1. Ce este ERP?

Planificarea software a resurselor unei intreprinderi (ERP Enterprise Resource Planning)

nu se ridica la nalimea acronimului su. Uitai de planificare nu face asta - i uitai i
despre resurse - un termen depit. Dar amintii-v termenul de ntreprindere. Aceasta este
adevrata ambiie a ERP. ncearc s integreze toate departamentele i funciile dintr-o
companie ntr-un unic program pe computer care servete tuturor nevoilor particulare a
diferitelor departamente.

Este un lucru greu de fcut, s construieti un program care s serveasc nevoilor

oamenilor de la departamentul financiar la fel de bine ca celor de la departamentul de resurse
umane i celor de la stocuri. Fiecare dintre aceste departamente are n mod obinuit propriul
su software optimizat pentru modul de lucru particular al departamentului respectiv. Dar
ERP combin toate aceste programe optimizate ntr-un singur sistem integrat care lucreaz cu
o singura baz de date astfel nct departamentele pot s partajeze informaiile i pot
comunica mult mai uor ntre ele. Aceast abordare integrat i merit banii dac companiile
instaleaz software-ul corect.

S lum, de exemplu, o comand de la un client. n mod obinuit, cnd un client face o

comand, acea comand ncepe o cltorie pe hrtie de la un angajat la altul n cadrul
companiei, de multe ori fiind introdus i reintrodus n sistemul software a diferitelor
departamente din companie n parcursul su. Toat aceast plimbare nceat de la un angajat
la altul duce la ntrzieri i uneori chiar la pierderea comenzii, iar toate introducerile n
sistemele software ale diferitelor departamente conduc la erori. ntre timp, nimeni din
companie nu tie care este starea comenzii la un moment dat, deoarece, de exemplu,
departamentul financiar nu are cum s acceseze sistemul software de la stocuri pentru a vedea
dac aceasta a fost trimis sau nu. Trebuie s sunai la stocuri este rspunsul familiar primit
de clienii frustrai.

ERP nvinge programele software din departamentele financiar, resurse umane, producie
i stocuri i l nlocuiete cu un singur program sofware mprit pe module software care
aproximeaz vechile sisteme din fiecare departament n parte. Fiecare departament: financiar,
producie i stocuri are propriul lui software, cu deosebirea c acum programele sunt n
acelai mare program i comunic ntre ele, astfel nct cineva de la departamentul financiar
poate accesa programul de la departamentul stocuri pentru a vedea dac o comand a fost
trimis sau nu. Marea majoritate a sistemelor ERP de pe pia sunt flexibile, astfel nct poi
instala doar o parte din modulele sistemului fr a fi nevoit s cumperi ntreg pachetul. Multe
companii, de exmplu, vor instala doar modulele de financiar i resurse uname i vor lsa
celelalte module s le instaleze ulterior.

2. Cum poate ERP s mbunteasc performanele unei

companii?
Cea mai mare speran a sistemelor ERP pentru a i demonstra valoarea este un fel de
berbec folosit pentru a mbunti modul n care compania ta preia o comand de la un
client i o proceseaz, transformnd-o ntr-o factur i n venit proces cunoscut, de altfel, i
sub numele de proces de prelucrare a unei comenzi. Din acveast cauz, ERP este deseori
menionat ca fiind un software folosit n departamentele back-office. Nu se ocup cu
procesul up-front de vnzare (cu toate c cei mai muli productori de sisteme ERP au
dezvoltat, de curnd, sisteme CRM care s se ocupe de aa ceva ); mai degrab, ERP ia o
comand a unui client i ofer o cale software de automatizare a diferitelor etape ce trebuie

1/10
parcurse pentru a o onora. Cnd un reprezentant al unui serviciu introduce o comand a unui
client ntr-un sistem ERP, are toate informaiile necesare pentru a onora comanda (reputaia
clientului i istoricul comenzilor sale, de la departamentul financiar, inventarul companiei de
la stocuri i programul camioanelor care duc comenzile la destinaie, de exemplu).

Oamenii care lucreaz n aceste departamente diferite vd toi aceeai informaie i o pot
actualiza. Cnd un departament temin operaiile asupra unei comenzi, aceasta este trimis
automat, via ERP, ctre urmtorul departament. Pentru a afla n ce departament este o
comand, la un moment dat, trebuie s intri n sistemul ERP i s i dai de urm. n acest mod
procesarea unei comenzi circul cu viteza unui fulger n cadrul unei organizaii, i comenzile
ajung la clieni mai repede i cu mai puine erori ca nainte. Aceasta este cel puin scopul unei
aplicaii ERP, realitatea este mult mai dur.

S ne ntoarcem pentru cteva clipe la acele module anterioare. Procesul poate c nu era la
fel de eficient, dar era simplu. Contabilitatea i fcea treaba ei, stocurile i fceau treaba lor
i dac intervenea vreo problem n afara departamentului nu considerau ca fiind o problem
ce i privete. Acum nu mai este aa. Cu ERP, reprezentantul serviciului cu clienii nu mai
este o persoan care doar introduce numele unui client n baza de date; intrefaa ERP l
transform ntr-un om de afaceri. Se stabilete limita de credit pentru un client pentru
departamentul financiar, i se stabilete nivelul de stocuri din depozit. Va plti clientul pn la
scaden? Vom fi capabili s livrm comanda la timp?

Acestea sunt deciziile pe care trebuie s le ia un reprezentant al serviciului cu clienii,

decizii pe care pn acum nu le-a mai luat, iar deciziile luate afecteaz clientul i celelalte
departamente din companie. Dar nu este de ajuns ca doar reprezentanii departamentului cu
clienii s se mobilizeze, gestionarii care obinuiau s in evidena stocurilor n mintea lor
sau pe fie de magazie acum este necesar ca ei s introduc aceste informaii n sistemul
integrat. Dac ei nu in o eviden exact a stocurilor, reprezentanii departamentului cu
clienii nu vor vedea care este nivelul stocurilor i vor refuza comanda unui client, pentru c
nu vd n stoc bunurile comandate. Responsabilizarea i responsabilitea i comunicarea nu au
mai fost testate n acest mod in trecut.

Oamenii nu agreeaz schimbrile, dar ERP le cere ca ei s schimbe modul n care i

ndeplinesc sarcinile. Din acest motiv substana ERP-ului este att de greu de fixat. Software-
ul este mai puin important, ci modul n care companiile i conduc activitatea. Dac foloseti
ERP ca s mbunteti modul n care oamenii iau comenzile, creeaz bunurile, le livreaz i
le factureaz, vei observa i valoarea software-ului. Dac doar instalezi aplicaia i nu schimbi
modul n care oamenii i ndeplinesc sarcinile, s-ar putea s nu observi deloc valoarea
aplicaiei, ntr-adevr noua aplicaie s-ar putea s-i ncetineasc activitatea prin aceea c
nlocuieti vechea aplicaie cunoscut de toi angajaii cu cea nou care nu este cunoscut.

3. Ct va dura implementarea ERP?

Companiile care implementeaz ERP nu au o treab uoar. Nu crede ce spun cei care
vnd ERP ca aplicaie, c se implementeaz n aproximativ 3-6 luni n medie. Aceasta
perioad scurt (6 luni este o perioad scurt) de implementare are cu siguran o condiie de
care depinde totul. Compania era una de mici dimensiuni, ori implementarea s-a fcut doar
pentru un departament din companie, sau compania utiliza doar componentele financiare ale
aplicaiei (situaie n care ERP nu este altceva dect o aplicaie contabil foarte scump). Ca
s implementezi un sistem ERP corect, modul n care i desfori activitatea i modul n care
lucreaz oamenii trebuie s se schimbe. i aceast schimbare nu vine fr eforturi. Asta dac

2/10
nu cumva, modul n care i desfori activitatea nu are cusur (toate comenzile sunt livrate la
timp, productivitatea este mai mare dect a competitorilor, clienii pe deplin satisfcui), caz
n care nu este necesar s implementezi ERP. Este important s nu te gndeti la ct de mult
va dura efortul de implementare (care ine n mod normal ntre 1 i 3 ani - n medie), ci mai
degrab s nelegi de ce ai nevoie de ERP i cum l vei folosi ca s-i mbunteti
activitatea.

4. Ce va face EPR s mearg mai bine n compania mea?

Sunt 5 motive principale pentru care companiile implementeaz ERP:

1. Integrarea datelor financiare - ntruct managerul general ncearc s neleag

performanele generale ale companiei, va putea s evalueze diferite versiuni ale
problemei. Contabilitatea are propriile cifre privind veniturile, vnzrile au i ele
versiunea lor, iar diferitele puncte de lucru pot avea i ele propriile versiuni despre ct au
contribuit la realizarea veniturilor.

2. Integrarea bazei de date de comenzi - aplicaia ERP poate deveni locul unde comanda
unui client poate s triasc din momentul n care este primit, pn cnd bunurile sunt
livrate, contabilitatea ntocmete i trimite factura. Avnd aceste informaii ntr-o singur
aplicaie i nu n mai multe aplicaii independente care nu comunic ntre ele, companiile
pot ine o mai bun eviden a comenzilor, pot coordona mai bine producia, stocurile i
livrrile din mai multe locaii n acelai timp.

3. Standardizarea i eficientizarea procesului de producie companiile de producie, n

mod deosebit cele care doresc s fuzioneze sau s se extind, deseori fac aceeai greeal
n mai multe puncte de lucru folosind diferite metode i aplicaii. ERP vine ca metod
standard pentru automatizarea unor pai din procesul de producie. Standardizarea acelor
procese i folosirea unui singur sistem integrat poate salva timp, reduce costurile i crete
producia.

4. Optimizarea stocurilor ERP ajut procesul de producie s curg fr probleme i

mbuntirea modului de ndeplinire a comenzii. Asta poate duce la reducerea pierderilor,
a produciei n curs i poate ajuta utilizatorii aplicaiei s planifice mai bine livrrile, s
reduc stocul de produse finite din depozite. Pentru a mbunti fluxul de aprovizionare
este nevoie de software dedicat, dar i ERP poate rezolva asta.

5. Standardizarea informaiilor din departamentul resurse umane - n special n companiile

cu mai multe puncte de lucru, departamentul de resurse umane s-ar putea s nu aib o
metod unic de urmrire a timpului angajailor i de comunicare cu acetia despre
beneficii i servicii. ERP poate rezolva i asta.

n cursa de rezolvare a acestor probleme, companiile pierd din vedere faptul c ERP nu
este altceva dect o reprezentare a modului cum o companie normal i desfoar
activitatea. n timp ce cele mai multe pachete ERP sunt ct mai complexe i detaliate, fiecare
industrie are specificul ei care o face unic. Majoritatea aplicaiilor ERP au fost gndite s fie
folosite pentru cazuri abstracte de companii de producie (care produc lucruri ce pot fi
numrate) lucru care a fcut ca acele companii cu profil de activitate gen petrolier, chimice i
companiile de servicii care i msoar producia prin flux mai degrab dect prin uniti
fizice, s nu fie acoperite de acest gen de aplicaii. Fiecare dintre aceste companii s-a luptat cu
cei care vnd aplicaii ERP s modifice i adapteze aplicaia conform cerinelor lor.

3/10
 5. Se va potrivi ERP modului n care eu fac afaceri?
Este critic pentru companii s-i dea seama dac modul lor de a face afaceri se potrivite
ntr-un software standard ERP nainte de a semna cecul i de a ncepe implementarea. Cel mai
obinuit motiv pentru care companiile nu cumpr sisteme ERP de milioane de dolari este din
cauz c software-ul nu suport unul din cele mai importante procese de afacere pe care ei il
implementeaz. n acest moment se pot face dou lucruri: s schimbe procesul de afacere
astfel nct s se potriveasc cu software-ul, ceea ce nsemn modificarea unor moduri de
mult stabilite i tiute de a face afaceri (care de obicei aduc i avantaje fa de competiie) i
s modifice rolurile i responsabilitile unor oameni importani din companie (aa ceva foarte
puine companii au curajul/doresc s o fac).

Alt variant este aceea de a modifica sofware-ul astfel nct s se potriveasc cu procesul
de afacere, lucru ce va ncetini procesul, va introduce erori n sistem i va face ca upgrade-ul
la urmtoarea variant de software a productorului s fie extrem de dificil, pentru ca
modificrile trebuie sa fie scoase din software i rescrise astfel nct s se potriveasc noii
versiuni. De regul, trecerea la utilizarea unui sistem ERP este un proiect al crui scop i taie
respiraia iar preul final front-end este suficient s fac i pe cel mai calm manager un pic
agitat. n afar de a trece n buget costurile de software, efii de la financiar trebuie s-i
planifice s scrie cecuri pentru consultan, retuarea procesului, testarea dup intergrarea
software-ului i pentru o list lung de alte cheltuieli nainte ca beneficiile ERP s-i fac
simite prezena. Sub-evaluarea costurilor aferente instruirii utilizatorilor noului software
poate duce la un oc. De asemenea, poate fi considerat eec integrarea cerinelor bazei de date
cu costurile pentru software-ul adiional care s duplicheze formatul vechilor rapoarte. Cteva
omisiunii n buget i n faza de planificare poate s creasc costurile ERP fr control mai
repede dect omisiunile din planificare.

6. Ct cost de fapt ERP?

Meta Group a fcut un raport care studiaz costul total al deinerii 1 (TCO Total Cost
of Ownership) unui ERP, incluznd hardware, software, servicii profesionle i costurile
interne cu pregtirea personalului. TCO include instalarea software-ului i costurile timp de 2
ani dup instalare, care sunt adevratele costuri de mentenan, upgradare i optimizare a
sistemului n funcie de afacerea ta. Aproape 63 de companii au supravieuit incluznd
companii mici, medii i mari din industrie - media TCO a fost de 15 milioane de dolari (cel
mai mult a fost 300 de milioane de dolari i cel mai puin a fost 400.000 de dolari). Deoarece
este greu s tragi o concluzie din cauza variaiei de tipuri de companii i eforturile ERP, Meta
a venit cu o statistic care dovedete c ERP este scump indiferent de ce tip de companie l
folosete (TCO pentru un utilizator din conducerea firmei a fost estimat la suma de 53.320 de
dolari).

1
Popularizat intens de ctre cabinetul de analiz Gartner ncepnd din anii 80, conceptul Total Cost of
Ownership (TCO tradus parial exact prin cost total de deinere) are rdcini mai adnci, datnd din primele
decenii ale secolului trecut. Cu toate acestea, modelul TCO a fost iniial conceput pentru analiza proiectelor IT
(i apoi extins i n alte domenii, prin dezvoltarea de metodologii specifice), oferind o perspectiv direct a
impactului financiar al unei tehnologii informatice pe parcursul ntregului ciclu de via al respectivei tehnologii.
Principalul beneficiu oferit de aceast metric rezid n faptul c evideniaz factorii adiionali care adaug
costuri suplimentare dup achiziie.

4/10
 7. Cnd mi vor fi rspltite eforturile din partea ERP i
ct de mari vor fi beneficiile?
Nu te atepta s-i revoluionezi imediat afacerea cu ERP. Este un procedeu complex care
se concentreaz pe partea optimist n care lucrurile sunt fcute intern dect pe partea de lucru
cu clienii, furnizorii i partenerii. Mcar aceast concepie are beneficii dac eti dornic s le
atepi studiul Meta Group pe 63 de companii a descoperit c a trebuit s treac 8 luni dup
instalarea noului sistem (32 de luni n total) pentru a vedea beneficiile. Dar profitul mediu
anual obinut de pe urma ERP au fost de 1,6 milioane de dolari.

8. Care sunt costurile ascunse ale unui ERP?

Cu toate c diferitele companii vor descoperi diferite mine n procesul de buget, cei care
au implementat ERP sunt de acord c anumite costuri au fost mai ales omise sau au fost
subestimate de alii. narmai cu ntelegerea afacerii, susintorii ERP voteaz urmtoarele
activiti ca fiind cele care vor duce la depirea bugetului.

1. Instruirea este aproape unanim votat, de implementatorii de ERP cu experien, ca

fiind cel mai subestimat articol din buget. Cheltuielile cu instruirea sunt mari pentru c
angajaii trebuie s nvee un nou set de procese, nu doar utilizarea unei noi interfee
software. Cursurile sunt axate pe a spune oamenilor cum s utilizeze software-ul, nu
pe educarea oamenilor despre anumite particulariti ale afacerii lor. Pregtii-v s
dezvoltai o list cu diferitele procese ale afacerii care vor fi afectate de ERP. Un
manager a angajat oameni de la o coal local de afaceri pentru ajuta s dezvolte i s
predea cursuri de ERP angajailor firmei. Amintii-v c utiliznd ERP, oamenii de la
financiar vor folosi acelai software precum cei de la depozite i ambii vor introduce
informaii ce vor afecta o comand. Pentru a face acest lucru corect ar trebui s
neleag mai bine cum ceilali colegi din companie i fac treaba, nainte de integrarea
sistemului ERP. n ultim faz, va ine de oamenii de la IT s fac aceast instruire.
Aa c luai suma care ai planificat-o pentru instruire i dublai-o sau triplai-o. Va fi
cea mai bun investiie pe care ai facut-o n ERP.

2. Integrare i testare testarea legturilor dintre pachetele ERP i alte programe

software ale companiei. O companie tipic de producie poate avea aplicaii adiionale
de tip major comer electronic i lan furnizor-cumprtor, pn la cele minore -
calcularea taxelor pe vnzri i administrarea codurilor de bare. Toate acestea necesit
legturi de integrare cu sistemul ERP. Dac poi cumpra aplicaii adiionale (gata
integrate) de la vnztorul de sisteme ERP este cel mai bine. Dac trebuie s-i
construieti aceste legturi singur, ateapt-te ca lucrurile s devin urte. Ca i
instruirea, testarea integrarii ERP trebuie fcut dintr-o perspectiv orientat pe
proces. Veteranii recomand ca n loc s introducem date fictive pe care s le mutm
de la o aplicaie la alta, s rulm un proces de comand real n ntreg sistemul, de la
introducerea comenzii pn la livrare i chitana de plat ntreg procesul comand-
plat - de preferat cu participarea angajailor care vor face pe urm aceste treburi
zilnic.

3. Configurarea - aplicaiile adiionale sunt doar nceputul costurilor cu integrarea

ERP. Mult mai scump, i ceva de evitat de tot, dac se poate, este configurarea
efectiv a prii centrale a sistemului ERP. Acest lucru se ntmpl cnd ERP-ul nu
poate rezolva unul dintre procesele afacerii tale i te hotrti s umbli la software-ul
ERP s fac ceea ce i doreti. Te joci cu focul. Configurarea poate afecta toate
modulele ERP pentru c sunt strns legate ntre ele. Actualizarea sistemului ERP nu

5/10
este ca o plimbare n parc; n cel mai bun caz devine un comar pentru c va trebui s
refaci toat configurarea de la capt n noua versiune. Poate c va funciona, poate c
nu. n orice caz, vnztorul nu va fi acolo s te ajute. Va trebui s angajezi oameni
care s fac configurarea, i va trebui s-i angajezi pentru totdeauna pentru
mentenan.

4. Conversia datelor cost s mui informaiile despre clieni, furnizori, proiectarea

produsului i altele asemntoare, din sistemele vechi n noul sistem ERP. Marea
majoritate a managerilor vor admite c cele mai multe date din vechile sisteme nu sunt
de mare ajutor. Companiile neag c datele nu ar fi exacte pn n momentul cnd
trebuie s le mute n noile setup-uri client/server care sunt cerute n pachetele ERP. n
mod constant, aceste companii subestimeaz costurile cu mutarea datelor. Dar chiar i
datele corecte au nevoie de ceva corecii pentru a se potrivi cu procesul ERP.

5. Analiza datelor de obicei, datele din sistemele ERP trebuie s fie combinate cu
date din sisteme externe pentru a fi analizate. Utilizatorii care necesit analize
complexe i mari ar trebui s includ n buget i costuri legate de pstrarea datelor i
ar trebui s se atepte la un pic de munc pentru a putea face sistemul s funcioneze
corect. Utilizatorii sunt n dificultate atunci cnd actualizarea tuturor datelor din
sistemul ERP n fiecare zi ntr-o companie mare este anevoios iar sistemele ERP nu
fac treab bun cnd vine vorba de depistarea datelor care au fost motificate de la o zi
la alta, fcnd actualizarea selectiv a datelor greu de fcut. O soluie scump este
programarea customizat. Concluzia este c este nelept s verificm toate analizele
ce trebuie fcute asupra datelor nainte s terminm de planificat bugetul.

6. Consultani la infinit - cnd utilizatorii nu reuesc s se elibereze, plile pentru

consultan cresc enorm. Pentru a evita acest lucru, companiile ar trebui s-i
identifice obiectivele pe care ar trebui s le urmreasc atunci cnd fac instruirea
personalului. Includei msurtori n contractele consultanilor, de exemplu, un numr
specific de utilizatori dintre angajaii companiei ar trebui s fie capabili s treac un
test al project-managerului.

7. nlocuirea celor mai buni - este acceptat ca o nelepciune faptul c succesul ERP
depinde de angajarea n proiect a celor mai buni i mai luminai angajai din
departamentul business i IT. Software-ul este prea complex i modificrile n afacere
prea mari pentru a ncredina proiectul oricui. Vestea proast este c firma ar trebui s
fie pregtit s nlocuiasc oamenii cnd proiectul se termin. Cu toate c piaa
sistemelor ERP nu mai este la fel de fierbinte ca alt dat, firmele de consultan sau
alte firme care i-au pierdut cei mai buni oameni i vor vna pe ai votri cu salarii mai
mari i bonusuri pe care voi nu vi le putei permite - sau pe care politicile de resurse
umane nu vi le permit. Discutai cu cei de la departamentul de resurse umane pentru a
dezvolta un program de bonusuri pentru a rmne n companie i pentru a crea o nou
gril de salarizare pentru angajaii cu experien n ERP. Dac i lsai s plece, v vei
grbi s i angajai pe ei sau pe alii ca ei, pe post de consultani pentru un onorariu de
dou ori mai mare dect i plteai nainte.

8. Echipele de implementare nu se pot opri cele mai multe companii au tendina de a

trata implementarea sistemului ERP ca pe orice alt implementare de software. i
imagineaz, c odat software-ul instalat, echipa de implementare va fi trimis acas i
fiecare i va relua activitile de zi cu zi. Dar dup instalarea ERP nu poi s mai pleci
acas. Implementatorii sunt mult prea preioi. Din cauz c au lucrat att de adnc n
sistemul ERP tiu mai multe despre vnzri dect oamenii de la vnzri i tiu mai
multe despre procesul de producie dect oamenii de la producie. Companiile nu-i

6/10
 pot permite s trimit oamenii implicai n implementare napoi la afacere pentru c
sunt foarte multe de fcut dup ce software-ul ERP este inslatat. Doar procesul de a
scrie rapoarte ce scot informaii din noul sistem ERP va ine echipa de proiect ocupat
pentru nc un an. Din pcate, puine dintre departamentele de integrare a sistemelor
plnuiesc nebunia de dup activitatea de implementare a ERP; dintre acestea, i mai
puine o planific n buget atunci cnd pornesc proiectele ERP. Muli sunt obligai s
cear mai muli bani i oameni imediat dup ce au terminat de implementat, nainte ca
sistemul ERP s-i demostreze beneficiile.

9. Ateptnd ROI (Return on Investment) - una dintre cele mai neltoare moteniri
despre software-ul tradiional de project management este faptul c firmele ateapt s
ctige valoare din momentul n care este instalat software-ul, n timp ce project
managerul ateapt o pauz sau poate o btaie uoar cu palma pe spate. Nici una
dintre aceste ateptri nu se aplic la ERP. Multe dintre aceste sisteme nu-i arat
valoarea dect dup sunt utilizate o perioad mai lung de timp i se concentreaz
asupra mbuntirii proceselor de afacere care sunt afectate de sistem. Iar managerul
de proiect nu va fi premiat dect dup ce software-ul i va arta beneficiile.

10. Depresia post-ERP - Sistemele ERP creeaz, de multe ori, pagube n firmele care
le instaleaz. ntr-o cercetare a firmei Deloitte Consulting asupra a 64 dintre
companiile Fortune 500, una din patru admite c a suferit o scdere de performan n
momentul n care sistemul lor ERP a prins via. Procentajul adevrat este fr
ndoial mult mai mare. Ce mai obinuit motiv pentru care scade performana este
fapul c totul arat i funcioneaz altfel dect arta i funciona nainte. Cnd oamenii
nu-i pot face treaba cum au fost obinuii i nc nu cunosc foarte bine noua
modalitate, se panicheaz i afacerea merge mai greu.

9. De ce proiectele ERP cad att de des?

La cel mai simplu nivel, un ERP este o mulime de manevre foarte bune pentru a efectua
diferite ndatoriri n compania ta, incluznd finane, producie i stocuri. Pentru a obine ce
este mai bun din software, trebuie s-i aduci oameni n companie care s adopte stilul de
lucru al metodelor impuse de software. Dac oamenii din departemente diferite care vor
utiliza ERP nu sunt de acord c metodele de lucru din cadrul sistemului sunt mai bune dect
cele utilizate pn acum, vor opune rezisten n a utiliza noile metode sau vor dori ca
departamentul IT s schimbe software-ul astfel nct s lucreze aa cum lucreaz ei n mod
curent. Luptele politice se duc asupra faptului cum trebuie sau dac trebuie instalat noul
sofware. Departamentul IT se trezete prins n a face configurri grele la sistem pentru a se
potrivi cu dorinele de business ale patronului. Configurrile fac software-ul instabil i mai
greu de ntreinut atunci cnd ajunge s fie folosit. Povetile horror care se citesc n pres
despre sisteme ERP pot provini de la schimbrile fcute n inima sistemului ERP pentru a se
potrivi propriilor metode de lucru. Din cauz c sistemul ERP acoper foarte mult din ce face
o companie, o eroare n software afecta extrem de negativ business-ul companiei.

Dar departamentul IT poate rezolva destul de repede bug-urile care apar, n cele mai multe
cazuri. n afar de aacest lucru, foarte putine companii mari pot evita configurarea ERP-ului -
fiecare afacere este diferit i este legat de metode de lucru unice pe care vnztorul nu le
poate imagina atunci cnd dezvolt software-ul. Greeala pe care companiile o fac este atunci
cnd cred c a schimba obiceiurile oamenilor este mai uor dect configurarea software-ul.
Nu este! S determini oamenii din compania ta s foloseasc software-ul pentru a-i
mbunti modul n care i fac treaba este de departe cea mai grea ncercare. Dac firma ta
este rigid la schimbare atunci cel mai probabil ERP o s eueze.

7/10
 10. Cum configurez un sofware de tip ERP?
Chiar dac companiile i instaleaz software ERP pentru aa numitele motive corecte i
toat lumea cade de acord asupra definiiei optime a unui client, dificultile inerente la
implementarea unui lucru att de complex cum este ERP este ca i cum ai nva un elefant s
fac balet. Pachetele sunt construite din tabele din baza de date, mii de tabele, pe care
programatorii departamentului de integrare i utilizatorii finali trebuie s le seteze s se
potriveasc cu procesele lor de afacere; fiecare tabel are un buton de decizie care conduce
software-ul pe o cale sau alta. Prezentarea unei singure modaliti de a realiza o anumit
sarcin - s spunem s ruleze statele de plat sau s nchid actele este un lucru relativ
simplu. Dar s-i dai seama exact cum s setezi exact toate acele butoane n tabele necesit o
nelegere profund a proceselor existente care sunt folosite pentru a opera asupra ntregii
afaceri. De ndat ce mulimea de setri este stabilit, aceste procese trebuiesc regndite n
felul sistemului de gndire ERP. Cele mai multe sisteme ERP nu sunt vndute ca sisteme n
care clienii trebuie s determine pn n cele mai minuioase nivele cum trebuie setate
procedurile funcionale, lund mii de decizii care vor afecta modul n care sistemul
funcioneaz n linie cu propriile activiti de afacere. Cele mai multe sisteme ERP sunt
preconfigurate, permind doar cteva sute de setri procedurale s fie fcute de client.

11. Cum implementeaza companiile aplicaia ERP?

Conform observaiilor noastre exist trei modele de implementare a ERP-ului.

A. Marele Big Bang n aceasta situaie (care este cea mai ambiioas i mai dificil
metod de implementare a sistemelor ERP) companiile renun definitiv la vechile lor sisteme
deodat i instaleaz o singur aplicaie integrat ERP pentru ntreaga companie. Dei aceasta
a fost metoda cel mai des ntlnit pentru primele implementri ERP, puine companii mai
ndrznesc s fac astfel, deoarece presupune mobilizarea i schimbarea sincronizat a ntregii
companii. Cele mai dramatice experiene de implementare ERP din anii 90 ne avertizeaz cu
privire la companiile care au fcut acest lucru. S faci pe toi s coopereze i s accepte un
nou sistem n acelai timp este destul de dificil, pentru c noul sistem nu va avea nici un
susintor. Nimeni din companie nu are experien n folosirea lui, aa c nimeni nu este sigur
c va funciona. De asemenea, ERP implic n mod inevitabil compromisuri. Multe
departemente au sisteme care au fost mulate pe modul lor de lucru. n cele mai multe cazuri,
ERP nu ofer nici funcionalitatea i nici confortul sau familiaritatea unui sistem dedicat. n
cele mai multe cazuri, viteza noului sistem poate suferi, deoarece deservete ntreaga
companie i nu doar un departament. Implementarea ERP necesit aprobarea direct a
managerului general.

B. Strategia n franciz aceast abordare se preteaz companiilor mari sau cu o

diversitate mare, care nu au sarcini comune n cadrul punctelor de lucru sau departamentelor.
Sisteme ERP independente se instaleaz n fiecare unitate, iar pentru contabilitate ele sunt
interconectate n cadrul companiei. Acest strategie a devenit modul cel mai frecvent de
implementare a sistemelor ERP. n cele mai multe cazuri fiecare punct de lucru are propriul
sistem ERP, format dintr-un sistem i o baz de date independent. Sistemele sunt conectate
doar pentru a putea prezenta la nivel de grup informaii astfel nct s se creeze o imagine de
ansamblu despre toate punctele de lucru (veniturile pe fiecare centru spre exemplu), sau
pentru procese care nu variaz mult de la un punct de lucru la altul (respectiv bonusurile HR).
De regul, aceste implementri ncep printr-o demonstraie sau o instalare pilot ntr-un punct
de lucru, unde dac se ntmpl ceva greit s nu fie afectat activitatea companiei. Odat ce
managerul de proiect reuete s pun pe picioare sistemul i repar toate problemele, se poate
instala i n celelalte puncte de lucru ale ERP-ului, folosind prima implementare ca referin

8/10
din partea casei asupra viabilitii sistemului. Realizarea acestei strategii dureaz destul de
mult n timp.

C. Slam dunk (aplicare rapid) n acest caz, sistemul ERP dicteaz procesul de
implementare, care se concentreaz doar pe cteva procese de baz, aa cum sunt cele
coninute ntr-un modul financiar al unui sistem ERP. Aceast metod este viabil pentru
companiile mici care se ateapt s creasc odat cu aplicaia ERP. Scopul este s pui pe
picioare aplicaia rapid i s renuni la o modelare de durat, n favoarea unui sistem dedicat
ERP. Puine companii care au implementat de o asemenea manier ERP au beneficiat de
avantajele sistemului. Multe firme folosesc sistemul ca o infrastructur care s le ajute la o
implementare viitoare mai uoar. Totui muli descoper c este mai viabil o instalare
rapid n locul unui sistem dedicat mai vechi deoarece nu foreaz utilizatorii finali (angajaii)
s-i schimbe modul de lucru. De fapt, este mai provocator s adaptezi ceva instalat dect
ceva care nu exist n nici un sistem, deoarece la acel moment nimeni din companie nu ar
simi diferena.

12. Cum se preteaz ERP comerului electronic?

Distribuitorii de sisteme ERP nu sunt pregtii, de regul, pentru asaltul comerului online.
Un sistem ERP este complex i nu este gndit pentru utilizatori publici neiniiai. Sistemul
este gndit ca s fie utilizat doar de angajaii unei companii, care sunt instruii i pregtii
pentru utilizarea programului. Dar clienii i furnizorii doresc ca n acelai moment s aib
acces la informaii ca i angajaii firmei prin intermediul sistemului ERP de exemplu, s
vad n ce stadiu este o comand, nivelul stocului i factura proform, cu precizarea c doresc
aceste informaii n mod simplificat pe o pagin web, fr a presupune s cunoasc termenii
programului.

Comerul electronic presupune c departamentul de IT s construiasc dou noi canale de

acces n cadrul aplicaiei unul pentru clieni (cunoscut ca i business-to-consumer) i altul
pentru furnizori i parteneri (business-to-business). Aceste dou tipuri diferite de utilizatori ai
sistemului doresc informaii diferite din cadrul aplicaiei. Clienii vor s tie care este stadiul
comenzii i informaii despre facturare, iar furnizorii i partenerii vor exact restul.

Distribuitorii sistemelor ERP ntmpin probleme n a crea legturi ntre pagina de web i
aplicaie, dei sunt contieni c este necesar aceast conexiune. n concluzie, companiile
care vor s desfoar comer online se confrunt cu destule probleme de integrare pentru a
face aplicaia ERP disponibil i pe pagina de web. Pentru acele companii care au avut
norocul s cumpere aplicaia ERP de la un distribuitor cu experien n dezvoltarea de comer
online, adugarea unor aplicaii integrate de la acelai furnizor poate fi o metod eficient de
rezolvare a acestui neajuns. Pentru acele companii care au achiziionat sistemul ERP de la
distribuitori fr experien n dezvoltarea comerului online, singura soluie posibil ar putea
fi ca angajaii sau consultanii externi s adapteze sistemul pentru a rspunde noilor cerine.

Oricare ar fi detaliile, integrarea ERP cu sistemul de comer electronic necesit un plan

detaliat care s asigure o implementare n direcia cea bun. Unul dintre aspectele cele mai
dificile ale integrrii ERP cu comerul electronic este faptul c Internetul evolueaz continuu.
Aplicaiile ERP sunt mari, complexe i necesit permanent mentenan. Decizia este clar:
dac sistemul ERP este conectat la Internet trebuie s ai asigurat mentenana pentru sistemul
ERP i pentru pagina de web. Cei muli mptimii ai comerului electronic vor construi
legturi flexibile ntre sistemul ERP i comerul online care s le permit s ruleze noile
aplicaii de comer electronic direct de pe pe pagina de web, n timp ce nchid sistemul ERP
pentru mbuntirea i repararea lui.

9/10
 Dificultatea n a face ERP i comerul online s ruleze mpreun, menionnd i celelalte
aplicaii care necesit informaii din sistemul ERP, aa cum sunt fluxul de aprovizionare i
software-ul de tip CRM (Customer Relationship Management), au condus la ideea c trebuie
luat n calcul un sistem alternativ cunoscut sub denumirea de middleware 2 sau software de
integrare a aplicaiilor de ntreprindere (software EAI Enterprise Application Integration 3 ).
Aceste aplicaii se comport ca nite translatori ce preiau informaia din sistemul ERP i o
transform ntr-o form ce poate fi neleas de ctre comerul electronic i celelalte aplicaii.
Middleware-ul s-a mbuntit semnificativ n ultimii ani, i dei este dificil de vndut i
demonstrat eficiena investiiei pe pia (invizibil pentru utilizatorii finali), acesta poate
rezolva una dintre cele mai mari probleme n legtur integrarea IT din prezent.

2
Software ce acioneaz ca un intermediar ntre un sistem software integrat i o aplicaie, funcionnd ca un
nivel de conversie sau translatare.
3
Reprezint un cadru de integrare a aplicaiilor compus dintr-o colecie de tehnologii i servicii ce formeaz un
middleware ce permite integrarea sistemelor i aplicaiilor la nivelul unei ntreprinderi.

10/10