Organizacin de departamentos de

compras
En una empresa pequea, se entiende que el
volumen de compras es mnimo y poco
heterogneo, por lo que se puede organizar de
tal forma que dicha funcin recaiga en una sola
persona con un asistente que le auxilie para
realizar trabajos complementarios.

Este tipo de organizacin no implica ningn

problema y se trabaja de manera centralizada
12
 Organizacin de departamentos de
compras
En una empresa mediana, donde la actividad de
compras es ms compleja, la organizacin
deber ser de otra ndole y con personal ms
capacitado y en algunos casos, con cierto grado
de especializacin.

Se puede trabajar con un sistema centralizado o

descentralizado

13
 Organizacin de departamentos de
compras
En una empresa grande, donde la tarea de
compras es ms amplia y especializada, la
organizacin de este departamento deber estar
bien definida en cuanto a sus funciones,
procedimientos, polticas y objetivos y
dependiendo de su naturaleza.

Se puede establecer una organizacin

centralizada, descentralizada o mixta.
14
Su Funcionamiento al cumplir objetivos

Las microempresas por lo regular se apoyan

para su organizacin en la experiencia e
intuicin de sus propietarios o socios, otras
deciden apoyarse en especialistas, y las menos
tienen una organizacin ms formal donde
claramente se observa que su estructura
organizacional es compleja y funcional, con
modelos propios para el logro de sus objetivos

15
Su Funcionamiento al cumplir objetivos

En las empresas medianas, los socios

normalmente ocupan los cargos de direccin
ms importantes, aun sin tener la experiencia
que ello requiera; la razn, cuidar su inversin y
no correr riesgos.

16
Su Funcionamiento al cumplir objetivos

En las empresas grandes, es comn que los

puestos directivos sean ocupados por
verdaderos especialistas con experiencia,
capacidad y astucia, entre otras aptitudes y los
socios son los que conforman el consejo de
administracin, con todas las facultades para
modificar la estructura organizacional de su
empresa, si a su juicio consideran que ello les
permite alcanzar sus objetivos
17
 Personal de Compras

El personal que realiza funciones de compras es

muy vulnerable cuando se trata de cuestiones
de tica.

Lo anterior obedece a las cantidades de dinero

que maneja o a las partidas presupuestales de
su rea

18
 Personal de Compras

El personal de compras debe actuar con una

conducta libre de toda sospecha al realizar las
adquisiciones de cumplir con el siguiente perfil:

Honradez
Integridad
Equidad
Propiedad
Responsabilidad
19
 Personal de Compras

Tambin en materias de compras, el personal de

dicho departamento debe actuar con cortesa y
lealtad hacia los proveedores.

El comprador NO debe someterse a obligaciones

especiales con los proveedores, por razn de las
excesivas atenciones que tuvieran con l, aun
cuando pudieran considerarse dentro de las
llamadas Cortesas comerciales
20
 Comit de Compras

Dicho comit es comn en empresas grandes, y

se constituye por acuerdo de los consejos de
administracin de las mismas, integrndose con
directivos de otras reas relacionadas con el
rea de compras

21
 Comit de Compras

Este comit tiene como propsito fundamental

establecer mecanismos de coordinacin
necesarios que permitan el desarrollo
transparente y eficaz de las actividades del rea.

22
 Comit de Compras

Frecuentemente estn conformados por las

siguientes reas:
El director general Almacn
de la empresa Crdito y cobranzas,
Finanzas entre otros.
Produccin
Contabilidad
Compras

23
 Algunas atribuciones del comit

Establecer las bases sobre las cuales deben

formularse las adquisiciones derivadas del
presupuesto.

Aprobar y modificar, segn sea el caso, los

programas de adquisiciones.

Vigilar el funcionamiento estricto de las

adquisiciones
24
 Algunas atribuciones del comit

Establecer polticas y normas que deben

observarse en las adquisiciones y seleccin de
proveedores

Evaluar los resultados obtenidos en la

ejecucin del programa integral de adquisiciones

Recomendar la rotacin o reorganizacin del

comit para darle la debida transparencia a
todas las compras de la empresa. 25
 Sistema de Compras
Sistema Centralizado:

Este sistema tiene 2 significados, el primero se

refiere a la concentracin de autoridad en un
departamento y el otro ms comn al control
central de las compras, de ordinario en las
oficinas generales , aunque haya diversas
sucursales en distintos lugares

26
 Ventajas de un Sistema Centralizado
Un mayor control sobre el volumen de las
compras

Facilita el control de las piezas compradas,

as como la calidad de las mismas

Mayores descuentos en grandes volmenes

de compras

Utiliza menos personal de compras

27
 Ventajas de un Sistema Centralizado
Permite procedimientos uniformes y un mejor
control sobre ellos

Existe mejor control de inventarios, con la

consiguiente disminucin de inversiones

Evita duplicidad de funciones

Reduce considerablemente el papeleo

28
 Desventajas de un Sistema Centralizado
En situaciones urgentes no siempre se pueden
atender rpidamente los requerimientos

La perdida de personal valioso, repercute ms

en este sistema que en el descentralizado

El personal que est lejos del punto donde van

a utilizarse los artculos es ajeno a los problemas
regionales.

29
 Desventajas de un Sistema Centralizado
El personal de compras tiene ms carga de
trabajo

Lentitud al trasladar materiales del almacn

general a otras sucursales

Mermas o faltantes en las transferencias de

materiales del almacn general a otras
sucursales

30
Sistema Descentralizado:

En este tipo organizacin existen varios grupos

independientes de compras que reporten a sus
jefes de las plantas o sucursales, sean locales o
regionales, en vez de hacerlo a un jefe de
adquisiciones general.

31
 Ventajas de un Sistema Descentralizado
En situaciones urgentes se pueden realizar
compras en forma ms rpida

Formar personal ms experimentado y

especializado

Es posible mantener la responsabilidad y la

autoridad ms cerca de los problemas y permite
mayor flexibilidad

32
 Desventajas de un Sistema Descentralizado
La empresa tiene menos control sobre las
compras regionales

No siempre se obtiene la misma calidad de los

materiales y piezas compradas

Los descuentos son menores

Se utiliza ms personal de compras

33
Sistema Mixto:

Este sistema opera en empresas grandes y con

varias sucursales, en las que, por su giro,
realizan de manera descentralizada sus
compras, ya que esto no afecta mayormente la
calidad, precio ni condiciones de pago, y si les
favorece en la continuidad, volmenes y
condiciones de entrega.

34
Sistema Mixto:

Sin embargo cuando se trata de compras de

maquinaria, equipo, inmuebles o inversiones que
deben ser aprobadas por el comit de compras,
o que la alta direccin considera elevadas, las
compras se llevan a cabo de manera
centralizada, es decir que al realizar la misma
empresa compras centralizadas y/o
descentralizadas se dice que esta operando bajo
un sistema mixto
35
 Polticas de Compras

La poltica por extensin significa arte o traza

con que se conduce un asunto o se emplean los
medios para alcanzar un fin determinado.

36
 Polticas de Compras

Para lograr un buen funcionamiento, el

departamento de compras, debe establecer sus
polticas respecto al sistema de compras que
emplea la empresa. Ya que el mismo afectar a
toda una serie de polticas internas, relativas a la
lnea de autoridad, procedimiento y relaciones
interdepartamentales y definir el alcance y
responsabilidad del departamento de compras.

37
Estas polticas deben:

Reflejar los objetivos y planes del

departamento.

Elaborarse por escrito

Ser flexibles, discretas, sencillas y claras

38
Los objetivos deben:

Establecer criterios para tomar decisiones

Ser una herramienta administrativa

Delimitar las responsabilidad de compras

Darse a conocer a todo el personal de

compras

Revisarse y actualizarse peridicamente

39
Algunos ejemplos de polticas de compras son:

Queda prohibido a los empleados aceptar

obsequios o gratificaciones

Todas las adquisiciones de la empresa deber

realizarlas el departamento de compras

Todas las importaciones de maquinaria y

equipo ser autorizadas por el comit de
compras
40
Algunos ejemplos de polticas de compras son:

Las requisiciones debern describir

claramente las especificaciones y la fecha en
que se requieran los materiales

Todas las compras superiores a un milln de

pesos debern estar autorizadas por el comit
de compras de la empresa.

41
Procedimiento para la realizacin de compras:

En un procedimiento se
documenta la secuencia
lgica del deber ser del
departamento de
compras, para delimitar
correctamente los pasos a
seguir y determinar
exactamente quien lo
debe hacer en el se
incluye: 42
Procedimiento para la realizacin de compras:

1.- La requisicin: Se reciben las requisiciones

provenientes del departamento de almacn,
debidamente autorizadas.

2.- Localizacin de las fuentes proveedoras: Se

identifica a los proveedores que tengan los
materiales requeridos en la plaza, regin, e
incluso en el extranjero

43
Procedimiento para la realizacin de compras:

3.- La solicitud de cotizacin: Se solicitan

cotizaciones por va telefnica, fax, correo o a
travs de mensajero o correo electrnico.

4.- La cotizacin: Documento que envan los

proveedores en el que se indican precio,
condiciones de entrega, condiciones de pago y
garanta entre otros.

44
Procedimiento para la realizacin de compras:

5.- Cuadro comparativo: Se elabora un

resumen o comparativo de las cotizaciones
presentadas por los proveedores.

6.- La negociacin : Es la etapa ms

importante del proceso; en ella se negocian las
condiciones de pago, entrega, precio, calidad
etc. De los materiales buscando siempre el
beneficio mutuo.
45
Procedimiento para la realizacin de compras:

7.- Orden de compra o pedido : Se elabora un

pedido en firme u orden de compra al
proveedor que ofrezca las mejores condiciones
sealadas en el punto anterior.

8.- El seguimiento de rdenes de compra : Se

establecen formas de control para activar las
rdenes de compra fincadas a los proveedores
y se vigilan las entregas que stos realizan
46
Procedimiento para la realizacin de compras:

9.- Recepcin de materiales: Se reciben las

mercancas en el departamento de almacn

10.- Comprobacin exacta de las mercancias :

Se realiza una comprobacin exacta de las
mercancas recibidas, con el pedido u orden de
compra fincada

47
Procedimiento para la realizacin de compras:

11.- Envo al departamento de cotabilidad de

todos los documentos para su pago: Se deben
presentar al departamento de contabilidad
todos los documentos inherentes a la orden de
compra o pedido (factura, orden de compra,
acuse de recibo, entre otro), para trmite de
pago.

48
Procedimiento para la realizacin de compras:

12.- Punto de recompra: El departamento de

almacn determina el punto de recompra a
travs del sistema que haya elegido (por
ejemplo mximos y mnimos)

49
 Manual de Compras:

El manual de compras, proporciona una idea

clara, lgica e integral de como opera el rea
de compras y precisa los pasos que debe de
seguirse en cada una de las actividades que
realiza.

50
 Manual de Compras:
Normalmente este manual debe considerar,
entre otros los siguientes puntos:
o Introduccin o Polticas
o ndice o Procedimientos
o Objetivo o Diagrama de
o Misin Flujo
o Visin o Formatos
o Estructura o Instructivo para
orgnica de la su uso
empresa y del o Glosario
rea de compras 51
 Como planear las compras de una empresa:

En el caso de una empresa industrial, el

departamento de produccin determinar la
frecuencia y la cantidad de materias primas
que deban adquirirse, en razn de la labor que
haya realizado el departamento de ventas
52
Como planear las compras de una empresa:

Cuando es una empresa

que solamente se dedica a
la comercializacin de
productos, las compras y
volumen de las mismas se
determinarn bsicamente
por las condiciones de
pago y el ritmo de las
ventas.

53
 Como planear las compras de una empresa:

En las empresas
importantes las
compras deben basarse
en mtodos cientficos y
racionales, de manera
que pueda realizarse de
modo correcto.

54
 Como planear las compras de una empresa:

Para ello es de utilidad el pronstico, que es un

indicador que permite hacer conjeturas para
tratar de determinar cundo y cuanto se debe
comprar y as encontrar el equilibrio adecuado
entre ambos trminos.

55
 Como planear las compras de una empresa:

Algunas tcnicas cuantitativas para pronosticar

son las siguientes:

Mtodo de
consumo del Ultimo
Pronstico Periodo

Anlisis de Pareto

56
 Mtodo de Consumo del ltimo Periodo:
Por lo tanto, para 2014 se estima un consumo
similar de 10 toneladas, lo que permitir prever
compras iguales al ltimo periodo anterior:
Mtodo de promedio mvil
Ao Toneladas
2009 10
2010 20
2011 30
2012 40
2013 50
150/ 5= 30
57
 Mtodo de Consumo del ltimo Periodo:
Se observa que las cantidades consumidas en
los ltimos 5 aos son diferentes y el promedio
ha sido de 30 toneladas, por lo tanto para el
2014 se estima que se consumirn 30
toneladas.

Lo que permite prever compras mnimas de 30

toneladas, ms alguna reserva intocable para
cubrir contingencias.

58
 Anlisis de Pareto
Un buen indicador para disear una adecuada
planeacin de compras es la consideracin del
anlisis de pareto, tambin conocido como
anlisis de ABC.

En virtud del examen minucioso que se realiza

con los diversos artculos existentes en
almacn, clasificados en 3 grupos (A,B y C),
aqu la base del anlisis es el valor que tienen
los artculos consumidos
59
 Anlisis de Pareto
Si todos los artculos del inventario se listan y
para cada artculo se procede a multiplicar el
Costo Unitario por la cantidad que se utiliza en
un ao determinado, se obtendr el valor del
costo anual

Si se clasifican dichos artculos conforme a

su valor, se obtendr un listado de todos los
que se tienen en el inventario, ordenados
conforme a su valor.
60
 Anlisis de Pareto
Por se observa que aproximadamente 70% del
costo de los materiales es atribuible a 10% de
los artculos almacenados, que se denominan
artculos tipo A.

61
 Anlisis de Pareto
Los artculos tipo B se consideran intermedios;
representan 20% del valor del consumo y
constituyen tambin 20% de los artculos
almacenados.

Los artculos tipo C son heterogneos y de poco

valor, son muy numerosos y muestran una parte
insignificante del costo de los materiales
almacenados, adems de tener una rotacin
lenta y que siguiendo con el ejemplo
representan 10% de ellos. 62
 Anlisis de Pareto

Por lo tanto el anlisis permite concluir que la

mayor atencin debe estar en los artculos tipo
A, estableciendo controles estrictos, formas
precisas y adecuadas para las compras que
realice una empresa, en virtud de la inversin
que representan.
63
 Anlisis de Pareto
Anlisis de
Pareto a de ABC

% de existencia de las % de valor de las

mercancas mercancas

A-10 70
B-20 20
C-70 10

64
Tambin pueden planearse de acuerdo a su uso
e importancia en:

o Artculos que se consideran indispensables

(materias primas)

o Artculos de consumo inmediato o directo,

que no necesiten almacenamiento (mobiliario y
equipo de oficina

65
o Artculos de consumo
espordico o con fines muy
particulares; su
almacenamiento es mnimo
y transitorio (refacciones
para el departamento de
produccin o
mantenimiento)

66
 Funcin de un sistema de compras

El sistema de compras se compone de las

funciones que a continuacin se enlistan y
siguen una secuencia lgica:

1.- Adquisiciones: Precio, Calidad, Cantidad,

Condiciones de entrega, Condiciones de Pago y
Servicio Post venta.

67
2.- Guarda y Almacenamiento: Recepcin,
Verificacin en cuanto a dimensin, peso y
medida, Clasificacin e Inventario.

3.- Proveer a produccin: Tipo de Material,

Cantidad, Dimensiones, pero y medida

68
Por otra parte, las adquisiciones son una
prctica comercial que depende de diversas
circunstancias:

1.- Fuente de aprovisionamiento: En el pas, en el

extranjero.

2.- Clase y costo de empaque: Terrestre,

martimos y areos

69
3.- Condiciones y cotizaciones de los mercados:

Procedencia agrcola: Depende de las

cosechas, abundantes o escasas de las mismas
y de su existencia, que determinan la oferta y la
demanda

Si son de extraccin minera: Las cotizaciones

pueden fluctuar segn la zona de explotacin,
las clases de los materiales y el costo de la
mano de obra.
70
3.- Condiciones y cotizaciones de los mercados:

Si proceden de otras industrias: Los precios

pueden depender de su grado de
transformacin, de la oferta y la demanda de los
productos, atendiendo principalmente a su
calidad y existencias.

71
Uno de los aspectos esenciales a considerar en
las compras est el anlisis de valor,
directamente relacionado con el precio, en cuyo
caso el comprador debe analizar tambin las
caractersticas tcnicas de los materiales
conjuntamente con el precio de compra.

El anlisis de valor es una investigacin o

revisin integral de las materias primas o
materiales comprados.

72
En concreto anlisis de valor lo definimos, un
enfoque ordenado y creativo que tiene como
objeto la identificacin, de una manera eficiente,
de los costos innecesarios, o sea de aquel costo,
que no aporta calidad, utilidad, vida, apariencia
ni ventajas para el cliente
73