Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
PROPIEDAD
Esta publicacin es de propiedad del Consejo para la Transparencia,
realizado con el apoyo financiero del Banco Mundial. Se autoriza su
difusin citando la fuente.
AUTOR
Este trabajo fue elaborado por la Consultora Patricia Ortiz Castro y
su equipo, por encargo del Consejo para la Transparencia de Chile.
COMIT TCNICO
Integrado por el Archivo Nacional, Comisin de Probidad y
Transparencia y el Consejo para la Transparencia.
SITIO WEB
http://www.consejotransparencia.cl
Santiago, Chile
2012
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 3
Indice
INTRODUCCIN 5
1. OBJETIVO 7
2. DESCRIPCIN ARCHIVSTICA 8
2.1 Regla de representacin 9
2.2 Regla de recuperacin de la informacin 9
2.3 Regla de imparcialidad 9
4. LA NORMA ISAAR 19
BIBLIOGRAFA 21
ANEXOS 23
Anexo N 1: Glosario 25
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 5
Introduccin
Estas guas estn destinadas a fortalecer las competencias tcnicas de los funcionarios de
las instituciones del Estado que trabajan en archivos pblicos.
El pblico objetivo al que estn orientadas estas guas son funcionarios pblicos que se
desempean en archivos gubernamentales, que no cuenten con formacin en archivstica y
su finalidad es que les permita orientar el trabajo con los documentos de archivo al interior
de la institucin.
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 7
1. Objetivo
Esta gua tiene como objetivo ser una herramienta que permita a los funcionarios pblicos
que se desempean en archivos, conocer con precisin los pasos que deben seguir y los
aspectos que deben conocer para describir los documentos de archivo, permitiendo de esa
manera un acceso eficiente, normalizado y controlado a los documentos del archivo por
parte de los usuarios.
8 GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
2. Descripcin archivstica
Archivo Nacional. Formato bsico normalizado para la creacin de bases de datos docu-
mentales. Elaborado por Osvaldo Villaseca, A partir de la Norma Internacional General de
Descripcin Archivstica (ISAD) G Segunda Edicin Adoptada por el Comit de Normas de
Descripcin, Estocolmo, Suecia, 10-22 de Septiembre de 1999.Versin espaola, Madrid,
Subdireccin de Archivos Estatales, 20003.
1
ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica, versin espaola preparada por Mara Carnicer
Arribas, Blanca Desantes Fernndez y Guadalupe Moreno Lpez, Consejo Internacional de Archivo, 2000, p. 13. En
internet : http://www.mcu.es/archivos/docs/isad.pdf
2
http://pmgsaip.leydetransparencia.cl/documentos/formato_basico_para_creacion_de_bases_de_datos_documental.pdf
3
http://www.mcu.es/archivos/docs/isaar.pdf
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 9
Cabe sealar que las normas son de aplicacin voluntaria, pero que su aplicacin permite
trabajar en la integracin de sistemas de descripcin archivsticas.
Se debe tener en cuenta a la hora de iniciar la descripcin, recordar las siguientes reglas:
Toda descripcin debe actuar como una representacin de la documentacin que describe,
es decir, que debe tener suficientes datos como para que el receptor se haga una clara idea
de lo descrito, eliminando interpretaciones u otras consideraciones subjetivas.
Para una mejor recuperacin de informacin la descripcin debe de contar con trminos de
indizacin, lo que corresponden a palabras o frases normalizadas que describen temtica-
mente la informacin contenida en el documento. Los trminos de indizacin se normalizan
en documentos denominados lenguaje documental, lenguaje controlado o, incluso, tesauros
cuando se incluye la jerarqua y relaciones entre los trminos de indizacin.
Las descripciones deben reflejar el sentido de los documentos y no dar una imagen equi-
vocada de los mismos. Esta regla est relacionada con la eliminacin de interpretaciones
o subjetividades, pero tambin con las decisiones del responsable de la descripcin sobre
el nivel de descripcin que se asigna, sobre el nombre o nombres de los productores que
se indican, sobre el ttulo, sobre el volumen y sus estndares, etc. del material que se est
describiendo.
Fondo
Expediente
4
CRUZ Mundet, Jos Ramn. Manual de archivstica. Espaa: Fundacin Germn Snchez Ruiprez, 2001, p.261.
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 11
rea de Identificacin
rea de contexto
rea de contenido y estructura
rea de condiciones de acceso y utilizacin
rea de materiales relacionados
rea de notas
rea de control de la descripcin
Cdigo(s) de referencia;
Ttulo;
Nombre del productor;
Fecha(s);
Extensin de la unidad de descripcin;
Nivel de descripcin.
5
ISAD (G) : Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. versin espaola preparada por Mara Carnicer
Arribas, Blanca Desantes Fernndez y Guadalupe Moreno Lpez, Consejo Internacional de Archivo, 2000.
6
Idem, p.32.
7
ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. versin espaola preparada por Mara Carnicer
Arribas, Blanca Desantes Fernndez y Guadalupe Moreno Lpez, Consejo Internacional de Archivo, 2000.
12 GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
A continuacin se muestra un cuadro en que se aplican la norma ISAD (G) y el Formato Bsico
Normalizado del Archivo Nacional, en el que se da a conocer grficamente cada elemento
de la norma, regla y ejemplos de aplicacin:
> Los campos obligatorios de la norma ISAD (G) se encuentran sealados con el smbolo
asterisco (*).
>Los campos repetibles que corresponden al Formato Bsico Normalizado del Archivo
Nacional se sealan con la letra R en mayscula (R).
ELEMENTOS DE
REA RECOGE ETIQUETA EJEMPLOS
DESCRIPCIN
CL MMA
*Cdigo de
(Ministerio del
referencia
Medio Ambiente)
3.1.1/018
Norma ISO 3166 CL MMA
Cdigos para (Ministerio del
pases (alfa 2) Medio Ambiente)
Ministerio del
3.1.2/10 *Ttulo Medio Ambiente
(fondo).
*Fechas
3.1.3/20 (Norma ISO 20120530
Informacin 8601:1988)
1. rea de esencial para
identificacin * identificar a *Nivel de
3.1.4/30 Fondo
3.1 la unidad de descripcin
descripcin
*Volumen y
soporte de
la unidad de
descripcin
(Consignar el
volumen de las
80 cajas
3.1.5/40 unidades fsicas
60 metros lineales
o lgicas en
cifras rabes y la
unidad de medida.
Especificar el
soporte o soportes
de la unidad de
descripcin)
8
Archivo Nacional de la Administracin. Cdigos de localizacin de fondos del Archivo Nacional. [En lnea]. San-
tiago de Chile: DIBAM, 1988. [Consultado el 18 de junio de 2012]. [Disponible en:] http://www.dibam.cl/Recursos/
Contenidos%5CArchivo%20Nacional%5Carchivos%5CCODIGOS%20DE%20LOCALIZACION.pdf
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 13
Nombre del
productor
(Personal o
Corporativo) (O)
(Anotar el nombre
del organismo
o del individuo
responsable de Chile. Ministerio
* 3.2.1/ (R) 50 o 60 la produccin del Medio
de la unidad de Ambiente
descripcin el cual
se seala siempre
que no aparezca en
el ttulo. Basarse
en normas
descriptivas Reglas
de Catalogacin
Angloamericanas)
Este ministerio
fue creado en
enero de 2010
para remplazar
a la Comisin
Historia
Nacional del
Informacin 3.2.2/ (R) 70 institucional/
Medio Ambiente
2. rea de contexto acerca del origen Resea biogrfica
(CONAMA). El
3.2 y custodia de nuevo ministerio
la unidad de entr en operacin
descripcin el 1 de octubre
de ese ao
La predecesora
de la CONAMA
la Secretara
Tcnica de la
Comisin Nacional
de Medio Ambiente
del Ministerio de
Historia Bienes Nacionales,
archivstica (de la sus archivos
3.2.3/90
custodia de los pasaron a la
documentos) CONAMA con la
creacin el ao
2010 Ministerio
de Medio
Ambiente, todos
la documentacin
pas a este
ministerio
Forma de ingreso
(Transferencia,
3.2.4/100 Transferencia
donacin,
adquisicin)
14 GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
La mayor parte de
los documentos
corresponden
Resumen de a proyectos
3.3.1/110
alcance y contenido medioambientales,
normas
medioambientales,
etc
La documentacin
del periodo
1994-2000 fue
Valoracin,
inventariada
3.3.2/120 seleccin y
previa valoracin
eliminacin
y seleccin para
su conservacin
Informacin sobre permanente
3. rea de el tema principal
contenido y de los documentos Los documentos
estructura y la organizacin de la seccin
3.3 de la unidad de de proyectos
descripcin ingresaran
3.3.3/130 Nuevos ingresos anualmente
cada 10 aos,
en una cantidad
estimada de tres
metros lineales
El fondo cuenta
son las siguientes
series
Administracin
y Finanzas
3.3.4/140 Organizacin
Prevencin
Contaminacin
Gestin Ambiental
Proteccin
Ambiental
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 15
Libre acceso
por su carcter
Condiciones histrico. Acceso
3.4.1
de acceso restringido por
condiciones del
donante (convenio)
La reproduccin
y el tipo est
sujeta al tamao
y al estado de
conservacin de
los documentos, y
Condiciones de
3.4.2 a lo establecido en
reproduccin
al O.M. de 20 enero
de 1995, de precios
pblicos por
servicios prestados
por el Ministerio
de Cultura.
Utilizar normas
ISO de lengua (ISO
639-1 e ISO 639-2:
International
Lengua/ Standards for
3.4.3 escritura(s) de Language Codes)
Informacin acerca
4. rea de los documentos o escritura(s)
de la disponibilidad
condiciones de (ISO 15924:
de la unidad de
acceso y uso International
descripcin
Standard for
Names of Scripts)
Imgenes
borrosas.
Sellos y marcas
de agua.
Caractersticas Requiere
3.4.4 fsicas y requisitos restauracin,
tcnicos conservacin
preventiva o bien
tipo de software
y/o hardware para
poder acceder
Originales
destruidos
Existencia y
luego de la
localizacin de
3.5.1/210 microfilmacin en
los documentos
1996. Originales
originales
en el Archivo de la
Administracin
Existencia y
Film disponible
3.5.2/220 localizacin
tambin DVD
de copias
Documentacin
relacionada en el
Informacin acerca Unidades de
fondo Secretaria
de los materiales 3.5.3/230 descripcin
General de
5. rea de que tengan relacionadas
Gobierno del
documentacin una relacin Archivo Histrico
asociada importante con
la unidad de Nota de
descripcin publicaciones
(Identificar la
informacin y
La Revista
referencia acerca
CIPMA (Centro
de cualquier
de Investigacin
publicacin
y planificacin
que trate o est
3.5.4/250 para el medio
basada en el uso,
ambiente), realiz
estudio o anlisis
un estudio sobre el
de la unidad de
nuevo ministerio
descripcin. Incluir
de Medio Ambiente
referencias de las
transcripciones
o ediciones
publicadas)
GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO 17
Punto de acceso
Campo del Archivo adicional Soto Carrasco,
Nacional / (R) 260 materia: nombre Juan, 1900-1970.
corporativo
Punto de acceso
Campo del Archivo adicional Ministerio de
Nacional/ (R) 270 materia: nombre Agricultura
corporativo
Punto de acceso
Campo del Archivo adicional
Recursos humanos
Nacional / (R) 280 encabezamiento
de materia
Punto de acceso
adicional de
Campo del Archivo
materia: nombre Ro Loa
Nacional / (R) 290
geogrfico o
toponmico
Punto de acceso
Campo del Archivo Reyes Cuadros,
adicional nombre
Nacional/ (R) 300 Mara Elena
personal
Punto de acceso
Campo del Archivo Intendencia
adicional nombre
Nacional / (R) 310 de Santiago
corporativo
Punto de acceso
Campo del Archivo adicional de Estrecho de
Nacional / (R) 320 nombre geogrfico Magallanes
o toponmico
Informacin
especializada
que no se puede Documento con
6. rea de notas 3.6.1
acomodar en firma al margen
ninguna de las
otras reas.
Descripcin
elabora por
M. Balboa,
Chile, Archivo
Histrico, 2010.
* 3.7.1/340 Nota del archivero
La descripcin
estuvo bajo la
coordinacin
del Bibliotecario
Mario Gutirrez
Fecha de la
20091101, Archivo
descripcin
*3.7.3/346 del Ministerio del
(Norma ISO
Medio Ambiente
8601:1988)
18 GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
Identificacin
* Campo
de la persona ampc (Ana Mara
del Archivo
responsable del Pino Contreras)
Nacional 350
ingreso del registro
4. La norma ISAAR
Con respecto a la norma ISAAR, se seala que esta norma sirve de gua para elaborar regis-
tros de autoridad de archivos que proporcionan descripciones de entidades (instituciones,
personas y familias) asociadas a la produccin y a la gestin de archivos. Los registros de
autoridad de archivos se pueden utilizar para:
a) Tipo de entidad;
b) Forma autorizada del nombre;
c) Fechas de existencia;
d) Identificador del registro de autoridad.
Existen normas adicionales que se aplican en conjunto con las normas ya mencionadas que
se encuentran enlistadas en el captulo siguiente. Dado la importancia de fortalecer el uso de
las dos normas trabajadas en estas guas, no se extendi el trabajo al resto de la normativa.
20 GUA N 6 DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
ISAD (G): Norma Internacional General de Descripcin Archivstica. Versin espaola pre-
parada por Mara Carnicer Arribas, Blanca Desantes Fernndez y Guadalupe Moreno Lpez,
Consejo Internacional de Archivo, 2000.
ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y familias, 2 ed. Madrid : Consejo Internacional de Archivos, 2004.
ISO 639-1: 2002: Codes for the representation of the names of languages Alpha-2 (Britsh
standard).
ISO 639-1: 2002: Codes for the representation of the names of languages. Alpha-2 code
(British Standard).
ISO 639-2 Cdigos para la representacin de nombres e idiomas: cdigo Alpha-3, Ginebra:
Organizacin de Normas Internacionales, 1998.
ISO 3166-1: Cdigos para al pases [en lnea] [consultado 6 de julio del 2012] Disponible en:
http://www.iso.org/iso/home/standards/country_codes/iso-3166-1_decoding_table.htm
ISO 8601: 2004: Data elements and interchange formats - Information interchange Repre-
sentation of dates and times. [en lnea] [consultado el 4 de julio del 2012] disponible en:
http://webstore.ansi.org/RecordDetail.aspx?sku=ISO+8601%3a2004&source=google&adgr
oup=iso8&keyword=iso%208601&gclid=CKXs4rqvwLICFQTOnAodFWIAyg
ISO 15924 : 15924:2007 : Information and documentation - Codes for the representation of
names of scripts (ISO 15924:2004, IDT) (Swedish Standard)
Bibliografa
1. ISAD (G): Norma Internacional General de 7. CRUZ Mundet, Jos Ramn. Manual de
Descripcin Archivstica. versin espaola archivstica. Espaa: Fundacin Germn
preparada por Mara Carnicer Arribas, Blanca Snchez Ruiprez, 2001
Desantes Fernndez y Guadalupe Moreno
Lpez, Consejo Internacional de Archivo, 2000. 8. GESTIN de documentos del sector pblico
desde una perspectiva archivstica. Uruguay,
2. ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los Universidad de la Repblica, 2003.
registros de Autoridad de Archivos relativos
a Instituciones, Personas y familias, 2 ed. 9. HEREDIA Herrera, Antonia. La norma
Madrid: Consejo Internacional de Archivos, ISAD (G) y su terminologa: anlisis, estudio
2004. y alternativas, Espaa, ANABAD, 1995.
3. ISDIAH: Norma internacional para describir 10. INFORME sobre poltica nacional de
instituciones que custodian fondos de archivo archivos. Comisin de Probidad y Transpa-
/ Versin Espaola de Blanca Desantes Fer- rencia del Ministerio Secretara General de
nndez. 1 ed. Paris: Consejo Internacional la Presidencia, 2010.
de Archivos, 2008.
11. VZQUEZ Murillo, Manuel. Administra-
4. ISDF: Norma internacional para la descrip- cin de documentos y Archivos. Argentina:
cin de funciones / traduccin espaola del Alfagrama, 2008.
texto original en ingls elaborada por Beatriz
Franco y Abelardo Santamara, 1 ed. Espaa 12. VILLASECA Reyes, Osvaldo. Formato B-
: Consejo Internacional de Archivos, 2007. sico Normalizado para la creacin de Bases
de Datos Documentales, Subdireccin de
5. DECRETO con Fuerza de Ley N 5.200. Archivos, Direccin de Bibliotecas, Archivos
Ministerio de Educacin. Santiago de Chile, y Museos, 2004.
Ministerio de Educacin, 1929.
ANEXO N 1: Glosario