Guia Control de Proyectos e Indicadores

SUITE-EPR/SUITE-GPR
GUIA DE USO PARA CONTROL DE CAMBIOS DE PROYECTOS

E INDICADORES
Mayo del 2016
Copyright 2003-2016, e-Strategia Consulting Group S.A. de C.V., Mxico. 1 de 19

Gua de uso para Control de Cambios de Proyectos e Indicadores Empresa/Gobierno Por Resultados
Contenido
INTRODUCCIN ..................................................................................................................................3
CONTROL DE CAMBIOS DE PROYECTOS (NIVEL DE CEREMONIA) ..............................................3
ACTORES EN EL CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................................3
A) CAMBIAR LA FASE DE UN PROYECTO / VISUALIZACIN DEL NIVEL DE CONTROL ........................................................ 4

B) SOLICITAR APERTURA................................................................................................................................ 5
C) VISUALIZACIN DE LAS RESTRICCIONES DE UN PROYECTO. .................................................................................. 6
CONTROL DE CAMBIOS PARA PROYECTOS ( OBSERVATORIOS DE NIVEL 1) ............................8
A) IDENTIFICACIN DEL PROYECTO. .................................................................................................................. 8

B) ASIGNACIN DEL NIVEL DE CONTROL Y DETALLE DE BITCORAS............................................................................ 8
C) RESPUESTA A UNA SOLICITUD DE APERTURA. .................................................................................................. 9
CONFIGURACIN DEL CONTROL DE CAMBIOS PARA PROYECTOS. .........................................11
CONTROL DE PROYECTOS ................................................................................................................................. 11
CONTROL DE INDICADORES...........................................................................................................13
1. SOLICITUDES DE CAMBIO PARA INDICADORES. ............................................................................................... 14

2. ATENCIN DE SOLICITUDES DE CAMBIO. ...................................................................................................... 17
3. CONSIDERACIONES ESPECIALES PARA INDICADORES DE NIVEL 1 ....................................................................... 18
DA TOS D E C O NTACT O ..................................................................................................................19
Copyright 2003-2016, e-Strategia Consulting Group S.A. de C.V., Mxico.

2 de 19
Introduccin
Esta gua detalla las siguientes funcionalidades para utilizar el control para proyectos e indicadores:
Control de Cambios para Proyectos. Establece el control de cambios al plan de un proyecto en grados que
incrementan de manera paulatina el nivel de control sobre los cambios al plan de un proyecto, para que
los cambios se efecten tras la autorizacin correspondiente.
Control de Indicadores. Establece control para que cambios a las metas comprometidas de un indicador,
a sus resultados, o la eliminacin de los mismos estn sujetos a reglas de control y slo se realicen estas
acciones previa autorizacin correspondiente.
Se sugiere consultar las guas complementarias de Gua de uso operativa, Supervisiones Ejecutivas y Reporte
de Alertas.
Control de Cambios de Proyectos (Nivel de Ceremonia)

Es el grado de delegacin o establecimiento de responsabilidad para el control de cambios a los planes de un
proyecto, tambin conocido como Nivel de Ceremonia.
A nivel central, se establecen las restricciones que aplicarn a cada uno de los niveles de control. El nivel 0 no
establece restricciones y el lder del proyecto puede cambiar toda informacin de la ficha del proyecto en
cualquier fase del ciclo de vida del proyecto.
Los niveles de control 1 y 2 imponen restricciones, entendindose como restriccin a la imposibilidad de cambiar
informacin ingresada en algunos campos de la ficha de proyecto. Las restricciones a los cambios en los campos
de proyecto se activan cuando el proyecto pasa a la fase de EJECUCIN.
En esta seccin se describen las siguientes funciones:

a Cambiar la Fase de un proyecto y Visualizacin de Nivel de Control.
b Solicitar Apertura.
c Visualizar las Restricciones de un Proyecto.
Actores en el Control de Cambios

Rol Actividades que realiza
Jefe de Es la Autoridad de Control responsable del seguimiento y control de los proyectos en una
Seguimiento Entidad. Puede tomar control de un proyecto para restringir, bajo demanda, cambios a
ciertas partes del plan de proyecto. Es responsable de autorizar o no las solicitudes de
apertura emitidas por los lderes de los proyectos controlados.
Equipo de Opcionalmente, si el sistema se configura la bandera adecuada, el personal designado
Seguimiento como Seguimiento tambin puede aprobar o rechazar las solicitudes emitidas.
Jefe de Es la Autoridad de Control responsable en una entidad del seguimiento y control de los
Seguimiento de proyectos en Entidades coordinadas. Puede tomar el control de proyectos que el ministerio
nivel superior coordinador considere crticos en sus ministerios coordinados. Sobresee el control tomado
por un Jefe de Seguimiento de la entidad a la que pertenece el proyecto. Es responsable de
autorizar o no las solicitudes de apertura emitidas por los lderes de los proyectos
controlados.
Lder de Proyecto Responsable de que un proyecto termine dentro del plazo y presupuesto establecidos y el
alcance definido. Actualiza los datos de sus proyectos, y, en caso necesario, solicita
aperturas temporales para modificar las partes restringidas del plan de proyecto. Es el
encargado de cambiar de fase un proyecto. El cambio de fase de un proyecto se realiza
desde la seccin Control de Proyecto de la ficha de proyecto.
Nota: Los usuarios con rol de observador no podrn ser seleccionados como jefe de seguimiento de la entidad.

3 de 19
a) Cambiar la fase de un proyecto / Visualizacin del Nivel de Control
Descripcin La funcionalidad se encuentra dentro de la ficha del proyecto, y mostrar el nivel actual de
control y permite cambiar la fase de un proyecto. Si no hay informacin del nivel de control,
significa que el proyecto se encuentra en el Nivel 0 (sin restriccin de cambio).
Adems podr conocer el avance de la solicitud de apertura y el historial de los cambios

realizados en ese proyecto.
Pasos 1. Ingrese al Factor Crtico de xito 8 (FCE8).

2. Ingrese a la ficha del proyecto con el que va a trabajar.
3. Presione Control de Proyecto.
Descripcin de Campos
Campo Descripcin
Botn Control de Permite acceder a la pantalla donde se visualiza el estado del control de
Proyectos cambios y se cambia la fase a los proyectos.
Fase Permite cambiar la fase del proyecto. Si el proyecto tiene un nivel de
control 1 o 2, slo podr cambiar la fase de acuerdo a las reglas
siguiente reglas de control de fase:
Si est en Planeacin, slo se permite cambiar a las fases Ejecucin,

Congelado, Cancelado. UN PROYECTO SOLO PUEDE PASAR A
EJECUCIN cuando est en fase de Planeacin, y SOLO LO PUEDE
HACER EL LIDER DEL PROYECTO EN CUESTIN, utilizando la
funcionalidad Cerrar Plan (consultar esta misma tabla, ms
adelante).
Si est en Ejecucin, slo se permiten las fases Cierre,
Completado, Congelado, Cancelado.
Si est en Cierre slo se permiten las fases Completado,
Cancelado, Congelado.
Si est Completado ya no se puede cambiar la fase.
Si est Cancelado o Congelado slo se puede pasar a Ejecucin o
Cierre.
Si necesita hacer un cambio de fase distinto a las reglas descritas, se

tendr que solicitar la apertura para poder realizar el cambio (ver la
funcin Solicitar Apertura).
El control de cambios para el resto de los campos protegidos entra en

efecto a partir de que el proyecto pasa a la fase de EJECUCIN.
Control de Cambios Muestra el estado de control de cambios actual:

(slo aparece si el proyecto Abierto.- Significa que el proyecto est abierto a que se realicen cambios
tiene nivel de control 1 o 2) en los campos restringidos por un determinado perodo, o bien, que el
proyecto no ha llegado a la fase de EJECUCIN, que es cuando entra en
efecto el control de cambios para proyectos con nivel de control 1 o 2.
Cerrado.- Significa que las restricciones estn activas y que no se podrn
hacer cambios al proyecto sin tener el permiso correspondiente.

4 de 19
Cerrar Plan de Proyecto Este botn es especial, y aparece EXCLUSIVAMENTE cuando el proyecto est
(slo aparece si el en fase de planeacin. Su propsito es hacer explcito que al presionarlo, el
proyecto est en fase de lder de proyecto est de acuerdo que, el proyecto entrar en control y pasar
PLANEACIN, y el a fase de EJECUCIN. Es decir, que las restricciones debidas al control de
usuario es el lder del ceremonia del proyecto entran en efecto.
proyecto en cuestin, y Al cerrar el plan de proyecto, el sistema revisa que se cumplan ciertas
si el proyecto tiene nivel condiciones. Si no se cumplen, aparecer en pantalla el mensaje
de control 1 o 2) correspondiente, indicando los campos que falta alimentar para que el
proyecto pueda pasar a EJECUCIN.
Si las condiciones se cumplen, al presionar el botn de Cerrar Plan de

Proyecto, el proyecto pasar a fase de EJECUCIN, y las restricciones de
modificacin informacin regidas por el nivel de control del proyecto entran en
efecto.
A partir de entonces, si se requiere modificar cualquiera de los campos

restringidos, ser necesario solicitar apertura del proyecto (ver funcin
Solicitar Apertura).
Solicitar Apertura Despliega una pantalla con la informacin necesaria para enviar la solicitud de
(Slo aparece si su plan apertura (ver funcin Solicitar Apertura)
de proyecto est
cerrado)
Nivel de Control Muestra el nivel de control que aplica a al proyecto.
(slo aparece si el
proyecto tiene nivel de Puede acceder a consultar el detalle de las restricciones que se aplican en cada
control 1 o 2) nivel de control de proyecto dando clic al icono .
Aceptar Graba los cambios realizados y regresa a la pantalla anterior
Bitcora de Apertura Despliega un detalle de las solicitudes realizadas y su estado actual
Bitcora de Control de Muestra el detalle de los niveles por los que ha pasado el proyecto, las fechas
Cambios en que se hicieron los cambios de nivel, y los usuarios involucrados.
Notas
Las restricciones se definen centralmente, por parte del Administrador Central, y aplican a los
proyectos que tienen nivel de control 1 o 2. Los campos que se pueden restringir para el cambio
son:
Hitos
Fecha de Inicio y Fin
Costo Total
TIR
VAN
Fases
Lder de Proyecto
Fecha Estimada de Hitos
Los campos estarn restringidos A PARTIR DE QUE EL PROYECTO PASE DE LA FASE DE

PLANEACIN A EJECUCIN.
b) Solicitar apertura.
Permite a un Lder de Proyecto o a un Administrador solicitar al Jefe de Seguimiento de su

Descripcin organizacin la apertura de las restricciones de un proyecto que tiene nivel de ceremonia 1 o 2,
para poder realizar ajustes a la informacin restringida del proyecto.

5 de 19

3. Presione Control de Cambios.
4. Presione Solicitar Apertura.
5. Ingrese la informacin que justifica la solicitud de apertura.
6. Adjunte, si es necesario, un archivo con informacin relevante (Seleccionar archivo).
7. Presione Aceptar para enviar la solicitud al Jefe de Seguimiento de la Organizacin que se
muestra en la seccin Enviar.
Campo Descripcin
Detalle de la Solicitud Campo de texto con el sustento a la solicitud de apertura.
Archivo Permite adjuntar a la solicitud un archivo que sea relevante a la solicitud.
Descripcin de Archivo Detalle adicional del archivo adjunto
Regresar Este botn regresa a la pantalla anterior.

Cancelar Cancela todo los cambios realizados, pero se mantiene en la pantalla actual.
Aceptar Graba los cambios realizados y regresa a la pantalla anterior
Notas Al presionar Aceptar, el sistema enva un correo al Jefe de Seguimiento informndole que hay una
solicitud de apertura pendiente (solo si se realiza si el jefe de seguimiento cuenta con correo
electrnico ingresado en el sistema).
c) Visualizacin de las restricciones de un proyecto.
Descripcin Las restricciones congelan ciertos campos del proyecto para que no puedan ser modificados,
dependiendo del nivel de control que tenga el proyecto. Los campos a restringir en cada nivel de
control son definidos en el mdulo de administracin del sistema por el administrador central.

3. Presione Control de Cambios.
4. Ingrese a la pantalla de informativa de restricciones de proyecto presionando el icono en
Nivel de Control.
5. Presione Regresar para volver a la pantalla anterior.
Descripcin Campo Descripcin

de Campos
Los hitos del proyecto se congelarn, no se podrn
alterar:
- El nombre del hito
- La fecha comprometida
Congelar Hitos
- Hito cumplido, en caso de estar ya terminados, queda en
solo lectura.
- Avance Fsico
- No es posible borrar hitos

6 de 19
- No es posible agregar hitos
Congelar Fecha de
No es posible cambiar las fechas de inicio o fin del proyecto
Inicio y Fin
Congelar Costo Total No es posible cambiar el Costo Total del Proyecto.
Congelar TIR No es posible cambiar el TIR del Proyecto.
Congelar VAN No es posible cambiar el VAN del Proyecto.
Si est en Planeacin, slo se permite cambiar a las
fases Ejecucin, Congelado, Cancelado.
Si est en Ejecucin, slo se permiten las fases
Cierre, Completado, Congelado, Cancelado.
Control de Fases Si est en Cierre slo se permiten las fases
Completado, Cancelado, Congelado.
Si est Completado, se puede cambiar a ,
Congelado, Cancelado.
Si est Cancelado o Congelado ya no se puede
cambiar
Congelar Lder de
No se puede cambiar el lder de proyecto.
Proyecto
Congelar
En el editor de Presupuesto y Perfil Econmico el campo
Programado a
Devengar mensual de Programado a Devengar se pone solo lectura
Notas Esta informacin es de slo lectura, las modificaciones a las caractersticas de cada nivel de control
slo las puede realizar el Administrador Central desde el mdulo de administracin del sistema.

7 de 19
Control de Cambios para Proyectos (Observatorios de nivel 1)

Desde un observatorio de nivel 1, seleccionando Seguimiento y Control se puede acceder a la aplicacin Control
de Proyectos. Dentro de esta aplicacin puede realizar las siguientes funciones:
a) Identificacin del Proyecto

b) Asignacin de Nivel de Control y revisar detalle de bitcoras
c) Dar respuesta a una Solicitud de Apertura
a) Identificacin del Proyecto.
En el Observatorio de la entidad, en el Men Principal > Seguimiento y Control > Control de

Descripcin Proyectos se encontrarn todos los proyecto de la entidad. Seleccione el que requiera revisar.
Pasos 1. Ingrese al Observatorio de la entidad (nivel 1) en el sistema.

2. Seleccione del men el mdulo de Seguimiento y Control
3. Seleccione Control de Proyectos.
4. Seleccione las opciones de los filtros, para ubicar al proyecto al desea visualizar.
5. Presione Detalle, al final de la lnea para acceder al proyecto escogido.
Campo Descripcin
Ao Muestra los proyectos que se estn ejecutando en el ao seleccionado.
Organizacin Despliega las organizaciones disponibles
(Filtro)*
Proyectos a Selecciona el tipo de proyecto: Inversin, Gasto o todos.

Incluir
Nivel de Control Despliega los niveles de control que se quiere actualizar: Todos, Nivel cero (sin
control de cambios), Nivel 1 o Nivel 2.
Ficha Genera un archivo PDF con la informacin de la ficha del proyecto. Se recomienda
obtener y guardar una ficha PDF, previa autorizacin de una apertura, para tener
una referencia comparativa cuando la apertura termine.
Detalle Ingresa a la pantalla de Control de Cambios para ajustar el nivel de control o
aprobar/rechazar aperturas de un proyecto.
*Nota: El filtro de organizacin se visualiza solo en las entidades coordinadoras.
b) Asignacin del Nivel de Control y detalle de bitcoras.
Permite cambiar el nivel de control de un proyecto, y consultar el detalle de cmo ha cambiado

Descripcin el mismo para un proyecto determinado.
Pasos 1. Ingrese al Observatorio de la entidad en el sistema.

2. Seleccione del men en la seccin de Seguimiento y Control, el mdulo de Control de
Proyectos.

8 de 19
4. Presione Detalle, al final de la lnea para acceder al proyecto escogido.

5. Seleccione en Nivel de Control el nivel de control que desea para el proyecto.
6. Presione el botn Mostrar Bitcora para desplegar todas las solicitudes de cambio (ver
siguiente seccin) y los cambios controlados que se han realizado en el proyecto.
7. Presione el botn Regresar para regresa a la pantalla anterior sin efectuar cambios.
8. Presione el botn Aceptar para grabar los cambios. En este caso, el sistema le pedir que
confirme el cambio de nivel para retornar a la pantalla anterior.
Campo Descripcin
Nivel de Control Despliega los niveles de control disponibles, estos son:
- Nivel 0.- El proyecto no tiene control de cambios, se puede modificar
cualquier campo en cualquier momento.
- Nivel 1.- Bloquea la modificacin de informacin del Proyecto de
acuerdo al nivel 1 de ceremonia definida. Para modificar la informacin
del proyecto es necesario solicitar apertura del mismo
- Nivel 2.- Bloquea la modificacin de informacin del Proyecto de
acuerdo al nivel 2 de ceremonia definida. Para modificar la informacin
del proyecto es necesario solicitar apertura del mismo
Mostrar Bitcora Despliega la informacin histrica de la Bitcora de Control de Cambios.
Ocultar Bitcora Oculta la informacin de la bitcora.
Regresar Permite volver a la pantalla anterior sin cambios.
Aceptar Graba los cambios realizados y retorna a la pantalla anterior.
Notas Al presionar Aceptar, el sistema enva un correo al Lder del Proyecto, al Patrocinador Ejecutivo del
Proyecto y al Titular de Unidad Operativa (el correo se enviar siempre y cuando tengan
ingresado los correos correspondientes) informndole sobre el Control de Cambios establecido al
proyecto.
c) Respuesta a una Solicitud de Apertura.
Una vez que el Lder de Proyecto ha realizado una solicitud, se enva un correo al Jefe de
Descripcin Seguimiento, quien podr aceptar o rechazar la solicitud de cambio. En caso de proceder, se
seleccionar la opcin de Control de Proyectos en la seccin Seguimiento y Control del men
principal de su observatorio de nivel 1.
El Jefe de Seguimiento puede Aprobar la solicitud para dejar abierto el proyecto por un mximo
de 5 das, dependiendo de la razn de la solicitud, o puede negarla, en los dos casos deber
escribir un comentario con las razones que soporten la decisin tomada.
Pasos 1. Ingrese al Observatorio de la entidad (N1) en el sistema.

2. Seleccione del men el mdulo de Seguimiento y Control
3. Seleccione Control de Proyectos
5. Presione el cono disponible en la celda Apertura Pendiente. Este icono slo est
disponible en los proyectos que tienen apertura pendiente.
6. Seleccione Abrir por (defina el nmero de das que el proyecto permanecer abierto para
permitir las modificaciones a su informacin).

9 de 19
7. Seleccione Rechazar si la decisin es negar la solicitud de apertura.

8. Capture el Comentario.
9. Presione el botn Regresar para volver a la pantalla anterior sin cambios.
10. Presione el botn de Realizar Apertura para grabar los cambios
11. Seleccione Regresar para volver a la pantalla anterior.
Descripcin
Campo Descripcin
Decisin Permite escoger si se aprueba o rechaza la solicitud de apertura del nivel de
control. Si se aprueba el cambio, debe definir el nmero de das que el
proyecto permanecer abierto para modificar su informacin.
Comentario Escriba en este campo las razones o argumentos para aceptar o rechazar la
solicitud de apertura del nivel de control.
Mostrar / Ocultar Muestra u oculta la informacin de la bitcora. En esta bitcora puede ver el
histrico de todas las solicitudes de apertura ANTERIORES que ha tenido el
proyecto.
Regresar Permite volver a la pantalla anterior sin cambios.
Realizar Apertura Graba los cambios realizados
Nota Al presionar Realizar Apertura, el sistema enva un correo al Lder del Proyecto, al Patrocinador
Ejecutivo del Proyecto y al Titular de Unidad Operativa informndole sobre la decisin (aceptada o
rechazada) de apertura del proyecto.
Si despus de que el lder de proyecto solicita la apertura se cambia al jefe de seguimiento de la

entidad, el nuevo usuario que tenga este rol en la organizacin puede realizar o rechazar la
apertura del proyecto vigente.

10 de 19
Configuracin del Control de Cambios para Proyectos.
El control de cambios y los niveles de control, se definen en una matriz de restricciones, esta es configurada
exclusivamente por el Administrador Central del sistema y se utiliza para todos los proyectos del sistema.
Para configurar esta matriz, el administrador central del sistema ingresa a la siguiente funcin en el mdulo de
administracin:
Control de Proyectos
Descripcin La aplicacin presenta la matriz en donde estn definidas las restricciones para los proyectos que
pueden ser consideradas en los distintos niveles de control: 0, 1 y 2. El nivel 0, no tiene restriccin
alguna, es decir, permite cualquier cambio en la ficha del proyecto en todo momento.
Es importante aclarar que toda restriccin entra en efecto en un proyecto cuando ste entra en
fase de EJECUCIN. Es decir, las restricciones no aplican cuando un proyecto est an en
ANTEPROYECTO, DEFINICIN, PLANEACIN, aunque el proyecto tenga nivel de control 1 o 2.
Pasos 1. Ingrese al mdulo de administracin.

2. Ingrese a Control de Proyectos.
3. Marque las restricciones que aplicarn para los niveles 1 y 2.
4. Presione Aceptar.
Descripcin
Campo Descripcin
Congelar Hitos Los hitos del proyecto se congelarn, no se podrn alterar:
- El nombre del hito
- La fecha comprometida
- En caso de estar ya terminados, quedan en solo lectura.
- No es posible borrar hitos
- No es posible agregar hitos
Congelar Fecha No es posible cambiar las fechas de inicio o fin del proyecto
de Inicio y Fin
Congelar Costo No es posible cambiar el Costo Total del Proyecto.
Total
Congelar TIR No es posible cambiar el TIR del Proyecto.
Congelar VAN No es posible cambiar el VAN del Proyecto.
Control de Fases Esta opcin no se puede deshabilitar, puesto que a todo proyecto que tenga
nivel de control, se le debe de controlar el movimiento de fases:
Si est en Planeacin, slo se permite cambiar a las fases Ejecucin,

Si est en Ejecucin, slo se permiten las fases Cierre, Completado,
Si est en Cierre slo se permiten las fases Completado, Cancelado,
Congelado.
Si est Completado se puede cambiar a Congelado, Cancelado.
Si est Cancelado o Congelado slo se puede pasar a Ejecucin o

Cierre

11 de 19
Congelar Lder de No se puede cambiar el lder de proyecto.

Proyecto
Congelar El presupuesto programado a devengar se congela (not que aunque el
Programado a proyecto ya est en control y en fase de ejecucin seguir editable para
Devengar administradores hasta que se cierra el presupuesto con el checkbox
cerrar)
Por defecto este control no est activado en los niveles 1 y 2.
Notas Si no presion Aceptar y presiona Cancelar la informacin ingresada no se guardar.

12 de 19
Control de Indicadores
El sistema permite controlar los cambios en los indicadores de objetivos del sistema cuando se utiliza la
funcionalidad de Planes Anuales.
Para que los indicadores de objetivos de toda una organizacin del nivel N1 hacia abajo estn protegidos, deber
haberse cerrado el Plan Anual Comprometido (PAC).
El Plan Anual Comprometido se considera Cerrado cuando la Fecha Real del PAC ha sido alimentada en el
sistema. Esta fecha es alimentada desde el nivel N0 por personal autorizado, para cada entidad de nivel N1
conforme se van recibiendo los documentos de PAC, firmados por las autoridades correspondientes, en la oficina
central de planeacin.
Cuando un PAC est cerrado, ya no ser posible modificar las metas, resultados o borrar indicadores cuyas metas
ya hayan sido cerradas (es decir, ya estn comprometidas), aunque se tenga el perfil ejecutivo o administrador
(consulte el manual de la gua de indicadores), a menos que se solicite una apertura para el indicador.
Cuando un plan est cerrado, en la pantalla del listado de indicadores de un objetivo (del men de Gestin de
Planes y Resultados seleccionando la aplicacin de Indicadores de los observatorios ejecutivos o en el FCE9 de
DAS-MX), se indicar que el plan est cerrado, y los iconos de borrado se reemplazarn con los iconos de solicitud
de cambio ( ), como se muestra en la figura:
En los indicadores con metas cerradas

Se indica que el plan del AO est o resultados, se muestra el icono para
Cerrado solicitar cambios
Figura 1. Detalle de indicadores de un objetivo cuando el PAC est "cerrado".
Nota: el Control de Cambios: Cerrado indica que el plan del AO est Cerrado
Figura 2. Detalle de indicadores de un objetivo cuando el PAC est "cerrado".
Al presionar el icono , dependiendo del perfil del usuario, el sistema permitir lo siguiente:
Perfil del usuario Accin
Administrador/Ejecutivo Ingresa a solicitar cambios para el indicador correspondiente, consultar el
estado de la solicitud pendiente, o revisar la bitcora de pasadas
solicitudes.
Observador/Lder/Participante Ingresa a visualizar el estado de las solicitudes de un indicador o a revisar la
bitcora de pasadas solicitudes.
Slo un administrador o ejecutivo del nodo organizacional al que pertenece el indicador (N1/N2/N3/N4) puede
realizar solicitudes de cambio de un indicador.
NOTAS:
Cuando un PAC est cerrado, an se pueden se puede agregar ms objetivos e indicadores, pero, una vez
que se le CIERREN las metas al indicador, ya no podr modificarlo, ni borrarlo sin tener una solicitud de
cambio aprobada.

13 de 19
Una vez que el PAC est cerrado, no podr borrar objetivos que tengan indicadores con metas cerradas o
resultados en el ao: para poder eliminarlo, primero tendr que eliminar los indicadores mediante las
solicitudes correspondientes.
1. Solicitudes de cambio para indicadores.
Hacer Solicitud
Descripcin Solicitar una cambio a un indicador para realizar una modificacin a sus metas, resultados o
eliminarlo una vez que el PAC ha sido cerrado, y cuando las metas de un indicador ya han sido
cerradas.
Estas solicitudes son generadas por los Ejecutivos o Administradores de los distintos nodos
organizacionales en el sistema.
Pasos 1. Seleccione la aplicacin de Indicadores en la seccin de Gestin de Planes y Resultados en

el men del observatorio, o la aplicacin Objetivos Operativos en el FCE9 del nivel operativo.
2. Seleccione el ao de gestin para consultar los objetivos.
3. Seleccione el objetivo en donde est el indicador a modificar.
4. De clic en el icono para solicitar cambios ( ).
5. Llene la forma de la solicitud de cambio y presione el botn Aceptar
Descripcin
Campo Descripcin
Tipo de Solicitud Seleccione uno de los tres tipos de solicitud, segn la necesidad de cambio en el
indicador:
Apertura de metas. Para modificar las metas del indicador en el ao
Correccin de resultados. Para corregir resultados del indicador a partir de un

determinado perodo en adelante. Si selecciona esta opcin, ser necesario que
especifique a partir de qu perodo necesita modificar las metas
Borrado de indicador. Cuando requiera eliminar un indicador que ya tiene metas

cerradas o resultados en un ao con PAC cerrado.
Nota: Algunas de estas opciones pueden no estar disponibles debido a interacciones con
otros mdulos del sistema (ver Consideraciones especiales para indicadores
de nivel 1).
Descripcin Describa en este campo las razones por las cuales es necesario el cambio en el indicador
solicitado. Sea lo ms conciso y explcito posible.
Archivo Anexo Seleccione un archivo anexo con el cual respaldar su solicitud de cambio, si lo considera
necesario.
El archivo anexo puede ser consultado por el Jefe de Seguimiento al que llegue la
peticin.
Ejemplos de archivos a considerar: memorandos, oficios, etc. que respalden la necesidad

de modificacin. Note que este archivo puede ser un ZIP (una coleccin de archivos

14 de 19
comprimidos)
Mostrar Presionando este botn puede consultar la bitcora de solicitudes pasadas y la actividad
Bitcora del indicador durante las mismas
(Note que tiene que dar scroll hacia abajo, despus de los botones de Aceptar y
Rechazar)
Una vez que presiona el botn de Aceptar con la forma llena, sta le llegar al Jefe de Seguimiento
correspondiente, de acuerdo al siguiente criterio:
Tipo de indicador Persona que autorizar o negar la solicitud

Indicador de objetivo N1 La solicitud se enviar al Jefe de Seguimiento del Ministerio Coordinador (MC)
al que pertenece su organizacin, o, en su caso al Jefe de Seguimiento de nivel
N0, si el indicador en cuestin es de un ministerio o entidad que no tienen
un MC asignado.
Indicador de objetivo N2 a N4 La solicitud se enviar al Jefe de Seguimiento de su ministerio/dependencia
correspondiente.
Antes de Aceptar, en la pantalla del editor de la solicitud se muestra quin ser el destinatario de la solicitud.
Despus de presionar Aceptar, el sistema le pide confirmar que desea enviar la Solicitud.
Al presionar Aceptar, la solicitud se enviar al Jefe de Seguimiento correspondiente por correo electrnico y se
registrar como pendiente en el sistema.
Nota: El jefe de seguimiento tendr que tener registrado su correo para poder recibir la solicitud de cambio.
Solicitudes Pendientes
Cuando un indicador tiene una solicitud pendiente de aprobar o rechazar por parte de un Jefe de Seguimiento, el
icono de solicitud cambia a una llave roja ( ). No es posible realizar una nueva solicitud hasta que la actual haya
sido aprobada o rechazada.
Solicitudes Aprobadas
Cuando un indicador tiene una solicitud que ya ha sido aprobada, el icono cambia a una llave verde invertida ( ).
Adems, cuando la solicitud es aprobada, el sistema enviar un correo a la persona que haya generado la solicitud
inicialmente.
Un indicador slo permanecer abierto durante un perodo de tiempo autorizado en la solicitud (determinado
por el Jefe de Seguimiento). Este perodo puede ir de 1 a 5 das. Durante el mismo, no se pueden realizar nueva
solicitudes. Despus de pasado este perodo, si no se ha efectuado la modificacin para la cual se hizo la peticin,
ser necesario realizar una nueva solicitud (el icono cambiar a la llave gris ( ) cuando la solicitud expire, para
permitir realizar nuevas solicitudes).
En la figura se muestra, los indicadores con solicitudes tanto pendientes como aprobadas. Note que uno de los
indicadores con solicitud aceptada tiene el icono de borrar activado junto con la llave verde, esto es, porque se le
ha aprobado una solicitud de borrado para este indicador.
Nota: Para recibir la solicitud aprobada, el usuario correspondiente deber tener registrado su correo.

15 de 19
Figura 3. Ejemplo de un objetivo que tiene indicadores con solicitudes pendientes y aprobadas
Solicitudes Rechazadas
Cuando un Jefe de Seguimiento decide rechazar una solicitud, contestar las razones que tiene para hacerlo, y se
enviar un correo electrnico al respecto al Solicitante original. Cuando una solicitud es rechazada, el icono
regresa a la llave gris ( ) y es posible realizar una nueva solicitud para el indicador correspondiente.
Nota: Para recibir por correo la notificacin de rechazo, el usuario correspondiente deber tener registrado su
correo electrnico en la herramienta.
Modificar indicadores con solicitudes aprobadas

Cuando un indicador tiene una solicitud que ya ha sido aprobada ( ), si se cuenta con el perfil de
Administrador o Ejecutivo en su nodo organizacional, podr realizar exclusivamente el movimiento autorizado,
ya sea modificacin de metas, correccin de resultados o borrado del indicador. Note que slo podr realizar la
modificacin de metas o de resultados una sola vez por solicitud. En el momento en que se efecte la
modificacin, la solicitud queda cancelada, y el indicador vuelve a estar restringido.
Cuando un indicador tiene una solicitud aprobada, quedarn registrados en la bitcora del sistema todos los
movimientos de modificacin del mismo. Consulte la seccin siguiente para una explicacin de la bitcora de
movimientos.
Consultar la bitcora de solicitudes

La bitcora de solicitudes y movimientos de un indicador puede ser consultada al presionar el botn Mostrar
Bitcora desde el detalle de solicitudes. En la bitcora se pueden consultar los eventos que han ocurrido con el
indicador, la fecha, hora, el usuario que realiz el movimiento y el detalle del mismo.
Los movimientos en la bitcora que se registran son:

Solicitudes (se especifica el tipo de solicitud)
Aprobaciones o rechazos de las solicitudes
Si hubo o no actividad sobre esa solicitud, y el detalle de la misma. En el caso de modificaciones a metas o
resultados, se muestran los valores previos y los nuevos, as como los perodos afectados en la
modificacin.
Los eventos se muestran del ms reciente al menos reciente, de manera que es posible visualizar la historia de
una solicitud. Cada solicitud slo puede tener de 1 a 3 entradas en la bitcora:
La solicitud (1 entrada)
La solicitud y su aprobacin o rechazo (2 entradas)
La solicitud, su aprobacin y sus movimientos (3 entradas)
Nota: Si una solicitud APROBADA slo tiene 2 entradas en la bitcora, significa que el solicitante, una vez aprobada
la solicitud, no realiz la accin solicitada sobre el indicador correspondiente.

16 de 19
2. Atencin de Solicitudes de cambio de Indicadores.
Descripcin Aprobar o Rechazar una solicitud de indicador generada por un ejecutivo o administrador de un
nodo organizacional.
Las solicitudes pueden ser rechazadas nicamente por el Jefe de Seguimiento correspondiente:
a) Si el indicador es de nivel N2 a N4, el Jefe de seguimiento que podr aprobar o rechazar la

solicitud es el Jefe de Seguimiento de la entidad o ministerio N1 dentro de la cual reside el
indicador.
b) Si el indicador es de nivel N1, el Jefe de Seguimiento que podr aprobar o rechazar la
solicitud es el Jefe de Seguimiento de la entidad coordinadora inmediata superior a la
entidad a la que pertenece el indicador. Si la entidad a la que pertenece el indicador no
tiene una entidad que lo coordine, ser el Jefe de Seguimiento del nivel N0 el que deba
aprobar o rechazar la solicitud.
c) Si el indicador es de nivel N0, el Jefe de Seguimiento que podr aprobar o rechazar la
solicitud es el Jefe de Seguimiento de nivel N0.
Cada vez que alguien genera una solicitud, el Jefe de Seguimiento correspondiente recibir un
correo electrnico al respecto para que proceda a ingresar al sistema para aprobarla o rechazarla
segn sea el caso.
Si el sistema se configura con la bandera adecuada, opcionalmente tambin el personal designado
como Seguimiento puede aprobar o rechazar solicitudes. Note que aun as, los correos slo le
llegarn al Jefe de Seguimiento.
Pasos 1. Seleccione Seguimiento y Control en el men del observatorio N1 o N0, segn sea el caso.
2. Seleccione la aplicacin Control de Indicadores.
3. Seleccione el ao de gestin para consultar los indicadores.
4. Seleccione la entidad a la que pertenece el indicador con la solicitud que desea
aprobar/rechazar/revisar (este filtro solo aparece en N0 o en ministerios coordinadores)
5. Seleccione el perodo de solicitudes que quiere revisar: de hoy, de hace 7 das, de hace 30 das
o Todas. Note que en este listado slo aparecern indicadores que histricamente han
registrado 1 o ms solicitudes para el ao correspondiente.
6. Para atender una solicitud, seleccione el indicador correspondiente de la lista que se muestre
presionando el icono seleccionar ( ). Note que este icono solo aparecer en aquellos
indicadores que tienen solicitudes pendientes. Debajo del icono se muestra la fecha y hora en
la que se emiti la solicitud. Adems, solo le aparecer al usuario con rol Jefe de
Seguimiento. Solo el Jefe de Seguimiento en turno puede aprobar o rechazar la solicitud.
7. Llene la forma de respuesta a la solicitud y presione el botn Aceptar
Descripcin
Campo Descripcin
Decisin Seleccione Abrir Por o Rechazar para la solicitud de modificacin del
indicador. Si decide abrirlo, debe de seleccionar el nmero de das que
el indicador permanecer abierto.
Comentario Describa en este campo las razones por las cuales aprueba o rechaza la
solicitud. En caso de que la solicitud sea rechazada, este campo es
obligatorio. El texto que introduzca en este campo se enviar por correo
al solicitante, informndole de su decisin.
Archivo anexo Si la solicitud tiene un archivo anexo, podr consultarlo dando clic en el

17 de 19
icono
Despus de presionar Aceptar, el sistema le pide confirmar que desea enviar la respuesta a la Solicitud.
Al presionar aceptar, se enviar un correo al solicitante, informndole de la decisin, y, en caso de que la solicitud
haya sido aprobada, el indicador tendr habilitada exclusivamente la funcin de modificacin que se solicit.
Nota: Tanto el jefe de seguimiento como el usuario que genera la solicitud, tendrn que tener registrado su correo
para poder recibir la solicitud correspondiente.
Consultando la bitcora de solicitudes

La bitcora de solicitudes y movimientos de un indicador puede ser consultada al presionar el icono Historial
en el indicador correspondiente. Use el botn Mostrar Bitcora para ver detalles.
La bitcora muestra el histrico de las solicitudes y actividad del indicador en cuestin. Consulte la pgina 16 de
este manual para la descripcin del contenido de una bitcora de movimientos.
3. Consideraciones especiales para indicadores de nivel 1
Si se tiene activado el control de Objetivos Estratgicos Institucionales (OEIs), algunas operaciones pueden no
estar disponibles en el editor de Solicitudes de Apertura.
En el caso particular de indicadores de nivel 1, cuando hay control de OEIs, las metas de indicadores
podran estar congeladas, en algunos casos, en espera de que una entidad superior (coordinadora,
SENPLADES, del grupo, etc.) las apruebe.
Para que se puedan realizar las solicitudes de apertura de indicadores de nivel 1, es necesario que el plan
este ABIERTO por parte de la entidad superior.
Estas consideraciones, no solo afecta a indicadores de nivel 1, sino tambin a aquellos indicadores de
niveles inferiores que sean componentes de stos.
Para mayor informacin, favor de consultar la Gua de Validacin de Objetivos Estratgicos Institucionales y
control de Metas de Indicadores / SENPLADES (si est activado este mdulo).

18 de 19
Datos de contacto
Para ms informacin sobre Gobierno Por Resultados GPR, Empresa por Resultados EPR, u otros
productos y servicios de e-Strategia Consulting, favor de contactar a:
e-Strategia Consulting Andes
JABEZSTRATEGIA, S.A. *
Av. Repblica de El Salvador N34-211 y Mosc
Edificio el Faran, piso 9,
Quito, Ecuador
Telfono: (+593)2 600-5020
Correo electrnico: e-strategia@e-strategia.com
* Licenciataria exclusiva en el Ecuador de e-Strategia Consulting Group, S.A. de C.V., empresa

mexicana, titular de la metodologa y el software Gobierno Por Resultados
e-Strategia Consulting Group
e-Strategia Consulting Group, S.A. de C.V.

San Pedro Garza Garca, N.L.,
Mxico CP 66260
Telfono: (+52) 818-363-7600
Correo electrnico: e-strategia@e-strategia.com
Copyright 2000-2016, e-Strategia Consulting Group, S.A. de C.V.
Todos los Derechos Reservados.
www.elGPRCenter.com
El presente documento se encuentra bajo la proteccin de las leyes internacionales de

Derechos Reservados / International Copyright.

19 de 19

Guia Control de Proyectos e Indicadores

Încărcat de

Informații document

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Guia Control de Proyectos e Indicadores

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

SUITE-EPR/SUITE-GPR

GUIA DE USO PARA CONTROL DE CAMBIOS DE PROYECTOS

Copyright 2003-2016, e-Strategia Consulting Group S.A. de C.V., Mxico. 1 de 19

CONTROL DE CAMBIOS DE PROYECTOS (NIVEL DE CEREMONIA) ..............................................3

ACTORES EN EL CONTROL DE CAMBIOS .......................................................................................3

A) CAMBIAR LA FASE DE UN PROYECTO / VISUALIZACIN DEL NIVEL DE CONTROL ........................................................ 4

CONTROL DE CAMBIOS PARA PROYECTOS ( OBSERVATORIOS DE NIVEL 1) ............................8

A) IDENTIFICACIN DEL PROYECTO. .................................................................................................................. 8

CONFIGURACIN DEL CONTROL DE CAMBIOS PARA PROYECTOS. .........................................11

CONTROL DE PROYECTOS ................................................................................................................................. 11

1. SOLICITUDES DE CAMBIO PARA INDICADORES. ............................................................................................... 14

DA TOS D E C O NTACT O ..................................................................................................................19

Copyright 2003-2016, e-Strategia Consulting Group S.A. de C.V., Mxico.

Control de Cambios de Proyectos (Nivel de Ceremonia)

En esta seccin se describen las siguientes funciones:

Actores en el Control de Cambios

Copyright 2003-2016, e-Strategia Consulting Group S.A. de C.V., Mxico.

a) Cambiar la fase de un proyecto / Visualizacin del Nivel de Control

Adems podr conocer el avance de la solicitud de apertura y el historial de los cambios

Pasos 1. Ingrese al Factor Crtico de xito 8 (FCE8).

Si est en Planeacin, slo se permite cambiar a las fases Ejecucin,

Si necesita hacer un cambio de fase distinto a las reglas descritas, se

El control de cambios para el resto de los campos protegidos entra en

Control de Cambios Muestra el estado de control de cambios actual:

Copyright 2003-2016, e-Strategia Consulting Group S.A. de C.V., Mxico.

Si las condiciones se cumplen, al presionar el botn de Cerrar Plan de

A partir de entonces, si se requiere modificar cualquiera de los campos

Los campos estarn restringidos A PARTIR DE QUE EL PROYECTO PASE DE LA FASE DE

Permite a un Lder de Proyecto o a un Administrador solicitar al Jefe de Seguimiento de su

Copyright 2003-2016, e-Strategia Consulting Group S.A. de C.V., Mxico.

Pasos 1. Ingrese al Factor Crtico de xito 8 (FCE8).

Regresar Este botn regresa a la pantalla anterior.

c) Visualizacin de las restricciones de un proyecto.

Pasos 1. Ingrese al Factor Crtico de xito 8 (FCE8).

Descripcin Campo Descripcin

Copyright 2003-2016, e-Strategia Consulting Group S.A. de C.V., Mxico.

- No es posible agregar hitos

Copyright 2003-2016, e-Strategia Consulting Group S.A. de C.V., Mxico.

Control de Cambios para Proyectos (Observatorios de nivel 1)

a) Identificacin del Proyecto

a) Identificacin del Proyecto.

En el Observatorio de la entidad, en el Men Principal > Seguimiento y Control > Control de

Pasos 1. Ingrese al Observatorio de la entidad (nivel 1) en el sistema.

Proyectos a Selecciona el tipo de proyecto: Inversin, Gasto o todos.

*Nota: El filtro de organizacin se visualiza solo en las entidades coordinadoras.

b) Asignacin del Nivel de Control y detalle de bitcoras.

Permite cambiar el nivel de control de un proyecto, y consultar el detalle de cmo ha cambiado

Pasos 1. Ingrese al Observatorio de la entidad en el sistema.

Copyright 2003-2016, e-Strategia Consulting Group S.A. de C.V., Mxico.

4. Presione Detalle, al final de la lnea para acceder al proyecto escogido.

c) Respuesta a una Solicitud de Apertura.

Pasos 1. Ingrese al Observatorio de la entidad (N1) en el sistema.

Copyright 2003-2016, e-Strategia Consulting Group S.A. de C.V., Mxico.

7. Seleccione Rechazar si la decisin es negar la solicitud de apertura.

Si despus de que el lder de proyecto solicita la apertura se cambia al jefe de seguimiento de la

Copyright 2003-2016, e-Strategia Consulting Group S.A. de C.V., Mxico.

Configuracin del Control de Cambios para Proyectos.

Pasos 1. Ingrese al mdulo de administracin.

Si est en Planeacin, slo se permite cambiar a las fases Ejecucin,

Si est Cancelado o Congelado slo se puede pasar a Ejecucin o

Copyright 2003-2016, e-Strategia Consulting Group S.A. de C.V., Mxico.

Congelar Lder de No se puede cambiar el lder de proyecto.

Notas Si no presion Aceptar y presiona Cancelar la informacin ingresada no se guardar.

Copyright 2003-2016, e-Strategia Consulting Group S.A. de C.V., Mxico.