PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL Y CONSERVACION DE DOCUMEN

LOGO DE LA EMPRESA
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

OBJETIVO: Conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de Gestin de la Seguridad y Salud en e
fcilmente identificables y accesibles; protegindolos contra dao, deterioro o prdida.

CARACTERISTICAS:
El responsable del SG-SST tendr acceso a todos los documentos y registros exceptuando el acceso a las historias
Los documentos y registros resaltados dentro de la matriz deben ser conservados por un perodo mnimo de veinte
trabajador con la empresa. Segun los lineamientos del Decrerto 1443, Capitulo III - Art.13

MEDIO DE
TIPO DE DOCUMENTO
CONSERVACION

PROCEDIMIENTO
INSTRUCTIVO
RESPONSABLE TIEMPO DE
DOCUMENTO

PROGRAMA
REGISTRO

NOMBRE DEL DOCUMENTO DE LA CONSERVACI

FSICO
CUSTODIA N

Conceptos de Aptitud de los exmenes

Responsable
medicos ocupacionales de ingreso, x 20 aos
de SST
peridico y de retiro

Historias Clinicas Ocupacionales y

resultados de los exmenes
complementarios tales como paraclinicos,
pruebas de monitoreo biolgico, Responsable
x 20 aos
audiometras, espirometras, radiografas de de SST
trax y en general, las que se realicen con
el objeto de monitorear los efectos hacia la
salud de la exposicin a peligros y riesgos

Resultados de mediciones y monitoreo a Responsable

x 20 aos
los ambientes de trabajo de SST
Registros de asistencia a capacitacin,
Responsable
formacin y entrenamiento en seguridad y x 20 aos
de SST
salud en el trabajo
Registro de entrega de elementos y Responsable
x 20 aos
equipos de proteccin personal de SST
Politica de Seguridad y Salud en el Trabajo x
Matriz de Peligros x x
Perfil Sociodemogrfico de la poblacion
x x
trabajadora
Diagnstico de las Condiciones de Salud x x
Plan de Trabajo en SST x
Plan de Capacitacin x
Normas de Seguridad x
Soportes de eleccion y conformacion del
x
COPASST
Actas de Reunion del COPASST x
Soportes de eleccion y conformacion del
x
Comit de Convivencia
Actas de Reunion del Comit de
x
Convivencia
Reportes de Accidentes e Incidentes de
x
Trabajo
Investigaciones de Accidentes e Incidentes
x
de Trabajo
Plan de Emergencias x x
Sistemas de Vigilancia Epidemiolgica x x
Registros de Inspecciones de Seuridad x
Matriz Legal x
Matriz de Gestion del Riesgo x x
 FECHA DE
SERVACION DE DOCUMENTOS EN FECHA
ELABORACIN
ACTUALIZACIN

EL TRABAJO

de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST de manera controlada, garantizando que sean legibles,

ndo el acceso a las historias clnicas ocupacionales de los trabajadores.

un perodo mnimo de veinte (20) aos, contados a partir del momento en que cese la relacin laboral del
13

MEDIO DE HERRAMIENTA DE
CONSERVACION ALMACENAMIENTO
CARPETA FSICA

MECANISMOS PARA
ARCHIVADOR

DIRECCIN Y AUTORIZADOS PARA

MAGNTICO

MAGNTICA

GARANTIZAR LA
CARPETA

UBICACIN NOMBRE DE LA CONSULTAR EL

CONSERVACION DEL
HERRAMIENTA ARCHIVO
DOCUMENTO