas segn se detallan en este
manual
.
Para dar cumplimiento a los requisitos del numeral 6.5 del Captulo XI de la Circular
Bsica Jurdica, los perfiles de los cargos del Oficial de Cumplimiento y de su
suplente deben considerar la formacin en los asuntos que le competen a cada uno
dentro de este Manual y en la descripcin de funciones de cada cargo se deben
incluir las que son especficamente asignadas por este Manual.
OSPINA
Riesgo
Para cumplir con las responsabilidades a nivel administrativo de la Cooperativa se

fijan las siguientes polticas: El Manual del SIPLAFT ser diseado y propuesto al
Consejo de Administracin por el Oficial de Cumplimiento
POLTICA SOBRE OPERACIONES QUE SUPONEN UNA PRCTICA

INSEGURA:
La Superintendencia Financiera califica como prcticas inseguras y no autorizadas,

conforme a lo establecido en el literal c) del numeral 5 del artculo 3 del decreto
186 de 2004, en concordancia con lo establecido en el literal a) del numeral 5 del
artculo 326 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, la realizacin de
operaciones en las siguientes condiciones:
Sin el cumplimiento de las regulaciones de la Superintendencia de Economa
Solidaria, en especial sin cumplir con la debida diligencia en el proceso de
conocimiento del cliente conforme a lo definido por el Manual; con personas que
estando en la obligacin legal de adoptar mecanismos de prevencin contra el
lavado de activos y financiamiento al terrorismo no los adopten; con personas que
realizan actividades econmicas que requieran previa autorizacin gubernamental
sin cumplir dicho requisito. En consecuencia las operaciones en estos casos se
entienden como no autorizadas dentro de las polticas de EMPRESA SOCIAL DEL
ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA
POLTICA DE REQUERIMIENTO DE INFORMACION POR AUTORIDADES

COMPETENTES
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA atender a travs

del Oficial de Cumplimiento la entrega de informacin que le soliciten las
autoridades competentes.
Informar a las autoridades administrativas y judiciales correspondientes, de las

operaciones que sus empleados califiquen como sospechosas.
OSPINA
Riesgo
POLTICA SOBRE CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES DE LA ORGANIZACIN

FRENTE AL SIPLAFT
El Consejo de Administracin, el Representante Legal, el Oficial de Cumplimiento y

dems funcionarios que intervienen en el SIPLAFT, debern cumplir con las
funciones y responsabilidades descritas en este manual, equitativas a las exigidas
por la Superintendencia de Economa Solidaria
POLITICA PARA SANCIONAR EL INCUMPLIMIENTO DEL MANUAL
Este manual es de obligatorio cumplimiento y en consecuencia se aplican a los

funcionarios las normas laborales y las del reglamento de trabajo, y a los miembros
del Consejo de Administracin que no sean empleados las normas civiles, penales
y administrativas que apliquen.
El incumplimiento de las disposiciones en materia de prevencin y control del lavado

de activos y financiacin del terrorismo contenidas en el captulo XI de la Circular
Bsica Jurdica de 2015, dar lugar a la imposicin de las sanciones administrativas
sealadas en los numerales 6 y 7 del artculo 36 de la Ley 454 de 1998, numerales
1 y 2 del artculo 2 del Decreto 186 de 2004 en concordancia con lo previsto en el
artculo 107 del Estatuto Orgnico del Sistema Financiero, sin perjuicio de las
consecuencias penales a que hubiere lugar.
13. PROCEDIMIENTOS PARA IMPLEMENTAR LOS MECANISMOS DEL

CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACION DEL
TERRORISMO
REQUERIMIENTOS ENTES EXTERNOS

OSPINA
Riesgo
Oficial de Cumplimiento: Recibe las solicitudes por parte de los organismos

estatales.
Analiza las solicitudes y determina la informacin a obtener.
Extrae informacin de los archivos o la solicita a las diferentes reas de la
Cooperativa y elabora la comunicacin dando respuesta al requerimiento,
anexando si es del caso los soportes necesarios.
Enva oportunamente y dentro de los trminos fijados al organismo
correspondiente la respuesta al requerimiento solicitado.
Archiva copia de la comunicacin y de los soportes.
DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE DECLARACION DE OPERACIONES

EN EFECTIVO
Asociado o Usuario: Efecta la operacin de depsito o retiro sobre los diferentes

productos o servicios por valor igual o superior a $10.000.000.
Cajero: Verifica que la transaccin corresponda a los valores sealados y solicita
informacin para el diligenciamiento del formulario (Original y copia).
Asociado o Usuario: Suministra la informacin pertinente y lo entrega firmado al
cajero, junto con los documentos necesarios que soporten la transaccin.
Cajero: Verifica que el formato est correctamente diligenciado, con el registro
dactilar y la firma del asociado. Al final del da remite la totalidad de stos al Oficial
de Cumplimiento.
Oficial de Cumplimiento: Verifica al final del da que todas las operaciones en
efectivo iguales o superiores a $10.000.000, se encuentren debidamente
soportadas con el respectivo formato. Se responsabiliza del archivo del original del
formato.
EXCEPCION PARA EL DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO DE

DECLARACION DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO
Cuando excepcionalmente se presente, se seguir el siguiente procedimiento:

Asociado: Solicita por escrito la exoneracin del diligenciamiento del formato de
declaracin de transacciones en efectivo.
Gerente: Recibe la solicitud, emite concepto y remite al Oficial de Cumplimiento
para su respectivo anlisis.
OSPINA
Riesgo
Oficial de Cumplimiento: Recibe la solicitud de exoneracin, emite su concepto

sobre la viabilidad de la solicitud, elabora el reporte de asociados exonerados y los
que dejaron de serlo en el mes inmediatamente anterior y lo traslada al Consejo de
Administracin para su aprobacin. Archiva copia del reporte de asociados
exonerados en carpeta.
14. MECANISMOS PARA EL CONTROL DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DE

LA FINANCIACION DEL TERRORISMO
CONOCIMIENTO Y VINCULACION DEL ASOCIADO:
Al momento de abrir una cuenta en EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN

EMILIA OSPINA el Asesor Comercial solicitar al asociado el diligenciamiento del
formulario de vinculacin imprescindible para operar con la empresa.
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA debe asegurarse

que el formulario de vinculacin del asociado est adecuadamente diligenciado y
previo a su aceptacin como asociado, confirmara la veracidad de la informacin
suministrada.
El formulario de vinculacin debe archivarse en la carpeta individual del asociado.
El gerente verifica y valida en el software la informacin consignada en el formulario

de afiliacin y los documentos; y aprueban o niegan la solicitud.
ACTUALIZACION DE LA INFORMACION DEL ASOCIADO.
Una vez el asociado haya ingresado a la Cooperativa al menos una vez al ao se

debe actualizar los datos utilizando la herramienta del sistema que nos informa
cuando el asociado no ha actualizado los datos.
OSPINA
Riesgo
PERSONAS PUBLICAMENTE EXPUESTAS
Los procedimientos para el conocimiento del cliente es ms estrictos cuando se

trata de personas que por su perfil o por las funciones que desempean podran
exponer en mayor grado a la organizacin al riesgo de LA/FT, como es el caso de
personas que por razn de su cargo manejan recursos pblicos, detentan algn
grado de poder pblico o gozan de reconocimiento pblico.
La autorizacin de vinculacin por parte del Consejo de Administracin y la

informacin adicional de tales clientes relacionada con su actividad econmica,
capacidad financiera y fuente de los recursos que depositarn en la organizacin.
Las organizaciones deben tener las herramientas, procesos y parmetros

necesarios que les permitan identificar a los clientes actuales que respondan a tales
perfiles, y realizar un monitoreo ms exigente de las operaciones que realicen tales
personas.
DETECCION Y REPORTE DE OPERACIONES INUSUALES:
Las operaciones inusuales deben ser informadas inmediatamente, previa

verificacin de la informacin, mediante el diligenciamiento del "Reporte Operacin
Inusual" al Oficial de Cumplimiento, teniendo en cuenta el concepto de operacin
inusual definido en las polticas del presente manual. La deteccin de operaciones
inusuales debe ser tanto para los Asociados como para los usuarios.
Empleado de la Cooperativa: Elabora el anlisis de la operacin inusual y reporta

debidamente verificada la informacin en el formato establecido al Oficial de
Cumplimiento para el trmite de evaluacin correspondiente.
Oficial de Cumplimiento: Recibe el reporte y evala su contenido. Documenta

otros aspectos que considere necesarios y evala la necesidad de tramitarlo como
operacin sospechosa. De ser necesario expone el caso a la Gerencia emitiendo
un concepto.
OSPINA
Riesgo
DETERMINACIN Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS
Oficial de Cumplimiento: Despus de evaluar el reporte y considerarlo como

operacin sospechosa, informa a la Gerencia quien a su vez solicitar al Consejo
de Administracin determine la continuidad del asociado en la cooperativa.
Elabora reporte con destino a la UIAF en el aplicativo SIREL.
15. INSTRUMENTOS PARA LA ADECUADA APLICACIN DE LOS

MECANISMOS DE CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y DE LA
FINANCIACION DEL TERRORISMO
SEALES DE ALERTA
EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA, Debe presentar

especial atencin a todas las transacciones efectuadas, complejas, inslitas,
significativas y todos los patronos de transacciones no habituales y a las
transacciones significativas pero no peridicas que no tenga un fundamento
econmico o legal evidente, y los aspectos a tener en cuenta:
Datos proporcionados por el asociado que son insuficientes falsos o

sospechosos.
Renuencia del asociado en proporcionar cualquier dato solicitado para la
identificacin apropiada
Fraccionamiento de transacciones para evitar requerimientos de
documentacin y/o presentacin de declaracin de operaciones en efectivo.
Transferencias y reintegros que no concuerdan con la actividad comercial del
asociado o tercero o al volumen de sus operaciones.
OSPINA
Riesgo
Cancelacin inmediata de pasivos con la entidad sin justificacin razonable

de fuentes de ingreso.
El deudor sbitamente paga un prstamo problemtico sin explicacin
razonable de la fuente de los fondos.
Movimiento de las cuenta en volmenes que no concuerdan con la actividad
comercial del asociado, o su volumen de operaciones
Cambios sustanciales de los volmenes de liquidez, particularmente en
efectivo, frente al desarrollo normal de los negocios del asociado. El asociado
o tercero se encuentra renuente a seguir adelante con la transaccin, una
vez se le informa que se har presentacin de un informe de declaracin de
operaciones en efectivo, o no proporciona los datos requeridos en la
declaracin.
El asociado o tercero constantemente deposita fondos en una cuenta y casi
inmediatamente trasfiere los fondos a otra cuenta, ciudad o Pas. El asociado
abre varias cuentas a nombre de una tercera persona, pero en la cuenta solo
firma l.
Las cuentas para las cuales de un mes a otro incrementan su promedio.
ACTIVIDADES DE CAPACITACION
La cooperativa EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA est

en la obligacin de disear, programar y coordinar planes de capacitacin sobre el
SIPLAFT dirigidos a todas las reas y funcionarios de la organizacin, con nfasis
en las polticas, los procedimientos y en los mecanismos e instrumentos de control
adoptados por la organizacin.
La capacitacin debe, cuando menos, cumplir con las siguientes condiciones:

a) Periodicidad anual.
b) Ser impartida durante el proceso de induccin de los nuevos funcionarios y a los
terceros (no empleados de la organizacin) cuando sea procedente su contratacin.
La induccin est a cargo del Oficial de Cumplimiento.
c) El oficial de cumplimiento debe constantemente revisar y actualizar la
capacitacin.
OSPINA
Riesgo
d) Contar con los mecanismos de evaluacin de los resultados obtenidos con el fin
de determinar la eficacia de dichos programas y el alcance de los objetivos
propuestos.
e) Sealar el alcance del programa, los medios que se emplearn para ejecutarlos
y los procedimientos que se adelantarn para evaluarlos. Los programas deben
constar por escrito.
16. ORGANOS CON FUNIONES DE CONTROL
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION
Al Consejo de Administracin, como rgano permanente de administracin de la

cooperativa, le corresponde entre otras, las siguientes funciones:
Fijar las polticas, definir los mecanismos, instrumentos y los procedimientos

que se aplicarn en la cooperativa y los dems elementos que integran el
SIPLAFT.
Aprobar el cdigo de tica en relacin con el SIPLAFT y sus actualizaciones.
Nombrar al Oficial de Cumplimiento y su respectivo suplente.
Pronunciarse sobre los informes presentados por el Oficial de Cumplimiento,
la Revisora Fiscal y la auditoria interna, y realizar el seguimiento a las
observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando constancia en las
actas.
Ordenar los recursos tcnicos y humanos que se requieran para implementar
y mantener en funcionamiento el SIPLAFT, teniendo en cuenta las
caractersticas y el tamao de la entidad.
Designar el funcionario la instancia autorizada para exonerar asociados del
diligenciamiento del formulario individual de transacciones en efectivo.
Designar el funcionario la instancia responsable de verificar la informacin
suministrada en el formulario de vinculacin del cliente.
OSPINA
Riesgo
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE LEGAL
El Representante Legal, como ejecutor de las decisiones de la Asamblea General

de Delegados y del Consejo de Administracin tiene a su cargo, las siguientes
funciones relacionadas con el riesgo de LA/FT:
Someter a aprobacin del Consejo de Administracin, en coordinacin con el

Oficial de Cumplimiento, el manual de procedimientos del SIPLAFT y sus
actualizaciones.
Verificar que los procedimientos establecidos, desarrollen las polticas
aprobadas por el Consejo de Administracin.
Disponer de los recursos tcnicos y humanos para implementar y mantener
en funcionamiento el SIPLAFT, segn la aprobacin impartida por el Consejo
de Administracin.
Brindar el apoyo que requiera el Oficial de Cumplimiento.
Coordinar y programar los planes de capacitacin sobre el SIPLAFT dirigido
a todas las reas y funcionarios de la cooperativa, incluyendo el Consejo de
Administracin, la Revisora Fiscal y la Junta de Vigilancia.
Verificar la adopcin y funcionamiento de los procedimientos definidos para
el adecuado manejo, conservacin y archivo de los documentos y reportes
relacionados con el SIPLAFT y garantizar la confidencialidad de dicha
informacin.
REVISORA FISCAL
De conformidad con lo sealado en el numeral 3 del artculo 207 del Cdigo de

Comercio, a la Revisora Fiscal le corresponde, entre otros deberes, velar por el
cumplimiento de la ley y colaborar con las autoridades.
En consecuencia, dicho rgano deber establecer unos controles que le permitan

evaluar el cumplimiento de las normas sobre LA/FT y presentar un informe trimestral
al Consejo de Administracin, sobre el resultado de su evaluacin del cumplimiento
de las normas e instrucciones contenidas en el SIPLAFT. Igualmente deber poner
en conocimiento del Oficial de Cumplimiento las deficiencias e incumplimientos
detectados en esta materia.
OSPINA
Riesgo
En el informe trimestral que presenta el Revisor Fiscal a la Superintendencia de

Economa Solidaria sobre el cumplimiento de los controles de ley, deber incluir la
verificacin realizada sobre el cumplimiento de las normas sobre LA/FT y la eficacia
del SIPLAFT adoptado por la organizacin vigilada.
As mismo, deber poner a la brevedad en conocimiento del Oficial de

Cumplimiento, las inconsistencias y fallas detectadas en el SIPLAFT y, en general,
todo incumplimiento que detecte a las disposiciones que regulan la materia.
FUNCIONES Y CATEGORIAS DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
NOMBRAMIENTO
La EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA tendr la
facultad de designar como Oficial de Cumplimiento al Gerente y como Oficial de
Cumplimiento suplente al Subgerente Administrativo, Financiero y Contable.
El Oficial de Cumplimiento debe cumplir los siguientes aspectos:

a) Pertenecer como mnimo al segundo nivel jerrquico dentro de la estructura
administrativa de la organizacin,
b) Ser nombrado por el Consejo de Administracin,
c) Ser empleado de la organizacin y tener capacidad de decisin,
d) Estar apoyado por un equipo de trabajo humano y tcnico de acuerdo con el
riesgo de LA/FT y el tamao de organizacin,
e) Contar con el efectivo apoyo de los rganos de administracin de la
cooperativa,
f) Acreditar capacitacin en materia de Riesgos, que incluya LA/FT, mediante
certificacin expedida por parte de instituciones de educacin superior con
autorizacin para impartir formacin en esta materia, en la que su duracin no sea
inferior a 90 horas, y la certificacin del curso e-learning de la UIAF, tanto en el
mdulo general como en el mdulo especfico del sector cooperativo.
g) No podr pertenecer a los rganos de control (Revisora Fiscal, Junta de
Vigilancia o auditoria interna) ni a las reas directamente relacionadas con las
actividades previstas en el objeto social principal de la organizacin.
OSPINA
Riesgo
El Oficial de Cumplimiento suplente debe cumplir como mnimo, los requisitos

establecidos en los literales b) al g) del presente numeral.
Para ejercer su cargo el Oficial de Cumplimiento, principal y suplente, deben
posesionarse previamente ante la Superintendencia de la Economa Solidaria
cumpliendo adems con los requisitos establecidos en el numeral 3 del Captulo
VIII, Ttulo II de la presente Circular.
Una vez posesionados ante la Superintendencia de Economa Solidaria, la

cooperativa deber informar tal hecho a la UIAF y actualizar dicha informacin
cuando se produzca una nueva posesin, a travs del mdulo PQRSD en lnea de
la UIAF, seleccionando Peticin-Soporte-Actualizacin de datos.
FUNCIONES DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
El Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mnimo con las siguientes

funciones:
Vigilar el cumplimento de todos los aspectos sealados en la ley, en este Captulo
y los que determine EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA
en el SIPLAFT.
Participar en el diseo y desarrollo de programas internos de capacitacin,
Proponer al Consejo de Administracin, junto con el representante legal, la
actualizacin y adopcin de correctivos del manual de procedimientos y del
cdigo de conducta y velar por su divulgacin a todos los empleados de la
cooperativa,
Reportar al Gerente sobre las posibles faltas que comprometan la
responsabilidad de los empleados, para que se adopten las medidas a que
haya lugar,
Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y dems
informacin relativa al LA/FT, de acuerdo a lo establecido en el presente
manual,
Recibir y analizar los reportes internos y realizar los reportes externos
establecidos en el presente manual,
Mantener actualizados los datos de la entidad y/o empresa con la UIAF,
OSPINA
Riesgo
Monitorear permanentemente el cumplimiento de los reportes a travs del

Sistema de Reporte en Lnea SIREL, opcin reportes estadsticos.
Presentar personalmente informes trimestrales al Consejo de Administracin en el

cual trate por lo menos los siguientes aspectos:
Las polticas y programas desarrollados para cumplir su funcin y los
resultados de la gestin realizada,
El cumplimiento que se ha dado en relacin con el envo de los reportes a las
diferentes autoridades,
Las polticas y programas adoptados para la actualizacin de la informacin
de los clientes y los avances sobre la determinacin de los perfiles de riesgo
de los clientes y de los productos y servicios,
La efectividad de los mecanismos e instrumentos de control y las medidas
adoptadas para corregir las fallas,
Los casos especficos de incumplimiento por parte de los funcionarios de la
cooperativa, as como, los resultados de las rdenes impartidas por el
Consejo de Administracin, y
Los correctivos que considere necesarios incluidas las propuestas de
actualizacin o mejora de los mecanismos e instrumentos de control.
La designacin de un Oficial de Cumplimiento no exime a la cooperativa, ni a los

dems empleados de la obligacin de detectar y reportar internamente las
operaciones inusuales, determinar las sospechosas y reportarlas a la UIAF.
17. REPORTES
REPORTES INTERNOS
Reporte interno sobre operaciones inusuales: Los funcionarios informaran al

Oficial de Cumplimiento mediante el formato Reporte Interno sobre Transacciones
Inusuales las operaciones inusuales indicando las razones que determinan la
operacin como inusual, en el momento de presentarse la operacin (Anexo 02).
OSPINA
Riesgo
Reporte interno sobre operaciones sospechosas: Los funcionarios informaran

al Oficial de Cumplimiento de manera inmediata y por escrito, las operaciones que
a su criterio y con razones objetivas ameriten la calificacin de sospechosas (Anexo
03).
REPORTES EXTERNOS
Reporte de Operaciones Sospechosas (ROS): El Oficial de Cumplimiento es el

encargado de reportar las operaciones sospechosas a la UIAF utilizando el
programa SIREL. Los reportes sobre operaciones sospechosas deben realizarse de
manera inmediata.
Reporte de Ausencia de Operaciones Sospechosas. El Oficial de Cumplimiento

que no haya encontrado evidencia de la existencia de operaciones sospechosas en
el respectivo mes, debern informar sobre tal hecho a la UIAF, dentro de los diez
(10) primeros das del mes siguiente al del corte.
Reporte de transacciones en efectivo. Se entender por transacciones en

efectivo, todas aquellas transacciones que en desarrollo del giro ordinario de los
negocios, involucren entrega o recibo de dinero en efectivo en billetes o moneda
legal colombiana o extranjera.
El reporte de transacciones en efectivo se compone de:

Reporte de transacciones mltiples en efectivo: El oficial de cumplimento deber
reportar las transacciones en efectivo que se realicen en una o varias oficinas,
durante un mes calendario, por o en beneficio de una misma persona y que en su
conjunto igualen o superen los cincuenta millones de pesos ($50.000.000) si es en
moneda legal o veinticinco mil dlares de los Estados Unidos de Amrica
(USD25.000) o su equivalente en otras monedas, segn la tasa de cambio en
dlares americanos del da en que se realice la operacin, de acuerdo con la
certificacin de la TCRM que expida la Superintendencia Financiera de Colombia.
(Formato UIAF).
Reporte de transacciones individuales en efectivo: El Oficial de Cumplimiento

debern reportar las transacciones individuales en efectivo cuyo valor, sea igual o
OSPINA
Riesgo
superior a diez millones de pesos ($10.000.000) si es en moneda legal o cinco mil

dlares de los Estados Unidos de Amrica (USD5.000) o su equivalente en otras
monedas, segn la tasa de cambio en dlares americanos del da en que se realice
la operacin, de acuerdo con la certificacin de la TCRM que expida la
Superintendencia Financiera de Colombia.
Este reporte se realizara mensualmente a la UIAF. Dentro de los diez (10) das
calendario del mes siguiente al del corte, en el momento de no existir se debe
reportar en cero.
Reporte de clientes exonerados del registro de transacciones en efectivo. La

gerente elaborar este informe de acuerdo a los criterios exigidos para que un
asociado sea exceptuado de cumplir con los mismos (Anexo 4). Esta informacin
debe remitirse trimestralmente a la UIAF, dentro de los diez (10) das calendario del
mes siguiente al del corte del periodo trimestral, mediante el diligenciamiento del
formato N3 del Anexo 1 de la Circular Bsica Jurdica de la Superintendencia de
Salud, en las condiciones indicadas en el instructivo.
Los documentos que soportan el estudio realizado para la exoneracin del reporte,
debern conservase y archivarse en orden cronolgico en el archivo del oficial de
cumplimiento.
Reporte sobre productos ofrecidos por las entidades vigiladas: Las

cooperativas obligadas debern remitir informacin sobre las modalidades de
ahorro que ofrece la entidad (activos o inactivos) tales como depsitos de ahorro (a
la vista), depsitos de ahorro a trmino (CDAT), depsitos de ahorro contractual
(ahorro programado) y depsitos de ahorro permanente y los titulares de los
depsitos.
Esta informacin debe remitirse trimestralmente a la UIAF, dentro de los diez (10)
das calendario del mes siguiente al del corte del periodo trimestral, mediante el
diligenciamiento del formato N 4 del Anexo 1 de la Circular Bsica Jurdica de la
Superintendencia de Salud en las condiciones indicadas en el instructivo.
Reporte sobre tarjetas de crdito o dbito expedidas por la cooperativa a

travs de franquicias: La cooperativa deber reportar a la UIAF de acuerdo con
las indicaciones establecidas en el formato N 6 de la Circular Bsica Jurdica de la
Superintendencia de Salud las operaciones con tarjetas crdito o dbito sin importar
su cuanta, mediante el sistema de reporte en lnea SIREL
OSPINA
Riesgo
18. DOCUMENTOS Y REGISTRO DEL SERLAFT
Los elementos del SERLAFT implementados por la Empresa Social del Estado
Carmen Emilia Ospina, deben constar en documentos y registros, garantizando
la integridad, oportunidad, confiabilidad y disponibilidad de la informacin.
La Empresa Social del Estado Carmen Emilia Ospina dispondr la

conservacin en forma centralizada, con las debidas seguridades, de todos
los documentos que soportan la decisin de determinar una operacin como
sospechosa, junto con el respectivo reporte a la UIAF, con el propsito de
suministrar una informacin completa a las autoridades competentes, cuando
estas los soliciten.
Soporte de cada una de las operaciones inusuales detectadas, con los
resultados del anlisis realizado y constancia de la persona responsable que
ejecut su estudio, archivadas en orden cronolgico.
Los formularios de registro individual de las transacciones en efectivo, se
conservaran en forma centralizada, debidamente organizados por orden
cronolgico.
La informacin de los clientes exonerados del reporte de transacciones en
efectivo, se conservaran en un archivo centralizado junto con la copia del
estudio que se realiz para comprobar la existencia de las condiciones de
exoneracin.
Los informes del representante legal, revisor fiscal, auditor interno y Oficial
de Cumplimiento, deben archivarse en orden cronolgico, junto con las
fotocopias de las actas del Consejo de Administracin donde consta la
presentacin de tales informes a dicho rgano y de las actas donde conste
los pronunciamientos y determinaciones tomadas por el Consejo de
Administracin.
OSPINA
Riesgo
19. RESPONSABILIDAD, SANCIONES Y CORRECTIVOS POR EL

INCUMPLIMIENTO DE LOS PROCEDIMIENTOS
Todos los funcionarios de la entidad de acuerdo con las funciones asignadas,

adems de reportar las transacciones inusuales y sospechosas, son responsables
del estricto cumplimiento de las normas que a continuacin se describen:
Cajero y Auxiliares: Responsables de entregar el formato para registro

individual de transacciones en efectivo, al asociado y de su correcto
diligenciamiento por parte del mismo, de su archivo y entrega de informacin
al Oficial de Cumplimiento.
Asesor Comercial, Auxiliar de cartera y crditos: Responsables de
entregar la documentacin de apertura de cuenta, solicitud de crditos y de
afiliacin de asociados, y la verificacin del correcto diligenciamiento y de la
informacin presentada por el asociado.
Oficial de Cumplimiento: Es la persona que se designa para verificar el
adecuado cumplimento de los mecanismos y reglas de conducta que deber
observar el Representante legal, administradores y funcionarios con miras a
prevenir y detectar el lavado de activos.
Gerente: Responsable de tener conocimiento bsico del asociado, de
efectuar visitas al asociado, de sus operaciones con la entidad de diligenciar
y conservar el reporte de clientes exentos de llenar el formulario de control
de transacciones en efectivo.
ANEXO 1
CARTA DE COMPROMISO DE LAS POLTICAS, NORMAS Y

PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS EN EL MANUAL DE PREVENCIN Y
CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIN DEL TERRORISMO.
OSPINA
Riesgo
Nombre del funcionario : ___________________________________________
Cargo : ___________________________________________
Fecha de diligenciamiento : ___________________________________________
Hago constar que como funcionario de EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

CARMEN EMILIA OSPINA:
Conozco y cumplir plena y permanentemente las polticas, normas, procedimientos

y controles definidos en el manual de prevencin y control de Lavado de Activos y
Financiacin del Terrorismo, el cual incluye el cdigo de conducta.
Asistir y participare activamente en las capacitaciones a las cuales sea citado (a)
y consultare las publicaciones en los medios de comunicaciones que tiene la
cooperativa.
____________________________
Firmo en constancia de lo anterior.
ANEXO 2
OSPINA
Riesgo
HOJA DE ANALISIS DE OPERACIONES INUSUALES
Objetivo: Soportar el anlisis de las operaciones consideradas como inusuales.

Con base en los resultados obtenidos se deber definir si la operacin debe o no
entrar a considerarse como sospechosa y por tanto proceder a generar el reporte
de operaciones sospechosas.
1. Informacin de los asociados a los que se considera pudieron haber realizado

operaciones inusuales
DOCUMENTO
NOMBRE DEL No.
PRODUCTO DE LA
ASOCIADO IDENTIFICACION
OPERACION
2. Resultados obtenidos del anlisis de la informacin del asociado.
NOMBRE DEL No.

RESULTADOS
LTADOS
3. Adjunte documentacin soporte del anlisis realizado a dichos clientes.
OSPINA
Riesgo
ANEXO 3
REPORTE INTERNO DE OPERACIONES SOSPECHOSAS
Objetivo: Informar al Jefe Inmediato y al Oficial de cumplimiento sobre operaciones

sospechosas detectadas en la cooperativa EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO
CARMEN EMILIA OSPINA.
Reporte No. ____

Fecha: Da/ Mes/ Ao _____________
1. Indique en relacin con cul de los siguientes productos detecto la operacin

sospechosa.
LINEA DE PRODUCTO
LINEA DE PRODUCTO
CDAT
Aportes Sociales
Ahorro Programado
Ahorro a la Vista
Cartera de Crdito
Otros
2. Informacin de la Operacin
a. Nmero o referencia de la operacin ________________
b. Valor de la operacin _____________________________
c. Fecha de la operacin ____________________________
OSPINA
Riesgo
d. Descripcin de la
operacin_____________________________________________
________________________________________________________________
_____
e. Nombre del cliente involucrado en la operacin (Persona natural o jurdica)
________________________________________________________________
_____
f. Nmero de identificacin del cliente
_______________________________________
g. Razones por las que considera que se puede catalogar la operacin como
sospechosa.
________________________________________________________________
_____
________________________________________________________________
_____
________________________________________________________________
_____
3. Observaciones que considere deben ser tenidas en cuenta.

__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________
ANEXO 4
CLIENTES EXONERADOS
Objetivo: Identificar los clientes exceptuados para el registro de transacciones en

efectivo, que actualmente realizan operaciones con EMPRESA SOCIAL DEL
ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA
OSPINA
Riesgo
Nombre del funcionario encargado: __________________________________
CLIENTES NUEVOS
Reporte No. _______
Fecha: Da/mes/ao ___________
NOMBRE DEL No.

PARODUCTO(S) DOCUMENTO
OBSERVACIONES:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
________________________________________________
OSPINA
Riesgo
El presente Manual fue aprobado en reunin extraordinaria del Consejo de

Administracin del el 24 de noviembre del 2016, segn Acta No.000.
RODRIGO ARMANDO LARA SANCHEZ ISIDRO PALOMA

GUARNIZO
Presidente Secretario
20. ACTUALIZACION:
DESCRIPCION U ORIGEN DEL APROBO VERSION

FECHA
CAMBIO
Consejo de 01
2007/05/11 Creacin del Documento
Administracin
Actualizacin por cambios de la Consejo de 02

2016/11/24
Circular Bsica Jurdica Administracin

Proyecto Manual Lavado Activos Ese Ceo

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EMPRESA SOCIAL DEL VERSION:

ESTADO CARMEN EMILIA 01

POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL MANUAL DE ADMINISTRACION

La Junta Directiva de la Empresa Social del Estado Carmen Emilia Ospina, En

1. Que la Superintendencia Nacional de Salud en la Circular 000009 del 21 de

2. Que el Estatuto Anticorrupcin Ley 1474 de 2011 en su artculo 12

3. Que se deben mejorar los controles implementados para evitar que La

4. Que es necesario adoptar una herramienta efectiva que contenga los

ESTADO CARMEN EMILIA 01

ARTICULO 1. Adptese el presente Manual para la prevencin y el control

ESTADO CARMEN EMILIA 01

12. POLITICAS EN MATERIA DE PREVENCION Y CONTROL DEL LAVADO DE

ESTADO CARMEN EMILIA 01

De conformidad con el artculo 12 de la Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupcin

Que de conformidad con la Circular 000009 de 2016, LA EMPRESA SOCIAL DEL

ESTADO CARMEN EMILIA 01

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO CARMEN EMILIA OSPINA para implementar

Es de carcter obligatorio que los funcionarios vinculados al Sistema Financiero

El incumplimiento de lo normatizado en los manuales que implementen las

ESTADO CARMEN EMILIA 01

3. Garantizar la efectividad gerencial de la ESE Carmen Emilia Ospina en su

ESTADO CARMEN EMILIA 01

9. Equidad: Garantizaremos el acceso al Plan de Beneficios a los Afiliados,

ESTADO CARMEN EMILIA 01

20. Prevencin: Se garantizar un enfoque de la promocin y fomento de la

Ley 365 de 1997 (Enriquecimiento Ilcito, Narcotrfico, Extorsin, Rebelin,

Para una mejor comprensin de lo reglamentado en este manual, se realiza una

ACTIVO ILICITO Es aquel que proviene de cualquier actividad

ESTADO CARMEN EMILIA 01

vehculos, contrabando, piratera terrestre,

ASOCIADO Todas aquellas personas naturales o jurdicas

CONFLICTO DE INTERESES Situacin en virtud de la cual una persona, en

ENRIQUECIMIENTO ILICITO Obtener para s o para otro un incremento

LAVADO DE ACTIVOS Proceso de ocultamiento de dineros provenientes

CONTROL DEL RIESGO LA/FT: Comprende la implementacin de polticas,

ESTADO CARMEN EMILIA 01

Activo y Financiacin del Terrorismo -LA/FT en el

MONITOREO Evaluacin peridica de las polticas y

OPERACIN EN EFECTIVO Se entiende por tal la transaccin que se realiza

OPERACIN INUSUAL Respecto de los clientes, son inusuales aquellas

OPERACIN SOSPECHOSA Son sospechosas aquellas operaciones del

RECEPTACION Ocultacin del autor o cmplice de un delito o de

ESTADO CARMEN EMILIA 01

RIESGO REPUTACIONAL: Es la posibilidad de prdida en que incurre una

RIESGO LEGAL: Es la posibilidad de prdida o dao que

RIESGO OPERATIVO: Es la posibilidad de prdida o dao que puede

RIESGO DE CONTAGIO: Es la posibilidad de prdida o dao que puede

ESTADO CARMEN EMILIA 01

SEALES DE ALERTA Situaciones, actitudes u operaciones que se

ESTADO CARMEN EMILIA 01

USUARIO Personas naturales o jurdicas que sin ser

Los verbos rectores de las conductas delictivas son:

ESTADO CARMEN EMILIA 01

Preservar o resguardar de dao a las personas y las cosas; defenderlas o

ESTADO CARMEN EMILIA 01

Por lo enunciado, el presente Manual est dirigido a todos los empleados en

Prevenir que se introduzcan al sistema cooperativo recursos provenientes de

Establecer un conjunto de polticas y procedimientos de prevencin y de

Transmitir a los funcionarios nociones sobre el concepto de lavado de dinero

Aplicar una poltica de Conocimiento del Cliente reafirmando la necesidad de

Reportar a la Unidad de Informacin y Anlisis Financiero lo que se denomina

Informar sobre las operaciones cuya informacin debe ser conservada en

ESTADO CARMEN EMILIA 01