Tcnico Laboral Auxiliar Administrativo

Gua de Aprendizaje: Logstica para la planeacin de eventos (24 Horas)

Cdigo: Aux Adm_ Gua-8

1. Datos Generales
Mdulo de Formacin Servicio al cliente y organizacin de eventos empresariales Horas 120
Unidad de Aprendizaje Apoyo en la organizacin de eventos empresariales Horas 48
Actividad de EAE Apoyar la planeacin y divulgacin del evento empresarial Horas 24
Nombre de la gua de Logstica para la planeacin de eventos Horas 24
aprendizaje
Resultado (s) de Apoyar la planeacin y divulgacin del evento empresarial, segn tipo de evento,
aprendizaje relacionado (s) funciones asignadas y polticas organizacionales
con la gua de aprendizaje

2. Introduccin y/o justificacin a la gua de aprendizaje

Para un Tcnico Laboral Auxiliar Administrativo es fundamental aprender sobre logstica de eventos para tener la
capacidad de apoyar o acompaar a al personal de la organizacin en la elaboracin de eventos.

La logstica de los eventos

Planeacin y organizacin
Ejecucin, direccin
Evaluacin

En esta gua de aprendizaje el estudiante aprender sobre las necesidades de planeacin y organizacin de un evento
partiendo desde lo bsico hasta conocer lo particular y tener la capacidad de definir el tipo de evento segn su
objetivo. Con los conocimientos adquiridos en esta gua el estudiante a su vez tendr la capacidad de apoyar la
ejecucin y direccin de un evento y obtendr los conocimientos para evaluarlo como ltima fase en la organizacin de
eventos.

3. Descripcin de las estrategias de aprendizaje

4.1 Momento de Inicio del proceso de aprendizaje. Tiempo propuesto: 1 horas.
a) El docente saluda a los estudiantes y les pregunta que conocimientos previos poseen sobre el tema objeto de la
gua de aprendizaje, en este caso sobre logstica para la planeacin de eventos, para ello realiza las siguientes
preguntas:
Qu es un evento?,
Para qu se realiza un evento?
Qu tipos de evento existen?
Cmo se define qu tipo de evento quiero realizar?
Qu preparacin requiere el evento?
b) Los estudiantes comparten sus conocimientos previos y el docente retoma y potencia los que considere necesario
para el desarrollo del tema de esta gua de aprendizaje.
c) El docente presenta a los estudiantes esta gua de aprendizaje Logstica para la planeacin de eventos,
especificando que durante este proceso formativo ellos aprendern sobre las tres etapas de la organizacin de
eventos:
Pre-evento: Etapa en la cual se realiza la planeacin y organizacin del evento.
Evento: En esta etapa se ejecuta el evento, con base en la planeacin y direccin del mismo.
Post-evento: Etapa en la cual se evala el evento, identificando fortalezas, debilidades y propuestas y
lecciones aprendidas, susceptibles de ser aplicadas en eventos posteriores.
Adems, les precisa que durante esta gua de aprendizaje se van a enfocar en la etapa de pre-evento y en la
siguiente gua de aprendizaje se trabajar sobre las etapas siguientes: Evento y Post-evento.
d) Por ltimo, el docente informa y enfatiza que:
Esta gua de aprendizaje tiene una duracin de 30 horas La evaluacin se realizar a travs de dos
evidencias de aprendizaje que consisten en: una identificacin de aciertos y desaciertos en relacin
protocolo y planeacin de eventos en una foto-noticia seleccionada por cada estudiante y en la segunda
los estudiantes deben realizar Un documento con la planeacin de un evento (por grupos mximo de 4
personas).
 Les recuerda que segn el Manual de Convivencia del Cefit, los estudiantes slo tienen derecho a un plan
de mejoramiento por actividad de aprendizaje (*).
4.2 Momento de Desarrollo del proceso de aprendizaje. Tiempo propuesto: 22 horas.
a) El docente realiza una presentacin sobre la definicin de los siguientes trminos: Qu es logstica? Qu es un
evento? Qu clase de eventos existen? Tipos de eventos segn su objetivo? Qu es un cronograma? Cmo
se realizan los cronogramas de los eventos? Qu es un check list o lista de chequeo?. Los estudiantes realizan
preguntas y el docente resuelve todas sus dudas.
b) Los estudiantes, deben conformar equipos -mximo de cuatro personas- quienes van a trabajar juntos en la
planeacin y organizacin de un evento. Al respecto, el docente los orienta para que realicen la primera actividad,
la cual consiste en:
elaborar una lluvia de ideas sobre tipos de eventos,
seleccionar un evento en el cual va a trabajar
responder la pregunta Qu se necesita para realizar ese evento?,
realizar un cronograma logstico de lo que van a necesitar para llevar a cabo ese evento.
c) Despus de seleccionar el evento cada equipo debe realizar un cronograma logstico de lo qu van a necesitar
para llevar a cabo el evento. Cada equipo debe exponer su cronograma al grupo y el docente se encargar de
realizar las conclusiones pertinentes.
d) Despus de socializar cada uno de los cronogramas, se entrega a cada equipo los puntos de partida para
organizar un evento, ellos deben volver a reunirse y reorganizar el cronograma del evento asignado segn los
puntos clave.
e) Teniendo en cuenta los cambios realizados a cada uno de los cronogramas en una mesa redonda se realiza la
conclusin y se cuenta la experiencia de construir un cronograma antes y despus de conocer los puntos clave
para desarrollar un evento.
f) El docente realiza en el tablero un glosario de palabras claves para la Logstica de eventos como lo son: Protocolo,
Precedencias, Mesa de honor, Maestro de Ceremonia, Ceremonia, Etiqueta, Cortesa, entre otros.
g) Cada uno de los equipos, de los previamente establecidos, escoger dos palabras -mximo tres- del glosario para
realizar una investigacin sobre las palabras seleccionadas. Cada uno de los equipos debe realizar la explicacin
de la palabra escogida una manera creativa para dejar establecido un glosario durante el desarrollo del mdulo.
h) El docente realiza una explicacin general de las necesidades de protocolo dentro de un evento, herramientas
bsicas para la organizacin de los mismos. Los conceptos principales a trabajar son: Ubicacin de
personalidades segn las precedencias, Mesa principal o de honor, Ubicacin de banderas, atril, mantel, libreto y
tarima, Ubicacin de sillas y flores, Usos de agua, invitaciones o tarjetas, presentador o maestro de ceremonia,
Anfitriones e invitados especiales.
i) Luego de tener muy claro estos conceptos el docente le presenta a los estudiantes una pelcula the wedding
planner, la cual pasarn a realizarle un anlisis. Dentro del anlisis se deben identificar diferentes conceptos de
organizacin de eventos. Despus de analizar la pelcula en mesa redonda se pasa a realizar una conclusin con
todo el grupo.
j)
k) Cada estudiante deben traer una foto noticia, donde se evidencie un acto protocolario. Cada estudiante debe hacer
entrega de su foto noticia marcada y se entregarn aleatoriamente la foto noticias a los estudiantes. Es importante
tener claro que el estudiante que no traiga foto noticia no podr realizar el trabajo de anlisis. Luego cada
estudiante de acuerdo a la foto noticia asignada por el docente debe realizar un anlisis de los aciertos y
desaciertos. Cada estudiante debe entregarle al docente su anlisis y est constituir la primera nota.
l) El docente luego de calificar cada uno de los anlisis de los estudiantes de la foto noticia los devuelve
aleatoriamente y se realiza en mesa redonda una conclusin de lo aprendido
m) Cmo ya los estudiantes tienen bases slidas acerca de la organizacin de eventos pasamos a introducirlos en las
diferentes etapas de un evento que son:
n) Pre-evento: comprende todo lo relacionado con la planeacin y organizacin del evento
o) Evento: direccin de todas las actividades dentro y relacionadas con el entorno del evento
p) Post- evento: toda lo relacionado a la evaluacin del evento
q)
r) Con toda la informacin brindada a los estudiantes, en los mismos equipos deben realizar la planeacin de un
evento. El tema ser asignado por la o el docente y ellos deben realizarle toda la etapa 1 de organizacin de
eventos. ste constituir el segundo producto entregado al docente.
s) Cada estudiante deber informar al docente si va a hacer uso del recurso plan de mejoramiento, para programar
lugar, fecha y hora de aplicacin (*).
4.3 Momento de Cierre del proceso de aprendizaje. Tiempo propuesto: 1 horas.
a) Los estudiantes manifestarn el grado de cumplimiento de sus expectativas personales, socializaran los
aprendizajes obtenidos, las fortalezas adquiridas y las debilidades que presentan dentro del proceso de
formacin.
 b) Docente y estudiantes realizan las aclaraciones y refuerzos que se considere necesario para el logro de los
resultados de aprendizaje.
c) El docente aplicar planes de mejoramiento, a aquellos estudiantes que lo hayan solicitado, siempre y cuando
stos cumplan con el parmetro institucional establecido (*)
d) El docente valora las evidencias recolectadas en el plan de mejoramiento y entrega los resultados a los
estudiantes, e informa quines debern repetir la actividad en el siguiente semestre.
(*) El estudiante slo tendr derecho a hacer uso del recurso Plan de Mejoramiento, una (1) vez por cada actividad de aprendizaje, independiente de
que durante la actividad de aprendizaje se recolecte una o ms evidencias de aprendizaje.

5 Evaluacin
Criterio (s) de evaluacin (relacionados) Evidencias de aprendizaje / Tcnicas e instrumentos de evaluacin
Define el objetivo del evento con Tipo de evidencia: De producto
claridad. Descripcin: 1 documento con la planeacin de un evento (ojal en
Incluye en la planeacin los pequeos grupos)
cronogramas, los comits, el objetivo del Tcnica: Valoracin de producto
evento y contactos, teniendo en cuenta Instrumento: Lista de chequeo
el tipo de evento.
Incluye en la planeacin el montaje de
acuerdo con requerimientos del cliente y
tipo de evento.
Destina la infraestructura de acuerdo
con tipo de evento y normas de
protocolo

6 Requisitos y condiciones necesarias para el desarrollo de la gua de aprendizaje

Ambientes escenarios de aprendizaje (reales y/o simulados-, propios o va alianzas convenios con empresas y
organizaciones)
Aula de clase
Aula taller
Equipos y herramientas:
Computador
Video beam
Herramientas, instrumentos y equipos de mecnica.
Materiales Educativos e insumos:
Presentacin en ppt.
Manuales tcnicos
Reglamento interno del taller.
Fotocopias
Bibliografa:
Manual de protocolo, Universidad del Norte, Divisin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas
Manual de Relaciones Pblicas y Protocolo, Ministerios de Relaciones Exteriores de Colombia, Direccin de
Protocolo 2006

7 Autores:
Elaborada por: Fecha de DD MM AA
Lina Mara Jaramillo Lpez elaboracin 04 07 2012
Adaptada por: Fecha de DD MM AA
adaptacin