AUDITORIA

INTERNA
 OBJETIVOS

Proporcionar la tcnicas bsicas para la

evaluacin de sistemas de Gestin de
Calidad, Medioambiente y Salud y
Seguridad
 MODULO

AUDITORA INTERNA
AUDITORA INTERNA
QU ES AUDITORA?

Examen sistemtico e independiente

para determinar si las actividades y los
resultados relativos a la calidad,
medioambiente, y S&SO cumplen con las
disposiciones previamente establecidas y
si estas disposiciones se han aplicado
efectivamente y son adecuadas para
lograr los objetivos
 TIPOS DE AUDITORA

PRIMERA PARTE O INTERNA

Realizada por el personal de la misma empresa o por un
especialista subcontratado

SEGUNDA PARTE O EXTERNA

Es ejecutada por clientes (o por empresas consultoras
actuando en su nombre) en las empresas proveedoras

AUDITORA DE TERCERA PARTE

El proveedor contrata los servicios de una Empresa
Acreditada para la realizacin de una Auditora de
Certificacin
 MODULO

NORMAS DE AUDITORAS
 NORMAS DE AUDITORA ISO 19011
PARTE 1 : AUDITORA
Objetivos y responsabilidades
Objetivos de la Auditora (razones internas/externas para auditar)
Roles y Responsabilidades (Auditor Lder, Equipo de Auditores, Auditado)
Auditora (Inicio, Preparacin,Ejecucin, Informe)
Trmino de la Auditora
Seguimiento de la Accin Correctiva

PARTE 2 : CRITERIOS DE CALIFICACIN PARA AUDITORES DE

SISTEMAS DE CALIDAD, MEDIOAMBIENTE y S6SO
Caractersticas del Auditor de Calidad (educacin, entrenamiento, experiencia,
atributos personales, capacidad de gestin, etc.)
Atributos del Auditor (corts, inquisitivo, mostrar inters, sagaz, profesional)

PARTE 3 : ADMINISTRACIN DE PROGRAMAS DE AUDITORAS

 MODULO

ESTRUCTURACIN DE UNA
AUDITORA INTERNA
 INTRODUCCIN

ISO 9001:2008, 14001:2004, OHSAS 18001:2007

permite preparar las auditoras contra los procedimientos
documentados, verificando requisitos legales y otros.
ISO 190011: gua para efectuar auditorias
Para llevar a cabo la auditora, un auditor debe:

Revisar la Poltica Integrada de Calidad, Medioambiente y

de S&SO;
Evaluar los Objetivos Estratgicos y Operacionales
Enfocarse al plan para alcanzar los objetivos;
Analizar los procesos crticos, los impactos y los riesgos
Identificar procesos de soporte
Enfocar la auditora sobre los procesos, controles,
registros, productos/servicios;
 FASES DE UNA AUDITORA

Planificacin y Programacin

Preparacin

Ejecucin

Informe y seguimiento
 1. PLANIFICACIN Y
PROGRAMACIN

Objetivo: Verificar cumplimiento y efectividad del SAC.

Alcance: Areas, procedimientos, procesos, etc.
Frecuencias:de acuerdo al comportamiento de las reas
Responsabilidades: equipo capacitado, con experiencia, etc.
Criterios de evaluacin: segn ISO 19011, normas legales, Peligros
y riesgos, aspectos ambientales,etc.
 2. PREPARACIN DE LA AUDITORA

Objetivo de la Auditora
Seleccin del equipo auditor
Revisin la documentacin
Preparar Plan de Auditoria
Eleccin de la muestra a auditar
Notificar al auditado, acordar fecha/tiempo
(programa)
Distribucin de responsabilidades del equipo
REVISIN DE DOCUMENTACIN:

El estudio de la documentacin debe considerar la

revisin de los siguientes documentos:

Manual de Integrado (Identificacin e interrelacin de

procesos) .
Polticas y objetivos de calidad, medioambiente y S&SO.
Planificacin de las actividades, matriz.
Procedimientos, instrucciones u otros documentos de
apoyo, etc.
Registros asociados.
 PLAN DE AUDITORIA:
Proporcionar una gua al auditor
Verificar que se completan todas las partes de la
auditora (referencias a reas auditadas)
Poner nfasis en los objetivos y el alcance de la
auditora, manteniendola controlada.
Entregar informacin histrica y es un registro de
ejecucin de auditora
Plan de Auditoria debe establecer:
Qu se quiere evaluar?
Qu esperar?
Con quin conversar?
Qu se quiere preguntar?

Si hay o no control efectivo de las

actividades/procesos y cumplimiento con los
requisitos especificados.
Si la documentacin es suficiente para alcanzar los
objetivos planteados.
 Ejemplo
EJEMPLO DE UN PLAN DE AUDITORIA y/o LISTA DE VERIFICACIN
Procedimiento: Compras (QP 3)
Auditora N : 1 Fecha: 10/02/08 Hoja N : 1 de 1
Item Requisito SI Comentarios
NO

3.3 Todas las rdenes de compra han sido verificadas y Si Se verificaron las rdenes de
autorizadas por el Gerente o Gerente Tcnico? la 1230 a 1250

4.1 Se encuentra disponible en la Administracin una Lista Si Verificada

actualizada de Proveedores Aprobados?

Todas las solicitudes de compras tienen los datos completos? No Las n 1234 y 1235 no
4.2 muestran ni precios ni fechas
de entrega
Se han registrado todos los detalles en los Formatos de
4.3 Registro de Proveedores, Calidad Medioambiente y S&SO? Si
3. EJECUCIN DE LA AUDITORA

Reunin de apertura
Evaluacin del Sistema
Revisin los resultados
Reunin Final
 REUNIN DE APERTURA:

Presentar el equipo auditor

Exponer el alcance y revisar el plan
Explicar la presentacin de resultados y
el seguimiento
Coordinar el proceso logstico y canales
de comunicacin
 EVALUACIN DEL SISTEMA:

Mira Escuchar
Preguntar
r
 EVIDENCIA DE AUDITORA

Registros, declaraciones de hechos o

cualquier otra informacin que son
pertinentes para los criterios de
auditoras y que son verificables
 Fuentes de Informacin
de Evidencia de Auditora:

Documentos
Entrevistas
Revisando registros
Observando las actividades
Indicadores de desempeo, datos, anlisis
Reportes de otras fuentes (clientes,
proveedores, etc.)
 Elementos a Considerar

Personal
Equipos
Materiales (materias primas, producto)
Ambiente (Condiciones de trabajo, almacenamiento, etc.)
Informacin(registros)
 Ejecucin de Entrevistas
Comienzo
- Presentarse
- Intentar romper el hielo
- Explicar el objeto y uso de la informacin

Desarrollo
- Hacer una sola pregunta a la vez
- Preguntas simples
- Utilizar lenguaje simple
- Hacer preguntas que animen al auditado a participar (preguntas
abiertas)
- Recoger informacin detallada (toma de apuntes)
- Ir de lo general a lo concreto
- Hacer resumen de la entrevista
 Recomendaciones Generales
- Mantenerse tranquilo, corts y receptivo
- Mantener una voz amigable
- No juzgue ni saque conclusiones precipitadas
- Esperar turno de intervencin
- Evitar interrupciones externas a la entrevista
- No aconsejar
- Huir de discusiones que no aporten nada
- No dejar que el rea auditada dirija la auditora

Actitudes que debe evitar el Auditor

- Entrar en debate con la persona entrevistada
- Forzar la reunin cuando la persona no est totalmente disponible
- Ser sarcstico
 Hallazgos de la Auditora

Se deber revisar la evidencia recopilada, a fin de determinar

dnde el SGC no se ajusta a los requerimientos.

Los hallazgos debern estar documentados en forma clara,

concisa y respaldada por evidencia de auditora.

Los hallazgos debern ser revisados con el Area Auditada a fin

de obtener la aceptacin
 MTODO DE EVALUACIN

Seguir el plan de auditora y las listas de Verificacin

Realizar entrevistas, revisar registros, observar las
operaciones.
Considerar el impacto de las observaciones (hallazgos)
Ajustar la auditora a las condiciones existentes
Mantener objetividad
Separar hechos de conjeturas
Mantener informado al auditado
Evitar Juicios de Valor
Realizar entrevistas en un ambiente adecuado
Cumplir con las reglas y normas
 VERIFICACIN DEL SISTEMA

Verificar cumplimiento con las normas

Verificar cumplimiento con documentos (poltica, objetivos,
programas)
Verificar los conocimiento del SGI de la Organizacin
Verificar el monitoreo y desempeo de la organizacin
respecto a capacidad de proceso, el producto y la satisfaccin
del cliente, requisitos legales, matriz aspecto y peligros.
Otros
3. EJECUCIN DE LA AUDITORA

Reunin de apertura
Evaluacin del Sistema
Revisin los resultados
Reunin Final
 REVISIN DE LOS RESULTADOS

Determinar las No Conformidades

Declarar las No Conformidades
Como actuar ante una No Conformidad
Revisin final del plan y las listas de verificacin
Revisin de los resultados
 DETERMINAR LAS NO CONFORMIDADES

Deficiencia en el cumplimiento de
los requisitos especificados
Ausencia o falla total de un procedimiento o un requisito
normativo
Cuando los defectos pueden daar al producto/servicio
Falla parcial de un documento del sistema.

Error de diseo o de implantacin

 DECLARACIN DE LAS NO CONFORMIDADES

La declaracin de una NC debe considerar:

Informar al auditado (mala interpretacin del auditor)
Indicar el requisito normativo que no se cumple,
relevancia y cmo se identific
Evidencia objetiva que sustenta la no conformidad
(documentos, operaciones, productos, etc.).
Al Declarar una No Conformidad se deber:

Verificar que es correcta

Verificar que est completa
Verificar que se comprende
Verificar que es concisa
 REVISIN FINAL DEL PLAN Y
LAS LISTAS DE VERIFICACIN

Discutir sobre los hallazgos y resultados

Evaluar los resultados y detectar problemas generales
Revisar que los resultados estn respaldados
Completar la lista de verificacin y la solicitudes de
Accin Correctiva.
Informar al Encargado de las No Conformidades
 COMO ACTUAR ANTE UNA NO CONFORMIDAD

Los procedimientos deben considerar:

Registros de NC
Definir las condiciones para iniciar investigacin
Efectuar Acciones Correctivas para evitar
repeticin
3. EJECUCIN DE LA AUDITORA

Reunin de apertura
Evaluacin del Sistema
Revisin los resultados
Reunin Final
 REUNION FINAL

Revisin del objetivo y alcance de la

auditora
Actividades auditadas
Declaracin de No Conformidades
Resumen de la Auditora
Aclaracin de dudas
Acciones a seguir (como actuar ante
una NC)
 4. INFORME DE AUDITORA

Contenido:
Objetivos y alcance
Detalles del plan de auditora (equipo, reas,
etc.)
Descripcin de los resultados
Declaracin de No conformidades
Documentos utilizados (referencias)
Conclusiones
Solicitud de Acciones Correctivas
Distribucin del Informe
 REQUISITOS PARA REALIZAR UNA
AUDITORA CON EFECTIVIDAD

Apoyo Gerencial
Auditores capacitados
Procedimientos de auditora documentados
Independencia entre el auditor y el rea auditada
Acceso a las instalaciones, documentos y personal
Acceso a todos los niveles de la organizacin
 MODULO

TCNICAS PARA EFECTUAR UNA

AUDITORA EXITOSA
 TIPOS DE PREGUNTAS

PREGUNTAS ABIERTAS (cmo, mustreme, cul, de dnde,

etc.)

PREGUNTAS CERRADAS O DIRECTAS ( respuesta: si o no)

PREGUNTAS DE ESCLARECIMIENTO (Qu quiere decir)

PREGUNTAS QUE SUGIEREN UNA RESPUESTA

PREGUNTAS ANTAGNICAS (ponen al auditado a la
defensiva)
 MODULO

ROL DEL AUDITOR INTERNO

 CARACTERSTICAS DEL AUDITOR

CARACTERSTICAS
IMPARCIAL
INDEPENDIENTE DEL REA
CALIFICADO
ENTRENADO

CALIFICACIN
EDUCACIN
ENTRENAMIENTO
EXPERIENCIA
CAPACIDAD DE GESTIN

ATRIBUTOS
CORTS
INTERESADO
SAGAZ
PROFESIONAL