Taller de Bases de Datos Documentales

Temas avanzados 1: Publicar Bases de Datos en la Web

Por Llus Codina1
ltima revisin, marzo 2002

PRIMER PARTE: INTRODUCCIN A LA PUBLICACIN EN WEB DE BASES DE DATOS

Componentes

Publicar una base de datos en la Web puede significar diversas cosas. En la

forma ms simple, puede consistir en obtener un volcado en formato HTML
de toda o de parte de la base de datos local. De ese modo ponemos el
contenido de la base de datos al alcance de usuarios remotos a travs del
Web, pero perdemos la capacidad de interaccin y de generar contenidos
dinmicos tpicas de las bases de datos.

Si queremos disponer de todas las prestaciones de una base de datos a

travs de Internet necesitamos combinar cuatro componentes:

1. Un programa de gestin de bases de datos

Aunque es el componente obvio, no podemos dejar de mencionarlo. Los
sistemas de gestin de bases de datos, como Inmagic, son la base
imprescindible para todo el proceso.

2. Un ordenador y un programa servidor de pginas web

El sistema formado por el software y el hardware del servidor son el
componente que permite la publicacin de informaciones en la Web en
respuesta a las peticiones de los programas clientes (navegadores Web
como Internet Explorer o Netscape). En el ordenador del servidor de
pginas web se alojar tambin el contenido de la base de datos que
deseamos que sea accesible a travs de la Web.

3. Una aplicacin intermediaria entre el servidor de pginas web y los

contenidos de la base de datos
Esta aplicacin contiene una versin del mismo programa de gestin de
bases de datos con el que hemos diseado, creado, etc., la base de datos.
Esta versin del programa de bases de datos recoge e interpreta las
peticiones de los navegadores estndar, como Internet Explorer o Netscape,
que llegan al servidor de pginas web y que contienen consultas a la base
de datos, las transforma en pginas HTML generadas dinmicamente y las
pasa de nuevo al servidor de pginas web, el cual, a su vez, las entrega al
navegador Web.

4. Un programa y una cuenta de FTP

Las bases de datos que se crean en modo local deben ser enviadas al
servidor de pginas web. Este paso se realiza utilizando un programa FTP y
una cuenta que permite el acceso al directorio al que deben enviarse los
ficheros que componen la base de datos.

1 Doctor en ciencias de la informacin. Profesor titular de universidad. Universitat

Pompeu Fabra de Barcelona. Correo electrnico: lluis.codina@cpis.upf.es
La siguiente figura ilustra el proceso:

Fuente: Inmagic. Manual del programa WebPubliser

(Se puede descargar una copia de este manual en formato pdf desde la sede web de la empresa,
www.inmagic.com)

Como puede verse en la figura precedente, tenemos un ordenador local

(LAN client running DB/TextWorks en la ilustracin) que es donde los
documentalistas crean y mantienen las bases de datos utilizando un sistema
estndar de gestin de bases de datos documentales, como Inmagic. Desde
este ordenador se enva peridicamente (una vez al da, una vez cada n
das, etc.) los contenidos de la base de datos. Este envo se puede hacer de
forma "manual" o automtica mediante un programa y una cuenta FTP.

Tenemos tambin un ordenador servidor de pginas web (Windows NT File

Server running DB/Text WebPublisher en la ilustracin) donde estn
situados los archivos que forman el contenido de la base de datos y la
versin servidor del sistema de gestin de bases de datos documentales.

Finalmente, podemos ver en el diagrama que las consultas a la base de

datos se pueden enviar mediante un navegador web estndar
(Internet/Intranet browser en la ilustracin) y las respuestas se visualizan
tambin a travs del mismo navegador.

Caractersticas del servidor

Publicar bases de datos en la Web es una operacin que involucra al

administrador de la base de datos y al webmaster (administrador del
servidor de pginas Web).

El administrador de la base de datos necesita conocer los datos que se

indicarn a continuacin, y que debe facilitarle el webmaster:

1. Una direccin FTP, del tipo ftp://ftp.misitio.es

2. Un identificador de usuario de cuenta FTP, del tipo nombreusuario

3. Una contrasea o password de acceso a la cuenta, del tipo contrasea01

4. Un directorio inicial o carpeta inicial del servidor remoto, del tipo /secc/bdd/

5. Una direccin http (URL) para poder acceder a la base de datos desde un
navegador estndar una vez publicada, del tipo http://www.misitio/secc/bdd/

SEGUNDA PARTE: TALLER

0. Visin global del proceso

En Inmagic, el proceso de publicacin de bases de datos en la Web debe

seguir los siguientes pasos (adems del paso de la creacin de la base de
datos en modo local, que damos por supuesto):

1. Preparacin de la base de datos

En un contexto docente, este proceso puede incluir, en primer lugar, la
necesidad de renombrar la base de datos si su profesor o tutor le ha dado
instrucciones en este sentido con el objetivo de que las bases datos de
distintos alumnos no se interfieren entre s al tener el mismo nombre.

En la vida real tambin podra ser necesario renombrar la base de datos a

efectos de su publicacin en web, por otros motivos, pero no es
imprescindible. En todo caso, su profesor o tutor deber darle indicaciones
en el sentido de si deber renombrar o no la base de datos en el contexto
de la asignatura.

Adems, la preparacin de la base de datos incluye siempre e

independientemente del contexto, la necesidad de adaptacin de plantillas
de consulta y de formatos de visualizacin e informes para la publicacin en
Web (se ver ms adelante).

2. Generar la pgina HTML de acceso a la base de datos. Esta pgina de

acceso se genera de manera automtica, a peticin del administrador, a
partir de la plantilla de consulta ya existente de la base de datos o de una
plantilla diseado ex profeso. Inmagic generar el cdigo HTML de forma
automtica. Este formulario ser el documento HTML que facilitar el acceso
a la base de datos a travs del Web.

3. Trasladar una copia de los contenidos de la base de datos al servidor

Web. Mediante una cuenta FTP se deben enviar todos los archivos que
contienen la base de datos que queremos publicar en Web, ms la pgina
HTML generada por Inmagic al ordenador del servidor Web (en total, 11
archivos).

A partir de este tercer paso, en cuestin de minutos, la base de datos

quedar accesible a travs de Internet mediante una direccin estndar del
tipo: http://www.acmecorrecaminos/bdd/

Adicionalmente, puede existir un cuarto paso:

4. Modificacin de la pgina HTML generada por Inmagic

La pgina HTML generada por Inmagic es la puerta a la base de datos a
travs de Internet una vez situada en el servidor Web. Ahora bien, como
cualquier otro documento HTML, la pgina que genera Inmagic se puede
modificar con un programa convencional de edicin de pginas web para
mejorar su diseo, personalizarlo, adaptarlo a la empresa, etc.
Naturalmente, siempre que no se modifique nada del cdigo original creado
por Inmagic y que afecta a la base de datos.

En los apartados que siguen, practicaremos los tres pasos indicados.

1. Primer paso: preparacin de la base de datos

Nos disponemos a publicar la base de datos Imagen. Abra esta base de

datos y compruebe que tiene algunos registros:

Si usted sigui los talleres anteriores de diseo y creacin de bases de

datos documentales con Inmagic, deber tener un total de siete registros (si
son ms o son menos, no importa, pero necesitaremos tener al menos dos
o tres registros para hacer las prcticas siguientes).

1.1. Renombrar base de datos

Si su profesor o su tutor le ha dado instrucciones para cambiar el nombre

de la base de datos a efectos de realizar la prctica de publicarla en
Internet, tendr que renombrarla. Para ello, active el programa Inmagic,
pero no abra ninguna base de datos. Aparece el men general cuando no
hay ninguna base de datos abierta. Desde este men general de Inmagic
ver la opcin Base de datos. En ese men, haga clic en Renombrar
base de datos...

Aparece una ventana que le permite renombrar bases de datos. Asigne a la

base de datos Imagen el nombre que le corresponda. Por ejemplo, suponga
que, siguiendo la convencin marcada por su profesor o tutor, a usted le
corresponde renombrar su base de datos Imagen con el nombre u90test.
Pero recuerde que esto es una suposicin, usted debe asignar el nombre
que realmente le corresponda. Asegrese que sabe como debe renombrar
usted su base de datos: si no est seguro en este punto no podr seguir
con la prctica.
Una vez renombrada la base de datos, si dise un men para abrir la base
de datos Imagen, ya no funcionar a partir de ahora, a menos que edite el
men y lo modifique de forma conveniente. A efectos de esta prctica, no
hace falta que modifique el men. Cuando tenga que abrir la base de datos
ahora renombrada podr usar la convencin habitual: Archivo > Abrir... y
seleccionar la base de datos, por ejemplo, u90test (recuerde que este
nombre es ficticio, usted tendr que abrir el nombre que le corresponda).

Si lo desea, tambin puede retirar el men con la opcin Men >

Seleccionar men > No usar un men definido en un archivo.

1.2. Adaptar plantillas y formatos

Abra la base de datos Imagen renombrada. Una vez abierta, procederemos

a hacer algunos cambios en las plantillas y consultas.

Haga: Consulta > Disear plantilla de consulta... Seleccione una

plantilla de consulta. Si sigui el taller anterior, puede seleccionar la
plantilla Normal o cualquier otra que usted haya diseado (incluso puede
crear una plantilla nueva destinada a la publicacin en Web).

Una vez en la ventana del Editor de plantillas de consulta, haga: Plantillas

> Guardar plantilla de consultas como...

Aparecer la ventana Guardar plantilla de consulta como, que le

permitir cambiar el nombre y definir la plantilla como pblica
seleccionando la opcin Guardar en: Base de datos (pblico). Puede
mantener el mismo nombre si lo desea pero lo importante es que cambie la
plantilla al modo Base de datos (pblico):

Sin dejar la ventana de diseo de plantillas de consultas, ahora

procederemos a otras adaptaciones para Internet. En primer lugar, si
contiene recuadros de texto, por ejemplo, recuadros con instrucciones,
revselos. Puede que en el contexto de Internet no tengan sentido. Por
ejemplo, a travs de Internet, para lanzar una consulta no sirve hacer Intro,
sino que hay que hacer clic en un botn que aparece al final del formulario.
Si lo desea, puede borrar los recuadros de texto, ya que la pgina HTML que
generar Inmagic incluye el enlace a una pgina de ayuda.

A continuacin, haremos algunos cambios en las propiedades de la plantilla.

Para ello, haga clic en el primer recuadro de la plantilla de consulta para
que quede seleccionado y active el botn Propiedades de recuadro:
Despus, en la pestaa Posicin, en Altura mxima, indique 1 lnea, y
haga clic en Aplicar:

Haga clic en los otros recuadros y proceda igual con ellos. Guarde los
cambios y cierre esta ventana una vez que haya modificado todos olosm
recuadros. Sin dejar el editor de plantillas de consulta, ahora haga clic
ahora en el botn que le permitir modificar las propiedades globales de
plantilla:

En la ventana de Propiedades de plantilla, haga clic en la pestaa HTML,

haga clic en Mostrar botones booleanos, en Formato de Informe y en
Formato de Visualizacin; seleccione formatos de tipo pblico (los
mismos que seleccion antes); deje activadas las dos casillas Mostrar
lista... :
haga Aceptar, guarde los cambios y salga de la ventana de edicin de
plantillas de consulta.

Procedemos ahora a editar el formato de visualizacin y el de informes para

poder declararlos de tipo pblico con el men Ver > Disear formato y
despus con Guardar como... Adems, cuando corresponda, seleccione
tambin la casilla correspondiente a Web Publisher si no estaba sealada
antes en cada uno de estos formatos:

No es necesario que haga ningn otro cambio en esta clase de formatos.

Una vez haya guardado las nuevas versiones de la plantilla de consulta, del
formato de visualizacin y del formato de informes (con los mismos
nombres o con otros nombres) como formato pblicos, deber declararlos
como los formatos a utilizar por defecto de la base de datos. Para ello,
haga: Ver > Seleccionar formatos, y seleccinelos en cada uno de los
apartados correspondientes: Visualizar..., Editar..., Ver informe... Al
final, clic en Aceptar:

2. Segundo paso: generar la pgina HTML de acceso a la base de

datos

Vamos ahora a generar la pgina HMTL que contendr la plantilla de

consulta.

Para ello, haga: Consulta > Disear plantilla de consulta... Seleccione

Normal(pblico) (o cualquier otra plantilla de la base de datos, mientras
sea de tipo pblico).

Una vez en la ventana de diseo de plantillas de consulta, haga: Plantillas

> Exportar a HTML.

Aparece la ventana Guardar archivo como. Seleccione el mismo directorio

de la base de datos Imagen (recuerde que Imagen solamente es una
forma de referirnos a la base de datos renombrada por el alumno).

Una vez localizado el directorio de la base de datos Imagen (o la base de

datos renombrada) donde debe quedar guardada esa plantilla, deber dar
un nombre a la plantilla de consulta. Pero, antes de dar ningn nombre
lea atentamente lo que sigue:

El nombre que asigne ahora a la plantilla de consulta ser el componente

final de la direccin (URL) que servir para acceder a su base de datos
desde la Web. Por ejemplo, supongamos que:

- Primero: la base de datos se publica dentro del dominio de la empresa

(imaginaria) Acme & Correcaminos, que (simulamos) es:
http://www.acmecorrecaminos.com

- Segundo: que usted asigna al formulario el nombre base.htm

Entonces, en tal supuesto, la direccin para acceder a la base de datos
quedar as:

http:// www.acmecorrecaminos.com/base.htm

Ahora, supongamos que usted desea que aparezca el formulario de consulta

de la base de datos Imagen nicamente con acceder a la direccin de la
empresa Acme & Correcaminos. En este caso, no tendra ms que asignar el
nombre index.htm a la plantilla de consulta de la base de datos.

En efecto, si asigna el nombre index.htm, entonces la direccin para

acceder a la base de datos ser la siguiente:

http:// www.acmecorrecaminos.com/index.htm

Pero, pero en ese caso, ya no es necesario indicar la ltima parte de la

direccin (index.htm) ya que es el nombre por defecto de la pgina
principal de cualquier sede web, por tanto, entrar la siguiente direccin
producira el mismo efecto:

http://www.acmecorrecaminos.com

Ahora ya podemos nombrar la plantilla de consulta. Para ello, deber

proceder segn las instrucciones que le haya dado el profesor o el tutor de
prcticas de la asignatura. Vamos a suponer que las instrucciones que le
han dado consiste en asignar el nombre index.htm a la plantilla; hgalo as
y haga clic en guardar, asegurndose que queda guardada en el mismo
directorio de la base de datos:

Si la plantilla se ha creado correctamente, aparecer un mensaje de

confirmacin.
Vamos a comprobar que Inmagic ha generado un documento HTML. Abra
un editor de textos ASCII como el Bloc de Notas o un editor de pginas web
en formato cdigo (no WYSIWYG). Si no tiene este ltimo, es mejor usar el
Bloc de Notas de Windows. Busque en el directorio de la base de datos el
archivo que acaba de generar Inmagic, index.htm, y bralo con el Bloc de
Notas (o aplicacin similar), deber tener un documento como ste (en la
imagen hemos usado EditPad Lite, un editor freeware similar al Bloc de
Notas):

Si desplaza el cursor, podr ver el resto del cdigo que ha generado

Inmagic en una pgina HTML. No modifique nada.

3. Tercer paso: enviar los archivos

Para poder enviar los archivos al servidor deber disponer de los siguientes
datos que debe proporcionarle el profesor o el tutor (en el mundo real se los
debera proporcionar el webmaster de la empresa):

1. Direccin del host o servidor (direccin ftp) al cual deber enviar los
archivos de los contenidos de la base de datos ms el archivo HTML
(index.htm) creado por Inmagic: 11 archivos en total
2. Una identificacin de usuario o nombre de la cuenta
3. Una contrasea o password
4. Directorio inicial del host o servidor
5. La URL (direccin web) de la pgina de acceso a la base de datos

Para esta prctica, vamos a suponer que usted ya conoce los datos
anteriores, as como que est familiarizado con el uso de programas de FTP.
Antes de enviar los archivos, es mejor cerrar completamente la base de
datos. En caso de duda, cierre Inmagic.

Active su programa de FTP, seleccione todos los archivos que componen la

base de datos Imagen (o el nuevo nombre que usted asign), ms el
archivo index.htm (han de ser 11 archivos en total) y envelos por FTP al
host o servidor de pginas Web. En la figura siguiente, se muestra cmo se
hara ese proceso con el programa de FTP WS_FTP LE:

Si ha tenido xito en el envo de los archivos de la base de datos, y ha

podido acceder a ella a travs de Internet, el resultado debe ser parecido al
siguiente (no tiene que ser idntico):
Haga pruebas para comprobar si puede acceder al contenido de la base de
datos y visualizar los registros.

4. Cuarto paso (optativo): modificar la pgina HTML creada por

Inmagic

El aspecto de la pgina de acceso a la base de datos no es muy atractivo y,

adems, resulta impersonal. Si lo desea, ahora que ya ha visto cmo
funciona todo el proceso y hemos conseguido el objetivo central de este
taller, puede practicar un poco modificando la pgina que ha generado
Inmagic para adaptarla a sus gustos y hacer as un poco ms realista la
prctica.

Tambin se puede mejorar el resultado entrando ttulos y/o logos en los

formatos de visualizacin y de informes, as como utilizando otras opciones
relacionadas con la publicacin Web que permiten los editores de plantillas y
de formatos de Inmagic. El alumno puede revisar esas propiedades y hacer
pruebas. Comprobar que el proceso de adaptacin esttico puede ser tan
laborioso o tan sencillo como es en general el diseo de cualquier pgina
web, pero no debe olvidar que el objetivo de esta prctica consiste en
publicar una base de datos en Internet.

Fin de la prctica
L. Codina, marzo 2002