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SISTEMA ELETRÔNICO DE EDITORAÇÃO DE REVISTAS: SEER

O Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas (SEER/OJS) foi customizado pelo

IBICT, e o objetivo principal do projeto foi organizar a informação científica por meio do

gerenciamento das atividades editoriais e consequentemente divulgação em meio eletrônico

(MORENO, 2006).

O software gerencia todo o processo editorial das publicações periódicas, utiliza o

protocolo de dados OAI e tem como principal indexador o Public Knowledge Project

(PKP), também desenvolvido pela Universidade British Columbia.

O SEER automatiza praticamente todo o processo editorial de um periódico

cientifico, sendo uma alternativa ao processo tradicional de publicação de periódicos,

buscando facilitar e agilizar a troca de informações entre autores, revisores, editores e o

processo de revisão dos pares.

Deste modo, o SEER compreende e abrange o processo editorial, o gerenciamento

da revista, o gerenciamento do pessoal, além de opções de busca (simples e avançada com

operadores booleanos, diversos campos e limites), recuperação do resumo e do texto

completo em PDF, HTML ou TXT, além de informar os leitores sobre as atualizações e

novas edições da revista.

A página de apresentação do SEER (IBICT, 2006) descreve os seguintes processos

do sistema:

No Processo Editorial:

- Submissões: Designar editores, avaliadores e aceitar ou rejeitar submissões; edição de texto, ler prova e organizar o layout de submissões; visualizar arquivo de submissões. - Publicações: Agendar submissões editadas para publicação; organizar o Sumário para edições futuras; publicar edição; visualizar e editar edições passadas.

No Gerenciamento da Revista:

- Configurações: Instalar, configurar, atualizar e modificar opções da revista.

- Seções: Criar e manter as seções da revista.

- E-mails: Editar os e-mails padrão utilizados na gerencia do

sistema. - Estatísticas: Visualizar as estatísticas de avaliação e publicação da revista.

No gerenciamento do pessoal:

- Editores: Identificar editores, suas informações para contato e designá-los a Seções.

- informações para contato.

- Avaliadores: identificar pares avaliadores e suas informações para contato.

suas

Comitê

Editorial:

Identificar

editores/avaliadores

e

-

Editores

de

textos:

Identificar

Editores

de

Texto

e

suas

informações para contato.

 

-

Leitores

de

provas:

Identificar

Leitores

de

Prova

e

suas

informações para contato.

- Autores: Visualizar e contatar autores cadastrados na revista.

- Leitores: Visualizar e contatar leitores cadastrados para aviso por e-mail.

- Usuários: Visualizar e contatar usuários cadastrados para aviso por e-mail

Todas as possibilidades do SEER são exploradas pelos seus quatro atores principais:

editor, autor, avaliador e leitor.

A seguir apresentaremos o fluxo de serviço adotado no processo editorial do SEER,

para as publicações iniciais da FCLAR.

Fonte: Fluxograma do site do Sistema SEER (IBICT, 2007). Para cada periódico é designado um

Fonte: Fluxograma do site do Sistema SEER (IBICT, 2007).

Para cada periódico é designado um Editor Gerente da Revista. Este Editor será o responsável pela administração da revista e pelo contato com os autores e avaliadores,

podendo ser auxiliado por mais editores (editores de seção por exemplo), dependendo das especificidades de cada periódico. O Editor Gerente, através de sua senha de acesso ao sistema, controla as submissões, publicações, configurações da revista, defini seções, visualiza estatísticas, e-mails e verifica todos os usuários cadastrados. A configuração da revista se dá em cinco passos principais:

1. Detalhes: Nome da revista, ISSN, contatos, editora e patrocinadores e sistemas de busca;

2. Políticas: Foco, avaliação por pares, seções, privacidade, acesso, segurança e itens adicionais na seção sobre a revista;

3. Submissões: Foco, avaliação por pares, seções, privacidade, acesso, segurança e itens adicionais na seção sobre a revista;

4. Administração: Agendamento, controle de acesso, utilização de editores de texto, editores de layout e leitores de prova;

5. Visual: Cabeçalho da Página Inicial, conteúdo, cabeçalho da revista, rodapé, barra

de navegação e folha de estilo. Após todo o processo de configuração, as próximas ações serão desencadeadas pelo Autor, que se cadastra no sistema e submete artigos apara avaliação do periódico. O roteiro básico a ser realizado pelos autores consiste em realizar o cadastro, preencher corretamente o perfil e escolher a opção AUTOR. Após isto, devem ser realizados cinco passos básicos: iniciar o processo de submissão, confirmando se está de acordo com as condições estabelecidas pela revista (inclusive declaração de direito autoral); indicar a seção na qual acredita que o artigo se enquadra; indicar os metadados para indexação do artigo (preenchendo todos os campos apresentados, principalmente o

resumo); realizar a transferência do manuscrito para o sistema, assim como de documentos suplementares e por fim, confirmar a submissão. Após os cinco passos, o autor deve aguardar o e-mail do editor e neste ínterim pode acompanhar todo o fluxo de seu trabalho, da submissão, aceite, avaliação, re-edição do original até a publicação. Os artigos após a submissão vão para uma fila e desta são designados aos avaliadores definidos pelo conselho ou editores da revista. A política de seleção dos artigos é definida pelos membros do conselho editorial e os editores da revista, que, posteriormente, disponibilizam no site da mesma as normas editoriais adotadas. Para a avaliação dos pares, também é definido um roteiro básico a ser seguido pelos avaliadores. O processo de avaliação é iniciado pelo editor, que envia um e-mail aos avaliadores cadastrados na revista, verificando a disponibilidade dos mesmos para a avaliação do artigo mencionado (são enviados os metadados preenchidos pelo autor ao avaliador, excetuando neste processo os metadados de identificação).

O avaliador, aceitando o prazo do parecer, clica na URL da submissão e indica se

está disponível ou não para executar o trabalho e envia um e-mail ao editor. O passo seguinte é baixar o documento original. Após a leitura, o autor anexa a avaliação, grava o documento, alterado, ou escolhe uma recomendação ao editor, confirma todo o processo e conclui o trabalho.

É possível e indicado ao avaliador que ao se cadastrar preencha suas áreas

temáticas, que posteriormente são cruzados com os metadados enviados pelos autores, para facilitar e otimizar a indicação do avaliador mais capacitado ao tema do trabalho. Após todo processo de avaliação segue-se para a etapa de edição do texto e entram em cena o trabalho dos normalizadores e revisores. Com a realização das devidas correções, segue-se com o desenvolvimento do layout dos artigos e do fascículo da revista, a leitura de provas e por fim se dá a publicação do fascículo atual. Com a publicação do fascículo, inicia-se o processo de divulgação do volume, assim como os leitores cadastrados na revista recebem um e-mail indicando a publicação do novo exemplar. Todo o processo é acompanhado pela equipe de trabalho definida para cada periódico, com a supervisão do editor gerente, para garantir a qualidade da publicação e a agilidade do processo. O compromisso sério da unidade com o SEER envolverá um constante acompanhamento das revistas e a indicação de que as mesmas devem observar alguns aspectos fundamentais indicados pelo Scielo, principal referência em administração e qualidade de periódicos no Brasil. Todas as revistas observando os prazos e instruções estabelecidos pelo IBICT 1 receberão um número de ISSN. Adiantamos aqui alguns aspectos que deverão ser observados nos periódicos constantes no sistema: (1) de formato, quanto à adequação às normas; (2) de endogenia, em relação à concentração institucional e geográfica do conselho editorial e dos autores; e (3) de conteúdo, para assegurar a qualidade científica. A avaliação dos aspectos de formato inclui uma análise de um conjunto de características, baseadas em estudos e normas nacionais e internacionais sobre edição de

1 Vide a seção seguinte sobre ISSN.

periódicos científicos, devendo o mesmo cumprir o mínimo de 80% das características, principalmente as mencionadas abaixo.

A avaliação de endogenia é feita a partir da afiliação declarada do conselho

editorial, dos revisores e dos autores. A apuração de tendência à concentração institucional ou geográfica desses elementos é considerada como um resultado negativo para um periódico, sendo indicado um máximo de 40% de concentração. Estas indicações foram baseadas nas indicações para inclusão de periódicos na coleção SciELO Brasil (2007), que avaliam principalmente:

Representatividade do conselho editorial, revisores e autores; Caráter científico dos artigos da revista; Processo de arbitragem por pares; Importância para o desenvolvimento da área. Outros aspectos que devem ser observados:

-Caráter científico Os periódicos devem publicar predominantemente artigos originais resultantes de pesquisa científica e/ou significativas para a área específica do periódico. Os periódicos podem incluir outros tipos de contribuições, como artigos de revisão, comunicações, resenhas e estudos de caso, que não serão consideradas como artigos originais. Quantidade mínima de artigos: 8. -Arbitragem por pares

A revisão e a aprovação das contribuições publicadas devem ser realizadas por

pares. A revista deve especificar formalmente qual o procedimento seguido para a

aprovação de artigos. -Conselho editorial

A composição do conselho editorial do periódico deve ser pública. Seus integrantes

devem ser especialistas reconhecidos, de origem nacional e/ou internacional, devidamente

identificados na publicação. - Periodicidade

A periodicidade é um indicador do fluxo da produção científica, que depende da

área específica coberta pelo periódico. É também um indicador relacionado com a

oportunidade e velocidade da comunicação.

Segundo o Scielo, a periodicidade mínima e desejada, bem como o número mínimo

e desejado de artigos por ano para a área de humanas é a seguinte:

Área temática

Periodicidade

Número de artigos por ano

mínima

desejada

mínimo

desejado

Humanas

semestral

quadrimestral

18

24

Fonte: Scielo (2007).

- Pontualidade O periódico deve aparecer pontualmente de acordo com a sua periodicidade.

- Resumo, palavras-chave e título em inglês Os artigos devem conter título, resumo e palavras-chave no idioma do texto do artigo e no idioma inglês (ou outra língua estrangeira), quando este não é o idioma do texto.

- Normalização O periódico deve especificar a(s) norma(s) seguida(s) para a apresentação e estruturação dos textos, e para a apresentação de referências bibliográficas e descritores, de modo que seja possível avaliar a obediência às normas indicadas. Como a UNESP segue as orientações da Associação Brasileira de Normas Técnicas,

a norma adotada será ABNT.

- Afiliação de autores Os artigos devem conter informação completa sobre a afiliação dos autores, incluindo instituição de origem, cidade e país.

REFERÊNCIAS

INSTITUTO BRASILEIRO DE INFORMAÇÃO CIÊNCIA E TECNOLOGIA [IBICT]. Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas. Disponível em:

<http://www.ibict.br/secao.php?cat=SEER>. Acesso em: 04 jan. 2007.

MORENO, F. SEER: Sistema Eletrônico de Editoração de Revistas: apresentação geral:

treinamento SEER – Centro-Oeste. Disponível em:

<http://www.ibict.br/anexos_secoes/seer.teorica.2006-22-11.ppt>. Acesso em: 08 dez.

2006.

SCIELO Brasil. Procedimentos para inclusão de periódicos na coleção SciELO Brasil.

Disponível em: < http://www.scielo.br/avaliacao/inclusao_pt.htm>. Acesso em: 14 jan

2007.