Fecha: 17-8-2017

Autor: David Snchez

Paunero
Empresa: UNED
Edicin: 1

Plan de Comunicacin Interna

Qu es?

La planificacin de la comunicacin interna consiste en implementar, segn la estrategia, una serie de variables de comunicacin como
elementos comunes que intervienen en todo proceso comunicacional a travs de un conjunto de programas coherentes e integrados.

Para qu sirve?

El Plan de Comunicacin Interna:

En el marco de la gestin estratgica de la comunicacin, apuntar las lneas

estratgicas que permitan transmitir la realidad de la poltica global a los
pblicos.

Establecer un conjunto de programas coherentes que incluyan cada uno de los circuitos de comunicacin transversal, haciendo la comunicacin ms
gil y adecuada a las necesidades de la organizacin.

Evaluar la cultura de la organizacin. No se trata de una accin puntual sino de mejorar la gestin y la imagen externa e interna del servicio.

Formular e implementar una estrategia de comunicacin articulada de acuerdo con la realidad del da a da que, muchas veces, en las organizaciones,
debe adaptarse a los cambios constantes impuestos por el entorno externo.

Mantener el peso de la estructura, misin, cultura institucionales,

Explicacin
La gestin de la comunicacin interna debe conseguir la credibilidad del discurso
interno, favoreciendo que los mensajes lleguen a travs de las acciones de
comunicacin transversal con plena coherencia, significacin y notoriedad a los
pblicos internos, para que estos puedan comprender la marcha de los servicios
ofrecidos y los retos de su organizacin. Los sistemas de comunicacin interna
como procesos o sistemas, circuitos y acciones, estn subordinadas
absolutamente a los objetivos, planes y proyectos que emergen de la estrategia
de la organizacin.

Tradicionalmente, se ha considerado que los sistemas de la comunicacin interna

pueden ser formales e informales. En esta visin la comunicacin formal
representa los componentes explcitos y planificados de la organizacin, la
misin, las polticas y los valores. Este sistema, si no proporciona la informacin
necesaria provoca rumores al no recoger completamente las necesidades de
informacin de los empleados.

La comunicacin informal consiste en aquellas acciones que no estn planificadas

y son el resultado de la interaccin social, grupos, relaciones interpersonales, entre los miembros de una organizacin. La multiplicacin y
complejidad de la comunicacin formal e informal reclama la organizacin detallada de acciones de microcomunicacin operativa cuyo
contenido son los temas relativos al negocio. La comunicacin circula y fluye a travs de mltiples circuitos, canales, mensajes, sean de
carcter unidireccional o bidireccional, mediante circuitos de circulacin procedimentados en acciones de comunicacin (los jornadas
informativas, hojas informativas, tablero de anuncios, videos, notas, correo electrnico, etc..).

Una de las funciones de la unidad de comunicacin interna es establecer un dispositivo especfico, riguroso y planificado, que sistematice la
complejidad que presentan los mltiples canales, circuitos y acciones que con objetivos diferenciados vehiculan un nmero infinito de
mensajes que emergen en todas direcciones, que provienen de emisores distintos con estrategias y tcticas que se sobreponen, son
variables y tienen pblicos distintos.

Ello significa racionalizar con coherencia y significacin los sistemas de comunicacin formales, analizar sus circuitos, diferenciar el
contenido e los mensajes en el funcionamiento real de cada nivel operativo. Para disear y aplicar la sistemtica del itinerario de las
acciones de comunicacin en cada circuito se debe seguir el mensaje a travs de las diversas reas o departamentos implicados, cmo se
produce la alimentacin del mismo en cada uno de ellos, qu relaciones directas o indirectas se establecen, qu posibles recesos se
producen en la alimentacin de la informacin y cmo se modifican si hay cambios fiables.

Anteriormente, se analizaban tres ejes en la circulacin de la comunicacin: ascendente, descendente y horizontal. Actualmente estos ejes se
consideran arbitrarios dada la gran cantidad y la calidad de las interacciones transversales u otras que se producen en las organizaciones
innovadoras

En los Grficos vemos el ejemplo del itinerario genrico que sigue cualquier accin de comunicacin, con los distintos elementos que
intervienen, que han de ser preparados y planificados por la direccin de comunicacin con una normativa de informacin dirigida a todos
los empleados de la organizacin.

La direccin del mensaje desde el emisor o fuente de informacin pasa transversalmente por las distintas redes y circuitos hasta llegar al
receptor final. El medio o soporte debe adecuarse a cada situacin: hoja impresa, comunicado oral, etc. Algo parecido ocurre con el canal,
que debe asegurar la correcta recepcin de la informacin.

Cada circuito depende de las tareas, las redes y los roles que lo conforman.

La comunicacin interna es la distancia que resulta de la confrontacin entre el discurso destinado hacia el entorno externo mediatizado por
las tcnicas, y los productos de comunicacin y el discurso y las tcnicas que la organizacin se plantea para proporcionar informacin a los
empleados.

La comunicacin institucional o relacional cuyo contenido es fundamentalmente la personalidad, los valores y las prioridades estratgicas de
la organizacin, debe completar la comunicacin operacional, para que los empleados comprendan y se identifiquen con las decisiones y
movimientos de su organizacin, as como para responder a sus expectativas o a las incgnitas, o simplemente para tener informacin
directa de los mandos, ya que a veces estas acciones hacen dar un salto cualitativo que se concreta en cambios en las actitudes y que forman
una base slida para sobrevivir en la complejidad.

Los empleados constituyen el primer pblico de la organizacin y son los primeros que entran en contacto directo con los clientes y usuarios,
a los que transmiten sus motivaciones, convicciones y sus expectativas en cuanto a los objetivos estratgicos de la organizacin.

A menudo, en la realidad, la comunicacin interna est a la cola de las funciones de la organizacin y existe una verdadera dificultad en
disear y aplicar un modelo de comunicacin interna que integre realmente a todo el personal de la organizacin. Pero la comunicacin con
los empleados es un proceso de gran importancia. Cada vez ms se concibe como un proceso vital y eficaz para fomentar el aprendizaje de
la organizacin, el cambio y la mejora de la misma.

Para ello los empleados necesitan:

- conocer su organizacin

- intercambio y dilogo

- conocer las perspectivas de futuro

- reconocimiento y valorizacin

Estas cuatro necesidades necesitan cuatro acciones de comunicacin:

- intercambiar para favorecer la escucha y el dilogo

- explicar para construir referencias

- valorar para motivar

- informar para desarrollar el conocimiento

El empleado por su parte, debe preocuparse y tener la actitud de obtener informacin por el contenido y las funciones de su puesto de
trabajo, su retribucin, su promocin, su Formacion, sus posibilidades de desarrollo profesional, las polticas de direccin y de gestin, las
prioridades del negocio, etc.

En realidad, la participacin de los empleados a travs de opiniones y sugerencias funciona si reciben previamente la informacin y para
ello las organizaciones deben:

- integrar la comunicacin en el proceso de gestin

- legitimar y reconocer los planes y acciones que se realicen

- dotar de un presupuesto adecuado a la comunicacin interna

- conocer y participar activamente en la estrategia y las acciones de comunicacin

- potenciar que todos los empleados estn informados siguiendo la estructura de la organizacin

- potenciar la formacin en comunicacin de todos los equipos

Organizar una poltica de formacin continuada de los empleados favorece la dinmica de grupos, la direccin de equipos, se potencia e
impulsa el proceso de formacin profesional individual, lo que se convierte en satisfaccin y en rentabilidad de los empleados.
Ejemplos prcticos

http://www.scribd.com/doc/11112565/Caso-Practico-Comunicacion-Interna

Aplicaciones y soportes frecuentes

REDER Algunas Aplicaciones Algunos Soportes Observables

R Definir objetivos de comunicacin interna Indicadores de comunicacin interna
E Planificar el sistema de comunicacin interna Plan de Comunicacin Interna
Reuniones de Direccin, equipos y aleatorias Actas de reunin compartidas
Internet / Portal, tabln de anuncios, revista interna impresa,
Comunicar acontecimientos y organizacin de acciones
revista digital
D Informacin a nuevos empleados Manual de Bienvenida
Facilitar acceso a informacin directa Telfono de informacin
Captar sugerencias y responderlas Hojas de sugerencias
E Analizar la eficacia de la comunicacin interna Encuestas de percepcin, diagnstico de comunicacin
R Accedera expeiencias avanzadas Buenas prcticas de comunicacin

Cuestiones clave para autoevaluar Puede valorar la idoneidad de su sistema de comunicacin interna (mximo 100 puntos)

Tiene relacin la comunicacin interna con la Estrategia de la organizacin? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Existe un modelo de comunicacin interna que integre a todos los empleados? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Se ha integrado la comunicacin interna en el proceso de gestin? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
La comunicacin formal tiene en cuenta la misin, polticas y valores de la organizacin? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Los mensajes son claros, significativos, coherentes? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Estn identificados los canales de comunicacin interna? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Se han analizado los itinerarios de las principales acciones comunicativas? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Se han cuantificado los costes de comunicacin interna? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Llegan los mensajes a todos los empleados? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Los empleados estn satisfechos con la comunicacin interna? 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Informacin adicional del autor

Autor: David Snchez Paunero Cargo: Director de Comunicacin

Empresa/organizacin: UNED
Actividad: Educacin Superior e Investigacin Contacto: www.uned.es