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CONTROL DE REGISTROS

ELABORACIN REVISIN APROBACIN

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Henry Giraldo Gallego Angela Viviana Echeverry Daz Armando Rodrguez Jaramillo
Cargo: Profesional Universitario Cargo: Asesor Cargo: Secretario de Despacho
PROCEDIMIENTO Cdigo: P-PLA-68

Versin: 03

Control de registros Fecha: 07/06/2011

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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETO............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES................................................................................................. 3
4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 5
5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 5
6. CONTENIDO..................................................................................................... 8
7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 9
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 9
9. ANEXOS ............................................................................................................ 9
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1. OBJETO

Este procedimiento tiene por objeto la identificacin, indizacin, acceso,


clasificacin, almacenamiento, conservacin y disposicin de los registros del
Sistema de Gestin de la Calidad.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para el control de todos los registros que se generen en
la aplicacin de los procedimientos del Sistema de Gestin de la Calidad para la
Administracin Central del Departamento del Quindo.

3. DEFINICIONES

3.1 ACCESO

Autorizacin para consultar o disponer de la informacin contenida en un registro.

3.2 ARCHIVO CENTRAL

En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de


gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.

3.3 ARCHIVO DE GESTIN

Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y


consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos
iniciados.

3.4 CLASIFICACIN

Corresponde a la organizacin y el orden en que se llevan los registros (


consecutivo cronolgico).
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3.5 DISPOSICIN

Destino que se da a un registro luego de su tiempo de retencin.

3.6 DOCUMENTO

Informacin y su medio de soporte.

Ejemplo: Registro, especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe,


norma.

NOTA: El medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico,


muestra patrn o una combinacin de estos.

3.7 ESPECIFICACIN

Documento que establece requisitos.

NOTA: Una especificacin puede estar relacionada con actividades (por ejemplo,
procedimiento documentado, especificacin de proceso y especificacin de
ensayo / prueba), o con productos o servicios (por ejemplo, una especificacin de
producto, una especificacin de desempeo, un plano o una especificacin de un
servicio derivada de una reglamentacin).

3.8 GESTIN DOCUMENTAL

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin,


manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilizacin y conservacin.

3.9 INDIZACIN

Se refiere al medio empleado para la conservacin de los registros (base de


datos, carpetas, videos)

3.10 PROCEDIMIENTO

Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.


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3.11 RECOLECCIN

Se identifica el cargo responsable de diligenciar el registro o el formato


estandarizado.

3.12 REGISTRO

Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de


actividades desempeadas.

3.13 REGISTROS EXTERNOS

Documentos diligenciados por personas u organizaciones diferentes a la entidad.

3.14 TIEMPO DE RETENCIN

Tiempo considerado como conveniente para conservar un registro.

4. NORMATIVIDAD

- NTCGP 1000:2009.
- Ley 594 de 2000.

5. CONDICIONES GENERALES

5.1 CLASIFICACIN

PROCESO: Gestin de la Planeacin y la Planificacin.

SUBPROCESO: Desarrollo Organizacional.

5.2. INTERRELACIONES

PROVEEDOR: Todos los procesos.

CLIENTE: Partes interesadas.

5.3 RIESGOS Y CONTROLES

5.3.1 Riesgos
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Desactualizacin del listado maestro de registros con los cambios aprobados en la


documentacin sobre registros.

5.3.2 Puntos de control

Actualizacin del listado maestro de registros en el momento en que se producen


cambios en los documentos que contienen la informacin sobre registros.
(Actividad 9).

5.4 ADMINISTRACIN DE LOS REGISTROS

La necesidad de la existencia de un registro se define con base en los siguientes


criterios:

- Cuando la informacin es relevante en un proceso,


- Cuando no suministra igual informacin que registros existentes,
- Cuando es conveniente concentrar informacin en un registro especfico.

Para establecer la forma de administrar un registro debe tenerse en cuenta lo


siguiente:

- Por qu se requieren los datos?


- Dnde sern recolectados?
- Frecuencia y responsable de la recoleccin.
- Entrenamiento si es necesario para su recoleccin.
- Transformacin en otro tipo de dato, mtodo de almacenamiento y
preservacin para garantizar su recuperabilidad y disponibilidad para la toma
de decisiones.

Para facilitar el diseo de un formato debe considerarse:

- La facilidad de introducir los datos (espacios suficientes, lneas


convenientemente espaciadas).
- Facilidad de uso (visibilidad, legibilidad, informacin ordenada, coherencia con
otros formatos existentes).

5.5 CARACTERSTICAS GENERALES DE LOS REGISTROS

Todo registro debe ser diligenciado de forma clara y legible, sin tachones ni
enmendaduras que puedan dar lugar a confusin sobre la informacin registrada,
de forma completa llenando todos los espacios disponibles y debe contener la
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firma del responsable de obtener la informacin para registros diligenciados en


papel y el nombre del responsable para los diligenciados en medio magntico.

5.6 PRESERVACIN DE LOS REGISTROS

Los registros deben diligenciarse mediante elementos que impidan su prdida o


reduzcan su legibilidad; cuando se trata de registros en medios magnticos,
deben utilizarse copias de seguridad, si su disposicin se realiza en un tiempo
inferior a seis meses y en otro computador cuando su disposicin se realiza en un
tiempo mayor a seis meses.

Deben almacenarse lejos de agentes ambientales que favorezcan su deterioro.

5.7 CONTROL DE LOS REGISTROS EXTERNOS

Las caractersticas de administracin de los registros externos se establecen en el


Listado Maestro de Registros Externos LM-PLA-02 y se identifican de la misma
forma que establece la entidad emisora.

5.8 CORRECIONES A ENMENDADURAS Y ERRORES EN LOS REGISTROS

Con el fin de evitar enmendaduras o el uso de corrector, cuando en el


diligenciamiento de un formato se cometa un error este se corregir trazando una
lnea vertical (/) al final del texto, y a continuacin se escribe en correctamente. En
caso de que no exista espacio a continuacin del texto, al final de la pgina se
traza nuevamente la lnea y se escribe el en forma correcta.
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6. CONTENIDO

No. DESCRIPCIN PRODUCTO RESPONSABLE TIEMPO


1 Considerar importante disponer de un
registro. Necesidad Servidor Pblico
Continuo
registro (Parte interesada)

2 Establecer la conveniencia de un registro.


Conveniencia
registro

3 Definir el medio de registro, escrito, Coordinador del


magntico, vdeo, audio. Medio de SIGA -
1 da
registro Servidor Pblico
Interesado
4 Disear formato, definir informacin
necesaria y su disposicin en el formato. Diseo formato

5 Diligenciar una Solicitud de cambio de


Documentos. Solicitud
diligenciada

6 Identificar con cdigo, versin, otros


documentos afectados por el registro. Identificacin
registro Servidor Pblico
1 da
(Parte interesada)
7 Definir frecuencia y responsabilidad de la
toma de datos, responsabilidad por la
recoleccin de registro, forma de Caracterizacin
clasificacin, almacenamiento, preservacin, registro
acceso, tiempo de retencin, disposicin
final.
8 Aplicar los criterios para la revisin de los
documentos. Revisin de Coordinador del
1 da
documentos SIGA

9 Realizar ajustes en caso de requerirse, para


el caso de los formatos firmar (elaboracin, Formato original
Servidor Pblico
revisin y aprobacin), enviando original y y copia 1 da
(Parte interesada)
copia a la Coordinacin del SIGA junto con la controlada
solicitud de cambio de documentos
10 Actualizar el listado maestro de registros y
devolver copia controlada al interesado Ajuste a Coordinador del
1 da
diligenciando los formatos distribucin y documentos SIGA
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7. REGISTROS DE CALIDAD

DISPOSICIN
IDENTIFICACIN ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIN ACCESO CONSERVACIN
FINAL

Personal Tiempo de
Cdigo Nombre Recoleccin Indizacin Clasificacin Mtodo
Autorizado Retencin
LM-PLA-03 Listado Coordinador del Base de Datos - Consecutivo Coordinador del Actualizado Destruir
maestro de SIGA Carpeta numrico SIGA Anterior
registros
F-PLA-11 Distribucin de Coordinador del Base de Datos - Consecutivo Coordinador del Actualizado Destruir
documentos SIGA Carpeta numrico SIGA Anterior
F-PLA-23 Solicitud de Coordinador del Base de Datos - Consecutivo Coordinador del 3 Ao (s) Destruir
cambio SIGA Carpeta numrico SIGA
documentos

8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

8.1 M-PLA-01 Manual de calidad


8.2 P-PLA-66 Norma fundamental de elaboracin y presentacin de documentos

9. ANEXOS

9.1 LM-PLA-03 Listado Maestro de Registros.


9.2 F-PLA-11 Distribucin de documentos.
9.3 F-PLA-23 Solicitud de cambio documentos.

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