Capacitacion SNIES 2017

Viceministerio
Educacin Superior
Capacitacin Sistema
Nacional de Informacin de
Educacin Superior - SNIES
Subdireccin de Desarrollo Sectorial de la Educacin Superior
Mayo Junio 2017

AGENDA
V. ATENCIN
III. VALIDACIONES Y PERSONALIZADA
II. FUNCIONALIDADES IV. ERRORES
I. OBJETIVO ORDEN DE CARGA TICKETS MESA DE
HECAA FRECUENTES
POR MDULO AYUDA (Jornada
Tarde)
Nuevas Participante
Objetivos funcionalidades Participantes
Poblacin estudiantil
Mtodos de
Informacin institucional
Cargue Primer curso
Recurso humano
Generalidades Reportes
Internacionalizacin
Matriculados
Perfiles y Roles Investigacin
Calendario de Bienestar
reporte SNIES Tips de Reporte Graduados
Extensin
I. OBJETIVOS
Capacitar a los responsables de las instituciones de

administrar, consolidar y cargar informacin al
SNIES, los cambios surtidos en la puesta en
produccin de HECAA como herramienta de cargue
al SNIES a partir de la implementacin y de
recomendaciones de las instituciones.
Brindar asesora y asistencia tcnica personalizada a

las instituciones de educacin superior IES para
resolver errores frecuentes en el cargue de variables
poblacionales de estudiantes de acuerdo con los
tickets de la mesa de ayuda.
Generalidades
El cierre de candados para

Ambiente de pruebas disponible hasta 15
consolidacin y publicacin
de estadsticas oficiales de julio de 2017
2016: http://prueba.hecaa.com/hecaa-
13 de mayo de 2017 snies/inicio
Como solicitar apertura de MESA DE AYUDA

candados? Lnea gratuita
nacional:
1. Solicitar apertura a travs de HECAA
018000-510258
2. Seleccionar variable
Telfono fijo en Bogot: (1) 4890400
3. Justificar la solicitud motivada por la
IES
4. Aprueba MEN mesadeayuda@tecnologia.mineducacion
.gov.co
Calendario de Reporte
FECHA DE REPORTE PRIMER SEMESTRE FECHA DE REPORTE SEGUNDO SEMESTRE
MODULO / PLANTILLAS
PRIMER CORTE DEFINITIVA PRIMER CORTE DEFINITIVA
PARTICIPANTE
* Participante mar-15 jun-30 sep-15 dic-10
* Persona jurdica En cada novedad En cada novedad
* Actualizar documento participante En cada novedad En cada novedad
INFORMACION INSTITUCIONAL
* Informacin complementaria de la IES Mximo cinco (5) das despus de la novedad Mximo cinco (5) das despus de la novedad
* Unidad organizacional Cada vez que se presente la novedad Cada vez que se presente la novedad
* Recursos fsicos - histrico jun-30 dic-30
POBLACION ESTUDIANTIL
* Inscritos - Relacin Inscritos ene-31 jun-30 jul-31 dic-10
* Inscritos programa ene-31 jun-30 jul-31 dic-10
* Admitidos ene-31 jun-30 jul-31 dic-10
* Estudiantes primer curso ene-31 jun-30 jul-31 dic-10
* Matriculados mar-15 jun-30 sep-15 dic-10
* Estudiantes de articulacin mar-15 jun-30 sep-15 dic-10
* Estudiantes de estrategias de cobertura mar-15 jun-30 sep-15 dic-10
* Graduados abr-30 jul-31 oct-31 ene-31
* Actualizar documentos inscritos Cada vez que se presente la novedad Cada vez que se presente la novedad
* Materias inscritas del matriculado ago-31 feb-28
* Apoyos financieros, acadmicos u otros ago-31 feb-28
* Retiros disciplinarios ago-31 feb-28
* Cupos proyectados y matrcula esperada Periodo siguiente Marzo 15 Periodo siguiente Sept. 15
SER PILO PAGA
* Estudiantes Ser Pilo Paga jun-30 jul-31 dic-10 ene-31
* IES Ser Pilo Paga jun-30 jul-31 dic-10 ene-31
* Programas Ser Pilo Paga jun-30 jul-31 dic-10 ene-31
Calendario de Reporte
FECHA DE REPORTE PRIMER SEMESTRE FECHA DE REPORTE SEGUNDO SEMESTRE
MODULO / PLANTILLAS
DEFINITIVA DEFINITIVA
RECURSO HUMANO
Integrantes mximo rgano de
* Cada vez que se presente la novedad Cada vez que se presente la novedad
gobierno
* Autoridades Cada vez que se presente la novedad Cada vez que se presente la novedad
* Directivos Cada vez que se presente la novedad Cada vez que se presente la novedad
* Docentes jun-30 dic-10

BIENESTAR INSTITUCIONAL
* Actividades de bienestar jun-30 dic-10
EXTENSION INSTITUCIONAL jun-30 dic-10
INTERNACIONALIZACION jun-30 dic-10
INVESTIGACION jun-30 dic-10
II . FUNCIONALIDADES HECAA en SNIES
HErramienta de
Cargue de
Archivos y
Almacn de datos del reporte de informacin de Educacin Superior
La herramienta permite cargar a travs de plantillas XLS, XLSX o CSV
Validacin de la informacin que apoya la depuracin de datos de las IES.
Almacenamiento centralizado de toda la informacin de Educacin Superior.
Consulta de informacin bsica.

Funcionalidades
Cargue Incremental.
Reportes generales a todas las plantillas para el usuario administrador.
Solicitud por demanda de reportes uno a uno de la informacin.
Consulta de participantes vinculados a las IES con su respectivo rol.
Descarga de todas las plantillas en una sola solicitud.
Cambio de nombres y correo de los usuarios por la rotacin de personal
encargado.
Inclusin de nuevas periodicidades para las diferentes plantillas.
Carga de archivos soporte para las variables que lo requieran.
Mtodos de cargue
Desde hace dos meses se

permite cargar la
informacin de las variables
poblacionales de forma
incremental o por partes.
Solicitud por demanda uno a uno
Opcin administrativa que

permite obtener la
informacin detallada de las
variables escogidas. Se
generar un archivo
comprimido y llegar un link
de descarga al correo
registrado.
Consulta de participantes con su rol
Opcin administrativa que permite validar la existencia de un
participante como estudiante, docente o autoridad vinculado a las IES.
Descarga de todas las plantillas
Opcin
administrativa que
permite con una sola
solicitud descargar
todas las plantillas
autorizadas, para
diligenciarlas.
Cambio de nombres y correos
Teniendo en cuenta la alta

rotacin del personal que
utiliza la herramienta de
cargue, se podr cambiar
el correo y el nombre del
usuario. (importante!!,
cuando entreguen el
puesto solicitar la
contrasea y cambiar los
datos al nuevo usuario).
Nuevas periodicidades
El reporte de informacin varia en periodicidad segn la variable reportada, de esta
forma en verificar informacin se observan ahora varios tipos de periodicidad, para
consultar informacin hay que tener en cuenta dicha periodicidad.
Cargue de archivos de soporte
Algunas plantillas requieren para su oficializacin o para anexar
informacin detalle, carga de archivos en formatos Word, Excel, PDF o ZIP.
Perfiles y roles
Mdulos vrs roles
Tips de reporte
El administrador del SNIES de la IES es el encargado de capacitar a los encargados de
reportar internamente en la IES.
El rol con el que esta ingresando es importante para realizar la consulta, descarga y carga
de la plantilla. REVISELO previamente.
Verificar las validaciones que tiene cada plantilla antes de cargar. MANUAL DE
VALIDACIONES.
Revise el usuario y contrasea. La contrasea NO la entrega el MEN, esta la puede
recuperar el mismo usuario y esta atada al correo electrnico registrado en su momento.
Para el efectivo diligenciamiento de las plantillas apyese de los siguientes documentos:
Plantilla, Manual conceptual, Manual de validaciones, Tablas de referencia.
Dentro de las plantillas en el encabezado de cada campo indica la OBLIGATORIEDAD Y EL
TIPO DE DATO que debe registrar.
La plantilla de PARTICIPANTES nicamente debe ser diligenciada por el usuario
administrador del sistema.
nicamente se reporta por medio de plantillas de excel, csv, a travs de la herramienta WEB HECAA.
http://www.mineducacion.gov.co/snies,ingresando con su usuario y contrasea.
usuario: Recuerde la nemotecnia usada es Cdigo de la IES-Rol . (4801-admin)

Tips de reporte
Verifique que la PLANTILLA en donde va a reportar la informacin sea la ltima versin.

Desde herramienta HECCA, opcin Reporte de informacin/Consultar plantillas/
dependiendo del mdulo que desea descargar la plantilla, revise la versin.
No modifique el orden de los campos de la plantilla, ni elimine pestaas,

Ni cambie el nombre de la pestaa INFO
Verifique el archivo que va cargar
Leer pagina de inicio novedades de HECAA- ltimos cambios

realizados
Tips de reporte
Cuando utilizar Plantilla en cargue CERO
Desde herramienta HECCA, opcin Reporte de informacin/Cargar en cero/

Seleccionar plantilla nicamente aplica para FECHA DEFINITIVA
Las razones permitidas son:
Solo aplica para variables peridicas

III . VALIDACIONES Y ORDEN DE CARGA POR MDULO
Participante
ID_TIPO_DOCUMENTO
Es una variable transversal y permite

registrar la informacin bsica de cada NUM_DOCUMENTO
una de las personas que hacen parte
de la comunidad acadmica de la -ID_TIPO_DOCUMENTO
Obligatorio
institucin. PRIMER_NOMBRE -NUM_DOCUMENTO
PRIMER_APELLIDO
ID_SEXO_BIOLOGICO
FECHA_NACIMIENTO
Personas naturales
ID_PAIS
ID_MUNICIPIO
Poblacin Estudiantil
Orden de cargue
Cubrimiento programa
Inscritos-Relacin de Inscritos
Cupos Proyectados y Matrcula Esperada
Inscritos programa
Admitidos
Reporte
Participante Estudiantes Articulacin
>=
2016-1
Reporte Estudiante primer Curso
<= Materias matriculado
2015-2 Apoyos financieros, acadmicos u otros
Matriculados
Retiros estudiantiles
Graduados Estudiantes de Estrategias de Cobertura

Cambio denominacin programa
Renovacin
Registro Calificado 110 de 2010
ACTIVO Registro en SNIES con nuevo cdigo:

Programa en funcionamiento 158967
Direccin y Garantizar
Administracin
de Empresas Terminacin de
las cohortes
2527 ACTIVO INACTIVO
Administracin
de Empresas
2010 2015 2017

Vigencia programa por 7 AOS
IES Solicita registro
IES Solicita modificacin al programa
MEN Aprueba
MEN Aprueba programa
programa
Se crea nuevo cdigo SNIES por
Se crea cdigo SNIES
sincronizacin SACES - SNIES
por sincronizacin
SACES - SNIES
Plan de Transicin,
documentos maestros RC -
Registro en
Inscritos SACES Inscritos

Admitidos Admitidos
Estudiante
SNIES
Participante Participante
Primer curso Primer curso (TV: Transferencia interna) Nuevo
Matriculado Matriculado
Renovacin
Registro Calificado 110 de 2010 Renovacin Registro Calificado 120 de 2017
ACTIVO Registro en SNIES con

Programa en funcionamiento 158967 nuevo cdigo:
Direccin y Garantizar
Administracin Terminacin de
de Empresas
las cohortes
2527 ACTIVO INACTIVO
Administracin
de Empresas
2010 2017
Vigencia programa por 7 AOS Vigencia programa por 7 AOS
IES Solicita registro
MEN Aprueba IES Solicita modificacin al programa
programa MEN Aprueba programa
Se crea cdigo SNIES Se crea nuevo cdigo SNIES por
por sincronizacin sincronizacin SACES - SNIES
SACES - SNIES Plan de Transicin,
documentos maestros RC -
SACES
Registro en
Inscritos Inscritos
Admitidos Admitidos
Estudiante
SNIES
Participante Participante
Primer curso Primer curso (TV: Transferencia interna) Nuevo
Matriculado Matriculado
Cambio de denominacin con registro calificado Cambio de denominacin y renovacin de
vigente (con dos cdigos del programa) Se registro calificado.
expide Acto administrativo a Fin de semestre PROCESO : RN
Transicin: - Si registro calificado esta vencido no se debe ofertar el
- El estudiante puede tomar la opcin de quedarse en el programa hasta que no se cuente la renovacin
programa en funcionamiento con el cdigo antiguo (I)o en formalizada.
el nuevo cdigo (A).
- MEN exigir la certificacin que los estudiantes se - Se registra estudiante para el siguiente periodo con el
matricularon dentro de la vigencia permitida para los que nuevo cdigo SNIES.
decidan el nombre anterior (I).
Es decir que en el semestre de transicin puede ocurrir el
registro de estudiantes de PC en el mismo periodo con dos
cdigos SNIES.
Registro calificado vigente es decir el programa debe - Resuelto los recursos y quede en firme el acto
estar en estado ACTIVO administrativo.
Plan de Transicin, documentos maestros RC - SACES - Registro calificado vigente es decir el programa
CONDICIONES
REGISTRO
debe estar en estado ACTIVO
PRIMER
CURSO
ID_TIPO_DOCUMENTO
Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
A la institucin o
Solicitan Formalmente A un programa
Ingreso acadmico
PRIMER_NOMBRE
Personas naturales De educacin

superior de pregrado PRIMER_APELLIDO
como de postgrado
-Ao
-Semestre
- ID_Tipo_documento
ID_SEXO_BIOLOGICO
- Num_documento
Si tipo de vinculacin de primer curso es Nuevo, transferencia externa, ciclo

propedutico (Para el primer ciclo) estudiantes en articulacin, estudiantes
SPP
Si tipo de vinculacin en PRIMER CURSO es transferencia interna, doble

programa, ciclo propedutico (para el segundo ciclo), no es necesario,
siempre y cuando el estudiante haya sido registrado previamente en otro
programa como matriculado, se diligencia PRIMER CURSO
Si tipo de vinculacin en PRIMER CURSO es transferencia entre seccionales,

se valida que el estudiante haya sido reportado en otra seccional como
matriculado, debe diligenciar PRIMER CURSO
Si tipo de vinculacin en PRIMER CURSO es co-titulacin o titulacin

conjunta, opcin de grado o semestre acadmico de intercambio, se
diligencia PRIMER CURSO
Inscrito-Programa
Permite registrar entre ningn programa hasta

n cantidad de programas como opcin (es) del
aspirante. ID_TIPO_DOCUMENTO
Obligatorio
El programa debe estar en estado ACTIVO en el
periodo a reportar.
NUM_DOCUMENTO
PROCONSECUTIVO
Inscritos programa
-Ao ID_MUNICIPIO
-Semestre
- Id_Tipo_documento
-Num_ documento
Admitidos
ID_TIPO_DOCUMENTO
Obligatorio
Inscritas programa
Acadmico
NUM_DOCUMENTO
Proceso de
seleccin de la IES
PROCONSECUTIVO
Personas naturales
Aceptadas
-Ao ID_MUNICIPIO
-Semestre
-No. documento
-Tipo documento
-Pro_consecutivo
Estudiantes en articulacin
Aplica solo para Instituciones de Educacin Superior (IES) que ofrezcan programas con RC en nivel de
formacin Tcnico Profesional.
Se encuentren cursando bachillerato en

ID_TIPO_DOCUMENTO
os grados 10 u 11.
Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
Mayores de 16 aos
PROCONSECUTIVO
Convenio Tomando clases en programas acadmicos
de articulacin con registro calificado vigente cuyo nivel
de formacin sea FORMACION TECNICA ID_MUNICIPIO
PROFESIONAL. Programa debe estar en
estado ACTIVO
ID_GRADO_QUE_CURSA
No se encuentran formalmente vinculados

-Ao mediante el proceso de matrcula.
-Semestre
-Id_Tipo_documento
-Num_documento
El programa debe estar en estado ACTIVO
Estudiantes en articulacin
Listado de estudiantes por programa de FORMACION TECNICA
PROFESIONAL.
Registro en SNIES
Participante
Durante los semestres que dure en articulacin Estudiantes Articulacin
Ingreso formal a la carrera tcnica Inscritos-Relacin de Inscritos
Cuando el estudiante realice el ingreso Inscritos programa

formal a la carrera tcnica, se deber
registrar en su orden
Admitidos
El programa debe estar en estado ACTIVO tipo de vinculacin Estudiante de articulacin Estudiante primer Curso
Matriculados
Estudiante primer curso Poblacin Estudiantil
Se registra en sta variable la persona natural que
formaliza el proceso de matrcula para vincularse ID_TIPO_DOCUMENTO
por PRIMERA VEZ a un programa acadmico. NUM_DOCUMENTO -Ao
-Semestre
PRO_CONSECUTIVO -No. documento
Admitidos -Tipo documento
-Pro_consecutivo
Obligatorio
ID_MUNICIPIO_PROGRAMA
Participante ID_TIPO_VINCULACION
ID_GRUPO_ETNICO
Estudiante primer Curso
ID_PUEBLO_INDIGENA
Matriculados ID_COMUNIDAD_NEGRA
PERSONA_CONDICION_DISCAPACIDAD
Es necesario que una vez registrado en primer
ID_TIPO_DISCAPACIDAD
curso, se registre posteriormente en la plantilla de
Matriculado para completar el proceso. ID_CAPACIDAD_EXCEPCIONAL
SI el programa al cual se
esta inscribiendo es de
COD_PRUEBA_SABER_11 modalidad Tecnolgica o
Universitaria
Tipos de vinculacin Primer curso
Opcin de grado, Semestre
Nuevo, Transferencia Externa,
de intercambio acadmico,
Ciclo propedutico Estudiante de articulacin o
Requisito para convalidar
Estudiante SPP
ttulo
Vlida que el estudiante este Revisa que el estudiante Opcin de grado: Valida que este
reportado como matriculado en otro graduado en un nivel acadmico
programa de ciclo propedutico en este reportado como inferior
cualquier IES admitido (se valida Semestre de intercambio y requisito
El programa debe ser como tal de tipo_documento, para convalidad ttulo: valida que
ciclo propedetico num_documento) este como participante
Transferencia
Estudiante de Transferencia entre
interna, Doble
Articulacin seccionales
programa
Vlida que el estudiante est Vlida que la IES tenga seccionales Doble programa vlida que el
reportado como tal y que el estudiante se encuentre estudiante este reportado como
reportado como matriculado en otra matriculado en otro programa en la
seccional misma IES
Matriculado ID_TIPO_DOCUMENTO
NUM_DOCUMENTO
Participante
CODIGO_ESTUDIANTE
Obligatorio
Estudiante primer Curso
PRO_CONSECUTIVO
SI el dato no existe en la
Requiere tabla participante
Matriculados ID_MUNICIPIO
Se registran las personas naturales que poseen FECHA_NACIMIENTO

matricula formal y tiene la calidad de estudiante
ID_PAIS_NACIMIENTO
de acuerdo con la norma interna y externa que lo
regula. ID_MUNICIPIO_NACIMIENTO
Aplica nicamente para
-Ao ID_ZONA_RESIDENCIA los estudiantes que se
reintegran para
-Semestre continuar y culminar sus
-Id_Tipo_documento ES_REINTEGRO_ANTES estudios y que
-Num_documento _DE_2007 ingresaron a un
programa de educacin
-Pro_consecutivo superior antes del 2007
Graduado
ID_TIPO_DOCUMENTO
Estudiantes que cursaron y aprobaron el plan de
estudios reglamentado por la Institucin para un NUM_DOCUMENTO
programa de educacin superior, cumplieron los
requisitos de grado que establece la ley y la PRO_CONSECUTIVO
Obligatorio
Institucin respectiva, y obtuvieron el ttulo que
otorga la Institucin para el programa realizado, ID_MUNICIPIO
conforme lo aprobado en el registro calificado
expedido por el MEN EMAIL_PERSONAL
SI el dato no existe en la
tabla participante
TELEFONO_CONTACTO
SI es un programa de
Participante SNP_SABER_PRO pregrado
NUM_ACTA_GRADO
Matriculados -Ao
Requiere -Semestre FECHA_GRADO
-Id_Tipo_documento
Graduados -Num_documento
-Pro_consecutivo NUM_FOLIO
Materias matriculado
Se registran las materias matriculadas y

ID_TIPO_DOCUMENTO
aprobadas por cada estudiante.
Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
Matriculados
PRO_CONSECUTIVO
Requiere
Materias Matriculado
ID_MUNICIPIO
NUM_MATERIAS_INSCRITAS
-Ao
-Semestre
-Id_Tipo_documento
-Num_documento
-Pro_consecutivo
Apoyos financieros, acadmicos u otros
ID_TIPO_DOCUMENTO
Solo los estudiantes que reciben algn tipo de

apoyo. NUM_DOCUMENTO
Obligatorio
PRO_CONSECUTIVO
Matriculado
Requiere ID_MUNICIPIO
APOYOS FINANCIEROS, ACADMICOS U OTROS
RECIBIO_APOYO_FINANCIERO
-Ao
-Semestre
-Id_Tipo_documento RECIBIO_APOYO_ACADEMICO
-Num_documento
-Pro_consecutivo
RECIBIO_OTROS_APOYOS
ID_TIPO_DOCUMENTO
Se registran nicamente los retiros
disciplinarios y los derivados por
incumplimiento al reglamento estudiantil de NUM_DOCUMENTO
la institucin
Obligatorio
PRO_CONSECUTIVO
Matriculado
Requiere ID_MUNICIPIO
ID_TIPO_RETIRO
-Ao
-Semestre NUM_ACTO_ADMINISTRATIVO
-No. documento
-Tipo documento
-Pro_consecutivo
FECHA_ACTO_ADMINISTRATIVO
Cupos Proyectados y Matrcula Esperada
PRO_CONSECUTIVO
El objetivo del informe es poder determinar
cul es la capacidad instalada disponible en la
Obligatorio
IES para el periodo siguiente, teniendo en MUNICIPIO_PROGRAMA
cuenta que en general la capacidad instalada
es mayor que la matrcula efectiva en cada
programa acadmico CUPOS_NUEVOS_PROYECTADOS
CUPOS_TOTALES_PROYECTADOS
-Ao
-Semestre
-Pro_consecutivo
-Municipio_programa MATRICULA_TOTAL_ESPERADA
Estudiantes de Estrategias de Cobertura
ID_TIPO_DOCUMENTO
Permite registrar los estudiantes que ingresan
a la IES a travs de una de las nuevas
estrategias de ampliacin de cobertura NUM_DOCUMENTO
formuladas por el Ministerio de Educacin
Obligatorio
Nacional
PRO_CONSECUTIVO
Matriculado
Requiere ID_MUNICIPIO_PROGRAMA
Estudiantes de Estrategias de Cobertura
Se reportan una nica vez en la plantilla en su ID_MUNICIPIO_ESTUDIO

primera aparicin.
-Ao EN_LA_NOCHE_ESTUDIO
-Semestre
-No. documento
-Tipo documento
-Pro_consecutivo CICLOS_BASICOS
Informacin Institucional
Informacin complementaria
Orden de cargue
** Unidad Organizacional
-Se registran 3 variables-
El objetivo de ste mdulo es registrar
informacin complementaria de la
institucin y capacidad instalada para ** Recurso histrico
ofrecer el servicio de la educacin superior
Para cargar estas ** variables, se debe cargar

previamente
AUTORIDADES
Informacin complementaria de la IES: Informacin Institucional
IES_INF_COMPLEMENTARIA IES_REGLAMENTOS
No hay campos obligatorios

Se registran los nombres y URL de los documentos
Obligatorio
reglamentarios y actividades de la IES.
ID_TIPO_REGLAMENTO
Si la institucin posee ms de un
reglamento principal los nombres y las url
s deben ser puestos en la misma casilla
NOMBRE_REGLAMENTO
separados por un guion. Solo se permite
un registro para esta plantilla
Tambin se registra la url de la eleccin del mximo URL_CONTENIDO_REGLA

rgano de gobierno MENTO
-id_tipo_reglamento
-Nombre_reglamento
Unidad organizacional
CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
En esta plantilla se registra la
informacin general de las ID_TIPO_UND_ORGANIZACIONAL
Obligatorio
unidades organizacionales que ID_PAIS
componen la institucin de
educacin superior y quienes ID_MUNICIPIO
ofrezcan el servicio pblico de
la educacin (Organigrama).
DIRECCION
ID_CARGO
La autoridad de la
ID_TIPO_DOCUMENTO unidad organizacional
debe estar reportado
NUM_DOCUMENTO como participante y
como autoridad
-codigo_unidad_organizacional TEL_NUMERO
EMAIL
Recurso histrico CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
CANT_PERSONAL_AUXILIAR
CANT_PERSONAL_TECNICO
CANT_PERSONAL_PROFESIONAL
Esta plantilla permite el registro peridico (cada
Obligatorio
CANT_PERSONAL_DIRECTIVO
semestre) de informacin de los recursos fsicos
con que cuenta la IES, bien sean tecnolgicos, TIENE_RED_INALAMBRICA
bibliogrficos y de planta fsica es decir la PLATAFORMA_VIRTUAL_WEBCT

capacidad instalada con la que cuenta para PLATAFORMA_VIRTUAL_MOODLE
prestar el servicio de la educacin. PLATAFORMA_VIRTUAL_BLACKBOARD
PLATAF_VIRTUAL_DESARR_PROPIOS
OTRA_PLATAFORMA_VIRTUAL
TIENE_INTRANET
-Ao TIENE_BANCO_CONTENIDOS_DIGITAL
-Semestre TIENE_PLAN_ESTRETAGIC_USO_TICS
-codigo_unidad_organizacional TIENE_ALIANZA_OTRAS_BIBLIOTECA
TIENE_BIBLIOTECA_DIGITAL
Recurso humano
Orden de cargue
Autoridades
Directivos Participante
Integrantes mximo rgano Integrantes mximo rgano de

AUTORIDADES DOCENTES
de gobierno gobierno
Docentes IES
Recurso humano
Autoridades
ID_TIPO_DOCUMENTO
Se registran todas las
Debe estar reportado
directivas acadmicas y NUM_DOCUMENTO
Obligatorio
como participante.
administrativas relacionadas
con la
gestin acadmica de la ID_CARGO
institucin
FECHA_INGRESO
-No. documento
-Tipo documento
EMAIL
-Cargo
-Fecha de ingreso
DIRECCION
Recurso humano
Directivos
ID_TIPO_DOCUMENTO
Debe estar reportado
NUM_DOCUMENTO como participante.
Obligatorio
Se deben registrar los datos
nicamente del Secretario ID_CARGO
General y del Revisor Fiscal
FECHA_INGRESO
ID_TIPO_NORMA
-No. documento NUMERO_DENOMINACION

-Tipo documento
-Cargo ID_ESTAMENTO
TITULO_PREGRADO
Recurso humano
Integrantes mximo rgano de gobierno
ID_TIPO_DOCUMENTO
Debe estar
NUM_DOCUMENTO reportado como
Obligatorio
participante.
CARGO
FECHA_INGRESO -No. documento

-Tipo documento
-Cargo
ID_TIPO_NORMA
NUMERO_DENOMINACION
ID_ORGANO_GOBIERNO
Recurso humano
Se registra:
Datos generales, mximo nivel de estudio alcanzado, titulo recibido, pas de

Docente titulo, titulo convalidado, institucin metodologa programa, fecha de ingreso a
la IES
Puntos salariales (solo aplica para las Universidades Pblicas) Decreto
1279 de 2002
Tipo de contratos vinculacin , asignacin bsica mensual, dedicacin horas
Docente semestre, dedicacin porcentual (docencia, investigacin, extensin y
contrato administrativa, otras actividades)
Educacin informal y educacin para el trabajo y desarrollo humano que ha

Docente recibido el docente dentro un periodo que le brinda la institucin o que realiza el
capacitacin docente por cuenta propia.
Se registran los Docentes que tienen vinculacin con dedicacin exclusiva o tiempo completo, medio tiempo y hora ctedra,
as como los docentes que se encuentren en la IES en una situacin especial de permanencia como en comisin de estudio, no
remunerados, licencias, etc., para stos casos se registra el valor del salario efectivamente recibido, al igual que las horas
efectivamente dedicadas
Recurso humano
Docentes_universidad_
Docentes_IES Docente contrato
pblica
ID_TIPO_DOCUMENTO Debe estar reportado ID_TIPO_DOCUMENTO
como participante.
NUM_DOCUMENTO NUM_DOCUMENTO
FECHA_NACIMIENTO ID_TIPO_CONTRATO
Obligatorio
Obligatorio
ID_PAIS_NACIMIENTO ID_DEDICACION
ID_MUNICIPIO_NACIMIENTO ID_METODOLOGIA
EMAIL_INSTITUCIONAL ID_NIVEL
ID_NIVEL_MAX_ESTUDIO HORAS_DEDICACION_SEMESTRE
ASIGNACION_BASICA_MENSUAL
TITULO_RECIBIDO
PORCENTAJE_DOCENCIA
FECHA_GRADO
PORCENTAJE_INVESTIGACION
ID_PAIS_INSTITUCION_ESTUDIO
PORCENTAJE_ADMINISTRATIVA
ID_METODOLOGIA_PROGRAMA
PORCENTAJE_EXTENSION
FECHA_INGRESO -Ao PORCENTAJE_OTRAS_ACTIVIDADES
APLICA_DECRETO_1279 -Semestre
-No. documento
-Tipo documento
Recurso humano
Docentes capacitacin
Se registra la informacin ID_TIPO_DOCUMENTO

correspondiente a la educacin
NUM_DOCUMENTO
Obligatorio
informal y educacin para el trabajo
y desarrollo humano que ha recibido ID_TIPO_CAPACITACION
el docente dentro un periodo, que le
brinda la institucin o que realiza el NUM_HORAS_CURSADAS
docente por cuenta propia.
ID_TIPO_CURSO
ID_TEMA_CURSO
-Ao
-Semestre ID_PAIS
-No. documento
-Tipo documento NOMBRE_CURSO
-Nombre curso
Internacionalizacin
Orden de cargue
Convenios Internacionales
-Se registran 8 variables- Movilidad Docentes Extranjeros
El objetivo de ste mdulo es registrar la Movilidad Docentes en el Exterior
gestin realizada por las instituciones de
Estudiantes extranjeros
educacin superior en actividades de
internacionalizacin de la educacin, Estudiantes en el exterior
principalmente en cuatro aspectos Administrativos extranjeros
Administrativos en el exterior
Programas ofrecidos en el exterior
Para cargar estas 8 variables, se deben cargar previamente en

PARTICIPANTES, AUTORIDADES, UNIDAD ORGANIZACIONAL
Internacionalizacin
-2 plantillas-
CONVENIOS_INTERNAC_INSTITUCIONES
-Ao
-Semestre CONVENIOS_INTERNACIONALES
-Codigo_convenio
-Institucion_asociada
CODIGO_CONVENIO
CODIGO_CONVENIO INSTITUCION_ASOCIADA
Campos obligatorios o llave

Internacionalizacin
MOVILIDAD DE DOCENTES DEL
EXTERIOR HACIA COLOMBIA
Se registran docentes, investigadores

-1 plantilla-
Obligatorio
o expertos que se desplazan en ID_PAIS_EXTRANJERO
movilidad acadmica internacional
de una IES extranjera a una
-Ao ID_TIPO_DOCUMENTO
colombiana.
-id_fuente_internacional
-id_fuente_nacional_investig
-id_pais_extranjero ID_TIPO_MOV_DOC_EXTRANJ
-id_pais_financiador
-id_tipo_documento
-id_tipo_mov_doc_exterior INSTITUCION_EXTRANJERA
-institucin_extranjera
-num_documento
-semestre MOVILIDAD_POR_CONVENIO
Para registrar esta variable se deben cargar previamente en

PARTICIPANTES
Internacionalizacin
MOVILIDAD DE DOCENTES HACIA
EXTERIOR
ID_PAIS_EXTRANJERO
Se registran los docentes o
investigadores que se -1 plantilla-
Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
desplazan en movilidad
acadmica internacional a
una IES del exterior, la -Ao ID_TIPO_DOCUMENTO
caracterstica fundamental
de la movilidad es que se -id_pais_extranjero ID_TIPO_MOV_DOC_EXTRANJ
encuentre vinculado en una -id_pais_financiador
IES Colombiana. -id_tipo_documento
-id_tipo_mov_doc_exterior INSTITUCION_EXTRANJERA
-num_documento
NUM_DIAS_MOVILIDAD
-semestre
MOVILIDAD_POR_CONVENIO

PARTICIPANTES
Internacionalizacin
MOVILIDAD DE ESTUDIANTES
HACIA EXTERIOR
ID_PAIS_EXTRANJERO
Se registra cada uno de los

-1 plantilla-
Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
estudiantes vinculados a una
IES colombiana que se desplaza -Ao
a una entidad o institucin de -id_fuente_internacional ID_TIPO_DOCUMENTO
educacin en el exterior a -id_fuente_nacional_investig
-id_pais_extranjero
realizar una actividad en el ID_TIPO_MOV_EST_EXTRANJ
marco de la movilidad. -id_tipo_documento
-id_tipo_mov_est_exterior
-institucin_extranjera INSTITUCION_EXTRANJERA
-num_documento
-semestre NUM_DIAS_MOVILIDAD

PARTICIPANTES
Internacionalizacin
MOVILIDAD DE ESTUDIANTES DEL
EXTERIOR HACIA COLOMBIA
ID_PAIS_EXTRANJERO
-1 plantilla-
Obligatorio
NUM_DOCUMENTO
Se registra los
estudiantes extranjeros -Ao
realizando alguna -id_fuente_internacional ID_TIPO_DOCUMENTO
movilidad en IES en -id_fuente_nacional_investig
Colombia. -id_pais_extranjero
ID_TIPO_MOV_EST_EXTRANJ
-id_tipo_documento
-id_tipo_mov_est_exterior INSTITUCION_EXTRANJERA
-num_documento
-semestre NUM_DIAS_MOVILIDAD

PARTICIPANTES
MOVILIDAD DE PERSONAL
Internacionalizacin
ADMINISTRATIVO HACIA EXTERIOR
Se registran los
administrativos que se ID_PAIS_EXTRANJERO
desplazan en movilidad -1 plantilla-
Obligatorio
acadmica internacional a NUM_DOCUMENTO
una IES del exterior, la
caracterstica fundamental de -Ao
la movilidad es que se ID_TIPO_DOCUMENTO
encuentre vinculado como -id_fuente_nacional_investig
administrativo en una IES -id_pais_extranjero ID_TIPO_MOV_ADM_EXTRANJ
Colombiana. -id_pais_financiador
-id_tipo_documento
-id_tipo_mov_adm_exterior INSTITUCION_EXTRANJERA
-num_documento
-semestre
NUM_DIAS_MOVILIDAD

PARTICIPANTES
Internacionalizacin
MOVILIDAD DE PERSONAL
ADMINISTRATIVO DEL EXTERIOR
HACIA COLOMBIA
ID_PAIS_EXTRANJERO
Se registra los administrativos -1 plantilla-
Obligatorio
extranjeros realizando algn NUM_DOCUMENTO
tipo de movilidad en una IES en
Colombia. ID_TIPO_DOCUMENTO
-Ao ID_TIPO_MOV_EST_EXTRANJ
-id_pais_extranjero INSTITUCION_EXTRANJERA
-id_tipo_documento
-id_tipo_mov_adm_exterior NUM_DIAS_MOVILIDAD
-num_documento
-semestre MOVILIDAD_POR_CONVENIO

PARTICIPANTES
Investigacin
Orden de cargue
Otros actividades de
investigacin
Grupos de investigacin
Requiere
Redes de Investigacin Centros de Investigacin Proyectos de Investigacin

Requiere
Requiere Requiere
Proyectos de Investigacin
Para cargar GRUPOS DE INVESTIGACION y PROYECTOS DE INVESTIGACION, se deben cargar

INVESTIGADORES en la plantilla de PARTICIPANTES.
Investigacin
Previamente para registrar los

grupos de investigacin debe
cargar los investigadores en
PARTICIPANTE
Se registran los grupos que estn
participando en proyectos de
investigacin y que no estn
registrados en COLCIENCIAS.
GRUPO_INVESTIGACION
GRUPO_INVESTIGAD_INTERNOS_IES
-3 plantillas-
GRUPO_INVESTIGAD_EXTERNOS_IES
Investigacin
CENTRO_GRUPO
CENTRO DE INVESTIGACION
-2 plantillas-
Previamente para registrar los centros de investigacin debe cargar los GRUPOS DE INVESTIGACIN.
Investigacin
RED_INTEGRANTES
RED_IES
-3 plantillas-
REDES
Redes de Investigacin
Se registra la informacin de las redes que participa la IES con entidades e
instituciones de educacin superior nacionales con el propsito de desarrollar de
manera conjunta actividades y proyectos de investigacin.
Investigacin
Productos de Investigacin
PRODUCTOS:
Se registra informacin especfica de los productos que se generan
en un proyecto de investigacin
-1 plantilla-
Investigacin
PROY_INVESTIGAD_EXTERNOS_IES
PROY_INVESTIGAD_INTERNOS_IES
PROY_INVEST_GASTO
PROY_INVEST_FTE_INTERNACIONAL
PROY_INVEST_FTE_NACIONAL
Se registran los proyectos que
estn avalados y aprobados por la PROY_INVEST_PRODUCTO -10 plantillas-
IES que no son reportados a
PROY_INVEST_RED
COLCIENCIAS, para poder registrar
un proyecto, previamente se debe PROY_INVEST_GRUPO
actualizar la informacin de las
fuentes que participan, como el PROY_INVEST_CENTRO
equipo humano, los grupos y las
redes. PROYECTOS_INVESTIGACION
Investigacin
OTROS ACTIVIDADES DE INVESTIGACION

OTRAS_ACTIV_FTE_NACIONAL
OTRAS_ACTIV_GASTOS
-3 plantillas-
OTRAS_ACTIV_FTE_INTERN
ACIONAL
Bienestar
Orden de cargue
Unidad organizacional Participantes
Actividades de Bienestar
Requiere Requiere
Para cargar ACTIVIDADES DE BIENESTAR, se deben cargar previamente

UNIDAD ORGANIZACIONAL y PARTICIPANTES.
Bienestar
Actividad de Bienestar -Ao
-Semestre
-Cdigo unidad organizacional
-Cdigo de la actividad
-Fuente nacional
-Fuente internacional
-Pas financiador (Obligatorio si se cuenta con la fuente de
financiacin internacional, debe ser diferente a Colombia)
-Nombre entidad fuente internacional(Obligatorio si se
Articulo 117 de la ley 30 de cuenta con la fuente de financiacin internacional)
-Tipo beneficiario
1192, actividades orientadas al -Tipo_documento
-No. documento
desarrollo fsico, psico-afectivo,
espiritual y social de los
docentes, estudiantes, y
personal administrativo. ACT_BIENESTAR_REC_HUMANO
ACT_BIENESTAR_BENEFICIARIOS
ACTIVIDAD_BIENESTAR
-3 plantillas-
Para registrar las actividades de bienestar debe cargar las UNIDADES ORGANIZACIONALES y
PARTICIPANTES.
Extensin
Orden de cargue Cursos
Requiere
-Se registran 7 variables- Educacin continua
Articulo 120 de la ley 30 de 1192, la
gestin de extensin comprende los Actividad Cultural
programas de educacin permanente,
Para cargar estas 6 variables, se
cursos, seminarios y dems programas Consultora
deben cargar previamente en
destinados a la difusin de los
Servicios de extensin UNIDAD ORGANIZACIONAL y
conocimientos, al intercambio de
PARTICIPANTES.
experiencias, as como las actividades de
Evento cultural
servicio tendientes a procurar el bienestar
general de la comunidad y la satisfaccin Proyecto extensin
de las necesidades de la sociedad.
Extensin
Obligatorio
CODIGO_CURSO
-1 plantilla- NOMBRE_CURSO
ID_CINE_CAMPO_DETALLADO
Se deben registrar todos los cursos que la institucin
oferta. Es importante recordar que esta plantilla es ES_EXTENSION
acumulativa y se deben reportar los cursos activos
para dicho periodo.
ACTIVO
-Cod. curso
Extensin
-Ao
-Semestre
-Codigo_curso
-No. documento
-Tipo documento Previamente para registrar Educacin
-Cargo continua, debe cargar CURSO, UNIDAD
ORGANIZACIONAL y PARTICIPANTE
-3 plantillas-
EDUC_CONTINUA_DOCENTES
Se registran las actividades de
formacin continua cuya EDUC_CONTINUA_BENEFICIARIOS
duracin sea mnimo de 16 horas
CODIGO_CURSO
(cursos, talleres), los diplomados EDUCACION_CONTINUA ID_TIPO_DOCUMENTO
(duracin mnima de 90 horas) y NUM_DOCUMENTO
seminarios, congresos y CODIGO_CURSO
simposios. CODIGO_CURSO ID_TIPO_BENEF_EXTENSION
CANTIDAD_BENEFICIARIOS

Extensin
Se caracterizan porque NO
TIENEN COSTO para los
participantes y son actividades
recurrentes sin una fecha de ACTIVIDAD_CULTURAL_RECURSO_HU
terminacin definida. MANO
-2 plantillas- ACTIVIDAD_CULTURAL
-Ao CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
-Semestre CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL CODIGO_ACTIVIDAD
-Codigo unidad organizacional CODIGO_ACTIVIDAD ID_TIPO_DOCUMENTO
-Codigo actividad ID_FUENTE_NACIONAL NUM_DOCUMENTO
NOMBRE_INSTITUCION
ID_FUENTE_INTERNACIONAL
ID_PAIS_FINANCIADOR Campos obligatorios o llave
Previamente debe cargar UNIDAD ORGANIZACIONAL y PARTICIPANTE.

Extensin
La caracterstica principal de las
consultoras es que es un
servicio que genera un
producto y que tiene un plazo CONSULTORIA_REC_HUMANO
de terminacin definido
CONSULTORIA
-2 plantillas-
-Ao CODIGO_CONSULTORIA
-Semestre CODIGO_CONSULTORIA ID_TIPO_DOCUMENTO
-Codigo consultoria DESCRIPCION_CONSULTORIA NUM_DOCUMENTO
ID_FUENTE_NACIONAL
NOMBRE_INSTITUCION
ID_FUENTE_INTERNACIONAL
ID_PAIS_FINANCIADOR Campos obligatorios o llave
Previamente debe cargar PARTICIPANTE.

Extensin
-3 plantillas-
Previamente para registrar Educacin
EVENTO continua, debe cargar CURSO, UNIDAD
las actividades de extensin que la realizacin

no es peridica, no se hace una programacin EDUC_CONTINUA_DOCENTES
definida ni es recurrente; son eventos
culturales: Conciertos,
EDUC_CONTINUA_BENEFICIARIOS
-Ao
-Semestre
-Codigo unidad organizacional CODIGO_CURSO
EDUCACION_CONTINUA ID_TIPO_DOCUMENTO
-Codigo evento
-Fuente nacional NUM_DOCUMENTO
-Nombre IES CODIGO_CURSO
-Pais financiador CODIGO_CURSO ID_TIPO_BENEF_EXTENSION
-Fuente internacional CANTIDAD_BENEFICIARIOS
-Tipo documento
-No. documento
-Tipo beneficiario Campos obligatorios o llave
Extensin
SERVICIOS DE EXTENSION
-9 plantillas- continua, debe cargar UNIDAD
-Ao
-Semestre
-Codigo unidad organizacional
Son los servicios que la IES -Codigo Servicio
-Area del trabajo SERV_EXT_CICLO_VITAL
presta a la comunidad en
-ID ciclo vital
forma indefinida, tal como el -id entidad nacional
como el consultorio jurdico, -id fuente nacional SERV_EXT_AREA_TRABAJO
consultorio odontolgico, etc.
SERVICIOS_EXTENSION CODIGO_SERVICIO
ID_CICLO_VITAL
CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
CODIGO_SERVICIO CODIGO_SERVICIO
ID_TRABAJO

Extensin
SERVICIOS DE EXTENSION
SERV_EXT_OTRAS_ENTIDADES
SERV_EXT_FUENTE_INTERN
ACIONAL
TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS
SERV_EXT_ENTIDAD_NACIONAL

SERV_EXT_CICLO_VITAL
CODIGO_SERVICIO
ID_ENTIDAD_NACIONAL
SERV_EXT_POBL_GRUPO
SERV_EXT_POBL_CONDICION CODIGO_SERVICIO
ID_CICLO_VITAL
TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS

Extensin
SERVICIOS DE
EXTENSION PROY_EXT_FUENTE_I
NTERNACIONAL
PROY_EXT_FUENTE_NACION
AL
PROY TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS
_EXT_ENTIDAD_NACIONAL

PROY_EXT_POBL_GRUPO
PROY
_EXT_POBL_CONDICION
PROY TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS
_EXT_OTRAS_ENTIDADES
TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS TODOS LOS CAMPOS SON OBLIGATORIOS

Extensin
PROYECTOS DE
EXTENSION
continua, debe cargar UNIDAD
-Ao ORGANIZACIONAL y PARTICIPANTE
-9 plantillas- -Semestre
-Codigo unidad organizacional
-Codigo Proyecto
actividades que realiza una IES -Area del trabajo
para la comunidad externa en un -Id area trabajo PROY_EXT_CICLO_VITAL
periodo determinado, la -id ciclo vital
-id entidad nacional
diferencia con el servicio es que PROY_EXT_AREA_TRABAJO
-id fuente nacional
tiene una caracterizacin
definida en su objeto, CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
beneficiario y trmino de PROYECTOS_EXTENSION CODIGO_PROYECTO
ID_CICLO_VITAL
duracin.
CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL CODIGO_UNIDAD_ORGANIZACIONAL
CODIGO_PROYECTO CODIGO_PROYECTO
ID_TRABAJO

III . ERRORES FRECUENTES
Participantes
A. El estudiante no se encuentra
reportado como participante
B. Documento Reportado por dos IES
C. Actualizar datos Participante
D. Actualizar documento participante

Participantes
A. El estudiante no se encuentra reportado como
participante
2
Participantes
A. El estudiante no se encuentra reportado como
participante
3 Diligenciamos Plantilla
4
Participantes
B. Documento Reportado por dos IES
1. Archivo con soporte: documento de

identidad
2. Archivo mensajes de error

Mesa de ayuda
Participantes
C. Actualizar participante
Actualizar
Actualiza documento
Datos (Informacin
Histrica)
Personas naturales
Participantes
C. Actualizar datos participante
Nombres y apellidos
Sexo
Estado Civil
Fecha de Nacimiento
Datos Origen (Pas, Departamento y Municipio)

Participantes
C. Actualizar datos participante:
Cargar la plantilla Participante con el dato actualizado
Reporte Participante MEN
Plantilla Participante cargada por la

IES
Participantes
2
Participantes
Plantilla Participantes
1. Nuevo documento del participante (Ej. cambio de

tarjeta de identidad a cdula)
ID_TIPO_NOVEDAD 2. Corregir documento anterior el cual se cre
errneamente
3. Eliminar documento
Participantes
1. Nuevo documento del participante (Ej. cambio de tarjeta de identidad a

ID_TIPO_NOVEDAD cdula)
Primer Nombre
TI 543 TI 543
Se realiza actualizacin o asociacin Primer Apellido
CC 123 de documento CC 123
IdentificadorSNIES Fecha Nacimiento
En este caso actualiza el documento. Se puede registrar y consultar por los tipos de documentos El documento para
que tiene asociado reporte es el ltimo, en
este caso CC 123
Participantes
2. Corregir documento anterior el cual se cre

ID_TIPO_NOVEDAD errneamente
Anterior: TI 123 Se realiza El anterior no es un documento

correccin vlido para el participante
Nuevo: CC 123 CC 123
Al corregir un documento, el sistema elimina el documento

anterior y siempre se deben reportar por el nuevo
documento
Participantes
ID_TIPO_NOVEDAD 3. Eliminar documento
Se realiza Elimina sino tiene relacionada informacin

CC 52256798
correccin
con otras variable: admitidos, inscritosetc .
Se elimina el registro de la tabla participantes

en el MEN
Participantes
1. Nuevo documento del participante (Ej. cambio de tarjeta de identidad a cdula)

ID_TIPO_NOVEDAD 2. Corregir documento anterior el cual se cre errneamente
IdentificadorSNIES
TI 87011987526 TI 87011987526
1 CC 1093662529
Actualizacin
CC 1093662529
TI 86091406576 TI 86091406576
2 Correccin
CC 1090485859 CC 1090485859
3 CE 1235867 Eliminar
Primer Curso
A. El estudiante de primer curso no esta

reportado como inscrito, admitido, participante
B. El estudiante ya se encuentra reportado

como estudiante de primer curso para ese
programa
Primer Curso
A. El estudiante de primer curso no esta reportado como inscrito, admitido, participante
Inscritos programa
Admitidos
Report
Participante Estudiantes Articulacin
e
>= Reporte Estudiante primer Curso
2016-1 <=
2015-2 Matriculados
Graduados
Primer curso
B. El estudiante ya se encuentra reportado como estudiante de primer curso para
ese programa
El estudiante debe estar registrado una nica vez en Estudiante Primer Curso
en el mismo programa, revisar tipo de documento, nmero de
documento y pro-consecutivos, es posible que la IES ya lo tenga reportado
en la plantilla Estudiante Primer Curso.
Matriculados
A. El matriculado no se encuentra reportado como

estudiante de primer curso
B. El periodo que se encuentra en la plantilla

(20161) no concuerda con el seleccionado en
Hecaa (20171)
Matriculados
A. El matriculado no se encuentra reportado como estudiante de primer curso
NO NO
<=
Tipo de Documento
Nmero de Documento
Pro-consecutivo
SI
NO
Matriculados
A. El matriculado no se encuentra reportado como estudiante de primer curso
Estudiantes Nuevos: reportar en la plantilla Estudiantes de

Primer Curso antes de reportar los Matriculados
Tipo de Documento
Nmero de Documento
Pro-consecutivo
Estudiantes antiguos: Verificar (Tipo de documento + Nmero
de documento +Pro-consecutivo) sean los mismos a los que el
estudiante tiene en su primera aparicin en Matriculados y a los
que se estn registrando en la plantilla matriculados
Matriculados
El matriculado no se encuentra reportado como estudiante de primer curso
Caso No. 1 El estudiante ingreso por primera vez con Tipo documento TI y en el 2016-1 lo estn
registrando con CC
1 Plantilla Matriculados
2 Reporte Participantes
3 Reporte Primer curso HECAA 1 a 1

Matriculados
Solucin Caso No. 1 Actualizar Documento participante y volver a cargar
matriculados
1 Plantilla Actualizar documento participante
Primer nombre, primer apellido y

fecha de nacimiento en la variable
participante debe ser igual para los dos
documentos
2 Reporte Participantes HECAA

Matriculados
Solucin Caso No. 1 Actualizar Documento participante y volver a cargar
matriculados
3 Reporte Participantes-Verificacin asociacin
4 Cargar de nuevo Matriculado

Matriculados
Caso No. 2 Cdigo programa del matriculado es diferente al registrado por
primera vez
1 Plantilla Matriculados
2 Reporte Participantes
3 Reporte Primer curso HECAA 1 a 1

Matriculados
El matriculado no se encuentra reportado como estudiante de
primer curso
Solucin Caso No. 2 Corregir cdigo programa en plantilla
Matriculados
1 Plantilla Anterior Matriculados
2 Plantilla Matriculados Corregida
3
Matriculados
B. El periodo que se encuentra en la plantilla (20161) no concuerda con el seleccionado en
Hecaa (20171)
1 Plantilla Matriculados Corregida
2
Graduados
El graduado no se encuentra reportado como matriculado
Solucin Caso No. 1 Actualiza

1 El estudiante fue matriculado con Tipo documento TI y en el 2016-1 lo estn
registrando con CC en la plantilla graduados nuev
2 Cdigo programa de la plantilla Graduado es diferente al registrado en Matriculado Solucin Caso No. 2 Corr
3 El estudiante no se encuentra registrado en Matriculados Solucin Caso No. 3 Cargar el e

Graduados
El graduado no se encuentra reportado como
matriculado
NO
El estudiante se
encuentra en
Matriculado?
Tipo de Documento
Nmero de SI Error: El graduado no se
Documento encuentra reportado
Pro-consecutivo como matriculado
Carga Registro en Graduado

Graduados
El graduado no se encuentra reportado como
matriculado
El estudiante ingreso por primera Solucin Caso No. 1 Actualizar

vez con Tipo documento TI y en el
1 2016-1 lo estn registrando con CC documento participante y cargar de
nuevo graduado
en la plantilla graduados
Graduados
Caso No. 1 El estudiante ingreso por primera vez con Tipo documento
TI y en el 2016-1 lo estn registrando con CC en la plantilla
graduados
1 Plantilla graduados
2 Descargar Reporte Participantes

Graduados
graduados
3 Seleccionar variable participante

Graduados
graduados
4 Verificar si el participante tiene ms tipos de Documentos: Buscar por primer nombre, primer
apellido y fecha Nacimiento.
Reporte participantes - Hecaa
Es la misma persona, pero con diferente

tipo de documento e identificar SNIES
Graduados
graduados
5 Consultamos por el otro tipo de documento en Matriculados 1 a 1
TI 95013113999 porque con el 1061777999 no aparece
El estudiante SI esta reportado en matriculado pero con el otro

documento
Graduados
Solucin Caso No. 1 Actualizar documento participante y cargar de nuevo graduado
2
Graduados
3 Plantilla Participantes

tarjeta de identidad a cdula)
ID_TIPO_NOVEDAD 2. Corregir documento anterior el cual se cre
errneamente
Graduados

ID_TIPO_NOVEDAD tarjeta de identidad a cdula)
Primer Nombre
TI 1 TI 123
Se realiza actualizacin o Primer Apellido
CC 123 asociacin de documento CC 123
IdentificadorSNIES Fecha Nacimiento
En este caso actualiza el documento. Se puede registrar y consultar por

los tipos de documentos que tiene asociado
Graduados
4 Plantilla Participantes Diligenciada
5 Cargar plantilla actualizar documento participante

Graduados
6 Cargar plantilla graduado

Graduados
Graduados
Caso No. 2 Cdigo programa de la plantilla Graduado es diferente al registrado en
Matriculado
1 Plantilla Graduados
2 Archivo errores
3 Reporte Matriculado HECAA 1 a 1

Graduados
Solucin Caso No. 2 Corregir cdigo programa en plantilla Matriculados
1 Plantilla Graduados
2 Corregir Plantilla Graduados
3 Volver a cargar plantilla Graduados

Graduados
El estudiante no se encuentra Solucin Caso No. 3 Cargar el

3 registrado en Matriculados estudiante en matriculado y luego en
graduados
Graduados
Caso No. 3 El estudiante no se encuentra registrado en Matriculados
Si, se descarto los dos anteriores

caso, es porque no fue reportado
en el SNIES
El tipo de documento es incorrecto
El estudiante lo matricul la IES antes del 2007 y no hay registro en SNIES

Graduados
Solucin Caso No. 3 Registrar al estudiante en matriculados
Cargar el estudiante en participante
Cargar estudiante en matriculados y en la variable Reintegro diligenciar S
Cargar graduado
Graduados
Solucin Caso No. 3 Registrar al estudiante en matriculados
1 Cargar plantilla participante
2 Cargar plantilla Matriculado
2 Cargar plantilla Matriculado

Gracias
Si desea complementar la informacin, ingresar a
HECAA y en el modulo de consultas y reportes-
Descargas; donde encontrar manuales y
presentaciones del SNIES

Capacitacion SNIES 2017

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Capacitacion SNIES 2017

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Viceministerio

Mayo Junio 2017

Capacitar a los responsables de las instituciones de

Brindar asesora y asistencia tcnica personalizada a

El cierre de candados para

Como solicitar apertura de MESA DE AYUDA

* Docentes jun-30 dic-10

La herramienta permite cargar a travs de plantillas XLS, XLSX o CSV

Validacin de la informacin que apoya la depuracin de datos de las IES.

Almacenamiento centralizado de toda la informacin de Educacin Superior.

Consulta de informacin bsica.

Desde hace dos meses se

Opcin administrativa que

Teniendo en cuenta la alta

usuario: Recuerde la nemotecnia usada es Cdigo de la IES-Rol . (4801-admin)

Verifique que la PLANTILLA en donde va a reportar la informacin sea la ltima versin.

No modifique el orden de los campos de la plantilla, ni elimine pestaas,

Verifique el archivo que va cargar

Leer pagina de inicio novedades de HECAA- ltimos cambios

Desde herramienta HECCA, opcin Reporte de informacin/Cargar en cero/

Solo aplica para variables peridicas

Es una variable transversal y permite

Graduados Estudiantes de Estrategias de Cobertura

ACTIVO Registro en SNIES con nuevo cdigo:

2010 2015 2017

Inscritos SACES Inscritos

ACTIVO Registro en SNIES con

Personas naturales De educacin

Si tipo de vinculacin de primer curso es Nuevo, transferencia externa, ciclo

Si tipo de vinculacin en PRIMER CURSO es transferencia interna, doble

Si tipo de vinculacin en PRIMER CURSO es transferencia entre seccionales,

Si tipo de vinculacin en PRIMER CURSO es co-titulacin o titulacin

Permite registrar entre ningn programa hasta

Se encuentren cursando bachillerato en

No se encuentran formalmente vinculados

Durante los semestres que dure en articulacin Estudiantes Articulacin

Ingreso formal a la carrera tcnica Inscritos-Relacin de Inscritos

Cuando el estudiante realice el ingreso Inscritos programa

Se registran las personas naturales que poseen FECHA_NACIMIENTO

Se registran las materias matriculadas y

Solo los estudiantes que reciben algn tipo de

Se reportan una nica vez en la plantilla en su ID_MUNICIPIO_ESTUDIO

Para cargar estas ** variables, se debe cargar

No hay campos obligatorios

Tambin se registra la url de la eleccin del mximo URL_CONTENIDO_REGLA

bibliogrficos y de planta fsica es decir la PLATAFORMA_VIRTUAL_WEBCT

Integrantes mximo rgano Integrantes mximo rgano de

-No. documento NUMERO_DENOMINACION

FECHA_INGRESO -No. documento

Datos generales, mximo nivel de estudio alcanzado, titulo recibido, pas de

Educacin informal y educacin para el trabajo y desarrollo humano que ha

Se registra la informacin ID_TIPO_DOCUMENTO

Para cargar estas 8 variables, se deben cargar previamente en

Campos obligatorios o llave

Se registran docentes, investigadores

Para registrar esta variable se deben cargar previamente en

Para registrar esta variable se deben cargar previamente en

Se registra cada uno de los

Para registrar esta variable se deben cargar previamente en

Para registrar esta variable se deben cargar previamente en

Para registrar esta variable se deben cargar previamente en

Se registra los administrativos -1 plantilla-

Para registrar esta variable se deben cargar previamente en