Grficos

Los grficos pueden contener mucha ms informacin que los nmeros por s solos: los
primeros presentan los datos de forma visual, lo que hace que el significado de los nmeros
adquiera ms sentido. Con las nuevas funciones de grficos de Microsoft Office Excel 2007 es
ms fcil que nunca transformar datos montonos en informacin til. Un grfico es la
representacin grfica de los datos de una hoja de clculo y facilita su interpretacin.

Vamos a ver cmo crear grficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de clculo. La
utilizacin de grficos hace ms sencilla e inmediata la interpretacin de los datos. A menudo
un grfico nos dice mucho ms que una serie de datos clasificados por filas y columnas.

Para crear un grfico bsico en Excel que pueda modificar y dar formato ms adelante, debe
especificar, en primer lugar, los datos del grfico en una hoja de clculo. A continuacin, slo
tiene que seleccionarlos y elegir el tipo de grfico que desea utilizar en la cinta de opciones de

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Office

Cuando se crea un grfico en Excel, podemos optar por crearlo:

- Como grfico incrustado: Insertar el grfico en una hoja normal como cualquier otro objeto.

- Como hoja de grfico: Crear el grfico en una hoja exclusiva para el grfico, en las hojas de
grfico no existen celdas ni ningn otro tipo de objeto.

Crear grficos

Para insertar un grfico utilizaremos la seccin Grficos que se encuentra en la pestaa

Insertar.
Es recomendable que tengas seleccionado el rango de celdas que quieres que participen en el
grfico, de esta forma, Excel podr generarlo automticamente. En caso contrario, el grfico se
mostrar en blanco o no se crear debido a un tipo de error en los datos que solicita.

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Como puedes ver existen diversos tipos de grficos a nuestra disposicin. Podemos seleccionar
un grfico a insertar haciendo clic en el tipo que nos interese para que se despliegue el listado
de los que se encuentran disponibles. Por ejemplo, el tipo columna, como vemos en la imagen
anterior.

En cada uno de los tipos generales de grficos podrs encontrar un enlace en la parte inferior
del listado que muestra Todos los tipos de grfico...

Hacer clic en esa opcin equivaldra a desplegar el cuadro de dilogo de Insertar grfico que se
muestra al hacer clic en la flecha de la parte inferior derecha de la seccin Grficos.
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Aqu puedes ver listados todos los grficos disponibles, selecciona uno y pulsa Aceptar para
empezar a crearlo.

Si seleccionaste un rango de celdas vers tu nuevo grfico inmediatamente y lo insertar en la

hoja de clculo con las caractersticas predeterminadas del grfico escogido.

Vamos a verlo con un ejemplo. Imaginemos que tenemos la siguiente tabla y queremos
representar los datos en un grfico circular.

Notas n alumnos

suspensos 5

suficientes 7

bien 5

notables 4

sobresalientes 2
Para realizar el grfico seleccionamos la tabla completa y vamos a la ficha insertar grfico y
acudimos al circular, seleccionando el que ms nos convenga: convencional, en 3D, etc.
Seleccionamos el convencional y obtenemos el siguiente grfico

Ahora nos fijamos en la ficha superior de herramientas de grficos y tenemos una serie de

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opciones que nos permiten cambiar el diseo del mismo o volver a seleccionar, incluso, otro
tipo de grfico

De esta forma, si seleccionamos el tipo de diseo de grfico que tiene el porcentaje en su

interior obtendremos lo siguiente:
Adems si queremos podemos modificar cualquier seccin del grfico: la leyenda, las etiquetas
de datos, el ttulo, etc slo haciendo clic sobre cada seccin y con el botn derecho accediendo
a la opcin: formato de..

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Por ejemplo si seleccionamos las etiquetas donde estn los porcentajes y le damos al botn
derecho seleccionando formato de etiqueta de datos, obtendremos el siguiente cuadro de
dilogo en el que podemos indicar qu queremos que se muestre en la etiqueta y modificar
adems su formato, relleno, colocarle sombra etc.
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Si seleccionamos en las opciones de etiqueta todos los valores del contenido de la etiqueta,
por ejemplo, obtendremos:
 Tambin podemos seleccionar cada seccin del grfico y moverla a donde queramos. Si
desplazamos las secciones y modificamos su formato: relleno, borde, sombra, fuente, etc.
podemos llegar a obtener algo como:

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Aadir datos

Imaginemos que hemos insertado un grfico pero sin haber seleccionado los datos a los que
queremos aplicarlo. Obtendremos un grfico en blanco y si observamos la pestaa Diseo
encontraremos dos opciones fundamentales para llevar a cabo esta labor:

Primero nos fijaremos en el botn Seleccionar datos. Desde l se abre el siguiente cuadro de
dilogo:

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Observa detenidamente el contenido de esta ventana.

Como ya hemos dicho es la ms importante porque se encargar de generar el grfico.

As pues tenemos un campo llamado Rango de datos del grfico donde podremos seleccionar
el rango de celdas que se tomarn en cuenta para crearlo. Es decir la tabla desde la que se
generar el grfico.
Pulsa el botn y selecciona las celdas, automticamente se rellenar el campo de texto con
el rango correcto.

Seleccionaremos por tanto la tabla del ejemplo anterior

Una vez hayamos acotado los datos que utilizaremos, Excel asociar unos al eje horizontal
(categoras) y otros al eje vertical (series).

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Ten en cuenta que hay grficos que necesitan ms de dos series para poder crearse (por
ejemplo los grficos de superficie), y otros en cambio, (como el que ves en la imagen) se
bastan con uno solo.

Utiliza el botn Editar de las series para modificar el literal que se muestra en la leyenda del
grfico.

Del mismo modo tambin podrs modificar el rango de celdas que se incluirn tanto en las
series como en las categoras.

Haciendo clic en el botn Cambiar fila/columna podremos permutar los datos de las series y
pasarlas a las categoras y viceversa. Este botn acta del mismo modo que el que podemos
encontrar en la banda de opciones Cambiar entre filas y columnas (pestaa Diseo).
Si haces clic en el botn Celdas ocultas y vacas abrirs un pequeo cuadro de dilogo desde
donde podrs elegir qu hacer con las celdas que no tengan datos o estn ocultas.

Si hacemos clic en aceptar obtendremos el mismo grfico de antes

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Modificar las caractersticas del grfico

Como dijimos antes podemos modificar las caractersticas de cada grfico seleccionando cada
seccin y haciendo clic en el botn derecho del ratn, pero tambin podemos hacerlo
acudiendo a la pestaa presentacin que encontrars en las herramientas relativas al grfico

Por ejemplo, podrs decidir que ejes mostrar o si quieres incluir una cuadrcula de fondo para
poder leer mejor los resultados. Todo esto lo encontraras en la seccin Ejes:
Utiliza las opciones de la seccin Etiquetas para establecer qu literales de texto se mostrarn
en el grfico:

De todas formas, recuerda que puedes seleccionar las etiquetas dentro del grfico y
arrastrarlas para colocarlas en la posicin deseada.

Desde esta seccin tambin podrs configurar la Leyenda del grfico.

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Finalmente destacaremos las opciones de la seccin Fondo que te permitirn modificar el
modo en el que se integrar el grfico en el cuadro de clculo.

Si queremos seleccionar las distintas secciones del grfico podemos hacerlo tambin a travs
del men desplegable que se encuentra a la derecha

La primera opcin rea de trazado, slo estar disponible para los grficos bidimensionales
Cuadro Grfico, Plano interior del grfico y Giro 3D modifican el aspecto de los grficos
tridimensionales disponibles:

Excel 2007 ha sido diseado para que todas sus opciones sean sencillas e intuitivas, as que
despus de un par de pruebas con cada una de estas opciones entenders perfectamente sus
comportamientos y resultados.

Practica primero con unos cuantos grficos con datos al azar y vers el provecho que puedes
sacarle a estas caractersticas

Para terminar de configurar tu grfico puedes ir a la pestaa Formato, donde encontrars la

seccin Estilos de forma (que utilizaremos tambin ms adelante para enriquecer la
visualizacin de los objetos que insertemos).

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Estas opciones te permitirn aplicar diversos estilos sobre tus grficos.

Para ello, simplemente selecciona el rea completa del grfico o de uno de sus componentes
(reas, barras, leyenda...) y luego haz clic en el estilo que ms se ajuste a lo que buscas.

Si no quieres utilizar uno de los preestablecidos puedes utilizar las listas Relleno de forma,
Contorno de forma y Efectos de forma para personalizar an ms el estilo del grfico.

Tambin puedes seleccionar un elemento del grfico para modificarlo de tamao. Adems de
poder establecer su tamao y moverlo por la hoja de clculo tambin podrs establecer su
ubicacin.

Para ello haz clic en el botn Mover grfico que encontrars en la pestaa Diseo

Se abrir el siguiente cuadro de dilogo:

La primera opcin Hoja nueva te permite establecer el grfico como una hoja nueva. Tendrs
la ventaja de que no molestar en la hoja de clculo, pero no podrs contrastar los datos
numricos si la mantienes en una hoja aparte.

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