Ev-Cal-Da-01 Instructivo para La Codificacion de Documentos PDF

UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA
GESTIN DE LA CALIDAD
INSTRUCTIVO PARA LA CODIFICACIN DE DOCUMENTOS
CDIGO EV-CAL-DA-01 VERSIN 5 VIGENCIA 2015 Pgina 1 DE 1
PROCESO TIPO DE DOCUMENTO

NOMBRE SIGLA NOMBRE SIGLA
PROCESOS ESTRATGICOS MANUALES MA
GESTIN DE PLANEACIN ES-PLA CARACTERIZACIONES DE
CP
GESTIN DE RELACIONES NACIONALES E INTERNACIONALES ES-RNI PROCESOS
GESTIN DE COMUNICACIN DOCUMENTOS DE APOYO DA
ES-CMU
PROCEDIMIENTOS PR
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO ES-GDE INSTRUCTIVOS IN
PROCESOS DE EVALUACIN FORMATOS FO
GESTIN DE CONTROL EV-CON PROTOCOLOS PT
GESTIN DE CALIDAD EV-CAL FLUJOGRAMA FL
GESTION CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO EV-CDI MAPA DE RIESGOS MR
PROCESOS MISIONALES MATRIZ MZ
FORMACIN MI-FOR PROGRAMA PG
INVESTIGACIN MI-INV PLAN PL
PROYECCIN SOCIAL MI-PSO
PROCESOS DE APOYO
GESTIN DE TALENTO HUMANO AP-THU
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO AP-MBU
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO - GESTIN DEPORTES AP-MBU-DEP
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO - GESTIN EXTENSIN
AP-MBU-EXC
CULTURAL
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO - GESTIN REA DE LA
AP-MBU-GAS
SALUD
MACRO PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO - TRABAJO SOCIAL AP-MBU-TSO
GESTIN FINANCIERA AP-FIN
GESTIN DE BIENES Y SERVICIOS AP-BYS
GESTIN DE INFRAESTRUCTURA AP-INF
GESTIN DE TECNOLOGA INFORMACION Y COMUNICACINES AP-TEC
GESTIN DOCUMENTAL AP-DOC
GESTIN AMBIENTAL AP-AMB
GESTIN JURDICA AP-JUR
GESTIN DE SERVICIOS BIBLIOTECARIOS AP-BIB
GESTIN SECRETARIA GENERAL AP-GSG
Vigilada MinEducacin
La versin vigente y controlada de este documento, solo podr ser consultada a travs del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestin de Calidad. La
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GESTION DE CONTRATACIN AP-CTR

GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO AP-SST
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La codificacin de los documentos internos del Sistema de Gestin de Calidad est dado por cuatro campos, el primero de dos letras, corresponde al tipo
de proceso al que pertenece el documento, el segundo campo de tres letras, corresponde a la denominacin del proceso, el tercer campo corresponde al
tipo de documento y el cuarto campo es el consecutivo asignado al documento.
POLTICAS DE ENCABEZADO Y PIE DE PGINA
NOMBRE
LOGO LOGO
TIPO DE DOCUMENTO DEL CDIGO VERSIN FECHA VIGENCIA PAGINA ELABORO REVISO APROB
USCO ISO
DOCUMENTO
MANUALES E E E E E E E N N N E
CARACTERIZACIONES DE
E E E E E E E P P P E
PROCESO
DOCUMENTOS DE APOYO E E E E E E E N N N E
PROCEDIMIENTOS E E E E E E E P P P E
INSTRUCTIVOS E E E E E E E N N N E
FORMATOS E E E E E E E N N N E
PROTOCOLOS E E E E E E E N N N E
E: Encabezado
P: Pie de pgina
N: No aplica
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Surcolombiana
ESTRUCTURA DE DOCUMENTOS
Los diferentes tipos de documentos del Sistema Gestin de Calidad de la Universidad Surcolombiana tendrn la siguiente estructura:
El encabezado para los Manuales, Caracterizaciones de Procesos, Documentos de Apoyo, Procedimientos y Protocolos entre otros tendr el siguiente
diseo: el logo de la universidad ser del siguiente tamao 1,52 cm de alto por 1,52 cm de ancho y logos de calidad del siguiente tamao 1,59 cm de alto
y 3,98 cm de ancho
Nombre del proceso al que pertenece inicia con

la palabra gestin
Nombre del documento
GESTIN
CDIGO TP-PPP-DA-## VERSIN # VIGENCIA aaaa Pgina 1 DE 1
TP: Tipo de proceso #: Nmero de la versin aaaa: ao de la vigencia

PPP:Sigla asignada al Proceso de documento del documento
DD: Sigla asignada al Tipo de Documento
##: Nmero consecutivo del Tipo de Documento y
Proceso al que pertenece.
aaaa ao de la versin de documento
Surcolombiana
El pie de pgina para los Manuales, Caracterizaciones de Procesos, Documentos de Apoyo, Procedimientos y Protocolos entre otros tendr la siguiente
informacin
La versin vigente y controlada de este documento, solo podr ser consultada a travs del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestin
de Calidad. La copia o impresin diferente a la publicada, ser considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad
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POLTICA PARA LA CARACTERIZACIN DEL PROCESO
OBJETIVO DEL PROCESO Describa los lineamientos, propsitos para cumplir con la misin de la Universidad Surcolombiana.
LDER DEL PROCESO Cargo de la persona responsable de liderar la ejecucin y cumplimiento del proceso
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS USUARIOS

Enuncie aqu la orga- Enuncie aqu la PLANEAR Enuncie aqu los Enuncie aqu la organi-
nizacin, proceso o informacin o informes, estadsti- zacin, entidad, proce-
Enuncie aqu la forma de como programara las acti-
personas que le pro- producto que se cas, acciones, do- so o persona que reci-
vidades de su proceso
porcionan informacin, recibe del pro- cumentos que en- be
servicios o productos veedor Eje. HACER trega el proceso el producto o servicio,
(insumos) al proceso, Informacin Ejemplo Acciones Ejemplo Todos los
Enuncie aqu la forma de cmo har las actividades
para poder realizar las sobre el estado planificadas de mejoramiento procesos
actividades propias del de los procesos de los procesos
mismo Ejemplo: Pro- VERIFICAR
ceso Gestin de Cali- Enuncie aqu la forma de como controlara las activi-
dad dades planificadas
ACTUAR
Enuncie aqu la forma de como mejorara las activida-
des planificadas con base en la verificacin
Surcolombiana
PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO

NRO PROCEDIMIENTO LDER DEL PROCEDIMIENTO
1 Relacione aqu la lista de los procedimientos que contiene el proceso Coloque aqu el cargo del responsable del proceso
2
REQUISITOS
LEGALES NORMATIVOS NTCGP 1000:2009
Aqu se enuncia Ver Normograma del proceso Aqu se enuncia los numerales que aplica
DEL CLIENTE
Ver documento de apoyo de calidad requisitos del cliente
DOCUMENTOS ASOCIADOS INDICADORES DE GESTIN RIESGOS RECURSOS

Ver link documentacin procesos Ver link Indicadores Ver link de Administracin del Riesgos Enuncie aqu los medios para reali-
SGC zacin y ejecucin del proceso
CONTROL DE CAMBIOS
VERSIN RIGE A PARTIR DE DESCRIPCIN DEL CAMBIO
Ver Normograma del proceso Ver Tabla
Elabor Revis Aprob
Nombre del Funcionario que crea el docu- Nombre del funcionario de calidad que Nombre y cargo del Representante de la Direccin
mento revisa y aprueba el documento. que aprueba la caracterizacin
Surcolombiana
POLTICA PARA LA DOCUMENTACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
1. OBJETIVO:
(Meta o propsito a cumplir en el respectivo procedimiento a desarrollar dentro de el respondiendo a la pregunta "qu" y "para qu").
2. ALCANCE:
(Establece los lmites de aplicacin del procedimiento, indicando la primera actividad con la que inicia el procedimiento y la ltima actividad con la que
termina el mismo.)
3. LDER DEL PROCEDIMIENTO:

(Cargo que debe garantizar el cumplimiento de todo el procedimiento, Por Ejemplo: Jefe Oficina de Planeacin)
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES:

(Normas internas o externas (Acuerdos, Resoluciones, Circulares, Decretos, Leyes) que se consultan o aplican para el procedimiento que se est
documentando . Por Ejemplo Acuerdo 001 del 9 de enero de 1998 Estatuto Presupuestal)
5. DEFINICIONES:
(Vocabulario, conceptos, jerga empresarial que define los trminos necesarios para la comprensin total del procedimiento)
6. DESCRIPCIN DE LA ACTIVIDAD: (si as se requiere, se enuncia el nombre de las diferentes etapas y/o actividades que hacen parte del desarrollo
del procedimiento)
N ACTIVIDAD DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
Registre la actividades que se Describa como se realiza la actividad Cargo responsable de Relacione los documentos,
requieren para ejecutar la etapa en realizar la actividad Formatos y/o registros que se
1 mencin, estas se enumeran generan y evidencian la
consecutivamente en el orden de su ejecucin de la actividad
ejecucin.
7. OBSERVACIONES:
(Notas aclaratorias que contribuyen a la ejecucin y comprensin de las actividades desarrolladas)
Surcolombiana
8. CONTROL DE CAMBIOS (registro de la fecha, versin y tipo de documento a los que se le aplican los cambios)
VERSIN DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACIN CONTROL DE CAMBIOS
Elabor Reviso Aprob
Nombre del Funcionario que crea el Nombre del funcionario de calidad que revisa y Nombre y cargo del Representante de la Direccin
documento aprueba el documento. que aprueba la caracterizacin
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GESTION DE CONTRATACIN AP-CTR

POLTICAS DE ENCABEZADO Y PIE DE PGINA

Nombre del proceso al que pertenece inicia con

CDIGO TP-PPP-DA-## VERSIN # VIGENCIA aaaa Pgina 1 DE 1

TP: Tipo de proceso #: Nmero de la versin aaaa: ao de la vigencia

POLTICA PARA LA CARACTERIZACIN DEL PROCESO

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS USUARIOS

PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO

DOCUMENTOS ASOCIADOS INDICADORES DE GESTIN RIESGOS RECURSOS

Elabor Revis Aprob

POLTICA PARA LA DOCUMENTACIN DE LOS PROCEDIMIENTOS

3. LDER DEL PROCEDIMIENTO:

4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES:

Elabor Reviso Aprob

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