PROCESO TCNICO DE LOS FONDOS DE BIBLIOTECA

Introduccin
Los materiales existentes en las bibliotecas han sido tratados documentalmente
desde antiguo, a veces en sencillas relaciones, con el objeto de que pudieran
identificarse y recuperarse. La imprenta, con la proliferacin de libros, impuls esta
costumbre en las libreras, que, al correr de los aos, mostr la necesidad de contar con
unas descripciones fiables. Pero no exista ninguna ciencia que proporcionara el mtodo
adecuado. Tendra que llegar el ltimo tercio del siglo XIX, para que comenzaran a
ponerse bases slidas, continuadoras de las bibliografas, a la ciencia del libro. El siglo
XX, apoyado en organizaciones y asociaciones profesionales (ALA, IFLA, FID, ICA,
UNESCO), desde su segunda mitad fue elaborando reglas de catalogacin para los
diferentes tipos de materiales, adaptndolas a formatos automatizados; una labor que
contina en el siglo XXI, ante la aparicin de nuevos tipos documentales. El primer hito
lo constituy la elaboracin de los Principios internacionales de catalogacin de Pars
de 1961; despus, en el encuentro de Copenhague en 1969 se decidi la elaboracin de
unas reglas internacionales (las ISBD). El ltimo paso ha sido la publicacin de Nuevos
principios internacionales de catalogacin, de IFLA, traducidos en ANABAD en 2004.
Paralelamente a la creacin de las normas de catalogacin, ha sucedido la
normalizacin de los puntos de acceso (encabezamientos) que permiten recuperar la
informacin tratada documentalmente. Son la llamadas autoridades, trminos sujetos
a reglas.
Todo este proceso regulador ha ido acompaado por la automatizacin: la
introduccin de ordenadores que procesan la informacin que antes se elaborada de
forma manual. El siglo XXI tiene delante el reto de la descripcin de publicaciones
electrnicas e-prints, con particularidades desconocidas hasta ahora (volatilidad,
hipertextualidad, etc.), en las que utiliza un nuevo instrumento descriptivo los
metadatos y un nuevo lenguaje el de marcado, enfrentndose a un fondo
documental desigual en calidad e ingente en cantidad. Tanto la aportacin
administrativa (Comisin Europea) como la asociativa (OCLC, RLG, LC, W3C), son
necesarias en el empeo. Ello ha llevado a utilizar formatos para introducir los datos de
la catalogacin, que hacen posible el intercambio, y a realizar el proceso tcnico de
forma cooperativa entre las bibliotecas, al ser rpida y fcil la transmisin de datos por
las redes.
1. Concepto
Entendemos por proceso tcnico el conjunto de operaciones realizadas
para representar normalizadamente la forma y el contenido de un documento de modo
diferente al original, con vistas a su recuperacin, a su uso por la biblioteca. Con
frecuencia, el proceso se llama catalogacin (por ejemplo, cuando se habla de
catalogacin compartida o catalogacin automatizada), aunque el trmino
catalogacin pueda aplicarse tambin a una de las fases del proceso tcnico.
El proceso tcnico se sita en el centro de la cadena documental (sigue a la
seleccin y adquisicin y precede a la bsqueda, recuperacin y uso). El proceso tcnico
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tiene unas operaciones centrales: descripcin fsica, catalogacin, clasificacin e

indizacin; y unas operaciones auxiliares: registro, sellado y tejuelado. (En las
bibliotecas pblicas, la indizacin se corresponde con los encabezamientos de materia).
Desde que las bibliotecas se automatizan, estas operaciones se vuelcan en unos
formatos, que contienen los programas de gestin bibliotecaria, de los que el ms
conocido en el MARC, del que hablaremos.
El producto final del proceso tcnico es un documento secundario: el asiento
catalogrfico (tradicionalmente llamado ficha, y, en la actualidad, con la
automatizacin: registro; con la descripcin de los documentos digitales en red (pginas
web, bases de datos, etc., reciben el nombre de metadatos: datos sobre datos). El
conjunto ordenado de estas unidades constituye el catlogo (antes llamado fichero y con
la automatizacin: OPAC), que identifica y localiza. Puede decirse que el catlogo, por su
antigedad, es el documento secundario por excelencia. Su variedad (de autora,
diccionario, topogrfico, etc.) ser vista en el tema n 6.
Internamente, el proceso tcnico tiene un doble objetivo:
- identifica y selecciona los elementos formales y de contenido de los
documentos.
- establece puntos de acceso para recuperar la informacin.
Globalmente, persigue una finalidad:
- establecer el control bibliogrfico de los documentos, que permita el intercambio
de los datos.
El proceso tcnico proporciona unos resultados adyacentes:
- organizar los fondos documentales en las estanteras.
- elaborar instrumentos con los que pueda recuperarse la informacin (catlogos,
etc.).
Podemos establecer dos grandes apartados en los que se desglosa:
1. anlisis formal (descripcin fsica y catalogacin): es la representacin nica,
de manera normalizada, del documento para identificarlo, y el establecimiento
de los puntos de acceso para recuperarlo. Las normas que le conciernen: ISBD,
MARC, GARR (antes GARE), GSARE, ISAG (G), ISAAR (CPF), FRBR, FRAR (antes
FRANAR), Metadatos (ejemplos DUBLIN CORE, EAD), ISO 690, 690-2.

2. anlisis interno o de contenido (descripcin semntica): sistema de signos

(palabras) para representar el contenido de los documentos, conforme a un
lenguaje propio, llamado documental. Tipos: clasificacin, indizacin
(encabezamientos de materia, descriptores), y resumen. Algunas normas: ISO
5963-85 (indizacin), ISO 5127-81 (identificacin y anlisis de contenido), ISO
214 (resumen), ISO 2788-86 (tesauros), Listas de encabezamiento de materias
(BN, CSIC, SHCL), Clasificaciones BSO (UNESCO y FID), CDU, LCC, etc.
2. Anlisis formal
Es el efectuado sobre el continente o soporte de los documentos.
Consiste en describir una obra en sus partes esenciales para identificarla y recuperarla
en un momento dado de entre una coleccin determinada de documentos. Se realiza

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siguiendo el esquema de los modernos cdigos de catalogacin, especialmente las reglas

angloamericanas, que han dado paso a las espaolas. Se concreta en dos fases: la
descripcin fsica y la catalogacin, que, aunque complementarias, no deben ser
identificadas, porque la primera tiene como objetivo la descripcin de aquello que se
trata de catalogar, en tanto que la segunda se ocupa de la eleccin de los puntos de
acceso (es decir, las posibles entradas por las que puede ser localizado un documento en
el catlogo), la formas de esas entradas o la ubicacin del documento. Casi todas las
reglas de catalogacin tambin las espaolas incluyen, como primera parte, normas
de descripcin bibliogrfica y, como segunda, normas de eleccin de puntos de acceso,
ordenacin de asientos y elaboracin de referencias.
En ambas fases, es necesario que exista una previa organizacin de la biblioteca
en la que se decide: el nivel de descripcin que se desea (qu grado de exhaustividad se
quiere: con muchos o con pocos datos); programas de ordenador a utilizar; si se va a
realizar una catalogacin propia o en cooperacin, etc.
2.1 La descripcin fsica
Consiste en la operacin encargada de escoger todos aquellos elementos
aparentes y convencionales que posibiliten la identificacin precisa y formal de cada
documento en una coleccin determinada. Tomamos la expresin descripcin fsica
para definir esta fase identificativa, que antes se llamaba descripcin bibliogrfica,
por entender que lo bibliogrfico se refiere al mundo del libro, siendo que ahora
abundan otro tipo de documentos (revistas, bases de datos, pelculas, etc.); tambin
recibe el nombre de descripcin documental. Cualquiera de las tres es vlida.
La redaccin de los asientos no responda a criterios nicos, por lo que, para
evitar que cada biblioteca, redactase la ficha de forma diferente, se puso de manifiesto la
necesidad de elaborar unas normas de carcter internacional, una vez que ya existan
algunas nacionales. As nacen las ISBD (International Standard Bibliographic
Description), publicadas por primera vez en 1971, que se van modificando
continuamente y diversificando para adaptarse a los distintos materiales (segn se ver
en el tema n 6). Desde agosto de 2003, su desarrollo corre a cargo de ICABS, y en 2006
se ha presentado un borrador para unificarlas en una sola versin.
Estas normas especifican los requisitos para la descripcin e identificacin de
los documentos, asignando un orden a los elementos de esa descripcin y prescribiendo
su sistema de puntuacin. Y a ellas se ajustan las distintas regulaciones nacionales. En
Espaa, las Reglas de Catalogacin van por la 3. edicin revisada, de 1999 (la 1. es de
1986), 3. reimpresin; en sus primeros captulos detalla la forma en que ha de realizarse
la descripcin, la cual divide en ocho reas, dentro de las cuales puede haber distintos
campos. Las reas son las siguientes:
1. rea de ttulo y mencin de responsabilidad
2. rea de edicin
3. rea de datos especficos de la clase de documento
4. rea de publicacin o/y de distribucin
5. rea de descripcin fsica
6. rea de serie
7. rea de notas
8. rea de nmero normalizado y condiciones de adquisicin (ISBN, ISSN, DOI)
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Con ello, se hacen intercambiables los asientos procedentes de diferentes

bibliotecas, al tiempo que facilita la interpretacin de los asientos, pese a las barreras
lingsticas. Ahora ya es casi generalizada la realizacin de la descripcin con los
ordenadores, introduciendo los datos en unos formatos reconocidos internacionalmente,
entre los que destaca el MARC.
Aunque en las bibliotecas pblicas espaolas las ISBD y las Reglas de
catalogacin son las normas descriptivas a seguir, en los centros punteros
(especialmente las grandes redes: OCLC, LOC) se trabaja para adecuar la descripcin a
la aparicin de documentos digitales, como los de Internet. Este movimiento hizo que
IFLA publicara en 1998 las FRBR (Funtional Requeriments for Bibliographic Description
: final report), traducidas en 2004 en la Subdireccin General de Cooperacin
Bibliotecaria: Requisitos funcionales de los registros bibliogrficos : Informe final.
Todo ello ha hecho que las ISBD se vayan revisado para adaptarse a las FRBR. Adems,
se han publicado las correspondiente indicaciones para los registros de autoridad, frar,
en 2005 (antes FRANAR). Desde agosto de 2003, su desarrollo corre a cargo de ICABS.
La FRBR no emplean reas como las utilizadas por las reglas de catalogacin
tradicionales. [Se trata de un mtodo basado no tanto en concepciones
biblioteconmicas como en la informtica y la teora de sistemas de anlisis
entidad/relacin]. Establecen tres grandes apartados: a) entidades que representan los
objetos clave que interesan a las/os usuarias/os de los datos bibliogrficos (divididas en
tres grupos [creacin intelectual: obra, expresin, manifestacin e tem (ejemplar);
entidades responsables: personas y entidades corporativas; conjunto adicional de
sujetos de una produccin intelectual: concepto, objeto, acontecimiento y lugar]); b) a
estas entidades se les aplica atributos o conjunto de caractersticas que tiene una obra
(soporte fsico y dimensiones de una obra, contexto en que se concibi, ttulo, etc.); c)
las entidades de creacin intelectual, por su lado, tienen relaciones entre ellas
(versiones, ediciones, estn basadas en o traducidas de, etc.).
2.2 La catalogacin
Es una operacin que completa el asiento fsico, con la eleccin y forma
de los encabezamientos, dotndole de puntos de acceso, que lo insertarn de manera
ordenada en un catlogo. As, su producto final el catlogo acta de intermediario
entre el fondo documental y las/os usuarias/os. La operacin comienza determinando
cules son los puntos de acceso; contina eligiendo la forma de redaccin de los
mismos. La redaccin de los puntos de acceso se hace en base a los listados de
autoridades (de las que hablaremos al final).
En las bibliotecas tradicionales, tena dos operaciones principales:
a) establecimiento del encabezamiento principal y forma de redactarlo (algo
vigente hoy); con el se elabora la ficha principal.
b) tareas relacionadas con la confeccin del catlogo: reproduccin de fichas
secundarias, dependiendo la variedad de catlogos o ficheros de que se
dispusiera (de ttulos, de materias, geogrfico, etc.); en ellas se reproduce la
ficha principal, cambiando el encabezamiento; elaboracin de las fichas de
referencia: de orientacin (vase), de relacin (vase adems), notas de
alcance; analticas; ordenacin de las mismas; mantenimiento y actualizacin del
catlogo.
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En la actualidad, ya no es necesario elaborar fichas secundarias, pues los registros

automatizados crean por s mismos listados de los distintos campos que contienen
(ttulo, autora, materias, etc.) y permiten bsquedas completas. Tambin los programas
contienen el listado de autoridades.
La normalizacin internacional definitiva le lleg a la catalogacin con la
publicacin en 1974 de las ISBD (M) y con la 2. edicin de las AACR (Anglo American
Cataloguing Rules). En Espaa, se corresponde con los ltimos captulos de las Reglas
de Catalogacin mencionadas. Ahora se pretende (aprovechando la 3. revisin de
AACR) elaborar un cdigo de catalogacin internacional, hacia 1908, que llevara el
nombre de RDA (Resources Description and Acess = Descripcin y Acceso de
Recursos).
El resultado del anlisis formal es un asiento con el conjunto de datos que nos
permiten la identificacin de un documento y su inclusin en el catlogo. En un
principio, se presentaba en forma de libros, pero en el siglo XIX se adopt el sistema de
hojas sueltas de papel, que terminaron uniformndose en 1895 en unas fichas de 7,5 x
12,5 cm, con un orificio de 8 mm de dimetro, situado a 8 mm del borde inferior de la
ficha (las cuales podan intercalarse segn creca la biblioteca y podan duplicarse para
las secundarias).
3. Anlisis de contenido
Es el modo en el que se estudia el contenido de los documentos y se
representa en el asiento, ficha o registro, para poder recuperar despus los documentos
que contengan dicho contenido, cuando nos lo pidan. La forma de representar el
contenido tambin est normalizada y se realiza en base a los llamados lenguajes
documentales, que son, ni ms ni menos, el sistema de signos (palabras o no) que
permite representar el contenido de los documentos mediante combinaciones o
asociaciones que no son normales en el lenguaje natural; por ello, se dice que son un
lxico o lenguaje artificial.
Tienen, pues, una doble virtualidad: a) describen el contenido
b) permiten recuperar el documento
Estn integrados por dos grandes ramas:
Lenguajes de clasificacin Lenguajes de indizacin
BSO (UNESCO) lista de palabras clave
CDD / CDU unitrminos
LCC / encabezamientos de materias
Ranganathan thesauro
En las bibliotecas pblicas espaolas se utilizan fundamentalmente dos lenguajes
documentales: los encabezamientos de materia y la clasificacin (ambos tienen tema
propio, el n 7 y el n 8, por lo que aqu nos limitaremos a lo esencial). Este tipo de
lenguaje se hizo necesario en el siglo XIX, ante el incremento de publicaciones que
supuso la prensa mecnica (hacia 1830) y por la proliferacin de bibliotecas
especializadas. De ah que en 1876 salen dos obras, precisamente, para construir
encabezamientos de materia (Reglas para un Catlogo-Diccionario, de Charles Amie
Cutter), y para construir clasificaciones (Clasificacin Decimal, de Melville Dewey).
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3.1 Encabezamientos de materia

Representan la materia o materias de que trata un documento.
Constituyen un lenguaje documental combinatorio. En el asiento bibliogrfico se
colocan despus de la descripcin fsica, introducidos por nmeros rabes (1, 2).
Tienen su origen en la obra de Cutter, 1876, sobre las reglas para un catlogo-
diccionario. Se basan en dos principios:
- el de la especificidad: cada trmino sirve para describir una sola materia; es
decir, los conceptos deben utilizarse bajo su nombre ms especfico y no deben
englobarse en uno ms general.
- el de entrada directa: los encabezamientos compuestos se presentarn como en el
lenguaje natural, sin invertir los trminos (Bosque mediterrneo, y no
Mediterrneo-bosques).
Su redaccin se ajusta a unas listas o bases de datos, las cuales se han realizado
conforme a unas directrices internacionales (GSARE). Se presentan en forma de ficheros
manuales de autoridad (en las grandes bibliotecas), en forma de listas de
encabezamientos impresas o no y, ms recientemente, en forma de bases de datos
(llamados tambin ficheros). La lista utilizada en Espaa para bibliotecas pblicas es la
Lista de encabezamientos de materia para bibliotecas pblicas, del Ministerio de
Cultura, 2. ed., 1986, aunque la ms utilizadas, internacionalmente, son las de la
Biblioteca del Congreso: Library of Congress Subject Headings (LCSH). La base de
datos ms extendida en Espaa es el fichero de Autoridades de la Biblioteca Nacional
(accesible libremente a travs de Internet).
Se componen de encabezamientos propiamente dichos y de subencabezamientos.
Los primeros, una o varias palabras, representan los conceptos. Los segundos se
utilizan, a veces, para precisar el significado de los primeros (nunca constituyen una
entrada principal); pueden ser: topogrficos, cronolgicos, de forma (tipo de documento
concreto: diccionario, etc.), de materia o punto de vista (historia, filosofa, etc.) bajo el
que se estudia la materia principal.
Las tendencias actuales apuntan a que se utilice ms la indizacin (descriptores)
en detrimento de los encabezamientos de materia, que estn pensados ms para los
sistemas manuales de catalogacin. Los descriptores proporcionaran entradas a los
catlogos ms flexibles y pertinentes.
3.2 La clasificacin
Clasificar es dividir en grupos o clases los distintos elementos de un conjunto. Y
eso es lo que se hace en las bibliotecas cuando se clasifica: se analiza uno a uno los
documentos, se determina su contenido y se decide en qu grupo hay que situarlo. Para
esta operacin de clasificar, las bibliotecas utilizan los sistemas de clasificacin, en las
que los grupos o clases estn fijados previamente. Estos sistemas se fueron creando
desde la 2. mitad del siglo XIX, siendo varios los que han sido adoptado por distintas
bibliotecas: Library of Congress Clasification, Bliss, la colonada de Ranganathan, etc.,
y la Clasificacin Decimal de Dewey, de la que deriva la Clasificacin Decimal
Universal (CDU), adoptada por Espaa (Orden 29.VII.1939).

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Este modo de proceder facilita el que los documentos que tratan de materias
similares queden unos junto a los otros. Con l, vamos a ver qu obras tiene una
biblioteca de una manera determinada. Si colocamos en las estanteras los documentos
por este sistema, tendremos ordenados los documentos por materias, y si lo dejamos en
libre acceso, las/os usuarias/os de la biblioteca hallarn ms fcilmente las obras de su
inters. Ello implica que hay que confeccionar la signatura tipogrfica en base a la
notacin de la clasificacin.
La notacin es el conjunto de signos que utilizan los sistemas de clasificacin
para representar el contenido, pues no se realiza de forma alfabtica. Puede decirse que
son lenguajes codificados. En la CDU consiste en una cifra. Divide el conocimiento
universal entre el 0 y el 9, cada uno de los cuales se va subdividiendo sucesivamente.
4. Operaciones auxiliares
Son el registro, sellado y tejuelado, que en algunos documentos
electrnicos dejan de tener sentido, pues no hay entidad fsica e, incluso, tampoco
propiedad.
4.1 Registro
Es el acto por el que un documento se incorpora formalmente a la
biblioteca. Se realiza una vez que se ha adquirido la obra. Se lleva a cabo mediante la
inscripcin de cada pieza en el libro de registro de entrada. Cuando se hace
manualmente, los datos se asientan en el Libro de Registro, que est encuadernado y
foliado, con hojas rayadas, en cuyas columnas se le asigna un nmero consecutivo a
cada documento y se ponen los datos mnimos para identificarlo (autor, ttulo, editorial,
ao), la fecha de ingreso, procedencia, el precio y las observaciones, si las hubiera
(con el tiempo, habr que volver a esta casilla para anotar las variaciones:
desaparecido, sustituido, etc.); se hace a tinta, excepto las observaciones, que se
escriben a lapicero.
Este nmero se coloca, precedido de la letra R. en el interior de la obra y en la
parte de debajo de la ficha catalogrfica. Cada ejemplar de un mismo ttulo lleva su
propio nmero, pero una obra en varios volmenes tiene un solo nmero.
Por lo general, se utiliza un solo libro de registro, aunque si la biblioteca tiene
materiales especiales (antiguos, audiovisuales) se puede optar por libros
independientes. El registro sirve para estudios de estadstica y evolucin de la coleccin.
Caso aparte es el de las publicaciones peridicas y de seriadas no peridicas, que
exigen un registro propio, en el que numricamente y por orden cronolgico de
adquisicin, se da el mismo nmero de registro a todas las partes (nmeros) de un ttulo.
Tradicionalmente, la ficha en la que se anota la llegada de las partes es de cartn
cuadriculado y se denomina kardex; en la actualidad se realiza automatizadamente
(en el ordenador), aunque suele mantenerse la kardex, pues el control de estas
publicaciones es complicado, debido a los cambios constantes que experimentan (de
ttulo, de editor, distribuidor, periodicidad). Por publicacin peridica se entiende
aquella que aparece en partes sucesivas, encadenadas numrica o cronolgicamente, con
una periodicidad fijada de antemano y un ttulo comn.
4.2 Sellado
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Es el acto por el que la biblioteca declara formalmente la propiedad del

documento. Se estampa el sello de la institucin, en tinta o en seco. No representa
mayores problemas cuando los documentos son de uso, pero s que lo es en las
colecciones de materiales valiosos, pues la tinta puede deteriorar el papel.
En condiciones normales, en los libros, se suele sellar la portada y un nmero
determinado de pginas, bien fijas, bien aleatorias. En todo caso, ha de evitarse sellar las
ilustraciones. Tratndose de mapas, lminas, etc., se sellar fuera de los grabados, en los
mrgenes o en la parte trasera. El criterio es no sellar la caja impresa. Por ello mismo, el
tamao del sello debe de ser discreto; ms, si se piensa en que habr que contrasellar la
obra cuando se retire o cuando cambie de condicin (pasar a depsito, a reserva, etc.).
4.3 Tejuelado y colocacin
Una vez catalogados los ejemplares, y antes de colocarlos en las
estanteras, se procede a pegarles el tejuelo: recuadro de papel en el que va impresa la
signatura topogrfica, que es la que indica el lugar que va a ocupar y la que nos
facilitar el encontrarlo cuando lo necesitemos. En las bibliotecas pblicas de Espaa,
la signatura se elabora utilizando la notacin de la CDU, a la que se le aaden las
denominadas marcas de Cutter: en maysculas las tres primeras letras del
encabezamiento (suele ser el apellido) y en minsculas las tres primeras letras del ttulo.
Esta signatura es la que se coloca en la parte superior izquierda de la ficha catalogrfica
y en el tejuelo de las obras (que se coloca en el lomo de los libros o en la carcasa de
vdeos, etc.). En las bibliotecas pblicas, en algunas materias se sustituye el nmero de
la CDU por letras (N = novela, P = poesa, T = teatro) y se colocan aparte.
Al tiempo, se realizan otras tareas prcticas:
- colocar las etiquetas con los cdigos de barras, para realizar el prstamo
automatizado (han quedado obsoletos los sistemas manuales de prstamo, caso
del Newark, basado en tarjetas adheridas al libro [en bolsitas o sobres]).
- colocar la hoja donde se pone la fecha de vencimiento del prstamo
- adhesin de los sistemas antihurto.
- en los sistemas manuales, se proceda a intercalar las fichas o asientos en el
fichero; en los automatizados, se realiza desde el ordenador.
Realizadas todas estas operaciones, se procede a la colocacin en las estanteras.
Esta es distinta dependiendo del espacio en el que va a estar. Si es un depsito cerrado,
se pondr por nmeros currens, para aprovechar el espacio. Si es en libre acceso
(quienes utilizan la biblioteca acceden directamente a coger los ejemplares de las
estanteras), entonces tienen una ordenacin sistemtica, que suele ser por materias; en
estos casos, hay que dejar espacio en las estanteras para ir incorporando las nuevas
adquisisciones.
EL PROCESO TCNICO COBRA SENTIDO CUANDO, QUIEN LO PRECISA:
LOCALIZA, ACCEDE Y CONSULTA EL DOCUMENTO.

4. Automatizacin, formatos y autoridades

Desde hace treinta aos los ordenadores han ido entrando a la biblioteca y, con
ellos, las aplicaciones que facilitan las operaciones repetitivas y de relacin. Los
sofisticados programas de gestin implementados permiten la integracin de datos en la
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biblioteca (el mismo dato sirve para las distintas secciones: adquisiciones, proceso
tcnico, circulacin, etc.). Entre los elementos de automatizacin que ms influyen en la
catalogacin, se halla el formato MARC.
MARC (Machine Readable Cataloguing = Ordenacin Legible por Ordenador) es la
estructura basada en la norma ISO 2709 (1973, 81, 96), que permite identificar y
codificar la informacin bibliogrfica para que sea legible por ordenador y tratada por
sistemas automatizados. Da forma a los datos y les asigna un cdigo. Su existencia va
ineludiblemente unida a las ISBD, aunque es algo anterior en sus primeras versiones
(1966, 1968), pues han sido los ejes de la catalogacin automatizada en bibliotecas,
llenando grandes vacos. Nacido como formato de intercambio, se ha convertido en
estndar de hecho en catalogacin, y formato de informacin. Ha tenido varias
versiones, las dos principales: USMARC y UKMARC, que se han uniformado en la versin
MARK-21. En Espaa, se introdujo IBERMARC para normalizar la Bibliografa Nacional
en 1976, y sigue en REBECA y ARIADNA. En 2001 la Biblioteca Nacional publica la 6
edicin de IBERMARC, teniendo en cuenta la versin MARC-21.
Las publicaciones electrnicas presentes en Internet, requieren de formatos ms
sencillos de descripcin, que puedan ir encapsulados en los documentos, con el fin de
preservarlos a largo trmino. Por ello, se han desarrollado formatos para los ms
variados materiales bibliogrficos, archivsticos y musesticos. Entre los ms conocidos
de los bibliogrficos se hallan DUBLIN CORE (1995), MODS (Biblioteca del Congreso).
Entre las acciones susceptibles de automatizar, relativas a proceso tcnico, se
hallan:
- la entrada de nuevos documentos al sistema y la modificacin de los anteriores.
- la introduccin de trminos de indizacin en el fichero de autoridades y tesauros,
con la creacin de un sistema de referencias
- la consulta de catlogos
- mantenimiento y actualizacin en lnea de catlogos
- la impresin de listas bibliogrficas, etiquetas, fichas, etc.
Autoridad es el encabezamiento normalizado de nombre de persona, entidad,
congreso, ttulo, serie, nombre geogrfico o materia, establecido por la agencia nacional
para ser utilizado en registros. Su trascendencia actual es tal que los SIGB incorporan
un fichero especfico para albergar sus registros, y las agencias nacionales se ocupan de
elaborar y mantener una base de datos con ellos.
Posibilita que las distintas personas que catalogan utilicen la misma denominacin
para cada nombre, y que quienes recuperan la informacin hagan lo mismo. Su
elaboracin est sujeta a unas directrices de IFLA (GARE, 1984, cuya segunda versin da
lugar a las GARR en 2001, para personas, entidades; y GSARE para materias), y existe
un formato UNIMARC-Autoridades, 1991.
5. Redes y catalogacin compartida
Las redes de transmisin de datos, por su parte, han permitido la comunicacin
fluida entre las bibliotecas. Cuando stas tienen sus datos bibliogrficos normalizados e
introducidos en formatos, surge entonces la cooperacin entre las bibliotecas y la
denominada catalogacin compartida, que, como su nombre indica, supone un
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acuerdo entre bibliotecas para compartir este trabajo, de forma que la catalogacin de un
documento efectuada por una de ellas, valga para las dems; es decir, una vez que un
centro ha catalogado una obra, el resto, desde el ordenador conectado a la red, puede
obtener la ficha catalogrfica mencionada. Por lo general, adems, el resultado de esta
cooperacin ser la produccin de un catlogo colectivo on line, que rene los fondos
de todos los centros participantes.
El proceso de catalogacin automatizada se impone y presenta diversas variables:
- centralizada: una biblioteca realiza el proceso de catalogacin y distribuye
los registros a la red (No hay catlogo colectivo)
- cooperativa: aportacin de asientos bibliogrficos de varias bibliotecas. El
resultado es un catlogo colectivo con varios registros de un mismo libro
- compartida: catlogo central con un nico registro por documento, accesible
a todo/as lo/as participantes. Hay uniformidad y ahorro. (OCLC)
- derivada: el registro es captado de otra base de datos, en lnea o en soporte
exento, magntico u ptico.
- Un modo de agilizar la catalogacin lo hallamos en la misma publicacin, en
la que contiene los datos bsicos de la obra de forma normalizada. Es la
Catalogacin en publicacin, CEP (CIP, en ingls)
En este sentido, la IFLA ide un programa en los inicios de los setenta
(desaparecido en 2003 y asumido ahora por ICABS): Control Bibliogrfico Universal
(CBU), que pretenda que cada publicacin solo se catalogase una vez, por la agencia
bibliogrfica nacional de origen, y despus fuera reproducida cuantas veces fuera
necesario por quienes tuvieran dicho documento en cualquier pas.
Las ventajas del sistema automatizado de catalogacin compartida son mltiples:
- evita la redundancia de trabajo, con lo que disminuye la necesidad de personal al
ser catalogado solo una vez cada documento
- la totalidad de recursos del sistema estn disponibles para bibliotecas y
usuarias/os, independientemente de su ubicacin fsica
- al compartirse trabajo, se reducen costes
- asegura la calidad de difusin de la informacin, al uniformar los elementos de
descripcin fsica y los formatos de registro de datos por ordenador

Consideraciones finales
El proceso tcnico es el modo de tratar documentalmente los fondos de la
biblioteca. En l inciden una serie de factores: tipologa documental, automatizacin,
normalizacin de reglas descriptivas y de autoridades, transmisin de datos,
cooperacin. Segn varen estos factores, van incidiendo en las formas de realizacin
del proceso tcnico.
En la actualidad, se hacen diversas propuestas respecto al proceso tcnico: se
quiere que la descripcin fsica sea menos exhaustiva en aspectos no relevantes (ISBN,
cm, etc.), puesto que los OPAC producen ruido; en contra, se propone que el anlisis de
contenido sea ms exhaustivo, incluso que el formato IBERMARC aada un campo para
el resumen. Con respecto al personal, se cree que debe centrarse ms en los servicios de
difusin y en facilitar la consulta del documento pertinente.

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Ignacio C. Soriano Jimnez
Temario oposiciones 2005-2006
 Proceso tcnico

Burgos, diciembre de 2005.

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