INTRODUCCION:

Las actividades administrativas que desempean los Gobiernos Locales estn inmersa
dentro de un marco legal al cual obedece el cumplimiento de sus competencias, lo que
establece la necesidad de implementar un efectivo control interno que permita a la
administracin municipal el cumplimientos de objetivos y evaluar de manera precisa el
cumplimiento de las funciones asignadas a los trabajadores municipales.

Dentro de este contexto, la Alcalda Municipal de Acoyapa, Chontales con el propsito

de observar y dar fielmente cumplimiento a las normas y procedimientos de control
interno emitidas por la Contralora General de la Repblica, establece la presente
Normativa para el manejo de fondo fijo de caja chica, elaborado con el objeto de
normar el uso, administracin, ejecucin y control de los fondos destinados a cubrir
pagos menores para la adquisicin de materiales, productos, donacin a personas y
contratacin de servicios.

OBJETIVO:

Contar las normas y procedimientos administrativos en la administracin municipal por

las cuales deben de regirse las autoridades, funcionario y empleados municipales para
el pago por medio de fondo de caja chica, contribuyendo al manejo transparente de los
recursos pblicos locales.

OBJETIVO ESPECIFICO:

1- Contar con una Normativa que permita minimizar los procesos operativos de todos
aquellos gastos que por su naturaleza deben ser manejados en las reas
previamente autorizadas.

2- Desarrollar las gestiones administrativas de una manera ordenada, transparente y

segura, bajo un proceso de control que minimice la posibilidad de error o prdida.

3- Cubrir gastos administrativos recurrentes de naturaleza imprevista, de urgencia y de

poca cuanta, lo que sern pagados en efectivo, cuyos montos no hace conveniente
ni econmico la emisin de cheque.
 ACUERDO MUNICIPAL No. 002-2006
NORMATIVA PARA EL MANEJO DE CAJA CHICA

II- GENERALIDADES:
1- El desarrollo de las actividades y operaciones de la Municipalidad requiere atencin
inmediata de gastos y pagos menores, cuyo monto de cancelacin no hace conveniente ni
econmico la emisin de cheques.

2- La necesidad, flexibilidad y agilizacin de las funciones operativas imprevista que exigen

una atencin expedita y funcional de las labores administrativas, requieren de un fondo
especial para atender gastos menores de urgencia.

3- Que es una prioridad de la administracin municipal establecer las normas y procedimientos

que establezcan las reglas clara para el manejo transparente de los bienes, recursos materiales
y financieros de la municipalidad.

POR LO TANTO

El Alcalde Municipal de Acoyapa, Chontales, en uso de las facultades que le confiere el artculo
34, inciso 1, 4 y 13, Ley No. 40 y 261, Ley de Municipios, publicada el da 26 de Agosto de
1997 y los artculos 42, 44 y 45, Ley No. 376, Ley de Rgimen Presupuestario Municipal,
publicada el da 04 de Abril del 2001.

ACUERDA

III- ADMINISTRACION DEL FONDO FIJO:

3.1- OBJETO DEL FONDO FIJO

Arto. 1 La presente normativa tiene por objeto establecer las normas y los procedimientos
administrativos que requiere la Alcalda Municipalidad de Acoyapa, Chontales, para la creacin,
solicitud, aprobacin, ejecucin, control y rendicin de cuentas de los fondos fijo de caja chica.

3.2- CREACION DEL FONDO

Arto. 2 Crase un fondo fijo de caja chica por un monto de C$ 10,000.00 (DIEZ MIL
CRDOBAS NETOS), para cubrir gastos y pagos menores.

3.3- RESPONSABLE DEL FONDO

Arto. 3. La persona responsable del manejo del fondo fijo de caja chica ser designada por
la administracin municipal, quin deber otorgar una Fianza de fidelidad del 100% del mismo
valor del monto asignado en una institucin bancaria a favor de la Alcalda Municipal de
Acoyapa, Chontales y no podr delegar su manejo.

2
3.4- PROTECCION DEL FONDO
Arto. 4 El responsable del fondo fijo de caja chica debe tomar las medidas preventivas
para el resguardo del fondo, con el objeto de garantizar su proteccin, entre las cuales se
encuentran:
a- Guardar el dinero como documento utilizados en el manejo del fondos en lugar seguro
o caja de seguridad, colocarse bajo llave, debidamente ordenado al cual solamente l
tendr accesibilidad y control.

b- Por ningn medio, escrito o verbal, entregar a autoridades, funcionarios o empleados

municipales la llave que garantiza el resguardo y proteccin del fondo.

c- Queda terminantemente prohibido que el superior, por medio de coaccin, solicite

dinero sin el cumplimiento establecido en la presente normativa.

IV- MANEJO DEL FONDO

4.1- MONTO MAXIMO CUBIERTO POR EL FONDO

Arto. 5 El pago del fondo fijo de caja chica no exceder el porcentaje del 10 % del monto
(C$1,000.00) aprobado para el fondo.

Los montos mximos de desembolso autorizados, nicamente deben ser aplicados a una sola
operacin de pago y a un solo proveedor en forma individual.

4.2- GASTOS CUBIERTO POR EL FONDO

Arto. 6 Los gastos y pagos menores cubierto por el fondo fijo de caja chica estn
destinados para los rubros siguientes:
1- Compras de materiales y suministros.
2- Pagos por contratacin de servicios.
3- Pagos de viticos.
4- Pagos de combustibles.
5- Pagos de donaciones a personas naturales.
6- Becas

1- COMPRAS Y SUMINISTROS
Arto. 7 Toda compras y suministros de bienes que efecte la municipalidad por medio del
fondo de caja chica, antes de efectuarse sern consignada en Ordenes de Compras, apoyadas
por las Solicitudes de Compras, correspondientes.

Las compras de bienes o suministros deben estar acompaada de los documentos siguientes:
a- Orden de Servicio
b- Solicitud de Servicio
c- Cotizacin del Producto
d- Acta de Aprobacin del Comit de Licitacin.

3
Las compras de bienes y suministros sern remitidas a bodega; el documento original de la
Solicitud de Compras, juntos con el original de la Orden de Compras y el original de la
factura, sern los documentos que deben amparar la entrega de los artculos a la bodega, de
conformidad con los procedimientos establecidos.

En caso de compras de menor cuanta dentro del Municipio, en donde el proveedor local no
extienda factura membretada (legal), se aceptar la factura comercial, la cual debe contener los
datos siguientes:
a- Razn social del negocio registrado y matriculado en la municipalidad.
b- Nmero de licencia comercial extendida por la Direccin General de Ingresos.
c- Nombre y apellidos del proveedor.
d- Direccin del negocio.
e- Firma del proveedor.

2- CONTRATACIN DE SERVICIOS
Arto. 8 Las contrataciones de servicios de cuanta menores efectuadas por la
municipalidad por medio del fondo de caja chica, antes de efectuarse sern consignada en
Ordenes de Servicios, apoyadas por las Solicitudes de Servicios, acompaadas de anlisis de
ofertas presupuestarias de varios oferentes.

Los procedimientos de contratacin de servicios deben estar acompaada de los documentos

siguientes:
a- Orden de Servicio
b- Solicitud de Servicio
c- Trminos de Referencias
d- Presupuesto del Servicio.
e- Contrato de Servicio.

3- PAGOS DE VIATICOS
Arto 9 Los pagos de viticos de cuanta menores efectuados por la municipalidad por
medio del fondo fijo de caja chica, antes de efectuarse sern consignado en Ordenes de
Viticos, apoyadas por la Carta de Invitacin o programacin de viaje correspondiente al plan
de trabajo.

El procedimiento para la realizacin de los pagos de viticos debe estar acompaado de los
documentos siguientes:

a- Carta de Invitacin
b- Orden o Solicitud de Vitico
c- Informe de Actividades Realizadas.

4
4- PAGOS DE COMBUSTIBLE
Arto. 10 Los pagos en concepto de combustibles de menor cuanta efectuados por la
municipalidad por medio del fondo fijo de caja chica, antes de efectuarse sern acompaadas de
invitaciones o de la programacin de viaje correspondiente al plan de trabajo.

5- DONACION A PERSONAS
Arto. 11 Los pagos en concepto de donaciones por medio del fondo fijo de caja chica
sern efectuada a personas naturales o instituciones hasta un monto de C$ 500.00
(QUINIENTOS CORDOBAS NETOS).

El procedimiento para la realizacin de pagos de donacin a personas naturales debe estar

acompaada de los documentos siguientes:
a- Solicitud de parte del Beneficiario.
b- Autorizacin de pagos firmada por el Alcalde.
c- Recetas Medicas con epicrisis
d- Fotocopia de Cedula.

4.3- AUTORIZACION DE PAGOS

Arto. 12 Todo desembolso del fondo fijo sea este para pago correspondiente para compras
de materiales, productos, contratacin de servicios, pagos de viticos y donaciones a personas
naturales, sern autorizado por el Alcalde Municipal, quin emitir una orden de pago al
responsable del fondo.

El pago de caja chica debe hacerse en efectivo, una vez que se cumpla con los requisitos
establecidos en la presente normativa.

4.4- CASOS EXCEPCIONALES

Arto 13 Pueden presentarse inconveniente en el manejo de los fondos fijos de caja chica,
lo que requieren ser resuelto de forma inmediata para que no generen atraso a la operacionalidad
de las gestiones administrativas de la municipalidad.

1- Caso de Ausencia
En el caso que no se presentase como de costumbre la persona que maneja el fondo de caja
chica, por medio de un documento escrito, el responsable del mismo podr delegar en otra
persona, el manejo de la misma, mientras dure la ausencia , solamente con la AUTORIZACION
DEL ALCALDE MUNICIPAL, para lo cual, se requiere hacer una entrega de los valores y
documentos siguientes:

1- Arqueo del efectivo que en esos momentos se encontrase, juntos con los documentos
soporte utilizados.

2- Inventarios de los documentos que se encuentran en poder de la persona que maneja la

caja chica, la cual contendr:

5
 a- Inventario de documentos.
b- Inventarios de recibos de caja chica

2- Caso de Despido
En caso de despido de la persona encargada de manejar el fondo fijo de caja chica, el responsable
de la misma, nombrar har entrega formal de los valores y documentos que en esos momentos
se encontrase en su poder al Director Administrativo-Financiero. Esta entrega se har mediante
una acta de traspaso de la persona saliente a la persona entrante, la cual deber de contener los
elementos siguientes:
1- Un documento por escrito por el responsable del fondo fijo autorizando la entrega del
manejo de caja chica.

2- Un arqueo del fondo fijo, practicado por el departamento de contabilidad que contenga
los valores, documentos que sern traspasado a la persona entrante.

V- EJECUCIN DEL FONDO

5.1- PAGO DEL FONDO FIJO (REQUISITOS)

Arto 14 Todo pagos efectuado por el fondo fijo de caja chica, debe regirse por los
siguientes requisitos:
a- Solicitud del fondo fijo de caja chica.
b- Autorizacin del responsable inmediato.
c- Autorizacin de pago firmada por el Alcalde
d- Presentarse ante el responsable del fondo para hacer efectivo el pago.
e- Firma de los documento soporte estipulados por la presente normativa.
f- Recibir fsicamente la cantidad de dinero en efectivo a entera satisfaccin

Las solicitudes de pago por medio de caja chica sern recibidas nicamente por el encargado de
manejar el fondo y sern canceladas de acuerdo al orden en que se vayan recibiendo, salvo casos
prioritarios.

En los casos prioritarios se requiere expresamente de la autorizacin por escrito del Alcalde
Municipal para darle fiel cumplimiento.

Todos los movimientos del fondo fijo de caja chica para su solicitud, ejecucin, rendicin y
control deben manejarse a travs de los formularios diseados para tales fines, siendo estos, los
siguientes:

a- Un recibo oficial de caja chica.

b- Un vale provisional de caja chica.
c- Una orden de compras y suministro.
d- Una solicitud de compras y suministros.
e- Una orden de contratacin de servicios.
f- Una solicitud de contratacin de servicios.

6
 g- Una orden de pago de viticos.
h- Una solicitud de pago de viticos.
i- Una orden de pago de combustible.
j- Una solicitud de pago de combustible.
k- Arqueo del fondo fijo de caja chica.
l- Reembolso de caja chica.

Al momento de hacer efectivo un pago, el responsable del fondo deber poner el sello de
cancelado a los comprobantes de caja chica, as como a todos sus soportes.

5.2- SOPORTE DE LOS GASTOS

Arto. 15 Todos los gastos efectuados a travs del fondo fijo de caja chica deben ser
soportado por la documentacin que evidencie el pago correspondiente a compras o prestacin
de servicios, a lo cual se deber adjuntar:
a a- Un Comprobante de Caja Chica, autorizado por el Alcalde Municipal, el cual
especificar el rea administrativa a la cual se cargar el gasto.

b- Una factura membretada del proveedor; a favor de la municipalidad, la que se adjuntar

al comprobante de caja chica.

c- Un Recibo de Caja Chica; que ser firmado por el proveedor y el responsable del fondo
fijo de caja chica.

d- Una Orden de Pago; en caso de pagos de viticos o compras de combustible estarn

acompaada de una orden de pago con el Vo. Bo. del responsable del rea , la que se
adjuntar al comprobante de caja chica.

e- En caso de emitirse algn gasto que no se obtenga factura membretada, el proveedor

firmar un Recibo de Caja Chica, el cual se adjuntar al comprobante de caja chica
junto con la orden de pago.

Los documentos soportes de los gastos que respaldan el comprobante de egresos de caja chica
deben cumplir con los requisitos siguientes:
a- Ser emitidos a nombre de la Alcalda Municipal de Acoyapa, Chontales
b- Mantener una secuencia numrica
c- Fecha de emisin.
d- Ser claro, legibles y no presentar borrones, enmendaduras ni alteraciones.
e- Especificar claramente el concepto del gasto.
f- Especificar valores en nmero y letras.
g- Traer impreso el sello de cancelado y firma del proveedor.
h- Nombre del proveedor (En caso de persona natural, nombre y apellidos, direccin de su
domicilio, etc.)

7
Los documentos soporte de los desembolso de caja chica deben ser en original, sin borrones, ni
enmendaduras; de lo contrario no sern aceptado por el responsable de finanzas. A la
consumacin de gastos efectuado por el fondo de caja chica, el responsable debe colocarle el
sello de cancelado a todos los documentos soporte involucrado en el proceso.

Los extravos de documentos pagados se considerarn como casos de negligencias y su valor

correr inmediatamente bajo la responsabilidad del responsable del fondo fijo de caja chica.

5.3- CONTROL ADMINISTRATIVO

Arto. 16 La persona encargada de manejar el fondo fijo de caja chica, como control de su
gestin administrativa, debe llevar un Libro de Caja Chica, en el cual consignar todos los
movimientos efectuados por el fondo, como:
a- Todos los reembolsos efectuados por el rea de finanzas, sern registrado en el libro
como una entrada de efectivo.

b- Todos los desembolsos efectuados por el fondo por medio de pagos, sern registrado en
el libro como una salida de efectivo.

c- El encargado del fondo de caja chica debe manejar la disponibilidad del fondo (saldo),
de esa forma garantizar el reembolso cuando este se encuentre agotado como mnimo
en un 50 % del monto total aprobado.

5.4- VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA

Arto. 17 Todo desembolso sujeto a rendicin de cuentas, asignado a autoridades,
funcionarios o empleados municipales, debe estar soportado por un Vale de Caja Chica. Este
vale ser firmado por la persona a quin le asignaron dichos fondos.

Este documento tendr un carcter transitorio de cuarenta y ocho (48) horas, por la cual, el
beneficiario deber de rendir cuentas, reemplazndolo por las facturas, correspondientes. De no
hacerlo la persona responsable del vale, en el trmino establecido, la suma correspondiente le
ser cargada directamente a su salario mensual.

Los vales provisionales de caja chica deben elaborarse en original y copia, los cuales sern
regresado al solicitante, una vez que se rinda cuenta del mismo. La copia la archivar el
encargado del fondo, respetando la secuencia numrica.

Por ningn motivo se debe entregar vales provisionales de caja chica, cuando el solicitante tenga
otro (s) pendientes de cancelar. Diariamente el responsable del fondo revisar que vales
provisionales estn pendientes de liquidacin y gestionar su rendicin. De presentarse renuencia
de su rendicin, se proceder a comunicarle al director administrativo para que tome las medidas
necesaria del caso.

Los vales provisionales no deben presentar borrones, ni enmendaduras, deben ser claros y
especficos, adems debern de contener:

8
 a- Fecha de emisin del vale.
b- Valores en nmeros y letras
c- Concepto del gasto.
d- Nombre y apellidos del beneficiarios.
e- Firma de entregado y recibido

5.5- RECIBOS DE CAJA CHICA

Arto 18 Los pagos emitidos por el fondo de caja chica deben ser soportado por un recibo
de caja chica, al cual se le adjuntar, todos los soportes del gasto, tales como: recibos, facturas,
etc. El recibo original ser el soporte de los reembolso de caja chica y la copia quedar como
archivo del responsable del fondo.

La persona encargada del manejo de caja chica solicitar al rea a quin corresponda la
elaboracin de los talonarios de Recibos de Caja Chica debidamente prenumerados, el que
contendr un recibo origina y una copia.

Los recibos de caja chica anulados deben de marcarse con un sello que contenga la leyenda de
anulado y archivarse el juego completo.

VI- REEMBOLSO DEL FONDO

6.1- ARQUEO DE CAJA CHICA (PROCEDIMIENTOS)

Arto. 19 Para fines de control interno y garantizar el manejo transparente de los fondos de
caja chica, se debe efectuar arqueos sorpresivos al fondo de caja chica por lo menos cuatro veces
al mes, los cuales se realizarn por el departamento de contabilidad de la municipalidad o a
quin este designe, o por Auditoria Interna. El encargado de hacer el arqueo emplear el
siguiente procedimiento:
a- Contar en presencia del custodia de los fondos todo el efectivo que en esos momentos se
encontrase en su poder.

b- Revisar y contar los comprobantes pagados por el custodia de los fondos, listando
detalladamente las partidas contadas.

c- El responsable del arqueo debe elaborar la hoja de arqueo del fondo fijo de caja chica.

d- Al terminar el recuento, pedir al custodia que firme la hoja del arqueo, en la que conste
que todos los fondos es su posesin, por los cuales l es responsable, fueron contados en
su presencia y devueltos intactos a su entera satisfaccin.

e- Determinar que los anticipos (vale de Caja Chica) y los comprobantes de gastos que
forman parte del manejo del fondo, estn adecuadamente aprobados y sean originales y
razonables, sobre la base de la actividad desarrollada por la municipalidad.

9
 f- Determinar que cualquier cheque de reembolso, si hubiere, haya sido registrado en el
recuento.

g- Elaborar un informe de arqueo realizado, sealando errores, debilidades encontradas y

violaciones a las normas de control interno establecidas, as como las recomendaciones
pertinentes que amerita el caso, para superarlo.

h- Todo faltante del fondo fijo, al momento de practicarse un arqueo, sern cubierto de
manera inmediata por el que maneja el fondo, sin perjuicio de las sanciones
administrativas que pudiese derivarse de dicha irregularidades.

i- Todo sobrante del fondo fijo, al momento de practicarse un arqueo, es un ingreso de la

Alcalda, el cual debe ser depositado en caja general a los inmediato.

Los resultados de dichos arqueos sern preparados en original y tres copias para ser distribuido a:
1- Original Para la dependencia que lo elabora
2- Primera Copia Para el responsable del Fondo
3- Segunda Copia Jefe de la dependencia bajo cuya administracin se maneja
el fondo.
4- Tercera Copia Responsable de Auditora Interna

6.2- SOLICITUD DE REEMBOLSO

Arto. 20 La persona encargada del fondo fijo de caja chica solicitar al departamento de
contabilidad el reembolso cuando se encuentre agotado como mnimo en un 50 % la cantidad
asignada.

Independientemente del monto que se tenga en documento, el responsable del fondo de caja
chica, solicitar a la direccin financiera para que se emita cheque por reposicin de gastos al
cierre contable mensual, para que el fondo aparezca como efectivo y los egresos se contabilicen
en el perodo que corresponde.

El responsable de finanzas, exigir que se cumplan las disposiciones referentes a su manejo en

vista de que los reembolso se efectan luego que los comprobantes hayan sido revisados y
verificado por parte de los empleados responsables del control posterior al gasto.

6.3- RENDICIN DE CUENTAS

Arto. 21 El responsable del fondo fijo de caja chica remitir a la oficina de contabilidad la
rendicin de cuentas de los gastos efectuados por medio del formato Detalle de Gastos del
Fondo, el que contendr la informacin siguiente:
a- La fecha del perodo en que se efectuaron los gastos.
b- Nmero de facturas pagadas a favor de la Alcalda.
c- Nmero del recibo de caja chica.
d- Fecha del pago efectuado en el recibo de caja chica.

10
 e- Descripcin clara del concepto del gasto.
f- Beneficiario del pago (nombre y apellidos).
g- Importe total en crdobas.
La suma de los documentos comprobatorios de los desembolsos efectuados deber de totalizar el
valor del cheque de reposicin que se emitir a favor del responsable del fondo y los
comprobantes de gastos deben ser sellados con la leyenda de pagado, fecha y nmero de cheque
y nombre del banco.

El objetivo de este procedimiento, es evitar duplicidades en el pago de comprobantes

reembolsado en fechas anteriores. El departamento de contabilidad ser el encargado de
codificar, registrar y distribuir contablemente las operaciones del reembolso segn las reas al
cual corresponde dicho gasto.

6.4- AUTORIZACION DEL REEMBOLSO

Arto. 22 El responsable de finanzas aprobar la elaboracin del cheque de reembolso a
favor del responsable del fondo, una vez que se hayan efectuado la recepcin, revisin y
verificacin de toda la documentacin soporte (tales como facturas, recibos, comprobantes de
ordenes de pagos, recibos de caja chica, etc.) por parte del departamento de contabilidad,
responsable del control posterior del gasto. El reembolso del fondo fijo ser autorizado por el
Alcalde Municipal.

VII- PROHIBICIONES
Arto. 23 En general la responsabilidad en el manejo de los fondos de caja chica recae
nicamente en la persona designada por la administracin municipal a quin se le autoriz el
fondo, la utilizacin de los mismo queda sujeta a las siguientes prohibiciones:
1- Los nombres de los proveedores o razn social y los gastos por una misma
operacin no deben ser fraccionados con el objeto de ajustar los desembolsos a las
restricciones del fondo o lmite autorizados de desembolso.

2- Queda terminantemente prohibido utilizar el fondo de caja chica para efectuar vales
personales, adelantos de salarios, horas extras, pagos de dietas, vacaciones, dcimo
tercer mes o prstamos personales a Autoridades, funcionarios o empleados
municipales.

3- No ser permitido utilizar el fondo de caja chica para efectuar cambio de cheques
por dinero a ninguna persona.

4- Los fondos fijos de caja chica no deben ser manejado por las personas que en la
administracin municipal autorizan egresos, ni por funcionarios con cargos de
responsabilidad y autoridad por ser incompatible con sus funciones.

5- Se prohibe mantener el dinero y cualquier documento que soporte los egresos de

fondos, fuera de su respectiva caja de seguridad, la que en todo momento debe
conservarse bajo llave.

11
 6- Queda terminantemente prohibido que el superior, solicite dinero al responsable del
fondo, sin el cumplimiento de los requisitos establecidos por la presente normativa.
VIII- SANCIONES ADMINISTRATIVAS
Arto. 24 El incumplimiento de la presente normativa, ser objeto de sanciones
administrativas, las cuales son las siguientes:
1- Un llamado de atencin por medio escrito por parte del Alcalde cuando el
responsable del fondos viole la presente normativa. En caso de reincidencia ser motivo
de despido inmediato.

2- Cuando un superior viole lo establecido por la presente normativa, dependiendo del

caso, ser sancionado por la mxima autoridad administrativa. En caso de reincidencia
ser motivo de despido inmediato.

La presente normativa entrar en vigencia a partir de su publicacin por cualquier medio de

comunicacin.

Dado en el Municipio de Acoyapa, Chontales, a los siete das del mes de Octubre de 2006..

______________________________

ALCALDE MUNICIPAL DE

12
 ANEXOS

INSTRUCTIVOS Y
SUS FORMATOS

13
 INSTRUCTIVO DE COMPROBANTES DE PAGOS

UTILIDAD: Se usa para llevar el control de los pagos autorizados por el Alcalde Municipal, con
el propsito de limitar el pago en efectivos por parte del responsable del fondo de caja chica.

PERIODICIDAD: Se utilizar un comprobante de pago, cada vez que se emita un pago en

efectivo por la caja chica.

LLENADO DEL FORMULARIO:

1- Nmero del Comprobante de Pago; Los comprobantes autorizados para el pago de efectivo
por caja chica contendrn una numeracin consecutiva. Se requiere que la Alcalda por medio
de una litografa elabore los talonarios de comprobantes de pagos, los que contendrn un
original y dos copias.

2- Fecha de Emisin; Se deber de poner la fecha en que el rea solicita el pago de efectivo por
caja chica.

3- Cantidad en Crdobas; Se debe poner la cantidad en crdobas solicitada.

4- Pgase a Favor de; Se debe poner el nombre y apellidos de la persona a quin se le har el
pago en efectivo.

5- La Cantidad de; Se debe poner la cantidad en letras de dinero solicitada.

6- Cdigo Contable; Se debe poner el cdigo contable que identifica el gasto a ser realizado.

7- En Concepto de; Se debe de poner el concepto claro del pago que se va a realizar.

8- Haber; se deber poner la cantidad en efectivo del pago en la columna Haber.

9- Total en C$; Se deber poner la cantidad total del pago por caja chica.

10- Solicitado Por; se deber poner el rea que solicita el pago de efectivo por la caja chica.

11- Revisado Por; Se debe poner la firma del que realiza el revisado de comprobante de pagos.

12- Autorizado Por; Se deber poner la firma de autorizado por el Alcalde o a quin este delegue
por escrito.

14
 ANEXO 1
ALCALDIA MUNICIPAL DE ______________________
COMPROBANTE DE PAGO DE CAJA CHICA

No.: ________________
Fecha: _____/_____/_______
Valor por C$ ___________________

Pgase a Favor de : _____________________________________________________________

La Cantidad de:_________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Cdigo TOTAL
Contable Descripcin del Gasto HABER C$

_____________________ __________________ ___________________

Solicitado Por Revisado Por Autorizado Por

15
* Adjuntar los soporte correspondientes.

RECIBO DE CAJA CHICA

INSTRUCTIVO

UTILIDAD: Se usa para llevar el control de los pagos autorizados por el Responsable del fondo
de caja chica, con el propsito de soportar los pagos en efectivos y el cumplimiento de las
normas y procedimientos de control interno.

PERIODICIDAD: Se utilizar un Recibo de Caja Chica, cada vez que se emita un pago en
efectivo por la caja chica.

LLENADO DEL FORMULARIO:

1- Nmero de Recibo de Caja Chica; Los recibos de caja chica contendrn una numeracin
consecutiva. Se requiere que la Alcalda por medio de una litografa elabore los talonarios de
comprobantes de pagos, los que contendrn un original y una copias.

2- Fecha de Emisin; Se deber de poner la fecha en que se paga por medio del recibo de caja
chica.

3- Recib la Cantidad de; Se debe poner la cantidad en letras de dinero recibida por la persona.

4- En Concepto de; Se debe de poner el concepto claro del pago que se va a realizar.

5- Entregu Conforme; Se debe poner la firma de la persona que entrega el dinero en efectivo.

6- Recib Conforme; Se debe poner la firma de la persona que recibe el el dinero en efectivo de
la caja chica.

ANEXO 2
ALCALDIA MUNICIPAL DE _____________________

RECIBO OFICIAL DE CAJA CHICA

No.:____________
Fecha: ______/______/________
C$ ________________

Recib de la Municipalidad la Cantidad de: __________________________________________

En Concepto de: ________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

16
_____________________ ____________________
Entregu Conforme Recib Conforme
VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA
INSTRUCTIVO

UTILIDAD: Se usa para llevar el control de los pagos autorizados por el Responsable del fondo
de caja chica sujeto a rendicin de cuentas, con el propsito de soportar los adelantos de pagos
en efectivos y el cumplimiento de las normas y procedimientos de control interno.

PERIODICIDAD: Se utilizar un Vale Provisional de Caja Chica, cada vez que se emita un
pago en efectivo por la caja chica por adelantado sujeto a rendicin de cuentas por el beneficiario
del mismo.

LLENADO DEL FORMULARIO:

1- Nmero de Vale Provisional de Caja Chica; Los vales provisionales de caja chica contendrn
una numeracin consecutiva. Se requiere que el Responsable del Fondo elabore los vales
provisionales cada vez que emita un adelanto de pago sujeto a rendicin de cuenta, los que
contendrn un original y una copia.

2- Fecha de Emisin; Se deber de poner la fecha en que se emite el vale provisional sujeto a
rendicin de cuenta.

3- Cantidad en Crdobas, se debe poner la cantidad de dinero entregado.

4- Unidad Administrativa; Se debe poner la Unidad Administrativa que solicita el pago

adelantado sujeto a rendicin de cuentas.

5- A favor de: Se debe poner el nombre y los apellidos de la persona que recibe el dinero sujeto
a rendicin de cuentas.

6- La Cantidad de; Se debe poner la cantidad en letras de dinero recibida por la persona.

7- En Concepto de; Se debe de poner el concepto claro del pago que se va a realizar por
adelantado.

8- Vo. Bo. Director del Area; El vale provisional de caja chica debe contar con el visto bueno
del responsable del rea que solicita el pago por adelantado sujeto a rendicin de cuentas.

9- Entregu Conforme; Se debe poner la firma de la persona que entrega el dinero en efectivo.

10- Recib Conforme; Se debe poner la firma de la persona que recibe el dinero en efectivo de la
caja chica.

17
 ANEXO 3
ALCALDIA MUNICIPAL DE __________________________

VALE PROVISIONAL DE CAJA CHICA

No.: _____________
Fecha: _____/______/_______
Valor por C$ ___________________

Unidad Administrativa: __________________________________________________________

A Favor de: ___________________________________________________________________

La Cantidad de: ________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

En Concepto de: _______________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Sujeto a rendicin de cuentas a las 48 horas de haber sido emitido por el responsable de caja
chica y recibido por el beneficiario del mismo.

____________________________
Vo. Bo. Director del Area

___________________________ ___________________________
Entregu Conforme Recib Conforme

18
 ORDEN DE VIATICOS
INSTRUCTIVO
UTILIDAD: Se usa para llevar el control de los pagos de viticos por medio de caja chica a las
autoridades, funcionarios y personal municipal, con el propsito de controlar los pagos en
efectivos y dar cumplimiento de las normas y procedimientos de control interno.

PERIODICIDAD: Se utilizar una Orden de Vitico, cada vez que se emita un pago en efectivo
por la caja chica a las autoridades, funcionarios y personal municipal.

LLENADO DEL FORMULARIO:

1- Nmero de Orden de Vitico; Las ordenes de viticos contendrn una numeracin
consecutiva. Se requiere que el Responsable del Fondo elabore las ordenes de viticos cada
vez que emita un pago en efectivo, las que contendrn un original y una copia.

2- Nombre y Apellidos: Se deber de poner el nombre y los apellidos de la persona beneficiada

por el pago en efectivo de una orden de viticos.

3- Unidad Administrativa; Se debe poner la Unidad Administrativa que solicita el pago de la

orden de vitico para el control del gasto.

4- Objetivo del Viaje: Se debe poner claramente el objetivo del viaje por el cual solicita el pago
de vitico por medio de la caja chica.

5- En Concepto de; Se debe de poner el concepto claro del pago que se solicita por medio de la
orden de viticos (Desayunos, Almuerzo, cena, hospedajes o transporte).

6- Fecha: Se deben de poner las fechas que requiere la salida por las cuales se solicita el pago de
viticos.

7- Viticos Diario: Se debe poner el valor correspondiente a cada uno de los conceptos
solicitado por la persona que cumplir la misin asignada por la municipalidad.

8- Monto Total ; Se debe poner en la columna la cantidad total en crdobas solicitada por la
persona que cumplir la misin asignada.

9- Observaciones; En esta parte se pondr cualquier observacin que contribuya a dejar claro el
motivo de su salida.

10- Vo. Bo. Director del Area; La Orden de Vitico pagado por caja chica debe contar con el
visto bueno del responsable del rea que solicita el pago de vitico para el cumplimiento de
la misin asignada.

11- Entregu Conforme; Se debe poner la firma de la persona que entrega el dinero en efectivo.

19
12- Recib Conforme; Se debe poner la firma de la persona que recibe el dinero en efectivo de la
caja chica.
ANEXO 4
ALCALDIA MUNICIPAL DE _______________________________

ORDEN DE VIATICOS

No.: _______________
Fecha: _____/_____/______

Nombres y Apellidos: __________________________________________________________

Unidad Administrativa: _________________________________________________________

Objetivo del Viaje: _____________________________________________________________

Viticos Monto
Concepto Fecha Diario Total C$
Desayunos
Almuerzos
Cenas
Hospedajes
Transportes
Total C$

Observaciones: _________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

__________________________
Vo. Bo. Director del Area

_________________________ ________________________
Entregu Conforme Recib Conforme

20
 ORDEN DE COMBUSTIBLE
INSTRUCTIVO

UTILIDAD: Se usa para llevar el control de los pagos de combustible por medio de caja chica a
las reas administrativas asignadas, con el propsito de controlar los pagos en efectivos y el
cumplimiento de las normas y procedimientos de control interno.

PERIODICIDAD: Se utilizar una Orden de Combustible, cada vez que se emita un pago en
efectivo por la caja chica por el mismo concepto.

LLENADO DEL FORMULARIO:

1- Nmero de Orden de Combustible; Las ordenes de combustibles contendrn una numeracin
consecutiva. Se requiere que el Responsable del Fondo elabore las ordenes de combustible
cada vez que emita un pago en efectivo, las que contendrn un original y una copia.

2- Unidad Administrativa; Se debe poner la Unidad Administrativa que solicita el pago de la

orden de combustible.

3- Nombre y Apellidos: Se deber de poner el nombre y los apellidos de la persona beneficiada

por el pago en efectivo de una orden de combustible.

4- Descripcin de la Misin: Se debe poner claramente la descripcin de la misin por la cual

solicita el pago de combustible por medio de la caja chica.

5- Tipo de Vehculo; Se deber de poner la descripcin del vehculo en el cual se dar

cumplimiento de la misin asignada.

6- Placa No.; Se debe poner el nmero de la placa del vehculo en el cual se cumplir la misin
asignada por la administracin municipal.

7- Cantidad de Combustible; Se debe de poner la cantidad de combustible solicitada.

8- Tipo de Combustible; Se debe de poner el tipo de combustible solicitado en galones

(Gasolina o Diesel).

9- Costo Unitario; Se debe poner el costo unitario de tipo de combustible solicitado.

10- Importe Total ; Se debe poner en la columna la cantidad total en crdobas solicitada por la
persona que cumplir la misin asignada.

11- Solicitado Por; Se debe poner la firma de la persona que solicita el combustible para el
cumplimiento de la misin asignada.

21
12- Vo. Bo. Director del Area; Se debe poner la firma del director del rea que solicita el
combustible.
13- Autorizado Por; Se debe poner la firma del Alcalde Municipal quin autorizada la orden.
ANEXO 5
ALCALDIA MUNICIPAL DE ___________________________

ORDEN DE COMBUSTIBLE

No. : _______________
Fecha: ______/______/_______

Unidad Administrativa: __________________________________________________________

Entrgase a Favor de: ___________________________________________________________

Descripcin de la Misin: ________________________________________________________

Tipo de Vehculo: ______________________________________ Placa No. ____________

Tipo de Combustible Costo Importe

Cantidad Gasolina Diesel Unitario Total C$

______________________ ___________________________
Solicitado Por Vo. Bo. Director del Area

________________________
Autorizado Por

22
 ARQUEO DE FONDO DE CAJA CHICA
INSTRUCTIVO

UTILIDAD:
Se utiliza para controlar el efectivo y los documentos en poder del responsable de caja chica y
los pagos realizados por el mismo, con el propsito de velar por el cumplimiento a las normas de
control interno.

PERIODICIDAD:
Se utiliza cada vez que el departamento de contabilidad realice un arqueo del fondo fijo de caja
chica.

LLENADO DEL FORMULARIO:

1- Nmero del Arqueo; los arqueo sorpresivos al responsable del fondo fijo de caja chica se
realizar a travs de una numeracin consecutiva.

2- Fecha del Arqueo; Se debe poner la fecha en que se realice el arqueo a caja chica

3- Hora del Arqueo; Se debe poner la hora en que se realiza el arqueo a caja chica.

4- Bajo la Responsabilidad de; Se debe poner el nombre y el apellidos del responsable del fondo
de caja chica.

5- Detalle del Efectivo; Se debe poner en el cuadro todo el efectivo encontrado en poder del
responsable de caja chica.

6- Detalle de Egresos; Se debe poner en el cuadro todos los valores emitidos y pagados por el
fondo de caja chica.

7- Detalle de Vales Provisionales; Se debe poner en el cuadro todos los vales emitidos que se
encuentra en poder del responsable de caja chica y que no han sido cancelados.

8- Valor Total del Arqueo; Se debe poner el total de efectivo encontrado en ese momento en
poder del responsable del fondo, el total de egresos pagado y los vales provisionales emitidos
como adelantos de pagos.

9- Valor del Fondo Fijo; Se debe poner el valor total aprobado por la administracin para el
manejo de caja chica.

10- Diferencia en el Arqueo; Se debe poner al momento del arqueo cualquier diferencia
encontrada.

23
 11- Inventario de Boletera; se debe poner la cantidad de recibos no utilizados y que se
encuentran en poder del responsable del fondo.

ANEXO 6
ALCALDIA MUNICIPAL DE ___________________
ARQUEO DE FONDOS DE CAJA CHICA
No.:__________
Fecha: _____/____/______
Hora: _______

Bajo la responsabilidad de _____________________________________________

1- Detalle de Efectivo
Denominacin Cantidad Importe C$

Total Efectivo C$

2- Egresos de Caja Chica

No. de No. de Importe
Comprobante Fecha Recibo Concepto Beneficiario C$

Total Egresos C$

3- Vales Provisionales Entregados

Vale No. Fecha Concepto Beneficiario Importe C$

Total Vale C$

Valor Total del Arqueo (1+2+3) C$ ______________

Valor del Fondo Fijo ______________
Diferencia en el Arqueo ______________

4- Inventario de Boleteras
Inventario
Documentos Desde Al

24
 _______________
Elaborado Por

REEMBOLSO DE CAJA CHICA

INSTRUCTIVO

UTILIDAD:
Se usa para llevar el control de los reembolso de caja chica solicitado por el responsable del
fondo y autorizado por la administracin municipal, con el propsito de soportar los gastos
pagado por caja chica y dar cumplimiento a las normas y procedimientos de control interno.

PERIODICIDAD:
Se proceder por medio de una solicitud de reembolso del fondo fijo de caja utiliza cuando este
se encuentre agotado el fondo como mnimo en un 50 % .

LLENADO DEL FORMULARIO:

1- Nmero de Solicitud; las solicitudes de reembolso de caja chica contendr una
numeracin consecutiva.

2- Fecha de Solicitud; se debe poner la fecha en que se realiza la solicitud de reembolso del
fondo fijo de caja chica.

3- Cantidad en Crdobas; se debe poner la cantidad en crdobas solicitada para el reembolso

de caja chica.

4- Responsable de finanzas; la solicitud de reembolso del fondo fijo de caja chica a nombre
del responsable de finanzas.

5- A favor de; Se debe poner el nombre y apellidos del responsable del fondo de caja chica.

6- Perodo Comprendido; se debe anotar el perodo comprendido en el cual se realizaron los

gastos por caja chica.

7- Fecha de pago; se debe anotar la fecha del recibo de caja chica por el pagado por el fondo
de caja chica.

8- Nmero de Recibo de Caja Chica; Se debe anotar los nmeros de los recibos de caja
chica pagado por el fondo de caja chica.

9- Concepto; se debe anotar el concepto de forma clara que identifica el objeto del gasto
pagado por caja chica.

10- Beneficiario; se debe anotar el nombre y apellidos del beneficiario con el fondo de caja
chica.

25
11- Importe Total; se debe anotar el importe total pagado por el fondo de caja chica.

ANEXO 7
ALCALDIA MUNICIPAL DE __________________
SOLICITUD DE REEMBOLSO DEL FONDO FIJO
No.: _____________
Fecha: _____/_____/______
Por C$ _________________

Sr. ________________________________________, responsable de Finanzas.

Solicitud de reembolso del fondo fijo de caja chica por la cantidad de (en letras)
______________________________________________________________________________

A favor de _____________________________________________, responsable de caja chica.

Adjunto detalle de gasto comprendido en el perodo del da ______ de ___________ al da

______ de ________ del ao 200___.

No. de Importe
R.C. CH. Fecha Concepto Beneficiario Total C$

Total Gastos C$

______________________ _______________________
Elaborado Por Revisado Por

_____________________

26
 Autorizado Por

Copia : Contabilidad
Archivo

REEMBOLSO DE CAJA CHICA

INSTRUCTIVO
UTILIDAD:
Se utiliza para remitir el detalle de gastos efectuados por medio del fondo fijo de caja chica, con
el propsito de soportar los gastos pagado por caja chica y dar cumplimiento a las normas y
procedimientos de control interno.

PERIODICIDAD:
Se proceder por medio de una remisin del detalle de gastos efectuada por medio del fondo fijo
de caja chica al departamento de contabilidad, cada vez que el responsable del fondo, solicite
reembolso del mismo.

LLENADO DEL FORMULARIO:

1- Perodo de los Gastos Efectuados; se debe poner la fecha en que se realizan los pagos por
el fondo de caja chica, desde su inicio hasta el da en que se efecto el ltimo pago.

2- Nmero de la Rendicin de Gastos; toda rendicin del fondo fijo de caja chica contendr
una numeracin consecutiva.

3- Fecha de la Rendicin; se debe poner el da, mes y ao en que se remite al departamento

de contabilidad la rendicin de cuenta.

4- Nmero de Comprobante de Pago; en esta columna se debe poner el nmero consecutivo

de los comprobantes autorizados por el Alcalde Municipal.

5- Nmero de Recibo de Caja Chica; Se debe poner el nmero consecutivo del recibo de
caja chica que soporta la emisin del gasto.

6- Fecha del Recibo de Caja Chica; se debe poner el da, el mes y el ao correspondiente al
fecha del recibo de caja chica emitido.

7- Nmero de Factura; se debe anotar el nmero de la factura emitida a favor de la

municipalidad por el proveedor.

8- Concepto del Gasto; Se debe anotar de forma clara y precisa el concepto que identifica el
objeto del gasto realizados y pagados por caja chica.

9- Beneficiario; se debe anotar el nombre y apellidos de la persona beneficiarias por el

fondo fijo de caja chica.

10- Monto en Crdobas; se debe anotar el importe correspondiente al pago efectuado.

27
11- Elaborado Por; se debe poner la firma de la persona que elabora el detalle de los gastos.

12- Revisado Por; se debe poner la firma de la persona que revisa el detalle de la rendicin.

13- Aprobado Por; se debe poner la firma de la persona que aprueba el detalle.

28
 ANEXO 8
ALCALDA MUNICIPAL DE ____________________
DETALLE DE GASTO DEL FONDO FIJO DE CAJA CHICA
PERIODO DEL _____ AL _____ DE __________ DEL 200 ___
No.:____________
Fecha: _____/______/_______

No. De No. De No. De Monto

Comprobante R.C.CH. FECHA Factura CONCEPTO Beneficiario C$

Total Ingresos C$
(+) Efectivo en su Poder
(=) Fondo Fijo C$