Sunteți pe pagina 1din 72

Pagina 1 din 72

Bogdan-Florin POPOVICI

Arhiva birourilor
notariale
ndrumtor metodologic

Decembrie 2012
Pagina 2 din 72

Note:
Aceast lucrare nu reprezint obligatoriu punctul de vedere oficial al Arhivelor Naionale.
Aceast lucrare este un ndrumtor. Textul nu nlocuiete legislaia i instruciunile Arhivelor Naionale,
nici legislaia i regulamentele Uniunii Naionale Notarilor Publici, care rmn referine de baz.
Unele concepte au fost dezvoltate n scop formativ.
Obiectivul vizat este conformitatea activitii arhivistice cu legislaia arhivistic n vigoare.

n prezentul material se pot ntlni urmtoarele prescurtri:

BNP = biroul notarului public


Instruciuni = Instruciuni privind activitatea de arhiv la creatorii i deintorii de
documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naionale prin Ordinul de zi nr. 217
din 23 mai 1996
Legea 16/1996 = Legea nr. 16din 2 aprilie 1996 (Legea Arhivelor Naionale), publicat n M.
Of., Partea I nr. 71 din 09.04.1996), modificat i completat prin Legea nr.
358/2002 din 6 iunie 2002 (M. Of. Partea I, nr. 476 din 03.07.2002), Ordonana de
Urgen nr. 39/2006 din 31 mai 2006 (M. Of. Partea I, nr. 486 din 05.06.2006) i
Legea nr. 474/2006 din 12 decembrie 2006 (M. Of. Partea I, nr. 1016 din
21.12.2006).
Legea 36/1995 = Legea nr. 36/1995 a notarilor publici i a activitii notariale republicat n
M.Of., Partea I nr. 732 din 18 octombrie 2011.
LS = lucrare de selecionare
m.l. = metru liniar
N.A. = nomenclator arhivistic
R.E.C. = Registrul de eviden curent
Regulament = Regulament de punere n aplicare a legii notarilor publici i a activitii
notariale nr. 36/1995, aprobat prin Ordinul Ministrului Justiiei nr.710/C/1995,
publicat n M. Of. nr. 176/8 august 1995, modificat prin OMJ nr. 1410/C/1996,
publicat n M. Of. nr. 25/15 februarie 1997.
Regulament arhiv 2012 = Regulamentul privind activitatea de pstrare a documentelor
create i deinute de BNP etc., adoptat prin Hotrrea UNNP 143/29.04.201
t.p. = termen de pstrare
u.a. = unitate arhivistic

Toate drepturile rezervate autorului. Material ntocmit pentru Camera Notarilor Publici Braov
Pagina 3 din 72

CUPRINS

DESPRE CE VORBIM/5
Arhiva, adic/5
De la informaie la arhiv/5

DOCUMENTELE DIN BIROU


DE LA DOCUMENT LA UNITATE ARHIVISTIC/10
Cu ce documente opereaz Biroul Notarului Public? /10
De unde vin documentele? /11
nregistrarea documentelor din Biroul Notarului Public/12
Clasarea documentelor/15
Gruparea documentelor; constituirea unitilor arhivistice. /20
Luarea n eviden a unitilor arhivistice. Inventarierea curent/29

DOCUMENTELE DIN ARHIV


DEPOZITUL DE ARHIV/40
Cerine pentru depozit/40
Situaii speciale. Cnd lucrurile o iau razna/43
ARHIVAREA; ADMINISTRAREA ARHIVEI N DEPOZIT/46
Evidena intrrilor i ieirilor definitive din arhiv/46
Evidena aezrii arhivei n depozit/48
Evidena mprumuturilor (ieirilor temporare) din depozit/49
RETRO-PRELUCRARE/51
SELECIONAREA/54

INFORMAII SUPLIMENTARE/72
Pagina 4 din 72

Pagin lsat intenionat alb


Pagina 5 din 72

DESPRE CE VORBIM

Arhiva, adic
Cuvntul ,,arhiv trezete n cei care l folosesc sau l aud relativ aceleai imagini: muni de dosare, adesea
n subsoluri umede, unde zac ngrmdite alturi de alte lucruri netrebuincioase; pe de alt parte, atunci
cnd exist o nevoie de reconstituire a unui fapt trecut, aceti muni de dosare ascund n ei sperana c va
gsit documentul mult dorit. Arhiva poate fi o binefacere; arhiva poate fi un comar. Arhivele ajung de la a
nu costa nimic, prin depozitarea lor ntr-un col, s creasc parc singure, pe nesimite, i s ajung s
sufoce spaiile. Dup o butad arhivistic, orice spaiu gol tinde a fi umplut

Arhiva nseamn logic i organizare i, mai ales, o viziune pe termen lung. Aa cum spunea un arhivist
american, stpnii dosarele pn nu ajung s v stpneasc ele.

n realitate, lucrurile sunt ceva mai simple. n arhiv nu ar trebui s punem orice, ci doar anumite
documente; ele nu ar trebui puse oricum, ci ntr-o manier regsibil; ele nu trebuie uitate n depozit, ci
urmrite, pentru a fi pensionate de ndat ce valoarea lor determinat de scopul pentru care au fost
create i mprejurrile n care au aprut a ncetat. Logic i disciplin, i, mai presus de toate, simul
practic, ar trebui s fie ajutoare suficiente pentru a ine o arhiv sub control. Altfel, riscm s ne controleze
ea.

De la informaie la arhiv
Nimeni nu ntocmete hrtii de dragul hrtiilor. Cel puin, nu oamenii care au ce face. Necesitatea
consemnrii n scris a informaiilor (comunicate pn la un moment dat pe cale verbal) a aprut odat cu
nevoia de a asigura memoria faptelor, n timp i la distan. Altfel spus, atunci cnd dl Popescu a
intenionat s i vnd domnului Ionescu o cru, pentru a atesta informaia despre renunarea la bun de
ctre primul i obinerea unui bun de ctre cel de-al doilea i pentru ca aceste informaii s capete o form
fix, nemodificabil de memoria celor dou pri, cei doi s-au apucat s consemneze totul ntr-un
document. Din perspectiva celor de mai sus, putem defini un document ca o informaie care a fost
consemnat, scris1. Simpla promisiune verbal, s zicem, de a vinde o main, nu este un document;
consemnarea n scris a acestei promisiuni d natere unui document.

1
Din punct de vedere arhivistic, termenul de ,,scris nu implic automat suportul hrtie; scrierea/consemnare poate fi fcut
folosind i dispozitive i medii diverse: o fotografie scrie (nregistreaz) o informaie vizual, un telefon mobil scrie
(nregistreaz) adrese, un calculator scrie (nregistreaz) un e-mail.
Pagina 6 din 72

La nivelul organizaiilor moderne, nivelul mare de informaie vehiculat face esenial crearea i pstrarea
documentelor, att pentru nevoia intern de informare-documentare asupra unor activiti trecute, ct i
pentru a furniza dovada, n cazul unor litigii, asupra modului n care s-a desfurat o anumit activitate. Aa
cum indivizii, ca persoane fizice, nu creeaz documente dect dac au o nevoie, n mod similar o organizaie
nu creeaz/pstreaz documente dect dac are nevoie de ele. Pliantul promoional pentru noul magazin
de pantofi deschis n Braov este un document (este o informaie consemnat), dar nu unul care s aib
impact asupra activitii unui birou notarial; deci, acest pliant nu este arhivabil. Pe de alt parte, o
solicitare de prezentare n instan a unui act ncheiat la un anumit birou notarial este evident un document
care genereaz o activitate administrativ din partea respectivului birou notarial, care va arhiva
documentul iniial (solicitarea) i celelalte documente care rezult din rezolvarea solicitrii, pentru a
dovedi, n cazul unui litigiu, modul n care a ndeplinit respectiva activitate. Ca urmare, din mulimea
generic de documente, din punct de vedere arhivistic sunt importante doar acele documente create i
primite de ctre o organizaie n procesul desfurrii activitii sale i pstrate cu scop de dovad a
activitii desfurate sau de informare2. Altfel spus, pentru orice aciune sau eveniment desfurat n
virtutea atribuiilor legale, trebuie s existe o documentaie adecvat care s consemneze modul i
operaiunile desfurate, iar toate aceste informaii sunt consemnate n documente, care vor fi pstrate n
arhiv. Totalitatea acestor documente arhivabile formeaz, n limbaj tehnic, fondul arhivistic al
organizaiei (al unui birou notarial de pild).

= ARHIVA
notarului public

Birou notar public Fond arhivistic


individual

Fond arhivistic
Birou notar public notar public
individual individual
= ARHIVA
notari publici
asociati

Fond arhivistic
Birou notari publici notari publici
asociati asociati

Figura 1: Fond arhivistic i arhiv.

2
In limbaj birocratic, aceste documente arhivabile se mai numesc i acte pentru a le diferenia de conceptul generic de document. n
continuare, dac nu se precizeaz altfel, prin document vom nelege aceste documente arhivabile.
Pagina 7 din 72

Definiie: Totalitatea documentelor create i primite de ctre o organizaie n procesul activitii sale i
fond arhivistic pstrate cu scop de dovad a activitii desfurate sau de informare

n limbaj obinuit, acest fond arhivistic formeaz arhiva biroului notarial. Dar, n cazul n care, de pild, a
existat un birou notarial individual, iar ulterior notarul public s-a asociat cu un alt notar, n arhiva biroului
notarial asociat vor fi dou fonduri arhivistice: cel al notarului individual i cel al notarilor asociai3 (Figura 1).

Definiie: Totalitatea documentelor arhivate care se afl n administrarea responsabilitatea unui birou
arhiv notarial i, n multe cazuri, acoper noiunea de fond arhivistic.

S revenim puin la elementul de baz al arhivei documentul arhivabil. Odat acceptat definiia de
mai sus, rezult mai multe consecine cu efecte practice:

1. documentele care intr n arhiva organizaiei trebuie s aib legtur cu activitatea proprie i s
fie necesare organizaiei fie pentru dovedirea modului de desfurare a activitii, fie pentru
informare. Altfel spus, dei orice informaie poate fi un document, nu toate documentele sunt
arhivabile. Pe cale de consecin, analiza activitilor pe care le desfoar un Biroul notarului
public (BNP) poate stabili cu destul precizie ce documente sunt create i primite n legtur cu
acele activiti i astfel se pot identifica documentele arhivabile.

2. Att scopul de informare, ct i cel de dovad a activitii nu pot fi ndeplinite ntr-o arhiv
rvit. Pentru a regsi o informaie este nevoie de ordine i de instrumente de eviden, menite
s mi ateste existena i locul de pstrare al unei anumite informaii. De pild, dac cineva dorete
dovada dezbaterii unei succesiuni, registrele mi dovedesc dac acea dezbatere a avut loc i unde se
afl.

3. Dac documentele sunt pstrate ca dovad sau cu scop de informare, odat ce perioada pentru
care informaia coninut avea relevan a trecut, documentele pot fi eliminate din arhiv (desigur,
n condiiile prevzute de lege!)

Aadar, n ciuda unor preri, problema arhivei nu se refer doar la documentele aflate ntr-o camer, pe
ua creia scrie Arhiv. Documentele au o via proprie, care ncepe cu naterea lor (adic prima luare
n eviden), continu cu existena lor activ (perioada n care ele servesc efectiv activitii cotidiene), cu
pensionarea lor (trecerea n pasiv sau arhivarea lor) i, n final, dispariia lor, fie prin distrugere, fie prin
predare la un depozit de arhiv istoric (Figura 2). Ca urmare, fiecare faz din acest ciclu de via este
dependent de fazele anterioare i, prin urmare, atunci cnd discutm despre arhiva notarial, totul ncepe
de la naterea documentului (Figura 3).

3
Vezi, n acest sens, Regulament, art. 37/2. La fel, dat fiind c dup Regulament art. 40/2, rezult c fondul arhivistic nu este al
notarului, ci al BNP.
Pagina 8 din 72

Un document...

Este creat... ...folosit...


...arhivat...

Yes/No

...eliminat.

...evaluat...

...transferat la o arhiv
istoric.

Figura 2: Ciclul de via al documentului.

Luarea n eviden a
Identificarea documentelor
documentelor Clasarea documentelor
unui BNP
(nregistrarea)

Constituirea unitilor
arhivistice (dosare, mape,
registre)

Luarea n eviden a unitilor


Selecionarea Arhivarea
arhivistice (inventarierea)

Da/Nu

Eliminare Predare ctre arhiva istoric

Figura 3: Fluxul de activiti arhivistice, corespunztor ciclului de via al documentelor.


Pagina 9 din 72

Documentele din birou


Pagina 10 din 72

DE LA DOCUMENT LA UNITATE ARHIVISTIC

Cu ce documente opereaz un BNP?


Biroul notarial funcioneaz n baza Legii 36/1995, cu modificrile i completrile ulterioare. n baza legii,
mandatul general al activitii notariale este de a asigura persoanelor fizice i juridice constatarea
raporturilor juridice civile sau comerciale nelitigioase, precum i exerciiul drepturilor i ocrotirea
intereselor, n conformitate cu legea (Art. 1, Legea 36/1995).

n aplicarea mandatului dat de lege, notarul public ndeplinete o funcie specific, ce const din
urmtoarele activiti:
redactarea nscrisurilor cu coninut juridic, la solicitarea prilor;
autentificarea nscrisurilor redactate de notarul public, de parte personal sau de
avocat;
procedura succesoral notarial;
certificarea unor fapte, n cazurile prevzute de lege;
legalizarea semnturilor de pe nscrisuri, a specimenelor de semntur, precum i a
sigiliilor;
darea de dat cert a nscrisurilor prezentate de pri;
primirea n depozit a nscrisurilor i documentelor prezentate de pri;
actele de protest al cambiilor, al biletelor la ordin i al cecurilor;
legalizarea copiilor de pe nscrisuri;
efectuarea i legalizarea traducerilor;
eliberarea de duplicate de pe actele notariale pe care le-a ntocmit
orice alte operaiuni prevzute de lege.

Pe lng aceast funcie de baz, profesional, notarul public, ca persoan fizic autorizat, trebuie s
ndeplineasc i o funcie administrativ (ce ine de conducerea activitii sale) i o funcie de sprijin a
activitii profesionale (de pild, realizarea activitilor financiar contabile, de personal etc.)4. Activitile
menionate sunt luate n eviden, iar dovada desfurrii i rezultatul lor sunt consemnate ntr-o serie de
documente, care formeaz, n ansamblul lor, arhiva notarului public5.

4
Pentru claritate, n sensul folosit n practica profesional, funcia reprezint orice scop, responsabilitate sau sarcin
cu nivel ridicat de generalitate, atribuit agendei de responsabiliti a unei organizaii, n virtutea unei legislaii, politici
sau a mandatului su. Funciile sunt apoi descompuse ntr-un set de activiti asociate (International Standard for
Description of Functions, versiunea 2006). Tot acolo, se definesc activitile ca fiind sarcini desfurate de o
organizaie pentru a-i ndeplini fiecare din funciile sale. Remarcm, n acest sens, c nomenclatorul arhivistic al BNP
ntrebuineaz greit termenul de activitate (A. Activitate notarial; B. B. Activitate administrativ, de personal i financiar-
contabil) pentru ceea ce, de fapt, reprezint funcii.
5
Vom considera n continuare, simplificnd voit, arhiva notarului public ca fiind arhiva BNP.
Pagina 11 din 72

Arhiva unui BNP este aadar format din totalitatea documentelor rezultate din activitile asociate acestor
funcii. Nu de puine ori, se susine c arhiva notarial const doar din documentele rezultate din
desfurarea funciei de baz, n timp ce restul (documentele financiar-contabile, de pild) sunt neglijate.
Nimic mai fals: fondul arhivistic cuprinde totalitatea documentelor rezultate din activitatea proprie,
indiferent dac se refer la funcia de baz sau funcia suport.

E bine s tim n cazul n care una sau mai multe din activitile suport sunt externalizate (de pild,
problemele financiar-contabile, sntatea i securitatea n munc, prelucrarea arhivei etc.),
documentele rezultate din prelucrarea informaiilor referitoare la BNP aparin i ele fondului
arhivistic al BNP. n esen, faptul c o persoan este pltit ca angajat proprie sau ca
personal extern este mai puin important; semnificativ este faptul c documentele rezultate se
refer la activitatea proprie i, ca urmare, aparin arhivei BNP. Pe cale de consecin,
documentele privitoare la activitile externalizate vor trebui predate arhivei BNP dup
ntocmire.

nainte de a discuta despre luarea n eviden a acestor documente, se impun cteva observaii asupra
formei unui document ntocmit. Aceste observaii au un caracter general, principial i nu prevaleaz fa de
obligaiile specifice de fond i form pentru ntocmirea documentelor specifice (notariale, contabile etc.)

Un document ntocmit de un anumit BNP trebuie s se individualizeze fa de alte documente similare ale
altei uniti. Elemente ce in de hrtia folosit, antet, aezarea textului n pagin sunt astfel de elemente de
individualizare. Considernd foaia de hrtie, partea de sus (antetul) i de jos (subsolul) sunt zone tehnice,
n care se pot nscrie informaii despre contextul i structura documentului. De obicei, n antet se trec
informaii despre emitent, adresa acestuia i coordonatele de contact (telefon, fax etc.) eventual sigla
proprie. Tot n zona superioar a paginii (lateral sau imediat sub antet) sunt inserate informaii despre:

numrul de nregistrare (ieire) al documentului


data nregistrrii (de ieire)
localitatea (mai ales dac este alta dect sediul menionat n antet),
numrul de exemplar
canalul de comunicare al documentului (altul dect cel prin pot sau curier: e-mail, fax etc.).

Urmeaz, de obicei, fie destinatarul, cu nume i alte elemente de identificare (de pild, funcia sau adresa)
i un titlu scurt (Referitor la:, Ref.) care precizeaz obiectul documentului. Urmeaz coninutul propriu-
zis care, n buna practic birocratic, precizeaz contextul ntocmirii documentului (urmare solicitrii dvs.,
avnd n vedere problema aprut..), apoi descrie faptele (v informm c...) i, n final, transmite
inteniile/deciziile emitentului (solicitm s..). Dac exist anexe, se va face menine despre acestea la
sfritul textului. Este de asemenea recomandabil ca fie la finalul textului, fie n subsolul paginii, s fie
indicat data redactrii documentului, dat fiind c nu ntotdeauna data de ntocmire coincide cu data de
emitere (de nregistrare-ieire), precum i numrul de exemplare ale documentului. Urmeaz semntura
persoanei ndreptite, dublat de tampil/sigiliu. Unii autori recomand ca, pentru a evita/ngreuna
tentativele de falsificare, semntura aplicat pe acte s nu fie nscris n form scurt, iar tampila s nu fie
aplicat peste semntura, ci lateral/sub aceasta.

De unde vin documentele?


Documentele care vor ajunge n arhiva BNP au o surs intern (adic sunt create de BNP) i una extern
(sunt primite de la teri) (Figura 4).
Pagina 12 din 72

n primul caz, se vor reine n vederea pstrrii n arhiv un exemplar (sau copia-martor) al (a) documentului
emis6 ori, n cazul documentelor ntocmite pentru uz intern, originalul. n cel de-al doilea caz, se va pstra
originalul sau, n cazul documentelor transmise pe e-mail ori fax, exemplarul primit, imprimat i nregistrat
n cadrul BNP.

Documente cu surs extern i destinaie intern

pot

e-mail

fax

curier
Document original
sau asimilat originalului

Documente cu surs intern i destinaie extern


pot

e-mail

Document original fax


sau asimilat originalului

curier
Exemplarul 2 sau Arhiva BNP
copia martor

Documente cu surs intern i destinaie intern

Exemplar unic sau


original multiplu

Figura 4: De unde se ,,alimenteaz cu documente arhiva notarial

nregistrarea documentelor din BNP


n conformitate cu art. 7 din Legea 16/1996, creatorii i deintorii de documente sunt obligai s
nregistreze i s in evidena tuturor documentelor intrate, a celor ntocmite pentru uz intern, precum i a
celor ieite, potrivit legii. Prevederea are un caracter transversal (indiferent de domeniul de activitate),
ns modul concret de aplicare depinde foarte mult de tipologia i fluxul documentelor dintr-o organizaie.

Definiie Individualizarea unui document, prin atribuirea unui numr de identificare unic. Identificarea
nregistrarea unic presupune c nu pot exista dou documente cu acelai numr pentru o perioad de
timp stabilit (de pild, n decursul unui an), pentru acelai flux de documente (de pild,
dou acte intrate sau dou acte ieite cu acelai numr).

6
Exist o varietate de interpretri i proceduri de lucru. Ca principiu, n evoluie istoric, s-a ajuns ca att emitentul, ct i
beneficiarul/destinatarul s pstreze cte un exemplar din document, ca prob a integritii i autenticitii documentului. n acest
sens, exist varianta ca emitentul s pstreze un exemplar, ceea ce presupune existena unui original multiplu (= document
semnat i parafat, care se difereniaz unul fa de cellalt doar prin indicarea numrului de exemplar). O alt variant ar fi aceea n
care documentul rmas la arhiva emitentului este o copie dup documentul original, care este doar semnat pentru autenticitate
de ctre persoana autorizat. De obicei, opiunea aleas ine de reglementrile interne specifice fiecrei organizaii.
Pagina 13 din 72

nregistrarea are rolul de a atesta


existena oficial documentului n cadrul BNP
asumarea de ctre BNP a responsabilitii de administrare ulterioar a respectivului document, ca
parte a arhivei proprii.

Registratura clasic pentru coresponden poate fi realizat n sistem partid sau separat intrare/ieire
(vezi Tabel 2, respectiv Tabel 3-Tabel 4). n primul sistem, registrul de intrare nregistreaz pe pagina din
stnga intrrile, iar pe pagina din dreapta, corespunztor intrrilor, sunt nregistrate ieirile; numrul de
intrare este unic att pentru intrare, ct i pentru ieire, doar data fiind diferit. Sistemul prezint avantajul
de a remarca imediat dac o lucrare este rezolvat sau nu. Sistemul funcioneaz n msura n care att la
intrare, ct i la ieire sunt documente care se refer la o singur problem sau care necesit un singur
rspuns.

Sistemul independent presupune registre i numere separate pentru intrare i pentru ieire. Sistemul este
ceva mai greoi dect cel partid, mai ales n cazul n care registrele nu fac referin ncruciat (cel de
intrri s menioneze numrul documentului de rspuns, iar cel de ieire numrul documentului la care
se rspunde). n acest sistem, la un singur document se pot emite oricte rspunsuri (acestea primesc
numere de ieire independente). De precizat c acest sistem nu este agreat de legislaia n vigoare.

Fa de prevederile legale, nregistrarea prezint ns o serie de particulariti. Fiecare domeniu de


activitate (secretariat, contabilitate, resurse umane etc.) are un set de instrumente de eviden
caracteristice, n care documentele specifice sectorului propriu sunt nregistrate. Ca urmare, prevederea
legal nu trebuie interpretat n sensul nregistrrii tuturor actelor ntr-un unic registru de nregistrare, ci ca
fiecare act s fie individualizat ntr-un registru de nregistrare oficial, att timp ct numerele nu se
suprapun.

n acest sens, n cadrul unui BNP, conform atribuiilor legale i activitilor desfurate, documentele se
nregistreaz n registrele de nregistrare menionate n Tabel 1.

Tabel 1: Tipuri de documente i unde sunt nregistrate

Tipologia Se nregistreaz n:
Acte autentice
Legalizri semntur, sigilii etc.
Legalizri copii
Certificri Registrul general notarial
Dat cert
Legalizri traduceri
Rectificri, proiecte etc.
Succesiuni Registrul de succesiuni
Depozite Registrul de depozite
Proteste Registrul de proteste
Consultaii Registrul de consultaii notariale
Traduceri Registrul de traduceri
Coresponden Registrul de coresponden
Note contabile, facturi etc. Registrul de ncasri i pli
Divoruri Registru de divoruri
Pagina 14 din 72

Tabel 2: Registru de intrare-ieire n sistem ,,partid.

INTRRI IEIRE
Canal Cui i s-a Canal Nr.
Nr. i data
Nr. Data de Nr. Nr. Rezumatul repartizat Data Modul de Nr. Nr. de docum. la
documentului Emitent Destinatar Observaii
intrare intrrii comuni- file anexe documentului spre ieirii rezolvare file anexe comuni- care se
la emitent
care rezolvare care conexeaz

Se
Se
Solicitare copie elibereaz
25.05 Judectoria 30.05 Judectoria trimite Clasat la
25 Fax 234/2001 2 1 act autentic X. copie act 2
2001 Braov 2001 Braov prin I.A.3
15/2000 autentic
curier.
scolicitat

Tabel 3: Registru de intrare

Nr. i data Cui i s-a Se Nr. docum. la


Nr. Data Canal de Nr. Nr. Rezumatul
documentului Emitent repartizat spre rspunde care se Observaii
intrare intrrii comunicare file anexe documentului
la emitent rezolvare sub nr. conexeaz

Solicitare copie 35/30.05


25.05 Judectoria Clasat la
25 Fax 234/2001 2 1 act autentic X. 2001
2001 Braov I.A.3
15/2000

Tabel 4: Registru de ieire

Se Nr. docum. la
Nr. Data Canal de Nr. Nr.
Modul de rezolvare Destinatar rspunde care se Observaii
ieire ieirii comunicare file anexe
la nr. conexeaz

30.05 Se trimite prin Se elibereaz copie act Judectoria Clasat la


35 2
2001 curier. autentic scolicitat Braov I.A.3
Pagina 15 din 72

E bine s tim Exist tendina, n general n sistemul juridic, ca pentru dosarele de caz (sau de cauz) s nu
mai fie nregistrate actele, ci doar dosarul, ntr-un registru special. Aceast practic nu este
conform cu prevederile legale actuale, deoarece sub numrul unic de dosar se pot aduna
7
zeci, poate sute de documente, a cror existen nu este evideniat nicieri . O soluie ar fi
numerotarea documentelor n cadrul dosarului i menionarea lor fie pe coperta dosarului,
fie pe un tabel (Figura 5). Astfel, presupunnd c avem un dosar 43, documentele vor avea
nr. 43/1, 43/2, 43/3 i vor fi menionate ca atare pe o copert a dosarului. n msura n care
aceast nregistrare a documentelor din dosar se face n momentul primirii documentelor,
se poate asigura o form minimal de eviden cu efort redus.

Figura 5:Evidena documentelor dintr-un dosar de caz (succesoral, de divor etc.)

Clasarea documentelor
La modul teoretic, este posibil ca toate aceste documente luate n eviden n cadrul unui BNP s fie
pstrate laolalt, de pild, dup data nregistrrii sau numrul nregistrrii. Ar rezulta astfel cteva grupri
de documente, a cror delimitare este fcut de evidena de nregistrare din tabelul nr. 1.

n practic ns, cantitatea mare de documente, nevoile curente (regsire, administrare documente etc.)
cer o divizare a problemelor mari n probleme mai mici, din categorii mari n categorii mai mici, menite s
asigure pe de o parte crearea unei cantiti de documente mai uor de gestionat i pe de alt parte, o mai
mare precizie a regsirii informaiei necesare. n acest sens, se elaboreaz o schem de clasare a actelor.

Definiie: operaiunea prin care materialele (documente, acte, proiecte, acte de gestiune etc.) se
clasare aranjeaz ntr-un sistem raional i se repartizeaz n categorii (clase), ntr-o ordine dinainte
stabilit.

Criteriile de clasare a documentelor n categorii sunt, n general:

7
S ne imaginm c la un concurs pe post cineva depune n dosarul de concurs un act esenial, fr care nu s-ar putea prezenta la
examen; lipsa cuprinderii ntr-un instrument de eviden a acelui document din dosar implic imposibilitatea responsabilizrii
vreunei persoane n cazul n care documentul dispare. Altfel spus, nu se poate demonstra c a existat vreodat un document la
dosar!
Pagina 16 din 72

referirea comun la acelai subiect, persoan, cauz (de pild, un dosar personal)
proveniena din aceeai activitate (de pild, statele de plat al angajailor BNP nu se claseaz
mpreun cu legalizrile de acte notariale)
anticiparea unei nevoi viitoare de regsire (de pild, documentele dintr-un dosar succesoral nu
se separ dup tipologii, orice nevoie ulterioar de informare asupra succesiunii presupunnd
nevoia de regsire a tuturor documentelor asociate respectivei succesiuni)
destinul comun al documentelor (au acelai termen de pstrare, deci, la expirarea acestuia,
vor fi eliminate toate, ca ansamblu).

Clasarea se realizeaz, cum spuneam, pe baza unei scheme de clasare, care este cuprins ntr-un
instrument prevzut de legislaie i denumit nomenclator arhivistic (N.A.).

Definiie: un tabel sistematic al categoriilor de documente create i pstrate de un BNP, avnd asociate
nomenclator termene de pstrare pentru fiecare din aceste categorii. O categorie este identificat printr-
arhivistic un indicativ, care este format din cifrele i literele corespunztoare prilor structurale ale
organizaiei din numrul de ordine al categoriei.

Aadar, contrar unei preri larg rspndite, N.A. nu este folosit doar pentru selecionare, ci asigur i
schema de clasare a actelor. El are aadar o funcie dubl i este util att la nceputul ciclului de via al
documentelor, ct i la sfritul acestuia, n cazul selecionrii.

E bine s tim Categoriile de documente nu sunt sinonime cu dosarele, aa cum adesea se confund.
Diferena rezid n faptul c schema de clasare i categoriile de documente sunt mai degrab
elemente conceptuale, n timp ce dosarele sunt ct se poate de palpabile. O categorie poate
fi (cel puin teoretic) aceeai i n 2002 i n 2012, n timp ce dosarul are o dimensiune
limitat cronologic (de pild, cuprinde documentele create ntr-un an) i fizic (nu trebuie s
depeasc 300 file). Altfel spus, o categorie de documente cuprinde toate dosarele care
conin documente ce ndeplinesc criteriul comun definit de categorie.

N.A. se ntocmete, conform legii, de fiecare persoan juridic, pe compartimente i termene de pstrare;
el se aprob de conducerea unitii i se confirm de Arhivele Naionale.

E bine s tim Avnd n vedere cele de mai sus, rezult c N.A. al Uniunii Naionale a Notarilor Publici nu
este corect ntocmit n conformitate cu prevederile legale, deoarece:
cuprinde mai multe persoane juridice
n cazul BNP, nu este organizat pe compartimente (care nu exist!), ci pe
activiti (de fapt, funcii).

Dei aceast din urm practic (a divizrii pe funcii) este corect din punct de vedere
profesional, nu este corect din punct de vedere legal, n acest moment, n Romnia. Situaia
este ns tolerat tacit, fiind similar tuturor structurilor asociate sectorului juridic
(judectorii, parchete, executori judectoreti, notari). Inexistena compartimentelor are ns
o serie de consecine n cursul prelucrrii arhivistice.

Mai departe, din analiza activitilor i a produciei de documente n cadrul unui BNP, rezult
c nu toate documentele create de un BNP sunt cuprinse n actualul N.A. al Uniunii. Situaia
este una comun la multe organizaii, pe de o parte datorit lipsei de metoda n culegerea
datelor i apoi datorit dinamicii extrem de mari a legislaiei, atribuiilor i activitilor. Ca
urmare, atunci cnd n activitatea practic se constat c, pe o linie de activitate, exist
Pagina 17 din 72

documente care nu pot fi integrate n categoriile din N.A. existent, se va proceda la


delimitarea unei noi categorii n care s fie clasate acele documente. Pentru asigurarea
uniformitii de lucru pentru toi angajaii, se va face meniune pe N.A. despre noua poziie.
Dac activitatea respectiv persist i acea categorie de documente cuprinde documente
pentru mai muli ani succesivi, se va proceda la notificare ierarhic, n vederea modificrii
N.A..

Referitor la ordinea de prezentare a categoriilor n N.A., firesc ar fi fost ca acestea s fie


prezentate grupate pe activiti. Cu toate acestea, categoriile sunt prezentate n ordinea
descresctoare a termenelor de pstrare, ceea ce afecteaz operativitatea identificrii i
clasrii unui document rezultat dintr-o anumit activitate.

Pentru a evita probleme ridicate de situaiile prezentate mai sus, prezentm n Tabel 5
nomenclatorul arhivistic din 2012 al BNP, reorganizat pe activiti i completat cu unele poziii create, dar
neincluse oficial (cele care nu au indicativ). Acest tabel este un exemplu de restructurare i pe viitor, la
fiecare modificare de nomenclator, recomandm ntocmirea unei astfel de liste ajuttoare, pentru o mai
mare eficien n identificarea categoriilor.

Tabel 5: Gruparea pe activiti a categoriilor de documente create ntr-un BNP

Indicativ
Categorii de documente ordonate pe activiti NA

Conducerea biroului notarial


Dosar cu documente privind nfiinarea i funcionarea Birourilor Notarilor Publici; avize i I.B.1
autorizaii de funcionare, acte de control profesionale

Secretariat
Coresponden cu Camera Notarilor Publici, Uniunea Naional a Notarilor Publici din Romnia, I.B.15
Ministerul Justiiei, adrese trimise ctre INFONOT Systems, alte autoriti profesionale
Coresponden privind activitatea administrativ, de personal i financiar-contabil, inclusiv I.B.18
adeverine de vechime, salarizare
Registrul de coresponden I.B.9
8
Situaii statistice anuale I.B.16
Situaii statistice lunare I.B.21

Autentificare
Registrul general notarial I.A.9
Opisul registrului general notarial I.A.10
Acte autentice de dispoziie I.A.1
(transmisiuni, constituiri, alipiri, dezlipiri, apartamentri, modificri, anulri, stingeri sau
renunri), partaj, ipotec, garanii privind bunurile imobile i mobile, fiducia, inclusiv procurile
date pentru realizarea acestor acte
Acte autentice cu caracter patrimonial I.A.20
(contracte de comodat, de locaiune/ nchiriere/ arend, antecontracte, contracte de mprumut
etc.), inclusiv procurile speciale privind efectuarea unor acte de natura celor artate
Acte autentice referitoare la statutul persoanelor fizice I.A.2

8
Datorit cantitii mici de documente, I.B. 16 i 21 se pstreaz n acelai dosar; t.p. 3 ani CS.
Pagina 18 din 72

Indicativ
Categorii de documente ordonate pe activiti NA
(recunoaterea filiaiei, adopie, cetenie), acte autentice ncheiate n materia persoanelor(acte
de desemnare a tutorelui de ctre printe, acte de revocare a actelor de desemnare a tutorelui,
contracte de mandat pentru desemnarea tutorelui/tutorilor, mandate pentru incapacitate, acte de
revocare a mandatului pentru incapacitate, declaraii-consimmnt medicale), actele necesare
dobndirii calitii de persoan fizic autorizat (n domeniile cadastrului, geodeziei i cartografiei,
avocai, notari, medici, arhiteci etc.), asociaii cu scop nepatrimonial, fundaii i acte pentru
nregistrarea partidelor politice, inclusiv procurile date n executarea lor
Acte autentice privind societii comerciale, agricole I.A.19
(constituiri/modificri i hotrri aferente: actele de constituire i modificare ale societilor
comerciale, agricole i hotrrile/actele forurilor de reprezentare indiferent de obiectul lor,
precum i procurile de reprezentare la ncheierea acestor acte)
Acte autentice cu caracter nepatrimonial, altele dect cele prevzute la indicativele 1-4,19-28: I.A.21
actele prin care se constat/declar nulitatea, declaraii date in procedura divorului, contracte de
mandat, declaraii de revocare, procuri

Legalizri
Legalizri de copii de pe nscrisuri I.A.23
Legalizri de semnturi ale prilor i traductorilor; certificri referitoare la fapte, persoane i I.A.22
sigilii, dri de dat cert; dri n custodie si puneri de pecei; ncheieri prealabile privind procedura
succesoral; ncheieri de rectificare l de respingere; eliberri de duplicate; proiecte

Succesiuni, testament
Registrul de succesiuni I.A.11
Opisul succesiunilor I.A.12
Dosar succesoral I.A.17
Registrul de termene succesorale I.A.26
Certificate de motenitor, de legatar, de executor testamentar, de vacana succesoral etc., I.A.6
ncheieri finale, inventare succesorale, procese-verbale privind constatarea strii materiale a
testamentelor olografe, procese-verbale de validare a testamentului olograf, declaraii autentice
de recunoatere/nerecunoatere a testamentului olograf
ncheieri privind alte soluii succesorale: suspendri conform art 75 lit. a), b), c) din Legea I.A.7
nr._36/1995; conexri, nchideri fr obiect, declinri de competen
Testamente, codicile, declaraii de revocare a testamentului sau a codicilului, declaraii de I.A.3
retractare a revocrii testamentului, declaraii de acceptare sau renunare la succesiune, legale
sau testamentare, declaraii de acceptare sau renunare la calitatea de executor testamentar,
declaraii date n conformitate cu dispoziiile art. 1.111 Cod civil, declaraii de neacceptare a
succesiunii date n afara termenului de opiune succesoral, declaraii de nlturare a efectelor
nedemnitii, inclusiv procurile date pentru reprezentare la succesiuni

Regim matrimonial, divoruri


Registrul de divoruri I.A.13
Opisul Registrului de divoruri I.A.14
Dosar de divor I.A.18
(cererea de divor i documentaia anexat acesteia, ncheierea de desfacere a cstoriei prin
divor, certificatul de divor i dovada comunicrii acestuia la registrul strii civile, precum i, dup
caz, ncheierea de respingere a cererii de divor sau ncheierea de clasare a cererii de divor)
Pagina 19 din 72

Indicativ
Categorii de documente ordonate pe activiti NA
Acte autentice referitoare la alegerea regimului matrimonial I.A.4
(n materia relaiilor de familie): conveniile matrimoniale de adoptare a regimului separaiei de
bunuri, conveniile matrimoniale de adoptare a regimului comunitii convenionale, actele de
revocare/modificare a conveniilor matrimoniale, actele de lichidare a regimului matrimonial,
inventare, logodn, inclusiv procurile de reprezentare la ncheierea acestora
Mapa de divoruri: I.A.8
certificate de divor i ncheierea privind soluia la cererea de divor (ncheieri de admitere a
cererii de divor, ncheieri de respingere a cererii de divor, ncheieri de clasare a cererii de divor)

Depozite
Registrul de depozite I.A.15
ncheieri de primire i eliberare depozite I.A.24

Proteste
Registrul de proteste I.A.16
Acte de protest I.A.25

Reconstituiri
ncheieri de reconstituire I.A.5

Lucrri de Carte funciar


Registrul de eviden a lucrrilor de carte funciar I.B.17

Traduceri
Registru! de eviden a specimenelor de semntur a traductorilor autorizai I.A.27
Registrul de traduceri I.A.28

Consultaii notariale
Registrul de consultaii juridice notariale i dosar de consultaii I.A.29

Financiar-contabilitate
Registrul jurnal de ncasri i pli I.B.10
Registrul de cas I.B.11
Notele contabile i acte justificative I.B.12
Ordine de plat, chitaniere i facturi fiscale I.B.13
Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe I.B.7
Procese-verbale ale organelor de control financiar I.B.8
Registrul unic de control I.B.6
Declaraiile informative 208 privind impozitul pe veniturile din transferul proprietilor imobiliare I.B.14
din patrimoniul personal; alte declaraii *tot aici: declaraiile 100, 102, 200, 220, 300, 314 i fie de
cont pentru operaiuni diverse+
State de plat salarii copii I.B.19
Statele de plat salarii originale I.B.5
Jurnal vnzri-cumprri aferente TVA

Resurse umane
Pagina 20 din 72

Indicativ
Categorii de documente ordonate pe activiti NA
Dosare individuale de personal I.B.4
Documentaie medicina muncii
Documentaie securitate i sntate n munc (registre eviden accidente).
Fie de instructaj protecia muncii

Lucrri arhiv
Lucrri de eviden, selecionare, pstrare, folosire i predare a materialului arhivistic I.B.2
Nomenclatorul arhivistic copie I.B.20
Instruciuni, rapoarte de control, instruiri, corespondena cu Arhivele Naionale I.B.3
Registre de eviden curent a arhivei
Registru de depozit arhiv

Gruparea documentelor; constituirea unitilor arhivistice


La nceputul seciunii anterioare descriam clasificarea ca un prim pas n a mpri cantitatea de documente
n ansambluri de documente de mai mic amploare, pentru a le face uor de administrat. Cu toate acestea,
documentele pot fi ntr-un numr prea mare i dac sunt separate pe categorii. S ne imaginm numai
poziia I.A.1 pe parcursul activiti unui BNP: zeci de metri liniari de documente Ca urmare, se va proceda
la divizri suplimentare ale cantitii de documente. Rezultatul acestei activiti va fi obinerea de dosare,
mape registre etc., denumite cu un termen generic uniti arhivistice, care vor reprezenta baz pentru
eviden i administrare arhiv.

CONSTITUIREA DOSARELOR:

Pasul 1: delimitarea documentelor pentru formarea dosarului

n primul rnd, conform celor de mai sus, procedm la o nou mprire a cantitii de documente, de
aceast dat pe raiuni exclusiv de gestiune: documentele din categoriile definite n planul de clasare vor fi
divizate cronologic (de pild, documentele dintr-un an vor fi separate de documentele din alt an) i, apoi,
mprite din nou n grupri de acte care s nu depeasc un anumit numr de file (50 acte, n cazul actelor
autentice, 100 de acte n cazul celorlalte acte notariale i 300 file pentru documentele ordinare sau, mai
generic spus, n teancuri de maxim 3 cm n grosime). Adic, de pild, actele privind societile comerciale
care s-au adunat se grupeaz pe ani9 i n cadrul anului n grupri de acte care s nu depeasc
dimensiunile menionate.

Un grup de documente, caracterizat prin apartenena la o anumit categorie (deci, referitor


Definiie la o anumit problem, persoan, cu acelai termen de pstrare etc.), limitat n timp i ca
dosar numr de file va forma un dosar.

9
De obicei, n cadrul BNP se opereaz cu anul calendaristic. Deci, se vor avea n vedere documente create i pstrate din prima i
pn n ultima zi lucrtoare a anului (convenional, ne vom referi la aceast perioada ca 1 ianuarie31 decembrie). Sisteme diferite
pot fi ntlnite n nvmnt (anul colar), uneori n finane (anul fiscal) etc.
Pagina 21 din 72

E Cuvntul ,,dosar are mai multe sensuri n limba romn i nu o dat pot aprea confuzii. Un prim sens
bine (cel pe care l vom utiliza n continuare) este cel de ,,coperte. ,,Am pus actele n dosar nseamn c am
s clasat hrtiile ntre dou buci de carton sau plastic, care constituie copertele dosarului. Un al doilea
tim sens este cel de ,,problem, ca n formula ,,dosarul succesiunii sau ,,dosarul personal sau ,,dosarul
cauzei. Altfel spus, n primul caz avem un sens fizic, care se refer la ,,ambalaj, n timp ce n al doilea
caz este vorba despre un sens de coninut, care se refer la problem. Fcnd un joc de cuvinte, dosarul
succesoral se pstreaz n dosar. Diferena de sens este necesar, deoarece un anumit dosar (n sensul
coninutului) poate fi pstrat n mai multe dosare (fizice). n acest din urm caz, spunem c documentele
de succesiune se pstreaz n volumele dosarului succesoral.

O alt observaie ine de dosarele-colectoare, care adun documente diverse rezultate din activiti
diverse. Separare pe categorii nu nseamn obligatoriu constituirea unor dosare sau, altfel spus, o poziie
din N.A. nu echivaleaz cu existena unui singur dosar. Poziia Dosare succesorale sau Dosare de divoruri
implic din start mai multe dosare: n niciun caz nu vor fi legate laolalt toate dosarele succesorale din
decursul unui an! n mod asemntor, pentru categorii-colectoare, cum ar fi I.A. 22 (Legalizri de
semnturi ale prilor i traductorilor; certificri referitoare la fapte, persoane i sigilii, dri de dat
cert; dri n custodie si puneri de pecei; ncheieri prealabile privind procedura succesoral; ncheieri de
rectificare l de respingere; eliberri de duplicate; proiecte), nu este obligatorie crearea unui singur
dosar sau intercalarea documentelor avnd obiecte diferite. n funcie de cantitatea de documente, se
poate opta fie pentru sub-dosare separate (dosare pentru datri de dat cert; dosare pentru certificare
la persoane i sigilii; dosare pentru eliberri de duplicate etc.), fie pentru crearea de seciuni tematice n
dosare n cadrul unui dosar (vezi Figura 6- Figura 7).

I.A.22
Legalizri semntur
traductori

I.A.22
Datare dat cert

I.A.22

I.A.22
Eliberri duplicate

Figura 6: Crearea de sub-dosare (tematice) n cadrul unei categorii-colectoare


cu numr mare de documente
Pagina 22 din 72

Figura 7: Crearea de seciuni tematice n dosare, n cadrul unei categorii-colectoare


cu numr redus de documente

Pasul 2: Pregtirea documentelor pentru ndosariere

Pentru a asigura o pstrare corespunztoare, la formarea dosarului se ine cont de urmtoarele:


Documentele adunate n bibliorafturi/mape pe sistemul cel mai nou document deasupra se
reordoneaz cronologic cresctor10. Ordonarea n cadrul lucrrii11 se poate face fie pe sistemul:
rspunscerereacte anex, fie pe sistemul: cerereacte anexrspuns.
Documentele pe hrtie termic se copiaz, deoarece nu rezist mai mult de 2-3 ani.
Dubletele nu se pstreaz dect dac au un rol precis n aciunea la care se refer (mai multe
exemplare, fiecare cu un rol specific)
Ciornele se elimin doar dac ele nu marcheaz oficial anumite stadii, un anumit curs al
documentului final
Nu se vor separa adresele i anexele de documentul de baz i nici documentele conexate12.
Pentru documentele de format mai mare dect restul documentelor din dosar se poate opta fie
pentru scoaterea lor i formarea unui sub-dosar (de pild, totalitatea planurilor i schielor) sau
pentru plierea lor i legarea n dosarul iniial (astfel nct documentul s poat fi citit i dup legare)
Se scot agrafele i boldurile, care ar putea rugini i afecta hrtia.

10
Cronologic se refer la data de nregistrare a documentelor, nu la data anexelor sau retroactelor (=acte mai vechi, care sunt
depuse ca anexe pentru a fundamenta o solicitare).
11
O lucrare reprezint un ansamblul de documente referitor la o chestiune, care genereaz o aciune administrativ i o sarcin de
lucru pentru angajat. Un document intrat determin pornirea unei lucrri; totalitatea documentelor care se refer la respectiva
lucrare (referate, note de relaii, coresponden suplimentar legat de respectiva problem formeaz, toate, o lucrare. Un dosar
obinuit cuprinde documente referitoare la o activitate de amploare mai mare i este format dintr-o sum de lucrri. De pild, o
lucrare (corespunztoare unei sarcini administrative) o reprezint adresa de interogare i rspunsul de la INFONOT System,
referitor la o succesiune. Ansamblul lucrrilor formeaz dosarul succesoral.
12
Adresa este documentul de nsoire al altui document; aceasta d o serie de explicaii despre contextul comunicrii
i care poate cuprinde i o serie de clarificri suplimentare aduse documentului de baz. Anexa este un document care
de asemenea nsoete documentul de baz i care aduce completri la coninutul acestuia; de obicei, despre
existena anexelor se face meniune n document. Documentul conexat este un document independent, comunicat i
nregistrat distinct, dar care este reunit cu alt document datorit referirii la aceeai chestiune (de pild, un document
care aduce completri la o solicitare iniial se va conexa la documentul ce conine acea solicitare). n prezent,
conexarea corect se face la primul numr intrat (de obicei, n limitele anului calendaristic).
Pagina 23 din 72

E bine s tim O chestiune delicat o reprezint scoaterea capselor de la actele autentice. Din punct de
vedere arhivistic, eliminarea elementelor metalice are scopul de a evita ruginirea acestora i
afectarea hrtiei. Pe de alt parte, capsarea actelor notariale are rostul de a asigura
integritatea documentului emis, fapt ntrit i de aplicarea sigiliului notarial. Dac scopul
arhivistic poate fi atins i prin folosirea de capse neferoase (deci, care nu pot rugini),
desfacerea actului autentic nu poate fi compensat prin absolut nimic, deoarece se intervine
practic pe documentul original, cu poteniale efecte juridice! Din acest motiv, nu
recomandm scoaterea capselor de la actele care au fost constituite ca atare.

Pasul 3: Legarea documentelor

Odat identificate documentele care vor forma un dosar, trebuie asigurat legtura lor fizic. Acest lucru se
realizeaz prin legare.

E bine s tim Conceptul de legare s-a referit, de la nceput, la sfoar. Odat cu evoluia tehnologic, s-au
dezvoltat noi tehnici de asigurare a legturii ntre filele unor documente (capsare, spiralare,
perforare etc.)
Capsarea tinde s strng extrem de puternic documentele, existnd riscul ca
acestea s nu mai poat fi citite lng legtur.
Perforarea (ca pentru un biblioraft) implic orificii mai mari, care deterioreaz hrtia
i nu asigur rezistena marginii, mai ales pentru volume mari de hrtie
(experimentai acest lucru prin inerea sau manipularea unui bloc de file n legtura
unui biblioraft greutatea specific a hrtiei risc s rup marginea de prindere)
Spiralarea deterioreaz sever marginea documentului, educnd dramatic rezistena
marginii de prindere. De asemenea, spirala depete grosimea blocului de file,
genernd dimensiuni asimetrice ale dosarelor, ceea ce creeaz probleme la
depozitare. Spirala de plastic, suplimentar, ofer o foarte slab rezisten la
utilizare. Aadar, dei Regulamentul de arhiv din 2012 enumer i spiralarea
printre modalitile de legtori, nu recomandm folosirea acestor metode.

Orict ar prea de primitiv, coaserea dosarului cu sfoar reprezint cea mai solid i
rezistent form de legare (de altfel, i tipografiile folosesc n continuarea aceast tehnic
pentru lucrrile ce implic durabilitate!). De aceea, mai ales pentru dosarele cuprinznd
documente cu termen de pstrare permanent, legarea cu sfoar este obligatorie. Celelalte
tehnici pot fi, eventual, folosite pentru documentele cu termen de pstrare redus (sub 10
ani) i pentru care nu se preconizeaz o folosire intensiv.

Pentru legarea dosarelor sunt necesare o serie de instrumente i anumite tehnici.


Instrumente necesare:
Colar din lemn sau carton-tare (Figura 8), care servete la alinierea la col a
documentelor ce urmeaz a fi legate n dosar.
O rigl sau alt material solid, pentru a crea un ablon cu gurile de perforare (Figura 10-
Figura 11).
Sul sau main de gurit, cu ajutorul crora se perforeaz filele la margine
Ac i sfoar pentru legat.
Pagina 24 din 72

Figura 8: Colar pentru fixarea hrtiilor nainte de gurire

Metoda de lucru:
se pun foile n colar, aliniate n stnga sus; dedesubt i deasupra se pun
copertele de dosar
pe marginea din stnga se fixeaz un liniar, care are 3 sau 4 guri pregtite
(Figura 10-Figura 11); servete ca ablon pentru gurirea foilor.
se dau trei sau patru guri cu ajutorul unei sule sau cu o main de gurit, cu
burghiu 3.
se coase cu o sfoar, n ordinea i n sensurile indicate n Figura 11-Figura 12.
capetele sforilor, care rmn dup nnodare pe coperta 4 (spatele dosarului), se
strecoar (prin gaura 1 sau printr-o alta, fcut special, lng gaura 1) ntre
blocul de file i coperta 3. Aici se nnoad i lipete o foaie peste capete
sforii i peste nod (sigilare) (Figura 9).

Figura 9: Sigilarea unui dosar


Pagina 25 din 72

Figura 10: ablon de legtur, cu distanele pentru 3 puncte de coasere.

Figura 11: ablon de legtur, cu distanele pentru 4 puncte de coasere

Figura 12: Succesiunea etapelor i sensul coaserii (3 puncte) Figura 13: Succesiunea etapelor i sensul coaserii (4 puncte)
Pagina 26 din 72

E bine s tim Map sau dosar?

n sens arhivistic, mapa este un mijloc de protecie, de obicei cu 3 clape, n care documentele
sunt pstrate sub form de foi volante (blocul de file nu este legat) (Figura 14). Mapa este
folosit fie pentru acele documente care sunt folosite independent unul de cellalt, fie
pentru protejarea documentelor valoroase, care nu se preteaz la a fi legate n volum.

Figura 14: Map de documente

Termenul pare a fi ns folosit n Regulamentul de arhiv tot n sensul de dosar. Analiznd


ns contextul, se poate constata c mapele sunt cele care cuprind, n general, acte
autentice. Trebuie acestea legate?

Analiznd modul de constituire a arhivelor notariale vechi (18721952), aflate n depozitele


Arhivelor Naionale Braov, constatm faptul c actele autentice nu au fost niciodat legate,
ci au fost pstrate n mape. La fel se ntmpl, de pild, i cu actele de carte funciar. n felul
acesta, s-a asigurat protejarea legturii lor (capsarea sau nuruire la nivel de act) i, implicit,
integritatea actului. Iat de ce considerm c tendina de lega actele autentice n mape (de
fapt n dosare) nu este un caz de bun practic i el va trebui reglementat la nivelul UNNP.

Cum se procedeaz ns pentru gruparea documentelor n mape?


se confecioneaz mape
la nceputul fiecrei mape de acte se ntocmete un opis al documentelor
cuprinse (Tabel 6).

Tabel 6: Exemplu de opis al documentelor dintr-o map

Nr.crt. Nr. nregistrare document Observaii


1 45/2.04.2010 + 3 anexe; 10 fie
2 50/5.05.2010 5 file
3 458/31.11.2010 2 file

Uitucii
n cazul n care, anterior sau n timpul constituirii dosarului, se identific n dosare acte
originale ale clienilor, acestea nu vor fi legate n dosar. Se va realiza o copie certificat
pentru conformitate de angajat sau de notar, sub semntur proprie, iar originalul
documentului va fi clasat ntr-o map de acte personale ale clienilor i neridicate. n cazul n
care acetia vor reveni dup un timp i vor solicita originalele, ele le vor fi eliberate pe baza
unei cereri; pe aceeai cerere, clientul va face meniune olograf, sub semntura proprie,
despre faptul, data restituirii i starea documentului restituit. Cererea va fi clasat i arhivat
Pagina 27 din 72

n arhiva BNP.

n cazul n care n cadrul BNP rmn documente ntocmite, dar neridicate de clieni, acestea
nu vor fi legate n dosare i arhivate. Se vor clasa ntr-o map de acte neridicate, ntocmit
anual. Prin decizie intern, se poate stabili durata de pstrare a acestor mape (de regul, nu
mai mult de 3 ani), dup care se distrug.

Pasul 4: numerotarea i certificarea dosarului

Filele dosarului legat se numeroteaz de obicei n colul din dreapta sus (fr a afecta n vreun fel
informaiile de pe fila respectiv). Numerotarea se realizeaz cu creionul, deoarece este cea mai rezistent
soluie n timp (pasta de pix se terge dup 15-20 de ani sau dac fila este supus luminii solare; cerneala
obinuit este solubil, deci se terge dac documentul este atins de ap; multe din markerele actuale au
aceleai reacii i, n plus, se pot impregna prin foaie i trece pe verso).

Odat numerotate filele, pe coperta 3, lng sigiliul sus-amintit, se nscrie formula de certificare a dosarului
Prezentul dosar cuprinde file (cifre i litere) se semneaz sau se aplic tampila BNP i se nscrie data
certificrii.

Documentele din mape se pot numerota de la 1 la n n cadrul mapei, la fel ca n cazul dosarelor, sau pentru
fiecare document n parte (caz n care, la rubrica observaii n dreptul documentului se trece numrul de
file.

E bine s tim Soluia legrii n dosar are o serie de avantaje i dezavantaje:


Avantaje: asigur o legtur unic, solid, pentru ntregul volum; este simpl; asigur
o bun administrare a blocului de documente
Dezavantaje: volum mare de munc n momentul constituirii arhivei; agresivitate
asupra documentelor care au deja o unitate proprie (de pild, un act autentificat, de
10 file, are deja o legtur care cel mai probabil va fi afectat de noua legtur); la
nevoie, se va folosi ntreg blocul de documente, nu doar un document separat; dac
este nevoie de un anumit act, va trebui desfcut dosarul.
Soluia asocierii n mape prezint la rndul ei avantaje i dezavantaje. Ca avantaje, menionm:
posibilitatea de ntocmire a opisului pe msur ce se acumuleaz actele (odat actul
clasat la dosar, este nregistrat n opis), deci evidena se realizeaz n cursul clasrii);
documentele fiind deja numerotate n cadrul lor, nu mai este necesar o numerotare
suplimentar, cele dou avantaje de pn acum reducnd considerabil volumul de
munc la sfrit de an;
uurina identificrii unui document n dosar;
flexibilitatea accesului (a lua/pune la locul corespunztor doar documentul dorit, nu
ntreg dosarul document) aceasta este n egal msur i un risc, prin posibilitatea
de extragere cu uurin a documentului.
Nedeteriorarea legturii i, respectiv, a semnturii i sigiliului notarului public, care se
aplic pe marginea foii.

Dezavantajul major este cvasi-imposibilitatea de administrare a dosarului/volumului ca un


ntreg i, n cazul unei predri de pild, va trebui verificat existena fiecrui act n parte.
Pagina 28 din 72

Pasul 5: Completarea copertei unitii arhivistice

Pentru finalizarea constituirii dosarelor, se va completa coperta dosarului sau, dup caz, se vor nscrie pe
coperta 1 a registrului o serie de elemente (vezi Figura 15).
numele BNP care a creat dosarul.
numrul dosarului (se va completa dup inventariere)
anul
indicativul din NA,
rezumatul dosarului
nr. volumului
datele extreme,
nr. file.
termenul de pstrare

Figura 15: Copert de dosar

Aceste elemente sunt minim obligatorii. Unele astfel de elemente de identificare pot fi nscrise i pe cotorul
dosarului, pentru o regsire mai uoar la raft. Pentru diverse informaii suplimentare ce trebuie
menionate, de la caz la caz, pe copertele dosarelor notariale, vezi Regulamentul de arhiv 2012.

PENTRU REGISTRE:

n cazul registrelor, acestea sunt deja constituite fizic.


La deschiderea unui registru, pentru atestarea integritii fizice a acestora, filele registrelor vor
fi numerotate nainte de completare (n cazul n care nu sunt deja numerotate din tipografie) i
se va face meniune pe prima pagin: Prezentul registru cuprinde file.
La ncheierea unui registru se bareaz spaiul alb de pe ultima fil scris i pe aceasta sau pe
urmtoarea fil alb se scrie: Prezentul registru cuprinde file scrie i nregistrri. La
ncheierea unui capitol din registru (de pild, nregistrrile dintr-un an), se bareaz spaiul alb de
pe ultima fil completat i se face certificarea: Pe anul exist file scrise i nregistrri. n
acest din urm caz, certificarea de la sfritul registrului fie nu se mai face deloc, fie se poate
face prin indicarea nr. file/nr. nregistrri pe fiecare an
De subliniat c, pentru a dovedi autenticitatea i asumarea oficial a textului de pe filele de
registru, buna practic recomand tampilarea fiecrei file completate n parte cu tampila
biroului notarial.
Pagina 29 din 72

La inventariere, pe coperta 1 a registrului sau pe o etichet lipit se vor nscrie aceleai


elemente ca n cazul dosarului (rezumatul va fi nlocuit cu titlul registrului). Aceleai elemente
pot fi nscrise i pe cotorul dosarului/registrului, pentru o mai uoar orientare la raft (cotorul
este cel mai vizibil element).

***

Dup parcurgerea acestei etape, se consider c arhiva este constituit pe uniti arhivistice (n continuare,
se va folosi prescurtarea u.a.)..

Definiie: o grupare de documente (registru, dosar etc.) care reprezint cea mai mic parte fizic,
unitate arhivistic component a unei arhive i reprezint elementul de baz pentru evidena administrativ.

Constituirea u.a. implic i faptul c la respectivul dosar nu se vor mai aduga documente; dosarul devine
dosar nchis.

Luarea n eviden a unitilor arhivistice. Inventarierea curent


Dup clasarea documentelor i constituirea u.a., dar nainte de depunerea n arhiv, se procedeaz la
inventarierea u.a. Putem numi aceast activitate inventariere curent deoarece ea se efectueaz ca rutin,
la nceputul fiecrui an, la nivel de birou, spre deosebire de retro-inventariere, care presupune
inventarierea u.a. existente n arhiv fr forme de eviden.

E bine s tim Inventarierea este o activitate obinuit i pentru alte domenii de activitate i implic
identificarea neechivoc i descrierea pe scurt a obiectului inventarierii (n cazul nostru, a
u.a.). La inventarierea mobilierului, de pild, fiecare obiect primete un numr unic (care nu
se mai repet pentru alt pies de mobilier) i este descris sumar pe un inventar: nr. 12558
dulap; 12589 televizor X, diagonal 50 cm. La fel n cazul arhivei: dosarul 1 acte
privitoare la societi comerciale; dosar 2 dosar succesoral pentru Ion N. Ion. n cazul
arhivei exist ns o serie de elemente specifice, impuse de legislaie.

La ce folosesc inventarele?

n primul rnd, servesc la stabilirea cu precizie a existentului. Inventariind u.a. constituite se va ti n


orice moment ce dosare i registre conine arhiva BNP i, prin urmare, vor putea fi identificate
lipsurile.
n al doilea rnd, inventarul servete la regsirea informaiei. Dac pentru o arhiv mic i pentru o
persoan care are experien, regsirea poate fi realizat ,,pe de rost, pentru o arhiv de amploare
sau n cazul unei persoane nefamiliarizat cu arhiv respectiv identificarea poate fi un exemplu
perfect de ineficient. Regsirea informaiei dorite pornete de la NA, in care se identific termenul
de pstrare al categoriei i apoi se consult inventarul corespunztor termenului de pstrare i
anului n care a fost ntocmit documentul cutat. Odat identificat cota, cel puin teoretic, dosarul
sau registrul va putea fi gsit pe raft

Care este raiunea refacerii evidenei, att timp ct exist una, din momentul nregistrrii documentelor?
Inventarierea este necesar datorit modificrii regimului de pstrare i grupare a documentelor. De pild,
la o fabric de mobil, stocul de picioare de mas i de blaturi este luat n eviden ca atare; dup
Pagina 30 din 72

asamblarea meselor, se ntocmete o nou eviden, pentru mesele gata confecionate. La fel este cazul i
pentru arhiv: att timp ct documentele erau pstrate ca entiti individuale, numerele de nregistrare
erau suficiente pentru regsire. Odat documentele grupate n uniti arhivistice, din raiuni de pstrare,
evidena trebuie modificat, astfel nct s reflecte noile obiecte existente n arhiv.

Regula general Un inventar va cuprinde toate u.a. coninnd documentele create sau primite i adunate de
un compartiment, n cursul unui an, care au acelai termen de pstrare.

E bine s tim S analizm puin regula.

Prima cerin, aceea a documentelor produse de compartiment, nu ar trebui s fie, n mod


13
normal, aplicabil BNP . Subliniem ns c Regulamentul de arhiv 2012 substituie
compartimentele cu activitile i impune ntocmirea inventarelor pe activiti (funcii), ani
i termene de pstrare.

Urmtoarea cerin, a documentelor generate n cuprinsul unui an, poate ridica o serie de
probleme. Pentru u.a. care ncep i se termin n decursul unui an calendaristic, regula
descris mai sus este simpl i clar. Dac ns exist u.a. ce cuprind documente (sau
nregistrri, pentru registre) din mai muli ani, acestea vor fi inventariate pe inventarul
14
corespunztor anului de nceput .

n fine, ultima cerin, a u.a. cu acelai termen de pstrare, este cea care pune n practic
cele mai multe probleme de nelegere. Clauza este ntr-adevr uor restrictiv i de o
utilitate mai greu de identificat imediat. Practic, aceast cerin este pentru folosul exclusiv
15
al activitii de selecionare a documentelor: cu dou excepii , toate u.a. prezente pe o
anumit list-inventar sunt eliminate n acelai timp. Pentru aceast comoditate ns, pe
lng efortul de ntocmire i separare a u.a. pe termene de pstrare, acest mod de a face
inventarierea determin i o serie de dificulti suplimentare n regsirea ulterioar a u.a. n
arhiv.

Pasul 1: completarea inventarului


Se ntocmete un inventar dup modelul din Tabel 7.

13
n primul rnd, dat fiind anvergura redus a acestor uniti, nu exist n majoritatea cazurilor compartimente, adic diviziuni
ale unitii, care s prezinte o autonomie funcional i administrativ. Separarea fcut n N.A. al BNP, la nivel funcional, s-ar
putea substitui compartimentelor, astfel nct un inventar s cuprind documentele rezultate din activitile suport, iar altul
documentele rezultate din funcia de baz. ns opinm c mprirea este arbitrar, deoarece
aceleai persoane efectueaz de obicei un cumul de activiti n cadrul BNP
activitile suport genereaz adesea o cantitate mic de u.a., astfel nct nu justific un inventar separat.
activitile sunt de fapt mai numeroase dect simpla mprire A i B.
Remarcm i c, n mod similar, i la alte structuri din sfera juridicului se accept tacit un singur inventar, pe ani i termene de
pstrare, indiferent de activitate.
14
Pentru calculul termenului de pstrare n aceast situaie, vezi seciunea Selecionare.
15
Dac o u.a. cuprinde documente din mai muli ani, ea va fi nregistrat n inventarul anului n care s-a deschis dosarul, dar va fi
selecionat avnd ca dat de pornire a termenului de pstrare anul de sfrit. A doua excepie vizeaz situaia n care t.p. a expirat,
dar nevoile practice impun amnarea distrugerii u.a. i pstrarea ei pe mai departe.
Pagina 31 din 72

Tabel 7: Inventar pentru inventarierea curent

Birou notarial 1
Activitatea:
Inventar nr..2
cuprinznd u.a. din anul..3
cu termen de pstrare4

Date
Nr. crt.5 Indicativ6 Coninut pe scurt7 Nr. file9 Observaii10
extreme8

sss

Reguli de completare:
1. Se nscrie denumirea complet a BNP i localitatea unde funcioneaz
2. Nr inventarului va fi atribuit n momentul nregistrrii la depozit n Registrul de eviden
curent, rmne liber n aceast faz.
3. Se noteaz anul calendaristic acoperit de arhiva inventariat (deci, dac avem dosare din anul
2000, dar facem inventarierea n 2005, la aceast rubric va fi trecut anul 2000)
4. Se indic termenul de pstrare din N.A.. (Se poate pune n paranteze, pentru uurarea
identificrii, anul calendaristic n care expir termenul de pstrare).
5. Se numeroteaz de la 1 la n, pentru fiecare inventar. Acest numr va fi numrul dosarului
(cota). Numrul nu trebuie s se repete pentru dosarele ntocmite n acelai an i cu acelai
termen de pstrare i va fi nscris pe coperta dosarului. Volumele unui dosar se nscriu ca poziii
distincte
6. Se nscrie indicativul categoriei din N.A.; d.ex, I.A.3 sau II.N.1
7. Se descrie coninutul pe scurt al u.a. Adesea, se ntlnete practica de a copia descrierea
categoriei de documente din N.A. Aceast practic nu este corect, deoarece rezumatul din
inventar trebuie s individualizeze coninutul dosarului respectiv (Exemplu: INCORECT: Situaii
statistice; CORECT: Situaii statistice lunare privind activitatea BNP naintate CNP Braov) Pe de
alt parte, este adevrat c elementele specifice pot lipsi. De pild, Registrul general notarial
nu poate fi descris altfel, att n N.A., ct i n inventar. Aceast situaie trebuie ns s fie
excepia i nu regula.
8. Se calculeaz pornind de la data arhivistic (de nregistrare) a primului document inclus n dosar
i sfrind cu data arhivistic a ultimului document clasat. Data anexelor nu se ia n calcul. n
cazul fragmentelor de ani (de pild un volum cu date extreme 1 ianuarie3 martie), se
precizeaz n rubric acest interval.
9. n cazul numerotrii filelor, se trece numrul de file al u.a.; n cazul opisrii, fie se adun nr. file
pentru toate actele, fie se indic intervalul numerelor de acte.
Pagina 32 din 72

10. Orice alte meniuni considerate necesare (de pild, pentru actele autentice: vol. I: nr. 1-50).

Corespondena elementelor de pe coperta u.a. cu inventarul este urmtoarea:

Figura 16: Echivalena datelor nscrise pe coperta dosarului i n inventar

Pentru asisten n ntocmirea inventarelor, oferim, pe baza N.A. din anul 201216 al BNP, un ghid al
categoriilor care se regsesc pe acelai inventar, provenind dintr-un an i dintr-o activitate (funcie)
(Tabel 8). Pe viitor, la fiecare modificare de nomenclator, recomandm ntocmirea unei astfel de liste
ajuttoare.

Tabel 8: Inventarele i categoriile de documente corespunztoare; sunt marcate cu culori diferite categoriile ce
provin din activiti distincte i care teoretic ar trebui cuprinse pe inventare separate

se vor regsi
Pe inventarul u.a. cu
u.a. cu care se refer la:
termen de pstrare
indicativul:
1 an I.A.29 Registrul de consultaii juridice notariale i dosarul de consultaii
I.B.21 Situaii statistice lunare
3 ani I.A.22 Legalizri de semnturi ale prilor i traductorilor; certificri
referitoare la fapte, persoane i sigilii, dri de dat cert; dri n custodie
si puneri de pecei; ncheieri prealabile privind procedura succesoral;
ncheieri de rectificare l de respingere; eliberri de duplicate; proiecte
I.A.23 Legalizri de copii de pe nscrisuri
I.A.24 ncheieri de primire i eliberare depozite
I.A.25 Acte de protest
I.A.26 Registrul de termene succesorale
I.A.27 Registrul de eviden a specimenelor de semntur a traductorilor

16
Am introdus i o serie de categorii create, dar necuprinse n N.A. aflat n vigoare.
Pagina 33 din 72

se vor regsi
Pe inventarul u.a. cu
u.a. cu care se refer la:
termen de pstrare
indicativul:
autorizai
I.A.28 Registrul de traduceri
I.B.15 Coresponden cu Camera Notarilor Publici, Uniunea Naional a
Notarilor Publici din Romnia, Ministerul Justiiei, adrese trimise ctre
INFONOT Systems, alte autoriti profesionale
I.B.16 (I.B.21) Situaii statistice anuale (i periodice)
I.B.17 Registrul de eviden a lucrrilor de carte funciar
I.B.18 Coresponden privind activitatea administrativ, de personal i
financiar-contabil, inclusiv adeverine de vechime, salarizare
I.B.19 State de plat salarii copii
Documentaie medicina muncii
Fie protecie muncii
5 ani I.A.19 Acte autentice privind societi comerciale, agricole
(constituiri/modificri i hotrri aferente: actele de constituire i
modificare ale societilor comerciale, agricole i hotrrile/actele
forurilor de reprezentare indiferent de obiectul lor, precum i procurile
de reprezentare la ncheierea acestor acte)
I.A.20 Acte autentice cu caracter patrimonial
(contracte de comodat, de locaiune/ nchiriere/ arend, antecontracte,
contracte de mprumut etc.), inclusiv procurile speciale privind
efectuarea unor acte de natura celor artate
I.A.21 Acte autentice cu caracter nepatrimonial, altele dect cele prevzute la
indicativele 1-4,19-28: actele prin care se constat/declar nulitatea,
declaraii date in procedura divorului, contracte de mandat, declaraii
de revocare, procuri
I.B.13 Ordine de plat, chitaniere i facturi fiscale
I.B.14 Declaraiile informative 208 privind impozitul pe veniturile din transferul
proprietilor imobiliare din patrimoniul personal; alte declaraii *tot aici:
100,102,200,220,300,314 i fie de cont pentru operaiuni diverse+
10 ani I.A.17 Dosar succesoral
I.A.18 Dosar de divor
(cererea de divor i documentaia anexat acesteia, ncheierea de
desfacere a cstoriei prin divor, certificatul de divor i dovada
comunicrii acestuia la registrul strii civile, precum i, dup caz,
ncheierea de respingere a cererii de divor sau ncheierea de clasare a
cererii de divor)
I.B.6 Registrul unic de control
I.B.7 Registrul numerelor de inventar al mijloacelor fixe
I.B.8 Procese-verbale ale organelor de control financiar
I.B.9 Registrul de coresponden
I.B.10 Registrul jurnal de ncasri i pli
I.B.11 Registrul de cas
I.B.12 Notele contabile i acte justificative
Documentaie de sntate i securitate n munc (+ registre eviden
accidente).
Jurnal vnzri, cumprri aferente TVA
Pagina 34 din 72

se vor regsi
Pe inventarul u.a. cu
u.a. cu care se refer la:
termen de pstrare
indicativul:
Registru de depozit arhiv
70 ani I.B.4 Dosare individuale de personal
I.B.5 Statele de plat salarii - originale
Permanent I.A.1 Acte autentice de dispoziie
(transmisiuni, constituiri, alipiri, dezlipiri, apartamentri, modificri,
anulri, stingeri sau renunri), partaj, ipotec, garanii privind bunurile
imobile i mobile, fiducia, inclusiv procurile date pentru realizarea
acestor acte
I.A.2 Acte autentice referitoare la statutul persoanelor fizice
(recunoaterea filiaiei, adopie, cetenie), acte autentice ncheiate n
materia persoanelor(acte de desemnare a tutorelui de ctre printe,
acte de revocare a actelor de desemnare a tutorelui, contracte de
mandat pentru desemnarea tutorelui/tutorilor, mandate pentru
incapacitate, acte de revocare a mandatului pentru incapacitate,
declaraii-consimmnt medicale), actele necesare dobndirii calitii
de persoan fizic autorizat (n domeniile cadastrului, geodeziei i
cartografiei, avocai, notari, medici, arhiteci etc.), asociaii cu scop
nepatrimonial, fundaii i acte pentru nregistrarea partidelor politice,
inclusiv procurile date n executarea lor
I.A.3 Testamente, codicile, declaraii de revocare a testamentului sau a
codicilului, declaraii de retractare a revocrii testamentului, declaraii
de acceptare sau renunare la succesiune, legale sau testamentare,
declaraii de acceptare sau renunare la calitatea de executor
testamentar, declaraii date n conformitate cu dispoziiile art. 1.111 Cod
civil, declaraii de neacceptare a succesiunii date n afara termenului de
opiune succesoral, declaraii de nlturare a efectelor nedemnitii,
inclusiv procurile date pentru reprezentare la succesiuni
I.A.4 Acte autentice referitoare la alegerea regimului matrimonial
(n materia relaiilor de familie): conveniile matrimoniale de adoptare a
regimului separaiei de bunuri, conveniile matrimoniale de adoptare a
regimului comunitii convenionale, actele de revocare/modificare a
conveniilor matrimoniale, actele de lichidare a regimului matrimonial,
inventare, logodn, inclusiv procurile de reprezentare la ncheierea
acestora
I.A.5 ncheieri de reconstituire
I.A.6 Certificate de motenitor, de legatar, de executor testamentar, de
vacan succesoral etc., ncheieri finale, inventare succesorale, procese-
verbale privind constatarea strii materiale a testamentelor olografe,
procese-verbale de validare a testamentului olograf, declaraii autentice
de recunoatere/nerecunoatere a testamentului olograf
I.A.7 ncheieri privind alte soluii succesorale: suspendri conform art. 75 lit.
a), b), c) din Legea nr. 36/1995; conexri, nchideri fr obiect, declinri
de competen
I.A.8 Mapa de divoruri:
certificate de divor i ncheierea privind soluia la cererea de divor
(ncheieri de admitere a cererii de divor, ncheieri de respingere a
Pagina 35 din 72

se vor regsi
Pe inventarul u.a. cu
u.a. cu care se refer la:
termen de pstrare
indicativul:
cererii de divor, ncheieri de clasare a cererii de divor)
I.A.9 Registrul general notarial
I.A.10 Opisul registrului general notarial
I.A.11 Registrul de succesiuni
I.A.12 Opisul succesiunilor
I.A.13 Registrul de divoruri
I.A.14 Opisul Registrului de divoruri
I.A.15 Registrul de depozite
I.A.16 Registrul de proteste
I.B.1 Dosar cu documente privind nfiinarea i funcionarea Birourilor
Notarilor Publici; avize i autorizaii de funcionare, acte de control
profesionale
I.B.2 Lucrri de eviden, selecionare, pstrare, folosire i predare a
materialului arhivistic
I.B.3 Instruciuni, rapoarte de control, instruiri, corespondena cu Arhivele
Naionale
I.B.20 Nomenclatorul arhivistic
I.B. Registre de eviden curent a arhivei

Cazuri speciale Inventare dup alte criterii

O situaie relativ frecvent ntlnit este inventarierea pe serii de acte. Acest sistem presupune
ca pentru fiecare poziie din N.A. s fie ntocmit un inventar distinct. Aadar, pentru indicativul
I.A.1. de pild, cu termen de pstrare 10 ani, toate dosarele sunt nscrise pe un inventar;
dosarele/volumele pe indicativul I.A.5, cu termen de pstrare 10 ani, sunt nscrise pe un alt
inventar etc.

O alt tendin des ntlnit este i aceea de a face aa-numitele inventare de predare. n
aceast abordare, nu se ntocmesc inventare pentru toate u.a. ntocmite n cursul unui an, ci se
fac inventare pe msur ce u.a. se depun la depozitul de arhiv. Astfel, n anul 2005 s-au
constituit 20 de dosare cu indicativul I.A.3. Din motive de spaiu sau de timp de lucru, de pild,
se inventariaz u.a. de la 1-15. Ulterior, se inventariaz i restul de 4 dosare, pornind
numerotarea n inventar de la 1 la 4.

Aceste cazuri reflect situaii reale i poate i nevoi concrete. Cu toate acestea ns, ele nu sunt
conforme legislaiei i metodologiei arhivistice actuale. n msura n care exist astfel de
inventare gata ntocmite ntr-una din manierele de mai sus, cu caracter excepional, pentru a
nu relua ntreg volumul de munc, se va proceda n felul urmtor (Figura 17):
Pe inventarele ntocmite ulterior:
o Se va meniona numrul inventarului pe care l continu.
o Se vor trece numere curente n continuarea celor de pe primul inventar (astfel
nct s se asigure c nu se repet numerele de dosare n cursul aceluiai an,
aceleiai activiti (funcii) i aceluiai termen de pstrare: de pild, pe
inventarul 1 vor fi poziiile de la 1 la 12, pe inventarul 10 de la 13-25 etc.
Pe inventarul iniial se menioneaz nr. inventarelor care l continu.
Inventarele n completare se vor conexa la primul inventar i se a face meniune despre acest
lucru n Registrul de eviden curent.
Pagina 36 din 72

Atenie! Acest sistem trebuie s fie excepia i nu regula!

Figura 17: Inventare n completare

Particulariti cronologice

O alt situaie dificil apare n cazul u.a. ncepute i nefinalizate ntr-un an calendaristic, despre
care am mai amintit anterior. Este cel mai frecvent ntlnit n cazul registrelor, care pot
cuprinde mai muli ani ntr-un singur volum. Aa cum aminteam, regula spune c, n cazul unei
u.a. multianual, aceasta se nscrie pe inventarul anului de nceput; anume, dac un registru
cuprinde nregistrri din 19992006, el va fi trecut i cotat pe inventarul anului 1999.

Problema poate fi ns mai complex, deoarece nu se poate ti cu precizie cte volume va avea
respectivul dosar, care se poate ntinde, teoretic, pe 2-3 ani. De pild, pot deschide un dosar n
2003, care se refer la o singur cauz care continu i n 2004 i 2005, iar volumul de acte
crete, astfel nct voi avea 2 volume n 2003-2004, i 3 volume n 2005. n acest din urm caz,
este de evitat ruperea cauzei, i atunci nu se vor nscrie volumele n inventare pe fiecare an, ci,
deoarece se refer la aceeai cauz, se vor nscrie pe un inventar la anul 2003, cu meniunea
vol. 1, vol. 2 etc. n acest caz, dat fiind c inventarul pe 2003 s-a ncheiat n ianuarie 2004,
recomandm s se procedeze ca n cazul menionat anterior al inventarelor de predare, n
sensul c se va ntocmi un nou inventar de completare la anul 2003, ale crui cote vor porni de
17
la ultima cot + 1 .

N.A. incomplet
O alt situaie care genereaz probleme este inventarierea u.a. care nu au o categorie proprie,
i, prin urmare, termen de pstrare propriu n N.A.. Se ntmpl, nu de puine ori, ca din erori
la ntocmire sau n urma unor modificri legislative care duc la producerea de noi documente i
grupri de documente, s existe u.a. care nu au un indicativ. n aceste cazuri, se va merge pe
principiul dup care documentele nu sunt ntocmite pentru c cineva se plictisete, ci pentru
c exist o nevoie operaional pentru ca acele informaii s fie consemnate. Ca urmare, n

17
Aceast situaie este rar n cazul BN, i de aceea soluia trebuie folosit cu discernmnt, fr a ncadra abuziv la aceeai cauz
dosare care altfel pot fi foarte uor separate la sfrit de an.
Pagina 37 din 72

situaia n care N.A. nu cuprinde o anumit categorie, se procedeaz practic la acelai


raionament i algoritm care duce la ntocmirea N.A..
a. Se analizeaz activitatea care a generat documentele (de pild, dac se
creeaz noi documente asociate dezbaterii succesorale, acestea se
asimileaz celorlalte categorii cu coninut asemntor i rezultate din aceeai
activitate i se pstreaz 10 ani)
b. Se verific legislaia care reglementeaz activitatea respectiv pentru a
verifica
i. Dac nu exist prevederi specifice privind pstrarea documentelor
(de exemplu, documentele privind plata drepturilor salariale se
pstreaz 50 de ani).
ii. Care este perioada pentru care informaiile din documente pot servi
ca dovad a faptului consemnat (perioade de prescriere a faptelor
descrise sau asociate crerii documentelor): de exemplu, conform
Codului muncii i Decretului 167/1958 privind prescrierea extinctiv,
se pot revendica drepturi salariale timp de 3 ani ca urmare, o
condic de prezen se pstreaz minim pe aceast durat.
c. Se analizeaz istoricul crerii respectivelor u.a. pentru a determina care sunt
cele mai vechi acte folosite (de pild, fiind n 2013, se poate constata c nu
se mai folosesc deloc documentele mai vechi de 2009 i c ultimele
documente cercetate sunt din acest an; deci, un termen de pstrare de 3 ani
ar fi suficient)
d. Se analizeaz alte documente rezultate din aceeai activitate pentru a
constata n ce msur se regsesc aceleai informaii sau informaiile de
sintez a celor din u.a nencadrat la un termen de pstrare.

Aceast operaiune de analiz n vederea stabilirii perioadei de pstrare nu trebuie s sperie


pe lucrtor, nici prin complexitate, nici prin rspundere. Aceast aciune are ca unic scop
ncadrarea provizorie pe un inventar. Odat estimat termenul de pstrare (s spunem, 10 ani),
respectiva u.a. este nscris pe inventarul de 10 ani, unde NU SE COMPLETEAZ indicativul
dup N.A.. Inexistena acestui indicativ ar trebui s fie suficient pentru a atrage atenia
Comisiei de selecionare pentru a analiza la momentul expirrii celor 10 ani, n mod special
valoarea respectivelor documente. n plus, inspectorul de teren i comisia de la Arhivele
Naionale va face o nou verificare a acelor u.a. Ca urmare, eliminarea final a unei u.a. trece
prin filtrele legale i obligaia esenial a celui care ntocmete n prima faz inventarul este s
semnaleze existena unei astfel de u.a. cu probleme.

Dosare cu eviden distinct (dosare de caz)


O situaie particular prezint acele u.a. care sunt deja luate n eviden, fiind nregistrate ca
dosare n registre speciale (dosarele succesorale, de pild). Legislaia nu prevede o abordare
special a acestora i, prin urmare, ele ar trebui inventariate la fel ca orice alt dosar. Pe de alt
parte, o astfel de practic ar dubla munca, fr un beneficiu semnificativ, ba dimpotriv. De
aceea, pentru arhivele create de sistemul judiciar se accept tacit ca instrumentul de eviden
pentru dosare de caz (cauz) s fie considerat i inventar arhivistic. Atenie ns, recomandarea
este valabil doar pentru cazul n are dosarele se pstreaz n ordinea numerelor atribuite din
18
registru!

18
Se ntlnesc cazuri n care, de pild, dosarele succesorale sunt pstrate n ordinea ncheierilor i, n acest caz, acest
tip de dosare vor fi inventariate pe inventare curente, deoarece ordinea din registru nu mai este respectat.
Pagina 38 din 72

Pasul 2: certificarea inventarului

Dup ntocmirea inventarului, acesta se certific, folosind formula prevzut n Figura 18.

Prezentul inventar este format din ........ file i conine ........... dosare, registre, condici, cartoteci etc.
Dosarele de la nr. crt. ..........., au fost lsate la...................., nefiind ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la nr. crt. ..............................
Astzi, ...... s-au preluat ............ dosare.

Figura 18: Formula de certifiare a inventarului

E bine s tim n legtur cu aceast certificare se produc o serie de greeli frecvente:


Formula de certificare se pune pe fiecare pagin corect trebuie inserat doar la
sfritul inventarului
La formularea nr de file se adun filele u.a. din inventar corect se trece nr. de file al
inventarului.
La formularea: au rmas la compartiment se trec u.a. care sunt deja constituite; nu
recomandm s fie trecute i dosarele multianuale, care este practic, un dosar deschis
(vezi mai sus).

Pasul 3: multiplicarea inventarelor

Regula spune c inventarele se ntocmesc n cte 3 exemplare, pentru u.a. cu termene de pstrare
temporare i 4 exemplare cele permanente. Dei cu o logic pragmatic, considerm c astzi aceast
cerin este desuet, dat fiind c n orice moment pot fi multiplicate cu uurin n oricte exemplare. Ca
urmare, se va urmri ca inventarele s fie ntocmite n cel puin un exemplar i s poat fi multiplicate n caz
de nevoie.

Pasul 4: pregtirea de arhivare

Odat ntocmite inventarele, se procedeaz la depunerea n arhiv a u.a. Aceast operaiune, prin care
unitile arhivistice cuprinznd documente cu o frecven de folosire mai redus sunt transferate (depuse)
din spaiul de lucru curent n zona de depozitare se numete arhivare.

Legislaia arhivistic prevede obligativitatea ncheierii unui proces-verbal de predare-primire ntre


reprezentantul compartimentului i cel al depozitului. Considerm ns aceast prevedere excesiv n cazul
BNP, dat fiind c sunt organizaii mici i persoanele care administreaz depozitul de arhiv sunt n general,
aceleai cu cele care au fcut predarea.

Odat intrate u.a. n arhiv, inventarele se vor clasa ntr-un biblioraft. Sub nici o form ele nu se vor coase
n dosare, deoarece vor avea un destin individual separat, fiind folosite n activiti ulterioare.
Pagina 39 din 72

Documentele din arhiv


Pagina 40 din 72

DEPOZITUL DE ARHIV

Documentele dintr-un birou notarial se creeaz i se acumuleaz ntr-o zon de lucru, curent. Acolo se
formeaz grupele de documente, se constituie dosarele i se pstreaz pentru perioada n care ele se
ntrebuineaz frecvent, adic au un caracter activ, operativ. Odat ce acest caracter nceteaz, din
momentul din care se preconizeaz c respectivele documente vor fi consultate mai rar i nu este nevoie s
fie la ndemn pentru operaiunile zilnice, vor trece din zona de lucru, activ, n zona de depozitare,
considerat semi-activ sau pasiv. Ca urmare, nainte de discutarea aspectelor legate de evidena arhivei
la depozit, s abordm puin chestiunea amenajrii spaiului de depozitare.

E bine s tim O prim observaie vizeaz faptul c documentele duse n arhiv nu sunt documente aruncate;
n depozitul de arhiv nu se duc lucrurile inutile, pe care, din mil, nu le aruncm. n depozit,
denumit de asemenea arhiv, merg documentele de care BNP are potenial nevoie pentru
informare i, mai ales, merg documentele ce nc sunt necesare pentru ndeplinirea obligaiilor
legale de natur profesional, fiscal, arhivistic etc. Cele dou raiuni de constituire a
arhivei nevoia de informare i nevoia de prob, de dovad a activitii impun ca un
anumit document s fie uor de localizat i accesat la nevoie; n acest sens, depozitul de arhiv
trebuie s fie un spaiu ordonat i corespunztor, n care documentele s fie utilizabile (uor de
localizat, regsit, prezentat i citit). Faptul c un anume document exist, aruncat pe undeva,
n depozit i nu poate fi localizat i regsit la nevoie face inutil pstrarea lui, deoarece nu i
poate atinge scopul; la fel, dac exist un document dar el nu mai poate fi citit, pentru c
mucegaiul a afectat hrtia ntr-att nct foile sunt ilizibile. De altfel, textul legii este clar:
Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pstreze documentele n condiii
corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii
n alte situaii dect cele prevzute de lege.

O a doua observaie vizeaz noua cas a documentelor Este evident c ele nu vor mai fi la fel
de frecvent consultate i utilizarea lor se va face n alte condiii dect n viaa lor activ. Ca
urmare, noul spaiu de pstrare va trebui s fie configurat avnd n vedere noile nevoi de
funcionalitate.

Cerine pt depozit19
A). NCPEREA

Alegerea spaiului

Spaiul pentru depozitare arhiv trebuie gndit n funcie de cantitatea de arhiv care este produs. Astfel
un BNP dintr-un sat, de pild, nu se poate compara, ca producie de documente pe unitate de timp, cu un

19
Informaiile prezentate reprezint un minim necesar. Pentru detalii, a se consulta Instruciuni, art. 81-108 i
Regulament arhiv 2012.
Pagina 41 din 72

birou notarial din Bucureti, de pild. O producie mai mare de hrtii pe an implic automat un spaiu de
depozitare mai mare. Cum primele eliminri semnificative de documente se produc dup 5-10 ani, trebuie
s avem n vedere acest interval. Adic, dac, de exemplu, ntr-un an s-au produs cam 5 metri liniari20 (n
continuare, m.l.) de arhiv, spaiul iniial necesar pentru depozitare va fi minim 5 x 5 = 25 m.l. sau, mai
sigur, 5 x 10 m.l. Evident c rata de golire a depozitului nu va fi de 100%, ns alegerea unei ncperi
suficient de largi pentru a primi o astfel de cantitate asigur, mcar pentru 10 ani, un spaiu pentru
depozitarea arhivei.

Figura 19: Metrul liniar de arhiv.

Siguran i securitate

Depozitul trebuie apoi s asigure nite condiii de siguran i securitate fizic pentru documente. Pe de o
parte, ncperea trebuie s nu fie expus la factori de risc ce ar putea deteriora documentele.
Nu trebuie s fie traversat de conducte, evi de alimentare cu ap/gaz ori canalizare.
Nu trebuie s fie expuse la incendii (s nu aib instalaii de gaz sau curent electric defecte, s nu fie
folosit focul deschis sau radiatoare i reouri, s nu se fumeze n incinta depozitului etc.)
Nu trebuie s fie plasate n camere expuse la inundaii (de pild, n camere la subsol, cu ferestre la
nivelul strzii, care permit scurgerea apelor pluviale n depozit).
Spaiul de depozitare nu trebuie expus direct razelor solare (ferestrele vor fi mascate cu
parasolare).

De remarcat faptul c hrtia are o greutate specific mare i, ca urmare, rafturile de arhiv trebuie plasate
n ncperi care au un planeu inferior suficient de rezistent.

Msurile de securitate fizic implic asigurarea antiefracie a depozitului. Geamurile mai ales dac dau
spre exteriorul cldirii vor fi dublate cu gratii. Ua de intrare, n msura posibilului, nu va fi n spaiul de
circulaie public i va fi inut ncuiat.

20
n arhivistic, spaiul ocupat de arhiv se msoar n metri liniari. Un metru liniar este echivalentul cantitii de dosare aezate pe
cant, unul dup altul (asemntor crilor dintr-o bibliotec), care ncape pe o poli de 1 metru lungime (Figura 19).
Pagina 42 din 72

Depozitul de arhiv trebuie ntreinut n permanent, ca un spaiu curat, fr ageni duntori. Ca urmare,
se va proceda periodic la desprfuire, curire mecanic, dezinsecie i deratizare (se recomand ca
dezinfecia, dezinsecia i deratizarea depozitelor de arhiv s fie fcut cel puin o dat la 5 ani.)

Depozitele vor fi prevzute cu mijloace de stingere a incendiilor, plasate n locuri care s faciliteze
intervenia n cazul unui incident (de pild, extinctoarele nu vor fi plasate n captul cel mai ndeprtat al
depozitului). Extinctoarele i sistemele de stingere nu vor fi pe baz de spum, ci doar pe baz de dioxid de
carbon sau, n cazul instalaiei de stingere automat, pe baz de vapori de ap sau gaze inerte. La modul
ideal, depozitele trebuie dotate cu mijloace de alarmare i semnalizare anti-incendiu.

B). MEDIU DE PSTRARE

Hrtia este un material organic i el poate fi afectat de condiiile de mediu necorespunztoare. n prezent,
reglementrile aflate n vigoare n Romnia recomand pentru depozitele care pstreaz documente pe
suport de hrtie o temperatur de 1524 oC i o umiditate de 5060 %. Aceti parametrii se pot msura cu
aparate speciale, numite termo-higrometre.

O temperatur i o umiditate ridicat creeaz premise pentru apariia mucegaiurilor i ciupercilor de


diferite feluri. O temperatur i o umiditate sczut duce la uscarea excesiv a hrtiei i, combinat cu
eventualele expuneri la razele soarelui, duce la frmiarea documentelor. n mod particular, variaiile
brute de temperatur sunt deosebit de duntoare (de pild, un document adus din depozitul de arhiv de
la 5 C, n camera de lucru la 22 C prezint un oc termic de 17 C, care duce la formarea condensului pe
document; acesta din urm poate deteriora cerneala semnturilor, a tampilei i poate i a textului
documentului).

Un aspect adeseori ignorat l reprezint aerisirea depozitelor. Trebuie precizat c aerisirea dirijat i
ventilarea permit att asigurarea parametrilor climatici (de pild, o aerisire n timpul iernii asigur scderea
umiditii n depozite), ct i evitarea fixrii i dezvoltrii ciupercilor i fungilor de rafturi, cutii etc., prin
crearea unui curent de aer. Ca regul, se va aerisi depozitul atunci cnd temperatura exterioar este cu cel
puin 5 grade mai mic dect cea din interior; la fel, nu se va aerisi atunci cnd atmosfera exterioar
prezint umiditate ridicat (de pild, cnd plou).

C). MIJLOACE DE DEPOZITARE ARHIV

Din motive de protecie (n caz de incendiu, inundaie etc.), de acces i de folosire, u.a. nu vor fi depozitate
pe jos n arhiv, ci vor fi aezate pe un mobilier specific (rafturi, rastele, dulapuri etc.), denumit generic
mijloace de pstrare arhiv. Se recomand evitarea mobilierului de lemn, care poate constitui un
accelerator n caz de incendiu. De asemenea, rafturile metalice care sun tratate cu materiale chimice,
corozive pot afecta documentele.

Rafturile se aeaz, n msura posibilului, perpendicular pe sursa de lumin solar, pentru a evita
deteriorarea documentelor prin expunerea la lumina solar. Rafturile pot fi fixe sau mobile. Modul de
instalare al acestora trebuie s aib n vedere un spaiu ntre rafturi de 6080 cm. Rafturile vor fi ancorate
ntre ele i de pereii depozitului, pentru a nu se prbui n caz de cutremur.

Dimensiunile polielor vor fi alese n funcie de materialul depozitat. De obicei, pentru depozitare de
documente format A4, se recomand poliie de 30 cm adncime. Mai ales n cazul unei arhive mari, poliele
i rafturile se vor numerota, pentru localizarea precis a documentelor n depozite.
Pagina 43 din 72

Figura 20: Numerotarea rafturilor i polielor

Iluminatul artificial va urmri culoarele dintre rafturi.

Arhiva se va depune pe rafturi, fie direct, ca dosare i registre, fie n mijloace de protecie (containere,
cutii). Se va urmri ca poziia pe raft, mai ales n cazul depozitrii directe, s nu afecteze documentele (de
pild, dosarele vor fi aezate pe marginea de legtur, nu pe cea de deschidere).

Situaii speciale. Cnd lucrurile o iau razna


n unele cazuri, condiiile ,,ideale pot scpa de sub control i documentele pot fi afectate. n toate aceste
cazuri, pe lng serviciile corespunztoare (pompieri etc.), pentru raportarea pagubelor i ntreprinderea
msurilor de salvare a arhivei va fi notificat serviciul Arhivelor Naionale competent.

Prezentm ns o serie de aciuni minimale de urgen care pot fi ntreprinse.

Incendiu
n cazul izbucnirii unui incendiu, prioritatea o reprezint salvarea i evacuarea persoanelor. n acest sens,
cile de acces din depozite trebuie s fie permanent libere, pentru a facilita evacuarea. Pentru reducerea
riscului de accelerare a incendiului, rafturile trebuie s fie confecionate din material ignifug, iar n depozitul
de arhiv s nu fie transformat n magazie pentru alte materiale (de pild, diluani sau vopsele etc.).
Pagina 44 din 72

Dup evacuare, n msura n care, prin planurile proprii de intervenii n caz de incendii, exist personal
antrenat n folosirea stingtoarelor, se poate interveni, cu precizarea c un depozit de arhiv n flcri nu se
stinge cu un extinctor; aceste dispozitive sunt utile n faza de nceput, dar, dincolo de o anumit amploare,
singura soluie este evacuarea i ateptarea interveniei personalului autorizat. De asemenea, se poate lua
n calcul evacuarea documentelor vitale (vezi mai departe) dac exist un astfel de plan.

Inundaii
n cazul unei inundaii, primul pas avut n vedere este oprirea sursei de ap sau, n imposibilitatea de a face
acest lucru, limitarea efectelor sale (de pild, blocarea stropirii directe a documentelor cu jetul de ap). Se
vor identifica cu rapiditate zonele afectate, se vor evacua documentele i se vor pune la uscat. Zona de
uscare trebuie s fie bine ventilat i documentele nu vor fi expuse direct razelor solare sau unei surse de
cldur (fhn, radiator etc.). Dosarele i registrele vor fi deschise i vor fi plasate foi de hrtie alb ntre
documente (interfoliere) pentru absorbia lichidului. Dup uscare, documentele vor fi urmrite o perioad,
pentru a surprinde eventuala dezvoltare a microorganismelor. Pentru msuri detaliate, vezi Regulament
arhiv 2012.

Factori biologici
Documentele de arhiv pot fi afectate de microorganisme, animale (insectele, psrile, roztoare). De
subliniat c instalarea focarelor biologice sunt condiionate de igiena precar, lipsa securizrii spaiului de
depozitare (de pild, geamuri sparte care permit ptrunderea animalelor), factorii microclimatici care
favorizeaz depunerea i dezvoltarea microorganismelor i ciupercilor de mucegai.

Ce facem dac
n cazul n care documentele sunt deteriorate i devin inutilizabile, se va proceda la reconstituirea lor.
Pentru documentele calamitate i fr posibilitate de restaurare, se va proceda la eliminare, naintndu-se
un proces-verbal de constatare a deteriorrii ireversibile (a distrugerii) ctre structura Arhivelor Naionale
cu competen n judeul respectiv.

Dei nu este prevzut ca obligaie de legislaia actual, recomandm elaborarea unui plan pentru
documentele vitale. n context, documente vitale sunt acele documente din arhiv care au o importan
deosebit pentru BNP respectiv i care, n cazul n care tot restul arhivei este afectat, permite att
continuitatea activitii imediat dup momentul dezastrului, ct i reconstituirea coordonatelor
fundamentale de funcionare a activitii. Enumerm aici: documentele de nfiinare a BNP, registrele de
eviden etc. Identificarea acestor documente permite aezarea lor n locuri mai protejate de eventuale
situaii critice i, n cazul incendiilor, inundaiilor etc. permite evacuarea lor prioritar.

Depunerile i dezvoltrile de microorganisme sunt favorizate de umiditatea relativ ridicat i prezena unei
surse de hran. Dac atacul este observat n faz incipient (acest fapt ar putea fi observat uor dac sunt
n stare de funcionare aparatele de msur ale umiditii relative i verificate zilnic), este suficient s se
revin la condiii de pstrare corespunztoare i atunci culturile de microorganisme nu mai sunt active.
Documentele care sunt degradate se izoleaz i, n msura posibilului, se vor trimite la un laborator
specializat pentru restaurare. Ca msuri de intervenie, pentru a afla dac o cultur de mucegai este activ
se procedeaz astfel:
se terge foarte bine cu o crp moale uscat depozitul de mucegai de pe cteva uniti
arhivistice atacate (operaia se va desfura n afara depozitului, de preferat n atmosfer
liber);
Pagina 45 din 72

dup curare se introduce unitatea arhivistic n acelai mediu din care a fost scoas, lng
celelalte documente presupuse contaminate;
dup 23 sptmni, se procedeaz la observarea unitii arhivistice care face obiectul
studiului.
Dac exist o cultur activ, atunci se observ nceputul dezvoltrii unor noi atacuri
biologice (a nu se confunda cu preluarea urmelor de mucegai de pe unitile nvecinate
care nu au fost curate).
n cazul n care nu apare o nou cultur de microorganisme nseamn c nu au mai
fost condiii prielnice de dezvoltare, dar au rmas urmele unor atacuri mai vechi.
Ca msuri de intervenie preliminar se recomand:
dac nu exist o cultur activ: se procedeaz la curarea ntregului material arhivistic, ntr-
o manier similar cu cea folosit pentru studiu i se rearhiveaz. Eventual, n procesul de
curare, se poate utiliza o soluie dezinfectant aplicat odat cu tergerea folosind o crp
foarte bine stoars, dar n acest caz trebuie verificat dac filele sunt uscate foarte bine nainte
de rearhivare.
n cazul unei culturi active:
se ndeprteaz mai nti cauza i anume se ncearc aducerea valorilor parametrilor
de microclimat n limitele valorilor normale.
Se procedeaz apoi la separare documentelor care au suferit atacuri majore (suportul
grafic a fost afectat) de cele la care atacul este numai la suprafaa suportului grafic.
Prima categorie se trimite la laboratorul de restaurare.
Documentele din a doua categorie vor fi dezinfectate prin introducerea acestora, n
trane mici (5 10 u.a. funcie de numrul de file) ntr-un sac de polietilen dimensionat
astfel nct aceste u.a. s poat fi aezate n picioare uor deschise. n sac se introduc i
buci de vat sau alt material textil moale mbibate n formalin. Se sigileaz sacul i se
pstreaz n aceast form timp de 4-5 zile dup care se scot i se aerisesc foarte bine.
Toate aceste operaii se realizeaz la ni sau n spaii deschise i cu echipament de
protecie adecvat.21

21
Metoda de intervenie furnizat de Gabriela Dumitrache, Arhivele Naionale Bucureti.
Pagina 46 din 72

ARHIVAREA; ADMINISTRAREA ARHIVEI N DEPOZIT

Aa cum aminteam, odat inventariat, arhiva creat va fi dus n depozitul de arhiv. Aici se vor desfura
o serie de aciuni, de eviden i manipulare fizic a documentelor.

Evidena intrrilor i ieirilor definitive din arhiv


Predrile de arhiv la depozit sunt luate n eviden pe msura sosirii lor. n mod similar, ieirile de arhiv
sunt evideniate, n funcie de unul din cazurile prevzute de lege:
selecionare (scoaterea din eviden se face pe baza adresei Arhivelor Naionale de aprobare a
procesului verbal de selecionare transmis n prealabil de BNP)
distrugere provocat de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil i de
nenlturat (scoaterea din eviden se face pe baza adresei Arhivelor Naionale de aprobare a
procesului verbal de constatare a deteriorrii ireversibile (a distrugerii), transmis n prealabil de
BNP)
transfer n alt depozit de arhiv (n baza unui proces-verbal de predare-primire).

E bine s tim Transferul de arhiv poate implica:


Transferul arhivei exclusiv n vederea depozitrii ei, BNP pstrndu-i drepturile i
responsabilitile de administrare arhiv;
Transferul arhivei i al dreptului de administrare al acesteia.

Cazurile vor fi abordate diferit, conform legislaiei notariale i a Regulamentului arhiv 2012.

Pentru a urmri intrrile-ieirile de arhiv se va completa Registrul de eviden curent (R.E.C.), permind
cunoaterea sintetic a existentului. Acest instrument, solicitat ca atare de legislaia arhivistic i de
Regulamentul pentru arhiva 2012, se vdete tot mai frecvent neadaptat n totalitate nevoilor i realitilor
practice ale unui BNP22.

Ca urmare, recomandm completarea ntr-o form care s respecte prevederile legale, dar care s adauge
unele rubrici care s fac acest instrument unul util (Tabel 9).

Reguli de completare:

1. Corespunde numrului inventarelor. n cazul n care s-a ntocmit inventar de completare, se indic
aici i numrul inventarului la care acesta se conexeaz.
2. Se nregistreaz data predrii inventarelor i u.a. la depozit

22
De pild, nomenclatorul nu este structurat, aa cum am artat, pe compartimente, ci pe funcii i activiti; n plus,
un BNP nu are compartimente interne ntre care s se realizeze predarea. Ca urmare, este irelevant compartimentul
responsabil de predare. La fel, rubricile 5-6-7, care ridic n practic problema despre care am discutat la seciunea de
inventariere. Considerm c pentru o organizaie de mic amploare, cum este un BNP, nu se pune problema rmnerii
unor u.a. la compartiment, dat fiind proximitatea depozitului de arhiv.
Pagina 47 din 72

Tabel 9: Registrul de eviden curent.

Intrri Ieiri

Termenul Poziii
Nr. u.a. Nr. u.a. Nr. u.a. Data Unde s- Denumire Total
Nr. Data Denumire Denumire Date de reinute Obser-
1 2 3 4 5 dup primite rmase la ieirii au act predare u.a. 15
crt. intrrii fond compartim. extreme 6 7 8 pstrare 10 11 12 13 (noul t.p vaii
inventar efectiv compartim. 9 u.a. predat (nr i data) ieite 14
expir n: expir n:)

pv.
BNP
1 1.02.1999 A 1999 15 15 15 2010 5.05.2010 distrugere 12 2 (2015)
Ionescu
43/5.05.2012
BNP 1 u.a.
PV 1
2 1.04.2001 Ionescu i B 2001 3 3 3 2007 2.02.2007 REMAT 2 mutat
25/2.02.2007 (permanent)
Asociaii pe inv.P

Tabel 10: Ghid topografic i de raft (pentru format electronic).

Termen de Anul n care Cantitatea


Raft Poli An Funcie Nr. inv. Observaii
pstrare expir t.p. (m.l/u.a.)
1 1 2001 A Permanent 5 1/20
1 2 2005 B 10 ani 2016 16 0.75/15
1 4 2001 A Permanent 8 (continu. nr. 5) 1/25

Tabel 11: Registru de depozit.

Data scoaterii din Data


Nr. Cota u.a. (indicativ-an- Scopul scoaterii din
Nume fond depozit; restituirii; Observaii
crt. nr.crt inventar) depozit (sau beneficiarul)
Semntura Semntura
1 BNP Ionescu Inv. 2010/A/10 ani n.p. Ionescu 12.02.2012 12.03.2012
Pagina 48 din 72

3. Rubric nou adugat. Este util n cazul n care o arhiv de BNP conine mai mult de un fond
arhivistic.
4. Se nregistreaz activitatea care a produs respectivele documente (A sau B din nomenclator)
5. Se nregistreaz cea mai veche i cea mai recent dat care apare n cmpul Date extreme, n
inventar.
6. Se consemneaz nr de poziii din inventar. n situaia dosarelor de caz, se indic nr. de dosare pe baza
registrului (de succesiuni, de divor etc.); aceste dosare vor fi considerate ca avnd inventar distinct
(registrul lor de eviden), dac sunt pstrate n ordinea nr. de dosar din registru.
7. Se consemneaz nr. de u.a. primite.
8. Se indic nr. u.a. inventariate, dar nepredate la depozit (de pild, registre multianuale). Pentru a
evita complicaiile, recomandm ca dosarele de care nc este nevoie s fie predate la depozit i apoi
scoase pentru folosire, iar pentru dosarele multianuale s se ntocmeasc, n momentul constituirii lor,
inventare de completare.
9. Rubric nou adugat. Se indic anul n care expir termenul de pstrare.
10. Se refer la data scoaterii u.a. cuprinse ntr-un inventar din evidena arhivei.
11. Se indic (dac este cazul) instituia sau unitatea economic ctre care s-au predat u.a. de pe un
inventar (CNP, Arhivele Naionale, centre de colectare hrtie, centru distrugere arhiv)
12. Se consemneaz numrul procesului verbal de predare i/sau al certificatului de distrugere.13. Se
completeaz atunci cnd nu toate poziiile dintr-un inventar sunt destinate eliminrii (deci, atunci cnd
cifra de la 6 nu este identic cu cifra de la 13)
14. Se completeaz atunci cnd nu toate poziiile din inventar au fost eliminate; se indic anul n care se
vor re-evalua documentele sau dac au fost trecute pe inventare permanente.
15 Se nscriu alte meniuni. De pild, n cazul de la 14, se face meniune despre noua cot a dosarului, n
cazul n care a fost trecut pe alt inventar.

Evidena aezrii arhivei n depozit


Mai departe, se procedeaz la aezarea pe rafturi a arhivei. Poliele i rafturile se ncarc cu arhiv urmnd
logica scrisului (de la stnga la dreapta i de sus n jos). n privina ordinii u.a., aceasta cunoate o mare
varietate de criterii: cronologic, pe compartimente, pe termene de pstrare, cronologic dup anul de
expirare al termenului de pstrare, dup frecvena utilizrii (anii mai receni sunt pui la ndemn, fiind
mai des consultai) etc. La modul ideal, u.a. ar trebui ordonate pe rafturi i polie n conformitate cu
inventarele, iar arhiva ar trebui mutat la fiecare selecionare, pentru a acoperi spaiile goale rmase.

n viaa real ns, timpul este prea scurt pentru a muta arhiva de pe un raft pe altul. n acest sens, ghidurile
topografice recomandate de legislaiei i de regulamente se arat a fi extrem de folositoare. Cu toate
acestea, modele de ghiduri prescrise sunt astzi oarecum desuete i dificil de ntreinut. Este evident c la
fiecare nou preluare n depozit, ghidurile trebuie actualizate; la fiecare selecionare, la fel. n cazul unor
inventare pe preluri (cum avem primul rnd din tabelul de la pct. b) iari actualizarea este necesar. Or
aceste actualizri, pe hrtie, presupun de fiecare dat timp pierdut. Ca urmare, recomandm ca ghidurile
topografice s fie ntocmite n format electronic, conform Tabel 10. Cheia este de a ntocmi, ntr-un tabel, o
oglind a fiecrei polie din depozit, iar la fiecare modificare a prezenei unor u.a. n respectivul loc, poziia
din tabel s fie actualizat. n felul acesta este irelevant ordinea fizic propriu-zis, att timp ct
calculatorul poate da oricnd imaginea locului unde se afl u.a. dorite.
Pagina 49 din 72

Evidena mprumuturilor (ieirilor temporare) din depozit


Odat depozitate, documentele pot fi scoase din depozit temporar (mprumut) sau definitiv (pentru
transfer ctre alt unitate sau distrugere n urma selecionrii). Dac ieirile definitive sunt operate n REC,
ieirile temporare se vor opera ntr-un alt instrument de eviden registrul de depozit (Tabel 11).

n momentul n care este extras o u.a. din depozit, n locul ei se las o fi de control, care cuprinde
urmtoarele elemente:
cota u.a. (fond indicativ an nr. crt. inventar),
persoana care scoate u.a./beneficiarul,
data
numele/semntura.

Aceste instrumente (registrul i fia) pare a fi una din marile birocraii pentru un lucrtor de la un BNP;
atunci cnd ai nevoie rapid de un dosar, ultimul lucru de care ai nevoie este s mai completezi nc o hrtie
cu tot felul de date. n msura n care am tri ntr-o lume perfect, cu oameni perfect disciplinai i cu o
memorie complet, probabil c acest registru i fia de control ar fi uitate. n via real ns, minutul n
care se completeaz fia i registrul asigur ordinea n depozit:o simpl privire n registru va permite
identificarea u.a. care au fost scoase i nu au fost restituite; la repunerea pe raft, identific din ce loc a fost
scos un anume dosar, de pild, i uureaz intercalarea la locul potrivit a acestuia. Este axiomatic n
arhivistic faptul c ordonarea unei arhive poate fi grea, dar pstrarea acestei ordini este i mai grea

E bine s tim Un caz special este reprezentat de scoaterea unui dosar/document din arhiv nu pentru uzul
intern al BNP, ci pentru uzul unor teri (poliie, instane, etc.). n acest caz, se va proceda astfel:

La solicitarea unui document:


se extrage dosarul din raft
se ntocmete un proces-verbal de desigilare a dosarului
se desface sigiliul i legtura i se extrage documentul cerut
se ntocmete o copie a documentului, care se insereaz n dosar n locul originalului
se leag dosarul i se re-sigileaz
se transmite documentul original solicitantului, pe baz de proces-verbal, n care sunt
consemnate numrul, titlul i coninutul, nr de file i starea de conservare a
documentului
la primirea documentului, acesta se verific i se compar cu procesul verbal iniial;
dac se constat diferene, se ntiineaz notarul pentru a se dispune o aciune n
consecin.
n cazul unei stri corespunztoare, tot pe baza unui proces-verbal de desigilare, se
reiau operaiunile de mai sus i se insereaz n dosar originalul, scond copia.
dosarul se leag din nou i se re-sigileaz.

La solicitarea unui dosar integral:


se extrage dosarul din raft i se plaseaz n locul acesteia o fi de control, care va
preciza numrul adresei prin care s-a solicitat respectivul dosar
se va realiza o copie complet a dosarului, care, mpreun cu fia de control, va fi
plasat la raft n locul dosarului.
se transmite dosarul n original solicitantului, pe baz de proces-verbal, n care sunt
consemnate cuprinsul, numrul de file, starea sigiliului, starea de conservare.
la primirea dosarului, acesta se verific i se compar cu procesul verbal iniial; dac
se constat diferene, se ntiineaz notarul pentru a se dispune o aciune n
consecin.
Pagina 50 din 72

n cazul unei stri corespunztoare, dosarul se va rearhiva, eliminnd fia de control i


copia de nlocuire.
se recomand ca pe coperta 3 a dosarului s se fac meniune despre faptul c
dosarul a fost o perioad n administrarea unui ter (cu indicarea datelor i a
documentelor de predare-primire).
Pagina 51 din 72

RETRO-PRELUCRARE

Ca n toate activitile umane, exist n practic posibilitatea ca activitatea de prelucrare arhiv s nu fi fost
fcut corespunztor i la momentul potrivit, iar personalul angajat ulterior s descopere documentele
unui BNP neorganizate. n aceast situaie, conform art. 5 lit. b din Instruciuni, persoana responsabil cu
activitatea de arhiv va trebui s ntocmeasc retroactiv evidenele pentru arhiva neprelucrat. Pentru a
individualiza procedura, am numit aceast aciune retro-prelucrare. Retro-prelucrarea va urma o serie de
pai.

Pasul 1: evaluarea situaiei existente


Ca regul de baz, trebuie verificat cu mare atenie arhiva pentru a verifica dac:
Exist cote pe documente/u.a. de la o prelucrare anterioar?
Exist inventare sau instrumente de eviden anterioare?
Exist o ordine a documentelor/u.a., chiar dac ea nu este reflectat n instrumente de eviden?

n cazul n care rspunsul la una din ntrebrile de mai sus este afirmativ, se va ncerca refacerea situaiei
iniiale. n cazul n care nu poate fi identificat absolut nicio form de organizare/eviden anterioare, se
trece la pasul 2.

E bine s tim n activitatea concret, exist ns posibilitatea ca pentru o parte a arhivei se gseasc
inventare, iar pentru alta nu. n aceast situaie, se va decide care soluie este mai
economic: refacerea inventarelor curente (pe ani i termene de pstrare) sau realizarea de
inventare globale (vezi paii urmtori). Indiferent de decizie, arhiva va fi inventariat pe un
singur model de inventar.

Cu ocazia acestei verificri prealabile, se stabilesc, cu aproximaie, i limitele cronologice ale documentelor/
u.a. existente i se vor procura N.A. aflate n vigoare n perioada de creare a documentelor/u.a.

Pasul 2: Separarea pe fonduri


Aa cum aminteam la nceputul prezentului material, o arhiv poate conine unul sau mai multe fonduri. Ca
urmare, o a doua obligaie n procesul de prelucrare este identificarea BNP care a ntocmit documentele/
u.a. Identificarea se poate face pe baza antetului, tampilei de nregistrare, semnturii i tampilei notarului
etc., rezultnd attea grupri de documente/ u.a. cte fonduri (BNP) sunt identificate.

Dup aceast faz, n cazul n care arhiva este constituit din dosare i registre constituite, se trece la pasul
5; pentru arhiva constituit din documente (foi volante), se trece la pasul 3.

Pasul 3: Separarea pe categorii


Documentele existente vor fi ncadrate pe categorii conform N.A. aflat n vigoare la data crerii
documentelor. n cazul n care nu exista N.A. pentru acea perioad, se va folosi urmtorul N.A. aprobat.
Pagina 52 din 72

Pasul 4: Constituirea u.a.


Dup stabilirea documentelor care pot fi ncadrate n categorii, documentele vor fi grupate cronologic i
apoi vor fi grupate n dosare23, dup regulile prezentate la seciunea Clasare din prezentul material.
Rezultatul va fi o ordine cronologic de documente n cadrul u.a. i de u.a. n cadrul fondului.

Pasul 5: Inventarierea u.a.


Spre deosebire de procedura folosit la inventarierea curent, n cazul retro-prelucrrii u.a care nu au nici
un fel de forme de eviden nu se vor mai ntocmi inventare pe termene de pstrare, ci se va constitui un
inventar global (Figura 21), care s cuprind toate u.a. create n acel an24.
Fiecare u.a. va fi nscris pe un rnd separat, iar nr. crt. din inventar va fi trecut ca numr de dosar
pe coperta acestuia.
n cazul u.a. care cuprinde documente din mai muli ani, aceasta va fi luat n eviden la anul de
nceput.
Numerotarea u.a. se face ncepnd cu numrul 1, pe fiecare an.

Ca o excepie, pentru documentele de acelai fel, cu termene de pstrare 1-5 ani (boniere, chitaniere,
condici etc.), se accept nscrierea lor pe inventare pe categorii (Figura 22).

Birou notarial Ionescu


Inventar global pe anul 2000
al u.a. identificate n depozit fr eviden

Nr. Nr.
Coninutul pe scurt Date extreme Observaii
crt. file
1 Acte autentice de dispoziie Ian-mart. 2000 33 Nr. 5-50
2 Legalizri de semntur ale Ian-dec. 2000 256
traductorilor

Figura 21: Inventar global pentru u.a. identificate n depozite fr forme de eviden.

Birou notarial.
Inventar pe categorii
al u.a. identificate n depozit fr eviden

Nr. Categoria de Anii Cantitatea Indicativ dup Termenul de


crt. documente extremi (u.a.) nomenclator pstrare
1 Role de cas 2000-2002 130 buc. 5 ani
2 Chitaniere 2000-2002 45 buc. I.B.13 5 ani

xxx
Figura 22: Inventar pe categorii al u.a. cu termen redus i coninut uniform.

23
Cel puin teoretic, i registrele se pot prezenta cu legtura rupt i foile mprtiate; n acest caz, criteriile i regulile de lucru
pentru dosare se aplic i la registre.
24
Din raiunile explicate anterior, se poate lua n calcul separarea u.a. pe activitile A i B din nomenclatorul
arhivistic.
Pagina 53 din 72

E bine s tim Exist uneori tendina de a folosi acest sistem pentru orice categorie de documente, indiferent de
componen i termen de pstrare i mai ales pentru selecionri generale. Aceast abordare
este greit, din dou motive:
reglementarea legal se refer la u.a. cu coninut structurat, uniform (chitaniere, boniere,
condici sau registre) i care sunt produse n cantiti mari.
Folosirea acestei soluii n selecionarea oricror u.a. ofer o eviden extrem de slab a
celor care au fost/trebuie eliminate; practic, la grmad poate fi aruncat orice, ceea ce
implic riscuri n primul rnd pentru BNP.

n acest sens, recomandm insistent limitarea folosirii acestui tip de inventar pe categorii exclusiv
n limitele impuse de reglementrile legale.
Pagina 54 din 72

SELECIONAREA

Cantitatea mare de documente pe care societatea modern o produce n activitatea zilnic ar sufoca
ntreaga via i activitate, n msura n care ar fi pstrat integral. Calculai, de pild, n ct timp se umple
de arhiv o camer; apoi, n ct timp se umple un apartament, apoi un bloc, apoi o strad i se va putea
constata simplu c, poate n mai puin de un secol, n ritmul actual, oraele de azi ar trebui s fie nlocuite
de orae de depozite de arhiv ceea ce este absurd. Ca urmare, orice organizaie care lucreaz cu
documente i asum faptul c nu va putea pstra toate documentele pe care le produce i c, n mod
controlat (adic n anumite condiii i pe baza anumitor instrumente de eviden), o parte dintre ele vor fi
distruse. Ca urmare, o arhiv trebuie supus activitii de selecionare.

E bine s tim Terminologie

Aceast activitate de eliminare a documentelor din arhiv este numit diferit, n mod obinuit:
casare, distrugere, predare la Arhive, eliminare etc. Termenul consacrat de legislaie este cel
de SELECIONARE. Este important de neles diferena ntre aceti termeni folosii:
Selecionarea arhivistic este o activitate de stabilire a valorii (exprimat n durata de
pstrare) documentar-istorice i practice a unui document sau grup de documente, n
vederea reinerii spre pstrare a celor ce prezint importan i eliminrii celor
nefolositoare. Aadar, activitatea de selecionare presupune trei pai: evaluare,
reinere i/sau eliminare.
Casarea este definit ca aciunea de scoaterea definitiv din folosin i din inventar a
unui bun. Aadar, casarea se suprapune cu aciunea de eliminare.
Distrugerea este aciunea de aducere n stare de nentrebuinare a unui bun; din
punct de vedere arhivistic, distrugerea documentelor urmeaz fazei de selecionare
(documentele sunt eliminate din eviden i urmeaz a fi aduse n stare de
nentrebuinare).
Topirea este o operaiune specific industriei hrtiei, care are ca efect distrugerea
maculaturii i obinerea din nou a celulozei.
Ultimul termen folosit, predarea la Arhive suprapune n mod eronat selecionarea cu
o alt activitate, aceea de predare-preluare de ctre Arhivele Naionale a
documentelor cu termen de pstrare permanent. La selecionare, adic n momentul
n care se dorete eliminarea documentelor nefolositoare, NU SE PRED NIMIC la
Arhivele Naionale!

Selecionarea i nomenclatorul arhivistic

O alt observaie preliminar asupra selecionrii vizeaz justificarea aciunii: despre ce


evaluare poate fi vorba, att timp ct exist nite termene de pstrare stabilite prin N.A.?
Figura 23 ilustreaz aceste diferene.
Pagina 55 din 72

PLANIFICARE BILAN
Crearea
documentelor
Axa timpului
Nomenclator Selecionare
arhivistic (evaluare)

Figura 23: Relaia dintre nomenclatorul arhivistic i selecionare

N.A. este o planificare, o intenie, o evaluare prospectiv a documentelor dintr-o anumit


categorie. Practic, se estimeaz ct timp va fi nevoie de documente. Selecionarea, pe de alt
parte, conine i ea o evaluare, care este ulterioar crerii documentelor, deci este o evaluare
retrospectiv: se constat ct timp a fost i, posibil, se evalueaz dac mai este nevoie de
documente. Termenul de pstrare din N.A. reprezint un reper planificat, dup care putem
calcula cam ce spaiu de depozitare este necesar pentru 2-3-5-10 ani, dup ct timp s fie
fcut selecionarea etc.; deci, este vorba despre o intenie. Confirmarea inteniei i
confirmarea ncetrii valorii documentelor se face prin selecionare, urmnd procedura
precizat n legislaie. Aadar, aruncarea, pur i simplu, a documentelor din arhiv dup
trecerea perioadei indicat n N.A. nu este nici corect profesional i nici legal.

Procedura de selecionare este simpl, n msura n care toi paii anteriori (clasarea i inventarierea) au
fost ndeplinii corect. n cazul n care acest lucru nu s-a produs, se procedeaz la clasarea i inventarierea
documentelor. Mai departe, se vor urma paii de mai jos:

Pasul 1: Stabilirea comisiei de selecionare

n vederea realizrii selecionrii, notarul public emite un act administrativ prin care desemneaz un numr
(impar) de angajai s constituie o Comisie de selecionare. Membrii comisiei ar trebui s provin din
persoanele care au competena necesar de a aprecia valoarea documentelor. De pild, dac se pregtete
selecionarea unor documente financiar cotabile, este bine ca n Comisie s fie prezent o persoan cu
competene n contabilitate.

Cu excepia cazurilor n care BNP are un numr de pn la 3 persoane angajate, mpreun cu notarul public,
n toate celelalte situaii notarul nu va face parte din Comisie, din raiuni pe care le vom explica mai
departe.

E bine s tim Legislaia nu prevede obligativitatea transmiterii ctre Arhivele Naionale a unei copii a
deciziei/ordinului de numire al Comisiei de selecionare.

Pasul 2: identificarea u.a. ce se vor propune spre eliminare

ncepnd cu al patrulea an de la nceputul activitii, n fiecare an trebuie verificat R.E.C. pentru a vedea ce
inventare cuprind u.a. al cror termen de pstrare expir.

E bine s tim Pentru uurarea activitii, n locul R.E.C. se poate folosi lista de control din Tabel 12 (exemplu:
este prima selecionare i ne aflm n anul 2012)
Pagina 56 din 72

Tabel 12: List de control pentru identificarea


inventarelor cuprinznd u.a. cu t.p. expirat

Termene Se propun pt.


An Activitatea
de pstrare selecionare
2001 1 an A i B DA
3 ani A i B DA
5 ani A i B DA
10 ani A i B DA
70 ani B NU
Permanent A i B NU
2002 1 an A i B DA
3 ani A i B DA
5 ani A i B DA
10 ani A i B NU
70 ani B NU
Permanent A i B NU
2003 1 an A i B DA
3 ani A i B DA
5 ani A i B DA
10 ani A i B NU
70 ani B NU
Permanent A i B NU
s asa

Pasul 3: pregtirea inventarelor

n vederea analizrii u.a. cu termen de pstrare expirat i a ntocmirii lucrrii de selecionare, se vor pregti
inventarele u.a. cu termen de pstrare expirat (identificate la pasul 2) i inventarele u.a. cu termen de
pstrare permanent.

Logica prezenei acestor inventare n cadrul LS rezid din faptul c, n analiza valorii sau lipsei de
E bine s tim valoare a u.a., esenial este contextul general al documentelor create. Astfel, n funcie de
cantitatea de documente produs, de contextul istoric etc., unele documente cu termen de
pstrare temporar pot cpta termen de pstrare permanente i invers (mai rar). Altfel spus,
att Comisia din cadrul BNP, dar mai ales Arhivele Naionale trebuie s aib posibilitatea de a
judeca n oglind ce rmne i ce se arunc. n situaia, de pild, n care fie nu se ntocmesc,
fie nu sunt luate n eviden toate u.a. cu termen de pstrare permanent, pe anumite perioade,
cei care decid eliminarea sau pstrarea trebuie s analizeze n ce msur anumite documente cu
termen de pstrare temporar ar trebui s fie reinute pstrare permanent, care s nlocuiasc
documentelor permanente indicate prin NA, dar care nu au fost create.

Inventarele cu termen de pstrare temporar vor fi:

a. Inventarele rezultate din activitatea de inventariere curent, care sunt ntocmite pe ani (eventual
activiti) i termene de pstrare, aa cum a rezultat dintr-o seciune anterioar.

b. Registrele de eviden ale dosarelor de caz (registru de succesiuni, registrul de divoruri etc.), pe
baza crora se va face selecionarea (pentru situaiile cnd se decide pstrarea acestor registre ca
inventare i nentocmirea inventarelor menionate la pct. a)

c. Inventarele rezultate din retro-prelucrare (inventarul global i cel pe categorii)


Pagina 57 din 72

Pasul 4: analiza n Comisia de selecionare

Conform prevederilor legale, Comisia va analiza fiecare u.a. n parte pentru a verifica valoarea
documentar-istoric sau practic. Dat fiind c arhiva unui BNP este relativ mic ca varietate i volum i,
mai ales, este extrem de bine structurat ca tipologie documentar, analiza fiecrei u.a. n parte este, n
multe cazuri, excesiv. Ca urmare, se recomand analizarea poziiilor din inventarele cu u.a. avnd
termenul de pstrare expirat:

prin sondaj, la nivel de dosare din aceeai categorie i cu identitate clar (de pild, cazul
dosarelor cu acte autentice, registrele de eviden etc.)
obligatoriu la nivelul fiecrei u.a. acolo unde exist anomalii (cuprind documente pe mai
muli ani, nu exist o ncadrare corespunztoare ntr-o categorie din NA, sunt dosare-
colectoare care pot aduna o gam larg de documente, unele importante etc.)

n analiz, se va urmri:
Corespondena cotelor din inventar cu u.a. (dosarul, registrul etc.)
Msura n care rezumatul reflect corect coninutul u.a.

E bine s tim Acolo unde n N.A. se menioneaz copii, trebuie analizat n ce msur legislaia
stabilete un regim juridic diferit pentru copii fa de original sau n ce msur este
vorba despre exemplare i nu despre copii (de pild, meniunea copiile statelor de
plat, aa cum este prevzut n N.A. actual, nu este corect, deoarece regimul
contabil al statului de plat este de exemplare (deci original multiplu) i nu de
copie; n acest sens, este nepotrivit termenul de 3 ani, att timp ct legea
contabilitii indic 50 de ani pentru statul de plat).

Dosarele trebuie verificate cu atenie pentru a nu conine acte originale ale clienilor.
Procedura n cazul identificrii unor astfel de cazuri a fost descris la Inventariere.

ncadrarea corect a u.a. cu categoria din nomenclatorul arhivistic reflectat de indicativ (altfel
spus, c acel dosar, de pild, pe baza coninutului, face parte din categoria corespunztoare din
nomenclator)

E bine s tim Atunci cnd un anumit dosar nu are o categorie echivalent n NA, el va fi inventariat
fr indicativ. Dosarele care nu prezint indicativ vor fi n mod special analizate de
comisie.

Corectitudinea datelor extreme nscrise

E bine s tim n cazul selecionrii u.a. ce cuprind documente din mai muli ani, termenul de
pstrare este, n general, legat de data celui mai recent document dei u.a. respectiv
se afl nscris pe inventarul corespunztor anului de nceput. n aceast situaie,
procesul verbal se va meniona faptul c dosarul nr din inventarul cu t.p din anul
nu are termenul de pstrare expirat.

Dac termenul de pstrare a expirat


Msura n care mai este sau nu nevoie de respectiva u.a. n activitatea practic i dac ea poate
fi eliminat sau ar trebui reinut pentru nevoi ulterioare.
Pagina 58 din 72

E bine s tim Meniuni la termenul de pstrare


Meniunea CS (Comisie de selecionare) la termenul de pstrare din nomenclator
indic posibilitatea ca, n anumite situaii, pentru anumite spee, dosarele respective
s aib un termen mai mare, poate chiar permanent. Acele u.a. se vor analiza cu
atenie sporit.

De cnd ncepe s curg termenul de pstrare?


Ca orice durat de timp, termenul de pstrare are un nceput i un sfrit. Stabilirea
aceste elemente este esenial n procesul de selecionare. Momentul de la care
ncepe s curg termenul de pstrare sau evenimentul care declaneaz curgerea
acestui termen nu sunt clar precizate n legislaie. n general, se consider c
nchiderea dosarului reprezint evenimentul declanator i data ultimului document
adugat la dosar este data de la care se calculeaz termenul de pstrare. Lucrurile nu
sunt ns chiar att de simple precum par. n primul rnd, trebuie avut n vedere c
semnificaia termenuluidosar nu este ntotdeauna cel de volum fizic, ci se refer
la problem; deci, termenul va curge de la data ultimului act care se refer la aceeai
problem (de pild, presupunnd c o dezbatere succesoral ncepe n luna
decembrie 2007 i dureaz 15 luni, termenul de pstrare curge de la decembrie 2007
+ 15 luni = martie 2009; termenul de pstrare fiind 10 ani, dosarul va fi analizat pentru
selecionare dup 1 ianuarie 2020.). n cazul dosarelor seriale (cum ar fi cele de
coresponden), nchiderea dosarului (punctul de ntrerupere) este evenimentul
declanator deci data ultimului document adugat la dosar n data de 31
decembrie este data de la care ncepe s curg termenul de pstrare. n unele cazuri,
evenimentul declanator este menionat n N.A. (vezi ncheierile de primire/predare
depozite, care are specificat n NA: De la termenul (de fapt data n.n.) de eliberare a
depozitului (remarcm c meniunea este greit: n condiiile n care ntr-un dosar
sunt grupate mai multe ncheieri, corect ar fi s se precizeze: de la data ultimei
ncheieri de eliberare a depozitului). n cazul dosarelor individuale de personal
termenul ar trebui s curg de la data naterii persoanei: termenul de 70 de ani
presupune cei 50 de ani n care o persoan poate activa n cmpul muncii (= 65 ani
(vrsta pensionrii) - 15 ani (vrsta minim de angajare) plus 20 de ani pentru diverse
posibile recalculri de pensie;or, este absurd s ii un dosar al unei persoane angajate
la 20 de ani pe aceeai durat ca pentru o persoan angajat la 60 de ani!

Cnd expir termenul de pstrare?


Sfritul termenului de pstrare nu este nici el specificat exact n legislaia arhivistic
actual. Probleme ridic n principal fraciunile de an. Altfel spus, dac un dosar
cuprinde documente ntre ianuarie i martie 2010 i are termen de pstrare 2 ani, nu
se precizeaz dac termenul de pstrare expir la 1 aprilie 2012 sau nu. n sistemul
financiar, de pild, nu se accept fraciunile de an, ci se ia n considerare anul financiar
ca ntreg. Prin asimilare, nici n arhivistic nu se accept fraciunile de an, ceea ce
nseamn c un termen de pstrare se va considera expirat la sfritul anului
calendaristic n care a fost creat. n exemplul anterior, dosarul cuprinznd documente
create ntre ianuarie i martie 2010, cu termen de pstrare 2 ani, va avea termenul
expirat la 1 ianuarie 2013.

Conflicte ntre termene de pstrare


Nu rareori, pot aprea situaii n care pentru aceeai categorie de documente exist
mai multe termene de pstrare. Acest lucru se ivete cel mai frecvent n situaia
modificrii N.A.. Ca principiu, se respect termenul de pstrare din N.A. aflat n
vigoare n momentul constituirii u.a.

n acest sens, o greeal frecvent ntlnit este luarea n considerare a


ultimului N.A. valabil. Aa cum am vzut, N.A. nu se aplic doar la
selecionare, ci i la clasarea actelor; ca urmare, N.A. nsoete u.a. pe tot
parcursul vieii sale. Aplicarea unui nou N.A. se refer la faptul c, ncepnd
Pagina 59 din 72

cu data de 1 ianuarie anului urmtor aprobrii NA, actele vor fi clasate n


categorii n conformitate cu acesta i selecionarea u.a. constituite dup 1
ianuarie respectiv se va face dup noul N.A..
Cu toate acestea, exist situaii n care aceast regul poate fi nclcat, dac
legislaia care a stat la baza stabiliri termenului de pstrare se modific. De
pild, pn n 1991, actele contabile trebuiau pstrate 15 ani, conform
legislaiei contabile. Dup 1991, termenul de pstrare a cobort la 10 ani. n
aceast situaie, i termenul de pstrare al actelor constituite anterior lui
1991 poate fi cobort. Analiza concret revine ns Comisiei de selecionare.
n unele cazuri, termenul de pstrare expira, dar valoarea informativ/
documentara a respectivelor u.a. exist. n aceast situaie, conductorul
BNP nu este de acord cu propunerea de eliminare a respectivelor u.a. n
practic, acest refuz se manifest prin nentocmirea lucrrii de selecionare
pentru dosarele respective. Ca exemplu dac un notar nu este de acord cu
selecionarea dosarelor succesorale (termen de pstrare 10 ani), fie nu va
dispune inventarierea respectivele dosare, fie nu va transmite spre
aprobarea selecionrii niciun dosar care are termen de pstrare 10 ani.
Aceast practic este greit, iar soluia corect este transmiterea
inventarelor cu termen de pstrare expirat i cu menionarea, n procesul
verbal, a dosarelor care se doresc reinute n continuare pentru nevoi
practice.
Un alt caz tipic de conflict este atunci cnd n aceeai u.a. au fost legate documente ce
ar aparine unor categorii diferite, cu termene de pstrare diferite. n acest caz, va
prevala documentul cu t.p. mai lung.

Pentru orientare mai facil n procesul de calculare, redm n Tabel 13 categoriile de documente create n
cadrul unui BNP conform N.A. ediia 2012, la care am adugat noi categorii identificate (cele fr indicativ),
precum i evenimentele declanatoare ale termenelor de pstrare. Pe viitor, la fiecare modificare de
nomenclator, recomandm ntocmirea unei astfel de liste ajuttoare.

Tabel 13: Categorii de documente, termene de pstrare i evenimente declanatoare.

Termen
Categorii de documente ordonate Indicativ Eveniment
de Observaii
pe activiti NA declanator
pstrare

Conducerea biroului notarial


Dosar cu documente privind nfiinarea
i funcionarea Birourilor Notarilor
I.B.1 Permanent
Publici; avize i autorizaii de
funcionare, acte de control profesionale

Secretariat
Coresponden cu Camera Notarilor
Publici, Uniunea Naional a Notarilor De la data ultimului
Publici din Romnia, Ministerul Justiiei, I.B.15 3 ani C.S. document clasat la
adrese trimise ctre INFONOT Systems, dosar
alte autoriti profesionale
Coresponden privind activitatea
De la data ultimului
administrativ, de personal i financiar-
I.B.18 3 ani document clasat la
contabil, inclusiv adeverine de
dosar
vechime, salarizare
De la data ultimei
Registrul de coresponden I.B.9 10 ani
nregistrri
De la sfritul Datorit cantitii mici
Situaii statistice anuale I.B.16 3 ani C.S.
anului la care se de documente, I.B. 16
Pagina 60 din 72

Termen
Categorii de documente ordonate Indicativ Eveniment
de Observaii
pe activiti NA declanator
pstrare

refer sau de la i 21 se pstreaz


data ultimului frecvent n acelai
document clasat la dosar; t.p. 3 ani CS.
dosar
De la sfritul
anului la care se
refer sau de la
Situaii statistice lunare I.B.21 1 an
data ultimului
document clasat la
dosar

Autentificare

Registrul general notarial I.A.9 Permanent

Opisul registrului general notarial I.A.10 Permanent
Acte autentice de dispoziie
(transmisiuni, constituiri, alipiri, dezlipiri,
apartamentri, modificri, anulri,

stingeri sau renunri), partaj, ipotec, I.A.1 Permanent
garanii privind bunurile imobile i
mobile, fiducia, inclusiv procurile date
pentru realizarea acestor acte
n mod normal, t.p. ar
trebui s curg din
Acte autentice ca caracter patrimonial momentul ncetrii
De la data ultimului
(contracte de comodat, de locaiune/ efectelor contractului,
document la dosar
nchiriere/ arend, antecontracte, dar acest calcul este
I.A.20 5 ani CS. sau de la data
contracte de mprumut etc.), inclusiv extrem de dificil n
ncetrii
procurile speciale privind efectuarea cazul n care n dosar
contractului
unor acte de natura celor artate sunt grupate
amestecat tot felul de
contracte.
Acte autentice referitoare la statutul
persoanelor fizice
(recunoaterea filiaiei, adopiei,
ceteniei), acte autentice ncheiate n
materia persoanelor(acte de desemnare
a tutorelui de ctre printe, acte de
revocare a actelor de desemnare a
tutorelui, contracte de mandat pentru
desemnarea tutorelui/tutorilor,
mandate pentru incapacitate, acte de
I.A.2 Permanent
revocare a mandatului pentru
incapacitate, declaraii-consimmnt
medicale), actele necesare dobndirii
calitii de persoan fizic autorizat (n
domeniile cadastrului, geodeziei i
cartografiei, avocai, notari, medici,
arhiteci etc.), asociaii cu scop
nepatrimonial, fundaii i acte pentru
nregistrarea partidelor politice, inclusiv
procurile date n executarea lor
Pagina 61 din 72

Termen
Categorii de documente ordonate Indicativ Eveniment
de Observaii
pe activiti NA declanator
pstrare

Acte autentice privind societi


comerciale, agricole
(constituiri/modificri i hotrri
aferente: actele de constituire i De la data ultimului
modificare ale societilor comerciale, I.A.19 5 ani CS. document clasat la
agricole i hotrrile/actele forurilor de dosar
reprezentare indiferent de obiectul lor,
precum i procurile de reprezentare la
ncheierea acestor acte)
Acte autentice cu caracter
nepatrimonial, altele dect cele
prevzute la indicativele 1-4,19-28: De la data ultimului
actele prin care se constat/declar I.A.21 5 ani CS. document clasat la
nulitatea, declaraii date in procedura dosar
divorului, contracte de mandat,
declaraii de revocare, procuri

Legalizri
De la data ultimului

Legalizri de copii de pe nscrisuri I.A.23 3 ani document clasat la
dosar
Legalizri de semnturi ale prilor i
traductorilor; certificri referitoare la
fapte, persoane i sigilii, dri de dat
De la data ultimului
cert; dri n custodie si puneri de
I.A.22 3 ani document clasat la
pecei; ncheieri prealabile privind
dosar
procedura succesoral; ncheieri de
rectificare l de respingere; eliberri de
duplicate; proiecte

Succesiuni, testament
Registrul de succesiuni I.A.11 Permanent
Opisul succesiunilor I.A.12 Permanent
De la data ultimului
Dosar succesoral I.A.17 10 ani CS document clasat la
dosar
De la data ultimei
Registrul de termene succesorale I.A.26 3 ani
nregistrri
Certificate de motenitor, de legatar, de
executor testamentar, de vacan
succesoral etc., ncheieri finale,
inventare succesorale, procese-verbale
privind constatarea strii materiale a
I.A.6 Permanent
testamentelor olografe, procese-verbale
de validare a testamentului olograf,
declaraii autentice de
recunoatere/nerecunoatere a
testamentului olograf
ncheieri privind alte soluii succesorale:
suspendri conform art 75 lit. a), b), c)
I.A.7 Permanent
din Legea nr._36/1995; conexri,
nchideri fr obiect, declinri de
Pagina 62 din 72

Termen
Categorii de documente ordonate Indicativ Eveniment
de Observaii
pe activiti NA declanator
pstrare

competen
Testamente, codicile, declaraii de
revocare a testamentului sau a
codicilului, declaraii de retractare a
revocrii testamentului, declaraii de
acceptare sau renunare la succesiune,
legale sau testamentare, declaraii de
acceptare sau renunare la calitatea de

executor testamentar, declaraii date n I.A.3 Permanent
conformitate cu dispoziiile art. 1.111
Cod civil, declaraii de neacceptare a
succesiunii date n afara termenului de
opiune succesoral, declaraii de
nlturare a efectelor nedemnitii,
inclusiv procurile date pentru
reprezentare la succesiuni

Regim matrimonial, divoruri


Registrul de divoruri I.A.13 Permanent
Opisul Registrului de divoruri I.A.14 Permanent
Dosar de divor
(cererea de divor i documentaia
anexat acesteia, ncheierea de
desfacere a cstoriei prin divor, De la data ultimului
certificatul de divor i dovada I.A.18 10 ani CS. document clasat la
comunicrii acestuia la registrul strii dosar
civile, precum i, dup caz, ncheierea de
respingere a cererii de divor sau
ncheierea de clasare a cererii de divor)
Acte autentice referitoare la alegerea
regimului matrimonial
(n materia relaiilor de familie):
conveniile matrimoniale de adoptare a
regimului separaiei de bunuri,
conveniile matrimoniale de adoptare a
I.A.4 Permanent
regimului comunitii convenionale,
actele de revocare/modificare a
conveniilor matrimoniale, actele de
lichidare a regimului matrimonial,
inventare, logodn, inclusiv procurile de
reprezentare la ncheierea acestora
Mapa de divoruri:
certificate de divor i ncheierea privind
soluia ia cererea de divor (ncheieri de
I.A.8 Permanent
admitere a cererii de divor, ncheieri de
respingere a cererii de divor, ncheieri
de clasare a cererii de divor)

Depozite
Registrul de depozite I.A.15 Permanent
De la data ultimei n cazul n care un
ncheieri de primire i eliberare depozite I.A.24 3 ani
ncheieri de registru se sfrete,
Pagina 63 din 72

Termen
Categorii de documente ordonate Indicativ Eveniment
de Observaii
pe activiti NA declanator
pstrare

eliberare a iar depozitele active se


depozitului sau de recopiaz ntr-un nou
la data ultimei registru, t.p va curge
nregistrri n de la data ultimei
registru. nregistrri din
registru.

Proteste
Registrul de proteste I.A.16 Permanent
De la data ultimului
Acte de protest I.A.25 3 ani document clasat la
dosar.

Reconstituiri
ncheieri de reconstituire I.A.5 Permanent

Lucrri de Carte funciar


Registrul de eviden a lucrrilor de De la data ultimei
I.B.17 3 ani
carte funciar nregistrri

Traduceri
Registru! de eviden a specimenelor de
I.A.27 3ani CS. De la data nlocuirii
semntur a traductorilor autorizai
De la data ultimei
Registrul de traduceri I.A.28 3 ani
nregistrri

Consultaii notariale
Registrul de consultaii juridice notariale De la data ultimei
I.A.29 1 an
i dosar de consultaii nregistrri

Financiar-contabilitate
De la sfritul
Registrul jurnal de ncasri i pli I.B.10 10 ani
anului fiscal
De la sfritul
Registrul de cas I.B.11 10 ani
anului fiscal
De la sfritul
Notele contabile i acte justificative I.B.12 10 ani
anului fiscal
Ordine de plat, chitaniere i facturi De la sfritul
I.B.13 5 ani
fiscale anului fiscal
Registrul numerelor de inventar al
I.B.7 10 ani CS. De la nlocuire
mijloacelor fixe
De la data ultimului
Procese-verbale ale organelor de control
I.B.8 10 ani C.S. document clasat la
financiar
dosar
Registrul unic de control I.B.6 10 ani C.S. De la nlocuire
Declaraiile informative 208 privind
impozitul pe veniturile din transferul
proprietilor imobiliare din patrimoniul De la sfritul
I.B.14 5 ani
personal; alte declaraii *tot aici: anului fiscal
100,102,200,220,300,314 i fie de cont
pentru operaiuni diverse+
De la sfritul OMFP 3.512/2008 nu
State de plat salarii copii I.B.19 3 ani
anului fiscal n care precizeaz c statele
Pagina 64 din 72

Termen
Categorii de documente ordonate Indicativ Eveniment
de Observaii
pe activiti NA declanator
pstrare

a fost ntocmit de plat se ntocmesc


n regim de copie i
original, ci n
exemplare (deci
originale multiple).
Acelai act normativ,
impune ca statele de
plat s fie ndosariate
separat, indiferent de
exemplar. Legea
82/1991, precizeaz c
statele de plat se
pstreaz timp de 50
de ani, indiferent de
exemplar. Deci, poziia
I.B.19 nu va fi
selecionat dup 3
ani.
De la sfritul
Statele de plat salarii - originale I.B.5 70 ani anului fiscal n care
a fost ntocmit
De la sfritul
Jurnal vnzri, cumprri aferente TVA 10 ani CS
anului fiscal

Resurse umane
De la data naterii
Dosare individuale de personal I.B.4 70 ani
persoanei
Documentaie medicina muncii 3 ani De la nlocuire
De la ultimul
document clasat;
Documentaie securitate i sntate n
10 an CS pentru registru
munc (registre eviden accidente).
De la ultima
nregistrare
De la ncetarea
Fie protecie muncii 1 an contractului de
munc

Lucrri arhiv
Lucrri de eviden, selecionare,
pstrare, folosire i predare a I.B.2 Permanent
materialului arhivistic
N.A. nu este o simpl
copie de lucru, ci o
referin cu efecte
asupra ntregii
activiti notariale. Se
pstreaz obligatoriu
Nomenclatorul arhivistic copie I.B.20 1 an De la nlocuire
i permanent n arhiva
BNP i dup scoaterea
din uz, ca document
care a determinat
activitatea arhivistic
n acel BNP, precum i
Pagina 65 din 72

Termen
Categorii de documente ordonate Indicativ Eveniment
de Observaii
pe activiti NA declanator
pstrare

pentru selecionri
ulterioare.
Instruciuni, rapoarte de control,
instruiri, corespondena cu Arhivele I.B.3 Permanent
Naionale
Registre de eviden curent a arhivei Permanent
De la data ultimei
Registru de depozit arhiv 10 CS
nregistrri
Not: pentru ,,data ultimului act se va rotunji la 31 decembrie a anului n care a fost emis
respectivul act.

Comisia de selecionare nu va propune spre eliminare dosare ce cuprind documente care sunt parte a
unui litigiu sau a unei anchete, iminente sau n curs de desfurare, chiar dac termenul de pstrare
conform N.A. a expirat. Aa cum era menionat i n definiie, selecionarea documentelor este o practic
arhivistic de eliminare a documentelor nefolositoare i nu o soluie de ascundere/distrugere a dovezilor.

Ca i cazuri particulare, se vor avea n vedere:


A. la selecionarea dosarelor de caz, dac se decide folosirea registrelor de eviden i nu
ntocmirea inventarelor curente, n urma verificrii registrelor de eviden se vor ntocmi inventare
numerice, dup modelul din Figura 24.

Birou notarial.

Inventar numeric pe anul al u.a. propuse spre eliminare


din categoria1 .. cu indicativul2
avnd termen de pstrare3 ..

Numerele dosarelor selecionate i anul:5

Figura 24: Model de inventar numeric, n vederea selecionrii dosarelor ,,de caz.

Mod de completare:
1) se va completa cuprinsul pe scurt, aa cum este n N.A.
2). se va completa indicativul dup N.A.
3). Se va indica terenul de pstrare din N.A.
4). Se va preciza numele registrului de eviden specific (de pild, Registrul de
succesiuni) i cota lui din inventarul documentelor permanente
5). se vor trece numerele de dosare (conform registrului de eviden specific25) a
cror ncheiere final s-a pronunat n anul respectiv. De pild, dac un dosar
succesoral a fost nregistrat n decembrie 2002, cu nr. 255, iar ncheierea s-a emis
n februarie 2003, el nu va figura ca propus pentru selecionare n inventarul din

25
De pild, Registrul de succesiuni, Registrul de divoruri etc.
Pagina 66 din 72

anul 2002, ci n cel din anul 2003, sub forma 255/2002 (termenul de pstrare curge
de la data ncheierii, nu de la nregistrarea dosarului). La fel, n cazul n care un
dosar succesoral dintr-un an a fost conexat la un dosar ulterior (redeschiderea
succesiunii), cele dou dosare vor fi depozitate mpreun, iar termenul de pstrare
va curge de la data ncheierii finale.

B. La selecionarea u.a. cu forme de eviden rezultate din retro-prelucrare


n cazul inventarului global al u.a. (pe ani, indiferent de termenul de pstrare), Comisia,
dup ce va analiza poziiile cuprinse, va ntocmi o list centralizatoare care va cuprind nr.
crt. ale u.a. care se vor elimina. Aceast list va fi ori inserat n procesul verbal
(,,urmtoarele poziii din inventarele alturate se propun spre eliminare), ori se va
anexa la acesta, ca un document de sine stttor (de preferat). Acest inventar, n msura n
care cuprinde TOATE DOCUMENTELE produse ntr-un an, servete att ca inventar de
documente propuse spre eliminare, ct i ca inventar al documentelor permanente.
n cazul inventarului pe categorii, se va face meniune despre aceast procedur n procesul
verbal i va fi nsoit, n lucrarea de selecionare, de inventarul documentelor cu termen de
pstrare permanent.

Pasul 5: redactarea procesului verbal de selecionare

Comisia de selecionare, dup analizarea inventarelor i u.a., va proceda la ncheierea unui proces verbal,
dup modelul prevzut n Figura 25.

Mod de completare:
1 se menioneaz denumirea BNP i localitatea unde se afl sediul
2 obligatoriu trebuie s existe semntura i tampila notarului public
3 legislaia nu prevede un registru care s furnizeze nr. procesului verbal. Ca urmare, se
va verifica dosarul cu lucrri de selecionare anterioare i se va da urmtorul numr.
Precizm i c exist mai multe practici niciuna reglementat legal:
nr. s curg n continuare, peste ani;
nr. s se reia de la 1, pe fiecare an;
nr. s fie dat pentru fiecare fond n parte;
numrul s fie dat pentru procese verbale ale selecionrilor efectuate n
cadrul respectivului BNP.
Pentru simplificarea procesului, recomandm numerotare de la 1 la n n fiecare an i un
numr unic, indiferent de cte fonduri sunt selecionate (procesul verbal este al comisiei i
nu al fondului).
4 Ordin, dispoziie etc.
5 se trec datele n care s-a desfurat activitatea Comisiei.
6 Se trec anii extremi. Atragem atenia asupra formulrii: exprimarea de forma 1996-
2000 sugereaz ca ntreg intervalul de timp este acoperit, cnd n realitate pot fi doar
1996 i 2000. De aceea, recomandm formularea: selecionnd documentele avnd ca
ani extremi i
7 Preedintele Comisiei nu trebuie s coincid cu notarul dect n situaia n care nu sunt
mai mult de 3 angajai n cadrul BNP. n acest din urm caz, notarul semneaz att la
preedinte, ct i n dreapta sus.
8 Numrul membrilor, care trebuie s fie impar.
Pagina 67 din 72

9 Secretarul Comisiei este de obicei persoana care se ocup de arhiv.

1
BNP .....
Se aprob

2
Notar public..

3
PROCES-VERBAL Nr. .........

4
Comisia de selecionare, numit prin Ordinul nr. ... din ...... , selecionnd n edinele din
5 6
.... documentele din anii .............. avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate
ca nefolositoare, expirndu-le termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii.

Preedinte, Membri, Secretar,

Numele i prenumele Numele i prenumele Numele i prenumele


7 8 9
Semntura Semntura Semntura

Figura 25: Model de proces-verbal de selecionare

De multe ori se simte nevoia unor meniuni suplimentare la procesul verbal. n acest sens, procesul verbal
poate conine:
precizarea N.A. folosit pentru atribuirea indicativelor i termenelor de pstrare (mai ales n cazul
retro-prelucrrii, unde pot fi folosite mai multe NA, cu termene diferite pentru aceeai categorie).
opiunea argumentat a Comisiei pentru cazuri atipice:
de a reine (pe un termen precizat sau nedefinit) o anumit u.a. considerat necesar,
dar care, n mod normal, ar fi avut termenul de pstrare expirat;
de a reine o u.a. al crei termen de pstrare care nu a expirat deoarece are n
compunere documente pe mai muli ani;
de a elimina anumite u.a. al cror termen de pstrare a sczut semnificativ ulterior
constituirii u.a..
n toate cazurile se indic inventarele i poziiile care se rein (de pild: inventar 2010/A/10
ani/poz. 1, 2,4).
alte meniuni considerate necesare.
se pot insera n procesul verbal sau, de preferat, anexa la acesta alte evidene, cum ar fi
inventarele numerice sau lista de cote care sunt propuse pentru eliminare din inventarele globale.

E bine s tim Orice situaie atipic aprut, orice decizie care este necesar, dar care se abate de la regula
normal trebuie s fie menionat n procesul verbal. n acest fel, acea baterenu va fi
considerat o greeal, fiind evideniat ca o decizie legitim i o aciune intenionat, a BNP.

Procesul verbal se va semna de ctre toi membrii comisiei i va aprobat de ctre notarul public, n calitatea
sa de conductor al unitii. Semntura i tampila sunt eseniale, dat fiind c Legea arhivelor prevede
Pagina 68 din 72

clar responsabilitatea conducerii unitii pentru scoaterea din evidena arhivei a documentelor. Din acest
punct de vedere, cu excepia cazului precizat mai sus (nr total de lucrtori ntr-un BNP de maxim 3), NP nu
trebuie s fac parte din CS (ar fi pus n situaia de a-i aproba propria decizie din Comisie), i trebuie s fie
o autoritate exterioar acesteia, care i aprob procesul verbal.

Reamintim c, n urma distrugerii provocate de calamiti naturale ori de un eveniment exterior imprevizibil
i de nenlturat, se va ntocmi un proces-verbal de constatare a deteriorrii ireversibile (a distrugerii), care
va cuprinde constatrile comisiei. Se va ntocmi i anexa fie un inventar numeric cuprinznd cotele u.a. ce
au fost afectate, fie, n cazul n care cotele nu pot fi identificate, un inventar pe categorii.

Pasul 6: alctuirea lucrrii de selecionare i transmiterea ctre Arhivele Naionale

Dup semnarea procesului verbal, se procedeaz la pregtirea documentaiei ce trebuie transmis AN


pentru confirmarea LS. Lucrarea de selecionare va fi alctuit, n funcie de situaie, din elemente
identificate n Tabel 14.

Tabel 14: Tipuri de evidene ce intr n alctuirea unei lucrrii de selecionare, n diferite cazuri

Vor alctui lucrarea de selecionare


inventarul u.a. propuse
Cazuri de Tip de eviden Proces verbal al inventarele permanente ale
spre eliminare, avnd
selecionare existent Comisiei de u.a. din perioada supus
termen de pstrare
selecionare selecionrii
expirat
Inventare pe ani,
activiti i termene
de pstrare temporar Inventar pe ani, activiti
Arhiv inventare
DA (vezi i termen de pstrare
obinuit curente
permanent
Tabel 15.)
registre de Inventar pe ani, activiti
Inventar numeric al u.a.
Dosare de caz eviden DA i termen de pstrare
propuse spre eliminare
specifice permanent
inventare
DA Inventar global NU
globale
Arhiv retro-
Inventar pe ani, activiti
prelucrat inventare pe
DA Inventar pe categorii i termen de pstrare
categorii
permanent
proces-verbal de
Arhiv Inventar numeric
constatare a
deteriorat sau NU
deteriorrii ireversibile
ireversibil Inventar pe categorii
(a distrugerii)

E bine s tim Dei pare banal, se ntlnesc frecvent greeli cu privire la inventarele cuprinse n lucrarea de
selecionare: fie sunt transmise toate inventarele existente pentru arhiv, fie se transmit toate
inventarele permanente etc. Dei nu este o greeal care s aib efecte negative asupra
confirmrii lucrrii de selecionare, o menionm, pentru c duce la irosirea inutil a resurselor.
Pentru verificarea corectitudinii alegerii inventarelor, recomandm folosirea unei liste de
Pagina 69 din 72

control, ca n exemplul din

Tabel 15 (caz: suntem n anul 2012; se selecioneaz u.a. din anii 2001, 2002, 2003).

Tabel 15: Relaia ntre ani, inventarele u.a. cu termen temporar i cele permanente,
n vederea anexrii la o lucrare de selecionare
La selecionarea
se vor anexa la lucrarea de selecionare:
u.a. din anul:
1 an
inventare u.a.
inventare u.a. cu 3 ani
2001 cu t.p.
termen de pstrare: 5 ani
permanent
10 ani
1 an inventare u.a.
inventare u.a. cu +
2002 3 ani cu t.p.
termen de pstrare
5 ani permanent
1 an inventare u.a.
inventare u.a. cu
2002 3 ani cu t.p.
termen de pstrare
5 ani permanent
sasa

Odat alctuit lucrarea de selecionare din cele 3 elemente menionate, se ntocmete o adres prin care
se nainteaz ANR de competen lucrarea spre confirmare.

E bine s tim Dei legislaia nu prevede aceast obligativitate, recomandm ca lucrarea de selecionare (sau
mcar adresa i procesul verbal) s se ntocmeasc n dublu exemplar.

Pasul 7: verificarea u.a. propuse spre eliminare de ctre inspectorul Arhivelor Naionale

Lucrarea va fi verificat la fa locului de un inspector de teren din partea AN. n acest sens, u.a. propuse
spre eliminare vor fi pstrate n ordine pe rafturi, pentru c se va proceda inclusiv la verificarea prin sondaj
a u.a.

Precizm i c, ulterior acestei vizite, o Comisie intern a Arhivelor va analiza lucrarea i n urma analizei se
va propune efului instituiei aprobarea integral, n parte (deci cu reinerea anumitor poziii din inventare)
sau respingerea lucrrii de selecionare. Rspunsul va fi comunicat printr-o adres transmis BNP.

E bine s tim Important de reinut este c ntocmirea lucrrii nu nseamn c pot fi aruncate documentele;
c vizita inspectorului de teren nu implic automat confirmarea lucrrii sau acordul pentru
distrugere.

Doar dup primirea din partea AN a adresei de aprobare a lucrrii, u.a. pot fi scoase din
depozitul de arhiv, prin operare n R.E.C., i pregtite pentru distrugere.

Pasul 8: dup selecionare: pregtirea u.a., distrugerea lor i actualizarea evidenelor


Pagina 70 din 72

Dup primirea aprobrii din partea Arhivelor Naionale, pot exista trei cazuri, care presupun ci de aciune
parial diferite:

A). lucrarea nu a fost aprobat: n acest caz, se remediaz deficienele i se reia procedura pentru
selecionare.

B). lucrarea a fost parial aprobat: pentru u.a. care au fost aprobate pentru eliminare, se trece la
punctul C). Cele care au fost reinute se identific i se pun deoparte, pentru a nu fi
aruncate odat cu celelalte. Evidenele pentru acestea din urm se actualizeaz astfel:
B1. n cazul n care pe un inventar au fost reinute poziii pentru neexpirarea
termenului de pstrare:
n R.E.C. se va face meniune la rubrica 14 despre anul n care expir noul
termen de pstrare.
Pe inventar se va face meniune despre poziia reinut i nr. procesului
verbal sau al adresei prin care s-a dispus acest lucru.
B2. n cazul n care de pe un inventar s-au reinut anumite poziii prin modificarea
termenului de pstrare (de pild, dosar din 2008 se modific de la 4 ani la 8 ani)
n R.E.C. se face meniune la Observaii: ,,mutat 3 poziii pe inventar nr.
Se ntocmete un inventar n completare la inventarul corespunztor anului
i termenului de pstrare respectiv (deci, la inventarul de 8 ani pentru
documentele din anul 2008), iar la rubrica de Observaii a inventarului, n
dreptul noilor poziii, se va meniona: ,,fost nr.crt.5/inv. 4 ani/2008).
Pe inventarul iniial, n dreptul poziiilor corespunztoare, se face meniune
la rubrica de Observaii ,,mutat n inv. 8 ani/2008 conf (proces verbal sau
adres)
Pe coperta dosarului reinut se vor modifica datele (noul termen de
pstrare, noua cot/nr.crt. din inventar), prin anularea cu o linie a celor
vechi i nscrierea celor noi.
Dosarul va fi mutat pe raft la noua poziie rezultat din modificarea
evidenelor.
C). Lucrarea a fost aprobat integral: u.a. se vor scoate din depozitul de arhiv i se va proceda la
distrugerea lor. Dup eliminare, u.a. care au fost distruse se vor scdea din eviden (n R.E.C. se
completeaz rubricile corespunztoare).

E bine s tim Se recomand ca aceast operaie s fie realizat abia dup distrugere i nu dup
selecionare deoarece, din varii motive, dup selecionare documentele nu sunt
eliminate i aprea ca sczute din eviden n timp ce, de fapt, ele nc sunt n
depozit.

Procesul verbal de selecionare (exemplarul 2), nsoit de inventarele documentelor


cu t.p. expirat care au fost transmise Arhivelor Naionale se vor clasa ntr-un dosar
distinct, ce va cuprinde toate aceste LS de-a lungul timpului.

Orict ar prea de ciudat, o ultim problem este ridicat de distrugerea nsi a documentelor. Coninutul
dosarelor notariale are, de multe ori, o important component de confidenialitate. De aceea, distrugerea
trebuie s aib n vedere prevenirea accesului neautorizat la documente pn n momentul distrugerii lor
complete. Ca urmare, n vederea distrugerii, se poate opta pentru:
Pagina 71 din 72

firme specializate de distrugere arhiv, care emit i certificat de confirmare a distrugeri totale.
Este cea mai profesional soluie, dar cu costuri pe msur.
obinerea unui acord cu fabrici de hrtie, care, printr-o programare prealabil, s procedeze la
tocarea/distrugerea documentelor, n prezena unui reprezentant al BNP. Soluia implic asigurarea
transportului pn la fabrica respectiv.
distrugerea n cadrul biroului notarial, prin tocare (implic maini speciale, costisitoare s ne
gndim c nu se toac foi, ci dosare!) sau prin incendiere controlat (n containere metalice).
Aceast din urm opiune prezint riscuri de incendiu n cazul n care focul scap de sub control.

Lucrrile de selecionare transmise ctre AN (adresa de naintare, procesul verbal i, dup caz, inventarul
documentelor propuse spre selecionare), la care se va aduga rspunsul AN, se vor pstra ntr-un biblioraft
separat i se vor constitui n dosare atunci cnd cantitatea de documente acumulat o impune. Inventarele
permanente se vor menine la biblioraftul/mapa cu inventare.

Periodic, mai ales dup eliminri de amploare, este necesar mutarea arhivei n depozit, pentru a acoperi
golurile lsate n urma eliminrii celorlalte documente. De asemenea, se va proceda la actualizarea
ghidurilor topografice.
Pagina 72 din 72

INFORMAII SUPLIMENTARE

Reperele fundamentale n activitatea arhivistic sunt Legea 16/1996, Instruciunile, Legea notarilor,
Regulamentul i Instruciunile pentru arhiva notarial. Nu v ncredei orbete n nicio alt surs nici
mcar n prezentul material .

Legislaia arhivistic a fost ntocmit la un nivel necesar de generalitate i ca urmare nu toate cazurile
existente ntr-un BNP vor gsi soluionare. n cazul n care se adopt soluii specifice, recomandm ca
acestea s fie oficializate ntr-o not intern a BNP, astfel nct toi lucrtori s lucreze uniform.

Resursele de pe Internet pot fi sau nu de ncredere. Atenie la resursele n limbi strine legislaia este
specific fiecrei ri. n limba romn atenie la autoritatea site-ului: este UNNP, CNP sau Arhivele
Naionale? Dac nu, folosii critic informaiile furnizate.

Exist pe pia firme de arhivare, care, contra-cost, asigur prelucrarea arhivei, Dat fiind c n prezent nu
exist o form legal de autorizare a acestora, este greu de identificat calitatea i seriozitatea activitii lor.
De aceea, recomandm
atenie deosebit la semnarea contractului i la precizarea mandatului pe care l au (unii, pltii
fiind la numr de dosare legate, se vor asigura c vor face 10 dosare din cele 3 volume iniiale)
s contactai Arhivele Naionale nainte de nceperea lucrrilor, pentru a verifica planul de lucru i
inteniilor celor din respectiva firm
s contactai Arhivele Naionale la recepia lucrrii i nainte de a plti, pentru verificarea calitii
lucrrii.

Arhivele Naionale au obligaia de a v furniza asisten de specialitate. Profitai, e GRATIS!

ARHIVELE NAIONALE
Serviciul Judeean Braov

Str. G. Bariiu nr. 34


Telefon: 0268-47 52 56
Fax: 0268-47 87 42
e-mail: brasov.an@mai.gov.ro