Cdigo:

MANEJO DE CAJAS CHICAS POL/PRO-TES02

Versin: 16
Enero 2015

Fecha de aprobacin: 25 de julio 2009 Reemplaza a: POL/PRO-TES02 versin 15

Revisado por: Jefatura Financiera y Direccin Ejecutiva Aprobado para entrar en vigencia: Sesin Ordinaria
087-2009 celebrada el 19-10-09, Acuerdo 13

OBJETIVO:

Regular el funcionamiento y control de los fondos de caja chica que existan en el Colegio.

ALCANCE: Dirigido a colaboradores y rganos del Colegio.

POLTICAS:

Generales

1. El fondo de caja chica estar constituido por: dinero en efectivo, comprobantes de gastos incurridos, vales
por adelanto de dinero no liquidados y formularios de solicitud de reintegros pendientes. Todos los fondos
operarn por medio del sistema de fondos fijos, lo que requiere que en todo momento el encargado del
fondo tenga la suma total asignada.

2. El efectivo de caja chica debe manejarse en forma independiente de otros dineros ajenos a sta y siempre
deben permanecer en una caja metlica bajo llave, dentro de las instalaciones de las Sedes, Centros de
Recreo del Colegio, y oficinas regionales a excepcin de que se realicen giras o actividades que ameriten
trasladar el efectivo a una determinada zona.

3. La Caja chica se utilizar para realizar adelantos de dinero en efectivo y para cancelar nicamente los
siguientes conceptos:

a) Viticos y transporte, segn POL/PRO-TES05.

b) Adquisicin de bienes y servicios; siempre y cuando no ocurra fraccionamiento de la compra, segn
POL-PRO-CMP01
c) Devoluciones de dinero a colegiados.

4. Queda prohibido el cambio de cheques personales con estos fondos.

5. La Junta Directiva aprobar la creacin, aumento o disminucin del monto del fondo para cada caja chica,
as como, el monto mximo por erogacin.

6. El custodio de la caja chica es el responsable absoluto de los movimientos de la misma y deber estar
presente y brindar la informacin requerida para practicar los arqueos que sean necesarios y firmarlos en
seal de conformidad, sino hacer las salvedades del caso.

7. Los sobrantes y faltantes no sern neteados, (compensados) el sobrante se registrar como tal y el faltante
debe ser reintegrado por los responsables en el momento que se detecte el mismo, en caso de no contar
con el efectivo, se debe depositar en la cuenta del Colegio mximo al da hbil siguiente.
8. Todo vale de caja chica debe ser liquidado o devolver el dinero que no ha utilizado, el ltimo da laboral
antes de cualquier perodo de vacaciones.

9. En el caso de las cajas chicas de los centros de recreo, el monto asignado al fondo se incrementar en un
50% a partir del 15 de diciembre como previsin para la temporada alta de fin y principio de ao, asimismo
el monto mximo por erogaciones se incrementar en un 50% si son gastos urgentes relacionados con el
mantenimiento de la finca.

10. El incremento del fondo mencionado en el punto anterior debe ser liquidado a ms tardar en la primera
semana de Febrero, en caso contrario dicho monto se deducir de oficio del siguiente reintegro.

Especficas

1. La operacin del fondo de caja chica, est sujeta al correcto cumplimiento de los siguientes requisitos:

a) Completar el formulario vale de caja chica.

b) Los adelantos con vales de caja chica, deben utilizarse nicamente para el fin solicitado; en caso de
existir un remanente deber ser reintegrado.
c) No se entregar un segundo vale si tiene uno pendiente de liquidar.
d) Los vales de caja chica deben ser liquidados en un plazo mximo de dos das hbiles, excepto los
casos de vales para:
Depsitos de garanta por reparacin de activos fijos, el plazo mximo de liquidacin se
ampliar a diez das hbiles.
Giras de varios das el plazo mximo de liquidacin se ampliar a un da posterior de
finalizada la gira.
2. Todo pago por medio de caja chica debe cumplir con los siguientes requisitos:

a) Adjuntar la factura original a nombre del Colegio de Licenciados y Profesores o COLYPRO con las
formalidades de ley, que detalle el concepto y monto de los bienes y/o servicios adquiridos. Si el
beneficiario no emite facturas o recibos timbrados, las mismas deben tener como mnimo los
siguientes datos: nombre completo, firma, nmero de cdula, nmero de telfono y direccin de la
persona a quien se le realizar el pago respectivo.

b) Indicar al dorso de la factura el nombre, puesto, y firma del colaborador que recibi el bien o
servicio

c) Indicar al dorso de la factura el nombre, puesto y firma de la jefatura inmediata que aprueba el
pago. En caso de gastos de las Juntas Regionales, estas deben estar firmadas con el nombre y
puesto del tesorero y Presidente de la Junta Regional.

d) Sellar las facturas con la leyenda Cancelado con caja chica

e) Adjuntar cualquier otra documentacin que se considere necesaria.

3. El custodio del fondo de caja chica, informar oportunamente y por escrito, al Encargado (a) de la Unidad
de Tesorera cualquier irregularidad que se presente.

4. El responsable del manejo del fondo de caja chica debe solicitar a la Unidad de Tesorera el reembolso de
fondos, una vez consumido el 60% de stos, o en su defecto, una vez al mes. En el caso de las cajas
chicas de las fincas de recreo, se enviar por Courier o por encomienda, detallando los documentos
enviados y dejndose en la caja metlica copia de los mismos, hasta que se realice el depsito.

5. Se deben tramitar en un reintegro todas las facturas pendientes antes del 31 de marzo de cada ao por
corte presupuestario y antes del 31 de diciembre de cada ao por cierre fiscal.

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 6. La persona que autorice de manera improcedente el pago de un bien o servicio por medio de caja chica,
ser responsable del mismo en forma solidaria con la persona que lo solicit. Ambos debern reintegrar la
suma desembolsada por el Colegio, dentro del da hbil siguiente a la deteccin y comunicacin del hecho,
sin prejuicio de las medidas disciplinarias que corresponden por tal actitud.

7. La Unidad de Tesorera realizar peridica y sorpresivamente los arqueos pertinentes y deben constar por
escrito.

8. La persona encargada de la Unidad de Tesorera y la Jefatura Financiera comunicarn por escrito el monto
mximo por erogacin aprobado por Junta Directiva.

9. Los reintegros de caja chica de las Sedes de Alajuela y San Jos se realizarn por medio de cheque y en el
caso de las fincas de recreo y oficinas regionales se realizar por medio de transferencia bancaria a la
cuenta a nombre del custodio.

10. La Unidad de Tesorera es la responsable de velar por el cumplimiento de esta poltica y reportar a la
Direccin Ejecutiva cualquier irregularidad que se detecte, previo visto bueno de la Jefatura Financiera.

11. Los departamentos que tengan un vale de Caja Chica vencido, no se les dar otro hasta tanto no hayan
liquidado el anterior, salvo que exista una situacin especial (de caso fortuito y fuerza mayor avalados por
la Jefatura inmediata del solicitante) y que sern valorados por la Jefatura Financiera.

12. En caso de ausencia del custodio, la jefatura inmediata asignar un fondo especial proveniente de la caja
chica y asignar un custodio provisional para atender posibles erogaciones, adems de realizar un arqueo
entre el custodio temporal de la caja, en el momento que recibe el fondo y su jefatura inmediata u otro
colaborador designado por sta.

13. Los comprobantes de gastos, vales por adelanto de dinero no liquidados y formularios de solicitud de
reintegro pendientes, deben de custodiarse en la caja metlica o en otro lugar seguro bajo llave.

***FIN DE LA POLTICA***

DESCRIPCIN DEL SUBPROCEDIMIENTO: Apertura de caja chica

No. Actividades Responsable:

1. Solicita a la Direccin Ejecutiva la apertura de una caja chica para Interesado

que se presente a Junta Directiva para su aprobacin, con la debida
justificacin indicando el monto del fondo fijo y en que utilizar los
recursos.
2. Valoran la designacin de un custodio o en su caso el traslado de la Direccin Ejecutivo /
caja chica a otro custodio Interesado.
3. Capacita al custodio de caja chica en el manejo del fondo fijo, as Encargada de Tesorera o Auxiliar
como los requisitos de las facturas, los reintegros, y otros, de de Tesorera
acuerdo a las polticas y procedimientos establecidos por la
Corporacin, la cual constar por escrito.

DESCRIPCIN DEL SUBPROCEDIMIENTO: Manejo de caja chica

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No. Actividades Responsable:

1. Completa el formulario vale de caja chica y lo entregar sin Interesado

tachaduras, borrones, rupturas o alteraciones de cualquier naturaleza
que haga dudar de su legitimidad, el mismo debe incluir la firma, el
nombre completo, cdula y puesto del funcionario o servidor, la
justificacin del gasto y estar debidamente autorizadas por la
jefatura correspondiente.
2. Recibe el vale de caja chica, lo revisa que cumpla con todos los Custodio de la caja chica
requisitos, y verifica que el solicitante no tenga uno pendiente de
liquidacin y entrega el dinero.
3. Liquida el adelanto en un plazo no superior a dos das o segn se Interesado
indica en esta poltica especfica punto 1.
4. Comunica por correo al beneficiario del vale de caja chica y a la Custodio de la caja chica
jefatura inmediata para que gestione el reintegro correspondiente y
si an as no se liquida, se comunicar al Director Ejecutivo para que
autorice la deduccin del monto de la planilla al funcionario
responsable del vale.
5. Verifica que la liquidacin (del vale) de caja chica cumpla con los Custodio de la caja chica
requisitos establecidos en esta poltica.
6. Presenta a la oficial de plataforma de su regin, la factura (firmada Tesorero o miembro de Junta
por el Presidente de la Junta Regional) por gastos en que haya Regional
incurrido la Junta Regional para que esta sea reintegrada.
7. Sella las facturas con la leyenda cancelado con caja chica Custodio de la caja chica

8. Solicita al beneficiario de los vales de caja chica la liquidacin o la Custodio de la caja chica
devolucin del dinero el da antes de vacaciones de fin de ao o
vacaciones de Semana Santa.

DESCRIPCIN DEL SUBPROCEDIMIENTO: Reintegro

No. Actividades Responsable:

1. Tramita el reintegro de la caja chica por medio de la solicitud de Custodio de la caja chica de Sedes
cheque, respetando la POL/PRO-TES01, adjuntando las facturas y oficinas regionales
originales con todos los requisitos mencionados en esta poltica.
2. Enva los documentos a la Jefatura inmediata, con el fin de que el Custodio de la caja chica en Sedes,
reintegro sea revisado y firmado. fincas de recreo y oficiales de
plataforma regionales

3. Revisa y firma los reintegros de las oficiales de plataforma regional y Jefaturas inmediatas de los
se traslada la solicitud de cheque a la Unidad de Contabilidad para el custodios de todas las cajas chicas
trmite respectivo

4. Traslada a la oficial de plataforma de Servicios de Alajuela, las Jefatura Administrativa

facturas firmadas de los centros de recreo que completan el
reintegro para la confeccin de la solicitud de pago.

5. Confecciona en el sistema contable el reintegro de las cajas chicas de Oficial de plataforma de Sede
las fincas de recreo y lo traslada a la Unidad de Contabilidad para el Alajuela
trmite de pago (segn subprocedimiento Solicitud y Emisin de
Pago, POL/PRO-TES01).

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 5. Comunicar por el medio disponible al custodio cuando se haya Auxiliar de Tesorera
realizado la transferencia.(las que se realicen por este medio de
pago)
6. Entrega el cheque al custodio de caja chica para que realice el Cajero(a)
trmite de cambio a efectivo.

7. Firma de recibido conforme el cheque con el nombre y nmero de Custodio de la caja chica
cdula y lo enva a cambiar con el mensajero.
8. Llena la boleta de mensajera, anotando en el detalle el nmero de Custodio de la caja chica
cheque y la distribucin del dinero y la entrega al Encargado de
Servicios Generales.
9. Cuenta el dinero junto con el custodio cuando fue cambiado el Mensajero
cheque, con el fin de que el dinero est completo.

DESCRIPCIN DEL SUBPROCEDIMIENTO: Arqueos de caja chica

No. Actividades Responsable:

1. Completa el formulario F-TES 11, (en presencia del custodio)con la Auxiliar de tesorera o colaborador
informacin que se requiere, monto en efectivo, detalle de vales, asignado
solicitud de cheque con reintegros en trnsito, y el detalle de
comprobantes de gastos, con el fin de verificar el monto fijo
asignado.
2. Indica en el formulario de arqueos de caja chica si el fondo est Auxiliar de tesorera o colaborador
completo. asignado
3. En caso de sobrante debe confeccionar un recibo de dinero y Auxiliar de tesorera o colaborador
posteriormente este sobrante ser depositado a la cuenta del Colegio asignado
del Banco Nacional (38838-9) por medio del ingreso diario de
Alajuela.

4. En caso de faltante, deber reintegrar el efectivo en forma Custodio de caja chica

inmediata, en caso de no contar con el efectivo, se debe depositar a
la cuenta 100-01-000-038838-9 del Banco Nacional o 001-0182658-1
del BCR, mximo el da hbil siguiente e informar a la Unidad de
Tesorera
5. Confecciona el recibo de dinero del sobrante depositado en la cuenta Cajero de San Jos / Cajero
del colegio y lo enva al custodio por correo electrnico o bien por Alajuela.
medio de fax.

*** FIN DEL PROCEDIMIENTO ***

Histrico de versiones

Versin Fecha de Breve descripcin del cambio Solicitado por

cambio
13 4-6-14 De las polticas generales los puntos 2, 3 y 7, de las Departamento
polticas especficas los puntos 1, 4 y 12, adems de Financiero
cambios en la descripcin de los subprocedimientos y
la inclusin del subprocedimiento de arqueos de caja
chica.
14 6-6-14 Inclusin en las polticas especficas, punto 2, del Unidad de Tesorera
inciso d e inclusin del punto 6 en el
subprocedimiento Manejo de caja chica.

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 15 7-1-15 - En el punto 3 inciso c) de las Polticas Generales se Unidad de Tesorera
cambi POL/PRO-FIN03 por POL-PRO-CMP01
- En el punto 2 de las polticas especficas se modific
el inciso c) quedando de la siguiente manera: Indicar
al dorso de la factura el nombre, puesto y firma de la
jefatura inmediata que aprueba el pago. En caso de
gastos de las Juntas Regionales, estas deben estar
firmadas con el nombre y puesto del tesorero y
Presidente de la Junta Regional.
- Adems, se modific el punto 1 del procedimiento
de apertura de caja chica, se incluy el punto 6 del
procedimiento de manejo de caja chica por lo que los
puntos 6 y 7 pasaron a ser 7 y 8 respectivamente y
se modificaron los puntos 1, 2, 3, 4 y 5 del
procedimiento de Reintegro.

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