ESCUELA DEL MINISTERIO PBLICO

OFICINA DE ARCHIVO Y TRAMITE

DOCUMENTARIO.
(OATD)
LA GESTIN EFICIENTE EN ARCHIVOS

PROF.: LUIS G.NEZ SOTO

ORGANIZACIN DOCUMENTAL.
DOCENTE : LIC. LUIS GUILLERMO NUEZ SOTO.
 LOS ARCHIVOS Base para la toma de
5 decisiones en la
Administracin:
Gestin y Control

Para los
ciudadanos

Para la ciencia
la investigacin
y la cultura
3 07/08/2017 gns
 ARCHIVO
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Conjunto de
Documentos, Acumulados en un
sea cual fuere proceso natural por
su fecha, una persona o
forma y entidad pblica o
soporte privada, en el
material transcurso de su
gestin

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 IMPORTANCIA
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En todas las organizaciones se crea y recibe documentacin

para el desarrollo de las actividades.
Cada vez los conjuntos de informacin son ms grandes,
pero su gestin sigue sin formar parte de la consideracin del
organismo.
Comprender los problemas que la documentacin tiene para
proponer las soluciones.
Elaboracin de soluciones, a partir del conocimiento de la
institucin, el archivo, la documentacin y las personas que crean
y utilizan esa documentacin.

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8
Documentos de Archivo.

A) Producto de una gestin administrativa.

B) Prueba de transacciones pasadas
C) Carcter orgnico o administrativo
D) Ejemplar nico.
E) Usualmente original.
 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
7
ARCHIVO DE ARCHIVO ARCHIVO
GESTIN CENTRAL HISTRICO
Documentacin Documentacin Documentacin
Activa Semi-activa Inactiva

Valores Valores
Primarios secundarios

Administrativo Histrico
Legal Cultural
Fiscal Investigacin
Contable Cientfico
Tcnico
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 PROCESOS ARCHIVISTICOS.
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1.- IDENTIFICACIN.
2.- LA
ORGANIZACIN DOCUMENTAL.
3.- LA DESCRIPCION DOCUMENTAL.

4.- VALORACIN DOCUMENTAL.

5.- CONSERVACIN DE DOCUMENTOS.

6.- SERVICIO ARCHIVISTICO

gns
LA IDENTIFICACIN.
La identificacin documental, entendida como la
fase preliminar y previa a cualquier otra actuacin
archivstica, es un proceso de tipo intelectual que
consiste en investigar al sujeto productor de la
documentacin y a los tipos documentales que
gestiona.

gns
OBJETIVO.
El objetivo fundamental de la identificacin es llegar a
conocer exhaustivamente la institucin que produce los
documentos, los crea o los recibe en el ejercicio de sus
competencias, su evolucin organizativa a lo largo del
tiempo, los procedimientos administrativos sobre los que se
ha venido rigiendo, y todas las disposiciones o
regulaciones que afectan a los trmites que desarrolla.

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NOS PERMITE :

Identificacin del organismo

Identificacin del elemento funcional

Identificacin del tipo documental

Organizacin de las series documentales

gns
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Entender que la organizacin y el contenido de un

archivo responden a la tipologa, estructura,
competencias y funciones de la Institucin o empresa
que lo ha generado y que su clasificacin no puede
responder a criterios temticos sino que debe derivar
del respeto del principio de procedencia y de la
estructura interna del fondo.

gns
 MARCO LEGAL:
Ley orgnica FINES DE UNA ENTIDAD
ROF MOF y
otras.

ORGANIZACIN FUNCIONES

ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA
D.L 19414
LEY 25323
DOCUMENTOS NORMAS
S.N.A.
GNS
LA ORGANIZACIN DOCUMENTAL.
Objetivo
Proporcionar una estructura lgica al fondo documental
Facilitar la localizacin de las series documentales.
Fundamento:
Se basa en la aplicacin de los principios universales de la archivstica:

procedencia y orden original.

Concepto: Conjunto de acciones dirigidas a clasificar, ordenar y signar las
series documentales de una entidad, o fondo documental.

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 AGRUPACIONES DOCUMENTALES

1. FONDO DOCUMENTAL
2. LAS SERIES DOCUMENTALES
3. UNIDAD ARCHIVISTICA:
- PIEZA DOCUMENTAL
- DOCUMENTO COMPUESTO O
EXPEDIENTE

gns
 SERIE DOCUMENTAL.
CONCEPTO.

Es el conjunto de documentos que tienen

caractersticas comunes , el mismo tipo documental
o el mismo asunto y que por consiguiente , son
archivados , usados , transferidos o eliminados
como unidad .(S.N.A 02 - NORMAS GENERALES
DEL SNARJ N073 85 AGN J).

gns
 LOS TIPOS DOCUMENTALES.
Tipo Documental como un modelo de
unidad documental producida por un
organismo en el ejercicio de sus
funciones constituyendo el testimonio
material de una o varias actividades, y
que se distingue por poseer una serie
de caractersticas fsicas o intelectuales
comunes con otras unidades.

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gns
gns
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

PROCEDENCIA ORDEN ORIGINAL

Cada documento debe Es mantener el orden

conservarse en el interno de cada fondo
fondo documental al manteniendo la
que naturalmente estructura que tuvo
pertenece durante el servicio
activo.
gns
 EL CUADRO DE CLASIFICACIN
EL Cuadro de Clasificacin es un instrumento descriptivo que nos
permite organizar y tratar los documentos de todas las unidades
administrativas, tecnicas y de gestin de cualquier entidad a partir
de unos mismos criterios y mediante unos mismos metodos.
Cada oficina estara dotada de un Cuadro de Clasificacin
integrado en el general, en el que estaran recogidas todas las
series documentales generadas en el desarrollo de sus actividades
y los tipos de documentos producidos como consecuencia de su
ejercicio
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 LA ORDENACION.
Es una tarea material consistente en relacionar unos elementos con otros
de acuerdo a un criterio establecido de antemano que puede ser
alfabtico o numrico o la combinacin de ambos esto es alfa numrico.
LA SIGNATURA O CODIFICACIN.
Consiste en ubicar en el archivo las cajas , legajos o libros asignndole a
las unidades de instalacin, una numeracin o una identificacin, a fin de
saber cual es su ubicacin fsica (signatura).