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030-2
PERUANA 1997
Comisin de Reglamentos Tcnicos y Comerciales - INDECOPI
Calle de la Prosa 138, San Borja (Lima 41) Apartado 145 Lima, Per
MICROFORMS. Requirements for Organizations that work with microforms production systems. Part 2:
Electronics storage media
1997-12-23
1a Edicin
2
NDICE
Pgina
PREFACIO ii
INTRODUCCIN iv
2. REFERENCIAS NORMATIVAS 2
3. DEFINICIONES 3
4. REQUISITOS 5
5. FORMATOS Y REGISTROS 10
10. SUPERVISIN 18
11. ANTECEDENTES 19
ANEXOS:
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i
PREFACIO
A. RESEA HISTRICA
A.1 La presente Norma Tcnica Peruana fue elaborada por el Comit Tcnico
Especializado de Micrograbacin, mediante el Sistema 2 Sistema Ordinario, durante el mes de
Setiembre de 1997, utilizando como documento inicial la norma BS 6498:1984 Preparation of
microfilm and other microforms that may be required as evidence.
ENTIDAD REPRESENTANTE
ii
Jos Ochoa Reyes
CHIPS DATA S.A. William Sorogastua
Mario Torres Puglianini
GRAA Y MONTERO DATA Daniel Grobman
IBM DEL PER S.A. Ezra Zaharia Milcas
IMATION PER Mario Giuffra Monteverde
INASSA Elmer Pisfil Languasco
Cesar Marky Linares
INSTITUTO NACIONAL DE Carlos M. Rodrguez Cortijo
ESTADSTICA E INFORMTICA
KODAK PERUANA LTDA Fernando Zanabria Sevilla
MEXIMP S.A. ngel Miranda Felix
OFICINA REGISTRAL DE LIMA Y Rood-win Bahamonde Melendrez
CALLAO
SANDOVAL S.A. CENTRAL FILE Liliana Tassara Cabada
SGS DEL PER S.A. Edwing Herrera Loayza
Jorge Mendoza Sayn
SOUTHERN PER LIMITED Gullermo Payet
SUNAT Yolanda Valer Bautista
Warren Ros Guevara
SUPERINTENDENCIA DE AFP Ana Ravines Tobies
Carmen R. Ravello Avils
TELEFNICA DEL PER S.A. Max Quiros
iii
INTRODUCCIN
a) Establecer los requisitos que deben cumplir las Organizaciones que operan sistemas de
produccin de microformas.
Las normas tcnicas establecen un determinado nivel de calidad de microformas y por tanto su
cumplimiento garantiza la obtencin de una calidad final uniforme. Las normas tcnicas
evolucionan a menor velocidad que las transformaciones tecnolgicas, por lo tanto los
responsables de aplicar estas normas deben tener cuidado de utilizar las ediciones apropiadas
acorde con la tecnologa de elaboracin del tipo de microforma que utilizan en sus procesos.
---oooOooo---
iv
NORMA TCNICA NTP 392.030-2
PERUANA 1 de 21
La presente Norma Tcnica Peruana establece los requisitos que deben cumplir las
Organizaciones que operan sistemas de produccin de imgenes en medios de archivo
electrnico.
- La evaluacin de los requisitos de calidad que deben cumplir los medios fsicos
no regrabables de soporte y almacenamiento de documentos, informacin o
datos tales como discos pticos de los tipos WORM, CD-R, CD-ROM u otros
medios fsicos de igual o superiores caractersticas o propiedades actualmente
conocidos o por desarrollarse.
2. REFERENCIAS NORMATIVAS
Las siguientes normas contienen disposiciones que al ser citadas en este texto, constituyen
requisitos de esta Norma Tcnica Peruana. Las ediciones indicadas estaban en vigencia en el
momento de esta publicacin. Como toda norma esta sujeta a revisin. Se recomienda a aquellos
que realicen acuerdos en base a ellas, que analicen la conveniencia de usar las ediciones recientes
de las normas citadas seguidamente. El Organismo Peruano de Normalizacin posee la
informacin de las Normas Tcnicas Peruanas en vigencia en todo momento.
3. DEFINICIONES
Para los propsitos de esta Norma Tcnica Peruana se aplican las siguientes definiciones:
3.1 microforma1: Un trmino genrico para cualquier medio que contiene imgenes.
1
En el pas, la Ley N26612 establece una definicin de orden legal del trmino microforma.
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3.6 escala de reduccin: Relacin entre las dimensiones de una microimagen y las
dimensiones correspondientes del original.
3.7 resolucin:
NOTA: En razn de las imperfecciones inherentes a todo sistema ptico, el poder de resolucin no es
constante en toda el rea de imagen.
3.12 muestra: Es un grupo de unidades extradas de un lote que sirve para obtener la
informacin necesaria que permita apreciar una o ms caractersticas de ese lote, para servir de
base a una decisin sobre ese lote o sobre el proceso que lo produjo.
4. REQUISITOS
4.1.2 Tener disposiciones para asegurar que su personal est libre de cualquier presin
comercial, financiera u otra que pueda afectar adversamente la calidad de su trabajo.
4.1.3 Estar organizada de tal manera que en todo momento mantenga su independencia
de juicio e integridad.
4.1.4 Tener una direccin con responsabilidad ejecutiva, que asuma la responsabilidad
total de las operaciones tcnicas, que posea la autoridad y recursos necesarios para administrar
un sistema de produccin de archivos generados por el uso de las tecnologas de informacin.
relacin de personal supervisor a personal supervisado debe ser tal, que se asegure una
adecuada inspeccin.
4.2.4 Se debe conformar un comit asesor el mismo que puede estar integrado por
asesores legales (internos o externos), auditores de sistemas, representantes de la alta direccin,
administradores de archivos, y/o tcnicos archiveros.
Se debe conservar el documento que define la poltica adoptada por la Organizacin para
establecer un programa de elaboracin de archivos.
La Organizacin debe:
4.4.1 Establecer por escrito la delegacin de la autoridad de acuerdo con los trminos
del documento de autorizacin (vase 4.3).
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4.5 Plan
c) Los procedimientos para cada fase del sistema, tales como: para la creacin, la
modificacin, el procesamiento/digitalizacin, administracin del software, el
control de calidad, la supervisin y los mtodos para la recuperacin de
informacin, y para resolver otras situaciones en las cuales pueden presentarse
inconsistencias, dudas, o malas interpretaciones;
El plan debe ser aprobado por escrito antes de poner en funcionamiento el programa de
elaboracin de archivos.
Una vez que el plan ha sido aprobado, la organizacin debe autorizar, por escrito, el inicio del
programa de elaboracin de archivos a partir de una fecha especfica, como parte de la actividad
habitual de la Organizacin.
4.7 Manual
f) El sistema de indizacin;
Si se encarga a una empresa de servicios la produccin de los archivos y las dems operaciones,
la Organizacin debe asegurarse que dicha empresa cuente con su correspondiente certificado de
idoneidad.
En los trminos contractuales deben incluirse las clusulas necesarias para que dicha empresa
lleve a cabo el programa de elaboracin de archivos cumpliendo las especificaciones establecidas
por la Organizacin.
5. FORMATOS Y REGISTROS
5.1 Formatos
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El programa de elaboracin de archivos debe tener instrucciones detalladas sobre el uso de los
formatos que se deben llenar y firmar en cada etapa. En el Anexo A se describen algunos
ejemplos de formatos, sin embargo no todos son esenciales para cada programa. El uso de
formatos variar de acuerdo a las necesidades de diferentes organizaciones y las exigencias
establecidas por leyes o reglamentos legales.
5.2 Registros
El programa de elaboracin de archivos debe poseer un procedimiento que incluya los requisitos
para establecer y mantener un registro, el cual es necesario para evidenciar la confiabilidad del
sistema de elaboracin de archivos. Este registro debe incluir lo siguiente:
Los documentos, informacin o datos originales deben tener referencias que sean suficientemente
claras y precisas para identificarlos.
6.2 Calidad
6.3 Integridad
Ya que es esencial que la integridad de los originales sea preservada cuando ellos son grabados
en los medios fsicos de archivo, no deben alterarse o retocarse para mejorar su legibilidad.
6.4 Secuencia
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Se debe tener cuidado para asegurar que los documentos son grabados en la secuencia
requerida.
6.5 Destruccin
Si un archivo se tiene que presentar como evidencia, la Organizacin debe establecer que el
original fue destruido como parte de la rutina de trabajo. El programa de elaboracin de archivos
debe incluir requisitos para la destruccin de rutina de los originales despus que stos han sido
grabados.
Excepcionalmente slo se permiten datos adicionales en los duplicados para la administracin del
proceso de reproduccin si la calidad o el contenido informativo del archivo no son
adversamente afectados.
7.6 Para cada sistema de archivo electrnico usado, la Organizacin debe mantener y
poner a disposicin de los responsables de evaluar o inspeccionar, una descripcin completa de:
el software necesario para satisfacer las condiciones de esta norma debe ser destruidos por la
Organizacin, a menos que el medio de archivo electrnico con la informacin o datos se
mantenga disponible para la evaluacin o inspeccin en conformidad con los requisitos de la
presente norma.
c) Archivar en forma separada del original, una copia duplicada del archivo en
cualquier medio aceptable de acuerdo a los requisitos de la presente norma o las
establecidas en las leyes y reglamentos aplicables. (vase 9.3);
d.1) En todo momento, tener disponible tales ndices para examen, inspeccin o
auditora;
d.2) Cada ndice de ser duplicado y cada copia duplicada deben ser almacenadas
separadas de la copia original de cada ndice;
d.3) Los ndices originales y duplicados deben ser conservados por el tiempo
requerido para los archivos indizados;
9.3 Duplicados
Se deben hacer tambin dos copias cuando un archivo es requerido como referencia frecuente o
para duplicacin, de tal manera que una copia permanece en buena condicin para uso como
evidencia. Debe registrarse su ubicacin. (vase 5.2.g).
9.4 Integridad
Se debe tener cuidado para asegurar que la totalidad del original, con todos sus detalles e
imperfecciones, es grabado con fidelidad. El archivo electrnico debe ser revisado en
concordancia con el programa de produccin citado en 4.2, antes que los originales sean
destruidos.
10. SUPERVISIN
Todos los procedimientos deben ser objeto de una revisin peridica para verificar que se estn
llevando a cabo de acuerdo con el programa, vase 4.7.e. Si se hacen cambios como resultado
de la revisin, el personal involucrado debe ser informado de stos por escrito.
El plan de la Organizacin debe ser revisado peridicamente para tomar en cuenta cualquier
cambio en la legislacin, la tecnologa y otros aspectos relevantes (vase 4.7.g).
10.3 Manual
Cualquier cambio hecho en el programa o en sus procedimientos despus que hayan sido
revisados deben ser registrados por escrito y el manual debe ser corregido.
11. ANTECEDENTES
11.1 Regulations Securities and Exchange Commission (SEC) 17 CRF Part 240.
Reporting Requirements For Brokers Or Dealers Under the Securities Exchange
Act Of 1934. Pag. 1 to 8.
11.2 Regulations. Internal Revenue Service (IRS). Revenue Procedure 97-22. Pag 1
to 4.
ANEXO A
(Informativo)
A.1 Generalidades. Los formatos de registro simples descritos en A.2 al A.5 estn
basados en la prctica de grandes organizaciones. No tienen la intencin de ser obligatorias, ni de
otorgar una garanta que el uso de stos registros asegura necesariamente, la admisibilidad de la
microforma como evidencia.
Los formatos de registro pueden requerir ser adaptados de acuerdo con las prcticas de
organizaciones individuales o de acuerdo a las exigencias establecidas en leyes o reglamentos.
A.5 Registro de destruccin. Cuando los documentos que han sido grabados son
destruidos, se debe llenar y firmar un formato indicando el nmero de referencia y la fecha de
destruccin de los documentos y el nmero de referencia de la microforma debe completarse y
firmarse. El registro de aceptacin puede ser combinado con el registro de destruccin.
A.7 Registro o Acta final de retoma. Formato que se llena y firma por la persona
autorizada al final del proceso de repeticin de la grabacin.
A.8 Registro o Acta de cierre . Formato que se llena al trmino del proceso de
grabacin, en el cual se indican la fecha en la que se termina el proceso, la cantidad e
identificacin de los medios de archivo, datos del contenido, referencias al periodo que abarca,
ndice y observaciones entre otros. Debe ser llenado y firmado por la(s) persona(s) autorizada(s)
por la Organizacin o las designadas por las leyes o reglamentos aplicables.