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Objetivo:
Organizando nuestra
comunidad en Ncleo Ejecutor
OBJETIVO:
Promover la organizacin de la comunidad y determinar
sus formas de participacin.
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Nuestra comunidad
Qu es el Ncleo Ejecutor?
Es la comunidad organizada y representada por cuatro (4) personas elegidas
democrticamente en asamblea general. Estos representantes elegidos son: Presidente,
Secretario, Tesorero y Fiscal.
Es importante que por lo menos un miembro del Ncleo Ejecutor sea una mujer.
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Funciones de los miembros del Organo
Representativo del Ncleo Ejecutor
PRESIDENTE / A
Es el representante legal del Ncleo Ejecutor.
Firma en representacin del Ncleo
Ejecutor la documentacin requerida
por FONCODES, as como el convenio
de financiamiento.
Exige la entrega formal del terreno y
firma el acta correspondiente con los
dems representantes del Ncleo Ejecutor.
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SECRETARIO / A
Tiene a su cargo el Libro de Actas y redacta
las actas de las asambleas.
Elabora las actas de las asambleas mensuales
y de la reuniones del Ncleo Ejecutor
Coordina y organiza las reuniones del Ncleo
Ejecutor.
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TESORERO (A)
Firma los convenios de financiamiento
conjuntamente con el Presidente.
Responsable del manejo y uso adecuado
de los fondos (chequeras, cotizaciones,
etc.). En caso de ausencia, los documentos
quedan en custodia del Secretario / a.
Retira con el Residente el dinero de la
cuenta bancaria, previa autorizacin del
Presidente y del Fiscal.
Custodia el dinero retirado del banco hasta
el momento de efectuar el pago.
Visa los comprobantes de gastos junto con
el Presidente y el Residente.
Participa en forma conjunta con el residente
en los procesos de compra oportuna de los
bienes o materiales y contrata la mano de
obra necesaria.
Lleva un registro de ingresos y egresos de
todas las operaciones ejecutadas.
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EL / LA FISCAL
RECORDEMOS QUE:
HOMBRES Y MUJERES tenemos los mismos derechos a
ser elegidos para ocupar cualquier cargo del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor.
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Responsabilidades del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor
Ncleo Municipalidad
Ejecutor Distrital
CONVENIO DE GESTIN
Municipalidad
Distrital
CONVENIO DE
Ncleo COOPERACIN
Ejecutor
Foncodes
10
Cambio de integrantes del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor
12
Sanciones a los miembros del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor
S/.
Usamos el dinero para beneficios personales o
de un tercero.
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Participacin activa de la comunidad
La comunidad debe participar:
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La eleccin de la directiva de los Comits
de Administracin.
Asimismo:
Con la mano de obra no calificada mediante faenas comunales.
Con el terreno, materiales del lugar (troncos, adobes, piedras,
arena, agregados, etc.) de acuerdo con el compromiso de
cofinanciamiento, adems de dinero en efectivo para la
operacin y mantenimiento de las obras.
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Con su intervencin en las asambleas y
c o n t ro l d e l d e s e m p e o d e l o s
representantes del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor
y agentes que intervienen en el proyecto.
LA COMUNIDAD
EJECUTA
Y COFINANCIA
NO
MUNICIPALIDAD DEBEMOS
FONCODES SUPERVISA
FINANCIA Y BRINDA ASESORA Y
OLVIDAR ASISTENCIA TCNICA
EL XITO DE LA OBRA Y SU
FUNCIONAMIENTO DEPENDE DE
NUESTRA PARTICIPACIN.
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Aporte comunal
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TEMA 2
Realizando
nuestras asambleas
OBJETIVOS:
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Las asambleas
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Tipos de asambleas
Asambleas ordinarias
Asambleas extraordinarias
Se realizan por motivos
especiales.
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Convocatoria.
Es importante promover la asistencia y participacin de todos los beneficiarios,
para una transparente gestin de los recursos.
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Cmo organizar una asamblea
Antes de la asamblea
Preparamos, en coordinacin con todos los
representantes del Ncleo Ejecutor, los puntos
de la agenda.
Coordinamos con otras autoridades y agentes
locales involucrados en el proyecto para asegurar
su participacin en la asamblea .
Fijamos fecha, lugar y hora de la asamblea.
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Pasos para el desarrollo de una asamblea
Estos pasos nos servirn cuando dirijamos una asamblea en la cual la agenda no est programada.
2. Registramos la asistencia
3. Verificamos el qurum
Si hay 50% + 1 de los beneficiarios
iniciamos la asamblea.
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6. Pasamos a la seccin pedidos
Los asistentes solicitan
hablar de algn tema.
8. Tomamos acuerdos
Los puntos tratados en orden del da
son sometidos a votacin. Los acuerdos
siempre se aprueban con la mitad ms uno
de los votos de los asistentes
9. Leemos el acta
El Secretario lee el acta
que ha redactado.
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El Libro de Actas
Qu deben contener
las primeras hojas?
El Acta de Constitucin del Ncleo
Ejecutor y el Padrn de Beneficiarios.
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Elaboracin del acta
SE RECOMIENDA:
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El Acta
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
Jos.............................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
Mara............................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
No habiendo nada ms que tratar, se lee el acta y se da por terminada la asamblea, siendo las ............
................ horas del............................................................................................................. Los asistentes
firman en seal de conformidad.
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TEMA 3
Administrando nuestros
recursos
OBJETIVOS:
Reconocer los documentos que se emplean para el control y seguimiento
administrativo de los recursos.
Comprender la importancia del cumplimiento de los procedimientos
administrativos para el buen manejo de los recursos.
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Los Comits de Administracin
Son organizaciones comunales responsables de realizar la administracin, operacin
y mantenimiento de las obras construidas.
Cmo se constituyen?
El rgano Representativo del Ncleo Ejecutor
convoca a una asamblea comunal y por mayora
simple se elige a los miembros de la directiva:
(Presidente (a), Secretario (a), Tesorero (a) y Fiscal).
Se debe promover que los candidatos sean hombres
y mujeres.
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El Plan de Trabajo
Qu es el plan de trabajo?
Es el conjunto de actividades que
vamos a realizar durante la ejecucin
del proyecto. Se elabora con el
asesoramiento del Residente, y aprobado
por el Ncleo Ejecutor.
Para qu es til?
Para organizar nuestras actividades y vigilar
su cumplimiento.
Para poder reprogramar nuestras actividades.
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Responsables: son los que conducen la actividad programada.
Asambleas ORNE,
Comunales Comunidad
Elaboracin del
Cronograma de Comunidad y
Capacitacin capacitador
Asistencia a ORNE,
Talleres de Comunidad y
Capacitacin Capacitador
Pago de Tesorero y
jornales Residente
Pago de Tesorero y
honorarios Supervisor
Compra de
materiales y Tesorero y
herramientas Residente
Rendicin de ORNE,
cuentas Residente
Liquidacin de la ORNE,
obra. Residente
Transferencia ORNE,
de la obra Foncodes
SE RECOMIENDA:
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La Programacin de Gastos
En este documento:
Anotamos los costos de los materiales,
herramientas y otros servicios, y la
fecha para adquirirlos.
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Es obligatorio que el Ncleo Ejecutor cuente con:
a. El almacn
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b. El Cuaderno de Obra
Es un documento que sirve para registrar los
principales hechos que ocurren durante la
ejecucin de la obra.
El cuaderno debe estar legalizado por el juez
dde paz o notario y sus hojas debidamente
numeradas.
La apertura del cuaderno la realizamos el da
de inicio de la obra obra, con la firma y
conformidad de lloss representantes del
rgano Representativo del Ncleo Ejecutor
y de las autoridades presentes.
CUADERNO
DE En las primeras hojas debe constar el Acta de
Entrega del Terreno.
OBRA
El Residente y Supervisor de Proyectos lo
suscriben y son responsables de manejo.
on los responsable
Se anotan los avances, consultas, visitas del
Residente y Supervisor de Proyectos,
adems de situaciones diversas.
Debe permanecer en la obra hasta la
terminacin.
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c. El Cuaderno de Capacitacin
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ANEXOS
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La autorizacin de gastos
Es el documento en el cual autorizamos el gasto segn la programacin.
Deber siempre contar con el visto bueno del Residente
esidente y del Supervisor de Proyectos.
Utilizamos el formato N 5
AUTORIZACION DE GASTOS
N FECHA:
CONVENIO No. :
MONTO FINANCIADO :
RECIBIDOS A LA FECHA :
MONTO ACUMULADO DE
AUTORIZACIONES ANTERIORES :
SALDO DISPONIBLE :
GASTOS DE COSTO DIRECTO
DETALLE IMPORTE
INSUMO O SERVICIO UND. CANTIDAD PRECIO UNIT S/.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
MONTO TOTAL DE ESTA AUTORIZACION
SALDO ACTUAL DESPUES
DE ESTA AUTORIZACION
Son .......................................................................................... Nuevos Soles
TOTAL
HOJA DE TAREO
CONVENIO N : -FONCODES
AL
PERIODO DEL
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
os que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja de Tareo han sido cancelados por concepto de mano de obra.
Utilizamos el formato N 7:
HOJA DE JORNALES
CONVENIO : -FONCODES
N Semana N
os que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja, han sido cancelados por concepto de Mano de Obra.
Presidente N.E.
Residente Maestro de Obra Tesorero N.E.
DNI DNI DNI DNI
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Utilizamos el formato N 8:
Los que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja, han sido aportados con Mano de Obra.
V.B. Supervisor de Proyectos Residente Presidente N.E. Tesorero N.E. Fiscal N.E.
DNI DNI DNI DNI DNI
Pago de honorarios
El pago de servicios al Operador Tcnico
Social se efecta conforme al convenio
de financiamiento y al contrato con el
Organo Representativo del Ncleo Ejecutor.
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Aporte comunal
Recuerda
Utilizamos formato N 8:
Los que abajo suscribimos; certificamos que los das consignados en la presente Hoja, han sido aportados con Mano de Obra.
V.B. Supervisor de Proyectos Residente Presidente N.E. Tesorero N.E. Fiscal N.E.
DNI DNI DNI DNI DNI
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Los materiales y herramientas
Es decir:
Recibimos los materiales y
herramientas y luego pagamos la
cantidad respectiva.
DEBEMOS EXIGIR
el comprobante de pago para sustentar nuestros gastos, el cual
debe estar a nombre del Ncleo Ejecutor.
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Para el control de materiales y herramientas
Utilizamos el formato N 10
INGRESOS EGRESOS
CAN
FECHA MATERIAL UNID. PROVEEDOR CANT. RECEPCION PARTIDA RECEPCION
T.
NOTA : Uso interno del Ncleo Ejecutor, se presentar cada vez que sea solicitado por el Supervisor de
FONCODES.
Utilizamos el formato N 11
FECHA DE PRESENTACION :
PROYECTO :
NOTA: El presente cuadro se llenar hasta agotar el movimiento de un material, antes de pasar a otro.
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Rendicin de cuentas mensuales
Es la informacin a todos los actores involucrados
de los gastos efectuados en el proyecto.
Es responsabilidad del Residente y del Tesorero.
Los aportes en mano de obra, materiales, transporte,
herramientas, equipos, etc. son valorizados en soles
para incluirlos en la rendicin de cuentas final del
proyecto.
Se realiza en la Hoja Resumen del Estado Financiero y
en la Hoja de Manifiesto de Gastos.
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Manifiesto de Gastos
Utilizamos el formato N 14 :
Manifiesto de Gastos
CONVENIO
Correspondiente al mes de de ..
50
Segunda transferencia de fondos
Utilizamos el formato N 17 :
Para tal efecto, estamos presentando el Formato de Avance F sico Financiero de la Obra, el
que tiene car cter de Declaraci n Jurada, y copia de libreta de ahorros, en los que se refleja el
avance y cumplimiento de los requisitos establecidos.
(De existir atraso, indique brevemente las razones y las medidas que ha tomado para superar
esta situaci n):
(Nombre)
Atentamente
RESIDENTE VB SUPERVISOR
Nombre Nombre
DNI DNI
Utilizamos el formato N 21
Pa r a l a s N O
ACREDITADAS, el Acta se
enva a Foncodes.
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Asamblea comunal final
Es la asamblea ordinaria en la que el Organo Representativo del
Ncleo Ejecutor y el Residente presentan la rendicin de
cuentas final.
Se debe realizar en la fecha ms prxima a la liquidacin.
En esta asamblea:
Damos a conocer los ingresos y egresos para la posterior
liquidacin del convenio.
Se informa tambin sobre todas las actividades realizadas
durante la ejecucin del proyecto.
Si la comunidad beneficiaria est conforme se suscribe el acta.
Utilizamos el formato N 22
PRESIDENTE TESORERO
DNI DNI
SECRETARIO FISCAL
DNI DNI
Otros
Autoridades asistentes
Nombre: Nombre:
Cargo: Cargo:
DNI DNI
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Siguen firmas de pobladores de la comunidad
Liquidacin del convenio
El Organo Representativo del Ncleo
Ejecutor y el Residente presentan al
Supervisor del Proyecto toda la
documentacin necesaria para la
liquidacin del convenio.
Los documentos que se acompaan al
expediente de liquidacin estn
detallados en la Gua de Ejecucin de
Proyectos de Infraestructura Social.
El Supervisor de la obra lo revisa, si no hay
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A c t a d e Tr a n s f e r e n c i a d e l F o n d o d e R e s e r v a
Representantes del Organo Representativo del Ncleo Ejecutor que entrega el Fondo
de Reserva
Testigos:
Asistentes:
Nombre DNI Firma
.......................... ........................................ .............................
.......................... ........................................ .............................
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ndice
Presentacin
Tema 1
Organizando nuestra comunidad en Ncleo Ejecutor
Nuestra Comunidad.........................................................5
Funciones de los miembros del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor............................6
Responsabilidades del rgano Representativo
del Ncleo Ejecutor.........................................................10
Cambio de integrantes del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor............................11
Prohibiciones del rgano representativo
del Ncleo Ejecutor........................................................12
Sanciones a los miembros del rgano
Representativo del Ncleo Ejecutor.........................13
Participacin activa de la comunidad........................14
Aporte comunal...............................................................17
Tema 2
Realizando nuestras asambleas
Las asambleas....................................................................21
Tipos de asambleas..........................................................22
Como organizar una asamblea......................................24
Pasos para el desarrollo de una asamblea..................25
El libro de Actas ...............................................................27
Elaboracin del acta .......................................................28
El Acta .................................................................................29
Tema 3
Administrando nuestros recursos
Los comits de Administracin......................................33
El Plan de Trabajo .............................................................34
La programacin de Gastos.............................................36
ANEXOS ................................................................................41
La autorizacin de gastos .................................................43
Pago de jornales y honorarios..........................................44
Los materiales y herramientas ........................................47
Rendicin de cuentas mensuales....................................49
Liquidacin de convenios .................................................54