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CUIAB - 2007
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IDENTIDADE INSTITUCIONAL
Misso
Garantir o controle externo da gesto dos recursos pblicos, mediante orientao, fiscalizao e
avaliao de resultados, visando qualidade dos servios, em benefcio da sociedade.
Viso
Ser a referncia em controle externo no Brasil.
Valores
Agilidade: Agir com dinamismo nas aes do controle externo;
Compromisso: Cumprir e respeitar os pilares da identidade organizacional;
tica: Agir conforme os princpios da moralidade, legalidade e impessoalidade;
Inovao: promover aes inditas nos processos institucionais;
Qualidade: Garantir a eficincia e eficcia do controle externo;
Transparncia: Dar publicidade e clareza aos atos do controle externo.
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CORPO DELIBERATIVO
Presidente
Conselheiro Jos Carlos Novelli
Vice-Presidente
Conselheiro Valter Albano da Silva
Corregedor-Geral
Conselheiro Ary Leite de Campos
Conselheiros
Ubiratan Francisco Vilela Tom Spinelli
Antnio Joaquim Moraes Rodrigues Neto
Jlio Jos de Campos
Alencar Soares Filho
Procuradores
Jos Eduardo Faria
Mauro Delfino Csar
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Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, 2007.
Ficha Catalogrfica
Dados Internacionais de Catalogao na Publicao (CIP)
ISBN 0000000000-00
CDU 35.078.3(036)
PRODUO DE CONTEDO
Superviso Conselheiro Valter Albano da Silva ..................... Vice-Presidente do TCE-MT
C ONSULTORIA T CNICA
Elaborao Risodalva Beata de Castro (coordenao) ........... Secretria-chefe da Consultoria Tcnica
Jos Osvaldo Glock (consultoria externa)
Osiel Mendes de Oliveira ..................................... Consultor de Orientao ao Jurisdicionado
Narda Consuelo Vitrio Neiva Silva ..................... Consultora de Estudos, Normas e Avaliao
Bruna Henriques de Jesus Zimmer ................... Consultora-adjunta da
Consultoria de Estudos, Normas e Avaliao
Lcia Maria Taques Alencar ................................ Consultora-adjunta da
Consultoria de Estudos, Normas e Avaliao
Besa Corbelino Biancardini Mhl ....................... Tcnica Instrutiva e de Controle
Participao Ronaldo Ribeiro de Oliveira .................................. Subsecretrio de Controle de Organizaes
Estaduais da Sexta Relatoria
Jos Alves Pereira Filho ....................................... Auditor da Auditoria Geral do Estado AGE-MT
Cristiane Laura de Souza ..................................... Auditora da Auditoria Geral do Estado AGE-MT
Waldna Fraga da Silva .......................................... Assessora Tcnica da
Associao Mato-grossense dos Municpios - AMM
VALIDAO
C OMIT T CNICO DO TCE-MT
Presidente Conselheiro Valter Albano da Silva ..................... Vice-Presidente do TCE-MT
Membros Maurcio Magalhes Faria Jnior ........................ Chefe de Gabinete da Presidncia
Silvano Alex Rosa da Silva .................................... Secretrio de Controle Externo da Primeira Relatoria
Edson Jos da Silva .............................................. Secretrio de Controle Externo da Segunda Relatoria
Miguel Augusto de Arruda e Silva ....................... Secretrio de Controle Externo da Terceira Relatoria
Jaqueline Maria Jacobsen ................................... Secretria de Controle Externo da Quarta Relatoria
Marclio ureo da Costa Ribeiro .......................... Secretrio de Controle Externo da Quinta Relatoria
Murilo Gonalo Correa de Almeida ...................... Secretrio de Controle Externo da Sexta Relatoria
Risodalva Beata de Castro ................................... Secretria-Chefe da Consultoria Tcnica
Lafayete Garcia Novaes ....................................... Secretrio de Gesto
Hildete Nascimento Souza .................................. Secretria Geral do Tribunal Pleno
Naise Godoy de Campos Silva Freire ................... Procuradora-Chefe da Procuradoria Consultiva
Cassyra Lcia Correa Barros Vuolo .................... Secretria Especial de Articulao Institucional
Secretria Executiva Andra Christian Mazeto ..................................... Assessora Especial de Planejamento e
Desenvolvimento Organizacional
PRODUO EDITORIAL
A SSESSORIA E SPECIAL DE C OMUNICAO
Coordenao Jos Roberto Amador ........................................... Assessor Especial de Comunicao
Reviso de Redao Dora Lemes
Editorao Eletrnica Doriane Miloch
Capa Rodrigo Canellas
Reviso Ortogrfica Leony Lemos
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SUMRIO
APRESENTAO ....................................................................................................................................... 9
APNDICES ............................................................................................................................................. 43
I - Modelo de Projeto de Lei que dispe sobre o Sistema de Controle Interno da Administrao Pblica .................................. 4 3
II - Modelo de decreto que regulamenta a Lei que dispe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado (ou Municpio) ......... 5 2
III - Modelo de Instruo Normativa que disciplina a elaborao das demais normas ............................................................. 5 7
IV - Material de apoio elaborao de normas relacionadas a algumas rotinas internas e
respectivos procedimentos de controle .............................................................................................................................. 6 5
5
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PALAVRA DO PRESIDENTE
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Estratgico da Pblico e compilao das consultas em Per-
guntas Freqentes e Respostas aos Jurisdicionados.
Todos os produtos foram desenvolvidos pela equipe da Con-
sultoria Tcnica do Tribunal de Contas com apoio de consultorias
especializadas e sob a superviso do vice-presidente, conselheiro
Valter Albano. Juntamente com as publicaes tcnicas lana-
mos tambm a 2 edio da Revista da Gesto.
As publicaes vo servir como fonte de consulta permanen-
te para os gestores e profissionais dedicados administrao
pblica e tambm como material de apoio para os cursos e trei-
namentos da Escola Superior de Contas, que sero intensificados
com o pleno funcionamento das suas novas instalaes.
O novo Tribunal de Contas se firma como uma instituio
capaz de produzir e multiplicar conhecimento, com a inteno de
obter melhores resultados na administrao pblica, para a sa-
tisfao da sociedade.
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APRESENTAO
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inicial para a elaborao deste Guia.
Cabe registrar a importante participao do prof. Jos Osval-
do Glock, que, por meio de consultoria, orientou a formulao de
um modelo objetivo, organizado e responsvel para a implantao
e operacionalizao do Sistema de Controle Interno no mbito da
administrao pblica em Mato Grosso.
De igual relevncia foi a participao de tcnicos da Audito-
ria Geral do Estado, rgo responsvel pelo Sistema de Controle
Interno do Poder Executivo Estadual, e de representante da Asso-
ciao Mato-grossense dos Municpios. Todos contriburam com
os debates promovidos pelo Comit Tcnico desta Corte de Con-
tas, objetivando o modelo adequado para a operacionalizao do
referido Sistema.
A proposta foi avaliada e homologada pelo Comit Tcnico do
TCE-MT, consolidada pela Consultoria Tcnica e aprovada pelo
Tribunal Pleno.
Cabe ressaltar, por fim, que este Guia foi elaborado com base
nas normas legais e regulamentares inerentes ao assunto, nos
princpios do controle interno e nas orientaes do Tribunal de
Contas do Estado de Mato Grosso, adotando como referncia o
modelo proposto no livro Controle Interno nos Municpios, Ed.
Atlas, 2 Edio, de autoria de Jos Osvaldo Glock e Flvio da
Cruz.
O objetivo fundamental dotar as unidades gestoras dos
elementos bsicos para a estruturao das atividades de controle
interno, orientando o desenvolvimento do Manual de Rotinas e
Procedimentos de Controle.
importante ressaltar que as orientaes contidas neste Guia
representam o entendimento do TCE-MT acerca do modelo ade-
quado para a implantao do Sistema de Controle Interno e a
operacionalizao das rotinas internas e dos procedimentos de
controle, devendo, no entanto, ser avaliado e adequado realida-
de, estrutura e necessidades da administrao.
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BASE LEGAL
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A fiscalizao do Municpio ser exercida pelo Poder Legislativo Municipal,
mediante controle externo, e pelos sistemas de controle interno do Poder
Executivo Municipal, na forma da lei.
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V - expedio de normas compatveis com os servios de auditoria e controle;
VI - comprovao da legalidade dos atos administrativos e representao, com
proposta de impugnao, de qualquer ato que cause prejuzo administra-
o pblica;
VII - procedimento de tomada de contas especiais em casos de fraude, des-
vio ou aplicao irregular de recursos pblicos;
VIII - emisso de relatrios e pareceres sobre demonstrativos contbeis e
prestao de contas dos rgos que compem a administrao pblica;
IX - transparncia administrativa, obedecendo-se o pargrafo 1, do artigo
129, da Carta Estadual.
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ASPECTOS CONCEITUAIS
1. CONTROLE
Toda atividade de verificao sistemtica de um registro,
exercida de forma permanente ou peridica, consubstanciada
em documento ou outro meio, que expresse uma ao, uma
situao e/ou um resultado, com o objetivo de verificar se est
em conformidade com o padro estabelecido, ou com o resulta-
do esperado, ou, ainda, com o que determinam a legislao e
as normas.
2. CONTROLES INTERNOS
So executados pelas unidades da estrutura organizacional,
complementando as aes do controle externo.
3. CONTROLES FORMAIS
Tm a finalidade de assegurar a observncia legislao e s
normas disciplinares pelas organizaes pblicas.
4. CONTROLES SUBSTANTIVOS
Tm como objetivo garantir a eficincia e eficcia na aplica-
o dos recursos, em termos quantitativos e qualitativos.
5. CONTROLES PREVENTIVOS
Visam evitar a ocorrncia de erros, desperdcios ou irregula-
ridades.
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6. CONTROLES DETECTIVOS
Conforme a prpria denominao indica, sua finalidade de-
tectar erros, desperdcios ou irregularidades no momento em que
ocorrem, possibilitando medidas tempestivas de correo.
7. CONTROLES CORRETIVOS
Detectam erros, desperdcios ou irregularidades j ocorridos,
possibilitando aes corretivas posteriores.
8. CONTROLE INTERNO
Dentre os vrios conceitos existentes na literatura especi-
alizada, destaca-se aquele enunciado pelo Comit de Procedi-
mentos de Auditoria do Instituto Americano de Contadores
Pblicos Certificados que, pela sua abrangncia e ampla divul-
gao, acabou se tornando referncia internacional. Segundo
este conceito:
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II - o controle, pelos rgos de cada sistema, da observncia das normas ge-
rais que regulam o exerccio das atividades auxiliares;
III - o controle das aplicaes dos dinheiros pblicos e da guarda dos bens
pertencentes administrao pelos rgos prprios do sistema de contabi-
lidade e auditoria;
IV - a fiscalizao da execuo contratual de servios pblicos concedidos,
permitidos ou autorizados.
2 - O trabalho administrativo ser racionalizado mediante simplificao
de processos e supresso de controles que se revelarem puramente formais
ou cujo custo seja comprovadamente superior ao risco.
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9. SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
Sistema um conjunto de partes e aes que, de forma co-
ordenada, concorrem para um mesmo fim.
Sistema de controle interno pode ser entendido como soma-
trio das atividades de controle exercidas no dia-a-dia em toda a
organizao para assegurar a salvaguarda dos ativos, a eficincia
operacional e o cumprimento das normas legais e regulamentares.
As disposies constantes do substitutivo ao Projeto de Lei
n 135/1996 deixam claro que o controle interno deve ser distri-
budo nos vrios segmentos do servio pblico, envolvendo des-
de o menor nvel de chefia at o administrador principal, posto
que todas as atividades da administrao pblica devem ser de-
vidamente controladas.
Aos servidores com funo de chefia compete controlar a
execuo dos programas afetos sua rea de responsabilidade e
zelar pela observncia das normas legais e regulamentares que
orientam as respectivas atividades. Para imputar essa responsa-
bilidade necessrio que a estrutura, a distribuio das compe-
tncias e as atribuies de cada unidade estejam claramente
definidas em lei.
A questo-chave est na necessidade de que as atividades
ocorram de forma coordenada, orientada e supervisionada, pres-
supondo-se, ento, a existncia de um ncleo ou rgo central do
sistema.
Esses so os fundamentos tcnicos e a base legal para que
os Estados e os Municpios instrumentalizem seu Sistema de
Controle Interno, consolidando uma atividade a ser exercida sob
a coordenao de uma unidade central de tal sistema.
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O SISTEMA DE CONTROLE INTERNO
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envolve um conjunto de atividades de controle exercidas interna-
mente em toda a estrutura organizacional, sob a coordenao de
um rgo central (ou cargo devidamente formalizado). Para fins
didticos, esse rgo ser referenciado neste Guia pela denomi-
nao de Unidade de Controle Interno - UCI.
As responsabilidades bsicas destas unidades so a de pro-
mover o funcionamento do Sistema, exercer controles essenciais
e avaliar a eficincia e eficcia dos demais controles, apoiando o
controle externo no exerccio de sua misso institucional.
Embora integrantes do Sistema de Controle Interno do ente
respectivo, institudo por um nico comando legal, os Poderes
Executivo e Legislativo Estaduais e Municipais, bem como, o Po-
der Judicirio, o Ministrio Pblico, a Defensoria Pblica e o Tri-
bunal de Contas do Estado, devero constituir a sua prpria uni-
dade de controle interno podendo, a critrio do Poder ou rgo, ser
constituda com o status de Secretaria.
No h subordinao dos Poderes e rgos citados a um con-
trole nico no Estado ou Municpio, mas, sim, ao controle insti-
tudo no mbito de cada um deles, resguardando a sua autono-
mia e independncia. Assim, os responsveis pelas unidades de
controle interno em cada Poder ou rgo reportar-se-o, nas si-
tuaes previstas na legislao, diretamente prpria adminis-
trao e/ou ao Tribunal de Contas.
Importante ressaltar que essa unidade de controle interno
ser responsvel pela coordenao e/ou execuo de atividades
de controle interno no mbito de cada rgo ou Poder, incluindo
as administraes Direta e Indireta, se for o caso. A unidade ins-
tituda no mbito do Poder Executivo estadual ou municipal ter
abrangncia sobre as atividades de controle interno desempenha-
das pelas suas administraes Direta e Indireta.
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cido por uma pessoa ou mesmo por um departamento integrante
da estrutura organizacional, mas, sim, por todos aqueles que exe-
cutam ou respondem pelas diversas atividades, em especial os
que ocupam funes de comando.
A existncia do responsvel legal ou unidade de controle in-
terno, formalmente constituda, no exime nenhum dirigente ou
servidor da observncia das normas constitucionais e legais apli-
cadas administrao pblica.
Diante do grau de responsabilidade da unidade central do
Sistema de Controle Interno e da amplitude das atividades a serem
desenvolvidas, cabe ao gestor assegurar a independncia de atu-
ao e os recursos humanos, materiais e tecnolgicos necessri-
os ao bom desempenho da funo.
A estrutura de pessoal da unidade de controle interno de cada
um dos Poderes e rgos depender do porte da administrao e
do volume de atividades a serem controladas. possvel que em
alguma organizao apenas um servidor seja capaz de realizar as
atividades. Em outras, poder ser necessria a criao de equipe.
Em qualquer caso, a complexidade e amplitude das tarefas vo
exigir conhecimento, qualificao tcnica adequada, postura inde-
pendente, responsvel e identificada com a natureza da funo.
Assim, a designao de servidores efetivos com formao em
nvel superior para o exerccio das atividades reveste-se de maior
eficcia. Esse entendimento aplicvel, inclusive, para os casos
em que, no havendo necessidade de equipe, seja nomeado ape-
nas um servidor para responder pela unidade de controle interno.
Nesse particular, o Substitutivo ao Projeto de Lei n 135/1996
em tramitao na Cmara dos Deputados assim prope:
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Em que pese o vnculo direto dessa unidade com o chefe do
Poder ou rgo, o titular deve ser da confiana da administrao e
no somente do gestor principal. Do contrrio, a eficcia da ao
de controle ficaria restrita viso e vontade do administrador,
com risco de se tornar inoperante. fundamental, portanto, que o
sistema esteja imune s mudanas no comando da administrao.
Outro aspecto a ser considerado nesta avaliao a neces-
sidade da manuteno, por maior perodo possvel, do vnculo deste
profissional entidade qual presta servios. Esta condio
possibilita uma viso cada vez mais ampla e evolutiva da organi-
zao, assegurando eficincia e continuidade na proposio de
aes de controle interno.
A recomendao, nesse caso, que, havendo equipe, o seu
titular seja escolhido dentre os auditores pblicos internos (ou
denominao equivalente), com formao em nvel superior e com-
provado conhecimento para o exerccio da funo de controle, o
que pressupe domnio dos conceitos relacionados ao controle in-
terno e auditoria. Os auditores pblicos internos devero ser se-
lecionados em concurso pblico.
Estes critrios so relevantes, tambm, devido ao fato de que as
unidades de controle interno respondem pela operacionalizao do
apoio ao controle externo em sua misso institucional. Dessa forma,
a existncia no seu comando de profissional pertencente ao quadro
prprio amplia a possibilidade de que a fiscalizao, no que se refere
s competncias do controle interno, seja efetivamente exercida.
oportuno ressaltar, tambm, que a remunerao desses
servidores deve ser compatvel com a atribuio exercida.
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A recomendao bsica, para essa situao, de que sejam
recrutados servidores j pertencentes ao quadro de pessoal efe-
tivo, desde que renam as qualificaes necessrias ao desempe-
nho das atribuies inerentes unidade de controle interno.
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NORMAS DE ROTINAS INTERNAS
E PROCEDIMENTOS DE CONTROLE
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2. subordinao tanto s normas de rotinas e procedimen-
tos de controle quanto ao controle da UCI do Executivo
Municipal.
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esclarecer que o controle interno ser exercido sob o en-
foque sistmico;
definir o papel e a responsabilidade da unidade de contro-
le interno, que funcionar como rgo central do Sistema,
assim como, das diversas unidades da estrutura organi-
zacional no processo de definio dos sistemas adminis-
trativos, identificao dos pontos de controle e elaborao
dos respectivos fluxogramas e instrues normativas;
estabelecer os diversos sistemas administrativos da or-
ganizao sujeitos ao controle interno (ou estabelecer prazo
para aprovao posterior atravs de decreto especfico);
estabelecer prazo para a elaborao dos fluxogramas e
descrio das rotinas (instrues normativas) para cada
um dos sistemas administrativos;
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Para desenvolver as atividades de auditoria interna, em sua
plenitude, necessrio compor e capacitar a equipe de trabalho
da unidade de controle interno, objetivando o contnuo aprimora-
mento dos conhecimentos tcnicos e dos aspectos ticos e com-
portamentais.
At que as atividades de auditoria interna passem a ser
executadas regularmente, a unidade executora do Sistema de
Controle Interno, sob a coordenao da unidade central, deve
avaliar e identificar seus pontos de controle, que so as ro-
tinas internas relevantes que necessitam de um controle mais
efetivo. Este procedimento estimula o comprometimento de
todas as unidades da organizao no sentido de aprimorar os
controles.
O planejamento inicial deve ser avaliado e atualizado, abran-
gendo cronograma de atividades mensais e anuais, alm das aes
a serem desenvolvidas no ano seguinte para assegurar o pleno
exerccio dos trs grandes grupos de atividades.
Com o objetivo de colaborar nessa tarefa, este Guia traz, no
prximo item, proposta de cronograma das atividades inerentes
implementao do Sistema de Controle Interno, onde o planeja-
mento e a execuo das atividades de controle ocorrem de forma
concomitante. Esta ttica evita a disperso de esforos e produz
os resultados esperados, mas exige grande versatilidade do coor-
denador e equipe da unidade de controle interno.
Esse planejamento inicial deve ser avaliado e atualizado
anualmente, gerando um documento no qual constem, alm de
cronogramas de atividades mensais e anuais, as aes necess-
rias a serem desenvolvidas no prximo ano.
O planejamento das atividades de apoio deve contemplar o
relacionamento com o controle externo, inclusive definindo crit-
rios para registro e acompanhamento dos processos relativos
administrao que tramitam no Tribunal de Contas.
Tambm devem ser previstas horas de trabalho para:
estudos e pesquisas sobre a legislao;
treinamento da equipe interna e dos possveis represen-
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tantes das unidades executoras do Sistema de Controle
Interno;
orientao tcnica na expedio das instrues nor-
mativas;
promoo de reunies e seminrios internos; e
assessoramento Administrao nos assuntos ineren-
tes ao tema.
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segregao de funes-chaves;
organizao da legislao municipal e existncia de ins-
trues devidamente formalizadas;
existncia de controles sobre os aspectos e operaes mais
relevantes;
grau de aderncia a diretrizes e normas legais.
1. No Estado ou Municpio:
compor equipe provisria de controle interno, se for o caso;
realizar estudos sobre o tema, abrangendo inclusive as
orientaes do TCE-MT;
elaborar projeto de lei de implantao do Sistema de Con-
trole Interno adequado s necessidades, realidades e
estrutura do Estado ou Municpio, tomando por base as
orientaes do TCE-MT;
promulgar a lei que dispe sobre o Sistema de Controle
Interno do Estado ou Municpio.
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realizar estudos sobre o Sistema de Controle Interno, es-
pecialmente quanto lei que o aprova no mbito do Estado
ou Municpio;
definir os sistemas administrativos, com os respectivos
rgos centrais;
regulamentar a lei que dispe sobre o Sistema de Con-
trole Interno;
realizar concurso pblico para o provimento das vagas
criadas para a unidade de controle interno UCI;
realizar diagnstico inicial, atravs de grupo de traba-
lho, sobre a situao dos controles gerais do municpio e
orientao das aes;
desenvolver estudos e pesquisas sobre controles inter-
nos treinamento da equipe da UCI;
realizar seminrios internos para a disseminao de con-
ceitos e forma de funcionamento do Sistema de Controle
Interno;
iniciar a operacionalizao das atividades da UCI quanto
ao relacionamento com o controle externo;
definir e iniciar os macrocontroles de responsabilidade
da UCI (quais em que nvel freqncia fontes de
informao);
elaborar e divulgar, pela UCI, a Instruo Normativa que
orienta e padroniza a elaborao das demais instrues
normativas;
promover discusses tcnicas com as unidades executo-
ras e com a unidade responsvel pela coordenao do
controle interno, para definir as rotinas de trabalho e
identificar os pontos de controle e respectivos procedi-
mentos de controle, objetos da Instruo Normativa a ser
elaborada;
elaborar as instrues normativas;
consolidar as instrues normativas no Manual de Ro-
tinas Internas e Procedimentos de Controle da Admi-
nistrao;
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definir e disponibilizar os indicadores de gesto e demais
informaes para acompanhamento permanente da UCI;
treinar a equipe da UCI para o exerccio das atividades
de auditoria interna;
elaborar o Manual de Auditoria Interna, contemplando
aspectos ticos, tcnicos e metodologia para planejamento
e execuo dos trabalhos;
elaborar o primeiro PAAI Plano Anual de Auditoria In-
terna, para uso interno da UCI;
dar incio ao desenvolvimento dos primeiros trabalhos de
auditoria interna, conforme programao e metodologia
estabelecidas.
Sistemas Administrativos
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O mesmo ocorre com o Sistema de Controle Interno, que en-
globa o conjunto de procedimentos de controle executados na
estrutura organizacional, sob a coordenao, orientao e super-
viso do rgo central do Sistema.
32
capacidade de realizao da administrao, atravs de adequada
distribuio das dotaes de modo a atender s demandas priorit-
rias da comunidade. Nesse sentido, as aes estaro contidas nos
programas do Plano Plurianual e na Lei de Diretrizes Oramentri-
as, garantindo a realizao das prioridades e metas do exerccio.
Nesse caso, o Oramento ser o pice do processo, traduzin-
do em nmeros as prioridades definidas nos trs nveis de plane-
jamento:
Estratgico elaborao do Plano Plurianual;
Ttico definio das metas fiscais, prioridades e
metas fsicas na Lei de Diretrizes
Oramentrias;
Operacional projeo da receita e da despesa, por meio
de dotaes oramentrias.
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denao, orientao e superviso do rgo central do Sistema, que,
neste Guia, denominado de unidade de controle interno - UCI.
A partir deste raciocnio, a administrao, como um todo, pode
ser entendida como a conjuno dos seus vrios sistemas admi-
nistrativos. Estes, por sua vez, abrangem diversos conjuntos de
atividades especficas, compondo uma cadeia de procedimentos
destinados a produzir algum resultado.
Tomando como exemplo o Sistema de Tributos, observa-se que
cada tipo de tributo (Imposto, Contribuio de Melhoria, Taxa)
possui rotinas e procedimentos de controle especficos, embora
todos concorram para a arrecadao do Municpio.
Portanto, preciso considerar que h uma interdependncia
acentuada entre os diversos sistemas existentes na organizao.
A existncia de uma deficincia grave em qualquer deles compro-
meter a eficincia do controle interno.
Da mesma forma, na distribuio das rotinas entre as uni-
dades da estrutura organizacional, necessrio se atentar para
o princpio de controle interno da segregao ou separao de fun-
es, buscando assegurar o autocontrole, ou seja, o procedimento
que cada unidade adotar para controlar as atividades exercidas
por outra.
Da a necessidade da definio de mecanismos especficos de
controle sobre as operaes, sendo as rotinas e procedimentos
formalizados atravs de fluxogramas e traduzidos em instrues
normativas.
UCI cabe coordenar a definio dos sistemas administra-
tivos, com nfase na identificao dos pontos de controle. Essa
tarefa ser desenvolvida com a participao direta de todas as
unidades da estrutura organizacional, pois so elas que detm o
conhecimento sobre as atividades que executam e que respon-
dem diretamente pelos resultados obtidos, assim como, sobre os
controles internos que se fazem necessrios.
Para cada um dos sistemas administrativos definidos, deve-
ro ser identificados os assuntos que sero objeto de normatiza-
o atravs de instruo normativa.
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UCI tambm cabe definir e orientar os procedimentos a
serem observados pelas unidades por ocasio da estruturao e
detalhamento das instrues normativas, visando assegurar a
padronizao e facilitar a interpretao dos seus contedos. Isso
deve ocorrer atravs da primeira instruo normativa - norma das
normas - cujo modelo apresentado no Apndice III deste Guia.
Na elaborao das diversas normas deve-se reafirmar o en-
tendimento de que as atividades da organizao devem ser distri-
budas sob o enfoque sistmico. Inicialmente sero definidos os
sistemas administrativos, com os respectivos rgos centrais e
assuntos a eles vinculados.
Diante das dificuldades que as unidades jurisdicionadas em
geral encontram na implementao do Sistema de Controle Inter-
no, motivadas quase sempre pela falta de priorizao do assunto,
este Guia inclui, no prximo item, proposta de estrutura do Ma-
nual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle, que deve
ser adaptada realidade da administrao, trazendo a definio
dos provveis sistemas administrativos e respectivos rgos cen-
trais.
Aps adequar essa proposta realidade da organizao e
legislao prpria que dispe sobre o Sistema de Controle Inter-
no, o passo seguinte ser a elaborao da sntese das Instrues
Normativas, com participao de todas as unidades.
A ttulo de sugesto, o Apndice IV deste Guia traz sntese
dos elementos bsicos que devem orientar o desenvolvimento de
algumas delas, identificadas com o smbolo: (*). Importante
ressaltar que, ao elencar as aes relativas a cada atividade, no
se pretende esgotar o assunto, devendo a administrao adequ-
las sua realidade e legislao especfica.
Na seqncia, devero ser elaboradas as Instrues Norma-
tivas, podendo ser observadas as regras propostas no modelo de
instruo normativa que disciplina a elaborao das demais
normas, aqui denominada de IN n SCI-01/200X. Esta proposta
de padronizao das instrues normativas facilita o seu enten-
dimento pelas unidades.
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Proposta de Estrutura para o
Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle
36
37
RELACIONAMENTO: CONTROLE INTERNO E ADMINISTRAO
38
RELACIONAMENTO: CONTROLE INTERNO E TRIBUNAL DE CONTAS
39
supervisionar o atendimento s solicitaes de informa-
es e de documentos por parte da Assemblia Legisla-
tiva ou Cmara de Vereadores, conforme o caso;
supervisionar o acompanhamento das auditorias in loco,
efetuadas pelo Tribunal de Contas, conforme normas
prprias;
supervisionar a preparao e o encaminhamento de docu-
mentos e informaes obrigatrios, inclusive as prestaes
anuais de contas, das respostas s diligncias e de todas
as peas recursais ao TCE, conforme normas prprias;
analisar previamente as contas anuais do Poder ou r-
go correspondente e emitir parecer conclusivo;
dar conhecimento ao Tribunal de Contas sobre as ativi-
dades inerentes ao Sistema de Controle Interno;
registrar e acompanhar todos os processos que tramitam
no TCE, inclusive envolvendo as administraes Direta
e Indireta, quando for o caso;
representar ao TCE, sob pena de responsabilidade soli-
dria, sobre as irregularidades e ilegalidades que eviden-
ciem danos ou prejuzos ao errio no-reparados integral-
mente pelas medidas adotadas pela administrao.
40
bunal de Contas do Estado de Mato Grosso.
Ao tomar conhecimento de indcios de irregularidades ou ile-
galidades, recomendvel a realizao de uma auditoria especial
para verificar a procedncia e extenso dos fatos. Confirmada a
veracidade do problema, dever ser emitido relatrio para a ad-
ministrao, informando e recomendando aes e medidas admi-
nistrativas cabveis, com observncia dos princpios constitucio-
nais do contraditrio e da ampla defesa.
A providncia seguinte ser a representao ao TCE-MT, sob
pena de responsabilidade solidria, apontando as irregularidades
ou ilegalidades constatadas na ocorrncia das seguintes situaes:
quando a administrao no adotar providncias visan-
do apurao/imputao de responsabilidades, restan-
do, portanto, o dano ou prejuzo ao errio;
quando, mesmo que a administrao tenha adotado as
providncias visando apurao/imputao de respon-
sabilidades, no houve o correspondente ressarcimento
dos danos ou prejuzos ao errio.
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42
APNDICES
Ttulo I
Das Disposies Preliminares
43
Ttulo II
Das Conceituaes
44
Facultativo s Cmaras Municipais: Pargrafo nico. O Poder Legislativo
Municipal submeter-se- s normas de padronizao de procedimentos e rotinas
expedidas pelo Poder Executivo Municipal.
Ttulo III
Das Responsabilidades da Unidade de Controle Interno
45
nistrativos dos correspondentes Poderes e rgos, incluindo suas adminis-
traes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: da Prefeitura Mu-
nicipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, ou da Cmara Mu-
nicipal, conforme o caso), expedindo relatrios com recomendaes para o
aprimoramento dos controles;
VI avaliar o cumprimento dos programas, objetivos e metas espelhadas no
Plano Plurianual, na Lei de Diretrizes Oramentrias e no Oramento, in-
clusive quanto a aes descentralizadas executadas conta de recursos
oriundos dos Oramentos Fiscal e de Investimentos;
VII exercer o acompanhamento sobre a observncia dos limites constitu-
cionais, da Lei de Responsabilidade Fiscal e os estabelecidos nos demais
instrumentos legais;
VIII estabelecer mecanismos voltados a comprovar a legalidade e a legiti-
midade dos atos de gesto e avaliar os resultados, quanto eficcia, efici-
ncia e economicidade na gesto oramentria, financeira, patrimonial e ope-
racional nos correspondentes Poderes e rgos, incluindo suas
administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: da Prefeitura
Municipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, ou da Cmara
Municipal, conforme o caso), bem como, na aplicao de recursos pblicos
por entidades de direito privado;
IX aferir a destinao dos recursos obtidos com a alienao de ativos, tendo
em vista as restries constitucionais e as da Lei de Responsabilidade Fiscal;
X acompanhar a divulgao dos instrumentos de transparncia da gesto
fiscal nos termos da Lei de Responsabilidade Fiscal, em especial quanto ao
Relatrio Resumido da Execuo Oramentria e ao Relatrio de Gesto Fis-
cal, aferindo a consistncia das informaes constantes de tais documentos;
XI participar do processo de planejamento e acompanhar a elaborao do
Plano Plurianual, da Lei de Diretrizes Oramentrias e da Lei Oramentria;
XII manifestar-se, quando solicitado pela administrao, acerca da regu-
laridade e legalidade de processos licitatrios, sua dispensa ou inexigibilidade
e sobre o cumprimento e/ou legalidade de atos, contratos e outros instru-
mentos congneres;
XIII propor a melhoria ou implantao de sistemas de processamento ele-
trnico de dados em todas as atividades da administrao pblica, com o
objetivo de aprimorar os controles internos, agilizar as rotinas e melhorar o
46
nvel das informaes;
XIV instituir e manter sistema de informaes para o exerccio das ativi-
dades finalsticas do Sistema de Controle Interno;
XV alertar formalmente a autoridade administrativa competente para que
instaure imediatamente, sob pena de responsabilidade solidria, as aes
destinadas a apurar os atos ou fatos inquinados de ilegais, ilegtimos ou an-
tieconmicos que resultem em prejuzo ao errio, praticados por agentes p-
blicos, ou quando no forem prestadas as contas ou, ainda, quando ocorrer
desfalque, desvio de dinheiro, bens ou valores pblicos;
XVI revisar e emitir parecer sobre os processos de Tomadas de Contas
Especiais instauradas pelos correspondentes Poderes e rgos, incluindo a
suas administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos municpios: pela
Prefeitura Municipal, incluindo suas administraes Direta e Indireta, ou pela
Cmara Municipal, conforme o caso), inclusive sobre as determinadas pelo
Tribunal de Contas do Estado;
XVII representar ao TCE-MT, sob pena de responsabilidade solidria, sobre
as irregularidades e ilegalidades que evidenciem danos ou prejuzos ao errio
no-reparados integralmente pelas medidas adotadas pela administrao;
XVIII emitir parecer conclusivo sobre as contas anuais prestadas pela
administrao.
Ttulo IV
Das Responsabilidades de todas as Unidades Executoras do Sistema de
Controle Interno
47
II exercer o controle, em seu nvel de competncia, sobre o cumprimento dos
objetivos e metas definidas nos Programas constantes do Plano Plurianual,
na Lei de Diretrizes Oramentrias, no Oramento Anual e no cronograma
de execuo mensal de desembolso;
III exercer o controle sobre o uso e guarda de bens pertencentes ao Poder
ou rgo indicado no caput do artigo 3, incluindo suas administraes
Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: Prefeitura Municipal,
abrangendo as administraes Direta e Indireta, ou Cmara Municipal,
conforme o caso), colocados disposio de qualquer pessoa fsica ou enti-
dade que os utilize no exerccio de suas funes;
IV avaliar, sob o aspecto da legalidade, a execuo dos contratos, conv-
nios e instrumentos congneres, afetos ao respectivo sistema administrati-
vo, em que o Poder ou rgo indicado no caput do artigo 3, incluindo suas
administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: a Prefeitura
Municipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, ou a Cmara Mu-
nicipal, conforme o caso,) seja parte.
V comunicar Unidade de Controle Interno do respectivo Poder ou rgo
indicado no caput do artigo 3, incluindo suas administraes Direta e In-
direta, se for o caso (nos Municpios: da Prefeitura Municipal, abrangendo
as administraes Direta e Indireta, ou da Cmara Municipal, conforme o
caso), qualquer irregularidade ou ilegalidade de que tenha conhecimento, sob
pena de responsabilidade solidria.
Ttulo V
Da Organizao da Funo, do Provimento dos Cargos e das Nomeaes
Captulo I
DA ORGANIZAO DA FUNO
Artigo 7 Os Poderes e rgos indicados no caput do artigo 3, incluindo
suas Administraes Direta e Indireta, se for o caso (nos Municpios: A Prefeitu-
ra Municipal, abrangendo as administraes Direta e Indireta, e a Cmara Muni-
cipal) ficam autorizados a organizar a sua respectiva Unidade de Controle Inter-
no, com o status de Secretaria, vinculada diretamente ao respectivo Chefe do Poder
ou rgo, com o suporte necessrio de recursos humanos e materiais, que atu-
48
ar como rgo Central do Sistema de Controle Interno.
Facultativo s Cmaras Municipais: Pargrafo nico. O Poder Legislativo
Municipal submeter-se- coordenao da Unidade de Controle Interno do Poder
Executivo Municipal, excetuando-se o controle sobre as atribuies legislativas e
de controle externo.
Captulo II
DO PROVIMENTO DOS CARGOS
Obs.: NA EXISTNCIA DE EQUIPE
Artigo 8 Dever ser criado no Quadro Permanente de Pessoal de cada Po-
der e rgo referidos no caput do artigo 3 (nos Municpios: dos Poderes Execu-
tivo e Legislativo Municipais ou apenas: da Prefeitura Municipal, quando apro-
vada a faculdade disposta no pargrafo nico do artigo 7), 01 (um) cargo em
comisso, de livre nomeao e exonerao, a ser preenchido por servidor ocupan-
te de cargo de auditor pblico interno (ou denominao equivalente), o qual
responder como titular da correspondente Unidade de Controle Interno.
Pargrafo nico - O ocupante deste cargo dever possuir nvel de escolaridade
superior e demonstrar conhecimento sobre matria oramentria, financeira e
contbil, e respectiva legislao vigente, alm de dominar os conceitos relaciona-
dos ao controle interno e atividade de auditoria.
49
Captulo III
DAS NOMEAES
Artigo 10 vedada a indicao e nomeao para o exerccio de funo ou
cargo relacionado com o Sistema de Controle Interno, de pessoas que tenham sido,
nos ltimos 5 (cinco) anos:
I responsabilizadas por atos julgados irregulares, de forma definitiva, pe-
los Tribunais de Contas;
II punidas, por deciso da qual no caiba recurso na esfera administrati-
va, em processo disciplinar, por ato lesivo ao patrimnio pblico, em qual-
quer esfera de governo;
III condenadas em processo por prtica de crime contra a Administrao
Pblica, capitulado nos Ttulos II e XI da Parte Especial do Cdigo Penal
Brasileiro, na Lei n 7.492, de 16 de junho de 1986, ou por ato de improbi-
dade administrativa previsto na Lei n 8.429, de 02 de junho de 1992.
Captulo IV
DAS VEDAES E GARANTIAS
Artigo 11 Alm dos impedimentos capitulados no Estatuto dos Servidores
Pblicos Estaduais (ou Municipais), vedado aos servidores com funo nas ati-
vidades de Controle Interno exercer:
I atividade poltico-partidria;
II patrocinar causa contra a Administrao Pblica Estadual (ou Municipal).
50
titular da Unidade de Controle Interno, aos Chefes dos respectivos Poderes ou
rgos indicado no caput do artigo 3, conforme o caso (nos municpios: aos
Chefes dos Poderes Executivo ou Legislativo Municipais, conforme o caso), ao
titular da unidade administrativa ou entidade na qual se procederam as consta-
taes e ao Tribunal de Contas do Estado, se for o caso.
Ttulo VI
DAS DISPOSIES GERAIS
Local, de de 200x.
Governador do Estado
ou
51
II - MODELO DE DECRETO QUE REGULAMENTA A LEI QUE DISPE
SOBRE O SISTEMA DE CONTROLE INTERNO DO ESTADO (OU MUNICPIO)
DECRETO N.......
tras providncias.
DECRETA:
52
e Procedimentos de Controle)
Artigo 3 A UCI - Unidade de Controle Interno expedir at ... (data) ins-
truo normativa orientando a elaborao do manual de rotinas e procedimentos
de controle nos respectivos sistemas administrativos.
1. At o dia ... de ... de 200X, os rgos centrais dos sistemas adminis-
trativos devero submeter apreciao da UCI, que encaminhar aprovao do
Chefe do ... (Poder ou rgo, conforme o caso) at ... de ... de 200..., a minuta
do Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle a ser observado em
cada sistema administrativo.
Obs.: no caso do Poder Executivo:
2. Os rgos e entidades da administrao indireta (nos municpios,
tambm: e o Poder Legislativo Municipal, quando optar pela faculdade do
pargrafo nico do artigo 7 do projeto de lei - controle da UCI do Poder Exe-
cutivo) como unidades executoras do Sistema de Controle Interno, sujeitam-se,
no que couber, observncia das rotinas de trabalho e dos procedimentos de
controle estabelecidos atravs de instrues normativas pelos rgos centrais dos
diversos sistemas administrativos, cabendo a seus gestores normatizar as demais
atividades internas (finalsticas).
53
como, no estabelecimento dos respectivos procedimentos de controle;
II coordenar o processo de desenvolvimento, implementao ou atualiza-
o do Manual de Rotinas Internas e Procedimentos de Controle, ao quais
a unidade em que est vinculado atua como rgo central do sistema ad-
ministrativo;
III exercer o acompanhamento sobre a efetiva observncia do Manual de
Rotinas Internas e Procedimentos de Controle a que sua unidade esteja su-
jeita e propor o seu constante aprimoramento;
IV encaminhar UCI, na forma documental, as situaes de irregularida-
des ou ilegalidades que vierem a seu conhecimento mediante denncias ou
outros meios, juntamente com indcios de provas;
V adotar providncias para as questes relacionadas ao Tribunal de Con-
tas do Estado afetas sua unidade;
VI atender s solicitaes da UCI quanto as informaes, providncias e
recomendaes;
VII comunicar chefia superior, com cpia para a UCI, as situaes de
ausncia de providncias para a apurao e/ou regularizao de desconfor-
midades.
54
3. UCI assegurada total autonomia para a elaborao do PAAI, po-
dendo, no entanto, obter subsdios junto ao ... (Chefe do Poder ou rgo
correspondente) e demais gestores e junto s unidades executoras do Siste-
ma de Controle Interno, objetivando maior eficcia da atividade de auditoria
interna.
4. Para a realizao de trabalhos de auditoria interna em reas, progra-
mas ou situaes especficas, cuja complexidade ou especializao assim justifi-
que, a UCI poder requerer do ... (Chefe do Poder ou rgo correspondente),
colaborao tcnica de servidores pblicos ou a contratao de terceiros.
5. O encaminhamento dos relatrios de auditoria s unidades execu-
toras do Sistema de Controle Interno ser efetuado atravs do __________ (de-
finir a autoridade competente) correspondente, ao qual, no prazo estabele-
cido, tambm devero ser informadas, pelas unidades que foram auditadas, as
providncias adotadas em relao s constataes e recomendaes apresen-
tadas pela UCI.
55
comisses inerentes a processos administrativos ou sindicncias destinadas a
apurar irregularidades ou ilegalidades, assim como, em comisses processantes de
tomadas de contas especiais.
.............., em de de 200....
56
III - MODELO DE INSTRUO NORMATIVA QUE DISCIPLINA A
ELABORAO DAS DEMAIS NORMAS
Verso: 01
Aprovao em: .../.../.....
Ato de aprovao: (Instruo Normativa n ...)
Unidade Responsvel: Unidade de Coordenao do Controle Interno
I - FINALIDADE
Dispor sobre a produo de Instrues Normativas a respeito das rotinas de
trabalho a serem observadas pelas diversas unidades da estrutura do Municpio,
objetivando a implementao de procedimentos de controle (Norma das Normas).
II - ABRANGNCIA
Abrange todas as unidades da estrutura organizacional, das administraes
Direta e Indireta, quer como executoras de tarefas, quer como fornecedoras ou re-
cebedoras de dados e informaes em meio documental ou informatizado.
III CONCEITOS
1. INSTRUO NORMATIVA
Documento que estabelece os procedimentos a serem adotados objetivando
a padronizao na execuo de atividades e rotinas de trabalho.
57
3. FLUXOGRAMA
Demonstrao grfica das rotinas de trabalho relacionada a cada sistema
administrativo, com a identificao das unidades executoras.
4. SISTEMA
Conjunto de aes que, coordenadas, concorrem para um determinado fim.
5. SISTEMA ADMINISTRATIVO
Conjunto de atividades afins, relacionadas a funes finalsticas ou de apoio,
distribudas em diversas unidades da organizao e executadas sob a orientao
tcnica do respectivo rgo central, com o objetivo de atingir algum resultado.
6. PONTO DE CONTROLE
Aspectos relevantes em um sistema administrativo, integrantes das rotinas de
trabalho ou na forma de indicadores, sobre os quais, em funo de sua importn-
cia, grau de risco ou efeitos posteriores, deva haver algum procedimento de controle.
7. PROCEDIMENTOS DE CONTROLE
Procedimentos inseridos nas rotinas de trabalho com o objetivo de assegurar a
conformidade das operaes inerentes a cada ponto de controle, visando restringir o
cometimento de irregularidades ou ilegalidades e/ou preservar o patrimnio pblico.
IV BASE LEGAL
A presente Instruo Normativa integra o conjunto de aes, de responsabilidade
do Chefe do ... (Poder ou rgo correspondente), no sentido da implementao do
Sistema de Controle Interno do Estado (ou Municpio), sobre o qual dispem os
artigos 31 da Constituio Federal, 59 da Lei Complementar n 101/2000 e 8 da Lei
Orgnica do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso, alm da Lei Municipal
n .../20..., que dispe sobre o Sistema de Controle Interno do Estado (ou Municpio).
58
V - ORIGEM DAS INSTRUES NORMATIVAS
As Instrues Normativas fundamentam-se na necessidade da padronizao
de procedimentos e do estabelecimento de procedimentos de controle, tendo em
vista as exigncias legais ou regulamentares, as orientaes da administrao e as
constataes da unidade responsvel pela coordenao do controle interno no ......
(Poder ou rgo), decorrentes de suas atividades de auditoria interna.
Cabe unidade que atua como rgo central de cada sistema administrati-
vo, que passa a ser identificada como Unidade Responsvel pela Instruo Nor-
mativa, a definio e formatao das Instrues Normativas inerentes ao sistema.
As diversas unidades da estrutura organizacional que se sujeitam obser-
vncia das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle estabelecidos na
Instruo Normativa passam a ser denominadas Unidades Executoras.
VI RESPONSABILIDADES
1. DO RGO CENTRAL DO SISTEMA ADMINISTRATIVO (UNIDADE RESPONSVEL PELA INSTRU-
O NORMATIVA):
promover discusses tcnicas com as unidades executoras e com a uni-
dade responsvel pela coordenao do controle interno, para definir as
rotinas de trabalho e identificar os pontos de controle e respectivos pro-
cedimentos de controle, objetos da Instruo Normativa a ser elaborada;
obter a aprovao da Instruo Normativa, aps submet-la apreci-
ao da unidade de controle interno e promover sua divulgao e im-
plementao;
manter atualizada, orientar as reas executoras e supervisionar a apli-
cao da Instruo Normativa.
59
unidade, zelando pelo fiel cumprimento da mesma;
cumprir fielmente as determinaes da Instruo Normativa, em espe-
cial quanto aos procedimentos de controle e quanto padronizao dos
procedimentos na gerao de documentos, dados e informaes.
60
Ato de Aprovao
Indica o tipo e nmero do ato que aprovou o documento original ou suas
alteraes.
Sempre que a Instruo Normativa motivar efeitos externos administrao,
ou nas situaes em que seja conveniente maior divulgao, a aprovao dever
ocorrer atravs de Decreto.
Unidade Responsvel
Informa o nome da unidade responsvel pela Instruo Normativa (Departa-
mento, Diretoria ou denominao equivalente), que atua como rgo central do
sistema administrativo a que se referem as rotinas de trabalho objeto do documento.
2. NO CONTEDO:
Finalidade
Especificar de forma sucinta a finalidade da Instruo Normativa, que pode
ser identificada mediante uma avaliao sobre quais os motivos que levaram
concluso da necessidade de sua elaborao.
Dentro do possvel, indicar onde inicia e onde termina a rotina de trabalho
a ser normatizada.
Exemplo:
Estabelecer procedimentos para aditamento (valor e prazo) de contra-
tos de aquisio de materiais e contrataes de obras ou servios, desde o
pedido at a publicao do extrato do contrato.
Abrangncia
Identificar o nome das unidades executoras. Quando os procedimentos esta-
belecidos na Instruo Normativa devem ser observados, mesmo que parcialmente,
por todas as unidades da estrutura organizacional, esta condio deve ser explicitada.
Conceitos
Tm por objetivo uniformizar o entendimento sobre os aspectos mais relevan-
tes inerentes ao assunto objeto da normatizao.
Especial ateno dever ser dedicada a esta seo nos casos da Instruo
Normativa abranger a todas as unidades da estrutura organizacional.
Base legal e regulamentar
Indicar os principais instrumentos legais e regulamentares que interferem ou
orientam as rotinas de trabalho e os procedimentos de controle a que se destina
a Instruo Normativa.
61
Responsabilidades
Esta seo destina-se especificao das responsabilidades especficas da
unidade responsvel pela Instruo Normativa (rgo central do respectivo siste-
ma administrativo) e das unidades executoras, inerentes matria objeto da
normatizao.
No se confundem com aquelas especificadas no item VI deste documento.
Procedimentos
Tratam da descrio das rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle.
Consideraes finais
Esta seo dedicada incluso de orientaes ou esclarecimentos adicio-
nais, no especificadas anteriormente, tais como:
medidas que podero ser adotadas e/ou conseqncias para os casos
de inobservncia ao que est estabelecido na Instruo Normativa;
situaes ou operaes que esto dispensadas da observncia total ou
parcial ao que est estabelecido;
unidade ou pessoas autorizadas a prestar esclarecimentos a respeito da
aplicao da Instruo Normativa.
62
emisso de documentos;
ponto de deciso;
juno de documentos;
ao executada (anlise, autorizao, checagem de autorizao, confron-
tao, baixa, registro, etc.). Alm das atividades normais, inerentes ao
processo, devem ser indicados os procedimentos de controle aplicveis.
As diversas unidades envolvidas no processo devero ser segregadas por linhas
verticais, com a formao de colunas com a identificao de cada unidade ao topo.
No caso de um segmento das rotinas de trabalho ter que ser observado por todas
as unidades da estrutura organizacional, a identificao pode ser genrica, como
por exemplo: rea requisitante.
Se uma nica folha no comportar a apresentao de todo o processo, se-
ro abertas tantas quantas necessrias, devidamente numeradas, sendo que neste
caso devem ser utilizados conectores, tambm numerados, para que possa ser
possvel a identificao da continuidade do fluxograma na folha subseqente, e
vice-versa. Procedimento idntico dever ser adotado no caso da necessidade do de-
talhamento de algumas rotinas especficas em folhas auxiliares.
O fluxograma, uma vez consolidado e testado, orientar a descrio das
rotinas de trabalho e dos procedimentos de controle na Instruo Normativa e dela
far parte integrante como anexo.
As rotinas de trabalho e os procedimentos de controle na Instruo Norma-
tiva devero ser descritos de maneira objetiva e organizada, com o emprego de frases
curtas e claras, de forma a no facultar dvidas ou interpretaes dbias, com uma
linguagem essencialmente didtica e destituda de termos ou expresses tcnicas,
especificando o como fazer para a operacionalizao das atividades, identificando
os respectivos responsveis e prazos.
Dever conter, porm, os detalhamentos necessrios para a clara compreenso
de tudo que dever ser observado no dia-a-dia, em especial quanto aos procedi-
mentos de controle cuja especificao no consta do fluxograma. Incluem-se neste
caso, por exemplo:
especificao dos elementos obrigatrios em cada documento;
destinao das vias dos documentos;
detalhamento das anlises, confrontaes e outros procedimentos de
controle a serem executados em cada etapa do processo;
relao de documentos obrigatrios para a validao da operao;
63
aspectos legais ou regulamentares a serem observados;
os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplicveis
ao processo (controle de acesso lgico s rotinas e bases de dados dos
sistemas aplicativos, crtica nos dados de entrada, gerao de cpias
back-up, etc.).
IX CONSIDERAES FINAIS
1. Os esclarecimentos adicionais a respeito deste documento podero ser
obtidos junto Unidade de Controle Interno que, por sua vez, atra-
vs de procedimentos de auditoria interna, aferir a fiel observncia
de seus dispositivos por parte das diversas unidades da estrutura or-
ganizacional.
2. Esta instruo entra em vigor a partir da data de sua publicao.
64
IV - MATERIAL DE APOIO ELABORAO DE
NORMAS RELACIONADAS A ALGUMAS ROTINAS INTERNAS E
RESPECTIVOS PROCEDIMENTOS DE CONTROLE
65
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
acompanhar o vencimento dos prazos de remessa de documentos e informaes
obrigatrios ao TCE-MT;
registrar, organizar e consolidar, tempestivamente, documentos e informaes per-
tinentes a cada assunto, de acordo com as regras estabelecidas no Manual de
Orientao para Remessa de Documentos ao TCE-MT e, no caso dos municpios,
tambm o layout do Sistema APLIC e Sistema LRF-Cidado;
emitir pronunciamento sobre as contas e o parecer de controle interno, quando
for o caso;
homologar os documentos e informaes;
nos Municpios: encaminhar a documentao fsica e os informes dos Sistemas
APLIC e LRF-Cidado ao TCE-MT, conforme o caso;
66
capacitar a equipe tcnica das unidades envolvidas para a alimentao do siste-
ma prprio informatizado;
registrar tempestivamente as informaes no sistema prprio informatizado, em
cada unidade, de acordo com o layout do Sistema APLIC - Auditoria Pblica In-
formatizada de Contas;
visualizar e validar as informaes registradas no sistema prprio informatizado
atravs da ferramenta XML-APLIC;
enviar as informaes ao TCE-MT;
analisar e regularizar as ocorrncias de erros, se houverem;
reenviar as informaes ao TCE-MT, se for o caso;
receber o nmero de protocolo do TCE-MT;
arquivar documentos correspondentes.
III Para a remessa dos informes do Sistema LRF-Cidado (unidades gestoras mu-
nicipais):
Em todos os rgos e entidades das administrae Direta e Indireta, individualmente:
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
definir as informaes exigidas no Sistema LRF-Cidado e a periodicidade de
remessa;
manter verso atualizada do Sistema LRF-Cidado no rgo ou entidade;
capacitar a equipe tcnica das unidades envolvidas para a captura dos dados ou
alimentao do Sistema LRF-Cidado;
capturar os dados ou alimentar o Sistema LRF-Cidado;
visualizar e validar as informaes registradas no Sistema LRF-Cidado;
67
RGF do Poder Legislativo no Sistema LRF-Cidado;
encaminhar as informaes registradas no Sistema LRF-Cidado Prefeitura
Municipal.
Na Prefeitura Municipal:
consolidar as informaes recebidas do Poder Legislativo e dos rgos e entida-
des da Administrao Indireta;
emitir, validar e publicar o relatrio resumido de execuo oramentria (RREO)
consolidado do Municpio;
registrar os dados da publicao do RREO no Sistema LRF-Cidado;
emitir, validar e publicar o relatrio de gesto fiscal (RGF) do Poder Executivo;
registrar os dados da publicao do RGF do Poder Executivo no Sistema LRF-
Cidado;
enviar as informaes ao TCE-MT;
analisar e regularizar as ocorrncias de erros, se houverem;
reenviar as informaes ao TCE-MT, se for o caso;
receber o nmero de protocolo do TCE-MT;
arquivar documentos correspondentes.
68
apresentar as justificativas e documentos comprobatrios, por parte de cada
unidade responsvel;
revisar e consolidar as justificativas e documentos comprobatrios encaminhados
pelas unidades responsveis;
homologar as justificativas e documentos comprobatrios;
encaminhar as justificativas ao TCE-MT, de acordo com as regras estabelecidas no
Manual de Orientao para Remessa de Documentos ao TCE-MT;
acompanhar as decises do TCE-MT;
registrar as irregularidades apontadas pelo controle externo e adotar as providn-
cias para regulariz-las e/ou impedir sua reincidncia.
69
ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por oca-
sio das inspees externas e definir responsabilidades pelos descumprimento das re-
gras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
especificar os rgos fiscalizadores e os tipos de fiscalizaes a que estar sujeita
a administrao;
comunicar s unidades as fiscalizaes que sero realizadas;
recepcionar os agentes da fiscalizao, com apresentao ao gestor do rgo ou
entidade e gestores das reas a serem envolvidas nos exames;
apresentar os agentes s unidades onde se concentraro os trabalhos de fis-
calizao;
ajustar, com os agentes de controle externo, as questes operacionais do trabalho,
a disponibilizao de informaes, espao fsico, recursos de tecnologia da informa-
o e o estabelecimento das regras para o acompanhamento dos trabalhos;
acompanhar e dar suporte ao trabalho dos agentes de fiscalizao;
reunir-se com a equipe de fiscalizao, para conhecimento dos documentos e in-
formaes pendentes, se for o caso, inclusive quanto aos prazos e forma de en-
caminhamento, e encerramento formal da fiscalizao;
encaminhar documentos e informaes pendentes ao rgo fiscalizador;
manter registro de todas as fiscalizaes efetuadas.
70
ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por oca-
sio da elaborao do PPA e definir responsabilidades pelos descumprimento das regras
da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
a) No Poder Executivo:
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
definir cronograma de atividades, tendo em vista o prazo estabelecido para o en-
caminhamento do projeto de lei do PPA Cmara;
criar equipe setorial para a realizao de diagnstico;
diagnosticar as demandas sociais, os problemas, melhorias, necessidades e poten-
cialidades que orientaro as futuras aes governamentais;
levantar os objetivos estratgicos, as diretrizes e as informaes de carter geral
para fundamentar a elaborao do PPA em consonncia com o Plano de Gover-
no e o Plano Diretor, se for o caso;
apurar a capacidade de investimento da administrao;
realizar estudos e pesquisas para identificar os possveis efeitos dos programas
institudos por outros entes no governo local;
especificar os programas que sero executados, detalhando os recursos a serem
utilizados, definindo indicadores, bem como, as possveis aes a serem realiza-
das (projeto, atividade ou operao especial);
71
elaborar a primeira verso do projeto de PPA;
discutir o projeto de PPA em audincia pblica;
elaborar a mensagem e concluir o projeto de lei do PPA;
encaminhar a mensagem e o projeto de lei do PPA ao Poder Legislativo.
b) No Poder Legislativo:
discutir o projeto de PPA, inclusive em audincia pblica, se for o caso;
aprovar o projeto de PPA;
encaminhar para sano do Poder Executivo.
72
ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por oca-
sio da elaborao da LDO e definir responsabilidades pelos descumprimento das re-
gras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
a) No Poder Executivo:
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
definir cronograma de atividades, tendo em vista o prazo estabelecido para o en-
caminhamento do projeto da LDO Cmara;
elaborar o relatrio dos projetos em andamento e das despesas de conservao do
patrimnio e encaminhar ao Poder Legislativo at a data do envio do projeto da LDO;
criar equipe setorial para levantamento das prioridades;
diagnosticar as demandas sociais, os problemas, melhorias, necessidades e poten-
cialidades para as quais devero ser consignados crditos oramentrios na LOA;
levantar as metas e prioridades dos objetivos estratgicos, das diretrizes e das
informaes de carter geral estabelecidos no PPA, voltadas elaborao da pro-
posta oramentria anual;
definir os programas a serem priorizados;
elaborar o Anexo de Metas Fiscais;
elaborar o Anexo de Riscos Fiscais;
elaborar a primeira verso do projeto de LDO;
73
discutir o projeto da LDO em audincia pblica;
elaborar a mensagem e concluir o projeto da LDO, fazendo constar as matrias
que, de acordo com a LRF, devem ser objeto de disposio na LDO, e asseguran-
do a observncia s demais normas aplicveis;
encaminhar a mensagem e o projeto da LDO ao Poder Legislativo.
b) No Poder Legislativo:
discutir o projeto de LDO, inclusive em audincia pblica, se for o caso;
aprovar o projeto de LDO;
encaminhar para sano do Poder Executivo.
74
ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por oca-
sio da elaborao da LOA e definir responsabilidades pelos descumprimento das re-
gras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
a) No Poder Executivo:
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo, assegurando, no mnimo, que:
a receita, a despesa e o resultado primrio projetados no oramento no excedam
ao valor das respectivas metas fiscais constantes em anexo LDO;
sejam definidas dotaes suficientes para dar cobertura a todas as aes espe-
cificadas no Anexo de Prioridades e Metas da LDO, assim como, que no exis-
tam dotaes para aes (projetos ou atividades) que no estejam contempla-
das nesse anexo;
sejam includas dotaes suficientes para o atendimento aos projetos em anda-
mento e s despesas de conservao do patrimnio pblico, conforme demons-
trado no relatrio encaminhado ao Poder Legislativo, antes da incluso de novos
projetos (art. 45 da LRF);
haja compatibilidade entre os demonstrativos relacionados renncia de receita
e projeo do aumento das despesas obrigatrias de carter continuado e os
respectivos demonstrativos anexados LDO;
haja compatibilidade entre os valores implantados no sistema de controle ora-
mentrio e as dotaes aprovadas na LOA;
sejam observados os limites constitucionais e legais para as despesas publicas;
75
sejam observadas as regras de vinculao das receitas a finalidades especficas;
sejam observadas, na elaborao da LOA, as demais disposies da Constituio
Federal, da Lei de Responsabilidade Fiscal e demais normas aplicveis;
elaborar check-list de controle;
estabelecer cronograma de atividades, tendo em vista o prazo estabelecido para
o encaminhamento do projeto da Lei do Oramento Cmara;
elaborar os estudos e as estimativas de receitas para o exerccio subseqente,
inclusive da receita corrente lquida, e as respectivas memrias de clculo, e co-
locar disposio dos demais poderes e do Ministrio Publico ( 3, art. 12, LRF);
identificar os programas e aes governamentais definidos no PPA e priorizados
pela LDO para o exerccio financeiro;
detalhar as previses de receitas, fixao de despesas e alcance de resultados para
fins de atingimento das metas priorizadas na LDO;
detalhar elementos fsicos e financeiros que comporo os diversos projetos, ati-
vidades e operaes especiais, de cada rea especfica da administrao;
consolidar e organizar os detalhamentos propostos;
elaborar o demonstrativo da compatibilidade do oramento com os objetivos e
metas estabelecidos no Anexo de Metas Fiscais da LDO;
elaborar o demonstrativo regionalizado do efeito, sobre as receitas e despesas, de-
correntes de isenes, anistias, remisses, subsdios e benefcios de natureza fi-
nanceira, tributria e creditcia;
elaborar o demonstrativo das medidas de compensao renncia de receitas e
ao aumento de despesas obrigatrias de carter continuado;
elaborar a primeira verso do projeto da LOA;
realizar audincia pblica;
elaborar a mensagem e concluir o projeto da LOA, fazendo constar as matrias
que, de acordo com a LRF, devem ser objeto de disposio na LOA;
encaminhar a mensagem e o projeto da LOA ao Poder Legislativo.
76
tos ao TCE-MT;
nos Municpios: enviar tempestivamente os informes do Sistema APLIC - Audi-
toria Pblica Informatizada de Contas - relacionados ao Poder Executivo Admi-
nistraes Direta e Indireta, individualmente - ao TCE-MT;
alterar a LOA, quando for o caso, observando os critrios e procedimentos esta-
belecidos na legislao;
acompanhar a execuo da LOA;
avaliar o cumprimento das metas fiscais.
b) No Poder Legislativo:
discutir o projeto de LOA, inclusive em audincia pblica, se for o caso;
aprovar o projeto de LOA;
encaminhar para sano do Poder Executivo.
77
ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para a
realizao de audincias pblicas e definir responsabilidades pelos descumprimento das
regras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
elaborar cronograma anual para a realizao das audincias, com a prvia de-
finio das datas e dos locais de cada uma;
definir unidades da administrao que devero se fazer representar na audincia
pblica;
estabelecer a ordem e o roteiro da audincia, contendo relao, seqncia e
tempo das pessoas que usaro da palavra, rplica, apartes, etc;
estabelecer os dados mnimos que devero ser apresentados e a forma de apre-
sentao, assim como, os aspectos que devero ser esclarecidos ou enfatizados na
audincia pblica;
definir personalidades e entidades que devero ser convocadas;
enviar convite aos convocados;
divulgar amplamente o aviso de convocao para a participao popular;
realizar a audincia pblica;
lavrar ata, gravar em vdeo, tirar fotografias, etc., conforme o caso.
78
ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por oca-
sio da realizao de licitaes ou dispensa/inexigibilidade e definir responsabilidades
pelos descumprimento das regras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
nomear membros da comisso permanente de licitao e publicar na Imprensa
Oficial;
designar pregoeiro e equipe de apoio e publicar o ato na Imprensa Oficial;
capacitar a comisso de licitao e/ou pregoeiro e a equipe de apoio;
capacitar os membros da comisso permanente de licitao;
emitir e aprovar solicitao de compras;
elaborar a estimativa de consumo que atenda s necessidades para o exerccio
financeiro;
definir o objeto do certame;
elaborar oramento estimado em planilhas de quantitativos e preos unitrios;
elaborar o termo de referncia, se modalidade prego;
declarar a adequao da despesa com a LOA e a compatibilidade com o PPA e
LDO, para os casos previstos nos artigos 16 e 17 da LC 101/2000;
indicar os recursos oramentrios para o pagamento da futura contratao;
dar incio ao processo administrativo, com o devido protocolo;
efetuar a reserva oramentria;
79
elaborar projeto bsico e projeto executivo, se for o caso;
definir clculo de pontuao tcnica, se for o caso;
definir clculo de pontuao preo;
elaborar a minuta do edital e do contrato;
emitir parecer sobre a minuta do edital e do contrato (Assessoria Jurdica);
autorizar a abertura do processo licitatrio;
realizar o procedimento licitatrio na modalidade adequada, observando os cri-
trios sugeridos nos itens a seguir.
registrar tempestivamente as informaes no sistema, observando-se, nos muni-
cpios, o layout do Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatizada de Contas;
nos municpios: enviar os informes do Sistema APLIC - Auditoria Pblica Infor-
matizada de Contas - ao TCE-MT;
emitir relatrio relativo a licitaes e contratos para remessa nos balancetes men-
sais, de acordo com o Manual de Orientao para Remessa de Documentos ao
TCE-MT.
I Se modalidade convite:
identificar pelo menos 3 (trs) empresas e/ou pessoas fsicas a serem convidadas;
enviar convite a pelo menos 3 (trs) interessados;
afixar o convite em local apropriado da unidade administrativa;
receber, examinar e decidir sobre impugnaes ao convite por irregularidade na
aplicao da Lei de Licitaes, se houver;
receber a manifestao de interesse dos cadastrados em participar da licitao;
abrir o procedimento licitatrio;
lavrar ata circunstanciada dos atos pblicos de habilitao e julgamento das pro-
postas;
receber as propostas e documentos de habilitao;
abrir os envelopes de habilitao e apreciar a documentao;
receber, examinar e decidir sobre recursos, se houver, em face da deciso sobre a
habilitao;
devolver os envelopes fechados com as propostas dos inabilitados;
abrir os envelopes das propostas dos concorrentes habilitados;
verificar a conformidade das propostas com os requisitos do edital e com os pre-
os de mercado ou fixados por rgo oficial competente, ou, ainda, com os cons-
tantes do sistema de registro de preos;
julgar e classificar as propostas;
80
colher rubrica dos licitantes presentes e dos membros da comisso em todos os
documentos e propostas;
receber, examinar e decidir sobre recursos, se houver;
declarar o resultado final do certame;
assinar a ata;
homologar o processo licitatrio;
divulgar o resultado final do certame;
adjudicar o objeto licitado ao vencedor do certame;
assinar o contrato ou equivalente com a vencedora;
publicar o extrato do contrato, se houver, na Imprensa Oficial;
emitir o empenho.
81
assinar a ata;
homologar o certame;
divulgar o resultado final do certame;
adjudicar o objeto licitado ao vencedor do certame;
assinar o contrato com o vencedor;
publicar extrato do contrato;
emitir o empenho.
82
IV se dispensa ou inexigibilidade de licitao:
nos casos de inexigibilidade: receber, analisar e decidir sobre: (a) a comprovao
de exclusividade do fornecedor, (b) a notria especializao do profissional ou
empresa para prestao de servios tcnicos de natureza singular, ou (c) a con-
sagrao de profissionais do setor artstico;
nos casos de dispensa: comprovar a ocorrncia das hipteses previstas no art. 24
da Lei de Licitaes;
caracterizar a situao emergencial ou calamitosa que justifique a dispensa, quan-
do for o caso;
apresentar a razo da escolha do fornecedor ou executante;
justificar o preo;
comprovar a aprovao dos projetos de pesquisa aos quais os bens sero aloca-
dos, se for o caso;
decidir sobre a habilitao do fornecedor;
elaborar a minuta do contrato, quando for o caso;
emitir parecer tcnico ou jurdico sobre a dispensa ou inexigibilidade;
ratificar a dispensa ou inexigibilidade da licitao;
publicar o ato que declara a dispensa ou inexigibilidade da licitao na Imprensa
Oficial;
assinar o contrato ou equivalente com o contratado;
publicar o extrato do contrato na imprensa oficial;
emitir o empenho.
83
ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao por oca-
sio da realizao de licitaes na modalidade convite e definir responsabilidades pelos
descumprimento das regras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
nomear comisso especial de leilo ou cometer o procedimento a leiloeiro oficial;
capacitar os membros da comisso especial de leilo;
definir o objeto do certame;
justificar o interesse pblico da alienao;
bens mveis: atestar tratar-se de bem inservvel para a administrao ou produ-
to legalmente apreendido ou penhorado;
bens imveis: atestar que sua aquisio se deu em decorrncia de procedimen-
tos judiciais ou de dao em pagamento;
avaliar os bens a serem leiloados, a fim de fixar um preo mnimo de sua ar-
rematao;
autorizar a abertura do processo administrativo, com o devido protocolo;
elaborar a minuta do edital;
emitir parecer jurdico sobre a minuta do edital;
autorizar a realizao do leilo;
publicar o aviso na Imprensa Oficial;
afixar o edital em local apropriado da unidade administrativa;
receber, examinar e decidir sobre impugnaes ao edital, se houver;
84
possibilitar o exame prvio, pelos interessados, dos bens a serem alienados;
abrir o procedimento de leilo;
lavrar ata circunstanciada dos atos pblicos de julgamento das propostas e, se for
o caso, da habilitao;
receber os documentos de habilitao, se exigidos no edital;
analisar e decidir sobre a habilitao, se for o caso;
receber, examinar e decidir sobre recursos em face da deciso sobre a habilitao,
se houver;
receber os lances de viva voz;
declarar o resultado final do certame;
homologar o processo licitatrio;
adjudicar o objeto licitado ao vencedor do certame;
receber, vista e no local do leilo, o pagamento ou adiantamento, e, no prazo
previsto, a complementao do lance, conforme dispuser o edital;
assinar a ata;
bem mvel: entregar o bem mvel mediante assinatura do termo de recebimen-
to do bem e aps cumpridas as condies expostas no edital;
bem imvel: fornecer a escritura pblica do bem imvel alienado, aps o recebi-
mento integral do valor de alienao;
publicar o resultado do certame;
registrar tempestivamente as informaes no sistema, observando-se, nos muni-
cpios, o layout do Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatizada de Contas;
nos Municpios: enviar os informes do Sistema APLIC - Auditoria Pblica Infor-
matizada de Contas - ao TCE-MT;
emitir relatrio relativo a licitaes e contratos para remessa nos balancetes men-
sais, de acordo com o Manual de Orientao para Remessa de Documentos ao
TCE-MT.
85
ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para o
controle do estoque, especialmente as seguintes:
definir os materiais que esto sujeitos ao controle de estoque atravs do almo-
xarifado central e os que podem ser controlados diretamente pela unidade res-
ponsvel pelo consumo;
estabelecer regras especficas para o armazenamento de materiais, inclusive os es-
peciais (combustveis, medicamentos, alimentos, produtos qumicos, corrosivos,
explosivos, deteriorveis, materiais de valor elevado, etc);
estabelecer regras de proteo fsica dos estoques, quanto ao acesso de pessoas,
furtos, incndios, deteriorao, etc.
estabelecer regras especficas para o fornecimento de materiais, inclusive combus-
tveis, medicamentos, produtos hospitalares e de laboratrios, e outros que requei-
ram controles especiais;
estabelecer o formato e contedo da requisio de materiais, por via documental
ou com recursos da tecnologia da informao (TI);
definir os nveis hierrquicos competentes para assinar a requisio de materiais
ou liberar a requisio atravs de TI;
definir os nveis de acesso ao sistema de controle de estoque;
definir as responsabilidades quanto utilizao do sistema (sigilo e troca peri-
dica da senha, etc.);
definir a freqncia e abrangncia dos inventrios peridicos, dos procedimentos
a serem adotados, dos critrios de amostragem, e dos registros a serem gerados;
definir responsabilidades pelos descumprimento das regras da Instruo Nor-
mativa.
86
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
cadastrar as assinaturas autorizadas a assinar a requisio de materiais;
desenvolver sistema integrado de controle de estoque;
registrar, em controle especfico, a programao de fornecimento;
confrontar o material fornecido com as especificaes do contrato, da nota fiscal
e da programao de fornecimento;
comunicar autoridade competente as impropriedades constatadas no forneci-
mento de bens;
devolver os materiais apresentados em desconformidade com as especificaes do
contrato, da nota fiscal e da programao de fornecimento;
atestar, no verso da nota fiscal, o recebimento dos materiais apresentados em con-
formidade com as especificaes do contrato, da nota fiscal e da programao de
fornecimento;
registrar a liquidao da despesa;
armazenar e registrar, no estoque, a entrada de materiais fornecidos;
identificar os materiais na Ficha de Prateleira;
fornecer materiais s unidades requisitantes;
baixar os materiais fornecidos no sistema de controle de estoque;
registrar a baixa dos materiais no sistema contbil;
elaborar e homologar o inventrio geral anual de estoques, de acordo com as
regras da Instruo Normativa;
elaborar relatrio de eventuais divergncias apuradas nos inventrios e encami-
nhar unidade de controle interno;
ajustar os registros contbeis ao inventario geral anual de estoques;
nos Municpios: registrar tempestivamente as informaes no sistema, de acordo
com o layout do Sistema APLIC Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatizada
de Contas - e enviar ao TCE-MT;
gerar sistematicamente back-up operacional e de segurana.
87
ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para o ca-
dastramento de fornecedores, especialmente as seguintes:
definir a estrutura do cadastro, com classificao por categorias, conforme art. 36
da Lei 8666/93;
definir os critrios para cadastramento, renovao do cadastro e emisso do cer-
tificado de registro cadastral;
definir dados e documentos a serem exigidos dos interessados para fins de cadas-
tramento, observado o disposto no art. 27, da Lei 8666/93;
definir os critrios para alterao, suspenso ou cancelamento do registro cadastral;
definir os critrios para utilizao do registro cadastral de outros rgos ou en-
tidades da Administrao Pblica;
definir os critrios para utilizao do registro cadastral por outros rgos ou
entidades da Administrao Pblica;
estabelecer os nveis de acesso ao sistema de cadastramento de fornecedores e res-
ponsabilidades quanto sua utilizao (sigilo da senha, troca peridica da senha,
divulgao de informaes cadastrais,etc.).
88
mentos necessrios;
cadastrar o interessado ou renovar o cadastro;
anotar, no registro cadastral, os dados sobre a atuao do licitante no cumprimento
de obrigaes assumidas;
alterar, suspender e cancelar o registro cadastral;
emitir certificado de registro cadastral;
divulgar amplamente e disponibilizar permanentemente o registro cadastral;
gerar e analisar relatrio peridico sobre os cadastros vencidos, suspensos e can-
celados e sobre a atuao dos licitantes no cumprimento de obrigaes assumidas;
nos Municpios: registrar tempestivamente as informaes no sistema, de acordo
com o layout do Sistema APLIC Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatizada
de Contas - e enviar ao TCE-MT;
gerar sistematicamente back-up operacional e de segurana;
garantir o controle sobre o acesso lgico ao sistema de registro cadastral, obser-
vados os nveis de acesso definidos;
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ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para a
divulgao de documentos e informaes e definir responsabilidades pelos descumpri-
mento das regras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
definir os documentos e informaes de publicao obrigatria e os respectivos
prazo, contedo, forma e veculo de comunicao;
organizar os documentos e informaes de publicao obrigatria;
aprovar os documentos e informaes;
encaminhar os documentos e informaes para a unidade responsvel pelo en-
caminhamento para a publicao;
revisar a observncia aos requisitos estabelecidos pela administrao;
aprovar a publicao;
encaminhar para o veculo oficial de publicao, quando for o caso;
acompanhar a publicao no veculo oficial de comunicao;
afixar no local apropriado, quando for o caso;
registrar, no sistema, as informaes correspondentes, observando, no caso dos
municpios, o layout do Sistema APLIC Sistema APLIC - Auditoria Pblica Infor-
matizada de Contas;
arquivar os documentos comprobatrios.
90
ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para o de-
senvolvimento de campanhas e definir responsabilidades pelos descumprimento das
regras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
realizar planejamento anual de campanhas a serem desenvolvidas;
solicitar a campanha;
estudar e planejar a campanha;
autorizar o desenvolvimento da campanha;
colher informaes para a criao da campanha;
criar a campanha diretamente ou atravs de empresas ou profissionais contrata-
dos para a realizao de servios relacionados;
aprovar a proposta de campanha criada;
divulgar e realizar a campanha;
avaliar e divulgar os resultados da campanha;
arquivar documentos correspondentes campanha.
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ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para a
realizao de despesas por meio de adiantamento, inclusive para a prestao de contas,
e definir responsabilidades pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
elaborar, aprovar e publicar lei que autoriza a concesso de adiantamentos aos
servidores da administrao, estabelecendo as condies para a concesso e pres-
tao de contas, nos termos exigidos na lei n 4.320/64;
elaborar e publicar decreto que regulamenta a lei autorizativa da concesso de adi-
antamentos;
solicitar a concesso de adiantamento;
aprovar a solicitao de concesso de adiantamento;
encaminhar a solicitao para a unidade responsvel pela concesso de adianta-
mento;
verificar se o beneficirio servidor da administrao;
verificar se h autorizao legal para a realizao da despesa por meio de adian-
tamento;
recusar a concesso de adiantamento aos servidores que se encontram em alcan-
ce ou responsveis por dois adiantamentos;
verificar a disponibilidade oramentria;
aprovar a concesso de adiantamento;
registrar os adiantamentos concedidos;
emitir empenho;
92
liquidar a despesa;
efetuar o pagamento;
realizar a despesa;
atestar a realizao da despesa;
recolher aos cofres pblicos eventuais saldos no-utilizados dos recursos recebidos;
prestar contas das despesas realizadas;
analisar a prestao de contas;
conceder prazo para a apresentao de defesa, quando for o caso;
analisar a defesa apresentada;
registrar as irregularidades constatadas quando da anlise das prestao de con-
tas, com identificao do responsvel;
dar quitao prestao de contas, quando for o caso;
comunicar autoridade superior as irregularidades constatadas, para fins de
imediatas providncias para assegurar o respectivo ressarcimento e instaurao de
Tomada de Contas Especial, quando for o caso;
proceder tomada de contas especial;
encaminhar ao TCE-MT o processo de tomada de contas especial quando, aps
adotadas todas as providncias necessrias para o ressarcimento dos prejuzos
causados Fazenda Pblica, devidamente comprovadas, ainda restarem danos
ao errio;
registrar tempestivamente as informaes no sistema, observando-se, nos muni-
cpios, o layout do Sistema APLIC Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatiza-
da de Contas;
arquivar a documentao.
93
ASPECTOS MNIMOS A SEREM CONTEMPLADOS NA INSTRUO NORMATIVA
1. Estabelecer as normas gerais a serem observadas por toda a administrao para a
concesso de dirias, inclusive para a prestao de contas, e definir responsabilidades
pelo descumprimento das regras da Instruo Normativa;
2. Estabelecer responsveis (quem), regras e procedimentos (como) e prazos (quando)
para a realizao das seguintes aes (o que):
elaborar fluxograma das atividades;
desenvolver formulrios e/ou adequar sistemas informatizados para o registro das
informaes necessrias em cada atividade;
estabelecer os procedimentos de segurana em tecnologia da informao aplic-
veis ao processo;
detalhar as anlises, confrontaes e outros procedimentos de controle a serem
executados em cada etapa do processo;
elaborar check-list de controle;
elaborar, aprovar e publicar lei que autoriza a concesso de dirias aos servidores
da administrao, estabelecendo as condies para a concesso e prestao de
contas, nos termos exigidos na lei n 4.320/64;
elaborar e publicar decreto que regulamenta a lei autorizativa da concesso de
dirias;
solicitar a concesso de dirias;
verificar se o afastamento de interesse da administrao;
aprovar ou no a solicitao de concesso de dirias;
verificar a disponibilidade oramentria;
aprovar a concesso de diria;
registrar as dirias concedidas;
emitir empenho;
liquidar a despesa;
efetuar o pagamento;
prestar contas do afastamento;
analisar a prestao de contas;
conceder prazo para a apresentao de defesa, quando for o caso;
analisar a defesa apresentada;
94
registrar as irregularidades constatadas quando da anlise das prestao de con-
tas, com identificao do responsvel;
dar quitao prestao de contas, quando for o caso;
comunicar autoridade superior as irregularidades constatadas, para fins de
imediatas providncias para assegurar o respectivo ressarcimento e instaurao de
Tomada de Contas Especial, quando for o caso;
proceder tomada de contas especial;
encaminhar ao TCE-MT o processo de tomada de contas especial quando, aps
adotadas todas as providncias necessrias para o ressarcimento dos prejuzos
causados Fazenda Pblica, devidamente comprovadas, ainda restarem danos ao
errio;
registrar tempestivamente as informaes no sistema, observando-se, nos muni-
cpios, o layout do Sistema APLIC Sistema APLIC - Auditoria Pblica Informatiza-
da de Contas;
arquivar a documentao.
95
REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS
CRUZ, Flvio da. e Jos osvaldo Glock. Controle interno nos municpios: orien-
tao para a implantao e relacionamento com os Tribunais de Contas. So Pau-
lo: Atlas, 2003.
96