AGENTIA

NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

SECRETARIATUL/CABINETUL DEMNITARULUI

AVIZAT APROBAT

ef RVICIUL ECONOMIC, ADMINISTRATIV

I RESURSE UMANE
Preedinte
Oana FODOR Ilie DINC

Data intrrii n vigoare:

Exemplar n regim controlat: DA NU

(Se ncercuiete varianta valabil)

Avertisment:
- Acest document este proprietatea intelectual a Ageniei Naionale pentru Romi
- Orice utilizare sau multiplicare, parial sau total, fr acordul scris al proprietarului este interzis.

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

Cuprins

Nr.Crt. Denumirea componentei din cadrul procedurii operationale

1 Scopul procedurii operationale
2 Domeniul de aplicare a procedurii operationale
3 Cadrul legal - Documentele de referinta aplicabile activitatii procedurale
4 Descrierea procedurii operationale
5 Activitatea de secretariat / cabinetul demnitarului n cadrul ANR.
6 Reguli de lucru n registrul de intrare ieire a corespondenei ordinare.
7 Responsabiliti
8 Dispoziii finale
9 Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea si aprobarea editiei sau,
dupa caz, a reviziei procedurii operationale
10 Lista cuprizand persoanele la care se difuzeaza editia sau, dupa, caz,
revizia din cadrul editiei procedurii operationale
11 Situatia editiilor si a reviziilor in cadrul editiilor procedurii operationale
12 Anexe

1. SCOPUL PROCEDURII OPERAIONALE

Scopul procedurii este:

- Stabilirea i aplicarea n mod unitar a unui sistem de reguli procedurale privind
redactarea, evidena, circuitul, (manipularea) i transportul documentelor
neclasificate.
- Stabilirea responsabilitilor privind ntocmirea, avizarea i aprobarea documentelor
eferente documentelor neclasificate.

2. DOMENIUL DE APLICARE

Procedura se aplic de ctre persoanele din cadrul structurilor centrale i subordonate

Birourile regionale ale Ageniei Naionale pentru Romi, ncadrate pe funciile ale cror fie
de post conin prevederi, sarcini, responsabiliti i atribuii din domeniul activitilor care
fac obiectul prezentei proceduri.

3. DOCUMENTE DE REFERIN

LEGISLATIE PRIMAR
- Legea nr. 16/1996 cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 233/2002 pentru aprobarea Ordonanei Guvernului nr. 27/2002 privind
reglementarea activitii de soluionare a petiiilor;
- Ordonana Guvernului nr.27 din 30 ianuarie 2002 privind reglementarea activitii de
soluionare a petiiilor;
- Hotrrea Guvernului nr. 1349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea i
protecia pe teritoriul Romniei a corespondenei clasificate;
Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

- Instruciunile privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de documente,

aprobate prin Ordinul de zi nr. 217/1996 al Directorului General al Arhivelor
Naionale;
- Ordinul MAI nr. 995/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind forma i
modul de promovare i transmitere a documentelor adresate conducerii MAI;
- Instruciunile MAI nr. 1000-2005 privind redactarea, gestionarea documentelor
neclasificate i activitatea de secretariat;
- Ordinul MFP nr.946/2005 actualizat pentru aprobarea controlului intern, cuprinznd
standardele de management i control intern la entitile publice i pentru
dezvoltarea sistemelor de control managerial, publicat n Monitorul Oficial
nr.675/2005. Standardul 17 proceduri, standardul 14 corespondena
Legislaie secundar
- Regulamentul de organizare i funcionare al Ageniei Naionale pentru Romi;
- Fia postului;
- Ordinele presedintelui Agentiei Nationale pentru Romi privind persoanele care s
efectueze arhivarea ;
- Organigrama institutiei

4. PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND PRIVIND REDACTAREA, EVIDENA,

CIRCUITUL, (MANIPULAREA) I TRANSPORTUL DOCUMENTELOR
NECLASIFICATE

(1) Dispoziii generale.

Prezenta procedur operaional stabilete regulile de baz pentru redactarea, evidena,
primirea, trierea, repartizarea, urmrirea soluionrii, multiplicarea, manipularea,
transportul, selecionarea, pstrarea i arhivarea documentelor neclasificate, precum i
pentru desfurarea activitii de secretariat n cadrul Ageniei Naionale pentru Romi.

(2) n cadrul Ageniei Naionale pentru Romi gestionarea documentelor neclasificate se

asigur de secretariatul instituiei, prin persoanele desemnate de conductorul instituiei,
numrul de funcii i atribuiile acestor persoane sunt dimensionate n funcie de nevoile
instituiei i prevzute n fia postului. Pentru evaluarea acestor persoane se stabilete un
sistem de punctaj n funcie de sarcinile ce le revin i complexitatea lor i care are la n
vedere: pregtirea de baz i specialitatea, gradul de dificultate a lucrrilor de efectuat,
capacitatea de a lucra cu aparatur modern, limbi strine cunoscute etc.

4.1. REDACTAREA I PREGTIREA PENTRU PROMOVARE I TRANSMITERE A

DOCUMENTELOR.
4.1.1. Redactarea documentelor
Documentele primite/transmise, din oficiu sau ca rspuns (adrese, note, situaii, sinteze,
rapoarte, rspunsuri la petiii .a) se redacteaz cu respectarea regulilor de ortografie i de
punctuaie specifice limbii romne; limbajul i modul de adresare trebuie s reflecte
concizie, claritate, exactitate, sobrietate, oficialitate, politee. Lucrrile (documentele)

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

efectuate la calculator vor utiliza calea de salvare Arial, Font de 12, paragraf 1.0 (la un
rnd) cu diacritice.
- Documentele vor conine o serie de elemente obligatorii i, dup caz, specifice, care
difer prin coninut i locul de aezare n pagin, dup cum urmeaz:
- n partea de sus a paginii, se insereaz antetul instituiei care include i emblema
instituiei ( sigla guvernului).
- n partea dreapt a paginii, se insereaz numrul de nregistrare i data, ce vor fi
completate i nregistrate n registrul de intrri/ ieiri de secretariatul instituiei;
- n partea stng a paginii, sub antet se insereaz: destinatarul (nume, prenume,
funcia, instituia sau, dup caz, organizaia), referine (coninutul pe scurt al
documentului) i trimitorul (nume, prenume, funcia);
- Formula de introducere, urmat de precizarea lucrrii la care se face referin;
- Coninutul propriu zis al documentului ( prezentarea problemei tratate) redactat
clar, exact, sobru, oficial i politicos;
- n partea stng a paginii, la sfritul documentului se nsereaz semntura
(nume, prenume, funcia ocupat n cadrul ANR, conform organigramei instituiei de
ctre persoana/ persoanele care au ntocmit documentul, numrul de exemplare.
- n partea de jos a paginii, se insereaz datele de identificare a instituiei emitente:
adres, codul potal, nr. de telefon i fax, e-mail.
4.1.2.. Cnd documentul elaborat se semneaz de o singur persoan, datele privind
funcia (numele i prenumele, semntura) se menioneaz sub text la dou rnduri
distan, n centrul paginii.

4.1.3. Cnd documentul elaborat se semneaz de dou sau mai multe persoane,
denumirea funciei, nsoite de numele i prenumele persoanei cu poziie ierarhic mai
mare se insereaz sub text, la dou rnduri distan, n centrul paginii, iar n partea stng
a paginii, ceilali semnatari, n ordinea ierarhic a funciilor. (Anexa 1)

4.1.4. Cnd documentele se emit n comun de dou sau mai multe instituii/organizaii, n
partea de sus a paginii se trec antetele acestora, la distane corespunztoare, iar
semnturile respect ordinea din antet, de la stnga la dreapta.
- Distana ntre funcie i numele persoanei care semneaz documentul va fi de un rnd;
semntura se va nscrie pe rndul rmas liber ntre cele dou elemente.
- Aplicarea tampilei se efectueaz numai pe exemplarul nr.1 i dup semnarea
documentului de cel/cei n drept.
- Modul de aplicare al tampilei trebuie s se fac n aa fel nct semntura s rmn
lizibil dar s-o i includ.
- Antetul nu se folosete pe invitaii, felicitri sau alte tipuri de coresponden
protocolar.

4.1.5. n situaiile n care, prin rezoluia conducerii, se stabilete repartizarea unei lucrri
mai multor structuri/persoane, modul de soluionare este urmtorul: prima
structur/persoan nominalizat centralizeaz propunerile celorlalte structuri/persoane i
redacteaz proiectul de rspuns, la care ataeaz documentele (punctele de vedere)
elaborate n scris de fiecare dintre structurile/ persoanele nominalizate.
Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

4.1.6. Documentele redactate de personalul Ageniei Naionale pentru Romi n nume

propriu, n interiorul instituiei: cereri pentru efectuarea concediilor, nvoiri, eliberarea
adeverinelor de salariat, rapoarte de activitate, note ctre conducerea ANR etc. vor
conine numai datele de antet, fr emblem, specific demnitarului, compartimentul,
destinatarul, dup caz, avizul conductorului ierarhic, nainte de aprobare, coninutul,
semntura solicitantului i data.
( Anexa 2)

4.2. Promovarea documentelor

4.2.1. Promovarea documentelor se face pe care ierarhic, avnd, atunci cnd este cazul,
avizele tuturor structurilor de specialitate cu responsabiliti n domeniu. Obligaia obinerii
avizelor revine structurii iniiatoare , responsabile din cadrul ANR.

4.2.2. Documentele de rspuns ctre alte instituii (guvernamentale, neguvernamentale,

asociaii, fundaii s.a.) sau ceteni, pregtite pentru expediere, prezentate la semnat
preedintelui ANR vor avea anexat i lucrarea de baz, repartizat i, dup caz,
documente anexate acestuia sau/i cu alte materiale, n legtur cu, sau care s ajute
lucrarea respectiv.

4.2.3. Fac excepie de la alineatul 2 invitaiile nominale primite pe e-mail de personalul

Ageniei Naionale pentru Romi pentru participarea la reuniuni, seminarii, aciuni etc. ale
altor instituii i organizaii guvernamentale i neguvernamentale, pentru care nu sunt
necesare costuri de la bugetul instituiei. n acest caz, se confirm participarea, iar
invitaiile i confirmarea participrii se transmit spre informare secretariatului instituiei pe
canalul de informare intern: info.anr.gov. ro, se opereaz n condica de prezen i se
raporteaz n raportul de activitate de ctre persoana n cauz.

4.2.4. n situaia lucrrilor transmise ca rezoluii aparinnd demnitarului Ageniei Naionale

pentru Romi, n sensul pregtirii rspunsurilor pentru a fi semnate la acest nivel, se
procedeaz n modul urmtor: se elaboreaz i se nainteaz proiectul de rspuns cu
antetul Guvernul Romniei, Agenia Naional pentru Romi, desprite de emblema
corespunztoare instituiei (sigla), specific corespondenei demnitarului care urmeaz s
semneze corespondena. Proiectul de rspuns formulat n numele demnitarului va fi nsoit
de lucrarea de baz i de anexe. Lucrarea martor naintat demnitarului va fi format din
copia xerox a lucrrii de baz repartizat de demnitar, structurii/persoanei nominalizate
precum i din exemplarele nr. 2 ale proiectului de rspuns i anexelor redactate.

4.2.5. Toate documentele care urmeaz s fie promovate la conducerea Ageniei

Naionale pentru Romi vor fi verificate, din punct de vedere al respectrii reglementrilor
stabilite prin prezenta procedur, referitoare la form, modul de promovare i transmitere,
de ctre persoana care coordoneaz activitatea de secretariat din cadrul Ageniei
Naionale pentru Romi.

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

4.2.6. Stabilirea masurilor privind nsuirea, aplicarea i respectarea regulilor referitoare la

redactarea, pregtirea pentru promovare i transmiterea documentelor, precum i
verificarea modului n care se desfoar aceste activiti sunt de resortul personalului cu
funcii de conducere din cadrul Ageniei Naionale pentru Romi.
4.2.7. Angajaii cu funcie de execuie, implicai n redactarea documentelor, rspund de
modul n care i ndeplinesc atribuiile n acest sens, cu respectarea prevederilor legale n
vigoare, ROI i ale prezentei proceduri.

4.3. PRIMIREA I EVIDENA DOCUMENTELOR NECLASIFICATE.

4.3.1.Primirea documentelor neclasificate.
Procesul de preluare a documentelor n cadrul Secretariatului Ageniei Naionale pentru
Romi presupune urmtoarele operaiuni:
a.) Primirea corespondenei interne i externe instituiei, prin circuitul intern, pota
militar, pota civil, curier, fax, e-mail etc;
b.) Clasificarea i ordonarea corespondenei, trierea prin catalogarea subiectului
corespondenelor n scopul stabilirii modalitilor de rspuns i a soluionrii, precum i n
raport cu atribuiile compartimentelor;
c.) nregistrarea corespondenei n registrele de intrare-ieire a corespondenei ordinare;
d.) Clasificarea nregistrrii corespondenei din punctul de vedere al sursei de provenien
( intern, extern)
e.) Repartizarea corespondenei conform dispoziiilor rezolutive ale preedintelui ANR;
f.) Expedierea corespondenei:
nregistrarea documentelor neclasificate se face separat de cele clasificate, n registrul de
intrare ieire a corespondenei ordinare, prezentate n anexa 3.

(4.3.2) Evidena documentelor neclasificate.

1. Toate documentele intrate, ieite, precum i cele emise pentru uz intern se nregistreaz
n Registrul de intrare/ieire a corespondenei cu respectarea rubricilor de completat.
nregistrarea se face cronologic n ordinea primirii sau emiterii documentelor. Nu se
pstreaz nici un rnd liber iar n cazul n care exist resturi de spaii pe o pagin, acestea
se bareaz vizibil. Filele registrului de intrare-ieire a corespondenei ordinare se
numeroteaz iar pe coperta acestuia se noteaz urmtoarele: denumirea instituiei, anul
nregistrrii, numerele extreme de nregistrare, data nceperii i data ncheierii, numrul
filelor i termenul de pstrare.

2 nregistrarea se face cronologic, n ordinea primirii/ emiterii documentelor, nregistrarea

documentelor ncepe la 1 (3) ianuarie i se ncheie la 31 decembrie ale fiecrui an;
numrul atribuit unui document nu se mai folosete pentru a nregistra un alt document; n
situaia primirii sau trimiterii ulterioare a aceluiai document, se d un alt numr de
nregistrare dect cel primit iniial, respectiv numrul care urmeaz n succesiunea
cronologic din registru. Exemplarul primit ulterior se conexeaz la primul document. n
cazul documentelor expediate ca rspuns, acestea vor primi numrul de nregistrare al
documentului la care se rspunde.

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

3. Completarea tuturor rubricilor din registru este obligatorie; n cazul n care nu sunt date
pentru completarea unei rubrici, se trage linie sau se folosete o formul tip adecvat
situaiei. Exemple: rubrica rezolvarea ( cnd documentele sunt rspunsuri la circulare,
infograme, informri, instruciuni privind planificarea activitilor i rezultatele obinute sau
alte tipuri de lucrri la care, de regul nu se rspunde) se opteaz pentru una din
urmtoarele soluii: ori se completeaz cu formula nu necesit rspuns ori se trage linie:
la fel, ca mai sus, se procedeaz i la completarea rubricii ctre cine s-a trimis
corespondena respectiv se trage linie.

4. n situaia completrii manuale a registrului de intrare/ieire, nregistrarea datelor se

face cu o scriere ct mai lizibil i ordonat, iar n rubrica coninutul se vor evita
prescurtrile. Att n cazul operrii manuale ct i automate a nregistrrii documentelor,
se vor evidenia, sintetic, principalele informaii din documentul n cauz.

5. Conexarea este o component a nregistrrii documentelor i se face astfel:

documentele care se refer la aceeai problem se conexeaz la primul document
nregistrat; n registru, n dreptul fiecrui document conexat se menioneaz conexarea, n
rubrica numrul curent al corespondenei ( sub numrul de nregistrare), astfel: conexat
cu nr. din. ( n dreptul documentului la care se face conexarea), respectiv conexat
cu nr. din.( n dreptul documentului care se conexeaz la cel anterior); meniunea
conexrii, n modul artat, se repet i pe documentele conexate, sub tampila de
nregistrare; procedeul este identic i n cazul n care, la documentul de baz se
conexeaz mai multe documente.

6. Ca i nregistrarea, conexarea documentelor ncepe la 1 (3) ianuarie i se ncheie la 31

decembrie ale fiecrui an. Excepii de la aceast regul, fac lucrrile nregistrate n
ultimele luni ale anului, la care se primesc sau se trimit completri ( din varii motive) n
cursul rezolvrii sau dup ce au fost rezolvate, n primele luni ale anului urmtor;

7. Numerele de nregistrare, date documentelor naintate de structurilor interne i regionale

al Ageniei Naionale pentru Romi, se nregistreaz n ordine cronologic de ctre
secretariatul instituiei.

8. Anterior lurii n eviden n registrul de intrare/ieire, secretariatul Ageniei Naionale

pentru Romi va proceda la verificarea condiiilor pe care documentele trebuie s le
ndeplineasc n vederea nregistrrii/ promovrii: deschiderea plicurilor, cu excepia celor
care poart meniunile personal sau confidenial, trierea i ordonarea corespondenei
pe destinatari; n cazul n care se contest lipsa unor anexe se face o not/precizare pe
document, i se comunic de urgen expeditorului.
- Numrul de nregistrare atribuit i aplicat pe document se nscrie i pe anexele
acestuia.
- Dup nregistrare, documentele se ordoneaz, se introduc n mape, i se predau
pentru rezoluie/soluionare persoanelor cu atribuii n acest sens.
- Stabilirea msurilor privind nsuirea, aplicarea i respectarea regulilor referitoare la
evidena documentelor, coordonarea i verificarea modului n care se desfoar
Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

activitile legate de ndeplinirea acestei atribuii, sunt de resortul personalului cu funcii

de conducere.
Angajaii cu funcie de execuie, desemnai sau implicai n activitile de eviden a
documentelor rspund de modul n care i ndeplinesc atribuiile n acest sens, cu
respectarea prevederilor legale n vigoare i ale prezentei proceduri.

4.4. TRANSPORTUL I EXPEDIEREA DOCUMENTELOR

Documentele neclasificate se transport i expediaz n plicuri lipite i tampilate, prin
curieri proprii, pota civil sau pota special.
(4.4.1). Pregtirea corespondenei se efectueaz de secretariatul ANR pe care o
expediaz prin serviciul potal civil i/sau militar, astfel: documentele se introduc n plicuri
n aa fel nct, atunci cnd se scoate lucrarea, antetul s fie n partea de sus; anexele
care au aceleai dimensiuni ca adresa se mpturesc mpreun cu aceasta; anexele care
conin mai multe foi se capseaz ntre ele; anexele de dimensiuni mai mari se introduc n
plicuri separate.

4.4.2. Plicurile vor fi inscripionate cu datele de identificare ale destinatarului i cu

menionarea numrului de nregistrare; pe verso se va aplica tampila specific de
expediere n punctele de lipire ale plicului.

4.4.3. n cazul n care expedierea documentului se efectueaz numai prin fax sau pota
electronic, se precizeaz acest fapt, n registrul de intrare-ieire; n aceste situaii, se va
tipri documentul transmis, cu regim de al doilea exemplar (copie martor) care se
ataeaz documentului la care se rspunde;

4.4.5. Indiferent de forma de transport (prin pot sau curier) documentele se expediaz
numai n plicuri lipite i tampilate, ctre destinatari sau puncte de colectare a
corespondenei;

4.4.6. n cazul transportului prin curier, predarea-primirea se face pe baza de semntur n

condica de predare-primire, iar n cazul transportului prin pot, pe baza borderoului de
expediere;

4.4.7. Expedierea corespondenei urgente se poate face i prin alte mijloace (fax, telex,e-
mail);

4.4.8. Stabilirea msurilor privind nsuirea, aplicarea i respectarea regulilor referitoare la

transportul documentelor, coordonarea i verificarea modului n care se desfoar
aceast activitate sunt de resortul personalului cu funii de conducere;

4.4.9. Angajaii cu funcii de execuie, desemnai sau implicai n transportul documentelor,

rspund de modul n care i ndeplinesc atribuiile n acest sens, cu respectarea
prevederilor n vigoare i ale prezentei proceduri.

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

4.5. CIRCUITUL DOCUMENTELOR

(4.5.1). Transmiterea documentelor celor crora le sunt adresate sau celor desemnai s
le soluioneze respectiv predarea primirea lor, precum i orice micare a actelor
nregistrate se consemneaz n registrul de intrare-ieire i n condica de predare-primire a
corespondenei, pe baz de semntur, la secretariatul Ageniei Naionale pentru Romi.

4.5.2. Corespondena cu meniuni speciale referitoare la deschiderea ei, precum i cea

adresat nominal se pred persoanelor crora le aste adresat sau celor mputernicite s
o desfac, pe baz de semntur n condica de predare-primire.

4.5.3. Dup semnare i aplicarea tampilei, documentele (corespondena) de uz extern se

pred persoanei/structurii cu atribuii pe linia expedierii documentelor care verific
ndeplinirea condiiilor de expediere cu operarea meniunilor necesare n registrul de
intrare-ieire.

4.5.4. Stabilirea msurilor privind nsuirea, aplicarea i respectarea regulilor referitoare la

circulaia documentelor, coordonarea i verificarea modului n care se desfoar aceast
activitate sunt de resortul personalului cu funcii de conducere.

4.5.5. Angajaii cu funcii de execuie, desemnai sau implicai n circulaia (manipularea)

documentelor, rspund de modul n care i ndeplinesc atribuiile n acest sens, cu
respectarea prevederilor n vigoare i ale prezentei proceduri.

5. ACTIVITATEA DE SECRETARIAT / CABINETUL DEMNITARULUI N CADRUL

ANR.
Principalele activiti desfurate n cadrul secretariatului Ageniei Naionale pentru Romi
pot fi grupate astfel:
A. Activiti cu caracter special de secretariat/ cabinetul demnitarului:
1. primirea i verificarea corespondenei;
2. clasificarea i ordonarea corespondenei n map;
3. trierea corespondenei prin catalogarea subiectului n scopul stabilirii modalitii de
rspuns i soluionare;
4. nregistrarea n registrul de intrare-ieire i consemnarea numrului i a datei pe
documentul primit;
5. repartizarea i urmrirea rezolvrii corespondenei conform dispoziiei rezolutive i
comunicarea rspunsului sau informrii ctre peteni sau structurile solicitante;
6. pregtirea corespondenei pentru expediere;
7. expedierea propriu zis a corespondenei;
8. clasarea documentelor i arhivarea acestora;
9. preluarea notelor telefonice, a faxurilor, a e-mail-urilor;
10. consemnarea problemelor discutate/prezentate la edinele/analizele Ageniei
Naionale pentru Romi i a structurilor sale: servicii, departamente, compartimente prin
stenodactilografierea/scrierea n registre special constituite;
11. tehnoredactarea anumitor lucrri primite din partea conducerii ANR;

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

12. ntocmirea notelor de prezentare a unor lucrri/documente pentru a fi prezentate, n

ar i strintate de preedintele ANR;
13. ntocmirea inventarelor arhivistice;
14. inerea evidenei petiiilor, sesizrilor, reclamaiilor i a altor documente transmise la
Agenia Naional pentru Romi pe orice cale, n funcie de termene i compartimente;
15. inerea evidenei tampilelor;
16. inerea evidenei prezenei personalului Ageniei Naionale pentru Romi ( condica de
prezen, nvoiri).

B. Activiti de protocol i asisten managerial

1. ntocmete i actualizeaz agenda zilnic de activiti a preedintelui ANR, prin
consultarea acestuia i a cabinetului su, ine evidena de evenimentele periodice ct i de
cele cu caracter ocazional;
2. ntocmete calendarul de evenimente, n care include invitaiile, convocrile,
programrile i evenimentele protocolare, interne i externe pentru care s-au primit invitaii
pe numele su ca reprezentant al instituiei;
3. ntocmete planuri pentru desfurarea n bune condiii a ntlnirilor cu persoane din
afara instituiei, se documenteaz, comunic i/sau ntocmete mapa de prezentare a
preedintelui ANR pentru deplasrile interne i externe;
4. rspunde la invitaiile adresate preedintelui ANR, confirmnd participarea sau motivnd
neparticiparea la anumite evenimente;
5. stabilete i organizeaz ntlnirile preedintelui cu persoanele din interiorul ANR,
stabilindu-i agenda discuiilor;
6. ntocmete i actualizeaz permanent baze de date i liste utile cu numere de telefon,
adrese, a-mail ale personalului, inclusiv din structurile ANR, aflate n subordine i/sau
coordonare tehnic, baza de date cu partenerii strategici i adresele de contact, baza de
date cu instituiile responsabile pentru implementarea strategiei de incluziune a romilor i a
altor politici publice pentru romii din Romania;
7. ordoneaz mapa preedintelui ANR n vederea semnrii;
8. difuzeaz pe canalele interne deciziile, instruciunile, dispoziiile date de preedintele
ANR i urmrete soluionarea acestora;
9. activiti de pregtire i perfecionare necesare studierii i nsuirii actelor normative
care reglementeaz activitatea structurii de secretariat, limbi strine, informatic.

6. REGULI DE LUCRU N REGISTRUL DE INTRARE IEIRE A

CORESPONDENEI ORDINARE.

Registrele de intrare ieire a corespondenei ordinare sunt instrumente de prob

n instan. Orice nscriere neconform cu realitatea este considerat infraciune i
se pedepsete penal n cadrul infraciunilor de fals.

(1) n cazul unui document primit din afara instituiei.

(1).1. INTRARE
- Numrul curent al corespondenei n ordinea numerelor alocate la nceputul anului;
- Data intrrii luna, ziua intrrii n eviden;
Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

- Numrul corespondenei intrate numrul emitentului i numrul ultimului expeditor (n

cazul mai multor nregistrri);
- De la cine vine corespondena denumirea emitentului;
- Coninutul transcrierea pe scurt a documentului, cu menionarea unor cuvinte cheie;
- Cui i s-a repartizat lucrarea spre executare (serviciul, compartimentul, biroul) i eventual
numele i prenumele persoanei creia i-a fost remis documentul pentru soluionare;

(1).1. IEIRE
- Data ieirii luna, ziua ieirii din eviden;
- Rezolvarea rezoluia efului ierarhic sau modul de soluionare a documentului;
- Ctre cine s-a trimis corespondena denumirea destinatarilor;
- Unde s-a clasat lucrarea (serviciul, compartimentul, biroul) n dosare pe probleme i
termene de pstrare conform nomenclatorului arhivistic; (Ex. dosar nr..
serviciul/compartimentul..fila..)

(2). n cazul unui document ntocmit pentru uz intern.

(2).1. INTRARE
- Numrul curent al corespondenei n ordinea numerelor alocate la nceputul anului;
- Data intrrii luna, ziua intrrii n eviden;
- Numrul corespondenei intrate;
- De la cine vine corespondena denumirea emitentului (serviciu, compartimentul,
persoana);
- Coninutul transcrierea pe scurt a documentului, cu menionarea unor cuvinte cheie;
- Cui i s-a repartizat lucrarea spre executare (serviciul, compartimentul, biroul) i eventual
numele i prenumele persoanei creia i-a fost remis documentul pentru soluionare;

(2).1. IEIRE
- Data ieirii luna, ziua n care documentul a fost aprobat/avizat;
- Rezolvarea rezoluia efului ierarhic sau modul de soluionare a documentului;
- Ctre cine s-a trimis corespondena denumirea structurii/persoanei ctre care a fost
repartizat documentul, conform rezoluiei sau competenei;
- Unde s-a clasat lucrarea (serviciul, compartimentul, biroul) n dosare pe probleme i
termene de pstrare conform nomenclatorului arhivistic; (Ex. dosar nr..
serviciul/compartimentul..fila..)

(3). n cazul unui document ntocmit pentru a fi expediat altor structuri.

(3).1. INTRARE
- Numrul curent al corespondenei n ordinea numerelor alocate la nceputul anului;
- Data intrrii luna, ziua intrrii n eviden;
- Numrul corespondenei intrate;
- De la cine vine corespondena denumirea emitentului (serviciu, compartimentul,
persoana);
- Coninutul transcrierea pe scurt a documentului, cu menionarea unor cuvinte cheie;
- Cui i s-a repartizat lucrarea spre executare (serviciul, compartimentul, biroul) i eventual
numele i prenumele persoanei creia i-a fost remis documentul pentru soluionare;
Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

(3).1. IEIRE
- Data ieirii luna, ziua ieirii din eviden;
- Rezolvarea rezoluia efului ierarhic sau modul de soluionare a documentului;
- Ctre cine s-a trimis corespondena denumirea destinatarilor;
- Unde s-a clasat lucrarea (serviciul, compartimentul, biroul) n dosare pe probleme i
termene de pstrare conform nomenclatorului arhivistic; (Ex. dosar nr..
serviciul/compartimentul..fila..)

(4). n situaia n care un document este expediat concomitent mai multor

destinatari i se impune necesitatea evidenierii numerelor exemplarelor trimise fiecrui
destinatar, la rubrica Ctre cine s-a trimis corespondena se va meniona vezi nota
difuzrii. n situaia difuzrii vor fi operate i eventualele restituiri i reexpedieri fcndu-se
totodat evidenierea distrugerii exemplarelor care nu mai sunt necesare.
(5). Completarea rubricii unde s-a clasat lucrarea este obligatorie n toate cazurile,
exceptnd situaiile n care documentele respective se distrug ntruct au fost refcute n
ntregime i nregistrate la alte numere, precum i atunci cnd documentele intrate sau
documentele proprii se trimit n ntregime altor uniti.

7. RESPONSABILITI
- Personalul cu funcii de execuie i conducere rspunde, dup caz, administrativ, civil,
contravenional, penal, de nsuirea, aplicarea i respectarea prevederilor legale n
vigoare care reglementeaz desfurarea activitilor care fac obiectul prezentei
proceduri ca i de procedura propriu-zis.
- Verificarea prezentei proceduri i a variantei/variantelor revizuite este de competena
angajailor care au prevzute n fisa postului atribuii specifice de coordonare,
conducere i control.

8. DISPOZIII FINALE
- Procedura va fi distribuit ntregului personal implicat n activiti i operaiuni privind
redactarea, evidena, circuitul documentelor, transportul, constituirea i arhivarea
documentelor.
- Actuala procedur va fi revizuit n cazul n care apar modificri organizatorice sau
modificri ale reglementrilor legale cu caracter general i intern, pe baza crora se
desfoar activitile care fac obiectul acestei proceduri.
- Pe perioada absenei de la serviciu a persoanelor cu funcii de conducere i cu funcii
de execuie, care utilizeaz prezenta procedur, n forma iniial/revizuit aplicare
acesteia se realizeaz de cei care ndeplinesc sarcinile celor abseni.
- Anexele 1 i 2 se pstreaz la emitent Compartimentul secretariat Arhiv.
- Prezenta procedur intr n vigoare n termen de 30 de zile de la aprobare.

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

9. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA , VERIFICAREA SI APROBAREA

EDITIEI SAU DUPA CAZ , A REVIZIEI PROCEDURII OPERATIONALE

Elemente privind
Numele si Functia Data Semnatura
responsabilii/
prenumele
operatiunea
1 2 3 4 5
Elaborat Mariea Ionescu Consilier
Verificat Oana Fodor ef SEARU
Verificat Cristina Dobre Expert
Aprobat Ilie Dic Preedinte

10. LISTA CUPRIZAND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZA EDITIA SAU, DUPA

CAZ, REVIZIA DIN CADRUL PROCEDURII OPERATIONALE

Compar- Se
Exem-
Scopul timent/servici Data mn
plar Functia Nume si prenume
difuzarii u primirii atu
nr.
ra
1 2 3 4 5 6 7
Aplicare 1 SEARU Expert Mihaela
economic Constantin
Expert
contabilitate Monica Lauleanu
Expert
resurse Diana Pirvu
umane Marian Babes
Expert - CFP Oana Fodor
ef serviciu
Aplicare 1 Birouri Experti Cristian Hetea
regionale Constantin Tica
Maria Ciociu
Daniel Roman
Georgeta Stanciu
Anisoara Parnica
Mirela Sandu
Aplicare 1 Compartimen Consilier Nicoleta Olteanu
tul juridic si juridic
contencios
Aplicare 1 Serviciul Expert Plebis Ivan
Politici
publice
Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

Aplicare 1 Serviciul Consilier Dan Oprescu

Politici Zenda
Publice Consilier Mariana Buceanu
Aplicare 1 Compartimen Expert Cristina Dobre
tul relatii Consilier Mariea Ionescu
publice Consilier Mariana Roventa
interne si
internationale
Informare 1 Control intern Preedinte Mariea Ionescu
comisie
Arhivare 1 SEARU Sef Serviciu Oana Fodor

11. SITUATIA EDITIILOR SI A REVIZIILOR IN CADRUL PROCEDURII OPERATIONALE

Data de la care se
Editia/ revizia in
Componenta revizuita Modalitatea reviziei aplica prevederile
cadrul editiei
editiei / reviziei
1 2 3 4
Editia 1
Revizia 1
Revizia 2

12. ANEXE
Anexa 1. Model adres cabinet demnitar ctre teri
Anexa 2. Model adres intern
Anexa 3. Registru ieire
Anexa 4. Registru intrare
Anexa 5. Condica de predare primire coresponden ordinar
Anexa 6. Registrul unic de eviden
Anexa 7. Registrul de eviden a documentelor neclasificate multiplicate INTRARE
Anexa 8. Registrul de eviden a documentelor neclasificate multiplicate IEIRE
Anexa 9. Condic de predare primire a corespondenei ordinare
Anexa 10. Borderou de expediie a documentelor ordinare

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

ANEXA 1
GUVERNUL ROMNIEI

Agenia Naional pentru Romi

Ctre :

De la :

Referine :

Stimat doamn (nume/ prenume, funcia)

Stimate domnule (nume/ prenume, funcia)

Coninutul documentului

Formula de ncheiere. Ex. Cu toat consideraia,

Ilie DINC,
Preedinte

ntocmit de:

Telefon: 021.311.30.48 / Fax: 021.311.30.47

Splaiul Independenei, nr.202A, etaj 8, camera 23
Sector 6 Bucureti
Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

ANEXA 2

Agenia Naional pentru Romi

COMPARTIMENTUL:

Ctre :

De la :

Referine :

Stimat doamn (nume/ prenume, funcia)

Stimate domnule (nume/ prenume, funcia)

Coninutul documentului

Formula de ncheiere. Ex. Cu toat consideraia,

Numele i prenumele,

Funcia n cadrul ANR

Data

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

ANEXA 3

REGISTRU IEIRE
DATA IEIRII REZOLVAREA Ctre cine s-a Unde s-a clasat
ANUL. trimis lucrarea:
corespondena serviciul,
compartimentul
Luna Ziua

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

ANEXA 4

REGISTRU INTRARE

Numrul curent al DATA INTRRII Numrul De la cine vine Coninutul Cui s-a
corespondenei Anul 20 corespondenei corespondena repartizat
intrate lucrarea spre
executare
(serviciul,
compartimentul)
luna ziua

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

ANEXA 5

CONDICA DE PREDARE PRIMIRE CORESPONDEN ORDINAR

Nr. de Data Adresa Semntura

nregistrare Anul Luna Ziua

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

ANEXA 6

REGISTRUL UNIC DE EVIDEN

Nr. Nr.file Numele i Data distribuirii Semntura Numrul Observaii

crt./seria prenumele Ziua Luna Anul celui care a dosarului
celui care a primit unde a fost
primit materialul clasat sau
materialul numrul
procesului
verbal de
distrugere

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

ANEXA 7

REGISTRUL DE EVIDEN A DOCUMENTELOR NECLASIFICATE MULTIPLICATE

INTRARE

Nr. de Compartimentul Numele i Numrul de Data i Nr. file Nr anexe

nregistrare care a solicitat prenumele nregistrare semntura
multiplicarea celui care a al de primire a
predat documentului documentului
documentul original i al pentru copiat
cererii de
copiere
1 2 3 4 5 6 7

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

ANEXA 8

CONDIC DE PREDARE PRIMIRE A CORESPONDENEI ORDINARE

Nr. de Data Adresa Semntura
nregistrare Anul Luna Ziua

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

ANEXA 9

BORDEROU DE EXPEDIIE A DOCUMENTELOR ORDINARE

Agenia Naional pentru Romi

CTRE
..

..

BORDEROU Nr..

Ziua.luna.anul..

Nr. crt. DESTINATAR Numrul de PRIMIRE

nregistrare al
documentului
Denumirea unitii Judeul Bucureti Semntura Ora
(municipiul)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier
 AGENTIA
NATIONALA
PROCEDURA OPERATIONALA PRIVIND Cod procedura:
PENTRU ROMI
REDACTAREA, EVIDENA, CIRCUITUL, PO- SCD
Secretariat/
(MANIPULAREA) I TRANSPORTUL Nr. Exemplar:1
cabinetul
DOCUMENTELOR NECLASIFICATE Nr. PAGINI : 24
demnitarului

ANEXA 10

REGISTRUL DE EVIDEN A DOCUMENTELOR NECLASIFICATE MULTIPLICATE

IEIRE

Documentul copiat Forma de Data Numele i prenumele Observaii

Nr. Total file copiere persoanei care a primit
exemplare copiate originalul i copiile
8 9 10 11 12 13

Editia 1
Revizia 0
ntocmit: Mariea Ionescu, consilier