Planes de contingencia

Primero debemos entender en que consiste un plan de contingencia, el mismo que se

refiere a todos los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa o unidad
operativa, cuyo principal fin es lograr o permitir el normal funcionamiento de esta, incluso
cuando cualquiera de sus funciones rutinarias se viese afectada o daada por un
accidente de ndole interno o externo. Se centra bsicamente una alternativa correctiva
ante imprevistos de la unidad operativa.

No se debe confundir el hecho que cuando una organizacin implementa sus planes de
contingencia, no significa que reconozca de manera abierta su ineficacia, sino mas bien
por el contrario implica un avance o medida de precaucin a la hora de superar cualquier
eventualidad, la misma que puedan involucrar perdidas no solo materiales sino tambin
personales.

Bsicamente los Planes de Contingencia se deben implementar con el fin de afrontar o

responder a futuros acontecimientos no deseados, para los que de manifestarse hace falta
estar preparado, donde la funcin principal de un Plan de Contingencia es garantizar la
continuidad de las operaciones de una empresa en caso de cualquier tipo de imprevisto.
La elaboracin de este tipo de medidas se divide bsicamente en cuatro etapas que son:

1. La Evaluacin.
2. La Planificacin.
3. Las Pruebas de viabilidad.
4. La Ejecucin del plan

Aqu las tres primeras etapas se refieren al componente preventivo y la ltima a la

ejecucin del plan una vez ocurrido el hecho imprevisto. Por otro lado se debe saber que la
planificacin incrementa considerablemente la capacidad de organizacin en caso de
producirse un siniestro inesperado lo que se emplea como punto de partida para
las respuestas inmediatas en caso de emergencia.

Se sabe que es mucho mejor planificar cuando todava no es necesario, donde los
responsables de esta planificacin, deben evaluar de manera constante y de manera
efectiva los planes creados, tratando de identificar potenciales peligros que tengan cierta
probabilidad de producirse.

Los planes son actualizadosconstantemente, de manera que se de un mbito dinmico, ya

que un plan de contingencia esttico se queda rpidamente obsoleto e inservible y
alimenta una falsa sensacin de seguridad, por lo tanto solo mediante la revisin y
actualizacin realizadas de manera peridica podran seguir siendo apropiadas y
pertinentes.

No se debe olvidar que toda plan de contingencia debe establecer objetivos estratgicos
as como tambin debe involucrar de manera dinmica un plan de accinpara alcanzar
dichos objetivos de manera efectiva. Existen ciertas diferencias fundamentales entre una
Planificacin de la Contingencia y la planificacin de los objetivos como por ejemplo:

La planificacin de la contingencia involucra trabajar con una hiptesis y desarrollar los

probables escenarios sobre los que se va a basar la etapa de planificacin, mientras que
en la planificacin de objetivos ya se conoce previamente el punto de partida y se basar
bsicamente en la evaluacin de las necesidades y recursos disponibles.

Un Plan de Contingencia debe ser realizado de manera exhaustiva sin demasiados

detalles, y ademas como caracterstica principal debe ser de fcil lectura y actualizado,
considerando siempre que un Plan de Contingencia, bsicamente debe ser de carcter
Operativo, donde ademas debe indicar claramente todo lo que hay que hacer en caso de
manifestarse el imprevisto.
Toda Planificacin debe ademas considerar al personal que participa directamente en ella
desde el personal que lo planifica hasta aquellos que operativamente participaran durante
el suceso de un imprevisto
El Plan de Emergencia

Una Planificacin de Contingencias debe ser tambin un Plan de Emergencia que

contenga los siguientes elementos:

Identificacin del escenario del suceso

Objetivos operativos a lograrse
Medidas que se deberan adoptarse
Investigacin de los hechos suscitados
Conclusiones del incidente

Los Objetivos Generales

Minimizar las perdidas producidas por el impervisto

Gestin y coordinacin global, asignacin de responsabilidades
Activacin efectiva del Plan de Emergencia
Minimizar las perdidas suscitadas por la emergencia

El Contenido del Plan de Contingencia

La naturaleza de la probable contingencia

Las repercusiones operativas reales de la contingencia
Las respuestas mas viables a tomarse
Las implicaciones financieras de las respuestas efectuadas

Para establecer los posibles escenarios es necesario formular una serie de distintas
hiptesis, aunque estas se basen en todos los conocimientos disponibles, por lo que nunca
se debe eliminar el elemento de imprevisibilidad, es decir se debe dejar espacio para lo
impredecible, evitando descartar cualquier tipo de posibilidad.

Un plan de contingencia debera tener como caracterstica principal la de ser

un documento dinmico, que se actualice continuamente y se corrija y mejore
constantemente. Es decir se debe evitar considerarlo como un documento que deba ser
revisado en fechas fijas de manera peridica, sino de un documento que se encuentre
permanentemente en estado de cambio, a fin de gestionar de manera efectiva su
mejora continua, debiendo rn todo momento tratar de ser realistas y eficaces.