Objetivos y funciones de la capacitacin

El objetivo general de la capacitacin es lograr la adaptacin de personal para el

ejercicio de determinada funcin o ejecucin de una tarea especfica, en
una organizacin.
Entre los objetivos principales de la Capitacin se encuentran los siguientes:

Incrementar la productividad
Promover un ambiente de mayor seguridad en el empleo
Facilitar la supervisin del personal
Proporcionar a la empresa recursos humanos altamente calificados en
trminos de conocimiento, habilidades y actitudes para el eficiente
desempeo del trabajador.
Desarrollar el sentido de responsabilidad hacia la empresa a travs de una
mayor competitividad y conocimientos apropiados.
Lograr que se perfeccionen los ejecutivos y empleados en el desempeo
de sus puestos tanto actuales como futuros.
Mantener a los ejecutivos y empleados permanentemente actualizados
frente a los cambios cientficos y tecnolgicos que se generen
proporcionndoles informacin sobre la aplicacin de nueva tecnologa.
Lograr cambios en el comportamiento del empleado con el propsito de
mejorar las relaciones interpersonales entre todos los miembros de la
empresa, logrando condiciones de trabajo ms satisfactorias.

La funcin de la capacitacin se inserta como parte integrante del acontecer

cotidiano de las empresas y para cumplir con sus objetivos toma informacin del
medio ambiente y del mismo centro de trabajo.

Si bien es cierto que la capacitacin no es el nico camino por medio del cual se
garantiza el correcto cumplimiento de tareas y actividades, si se manifiesta como
un instrumento que ensea, desarrolla sistemticamente y coloca en
circunstancias de competencia a cualquier persona.

Bajo este marco, la funcin de la capacitacin es:

Promover el desarrollo integral del personal, y como consecuencia el

desarrollo de la organizacin.
Propiciar y fortalecer el conocimiento tcnico necesario para el mejor
desempeo de las actividades laborales.

Perfeccionar al colaborador en su puesto de trabajo.

Etapas de la capacitacin.

La meta primaria de la capacitacin es contribuir a las metas globales de la

organizacin, por lo tanto es preciso desarrollar programas que no pierdan de
vista las metas y estrategias organizacionales. Las operaciones organizacionales
abarcan una amplia variedad de metas que comprenden personal de todos los
niveles, desde la induccin hacia el desarrollo ejecutivo. Adems de brindar la
capacitacin necesaria para un desempeo eficaz en el puesto, los patrones
ofrecen capacitacin en reas como el desarrollo personal y el bienestar.

Debido a los constantes cambios en el mundo muchos planes de capacitacin

fracasan, incluso en sus partes ms medulares como es la metodologa utilizada o
los plazos de ejecucin. Es por esto que el Analista Consultor debe ir ms all de
la simple accin de capacitacin a la hora de elaborar el proyecto. Debe
considerar las situaciones previsibles y las situaciones imprevisibles.
A fin de tener programas de capacitacin eficaces, se recomienda un enfoque
sistemtico. ste consiste en 4 partes:
1. Deteccin de las necesidades de capacitacin
2. Planeacin de la capacitacin
3. Ejecucin de los programas de capacitacin
4. Evaluacin, control y seguimiento de la capacitacin

CAPACITACIN

IMPORTANCIA DE LA CAPACITACIN

Existen varias ventajas tanto explcitas como implcitas al llevar a cabo acciones
de adiestramiento y capacitacin, algunas de ellas muchas veces no son
consideradas.

A continuacin podemos ver algunas de esas ventajas:

1.) Provoca un incremento de la productividad, porque un incremento en las

capacidades usualmente da como resultado una mejora, tanto en la cantidad
como en la calidad de la produccin.

2.) Desarrolla una alta moral en los empleados, porque sienten que la empresa los
tiene en cuenta, desea que se desarrollen y mejoren.

3.) Reduce la necesidad de supervisin, porque el empleado capacitado es una

persona que puede desarrollar su labor con una supervisin mnima, alcanzando
mayor grado de independencia en sus labores.
4.) Reduce los accidentes, porque muchos accidentes son causados ms por
deficiencia humana debido a la falta de entrenamiento que por falla en los
instrumentos o en los equipos de trabajo.

5.) Mejora la estabilidad de la organizacin y su flexibilidad, la habilidad de una

organizacin para mejorar su efectividad a pesar de las prdidas de personal
clave, se pueden desarrollar solamente mediante la creacin de una reserva de
personal de reemplazo entrenado.

CONDICIONES DE LA CAPACITACIN
Algunas de las condiciones claves a la hora de llevar a cabo la capacitacin son:

Debe ser adecuada a las necesidades reales que intenta satisfacer.

Debe realizarse de forma metdica respondiendo a las caractersticas del tema,
tiempo, lugar y participantes.
Debe ser continua, aunque con perodos de descanso.
Debe exigir la participacin activa de cada persona.

FASES DEL PROGRAMA DE CAPACITACIN

A continuacin podemos encontrar las diferentes fases o etapas que podra tener
un programa de capacitacin:

1) Detectar las necesidades de formacin o adiestramiento y clasificar las mismas.

Antes de formar es necesario detectar las necesidades presentes y futuras y

analizarlas para hallar sus causas reales. Este inventario de los problemas de la
organizacin debe ser sistemtico, continuo y efectuado en todos los campos y en
todos los niveles. Una vez detectadas las necesidades se deben fijar prioridades,
fijando un plazo para su satisfaccin (corto, mediano, largo).

Clasificar las necesidades

- Individuales. Surgidas de la evaluacin de desempeo.

- Grupales.
- Que requieren solucin inmediata.
- Que demandan una accin futura. Si se planifica el cambio de un proceso, se
detecta una necesidad futura de capacitacin para que dicho cambio pueda
llevarse a cabo.
- Que exigen instruccin sobre la marcha. Cuando es imposible extraer al
trabajador de su lugar de trabajo o cuando se debe hacer en el lugar de trabajo.
- Que necesitan instruccin externa. Cuando debe recurrirse a institutos de
capacitacin externos.
- Que puede resolver por s misma la organizacin. Porque cuenta con recursos
para hacerlo.
- Que requieren fuentes o medios externos.

Tcnicas para detectar las necesidades

- Observacin directa: del lugar del trabajo, del operario, de los resultados de la
ejecucin del trabajo.
- Reuniones de grupo: los jefes exponen las necesidades generales e individuales
de su sector.
- Entrevistas: para detectar las dificultades, buscar causas y determinar si estn
relacionadas a la falta de capacitacin. Pueden realizarse incluso con el mismo
trabajador.
- Evaluacin de desempeo.
Anlisis que permiten detectar las necesidades
- Anlisis del equipo, relacionado a la adquisicin de tecnologa y la necesidad de
aprender a utilizarla.
- Anlisis de la actividad, por cambios en el modo de realizarlas o la realizacin de
nuevas actividades.
- Anlisis de problemas en la organizacin, identificar problemas que se deban a
la mala formacin o a la falta de conocimientos.
- Anlisis del comportamiento, tiene en cuenta el nivel de eficiencia del trabajador.
- Anlisis de la organizacin, cuando se modifica la estructura, las
responsabilidades o las relaciones entre los diferentes componentes de la
organizacin.

2) Programacin y organizacin de las actividades. Una vez realizado el anlisis

de las necesidades, se elabora un plan de actividades de formacin. El programa
es la estructuracin de las actividades que permiten el aprendizaje. El conjunto de
programas de entrenamiento conforma el plan.
Ejemplo: Plan de Capacitacin:

a) Programa de capacitacin para el personal de conduccin.

b) Programa de capacitacin para supervisores.
c) Programa de capacitacin para los empleados administrativos.
d) Programa de capacitacin para los operarios.

Se debe:
1) Fijar los objetivos, los que deben estar relacionados con los objetivos de
la organizacin.
2) Determinar el nmero de participantes y nivel de capacitacin, armar
grupos en igualdad de condiciones para asimilar conocimientos.
3) Definir cursos a desarrollar, por ejemplo, ir por temas y por reas.
4) Definir objetivos de cada curso.
5) Unidades de instruccin, es decir, cules sern los mdulos que
componen el curso.
6) Mtodos de instruccin.
7) Tiempos necesarios. De cada actividad, horarios, cantidad de horas de
modo que los sectores sigan funcionando normalmente.
8) Instructores por cada unidad de capacitacin, para la parte prctica y
para la terica.
9) Mtodos para medir la eficacia, exmenes parciales, finales.
 10) Informacin administrativa necesaria, tal como horario y fecha de fin de
curso.

Cuando se ejecuta el programa:

1) Comunicar a todos los niveles, el programa y los objetivos.

2) Suministrar la capacitacin en relacin a la calidad y cantidad de

participantes.

3) Busca el lugar para realizar la capacitacin, puede ser dentro o fuera de

la organizacin.

4) Administrar, controlando las actividades que realiza el instructor, los

participantes y la coordinacin.

5) Registrar las actividades que se van realizando, cantidad de

capacitados, rea a la que pertenece, notas obtenidas, etc.

3) Seleccin de las tcnicas a utilizar: una vez elaborado el plan, le sigue la

realizacin de cada programa. Dicha realizacin est referida a las acciones
concretas del docente, a las actividades que realiza el capacitador y las personas
a capacitar y a los elementos y procesos que intervienen en cada situacin de
aprendizaje. La seleccin de la tcnica se basa a la ms adecuada para su
comprensin y puede ser:

- Adiestramiento individual: tomando de a un trabajador por grupo de trabajo.

- Grupal: se le ensea una tcnica de trabajo al grupo completo.
- Clases multilaterales: existe una participacin activa del grupo a travs de:
- Discusin sobre alternativas de solucin
- Tcnicas de simulacin o juego de roles
- Mesas redondas
- Paneles
- Simposios
- Mtodos audiovisuales, pizarra, etc.
- Capacitacin en el trabajo: se usa principalmente en la etapa de induccin de un
empleado nuevo.
- Rotacin del trabajador: suele ser necesario debido a la condicin de
generalistas que exige el mercado laboral actual.
- Sustitucin del jefe: cuando ste debe ausentarse por un lapso de tiempo
prolongado, es reemplazado por el subordinado ms capacitado para hacerlo, lo
cual constituye una forma de capacitacin.
- Asignacin de tareas especiales.

4) Evaluacin de resultados. Una vez realizado el programa se ha de evaluar la

conducta final del participante para constatar si ha alcanzado los objetivos fijados
en cada programa. Con las normas de desempeo establecidas. La evaluacin de
cualquier curso proporciona informacin:

- La reaccin del grupo y del alumno: cunto gust el programa a los

participantes?
- Conocimiento adquirido: qu principios, hechos y tcnicas aprendieron? Los
aplican?
- Nivel de avance del alumno.
- Las actitudes: qu cambios de conducta en el trabajo ha provocado el curso?
- Los resultados: en cuanto a costos reducidos, mejoras de calidad, mejoras de
cantidad, etc.
Hay tres tipos de evaluacin:
- Antes de la capacitacin: permite al instructor hacer cambios sobre la marcha,
por ejemplo, cuando los alumnos no tiene los conocimientos bsicos para dar
ciertos temas. Determina el nivel del alumno previo al curso.
- Durante la capacitacin: determina el nivel de avance del alumno, para ir
potenciando o suministrando capacitacin en el o los temas que hagan falta.
- Despus de la capacitacin: sirve para chequear el avance respecto a los
conocimientos que tena cundo entr al curso y para determinar si la misma fue
exitosa.

5) Seguimiento y control. La capacitacin no termina cuando finaliza el curso, sino

que se hace un seguimiento para determinar si se aplican los conocimientos
adquiridos y si los trabajadores adquirieron capacidad y destreza para realizar las
actividades en las fue adiestrado. Comienza de nuevo el ciclo.
 Tcnicas de Capacitacin de Recursos Humanos
En el puesto
Relacin Experto-Aprendiz. (Empleados). Tcnica que utiliza una
relacin entre un maestro y un aprendiz. Se desarrolla en el lugar
de trabajo bajo la gua de un trabajador experto, un supervisor o
un formador.
Rotacin de Puestos. (Empleados). Es una tcnica en la que los
empleados cambian de un puesto a otro (dentro de su rea) para
aumentar su experiencia. Ayudan a los empleados a entender los
diversos puestos y sus interrelaciones.
Rotacin de Puestos. (Gerentes) Est encaminada a familiarizar
a los gerentes con los problemas de cada departamento. Los
gerentes rotan de un departamento a otro con el fin de aprender
las funciones que se ejecutan en los mismos.
Mtodo de Reemplazo. (Gerentes). El empleado en capacitacin
trabaja directamente con la persona a la que va a reemplazar y
esta a su vez es responsable del asesoramiento de la persona en
capacitacin.
Panel de Gerentes en Entrenamiento. (Gerentes). Tienen como
objetivo proporcionar experiencia a los gerentes para el anlisis
de los problemas generales de la compaa. Varios gerentes
participan en un panel de directores donde hacen
recomendaciones a la compaa y analizan los problemas
presentes en la misma. (10 a 12 participantes, no es a tiempo
completo y no posee moderador).
Aprendizaje Accin. (Gerentes). Las personas en capacitacin
gerencial trabajan tiempo completo en el anlisis y solucin de
problemas de otros departamentos. Esto problemas se concentran
en proyectos. Se les da el tiempo libre para trabajar horario
completo a diferencia del panel. (4 a 5 participantes, sin
moderador).

Fuera del Puesto

Conferencias (Empleados y Gerentes). Medio de comunicacin
de una sola va en que un instructor presenta informacin verbal
a un grupo de oyentes.
Videoconferencias (Empleados y Gerentes). Es la comunicacin
simultnea bidireccional de audio y vdeo, permitiendo mantener
reuniones con grupos de personas situadas en lugares alejados
entre s.
 Videos, pelculas y audiovisuales (Empleados y Gerentes). Son
recursos que se utilizan para ampliar visualmente la informacin
que se quiere brindar a la persona en capacitacin.
Simulacin (Empleados y Gerentes). Se ejecutan tareas o
actividades que habitualmente se encuentran en el puesto de
trabajo haciendo uso de instrumentos que reproducen dichas
tareas lejos del mismo.
Dramatizacin o sociodrama (Empleados y Gerentes). Esta
tcnica consiste en reproducir una situacin o problema real. Los
participantes debern representar varios papeles siguiendo
instrucciones precisas en un determinado tiempo.
Representacin de Papeles (Role Playing) Gerentes. Consiste en
asumir las actitudes y comportamientos de otras personas
(desempear un papel), con el fin de que cada quien pueda ver
reflejado su desempeo en otras personas.
Estudio de Casos (Empleados). Se espera que los individuos
estudien informacin proporcionada en el caso y tomen
decisiones basadas en ste de manera grupal.
Mtodo de Estudio de Casos (Gerentes). Comprende la
presentacin de una descripcin por escrito de un problema
organizacional, la persona analiza el caso en privado, diagnostica
el problema y presenta sus resultados y soluciones en un anlisis
con otros que se encuentren en capacitacin.
En Laboratorio (Gerentes y Empleados). Son sesiones de terapias
grupales donde los participantes expresan emociones, sentimientos,
etc. Aumenta la conciencia de si mismo en los participantes y de los
procesos de grupo. Tambin representa la oportunidad para mejorar
las habilidades en relaciones humanas haciendo que los gerentes o
supervisores se entiendan mejor a ellos mismos y a los dems. Se
hace obligatoria la presencia de un psiclogo que modere las
sesiones.
Aprendizaje Programado (Gerentes y Empleados). Supone el uso de
material impreso o computadoras para presentar el material de
estudio al empleado. Despus de dar al individuo un pequeo
segmento de informacin para que la estudie, se le pide que
responda una pregunta (o varias) ya sea por escrito o en la pantalla
del computador. Si la respuesta es correcta se le indica al
participante que puede pasar a la siguiente parte del material de
estudio, sino se le da una respuesta explicativa de su error y se le
pide que lo intente nuevamente.
Aprendizaje Lnea (Empleados y Gerentes). Se hace uso de las
herramientas que ofrece Internet. El conocimiento est disponible
en cualquier momento, en cualquier parte del mundo y en
diferentes idiomas. Las personas no estn limitadas por la
necesidad de estar en un lugar y tiempo especficos. (uso de
pginas web, chats, videollamadas, foros, etc.).
 Juegos gerenciales o de negocios. (Gerentes). Son juegos
computarizados o no, donde las personas son divididas en
compaas de cinco a seis personas, las cuales deben competir
con las otras en un mercado simulado. Cada compaa establece
una meta y se da la instruccin para que tome varias decisiones.
No se pueden ver las decisiones que toman los dems aunque
puedan afectar a nuestra compaa.
Modelo de Comportamiento. (Gerentes). Utiliza videos y
dramatizacin para ilustrar habilidades interpersonales y muestra
cmo deben actuar los gerentes en diversas situaciones. Se
utiliza, por ejemplo, para capacitacin en tareas como
retroalimentaciones de evaluacin del desempeo, correccin del
desempeo inaceptable, delegacin de funciones, manejo de
quejas, etc.

Caja de Trabajo (in-basket)(Gerentes). Es una simulacin en la que

se le pide al participante establecer prioridades y despus manejar
diversos documentos de negocios, mensajes de correo electrnico,
mensajes telefnicos, y otras tareas que comnmente ejecutara un
gerente. Al participante se le pide actuar con base en la informacin
presentada en cada documento o tarea. El participante asigna una
prioridad a cada situacin particular antes de tomar cualquier
decisin.