10 dicas de como organizar os seus arquivos

digitais:
23 de Julho de 2014 Kalinka Carvalho

Manter os arquivos organizados em todos os aparelhos como: celular, computador e tablet

fundamental para ter uma vida mais eficiente e menos estressante. Temos que lembrar
que cada pessoa tem seu prprio estilo, ento leia as dicas e adeque a sua maneira.

Dicas top:
1) Crie pastas separadas pelos seus assuntos principais. Escolha no mximo 6 assuntos,
depois divida em subcategorias somente se o assunto for bem especfico e tiver mais de 3
arquivos, passou de 20 arquivos crie outras subpastas.

Exemplo:
- Pessoal
- Profissional
- Finanas
- Fotos (organizadas por ano e por evento)
- Msicas (organizadas por gnero)
- Vdeos (organizados por tipo)

2) Lembre-se de sempre salvar os arquivos manualmente com um nome que seja fcil de
se achar. Fotos avulsas, nunca salve fotos com nmeros, exemplo: 067579.jpg, pois voc
no saber do que se trata e ficar muito mais difcil de encontrar a foto desejada. Dica:
guarde as fotos relacionadas ao mesmo assunto dentro de uma pasta: exemplos:
2017_07_03_aniversario_kalinka
3) Tenha o hbito de sempre salvar os arquivos nas pastas corretas e com a palavra-chave
em seu nome. Exemplo: curriculum_2014. Organize por nome, tipo, tamanho ou data.
Tambm pode dividir por projeto ou assunto.
4) Como no e possvel escrever nomes extensos, aconselho o uso de tags para ajudar da
identificao. Exemplo: educao = edu, informtica = info, aniversrio = niver. Lembre-se
sempre de padronizar a nomenclatura.
3) Salve arquivos que so atualizados sempre com data, assim saber qual o mais atual
(ano, ms, dia). Exemplo: 2014_07_22_relatorio_jobs
4) Ao descarregar fotos e vdeos, faa uma pr-seleo guardando apenas as fotos que
ficaram boas. Exclua as ruins, sem foco ou mal enquadradas.
5) Sempre que possvel faa uma triagem em seus arquivos, verificando se h arquivos
duplicados ou que no sero mais utilizados.
6) Faa sempre um backup de seus arquivos. Crie o hbito de fazer semanalmente ou
quinzenalmente.
7) Determine frequentemente um dia para realizar a triagem e manter seu computador
organizado.
8) Limpe as pastas temporrias (transferncias, downloads, meus arquivos recebidos)
renomeando o arquivo e colocando na pasta correta.
9) Sempre comece nomeando o arquivo e salvando ele no destino certo.
10) Limpe a lixeira periodicamente.

No desktop ou rea de trabalho:

Deixe a rea de trabalho sempre limpa e organizada, assim como a sua mesa de trabalho.
Crie atalhos para os softwares e pastas mais utilizadas. Exemplo: navegador de internet, e-
mail, word, excel, etc. Deixe apenas o que usa com frequncia, o restante coloque em
pastas. Adquira o hbito de no salvar um arquivo direto no desktop, criando pastas para
organizar seus arquivos.

Amigos de todas as horas:

Se no ir mexer em um arquivo deixe armazenada em outro local, pode ser CD, DVD ou
HD externo.
Os DVDs e CDs so mais baratos e permitem salvar os arquivos, porm em alguns casos
no podem ser reutilizados. Nesse caso a informao fica longe de hackers. Os pen drives
esto cada dia com mais capacidade e permite que salve e leve arquivos de um lado para o
outro, pois so pequenos. Podemos tambm armazenar arquivos on-line na nuvem, alguns
exemplos: Dropbox, iCloud, Google Drive e Evernote. Use o HD Externo para arquivos que
no so acessados com frequncia e que devem ser mantidos em sigilo. Use o scanner
para digitalizar coisas importantes que precisa sempre ter a mo.

Fotos do papel:
Com o tempo elas vo ficando amareladas e estragam. Se possvel digitalize quando
possvel as suas fotos para que no as perca. Caso queira mant-las impressas, guarde-
as em lbuns organizados longe de umidade e p.

Vai comear a organizao do zero?

1. Dedique algumas horas para iniciar o processo de organizao do seu computador.

2. Olhe todos os arquivos e faa uma lista do que voc acha ou quer manter, divida em
categorias. Pense em reas da sua vida ou papeis que exerce.
3. Elimine todos os arquivos duplicados, coisas que se tornaram fora de seu interesse
ou os documentos desnecessrios.
4. Renomeie o arquivo se for necessrio lembrando das palavras-chaves.
5. Use tema e data, deixe o ttulo o mais explicativo possvel usando as tags.
6. Evite arquivos com "final" e "imprimir" no nome.
7. Faa um manual ou uma cola para sua organizao.
8. No tenha medo de deletar, tudo que no for mais til e estiver ocupando espao,
mande embora.

Arquivos no trabalho:
Os arquivos da empresa existem por 2 motivos: exigncia da legislao pblica e
organizao interna da empresa. Eles devem ficar bem organizados, assim saberemos:

o que j foi feito e os resultados

o que est para ser feito
diminui a duplicidade e a refao de trabalho
evita repeties desnecessrias de experincias
evita improvisos e inadequaes
facilita o contato com bons parceiros e fornecedores
o empreendimento pode ser avaliado por partes ou pelo todo

Comece agora mesmo sua organizao! Boa sorte!

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