Sunteți pe pagina 1din 154

PREZENTAREA MICROSOFT EXCEL XP

Programul de calcul tabelar Microsoft Excel, component a pachetului Microsoft Office, a fost
conceput special n vederea efecturii de calcule, fiind destinat tuturor celor care lucreaz cu multe date
numerice i care trebuie s ia decizii bazndu-se pe acestea.
Dac vrei s facei analiza vnzrilor, s calculai bugetul de venituri i cheltuieli, s estimai valoarea
unor mprumuturi sau aciuni ori s comparai dou situaii financiare, Excel este instrumentul perfect care face
s dispar dificultatea din calculele obositoare.
Excel const dintr-o gril de linii i coloane care pstreaz datele ntr-o ordine perfect. Aceast gril
se utilizeaz pentru a forma liste simple. n ele datele se introduc direct prin tastare sau se import din baze
de date relaionale, din site-uri Web sau din uriae depozite de date ale marilor companii. Datele introduse se
utilizeaz fie pentru generarea unor noi date prin calcule simple sau complexe, fie se pot modifica i apoi se
reiau calculele. Rapoartele se pot ilustra cu diagrame i hri impresionante, generate din datele introduse n
gril. Cu Microsoft Excel XP este posibil colaborarea n grup iar foile de lucru, diagramele i hrile pot fi
publicate pe Web.
La 7 octombrie 1999, n Bucureti, la World Trade Center i la Sala Mare a Teatrului Naional,
Microsoft Romnia a lansat Microsoft Office 2000 Professional Romanian, binecunoscuta suita de aplicaii
pentru PC, cu interfaa n limba romn. De atunci Microsoft a continuat s aduc pe pia pachetul integrat
de birou Office n limba romn, dovad componenta Excel XP din suita Office XP n limba romn prezentat
n cadrul acestui ghid. n aceasta, utilizatorul beneficiaz de interfa grafic, instrumente de ajutor, tezaur i
corector gramatical n limba romn. Comenzile i opiunile traduse n limba romn permit utilizatorilor
nceptori sau avansai o nelegere rapid a efectelor lor.
Cu Microsoft Excel XP sunt posibile urmtoarele activiti:
 Utilizarea foilor de lucru reprezint primul lucru care trebuie nvat despre programul de calcul
tabelar Excel. Grila de linii i coloane a foii de lucru reprezint baza manipulrii datelor.
 Introducerea datelor reprezint urmtorul pas n lucrul cu Excel.
 Modificarea aspectului datelor ajut la evidenierea i afiarea rezultatelor ntregii activiti de
introducere a datelor.
 Utilizarea formulelor i funciilor permite manipularea numerelor pentru a le face s aib
semnificaie. Excel ajut la scrierea de formule complexe i pune la dispoziie funcii gata scrise.
 Adugarea de reprezentri grafice cu diagrame i hri asigur posibilitatea de a prezenta grafic
calculele numerice.
 Analizarea datelor este posibil cu instrumentul de vizualizare dinamic PivotTable. Se pot crea
vizualizri noi care s pun n lumin date vechi. De asemenea, se pot efectua analize cu
instrumente suplimentare ca Rezolvitorul (Solver), Cutare rezultat (Goal seek) i Scenarii
(Scenarios).
 Utilizarea datelor externe permite conectarea la alte baze de date.
 Pentru Excel XP utilizarea Web constituie o a doua natur. Se pot pune datele pe Web, se poate
lucra cu Hypertext Markup Language (HTML) i chiar se pot obine date din Web.

tiai c
cel mai faimos contabil din toate timpurile a fost Bob Cratchit, tatl lui Tiny Tim din povestea A Christmas
Carol a lui Charles Dickens? Lucrnd ntr-o banc, Bob Cratchit a nscris ntr-un registru mare, organizat sub form de
tabel, toate tranzaciile financiare.
povestea foilor de calcul electronice este un interesant exemplu de creare a unui software care s rezolve un
anumit tip de probleme? n 1978, Dan Bricklin, student n programul MBA la Universitatea Harvard, avea de rezolvat un
studiu de caz folosind hrtia, creionul i calculatorul. El s-a gndit c prietenul lui, Bob Frankstone, programator, ar putea
s-l ajute i s-i uureze munca. Frankstone a fost fascinat de idee i s-a apucat de lucru pe un computer Apple II. Un an
mai trziu, n ianuarie, a terminat. Bricklin a denumit aceast aplicaie Visicalc (Visible Calculator) care s-a bucurat de un
imens succes, pentru c fcea munca oamenilor mai eficient, mai rapid i mai uoar.
diagrama cu bar a fost diagrama original utilizat pentru afiarea datelor n secolul XVIII? Diagrama pe
coloane a aprut la scurt timp dup aceasta.
8 - Microsoft Excel XP

I. NOIUNI DE BAZ N EXCEL XP


n acest capitol sunt descrise activitile de baz care se pot executa utiliznd Microsoft Excel XP,
mpreun cu caracteristicile lor corespunztoare. Pentru informaii suplimentare consultai manualele
companiei Microsoft, literatura de specialitate sau resursele bibliografice de la sfritul ghid introductiv.

Obiective
Pe parcursul acestui capitol vei nva:
 cum s lansai n execuie i s prsii aplicaia Excel;
 care sunt elementele principale ale interfeei programului Excel;
 s identificai elementele unui registru de calcul;
 s navigai ntr-un registru de calcul;
 s selectai celule, coloane, linii i domenii;
 s inserai i s tergei linii i coloane;
 s modificai nlimea liniilor i limea coloanelor;
 cum s vizualizai foi i registre de lucru n diferite moduri;
 cum s obinei asisten;
 care sunt operaiile de baz cu foile i registrele de calcul.

Lansarea n execuie a programului Excel


Putei lansa n execuie Excel (n acelai mod n care lansai fiecare aplicaie Microsoft Office) fcnd dublu
clic pe icoana lui de pe desktop, din meniuri sau l putei lansa de fiecare dat cnd deschidei un fiier Excel din My
Computer, Windows Explorer sau alt utilitar de vizualizare a structurii arborescente a discului de lucru.

Ieirea din Excel


Pentru a prsi aplicaia putei s:
 selectai comanda Ieire din meniul Fiier;
 executai clic pe butonul Close din bara de titlu a aplicaiei;
 folosii comanda nchidere din meniul de control al ferestrei Excel;
 folosii comanda de nchidere din meniul contextual al butonului de
pe bara de aplicaii a sistemului de operare Windows;
 apsai concomitent ALT+F4.
Dac nu ai salvat nc fiierul nainte de nchiderea aplicaiei se va deschide automat o fereastr de
dialog n care vei fi ntrebat dac dorii s-l salvai.

 
Noiuni de baz n Excel XP - 9 

Fereastra de aplicaii Microsoft Excel


Dup lansarea n execuie, dac este necesar, nchidei Asistentul Office i maximizai fereastra.
n figura urmtoare putei identifica fiecare element al ecranului Excel. Cea mai mare parte a sa este
ocupat de o zon de lucru goal, care este configurat sub form de gril cu linii i coloane. Aceasta
reprezint elementul fundamental pentru editorul de calcul tabelar Microsoft Excel i se numete foaia de
calcul (spreadsheet sau worksheet n englez).
Mai multe foi de calcul sunt organizate ntr-un registru sau dosar de calcul (fiierele sunt
recunoscute cu extensia .xls). Un registru de calcul poate cuprinde cel mult 256 foi de calcul diferite. Atunci
cnd lansai n execuie programul Excel este deschis automat un registru de lucru nou. Excel i d acestuia
numele temporar de Registru1. Intersecia dintre fiecare coloan i fiecare linie este o caset denumit
celul. Ea reprezint cea mai mic unitate de lucru i poate conine text, cifre, formule, secvene de program etc.

Bara de titlu cuprinde denumirea programului (n cazul nostru Microsoft Excel), denumirea
documentului (Registru1, Registru2 etc.) i butoanele pentru opiunile de mrire/micoare (minimize/maximize)
ale ferestrei, precum i opiunea de ieire din program (Close).

Bara de meniu
Programul Excel pune la dispoziie o serie de meniuri precum i diferite funcii ale acestora, ce pot fi
apelate astfel: se deruleaz meniul n care se gsete funcia dorit i se execut un clic pe linia de meniu cu
numele funciei respective (dac comanda este urmat de trei puncte se va deschide fereastra de dialog
proprie funciei apelate).

Panoul de activiti
Apare n dreapta documentului i v permite s facei orice, de la deschiderea de fiiere pn la
formatarea textului. De asemenea, apare automat cnd alegei efectuarea unor anumite sarcini.
Atunci cnd alegei Vizualizare-Panou de activiti se deschide ultimul panou de aciuni utilizat.
Pentru a comuta ntre panourile de aciuni utilizate recent, executai clic pe sgeile nainte i napoi, aflate n
colul din stnga sus al panoului de activiti.
 
10 - Microsoft Excel XP

Barele de instrumente
Prima dat cnd lansai n execuie Excel-ul i deschidei un document, barele de instrumente
Standard i Formatare sunt afiate sub bara de meniu. Aceste bare conin butoane pentru cele mai frecvent
utilizate comenzi Excel i un mare numr de butoane pe care le tii deja din Microsoft Word.
Cnd v poziionai cu mouse-ul pe un buton, Excel afieaz numele butonului
n SfaturiEcran. Dac cel puin o bar de instrumente este vizibil putei utiliza un
meniu de comenzi rapide pentru a afia sau a ascunde barele de instrumente incluse.
Pentru aceasta facei clic pe bara de instrumente utiliznd butonul drept al mouse-ului.
Un marcaj de selectare nseamn c bara de instrumente este afiat.
Dac nici o bar de instrumente nu este afiat sau dorii s afiai i altele alegei comanda Bare de
instrumente din meniul Vizualizare pentru a vedea o list de bare de instrumente. n caseta de dialog
Particularizare (din meniul Bare de instrumente) putei, de asemenea, mri butoanele de pe barele de
instrumente, le putei ascunde SfaturileEcran, crea noi bare de instrumente i putei aduga sau terge
butoane i opiuni.
Barele de instrumente Standard i Formatare sunt normal ancorate sub bara de meniu. Cnd afiai
alte bare de instrumente, acestea pot apare fie stivuite n ordinea afirii lor, fie plutitoare ca ferestre mici
pe ecran. Pentru a rearanja barele de instrumente stivuite este suficient s le glisai.
Unele bare de instrumente (de exemplu Standard i Formatare) conin mai multe butoane dect pot fi
afiate n acelai timp pe ecran. Ca s vedei aceste butoane ascunse, executai clic pe butonul Opiuni bar
de instrumente din extremitatea dreapt a barei de instrumente.

Bara de stare este poriunea de la baza ferestrei unde Excel ofer informaii despre registrul de
calcul activ sau operaia pe care o executai. Tot aici utilizatorul i rezolv sarcinile privind amplasarea
rezultatelor n celulele foii de calcul. Ea include o zon de calcul automat unde Microsoft Excel afieaz
formula pentru valorile din celulele selectate.
Bara de stare i bara de formule sunt afiate implicit. Pentru a le ascunde, alegei comanda Opiuni
din meniul Instrumente. Selectai apoi tab-ul Vizualizare i golii casetele de selectare Bar de stare i Bar
de formule de sub Afiare.

Bara pentru formule poate fi utilizat pentru editarea coninutului celulelor text, numere sau
formule, cel mai frecvent fiind vorba despre ultima variant. Microsoft Excel afieaz referina celulei active n
caseta de nume de la captul din stnga al barei de formule. Cnd ncepei introducerea textului, pe bara
pentru formule apar trei butoane.
 butonul Editare formul permite editarea formulelor;
 butonul Introducere pentru a introduce datele n celul putei executa clic pe buton n loc
s folosii tasta Enter;
 butonul Revocare anuleaz datele introduse; dac nainte de a ncepe n celul existau
alte date, acestea sunt puse napoi.

 
Noiuni de baz n Excel XP - 11 

Foaia de lucru
Foile de lucru1 fac comode memorarea, manipularea i afiarea datelor. Utiliznd foi de lucru datele
se pot vedea ntr-o perspectiv clar i se pot analiza.
Primul lucru care se vede n fereastra principal Excel este o foaie de lucru necompletat. n mod
implicit, fiecare nou registru de calcul conine trei foi2. Pentru fiecare foaie dintr-un registru de calcul Microsoft
Excel afieaz o etichet deasupra barei de stare de la baza ecranului (Foaie1, Foaie2, Foaie3). Pentru
opiuni suplimentare executai clic dreapta.
n cazul n care lucrai cu registre de calcul ce au mai mult de trei foi putei schimba numrul de foi
prestabilit urmrind secvena de comenzi: Instrumente-Opiuni-General. n caseta Foi registrul de lucru
nou mrii valoarea la numrul dorit.
Coloanele sunt numerotate prin litere (sunt 256 de coloane, notate de la A la Z i apoi de la AA la IV)
iar rndurile prin numere (sunt 65536 de linii, numerotate de la 1 la 65536)3. O celul poate conine pn la
65 de mii de caractere.
Pentru a identifica fiecare din cele peste 16 milioane de celule ale foii de calcul, Microsoft Excel
folosete o adres sau referin, care provine din coloana i rndul pe care se afl (deci va conine o liter i
un numr). De exemplu, referina celulei aflate n colul din stnga-sus a foii de calcul este A1.

Observaie. O celul identificat prin combinaia 4B este fals. O adres ncepe numai cu o liter. Corect este B4.
Un registru de calcul standard, cu trei foi, conine peste 50 de milioane de celule!

Microsoft Excel pune la dispoziie i un indicator de celul,


care se deplaseaz n cadrul foii de lucru pe msur ce deplasai
mouse-ul. Atunci cnd se execut clic pe o celul aceasta devine
activ, adic locul n care se pot introduce sau edita date sau formule.
Ea este ncadrat ntr-un chenar ngroat i are n colul cel mai din
dreapta-jos un marcator. Litera coloanei i numrul rndului sunt redate
cu aldine pentru a facilita localizarea vizual a celulei.
Chiar sub barele de instrumente se afl caseta Caset nume,
care conine identificatorul pentru celula selectat.

Navigarea n foaia de calcul


Pentru a activa o celul exist patru modaliti: utiliznd mouse-ul, tastatura, caseta de nume sau
comanda Salt la (F5).
a. cu mouse-ul: se efectueaz clic n interiorul unei celule. Dac celula n care dorii s trecei nu
este vizibil n fereastra foii de lucru utilizai barele de derulare vertical i orizontal. Reinei c
derularea v permite numai s vedei o alt regiune a foii de lucru; indicatorul de celul rmne n
ultima celul activat pn cnd efectuai clic ntr-o alt celul.

Reinei! Cursorul normal al mouse-ului are urmtoarele utiliti:


 selecteaz instrumentele din barele de instrumente;
 activeaz celulele;
 deruleaz (prin clic) meniurile i opiunile din meniuri;
 acioneaz (prin clic) bara de derulare;
 ajut la executarea modificrilor din interiorul foilor de calcul;
 ajut la copierea sau mutarea coninutului celulelor.

1 Pe lng foile de lucru n Excel mai pot fi introduse i altfel de foi: pentru grafice sau diagrame, foi pentru formulare, foi pentru

macrou-uri etc.
2 Pentru uurarea muncii este practic s lucrai n mai multe foi de lucru denumite ct mai sugestiv. Indiferent cte foi de lucru ar

avea, un registru de calcul este un fiier unic, deci toate datele de care avei nevoie se gsesc n acelai loc.
3 Cnd tragei cu indicatorul caseta de derulare orizontal sau vertical, Microsoft Excel afieaz litera coloanei curente, respectiv

numrul liniei curente.


 
12 - Microsoft Excel XP

Semnificaia formelor cursorului de mouse n Excel


Forma cursorului Operaia realizat Condiiile n care apare
Selectare celul, domeniu de celule Poziionare n interiorul celulei
sau chiar o ntreag foaie de calcul
Mutare celul sau domeniu de celule Poziionare pe o margine a celulei sau a
domeniului de celule selectat
Copiere celul sau domeniu de celul Poziionare pe o margine a celulei sau a
domeniului de celule selectat, innd
apsat tasta CTRL
Redimensionarea nlimii unei linii Poziionare pe marginea inferioar a
antetului liniei de redimensionat
Redimensionarea limii unei coloane Poziionare pe marginea din dreapta a
antetului coloanei de redimensionat
Completare automat de date (umplere Poziionare pe colul din dreapta-jos al
cu aceeai informaie) celulei sau a domeniului selectat

+ Completare automat cu o serie de innd apsat tasta CTRL se face


(cursor cruce neagr) date (umplere inteligent) poziionarea pe colul din dreapta jos al
celulei sau domeniului selectat
Explicaie de tip Ce este aceasta? Selectarea din meniul Ajutor a comenzii
despre obiectul indicat Ce este aceasta? sau tastarea
combinaiei de taste SHIFT+F1

b. cu tastatura: dac foaia de calcul are doar cteva rnduri i coloane este foarte simplu s v
deplasai folosind sgeile. Dar, mai devreme sau mai trziu, foaia de calcul va deveni prea mare
pentru a mai ncpea ntr-o singur fereastr. n tabelul de mai jos sunt redate cele mai uzuale
taste pentru deplasare n cadrul unei foi de lucru.

Apsai Pentru a v deplasa

,,, cu o celul mai sus, mai jos, la dreapta, la stnga


Enter cu o celul mai jos
Shift+Enter cu o celul mai sus
Tab cu o celul la dreapta
Shift+Tab cu o celul la stnga
Pg Up/Pg Dwn cu un ecran mai sus/mai jos
CTRL + Home la nceputul foii de calcul (celula A1)
CTRL + End n colul din dreapta jos al celulelor ocupate
CTRL + End + pe ultimul rnd al foii de lucru
CTRL + End + n ultima coloan
CTRL + Pg Dwn la foaia urmtoare
CTRL +Pg Up la foaia precedent
F5 (Salt la) la celula sau domeniul specificat
ALT+PgDwn cu un ecran la dreapta
ALT+PgUp cu un ecran la stnga

 
Noiuni de baz n Excel XP - 13 
Observaii:
 Spre deosebire de metoda derulrii, prin utilizarea tastaturii se deplaseaz indicatorul de celul.
 Dac tasta Scroll Lock este activ, tastele direcionale produc deplasarea ntregii foi i nu trecerea
dintr-o celul n alta.
 Atunci cnd apsai tasta End trecei n modul de lucru End (uitai-v pe bara de stare, n dreapta).

Ce se va ntmpla n continuare depinde de tasta pe care o vei apsa prima dat. Dac apsai una dintre
sgei, vei ajunge la urmtoarea celul care conine informaii. Apsai Home pentru a ajunge la ultima
celul din bloc n partea dreapt. Sau apsai Enter pentru a ajunge la ultima celul de pe rndul curent.
Modul de lucru End este util atunci cnd trecei des de la un bloc de celule la altul.

c. cu caseta de nume: dac dorii s activai o anumit celul care nu e vizibil pe ecran, putei
utiliza caseta de nume. Efectuai clic n aceast caset, tastai adresa celulei pe care dorii s o
activai, apoi apsai Enter.
d. cu comanda Salt la (F5 de pe tastatur): se deschide caseta de dialog Salt la, introducei adresa
celulei i apsai Enter sau efectuai clic pe OK. Caseta de dialog Salt la mai poate fi obinut i
prin apelarea meniului Editare comanda Salt la sau apsarea concomitent a tastelor CTRL+G.

Butonul Special deschide caseta de dialog Salt special ce v permite accesul la formule, formatare
condiional, precedene, dependene i multe alte caracteristici ale unui registru de calcul Excel. De
asemenea este i un bun instrument pentru auditul unui registru de calcul creat de altcineva.

Sugestie:
 Folosii butonul Panoramare de pe bara cu instrumente de lucru Standard pentru a mri sau micora foaia de
calcul pentru a v forma o imagine general a acesteia.
 Indiferent ce metod utilizai pentru deplasarea printr-o foaie de lucru, exist o combinaie de taste pe care e bine
s o cunoatei.

Deplasarea ntre foi


Deplasarea de la o foaie la alta se poate face n dou moduri:
 printr-un clic de mouse pe eticheta foii pe care se dorete s se fac deplasarea;

 
14 - Microsoft Excel XP

 dac nu se vede eticheta unei anumite foi se pot folosi cele patru butoane de deplasare
rapid, aflate n stnga etichetelor foilor de calcul iar apoi se execut clic pe eticheta foii care
se dorete a fi adus n prim plan.
Eticheta foii de lucru curente

Derulare pn la ultima foaie

Derulare cu cte o etichet spre dreapta

Derulare cu cte o etichet spre stnga

Derulare pn la prima foaie

Deplasarea ntre foi de calcul din registre diferite


n Excel exist posibilitatea de a lucra simultan cu mai multe registre de lucru deschise simultan.
Fiecrui registru deschis i corespunde un buton pe bara de aplicaii a sistemului de operare Windows.
Deplasarea de la un registru la altul se poate face att folosind tastatura:
Aciune Tipul deplasrii
ALT+R, apoi numrul documentului (1, 2, ) din Trecerea direct la un anumit registru prin intermediul
lista cu documentele deschise meniului Fereastr
CTRL+TAB sau CTRL+F6 Trecerea succesiv de la un registru la altul, n
ordinea n care au fost deschise
SHIFT+CTRL+TAB sau SHIFT+CTRL+F6 Trecerea succesiv de la un registru la altul n
ordinea invers n care acestea au fost deschise.
ct i mouse-ul
 folosind butoanele corespondente de pe bara de sarcini a sistemului de operare Windows.

 fcnd clic n fereastra de document care conine registrul Excel n cazul n care este vizibil o
parte din acesta;
 selectnd din meniul Fereastr numele registrului aflat n lista numerotat de la baza acestuia.

Observaie. Numele registrului activ va aprea bifat n lista cu numele documentelor Excel deschise simultan, afiate la
baza meniului Fereastr.

Domenii i referine de celule


Se poate lucra la un moment dat cu o singur celul sau se pot selecta mai multe pentru a lucra cu
ele simultan. Mai multe celule selectate formeaz ceea ce se numete domeniu. Referina unui domeniu
const ntotdeauna din prima i ultima celul a domeniului, separate prin dou puncte (de exemplu: A1:B3).
Seleciile ntr-un domeniu sunt ntotdeauna de form rectangular. Celulele selectate apar umbrite i
ncadrate de un contur negru. Dei face parte din selecie, prima celul din colul stnga-sus nu este umbrit
ca i celelalte celule. Aceast celul se numete celul activ. Indiferent de aspectul su, celula activ este
ntotdeauna selectat i are culoarea alb. Celelalte celule din domeniul selectat sunt afiate ntr-o culoare
transparent (putei vedea coninutul celulelor selectate prin aceast culoare).

 
Noiuni de baz n Excel XP - 15 

Selectarea celulelor
nainte de a executa cea mai mare parte a operaiilor asupra celulelor cu date trebuie specificat
celula sau domeniul de celule la care face referire operaia respectiv. Selectarea este operaia prin care se
evideniaz prin marcare o celul sau mai multe (domenii de celule) pe o foaie de lucru. Celulele selectate vor
fi afectate de urmtoarea comand sau aciune.
Pentru a selecta celule se poate folosi att tastatura ct i mouse-ul:

Selectarea celulelor folosind tastatura


Aciune Efect
SHIFT+ Selectarea de celule adiacente (o zon contigu!) indicat de sgeat
SHIFT+
SHIFT+
SHIFT+
CTRL+ Selectarea de celule neadiacente (o zon necontigu!) indicat de sgeat
CTRL+
CTRL+
CTRL+

Selectarea cu mouse-ul se face tot n cele dou variante (contigu i necontigu), doar c rolul tastei
SHIFT este preluat de butonul stng al mouse-ului, care se va ine apsat n timpul operaiei de selectare.
n figura din stnga s-a fcut selectarea de celule
adiacente i neadiacente prin apsarea concomitent a tastei
CTRL cu butonul stng al mouse-ului.
Pentru a anula o selecie de celule se face clic pe orice
celul din foaie de calcul.
Excel afieaz n caseta Nume informaii corespunztoare
seleciei de tipul nr_linii x nr_coloane. De ndat ce ai terminat
operaia de selectare caseta Nume revine la afiarea adresei
celulei curente.

Selectarea ntregii foi de calcul se poate face prin acionarea butonului Selectare total
dreptunghiul de culoare gri din colul din stnga sus al unei foi de lucru, unde se ntlnesc anteturile de rnd i
de coloan.

  
16 - Microsoft Excel XP

Butonul de selectare a ntregii foi

Linii i coloane
Selectarea liniilor i coloanelor
 O singur linie: poziionai cursorul pe antetul de rnd astfel nct s fie o sgeat neagr i
executai clic.
 Linii contigue: poziionai cursorul pe antetul primului rnd al zonei de linii contigue astfel nct s
fie o sgeat neagr i executai clic, inei apsat butonul stng al mouse-ului i glisai n sus sau
n jos.
 Linii neadicente: poziionai cursorul pe antetul de rnd astfel nct s fie o sgeat neagr i
executai clic pentru a selecta prima linie a zonei necontigue, apoi inei apsat tasta CTRL i
continuai n acelai mod selectarea celorlalte rnduri.

n mod similar se procedeaz pentru a selecta coloane.

Observaie. Pentru a selecta mai multe celule, coloane sau rnduri nvecinate, selectai
prima celul, coloan sau rnd. Apoi, apsai i inei apsat tasta SHIFT i selectai ultima celul,
coloan sau rnd.
 

Noiuni de baz n Excel XP - 17 

Selectarea de la tastatur a liniilor i coloanelor


Combinaia de taste Rezultat
CTRL+bara de spaiu Selecteaz ntreaga coloan
SHIFT+ bara de spaiu Selecteaz ntreaga linie
CTRL+SHIFT+ bara de spaiu Selecteaz ntreaga foaie de calcul

La deschiderea programului Excel apare pe ecran o foaie de calcul standard, avnd predefinite
limea coloanelor la 8,43 mm i nlimea rndurilor la 12,75 mm. Deseori este necesar s schimbm aceste
dimensiuni, s lrgim sau s ngustm coloanele, s mrim (i mai rar) s micorm rndurile.

Modificarea limii coloanelor


 Aezai cursorul mouse-ului pe linia despritoare dintre dou capete de coloan.
 inei apsat tasta stng a mouse-ului, cursorul curent va lua forma unei cruci negre.
 Tragei acum mouse-ul spre stnga sau spre dreapta, pn cnd obinei limea dorit.
Dimensiunea va fi afiat deasupra coloanelor.
Limea coloanei se poate atribui exact prin apelarea meniului Format-Coloan-Lime i prin
tastarea valorii numerice dorite n caseta de dialog care se deschide.

Modificarea nlimii rndurilor


 Poziionai cursorul mouse-ului pe linia despritoare dintre dou capete de rnd.
 inei apsat tasta stng a mouse-ului, cursorul curent va lua forma unei cruci negre.
 Tragei acum mouse-ul n sus sau n jos, pn cnd obinei nlimea dorit. Dimensiunea va fi
afiat deasupra rndurilor.

Modificarea limii coloanelor Modificarea nlimii rndurilor


nlimea rndurilor se poate atribui exact prin apelarea meniului Format-Rnd-nlime i prin
tastarea valorii numerice dorite n caseta de dialog care se deschide.

Potrivirea automat
Pentru a redimensiona rapid o coloan sau un rnd apsai rapid de dou ori marginea din dreapta a
titlului coloanei sau cea de sub titlul rndului. Putei gsi aceast facilitate i n meniul Format-Coloan-
Potrivire automat la selecie, respectiv Format-Rnd-Potrivire automat.

Observaie.

  
18 - Microsoft Excel XP
1. Cnd selectai mai multe capete de coloan i tragei cu mouse-ul de una din marginile domeniului, toate coloanele
selectate vor avea aceeai dimensiune. Similar se procedeaz i n cazul rndurilor; liniile selectate vor avea aceeai
dimensiune.

Inserarea de rnduri i coloane


Pentru inserarea rndurilor procedai astfel:
 Efectuai clic pe capul rndului deasupra cruia dorii s mai inserai un rnd. Rndul respectiv
va fi selectat.
 Alegei din meniul Inserare opiunea Rnduri (comand posibil i prin activarea meniului de
context).
 Deasupra rndului selectat va aprea un nou rnd.
Pentru inserarea coloanelor procedai astfel:
 Efectuai clic pe capul de coloan n stnga creia dorii s intercalai o coloan suplimentar.
Coloana respectiv va fi selectat.
 Alegei din meniul Inserare opiunea Coloane (comand posibil i prin activarea meniului de
context).
 Excel va include, n partea stng a coloanei selectate, o nou coloan.
Observaie. Pentru a insera deodat mai multe rnduri i coloane selectai un numr de celule egal cu numrul de rnduri
sau coloane pe care dorii s le inserai. De asemenea, putei executa clic pe butonul care conine titlul unei coloane sau unui rnd i
alegei apoi o opiune de inserare din meniul contextual.

Pentru inserarea unei celule sau a unui domeniu de celule procedai astfel:
 Selectai o celul sau un domeniu.
 Executai clic dreapta n interiorul seleciei pentru a deschide meniul de context.
 Alegei din meniul de context comanda Inserare celule.
 Stabilii n fereastra de dialog Inserare celule n ce parte va fi mutat domeniul selectat.
 Confirmai prin clic pe OK.

 
Noiuni de baz n Excel XP - 19 

nainte de inserare Dup inserare


tergerea de rnduri i coloane
Operaia de tergere se efectueaz de obicei pentru a restrnge o foaie de calcul sau pentru a elimina
datele depite. Dei, n realitate, nu putei terge o linie sau coloan (exist un numr fix de astfel de
elemente) putei terge coninutul lor iar celulele nconjurtoare se vor muta n locul celor terse.
Pentru tergerea rndurilor procedai astfel:
 Selectai rndul pe care dorii s-l tergei.
 Alegei din meniul Editare opiunea tergere (comand posibil i prin activarea meniului de
context).
 Rndul selectat va fi ters.
Pentru tergerea coloanelor procedai astfel:
 Selectai coloana pe care dorii s o tergei.
 Alegei din meniul Editare opiunea tergere (comand posibil i prin activarea meniului de
context).
 Coloana selectat va fi tears.

Atunci cnd se terge o coloan, coloana din dreapta ei se va muta n stnga (i o nou coloan IV va
fi adugat n extremitatea dreapt a foii de calcul).
Atunci cnd este tears o linie, linia de sub ea se mut n sus (iar Excel adaug un nou rnd cu
numrul 65536 n partea de jos a foii de calcul).

Observaie. Dac selectai o linie sau o coloan i doar apsai tasta Delete, va fi ters coninutul respectivei linii sau
coloane, dar linia sau coloana (acum goal) va rmne.

 
20 - Microsoft Excel XP

Moduri de vizualizare
Vizualizarea fiierelor Excel se realizeaz folosind meniul Vizualizare. n acest meniu exist comenzi
pentru:
 stabilirea modului de vizualizare pentru foile de calcul;
 controlul vizualizrii barelor de unelte (Bare de instrumente), a barei de formule (Bar de
formul), a barei de stare (Bar de stare) i a Panoului de activiti;
 varianta de vizualizare pe ntregul ecran (Ecran complet);
 reglarea distanei cu facilitate de Panoramare.

n Excel (spre deosebire de Word) exist doar dou moduri de vizualizare a foilor de calcul:
 modul Normal este modul de vizualizare implicit (se activeaz cu comanda Normal din meniul
Vizualizare);
 modul n care se poate vizualiza amplasarea datelor dintr-o foaie de calcul n vederea tipririi
(Examinare sfrit de pagin).
Observaie. Pentru a analiza modul de amplasare a datelor dintr-o foaie de calcul pe foi de
hrtie, nainte de a da drumul la tiprirea acestora la imprimant, se poate folosi comanda Examinarea
naintea imprimrii din meniul Fiier.
Controlul vizualizrii diferitelor bare ale aplicaiei Excel
La pornirea Excel-ului apar implicit bara cu unelte Standard, bara de Formatare, bara de Formule i
Panoul de activiti.
Alte bare cu instrumente pot fi afiate sau dezactivate prin intermediul comenzii Bare de instrumente
din meniul Vizualizare. Cu ajutorul comenzii Particularizare pot fi adugate alte butoane pe barele cu unelte
existente, pot fi adugate pe bara de meniu chiar i meniuri noi i submeniuri cu comenzi.

 
Noiuni de baz n Excel XP - 21 

n pagina Comenzi putei stabili ca permanent afiarea barelor de instrumente Standard i


Formatare pe dou rnduri (Afiare bare de instrumente Standard i Formatare pe dou rnduri), precum
i afiarea total a meniurilor, astfel nct utilizatorul nu mai trebuie s de poziioneze mouse-ul de fiecare dat
pe sgeile duble pentru a derula lista complet a meniurilor (ntotdeauna se afieaz meniuri complete).

Pagina Vizualizare a casetei de dialog Opiuni conine o mulime de alte opiuni de vizualizare a unor
elemente din fereastra Excel, cum ar fi: comentariile (zona Comentarii), din zona Opiuni fereastr formulele
din celule (Formule), anteturile de rnd i coloan (Anteturi de rnd&coloan), barele de derulare vertical
i orizontal (Bar de defilare pe orizontal/vertical), etichetele foilor de lucru (Selectori foi) etc.

 
22 - Microsoft Excel XP

Vizualizarea n modul Ecran complet


Ecran complet este modul de afiare n care documentul Excel ocup maximum de ecran, disprnd
elementele de interfa grafic ce l nconjoar n mod obinuit (bara de titlu, bara de meniu, barele de unelte,
bara de stare etc.). Se poate elimina chiar i bara de formule, dar acest lucru nu este indicat dac mai avei de
efectuat prelucrri n foaie.
Revenirea la vizualizarea implicit se poate face repetnd comanda Ecran complet din meniul
Vizualizare sau executnd clic pe butonul nchidere ecran complet (aflat de obicei n colul din dreapta jos al
ecranului).

Controlarea vizualizrii
Comanda Panoramare din meniul Vizualizare permite controlarea dimensiunii n care se afieaz
documentul pe ecran, prin apropierea sau deprtarea imaginii.
La activarea opiunii Panoramare din meniul Vizualizare va aprea o caset de dialog cu
posibilitile de dimensionare (Mrire/micorare):

 
Noiuni de baz n Excel XP - 23 

 200%: de dou ori mrimea normal;


 100%: afiare n mrimea normal;
 75%: afiare micorat la trei sferturi din mrimea normal;
 50%: afiare micorat la jumtate din mrimea normal;
 25%: afiare micorat la un sfert din mrimea normal;
 Potrivire selecie: afiare astfel nct toat selecia s intre pe ecran;
 Particularizare: procente din mrimea normal diferite de cele
prezentate anterior (se tasteaz!).
Schimbarea procentului de mrire/micorare care se aplic la afiarea
normal a documentului se poate face i folosind caseta de tip list derulant
Panoramare de pe bara de unelte Standard.

Vizualizarea registrelor de lucru multiple se face din


meniul Fereastr. Deoarece fiecare registru de lucru este o fereastr
separat, registrele de lucru se pot aranja pe orizontal, pe vertical sau n
orice mod se dorete. De asemenea se pot vizualiza mai multe foi de lucru
ntr-o fereastr.

Se alege una din cele patru variante de aranjare simultan i anume:


 varianta Rearanjat i redimensionat mparte ecranul n mod egal ntre registrele deschise;
 varianta Orizontal mparte ecranul pe orizontal, astfel nct ferestrele s fie aezate una
sub cealalt;
 varianta Vertical mparte ecranul pe vertical, astfel nct ferestrele s fie aezate una
lng cealalt;
 varianta n cascad afieaz ferestrele una n spatele celeilalte, astfel nct s se vad bara
de titlu a fiecreia.

Vizualizarea simultan a mai multor pri ale aceleiai foi


Fereastra de document poate fi mprit n dou sau n patru zone.
mprirea n dou a unei ferestre document se face astfel:
 fie se selecteaz un anumit rnd din foaia de calcul i se activeaz comanda Scindare din
meniul Fereastr i n acest caz are loc o divizare n dou pe orizontal n dreptul rndului
selectat;
 fie se selecteaz o anumit coloan din foaia de calcul i se activeaz comanda Scindare din
meniul Fereastr i n acest caz are loc o divizare n dou pe vertical n dreptul coloanei
selectate.

 
24 - Microsoft Excel XP

mprirea n patru a ferestrei de document se face astfel: se selecteaz o celul care va marca
intersecia locului n care are loc divizarea pe orizontal i vertical, apoi se activeaz comanda Scindare din
meniul Fereastr.
n toate situaiile, revenirea la afiarea ntr-o singur fereastr se face cu comanda Eliminare scindare.

Ascunderea/reafiarea unor linii i coloane


Ascunderea liniilor i/sau a coloanelor v permite s interzicei tiprirea anumitor lucruri dac
respectivele date nu prezint interes pentru persoana care va citi raportul tiprit sau s simplificai modul de
afiare al unei foi, eliminnd coninutul care v-ar putea distrage atenia sau care aglomereaz vizual fereastra
n timp ce lucrai.
Pentru ascunderea unor linii sau coloane se pot folosi urmtoarele metode:
 se selecteaz liniile sau coloanele de ascuns i se activeaz comanda Ascundere din meniul
contextual;
 se selecteaz liniile sau coloanele de ascuns i se activeaz Ascundere din comenda
Rnd/Coloan aflat n meniul Format;
 se redimensioneaz linia sau coloana de ascuns pn devine att de subire nct nu se mai
vede.
Observaie. n momentul ascunderii unor linii sau coloane apar linii ngroate n locul zonelor ascunse.
Ascunderea anumitor elemente din foaia de calcul se face de obicei fie pentru a elimina din vizor datele care nu
prezint interes n momentul respectiv (datele nu dispar de tot!), fie pentru a proteja anumite celule cu date sau
formule importante de accesul unor utilizatori neavizai care ar putea distruge situaia de calcul respectiv.
Pentru reafiarea liniilor sau coloanelor se folosete comanda Reafiare procedndu-se n prealabil
la selectarea liniilor sau coloanelor adiacente zonei ascunse.

 
Noiuni de baz n Excel XP - 25 

Pentru ascunderea/reafiarea n ntregime a registrului se folosete comanda Ascundere respectiv


Reafiare din meniul Fereastr.

Ascunderea liniilor de gril ale celulelor face invizibile toate liniile de gril ale celulelor
dintr-o foaie de lucru. Acest lucru este util atunci cnd liniile de gril ar putea distrage atenia, cum ar fi n
machete particularizate sau n pagini Web.
Dezactivarea liniilor de gril sau modificarea culorii acestora se face astfel:
1. Din meniul Instrumente se alege comanda Opiuni.
2. Din pagina Vizualizare se dezactiveaz opiunea Linii de gril sau se alege din lista
Culoare linii de gril o alt culoare a liniilor de gril.
3. Se alege butonul OK pentru preluarea opiunii alese.

Imobilizarea unor linii i coloane


n cazul unor tabele mari prin derulare n jos nu se mai vede semnificaia coloanelor, iar prin derulare
la dreapta nu se mai vede la un moment dat semnificaia liniilor din tabel. n astfel de situaii se poate folosi
facilitatea de ngheare a celulelor ce formeaz antetul tabelului. nghearea panourilor pstreaz vizibile
etichetele de rnduri i de coloane n timpul defilrii. Este posibil nghearea panoului orizontal de sus, a
panoului vertical din stnga sau a ambelor. Panourile ngheate au attea rnduri n adncime sau attea
coloane pe lime ct este necesar.
nghearea se face n doi pai:
1. n prima etap se specific locul unde are loc nghearea. Astfel, n cazul ngherii unui cap
de tabel (eventual i rndul de deasupra tabelului care conine titlul), se selecteaz primul
rnd de sus al capului de tabel. Dac se dorete nghearea uneia sau mai multor coloane, se
selecteaz coloana din dreapta celor care trebuie s rmn fixe.
2. Se activeaz comanda ngheare panouri din meniul Fereastr sau din meniul contextual.
Observaie. Dac se dorete nghearea n aceeai foaie att a unor rnduri ct i a unor coloane, se selecteaz o
singur celul cea care se afl sub rndurile care vor rmne pe loc i n dreapta coloanelor care vor rmne pe loc.
Indiferent de felul n care s-a fcut imobilizarea ntr-o fereastr Excel, anularea ngherii se face
foarte simplu: doar se selecteaz comanda Anulare ngheare panouri din meniul Fereastr.

Obinerea asistenei n Excel


Putei plasa indicatorul mouse-ului pe orice element dintr-o fereastr Excel i, dup o scurt pauz, va
aprea un SfatEcran care v va spune numele acelui element.
Dac vrei s tii mai multe, apsai combinaia de taste SHIFT+F1 sau alegei Ajutor-Ce este
aceasta? din meniul Ajutor, care activeaz asistena de tip Ce este aceasta? Indicatorul mouse-ului se

  
26 - Microsoft Excel XP

transform ntr-o sgeat cu un semn de ntrebare. Plasai-l pe orice element i executai clic. Va aprea o
descriere-caset a elementului. Apsai tasta ESC sau executai clic n afara sugestiei pentru a o nchide.
Ca s obinei acces la setul complet de fiiere de asisten din Excel, alegei Ajutor-Ajutor pentru
Microsoft Excel sau apsai tasta F1. Dac asistentul Office este activ, aceast comanda va afia asistentul,
n caz contrar se afieaz fereastra Ajutor.

n fereastra Microsoft Excel Help putei cuta un subiect folosind pagina Contents, alfabetic folosind
pagina Index sau prin introducerea unei ntrebri n pagina Answer wizard.
 

Noiuni de baz n Excel XP - 27 

Utilizarea registrelor de calcul


Atunci cnd se dorete salvarea sau ncrcarea unei colecii formate din una sau mai multe foi de
calcul, este nevoie ca acestea s fie salvate ntr-un registru de lucru. Cu toate c se pornete cu un singur
registru de lucru, este posibil s se lucreze cu cteva n acelai timp. Fiecare registru de lucru este vizibil
ntr-o fereastr.
Crearea unui registru
Pentru a crea un registru de lucru cu un coninut, aspect i formule predefinite se poate utiliza un
ablon. Excel furnizeaz abloane standard, incluznd facturi, chitane i comenzi. De asemenea se pot
prelua abloane de la alte persoane sau se pot crea unele proprii care pot fi partajate de alii.
Dup deschiderea ablonului, putei folosi butoanele din bara sa cu instrumente pentru a completa
documentul.
Pentru a crea un registru nou se poate proceda astfel:
1. Se folosete comanda Nou din meniul Fiier urmnd a alege din Panoul de activiti Registrul de
lucru nou pentru una din dou variante:
 din zona Nou alegei Registru de lucru necompletat sau Nou din registru de lucru
existent;
 din zona Nou din ablon alegei abloane generale. Se deschide caseta de dialog
abloane n care ori se face clic pe pagina General i apoi dublu clic pe icon-ul Registru de
lucru ori pe pagina Soluii tip foaie de calcul pentru a afia abloane particularizate i apoi
dublu clic pe tipul de ablon dorit ca model.
2. Se face clic pe butonul Nou din bara de unelte Standard. Rezult un registru de lucru nou, bazat
pe ablonul implicit (registru gol).
3. Se apas combinaia de taste CTRL+N.

nchiderea registrelor de lucru


Pentru nchiderea registrului de lucru curent se poate proceda n mai multe feluri:
 se activeaz comanda nchidere din meniul Fiier;
 se face clic cu mouse-ul pe al doilea buton Close din dreapta sus;
 se face dublu clic pe butonul sistem al ferestrei document;

  
28 - Microsoft Excel XP

Salvarea unui registru de lucru


Crearea spaiilor de lucru se face salvnd informaii despre toate registrele de lucru deschise, cum ar
fi amplasarea fiierelor lor, dimensiunile ferestrei i poziiile pe ecran. n Excel XP este posibil crearea
diferitelor colecii de registre de lucru i aranjamente de ferestre pentru adaptarea la stilul propriu de lucru
Dup ce ai construit structura de baz a foii de calcul i ai introdus cteva date este bine s salvai
ceea ce ai lucrat cu un nume sugestiv. Dac v oprii din lucru putei s nchidei fiierul i s revenii mai
trziu asupra lui. Executai un clic pe butonul Salvare4, alegei folderul corespunztor i dai registrului de
lucru un nume de fiier valabil (nu este nevoie s scriei extensia .xls). Nu sunt permise caractere de genul /
(slah) * (asterisc) ? (semn de ntrebare) n numele unui registru.

Observaii.
1. La prima salvare se poate utiliza comanda Salvare ca.
2. Pentru asocierea i afiarea unor informaii rezumative la un fiier se utilizeaz comanda Proprieti din meniul
Fiier. Apare o caset de dialog special. Dac primele trei pagini din caset ofer informaii legate de fiier, ultimele
dou permit asocierea de informaii fiierului curent n vederea unei mai uoare identificri ulterioare.
3. Dac dorii s modificai folderul prestabilit n care vor fi salvate fiierele registrelor de calcul, alegei Instrumente-
Opiuni i executai clic pe pagina General. n caseta de text Amplasare fiier implicit introducei calea i numele
folderului n care vrei s v salvai fiierele.

Protejarea coninutului unui registru de calcul


n cazul unor registre de lucru cu un coninut deosebit de important, poate chiar confidenial, se
impune gsirea unor metode de protecie a acestora. Aceste msuri pot fi precizate n caseta care apare la
activarea comenzii Opiuni generale din lista de opiuni a butonului Instrumente de pe bara de unelte a
casetei de salvare.

Astfel n cadrul unei operaii de salvare a unui registru de lucru sunt incluse urmtoarele variante de
protecie:
 protecia registrului prin crearea unei copii de siguran a fiierului respectiv (Se creeaz
ntotdeauna o copie de rezerv);

4 La fel ca toate aplicaiile Microsoft Office, programul Excel uureaz salvarea lucrrilor punndu-v la dispoziie butoane n barele

de instrumente, comenzi de meniuri i combinaii de taste rapide, pentru a se conforma oricrui stil de lucru.
 
Noiuni de baz n Excel XP - 29 

 protejarea prin accesul la fiier doar pe baz de parol (Partajare fiier) cu dou variante:
protejarea la deschiderea fiierului (Parol pentru deschidere) i protejarea la modificarea
fiierului (Parol pentru modificare);
 protejarea prin acces doar pentru citire (Acces recomandat doar n citire).

Salvarea automat
Excel-ul poate fi programat ca la un anumit interval de timp s salveze registrul de calcul curent, fr
s mai ntrerup utilizatorul din lucru pentru operaia de salvare. Aceast salvare automat este foarte util
innd cont de faptul c nu de puine ori pot aprea tot felul de incidente nedorite, mergnd chiar pn la
oprirea calculatorului.
Activarea acestei faciliti se face astfel:
1. Din meniul Instrumente se selecteaz comanda Opiuni, eticheta Salvare.

2. Pentru a preciza numrul de minute dup care s se fac automat salvarea se selecteaz cutia
Salvare informaii pentru recuperare automat la i se introduce numrul de minute dorit.
3. Se acioneaz butonul OK.

Salvarea foilor de calcul drept abloane


Uneori avem nevoie ca mai multe registre de calcul s aib acelai format i aceleai configurri
predefinite. Pentru simplificarea pe viitor a lucrului, este bine s folosim abloane de registre de calcul.
Acestea vor avea extensia .xlt n loc de .xls i vor fi salvate n folderul abloane.
Pentru a salva un fiier sub form de ablon urmai secvena Fiier-Salvare ca iar n caseta de
Salvare alegei ablon din lista Fiiere de tip.

Partajarea i mbinarea registrelor de lucru


Pentru pstrarea mai multor copii ale unui registru de lucru i urmrirea modificrilor aduse unui
registru de lucru de ctre mai multe persoane se folosete partajarea fiierelor.

Pentru a partaja un registru de lucru procedai astfel:


1. Din meniul Instrumente alegei opiunea Partajarea registrului de lucru.

 
30 - Microsoft Excel XP

2. n tabulatorul Editare din caseta de dialog Partajare registru de lucru permitei efectuarea de
modificri de ctre mai muli utilizatori.
3. n tabulatorul Complex specificai cnd dorii ca modificrile s fie reactualizate i cum dorii s
fie tratate conflictele.
4. Executai clic pe OK.
Pentru a mbina registrele de lucru:
1. Din meniul Instrumente alegei opiunea Comparare i mbinare registre de lucru.
2. Selectai registrele de lucru care vor fi mbinate n cel curent.
3. Executai clic pe OK.

Observaie. Pentru a readuce registrul la starea n care era nepartajat, alegei opiunea Partajare registru de
lucru din meniul Instrumente i nu bifai caseta de validare Se accept modificri. De asemenea putei proteja i
partaja printr-o singur operaie alegnd opiunea Protejare i partajare registru de lucru din submeniul Protecie.

Deschiderea unui registru existent pe disc


Legat de aceast activitate n Excel exist dou posibiliti de lucru:
 regsirea unui document Excel;
 importarea documentelor create cu alte aplicaii.

Deschiderea unui registru de calcul salvat anterior


Programul Excel (i sistemul de operare Windows) ofer o mulime de ci pentru deschiderea unor
fiiere registre de calcul existente, cu care presupunem c suntei deja familiarizai.
Pentru a deschide un fiier pe care l-ai creat i salvat, fie derulai meniul Fiier fie utilizai Panoul de
activiti. Excel pstreaz o list cu ultimele patru fiiere folosite n partea de jos a meniului Fiier,
numerotate n ordinea utilizrii, respectiv n zona Deschidere registru de lucru din Panoul de activiti.
Dac fiierul pe care l cutai nu este acolo, executai clic pe butonul Deschidere sau alegei comanda
Deschidere din meniul Fiier i cutai-l n folderul n care v pstrai de obicei datele.
n toate cazurile apare caseta de dialog Deschidere.
Aciunile posibile n aceast caset de dialog sunt:
 deschiderea unui fiier: clic pe numele lui n lista de fiiere (sau se tasteaz numele lui n
zona Nume fiier) i apoi se acioneaz butonul Deschidere sau dublu clic pe numele
fiierului;
 
Noiuni de baz n Excel XP - 31 

 mutarea n alt folder: dublu clic pe numele folderului dorit pentru a intra n el; clic pe butonul
Mai sus cu un nivel pentru a merge n folderul printe; folosirea listei Privire n pentru
selectarea folderului dorit;
 cutarea fiierului dorit cu butonul Instrumente comanda Cutare (dup coninut sau dup
dat);
 deschiderea n copie sau n modul doar n citire, pentru protejarea versiunii originale
mpotriva oricror modificri.
O anumit caracteristic interesant a acestei casete de dialog este bara vertical din partea stng.
Executnd clic pe butonul Istoric vei obine o list extins a fiierelor Excel deschise recent, mpreun cu
scurtturi ctre dosarele utilizate la deschiderea documentelor Office. n cazul n care fiierele Excel sunt
stocate n intranetul companiei sau ntr-un server Web, v stau la ndemn, pentru acces rapid, butoanele
Preferine i Amplasare n reea.

Importarea documentelor n Excel


Excel-ul poate s importe documente dintr-o gam larg de aplicaii. Convertirea lor n formatul Excel
se face astfel:
1. Se execut comanda Deschidere.
2. n caseta Deschidere se deruleaz lista Fiiere de tip i se selecteaz tipul fiierului care se
import (baz de date Acces, fiier Lotus, baz de date compatibil FoxPro etc.).
3. Ca rezultat n lista de fiiere din fereastr apar doar cele de tipul precizat. Se selecteaz fiierul
care se dorete a fi importat.
4. Se acioneaz butonul Deschidere.

Observaie. Excel va pstra formatrile speciale i fonturile documentului creat cu alt aplicaie.

 
32 - Microsoft Excel XP

Operaii cu foile de lucru


n cele ce urmeaz vom face un tur rapid printre cele mai uzuale operaii cu foile de calcul.
1. Adugarea de culoare pe selectorii de foi. Facei clic cu butonul din dreapta al mouse-ului pe
selectorul foii, apoi facei clic pe Culoare fil. Alegei culoarea dorit i apoi facei clic pe OK.

2. Reordonarea foilor de lucru se face cu ajutorul butoanelor de derulare a etichetelor. Este


posibil ca numrul de foi din registrul de calcul s depeasc numrul de etichete care se pot
afia la baza ferestrei foii de calcul. Pentru aceasta se pot folosi butoanele de derulare din
stnga etichetei Foaie1 pentru a aduce n cmpul vizual etichetele foilor ascunse, fr s
schimbai foaia activ. Se execut clic pe butonul Prima foaie sau Ultima foaie pentru a
afia etichetele foilor respective i pe butoanele Foaia anterioar sau Foaia urmtoare
pentru a aduce etichetele n cmpul vizual, una cte una.
3. Inserarea unei noi foi de lucru se face pentru a crea attea foi de lucru cte sunt necesare
pentru un registru de calcul. Pentru aceasta alegei din meniul Inserare comanda Foaie de
calcul sau dac executai clic cu butonul drept al mouse-ului pe eticheta unei foi apare meniul
de comenzi rapide din care selectai Inserare. Se deschide caseta de dialog Inserare din care
putei opta pentru fiierul dorit. Noile foi sunt adugate cronologic. De exemplu, dac ai adugat
Foaia4 i apoi ai ters-o, urmtoarea nou foaie va fi denumit Foaia5, chiar dac Foaia4 nu
mai exist n registrul de calcul.

4. Este posibil, de asemenea, tergerea foilor de lucru dac acestea sunt prea multe. Executai
clic dreapta pe eticheta foii pe care vrei s o tergei i alegei tergere sau din meniul Editare
alegei comanda tergere foaie.
5. Redenumirea se folosete pentru a particulariza colecia de foi de lucru cu care se lucreaz.
Pentru aceasta executai dublu-clic pe eticheta foii de lucru pentru a-i selecta numele

i apoi tastai noua denumire5 (de exemplu



5 Numele unei foi de lucru poate conine maxim 31 de caractere (spaiile sunt pernise).

 
Noiuni de baz n Excel XP - 33 

eticheta Foaie3 o redenumim A treia foaie de calcul) sau facei clic cu dreapta pe eticheta foii
pe care dorii s o redenumii i alegei comanda Redenumire. De asemenea, putei alege
opiunea Format-Foaie-Redenumire pentru a schimba numele foii curente, dup care putei
scrie noua denumire. Pentru validare apsai Enter.
6. Ascunderea foilor de lucru se face dac altcineva nu trebuie s vad registrul de calcul. Este
posibil ca acest lucru s se fac pentru a pstra unele date ascunse, dar utilizate totui ntr-o
formul pe una din foile de lucru vizibile din alte registre de calcul. Pentru aceasta alegei din
meniul Format secvena Foaie-Ascundere.
7. Mutarea. Pentru a muta o foaie de calcul executai clic cu butonul drept al mouse-ului pe
eticheta foii dorite i alegei comanda Mutare sau copiere din meniul de comenzi rapide ataat
etichetei sau din meniul Editare sau pur i simplu glisai eticheta foii de calcul n noua locaie.
Astfel o foaie de calcul poate fi mutat cu uurin n cadrul unui registru sau dintr-un registru n
altul. Indicatorul mouse-ului este nsoit de o mic pictogram de pagin.

nainte de mutare Dup mutare

8. Copierea foilor de calcul se poate face fie n acelai registru de calcul, fie dintr-un registru de
calcul n altul. Se urmeaz paii:
a. Se selecteaz foile de copiat6.
b. Se alege comanda Mutare sau copiere foaie din meniul Editare sau din meniul contextual.
Apare caseta de dialog Mutare sau copiere.
c. Se specific destinaia foilor copiate astfel:
 n lista derulant Se mut foile selectate se selecteaz registrul de calcul destinaie (n
cazul copierii din registrul de lucru curent n altul deschis);
 n lista cu foile de calcul a registrului destinaie naintea foii se selecteaz foaia naintea
creia vor aprea foile copiate.
d. nainte de a iei din caseta de dialog nu uitai s bifai opiunea Crearea unei copii (implicit
se execut operaia de mutare).
e. Finalizarea operaiei se face printr-un clic pe OK. Rezultatul este o nou foaie de calcul cu
coninut identic i numele urmat ntre paranteze de numrul copiei.

Copierea se poate face simplu utiliznd tehnica glisrii i anume se selecteaz eticheta foii de
calcul care se dorete a fi copiat, se ine apsat tasta CTRL i se gliseaz n noua locaie.


6 La transferul n alt registru de calcul acesta trebuie deschis.

 
34 - Microsoft Excel XP

Metoda prin glisare este posibil i pentru copiere (respectiv mutare) n alt registru, cu
condiia ca ambele fiiere s fie deschise i s se vad pe ecran n cte o fereastr.
9. Gruparea i separarea foilor. Foile pot fi grupate pentru a uura crearea sau formatarea a
dou sau mai multe foi identice. De exemplu, putei crea o foaie pe care s o copiai n alte dou
sau putei s grupai trei foi goale i s introducei date o singur dat nu mai este necesar
copierea ulterioar. Deoarece foile au fost conectate nainte de introducerea coninutului, acesta
este automat plasat n toate foile grupate.
Pentru a grupa foi executai clic pe una din etichetele foilor ce vor face parte din grup
i apsai tasta CTRL. innd apsat tastat CTRL, executai clic pe restul foilor ce vor
compune grupul. Toate etichetele foilor grupate vor deveni albe i n bara de titlu, dup
numele registrului de calcul, va aprea indicatorul [Grup].

Putei grupa o serie de foi apsnd tasta SHIFT n timp ce executai clic pe prima i
apoi pe ultima etichet din serie. Toate foile dintre prima i ultima etichet vor fi incluse n
grup. De asemenea putei grupa toate foile dintr-un registru de calcul executnd clic dreapta
pe orice foaie i alegnd Selectarea total foi din meniul rapid. Ca s separai foile grupate
executai clic pe o etichet de foaie din afara grupului sau clic dreapta pe orice etichet din
cele grupate i alegei Anularea gruprii foilor.
10. Protejarea foilor de calcul. Registrele de lucru se pot proteja n vederea asigurrii c nimeni nu
va modifica ceea ce s-a lucrat. Se pot proteja o foaie de lucru individual sau pri dintr-o foaie
de lucru. De asemenea, se va aduga o parol, dac se dorete ca anumite persoane s poat
s modifice ce s-a lucrat iar altele nu. Comanda pentru protejare se gsete n meniul
Instrumente-Protecie. Protejarea structurilor i a ferestrelor registrelor de lucru se face pentru
a mpiedica alte persoane s adauge sau s tearg foi de lucru, s ascund sau s afieze foi
de lucru sau s adauge macrocomenzi la registrul de lucru. Este posibil, de asemenea, s se
interzic altor persoane s modifice modul n care sunt afiate ferestrele ntr-un registru de lucru.

 
Noiuni de baz n Excel XP - 35 

Protejarea coninutului unei foi de calcul cum ar fi datele din celule, formulele ascunse i
liniile sau coloanele ascunse, se face pentru a mpiedica o macrocomand sau o diagram s
aib acces la date sensibile. Se pot proteja, de asemenea, obiecte cum ar fi: hri, comentarii i
etichete de diagrame. Scenariile se pot proteja i ele. Pentru aceasta selectai celule care se
doresc a fi protejate i alegei din meniul Format comanda Celule. Din caseta de dialog care se
deschide facei clic pe eticheta Protecie i bifai Blocate (aceast opiune nu este valid dect
dac se protejeaz foaia de lucru.
11. Sintetizarea foilor de lucru. Dac exist date pe mai multe foi de lucru care se doresc a fi
combinate, este posibil sintetizarea acestora ntr-o nou foaie de lucru.
Sintetizarea datelor dup poziie este posibil dac datele cu care se dorete s se lucreze
sunt n aceeai poziie n fiecare foaie de lucru. S presupunem c exist foi de lucru referitoare
la vnzrile unei societi pentru fiecare regiune. Dac vnzrile totale pentru fiecare regiune
sunt n acelai rnd i coloan, se poate crea un total general pentru toate regiunile, adunnd
vnzrile fiecrei regiuni prin sintetizare. Acest fel de sintetizare dup poziie are n multe privine
aspectul lucrului cu un cub gigantic.
Sintetizarea dup categorie se face dac mai multe coloane de date sunt la fel, dar rndurile
sunt diferite. De exemplu, pe baza informaiilor despre mrfurile vndute n fiecare regiune, se
poate construi o foaie coordonatoare cu toate mrfurile vndute de societate.
Legarea datelor sintetizate se face dac se dorete sintetizarea datelor pentru a reflecta
modificrile din foaia de lucru original. Dac se alege aceast opiune exist sigurana c
rezumatele sintetizate sunt ntotdeauna actualizate. Mai multe detalii n lecia Gestiunea datelor
n Excel, paragraful Centralizarea datelor prin consolidare.

FERII-V de ANULARE!
Ca toate aplicaiile Office, programul Excel cuprinde un buton Anulare i o scurttur de la tastatur
corespunztoare CTRL+Z. dar, spre deosebire de programul Word, care stocheaz un numr nelimitat de modificri,
programul Excel poate anula numai ultimele 16 aciuni. Atunci cnd bufferul Anulare este plin, cea mai veche intrare din
list dispare pentru a face loc pentru cea mai recent modificare, mutare, copiere, introducere de date sau alt aciune.
Caracteristica Anulare din programul Excel are i anumite limitri semnificative. De exemplu, dac tergei
rnduri dintr-o list i apoi eliminai schia, nu putei anula vreo modificare. Tot aa, prin adugarea unei diagrame sau unui
alt obiect ntr-o foaie de lucru se terge complet istoricul Anulare. Nu exist absolut nici o avertizare nainte ca programul
Excel s tearg bufferul Anulare, iar dvs. nu putei reface ulterior coninutul acestuia.

  
36 - Microsoft Excel XP

Minimul pe care trebuie s-l tii

Pentru
Lansarea programului Excel Alegei opiunea Microsoft Excel din meniul Programs
Ieirea din Excel Alegei Fiier-Ieire
Deschiderea unui meniu n Excel Indicai numele meniului i executai clic
Alegerea unei comenzi din Excel Indicai numele comenzii i executai clic
Utilizarea unui buton Indicai pictograma butonului i executai clic
Gsirea unui subiect din Ajutor Alegei Ajutor-Ajutor pentru Microsoft Excel i apoi subiectul
Obinerea asistenei n context Apsai F1
A crea un registru din ablon Urmai secvena Fiier-Nou
A nchide un registru de calcul Selectai Fiier-nchidere
A salva un registru de calcul Folosii una din comenzile de Salvare
A deschide un registru de calcul Fiier-Deschidere sau clic pe butonul Deschidere
A comuta ntre registre deschise Apsai CTRL+F6
A obine o celul activ Execut clic pe celul
A v deplasa la o anumit celul Tastai referina celulei n Caseta nume sau apsai F5.
A selecta o linie/coloan Executai clic pe antetul de rnd/coloan
A schimba nlimea unui rnd/limea Tragei cu mouse-ul marginea titlului de rnd/coloan
unei coloane
A insera rnduri/coloane Selectai numrul de rnd sau litera de coloane, clic dreapta pe
selecie i apoi Inserare
A terge coninutul celulelor, rndurilor Clic pe Editare-tergere
sau coloanelor selectate
A controla vizualizarea Folosii butonul Panoramare de pe bara de unelte Standard
A mpri o fereastr Alegei Fereastr-Scindare
A naviga ntre foi de calcul Folosii butoanele de derulare a etichetelor de pe bara de stare
A introduce o nou foaie de calcul Alegei comanda Inserare-Foaie de calcul din meniu
A terge o foaie de calcul Alegei din meniul Editare comanda tergere foaie
A redenumi o foaie Urmai secvena de comenzi Format-Foaie-Redenumire
A copia sau muta o foaie de calcul Din meniul Editare alegei comanda Mutare sau copiere

ntrebri de control:

1. Unde se gsesc bara de titlu, bara de meniu i bara de instrumente? Dar bara de stare?
2. Ce este meniul de comenzi rapide? La ce v este util?
3. Ce informaii sunt afiate n bara de stare?
4. Excel se poate lansa n execuie prin:
a) clic pe butonul Start; derularea meniului Start i alegerea opiunii Microsoft Excel;
b) alegerea comenzii Microsoft Excel din meniul Programs al butonului Start;
c) executnd dublu clic pe icoana de pe desktop (dac exist una);
d) urmnd secvena de comenzi Start-Run-Browse--Microsoft Excel.
 

Noiuni de baz n Excel XP - 37 

5. O celul este spaiul format:


a) la intersecia dintre un rnd i o coloan;
b) la intersecia unui domeniu de rnduri i coloan;
c) la intersecia dintre capetele de rnd i coloan;
6. O celul se identific corect printr-o:
a) combinaie de litere i cifre n aceast ordine;
b) combinaie de cifre i litere n aceast ordine;
c) combinaie de caractere alfanumerice, obligatoriu primul caracter este o cifr;
d) succesiune de numere.
7. ntr-o foaie de calcul sunt:
a) 256 de coloane i 65536 rnduri;
b) 526 coloane i 65536 rnduri;
c) 265 coloane i 65653 rnduri.
8. Cum se denumete un domeniu cuprins ntre coloanele C, D, E i rndurile 3,4,5?
a) C3:E5;
b) 3e:5e;
c) 3cde:5.
9. Cursorul cruce alb din Excel:
a) activeaz celulele;
b) acioneaz n interiorul foii;
c) selecteaz o celul, un domeniu;
d) selecteaz o ntreag coloan;
e) selecteaz un ntreg rnd;
f) selecteaz o ntreag foaie de calcul.
10. Pentru a selecta domenii distincte ce tast folosii?
a) SHIFT;
b) CTRL;
c) ALT;
d) CTRL+SHIFT.
11. Activarea barelor de instrumente se face din:
a) meniul Inserare;
b) meniul Editare;
c) meniul Vizualizare.
12. Un registru de calcul conine implicit:
a) trei foi de calcul;
b) patru foi de calcul;
c) apte foi de calcul.
13. O celul este activ:
a) executnd clic stnga pe ea;
b) executnd clic dreapta pe marcajul de umplere;
c) prin clic stnga pe bara de unelte Standard.
14. Pentru a selecta simultan coloana C i rndul 753 folosesc:
a) tasta SHIFT;
b) tasta CTRL;
c) combinaia SHIFT+CTRL;
d) tasta ALT.
15. Completai tabelul:

Mod de vizualizare Pentru afiarea lui se folosete: Se folosete


Opiune de meniu Buton Combinaii de taste atunci cnd:

  
38 - Microsoft Excel XP

16. Cnd se salveaz un registru de calcul:


a) se salveaz o singur foaie;
b) se salveaz foaia curent;
c) toate foile.
17. Completai tabelul:

Comand Meniu Combinaie de taste


Mutare
Copiere
Lipire

Lucru individual



1. Lansai n execuie Excel i vizualizai registrul de calcul la 50% prin intermediul comenzii
Panoramare.
2. Repetai aciunea pentru a vizualiza la 150%. i apoi alegei din caseta Panoramare un
procent de 100%.
3. Introducei dou foi n registrul de calcul ntre Foaia2 i Foaia3.
4. Redenumii Foaia 1 n Sociologie i Foaia2 n Psihologie.
5. Redenumii Foaia4 n Facultate. Mutai aceast foaie pe primul loc din registrul de calcul.
6. Mutai Foaia5 pe ultimul loc din registrul de calcul.
7. Aducei pe rnd n prim plan foile de calcul Sociologie i Psihologie.
8. Selectai celula W193 la care ajungei prin intermediul barei de derulare vertical. Facei
aceast celul activ.
9. Revenii n celula A1 cu ajutorul casetei de nume.
10. Vizualizai rndul 489 ajungnd la el prin intermediul casetei de dialog Salt la.
11. Selectai ntreg rndul 489.
12. Selectai coloana D.
13. Selectai simultan coloana D i rndul 489.
14. Selectai simultan coloanele B i D.
15. Selectai toate celulele de la A1 la C15.
16. Selectai toate celulele de la A1 la C15 i simultan domeniul B4: F8.
17. Salvai registrul de calcul cu numele Facultatea de Sociologie i Psihologie n folderul alocat
dvs. pe reea.

 
Introducerea datelor - 39 

II. INTRODUCEREA DATELOR


Pentru ca Excel s lucreze cu datele este necesar ca, mai nti, acestea s fie introduse n foaia de
calcul. Fr numere sau cuvinte, Excel nu este nimic altceva dect o gril goal.

Obiective
n acest capitol vei nva despre:
 introducerea datelor;
 metode rapide de introducere a datelor;
 utilizarea facilitilor de completare automat a celulelor;
 corectarea greelilor i corectarea ortografic (utilizarea instrumentului AutoCorecie);
 editarea datelor (de la tastatur, cu mouse-ul);
 copierea, mutarea i tergerea coninutului unei selecii;
 utilizarea comentariilor pentru explicarea coninutului celulelor;
 validarea datelor i evidena modificrilor fcute de mai muli utilizatori;
 gsirea i nlocuirea datelor.

Introducerea datelor n celule


n foile de lucru datele se introduc uor i ntr-o varietate de moduri. Ele pot fi doar tastate sau pot fi
decupate i lipite dintr-o celul n alta, pot fi glisate sau se pot insera tot felul de date i obiecte din alte
programe. Exist mai multe tipuri de date recunoscute de Excel: text, numere, date calendaristice, ore, valori
logice, formule, funcii.
Excel-ul recunoate de fapt n foaia de calcul dou tipuri de informaii: valori i formule. Preluarea
acestora se va face n felul urmtor:
 Indiferent ce tip de informaie se introduce n celul, aceasta poate fi vizualizat instantaneu
pe bara special de formule.
 Valorile vor fi afiate i n cadrul celulei, pe cnd formulele de calcul nu se vd n celule, ci
doar rezultatul acestora.
Observaie. La cerere exist i posibilitatea de a vedea i formule n celulele foii. Pentru aceasta se
activeaz opiunea Formule (zona Opiuni fereastr) din caseta de dialog Opiuni afiat la activarea comenzii
Opiuni din meniul Instrumente.
nainte de a introduce formule n foaia de calcul se ncepe, evident, cu introducerea valorilor de
prelucrat. n acest capitol ne vom ocupa numai de valorile introduse n foaie, formulele fiind prezentate ntr-un
capitol aparte. Vom ncepe prezentarea cu o difereniere ntre tipurile de valori recunoscute de Excel.

Tipuri de valori
Excel accept urmtoarele tipuri de valori:
1. text o combinaie de litere, cifre i caractere tipribile;
2. numere sunt alctuite din cifre i caractere speciale:
 + sau pentru semnul numrului;
 () pentru a indica un numr negativ;
 . este separatorul implicit pentru desprirea n clase;
 , este marca zecimal implicit;
 / ca simbol pentru fracie;
 lei ca simbol monetar;
 % ca simbol procentual.
Numerele pot fi afiate n trei formate predefinite:
 format ntreg (iii);
 format de fracie zecimal (iii.zzz);
 format tiinific (n.mmmE+/-ee).
 
40 - Microsoft Excel XP

3. dat calendaristic i marc de timp. Datele calendaristice i orele pot fi introduse ntr-o serie
de formate (01/01/2004, ianuarie-2004, 16:50, 7:45 AM etc.).
Observaii:
 Majusculele nu au importan (IANUARIE-92 are acelai rezultat cu ianuarie-92).
 n datele calendaristice se poate folosi caracterul - n loc de /.
 Att datele ct i orele sunt considerate numere. Ele pot fi folosite n operaii aritmetice. De exemplu 1
ianuarie 1900 este considerat numrul serial 1, 2 ianuarie 1900 e considerat numrul serial 2 etc.
Similar, fiecare or pe care o introducei este nregistrat intern ca valoare zecimal reprezentnd
partea din zi care s-a scurs ntre ora respectiv i ora de referin 0:00 (miezul nopii).
4. tipul logic are valorile adevrat (TRUE) i fals (FALSE) i rezult din formulele care conin funcii
logice sau inecuaii.
5. tipul eroare apare n cazul imposibilitii Excel-ului de a evalua o formul:
 ######## - afiare imposibil;
 #DIV/0 mprire la 0;
 #N/A valoare lips;
 #REF! valoare invalid;
 #VALUE valoare incorect etc.

Reguli privind introducerea i afiarea datelor


Introducerea datelor prin tastare se face direct n celul, dup care apsai tasta Enter sau
executai clic pe butonul Enter de pe bara de formule. Dac n locul numrului apare ##### nseamn c
numrul introdus este prea lung i deci trebuie lrgit coloana pentru ca el s poat fi afiat. Implicit textele
sunt aliniate la stnga. Ct timp intrarea n celul nu este finalizat (lucru subliniat de un cursor intermitent n
interiorul celulei sau n bara de formule), multe din comenzile Excel nu pot fi executate.
Dac v rzgndii n privina unei intrri nainte de a o finaliza apsai tasta ESC sau apsai butonul
Revocare (X-ul de culoare roie de pe bara de formule) ca s anulai intrarea i s o luai de la capt.

Introducerea textului
Indiferent de lungimea intrrilor n text, Excel aplic urmtoarele reguli asupra textului:
 textul este automat aliniat la stnga;
 textul prestabilit are fontul Arial de 10 puncte (parametri ce pot fi configurai dup necesiti);
 dac ai scris greit un cuvnt uzual, vei observa c programul vi-l corecteaz, deoarece cuprinde
un set extins de intrri AutoCorecie, partajate cu alte programe Office. Se corecteaz greelile
obinuite de tastare, utilizarea majusculelor (de exemplu dou litere mari la nceput de nume ) etc.
n cazul textelor lungi:
 dac celula din dreapta este liber, textul este afiat peste ea;
 dac celula din dreapta este ocupat, textul va fi trunchiat.

Introducerea numerelor
 Programul Excel stocheaz un numr cu o precizie de 15 cifre. Cifrele suplimentare (mai
mari de 16) sunt rotunjite la 0.
 Numerele negative trebuie precedate de semnul (-) sau s fie puse n paranteze ().
 Implicit separatorul miilor, sutelor de mii este punctul (.).
 Implicit marca zecimal este virgula (,).

 
Introducerea datelor - 41 

 La introducerea fraciilor se folosete notaia 0 1/2, deoarece dac se tasteaz Excel o


va interpreta ca dat calendaristic.
 Dac se dorete ca numrul introdus s fie interpretat ca text, se tasteaz un apostrof ()
n faa acestuia (exemplu 1234).
 n celule numerele sunt aliniate implicit la dreapta.
 Spre deosebire de text, numerele trebuie s ncap ntre marginile celulei; ele nu trec n
urmtoarea celul din dreapta (pn la 11 cifre; ce depete va fi afiat n notaie
tiinific).

Pentru formatarea rapid a numerelor putei folosi butoanele din bara cu instrumente Formatare:
putei ajusta numrul de cifre zecimale afiate de program, putei aplica procente sau simboluri monetare etc.
Despre toate acestea n lecia urmtoare.

Introducerea datelor calendaristice i a mrcilor de timp


 n aceeai celul se poate introduce o dat i o or separate prin spaiu.
 Separatorii acceptai pentru dat calendaristic sunt (minusul) i / (slash-ul).

Adaptarea celulei la datele introduse


Pentru a ajusta limea coloanei deplasai cursorul mouse-ului peste linia de demarcaie dintre
coloane. Forma cursorului se modific. Dac executai un dublu clic pe marginea din dreapta a capului unei
coloane aceasta se lrgete automat, n aa fel nct s ncap n celule toate datele introduse.
Dac ntr-un rnd avei date de nlime mai mare dect a celulei executai dublu clic pe marginea de
jos a capului de rnd. n acest mod, nlimea rndului este modificat automat pentru a face s ncap datele
cu nlimea cea mai mare.
Pentru a ajusta n acelai timp limea i nlimea mai multor rnduri i coloane utilizai meniul.
Selectai un rnd, apoi executai clic pe Format-Rnd-Potrivire automat (similar pentru coloane).

Metode rapide de introducere a datelor


Excel ofer cteva modaliti de a economisi timp la introducerea datelor. Se pot utiliza funciile de
completare automat - AutoCompletare, de umplere automat AutoUmplere sau este posibil crearea
propriilor completri particularizate.
Completarea automat este de un real ajutor la operaiile de introducere a datelor repetitive. Atunci
cnd avei date care se repet ntr-o foaie de lucru trebuie s le introducei o singur dat. Dup ce ai repetat
cteva litere din aceeai secven de intrare, funcia AutoCompletare termin secvena n locul
dumneavoastr. Se va aciona tasta Enter pentru completarea automat a introducerii sau se va continua
tastarea pentru a o ignora.

 
42 - Microsoft Excel XP

Umplerea automat simpl permite completarea automat a unui grup de celule adiacente unei
celule iniiale. De exemplu, dac se dorete crearea unei zone de celule care s conin toate acelai numr
sau cuvnt, se va introduce data n prima celul, se va muta cursorul n colul din dreapta jos al celulei, se va
muta cursorul pn ce se va transforma ntr-un cursor de umplere (o cruce neagr) i apoi se face clic i se
gliseaz prin zona de celule n care se dorete s se fac copierea.

Atunci cnd tragei pentru a extinde selecia valoarea curent apare ntr-o caset SfaturiEcran de
culoare galben, lng cursor.

Umplerea cu selectarea prealabil a domeniului


Se urmeaz paii:
 Se selecteaz domeniul de celule care se dorete a fi completat.
 Se introduce valoarea n prima celul.
 Se tasteaz CTRL+Enter.
Meniul umplere automat permite alegerea unei opiuni de umplere automat prin folosirea butonului
din dreapta al mouse-ului. AutoCompletare construiete o list cu toate secvenele introduse ntr-o coloan,
iar celula poate fi completat alegndu-i coninutul din list. Selectai o celul a coloanei i executai clic
dreapta pentru a accesa meniul contextual. Executai clic pe comanda Alegere din list i apare lista
AutoCompletare.

Dac facilitile oferite de AutoCompletare nu v convin putei s-o dezactivai. Pentru aceasta
selectai Instrumente-Opiuni-Editare i debifai caseta de validare Extindere formate list i formule.

 
Introducerea datelor - 43 

Umplerea automat serial este similar cu umplerea automat simpl, numai c Excel ofer
completarea, dac este posibil, a unei serii de cuvinte sau numere prin funcia AutoUmplere. Ea
funcioneaz cnd e vorba de numere, zile ale sptmnii, luni i date calendaristice. De exemplu, dac prima
celul conine cuvntul Ianuarie, Excel ofer completarea Februarie, Martie, Aprilie .a.m.d. prin
tragerea marcajului de umplere. Indicatorul mouse-ului se va transforma ntr-o cruce de culoare neagr.

Observaie: Dac dorii s introducei o valoare cum ar fi Ianuarie pe care dorii s o copiai ntr-un ntreg
domeniu pentru a evita continuarea seriei se ine apsat tasta CTRL.

Folosirea comenzii Umplere


Programul Excel este capabil s recunoasc modele numerice simple. De exemplu vrei s introducei
o serie numeric de tipul 10, 20, 30 .a.m.d. n loc de a introduce 10, 20, 30, 40 .a.m.d. creai un model de
dou numere ca exemplu i utilizai apoi ghidajul de umplere pentru completarea listei.

Tipuri de serii de date


n Excel se pot crea urmtoarele tipuri de serii:
 serii de zile, sptmni sau luni
 serii de trimestre
Exemple:

 serii lineare valorile sunt incrementate sau decrementate cu o valoare constant


Exemple:

 serii de cretere seriile se obin prin nmulirea valorilor cu un factor constant


Exemple:

 serii de tip AutoUmplere se creeaz serii inteligente de valori

 
44 - Microsoft Excel XP

Exemple:

Pentru introducerea unei astfel de serii inteligente n foaia de calcul exist dou metode de lucru:
a) folosirea reperului de manevrare din chenarul unei selecii;
b) folosirea subcomenzii Serie a comenzii Umplere din meniul Editare (n acest caz se
introduce prima valoare din serie i apoi se selecteaz domeniul n care se dorete
umplerea cu seria de valori).
a) Pai:
1. Introducei primul numr sau prima dat calendaristic n prima celul din domeniu.
2. ntr-o celul adiacent scriei urmtorul numr sau dat.
3. Selectai cele dou celule i poziionai cu atenie indicatorul mouse-ului pe reperul de
manevrare (ptratul foarte mic din colul din dreapta jos al chenarului care cuprinde cele
dou celule).
4. Tragei reperul de manevrare pentru a extinde secvena.
5. Eliberai butonul mouse-ului atunci cnd secvena este complet.

b) Pai:
1. Se selecteaz celula a crei valoare se va copia.
2. Se marcheaz domeniul care va avea aceeai valoare.
3. Se selecteaz comanda Umplere din meniul Editare.
4. Se selecteaz direcia de umplere.

Utilizarea listelor personalizate pentru accelerarea introducerii datelor


n cazul introducerii unor date calendaristice, serii liniare sau cresctoare de numere se procedeaz n
mod similar. n schimb dac introducei cuvntul Sociologie i tragei marcajul de umplere, Sociologie se va
repeta n tot domeniul. Acest lucru se ntmpl pentru c AutoUmplere recunoate doar anumite cuvinte.
Acestea pot fi vizualizate n Instrumente-Opiuni-Liste particularizate. Putei aduga aici o nou list fie prin
tastare efectiv sau prin import dup ce au fost selectate celulele din care se dorete extragerea
componentelor listei. i n acest caz vorbim de umplere automat particularizat.
Pentru crearea de noi serii se procedeaz astfel:
1. Se selecteaz comanda Opiuni din meniul Instrumente. Apare caseta tipic de dialog.
2. Se selecteaz pagina Liste particularizate.
3. Se face clic pe butonul Adugare. Apare cursorul de inserie n zona Intrri list din dreapta
ferestrei.
4. Se tasteaz valorile noii serii. Nu uitai s introducei Enter dup fiecare valoare.
 
Introducerea datelor - 45 

5. Se face clic pe butonul OK.

Observaie. Exist i posibilitatea de a prelua valorile unei serii (fr a le mai tasta) direct din celulele foii
de calcul (vezi opiunea Import).

Ca s eliminai o list personalizat, selectai-o n caseta Liste particularizate i executai clic pe


butonul tergere.
Pentru introducerea unei serii de valori se poate folosi i opiunea Serie a comenzii Umplere din
meniul Editare.

Corectarea greelilor
Dac facei o greeal, executai clic pe celula care conine eroarea i introducei noul coninut. Dac
vrei s corectai doar o parte din ceea ce s-a introdus, executai clic pe celula respectiv i apsai F2 sau
executai dublu clic pe celul pentru a putea edita direct nregistrarea. Putei s apsai apoi tastele Home sau
End pentru a muta punctul de inserare la nceputul sau la sfritul nregistrrii i pe tastele sgeat dreapt
sau stng pentru a muta punctul de inserare nainte, respectiv napoi cu un caracter. Apsai tasta
Backspace sau tasta Delete pentru a terge caracterul din stnga, respectiv din dreapta punctului de
inserare. Apoi introducei corectura i executai clic pe butonul Introducere.

Corectarea ortografic
Spre deosebire de Word, Excel nu subliniaz automat greelile ortografice n timp ce introducei textul.
V recomandm s verificai din punct de vedere ortografic orice foaie de calcul pe care o creai, de ndat ce
ai terminat de introdus majoritatea datelor.
Pentru a executa o verificare a ortografiei n Excel procedai astfel:
1. Alegei din meniul Instrumente comanda Corectare ortografic sau executai clic pe butonul
corespunztor de pe bara de unelte Standard.
 
46 - Microsoft Excel XP

2. Dac programul Excel ntlnete o greeal va deschide caseta de dialog Corectare ortografic
n care va afia primul cuvnt pe care nu-l gsete n dicionar.
3. Dac exist sugestii (n lista Sugestii) alegei una dintre ele executnd dublu clic pe ea sau un
clic pe ea i apoi pe butonul Modificare.

4. Pe msur ce sunt gsite cuvintele greite, executai dublu clic pe sugestia cu care vei nlocui
respectivul cuvnt sau putei s executai clic pe Ignorare o dat pentru a-l sri sau Adugare la
dicionar pentru a-l aduga la dicionarul personalizat.
5. Dup ce Excel verific ortografia din ntreaga foaie caseta de dialog Corectare ortografic
dispare i apare un mesaj. Executai clic pe OK.

n cazul n care considerai c un anumit cuvnt este scris greit de mai multe ori n ntreaga foaie
executai clic pe butonul Modificare peste tot ca s nlocuii simultan toate apariiile greite. Dac ai decis s
srii peste cuvnt (deoarece el este scris corect, dar nu se gsete n dicionar) executai clic pe butonul
Ignorare total pentru a ignora toate apariiile din foaie.

Utilizarea AutoCorecie pentru corectarea greelilor i introducerea datelor


AutoCorecie este o caracteristic Office (disponibil n toate aplicaiile Office, mai puin Outlook)
care rezolv greelile de liter n timp ce introducei textul. De exemplu, dac introducei cuvntul aci n loc
de aici, instrumentul AutoCorecie l va corecta imediat dup ce ai apsat tasta bara de spaiu sau Enter.
Deoarece acest instrument a fost descris n ghidul introductiv Tehnoredactare computerizat: WORD XP nu
vom mai descrie modul su de utilizare, recomandndu-v s citii seciunea Refolosirea textului i a
ilustraiilor din capitolul IV Cutare i nlocuire. Automatizarea scrierii.

  
Introducerea datelor - 47 

Editarea coninutului unei celule


Editarea const n modificarea coninutului unei
celule sau a unui domeniu de celule din foaia de lucru.
Coninutul celulei selectate apare afiat n bara pentru
formule. Operaia de editare se poate face att n bara
pentru formule (apar n plus butoanele Introducere i
Revocare) ct i n celula care gzduiete datele (dublu
clic pe celul sau tasta F2).

Dac dorii s facei ceva cu o singur celul, folosii aceste tehnici:


 Pentru a selecta o celul, mutai cursorul pe celula respectiv i executai un clic.
 Pentru a edita coninutul unei celule, executai un dublu clic n celula respectiv.

 Pentru a selecta caractere ntr-o celul, executai un dublu clic n celula respectiv,
apoi tragei cursorul mouse-ului pn cnd selectai toate caracterele care v
intereseaz.

 Pentru a selecta un cuvnt dintr-o celul, selectai celula, apoi executai un dublu
clic pe cuvntul respectiv.

Mutarea i copierea coninutului unei selecii


Mutarea datelor dintr-o celul/domeniu nseamn a le plasa ntr-o alt poziie, n acelai document
sau n altul. Copierea nseamn crearea unui duplicat al domeniului selectat n alt parte a aceluiai
document sau n alt fiier. Selecia din care vor fi preluate datele se numete domeniu surs iar cea n care
vor fi depuse domeniu destinaie.
Pentru operaiile de mutare i copiere exist dou metode de lucru cu mici diferene ntre ele:
 metoda gliseaz i depune;
 metoda comenzilor Copiere/Decupare i Lipire din meniul Editare, a butoanelor
corespunztoare de pe bara de unelte Standard, a meniului contextual sau a combinaiilor de
taste.

Metoda gliseaz i depune


Glisarea datelor de la o celul la alta se realizeaz prin mutarea cursorului pe una din laturile celulei
i se ateapt pn ce cursorul se preschimb ntr-o sgeat alb nsoit de o cruce neagr. Atunci se face
clic i se mut la noua celul unde se dorete ca data s fie fixat.

Sau se urmeaz paii:


1. Se selecteaz celula/domeniul surs.
Pentru mutare:
2. Se poziioneaz cursorul mouse-ului pe chenarul seleciei astfel nct cursorul mouse-ului s fie
o cruce neagr.
3. Se ine butonul stng apsat i se trage chenarul la noua poziie.
 

48 - Microsoft Excel XP

Observaie: Dac celula destinaie conine date acestea vor fi nlocuite cu datele surs! Dac nu se
dorete acest lucru, ci inserie se ine apsat tasta SHIFT n timpul tragerii. Nu putei muta (sau copia) selecii
neadicente prin tehnica de tragere i plasare.

Pentru copiere:
2. Se poziioneaz cursorul mouse-ului pe chenarul seleciei astfel nct cursorul mouse-ului s fie
o cruce neagr i se ine apsat tasta CTRL. Indicatorul mouse-ului se transform ntr-o sgeat
alb orientat spre stnga nsoit de o mic cruce neagr.
3. Se ine butonul stng apsat i se trage chenarul la noua poziie.

Metoda comenzilor
1. Se selecteaz sursa.
2. Se selecteaz comanda Copiere pentru operaia de duplicare respectiv Decupare n cazul
mutrii. Coninutul seleciei va fi transferat n Clipboard i va apare ncadrat ntr-un chenar cu
bordur n micare.

3. Se selecteaz celula din colul stng al domeniului destinaie sau ntreg domeniul destinaie.
4. Se alege comanda Lipire (sau se apas tasta Enter).
5. Deselectarea domeniului surs se face prin apsarea tastei ESC.
Cnd ncercai s mutai coninutul unei celule ntr-o celul ce conine deja date, vi se cere s
confirmai deja aceast intenie.

ATENIE! Un astfel de mesaj nu apare atunci cnd folosii tehnica de tragere i plasare pentru a
copia una sau mai multe celule, fapt ce crete posibilitatea nlocuirii accidentale a datelor n timpul copierii.

  
Introducerea datelor - 49 

Observaii:
 Dac mutarea se face n alt document ntre paii 2 i 3 se face deschiderea sau trecerea n cellalt
document.
 Putei trage i plasa celule n alte foi de calcul dintr-un registru innd apsat tasta ALT i trgnd
celulele selectate pe eticheta celeilalte foi. Respectiva foia de calcul se va deschide. Tragei celulele
selectate acolo unde dorii s le plasai.

Combinarea domeniului surs cu domeniul destinaie


Att la copiere ct i la mutare coninutul domeniului destinaie se pierde fiind nlocuit cu cel al
domeniului surs. Excel ofer o facilitate de a combina coninutul domeniului surs cu cel al domeniului
destinaie prin folosirea comenzii Lipire special.
1. Se selecteaz domeniul surs.
2. Se copiaz coninutul acestuia cu comanda Copiere folosind una din metodele tiute.
3. Se selecteaz domeniul destinaie.
4. Se selecteaz comanda Lipire special din meniul Editare. Apare o caset de dialog Lipire
special n care se pot preciza urmtoarele:
 elementele din domeniul surs care vor fi implicate n operaie (vezi opiunile din zona Lipire);
 n ce fel se face combinarea (vezi opiunile din zona Operaie);
 alte opiuni (de exemplu Transpunere).

Transpunerea rndurilor i coloanelor


n Excel se poate schimba amplasarea datelor din rnduri n coloane i invers. Aceast operaie se
numete transpunere. Se urmeaz paii descrii la combinarea celulelor din domeniul surs i destinaie,
bifnd n caseta de dialog Lipire special opiunea Transpunere.
 
50 - Microsoft Excel XP

Utilizarea memoriei Clipboard


REINEI! Memoria Office Clipboard poate conine pn la 24 de selecii care pot fi lipite pe rnd sau
ca un grup.
Pentru a activa Clipboard alegei din meniul Editare comanda
Clipboard Office. Acesta conine seleciile efectuate n cadrul unei
sesiuni de lucru i i se adaug noi pictograme pentru fiecare selecie pe
care o facei (putei nchide oricnd acest panou de activiti).
Pentru a lipi una din seleciile din Clipboard parcurgei paii:
1. Executai clic n celula n care vrei s lipii una din seleciile
Clipboard.
2. n panoul de activiti Clipboard executai clic pe pictograma
care reprezint coninutul dorit sau alegei din meniul ataat
pictogramei opiunea Lipire.
Dac dorii s lipii toate obiectele selectate din memoria
Clipboard parcurgei urmtorii pai:
1. Executai clic n prima celul a blocului destinaie. Acest lucru
spune programului Excel de unde dorii s nceap
introducerea coninutului lipit.
2. Executai clip pe butonul Lipire complet. O serie vertical
de celule va fi umplut cu coninutul Clipboard.

Dup ce ai terminat de utilizat seleciile din Clipboard i nu vrei s le mai folosii putei goli memoria
Clipboard executnd clic pe butonul Golire complet. O singur pictogram este eliminat din memoria
Clipboard prin alegerea opiunii tergere din meniul ataat.

Legarea datelor n Excel


Comanda simpl Lipire plaseaz coninutul copiat ntr-o nou locaie. Alegnd comanda Editare-
Lipire special putei crea o legtur ntre foile sau registrele de calcul surs i destinaie.
Pentru a copia i lega date ntre foile sau registrele de calcul din Excel parcurgei urmtorii pai:
1. Atunci cnd copiai ntre registre de calcul, verificai ca ambele registre s fie deschise i s fi fost
salvate.
2. Selectai i copiai coninutul surs din foaia de calcul surs. Acesta va deveni obiectul legat.
3. Trecei n foaia de calcul destinaie, selectai celula din care vrei s nceap datele legate i
alegei Editare-Lipire special pentru a deschide caseta de dialog Lipire special.
4. Executai orice selecii corespunztoare coninutului i formatrii pe care vrei s le includei n
materialul lipit. n majoritatea cazurilor, selecia prestabilit (Total) este exact lucrul de care avei
nevoie.
5. Executai clic pe butonul Lipire cu legtur. Observai c acest buton nu deschide o alt caset
de dialog ci realizeaz imediat legtura.
Observaie. Seciunea Operaie a casetei de dialog Lipire special v ofer instrumente de efectuare a
calculelor atunci cnd lipii informaii numerice n celulele destinaie ce cuprind deja date numerice. S presupunem
c sursa selectat este o celul ce conine numrul 5 iar celula destinaie conine numrul 10. Dac n caseta de
 
Introducerea datelor - 51 
dialog Lipire special alegei Adugare, rezultatul n celula destinaie va fi 15. Dac alegei mprire celula
destinaie va conine numrul 2 (10/5).

Dup ce ai legat o surs i o destinaie, testai legtura comutnd n celulele surs i modificnd
coninutul lor. Verificai destinaia i observai dac modificarea este reflectat. Cnd vizualizai destinaia,
observai c bara de formule prezint legtura descriind locaia surs.

Copierea datelor Excel n alte aplicaii


Legarea datelor ntre aplicaiile Office
Pentru a partaja informaia Excel cu alte aplicaii Office, folosii memoria Clipboard aa cum a fost
descris anterior. Orice ai copia din Excel n memoria Clipboard va aprea i n memoria Clipboard din alte
aplicaii. Executarea comenzilor Copiere i Lipire/Lipire special atunci cnd destinaia este un document
Word sau PowerPoint nu difer cu nimic fa de cazul n care destinaia este o foaie de calcul Excel.

n imaginea de mai sus putei vedea un grafic Excel ncorporat ntr-o prezentare PowerPoint. Cnd
lipii date Excel n format de tabel ntr-un document Word sau diapozitiv PowerPoint, aplicaia destinaie le
transform ntr-un format propriu
Putei s stabilii o legtur ntre o foaie de calcul i un fiier Word sau PowerPoint care v permite s
actualizai datele Excel i s obinei reflectarea actualizrilor n fiierele destinaie Word sau PowerPoint.
Pentru aceasta utilizai comanda Lipire special n fiierele destinaie.

nglobarea datelor Excel n alte aplicaii


Ca i la legare, nglobarea plaseaz date dintr-o surs ntr-un document destinaie. Spre deosebire de
legare, nglobarea realizeaz i conectarea aplicaiei surs la documentul destinaie. De exemplu, putei
ngloba o foaie de calcul Excel ntr-un diapozitiv PowerPoint asigurndu-v accesul la instrumentele Excel de
creare a unei foi de calcul. Datorit faptului c instrumentele Excel pentru foi de calcul le depesc pe cele din
PowerPoint, aceasta este o bun metod de mbuntire a productivitii n prezentrile PowerPoint.
Folosii nglobarea n loc de legare atunci cnd dorii ca datele surs s devin component
permanent a documentului destinaie sau cnd documentul surs nu va fi disponibil (de exemplu documentul
surs se gsete pe serverul facultii i dvs. plecai n vacan).
 
52 - Microsoft Excel XP

Realizarea operaiei de nglobare se face astfel:


1. n documentul Word sau n diapozitivul PowerPoint alegei Inserare-Obiect.
2. Caseta de dialog care apare difer n funcie de aplicaie, dar conceptele sunt aceleai. Vei
preciza dac dorii s creai un obiect nou sau s introducei un obiect existent dintr-un fiier.
Dac indicai c dorii s utilizai un fiier, introducei sau parcurgei calea i numele de fiier.
3. Executai clic pe OK pentru a introduce obiectul i a nchide caseta de dialog.
Observaie. Atunci cnd introducei un obiect, avei i opiunea de a-l plasa ca o pictogram. Folosirea unei
pictograme v permite s economisii spaiu vizual n fiierul destinaie i ofer utilizatorului fiierului posibilitatea de a
alege ntre a afia sau nu coninutul respectiv. Aceast opiune este potrivit atunci cnd introducei un obiect n
scopul asigurrii unor date de fundal i susinere pe care utilizatorul n mod normal, nu are nevoie s le vad.
Dup ce ai fcut aceast inserie, foaia de calcul Excel se deschide ca obiect n documentul Word
sau diapozitivul PowerPoint. Obiectul are puncte de manevrare, ca i cnd ar fi un desen.

De ndat ce ai executat dublu clic pe obiect, meniurile i barele de instrumente ale aplicaiei
destinaie se transform n cele ale programului Excel. Cu excepia barei de titlu care continu s arate c v
gsii n Word sau n PowerPoint, fereastra aplicaie pare s fie o fereastr Excel.
Putei ncepe introducerea coninutului n noua foaie de calcul Excel sau editarea coninutului existent
imediat ce obiectul a fost introdus. Poate fi realizat orice sarcin Excel construirea de formule, formatarea
textului sau a coninutului numeric. Cnd ai terminat aceast etap, este suficient s executai clic n afara
obiectului pentru a-l deselecta. Instrumentele Word sau PowerPoint i reiau locul n fereastr.

 
Introducerea datelor - 53 

tergerea coninutului unei selecii


Coninutul unei celule/domeniu este alctuit din: valori sau formule, atribute pentru formatare i note
(comentarii). La tergere se poate preciza ce anume se elimin. V prezentm n continuare mai multe
metode disponibile pentru tergerea coninutului unei celule n funcie de situaia n care v aflai, una sau
mai multe dintre ele vor funciona.
1. Utilizarea tastei Delete. Selectai celula sau celulele i apsai tasta Delete. Aceast aciune
elimin coninutul fr ca aplicaia s afieze vreun mesaj.
2. Introducerea textului nlocuitor. Executai clic n respectiva celul i introducei coninutul
nlocuitor. Aceste aciuni elimin coninutul original i insereaz noile date.
3. Utilizarea meniului contextual. Procedai astfel:
 Selectai o celul sau un domeniu.
 Executai clic dreapta n interiorul seleciei pentru a activa meniul de context.
 Alegei opiunea tergere; n fereastra tergere hotri care celul (domeniu) va lua locul
celei terse; cea din stnga ei sau cea de jos.
 Confirmai prin clic pe OK.

nainte de tergere Dup tergere

 
54 - Microsoft Excel XP

4. Utilizarea meniului Editare. Comanda Editare-Golire deschide un submeniu care v ofer


opiunile:
 Total: terge tot coninut, formatri, comentarii.
 Formate: ndeprteaz numai formatarea celulelor, fr coninut.
 Cuprins: terge numai nregistrrile din celule, fr formatare.
 Comentarii: terge numai comentariile din celule.

Observaie. Spre deosebire de comanda Decupare datele nlturate din selecie sunt terse definitiv,
nemaiputnd fi recuperate.

Utilizarea comentariilor pentru explicarea coninutului celulelor


Inserarea de comentariu se face pentru a aduga text unei celule dintr-o foaie de lucru. Celulele
care conin comentarii sunt marcate cu un mic triunghi rou n colul din dreapta sus. Comentariile sunt
marcate cu numele utilizatorului care a fcut comentariul. Este posibil formatarea fontului i a culorii fontului,
a culorii fundalului i a poziiei comentariilor.
Pentru a insera un comentariu:
1. Selectai celula la care dorii s ataai un comentariu.
2. Din meniul Inserare alegei opiunea Comentariu.
3. Scriei textul comentariului n caseta de text de culoare galben care se deschide i
afieaz numele dumneavoastr.
4. Executai clic n alt celul pentru a nchide caseta de text.
Pentru a vizualiza un comentariu trecei cursorul peste celul iar pentru a-l terge executai clic
dreapta cu mouse-ul i alegei opiunea tergere comentariu din meniul contextual.

Bara de instrumente Recenzie v ajut s lucrai cu comentariile, mai ales cnd trebuie s adugai
foarte multe sau cnd trebuie s revedei mai multe comentarii adugate de alte persoane n registrul dvs.
pentru a activa aceast bar de instrumente urmai secvena Vizualizare-Bare de instrumente-Recenzie.

n continuare v prezentm butoanele barei de instrumente Recenzie n ordinea apariiei lor pe bar:

Comentariu nou Adaug un comentariu


Comentariu anterior Caut i afieaz comentariul anterior
Comentariul urmtor Caut i afieaz comentariul urmtor
Afiare/Ascundere comentariu Provoac afiarea permanent sau ascunderea
comentariului selectat n mod curent
Afiare/Ascundere total comentariu Afieaz sau ascunde toate comentariile
tergere comentariu Elimin comentariul selectat n mod curent
 
Introducerea datelor - 55 

Creare activitate Microsoft Outlook Transform comentariul selectat ntr-o sarcin Outlook
Actualizare fiier Salveaz comentariile noi i modificrile din registrul de
calcul
Trimitere ctre destinatar Transmite registrul de calcul prin e-mail, mpreun cu toate
coresponden (ca ataare) comentariile lui ctre altcineva

Validarea datelor
Dac alte persoane introduc date n foile de lucru sau dac tastarea se face cu erori, este posibil s
se doreasc validarea datelor din celule. Prin validare se verific dac o anumit valoare este de tipul dorit.
Formula de validare permite verificarea valorii unor anumite celule. Comanda de validare se
utilizeaz pentru a stabili o formul care s verifice celulele pentru valori particulare sau dac formula are erori
de sintax.
Listele de validare permit s se tasteze un domeniu de valori ntr-o coloan situat undeva n foaia
de lucru i s se stabileasc regulile de validare. Apoi, cnd cineva ncepe s introduc date, apare o sgeat
vertical. Fcnd clic pe sgeat devine posibil alegerea dintr-o list de alternative valide.
Mesajele de validare permit crearea unui mesaj care va aprea ori de cte ori cineva face clic pe o
celul. Sunt utilizate pentru a se transmite instruciuni sau pentru a se afia mesaje de eroare atunci cnd
cineva introduce ceva incorect. Este posibil alegerea unui mesaj de eroare care s foreze retastarea valorii
corecte sau doar s avertizeze, permind s se tasteze ceea ce se dorete.
Pentru a valida date procedai astfel:
1. n meniul Date facei clic pe Validare.
2. Pe fiecare fil, selectai i modificai opiunile dorite.

Observaie. Dac dorii aceleai modificri pentru alte celule din foaia de lucru, selectai caseta Aceste
modificri se aplic tuturor celorlalte celule cu aceleai setri de pe fila Setri.

Specificarea intrrilor corecte n celule


1. Selectai celula pentru validare.
2. n meniul Date facei clic pe Validare, apoi facei clic pe fila Setri.
3. Specificai tipul de validare dorit din lista Se permite.
4. Specificai dac celula se las necompletat: Dac dorii s mpiedicai introducerea valorilor nule,
golii caseta Se ignor celulele libere

Valori dintr-o list:


 
56 - Microsoft Excel XP

a) n caseta Se permite facei clic pe List.


b) Facei clic pe caseta Surs apoi avei variantele:
 Pentru a defini lista local, tastai valorile listei separate prin virgule.
 Pentru a utiliza o zon de celule cu nume definit, tastai semnul egal (=) urmat de
numele zonei.
 Pentru a utiliza referine la celul, selectai celulele n foaia de lucru i apsai
ENTER.
c) Asigurai-v c este selectat caseta de verificare List vertical n celul.

Numere ntre limite


a) n caseta Se permite facei clic pe ntregul numr sau Zecimal.
b) n caseta Date facei clic pe tipul de restricie dorit. De exemplu, pentru a stabili limite
superioare sau inferioare, facei clic pe ntre.
c) Introducei valorile minime, maxime sau specifice permise.

Acceptarea numerelor n cadrul unor limite


a) n caseta Se permite facei clic pe ntregul numr sau Zecimal.
b) n caseta Date facei clic pe tipul de restricie pe care-l dorii. De exemplu, pentru a seta
limitele superioare i inferioare, facei clic pe ntre.
c) Introducei minima, maxima sau valoarea anume care se permite.

Acceptarea datelor calendaristice sau orelor


a) n caseta Se permite facei clic pe Dat sau Or.
b) n caseta Date se face clic pe tipul de restricie dorit. De exemplu, pentru a accepta date
calendaristice dup o anumit zi, se face clic pe mai mare dect.
c) Introducei data calendaristic sau ora de nceput, sfrit sau specific permis.

Acceptarea textului de lungime specificat


a) n caseta Se permite facei clic pe Lungime text.
b) n caseta Date se face clic pe tipul de restricie dorit. De exemplu, pentru a se accepta
pn la un anumit numr de caractere, se face clic pe mai mic sau egal cu.
c) Introducei lungimea de text minim, maxim sau specific.

Calculai ceea ce este permis pe baza coninutului unei alte celule


a) n caseta Se permite facei clic pe tipul de date dorit.
b) n caseta Date facei clic pe tipul de restricie dorit.
c) n caseta sau casetele de sub caseta Date facei clic pe celula pe care dorii s o folosii
pentru a specifica ce este permis. De exemplu, pentru a permite intrri ntr-un cont, numai
n cazul n care rezultatul nu depete bugetul, facei clic pe Zecimal din caseta Se
permite, facei clic pe mai mic sau egal cu din caseta Date, iar n caseta Maxim, facei
clic pe celula ce conine mrimea bugetului.

Folosirea unei formule pentru calculele permise


a) n caseta Se permite facei clic pe Particularizare.
b) n caseta Formul introducei o formul ce calculeaz o valoare logic (TRUE pentru
intrrile corecte sau FALSE pentru cele incorecte).

Afiarea unui mesaj de eroare


1. Pentru a afia un mesaj opional de intrare cnd se face clic pe celul, facei clic pe fila Mesaj
de intrare, asigurai-v c este selectat caseta de selectare Afiare mesaj de intrare cnd
se selecteaz celula i completai titlul (Titlul) i textul mesajului (Mesaj de intrare).
  
Introducerea datelor - 57 

2. Specificai cum dorii ca Microsoft Excel s rspund cnd sunt introduse date incorecte.

Avertizarea la eroare
Facei clic pe fila Avertizare la eroare i asigurai-v c este selectat caseta de selectare Afiare
avertizare la eroare dup ce se introduc date incorecte.
a. Selectai una din urmtoarele opiuni din caseta Stil:
 Pentru a afia un mesaj de informare care nu mpiedic introducerea de date incorecte, facei
clic pe Informaii.

 Pentru a afia un mesaj de avertizare care nu mpiedic introducerea de date incorecte, facei
clic pe Avertisment.
 Pentru a mpiedica intrrile de date incorecte, facei clic pe Oprire.
b. Completai titlul i textul mesajului (cel mult 225 de caractere).
 

58 - Microsoft Excel XP

Observaii.
 Dac nu se introduce un titlu sau un text, titlul implicit este Microsoft Excel, iar mesajul implicit este: Valoarea
introdus nu este corect. Utilizatorul a limitat valorile ce pot introduse n aceast celul.
 Validarea datelor dintr-o celul nu formateaz celula.

Gsirea celulelor care au validare date


Gsirea tuturor celulelor cu validare date
1. n meniul Editare facei clic pe Salt la.
2. Facei clic pe Special.
3. Facei clic pe Validare date.
4. Facei clic pe Toate.
Gsirea celulelor care se potrivesc cu anumite setri de validare date
1. Facei clic pe celula care are setrile de validare date pentru care vrei s gsii potriviri.
2. n meniul Editare facei clic pe Salt la.
3. Facei clic pe Special.
4. Facei clic pe Validare date.
5. Facei clic pe La fel.
Eliminarea validrii datelor
1. Selectai celulele n care nu mai dorii validarea datelor.
2. n meniul Date facei clic pe Validare. Apare caseta de dialog Validare date. Facei clic pe fila
Setri, apoi facei clic pe Golire total.

Evidena modificrilor efectuate de mai muli utilizatori


Dac lucrai mpreun cu o echip la realizarea, editarea i ntreinerea unui registru de calcul sau
dac registrul de calcul trece prin mai multe mini n drumul su spre finalizare, v-ar fi util s tii cine ce
modificri a fcut n coninutul registrului. Sau, dac lucrai singur la editarea unui registru putei ine evidena
propriilor dumneavoastr modificri.
Utiliznd caracteristica Urmrire modificri putei vedea ce persoan a adugat anumite informaii, la
ce dat i la ce or. De asemenea, putei revedea modificrile fcute de alte persoane i putei pstra doar
modificrile pe care le dorii.
Funcia Urmrire modificri trebuie activat nainte de a ncepe s inei evidena evoluiei foii de
calcul. Dac aceast funcie nu este apelat, modificrile fcute de alii se vor integra n coninutul foii
dumneavoastr de calcul.
Pentru a activa i utiliza aceast caracteristic parcurgei urmtorii pai:
1. n foaia de calcul pentru care dorii s inei evidena eforturilor mai multor utilizatori, alegei din
meniul Instrumente-Urmrire modificri-Evideniere modificri.

  
Introducerea datelor - 59 

2. Se va deschide caseta de dialog Evideniere modificri. Executai clic pe caseta de validare


Urmrire modificri n timpul editrii.
3. Selectai cantitatea i tipul de eviden pe care dorii s o pstrai, executnd clic n casetele de
validare Cnd, Cine sau Unde. De exemplu executai clic pe caseta Cnd pentru a determina
punctul de plecare al evidenei, cum ar fi De la ultima salvare sau De la data pentru a introduce
o anumit dat de la care se ncepe inerea evidenei.
Opiunea Listare modificri pe o foaie nou v permite s stocai pe o foaie separat
ce a fost adugat sau modificat n registrul de calcul, astfel nct toate modificrile s poat fi
vzute ntr-un singur loc. Dac nu activai aceast opiune va trebui s derulai ntreg registrul
pentru a gsi modificrile efectuate de echipa cu care lucrai.
4. Pstrai opiunea Evideniere modificri pe ecran activ astfel nct celulele ce cuprind coninut
nou sau editat s fie marcate corespunztor pe ecran.
5. Executai clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog i a ncepe inerea evidenei modificrilor.
Figura urmtoare prezint o foaie de calcul care a fost editat de mai muli utilizatori. Celula care are
modificat coninutul are un mic indicator de modificare de form triunghiular n colul din stnga-sus. Sugestia
de ecran indic persoana care a efectuat modificrile i ofer statistici referitoare la editare. Atunci cnd o
celul editat devine activ bordura sa devine galben.

Acceptarea i revizuirea modificrilor


Dup ce alte persoane au fcut modificri n registrul de calcul, dumneavoastr putei revedea aceste
modificri pstrndu-le pe cele dorite i renunnd la celelalte.
1. Urmai din meniul Instrumente secvena Urmrire modificri-Acceptare sau respingere
modificri. Va aprea caseta de dialog Acceptare sau respingere modificri (este posibil ca
Excel s v cear, mai nti, s v salvai registrul de calcul; n acest caz executai clic pe OK).
2. Stabilii ce dorii s revedei:
 n zona Cnd alegei s revedei fie modificrile necercetate nc, fie cele efectuate dup o
anumit or;
 n zona Cine alegei s revedei modificrile efectuate de toi corectorii, de toi n afar de dvs.
sau de un anumit corector;

 
60 - Microsoft Excel XP

 n zona Unde alegei domeniul de celule pe care s-l cercetai (dac nu introducei nimic n
acest cmp vei revedea ntreaga foaie de calcul).

3. Executai clic pe OK pentru a ncepe s revedei modificrile. Atunci cnd programul Excel
descoper prima modificare, o va descrie n caseta de dialog Acceptare sau respingere
modificri. Dac au fost efectuate mai multe modificri sunt prezentate toate. Executai clic pe
cea pe care dorii s pstrai.

4. Executai clic pe butonul Acceptare pentru a pstra modificarea sau pe butonul Respingere
pentru a pstra valoarea original a celulei.
5. Excel caut urmtoarea modificare. Vei continua s acceptai sau s refuzai fiecare modificare
pe rnd. De asemenea putei executa clic pe butonul Acceptare total ca s acceptai toate
modificrile rmase n registrul de calcul sau pe butonul Respingere total pentru a pstra
valorile originale ale restului de celule modificate.

Cutarea i nlocuirea datelor


Excel permite cutarea i nlocuirea unor valori numerice sau de tip text n foaia curent sau n toate
foile. n cazul cutrii n mai multe foi se selecteaz n prealabil foile respective:
a) selectarea tuturor foilor: din meniul contextual al etichetelor de foi se alege Selectare
total foi;
b) doar anumite foi
 n varianta contigu: se ine apsat tasta SHIFT, se face clic cu mouse-ul pe
prima etichet i se gliseaz;
 n varianta necontigu: se ine apsat tasta CTRL i se face selecia
etichetelor din registrul de calcul executnd clic pe selectorul de foaie dorit.
Pentru a cuta i nlocui urmai paii:
1. Se selecteaz domeniul de cutare (una sau mai multe foi).
2. Se activeaz comanda nlocuire din meniul Editare. Apare caseta de dialog nlocuire.

 
Introducerea datelor - 61 

3. n zona de text De gsit se tasteaz valoarea cutat. n zona de text nlocuire cu se


tasteaz valoarea nou care va nlocui coninutul vechi.
4. Precizai unde va avea loc operaia de gsire sau nlocuire: n-Foaie respectiv n-
Registru.
5. Alegei opiunea de Cutare: Pe rnduri sau Pe coloane.
6. n funcie de necesiti alegei opiunile Potrivire litere mari i mici sau Potrivire cu
ntreg coninutul celulei.
7. Executai clic pe butonul Urmtorul gsit pentru a merge la prima apariie a coninutului
din caseta De gsit.
8. Se menioneaz cum are loc nlocuirea, folosind una din variantele:
 butonul nlocuire: nlocuire doar la prima poziie ntlnit (dac vrei s srii
peste aceast apariie executai clic din nou pe Urmtorul gsit);
 butonul nlocuire peste tot: nlocuire n tot domeniul (caseta de dialog Gsire
i nlocuire se nchide automat).
9. Cutai s executai clic pe butonul Urmtorul gsit i apoi pe butonul nlocuire (sau din
nou Urmtorul gsit) pentru a parcurge foaia de calcul.
10. Cnd toate apariiile din caseta De gsit au fost nlocuite va aprea un mesaj care v
anun c nu se mai gsesc apariii ale acestora. Executai clic pe OK.
11. Executai clic pe nchidere pentru a nchide caseta de dialog Gsire i nlocuire.
ATENIE! Evitai utilizarea butonului nlocuire peste tot atunci cnd folosii numere. De exemplu, o
nlocuire global a numrului 1997 cu 1998 poate avea ca rezultat nlocuirea accidental a valorii 1997 Lei cu
1998 Lei, ceea ce va conduce la un rezultat nedorit.

Minimul pe care trebuie s-l tii

Pentru
A introduce date direct n celule Se scriu valorile i se apas tasta ENTER
A introduce numere sub form de text Se tasteaz apostrof n faa numrului
A ajusta limea unei coloane la valoarea Se execut dublu clic pe linia despritoare dintre coloana ce
introdus conine data i cea din dreapta
A ajusta n acelai timp limea i Se urmeaz secvena Format-Rnd-Potrivire automat
nlimea mai multor rnduri i coloane 
A umple prin selectare un domeniu Se tasteaz CTRL+ENTER
A introduce o serie de date Se folosete meniul Editare-Umplere-Serie
A crea o list particularizat Instrumente-Opiune-Liste particularizate Adugare
A corecta (edita) coninutul unei celule Se apas tasta F2 n celul
 
62 - Microsoft Excel XP

A copia/muta coninutul unei selecii Se folosesc comenzile Copiere/Decupare/Lipire (din meniul


Editare, combinaii de taste sau butoanele de pe bara de
instrumente Standard)
A lega date din Excel cu alte aplicaii Se folosete comanda Lipire special din meniul Editare
A terge coninutul unei selecii Se apas tasta Delete
A ataa un comentariu unei celule Din meniul Inserare se alege comanda Comentariu
A valida coninutul celulelor Se utilizeaz comanda Validare din meniul Date
A cuta i nlocui date Se folosete caseta de dialog Gsire i nlocuire sau comenzile
Gsire i nlocuire din meniul Editare

ntrebri de control:
1. Cnd vrei s ntrerupei introducerea unei anumite serii de date apsai:
a) tasta ESC;
b) executai clic pe butonul X;
c) executai clic dreapta i alegei comanda Deselectare.
2. Ce format reprezint numrul 8,37593E+13?
a) tiinific;
b) simbol monetar;
c) numeric.
3. La introducerea cifrelor ntr-o celul acestea sunt aliniate implicit:
a) la dreapta;
b) la stnga;
c) la stnga precedate de un apostrof.
4. Pentru a introduce o fracie ce caracter folosii?
a) ghilimele;
b) zero;
c) apostrof.
5. Modificarea coninutului unei celule se face cu:
a) ajutorul tastei funcionale F2;
b) executnd dublu clic n celul;
c) alegnd din meniul contextul comanda Editare celul.

Lucru individual


Exerciiul 1

1. Introducei ntr-o foaie de calcul cu numele Cheltuieli urmtoarele date (ncepei din celula B2):

Cheltuieli luna MARTIE Sum (mii lei)


Alimente 5325
Produse de curat 783,2
Calculator 999
Bani de buzunar 500
Haine 5459

 
Introducerea datelor - 63 

Cri 89,8
Telefon 212
Curent/gaz 245,48
Autoturism personal 701
Diverse 44

2. Completai celula B2 (Cheltuieli luna MARTIE) prin anexarea cuvntului n.


3. Schimbai denumirea Cri n Reviste.
4. Modificai suma folosit pentru Haine, n loc de 5459 scriind 3400.
5. Anulai ultima introducere de date.
6. tergei Curent/Gaz i nlocuii cu Energie.
7. tergei din celula Autoturism personal i introducei Dacia. Completai apoi cu textul cheltuieli
auto.
8. Trecei n foaia de calcul Foaie2. Denumii aceast foaie Venituri i efectuai urmtoarea
introducere de date (ncepnd din celula B2):

Venituri luna MARTIE Salariu (mii lei)


Soul/Soia 6950
Subsemnatul/Subsemnata 5450
Copil1
Copil2

9. Completai celula B2 (Venituri luna MARTIE) prin anexarea cuvntului n.


10. tergei din foaia de calcul Copil1 i Copil2.
11. nchidei programul Excel. Salvai acest registru de calcul sub denumirea de Bugetul lunii
MARTIE n folderul dvs. de pe reea.
12. Facei o copie a fiierului pe care o denumii Bugetul Martie.

Exerciiul 2
1. Deschidei registrul de calcul Bugetul lunii MARTIE.
2. nlocuii cuvntul MARTIE cu Martie. Salvai modificarea.
3. Introducei o nou foaie de calcul care s fie a patra pagin din registru i s aib eticheta
Necesare.
4. Introducei n aceast foaie de calcul ncepnd cu celula C2 urmtoarele date:
Detalii cu privire la cumprturile alimentare
Alimente Cheltuieli (mii lei) Cantitate (kg, buc., l, cutii) Pre unitar
Pine 360 30
Lapte 720 40
Condimente 146 7,3
Legume 345 23
Fructe 450 30
Ap 100 10
Cafea 75 1
Bere 200 10
Carne 850 42,5
Pete 324 2,5
Dulciuri 120 5
 
64 - Microsoft Excel XP

Diverse 321 25,5


TOTAL 4011

5. Mutai coninutul foii de calcul cu o coloan mai la stnga.


6. Deschidei un registrul de calcul gol. Denumii acest nou registru Bugetul lunii APRILIE. Copiai
n el n Foaia4 coninutul foii Necesare din registrul de calcul Bugetul lunii MARTIE.
Redenumii aceast foaie Necesare. Modificai coloana Cantitate pentru luna aprilie cu alte
date. Salvai aceste modificri i nchidei registrul de calcul corespunztor lunii aprilie.
7. Facei urmtoarele modificri n registrul Bugetul lunii MARTIE: suma pentru autoturism se
mrete cu 56.000 lei iar veniturile soului/soiei cu aproape jumtate de milion.
8. Realizai aceste modificri i pe luna aprilie. n plus tergei suma din rubrica Condimente.
9. Pentru rubrica Dulciuri i Diverse validai introducerea datelor ntre sumele de 100 mii lei i 350
mii lei. Dac aceste sume sunt depite afiai un mesaj de atenionare de genul: Buget depit.
10. Cutai pentru lunile martie i aprilie dac s-au introdus sume pentru alimentele Condimente i
Dulciuri.
11. Salvai modificrile i nchidei ambele registre de calcul.

Exerciiul 3
1. Construii liste pentru numerele pare i numerele impare. Construii o list numeric cu pasul de 5
respectiv 10 pn la maximul de 250 pe coloan, respectiv rnd.
2. Construii liste personalizate cu disciplinele studiate, punctele cardinale, specializrile Facultii
de Sociologie i Psihologie, culorile curcubeului, numele colegilor.

 
Modificarea aspectului datelor - 65 

III. MODIFICAREA ASPECTULUI DATELOR


Operaia de formatare se utilizeaz pentru a evidenia anumite date i pentru a mbunti aspectul
foii de lucru. n plus fa de formatarea standard pentru text i pentru celule Excel ofer caracteristici cum ar fi
AutoFormatare i Formatare condiional.
Multe foi de calcul nu sunt niciodat formatate, modificate sau mbuntite vizual, deoarece utilizatorii
lor nu au nevoie de nici un fel de formatare care s fac foile mai interesante. Dar, chiar i un grad redus de
formatare poate uura interpretarea unei foi de calcul formatarea se utilizeaz pentru a atrage privirea
cititorului asupra informaiei importante.
Operaia de formatare vizeaz urmtoarele aspecte:
 modul de reprezentare a valorilor adic felul n care acestea sunt convertite i aranjate n
vederea afirii (de exemplu sume de bani, valori procentuale, numere cu un anumit numr de
zecimale, date calendaristice);
 aspectul valorilor adic fontul, mrimea, culoarea acestora etc.;
 alinierea i orientarea valorilor (att pe orizontal ct i pe vertical);
 ncadrarea n chenare a celulelor;
 colorarea fundalului celulelor;
 protecia celulelor.
Toate aceste atribute de formatare sunt ataate celulelor fiind vizibile n momentul afirii valorilor n
celulele respective.
ATENIE! Este foarte important de neles c, n orice foaie de calcul, funcioneaz dou tipuri diferite de formatare:
 formatarea vizual, care include fonturi, culori, aliniere etc.;
 formatarea numerelor, care specific modul n care Excel stocheaz, afieaz i calculeaz datele i numerele
dintr-o foaie de calcul.

Obiective
La sfritul acestui capitol vei cunoate noiunile necesare despre:
 utilizarea barei de instrumente Formatare
 utilizarea casetei de dialog Formatare Celule
 modificarea fontului, a dimensiunii n puncte i a stilurilor de font
 pstrarea lizibilitii unei foi de calcul
 aplicarea bordurilor i a culorilor
 copierea formatrii cu instrumentul Descriptor de formate
 aplicarea formatelor numerice
 utilizarea caracteristicii AutoFormatare pentru mbuntirea foilor de calcul
 formatarea condiional
 lucrul cu stiluri

Operaii de formatare a datelor


Felul n care sunt afiate datele ntr-o celul sau ntr-un grup de celule poate fi modificat. Modificarea
aspectului textului, numerelor i a datelor calendaristice se face n conformitate cu cerinele datelor. Toate
opiunile privind formatarea celulelor din foile de calcul pot fi controlate prin comanda Format.

 
66 - Microsoft Excel XP

Utilizarea barei de instrumente Formatare


Cele mai frecvent folosite atribute de formatare au ca echivalent butoane pe bara cu unelte
Formatare. Marea majoritate a butoanelor v sunt familiare de la studiul procesorului de texte Word XP, iar cu
cele specifice programului Excel v vei ntlni ulterior n acest capitol.

n cele ce urmeaz vom prezenta pe scurt comenzile meniului Format n ordinea n care apar.

Utilizarea casetei de dialog Formatare celule


Pentru un grad mai mare de control i o vizualizare a efectelor instrumentelor de formatare nainte de
a le aplica, putei utiliza caseta de dialog Formatare celule pe care o vei deschide alegnd comanda
Format-Celule sau executnd clic dreapta pe o celul selecie i alegnd Formatare celule din meniul rapid.
Caseta de dialog Formatare celule conine ase pagini: Numr, Aliniere, Font, Bordur, Modele i
Protecie.

Modificarea atributelor pentru caractere (FONT)


Formatarea textului permite modificarea stilului fontului, a mrimii, culorii i stilului numerelor i
textului dintr-o foaie de lucru i chiar rotirea textului cu un unghi. Fixarea atributelor pentru caractere (font,
stil de scriere, dimensiune, culoare, subliniere etc.) se face din pagina Font astfel:
1. Se selecteaz domeniul de formatat.
2. Se activeaz comanda Celule din meniul Format (sau din meniul contextual cu clic dreapta).
3. n caseta de dialog Formatare celule se selecteaz pagina Font.
4. Se selecteaz atributele dorite pentru caractere: fontul, stilul de scriere, culoarea fontului,
dimensiunea caracterelor, modaliti de subliniere, ridicarea la exponent etc. Nu vom insista
asupra acestor chestiuni deoarece au fost descrise amnunit n ghidul introductiv
Tehnoredactare computerizat: Word XP.
5. Se face clic pe butonul OK.

Observaii:
1. Fontul prestabilit din Excel Arial de 10 puncte este un font general, neutru i eficient. Este disponibil aproape pe
orice calculator i foarte lizibil.
2. Atributele pentru caractere pot fi fixate i folosind butoanele de pe bara de instrumente Formatare (de exemplu
butonul Culoare font pentru a schimba culoarea fontului).
 
Modificarea aspectului datelor - 67 
3. Evitai formatarea unor coloane sau linii ntregi, cu excepia cazului n care intenionai s folosii toate celulele. Excel
trebuie s stocheze informaia pentru miile de celule implicate ntr-o astfel de formatare, ceea ce duce la o cretere
inutil a dimensiunii fiierului.
4. Dac nu v place Arial ca font prestabilit n Excel sau preferai un font mai mare putei modifica acest parametru,
parcurgnd paii:
 Urmrii secvena Instrumente-Opiuni-General.
 Configurai dup nevoi parametrii Font standard i Dimensiune.
 Executai clic pe OK ca s aplicai modificrile efectuate.

Stabilirea alinierii i orientrii (ALINIERE)


Prin definiie, programul Excel aliniaz textul la stnga i numerele la dreapta.
Aceste setri se fac n pagina Aliniere:
1. Se selecteaz domeniul de formatat.
2. Se selecteaz comanda Celule din meniul Format (sau din meniul contextual cu clic dreapta).
3. n caseta de dialog Formatare celule se selecteaz pagina Aliniere.
4. Se selecteaz opiunile corespunztoare privind stilul de aliniere (att pe orizontal ct i pe
vertical) i modul de orientare (orizontal, vertical sau oblic).

Modalitile de Aliniere text pe:


 Orizontal v ofer alegeri ce merg de la General (adic alinierea va fi dictat de tipul
coninutului textul va fi aliniat la stnga, iar numerele la dreapta) pn la Centrare peste
selecie;
 Vertical v permite s aliniai coninutul n partea de sus, la mijloc sau n partea de jos a
celulei (prin definiie celulele sunt aliniate n partea de jos).
Caracteristica Orientare v permite s tragei indicatorul n orice poziie de pe semicerc sau s
introducei un numr diferit de grade de rotaie pentru text (Grade).
Exist i opiuni speciale pentru scrierea pe mai multe rnduri ntr-o celul (zona Control text):
 ncadrare text: pentru scrierea pe mai multe rnduri ntr-o celul.
 Potrivire prin reducere: pentru comprimarea textului astfel nct s intre n celul.
 mbinare celule: pentru unirea coninutului mai multor celule. mbinarea celulelor se
utilizeaz pentru a face ca o celul s acopere mai multe coloane sau rnduri. Excel
plaseaz n celula mbinat rezultat numai data cea mai de sus din stnga din zona
selectat.
5. Se face clic pe butonul OK.
 
68 - Microsoft Excel XP

Diferite moduri de aranjare a textului


Pe bara de instrumente Formatare exist butoane rapide pentru
alinierea valorilor pe orizontal n cadrul celulelor precum i pentru unificarea
i centrarea coninutului mai multor celule mbinare i centrare (folosit foarte
des la centrarea titlurilor deasupra tabelelor n Excel).
Opiunea Centrare peste selecie din pagina Aliniere a casetei de dialog Formatare celule este
echivalentul aproximativ al butonului mbinare i centrare de pe bara de instrumente Formatare. Diferena
const n faptul c Centrare peste selecie NU combin celulele, ci doar mut vizual titlul peste selecie.
Textul rmne n prima celul a domeniului pentru care se dorete alinierea.
De asemenea putei folosi butoanele Mrire indent, respectiv Micorare indent ca s deplasai
coninutul spre dreapta n pai prestabilii, respectiv spre stnga.

Aplicarea bordurilor (BORDUR) i a culorilor (MODELE)


Se folosete frecvent la crearea de tabele, la separarea diferitelor poriuni din foaia de calcul etc. n
scop decorativ i funcional.
Trasarea chenarelor se poate face n dou moduri:
 folosind pagina Bordur din caseta Formatare celule;
 folosind butoanele Bordur de pe bara de instrumente Formatare.

n rubrica Prestabilit avei la dispoziie trei butoane: Nici una, dac nu dorii chenar; Contur dac
dorii chenar exterior i Interior dac dorii linii interioare. Acionnd asupra ultimelor dou butoane obinei un
chenar att la exteriorul domeniului de celule selectat ct i ntre celulele domeniului. Dac dorii s ndeprtai
domeniul executai clic pe Nici una.
 
Modificarea aspectului datelor - 69 

Interior Contur Combinaie ntre cele dou


Pentru a obine i alte tipuri de chenare, cu o formatare mai deosebit, avei la dispoziie i zonele
Bordur i Linie. Caseta Bordur servete ca instrument att pentru previzualizarea bordurilor ct i pentru
aplicarea lor. Executai clic pe butoanele cu borduri sau n interiorul casetei pentru a aduga sau elimina
borduri.
Putei combina cum dorii aceste opiuni de formatare a chenarului. Avei ns grij s alegei
chenarele nainte de a selecta culoarea i stilul liniei. Nu avei cum s le schimbai dup aceea. De asemenea,
nu putei alege mai nti chenarul i apoi tipul i culoarea acestuia.

Pentru colorarea celulelor programul Excel pune la dispoziie 56 de culori uniforme diferite i 18
modele distincte cu care s mbuntii aspectul foilor dvs. de calcul.
Colorarea fundalului celulelor se poate face n dou moduri:
 folosind pagina Modele din caseta Formatare celule;
 folosind butonul special Culoare de umplere de pe bara de instrumente Formatare.

Alegei o culoare, un model sau pe amndou i putei previzualiza selecia n fereastra Eantion.

Aplicarea formatelor numerice (NUMR)


Excel pune la dispoziia utilizatorului dousprezece categorii de formate predefinite (vezi lista
Categorie din meniul Formatare-Celule pagina Numr) pentru reprezentarea valorilor din foaia de calcul.
Formatarea numerelor se face pentru definirea modului n care sunt afiate numerele ntr-o anumit
celul. Se poate decide numrul de zecimale care se afieaz, dac se afieaz cifrele nesemnificative i
dac se utilizeaz punctele n scrierea numerelor mari. De asemenea, numerele se pot afia ca sum de
bani, procentaj sau n notaie tiinific. Prin definiie, celulele dintr-o nou foaie de calcul utilizeaz formatul
General.
Formatarea datei se face pentru modificarea modului n care se afieaz ntr-o celul valorile
reprezentnd data i timpul.
 
70 - Microsoft Excel XP

Formatele particularizate permit crearea de coduri proprii de format, specificnd pn la patru
seciuni. Seciunile, separate prin punct i virgul, definesc formatele pentru numere pozitive, numere
negative, valori zero i text, n aceast ordine. De exemplu, se poate crea o machet care s afieze toate
valorile negative n text de culoare roie.
Prezentm n tabelul urmtor semnificaia acestor formate (cu exemple nsoitoare).

Tipuri de formate
Tipuri de Semnificaie Exemple
formate
General Este formatul implicit al numerelor (acestea
apar aa cum sunt tastate)

Numr Permite includerea separatorilor pentru sute


de mii (punctul) i fixarea numrului de
zecimale (separatorul zecimal este virgula)

Simbol Se folosete pentru valori monetare


monetar
Contabil Similar cu Simbol monetar, dar n plus se
face alinierea zecimalelor i a simbolului
monetar

Dat Afieaz numerele sub form de dat


calendaristic

 
Modificarea aspectului datelor - 71 

Tipuri de Semnificaie Exemple


formate
Or Afieaz numerele sub form de marc de
timp

Procentaj Reprezentarea valorilor numerice cu


semnificaie de procentaje (variantele 0% i
0.0%)
Fracie Afieaz numerele sub form de fracii

tiinific Afieaz numerele n format tiinific

Text Afieaz att numere, ct i text cu aliniere la


stnga, aa cum au fost tastate

Special Format special pentru codurile potale din PA 12345


SUA (ZIP), numere de telefon etc.
Particularizat Permite introducerea unor formate definite de 2.3 buc.; 5 kg
utilizator (cod numeric personal, buci,
kilograme etc.) cu ajutorul crora se vor putea
efectua calcule numerice
Operaia propriu-zis de stabilire a formatului unei valori dintr-o celul sau domeniu se face
parcurgnd paii:
1. Se selecteaz domeniul de formatat.
2. Se selecteaz comanda Celule din meniul Format (sau din meniul contextual cu clic dreapta).
3. n caseta de dialog Formatare celule se selecteaz pagina Numr i apoi tipul de format din lista
Categorie (vezi figurile urmtoare).
4. Se seteaz alte opiuni specifice formatului ales (de exemplu pentru formatul Numr se mai pot
specifica numrul de zecimal; separatorul de clase de uniti etc.).
5. Se face clic pe butonul OK.
Categorie General Categorie Numr

 
72 - Microsoft Excel XP

Categorie Simbol monetar Categorie Contabil

Categorie Dat Categorie Or

Categorie Procentaj Categorie Fracie

Categorie tiinific Categorie Text

  
Modificarea aspectului datelor - 73 

Categorie Special Categorie Particularizat

Observaie:
Categoria Particularizat pune la dispoziie modele predefinite. Este bine de tiut c simbolurile # i 0 (zero) se
utilizeaz pentru cifre astfel: # pentru separarea n clase de uniti (nu este urmat de separator zecimal) iar 0 pentru
separator zecimal (virgula). De exemplu pentru a afia valori de tipul 999,00 litri se introduce n cmpul Tip
succesiunea #.##0,00 Litri.

Pentru anumite formule mai des folosite Microsoft a prevzut butoane rapide pe bara Formatare:

butonul pentru butonul pentru valori butonul pentru separarea butoanele pentru creterea, respectiv micorarea
simbolul monetar procentuale n clase de uniti numrului de zecimale
Semnificaie butoane:
 Simbol monetar transform numerele n valori monetare, adugnd simbolul lei n dreapta,
dup cele dou zecimale.
 Stil procent este utilizat pentru numere care rezult din formule sub form de procent; transform
numerele din zecimale n procente (de exemplu ,05 n 5%).
 Separator mii este folosit pentru a aduga puncte la numerele ce depesc 999 (separator de
ordin) i virgul pentru marca zecimal.
 Mrire zecimal este un instrument utilizat pentru mrirea numrului de cifre zecimale. Putei
afia valori cu un numr nelimitat de zecimale executnd cte un clic pentru fiecare zecimal
suplimentar.
 Micorare zecimal este instrumentul care inverseaz aciunea de mrire a numrului de
zecimale. Pe msur ce eliminai din zecimale, numrul va fi rotunjit corespunztor. De exemplu,
5,682 devine 5,68 apoi 5,7 i chiar 6 dac pe butonul Micorare zecimal se execut clic de trei
ori.

Conversia n moneda Euro


Pentru a folosi aceast facilitate este nevoie instalarea unei
componente speciale. Din meniul Instrumente alegei Componente incluse
la cerere i selectai Instrumente valut Euro din lista de componente
disponibile. Atunci cnd este apelat, aceast component va plasa un buton
Euro pe bara de instrumente Formatare concomitent cu afiarea unei bare de
instrumente EuroValue pentru conversia monedelor statelor din UE n euro.

 

74 - Microsoft Excel XP

Descriptorul de formate copiaz formatarea celulelor dintr-o locaie n alta. Este suficient s se
evidenieze celula cu formatul care se dorete s fie copiat, s se fac clic pe butonul Descriptor de formate
i s se picteze formatul peste orice text se alege.

Protecia celulelor (PROTECIE)


n lecia I n seciunea care abordeaz operaiile asupra unei foi de calcul am amintit despre modul de
protejare a coninutului unei foi de calcul. n cele ce urmeaz prezentm procedura de protecie:
1. Se selecteaz domeniul cu datele de protejat.
2. Se selecteaz comanda Celule din meniul Format sau din cel contextual al domeniului
selectat.
3. Se selecteaz ultima pagin a casetei de dialog denumit Protecie.

4. Se activeaz opiunile dorite:


 opiunea Blocate pentru blocarea valorilor n celule (nu mai pot fi editate);
 opiunea Ascunse pentru ascunderea valorilor sau formulelor din celule (nu mai pot fi
vzute pe bara de formule).
5. Preluarea opiunilor de protecie se face cu butonul OK.
Efectul celor dou tipuri de protecie nu se face simit dect atunci cnd ntreaga foaie va fi protejat.
Pentru aceasta se selecteaz din meniul Instrumente comanda Protecie, subcomanda Protejare foaie
(pentru protejarea foii active) sau Protejare registru de lucru (pentru protejarea registrului de lucru curent).
Att la protejarea unei singure foi de calcul sau a unui registru se poate stabili o parol (ea este opional),
pentru ca protecia mpotriva utilizatorilor neautorizai s fie garantat.
Deprotejarea se face tot din meniul Instrumente cu comanda Deprotejare foaie. Dac la protejare
s-a introdus o parol atunci deprotejarea se poate face doar dac se cunoate aceast parol.

Formatarea rndului7 permite ajustarea nlimii rndului (nlime), activarea sau dezactivarea
Potrivirii automate i ascunderea (Ascundere) sau reafiarea rndului (Reafiare). Pentru ca cel mai nalt
caracter s ncap ntr-un rnd se face dublu clic pe partea de jos a capului rndului. Atribuirea acestor
caractere se face din meniul Format-Rnd.


7 Pentru detalii vezi seciunea Linii i coloane din capitolul Noiuni de baz n Excel

  
Modificarea aspectului datelor - 75 

Formatarea coloanei8 permite ajustarea limii coloanei (Lime), activarea sau dezactivarea
Potrivirii automate, ascunderea (Ascundere) sau reafiarea coloanei (Reafiare) i stabilirea limii
standard pentru toate coloanele (Lime standard). Atribuirea acestor caractere se face din meniul Format-
Coloan.

Adugarea unei imagini ca i fundal al foii


Urmai paii:
1. Din meniul Format se alege comanda Foaie apoi Fundal.
2. Din fereastra de dialog Fundal foaie se alege fiierul imagine dorit.
3. Dup acionarea butonului OK se aplic imaginea aleas ca fundal (imaginea se repet
ori de cte ori este cazul, pn la acoperirea n ntregime a suprafeei de lucru).
n figura care urmeaz am exemplificat aplicarea unui fundal cu imaginea ursulet.jpg.

Eliminarea unui fundal se face urmnd secvena Format-Foaie-tergere fundal.

Utilizarea caracteristicii AutoFormatare pentru mbuntirea foilor de calcul


AutoFormatarea aplic o formatare predefinit unei zone de celule. Formatele automate sunt formate
preproiectate pentru dimensiunea fontului, modele i aliniere. Excel determin nivelurile de rezumat i de
detaliu n zona selectat de celule i aplic formatele n mod corespunztor. Exist cteva Formate automate
din care se poate alege. Pentru a aplica o formatare automat alegei comanda AutoFormatare din meniul
Format. Se deschide caseta de dialog AutoFormatare din figura urmtoare.


8 idem

 
76 - Microsoft Excel XP

Executarea unui clic pe butonul Opiuni afieaz o list a formatrilor (font, culoare, aliniere, chenare
etc.) ce vor fi aplicate n cadrul formatrii automate selectate. Putei deselecta orice opiune ce nu dorii a fi
aplicat de AutoFormatare.

Formatarea condiional
Formatarea condiional specific criteriile de formatare pentru o celul sau o zon de celule pe
baza a pn la trei condiii sau formate. De exemplu, este posibil crearea unei condiii care s formateze
toate valorile mai mari ca 10.000 n text aldin rou. Pentru a stabili criterii mai complexe se poate utiliza o
formul.
Formatarea condiional necesit crearea unor seturi de criterii, similar introducerii criteriilor de
cutare ntr-o baz de date. Folosind expresii, cum ar fi egal cu sau mai mare ca vei alege formatele ce se
vor aplica asupra celulelor ce conin text sau numere care corespund criteriului.
Comanda care permite implementarea acestei faciliti de formatare condiional se numete
Formate condiionale i se afl tot n meniul Format.
Paii pentru realizarea formatrii condiionale sunt urmtorii:
1. Se selecteaz domeniul de celule n care se dorete includerea formatrii condiionale.
2. Se deruleaz meniul Format i se selecteaz comanda Formate condiionale.
3. n caseta de dialog Formate condiionale se construiesc condiii de formatare
specificndu-se:

 
Modificarea aspectului datelor - 77 

 Tipul de valori (Valoare este) sau formule (Formula este) la care se aplic condiia de
formatare.
 Operatorii i valorile pentru precizarea condiiei (ntre, egal cu, mai mare dect, mai mic
dect etc.).
 Executai clic pe butonul de comprimare a casetei de dialog (cel cu rou de dedesubtul
butonului Close) pentru a avea acces la foaia de calcul i executai clic n celula ce
conine valoarea pe care vrei s o caute i s o formateze Excel. Adresa celulei va
aprea n caseta de dialog. Dac nu suntei sigur unde se gsete valoarea condiiei n
foaia de calcul putei introduce o valoare n caset.

Observaie. Cnd executai clic ntr-o celul, adresa celulei apare n caseta de dialog.
Semnul $ indic faptul c toate celelalte celule trebuie comparate cu coninutul acesteia.
 Stabilirea formatului vizual se va face acionnd butonul Format (apare o caset cu
opiuni tipice de formatare a textului: font, mrime, culoare etc.). n caseta Formatare
celule nu putei schimba fonturile, ns putei alege un stil (aldin sau cursiv) sau o culoare.
De asemenea, putei aplica borduri sau culori asupra celulelor care ndeplinesc condiiile
stabilite de dvs.
 Dac dorii s stabilii un al doilea sau al treilea set de condiii, executai clic pe butonul
Adugare.
4. Aplicarea formatrii condiionale va avea loc n momentul ieirii din caseta de dialog cu
clic pe butonul OK.
Dup ce ai stabilit formatarea condiional ntr-o foaie de calcul, orice celul n care introducei
coninut ce ndeplinete condiiile stabilite va fi formatat n conformitate cu instruciunile de formatare
condiional. Acest lucru va continua pn cnd tergei instruciunile.

Exemplu: Aplicnd condiia de formatare valorile din domeniul e11:g14 s fie mai mici dect
80 asupra foii de calcul toate valorile mai mici dect 80 au fost scrise ngroat pe fond galben.

Pentru a terge condiiile dintr-o foaie de calcul (eliminarea formatrii aplicate de formatarea
condiional i oprirea aplicrii continue a formatelor condiionale) parcurgei urmtorii pai:
1. Selectai ntreaga foaie de calcul executnd clic pe butonul Selecteaz tot.
2. Alegei Format-Formate condiionale.
3. n caseta de dialog Formate condiionale executai clic pe butonul tergere.
 
78 - Microsoft Excel XP

4. n caseta de dialog tergere formate condiionale care apare, plasai un semn de


validare n dreptul condiiilor pe care dorii s le tergei.
5. Executai clic pe OK pentru a reveni la caseta de dialog Formate condiionale.
6. Executai din nou clic pe OK pentru a elimina formatarea aplicat prin condiia tears i
pentru a nchide caseta de dialog.

Formatarea stilurilor permite aplicarea deodat a ctorva modificri de formatare (urmeaz


secvena Format-Stil). Stilurile ncep s fie utile dac se aplic n mod frecvent anumite modificri textului sau
formatului celulei. De asemenea, este posibil crearea de noi stiluri care s fie salvate n registrul de lucru n
care au fost create.

Stilul predefinit care este aplicat oricrui coninut nou Excel este stilul Normal compus dintr-un anumit
font, aliniere, bordur, model i ali parametri. Celelalte stiluri predefinite precizeaz doar formatul numerelor,
alinierea i plasarea caracterelor suplimentare cum ar fi simbolul monetar, separator zecimal i virgulele etc.:
 Virgul i Virgul[0]. Aceste dou stiluri adaug puncte ca separator de ordin la numerele mai
mari de 999.00. Stilul Virgul afieaz numrul cu dou zecimale, iar stilul Virgul[0] afieaz
numrul fr nici o zecimal.
 Simbol_monetar i Simbol_monetar [0]. Aceste dou stiluri introduc punctuaie i stiluri
monetare corespunztoare cu parametrii de regiune pe calculatorul pe care lucrai. Pentru
utilizatorii romni, stilul Simbol_monetar afieaz dou zecimale, punctul pentru sumele mai mari
de 999.99 Lei i semnul monetar lei. Stilul Simbol_monetar[0] afieaz suma fr zecimale.
 Procent. Afieaz numrul mpreun cu un simbol de procent (%). Procentele trebuie introduse
ca zecimale. De exemplu ,15 este afiat ca 15%.
Stilurile Virgul, Simbol_monetar i Procent pot fi aplicate i prin executarea unui clic pe butonul
corespunztor din bara de instrumente Formatare: Simbol monetar ( ), Stil procent ( ) i Separator mii ( ).
Putei, de asemenea, edita stilurile predefinite din registrul curent de calcul ca s aplicai atributele
dorite. Pentru aceasta parcurgei paii:
1. Alegei Format-Stil. Va aprea caseta de dialog Stil.
2. n lista Nume stil alegei stilul pe care dorii s-l editai.
3. n seciunea Stilul include a casetei de dialog, activai sau dezactivai oricare dintre elemente
executnd clic pe casetele lor de validare.
4. Executai clic pe butonul Modificare pentru a stabili parametri opiunilor selectate. Aceast
aciune deschide caseta de dialog Formatare celule.
5. Alegei ali parametri pentru stil.
6. Executai clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog Formatare celule i a reveni la caseta de
dialog Stil.

 
Modificarea aspectului datelor - 79 

7. Executai clic pe OK. Programul Excel actualizeaz imediat orice celul n care a fost aplicat stilul,
astfel nct s reflecte modificrile de formatare.

Observaii.
1. Dac ai utilizat Microsoft Word suntei probabil deja familiarizat cu procesul de creare a stilurilor personalizate pentru
titluri, liste marcate .a.m.d. Stilurile Excel sunt comparabile cu cele din Word i ofer la fel de multe posibiliti de
formatare. Pentru detalii v rugm s consultai ghidul Tehnoredactare computerizat: Word XP.
2. Butonul mbinare din caseta de dialog Stil v permite s selectai un alt registru de calcul deschis i s combinai
orice stiluri din acel registru cu cele din registrul activ. Aceast caracteristic v economisete timp i efort,
permindu-v s creai sau s editai stiluri ntr-un registru de calcul i apoi s le utilizai n alte registre. n cazul
utilizrii unui set de stiluri standard, aceast caracteristic v ajut i la asigurarea unui aspect unitar.

Minimul pe care trebuie s-l tii

Pentru
A aplica diverse formate celulelor Selectai celulele i din meniul Format alegei comanda Celule
A configura valori numerice Din caseta Formatare celule alegei opiunea Numr
A introduce un simbol valutar Se face clic pe butonul Simbol monetar de pe bara de unelte
Standard
A formata cu procente Se execut clic pe butonul Stil procent de pe bara de unelte
Standard
A formata celule ca date calendaristice Urmai secvena Format-Celule-Numr-Dat
A formata celule care conin text Se alege pagina Font din caseta de dialog Formatare celule
A alinia coninutul celulelor Se alege pagina Aliniere din caseta de dialog Formatare celule
A ncadra n chenar un domeniu de Se selecteaz celulele i se urmeaz secvena Format-Celule-
celule Borduri
A aplica efect de umbrire celulelor Alegei pagina Modele din caseta Formatare celule
A formata rapid celule Se folosesc butoanele Font, Dimensiune font, Aldin, Cursiv,
Subliniere, Aliniere la stnga, La centru, Aliniere la dreapta,
Borduri, Culoare font, Culoare umplere de pe bara de unelte
Formatare
A proteja coninutul unei celule sau Se folosete opiunea Protecie din caseta Formatare celule
domeniu
A aplica formate predefinite Se urmeaz secvena Format-Autoformatare
A introduce date respectnd anumite Se alege Formate condiionale din meniul Format
criterii
A aplica un anumit stil Se folosete comanda Stil din meniul Format

ntrebri de control:
1. Pentru a formata coninutul unor celule:
a) se alege comanda Formatare celule din meniul Format
b) se urmeaz secvena Format-Celule i se alege opiunea dorit
c) se alege din meniul Format-Autoformatare
 
80 - Microsoft Excel XP

2. Cum am putea reprezenta valori numerice de tip buci care s fie utilizate n calcule?
a) folosind opiunea Numr
b) folosind opiunea Particularizat
c) tastnd pur i simplu n celule textul buc. dup date.
3. Pentru a roti coninutul unei celule cu 45 de grade utilizai:
a) opiunea Orientare din meniul Inserare
b) zona Orientare din butonul Panoramare
c) zona Orientare din caseta de dialog Formatare celule.
4. ncercuii tipurile de date acceptate de Excel:
a) numere
b) texte
c) litere
d) date calendaristice
e) minute
f) chenare
g) valori logice
h) simboluri monetare
i) procentaje
j) fracii
5. Unde se gsesc opiunile de formatare a textului?
a) n fereastra Font din caseta Font
b) n fereastra Font din caseta Formatare celule
c) pe bara de unelte Formatare
6. Dac dorii s aplicai chenar interior unui domeniu de celule cum procedai?
a) folosii butonul Desenare bordur
b) alegei din caseta de dialog Formatare celule, zona Bordur, butonul Interior
c) utilizai presetrile din zona Bordur a casetei Formatare celule zona Bordur
7. Dac dorii s eliminai un model de umplere pentru un domeniu de celule ce folosii?
a) butonul Fr culoare din zona Culoare a casetei de dialog Formatare celule din pagina
Modele
b) opiunea Fr umplere din meniul butonului Culoare umplere de pe bara de unelte
Formatare
c) din meniul Editare alegei Golire-Formate.

Lucru individual

1. Deschidei registrele de calcul Bugetul lunii APRILIE i Bugetul lunii MARTIE.
2. Formatai toate simbolurile valutare prin simbolul Lei.
3. Modificai, dac este necesar, limea coloanelor
4. Stabilii ca font pentru text Times New Roman.
5. Toate titlurile trebuie s aib dimensiunea caracterelor de 14, aldin. Restul elementelor de text
trebuie formatate cu 12.
6. Cuvintele Alimente se subliniaz.
7. Sumele calculate se scriu cu caractere aldine, cursive, de culoare roie i se centreaz n mijlocul
celulelor.
8. Anulai prin tiere cu o linie banii de buzunar.
9. Modificai n toate celulele tipul fontului n Garamond.
10. Modificai apoi limea coloanelor astfel nct foaia de calcul s devin ct mai lizibil cu putin.
11. Aplicai o formatare predefinit.
12. Salvai i nchidei registrele.
 
Utilizarea formulelor i funciilor - 81

IV. UTILIZAREA FORMULELOR i FUNCIILOR


Odat ce s-au introdus date n celulele unei foi de lucru este probabil c se dorete s se fac ceva
cu aceste date. Foarte muli dintre noi utilizeaz programul Excel ca un mijloc de a stoca informaii, ca i cum
ar fi o baz de date tabelar. Totui, puterea Excel provine din capacitatea sa de a efectua calcule cu aceste
date prin utilizarea de formule. Formulele pot fi simple ecuaii care adun mpreun dou valori sau pot fi tot
att de complexe pe ct le concepe imaginaia.

Obiective
n acest capitol vei nva despre:
 concepte de baz ale formulelor
 utilizarea butonului nsumare automat
 editarea formulelor
 scrierea mai multor copii ale unor formule
 utilizarea zonei de calcul automat pentru obinerea rapid a totalurilor
 construirea formulelor
 utilizarea numelor de domenii n formule
 utilizarea n formule a referinelor de celul de tip relativ, absolut i mixt
 referirea din alte foi de calcul
 ce sunt funciile
 construirea funciilor cu ajutorul casetei de dialog Inserare funcie
 lucrul cu cele mai utile funcii din Excel
 transformarea rezultatelor formulelor n valori
 funcii statistice

Utilizarea formulelor
Concepte de baz ale formulelor
O formul este un enun la fel ca orice expresie dintr-un limbaj de programare. La fel ca valorile
numerice, formulele sunt memorate n celule individuale.
Orice formul Excel ncepe cu semnul egal (=), care indic programului c trebuie s urmeze o
operaie matematic. De exemplu, dac se introduce formula =5+3+2 n orice celul liber din foaia de calcul,
Excel afieaz rezultatul 10. Formulele sunt compuse din operatori i operanzi.
a) Operatorii sunt simbolurile care precizeaz operaia/aciunea pe care Excel o va efectua asupra
operanzilor. Unii operatori acioneaz asupra unui singur operand (operatori unari) iar alii asupra a doi
operanzi (operatori binari).
Excel reunete patru categorii de operatori:
1. operatori aritmetici: + (adunare), - (scdere), / (mprire), * (nmulire), % (transformarea n
procent), ^ (ridicare la putere) care acioneaz asupra valorilor numerice i au ca rezultat tot valori
numerice (putei introduce paranteze pentru a stabili ordinea n care se vor efectua operaiile
matematice);
2. operatori pentru texte: & care combin prin concatenare dou sau mai multe valori de tip text
ntr-o singur valoare de tip text;
3. operatori relaionali: = (egal), > (mai mare), < (mai mic), <> (diferit), >= (mai mare sau egal), <=
(mai mic sau egal) care compar dou valori de acelai tip i au ca rezultat o valoare logic:
TRUE (adevrat) sau FALSE (fals);
4. operatori pentru referine la celule sau domenii de celule: : (dou puncte), , (virgul), ; (punct
i virgul) care combin dou referine la celule ntr-o referin compus (exemple: B5:B15,
SUM(B5:B15, D5:D15) sau SUM(B1:B15; D5:D15) etc.).
b) Operanzii acceptai de Excel sunt valori constante (tipurile de valori constante au fost prezentate n
capitolul anterior), referine la celule sau domenii de celule, nume, funcii nedefinite sau definite de utilizator.
 
82 - Microsoft Excel XP

Formula este afiat n bara de formule de deasupra grilei foii de lucru. n celul se afieaz data
produs de formul, nu formula. Dac se dorete afiarea formulelor n locul valorilor se apas combinaia
de taste CTRL++ sau din meniul Instrumente se selecteaz comanda Opiuni, iar din pagina Vizualizare se
marcheaz cutia de validare Formule.
Cnd editai o formul o vedei att n bara de formule ct i n celula n care ai introdus-o. O putei
modifica n oricare din aceste dou locaii.

Ordinea n care Excel efectueaz operaiile matematice


Programul Excel folosete regulile matematice standard n privina ordinii de efectuare a operaiilor:
 Paranteze. Toate operaiile din paranteze sunt efectuate primele. Dac mai multe operaii
sunt nchise n mai multe seturi de paranteze, ele vor fi efectuate din interior spre exterior,
apoi respectnd ordinea operaiilor i apoi de la stnga la dreapta. Nu uitai c n orice formul
trebuie s avei parantezele n pereche.
 Valori negative. Obinerea unui numr negativ (de exemplu -2) precede orice alte operaii
astfel nct n restul calculelor s se utilizeze valoarea negativ.
 Procent. Procentajele (de exemplu 12%) vor fi calculate imediat dup numerele negative,
astfel nct valoarea real (n acest caz 0,12) s fie utilizat n restul calculelor.
 Ridicare la putere (de exemplu 10^3) va fi calculat imediat dup procentaje, astfel nct
valoarea real (1000) s fie utilizat n restul calculelor.
 nmulirea. Este efectuat dup operaiile din paranteze i naintea tuturor celorlalte calcule.
 mprirea. Urmeaz nmulirii i se gsete pe acelai nivel de preceden cu aceasta.
 Adunarea. Este efectuat dup executarea tuturor mpririlor.
 Scderea. Urmeaz adunrilor i se gsete pe acelai nivel de preceden cu operaia de
adunare.

Introducerea manual a formulelor se face prin selectarea unei celule, tastarea semnului
egal (=) i coninutul formulei care se dorete s fie introdus. De exemplu =A1+A2 este formula care va
aduna dou celule adiacente. Dac aceast formul a fost introdus n celula A3, suma dintre A1 i A2 va fi
afiat n celula A3. Excel genereaz n celul un mesaj de eroare dac formula nu respect regulile
matematice pentru formule.

Putei folosi aceast tehnic pentru a crea orice formul simpl. ncepei prin introducerea semnului
egal, apoi introducei o valoare sau executai clic pe celula care conine valoarea, introducei operatorul
aritmetic corespunztor, apoi valoarea urmtoare .a.m.d. n lipsa unei recomandri explicite, Excel
efectueaz nmulirea i mprirea naintea adunrii i scderii. Dac dorii ca unele pri ale formulei s fie
calculate n alt ordine, folosii parantezele pentru a modifica ordinea de calcul implicit.
 
Utilizarea formulelor i funciilor - 83

Editarea formulelor
Dac trebuie s modificai o formul, adic operaia efectuat sau celulele referite, putei alege dintre
mai multe tehnici: putei edita formula fie n bara de formule, fie direct n celul.
Pentru editarea n bara de formule executai clic n celula care conine formula i apoi clic n bara de
formule. Folosii tehnicile obinuite de editare a textului selectai prin tragere caracterele pe care vrei s le
modificai, apoi tergei-le sau scriei peste ele. Apsai Enter pentru a termina formula.
Pentru a edita formula n celul, executai dublu clic n celul sau apsai tasta F2. Celula trece n
modul de editare i ntreaga formul devine vizibil. Putei selecta i edita formula la fel ca n bara de formule.
Indiferent dac editai o formul n bara de formul sau n celul, referinele la celulele din formul
sunt evideniate cu o culoare, iar domeniile respective de celule din foaia de calcul sunt nconjurate cu o
bordur de aceiai culoare. n imagine referinele de domeniu i bordura care nconjoar domeniul au culoarea
albastr.

Ca s prsii o celul fr a efectua nici o modificare sau ca s anulai modificrile efectuate, nainte
de a le confirma, apsai tasta ESC sau executai clic pe butonul Revocare (butonul rou din stnga barei de
formule).

Ascunderea/Reafiarea formulelor se utilizeaz pentru a face o formul invizibil sau pentru


a arta formula care fusese ascuns. Pentru a ascunde o formul trebuie formatate ca ascunse celulele care
conin formula i apoi foaia de lucru trebuie protejat. Pentru a reafia o formul ascuns se deprotejeaz
foaia de lucru care conine formula.

Copierea formulelor
n loc de introducerea individual a fiecrei formule exist cteva modaliti de a crea rapid copii ale
formulei. O metod utilizeaz caracteristica Umplere automat pentru a copia formula n alte cteva celule.
Cealalt metod creeaz mai multe copii atunci cnd introducei formule.

Copierea formulelor cu Umplere automat


Atunci cnd copiai o formul folosind Umplere automat ea i ajusteaz automat referinele astfel
nct calculul s fie corect. De exemplu, cnd scriei o formul care nsumeaz valorile din patru celule din
stnga fiecare copie a formulei va nsuma valorile celor patru celule din stnga sa. Acest lucru funcioneaz
deoarece formula utilizeaz referine relative. Putei folosi caracteristica Umplere automat pentru a copia
formule n toate cele patru direcii (sus, jos, stnga, dreapta).
Pentru a copia cu Umplere automat o formul, parcurgei paii:
1. Introducei formula n prima celul.
2. Selectai celula cu formula. Celula (sau domeniul) activ are n colul din dreapta jos o caset
mic i neagr denumit ghidaj de umplere.
3. Plasai indicatorul mouse-ului pe ghidajul de umplere. Atunci cnd acesta devine o cruce neagr
executai clic i tragei n jos pentru a umple celulele cu copii ale formulei.

 
84 - Microsoft Excel XP

4. La sfritul domeniului, eliberai butonul mouse-ului. Celulele peste care ai tras vor fi umplute cu
copii ale formulei.

Introducerea simultan a mai mult formule


Dac ai introdus deja o formul i trebuie s o copiai ntr-o linie sau pe o coloan simultan,
parcurgei urmtorii pai:
1. Selectai toate celulele n care vrei s introducei formula. Acestea se pot gsi pe o singur linie,
o singur coloan sau n domenii nediacente (n acest caz inei apsat tasta CTRL).
2. Construii formula prin orice mijloace dorii, dar NU apsai tasta Enter cnd ai terminat.
3. Cnd formula este complet, apsai combinaia de taste CTRL+Enter. Formula va fi introdus
simultan n toate celulele selectate.

Verificarea unei foi de lucru

 
Utilizarea formulelor i funciilor - 85

Instrumentele de audit din Excel ajut la urmrirea problemelor pe foile de lucru. De exemplu,
valoarea care se vede ntr-o celul ar putea fi rezultatul unei formule sau ar putea fi utilizat de o formul care
s produc un rezultat neateptat. Comenzile de audit permit urmrirea relaiilor dintre celule i formule.

Evaluare formul

Trasarea erorilor permite localizarea tuturor celulelor care furnizeaz date unei formule afind o
valoare de eroare (ca de exemplu #DIV/0!). Din celula care cauzeaz eroarea se ndreapt sgei roii spre
celula care deine eroarea i sgei albastre se ndreapt spre celulele precedente celulei care cauzeaz
eroarea. n tabelul urmtor sunt prezentate mesajele de eroare i cauzele lor probabile.

Valori de eroare
Tip eroare Semnificaie
##### Coloana nu este suficient de lat pentru a afia valoarea
#VALUE! Tip greit de argument sau operand
#DIV/0! Formula ncearc mprirea la 0
#NUME? Formula se refer la un nume invalid sau care nu exist
#N/A Cel mai adesea nseamn c nu este disponibil nici o valoare sau
au fost utilizate argumente necorespunztoare
#REF! Excel nu poate localiza celulele referite (de exemplu au fost terse)
#NUM! Folosirea incorect a unui numr sau rezultatul formulei este un
numr prea mare sau prea mic pentru a fi afiat
#NULL! Referin la o intersecie a dou zone care nu se intersecteaz
Referin circular O formul care se refer la ea nsi, direct sau indirect. Executai
clic pe OK i apoi privii bara de stare pentru a vedea care celul
conine referina circular. Folosii butoanele Trasare dependene i
Trasare precedene din bara de instrumente Referin circular
sau Formul de audit pentru a descoperi referinele cu probleme.

 
86 - Microsoft Excel XP

Trasarea precedenelor permite localizarea tuturor celulelor care furnizeaz date unei formule.
Sgei de depistare albastre indic celulele de pe foaia de lucru activ care furnizeaz date unei formule i
este posibil s se mearg n adncime cu nc un nivel, trasndu-se toate celulele la care se refer celulele
precedente. Dac o celul de pe o alt foaie de lucru sau dintr-un alt registru de lucru se refer la celula
selectat, atunci apare o pictogram special pentru a indica acest fapt (cellalt registru de lucru trebuie s fie
deschis pentru a fi trasat).
Trasarea dependenelor permite s se arate care celule sau formule de pe foaia de lucru activ
depind de o celul anume. Dac o celul de pe o alt foaie de lucru sau dintr-un alt registru de lucru se refer
la celula selectat, atunci apare o pictogram special pentru a indica acest fapt (cellalt registru de lucru
trebuie s fie deschis pentru a fi trasat).
Pentru a depista sursa unei erori dintr-o formul, ncepei prin a verifica formula cutnd eventuale
greeli de introducere i scriere. Eroarea poate fi n formul sau n celula surs referit de formul.
Pentru a localiza sursa unei erori parcurgei urmtorii pai:
1. Executai clic pe Instrumente-Formul de audit-Afiare bar de instrumente audit.
2. Executai clic pe celula care conine eroarea.
3. n bara de instrumente Formul de audit executai clic pe butonul Trasare erori.

Dac eroarea provine dintr-o celul surs i nu din celula activ, vor aprea sgei indicatoare care v
ghideaz vizual spre posibilele surse de eroare. Liniile albastre indic celulele referite, iar liniile roii v conduc
la celula care a provocat eroarea. Dac nu apar sgei de indicare a erorii, sursa acesteia se gsete n
formul.

Chiar dac nu exist erori, putei trasa celulele dependente i precedente dintr-o formul executnd
clic pe butoanele Trasare precedene i Trasare dependene. De fiecare dat cnd executai clic pe un
 
Utilizarea formulelor i funciilor - 87

buton Trasare vor aprea sgei indicatoare pentru urmtorul nivel de preceden sau dependen. Butoanele
Eliminare sgei anterioare elimin sgeile indicatoare, cte un nivel o dat.

Utilizarea numelor de domenii


Numele permit identificarea mai uoar a celulelor sau domeniilor de celule. Programul Excel v ofer
posibilitatea de a denumi celule individuale sau domenii astfel nct s putei gsi datele dup un nume logic i
s v referii la domeniile de celule din formule.
Reguli de atribuire a numelor de domenii
1. Putei s folosii cel mult 255 de caractere, dar este indicat s v oprii la nume mai simple.
2. Primul caracter trebuie s fie o liter sau o liniu de subliniere. Celelalte caractere pot fi
litere, cifre, punct sau liniu de subliniere (nu se folosete nici un alt semn de punctuaie).
3. Folosirea spaiilor este interzis.
Atribuirea de nume celulelor sau domeniilor
Cea mai simpl cale pentru a denumi o celul sau un domeniu este s folosii Caset nume, aflat n
partea stng a barei de formule.
1. Se selecteaz celula sau domeniul dorit.
2. Se execut clic n Caseta nume de pe bara de formule.
3. n caseta de dialog se introduce noul nume.
4. Se tasteaz Enter.

O alt modalitate este folosirea comenzii Nume din meniul Inserare.


1. Se selecteaz celula sau domeniul dorit.
2. Se activeaz comanda Nume din meniul Inserare.
3. Se activeaz subcomanda Definire a comenzii Nume.
4. n caseta de dialog Definire nume se tasteaz noul nume.
5. Se acioneaz butonul Adugare.
n caseta Se refer la putei introduce un domeniu de celule sau adresa unei singure celule. Aceast
tehnic v permite s introducei mai multe domenii, executnd clic pe Adugare dup denumirea fiecruia,
fr a mai fi nevoie s nchidei i s deschidei n mod repetat caseta de dialog dup selectarea celulelor sau
a domeniilor cu mouse-ul.

Iat cteva motive pentru care trebuie s dai nume domeniilor:


 Numele v ajut s nelegei mai uor modul n care se fac calculele, mai ales atunci cnd
avei de gnd s refolosii o foaie creat anterior.
  
88 - Microsoft Excel XP

 Este mai puin probabil s greii atunci cnd mutai o celul dintr-un loc n altul, deoarece
Excel actualizeaz automat numele celulelor i al domeniilor.
 Atunci cnd facei o greeal aceasta este mai uor de descoperit, deoarece formulele sunt
mai clare.

tergerea numelor de domeniu


1. Alegei Inserare-Nume-Definire.
2. Apare caseta de dialog Definire nume.
3. Din lista Nume n registru de lucru executai clic pe numele de domeniu pe care vrei
s-l eliminai.
4. Executai clic pe butonul tergere. Numele va disprea din list.
5. Executai clic pe OK pentru a nchide caseta de dialog.

Introducerea unui nume de domeniu ntr-o formul


Cnd introducei un nume ntr-o formul, scriei doar cu litere mici. Dac Excel recunoate numele, va
efectua transformarea n majuscule a caracterelor corespunztoare. ns, dac ai introdus numele greit, vei
obine o eroare de tipul #NUME?.
Ca s fii siguri c nu vei scrie greit un nume de domeniu cnd l adugai la o formul l putei lipi
dintr-o list ce conine toate numele de domeniu din foaia de calcul.
Pentru a lipi un nume ntr-o formul parcurgei paii:
1. Executai clic n formula n care vrei s includei numele.
2. Alegei Inserare-Nume-Lipire.
3. n caseta de dialog Lipire nume executai clic pe numele dorit i apoi OK.

Pentru a nlocui un nume cu altul, executai dublu clic pe nume n formul ca s l selectai i apoi
urmai paii 2 i 3 de mai sus pentru a lipi un nou nume n locul lui.
Dac trebuie s modificai domeniul care este calculat n formul, nu schimbai formula, ci definiia
numelui domeniului. Executai clic pe Inserare-Nume-Definire i n caseta Definire nume executai clic pe
numele domeniului. n caseta Se refer la schimbai referinele domeniului i apoi executai clic pe OK.
O alt modalitate de a introduce nume de domeniu ntr-o formul o constituie utilizarea comenzii Se
aplic din meniul Nume.
Pentru a nlocui adresele de celul cu nume ntr-o formul existent folosind comanda Se aplic
parcurgei urmtorii pai:
1. Selectai formula ce conine adresele de celul pe care dorii s le nlocuii cu domenii denumite.
2. Alegei Inserare-Nume-Se aplic.
3. n caseta de dialog Se aplic nume executai clic pe numele pe care dorii s le actualizai n
formul.
4. Executai OK pentru a introduce numele n formul.

 
Utilizarea formulelor i funciilor - 89

Dac executai clic pe butonul Opiuni din caseta de dialog Se aplic nume aceasta v va prezenta
mai multe ci prin care programul Excel poate aplica numele n formula selectat:
 Ignorare relativ/absolut. Dac este validat aceast opiune se ignor statutul de referin
absolut sau relativ ale celulelor atunci cnd introducei nume. Dac eliminai semnul de
validare referinele absolute vor fi nlocuite cu un nume de referin absolut (ce cuprinde i
simbolul $).
 Se utilizeaz numele de rnd i de coloan. Dac nu pot fi gsite nume pentru celulele din
formul se vor folosi numele de coloan i de linie. Cele dou casete de validare Se omite
v permit s alegei dac vei utiliza numele de coloan, pe cel de linie sau amndou.
 Ordine nume. La aplicarea numelor provenite din numele de coloan i de linie, alegei
ordinea n care acestea vor fi introduse (Rnd coloan) sau (Coloan rnd).

Utilizarea referinelor
Referinele sunt construcii care permit identificarea celulelor individuale sau a grupurilor de celule. Ele
sunt de fapt adresele celulelor n care Excel caut valori. Aa cum am artat n capitolul 1, referina la o celul
sau adresa celulei este format din antetul coloanei i antetul rndului (de exemplu A1, CF567).
n Excel sunt acceptate urmtoarele tipuri de referine:
1. Referinele la celul (adrese relative) permit referirea la zone de celule. De exemplu, se face
referire la toate celulele de la A1 la A7 tastnd A1:A7. De exemplu, dac ai introdus valoarea 1 n celula A1 i
valoarea 2 n celula B1, putei scrie formula =A1+B1 n orice alt celul i rezultatul este 3. Dac vei modifica
valorile din celulele A1 i B1, formula va continua s le adune i s ofere rezultatul corect.

 

90 - Microsoft Excel XP

2. Referinele absolute permit copierea de formule n celule noi i ajustarea referinelor pentru a
corespunde cu mutarea n noua celul. De exemplu, dac formula =A1+A2 a fost n celula A3 i aceast
formul a fost mutat n B3, atunci Excel rescrie formula astfel nct s se citeasc =B1+B2. Dac nu se
dorete ca Excel s modifice formulele atunci cnd sunt copiate, se va pune semnul dolarului ($) naintea
oricrei referine care se dorete s nu fie modificat. De exemplu, dac formula de mai sus ar fi fost
=$A$1+$A$2 i formula ar fi fost copiat din A3 n B3 fr a modifica valoarea din A1, atunci noua formul ar
fi fost $A$1+B2. Practic o referin absolut este fix i nu se modific chiar dac mutai sau copiai formula.
Putei combina ntr-o formul adresele absolute cu cele relative. De exemplu, $A4 specific
programului Excel s pstreze fix coloana A, dar s adapteze adresa rndului la noua poziie.
n imaginea urmtoare n celula O12 a fost introdus o formul complex (vezi bara de formule) care
conine referine relative i absolute.

Ocazional vei avea nevoie de o referin mixt (formate din adrese absolute i relative). Putei
parcurge rapid tipurile de referin apsnd tasta F4 de la tastatur. De exemplu, dac o formul utilizeaz
referina C11, la fiecare apsare a tastei F4 (selectai celula i lucrai n bara de formule) aceast referin se
va modifica n ordine astfel: $C$11, C$1, $C11 i C11.

3. Referinele nominale permit referirea la celule, zone de celule, nume de coloane sau formule
utiliznd nume descriptive. Toate celulele importante din foaia de calcul, n special cele n care avei de gnd
s schimbai datele pentru a rezolva probleme de genul Ce-ar fi dac?, ar trebui s aib un nume, nu doar
un numr. De asemenea, este posibil crearea de referine nominale la constante numerice.
4. Referinele externe se refer la formule care au date din alt registru sau foaie de calcul dect
cel/cea curent(). O referin la o foaie de calcul extern este compus din numele registrului de calcul inclus
ntre paranteze drepte, urmat de numele foii de calcul separat de referina la celul (care poate fi relativ sau
absolut) printr-un semn de exclamare: [nume_registru]nume_foaie!referin_celul. De exemplu
[Registrul1]Foaia1!A1 se va referi la celula A1 din foaia de lucru Foaia1 din registrul de lucru Registrul1.
Pentru a referi ntr-o formul date din alte foi/registre de calcul procedai astfel:
a) ncepei s construii formula.
b) Cnd ai ajuns la momentul introducerii referinei dintr-o alt foaie sau registru, executai clic pe
eticheta acelei foi de calcul (este bine ca registrul din care preluai datele s apar pe ecran ntr-o
fereastr vizibil).
c) Localizai celula la care dorii s v referii i executai clic pe ea. Dac vei referi un domeniu,
tragei indicatorul peste el pentru a-l selecta. n bara de formule vor aprea numele registrului
(dac e cazul), numele foii i referina de celul.
d) Continuai construirea formulei prin introducerea restului de operatori. Dac formula mai necesit
celule din alte foi (sau din foaia original), repetai paii b i c pentru a le aduga.
e) Cnd formula este complet apsai tasta Enter.


Utilizarea formulelor i funciilor - 91

n figur este prezentat o referin extern: n celula B18 se nsumeaz datele din domeniul C5:C7
din foaia de calcul Buget LIS.

5. Referinele 3D. Dac dorii s v referii la acelai domeniu de pe mai multe foi de calcul ale
registrului, putei utiliza o referin 3D. Acest lucru funcioneaz doar atunci cnd n toate foile de calcul este
folosit aceeai adres de celul. Exemplu: Foaie1:Foaie5!A1:B10.
Pentru a crea o referin 3D procedai astfel:
1. Executai clic pe celula n care dorii s avei referina 3D.
2. Tastai semnul = i apoi introducei coninutul formulei.
3. Executai clic pe eticheta primei foi la care se face referina.
4. innd apsat tasta SHIFT executai clic pe eticheta ultimei foi de calcul la care se face referin.
5. ncheiai formula.

Reinei! Referinele relative sunt adrese de celule care sunt modificate automat (la copierea
formulelor) n timp ce referinele absolute sunt adrese de celule care rmn neschimbate.

Notaia R1C1
n afara de metoda de notaie obinuit (care se numete A1), Excel pune la dispoziie o metod
opional de adresare a celulei, denumit R1C1. Aceasta identific fiecare celul nu prin litera unei coloane i
numrul unui rnd, ci prin dou numere: cel de rnd (R1) i cel de coloan (C1).
Sintax:
RmCn pentru referine absolute
R[i]C[j] pentru referine relative
unde m i n reprezint numrul rndului, respectiv al coloanei;
i i j reprezint diferena dintre numrului rndului/coloanei celulei surs i cel ce conine
referina (i i j pot fi negative sau pozitive).

Exemplu: $A$2 devine R2C1


Dac se copiaz C4 n E5 avem R[-1]C[-2]

Fixarea notaiei R1C1 se face din meniul Instrumente, comanda Opiuni, pagina General. Se bifeaz
caseta Stil de referin R1C1.

Referine tipice R1C1:


R rndul curent C coloana curent
R[1] ntregul rnd de sub cel curent C[1] ntreaga coloan din stnga celei curente
Prescurtarea unor referine:
A:A ntreaga coloan 1:1 ntregul rnd
A:E toate coloanele de la A la E 1:3 toate rndurile de la 1 la 3
A:IV sau 1:65536 toat foaia

Transformarea rezultatelor formulelor n valori




92 - Microsoft Excel XP

Dac scriei o formul i apoi tergei celulele referite de care nu mai avei nevoie n foaia de calcul,
formula nu va mai funciona. Totui, putei transforma rezultatele formulei n valori astfel nct s putei terge
celulele surs care nu mai sunt necesare, fr a modifica rezultatele produse de formul. O alt situaie care
necesit aceast transformare este ntreruperea unei legturi ntre registre sau foi de calcul.
Transformarea rezultatelor formulelor n valori se face astfel:
1. Selectai formulele.
2. Executai clic pe butonul Copiere (sau utilizai metoda dvs. favorit de copiere).
3. n meniul Editare alegei Lipire special.
4. n caseta de dialog Lipire special executai clic pe opiunea Valori.
5. Executai clic pe OK.
Formulele sunt nlocuite de valorile lor rezultate i putei terge celulele surs. Dac bordura de
mutare v deranjeaz o putei elimina apsnd tasta ESC.

Utilizarea funciilor
O mare parte din capacitatea programului Excel de a rezolva aproape orice problem este
determinat de lista sa extins de funcii. Funciile oferite de Excel acoper domeniile statisticii, finanelor,
ingineriei i matematicii. Funciile trebuie privite drept formule predefinite care preiau informaiile introduse i
ofer un rezultat. Deci, ele reprezint o metod rapid de a introduce formule complexe.
Ca i n cazul formulelor, funciile ncep cu semnul (=). Urmeaz apoi numele funciei, de obicei un
cuvnt scurt, o abreviere care indic ce face funcia respectiv. Dup numele funciei urmeaz un set de
paranteze i n interiorul parantezelor se observ argumentele:

 
Argumentele pot fi numere, adrese, texte, valori logice, matrice, valori de eroare sau referine de
celule. Valorile folosite n cadrul argumentelor pot fi: o singur valoare, o referin la o singur celul, o serie
de referine la celule, o serie de valori sau un domeniu. ntre argumente pot fi incluse valori constante sau
formule. n cazul unei formule, aceasta poate conine alte funcii. Dac argumentul unei funcii conine alt
funcie, el se numete imbricat. Separatorul de argumente este n general virgula, dar el poate fi diferit n
funcie de particularizrile de ar ale sistemului de operare.
Exist ns i funcii care nu au nevoie de argumente (de exemplu funcia NOW(), care returneaz
data i ora curente).
Funcii diferite necesit argumente diferite. Unele argumente sunt obligatorii, altele sunt opionale.
Observaii
 Utilizarea parantezelor este obligatorie, chiar dac nu exist nici un argument i nu trebuie lsat nici un spaiu
ntre numele funciei i prima parantez.
 Cnd introducei n bara de formule un nume de funcie (de exemplu SUM), nu este nevoie s-l scriei cu
majuscule. n momentul cnd confirmai intrarea, Excel transform automat literele mici din numele funciei n
litere mari. Dac programul nu rspunde n acest mod nseamn c ai introdus probabil incorect numele funciei.
Pentru introducerea funciilor n foaia de lucru Excel se poate proceda astfel:
a) Se tasteaz semnul (=) n bara de formule dup care se scrie acronimul funciei. n momentul
scrierii dup prima parantez vor aprea n fereastra paletei argumentele funciei respective. n
acest caz trebuie s fii familiarizai cu sintaxa funciilor Excel.

b) Se utilizeaz butonul Inserare funcie de pe bara de formule



Utilizarea formulelor i funciilor - 93

c) Se folosete caseta de dialog Inserare funcie care se obine prin derularea meniului butonului
nsumare automat de pe bara de instrumente Standard i alegerea comenzii Mai multe
funcii.

d) sau se alege din meniul Inserare-Funcie.


n cazul n care folosii caseta de dialog Inserare funcie primul lucru pe care trebuie s-l facei este s
alegei categoria (din lista Selectai o categorie) care va cuprinde funcia dorit. Fiecare categorie de funcii rezolv
un anumit tip de probleme. Excel include multe funcii pentru operaii financiare i economice uzuale, unele dintre
acestea fiind deosebit de complexe. Dac dorii afiarea argumentelor funciei i o scurt descriere a acestora,
executai clic pe Ajutor pentru aceast funcie. Dac dorii ns i mai multe informaii despre funcia selectat
apelai la informaiile de ajutor ale programului prin intermediul butonului Asistentului Office.
Numele categoriei Descrierea funciilor
Cele mai recent Ultimele 10 funcii folosite.
utilizate
Toate Dac alegei aceast categorie vor fi afiate toate funciile Excel. Se folosete n cazul
n care se tie numele funciei, dar nu se tie n ce categorie este cuprins.
Financiare Funciile din aceast categorie sunt legate de domeniul financiar fiind utilizate pentru a
calcula amortizarea mijloacelor fixe, valoarea viitoare, ratele dobnzilor, veniturile din
investiii i alte formule privind finanele.
Exemple: DB, FV, NPER, NPV, PMT, PV, RATE
Dat&Or Funciile de dat i timp ofer un mod de a introduce i manipula date i timpi. Sunt


94 - Microsoft Excel XP

Numele categoriei Descrierea funciilor


posibile inserarea datelor, calcularea numrului de zile ntre dou date i multe altele.
Exemple: DATE, DAY, MONTH, NOW, TODAY, YEAR
Mat&Trig Funciile matematice i trigonometrice sunt utile pentru calcule matematice standard,
cum ar fi valoarea absolut, sinus i cosinus, , rdcin ptrat .a.m.d.
Exemple: ABS, EXP, FACT, INT, LOG, MOD, PI, PRODUCT, ROUND, SQRT, SUM
Statistice Funciile statistice acoper funciile statistice cele mai ntlnite, incluznd minimumul,
maximul, deviaia standard, media, mediana, modul i altele.
Exemple: MIN, MAX, AVERAGE, CORREL, FREQUENCY, COVAR,STDEV
Cutare&Referin Funciile de cutare i referine caut informaii ntr-un domeniu definit de utilizator,
utiliznd reguli de cutare stabilite de acesta. Permit gsirea de valori n liste, tabele i
referine la celule.
Exemple: COLUMN, INDEX, MECI, ROW, VLOOKUP
Baz de date Funciile baz de date sunt legate de gestiunea datelor. Ele lucreaz uor cu o serie
de celule. De exemplu, pentru a obine suma numerelor din celulele care ndeplinesc
un criteriu specific tip baz de date, se utilizeaz funcia DSUM.
Exemple: DAVERAGE, DCOUNT, DMAX, DMIN
Text Funciile text acioneaz n diferite moduri asupra informaiilor de tip text.
Exemple: CONCATENATE, LEFT, RIGHT, LEN, LOWER, TRIM, UPPER
Logice Funciile logice pun logica boolean la dispoziie pentru formule, ntorcnd un rezultat
de tip TRUE sau FALSE bazat pe diferite texte logice.
Exemple: AND, IF, NOT, OR
Informaii Funciile de informare returneaz informaii pentru diferite aspecte ale unui registru de
calcul.
Exemple: COUNTBLANK, ISERROR, ISNUMBER, ISTEXT
Observaie. Cele mai avansate (i cele mai puin utilizate) funcii se gsesc n Pachet instrumente de
analiz. Dac nu gsii acest program de completare n caseta de dialog Componente incluse la cerere
deschidei meniul Instrumente i selectai Componente incluse la cerere.

Dup selectarea funciei din fereastra Inserare funcie apsai butonul OK i va aprea paleta de
formule Argumente funcie care ofer o metod facil de completare a funciilor prin specificarea
argumentelor.

Observaii:
1. n cazul n care dorii folosirea referinelor la celule n cadrul formulei pentru argumentele funciei selectate, plasai
cursorul n cmpul argumentului, apoi executai clic n foaia de calcul pentru a selecta o celul sau un domeniu.


Utilizarea formulelor i funciilor - 95
2. Dac paleta de formule se afl n zona celulelor care dorii a le selecta (deci acoper foaie de lucru), folosii butoanele

Comprimare/Decomprimare ale casetelor de dialog. Prin apsarea butonului Comprimare vei


obine o minimizare a ferestrei ce ofer posibilitatea selectrii celulelor din foaia de calcul care urmeaz s se
regseasc n formula funciei dorite. Dup ce ai selectat apsai Enter sau butonul Decomprimare.
3. Putei folosi paleta de formule i atunci cnd se dorete imbricarea diverselor funcii. Dup ce ai ales o funcie
imbricat, paleta de formule se modific n consecin, prezentnd noua funcie.

Dup ce ai adugat toate argumentele necesare executai clic pe OK. Funcia este construit iar
formula finalizat.

Folosirea butonului nsumare automat


Deoarece cea mai comun operaie dintr-o foaie de calcul este nsumarea valorilor dintr-o list sau un
tabel, Microsoft a creat butonul nsumare automat. Acesta scrie cu rapiditate o formul care utilizeaz
funcia SUM pentru a nsuma valorile din toate celulele referite n formul.

nsumare automat ncearc s anticipeze celulele pe care vrei s le utilizai n formula SUM. Dac
greete, putei modifica rapid domeniul referit, n timp ce introducei formula.
1. Se selecteaz celula n care va aprea totalul.
2. Se acioneaz butonul nsumare automat de pe bara de unelte Standard. Apare SUM(zona
ncadrat cu linie punctat).
3. Dac domeniul de nsumare nu este corect el poate fi corectat manual.
4. Dac formula nu are o linie sau o coloan evident pentru nsumare sau dac programul Excel
anticipeaz greit, tragei indicatorul ca s selectai celulele pe care dorii s le nsumai. Celulele
respective vor fi nconjurate de o bordur animat.
5. Clic pe butonul Introducere sau apas Enter. Apare suma.

Dac dorii s scriei o formul SUM pentru mai multe coloane sau linii dintr-un tabel, parcurgei
urmtorii pai:

1. Selectai prin tragere celulele n care dorii s afiai totaluri, fie de sus n jos, fie de la stnga la
dreapta unui tabel.

2. Executai clic pe butonul nsumare automat. Fiecare celul este automat completat cu o
formul SUM care nsumeaz coninutul coloanei de deasupra ei.



96 - Microsoft Excel XP

Utilizarea zonei de calcul automat


Putei folosi zona AutoCalculare (de calcul automat) de la captul din dreapta al barei de stare pentru
a vedea imediat rezultatele anumitor funcii. Executai clic dreapta n zona de calcul automat pentru a afia un
meniu al funciilor i alegei funcia pe care o dorii (funcia implicit este Sum). n continuare selectai un
domeniu de valori din foaia de calcul. Rezultatul funciei selectate apare instantaneu n zona de calcul
automat. De exemplu, dac alegei Medie i apoi selectai un domeniu de valori, zona de calcul automat va
afia media aritmetic a acestora.

AutoCalculare pstreaz funcia stabilit pn la urmtoarea schimbare. Funciile puse la dispoziie
de Excel sunt:
Medie: face media valorilor numerice din celulele selectate; ignor celulele goale i valorile non-
numerice.
Contor: numr toate intrrile, indiferent dac sunt numerice, text sau logice; ignor celulele goale.
Contor de numere: numr doar valorile numerice; ignor celulele goale i valorile non-numerice.
Max i Min: arat valoarea numeric maxim, respectiv minim, din celulele selectate.
nsumare: nsumeaz valorile numerice din celulele selectate; ignor celulele goale i valorile non-
numerice.

Cel mai des folosite funcii Excel


Programul Excel v pune la dispoziie o gam larg de funcii pe unele le vei utiliza permanent, de
altele vei fi interesat doar dac suntei inginer energetician sau specialist n fizica nuclear. Deoarece acest
ghid introductiv se adreseaz studenilor de la specializrile Facultii de Sociologie i Psihologie, n
continuare vor fi tratate doar cteva din cele mai utilizate funcii statistice (pentru o list complet a funciilor
statistice consultai anexa de la sfritul ghidului).

AVERAGE
AVERAGE(numr1,numr2, ...) ntoarce media aritmetic a argumentelor.
Numr1, numr2, ... sunt argumentele numerice (de la 1 pn la 30).


Utilizarea formulelor i funciilor - 97

Observaii:
 Argumentele trebuie s fie numere sau nume de domeniu, matrici sau referine care conin
numere.
 Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celule goale, acele valori
sunt ignorate; oricum, celulele cu valoarea zero sunt incluse n calcule.

Sugestie: Cnd facei media aritmetic a celulelor, inei cont de diferena dintre celulele goale i cele care conin valoarea
zero, n special dac, n meniul Instrumente, comanda Opiuni, ai golit caseta de selectare Valori nule din fila Vizualizare.
Celulele goale nu conteaz, dar valorile zero, da.

Exemple:
1. Dac zona A1:A5 este numit Scoruri i conine numerele 10, 7, 9, 27 i 2, atunci:
AVERAGE(A1:A5) este egal cu 11
AVERAGE(Scoruri) este egal cu 11
AVERAGE(A1:A5, 5) este egal cu 10
AVERAGE(A1:A5) este egal cu SUM(A1:A5)/COUNT(A1:A5) este egal cu 11
2. Dac zona C1:C3 este numit AlteScoruri i conine numerele 4, 18 i 7, atunci:
AVERAGE(Scoruri, AlteScoruri) este egal cu 10,5

CORREL
CORREL(sir1,sir2) ntoarce coeficientul de corelaie ntre zonele de celule sir1 i sir2. Utilizai
coeficientul de corelaie pentru a determina relaia dintre dou proprieti. De exemplu, putei examina relaia
dintre temperatura medie a locului i utilitatea instalaiilor de aer condiionat.
Sir1 i Sir2 sunt cele dou domenii de celule cu valori.

Observaii:
 Argumentele trebuie s fie numere sau nume de domenii, matrici sau referine care conin
numere.
 Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celule goale, acele valori
sunt ignorate; oricum, celulele cu valori nule sunt incluse n calcul.
 Dac sir1 i sir2 au un numr diferit de repere de date, CORREL ntoarce valoarea de eroare
#N/A.
 Dac sir1 sau sir2 sunt goale, sau dac s (abaterea standard) a valorilor lor este egal cu zero,
CORREL ntoarce valoarea de eroare #DIV/0!.

Exemplu: CORREL({3,2,4,5,6},{9,7,12,15,17}) egal 0,997054

COUNT
COUNT(val1,val2, ...) numr celulele care conin numere i numerele dintr-o list de argumente.
Utilizai COUNT pentru a obine numrul de intrri dintr-un cmp numeric al unei zone sau matrice de numere.
Val1, val2, ... sunt argumentele (de la 1 pn la 30) care pot conine sau referi o varietate de tipuri
diferite de date, dar sunt numrate numai numerele.
 Sunt numrate argumentele care sunt numere, date calendaristice sau reprezentri text ale
numerelor iar argumentele care sunt valori de eroare sau texte ce nu pot fi convertite n numere
sunt ignorate.
 Dac un argument este o matrice sau o referin, numai numerele din matrice sau referin sunt
numrate. Celulele goale, valorile logice, textele sau valorile de eroare din matrice sau din
referin sunt ignorate. Dac trebuie s numrai valori logice, texte sau valori de eroare, utilizai
funcia COUNTA.

Exemple: COUNT(A1:A7) egal 3




98 - Microsoft Excel XP

COUNT(A4:A7) egal 2
COUNT(A1:A7, 2) egal 4

COVAR
COVAR(sir1,sir2) ntoarce covariana, media produselor abaterilor pentru fiecare pereche de puncte
de date. Utilizai COVAR pentru a determina relaia dintre dou seturi de date. De exemplu, putei examina
dac la venituri mai mari corespund nivele mai ridicate de educaie.
Sir1 este prima zon de celule de ntregi. Sir2 este a doua zon de celule de ntregi.

Observaii:
 Argumentele trebuie s fie numere sau nume de domenii, matrice sau referine care conin
numere.
 Dac un argument matrice sau referin conine text, valori logice sau celule goale, acele valori
sunt ignorate.
 Dac argumentele sir1 i sir2 au numere diferite de puncte de date, COVAR ntoarce valoarea de
eroare #N/A.
 Dac sir1 sau sir2 sunt goale, COVAR ntoarce valoarea de eroare #DIV/0!.
Exemplu: COVAR({3, 2, 4, 5, 6}, {9, 7, 12, 15, 17}) egal 5,2
FREQUENCY
FREQUENCY(data_sir,bins_sir) calculeaz frecvena apariiei unor valori ntr-un interval de valori i
apoi ntoarce o matrice vertical de numere. De exemplu, utilizai FREQUENCY pentru a numra cte
punctaje de test se ncadreaz ntr-un interval de scoruri. Deoarece FREQUENCY ntoarce o matrice, aceast
funcie trebuie introdus ca o formul de matrice.
Data_sir este o matrice sau o referin la un set de valori pentru care vrei s aflai frecvena. Dac
data_sir nu conine nici o valoare, FREQUENCY ntoarce o matrice de zerouri. Bins_sir este o matrice sau o
referin la intervalele n care vrei s grupai valorile din data_sir. Dac bins_sir nu conine nici o valoare,
FREQUENCY ntoarce numrul de elemente din data_sir.
Observaii:
 FREQUENCY este introdus ca o formul de matrice dup ce selectai o zon de celule adiacente
n interiorul creia vrei s apar repartiia returnat de funcie.
 Numrul de elemente din matricea returnat este cu unu mai mare dect numrul elementelor din
bins_sir.
 FREQUENCY ignor celulele goale i textele.
 Formulele care returneaz matrice trebuie introduse ca formule de matrice.

Exemplu: S presupunem c ntr-o foaie de calcul se introduc punctajele unui test n celulele A1:A9.
Acestea sunt 79, 85, 78, 85, 83, 81, 95, 88 i 97. Argumentul data_sir va conine o coloan cu aceste punctaje
de test. Argumentul bins_sir va fi o alt coloan de intervale n funcie de care se vor grupa punctajele de test.
n acest exemplu, bins_sir va fi C4:C6 i va conine valorile 70, 79, 89. Cnd funcia FREQUENCY este
introdus ca o matrice, vor fi numrate i grupate punctajele corespunztor intervalelor 0-70, 71-79, 80-89 i
90-100. Acest exemplu presupune c toate punctajele sunt numere ntregi. Formula urmtoare este introdus
ca o formul de matrice dup ce selectai patru celule verticale adiacente datelor dumneavoastr.
FREQUENCY(A1:A9,C4:C6) egal cu{0;2;5;2}

MAX
MAX(numr1,numr2,...) ntoarce valoarea cea mai mare dintr-un set de valori.
Numr1,numr2,... sunt argumentele (maxim 30) pentru care vrei s gsii valoarea maxim.
 Putei specifica argumente care sunt numere, celule goale, valori logice sau reprezentri text ale
numerelor. Argumentele care sunt valori de eroare sau texte ce nu pot fi convertite n numere
cauzeaz erori.



Utilizarea formulelor i funciilor - 99

 Dac un argument este o matrice sau o referin, sunt utilizate numai numerele din acea matrice
sau referin. Celulele goale, valorile logice sau textele din matrice sau referin sunt ignorate.
Dac nu dorii ignorarea valorilor logice i a textelor, utilizai funcia MAXA.
 Dac argumentele nu conin numere, MAX ntoarce 0 (zero).

Exemple: Dac zona de celule A1:A5 conine numerele 10, 7, 9, 27 i 2, atunci:


MAX(A1:A5) este egal cu 27 iar MAX(A1:A5,30) este egal cu 30.

MEDIAN
MEDIAN(numr1,numr2, ...) ntoarce mediana unui set de valori. Mediana este numrul aflat la
mijlocul unui set de numere, adic, jumtate dintre numere au valori mai mari dect mediana i jumtate mai
mici. Numr1, numr2,... sunt argumentele pentru care se calculeaz mediana (sunt admise maxim 30 de
valori).

Observaii:
 Argumentele trebuie s fie numere sau nume de domenii, matrici sau referine care conin
numerele. Microsoft Excel examineaz toate numerele din fiecare argument tip referin sau
matrice.
 Dac un argument tip matrice sau referin conine text, valori logice sau celule goale el este
ignorat; celulele cu valori nule sunt ns incluse.

Exemple: MEDIAN(1, 2, 3, 4, 5) este egal cu 3


MEDIAN(1, 2, 3, 4, 5, 6) este egal cu 3.5, media dintre 3 i 4.

MIN
MIN(numr1,numr2, ...) ntoarce cel mai mic numr dintr-un set de valori.
Numr1, numr2,... sunt de la 1 pn la 30 de numere pentru care vrei s gsii valoarea minim.
 Putei specifica argumente care sunt numere, celule goale, valori logice sau reprezentri text ale
numerelor. Argumentele care conin valori de erori sau texte ce nu pot fi convertite n numere
cauzeaz erori.
 Dac un argument este o matrice sau o referin, vor fi utilizate numai numerele din matrice sau
referin. Celulele goale, valorile logice sau textele din matrice sau din referin sunt ignorate.
Dac nu vrei s fie ignorate valorile logice i textele, utilizai funcia MINA.
 Dac argumentele nu conin numere, MIN ntoarce 0.
 MIN este similar funciei MAX.

Exemple: Dac A1:A5 conin numerele 10,7,9,27 i 2, atunci MIN(A1:A5) este egal cu 2
iar MIN(A1:A5, 0) este egal cu 0.

STDEV
STDEV(numr1,numr2,...) estimeaz abaterea standard bazat pe un eantion. Abaterea standard
este o msur a ct de mult sunt dispersate valorile fa de valoarea medie.
Numr1,numr2,... sunt de la 1 pn la 30 de argumente numerice corespunztoare unui eantion
dintr-o populaie. Putei de asemenea s utilizai o singur matrice sau referin la o matrice n locul
argumentelor separate prin virgule.
Valorile logice ca TRUE i FALSE i textele sunt ignorate. Dac nu trebuie ignorate valorile logice i
textele, utilizai funcia STDEVA din foaia de calcul.

Observaii
 STDEV consider c argumentele sale sunt un eantion dintr-o populaie. Dac datele dvs.
reprezint ntreaga populaie, atunci calculai abaterea standard utiliznd STDEVP.



100 - Microsoft Excel XP

 Abaterea standard este calculat utiliznd metoda "estimrii neprefereniale" sau "n-1".

Exemplu:
S presupunem c 10 unelte executate de acelai utilaj n timpul unui ciclu de producie sunt colectate
ca un eantion la ntmplare i supuse testului de msurare rezistenei la rupere. Valorile pentru eantion
(1345, 1301, 1368, 1322, 1310, 1370, 1318, 1350, 1303, 1299) sunt stocate n zona de celule A2:E3,
respectiv. STDEV estimeaz abaterea standard a rezistenei la rupere pentru toate uneltele.
STDEV(A2:E3) egal 27,46

VAR
VAR(numr1,numr2,...) estimeaz dispersia pe baza unui eantion.
Numr1,numr2,... sunt de la 1 pn la 30 de argumente numerice corespunztoare unui eantion
dintr-o populaie.

Observaii:
 VAR consider c argumentele sale sunt un eantion dintr-o populaie. Dac datele dvs.
reprezint ntreaga populaie, atunci calculai dispersia utiliznd funcia VARP.
 Valorile logice ca TRUE i FALSE i textele sunt ignorate. Dac nu dorii s fie ignorate valorile
logice i textele, utilizai funcia VARA din foaia de calcul.

Exemplu:
S presupunem c 10 unelte tanate de acelai utilaj n timpul unei etape de producie sunt colectate
ca un eantion ntmpltor i supuse msurrii rezistenei la rupere. Valorile eantionului (1345, 1301, 1368,
1322, 1310, 1370, 1318, 1350, 1303, 1299) sunt stocate n zona de celule A2:E3. VAR estimeaz variana
rezistenei la rupere a uneltelor.
VAR(A2:E3) egal 754,3

Minimul pe care trebuie s-l tii

Pentru
A introduce o formul Se tasteaz semnul = i apoi coninutul (de exemplu
=A1+A2).
A edita o formul Executai dublu clic n celul sau apsai tasta F2.
A atribui un nume unui domeniu de celule Se selecteaz celula sau domeniul dorit. Se
activeaz comanda Nume din meniul Inserare i se
alege Definire.
A lucra cu adrese de celule care sunt modificate Se folosesc referinele relative.
automat
A folosi adrese de celule care rmn neschimbate Se utilizeaz referine absolute (precedate de $).
A nsuma rapid valori Se folosete butonul nsumare automat
A introduce o funcie Se tasteaz semnul (=) n bara de formule dup care
se scrie acronimul funciei sau se folosete meniul
Inserare-Funcie.
  
Utilizarea formulelor i funciilor - 101

Pentru
A calcula rapid suma unei serii de numere sau Se folosete funcia SUM, respectiv SUMIF.
numai anumite valori
A calcula media aritmetic a unei zone de valori Se folosete funcia AVERAGE.
A numra celulele din list care conin valori dintr-o Una din funciile COUNT, COUNTA respectiv
list de argumente sau care se gsesc ntr-un COUNTIF.
domeniu
A afla maximul sau minimul dintr-o list de valori Funciile MAX i respectiv MIN.

ntrebri de control
1. Ce sunt funciile? Care sunt elementele componente ale unei funcii?
2. Care sunt operatorii matematici recunoscui de Excel?
3. Cum sunt grupate funciile n Excel?
4. Care sunt instrumentele care fac mai uoar folosirea funciilor?
5. Tasta de introducere a referinelor absolute este : a) F2; b) F3 c) F4; d) nu exist nici o tast
6. ^ este un operator a) relaional; b) aritmetic; c) de referin; d) de comparare.
7. O funcie se caracterizeaz prin:
a. ncepe ntotdeauna cu semnul =
b. are un nume
c. au un numr fix de argumente
8. Argumentele unei funcii:
a. sunt toate obligatorii
b. pot s nu existe
c. difer de la o funcie la alta
9. Tipurile de argument ale unei funcii pot fi:
a. numerice i text
b. valori logice, dar nu i valori eronate
c. funcii i referine la alte celule
12.Care din funciile urmtoare pentru adunarea celulelor de la B1 la B4 sunt eronate:
a. SUM(B1:B4)
b. SUM(B1, B2, B3, B4)
c. SUM(B1;B4)
10. S se completeze tabelul de mai jos cu informaiile din figur:
Componente Valoare component

Semnul =
Referine celulare
Operatori
Paranteze
Formul
Rezultat 9164

Lucru individual


  
102 - Microsoft Excel XP

Exerciiul 1
1. Creai urmtorul tabel:
Nr. crt. Denumire Pre (lei) Cantitate TVA (19%) Pre cu TVA
1 Scaun 375000 10
2 Masa 650000 10
3 Lamp de birou 150000 8
TOTAL
n care ultimele dou coloane (TVA i Pre cu TVA) i ultimul rnd (TOTAL) sunt calculate cu ajutorul
unor formule.
2. Inserai ntre rndul 2 i 3 o linie cu articolul Telefon n valoare de 325000 lei. Reflectai
modificrile.
3. Calculai cu ajutorul funciilor:
 suma total a cheltuielilor (cu ajutorul funciei SUM);
 media cheltuielilor (cu ajutorul funciei AVERAGE);
 determinai suma cea mai mare respectiv cea mai mic
i introducei valorile obinute n foaia de calcul.
4. Exersai denumirea unor domenii de celule folosind att opiunea Nume-Definire ct i Nume-
Creare din meniul Inserare. Comutai la un domeniu de celule cu nume.

Exerciiul 2
Creai un mic tabel pentru centralizarea datelor unui scrutin electoral prezidenial ntre cinci candidai,
cu date provenind din trei judee: Arad, Timi i Cara. Pentru ultimul candidat, folosii o formul de calcul prin
care procentajul su s fie egal cu 100% din care s se scad procentele celorlali candidai. Rubrica Nr. crt.
o vei completa prin extindere automat (AutoUmplere).

Exerciiul 3
Se consider datele din tabelul urmtor. S se calculeze coeficientul de corelaie dintre u.n (unitile
nutritive consumate) i s.m.z. (sporul mediu zilnic n greutate).

u.n. 2,2 2,4 2,35 2,6 2,85


s.m.z. 0,4 0,55 0,5 0,6 0,7

Exerciiul 4
Vnzrile de produse de la o societate comercial, pentru mai multe zile, au valorile (n mii lei) din
tabel: S se calculeze: vnzarea medie zilnic, dispersia, abaterea standard, modulul, mediana, vnzarea
minim, vnzarea maxim, amplitudinea.

  
Utilizarea formulelor i funciilor - 103

  
104 - Microsoft Excel XP

V. REALIZAREA DE REPREZENTRI GRAFICE


Excel umple foaie de lucru dup foaie de lucru cu numere, dar coloanele de numere nu spun totul.
Este posibil s se creeze diagrame deosebite n care s se prezinte fiecare nuan numeric a datelor i
posibilitile proprii de creativitate numeric. Dar lucrul cel mai bun l constituie faptul c oricnd se schimb
datele surs, diagrama sau harta se modific pentru a reflecta noile numere.
Ulterior, graficele pot fi modificate n diferite feluri, de exemplu s fie adugate chenare, titluri sau
legende sau se poate modifica aspectul diferitelor elemente (fontul cu care este scris textul, culori etc.). Putei
plasa graficul n foaia de lucru sau l putei transfera ntr-un program de procesare a textelor pentru a-l
mbunti.
De asemenea Excel permite importarea de imagini din alte programe, inserarea de obiecte de tip
desen miniatural, precum i crearea de diferite forme grafice i aplicarea unor efecte folosind instrumente din
categoria Desenare.

Obiective
La sfritul acestui capitol trebuie s tii cum:
 s definii noiunea de grafic/diagram;
 reprezentai datele numerice cu ajutorul graficelor;
 alegei tipul de grafic cel mai sugestiv;
 adugai titluri, legende;
 denumii axele pentru grafice;
 modificai caracteristicile unui grafic deja creat.

Reprezentarea datelor sub form de diagrame


Exist cteva rapoarte care nu pot fi simplificate sau clarificate dect cu ajutorul unor grafice.
Graficele nu conin multe detalii, dar dau o idee general despre subiectul tratat i pun n lumin anumite
caracteristici.
Excel v ofer mai multe metode prin care putei crea diagrame: din meniul Inserare, cu ajutorul
aplicaiei Expert Diagram, din bara de instrumente cu butonul Expert diagram sau prin selectarea datelor
i apsarea tastei F11. Putei chiar s realizai o diagram cu ajutorul comenzii Inserare obiect. Indiscutabil
cel mai intuitiv instrument de creare este Expertul diagram, care coordoneaz pas cu pas ntregul proces de
creare a graficelor, crend exact tipul de diagram de care este nevoie. Trebuie doar s i se spun
asistentului n crearea de grafice ce se dorete.
Cunoscnd toate elementele diagramelor i cum trebuie s le formatai, putei crea diagrame cu un
impact vizual similar celui obinut prin utilizarea programelor de grafic.

Tipuri de grafice pentru prezentarea informaiilor


Graficele9 sunt reprezentri vizuale ale informaiilor numerice. Termenul grafice desemneaz orice
imagine, inclusiv o diagram. La dispoziia utilizatorului sunt puse tipuri standard pentru aproape orice fel de
diagram s-ar dori. Se poate alege dintre tipurile obinuite de diagram: coloan, linie, bar, radial i stoc
sau se genereaz diagrame care s fie bazate pe stiluri mai puin obinuite, ca bule sau nori de puncte. De
asemenea, se pot utiliza conuri, cilindri i piramide pentru a face ca diagramele s se remarce. Fiecare tip de
diagram are dou sau mai multe subtipuri, pe care se poate face clic pentru a li se particulariza
caracteristicile standard. Cele mai importante sunt ns diagramele sub form de bar i diagramele
circulare.
Pentru a satisface cu exactitate cerinele utilizatorului Excel ofer i tipuri particularizate de
diagram. Se poate porni de la tipurile particularizate ncorporate sau furnizate de utilizator, ele acoperind un
domeniu mai larg dect tipurile standard. De exemplu, datele se reprezint n diagrame de forma unor conuri


9 n continuare vom folosi termenii de grafic i diagram ca sinonime

 
Realizarea de reprezentri grafice - 105

tridimensionale sau se reprezint numerele cu bare mobile, structuri radiale n expansiune sau diagrame cu
aspect deosebit.
n cele ce urmeaz vor fi trecute n revist principalele tipuri de grafice oferite de Excel, descriind
variantele i unele chestiuni specifice fiecruia. Pentru fiecare din tipurile enumerate se pot alege efecte
tridimensionale. Chiar dac Expertul diagram sugereaz un anumit tip n funcie de date, acest lucru nu
nseamn c este i cel mai bun mod de reprezentare a datelor.
 Tipul coloan evideniaz modificrile de date ntr-o perioad de timp
COLOAN sau este indicat pentru a face comparaii ntre diferite elemente.
Categoriile sunt organizate orizontal iar valorile vertical, fiecare valoare
fiind reprezentat printr-o coloan sau segment de coloan
perpendicular pe axa X. Acest tip de diagrame este bun pentru
prezentarea cantitilor i variaiilor n timp.
 Pentru a evidenia raportul fiecrei pri cu ntregul se pot folosi
variantele stratificate (Coloan stratificat), n valori absolute
(histogram) sau procentuale.
 Se pot compara coloane fa de cele dou axe (Coloan 3-D).
 Tipul de grafic bar evideniaz diferenele dintre valorile reprezentate,
BAR considerate individual. Se folosete n general pentru a ilustra
evenimente n timp. Categoriile sunt organizate vertical, nlesnind i
evideniind astfel compararea valorilor. Acest tip de grafic este
asemntor celui coloan, dar este rsturnat, astfel nct axa X s fie
cea vertical.
 Conine i subtipurile pentru compararea elementelor cu ntregul, n
valori absolute sau procentual, precum i variante ale celor trei (cu
efect 3-D).
 Acest tip de grafic folosete liniile pentru a arta variaiile datelor n
LINIE timp sau legtura dintre dou valori numerice n mod continuu. n
general axa X (a categoriilor) este aliniat orizontal i axa Y (a
valorilor) este aliniat vertical. Poate avea i dou axe Y.
 Asemntor tipurilor precedente conine subtipurile de reprezentare
comparativ a unui element cu ntregul, n valori absolute sau
procentual.
 Este disponibil n variantele cu marcarea valorilor sau nu, precum i o
variant de vizualizare cu efect 3-D.
 Acest tip de grafic afieaz o serie de date sub forma unui cerc (disc).
STRUCTUR RADIAL Arat ntotdeauna o serie de date i este util pentru a evidenia
contribuia relativ a fiecrui element fa de ntreg (sunt foarte utile
pentru sectoarele de pia). O tehnic util pentru a evidenia
sectoarele de cerc este distanarea (Structur radial extrudat).
 Este disponibil i n variante cu efect vizual 3-D.
 Variantele cuplate grafic radial cu un alt grafic radial (Structur
radial din structur radial) sau grafic radial cu unul cu coloane
(Bar de structur radial) sunt utile pentru a evidenia separat
distribuia intern a datelor mai mici.
 Un grafic suprafa plan evideniaz schimbarea de volum de la o
SUPRAFA PLAN (arie) perioad la alta. Este asemntor tipului linie, dar suprafaa de sub
linie este plin.
 Dispune i de variante stratificate (Suprafa stratificat) n mrimi
absolute sau procentuale, pentru a evidenia aportul fiecrei valori la
ntreg.
 De asemenea, se poate opta pentru efect vizual 3-D.
 
106 - Microsoft Excel XP

STRUCTUR INELAR
 Este asemntor tipului circular, dar poate conine mai multe serii de
date. Fiecare inel al graficului reprezint o serie de date.
 Are i varianta extrudat cu valorile detaate fa de centrul
graficului.

 ntr-un grafic radar, fiecare categorie are propria ax de valori ce


RADAR pornete din origine. Liniile conecteaz toate valorile din aceeai serie
de date (ca la tipul inelar). Evideniaz schimburile valorilor pornind din
centrul graficului, fiind utile n analiza comparativ.
 Asemenea tipului linie, punctele de date pot sau nu s fie evideniate
prin marcatori. Mai exist i varianta Radar plin de genul (cu umplerea
zonei din interiorul unei linii circulare).
 Diagramele radar v ajut s stabilii elemente de comparaie pentru
pia, n scopul lurii unor decizii rapide sau reorientarea eforturilor i a
strategiei de afaceri a auditoriului.
 Un asemenea grafic poate arta relaiile dintre valorile numerice din
GRAFIC MPRTIAT mai multe serii de date sau arat relaia de grupare a datelor numerice
(XY prin puncte) (n general sunt folosite pentru reprezentarea datelor pe intervale
inegale de timp). Valorile X trebuie dispuse ntr-un singur rnd sau
coloan, iar valorile Y corespunztoare n rndurile sau coloanele
adiacente. Sunt folosite cel mai des n activitile tiinifice i
inginereti.
 Graficul poate afia numai punctele, numai liniile care conecteaz
punctele din aceeai serie sau i liniile i punctele marcate. De
asemenea, fluctuaiile valorice pot fi estompate prin netezirea liniilor ce
le unesc.
 Un grafic suprafa 3-D este util atunci cnd trebuie aflat combinaia
SUPRAFA optim dintre dou sau mai multe seturi de date. La fel ca ntr-o hart
topografic, culorile i modelele indic zone ce se afl n aceeai zon
de valori.
 Variantele oferite sunt: prezentarea de sus a suprafeei, precum i
afiarea suprafeelor fr umplerea ei - doar coninut (structur de
fire).
 Sunt utile, de exemplu, pentru compararea global a segmentelor de
pia n timp.
CU BULE  Un grafic cu bule este un grafic de tip XY (mprtiat). Practic,
diagramele cu bule compar valorile n seturi de trei: primele dou
seturi sunt folosite n diagram, al treilea determinnd dimensiunea
bulelor.
 Se poate folosi i n variante 3-D.

 Este proiectat prin definiie pentru piaa bursier, pentru a reprezenta


evoluia preului aciunilor, dar poate reprezenta i date tiinifice
(variaiile de temperatur n studiile medicale, previziunile recoltelor,
ACIUNE (STOC) analiza produselor .a.m.d.). Este un tip de grafic ce necesit trei sau
mai multe serii de valori, ntr-o ordine precis (dat de varianta
aleas).
 Tipul cel mai frecvent Maxim-Minim-nchidere, care de altfel, este
cuprins i n celelalte subtipuri, este un grafic cu linii n care sunt
afiate valoarea superioar a unei aciuni, cea inferioar i de la
 
Realizarea de reprezentri grafice - 107

nchiderea bursei.
 Varianta Deschidere-Maxim-Minim-nchidere necesit patru serii, n
ordinea: valoarea unei aciuni la deschiderea bursei, cea superioar,
cea inferioar i cea de la nchiderea bursei.
 Exist i variante ale celor dou prezentate anterior, care includ n plsu
i volumul. Astfel, varianta Volum-Maxim-Minim-nchidere necesit
tot patru serii, iar varianta Volum-Deschidere-Maxim-Minim-
nchidere cinci serii de date. Aceste variante de grafic au dou axe
verticale: pe una sunt afiate valorile preurilor, iar pe o alta valorile
volumului.
CON CILINDRU PIRAMID  Sunt tipuri asemntoare graficelor de tip bar i coloan de tip 3-D,
cu singura deosebire c marcatorii de date de tip con, cilindru sau
piramid sunt mai deosebii ca aspect.
 Pentru a evidenia diferena ntre cea mai mare valoare i celelalte mai
mici se poate opta pentru afiarea sub form de trunchi a marcatorilor
ce reprezint valori mai mici (pentru varianta con sau piramid).
Sugestie. Adugarea unei a treia dimensiuni la o diagram 2D o face mai interesant din punct de vedere vizual, dar, n
acelai timp, o poate face mai dificil de neles sau poate lsa loc pentru interpretri. De asemenea, utilizarea frecvent a
diagramelor 3D reduce eficiena lor n rndul auditoriului. Folosii efectul 3D cu precauie!
Diagrame personalizate
Programul Excel cuprinde multe tipuri de diagrame personalizate bazate pe tipurile standard de
diagrame. Probabil c nu le vei utiliza, deoarece sunt destinate a aduga un pic de variaie ntr-o diagram
plictisitoare. Procedai astfel:
1. Selectai diagrama pe care vrei s o salvai ca tip personalizat.
2. Din meniul Diagram alegei Tip de diagram. Executai clic pe Tipuri particularizate din pasul
1 al aplicaiei Expert diagram.
3. Selectai opiunea Definit de utilizator din zona Selectare din.
4. Executai clic pe butonul Adugare.
5. Introducei un nume pentru noul tip de diagram i dac dorii, introducei i o descriere a
acestuia.
6. Executai clic pe OK. Tipul personalizat va aprea acum n lista Tip de diagram din pagina
Tipuri particularizate. Dac dorii ca acest tip de diagram s fie cel prestabilit utilizat de
programul Excel, executai clic pe butonul Stabilire diagram implicit i rspundei Da la
mesajul care apare.
Pentru a terge un tip personalizat de diagram, selectai-l n lista Tip de diagram din pagina Tipuri
particularizate, executai clic pe butonul tergere i apoi pe butonul OK cnd vi se cere confirmarea.

Elementele unui grafic


Este important s v familiarizai cu terminologia referitoare la diagrame. Astfel vei putea rspunde
corespunztor la cerinele aplicaiei Expert diagram i vei ti ce trebuie s modificai atunci cnd vei edita o
diagram. n principal, o diagram ofer o imagine desenat a datelor n care axa Y (de obicei vertical)
prezint chiar cantitatea de informaii din diagram, iar axa X (de obicei orizontal) prezint categoriile. De
exemplu, trimestrele unui an pot fi categorii pentru o companie sau un departament al unei companii (ntr-o
hart tridimensional axa vertical Y este referit de Excel cu termenul axa Z). n cazul mai multor categorii,
diagrama este de obicei nsoit de o legend. Aceasta ofer elemente de referin pentru cei care observ
informaia din diagram, ilustrnd cu text i un mic eantion de model sau culoare ce reprezint fiecare dintre
acestea n diagram. n funcie de tipul ales i de opiunile suplimentare care pot fi ulterior fixate, acestea
variaz ca aspect, pot s nu existe pentru tipul respectiv sau pur i simplu s nu fie afiate.
Figura urmtoare prezint elementele standard ale unei diagrame Excel. Toate elementele pot fi
adugate, terse sau modificate dup dorin.

 
108 - Microsoft Excel XP

Seria de valori este un grup de valori care vor fi folosite pentru reprezentarea dup o ax. O serie de
valori poate fi luat din rndurile sau coloanele unei foi de calcul. n unele diagrame se pot face comparaii
ntre mai multe serii de valori. n funcie de tipul diagramei pot fi reprezentate una sau mai multe serii de date
iar pentru reprezentarea valorilor dintr-o serie se pot folosi dreptunghiuri, arce de cerc, puncte etc.
Observaii.
1. Graficele radiale au doar o serie de date.
2. Graficele Stoc necesit un numr fix de serii, ntr-o anumit ordine.
Axele x i y sunt luate ca puncte de referin pentru reprezentarea diagramei sau a graficului. Ele
corespund axelor de coordonate pentru abscis Ox i respectiv Oy. Dac diagrama este tridimensional va
exista i axa z. Axele sunt formatate conform valorilor din serii dar dvs. putei stabili i alte valori pentru
minimul i maximul de pe axe i intervalul dintre marcaje. n general, pe axa Ox se reprezint categoriile de
date iar pe axa Oy valorile datelor. Excepie fac diagramele de tip circular care nu au axe, cele de tip bare care
inverseaz axele i de tip puncte care folosesc ambele axe pentru reprezentarea valorilor.
Etichetele axelor sunt nume care se ataeaz axelor. Ele se folosesc pentru a identifica seriile de
valori ce se reprezint pe o ax.
Marcajele de pe ax sunt linii mici care intersecteaz axa ca diviziunile unei rigle i care sunt folosite
pentru a pune n eviden modul de mprire a axei.
Etichetele de marcaje de pe ax sunt nume sau valori ataate marcajelor de pe ax pentru a arta
corespondena dintre reprezentare i datele din seriile de date corespunztoare axei. Ele descriu valorile,
categoriile sau seriile din grafic. Etichetele indicatorilor de marcare provin de la celulele de pe foaia de lucru
utilizate pentru a crea graficul.
Marcajele de date sunt reprezentrile n diagram ale datelor din seria de date (puncte, linii,
dreptunghiuri etc.). Marcatorilor de date li se pot ataa etichete, n ideea de a ajuta pe cel ce vede graficul s
interpreteze mai uor datele reprezentate.
Etichetele datei sunt valori ce se ataeaz elementelor cu care este construit diagrama (bare, felii,
puncte) pentru a ti exact ce valoare reprezint. n funcie de tipul graficului, etichetele de date pot arta valori,
nume de serii de date sau categorii, procentaje sau o combinaie a acestora.
Legenda este plasat n afara zonei graficului i este folosit pentru identificarea prilor diagramei,
explicnd ce reprezint marcajele de date. Ea arat corespondena dintre culoarea sau modelul de umplere i
numele datei, ajutndu-l pe cel care citete diagrama s identifice informaia.
Titlul este un text descriptiv afiat, de obicei, n partea superioar a diagramei i reprezint numele
care se d diagramei. El poate fi formatat i ncadrat n chenar.
 
Realizarea de reprezentri grafice - 109

Caroiajul (liniile de gril) este o reea de linii trasate pe vertical i/sau orizontal care mparte
suprafaa de reprezentare a graficului n mai multe zone pentru a-l ajuta pe cel care citete diagrama s
identifice mai uor plaja de valori la care aparine o reprezentare (bar, coloan) din diagram. Se poate opta
pentru folosirea liniilor, corespunztoare diviziunilor principale ale unei axe sau diviziunilor secundare (puncte
dintre diviziunile principale subdiviziuni).
Linia de tendine este o reprezentare grafic a tendinei de evoluie a datelor. Ea este o linie
desenat peste obiectele folosite ca reprezentri n grafic, ce calculeaz dup un algoritm ales de utilizator
fluctuaia datelor. Nu poate fi folosit la diagramele tridimensionale i nici n diagramele de tip circular.
Barele de erori sunt bare grafice incluse n diagram pentru a exprima erorile care apar n
reprezentarea datelor (ele arat intervalul de toleran a erorilor din reprezentarea grafic).
Zona diagramei este zona din cadru care cuprinde ntreaga diagram, inclusiv obiectele ce
completeaz reprezentarea datelor: legenda i titlul. Poate fi selectat pentru a fi formatat i redimensionat.
Zona graficului este zona de diagram n care sunt reprezentate seriile de date, mrginit de axe i
cuprinde marcajele datelor, caroiajul, etichetele datelor etc. Poate fi selectat pentru a fi formatat i
redimensionat.
Tabelul de date reprezint un tabel ataat graficului care conine datele numerice utilizate pentru a
crea graficul. Fiecare rnd din tabelul de date reprezint o serie de date. Tabelul de date este ataat de obicei
axei categorie i nlocuiete etichetele indicatorilor de marcare de pe axa categorie.

Urmtoarea seciune prezint modaliti alternative de construire a diagramelor prin utilizarea creativ
a culorilor, modelelor, textului i a instrumentelor de desen.

Crearea unui grafic


Reprezentarea datelor sub form grafic se poate face fie pe o foaie de calcul (ca obiect ncorporat
ntr-o foaie de calcul), fie pe o foaie distinct (foaia de grafic).
Un grafic ncorporat este un obiect dintr-o foaie de lucru, care se salveaz mpreun cu respectiva
foaie, atunci cnd este salvat registrul.

Grafic ncorporat pe o foaie de calcul


O foaie de grafic este o foaie dintr-un registru de lucru care conine doar un grafic, care se salveaz
de asemenea atunci cnd este salvat registrul. Acest tip de foaie se comport ca orice foaie de calcul (are
etichet n partea inferioar, poate fi redenumit, mutat, copiat etc.) cu diferena c ea conine numai
graficul.
  
110 - Microsoft Excel XP

Grafic amplasat pe o alt foaie de calcul


Att graficele ncorporate ct i foile de calcul sunt legate la datele foii de lucru i sunt actualizate
atunci cnd datele se modific.
Avantajul amplasrii ntr-o foaie de grafic este c mrimea lui poate fi ajustat la dimensiunile
ferestrei. Pentru aceasta:
 se afieaz foaia de grafic vizat;
 se selecteaz graficul;
 din meniul Vizualizare se activeaz opiunea Fereastr diagram.

 
Realizarea de reprezentri grafice - 111

nainte de a ncepe propriu-zis crearea unui grafic, trebuie introduse n foaia de calcul datele care se
doresc a fi reprezentate. Aceste date pot fi valori numerice introduse direct sau pot constitui rezultatul unor
formule.
Sfaturi pentru configurarea unui tabel surs pentru o diagram
Atunci cnd creai o diagram, nu includei n selecie celule care conin totaluri. Se va crea o imagine deformat
despre date.
Nu introducei date n celula din stnga-sus a seleciei pe care vrei s o reprezentai grafic. Excel poate
interpreta datele de sub sau din stnga acestei celule ca serii i le va reprezenta grafic.
Excel interpreteaz grafic anteturile de linie i coloan care au fost introduse ca numere. De exemplu, dac ai
introdus ani ca numere, Excel va reprezenta anii ca valori. O modalitate de a evita aceast problem este
introducerea unui apostrof naintea fiecrui antet pe care Excel l poate interpreta ca numr.
Pentru a crea un grafic trebuie parcuri mai muli pai:
1. Se selecteaz celulele care conin datele i textul care trebuie s apar n grafic.
2. Se execut clic pe butonul Expert diagram de pe bara de instrumente Standard sau din meniul
Inserare se alege comanda Diagram
Din acest moment se lanseaz n execuie programul de realizare a graficelor care v va
ghida pas cu pas, cernd treptat informaiile de care este nevoie pentru a crea graficul. La fiecare
pas, pe bara de titlu a ferestrei aplicaiei Expert diagram se poate observa pasul la care s-a
ajuns i numele lui (sau operaiile ce se pot realiza n cadrul lui).

n figur pasul curent este 1, numrul total de pai este 4, numele operaiei n curs de
execuie Tipuri de diagram, operaia de abandonarea crerii diagramei Revocare, revenire
la pasul precedent napoi, salt la pasul urmtor Urmtorul i finalizarea operaiilor i crearea
graficului Terminare.
3. n primul pas (Selectarea tipului de diagram) se poate alege un tip de grafic (se selecteaz din
caseta derulant Tip de diagram), iar n dreapta casetei de dialog se pot observa subtipurile
disponibile. Dup ce s-a ales unul dintre acestea, se poate vedea cam cum arat datele selectate
reprezentate ntr-un grafic de tipul care a fost ales, apsnd butonul de sub fereastra cu
subtipurile de diagrame Apsai i inei apsat pt. vizualizare eantion.
Dei este doar o mostr mic ea v ajut s nu v pierdei timpul cu un tip de diagram
cu care este clar c nu vei transmite informaia intenionat. Executarea unui clic pe Tipuri
particularizate v ofer un set suplimentar de variaii ale diagramelor Excel standard. Pentru
 
112 - Microsoft Excel XP

cazul n care nu alegei nici un tip putei executa clic pe Terminare n acest pas i vei obine
diagrama prestabilit sau s trecei la pasul doi al aplicaiei expert.
4. n pasul doi (Selectarea sursei de date pentru diagram) trebuie furnizate informaii
suplimentare referitoare la datele de reprezentat (nume de serii, valori de reprezentat, ordinea
seriilor etc.). Eantionul din pagina Zon de date v prezint cum va arta n diagram domeniul
selectat. Pentru a ajusta domeniul, modificai parametrii prezentai n cmpurile paginii Zon de
date. n general, dac s-a selectat corect zona de celule din care trebuie preluate informaiile, la
pasul al doilea nu mai trebuie fcute modificri.

Pasul 1 Pasul 2

5. La pasul al treilea (Alegerea opiunilor de diagram) se poate realiza finisarea aspectului


graficului. n paginile acestei casete de dialog sunt grupate n acest sens controalele pentru
introducerea sau selectarea opiunilor privind titlurile (pagina Titluri), axele (pagina Axe), liniile de
gril (Linii de gril), legende (pagina Legend), etichetele de date (pagina Etichete de date),
vizualizarea datelor alese ntr-un tabel ataat graficului (pagina Tabel de date).
Sugestie. Pstrai diagrama clar i la obiect. Prea mult informaie distrage atenia. Mult prea des,
utilizatorii ncearc s plaseze absolut totul i, nu dup mult timp, povestea pe care ncearc s o spun se
pierde. Excel ofer multe caracteristici cu fiecare ediie nou a programului, ns doar pentru c exist nu
nseamn c trebuie s le i folosii. Ca un test, prezentai informaia unei alte persoane i observai dac
nelege semnificaia n cinci secunde acesta este timpul acordat citirii unei diagrame.
Titlurile diagramelor
Pagina Titluri v permite s introducei un titlu pentru diagram, s denumii axa categoriilor i axa
valorilor. Dac avei o diagram cu ax dubl, caseta de dialog afieaz i opiuni pentru denumirea
categoriilor axelor secundare de categorii (X i Y). Pe eantionul din caseta de dialog va fi afiat noul titlu la
cteva secunde dup ce ai terminat de introdus sau ai executat clic pe o alt opiune.

Sugestii:
1. Titlurile reprezint imaginea de ansamblu a informaiei din diagram de aceea v recomandm s folosii titluri scurte
i la obiect. Putei folosi i subtitluri. Introducerea titlurilor i a etichetelor de axe este bine s se fac cu majuscule iar
a subtitlului diagramei numai cu prima liter majuscule. Reducei dimensiunea fontului cu cel puin dou subpuncte
astfel nct s atragei nti atenia asupra titlului i apoi asupra subtitlului.
2. De asemenea nu uitai s denumii cele dou axe, chiar dac, uneori, titlul axei categoriilor (X) este subneles.
Titlurile axelor X i Y trebuie s fie cu aldine i cu dou puncte mai mari dect descrierile de pe ax.
 

Realizarea de reprezentri grafice - 113
3. Verificai ortografia! Titlurile scrise greit vor beneficia de mai mult atenie dect ai dori.

Axe
Pagina Axe afieaz automat datele ntr-un format de scar de timp dac acestea sunt formatate ca
date calendaristice. Prin deselectarea opiunilor Axa categoriilor (X) putei elimina etichetele axei. n cazul n
care opiunea respectiv este selectat, butonul radio selectat de dedesubt indic ce va afia axa.
Atunci cnd este selectat opiunea Scar de timp programul Excel transform categoriile din format
text n format dat calendaristic (dac textul datei depete intervalul rezervat transformai formatul dat n
scar de timp).
Dac urmeaz s ataai etichete de valori la o serie de date, nu mai este nevoie de axa Y.

Linii de gril
Aceast pagin v permite s adugai pe axe linii orizontale i verticale n zona de reprezentare Ca
s obinei ns o diagram curat este mai bine s evitai liniile de gril.
Sugestii
Prin adugarea ntr-o diagram doar a liniilor de gril majore i folosirea unei culori mai deschise .pentru formatarea
acestora, putei organiza diagrama fr a provoca aglomeraia.
Liniile de gril minore pentru valori i liniile de gril majore pentru categorii pot fi utilizate la evidenierea salturilor n trepte,
acolo unde sunt necesare explicaii.
Legenda
ntr-o diagram legenda acioneaz ca o hart care explic diferitele serii de date din diagram.
Dac diagrama conine mai multe categorii este necesar o legend care s arate modelul sau culoarea
fiecrei categorii. Aceast pagin v permite s introducei sau s tergei o legend, precum i plasarea n
diferite poziii n diagram.
Sugestie. Prin tratarea legendei n zona de reprezentare i tergerea bordurilor ei, putei beneficia de ntreaga zon a
diagramei.
Etichete de date
Pagina Etichete de date ofer posibilitatea de a afia etichete sau valori n dreptul fiecrei serii de
date din diagram.

Tabelul de date
Permite amplasarea unui tabel sub axa X. Aceast caracteristic aliniaz datele numerice sub seriile
corespunztoare de date, fiind o cale de a afia etichetele de date fr a aglomera zona de reprezentare. De
asemenea, este o modalitate de a combina o diagram cu datele sale ntr-o singur form compact de
exemplu, pentru nglobarea ntr-un diapozitiv Power Point.

Pasul 3 Pasul 4

  
114 - Microsoft Excel XP

4. Ultimul pas (Alegerea unei locaii pentru diagram) cere specificarea locului i variantei n care
s apar graficul: ca foaie separat (Ca foaie nou) sau ca obiect n cadrul unei foi care poate fi
aleas din lista derulant (Ca obiect n).
5. Se execut clic pe butonul Terminare.
Sugestie. Cteodat este mai uor s renunai pur i simplu la o diagram i s o ncepei din nou pentru a
rezolva problemele. Din pcate, nu putei anula operaia de introducere a unei diagrame. Dac diagrama este
selectat este suficient s apsai tasta Delete. Dac diagrama este plasat pe o foaie diferit tergei pur i simplu
foaia.
Crearea rapid a unui grafic
n afara variantei expus anterior, exist i posibilitatea crerii rapide a unui grafic cu o apsare de
tast (sau buton). De multe ori aceast variant poate fi foarte util, dar desigur c are i dezavantajele ei.
Graficul generat va fi de tipul care este setat ca fiind implicit. Pentru a crea rapid un grafic se
procedeaz astfel:
a. pe o foaie de grafic: se selecteaz datele de reprezentat i se apas F11;

b. ca un grafic ncorporat: se selecteaz datele de reprezentat i se face clic pe butonul Diagram


implicit. Dac butonul Diagram implicit nu este disponibil el poate fi adugat la o bar de
instrumente (se urmeaz secvena Vizualizare-Bare de instrumente-Particularizare; Comenzi-
Trasare diagram).

 
Realizarea de reprezentri grafice - 115

Redimensionarea, mutarea/copierea i tergerea unei diagrame


Dimensionarea graficelor
Pentru a redimensiona o diagram, selectai-o prin plasarea mouse-ului peste ea i executarea unui
clic. De-a lungul perimetrului diagramei apar mici ptrate negre denumite ghidaje de dimensionare. Plasai
indicatorul mouse-ului peste unul din aceste ghidaje. n clipa n care indicatorul mouse-ului se transform ntr-
o sgeat dubl de culoare neagr, tragei spre exterior pentru a mri diagrama sau spre interior pentru a o
micora. n timpul redimensionrii, programul Excel afieaz un chenar punctat ca indicaie a dimensiunii
finale a diagramei. Tragerea unui ghidaj de col duce la dimensionarea simultan a nlimii i limii.

Copierea i mutarea diagramelor


Putei deplasa o diagram n cadrul foii n care se afl sau o putei muta sau copia ntre foile de calcul
sau registrele de calcul. Se pot folosi mai multe metode, urmtoarele fiind cele mai uoare:
 Mutai diagrama dintr-un loc n altul cu o operaie rapid de tiere i lipire. Selectai diagrama i
plasai-o n Office Clipboard, poziionai indicatorul de celul n noua locaie din foaia de calcul i
lipii diagrama n acel loc.
 Pentru a trage altundeva diagrama pe foaia curent, selectai-o astfel nct s devin vizibile
ghidajele. Apoi executai clic undeva n zona diagramei sugestia de ecrana fieaz Suprafaa
diagramei n nici un caz pe unul din elementele individuale ale graficului (cu alte cuvinte, nu
executai clic pe titluri, axe .a.m.d.) i ateptai ca indicatorul mouse-ului s se transforme n
sgeat tipic de selecie. Tragei i plasai diagrama n noua poziie.
 Pentru a muta diagrama pe o alt foaie de calcul sau pe o foaie de diagram separat, selectai-o
i alegei Diagram-Amplasare pentru a deschide caseta de dialog Plasare diagram. Stabilii
dac vrei s plasai diagrama pe o foaie separat sau ca un obiect n alt foaie de calcul din
registrul curent (selectai din lista derulant).
Bineneles c n loc de comenzile meniului Editare putei folosi butoanele din bara de instrumente
Standard.

tergerea (eliminarea) unui grafic se poate face selectnd graficul apoi cu tasta Delete sau cu
comanda Golire din meniul contextual sau alegnd din meniul Editare comanda Golire i apoi Total.

Modificarea unui grafic creat

 
116 - Microsoft Excel XP

Dac graficul obinut nu este conform dorinei, exist posibilitatea de a schimba aspectul sau formatul
diferitelor elemente componente. Astfel, modificrile ce se pot face asupra unui grafic ar putea fi grupate n
dou mari categorii:
 adugarea/eliminarea unor elemente (titlu, legend, etichete de date etc.);
 editarea/formatarea elementelor.

Modificarea unei serii de date


Pentru a modifica sau formata o serie de date dintr-o diagram, mai nti trebuie s selectai seria
executnd un clic pe oricare din punctele de date din serie. Vei observa urmtoarele:

 Cnd indicatorul mouse-ului este plasat pe o serie de


date, o sugestie de ecran va afia o descriere a seriei i
a respectivului punct de date de sub indicator.
 Cnd executai clic pe un punct de date, ntreaga serie
va fi selectat, iar ghidajele de dimensionare vor
aprea, sub form de ptrele, pe seria de date.
 Cnd este selectat o serie de date n foaia de calcul
datele corespunztoare sunt nconjurate de borduri
colorate.

Adugarea de date
Pot fi adugate date unui grafic creat folosind memoria Clipboard astfel:
1. Se selecteaz celulele care conin datele de adugat; dac dorii ca eticheta coloanei sau rndului
pentru noile date s apar n grafic, indicai n selecie celula care conin eticheta.
2. Clic pe Copiere.
3. Clic pe diagram.
4. Clic pe Lipire pentru ca Excel s transfere automat datele n grafic sau pe Lipire special din
meniul Editare pentru a specifica cum s fie adugate datele n grafic.

Zona de celule utilizate pentru a crea un grafic se mai poate modifica n fereastra de dialog,
asemntoare celei ce aprea la pasul al doilea:
1. Se selecteaz graficul de modificat.
2. Din meniul Diagram sau din meniul contextual se alege comanda Date surs i apoi pagina
Zon de date.
3. n foaia de calcul se selecteaz celulele care conin datele care dorii s apar n grafic; dac la
pasul 2 se alege pagina cu opiuni Serie se poate modifica direct numele seriilor de date
existente, pot fi adugate sau eliminate serii de date din diagram.

 
Realizarea de reprezentri grafice - 117

Opiunile din aceast caset de dialog se modific n funcie de tipul de diagram i de seriile
selectate n caseta list Serie:
 Serie, Adugare, Eliminare. Putei aduga o serie de diagram executnd clic pe butonul
Adugare i preciznd detaliile sau elimina o serie executnd clic pe butonul Eliminare.
 Nume. Atunci cnd selectai o serie n lista Serie aceast intrare se modific pentru a afia
adrese celulei (celulelor) care conin titlul pentru respectiva serie de exemplu, numele unei luni
sau a altei perioade de timp, nume de departament sau alt categorie utilizat ca antet pentru
respectiva coloan sau linie. Programul Excel afieaz ntreaga adres, inclusiv numele foii de
calcul.
 Valori. Aceast list ofer adresa care conine valorile pentru seria selectat. Valorile sunt datele
folosite la construirea coloanelor. Pentru anumite tipuri de diagram se afieaz o caset Valori X
i Valori Y.
 Etichetele axei categoriilor (X) afieaz referina de celul pentru categoriile axei X.
 Etichetele axei secundare a categoriilor precizeaz locaia celulei (celulelor) ce conin
etichetele ce vor fi utilizate pentru a doua ax X, de exemplu n diagramele Stoc sau diagramele
personalizate tip coloan-suprafa.
 Dimensiuni. La diagramele cu bule aceast opiune precizeaz celula ce conine o valoare care
stabilete dimensiunea reperelor de bul.

Modificarea valorilor
Valorile dintr-un grafic sunt legate la foaia de lucru n care au fost introduse datele. Graficul este
actualizat cnd modificai datele n foaia de lucru, trebuind doar s:
1. deschidei foaia de lucru care conine datele reprezentate grafic;
2. n celula care conine valoarea ce dorii s o modificai tastai noua valoarea;
3. apsai Enter.

 
118 - Microsoft Excel XP

Pentru opiunile n care Excel prezint un domeniu putei modifica domeniul dac programul nu a
ghicit corect adresa. Selectai opiunea executnd un clic n caseta de text. Apoi utilizai una din urmtoarele
metode pentru a modifica domeniul:
 Introducei noul domeniu sau numele lui n caseta de text.
 Executai clic n afara casetei de dialog. Excel restrnge caseta de dialog i v permite s
selectai noul domeniu.
 Executai clic pe butonul Comprimare/Decomprimare. Acest buton micoreaz caseta de dialog
astfel nct s afieze doar respectiva opiune, aa cum se observ n figura urmtoare.
Introducei sau selectai noul domeniu i apoi executai clic din nou pe butonul
Comprimare/Decomprimare pentru a reduce caseta de dialog la dimensiuni normale.

Adugarea unei linii de evoluie se face astfel:


1. Executai clic pe seria de date n care dorii s adugai linia de evoluie.
2. Din meniul Diagram alegei opiunea Adugare linie de tendin.
3. n caseta de dialog Adugare linie tendin definii tipul de linie de evoluie dorit i stabilii
opiunile.
4. Executai clic pe OK.
Linia de evoluie este adugat.

tergerea unei serii de date


Pentru a terge date att din foaia de lucru ct i din grafic, tergei datele din foaia de lucru, graficul
va fi actualizat automat.
Pentru a terge o serie de date din grafic fr a terge datele corespondente din foaia de lucru
procedai astfel:
1. Executai clic pe seria de date ce trebuie tears.
2. Apsai tasta Delete.
 
Realizarea de reprezentri grafice - 119

Editarea i formatarea elementelor unui grafic


Editarea include operaiile de scriere a textului, tergere, copiere, mutare, operaii ce pot fi fcute
asupra elementelor unui grafic (etichetele axelor, titluri, etichetele de date, textul legendei).
Majoritatea textelor diagramei (de exemplu, etichetele axei categorie, numele seriilor de date, textul
legendei i etichetele de date) sunt legate la celulele din foaia de lucru utilizat pentru a crea graficul. Dac se
editeaz textul acestor elemente n grafic, acestea nu vor mai fi legate de celulele foii.
Pentru a modifica textul acestor elemente i a menine legturile cu celulele foii de lucru, trebuie editat
textul din celulele de unde a fost preluat.
Pentru textele graficului care nu sunt legate de celulele foii de calcul, se poate proceda astfel:
1. Se execut clic pe textul de modificat, el apare ncadrat ntr-un chenar punctat, cu marcatori n
coluri i pe mijlocul laturilor.
2. Se execut un clic n text, n locul unde trebuie fcut modificarea. Apare cursorul de inserie i se
pot introduce sau terge caractere.
3. Pentru terminarea modificrii se selecteaz o alt zon a graficului sau se execut clic n foaia de
calcul.

Observaii:
1. Dup selectarea elementului de modificat se pot face operaiile cunoscute de editare: selectarea textului,
tergerea, copierea sau mutarea.
2. Se poate folosi tasta Enter pentru a trece pe un rnd nou n cadrul aceluiai element de text.
3. Pot fi folosite tastele de deplasare n cadrul unui element de text sau n combinaie cu CTRL sau SHIFT pentru
efectuarea rapid a altor operaii de editare (selectare, de exemplu).
4. Opiunile de formatare difer n funcie de tipul de diagram. De exemplu, nu putei formata axele unei diagrame
cu structur radial deoarece aceasta nu are axe.

n ceea ce privete forma datelor existente ntr-un grafic, se pot face modificri de genul:
 modificarea culorilor diferitelor elemente ale graficului;
 formatarea textului (legend, titlu etc.);
 schimbarea formatelor numerice pentru datele reprezentate;
 alinierea/orientarea graficului sau a unor elemente ale sale;
 formatarea liniilor: axe, repere, linii de maxim i minim i bare de eroare (configuraia
prestabilit plaseaz automat reperele n afara axei; n general, un reper reprezint o valoare
numeric sau un text de pe ax, deci direcia reperului indic spre un numr sau text).
Procedura general este:
1. Se selecteaz (clic pe) elementul din grafic al crui aspect trebuie modificat.
2. Din meniul contextual (clic pe butonul drept) al elementului respectiv, se selecteaz comanda
Formatare urmat de denumirea elementului selectat.
Observaie. Acelai rezultat se obine selectnd din meniul Format comanda cu denumirea
elementului selectat. De exemplu dac executai clic dreapta pe legend apare comanda Formatare legend iar
la clic obinuit pe meniul Format se alege comanda Legend selectat.

  
120 - Microsoft Excel XP

3. Indiferent de calea urmat la pasul 2, efectul este apariia unei ferestre de dialog care, n
funcie de elementul din grafic cruia i este ataat are grupate n diferite pagini opiuni cu
posibilitile specifice de schimbare a aspectului elementului respectiv.
Pentru o legend (luat n ansamblul su) se pot modifica:
 fundalul n pagina Modele (model i culoare de umplere n zona Suprafa, chenar n
zona Bordur);
 textul (font, culoare, mrime, efect, stil) n pagina Font;
 locul de aezare n chenarul graficului (stnga, sus, jos etc.) n pagina Proprieti.

Sugestii:
 Obiectele cum ar fi seriile de date i punctele de date sunt grupate; executarea unui clic pe unul din ele duce la
selectarea ntregului set.
 Dac diagrama este prea mic sau aglomerat folosii caracteristica Panoramare pentru a mri afiarea astfel nct
s vedei pe ce anume executai clic.
Modificarea tipului de diagram
Programul Excel v permite s combinai tipurile de diagrame, modificnd tipul unei anumite serii de
date. De exemplu, atunci cnd comparai linii de evoluie sau seturi diferite de date, este chiar indicat s le
separai cu tipuri diferite n aceeai diagram, pentru a arta diferenele semnificative dintre cele dou seturi
de informaii. n esen se folosesc aceleai metode de modificarea tipului pentru ntreaga diagram, sigura
diferen este c, dac modificai tipul de diagram doar pentru o serie de date, mai nti trebuie s selectai
respectiva serie.
Pentru cele mai multe diagrame 2-D, se poate modifica tipul de grafic att pentru o serie de date ct i
pentru ntregul grafic. Pentru diagramele Cu bule se poate modifica tipul numai pentru ntregul grafic.
Pentru cele mai multe diagrame 3-D, modificarea tipului diagramei afecteaz tot graficul. Pentru
diagramele 3-D tip bar sau tip coloan, se poate modifica o serie de date ntr-un alt tip grafic i anume con,
cilindru sau piramid.
Observaie: Nu pot fi combinate ns serii de date reprezentate n form bidimensional cu serii reprezentate n
form 3-D (de exemplu, o serie con cu una linie simpl).
Pentru a schimba tipul unui grafic deja creat se procedeaz astfel:
1. Se selecteaz graficul ce conine seriile respective, astfel:
 pentru a modifica tipul diagramei pentru o serie de date executai clic pe seria de date;
 pentru a modifica tipul diagramei pentru ntregul grafic nu executai clic nicieri n grafic.
2. Din meniul Diagram clic pe Tip de diagram.
3. n pagina Tipuri standard sau Tipuri particularizate executai clic pe tipul de grafic dorit.
4. Caseta Se aplic pentru selecie trebuie s fie:
 selectat pentru a modifica tipul doar pentru o serie de date selectat;

 

Realizarea de reprezentri grafice - 121

 deselectat pentru a modifica tipul tuturor seriilor de date (tipul ntregului grafic).
Observaie. Dac caseta Se aplic pentru selecie este deselectat Excel-ul modific tipul diagramei pentru
ntregul grafic, chiar dac este selectat o singur serie de date.
2. OK.

Schimbarea tipului implicit de grafic


Schimbarea tipului implicit de grafic se poate face astfel:
1. Se apeleaz fereastra de dialog Tip de diagram (de exemplu cu comanda omonim din
meniul Diagram).
2. Se alege din fereastr tipul i subtipul de grafic dorit a fi stabilit ca form implicit.
3. Se apas butonul Stabilire diagram implicit.

Modificarea graficelor cu ajutorul barei de instrumente Diagram


Tabelul imediat urmtor descrie butoanele din bara de instrumente Diagram. Dac aceast bar nu
este afiat urmai secvena Editare-Bare de instrumente-Diagram.

Nume buton Descriere


Obiecte din diagram Afieaz o list derulant cu obiectele i punctele de date din diagram. Executai
clic pe sgeata n jos i selectai obiectul dorit din list.
Formatare obiect Afieaz caseta de dialog Format pentru obiectul selectat n diagram (sugestia
de ecran pentru acest buton se modific pentru a afia numele obiectului
selectat).
Tip de diagram Afieaz o palet derulant cu tipuri de diagram; executai clic pe tipul ce-l dorii
s-l aplicai diagramei curente. Imaginea de pe buton se modific pentru aa fia
ultimul tip de diagram selectat.
Legend Permite adugarea sau eliminarea unei legende din diagram.
Tabel de date Permite adugarea sau eliminarea unui tabel de date de sub axa categoriilor (X).
Dup rnd Reprezint grafic fiecare linie de date ca serie n diagram.
Dup coloan Reprezint grafic fiecare coloan de date ca serie n diagram.
 

122 - Microsoft Excel XP

nclinare text n sensul Modificai unghiul textului selectat n sensul acelor de ceasornic. Se folosete
acelor de ceasornic pentru repere de date, etichete de ax .a.m.d.
nclinare text contrar Modific unghiul textului selectat contrar sensului acelor de ceasornic. Se
sensului acelor de folosete pentru repere de date, etichete de ax .a.m.d
ceasornic

Sugestie. Pentru a reduce timpul de lucru putei efectua clic dreapta pe obiectul din diagram, dup care folosii meniul
rapid n locul meniului principal. Putei chiar s executai dublu clic pe elementul dorit din diagram pentru a afia caseta
de dialog Format pentru respectivul element.

Formate sugerate pentru elementele standard de diagram


Element de diagram Formatare sugerat
Titlu diagram Aldin, 16 puncte
Titlu ax Y Aldin, 12 puncte
Repere ax Y Interioare
Stil linie ax Y ngroat
Titlu ax X Aldin, 12 puncte
Repere ax X Fr
Stil linie ax X Aldin
Bordur serie de date Fr
Serie de dat (fr importan) Nuan deschis
Serie de dat (important) Nuan nchis
Linii de evoluie Aceeai umplere ca i seria de date
pe care se bazeaz linia de evoluie
Stil linie de evoluie Punctat, subire
Bordur legend Fr
Font legend Aldin, 8 puncte
Amplasare legend Partea de jos a diagramei
Tiprirea diagramelor
Diagramele pot fi tiprite, bineneles, mpreun cu foaia de calcul. Dac dorii ns s tiprii doar
diagrama, fr foaia de calcul aferent, selectai mai nti diagrama respectiv (printr-un simplu clic), apoi
activai comanda de tiprire. Mai multe detalii obinei n lecia Tiprirea n Excel.

Instrumente de desenare. Fiiere grafice. WordArt


Excel permite adugarea de diferite elemente grafice la foile de calcul sau la graficele aflate pe foi de
calcul sau pe foi de grafic. Astfel datele pot deveni mai evidente i mai uor de analizat i interpretat. n acest
scop Excel dispune att de instrumente pentru prezentarea unor diferite forme geometrice, trasarea de linii i
sgei, precum i de anumite forme predefinite de genul simbolurilor pentru realizarea de scheme logice.
Toate aceste elemente grafice pot fi modificate, att n ceea ce privete forma ct i modul n care ele se
suprapun, se conecteaz .a.m.d. De asemenea, pot fi inserate obiecte grafice de-a gata, de genul fiierelor
grafice (.jpg, .gif etc.) realizate cu aplicaii de grafic.
Deoarece modul de operare este, n esen, identic cu cel din aplicaia Microsoft Word pentru
seciunea destinat instrumentelor de desenare i lucrul cu alte tipuri de obiecte grafice v recomandm s
studiai capitolul V Utilizarea reprezentrilor grafice din ghidul introductiv Tehnoredactare computerizat:
Microsoft Word XP iar pentru lucrul cu instrumentul de scriere artistic WordArt consultai seciunea Utilizarea
programului WordArt din cadrul capitolului III Modificarea aspectului unui document din aceeai lucrare.

 


Realizarea de reprezentri grafice - 123

Minimul pe care trebuie s-l tii

 Diagramele cu bare sau cu coloane relev importana relativ a fiecrui articol.


 Diagramele circulare prezint fiecare element ca parte dintr-un ntreg.
 Diagramele cu linii indic tendinele (modificarea n timp a uneia sau mai multor variabile)
 Diagramele prin puncte arat relaia de grupare a datelor.
 Diagramele cu suprafee analizeaz cel mai bine combinaiile de date.
 Diagramele inelare includ diagrame circulare ntr-un singur grafic.
 Diagramele cu raze arat cele mai bune combinaii de date.

Pentru
A crea un grafic Selectai datele pe care dorii s le reprezentai i apsai
butonul Expert diagram.
A schimba tipul unui grafic Apsai-l cu butonul dreapta i selectai Tip diagram.
A personaliza un grafic Executai clic pe el i selectai din meniul Diagram Opiuni
diagram.
A formata un element al unei diagrame Din meniul contextual se selecteaz comanda Formatare
urmat de denumirea elementului selectat.
A afia bara de instrumente Diagram Apsai cu butonul dreapta orice bar de instrumente sau meniu
din Excel i apoi alegei Diagram.
A nfrumusea diagrama cu alte obiecte Apsai butonul Desenare din bara de instrumente Standard.
grafice
A tipri un grafic Selectai diagrama i apoi apsai butonul Imprimare. Pentru a
tipri graficul mpreun cu datele din tabel, asigurai-v c
graficul NU este selectat i apsai apoi butonul Imprimare.

ntrebri de control:
1. Ce este o diagram? Cnd sunt utile graficele lineare? Dar cele tip bar?
2. Care este diferena ntre un punct de date i o serie de date?
3. Pentru ce sunt utilizate de obicei diagramele circulare? Care sunt restriciile impuse de graficele
circulare?
4. Numii i descriei trei tipuri de diagrame cu serii.
5. Studiai urmtoarele exemple i spunei ce tip de diagram v este necesar: Motivai alegerea.
a) Vrei s artai personalului din vnzri rezultatele performanei de anul trecut comparativ cu
performana prevzut pentru acest an.
b) Trebuie s facei o prognoz referitoare la numrul de angajai necesar pentru urmtorii trei
ani.
c) Avei nevoie de o prezentare n care s artai distribuia curent a aciunilor pe pia.
d) Departamentul n care lucrai trebuie s raporteze conducerii necesarul de personal pentru
urmtorii doi ani i exist un numr maxim care nu poate fi depit.
e) S presupunem c lucrai ntr-o companie care activeaz de 20 de ani i, la nceput, sectorul
de pia ocupat era de 20%. Acum, sectorul de pia ocupat a crescut cu un singur procent, la
21%, dar n aceti 20 de ani valoarea acestui sector de pia a crescut de la 20 milioane la
200 milioane de dolari.
f) Dorii s reprezentai rezultatele unui test de competen pentru o grup de studeni/elevi fa
de media general.
g) S presupunem c dorii s ilustrai cheltuielile unui consumator pentru patru segmente de
pia n raport cu distribuia i cererea produselor.
 

124 - Microsoft Excel XP

h) Prezentai concentraia de minereu per utilaj i localizarea respectiv n reeaua minier a


zonei Petroani.
Indicaii:
a) Se va folosi o combinaie de grupuri de coloane care s reprezinte vnzrile actuale i o diagram liniar care s
arate vnzrile prevzute.
b) Se folosete o diagram cu coloane suprapuse care s arate numrul de baz al angajailor, cu numrul
prevzut pentru viitor aezat deasupra primului.
c) Folosii o diagram cu o structur radial n care s prezentai procentajele ca etichete de date.
d) Diagrama pe coloane stratificate deoarece personalul suplimentar necesar pe departament poate fi reprezentat
ca o regiune suprapus, de culoare mai nchis. Numrul maxim pe departament poate fi reprezentat printr-o
diagram linie. Utilizarea instrumentelor de desen poate mbunti mult claritatea diagramei.

e) Modificarea de 1% pare minor, dar prezentat ntr-o diagram cu structur radial, ea devine semnificativ.
Pentru acest caz se poate folosi o combinaie de dou diagrame cu structur radial, de dimensiuni diferite i o
diagram linie. Diagrama linie din fundal afieaz evoluia pieii n perioada respectiv de timp.
f) Se folosete o diagram prin puncte pentru rezultatele testelor de competen combinat cu o diagram linie ce
afieaz media general (valoarea mediei nu se modific, iar numele studenilor sunt reprezentate prin puncte n
timp i fa de media general).
g) Putei folosi o diagram radar pentru analiza pieii sub forma unui cuadrant pentru a analiza cererea curent de
produse fa de cheltuielile consumatorului.
h) Folosii o diagram cu bule n care afiai concentraia de minereu per utilaj i uncie i, de asemenea, vei arta
localizarea respectivului utilaj pe harta zonei. Dac avei o imagine cu harta o putei lipi n diagram (noi am
desenat). Nivelurile ridicate de concentraie sunt formatate n nuane nchise.

Lucru individual

1. ncercai s identificai o reprezentare grafic n cotidienele locale i apoi s o interpretai, dup
care comparai-o cu prezentarea autorului.
2. Identificai aplicaii practice din domeniul dumneavoastr de activitate care se pot reprezenta cu
ajutorul graficelor. Realizai graficul i rugai un coleg s-l interpreteze.
3. Realizai un chestionar pe o tem la alegere. Alegei-v un eantion de 30 de persoane care s
rspund la ntrebrile puse. Prelucrai datele cu ajutorul Microsoft Excel, reprezentai grafic
rezultatele i interpretai-le realiznd un scurt raport n Word care s cuprind date din Excel.
4. Reprezentai grafic procentul de participare al partidelor politice n Parlament.
5. Exportul care se nregistreaz pe plan mondial se poate exprima n procente astfel: UE 20%,
SUA 16%, Canada 5%, Hong Kong 5%, China - 4%, Rusia 2%, Elveia 2%, Japonia
12% i alte ri 34%. Reprezentai aceste procente sub forma unui grafic circular.
6. S se reprezinte grafic pentru datele din tabelul de mai jos:
 cantitile vndute n cei trei ani;

 

Realizarea de reprezentri grafice - 125

 evoluia cifrei de afaceri pe produse comparativ, evideniind ponderea valorii fiecrui an n


totalul celor trei ani;
 cifra de afaceri din ultimul an, aferent celor cinci produse, evideniind valoarea aferent
fiecruia n valoarea pe total produse.
Cantitatea vndut (buc.) Preul de vnzare (lei) Cifra de afaceri
Produsul 2001 2002 2003 2001 2002 2003 2001 2002 2003
P1 300 320 350 8000 8250 9000 2400000 7200000 8000000
P2 350 370 250 9000 9520 10000 2700000 7070000 8000500
P3 400 420 520 9500 11000 12000 3600000 7520000 5000000
P4 260 280 560 12500 14000 15000 3500000 4500000 5000000
P5 540 560 120 365000 420000 450000 4520000 5000000 2500000
7. n tabelul urmtor se prezint legtura dintre unitile nutritive (u.n.) consumate n medie pe zi de
un porc i sporul mediu zilnic n greutate (s.m.z.) n kg.
u.n. 2,20 2,40 2,35 2,60 2,85
s.m.z. 0,4 0,55 0,5 0,6 0,7
S se determine dreapta y= a+bx care trece prin aceste puncte astfel nct s arate cele mai
mici erori n tendina datelor.

Indicaie. Pentru determinarea parametrilor a i b se folosete metoda celor mai mici ptrate, rezolvnd sistemul
n a + b x =  y
liniar:  . nlocuind datele din tabel (u.n.=x i s.m.z.=y), obinem:
a  x + b x =  x y
2

5,00 a + 12,400 b = 2,75


 . Aplicnd regula lui Cramer rezult: a=-0,5283 i b=0,4348.
12,40 a + 31,005 b = 6,93
Excel permite determinarea parametrilor (a,b), trasarea graficului i afiarea abaterii medii standard (R2).
Ulterior, se poate determina coeficientul de corelaie. Pentru a ndeplini aceste cerine se va realiza mai nti un grafic n
care s se reprezinte cele dou serii de date (se alege tipul de grafic XY - prin puncte, subtipul Prin puncte cu puncte
de date conectate de linii netezite). Pentru adugarea liniilor de tendin i afiarea elementelor ce descriu tendina
facei clic dreapta pe linia de date i alegei Adugare linie de tendin. n fereastra Adugare linie de tendin alegei
din pagina Tip, zona Tip de Tendin/Regresie tipul trendului Liniar i din fila Opiuni bifai casetele Afiare ecuaie
n diagram pentru a apare ecuaia y = 0,4348x-0,5283 i Afiare abatere medie ptratic n diagram pentru a se
afia coeficientul de determinaie (R2). Rezultatul arat c evoluia s.m.z. se datoreaz n proporie de 95,65% u.n.
Coeficientul de corelaie este r = 0,9780.

 

126 - Microsoft Excel XP

VI. GESTIUNEA DATELOR N EXCEL XP


Organizarea tabelar a datelor sub forma unor baze de date este o facilitate extrem de natural n
cadrul unor programe de calcul tabelar. Microsoft Excel recunoate dou tipuri de baze de date:
 baze de date interne (denumite i liste);
 baze de date externe (dac baza de date depete 2000 de linii).
O baz de date este util n urmtoarele cazuri:
 cutare sau interogare pentru obinerea de informaii;
 extragerea unor subseturi de date conform unor criterii specificate;
 realizarea unor calcule statistice pentru analiza datelor;
 sortarea datelor dup criterii (set de instruciuni) impuse;
 listarea datelor care corespund anumitor cerine.
Fie c trebuie s stocai un catalog de produse pentru cutri rapide sau informaii despre persoane
ce vor fi utilizate ntr-un program de contabilitate, putei crea, edita, sorta, analiza i filtra datele cu ajutorul
opiunilor din meniul Date.
n acest capitol vom trata doar operaiile privind gestionarea bazelor de date interne ale programului
Excel, cele externe nefcnd obiectul acestui ghid introductiv.

Obiective
La sfritul acestui capitol trebuie s tii cum s:
 creai i s gestionai o list;
 adugai nregistrri noi, s modificai i s tergei nregistrri din list;
 cutai nregistrri dup coninutul cmpurilor;
 sortai nregistrrile dintr-o list;
 folosii filtre automate i avansate;
 centralizai date din mai multe foi de calcul prin consolidare i subtotaluri.

Crearea unei liste


O list este o modalitate de organizare a informaiilor ntr-o structur tabelar (cu rnduri i coloane).
Fiecare rnd al bazei de date este numit nregistrare i fiecare element de informaie dintr-o nregistrare
reprezint valoarea unui anumit cmp al nregistrrii. Toate nregistrrile conin acelai numr de cmpuri, de
acelai tip i aezate n aceeai ordine. Fiecare coloan va memora aceeai categorie de informaii. Pentru
fiecare coloan se precizeaz o etichet, care va fi numele cmpului. Structura bazei de date este descris
prin totalitatea cmpurilor din baza de date.
n mod concret, o list Excel va fi conceput sub forma unui tabel, procedndu-se astfel:
 n primul rnd se introduc numele cmpurilor;
 n rndurile urmtoare se introduc datele nregistrrilor.
Astfel, fiecare rnd al tabelului va reprezenta o nregistrare i fiecare coloan va reprezenta un cmp
al listei. Structurarea unei liste este cea mai important parte a procesului de creaie, deoarece, n ultim
instan, acest lucru determin ce vei putea extrage din list i ct de eficient vei putea gestiona lista dup ce
ai creat-o. n construirea unei liste, consecvena este extrem de important: ortografia i tipul de liter devin
importante. Iat cteva reguli care trebuie luate n considerare:
 Se creeaz, de obicei, o singur list ntr-o foaie de lucru.
 Pentru evitarea confuziilor, numele cmpurilor (primul rnd) se formateaz diferit de restul
rndurilor (nregistrrile listei).
 Nu se introduc rnduri goale ntre rndul cu numele cmpurilor (primul rnd) i rndurile cu
nregistrrile listei. Dac trebuie s adugai spaii ntre linii, folosii caracteristica de nlime a
liniei pentru a ajusta dimensiunea pe vertical a fiecrei linii.
 Nu se recomand folosirea spaiilor la nceputul celulelor.
 Folosii titluri scurte, dar clare pentru a denumi o list.
 Stabilii nume de cmp care s corespund categoriilor de date introduse.
 
Gestiunea datelor n Excel XP- 127

Referirea la o baz de date Excel se poate face:


 folosind referina domeniului (n exemplul de mai jos A1:E17);
 folosind numele atribuit listei (de exemplu Firme_confecii).
Exemplu: Presupunem c ai fost contactat de un mare productor de maini unelte din industria
prelucrrilor metalice pentru realizarea unui studiu de pia n zona de vest a Romniei n acest domeniu.
nainte de a realiza o anchet v construii o baz de date cu firmele existente pe piaa romneasc. n figura
urmtoare este prezentat o list simplificat coninnd date privind firmele din domeniul confeciilor metalice
din judeul Timi.

Gestionarea unei liste


Gestionarea datelor dintr-o list Excel se poate realiza folosind comenzile speciale pentru lucrul cu
baze de date, grupate n meniul Date.
Principalele operaii care se pot executa asupra unei liste sunt:
1. ntreinerea listei:
 introducerea de noi nregistrri;
 cutarea unei nregistrri;
 modificarea i tergerea unei nregistrri;
2. filtrarea (selectarea anumitor nregistrri);
3. sortarea listei (ordonarea dup anumite criterii);
4. sintetizarea datelor din baza de date prin tehnici speciale (de exemplu consolidare, subtotaluri,
tabele pivot etc.);
5. analiza datelor din baza de date prin diverse procedee (de exemplu Cutare rezultat, Rezolvitor,
Ce-ar fi dac? etc.).
n acest ghid se prezint doar operaiile clasice de gestionare a unei baze de date (punctele 1-3 i
parial 4 din enumerarea anterioar). Tehnicile speciale oferite de Excel (punctele 4 i 5) nu sunt prevzute n
programa analitic a cursului de calcul tabelar oferit studenilor Facultii de Sociologie i Psihologie i de
aceea nu vor fi tratate n aceast lucrare.
Cea mai bun metod de gestionare a nregistrrilor dintr-o list este folosirea formularului pentru
date. Afiarea acestui formular se face astfel:
1. Se execut comanda Machet din meniul Date.
2. Apare o caset special (numele este cel identic cu eticheta de foaie n care se gsete lista) n
care se regsesc numele cmpurilor, iar n dreptul acestora sunt afiate informaiile din prima
nregistrare. De asemenea este vizibil un indicator de nregistrri ce precizeaz att nregistrarea
curent ct i numrul total de nregistrri al listei.
 
128 - Microsoft Excel XP

Adugarea de noi nregistrri


Se urmeaz paii:
1. n formularul de date se acioneaz butonul Nou.
2. Apare un formular gol n care se introduc datele pentru o nou nregistrare.
3. La terminare se apas tasta Enter. Noua nregistrare va fi introdus la sfritul listei.
Indicatorul de nregistrare din colul din dreapta-sus al casetei de dialog se modific afind cuvintele
nregistrare nou.
Formularul de date funcioneaz ca un formular cu mai multe scopuri: introducerea datelor, cutarea
unor elemente i vizualizarea listei; mesajul din colul din dreapta-sus indic modul n care este utilizat
formularul. Utilizai tasta TAB, SIHFT+TAB, tastele corespunztoare literelor subliniate sau mouse-ul pentru a
trece de la o caset de text la alta.
Cu toate c formularul de date simplific procesul de introducere a datelor n list, el nu ofer
avantajul introducerii automate a informaiilor introduse deja.

Modificarea unei nregistrri existente


Pentru a modifica datele din cmpurile unei nregistrri se procedeaz astfel:
1. Se selecteaz nregistrarea supus modificrii (folosind bara de defilare sau butoanele Anteriorul
gsit, Urmtorul gsit).
2. Se face deplasarea la cmpul supus modificrii cu ajutorul tastei Tab.
3. Se opereaz modificarea.
4. Pentru prelucrarea modificrilor se apas tasta Enter.
Renunarea la modificrile fcute se face cu butonul Restabilire nainte de a trece la alt nregistrare.

tergerea unei nregistrri din list


Aceast operaie se realizeaz parcurgnd urmtorii pai:
1. Se selecteaz nregistrarea vizat.
2. Se acioneaz butonul tergere.
3. Apare o fereastr de avertizare n care se
cere confirmarea, putndu-se opta pentru
una din variantele:
 clic pe butonul OK pentru confirmarea
tergerii;
 clic pe butonul Revocare pentru
abandonarea tergerii.
nregistrrile odat terse nu pot fi recuperate.
 
Gestiunea datelor n Excel XP- 129

Cutarea unei nregistrri


Pentru cutarea nregistrrilor care conin anumite informaii se procedeaz astfel:
1. Se acioneaz butonul Criterii. Apare un formular gol n care se pot introduce informaiile
cutate n casetele de cmpuri aferente. Acestea vor constitui condiiile de cutare (n
cadrul expresiilor pot s apar operatori relaionali).
2. Se tasteaz Enter, dup care Excel va afia prima nregistrare care satisface condiiile
impuse.
3. Se poate continua cutarea pentru alte nregistrri care ndeplinesc condiiile specificate
acionnd butonul Urmtorul gsit.
Exemplu: Pentru cutarea n lista cu firmele din domeniul confeciilor metalice pe cele care sunt
axate pe prelucrri mecanice se completeaz formularul de date tastnd prelucrri mecanice n cmpul
Domeniu. Introducerea condiiei de cutare i afiarea datelor pentru prima companie care ndeplinete
condiia este prezentat n figura urmtoare.

Observaie. Dac nu se gsete nici o nregistrare care s satisfac condiia (condiiile) de cutare Excel va emite un
mesaj de avertizare sonor.

Afiarea listelor
Deoarece listele cresc i doar o anumit parte din informaii trebuie afiat la un moment dat, Excel v
permite s creai moduri de vizualizare personalizate care s prezinte doar datele relevante, definite de
utilizator. Putei chiar s denumii aceste moduri de vizualizare n funcie de situaie.
Vizualizrile personalizate stocheaz urmtoarele informaii:
 dimensiunea/poziia ferestrei, inclusiv mpririle n mai multe panouri i panourile blocate;
 coloanele, liniile i foile ascunse din registrul de calcul;
 limile coloanelor;
 opiunile de afiare;
 celulele selectate, dac exist;
 criteriile de filtrare a listei;
 parametrii de configuraie a paginii.
Pentru a crea o vizualizare personalizat urmai paii:
1. Stabilii vizualizarea pe care vrei s o salvai ca personalizat. n exemplul urmtor lsm
vizibile numai denumirea firmelor i adresa cu numrul de telefon.
2. Alegei Vizualizare-Vizualizare particularizat pentru a deschide caseta de dialog
Vizualizri particularizate.
3. Alegei Adugare pentru a deschide caseta de dialog Adugare.
4. Introducei un nume nou pentru vizualizarea personalizat.
5. Executai clic pe OK.
Exemplu: Am ascuns coloanele Nr. crt. i Domeniu, rmnnd vizibile doar coloanele cu
denumirile firmelor, adresele i numrul de telefon. Rezultatul vizualizrii personalizate este prezentat n figurile
urmtoare.
 
130 - Microsoft Excel XP

Vizualizrile personalizate sunt salvate cu registrul de calcul. Pentru a vedea o vizualizare


personalizat, deschidei registrul de calcul i selectai Vizualizare-Vizualizri personalizate. Se va deschide
caseta de dialog Vizualizri personalizate. Selectai vizualizarea dorit i executai clic pe Afiare. Pentru a
terge o vizualizare personalizat, deschidei caseta de dialog Vizualizri personalizate, selectai numele
vizualizrii i executai clic pe tergere. Cnd vi se cere selectai Da pentru a confirma c dorii s tergei
vizualizarea respectiv.
Observaie. Vizualizrile personalizate sunt utile n registrele de calcul folosite de mai muli utilizatori. Fiecare
dintre acetia i poate stoca parametrii preferai de afiare i tiprire.

Sortarea nregistrrilor dintr-o list


Sortarea este operaia de rearanjare a nregistrrilor dintr-o list, dup valorile unuia sau a mai multor
cmpuri specificate de utilizator.
Sortarea se poate face: cresctor (ascendent) sau descresctor (descendent)
Modul de ordonare este dependent de tipul cmpului.:
 ordonare numeric pentru cmpuri numerice;
 ordonare alfabetic pentru cmpuri de text;
 ordonare cronologic (pentru date calendaristice).
Excel permite sortarea ntregii liste sau numai a unei poriuni din ea. n acest sens, se selecteaz
numai nregistrrile sau cmpurile de interes.
Pentru realizarea operaiei de sortare se urmeaz paii:
1. Se selecteaz orice celul din list sau poriunea pe care se aplic sortarea.
2. Se execut comanda Sortare din meniul Date.
Apare caseta de dialog Sortare n care specificai cmpurile care impun ordonarea i detalii
legate de modul de sortare (Opiuni). Excel permite sortarea dup maximum trei cmpuri simultan.
Pentru depirea acestei limitri se repet operaia de sortare de mai multe ori.

  
Gestiunea datelor n Excel XP- 131

n caseta de sortare se mai poate specifica dac lista de sortat are cap de tabel (Rnd antet)
sau nu (Fr rnd antet), dac sortarea are loc de la stnga la dreapta, n loc de direcia prestabilit
de sus n jos sau dac este sensibil la tipul literei (Opiuni).

3. Se acioneaz butonul OK.


Rezultatul sortrii este prezentat n figura urmtoare.

O modalitate rapid de realizare i ordonare a nregistrrilor dintr-o list Excel este dat de folosirea
butoanelor de sortare ascendent i descendent.

 
132 - Microsoft Excel XP

Observaii:
1. Putei sorta datele din orice coloan sau linie, nu trebuie neaprat s fie o list.
2. Excel utilizeaz urmtoarea secven de sortare: 0-9 (spaiu) ! # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ { | } ~ + < = > A-Z.
3. Celule i liniile goale vor fi plasate la sfritul listei, indiferent de ordinea de sortare. Cnd sortai valori logice reinei
c False vine naintea lui True, iar valorile de eroare sunt toate egale (ns vor fi plasate n ordinea n care au fost
gsite).

Selectarea unor nregistrri din list


Selectarea sau filtrarea este operaia de alegere dintr-o list a acelor nregistrri care satisfac
anumite condiii. n urma filtrrii lista rmne neschimbat, dvs. utilizai filtrul pentru a preciza ce date dorii s
vedei n acel moment i pentru a ascunde restul nregistrrilor. Filtrul poate fi schimbat n orice moment
pentru a afia un alt set de nregistrri. nregistrrile filtrate pot fi formatate, editate i chiar reprezentate grafic.
Filtrul activ este salvat cu registrul de calcul.
Exist mai multe modaliti de selectare (filtrare):
 folosind formularul de date (Criteriu);
 folosind comenzile Filtrare automat i Filtrare complex.

Filtrarea automat
Este o metod foarte simpl n care criteriile de filtrare se specific n mod interactiv folosind meniurile
derulante ale butoanelor de extensie ataate cmpurilor bazei de date.
Se urmeaz paii:
1. Se execut subcomanda Filtrare automat a comenzii Filtrare din meniul Date.
2. Excel-ul ataeaz butoane de extensie (butoane cu sgeat) n dreapta numelui fiecrui cmp din
list. Aceste butoane activeaz meniuri derulante care v permit s stabilii ce nregistrri dorii s
vedei la un moment dat.
3. Acionnd butoanele de extindere ale cmpurilor de interes, pot fi specificare criteriile de selecie
din lista de valori unice ale fiecrui cmp.

Rezultatul filtrrii const n ascunderea automat a nregistrrilor (rndurilor) care nu conin valorile
selectate.

 
Gestiunea datelor n Excel XP- 133

nlturarea filtrului impus unui cmp se face alegnd din lista cu valori unice ale cmpului respectiv
elementul Toate.
Tot cu Filtrare automat se pot selecta primele valori (superioare sau inferioare) ale unei liste. Se
alege n acest caz elementul Primele 10 din lista derulant a cmpului dup care se face filtrarea. Folosind
comanda Filtrare automat exist i posibilitatea de precizarea unor condiii de selectare definite de
utilizator (Definiie). Opiunea Filtrare automat personalizat se folosete pentru filtrarea nregistrrilor
care conin una dintre valorile indicate sau valori dintr-un domeniu.
De asemenea, pentru coloane care conin numere sau date calendaristice mai sunt disponibile dou
opiuni n meniul derulant al butonului de extensie, i anume: Necompletate pentru a afia nregistrrile ce
conin celule goale ntr-un anumit cmp i Completate pentru a afia toate nregistrrile care nu sunt goale.
Exemplu: Pentru a vedea firmele care nu sunt axate pe confecii metalice i construcii de maini am
fcut apel la filtrarea personalizat preciznd pentru cmpul Domeniu cele dou valori.

Comanda Filtrare automat este un comutator. Dac o repetai, putei dezactiva n orice moment
filtrul automat.
Filtrarea avansat
Metoda aceasta se aplic cnd se dorete filtrarea dup condiii mai complexe. Un filtru avansat este
similar unui filtru automat personalizat. Particularitatea acestei metode const n faptul c se scriu n prealabil
criteriile de filtrare pe foaia de calcul.
Se urmeaz paii:
1. Se definete domeniul condiiilor ntr-o zon liber a foii n care se afl lista de sortat.
2. Se selecteaz orice celul din list.
3. Se execut subcomanda Filtrare complex din submeniul comenzii Filtrare aflat n meniul
Date.
4. Apare o caset de dialog.
5. Dup precizarea locului de filtrare i a domeniilor pentru list i pentru condiiile de selecie se
apas OK.
Exemplu: Zona condiiilor de filtrare avansat este domeniul G5:G7. Lista cu rezultatele filtrrii apare
ncepnd cu celula H1.

 
134 - Microsoft Excel XP

Cea mai rapid metod de filtrare a unei liste este utilizarea


butonului Filtrare automat. Putei aduga acest buton la orice
bar de instrumente, aa cum s-a artat n capitolul V Realizarea
de reprezentri grafice.

Centralizarea datelor prin consolidare


Dac ai construit mai multe liste sau tabele cu configuraii similare vei dori probabil s combinai
anumite seturi de date din acestea ntr-o singur list sau tabel centralizator. Programul Excel v permite s
centralizai tabelele cu ajutorul comenzii Centralizare din meniul Date. Centralizarea v permite analiza
tabelelor sau a listelor cu funcii oferite n caseta de dialog Sintetizare.
Cea mai bun cale de centralizare a unui tabel sau a unei liste este s configurai un tabel care s
aib formatul tabelelor originale. Centralizarea nu este limitat la o singur foaie sau un singur registru de
calcul; putei centraliza date pe aceeai foaie de calcul, de pe o alt foaie din acelai registru de calcul,
dintr-un alt registru de calcul sau chiar din alte fiiere create cu alte aplicaii.
Datele pot fi centralizate n dou variante:
 dup categorii;
 dup poziie, caz n care datele trebuie s fie identice cu destinaia.
Prezentm n cele ce urmeaz un exemplu simplu de realizare a consolidrii dup poziie.
Presupunem c dorim s avem o imagine de ansamblu asupra vnzrilor unei firme n ultimii trei ani. Pentru
aceasta trebuie ca datele din fiecare foaie de calcul creat n fiecare an s fie puse ntr-una singur.
Procedm astfel: pentru a putea vizualiza cele patru foi de calcul n acelai timp trebuie s le aranjm pe
ecran alegnd opiunea Aranjare din meniul Fereastr. n caseta de dialog care se deschide alegei opiunea
Rearanjat i redimensionat. Vei obine o imagine ca cea din figura urmtoare:

 

Gestiunea datelor n Excel XP- 135

Pentru a copia cele trei foi de calcul n noul registru n vederea consolidrii datelor ntr-un sumar pe
trei ani, parcurgei urmtorii pai:
1. Activai una din cele trei ferestre care conin foi de calcul.
2. inei apsat tasta CTRL i prin glisarea mouse-ului tragei foaia de calcul n noul registru,
plasnd eticheta foii ori n dreapta ultimei foi ori n stnga primei foi din registrul de calcul.
3. Repetai pentru fiecare foaie de calcul n parte.
4. Alegei opiunea Centralizare din meniul Date.
5. S presupunem c dorii s calculai totalul vnzrilor pe perioada celor trei ani. Asigurai-v c n
caseta Funcie apare opiunea Sum10.
6. Executai clic pe caseta Referin, pentru a introduce domeniile pentru care se face consolidarea
datelor. Selectai pe rnd foile de calcul nou inserate i marcai domeniul dorit, dup care
executai clic pe opiunea Adugare. Adresa domeniului este adugat n caseta Toate
referinele.
7. Selectai casetele de validare Rndul de sus i Coloan stnga din zona Utilizare etichete n
pentru a v aprea pe ecran capul de tabel i lunile, dup care executai clic pe OK. Dac se
dorete pstrarea legturii cu datele surs se valideaz caseta Creare legturi la datele surs.
Vei obine o foaie de calcul ca n figura urmtoare.
Pentru a calcula totalul vnzrilor pe cei trei ani nu v rmne dect s introducei formula
=SUM(E2:E13) n celula E14.


10 alte funcii disponibile sunt Contor, Medie, Max, Min, Produs, StDev, StDevp, Var, Varp, Contor de numere

  
136 - Microsoft Excel XP

Centralizarea datelor prin subtotaluri


Pentru a rezuma rapid datele aflate n liste se poate folosi facilitatea de nsumare automat, parial
sau general a datelor aflate n anumite cmpuri.
Procedeul de rezumare a datelor este urmtorul:
1. Se ordoneaz nregistrrile care trebuie luate n eviden (comanda Sortare din meniul Date).
2. Din meniul Date se alege comanda Subtotaluri.
3. n caseta de dialog Subtotaluri se precizeaz:
 criteriul dup care se dorete gruparea n caseta La fiecare modificare n (pentru
fiecare grup de valori identice din cmpul specificat vor fi generate subtotaluri);
 funcia folosit la sintetizare (caseta Utilizare funcie);
 cmpurile pentru care se vor utiliza subtotalurile (se valideaz casetele dorite din lista
Adugare subtotal la).
4. Se acioneaz butonul OK.
Rezultatul unei totalizri poate fi observat n figurile urmtoare. Datele au fost sintetizate cu funcia Sum.

Observaii:
1. Pot fi create subtotaluri imbricate, specificnd alte chei de sortare, dar avnd grij s fie deselectat caseta nlocuire
subtotaluri curente (n caz contrar, subtotalurile anterioare sunt nlocuite cu cele noi).
2. Dac se dorete ca fiecare grup de date sintetizat s apar pe o pagin separat, se valideaz caseta Sfrit de
pagin ntre grupuri.

 
Gestiunea datelor n Excel XP- 137
3. Dac se dorete ca informaiile de sintez s apar sub date (nu deasupra lor, cum apar n mod implicit), trebuie
activat opiunea nsumare sub date.

Se pot controla uor gradele de detaliere a datelor sintetizate prin acionarea urmtoarelor butoane:
 butoanele + sau din dreptul unui subtotal, pentru a extinde/restrnge lista rndurilor
aferente unui anumit rezultat (asemenea extinderii/restrngerii unui folder n Windows
Explorer);
 butoanele cu cifre indicnd nivelele de totalizare, situate n partea stng-sus, sub
caseta de nume.

Pentru eliminarea subtotalurilor se afieaz din nou caseta de dialog Subtotaluri dup care se
acioneaz butonul Eliminare total.

 
138 - Microsoft Excel XP

Minimul pe care trebuie s-l tii

O baz de date este o list cu o structur specific, definit prin cmpurile sale, adic prin categoriile
de informaii pe care le conine. Altfel spus, o baz de date este o colecie de date organizate ntr-o ordine
logic, care permite un acces simplu i flexibil, att pentru actualizarea datelor, ct i pentru obinerea
acestora. Fiecare intrare complet dintr-o baz de date reprezint o nregistrare.

Pentru
A crea o list Folosii formulare de date. Din meniul Date alegei
comanda Machete.
A afia listele ntr-un mod personal Utilizai comanda Vizualizare particularizat din meniul
Vizualizare.
A sorta date dintr-o list Utilizai comanda Sortare din meniul Date sau folosii
butoanele de sortare ascendent sau descendent de pe
bara de unelte Standard.
A organiza date dup un anumit criteriu Se folosete comanda Filtrare automat.
A centraliza datele dup poziie din mai multe Folosii comanda Centralizare din meniul Date.
foi de calcul
A centraliza datele prin subtotaluri Se folosete comanda Subtotaluri din meniul Date.

ntrebri de control:
6. Ce este o list? Care sunt elementele componente ale unei liste?
7. Cum se numete fiecare celul care conine date ntr-o list?
8. Ce este o machet de date?
9. Ce operaii se pot efectua cu ajutorul machetelor de date?
10. Care este dezavantajul utilizrii formularului de date pentru operaia de introducere a datelor?
11. Ce implic operaia de consolidare a foilor de calcul?
12. Stabilii valoarea de adevr a urmtoarelor afirmaii. Justificai rspunsul:
a) Numele cmpurilor unei liste (baze de date) sunt antete de rnduri.
b) Numele cmpurilor unei liste (baze de date) sunt antete de coloane.
c) Numele cmpurilor unei liste (baze de date) sunt valori numerice.
13. Stabilii valoarea de adevr a urmtoarelor afirmaii. Justificai rspunsul:
a) ntr-o list fiecare rnd reprezint o nregistrare.
b) ntr-o list fiecare nregistrare reprezint un rnd.
c) ntr-o list fiecare rnd reprezint un cmp.
14. Un rnd alb (vid) ntr-o baz de date semnific:
a) nceputul bazei de date;
b) sfritul bazei de date;
c) nu are nici o semnificaie.
15. O baz de date poate avea:
a) un numr nelimitat de rnduri de antete i coloane;
b) maxim dou rnduri de antete de coloan;
c) un singur rnd de antete de coloan.
16. Stabilii valoarea de adevr a urmtoarelor afirmaii. Justificai rspunsul:
a) Pentru a utiliza o machet de date, lista trebuie s aib etichete de coloan.
b) Pentru a utiliza o machet de date, lista nu trebuie s aib etichete de coloan.
c) Pentru a utiliza o machet de date, nu trebuie s existe nici o list.
17. Ce diferen este ntre sortarea i filtrarea datelor?
 
Gestiunea datelor n Excel XP- 139

18. Ce tipuri de filtrri se pot aplica unei baze de date? n ce condiii se aplic fiecare tip de filtrare?
19. Stabilii valoarea de adevr a urmtoarelor afirmaii. Justificai rspunsul:
a) Sortarea datelor se poate face ascendent sau descendent.
b) Sortarea datelor se face ascendent.
c) Sortarea datelor se face descendent.
20. Stabilii valoarea de adevr a urmtoarelor afirmaii. Justificai rspunsul:
a) Filtrarea automat a datelor se face numai dup un criteriu.
b) Filtrarea automat a datelor se face dup maxim dou criterii.
c) Sortarea automat a datelor se face dup oricte criterii dorii, n funcie de caracteristicile
bazei de date creia i aplicai aceast operaie.
21. Stabilii valoarea de adevr a urmtoarelor afirmaii. Justificai rspunsul:
a) Filtrele personalizate permit aplicarea unor criterii mai complexe de filtrare a datelor.
b) Filtrele personalizate permit gsirea unor valori ntre dou limite stabilite.
c) Filtrele personalizate permit cutarea nregistrrilor care satisfac condiii diferite.
22. Stabilii valoarea de adevr a urmtoarelor afirmaii. Justificai rspunsul:
a) Pentru folosirea unei filtrri avansate trebuie s stabilii criteriile de cutare n foaia de lucru.
b) Tabelul cu datele obinute n urma filtrrii avansate va aprea ntotdeauna ntr-o foaie de lucru
nou.
c) Domeniul de criterii nu trebuie stabilit nainte de folosirea filtrrii avansate.

Lucru individual

8. Realizai o list cu maxim 10 nregistrri pe baza unei cri de telefon, ale crei cmpuri s includ
numele de familie, prenumele, adresa i numrul de telefon.
9. Creai o foaie de calcul pe care salvai-o cu numele Prieteni i care s conin urmtoarele
cmpuri: Nume, Prenume, Adres, Ora, Cod potal, Telefon, Sex, Data naterii.
Se cere:
a) Introducei 20 de nregistrri, folosind macheta de date corespunztoare.
b) Formatai tabelul aplicndu-i contururi i efecte.
c) Difereniai nregistrrile pentru care persoanele sunt de sex feminin de cele de sex
masculin, aplicnd un format condiional.
d) Sortai lista dup data naterii.
e) Sortai lista n ordine alfabetic dup numele oraului drept criteriu primar, precum i
dup nume, utilizat drept criteriu secundar.
f) Utilizai Filtrarea automat pentru a obine din foaia de lucru o list a tuturor persoanelor
de sex feminin care locuiesc n acelai ora cu dvs.
g) Filtrai toi prietenii care au vrsta dvs.
h) Dezactivai Filtrarea automat i salvai registrul.
10. Imaginai-v c ai lucra ntr-un magazin de echipamente de calcul. n fiecare lun se primete
marf n magazie. Realizai o foaie de calcul care s conin situaia nregistrrilor din magazie.
Cmpurile folosite vor fi: data nregistrrii, produs, cod, pre, cantitate, valoare total.
Se cere:
a) Sortai produsele dup data primirii.
b) Filtrai produsele care au fost primite ntre dou date stabilite de dvs.
c) Filtrai produsele al cror pre este mai mare de 500.000 lei.
d) Dezactivai Filtrarea automat i salvai registrul.
11. Considerai c suntei o persoan ordonat care ine evidena cheltuielilor de familie. Astfel,
pentru fiecare lun n parte realizai o foaie de calcul cu structura celei din figura urmtoare:

 
140 - Microsoft Excel XP

Se cere:
a) Consolidai datele din foile de calcul corespunztoare lunilor din primul trimestru ntr-o foaie
de calcul denumit Venituri.
b) Salvai registrul nou obinut sub numele Trimestrul I.
c) Dac informaiile introduse depesc limea coloanelor, folosii opiunea Potrivire automat
pentru dimensionarea acestora.
d) Deschidei macheta de date corespunztoare listei create.
e) Introducei o nou nregistrare pentru cheltuielile de transport.
f) Introducei la sfritul bazei de date nregistrarea TOTAL, pentru a calcula totalul cheltuielilor.
g) Pentru valorile cheltuielilor mai mari de 500000 lei aplicai un format condiional, astfel nct
valorile care respect condiia dat s apar scrise ngroat cu culoare roie.
12. Identificai activiti din cadrul altor discipline care se pot rezolva cu ajutorul tabelelor de date.

 

Tiprirea n Excel XP - 141

VII. TIPRIREA N EXCEL XP


Spre deosebire de documentele Word care, de regul, sunt concepute pentru a ncpea pe hrtii de
diferite dimensiuni, foile de lucru din programul Excel reprezint medii cu limite variabile, care se ntind n orice
direcie. De aceea naintea nceperii tipririi trebuie analizat ceea ce se dorete a se tipri i cum s apar, ca
i aspect. Excel ofer posibilitatea tipririi unei anumite foi de calcul, a tuturor celor existente ntr-un fiier sau
doar a unei zone de celule. De asemenea, se poate opta pentru afiarea/ascunderea anumitor elemente, cum
ar fi liniile de gril, etichetele de foi, antete/subsoluri (ce pot include sau nu numere de pagin), repetarea
anumitor linii/coloane pe mai multe pagini etc. Un alt element important n cadrul procesului de definire a
opiunilor de tiprire sunt cele ce privesc calitatea imprimrii (culori, rezoluie).

Obiective
La sfritul acestui capitol trebuie s tii cum s:
 tiprii foi de calcul i s previzualizai sarcinile de tiprire;
 utilizai modul de vizualizare Examinare sfrit de pagin;
 lucrai cu opiunile de configurare a paginii (orientare, schimbarea numerotrii paginilor);
 introducei antete i subsoluri;
 tiprii linii de gril, etichete i comentarii;
 specificai anumite zone de imprimat;
 configurai tiprirea graficelor;
 publicai date Excel n pagini Web.

Tiprirea unei foi de calcul


Tiprirea unei foi de calcul poate fi la fel de simpl ca apsarea pe un buton sau mult mai complex,
n funcie de ceea ce dorii s tiprii i de gradul de control pe care dorii s-l avei asupra coninutului i
aspectului foii tiprite. Programul Excel v pune la dispoziie instrumente pentru ambele metode, pe care le
vei apela, n principal, din caseta de dialog Imprimare.
Observaie: Diagramele pot fi tiprite fie mpreun cu datele din foaia de calcul, fie pe pagini separate. Pentru
detalii vezi seciunea Tiprirea diagramelor ulterior n acest capitol.
Marea majoritate a comenzilor care sunt folosite pentru operaia de tiprire se gsesc grupate n
meniul Fiier.

Unele comenzi apar i sub forma unor butoane n cadrul unor bare de instrumente, aspectul lor
putndu-se observa n partea stng a comenzii pe care o reprezint. De asemenea, unele comenzi pot fi
executate din meniul contextual al anumitor elemente sau folosind o combinaie de taste care se poate vedea
n partea dreapt a comenzii care o execut.
Pentru a tipri imediat o copie a foii de calcul active,
cu parametrii de tiprire standard, executai clic pe butonul
Imprimare din bara de unelte Standard. Folosirea acestui
buton nseamn ocolirea tuturor casetelor de dialog, fr a
permite revizuirea naintea tipririi. Rezultatele pot fi extrem
de enervante, pierzndu-se i o cantitate mare de hrtie, dac
nu putei opri destul de repede tiprirea. Din aceste motive v
recomandm ca n Excel s folosii comanda Imprimare.
 
142 - Microsoft Excel XP

Pentru tiprirea propriu-zis (dup ce ai configurat diferite elemente ale foii de calcul) folosii una din
urmtoarele variante:
a) comanda Imprimare din meniul Fiier;
b) din fereastra de dialog Iniializare pagin se alege butonul Imprimare;
c) n modul de vizualizare Examinare naintea imprimrii se acioneaz butonul Imprimare;
d) tastai concomitent CTRL+P.
Indiferent de varianta aleas pe ecran apare caseta de dialog Imprimare prezentat n figura
urmtoare:

Principalele opiuni de configurare sunt:


1. n zona Imprimant
 Se alege din lista de imprimante disponibile (Nume) cea la care urmeaz a se tipri sau se
efectueaz o listare ntr-un fiier (Imprimare n fiier).
 Se poate aciona butonul Proprieti pentru a verifica unele setri ale imprimantei. Opiunile
afiate pot diferi n funcie de sistemul de operare i de tipul de imprimant. Acestea
determin, printre altele: viteza de tiprire, calitatea (rezoluia, asemnarea culorilor tiprite cu
cele afiate pe ecran, posibilitatea de a aranja mai multe pagini pe una singur, posibilitatea
de a tipri pe diferite suporturi, de diferite mrimi .a.m.d.).
Spre exemplu, cteva dintre facilitile principale oferite la tiprirea cu o imprimant
matriceal Epson (cea conectat la calculatorul pe care lucrez) ar fi cele din figura urmtoare:

 
Tiprirea n Excel XP - 143

- alegerea orientrii hrtiei: pe vertical (Portrait) sau orizontal (Landscape);


- specificarea ordinii de tiprire a paginilor (Page Order): Front to Back -
pornete tiprirea de la pagina 1 mai departe i Back to front prima pagin
tiprit este ultima din domeniul specificat, astfel c pagina 1 este ultima tiprit;
- posibilitatea de a tipri mai multe pagini pe foaie (Page per Sheet);
- dac se dorete se poate opta pentru opiuni mai avansate (Advanced), cum ar fi
calitatea imprimrii (Print Quality), mrimea suportului de hrtie (Paper size),
posibilitatea de a tipri economic (Haftoning).
2. n seciunea Zon de imprimat se poate opta pentru tiprirea:
 tuturor paginilor din domeniul ales (Toate);
 anumitor pagini din domeniul ales (PaginiDe laLa).
3. n zona De imprimat se poate specifica tiprirea:
 seleciei curente (Selecie) o celul, o zon de celule, un grafic etc.;
 foii sau foilor selectate (Foile active);
 ntregului registru de lucru (Tot registrul de lucru).
4. n zona de opiuni Copii se poate specifica:
 numrul de exemplare de listat (Numr de copii);
 ordinea de ieire a foilor (Asamblare) dac se listeaz toate paginile dintr-un exemplar, apoi
toate din al doilea .a.m.d., n caz contrar se listeaz prima pagin de attea ori cte copii s-
au specificat, apoi la fel cu a doua pagin etc.

Ajustri preliminare tipririi


Pentru a vedea ce ar urma s se tipreasc pn n
acest moment, alegei fie comanda Examinare naintea
imprimrii din meniul Fiier, fie executai clic pe butonul
Examinare naintea imprimrii de pe bara de instrumente
Standard. Fiierul i mediul aplicaiei Excel va arta ca n figura
urmtoare.

Se poate observa c locul barei de meniu i a barelor de instrumente este luat de o bar ce conine
butoane specifice acestui mod de vizualizare.
 
144 - Microsoft Excel XP

Buton Efect
Urmtorul/ Anteriorul Vizualizeaz pagina urmtoare/precedent
Panoramare Mrete/micoreaz pagina
Imprimare Afieaz caseta de dialog Imprimare
Iniializare Afieaz caseta de dialog Iniializare pagin
Margini Afieaz/ascunde ghidajele limii marginilor i coloanelor. Pe foaia
de calcul exist dou seturi de margini setul interior este pentru
coninutul foii de calcul, iar setul exterior stabilete distana ntre
antet sau subsol i marginea hrtiei.
Examinare sfrit de pagin / Trece n modul de vizualizare Examinare sfrit de pagin,
Vizualizare normal respectiv comut n modul de vizualizare Normal. Aceste butoane
sunt afiate alternativ dac au fost acionate. Ele sunt active numai
pentru foi de calcul (diagramele nu pot fi vizualizate astfel).
nchidere Revine n modul de vizualizare anterior trecerii n Examinarea
naintea imprimrii
Ajutor Apeleaz programul de ajutor al aplicaiei Excel
n acest mod de vizualizare sunt vizibile antetele i subsolurile (dac au fost stabilite) i textul, cu
formatrile fcute pn n acel moment. Din acest mod de vizualizare se poate lansa tiprirea (acionnd
butonul Imprimare care deschide caseta de dialog Imprimare) sau configura setrile de pagin (prin
acionarea butonului Iniializare pagin).

Analizarea n ansamblu/detaliu
Apropierea/ndeprtarea foii este o aciune asemntoare Panoramrii din modul normal de lucru
astfel nct s poat fi analizate fie elementele ce privesc ansamblul foii, fie cele de detaliu. Comutarea ntre
cele dou mrimi se poate face n dou moduri:
a) La trecerea n modul de vizualizare Examinare naintea imprimrii pagina curent se
micoreaz automat astfel nct s poat fi vizualizat n ansamblu. Dac se plimb cursorul
mouse-ului deasupra paginii se poate observa c el ia forma unei lupe. Plasnd cursorul pe o
zon, un clic pe acea poriune va determina mrirea (apropierea) ei, astfel c pot fi analizate
elementele de detaliu (forma caracterelor, alinierea, evidenieri etc.). Un nou clic pe pagin va
determina revenirea la mrimea iniial.
b) Se acioneaz butonul Panoramare din bara cu butoane specifice modului de vizualizare
Examinare naintea imprimrii.
Observaie. Dac foaia de calcul se ntinde pe mai multe pagini, pentru a le afia se pot folosi butoanele
Urmtorul i Anteriorul sau tastele sgei:  i .

 
Tiprirea n Excel XP - 145

Ajustarea limii, marginilor, liniilor i coloanelor


n modul de vizualizare Examinare naintea imprimrii se pot modifica marginile, liniile i coloanele
de pe foaia de calcul.

Pentru a stabili marginile de pagin pentru o foaie, trebuie s fie selectat respectiva foaie de lucru.
Pentru a stabili marginile de pagin pentru mai multe foi simultan, trebuie selectate n prealabil respectivele foi
(dac sunt adiacente folosind tasta SHIFT i clic cu butonul stng al mouse-ului pe ultima foaie din grup, dac
sunt neadiacente cu tasta CTRL i clic pe butonul stng al mouse-ului pe etichetele foilor dorite).
Ghidajele de dimensionare se afl pe marginile paginii afiate cu Examinare naintea imprimrii. Ele
pot fi ascunse/afiate prin intermediul butonului Margini. Fixarea dimensiunilor marginilor, liniilor i coloanelor se
poate face glisnd de ghidajul corespunztor n sensul dorit (analog ca la dimensionarea tabelelor din Word).
Un alt mod de a fixa marginile paginii, dar specificnd dimensiunile este folosind fereastra de dialog
Iniializare pagin, butonul Margini, care se obine fie executnd clic pe butonul Iniializare de pe bare de
instrumente a modului de vizualizare Examinare naintea imprimrii fie din meniul Fiier alegnd comanda
Iniializare pagin. n prima variant caseta de dialog nu conine butoanele Imprimare i Examinare.
n aceast fereastr se poate specifica n casetele Sus, Jos, Stnga, Dreapta dimensiunile marginilor
dorite. Aceste dimensiuni trebuie s fie mai mari dect marginile minime solicitate de imprimant.
De asemenea, se poate opta pentru centrarea n pagin (pe vertical i orizontal), validnd caseta
corespunztoare din grupul Centrare pe pagin.

n mijlocul casetei de dialog, n pagina-model sunt afiate imediat efectele modificrilor fcute. Pentru
o vizualizare rapid, direct a paginii configurate, aa cum arat dup noile modificri, se poate aciona
butonul Examinare, aflat n partea dreapt.
 
146 - Microsoft Excel XP

n figurile urmtoare sunt prezentate variante de centrare n pagin:

tabel iniial necentrat centrare doar pe orizontal

centrare doar pe vertical centrare att pe vertical ct i pe orizontal


Dac marginile nu sunt egale pe laturile opuse ale foii de calcul, coninutul nu va prea centrat pe
pagin. Va trebui s verificai i parametrii imprimantei anumite modele au margini prestabilite pentru fiecare
latur a foii de hrtie, iar acestea pot s nu fie egale.

Utilizarea modului de vizualizare Sfrit de pagin


Vizualizarea i modificarea sfriturilor de pagin
Pe msur ce se acumuleaz date n foaia de calcul, acestea pot depi dimensiunea unei singure
pagini. Spaiul disponibil pe o pagin este determinat de dimensiunile foii de hrtie i marginile stabilite pentru
respectiva pagin. Dac se dorete imprimarea unei zone care depete o pagin, este bine ca nainte de a
trece la tiprire s se verifice modul n care este mprit zona de tiprit.
 
Tiprirea n Excel XP - 147

Trecerea n acest mod de vizualizare se poate face astfel:


 din meniul Vizualizare alegei comanda Examinare
sfrit de pagin;
 din modul Examinare naintea imprimrii se
acioneaz butonul Examinare sfrit de pagin
(dac exist).
n ambele cazuri apare o caset de dialog de
informare. ntreruperile de pagin vor aprea pe ecran ca linii
albastre, orizontale i verticale.
Figura urmtoare prezint o foaie de calcul cu patru pagini afiat n modul de vizualizare Examinare
sfrit de pagin:

Modul de vizualizare asociat comenzii Examinare sfrit de pagin permite indicarea sfriturilor de
pagini direct, prin glisarea liniilor corespunztoare acestor sfrituri. n acest mod de vizualizare se pot i
introduce date, edita, muta sau redimensiona obiecte (grafice, desene).

 
148 - Microsoft Excel XP

Se pot distinge mai multe elemente specifice acestui mod de vizualizare:


 paginile n care este mprit foaia (n mijlocul fiecrei pagini, n fundal, apare scris numrul ei cu
litere mari, gri);
 zonele albe reprezint zonele care se vor tipri;
 zonele gri reprezint zonele care nu se vor tipri;
 chenare groase, continue sau ntrerupte (albastre) care nconjoar marginile reprezint
sfriturile de pagin: cele ntrerupte reprezint sfriturile automate iar cele continue sfriturile
fixate manual.

Inserarea/eliminarea sfriturilor de pagin


Programul Excel nu analizeaz structura foii de lucru nainte de a insera salturile la pagin nou; pur
i simplu adaug un salt la pagin nou n punctul n care fiecare pagin iese din zona care poate fi tiprit.
Pentru a face ca foile de lucru cu mai multe pagini s fie lizibile, putei i trebuie s poziionai manual salturile
la o pagin nou.
Inserarea sfriturilor de pagin se face astfel:
a) sfrit de pagin vertical:
 se selecteaz coloana naintea creia se dorete ntreruperea paginii;
 din meniul Inserare se alege comanda Sfrit de pagin.
b) sfrit de pagin orizontal:
 se selecteaz rndul deasupra cruia se dorete ntreruperea paginii;
 din meniul Inserare se alege comanda Sfrit de pagin.
Observaie. Dac n marginea stng/superioar a coloanei/liniei selectate exista un sfrit de pagin, n meniul
Inserare comanda Sfrit de pagin se schimb n Eliminare sfrit de pagin.
Eliminarea unui sfrit de pagin
Sunt dou variante pentru a realiza aceasta:
 urmnd paii de la introducerea sfritului de pagin (vezi observaia precedent);
 direct, glisnd de linia ce reprezint sfritul de pagin de nlturat n afara spaiului de lucru.
Pentru a terge din foaia de lucru curent toate salturile manuale la o pagin nou, selectai ntreaga
foaie de calcul i apoi din meniul Vizualizare alegei Reiniializarea tuturor sfriturilor de pagin.

Configurarea paginii
Tiprirea datelor se poate face pe diferite suporturi, n funcie de imprimanta care urmeaz s
realizeze tiprirea. Pentru ca ceea ce se tiprete s fie ceea ce se dorete, este important ca suportul de
tiprire (hrtie, plicuri, folii transparente etc.) s fie stabilit corespunztor. Aceste setri sunt cuprinse n
fereastra de dialog Iniializare pagin. Pentru afiarea ei se poate alege din meniul Fiier comanda
Iniializare pagin sau din modul de vizualizare Examinare naintea imprimrii butonul Iniializare.

  
Tiprirea n Excel XP - 149

Sunt disponibile urmtoarele setri: configurarea suportului de tiprire (Pagin), ajutarea limii
marginilor, liniilor i coloanelor (Margini) opiuni descrise anterior, configurarea anteturilor i subsolurilor
(Antet/Subsol) i specificarea unei anumite zone de tiprit (Foaie).
n fila Pagin se pot configura urmtoarele opiuni:
1. Orientarea (zona Orientare) hrtiei (Tip portret sau Tip vedere).
2. Mrirea/micorarea la o anumit scar (zona Scalare), fr a interveni n formatarea
datelor de pe foaie (Ajustare la). n caseta alturat se specific procentul dorit (el se
raporteaz la mrimea normal). n figurile urmtoare este prezentat acelai tabel,
micorat la 75% i mrit la 150%.

Pentru a ajusta tiprirea la o nlime i lime fixe, selectai opiunea Potrivire la.
Utilizai controloale de incrementare pentru a ajusta numrul de pagini pe care dorii s le
ocupe tiprirea. Lsai un numr necompletat dac dorii ca programul Excel s ajusteze
numai limea i nlimea de tiprire.
3. Fixarea mrimii hrtiei (Dimensiune hrtie) stabilete formatul standard de hrtie
corespunztor (cel mai adesea A4). Lista formatelor de hrtie difer n funcie de tipul
imprimantei.
4. Calitatea imprimrii se refer la intensitatea (rezoluia) dorit. Rezoluia reprezint
numrul de puncte pe inch liniar tiprite pe hrtie (dots per inchi dpi). La alegerea
rezoluiei trebuie inut cont de:
 tipul datelor de tiprit (graficele, imaginile necesit, n general, o rezoluie mai
nalt pentru a arta bine);
 viteza la care se dorete tiprirea (o rezoluie mai mare se tiprete n timp mai
ndelungat);
 cartuul sau tonerul avut la dispoziie (rezoluiile mari sunt mari consumatoare);
 tipul imprimantei, care poate influena att aspectul ct i viteza de tiprire.
5. Schimbarea numerotrii paginilor (Numrul primei pagini) stabilete ca numerotarea paginilor s
porneasc de la un anumit numr (implicit ea apare cu 1).
Pentru a repeta automat un text (un numr de pagin, un titlu de foaie de calcul, o dat calendaristic
etc.) se pot aduga anteturi sau subsoluri de pagin n fila Antet/Subsol.
n figura urmtoare este prezentat o foaie creia i s-a adugat un antet personalizat (apar att text
introdus de la tastatur ct i cmpuri inserate automat i actualizate ca atare de Excel).

 

150 - Microsoft Excel XP

Pentru a defini un antet/subsol pentru o foaie de calcul se procedeaz astfel:


 Se execut clic pe butonul Antet particularizat/Subsol particularizat.

 Se execut clic n seciunea unde se dorete s fie ncadrat textul (Seciunea din stnga,
Seciunea din centru, Seciunea din dreapta).
 Se introduce textul dorit sau se pot insera opiunile automate oferite de Excel.

  
Tiprirea n Excel XP - 151

Semnificaia butoanelor din caseta Antet/Subsol este redat n tabelul urmtor:


Buton Efect Semnificaie
Afieaz caseta de dialog Formateaz textul selectat n prealabil
Font
Insereaz cmpul &[Pagin] Afieaz numrul paginii curente
Insereaz cmpul &[Pagini] Afieaz numrul total de pagini stabilite pentru a fi tiprite
Insereaz cmpul &[Dat] Afieaz data sistemului
Insereaz cmpul &[Or] Afieaz ora sistemului
Insereaz cmpul Afieaz numele fiierului precedat de calea din structura arborescent din
&[Cale]&[Fiier] care face parte foaia
Insereaz cmpul &[Fiier] Afieaz numele fiierului din care face parte foaia
Insereaz cmpul &[Fil] Afieaz numele foii de lucru (eticheta foii de calcul)
Insereaz cmpul &[Imagine] Afieaz caseta de dialog Inserare imagine n care se poate rsfoi discul
pentru a alege un fiier grafic
Afieaz caseta de dialog Formatare imagine n care pot fi specificai
parametri pentru controlul imaginii (dimensionare i rotire, luminozitate etc.)
 Apsai butonul OK din fereastra Antet/Subsol pentru a reveni n caseta Iniializare pagin.
 Alegei OK pentru aplicarea setrilor i revenire n foaia de calcul sau Examinare pentru a
vizualiza foaia aa cum ar urma s fie tiprit.

n fila Foaie se pot configura:


1. Tiprirea unei anumite zone (Zon de imprimat). Se selecteaz din foaie zona de celule pe care
dorii s o tiprii (n timpul seleciei fereastra de dialog Iniializare pagin se restrnge, apoi
revine la forma normal cnd se termin selecia) sau introducei referinele de celule.
2. Repetarea unor rnduri i coloane (Imprimare titluri):
 una sau mai multe linii (reprezentnd denumirile coloanelor) pe fiecare pagin Rnduri de
repetat la nceput i apoi se introduc sau se selecteaz de pe foaie rndurile care conin
etichetele de coloan;
 una sau mai multe coloane (reprezentnd denumirile liniilor) Coloane de repetat la stnga
i apoi se introduc coloanele care conin etichetele de rnd.

 
152 - Microsoft Excel XP

3. Tiprirea liniilor de gril, a etichetelor i a comentariilor (Imprimare):


 tiprirea liniilor de gril (Linii de gril);
 imprimarea alb-negru (Alb-negru) este util atunci cnd urmeaz s se tipreasc foi de
calcul care nu conin formatri ale celulelor sau obiecte grafice n culori sau nuane de gri.
Aceasta deoarece, alegnd aceast opiune sunt eliminate la tiprire tonalitile de culoare,
totul fiind redus la culorile alb i negru (fr tonuri intermediare). Un alt avantaj al folosirii
acestei opiuni ar fi acela c se reduce timpul de imprimare la o imprimant color.
Observaie: Pentru a tipri n nuane de gri la o imprimant color este mai bine s se foloseasc
opiunile imprimantei i nu s se valideze csua Alb-negru sau Calitate tip schi.
 imprimarea rapid (Calitate tip schi) nu sunt imprimate liniile de gril i n general
elementele grafice (obiecte, comentarii, culori de celule etc.);
 tiprirea etichetelor de linii i coloane (Titluri rnduri i coloane);
 tiprirea comentariilor (Comentarii). Excel ofer dou variante de tiprire a comentariilor din
foaia de calcul: imprimarea la sfritul foii (La sfrit), respectiv aa cum apare el pe foaie
(Cum este afiat n foaie), n acest caz trebuie activat comanda Comentarii din meniul
Vizualizare.

Tiprirea comentariului dup foaia de calcul Tiprirea comentariului aa cum apare el
4. Ordinea tipririi paginilor (Ordinea paginilor) atunci cnd nu ncap pe o pagin:

 de sus n jos i continu spre dreapta (n jos i apoi peste);

 de la stnga la dreapta, apoi n jos (De-a latul i apoi n jos).

Specificarea unei anumite zone de tiprit


Pentru tiprirea doar a unei anumite zone a foii de calcul exist dou posibiliti:
a) fixarea din meniul Fiier cu comanda Zon de imprimat;
b) fixarea zonei de imprimat din fereastra de dialog Iniializare pagin descris anterior.

Pentru fixarea din modul Normal sau Examinare naintea imprimrii procedai astfel:
1. Se selecteaz modul de vizualizare care ofer cea mai bun vizibilitate a zonei de tiprit.
2. Se selecteaz zona de celule de tiprit.
3. Din meniul Fiier se urmeaz secvena Zon de imprimat-Stabilire zon de imprimat. n foaia
de lucru domeniul de celule selectat apare ncadrat ntr-un chenar cu linie ntrerupt. Figura
urmtoare prezint fixarea unei zone de tiprit A2:E7 dintr-o foaie de calcul.

 
Tiprirea n Excel XP - 153

Adugarea de celule neadicente unei zone de tiprire se face prin selectare celulelor i apsarea
concomitent a tastei CTRL. n acest caz fiecare selecie va fi tiprit pe propria sa pagin.
Ori de cte ori reproiectai o foaie de lucru (prin adugarea sau eliminarea de date) nu uitai s
verificai din nou zona de tiprire.

nlturarea unei zone de tiprit


Dac se dorete eliminarea unei zone se folosete comanda Golire zon de imprimat din meniul
Fiier-Zon de imprimat.

Configurarea tipririi graficelor


Asemenea foilor de calcul i graficele necesit cteva ajustri preliminare tiprii lor. De altfel, multe
dintre acestea se regsesc printre cele deja prezentate, doar c nainte trebuie selectat graficul respectiv.
Dimensionarea graficelor
Mrimea graficului la tiprire poate fi stabilit n mai multe modaliti. Unele variante pot fi aplicate
indiferent de locaia graficului, altele difer n funcie de locaia sa (obiect ncorporat n foaia de calcul sau
foaie de grafic).
Dac graficul nu este plasat ntr-o foaie de grafic proprie, indiferent de varianta de redimensionare
aleas, el trebuie selectat n prealabil.
Pentru dimensionarea graficelor se procedeaz astfel:

1. Se activeaz foaia de grafic sau se selecteaz graficul dorit.


2. Din meniul Fiier se alege comanda Iniializare pagin Caseta de dialog se modific puin fa de
cea care apare atunci cnd este selectat o foaie de calcul. Una din modificri este aceea c n loc de
pagina Foaie apare pagina Diagram.
3. Din pagina Diagram se alege varianta potrivit:

 
154 - Microsoft Excel XP

 Utilizare pagin complet pentru a potrivi graficul astfel nct s umple ntreaga lungime
i lime a paginii (exclusiv zona marginilor).
 Scalare pentru potrivire n pagin extinde graficul pn la cea mai apropiat margine de
pagin. Spre deosebire de varianta precedent se pstreaz ns proporiile fa de
mrimea din foaie. Extinderea graficului este stopat atunci cnd una din dimensiuni
(lungimea sau nlimea) umple spaiul dintre margini.
 Particularizare ia dimensiunea pe care a avut-o ca i obiect n foaia de lucru.
n figurile urmtoare sunt prezentate diferite mrimi ale unui grafic stabilite prin opiunile din pagina
Diagram a casetei de dialog Iniializare pagin (Utilizare pagin complet i Particularizare).

Se poate modifica mrimea graficului i prin modificarea marginilor paginii n care urmeaz a fi tiprit.
Modificarea acestor margini determin Excel-ul s potriveasc mrimea graficului astfel nct s se ncadreze
n zona disponibil. Aa cum este prezentat n paragraful Ajustarea limii, marginii, liniilor i coloanelor
anterior n acest capitol, sunt dou modaliti de a fixa marginile de pagin:
 glisnd marginile de pagin n modul de vizualizare Examinare naintea imprimrii;
 specificnd mrimea marginilor n caseta de dialog Iniializare pagin.

Dac graficul de listat este unul ncorporat pe o foaie (nu este pe o foaie special destinat lui),
dimensionarea lui poate fi fcut asemenea oricrui obiect inserat ntr-o foaie de calcul:
 Se selecteaz graficul (cu un clic pe el). Acesta apare ncadrat ntr-un chenar, iar n coluri
i pe mijlocul marginilor apar nite ptrele, reprezentnd marcaje de dimensionare.
 Se plaseaz cursorul mouse-ului pe unul dintre aceste marcaje, el lund forma unei sgei
duble i se deplaseaz n direcia dorit.

 
Tiprirea n Excel XP - 155

Centrarea n pagin
Dac mrimea graficului este aleas cu opiunea Particularizare din pagina Diagram a casetei de
dialog Iniializare pagin, se poate opta pentru centrarea obiectului grafic n pagin pe orizontal, pe vertical
i pe ambele dimensiuni. Pentru aceasta se selecteaz pe rnd (sau ambele) din pagina Margini a ferestrei
de dialog Iniializare pagin opiunile din zona Centrare pe pagin: Pe orizontal, respectiv Pe vertical
sau ambele.

Calitatea imprimrii graficelor


n mod implicit, Excel tiprete graficele n culorile care se vd pe ecran, dac imprimanta este color i
este setat opiunea corespunztoare sau n nuanele de gri aferente fiecrei culori, dac imprimanta are
setat opiunea de tiprire n alb-negru sau nu este color.
Pentru o imprimare mai rapid a unui grafic (mai ales atunci cnd graficul solicit memoria
imprimantei) se procedeaz astfel:
1. Se selecteaz graficul de tiprit.
2. Din meniul Fiier se alege comanda Iniializare pagin.
3. Clic pe eticheta Diagram.
4. n zona Calitate imprimare se valideaz caseta Calitate tip schi.
Observaie. A nu se confunda cu imprimarea n nuane de gri!
Pentru a imprima n alb i negru seriile de date ale unui grafic (fiecrei nuane de culoare i
corespunde un model realizat din alb i negru) se procedeaz astfel:
1. Se selecteaz graficul de tiprit.
2. Din meniul Fiier se alege comanda Iniializare pagin.
3. Se execut clic pe eticheta Diagram.
4. Din grupul de opiuni Calitate imprimare se valideaz caseta Imprimare n alb-negru.
n figura urmtoare este exemplificat imprimare n nuane de gri i n alb-negru.

 
156 - Microsoft Excel XP

REINEI! Pe o aceeai pagin nu pot fi tiprite mai multe foi de grafic. Dac se dorete totui
tiprirea mai multor grafice pe o singur pagin, este necesar ca ele s fie create ca i obiecte ncorporate n
foaie. nainte de tiprire, ele se vor redimensiona pe foaia din care fac parte.

Tiprirea unei foi de calcul cu grafic ncorporat


Dac foaia de calcul de tiprit conine i date i grafic, se poate opta pentru:
a) tiprirea foii de calcul i a graficului ncorporat se procedeaz ca i pentru tiprirea unei foi
de calcul.
b) tiprirea doar a datelor din foaie fr grafic. Se urmeaz paii:
 Se selecteaz caseta de dialog Format suprafa diagram aferent graficului care nu se
dorete a fi imprimat mpreun cu datele fie prin clic dreapta i alegerea comenzii din meniul
contextual fie prin intermediul meniului Format.
 Se afieaz pagina Proprieti a casetei de dialog.

 Se invalideaz caseta Imprimare obiect i se acioneaz butonul OK.


c) tiprirea doar a graficului ncorporat. Se selecteaz graficul de tiprit, apoi se fac ajustrile
prezentate n paragraful Configurarea tipririi graficelor anterior n acest capitol.

Publicarea datelor Excel n pagini Web


Ca i programele Word i PowerPoint, Excel permite salvarea n format HTML, astfel nct s putei
vizualiza datele cu un browser Web. Putei salva un singur domeniu de date, o diagram, o foaie de calcul sau
un ntreg registru de lucru n format HTML. Unele diferene de formatare i aspect sunt inevitabile, datorit
modului n care browserele afieaz codul HTML.
Atunci cnd salvai un registru de lucru ca pagin Web, trebuie s inei cont de urmtoarele restricii:
 Dac vizualizai datele din foaia de lucru cu ajutorul unui browser nu putei edita sau
rearanja celulele sau coninutul lor dect dac utilizai componente Web interactive.
 Liniile de gril i anteturile rndurilor sau coloanelor nu apar n fereastra browserului.
 Unele caracteristici avansate nu se traduc adecvat la paginile HTML.
 Nu putei publica pe Web registre de lucru protejate prin parol.
 Prima celul care conine date din registrul de lucru va fi mutat ntotdeauna n colul din
stnga sus a paginii HTML, chiar dac dvs. ai lsat rnduri sau coloane libere, ca parte a
proiectului.
 Toate foile de calcul dintr-un registru de lucru apar pe pagina Web chiar i cele care nu
conin date.
Pentru a salva un ntreg registru de lucru ca pagin HTML, selectai secvena Fiier-Salvare ca
pagin Web. Atribuii paginii un nume, alegei un folder destinaie i efectuai clic pe Salvare.

 
Tiprirea n Excel XP - 157

Pentru a salva o singur foaie (o diagram sau un domeniu), n loc de un registru de lucru, verificai ca
o singur celul s fie activ (graficul sau domeniul) nainte de a alege opiunea Selecie:Foaie
(Selecie:Diagram sau Selecie:domeniu) din caseta de dialog Salvare ca.
Nu uitai s dai un titlu paginii Web. Chiar deasupra casetei Nume fiier vei vedea un spaiu pentru
titlul paginii, care apare n bara de titlu a browserului i n pagina nsi. Pentru a aduga sau edita un titlu
efectuai clic pe butonul Modificare titlu.
Dac dorii ca pagina Web s fie reactualizat automat ori de cte ori reactualizai foaia de lucru aflat
la baz, selectai butonul Publicare. Bifai caseta Republicare automat la fiecare salvare a registrului de
lucru i efectuai clic pe Publicare pentru a salva pagina Web.
Pentru a selecta mai multe articole cu nume dintr-un registru de lucru, cum ar fi dou foi de lucru, o
foaie de diagram sau mai multe domenii cu nume din lista derulant Alegei (zona Elemente de publicat)
alegei un nume al foii sau o alt categorie cum ar fi Zon de celule sau Elemente anterior publicate. Apoi
efectuai clic pe un articol din lista aflat sub selecia dvs. n figura urmtoare este exemplificat alegerea unui
grafic.
Pentru a acorda celor care vizualizeaz pagina HTML posibilitatea de a manipula datele bifai caseta
de validare Se adaug interaciune cu. Observai c numai cei care vizualizeaz cu ajutorul browserului
Internet Explorer 4.01 sau a unei versiuni ulterioare a acestuia vor putea manipula datele din paginile create n
acest mod.

 
158 - Microsoft Excel XP

n continuare este prezentat o pagin web care conin un domeniu de celule selectat dintr-o foaie de
calcul.

  
Tiprirea n Excel XP - 159

Minimul pe care trebuie s-l tii

Pentru
A tipri rapid o foaie de calcul Executai clic pe butonul Imprimare din bara de unelte
Standard
A tipri propriu-zis (configurarea paginii) Alegei comanda Imprimare din meniul Fiier sau apsai
concomitent CTRL+P.
A vedea ce se va tipri nainte de imprimare Alegei comanda Examinare naintea imprimrii din
meniul Fiier sau facei clic pe butonul cu acelai nume
de pe bara de unelte Standard
A ajusta limi, margini, linii i coloane Din modul de previzualizare naintea tiprii folosii butonul
Margini
A verifica sfriturile de pagin Din meniul Vizualizare alegei Examinare sfrit de
pagin
A configura o pagin (orientare hrtie, mrime Selectai Fiier-Iniializare pagin fila Pagin
hrtie, calitatea imprimrii etc.)
A introduce un antet/subsol Urmai secvena Fiier/Iniializare pagin-Antet/Subsol
A repeta rnduri i coloane Folosii pagina Foaie din caseta Iniializare pagin
A specifica o anumit zon de tiprit Din meniul Fiier se urmeaz secvena Zon de
imprimat-Stabilire zon de imprimat
A publica date Excel pe Web Salvai fiierul cu comanda Salvare ca pagin Web

ntrebri de control:
23. Ce este tiprirea? Ce elemente putei tipri?
24. Care este opiunea din meniul principal n care se gsesc comenzile specifice operaiei de
imprimare?
25. Imprimarea unui fiier Excel se poate face i cu apsarea concomitent a tastelor:
a) CTRL+P b) SHIFT+P c) CTRL+O
26. Precizai care din urmtoarele variante sunt corecte pentru a imprima un fiier:
a) comanda Imprimare din meniul Fiier;
b) din fereastra de dialog Iniializare pagin se alege butonul Imprimare;
c) tastai concomitent CTRL+P;
d) nici o variant nu este corect.
27. Butonul Imprimare se gsete pe bara de unelte:
a) Standard b) Formatare c) Imprimare
28. Pentru a vedea ce ar urma s se tipreasc se alege comanda:
a) Examinare naintea tipririi din meniul Fiier
b) Examinare naintea imprimrii din meniul Fiier
c) Butonul Examinare din caseta de dialog Iniializare pagin.
29. n modul de previzualizare naintea imprimrii ce rol are cursorul mouse-ului sub form de lup:
a) analizare n ansamblu/detaliu;
b) apropriere/ndeprtarea a coninutului foii;
c) examinare a detaliilor.
 

160 - Microsoft Excel XP

30. Pentru a redimensiona marginile unui fiier n Excel folosii:


a) ghidajele de dimensionare din modul Vizualizare normal
b) ghidajele de dimensionare din modul Examinare naintea imprimrii
c) pagina Margini din caseta Iniializare pagin
d) pagina Margini din caseta Imprimare.
31. Centrarea n pagin a unei zone de celule se poate face:
a) pe orizontal
b) pe vertical
c) att pe vertical ct i pe orizontal
d) numai pe orizontal
e) numai pe vertical
32. Introducerea unui sfrit de pagin manual se face din meniul:
a) Vizualizare b) Inserare c) Instrumente
33. Calitatea imprimrii se refer la:
a) rezoluia monitorului b) rezoluia imprimantei c) tipul imprimantei
34. Ce cmp se insereaz n zona subsol dac se introduce numrul total de pagini:
a) &[Pagini] b) &[Numar_total] c) &[Pagina_curenta/Pagini]
35. Prin ce difer caseta de dialog Iniializare pagin atunci cnd se dorete imprimarea unui grafic?
36. Folosirea comenzii Imprimare permite ca pe o aceeai pagin s fie tiprite mai multe grafice?
a) Da
b) Nu
c) Doar dac graficele sunt create ca i obiecte nglobate
d) Da, dac se selecteaz toate foile de grafic

Lucru individual


Deschidei unul dintre documentele create (care s aib i un grafic) n leciile anterioare i efectuai
urmtoarele operaii:
1. tiprii de dou ori prima foaie de calcul;
2. selectai un domeniu care conine numai text i tiprii aceast zon;
3. n continuare, tiprii toat foaia de calcul;
4. tiprii doar graficul;
5. tiprii datele din foaia de calcul mpreun cu graficul;
6. introducei n zona de antet n poriunea din dreapta numele specializrii dvs. i anul academic;
7. introducei n subsol numrul paginii curente, numrul total de pagini, data i ora la care a fost
creat fiierul;
8. stabilii pentru foaia de calcul numrul 2 urmtoarele margini: Sus/Jos: 2,5 cm, Stnga/Dreapta:
2,3 cm;
9. centralizai graficul pe vertical;
10. stabilii calitatea imprimrii la nivel schi;
11. eliminai liniile de gril la tiprire;
12. stabilii opiunile de tiprire la valoarea lor implicit.