exemplu: metoda cadrului logic, diagramele de tip Gantt sau de tip PERT sau
analizele SWOT). Managementul proiectelor s-a dezvoltat inclusiv ca urmare a cresterii
accesului la tehnologii informationale moderne, astfel nct n prezent au devenit
instrumente curente tehnologiile care faciliteaza lucrul n echipe multidisciplinare
(groupware), utilizarea unor sisteme informationale dedicate managementului proiectelor
(care utilizeaza lucrul n cadrul unor birouri virtuale, programe pentru planificarea,
realizarea si evaluarea proiectelor, evaluarea riscurilor aferente unui proiect etc.). Un
instrument la fel de util, chiar daca de o natura diferita, l reprezinta asociatiile
profesionale pentru managementul proiectului, care faciliteaza accesul la informatii de
ultima ora relevante pentru organizatiile care utilizeaza - sau intentioneaza sa-si dezvolte
- o organizare manageriala bazata pe proiecte.
Beneficii:
Reduceri de durata intre 22 27% si economii de 15% din costul total al
proiectului
Analiza rezultatelor
Descriere produs
1. Conferinte si colaborari
2. Groupware
Lotus Development ofera o gama larga de produse dedicate lucrului n cadrul unor retele, precum
aplicatii pentru web si email, software pentru lucru n echipe de tip 'birou-virtual' si diverse pachete de
programe pentru cresterea eficientei activitatilor desfasurate n cadrul unei organizatii.
Microsoft este unul din liderii modiali n domeniul IT. De interes sunt sectiunile care trateaza
tehnologiile dedicate lucrului n cadrul retelelor.
Novell este unul dintre cei mai importanti furnizori de solutii pentru retele organizate n cadrul
ntreprinderilor.
Open Text ofera solutii avansate pentru managementul transferurilor de date si informatii n
cadrul companiilor de dimensiuni mari.
Ventana east este un furnizor de solutii software pentru organizarea de conferinte si cursuri
virtuale.
3. Evaluarea proiectelor
4. Analiza riscului
Palisade ofera pachete integrate si programe pentru analiza deciziilor si analiza riscului. O parte
din aceste programe pot fi utilizate sub forma unor plugin-uri pentru programe frecvent utilizate, precum
Excel sau Microsoft Project.
Primavera ofera solutii software foarte avansate pentru managementul proiectelor, incluznd
analiza riscurilor, utilizabile pentru orice domeniu de activitate si, n mod special, pentru medii de tip multi-
proiect.
Descriere
Project Server 2003 este poate implementarea cea mai cunoscuta a unei solutii de Business
Intelligence ce are la baza SQL 2000 pe specificul activitatii de management de proiect. Project Server
2003 este un site de Web ce foloseste SharePoint Team Services si SQL Server 2000 cu Analysis Services
ce permite analiza portofoliului de proiecte , rapoarte dinamice privind alocarea resurselor, analize What-if
pornind de la o situatie existenta. Project Server foloseste din plin analiza OLAP si Office Web
Components pentru generarea si afisarea de rapoarte dinamice.
Pentru toate fazele discutate, Microsoft Project ofera asistenta oricarui nivel de PM, fie el
ncepator sau avansat. Atentie incepatori: lucrul cu Microsoft Project seamana foarte mult cu lucrul n
Microsoft Excel nsa trebuie sa fim constienti ca n spate lucreaza cu o baza de date.
Multe din fazele proiectului nostru nici nu se pot imagina fara o unealta ca Microsoft Project.
Mare parte din plan (operatiuni, resurse, relatii ntre operatiuni, constrngeri) se poate realiza mult mai
repede n Microsoft Project iar unele probleme se pot rezolva exclusiv n program: supraalocari de resurse,
optimizarea planului daca se depasesc deadline-uri etc. n continuare vom enumera cteva facilitati ale
aplicatiei n ordinea n care le-am folosi n mersul unui proiect:
Project Guide : Pentru ncepatori, programul ofera un element special n interfata grafica, care ajuta la
trecerea pas cu pas prin fazele realizarii unui proiect.
Operatiuni (lucrul cu timpi): n Microsoft Project prima oara cnd creem planul va trebui sa stabilim
data de nceput a proiectului, apoi putem crea operatiunile si timpii lor completnd un tabel asemanator
cu cele din Excel. n acelasi timp aplicatia va crea automat partea vizuala din Gantt-chart.
Calendare :Un calendar stabileste orele de lucru si zilele lucratoare. Aplicatia va folosi aceste
informatii pentru a construi structura de operatiuni n timp. Vom putea salva mai multe calendare de
baza, care apoi vor putea fi folosite la nivel de proiect, la nivel de resurse sau la nivel de operatiuni.
Relatii ntre operatiuni: Aplicatia suporta cele patru tipuri de relatii (FS, SS, FF si SF) si cele opt
tipuri de constrngeri (ASAP, ALAP, SNLT, FNLT, SNET, FNET, MSO si MFO). Mai mult, n relatiile
dintre operatiuni putem introduce intervale (lag time). Aceste intervale daca sunt negative, ele devin
timpi de anticipare (lead time). Putem crea relatii ntre operatiuni care se afla n proiecte diferite.
Resurse: se introduc ca si operatiunile ntr-un tabel. n Microsoft Project vom avea doua categorii de
resurse: resurse de tip lucru (work) si resurse de tip material. n prima categorie intra resursele umane
si echipamentele. Resursele de tip material sunt tratate diferit deoarece ele nu folosesc calendar (ore de
lucru), nu sunt capabile de ore suplimentare si nu pot colabora prin e-mail sau web.
Alocari de resurse la operatiuni (unitati, costuri): Vom putea aloca resurse la operatiuni, stabilind
unitatile pentru fiecare resursa. Aceste unitati reprezinta capacitatea de lucru a resursei respective. De
exemplu o resursa care se cheama electricieni poate avea capacitate de lucru 300% daca dispunem
de trei electricieni sau altfel, o resursa poate avea capacitate de lucru 50% daca nu putem dispune decat
de jumatate din timpul lui. Dupa o prima alocare de resurse la o operatiune, putem regla durata
operatiunii adaugnd sau eliminnd resurse. Mecanismul cu care aplicatia face acest lucru se numeste
effort-driven scheduling si are la baza o idee simpla: daca punem mai multe resurse sa lucreze la o
operatiune, atunci timpul se va reduce.
Cnd introducem resurse ntr-un plan, vom introduce si costurile acelor resurse. Aceste costuri pot fi
salarul resurselor umane, costuri de utilizare a echipamentelor, chirii, costurile materialelor ponderate
sau nu n timp, costuri fixe la fiecare utilizare, cheltuieli de transport etc.
Popularea cu informatii suplimentare : Putem atasa informatii suplimentare la planul nostru cum ar
fi: note, texte, imagini, link-uri de web, sunete, filme si prezentari PowerPoint. Aceste informatii le
vom folosi pentru a da explicatii, pentru a lamuri probleme si n general pentru a face planul mai usor
de nteles.
Fazele majore: Crearea unei faze n plan se poate face simplu, folosind sageata de indent.
Rezolvarea supraalocarilor (leveling) : Daca n plan avem resurse care sunt supraalocate (de
exemplu o persoana este alocata sa lucreze 200%), atunci va trebui sa rezolvam aceste probleme.
Aplicatia ofera o unealta de automatizare a rezolvarii supraalocarilor: resource leveling, care va
modifica programarea n timp a operatiunilor, va introduce ntreruperi (split) si va modifica alocarea
resurselor pe operatiuni. Toate acestea vor duce probabil la ntrzierea sfrsitului proiectului.
Triunghiul proiectului (optimizare, firul rosu, baseline) : Daca sunt probleme cu cele trei laturi ale
proiectului (timp, cost, calitatea produsului) atunci putem interveni pentru a optimiza planul nostru.
Pentru a optimiza latura timp, Microsoft Project ofera o unealta numita critical path sau firul rosu.
Pe scurt, daca dorim sa reducem durata proiectului va trebui sa umblam la operatiunile care se afla n
firul rosu. Posibilitatile de a reduce durata operatiunilor din firul rosu sunt: adaugarea de resurse
suplimentare (va creste costul), introducerea de timpi de anticipare (pauze negative) ntre operatiuni,
spargerea lor n mai multe operatiuni ce se pot face simultan, ore suplimentare etc.
Dupa ce am optimizat planul, putem nregistra un prim baseline, adica starea proiectului asa cum l-am
gndit initial.
Urmarirea executiei: Urmarirea se poate face la nivel de operatiune sau la nivel de resurse alocate,
ambele modalitati putnd fi detaliate n interiorul operatiunilor pe zile sau ore de lucru. Microsoft
Project ofera suport pentru urmarirea costurilor si pentru analiza performantei proiectului (earned value
analysis).
Alte facilitati : Microsoft Project ofera suport si pentru tiparire si raportarea starii proiectului nostru,
vom avea posibilitatea sa personalizam cmpurile, tabelele, vizualizarile, modul de numerotare a
operatiunilor si resurselor, vom putea filtra, sorta si grupa informatiile afisate. Toate personalizarile pe
care le facem ntr-un proiect le vom putea salva n alte proiecte sau chiar n sabloanele programului
pentru a putea fi utilizate n orice proiect viitor.
Securitatea oferita de sistemul de operare prin autentificare si autorizarea accesului la fisierele
proiectului, poate fi dublata de cererea unei parole de citire sau scriere pentru un proiect anume.
Facilitati avansate : Putem imagina ca vom lucra ca PM la mai multe proiecte simultan. Se pune
ntrebarea ce se ntmpla daca avem ntr-un proiect o operatiune, care depinde de o operatiune aflata
ntr-un alt proiect? Dar daca se lucreaza la doua sau mai multe proiecte folosind aceleasi resurse, cum
se rezolva problemele de disponibilitate si supraalocarile cauzate de participarea la mai multe proiecte?
Urmatoarele facilitati sunt create pentru a rezolva aceste probleme.
1. Proiecte master si subproiecte: Putem crea proiecte consolidate (master) n care introducem doua
sau mai multe subproiecte si dupa aceea putem crea relatii (dependente) ntre operatiuni aflate n
proiecte diferite.
2. Resurse partajate: Solutia pentru folosirea resurselor la mai multe proiecte este folosirea unui
resource pool, o baza de date sub forma unui proiect, care nu contine nimic altceva dect resurse.
Proiectele noastre vor fi configurate simplu, sa foloseasca acest resource pool.
4. Microsoft Project 2002 Standard este un produs destinat managementului de proiecte n firme mici
si are toate facilitatile enumerate pna acum.
5. Familia 2002 mai contine un set de produse destinate sa coopereze n firme mijlocii si mari:
6. Microsoft Project Server 2002 este un produs capabil sa ofere timesheet-uri, rapoarte, analiza
portofoliului de proiecte, modelarea portofoliului, resurse si sabloane la nivel de companie. Aplicatia
are nevoie de Windows 2000 Server, Internet Information Services (IIS) 5.0, si SQL Server 2000 cu
Analysis Services. Project Server 2002 (urmasul lui Project Central) va centraliza n baza sa de date
toate informatiile legate de proiectele companiei.
7. Microsoft Project 2002 Professional este un produs, care pe lnga facilitatile lui Project 2002
Standard, este capabil sa salveze proiectele n baza de date a Microsoft Project Server.
8. Microsoft Project Web Access este un client de web, accesibil odata cu achizitionarea unui Project
Server CAL si care cu ajutorul lui Internet Explorer 5.0, permite vizualizarea informatiilor din
proiectele companiei.
Directorii pot folosi Microsoft Project Web Access pentru a accesa rapid rapoartele privind starea
proiectelor din companie. Rapoartele sunt disponibile la nivel de portofoliu, la nivel de proiecte sau chiar
resurse. Cu Portfolio Analyzer (folosind OLAP), cu rapoarte online si documente stocate n SharePoint
Team Services, directorii pot analiza tendintele proiectelor si resurselor pentru a gasi cauzele din spatele
problemelor. Cu Portfolio Modeler directorii pot simula si evalua solutii la problemele gasite.
Membri echipei pot folosi Microsoft Project Web Access pentru a vedea timesheet-uri, alocrile la
operatiuni, rapoarte si documente legate de proiect. Membrii echipei pot trimite usor rapoarte de stare a
operatiunilor la care lucreaza si pot propune modificari n proiect.
Managerii de proiect pot folosi Microsoft Project Professional pentru a crea si edita planuri la proiectele
lor. Integrarea cu Microsoft Project Server asigura acces usor la resursele companiei, iar cu facilitati ca
Build Team from Enterprise si Resource Substitution PM-ii pot aloca resursele potrivite la proiectele
lor, fara sa creeze probleme de supraalocari. Microsoft Project 2002 este integrat si cu Microsoft Project
Web Access, astfel PM-ii pot vizualiza n Project 2002 rapoartele trimise de membri echipei.
Arhitectura sistemului
Solutia pentru managementul proiectelor n companiile medii si mari este construita pe urmatoarele nivele:
Nivelul client
1. Microsoft Project Web Access consta dintr-un set de controale ActiveX si pagini HTML (furnizate
prin Active Server Pages). Microsoft Project Web Access este destinat utilizatorilor care se conecteaza
la Microsoft Project Server.
2. Microsoft Project 2002 ruleaza de la Microsoft Windows 98 Second Edition n sus sau de la Microsoft
Windows NT 4.0 Workstation n sus. Microsoft Project Standard si Professional pot publica informatii
n Microsoft Project Server si pot aduce informatii din Microsoft Project Server n proiecte. n plus,
Microsoft Project Professional (nu si Standard) pot salva proiectele companiei n Microsoft Project
Server.
1. Microsoft Project Server furnizeaza facilitati de workgroup si enterprise catre nivelul client.
2. Facilitatile de workgroup (care sunt similare cu cele cunoscute de la familia 2000 ntre Microsoft
Project 2000 si Microsoft Project Central) interactioneaza cu Microsoft Project Server folosind
obiectul Server Business Object. Nivelul client comunica cu obiectul de business publicnd
documente XML prin pagini ASP.
3. Facilitatile de enterprise interactioneaza cu Microsoft Project Server folosind Project Data Service
(PDS). Cererile de la Microsoft Project Professional prima data sunt facute prin XML catre PDS, apoi
PDS (dupa ce verifica permisiunile user-ului autentificat) raspunde cu informatii de conectare la baza
de date. Folosind aceste informatii Microsoft Project Professional se conecteaza la baza de date cu
ODBC. Cererile de la Microsoft Project Web Access sunt facute tot catre PDS, dar n acest caz PDS
(dupa verificarea permisiunilor) se va duce el si va accesa baza de date. PDS mai este apelat si cnd se
genereaza cuburile OLAP pentru Portfolio Analyzer sau se foloseste Portfolio Modeler.
Microsoft SQL Server 2000 furnizeaza serviciile pentru acest nivel. Microsoft Project Server 2002 extinde
schema bazei de date existente la familia 2000 si aduce importante mbunatatiri n scalabilitate si securitate.
Microsoft Project Standard interactioneaza exclusiv cu tabelele de workgroup iar Microsoft Project
Professional si Microsoft Project Web Access pot lucra si cu tabelele de enterprise