UNIDAD 1.

INTRODUCCION A LA
ADMINISTRACION DE PROYECTOS

Qu es la Administracin de Proyectos?

Es la planeacin, organizacin, direccin y control de los recursos para lograr

un objetivo a corto plazo.
Consiste en una operacin con un principio y un fin, llevada a cabo para
obtener las metas establecidas dentro de los objetivos de costo, programa y
calidad fijados de antemano.
La administracin de proyectos es el proceso de combinar sistemas,
tcnicas y personas para completar un proyecto dentro de las metas
establecidas de tiempo, presupuesto y calidad (Baker, 1999).
El concepto de la administracin de proyectos como disciplina se
desarroll en la administracin del programa espacial de los Estados Unidos de
Norteamrica al comenzar la dcada de los aos sesenta; su prctica se
extendi rpidamente en el campo gubernamental, militar e industrial.
Tambin se dice que la administracin de proyectos ocurre cuando se da
un nfasis y una atencin especial para conducir actividades no repetitivas con
el propsito de lograr un
conjunto de metas.
La administracin de
proyectos implica primero el
proceso de establecer un
plan y despus
implementarlo para lograr el
objetivo del proyecto.
Tomarse el tiempo para
desarrollar un plan bien
concebido es vital para la
realizacin de cualquier
proyecto con xito.
Una vez que el
proyecto se inicia, el proceso de administracin del mismo involucra el
monitoreo del avance para asegurar que todo marcha segn el plan. La clave
para el control eficaz del proyecto es medir el avance real y compararlo con el
avance planeado de manera oportuna y regular, y aplicar una accin correctiva
de inmediato, en caso necesario.
En que difiere la administracin de proyectos de otros principios
de la administracin?

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 La administracin de proyectos difiere de las formas tpicas de
administracin en dos aspectos importantes.
Primero, se concentra sobre un proyecto que tiene un periodo de
duracin limitada, mientras que los otros departamentos o unidades
organizacionales pueden existir indefinidamente.
Segundo, frecuentemente los proyectos necesitan de los recursos,
fsicos y humanos, en forma parcial, mientras que las organizaciones
permanentes tratan de usar los recursos en toda su extensin.

Funciones de la Administracin de Proyectos

La administracin procura siempre el mximo aprovechamiento de los

recursos, mediante su utilizacin eficiente. Las principales funciones de la
administracin se engloban en planeacin, organizacin, direccin y control.
Durante la planeacin se decide anticipadamente qu, quin, cmo,
cundo y por qu se har el proyecto. Las tareas ms importantes de la
planeacin son determinar el status actual de la organizacin, pronosticar a
futuro, determinar los recursos que se necesitarn, revisar y ajustar el plan de
acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de
planeacin.
La organizacin realiza actividades en grupo, de asignacin y
asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las
actividades.
Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se
agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se
asignan los grados de autoridad.
El siguiente paso es la direccin, la cual sirve para conducir el
comportamiento humano hacia las metas establecidas.
Aqu se comunican y explican los objetivos a los subordinados, se
asignan estndares, se entrena y gua a los subordinados para llegar a los
estndares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un
ambiente motivacional.
Por ltimo se encuentra el control, que se encarga de medir el
rendimiento obtenido en relacin a las metas fijadas. En caso de haber
desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

Importancia de la administracin de proyectos

La administracin de proyectos implica una gran importancia, por lo que es

usada en una gran diversidad de campos; desde proyectos espaciales, en

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bancos, en desarrollo de sistemas en computadora, en procesamiento de
hidrocarburo, en la industria petroqumica, en telecomunicaciones, en defensa
nacional, etc.
Los cambios tecnolgicos, la necesidad de introducir nuevos productos
al mercado, las cambiantes exigencias de los consumidores de productos,
entre otras cosas, incrementan el fluido de operaciones en una organizacin,
provocando que los mtodos administrativos convencionales sean
inadecuados. Por esta razn la administracin de proyectos es importante, ya
que ofrece nuevas alternativas de organizacin.
Sirve para aprovechar de mejor manera los recursos crticos cuando
estn limitados en cantidad y/o tiempo de disponibilidad. Tambin ayuda a
realizar acciones concisas y efectivas para obtener el mximo beneficio.

Beneficios de la Administracin de Proyectos

Es tener un cliente satisfecho ya sea que usted sea el cliente de su propio

proyecto o una empresa (contratista) a la que est pagando un cliente para que
realice un proyecto. Completar todo el alcance del proyecto con calidad, a
tiempo y dentro del presupuesto proporciona una gran sensacin de
satisfaccin.

Si es usted el gerente del proyecto, tiene la satisfaccin de saber que

hizo un esfuerzo de proyecto exitoso, mejorando su reputacin y situndose en
una posicin conveniente para aprovechar mejores oportunidades
profesionales. Si es miembro de un equipo de proyecto ha realizado un
proyecto con xito y estar en uno ganador, no solo contribuy al xito del
proyecto, sino que adems ampli su conocimiento y mejor sus habilidades a
lo largo del camino y podr contribuir en el futuro y tomar responsabilidades
adicionales.
Es decir: Todos Ganan!
Qu es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo para

lograr un objetivo especfico por medio
de un conjunto de tareas
interrelacionadas y de la utilizacin
eficiente de los recursos. Tiene un
objetivo bien definido, planteado en
trminos de alcance, programa y
costo.
Fig. 1. Todos los proyectos son trabajo pero no todos los
trabajos son proyectos

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 Los proyectos nacen cuando el cliente identifica una necesidad, siendo
ste las personas o la organizacin dispuestas a proporcionar fondos para
satisfacer la necesidad.
Un proyecto es una secuencia de tareas con un principio y un final
limitados por el tiempo, los recursos y los resultados deseados. Esto es, el
proyecto tiene un resultado deseado, una fecha lmite y un presupuesto
(personal, suministros y dinero).

Atributos de un proyecto

Los atributos siguientes ayudan a definirlo:

Un proyecto tiene un objetivo bien definido, un resultado o producto
esperado. El objetivo de un proyecto por lo general se define en trminos de
alcance, programa y costo. Por ejemplo, el objetivo del proyecto podra ser
introducir al mercado, en 10 meses y dentro de un presupuesto de $500 000,
un nuevo aparato de preparacin de alimentos que cumple con ciertas
especificaciones de rendimiento predefinidas. Adems, se espera que el
alcance del trabajo se logre con calidad y satisfaccin del cliente.
Un proyecto se realiza por medio de una serie de tareas interdependientes
es decir, un numero de tareas no repetitivas que deben realizarse en cierta
secuencia pan lograr el objetivo del proyecto.
Un proyecto utiliza varios recursos para realizar las tareas. Estos recursos
pueden ser diferentes personas, organizaciones, equipo, materiales e
instalaciones. Por ejemplo una boda es un proyecto que puede involucrar
recursos como una persona encargada del banquete, un florista, una Limusina
y un saln para la recepcin.
Un proyecto tiene un marco de tiempo especfico, o una duracin finita.
Tiene una fecha de inicio y una fecha en la cual debe lograrse el objetivo. Por
ejemplo, la renovacin de una escuela primaria tendra que terminar entre el 20
de junio y el 20 de agosto.
Un proyecto puede ser una tarea nica o que se realiza una sola vez.
Algunos proyectos, como el diseo y la construccin de una estacin espacial,
son nicos porque nunca antes se han intentado. Otros proyectos, como el
desarrollo de un producto nuevo, la construccin de una casa o la planeacin
de una boda, son nicos debido a la adaptacin que requieren. Por ejemplo,
una boda puede ser una ocasin sencilla e informal, con unos cuantos amigos
en una capilla, o un evento espectacular digno de un prncipe.
Un proyecto tiene un cliente o patrocinador. El cliente es la entidad que
proporciona los fondos necesarios para realizar el proyecto. Puede ser una
persona, una organizacin o un grupo de dos o ms personas u
organizaciones. Cuando un contratista construye una casa adaptada a las
necesidades de una pareja, sta constituye el cliente que financia el proyecto.
Cuando una empresa recibe fondos de gobierno con la finalidad de desarrollar

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un dispositivo robtico para manejar material radiactivo, el cliente es el
organismo gubernamental. Cuando una empresa proporciona fondos a un
equipo de empleados con el fin de que actualicen el sistema de informacin de
la administracin de la empresa, el termino cliente adopta una definicin ms
amplia, que comprende no solo a quien proporciona fondos para el proyecto (la
gerencia de la empresa) sino tambin a otros grupos de inters, por ejemplo las
personas que sern los usuarios finales del sistema de informacin. La persona
encargada del proyecto debe cumplir en forma satisfactoria con el objetivo de
ste, de modo que el cliente o los clientes queden satisfechos.
Por ltimo un proyecto involucra cierto grado de incertidumbre. Antes de
que se inicie un proyecto, se prepara un plan con base en ciertas suposiciones
y estimaciones. Es importante documentar estas suposiciones, ya que influirn
en el desarrollo del presupuesto, en el programa y en el alcance de trabajo del
proyecto. Un proyecto se basa en una serie particular de tareas y estimaciones
de los costos asociados a los recursos. Esta combinacin de suposiciones y
estimaciones provoca cierto grado de incertidumbre respecto a si se logra por
completo el objetivo del proyecto. Por ejemplo, el alcance del proyecto puede
concluirse en la fecha sealada, pero el costo final puede ser mucho mayor que
el costo previsto, debido a que el costo de ciertos recursos se subestim. A
medida que el proyecto avanza, algunas de las suposiciones se refinarn o
reemplazaran con informacin objetiva. Por ejemplo, una vez que concluye el
diseo conceptual del informe anual de una empresa, la cantidad de tiempo y
esfuerzo necesaria para completar el diseo detallado y la impresin puede
estimarse mejor.
A continuacin se mencionan algunos ejemplos ms de proyectos:
El montaje de una obra de teatro.
El desarrollo e introduccin de un producto nuevo.
La planeacin de una boda.
El diseo y la implementacin de un sistema de cmputo.
La acuacin de una nueva moneda de $1.00
La modernizacin de una fbrica.
La consolidacin de dos plantas manufactureras.
La adaptacin de un stano como sala familiar.
La celebracin de una conferencia.
El diseo y la produccin de un folleto.
La limpieza ambiental de un sitio contaminado.
La celebracin de una reunin escolar.
La construccin de un centro comercial.
La realizacin de una serie de cirugas a la vctima de un accidente.
La organizacin de una celebracin centenaria.

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La reconstruccin de un pueblo despus de un desastre natural.
La realizacin de una cena para 20 parientes.
El diseo de un programa de becarios en una empresa para estudiantes de
secundaria.
La construccin de una casita en un rbol.

Equilibrio de las restricciones del proyecto

El logro exitoso del objetivo del proyecto est circunscrito a varios factores, que
incluyen el alcance, la calidad, el programa o agenda, el presupuesto, los
recursos, los riesgos y la satisfaccin del cliente.
El alcance del proyecto es todo
el trabajo que se debe realizar
con el fin de producir todos los
entregables del proyecto (el
producto tangible o los
elementos que se entregarn),
garantizar al cliente que los
entregables cumplen con los
requisitos o criterios de
aceptacin y lograr el objetivo
del proyecto.

Fig. 2 Factores que restringen el xito de un

proyecto.

Por ejemplo, el alcance del proyecto podra ser todo el trabajo implicado en la
limpieza de un terreno y la construccin de una casa y un jardn segn las
especificaciones acordadas entre el contratista y el comprador.
Un proyecto de instalacin de un nuevo equipo industrial en una fbrica
puede incluir el diseo del equipo, su construccin, instalacin, las pruebas
para asegurarse de que cumple con los criterios de aceptacin, la capacitacin
de operarios para que manejen y den mantenimiento al equipo, y la entrega de
toda la documentacin tcnica y operativa necesaria.
Las expectativas de calidad deben definirse desde el inicio del proyecto.
El alcance del trabajo del proyecto debe completarse cumpliendo con los
criterios de calidad y las especificaciones. Por ejemplo, en un proyecto de
construccin de una casa, el cliente espera que la mano de obra sea de la ms
alta calidad y que todos los materiales cumplan con las especificaciones.
Completar el alcance del trabajo, pero dejar ventanas difciles de abrir y cerrar,
grifos que gotean o una porcin de terreno lleno de escombro dejar
insatisfecho al cliente y tal vez genere un conflicto con el pago o una disputa
legal. Mecanismos como las normas, las inspecciones y las auditoras deben

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ponerse en marcha para asegurar que se cumple con las expectativas de
calidad a todo lo largo del proyecto, y no slo al final, cuando podra ser
costoso corregir los errores. Todos los entregables del proyecto deben tener
criterios de aceptacin cuantitativos.
El programa o agenda del proyecto es el cronograma que especifica
cundo debe comenzar o terminar cada tarea o actividad. El objetivo del
proyecto establece la fecha en que debe completarse el alcance del proyecto
en funcin de una fecha especfica acordada por el patrocinador y la
organizacin ejecutora del proyecto.
El programa del proyecto indica las fechas en que deben iniciar y
terminar tareas especficas de modo que se cumpla con la fecha de
terminacin (por ejemplo, cundo se abrir al trnsito un puente nuevo, o
cundo debe lanzarse un producto nuevo en una exposicin industrial).
El presupuesto de un proyecto es el monto que el patrocinador o cliente
ha acordado pagar por los entregables del proyecto. El presupuesto se basa en
los costos estimados asociados con las cantidades de los diversos recursos
que se emplearn para realizar el proyecto. Puede incluir los sueldos de las
personas que trabajarn, los materiales y suministros, el equipo, el alquiler de
las instalaciones y los honorarios de los subcontratistas o consultores que
harn algunas de las tareas del proyecto. Por ejemplo, para el proyecto de una
boda, el presupuesto puede incluir los costos estimados de las flores, el
vestido, el esmoquin, el servicio de banquetes, el pastel, el alquiler de la
limusina, el fotgrafo y el saln de fiestas, entre otros.
Se requieren diferentes recursos para realizar las tareas del proyecto y
lograr el objetivo del mismo. Los recursos incluyen personas, materiales,
equipos, instalaciones, etc. Los recursos humanos son las personas con
conocimientos tcnicos o habilidades especficas. Tambin se requieren ciertas
cantidades de cada tipo de recurso con conocimientos especficos en
determinados periodos a lo largo del proyecto. Asimismo, puede ser necesario
un equipo en particular durante cierta parte del proyecto, por ejemplo, el equipo
especial para excavar la tierra antes de que pueda comenzar la construccin
de un nuevo edificio de oficinas. Los requerimientos de los recursos del
proyecto deben estar alineados con el tipo y la cantidad de recursos
disponibles en los periodos en que se les requiere.
Podra haber riesgos que afecten negativamente el logro del objetivo del
proyecto. Por ejemplo, el diseo de un sistema de informacin que utiliza la
tecnologa ms reciente puede suponer un riesgo de que la nueva tecnologa
no funcione como se esperaba. O puede haber el riesgo de que un nuevo
producto farmacutico no reciba la aprobacin de las autoridades de salud. Se
debe desarrollar un plan de administracin que identifique y evale los riesgos
potenciales, su probabilidad de ocurrencia y el impacto potencial, y esboce las
respuestas para hacerles frente si stos ocurren.
En ltima instancia, la responsabilidad del gerente de proyectos (o
Project Manager) es asegurarse de que el cliente quede satisfecho. Esto va
ms all de completar el alcance del proyecto dentro del presupuesto y a
tiempo o de preguntar al cliente o patrocinador si est satisfecho al final del
proyecto. Esto significa no slo cumplir con las expectativas del cliente, sino

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tambin desarrollar y mantener una relacin de trabajo excelente durante todo
el proyecto. Se requiere una comunicacin constante con el cliente o
patrocinador para mantenerlo informado y determinar si las expectativas han
cambiado. Las juntas peridicas o los informes de avances, las conversaciones
telefnicas y el correo electrnico son ejemplos de este tipo de comunicacin.
La satisfaccin del cliente requiere que el patrocinador se involucre como socio
en el xito del proyecto mediante su participacin activa a lo largo del mismo.
El gerente del proyecto debe mantenerse al tanto del nivel de satisfaccin del
cliente. Al mantener una comunicacin regular con el cliente o patrocinador, el
gerente del proyecto demuestra que tiene un inters genuino en sus
expectativas, y tambin evita que ms adelante haya sorpresas desagradables.
La terminacin exitosa del proyecto requiere completar el alcance del
trabajo dentro del presupuesto y en un marco de tiempo determinado, a la vez
que se administra el uso de los recursos, se cumple con las especificaciones
de calidad y se administran los riesgos, y todo esto debe hacerse sin sacrificar
la satisfaccin del cliente o patrocinador.
Durante el proyecto, a veces es un reto equilibrar o compatibilizar estos
factores, que a menudo se restringen entre s y ponen en peligro el logro del
objetivo. Para ayudar a asegurar que este objetivo se logre, es importante
desarrollar un plan antes de iniciar el trabajo del proyecto. La ausencia de un
plan reduce las posibilidades de lograr con xito el alcance completo del
proyecto dentro del presupuesto y segn el programa previsto.
Una vez que se inicia un proyecto es posible que circunstancias imprevistas
pongan en riesgo el logro de su objetivo con respecto al alcance, presupuesto o
programa. stas incluyen:
El costo de algunos materiales es mayor que la estimacin inicial
Las inclemencias del clima provocan un retraso
Se requiere redisear y hacer modificaciones a un nuevo instrumento
medico sofisticado para que cumpla con las especificaciones de
desempeo y con las pruebas requeridas por el gobierno.
La entrega de un componente fundamental para un sistema de control
de aviacin se retrasa varios, meses.
Un miembro clave del equipo del proyecto con un conocimiento tcnico
nico decide retirarse, lo cual crea un vaco en el expertise
(conocimiento experto) imprescindible.

Cualquiera de los ejemplos anteriores podra afectar el equilibrio del

alcance, calidad, programa, presupuesto, recursos, riesgos y la satisfaccin del
cliente (o afectar a estos por separado), poniendo en peligro el logro exitoso del
objetivo del proyecto.
El reto para el gerente del proyecto no es solo equilibrar continuamente
estos factores a lo largo de la ejecucin del proyecto, sino tambin prevenir,
anticipar o superar tales circunstancias siempre que se produzcan. La

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adecuada planeacin y la comunicacin efectiva son esenciales para evitar que
surjan problemas o minimizar su impacto en el logro del objetivo del proyecto
cuando ocurran. El gerente de proyectos debe ser proactivo en la planeacin y
la comunicacin y proporcionar direccin al equipo del proyecto para mantener
estos factores limitantes en equilibrio y lograr el objetivo del proyecto.

El administrador de proyectos y su importancia?

El administrador de proyectos puede ser definido como el individuo que cumple

con la tarea de integrar los esfuerzos dirigidos hacia la ejecucin exitosa de un
proyecto especfico. Esta persona enfrenta un conjunto de circunstancias nico
en cada proyecto.
El administrador de proyectos es una extensin del administrador
general de una organizacin.

Funciones del administrador de proyectos

Debe dirigir y evaluar el proyecto; tambin planear, proponer e

implementar polticas de administracin de proyectos, asegurar la finalizacin
del proyecto mediante compromisos contractuales.
Desarrollar y mantener los planes del proyecto, darle una
calendarizacin y financiamiento adecuados al proyecto y evaluar y reportar su
avance.
Debe resolver los problemas a travs de decisiones orientadas al
objetivo.

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 Adems, el administrador de proyecto debe resolver las siguientes
preguntas:
* Qu se va a hacer?
* Cundo se va a hacer?
* Por qu se va a hacer?
* Cunto dinero est disponible para hacerlo?
* Qu tan bien se est haciendo el proyecto?

Importancia del Administrador de Proyectos

La posicin del administrador de proyectos es importante porque las

organizaciones modernas son muy complejas como para excluir una
administracin efectiva y ms especfica usando estructuras y relaciones
organizacionales tradicionales.
Adems, esta persona provee el liderazgo necesario para que la cadena
de proyectos fluya dentro de la red organizacional.

Ciclo de Vida del Proyecto.

En general, el ciclo de vida del proyecto tiene cuatro fases: inicio, planeacin,
ejecucin y cierre del proyecto. La Figura 3 muestra las cuatro fases y el nivel
relativo de esfuerzo y tiempo dedicados a cada fase. El lapso de tiempo y el
nivel correspondiente de esfuerzo que se dedican en cada fase varan en
funcin del proyecto especfico. Los ciclos de vida varan en duracin desde
unas cuantas semanas a varios aos, dependiendo del contenido, la
complejidad y la magnitud del proyecto.
En la fase de inicio, los proyectos se identifican y seleccionan. Luego se
autorizan mediante un documento conocido como cdula del proyecto.
La fase de planeacin consiste en la definicin del alcance del
proyecto, la identificacin de recursos, el desarrollo de un programa y un
presupuesto, y la identificacin de riesgos, todo lo cual constituye el plan inicial
para hacer el trabajo del proyecto.
En la fase de ejecucin se lleva a cabo el plan del proyecto y se
realizan las tareas necesarias para producir todos los entregables y lograr as
su objetivo. Durante esta fase, el avance del proyecto es monitoreado y
controlado para asegurar que el trabajo se mantenga dentro del presupuesto y
el programa previstos, el alcance se completa con base en las especificaciones
y todos los entregables cumplen con los criterios de aceptacin. Adems,

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cualquier cambio debe ser documentado, aprobado e incorporado en un plan
inicial actualizado, en caso necesario.
En la fase de cierre se hacen las evaluaciones del proyecto, se
identifican y documentan las lecciones aprendidas para ayudar a mejorar el
rendimiento en proyectos futuros, y los documentos del proyecto se organizan y
se archivan.

Fig. 3 Esfuerzo del Ciclo de Vida del Proyecto

_______________________________________
Fuentes:

1. Cleland David y King William (1983). Systems Analysis and Project Management. Estados
Unidos: Mc Graw Hill

2. Gido Jack, James P. Clements (2012). Administracin exitosa de proyectos. Mxico:

CENGAGE-THOMPSON Learning. 5. ed.

3. Haynes Marion E. (1992). Administracin de Proyectos Desde la idea hasta la implantacin-

Mxico: Iberoamrica

4. Rue Leslie y Byars Lloyd (1994). Administracin, teora y aplicaciones. Mxico: Alfa Omega

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