Guia do utilizador

IRISFile 12
 Contedos
MANUTENO .................................................................................................... 4
Definies SQL................................................................................................. 4
ADMINISTRAO ............................................................................................... 5
Painel de controlo IRISFILE ............................................................................. 5
Utilizadores\Grupos.................................................................................... 5
Gesto da base de dados .......................................................................... 9
Auditar ........................................................................................... 11
Definies da base de dados ........................................................ 12
Reteno de ficheiro...................................................................... 13
Reteno manual de ficheiros ............................................ 13
Reteno automtica de ficheiros....................................... 13
Gesto do fluxo de trabalho .......................................................... 14
Criar & Abrir um Fluxo de trabalho ..................................... 15
Adicionar & Editar Passos .................................................. 15
Opes de fluxo de trabalho ............................................... 16
Observar Pasta ................................................................... 16
Menu de Administrador................................................................................... 17
Painel de controlo do Administrador ........................................................ 17
Gestor de Importao activa .................................................................... 18
Origem........................................................................................... 18
Destino .......................................................................................... 19
Indexao ...................................................................................... 19
Agendamento ................................................................................ 20
Compactar base de dados ....................................................................... 21
BASE DE DADOS .............................................................................................. 22
Criar uma nova base de dados....................................................................... 22
Abrir uma base de dados existente ................................................................ 24
Fechar uma base de dados ............................................................................ 24
Preferncias ................................................................................................... 24
Layout ...................................................................................................... 25
Importao do ficheiro .............................................................................. 25

1
 Tipos de ficheiro ....................................................................................... 26
Direitos de utilizador ................................................................................. 27
Palavra-passe de utilizador ...................................................................... 27
Restries ................................................................................................ 28
ESTRUTURA DE BASE DE DADOS ................................................................. 29
Pastas............................................................................................................. 29
Importar Documentos ..................................................................................... 30
Importar documentos com indexao ............................................................. 30
Gestor de Importao activa........................................................................... 32
Origem ..................................................................................................... 33
Destino ..................................................................................................... 33
Indexao................................................................................................. 34
Agendamento ........................................................................................... 34
Digitalizar TIFF/PDF ....................................................................................... 35
Opes de digitalizao ........................................................................... 36
Digitalizar ................................................................................................. 36
OCR................................................................................................................ 39
Unir ficheiro - TIFF/PDF.................................................................................. 40
Dividir ficheiro TIFF/PDF ............................................................................. 41
Exportar base de dados.................................................................................. 42
Exportar Pastas & Ficheiros ........................................................................... 45
Eliminar........................................................................................................... 46
MANIPULAO DE DOCUMENTOS ................................................................ 47
Indexao ....................................................................................................... 47
Campos de ndice de documento............................................................. 47
Campos de ndice da pasta...................................................................... 48
Controlo da verso ......................................................................................... 49
Guardar nova verso ............................................................................... 49
Voltar verso anterior ............................................................................ 51
Notas de ficheiro ............................................................................................. 51
Anotaes....................................................................................................... 52
Etiqueta Bates ................................................................................................ 52

2
 Abrir ................................................................................................................ 54
Imprimir........................................................................................................... 54
PROCURAR ....................................................................................................... 55
Campos de ndice........................................................................................... 56
Caracter universal .................................................................................... 57
Data ......................................................................................................... 57
Nmero .................................................................................................... 57
Texto completo ............................................................................................... 58
Nota do ficheiro .............................................................................................. 58
Pasta .............................................................................................................. 58
Procura avanada de sistema ........................................................................ 59
Procura avanada de e-mail ........................................................................... 59
Ligao de Tecla de Acesso........................................................................... 60
FLUXO DE TRABALHO ..................................................................................... 61
Gesto do fluxo de trabalho............................................................................ 61
Criar & Abrir um Fluxo de trabalho ........................................................... 61
Observar Pasta ........................................................................................ 63
Enviar para fluxo de trabalho .......................................................................... 63
Gestor do Documento do Fluxo de Trabalho .................................................. 64
GESTO DE E-MAIL ......................................................................................... 65
Gestor de Importao de E-mail ..................................................................... 65
Nome da tarefa ........................................................................................ 65
Pasta de destino da base de dados ......................................................... 66
Indexao................................................................................................. 66
Filtro da mensagem ................................................................................. 67
Opes de agendamento ......................................................................... 68

3
 Manuteno
Definies SQL

Para estabelecer ligao ao servidor SQL a partir do computador IRISFILE,

clique no link Opes que surge no ecr de registo do IRISFILE.

Ecr de registo Opes Definies SQL

Insira as definies de servidor SQL no ecr que aparece. De seguida, introduza

um Caminho de Dados, onde podero ser armazenadas as imagens e os
ficheiros no IRISFILE. No necessrio que este seja o mesmo servidor ou
mquina que o Servidor SQL.

4
 Administrao
Painel de controlo IRISFILE

O Painel de Controlo do IRISFILE uma verso exterior do Painel de Controlo

de Administrador. A partir desta aplicao, o Administrador ter a possibilidade
de gerir utilizadores e grupos, bem como todas as bases de dados SQL. Para
aceder ao Painel de Controlo do IRISFILE, v a: Iniciar>Todos os
Programas>IRIS>IRISFILE>Painel de Controlo Admin IRISFILE ou clique
apenas no cone existente no Ambiente de Trabalho. Apenas o admin poder
aceder ao Painel de Controlo.

Painel de Controlo IRISFILE

Utilizadores\Grupos

A funo principal do Painel de Controlo externo do IRISFILE a de gerir os

Utilizadores e os Grupos. Assim que tenha acedido ao Painel de Controlo, o
Administrador ir visualizar o ecr de Utilizadores\Grupos.

Painel de Controlo IRISFILE Utilizadores\Grupos

5
Para adicionar um novo grupo, clique em por baixo da seco de Grupos.
Para editar um grupo, clique em por baixo da seco de Grupos.

No separador Geral, atribua um Nome de Grupo e escreva uma pequena

descrio.

Painel de Controlo IRISFILE Utilizadores\Grupos Grupos - Geral

Para adicionar Direitos ao Grupo, clique no separador Direitos e adicione os

direitos pretendidos, usando os botes de setas.

Painel de Controlo IRISFILE Utilizadores\Grupos Grupos Direitos

6
Para adicionar um novo utilizador, clique em por baixo da seco de
Utilizadores. Para editar um utilizador, clique em por baixo da seco de
Utilizadores.

No separador Geral, atribua um ID de Utilizador, Nome, Palavra-Passe e

Endereo de e-mail.

Painel de Controlo IRISFILE Utilizadores\Grupos Utilizadores - Geral

Para atribuir um Utilizador a um Grupo, clique no separador Grupos ao criar ou

ao editar um utilizador. Seleccione o Grupo pretendido e clique em .

Painel de Controlo IRISFILE Utilizadores\Grupos Utilizadores - Grupos

7
Para adicionar ou remover um utilizador para ou de uma base de dados v para
o separador Direitos de base de dados.

Painel de Controlo IRISFILE Utilizadores\Grupos Utilizadores Direitos de base de dados

Para editar os direitos de utilizador para uma base de dados, seleccione a base
de dados na coluna Bases de Dados atribudas e clique em . Adicione os
direitos pretendidos usando os botes de setas.

Painel de Controlo IRISFILE Utilizadores\Grupos Utilizadores Direitos de base de dados -

Direitos

8
Gesto da base de dados

A partir do Painel de Controlo externo do IRISFILE, o Administrador poder gerir

as funes administrativas de todas as bases de dados SQL, tal como no Menu
de Administrador da principal interface do IRISFILE. Para aceder a esta funo,
aceda ao Painel de Controlo do IRISFILE e clique em . Seleccione a base de
dados a partir da lista de bases de dados SQL fornecida.

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados

Assim que uma base de dados seja aberta, o administrador poder aceder ao
Painel de Controlo de Administrador para a base de dados em questo.

Utilizadores

Para gerir o acesso dos utilizadores base de dados seleccionada, clique no

boto .

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados - Utilizadores

9
Para adicionar um Utilizador base de dados, clique em . Seleccione o(s)
utilizador(es) a ser/serem adicionado(s) base de dados e clique em .

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados Utilizadores - Adicionar

Para editar um direito de utilizador na base de dados actual, seleccione o

utilizador da lista e clique em . Surgir a janela de Caractersticas do Perfil
de Utilizador. Adicione/remova os direitos de utilizador que pretender.

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados Utilizadores Editar Direitos

10
Auditar

Para aceder aos Registos de Auditoria, clique no boto . A funo de

Auditoria do IRISFILE regista todas as aces efectuadas em ficheiros
existentes no software, juntamente com a data e hora a que essa mesma aco
teve lugar. Para desactivar o Registo de Auditoria, retire a seleco em Permitir
registo existente no ecr Registo de Auditoria. Esta aco ir interromper todas
as funes de registo at a caixa ser novamente seleccionada.

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados - Auditar

Podem ser efectuadas Procuras dentro do Registo de Auditoria. Para efectuar

uma procura, basta seleccionar ou escrever quais os critrios a procurar em um
ou mais campos de procura. Ao seleccionar E ao lado dos botes de Procura,
o IRISFILE encontrar apenas documentos que correspondam a todos os
critrios especificados nos campos adequados. Ao seleccionar Ou, o sistema
procurar quaisquer documentos que possuam um ou mais critrios
especificados no campo adequado. Clique em Procurar. Para limpar os critrios
de procura, clique em Limpar Procura.

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados Auditar Procura

11
Definies da base de dados

Para adicionar, remover ou alterar os campos de ndice na base de dados,

clique no boto . Para adicionar um campo de ndice, clique em ,
escreve o Nome do ndice e seleccione o Tipo de Dados. VARCHAR significa
que possvel inserir quaisquer variveis e caracteres. DATE significa que
podero apenas ser inseridas datas com o formato mm/dd/aaaa. NUMBER
significa que podero apenas ser inseridos nmeros. A vantagem de seleccionar
o formato adequado ser explicada na seco Procura. Para alm disso,
seleccione se o campo de ndice deva ser usado como um campo de pasta ou
como um campo de documento. Para remover um campo de ndice, seleccionar
a linha e clique em . Os utilizadores podero eliminar ou alterar o Tipo
de Dados do primeiro campo de ndice (este campo dever ser varchar). Para
alterar o nome/ttulo de um campo de ndice, seleccione o nome/ttulo actuais na
coluna do Nome do ndice e escreva o novo valor. Aps efectuar alguma
alterao na janela de Definies da base de dados, os utilizadores tero de
clicar ou em ou em .

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados Definies da base de dados

12
Reteno de ficheiro

A Reteno de Ficheiro uma funo do IRISFILE que permite ao Administrador

eliminar ficheiros manual ou automaticamente de uma base de dados, tendo em
conta um perodo de reteno especfico. Para aceder s definies da
Reteno de Ficheiro, clique no boto .

Reteno manual de ficheiros

O separador da Reteno Manual de Ficheiros permite ao Administrador

procurar por documentos, tendo por base a data de armazenamento e elimin-
los, caso assim o pretenda.

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados Reteno de Ficheiro Reteno Manual de
Ficheiro

Reteno automtica de ficheiros

O separador da Reteno Automtica de Ficheiro permite ao Administrador

definir a eliminao automtica de documentos, tendo por base um determinado
perodo de tempo aps a data de armazenamento.

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados Reteno de Ficheiro Reteno Automtica de
Ficheiro

13
Se a caixa no separador da Reteno Automtica de Ficheiro estiver
seleccionada para Perguntar ao utilizador antes de eliminar, ir surgir uma
mensagem, apenas enquanto o utilizador Admin estiver registado, quando os
ficheiros se encontrarem em fila para serem eliminados, para que o
Administrador decida se pretende ou no eliminar os ficheiros. Caso a caixa no
se encontre seleccionada, os ficheiros sero eliminados sem que seja
perguntado ao Administrador.

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados Reteno de Ficheiro Reteno Automtica de
Ficheiro Pergunta ao utilizador

Gesto do fluxo de trabalho

No Painel de Controlo do IRISFILE, o administrador poder criar, editar e gerir

Fluxos de Trabalho. Para aceder Gesto do Fluxo de Trabalho, clique no boto
.

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados Fluxo de trabalho

14
Criar & Abrir um Fluxo de trabalho
Para criar um novo Fluxo de Trabalho, clique no boto que se encontra
disponvel na barra de ferramentas. Introduza o Nome do Fluxo de Trabalho e
clique em . Para abrir um Fluxo de trabalho, v para Ficheiro no Gestor de
Fluxo de trabalho e seleccione Abrir. Ir aparecer uma lista dos Fluxos de
trabalho. Seleccione o Fluxo de trabalho pretendido e clique em .

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados Fluxo de trabalho Novo & Abrir Fluxo de
trabalho

Adicionar & Editar Passos

Assim que o Fluxo de Trabalho estiver criado, a janela do Fluxo de Trabalho

aparecer. Para guardar um Fluxo de Trabalho, este dever conter dois ou mais
passos. Para criar passos num Fluxo de trabalho, clique em . Atribua um
nome e adicione utilizadores que sero capazes de efectuar e aceder a esse
mesmo passo. Poder acrescentar uma palavra-passe para aceder a qualquer
passo, se assim o pretender. Assim que as opes estiverem definidas para o
passo em questo, clique em . Para editar um passo j existente num Fluxo
de trabalho, seleccione o passo e clique em .

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados Fluxo de trabalho Adicionar passo

15
Opes de fluxo de trabalho

Para ocultar documentos da visualizao durante o ltimo passo, seleccione a

caixa correspondente em Opes de Fluxo de Trabalho. O administrador poder
escolher enviar um e-mail aos utilizadores por cada passo, alertando-os quanto
a novos documentos que chegam a esse passo. O Administrador poder,
tambm, decidir ser um membro, por predefinio, de todos os passos
adicionados num Fluxo de Trabalho.

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados Fluxo de trabalho Opes de Fluxo de
trabalho

Observar Pasta

A funo Observar Pasta uma funo que ir monitorizar uma pasta numa
base de dados e, automaticamente, retirar documentos dessa pasta para um
fluxo de trabalho. Uma pasta s poder ser observada por um Fluxo de trabalho
de cada vez e os itens nessa pasta no podero fazer parte de mais nenhum
Fluxo de trabalho. Para activar a opo Observar Pasta, seleccione Usar Opo
Observar Pasta. Aparecer uma caixa de dilogo para que possa seleccionar a
pasta a observar.

Painel de Controlo IRISFILE Abrir base de dados Fluxo de trabalho Observar pasta

16
Menu de Administrador

A seco de Administrador do IRISFILE encontra-se visvel apenas quando

estiver registado a usar a conta de admin que est criada, por predefinio,
quando o IRISFILE instalado.

Painel de controlo do Administrador

Para aceder ao Painel de Controlo de Administrador para uma nica base de

dados existente no IRISFILE, v a Admin na barra de menu e seleccione Painel
de Controlo de Administrador.

IRISFILE - Admin Painel de Controlo de Administrador

IRISFILE - Admin Painel de Controlo de Administrador

Cada funo do Painel de Controlo de Administrador vem explicada na seco

do Painel de Controlo do IRISFILE deste manual, em Gesto de base de dados.

17
Gestor de Importao activa

Para aceder ao Gestor de Importao Activa, v a Admin na barra do menu e

seleccione Gestor de Importao Activa.

IRISFILE - Admin Gestor de Importao Activa

Para definir uma nova tarefa de importao activa, v para Ficheiro na janela
Gestor de Importao Activa e seleccione Novo.

Origem

O separador de Origem onde o Nome da Tarefa e a Pasta de Origem para as

imagens esto especificados. Se a opo Eliminar Ficheiros aps Importao
estiver seleccionada, o ficheiro ser eliminado da Pasta de Origem assim que for
importado para o IRISFILE.

IRISFILE - Admin Gestor de Importao Activa Origem

18
Destino
Para especificar a Pasta de Destino, seleccione Seleccionar Pasta de Destino.
Aparecer uma caixa de dilogo para que possa seleccionar a pasta

IRISFILE - Admin Gestor de Importao Activa - Destino

Indexao

O separador de indexao onde o utilizador pode especificar se existe

informao de ndice para ser importada com os documentos. Seleccione o
ficheiro de texto no qual existe a informao de ndice (dever estar em formato
delimitado por barras verticais). De seguida, faa corresponder a informao de
ndice com os campos adequados na base de dados. Dever existir um campo
seleccionado como o Cdigo de Correspondncia. O campo seleccionado como
o Cdigo de Correspondncia ser o campo usado para fazer a correspondncia
entre o documento e a informao correcta de ndice. Trata-se, habitualmente,
do nome do ficheiro.

IRISFILE - Admin Gestor de Importao Activa - Indexao

19
Agendamento

O separador do Agendamento usado para especificar quando que uma

tarefa deve ser executada automaticamente.

IRISFILE - Admin Gestor de Importao Activa Agendamento

20
 IRISFILE - Admin Gestor de Importao Activa

Para guardar uma Tarefa de Importao Activa, v a Ficheiro no menu Nova

Tarefa de Importao Activa e seleccione Guardar. De seguida, as tarefas
aparecero na lista na Janela da Importao Activa. Para executar uma tarefa
num horrio que no esteja agendado, clique com o boto direito do rato na
tarefa existente na lista e seleccione Executar tarefa. Para eliminar uma tarefa,
clique com o boto direito do rato na tarefa existente na lista e seleccione
Eliminar tarefa. Para editar uma tarefa, clique com o boto direito do rato na
tarefa existente na lista e seleccione Editar tarefa.

Compactar base de dados

A funo de Compactar base de dados do IRISFILE efectua a limpeza e reduz o

tamanho do ficheiro da base de dados. Apenas o utilizador Admin que tem
autorizao para compactar a base de dados. Recomenda-se que os
utilizadores compactem a base de dados a cada trs meses. Para compactar a
base de dados, v a Admin na barra do menu e seleccione Compactar base de
dados.

IRISFILE - Admin Compactar base de dados

21
 Base de dados
Criar uma nova base de dados
Para criar uma nova base de dados, clique em no ecr de Registo ou v a
Ficheiro na barra do menu e seleccione Novo.

Nova base de dados

O utilizador dever escolher ou uma base de dados porttil ou uma base de

dados SQL. Clique em .

Nova base de dados - Criar

Se for escolhida a base de dados SQL, ser pedido ao utilizador para introduzir
a palavra-passe de admin. Escreva o nome da nova base de dados. Ao
seleccionar a caixa ao lado de Encriptar Ficheiros, o IRISFILE ir proteger os
ficheiros que se encontram armazenados no software, de forma a que os
utilizadores que tentem aceder a ficheiros de forma exterior ao IRISFILE, por
meio do directrio, no o podero fazer e no conseguiro saber qual o tipo de
ficheiros que so. Trata-se de uma medida adicional de segurana para garantir
que os ficheiros so apenas visualizados por utilizadores IRISFILE autorizados.
Clique em .

22
Se for escolhida a base de dados porttil, ser pedido ao utilizador para escolher
a palavra-passe de admin. Clique em .

Nova base de dados Base de dados porttil Palavra-passe de Admin

Surgir a janela do ndice. Esta janela serve para se especificar o nmero de

Campo de ndice e os nomes e Tipos de Dados dos Campos de ndice
associados nova base de dados, bem como para seleccionar se o Campo de
ndice ser um ndice de Documento ou um ndice de Pasta. Para os Tipos de
dados, VARCHAR significa que possvel inserir quaisquer variveis e
caracteres. DATE significa que podero apenas ser inseridas datas com o
formato mm/dd/aaaa. NUMBER significa que podero apenas ser inseridos
nmeros. A vantagem de seleccionar o formato adequado ser explicada na
seco Procura. Os utilizadores podero alterar o Tipo de Dados do primeiro
campo de ndice (este campo dever ser varchar). Um ndice de Documento
est associado a documentos individuais, o que significa que cada documento
existente numa pasta ou numa base de dados poder ter valores diferentes
introduzidos nesse campo. Um ndice de pasta permite ao utilizador indexar uma
pasta, de forma a que todos os documentos que sejam colocados nessa pasta
passem a incluir automaticamente esses valores. Os documentos armazenados
na mesma pasta no podero ter valores diferentes nos campos de ndice da
pasta.

Nova base de dados Base de dados porttil/SQL Campos de ndice

Assim que os Campos de ndice estejam definidos, clique em .

23
Abrir uma base de dados existente

Para abrir uma base de dados existente, use a lista de drop-down existente no
ecr de registo para bases de dados SQL. Para bases de dados portteis, utilize
a caixa de dilogo da procura existente no ecr de Registo ou v a Ficheiro na
barra do menu e seleccione Abrir. Procure pelo ficheiro .ddb (base de dados
IRISFILE) a ser aberto e clique em Abrir.

Abrir base de dados porttil/ SQL

Fechar uma base de dados

Para fechar uma base de dados, v para Ficheiro na barra do menu e seleccione
Fechar.

Fechar base de dados

Preferncias

Para alterar as preferncias v a Opes na barra do menu e seleccione

Preferncias.

Opes Preferncias

24
Layout

Ao seleccionar Guardar Layout ao fechar, os utilizadores podero fazer com

que o IRISFILE guarde o layout e que posicione tudo quando for reaberto. Os
utilizadores podero, tambm, escolher o Idioma de Visualizao que pretendem
que o IRISFILE use.

Preferncias Layout

Importao do ficheiro

A seco da Importao de Ficheiro das Preferncias usada quando os

documentos so importados para o IRISFILE sem um ficheiro plano ou quando
os documentos so arrastados de uma pasta do Windows para o IRISFILE; a
opo no separador pertence apenas aos ficheiros tiff; ao seleccionar a opo,
quando o tiff, os ficheiros e os ficheiros de texto com o mesmo nome sai
importados em conjunto para o IRISFILE, os ficheiros de texto sero importados
como OCR de suporte para o tiff, com o mesmo nome, em vez de serem
importados como um ficheiro de texto em separado

Figura 4-9. Preferncias Importao de ficheiro

25
Tipos de ficheiro

A seco referente aos Tipos de Ficheiro nas Preferncias destina-se ao

utilizador identificar quais os programas que devero ser associados a
determinado tipos de ficheiros. Estas preferncias destinam-se exclusivamente
para a Funes de arranque do IRISFILE (consultar a seco de Arranque deste
manual, em Manipulao documental). Os utilizadores podero adicionar o
nmero de programas que pretenderem lista de programas associada a cada
tipo de ficheiro, sendo que, no entanto, poder apenas haver um nico programa
predefinido. Para adicionar lista de programas, seleccione o tipo de ficheiro
pretendido e clique em . Procure pelo ficheiro .exe para o programa
pretendido e clique em Abrir. Para definir o programa de predefinio para o
IRISFILE arrancar um determinado tipo de ficheiro, seleccione o programa
pretendido na seco da lista de programas (aps adicionar programas lista
para aquele tipo de ficheiro em particular) e clique em .

Preferncias Tipos de ficheiro

26
Direitos de utilizador
O separador de Direitos de Utilizador apresenta apenas quais os direitos que o
utilizador possui no IRISFILE.

Preferncias Direitos de utilizador

Palavra-passe de utilizador

O separador de Palavra-passe de utilizador onde os utilizadores podem alterar

a sua palavra-passe.

Preferncias Palavra-passe de utilizador

27
Restries

Para editar as Restries de utilizador na base de dados, clique com o boto

direito do rato no n ou na pasta a ser editado, na visualizao em rvore, e
seleccione Restries.

Restries

Aparecer uma janela para o utilizador poder seleccionar utilizadores ou grupos

a editar. Para editar as restries de utilizadores ou de grupos, basta clicar no
boto Editar Restries.

Restries

Assim que for seleccionado um utilizador ou um grupo, o administrador poder

restringir ou atribuir direitos. O administrador poder tambm escolher ocultar
ficheiros ou pastas, seleccionando a caixa respectiva.

Restries

28
 Estrutura de base de dados
Pastas
Para criar uma pasta na base de dados, clique com o boto direito do rato no n
ou na pasta a ser criado, na visualizao em rvore, e seleccione Nova Pasta.

Nova pasta Nvel da base de dados

Nova pasta Nvel de subpasta

Para mudar o nome a uma pasta, clique no boto direito do rato na pasta
respectiva e seleccione Mudar o nome. Escreva o novo nome e clique em OK.

Mudar o nome a uma pasta

Para eliminar o nome a uma pasta, clique no boto direito do rato na pasta
respectiva e seleccione Eliminar pasta. Clique em Sim para confirmar a opo
de Eliminar.

Eliminar pasta

29
Importar Documentos

O primeiro mtodo para se importar ficheiros para o IRISFILE arrastando e

largando os ficheiros a partir de um directrio no Windows. Procure os ficheiros
a serem importados atravs d O meu computador ou do Explorador do
Windows; realce-os e arraste-os para o n ou para a pasta a serem importados,
na visualizao em rvore da base de dados, e largue-os. Os ficheiros sero
adicionados sem qualquer informao de ndice.

Os dois seguintes mtodos de importao de ficheiros para o IRISFILE

consistem em seleccionar o n ou a pasta pretendidos a ser importados na
visualizao em rvore da base de dados, clique com o boto direito do rato e
seleccione Importar ou clique em Importar na barra de ferramentas e seleccione
Importar ficheiros. Aparecer uma janela para o utilizador poder seleccionar os
documentos a serem importados. Seleccione os ficheiros adequados e clique em
Abrir. Os ficheiros sero adicionados ao n ou pasta que se encontre
seleccionado na visualizao de rvore sem informao de ndice.

Importar ficheiros Barra de ferramentas

Importar documentos com indexao

Para importar documentos com informao de ndice para o IRISFILE,

necessrio um ficheiro plano com o seguinte formato:

Importar a partir de ficheiro plano Formato de ficheiro plano

30
O ficheiro plano dever estar delimitado por barras verticais e incluir o caminho
complete e o nome de todos os documentos a serem importados. O nmero de
campos de ndice na base de dados dever corresponder ao nmero de valores
no ficheiro plano.

Os dois mtodos de importao de ficheiros para o IRISFILE com indexao

consistem em seleccionar o n ou a pasta pretendidos a ser importados na
visualizao em rvore da base de dados, clique com o boto direito do rato e
seleccione Importar a partir de ficheiro plano ou clique em Importar na barra de
ferramentas e seleccione Importao de ficheiro plano. Aparecer uma janela
para o utilizador poder seleccionar o ficheiro plano a ser importado. Seleccione o
ficheiro adequado e clique em Abrir. De seguida, surgir a janela com as
propriedades de importao.

Importao de ficheiro plano

Importao de ficheiro plano - Predefinio

31
A parte superior da janela serve para a correspondncia dos valores no ficheiro
de texto relativamente aos campos de ndice na base de dados. Os valores
sero listados por ordem do ficheiro de texto e correspondem aos daquela
posio da base de dados por definio. Para alterar estas associaes, basta
seleccionar o campo adequado a partir da lista de drop-down ao lado de cada
valor de ndice. Clique em OK e os documentos sero importados com
indexao.

Por definio, o IRISFILE ir importar ficheiros para o n seleccionado. Os

utilizadores tm a opo de especificar que dever ser criada uma pasta e que
os ficheiros devero ser colocados nessa pasta, tendo por base o valor de um
determinado campo de ndice. Tal poder ser efectuado ao seleccionar Usar
ndice como uma pasta na parte inferior/central do ecr de Importao. De
seguida, na parte superior do ecr, especifique qual o campo de ndice que
dever ser usado. Clique em OK e os documentos sero importados com
indexao para as pastas adequadas.

Importar a partir de ficheiro plano Usar ndice como pasta

Gestor de Importao activa

Para aceder ao Gestor de Importao Activa, v a Admin na barra do menu e

seleccione Gestor de Importao Activa.

Admin Gestor de Importao Activa

Para definir uma nova tarefa de importao activa, v para Ficheiro na janela
Gestor de Importao Activa e seleccione Novo.

32
Origem
O separador de Origem onde o Nome da Tarefa e a Pasta de Origem para as
imagens esto especificados. Se a opo Eliminar Ficheiros aps Importao
estiver seleccionada, o ficheiro ser eliminado da Pasta de Origem assim que for
importado para o IRISFILE.

Admin Gestor de Importao Activa - Origem

Destino

O separador de Destino onde o utilizador pode especificar onde que os

documentos devero ser importados na base de dados.

Admin Gestor de Importao Activa - Destino

33
Indexao

O separador de indexao onde o utilizador pode especificar se existe

informao de ndice para ser importada com os documentos. Seleccione o
ficheiro de texto no qual existe a informao de ndice (dever estar em formato
delimitado por barras verticais). De seguida, faa corresponder a informao de
ndice com os campos adequados na base de dados. Dever existir um campo
seleccionado como o Cdigo de Correspondncia. O campo seleccionado como
o Cdigo de Correspondncia ser o campo usado para fazer a correspondncia
entre o documento e a informao correcta de ndice. Trata-se, habitualmente,
do nome do ficheiro.

Admin Gestor de Importao Activa - Indexao

Agendamento

O separador do Agendamento usado para especificar quando que uma

tarefa deve ser executada automaticamente.

Admin Gestor de Importao Activa - Agendamento

34
 Admin Gestor de Importao Activa

Para guardar uma Tarefa de Importao Activa, v a Ficheiro no menu Nova

Tarefa de Importao Activa e seleccione Guardar. De seguida, as tarefas
aparecero na lista na Janela da Importao Activa. Para executar uma tarefa
num horrio que no esteja agendado, clique com o boto direito do rato na
tarefa existente na lista e seleccione Executar tarefa. Para eliminar uma tarefa,
clique com o boto direito do rato na tarefa existente na lista e seleccione
Eliminar tarefa. Para editar uma tarefa, clique com o boto direito do rato na
tarefa existente na lista e seleccione Editar tarefa.

Digitalizar TIFF/PDF
O IRISFILE ir digitalizar os ficheiros Tiff ou PDF. V a Digitalizar na Barra do
Menu e seleccione qual o formato a digitalizar.

Digitalizar

O Mdulo de Digitalizao surgir numa janela em separado.

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Opes de digitalizao

Opes de digitalizao

Na seco Opes de Digitalizao, o utilizador dever primeiro especificar qual

o scanner a usar. O IRISFILE ir reconhecer quaisquer dispositivos TWAIN que
sejam encontrados na mquina e list-los na caixa de drop-down. Existem duas
opes ao digitalizar documentos: digitalizao do cdigo do patch e
digitalizao de pgina nica. A digitalizao do cdigo do patch permite ao
utilizador inserir uma pgina de separao entre documentos em papel antes de
digitalizar, o que ira especificar onde que as quebras de documento devem
ocorrer quando esto a ser digitalizados documentos. Este mtodo dever ser
usado quando estiver a digitalizar ficheiros TIFF ou PDF de vrias pginas. A
digitalizao de pgina nica ir esvaziar o alimentador do scanner, criando um
ficheiro TIFF ou PDF em separado para cada imagem digitalizada. A opo para
ignorar pginas em branco poder ser til quando estiver a digitalizar em modo
duplo. O IRISFILE tentar detectar pginas em branco e retir-las do ficheiro
TIFF ou PDF ao digitalizar.

Digitalizar

Assim que todas as opes estiverem definidas, clique em . Surgir a

janela de Propriedades do driver Twain. Esta janela ir variar dependendo do
tipo de scanner que estiver a ser usado. Quando digitalizadas, as imagens
surgiro na lista, na parte inferior do Mdulo de Digitalizao, com cada
documento a surgir como uma linha em separado na grelha. Sero atribudos
nomes aleatrios aos documentos que sero colocados no primeiro campo de
ndice. Seja qual for o documento que esteja seleccionado na grelha, ser o
mesmo que est a ser exibido no visualizador. Para indexar os documentos,
basta clicar na grelha adequada e escreve a informao de ndice.

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 Digitalizar Imagens & Grelha de indexao

Assim que os documentos tenham sido digitalizados para o Mdulo de

Digitalizao, o utilizador ter a opo de ou juntar ou dividir esses documentos.
O utilizador poder seleccionar vrias linhas da grelha e clicar no boto .
As linhas/documentos sero unidos num s. Sero unidos pela ordem que esto
listados na grelha.

Os valores de ndice da grelha estaro vazios, a no ser que a primeira linha

listada na seleco de grelha inclusse valores, sendo que, neste caso, o
documento que sofreu a juno ter esses valores preenchidos.Quando o
utilizador se encontrar numa determinada pgina do documento e for clicado o
boto , o documento ser dividido nesse ponto e ser criada uma nova
linha/documento na grelha. Se a indexao j estivesse preenchida na grelha
para o documento original, manter-se- para o primeiro documento e o segundo
novo documento ser sempre criado com uma grelha em branco e sem valores.

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A opo de Actualizao de ndice Mltiplo permite aos utilizadores indexar
vrios documentos de uma s vez, para o mesmo campo de ndice. Para utilizar
esta opo, realce os documentos que devero partilhar os mesmos valores na
grelha e clique em . Seleccione o campo de ndice que
dever ser actualizado e escreva o valor. Esta opo poder ser usada para
alterar o caminho de armazenamento de vrios documentos que, tambm, esto
a ser digitalizados para a base de dados.

Digitalizar Actualizao de ndice Mltiplo

O utilizador ter igualmente a opo de Importar Documentos com OCR. Para

importar com OCR, o utilizador dever clicar no boto . De
seguida, esses documentos sero convertidos em ficheiros OCR e importados
para a base de dados.

IMPORTANTE! Ao usar o Mdulo de Digitalizao, os documentos no so

automaticamente adicionados base de dados, apesar de j terem sido
digitalizados. O utilizador dever clicar em Importar Documentos para a Base de
Dados, de forma a que os documentos e a informao de ndice sejam
armazenados e guardados.

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OCR
Para efectuar um procedimento OCR a um documento ou a um conjunto de
documentos, clique nos documentos ou nas pastas na visualizao em rvore,
com o lado direito do rato, e seleccione OCR; sero apenas listados para
procedimento OCR os ficheiros Tiff e PDF.

OCR

Na janela OCR, a listagem que menciona os ficheiros seleccionados, uma lista

dos documentos que foram seleccionados; a lista que menciona os ficheiros de
sada, apresenta os ficheiros OCR que sero criados e de que forma ser
atribudo um nome a estes; para remover um documento da listagem de
documentos a ser processada, seleccione o documento na lista e clique em
Remover; se estiver seleccionada a opo de ignorar previamente os ficheiros
submetidos ao procedimento OCR, os ficheiros tiff e pdf que j contenham texto
OCR no sero processados e no ficaro editveis na listagem de ficheiros; se
estiver seleccionada a opo eliminar original, os ficheiros seleccionados sero
reescritos pelos novos ficheiros OCR criados; se esta opo no estiver
seleccionada, sero criados novos ficheiros e os originais no sero eliminados;
os utilizadores podero escolher por converter tiffs para pdfs ou pdfs para tiffs,
durante o processo de OCR; alm disso, se estiver seleccionada a opo manter
o mesmo ndice que o original, os novos ficheiros submetidos ao procedimento
OCR iro manter os valores de ndice do ficheiro a partir do qual foram criados.

OCR

Assim que estiverem definidas todas as opes, clique em iniciar; no se

recomenda que os utilizadores trabalhem no IRISFILE durante a execuo do
processo OCR; para interromper o processo, clique no boto pausa; para
cancelar e parar o processo, utilize o boto parar; o estado da tarefa OCR ser
apresentado na parte inferior da janela; assim que o processo estiver completo,
surgir uma mensagem de confirmao.

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Unir ficheiro - TIFF/PDF
A funo de Unir Ficheiros foi concebida, por exemplo, quando necessrio
adicionar pginas a um documento ou quando vrios documentos precisam de
ser unidos num s. Para aceder a esta funo, v a Editar>Unir Ficheiro e
seleccione ou Unir Tiffs ou Unir Pdfs.

Editar Unir ficheiro

Assim que estiver seleccionado um tipo de ficheiro, aparecer a janela Unir

ficheiro.

Editar Janela Unir ficheiros

Seleccione os ficheiros a serem unidos a partir da visualizao em rvore. Os

ficheiros sero adicionados e unidos na sequncia, pela qual forem
seleccionados, para a janela direita. O utilizador poder, tambm, reorganizar
a sequncia dos ficheiros dentro da janela Ordem para unir. Escreva a
informao de ndice para o novo ficheiro a ser criado na seco dos Campos de
Indexao. Em Opes do Ficheiro, escreva o nome do ficheiro do novo ficheiro
unido e escolha a sua localizao. Os utilizadores tambm podero optar por
eliminar o ficheiro original ou unir notas de ficheiro existentes, seleccionando a
caixa adequada na seco Opes do Ficheiro. Assim que todas as definies
estiverem definidas, clique em .

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 Editar Opes para Unir ficheiros

Dividir ficheiro TIFF/PDF

A funo de Dividir Ficheiro foi concebida, por exemplo, quando um documento,

tiff ou pdf, precisa de ser dividido em dois ficheiros separados. Para aceder a
esta funo, realce o ficheiro na visualizao em rvore principal que dever ser
dividido e v a Editar na barra do menu e seleccione Dividir Ficheiro.

Editar Dividir ficheiro

Assim que surgir a janela Dividir Ficheiro, seleccione a pgina na qual dividir o
ficheiro na visualizao thumbnail e escreva a informao de ndice para o
novo ficheiro. Clique em .

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 Editar Janela Dividir ficheiro

Exportar base de dados

Para exportar toda a base de dados para um directrio, clique no boto direito
do rato no n da base de dados e seleccione Exportar base de dados.

Exportar base de dados

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Escolha para onde exportar a base de dados.

Exportar base de dados Directrio de Sada de Ficheiros

De seguida, decida de que forma que o IRISFILE dever proceder quanto a

ficheiros que possuem o mesmo nome. O utilizador tem a opo do IRISFILE
substituir ficheiros existentes, mudar-lhes o nome acrescentando 001 aps o
nome do ficheiro ou consultar o utilizador quando for encontrado um ficheiro
existente. Escolha o mtodo que pretende.

Exportar base de dados Ficheiros existentes

Na seco de Opes de Pasta dever especificar-se se dever-se- registar a

estrutura de pastas da base de dados ou simplesmente ignor-la. Se o utilizador
necessitar apenas dos ficheiros e a estrutura de pastas for irrelevante, no
seleccione ambas as opes. O IRISFILE cria um ficheiro plano com um registo
da exportao, de forma a que o ficheiro plano possa ser usado para voltar a
importar os ficheiros para o IRISFILE com informao de ndice, posteriormente.
Para gravar a estrutura de pastas neste ficheiro plano, de forma a que este seja
novamente criado ao proceder re-importao para o

IRISFILE, seleccione a caixa para Registar estrutura de pastas no ficheiro

plano. Se o utilizador pretender que a estrutura de pastas da base de dados
seja replicada no directrio aquando da exportao, seleccione a caixa para
Criar estrutura de pastas no directrio. Se seleccionar esta caixa, a estrutura
de pastas ter de ser registada no ficheiro plano de exportao e essa mesma
caixa permanecer, tambm, seleccionada.

Exportar base de dados Opes de pastas

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V para o separador de ndice na janela Exportar base de dados. Escolha o
directrio para o qual dever ser guardado o ficheiro plano e escreva, tambm, o
nome para o ficheiro plano. O ficheiro plano um registo da exportao que
poder ser usado para voltar a importar os ficheiros para o IRISFILE com
informao de ndice, posteriormente.

Exportar base de dados - ndice

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Exportar Pastas & Ficheiros

Para exportar uma pasta a partir do IRISFILE, clique no boto direito do rato na
pasta respectiva na visualizao em rvore - e seleccione Exportar pasta. A
partir daqui, o processo de exportao o mesmo que para a exportao da
base de dados completa.

Exportar pasta

Para exportar um ficheiro a partir do IRISFILE, clique no boto direito do rato no

ficheiro respectivo na visualizao em rvore e seleccione Exportar. A partir
daqui, o processo de exportao o mesmo que para a exportao da base de
dados completa.

Exportar ficheiro

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Eliminar

Para Eliminar uma pasta clique com o boto direito do rato na pasta na
visualizao em rvore e seleccione Eliminar Pasta ou clique em na
barra de ferramentas. Clique em Sim para confirmar a eliminao.

Eliminar pasta

Para Eliminar um ficheiro clique com o boto direito do rato no ficheiro na

visualizao em rvore e seleccione Eliminar Ficheiro ou clique em na
barra de ferramentas. Clique em Sim para confirmar a eliminao.

Eliminar ficheiro

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 Manipulao de documentos
Indexao

Campos de ndice de documento

Para indexar um documento pela primeira vez ou para alterar a indexao a um

documento, seleccione o documento na rvore da base de dados e utilize o
separador Campos de ndice do Documento, por baixo da na rvore da base de
dados. Escreva os critrios de ndice pretendidos e clique em .

. Actualizar ndices Campos do documento Visualizador principal

Os utilizadores podero tambm clicar com o boto direito do rato no documento

na visualizao em rvore e seleccionar Actualizar ndices ou clicar em
na barra de ferramentas.

Actualizar ndices Campos do documento Removidos

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Surgir a janela Actualizar ndices. Escreva a informao de ndice pretendida
nos campos de ndices e clique em OK.

Janela Actualizar ndices

Campos de ndice da pasta

Quando introduzido um valor num Campo de ndice da Pasta, esse mesmo

valor ser aplicado a todos os documentos existentes nessa pasta. Para indexar
uma pasta pela primeira vez ou para alterar a indexao a uma pasta,
seleccione a pasta na rvore da base de dados e utilize o separador Campos de
ndice da Pasta, por baixo da na rvore da base de dados. Escreva os critrios
de ndice pretendidos e clique em .

Actualizar ndices Campos do documento Visualizador principal

Os utilizadores podero tambm clicar com o boto direito do rato no documento

na visualizao em rvore e seleccionar Actualizar ndice de Pasta ou clicar
em na barra de ferramentas.

Actualizar ndices Campos do documento Removidos

48
Surgir a janela Actualizar ndices. Escreva a informao de ndice pretendida
nos campos de ndices e clique em OK.

Janela Actualizar ndices

Controlo da verso

Os utilizadores tm a possibilidade de editar documentos dentro do visualizador

do IRISFILE. Atravs do Controlo da Verso, os utilizadores tero a capacidade
de guardar uma nova verso de um documento, em vez de o substiturem ao
guardar.

Guardar nova verso

Para utilizar esta funo, efectue as alteraes necessrias no documento e

clique no boto . Ser perguntado ao utilizador se pretende
guardar como verso alargada ou reduzida e inserir um comentrio, se assim o
pretender. Assim que seja guardada a nova, o utilizador receber uma
mensagem de confirmao.

Controlo da verso - Guardar nova verso

49
Visualizar Histrico da verso

Para visualizar o histrico de um documento, clique no boto direito do rato no

documento na visualizao em rvore - e seleccione Histrico da Verso.
Surgir a janela Histrico da Verso do Ficheiro.

Controlo da verso Histrico da verso

As verses sero listadas na janela esquerda. Clique na verso para visualizar

os detalhes nessa mesma verso. Para visualizar uma verso do documento
sem voltar a essa verso, clique no boto . A imagem ser exibida no
visualizador principal.

Controlo da verso Histrico da verso - Detalhes

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Voltar verso anterior

Para voltar verso anterior de um documento, clique no boto direito do rato

no documento na visualizao em rvore e seleccione Histrico da Verso.
Surgir a janela Histrico da Verso do Ficheiro. Seleccione a verso para a
qual pretende voltar e clique no boto . Aparecer uma mensagem para
se certificar de que o utilizador pretende realmente voltar verso seleccionada.
Assim que o documento for revertido, ser exibida uma mensagem de
confirmao.

Controlo da verso Histrico da verso - Reverter

Assim que um documento for revertido para a verso anterior, todo o histrico da
verso guardado aps a reverso da verso ser perdido. Exemplo: se existirem
cinco verses de um documento e um utilizador reverter para a verso trs, as
verses quatro e cinco sero apagadas.

Notas de ficheiro

As Notas de Ficheiro permitem aos utilizadores adicionar comentrios ou tags a

documentos dentro do IRISFILE, sem alterarem o documento em si. Para
adicionar, editar ou visualizar Notas de Ficheiro de um documento, clique com o
boto direito do rato no documento na visualizao em rvore e seleccione
Notas de Ficheiro ou clique em na barra de ferramentas.

Notas de ficheiro

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Anotaes

As Anotaes permitem aos utilizadores adicionar texto, inscries e imagens

aos ficheiros tiff. Estas anotaes podem ser guardadas na imagem
permanentemente, se assim se pretender. Todas as opes para anotaes
surgem na barra de ferramentas das anotaes quando seleccionado um
ficheiro TIFF.

Figura 6-12. Barra de ferramentas de anotaes

Para guardar uma anotao numa imagem, clique no boto Guardar na Barra de
Ferramentas das Anotaes. Isto ir manter a anotao na imagem, mas a
anotao continuar a poder ser movida ou eliminada. As anotaes sero
apenas visualizadas dentro do IRISFILE. Para aplicar permanentemente a
anotao a um ficheiro tiff, clique no boto de anotao Gravar, disponvel na
Barra de Ferramentas das Anotaes. Isto far com que as anotaes fiquem a
fazer parte da imagem, sendo que no poder ser movida ou eliminada. Se for
uma imagem a preto e branco, a anotao ser guardada ou a branco ou a
preto. Caso se trate de uma imagem a cores, as anotaes permanecero na
cor especificada. As anotaes sero visualizadas fora do IRISFILE.

Etiqueta Bates

A Etiqueta Bates uma funo do IRISFILE que permite aos utilizadores

adicionar etiquetas bates a imagens tiff. Para aceder a esta funo, v a Editar
na barra do menu e seleccione Etiqueta Bates.

Editar Etiqueta Bates

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Seleccione o(s) ficheiro(s) pretendido(s) para adicionar etiquetas bates e clique
em .

Editar Etiqueta Bates Seleccionar documentos

Insira o nmero inicial e o prefixo da etiqueta bates. Escolha o tipo de letra.

Decida se pretende substituir o ficheiro original ou criar um ficheiro novo.

Editar Etiqueta Bates Preferncias de etiqueta

Escolha a localizao na qual a etiqueta deve aparecer na imagem.

Editar Etiqueta Bates Colocao da etiqueta

Assim que o(s) ficheiro(s) forem seleccionados e as opes definidas, clique em

.

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Abrir

A funo de arranque abre o documento com um programa especfico fora do

IRISFILE. Para definir ou alterar os programas de arranque predefinidos,
consulte a seco Preferncias, em Base de dados, neste manual. Para abrir um
documento, clique com o boto direito do rato nos documentos na visualizao
em rvore e seleccione Abrir ou Abrir com ou clique em na barra de
ferramentas.

Abrir

Imprimir

Para imprimir um documento, clique com o boto direito do rato no documento

na visualizao em rvore e seleccione Imprimir ou clique em na barra
de ferramentas.

Imprimir

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 Procurar
Para efectuar uma procura por documentos por Campo(s) de ndice ou por Texto
Completo, utilize o separador Procurar por baixo da rvore de base de dados.
Quando efectuada uma procura, a lista do resultado ser exibida, por
definio, por baixo do visualizador.

Procurar

O utilizador pode optar por fazer com que os resultados da procura apaream
numa janela em separado, se assim o pretender. Para tal, clique em
na barra de ferramentas.

Resultados da procura - Removidos

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Assim que os resultados da procura sejam removidos, o utilizador poder optar
por efectuar um filtro dos resultados da procura, usando a lista de drop-down, na
parte inferior da janela de resultados de procura removidos. O utilizador precisa
apenas de seleccionar aquilo que procura, por meio do(s) filtro(s), e clicar em
na barra de ferramentas. A lista ser actualizada para apresentar apenas os
documentos que possuam os critrios especificados. Para retirar os resultados
originais, clique em na barra de ferramentas.

Campos de ndice

Escreva os critrios de procura no(s) campo(s) adequado(s). Se estiver a usar

mais do que um campo, coloque E/OU. Para E, sero exibidos os resultados que
possuam uma combinao dos valores inseridos nos campos.

Procurar - E

Para OU, sero exibidos os resultados que possuam qualquer um dos valores
inseridos nos campos.

Procurar - OU

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Caracter universal

Existem trs tipos diferentes de procuras que podem ser efectuados em

qualquer campo de qualquer Tipo de Dados.
O primeiro tipo de procura apenas uma procura genrica, onde o
utilizador apenas escreve palavras, nmeros ou datas num campo. Neste
caso, o IRISFILE ir encontrar resultados a partir destas palavras,
nmeros ou datas naquele campo em particular. Lembre-se: se estiver
especificado um campo de ndice como um Tipo de dados da Data ou de
Nmero, o utilizador ter de introduzir uma data (mm/dd/aaaa) ou um
nmero (# sem espaos) vlidos.
O tipo de procura seguinte uma procura por carcter universal. Isto
permite ao utilizador apenas escrever um * na seco de procura de um
campo de ndice e o IRISFILE ir procurar qualquer documento que
possua um valor naquele campo.
O ltimo tipo de procura denomina-se por Correspondncia Exacta. O
utilizador ter apenas de colocar um antes e aps aquilo que pretende
procurar no campo em questo. O IRISFILE ir procurar apenas os
documentos que possuam uma correspondncia de ndice exacta quilo
que foi escrito entre aspas.

Data

Ao procurar num campo de data, os utilizadores podero usar intervalos de

datas. Por exemplo, se o utilizador escrever 01/01/1999 01/01/2006, o
IRISFILE ir procurar todos os documentos que possuam uma data que esteja
dentro daquele intervalo.

Nmero

Ao procurar um campo de nmero, os utilizadores tm vrias opes escolha.

O utilizador poder procurar, utilizando estes smbolos (><=). Por exemplo, para
procurar qualquer nmero abaixo de 25, o utilizador poder escrever >25 no
campo de procura (sem aspas). Para procurar qualquer nmero inferior a ou
igual a 25, o utilizador escrever >=25 (sem aspas) e por a em diante.

57
Texto completo
Por definio, o IRISFILE est concebido para efectuar uma extraco de texto
completo de todos os documentos importados para uma base de dados. Para
activar e desactivar esta funo, consulte a seco Preferncias em Base de
Dados.

Uma procura de texto completa permite aos utilizadores procurar documentos,

procurando por determinadas palavras ou expresses que possam estar
includas no documento em questo. Para efectuar uma procura de texto
completo de uma base de dados, utilize o campo Texto Completo, listado abaixo
dos campos de ndices, no menu de procura da base de dados. Por exemplo, se
o utilizador escrever a palavra e, o IRISFILE procurar por qualquer documento
que inclua esta palavra dentro do documento, desde que a opo Texto
Completo tenha sido seleccionada aquando da Importao (consultar a seco
Importar deste manual).

Nota do ficheiro
O Campo de Nota do Ficheiro no separador Procurar permite aos utilizadores
procurar o texto nas notas do ficheiro em documentos existentes na base de
dados. Basta escrever os critrios de procura pretendidos e clique em .

Pasta
O Campo de pasta no separador Procurar permite aos utilizadores procurar
dentro de uma nica pasta em vez de na base de dados completa. Basta
escrever o nome da pasta no Campo da Pasta e escrever o9 valor a ser
procurado no(s) campo(s) de ndice(s) adequado(s), certificando-se de que a
palavra E est seleccionada, e clique em .

58
Procura avanada de sistema
A Procura Avanada de Sistema permite aos utilizadores procurar documentos
por propriedades do ficheiro em documentos existentes numa base de dados.
Para efectuar uma procura avanada de sistema, clique em
no separador Procurar.

Procurar Procura Avanada de Sistema

Procura avanada de e-mail

A Procura Avanada de E-mail permite aos utilizadores procurar por e-mails,

enviando e recebendo informao que extrada quando importada. Para
efectuar uma procura avanada de e-mail, clique em no
separador Procurar.

Procurar Procura Avanada de E-mail

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Ligao de Tecla de Acesso
instalada uma Ligao de Tecla de Acesso com o IRISFILE que permite que
os utilizadores criem teclas de acesso no teclado, que iro abrir
automaticamente o IRISFILE e efectuar uma procura. Esta funo especfica a
computadores individuais, mesmo numa rede ou num sistema de computadores.
Assim que as teclas de acesso estiverem definidas, os utilizadores podero
seleccionar uma palavra ou uma expresso em qualquer aplicao existente no
computador (Word, Explorer, Internet, etc.) e premir a combinao de teclas de
acesso. Isto ir abrir o IRISFILE (caso no se encontre j aberto) e procurar pela
palavra ou expresso seleccionada. Para aceder janela Ligao de Tecla de
Acesso, v ao Menu Iniciar no computador. Seleccione IRIS-IRISFILE-IRISFILE
Link. Isto abrir a janela Ligao de Tecla de Acesso e coloc-la na bandeja de
sistema do computador.

Ligao de Tecla de Acesso

Em primeiro lugar, certifique-se de que est seleccionada uma base de dados

IRISFILE. Em seguida, de modo a criar novas teclas de acesso, especifique a
combinao de teclas e o campo que dever ser procurado e especifique se
dever tratar-se ou no de uma Correspondncia Exacta. Poder tambm ser
aplicada uma combinao de teclas a todos os campos de ndice, em vez de
apenas a um. Assim que estiver criada uma combinao de teclas, ficar
guardada at ser alterada. A funo de Ligao recorda a ltima base de dados
a ser procurada e mantm essa base de dados seleccionada at que seja
alterada, mesmo aps o computador ser reiniciado. Isto permite ao utilizador
efectuar procuras sem ter de, alguma vez, abrir a janela Ligao, assim que
estiverem definidas todas as combinaes de teclas.

60
 Fluxo de trabalho
Fluxo de trabalho uma seco do IRISFILE onde podem ser introduzidos
documentos para um processo de linha de montagem que garante uma
concluso precisa e de qualidade das tarefas especificadas.

Gesto do fluxo de trabalho

Fluxo de trabalho uma seco do IRISFILE onde podem ser introduzidos

documentos para um processo de linha de montagem que garante uma
concluso precisa e de qualidade das tarefas especificadas. Para aceder
Gesto do fluxo de trabalho, v a Admin na barra do menu e seleccione Painel
de Controlo do Administrador e clique no boto .

Admin Gesto do Fluxo de trabalho

Criar & Abrir um Fluxo de trabalho

Para criar um novo Fluxo de Trabalho, clique no boto que se encontra

disponvel na barra de ferramentas. Introduza o Nome do Fluxo de Trabalho e
clique em . Para abrir um Fluxo de trabalho, v para Ficheiro no Gestor de
Fluxo de trabalho e seleccione Abrir. Ir aparecer uma lista dos Fluxos de
trabalho. Seleccione o Fluxo de trabalho pretendido e clique em .

Admin Gesto do Fluxo de trabalho Novo Fluxo de trabalho & Abrir Fluxo de trabalho

61
Adicionar & Editar Passos

Assim que o Fluxo de Trabalho estiver criado, a janela do Fluxo de Trabalho

aparecer. Para guardar um Fluxo de Trabalho, este dever conter dois ou mais
passos. Para criar passos num Fluxo de trabalho, clique em . Atribua um
nome e adicione utilizadores que sero capazes de efectuar e aceder a esse
mesmo passo. Poder acrescentar uma palavra-passe para aceder a qualquer
passo, se assim o pretender. Assim que as opes estiverem definidas para o
passo em questo, clique em . Para editar um passo j existente num Fluxo
de trabalho, seleccione o passo e clique em .

Admin Gesto do Fluxo de trabalho Adicionar Passo

Opes de fluxo de trabalho

Para ocultar documentos da visualizao durante o ltimo passo, seleccione a

caixa correspondente em Opes de Fluxo de Trabalho. O administrador poder
escolher enviar um e-mail aos utilizadores por cada passo, alertando-os quanto
a novos documentos que chegam a esse passo. O Administrador poder,
tambm, decidir ser um membro, por predefinio, de todos os passos
adicionados num Fluxo de Trabalho.

Admin Gesto do Fluxo de trabalho Opes do Fluxo de trabalho

62
Observar Pasta

A funo Observar Pasta uma funo que ir monitorizar uma pasta numa
base de dados e, automaticamente, retirar documentos dessa pasta para um
fluxo de trabalho. Uma pasta s poder ser observada por um Fluxo de trabalho
de cada vez e os itens nessa pasta no podero fazer parte de mais nenhum
Fluxo de trabalho. Para activar a opo Observar Pasta, seleccione Usar Opo
Observar Pasta. Aparecer uma caixa de dilogo para que possa seleccionar a
pasta a observar.

Admin Gesto do Fluxo de trabalho Observar pasta

Enviar para fluxo de trabalho

Para enviar documentos para um Fluxo de trabalho, realce os documentos

pretendidos na visualizao em rvore. V para Fluxo de trabalho na barra do
menu e seleccione Enviar para fluxo de trabalho. Os documentos no podero
fazer parte de mais do que um Fluxo de trabalho simultaneamente.

Fluxo de trabalho Enviar para fluxo de trabalho

Assim que os documentos tenham sido adicionados ao Fluxo de trabalho,

aguardaro no primeiro passo at serem processados. Se o administrador tiver a
opo de e-mail definida para o Fluxo de trabalho em questo, todos os
utilizadores atribudos ao passo um sero notificados acerca da chegada de
novos documentos por e-mail.

63
Gestor do Documento do Fluxo de Trabalho

Para introduzir um Fluxo de trabalho e comear a processar documentos, v a

Fluxo de trabalho na barra do menu e seleccione Gestor do Documento do Fluxo
de trabalho. Para abrir um Fluxo de trabalho, v para a janela Gestor do
Documento do Fluxo de trabalho e seleccione Abrir. Escolha o Fluxo de trabalho
pretendido para introduzir.

Fluxo de trabalho Gestor do Documento do Fluxo de trabalho

Num Fluxo de trabalho, os utilizadores iro apenas ver os documentos includos

nos passos nos quais foram atribudos. Por exemplo, se um utilizador tiver
acesso apenas ao Passo 1 e Passo 3, esse utilizador no visualizar os
documentos existentes no Passo 2. A partir do Gestor do Documento do Fluxo
de trabalho, os utilizadores seleccionam um documento e tm a opo de
imprimir, enviar por e-mail ou visualizar o documento. Os utilizadores podero
efectuar quaisquer processos exigidos noutros programas ou quaisquer
processos de aprovao aos documentos existentes num Fluxo de trabalho de,
de seguida, enviar o documento para o passo seguinte, enviar o documento de
volta para o passo anterior ou enviar o documento para um passo seleccionado.
Os utilizadores podero, tambm, optar por remover um documento do Fluxo de
trabalho. Outra opo a de os utilizadores rejeitarem documentos. Ao rejeitar
um documento, este manter-se- no passo actual, mas aparecer como
rejeitado, com uma nota de rejeio deixada pelo utilizador que rejeitou o
documento.

Fluxo de trabalho Gestor do Documento do Fluxo de trabalho Fluxo de trabalho activo

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 Gesto de E-mail
Gestor de Importao de E-mail

Para aceder ao Gestor de Importao de E-mail, v a Admin na barra do menu e

seleccione Gestor de Importao de E-mail.

Admin Gestor de Importao de E-mail

Para configurar uma nova tarefa, v a Ficheiro na barra do menu do Gestor de

Importao de E-mail e seleccione Novo.

Admin Gestor de Importao de E-mail Nova tarefa

Nome da tarefa

Introduza o Nome da Tarefa e clique em .

Admin Gestor de Importao de E-mail Nome da tarefa

65
Pasta(s) de caixa do correio

Seleccione a pasta ou pastas a ser monitorizada no Outlook. Para incluir e-mails

de subpastas, seleccione a caixa adequada. Para importar anexos como
documentos separados, seleccione a caixa adequada.

Admin Gestor de Importao de E-mail Pasta(s) de caixa do correio

Pasta de destino da base de dados

Seleccione uma Pasta de Destino na base de dados para onde os e-mails

devam ser importados.

Admin Gestor de Importao de E-mail Pasta de destino da base de dados

Indexao

66
Os itens que podem ser retirados de um e-mail so: Para, De, Assunto, Data,
CC, BCC. Estes itens podem ser mapeados para campos de ndice existentes
na base de dados. Efectue esta aco, procurando pelo campo de ndice
pretendido na lista de drop-down ao lado de cada valor a ser retirado dos e-
mails.

Admin Gestor de Importao de E-mail - Indexao

Filtro da mensagem

Os Filtros de mensagem permitem ao Administrador criar regras, definindo quais

os e-mails que devero ser importados e quais devero ser excludos. Se no
estiverem definidos filtros, todos os e-mails na pasta de origem do Outlook sero
armazenados no IRISFILE.

Admin Gestor de Importao de E-mail Filtro da mensagem

No separador de Mensagens, o Administrador poder especificar palavras a

serem procuradas no assunto, no corpo da mensagem - ou em ambos de um
e-mail, de modo a decidir se dever armazenar ou no um e-mail no IRISFILE.

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O Administrador poder tambm especificar que apenas os e-mails De ou Para
determinados endereos devero ser armazenados no IRISFILE.

Admin Gestor de Importao de E-mail Filtro da mensagem - Mensagens

No separador Mais Opes, o Administrador poder especificar que devero ser

retirados os e-mails que esto lidos ou por ler, bem como retirar e-mails com ou
sem anexos.

Admin Gestor de Importao de E-mail Filtro da mensagem Mais Opes

Opes de agendamento

As tarefas de Importao de E-mail podero ser agendadas para serem

executadas em perodos de tempo especficos. Ser deciso do Administrador a

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de seleccionar os intervalos de tempo em que uma tarefa ser executada. As
tarefas podero ser executadas em intervalos (minutos), diaria ou
semanalmente.

Admin Gestor de Importao de E-mail Opes de agendamento

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