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GUA PARA LA FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN

DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Bogot D.C. Septiembre 2016


GUA PARA LA FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento Cdigo: G-EM-01 Versin 03

CONTENIDO

1. OBJETIVO..3

2. ALCANCE...3

3. TRMINOS Y DEFINICIONES ... .3

4. PASOS PARA LA FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE LOS PLANES DE


MEJORAMIENTO..5

4.1. IDENTIFICAR EL HALLAZGO.6

4.2. SOLICITAR LA MEJORA..8

4.3. ASIGNAR EL RESPONSABLE DE LA MEJORA....11

4.4. FORMULAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO.13

4.5. VALIDAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO..22

4.6. REVISAR Y APROBAR EL PLAN DE MEJORAMIENTO.....23

4.7. EJECUTAR LAS ACCIONES Y REALIZAR SEGUIMEINTO AL PLAN DE


MEJORAMIENTO....24

4.8. EVALUAR LOS RESULTADOS DEL PLAN DE MEJORAMIENTO.26

4.9. REVISAR LA EFICACIA DEL PLAN DE MEJORAMIENTO.28

4.10. PRESENTAR INFORME FINAL29

5. MARCO LEGAL29

6. REQUISITOS TCNICOS..30

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS..31

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EVALUACIN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento Cdigo: G-EM-01 Versin 03

1. OBJETIVO

Establecer directrices para facilitar la formulacin, seguimiento y evaluacin de la eficacia de los planes de
mejoramiento del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Repblica que se originen como respuesta a
las Oportunidades de Mejora, No Conformidades Reales o Potenciales.

2. ALCANCE

Esta gua debe ser aplicada por todos los servidores del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
Repblica, durante la ejecucin de las actividades de formulacin, seguimiento y evaluacin de los planes de
mejoramiento preventivo, correctivo o de mejora.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Accin Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad detectada u
otra situacin no deseable.

Accin Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u
otra situacin potencial no deseable.

Accin de Mejora: Criterio para mejorar un proceso, procedimiento o actividad.

Causa: Motivo, fundamento u origen de una accin indeseada.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito legal, tcnico, funcional y de procedimiento.

Criterio de Solucin: Capacidad o facultad que se tiene para comprender algo o formar una opinin acertada sobre
una situacin encontrada.

Efectividad: Medida del impacto de la gestin en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los
recursos utilizados y disponibles.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados.

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Flujo: Serie de pasos secuenciales para realizar un proceso, procedimiento, actividad o tarea.

Hallazgo: Situacin encontrada o evidencia en un proceso de auditora.

Mejora: Progreso o aumento de algo, cambio o modificacin hecha en algo para mejorarla. Para el Aplicativo
SIGEPRE, la mejora significa plan de mejoramiento.

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Meta: Resultado esperado de las acciones que se formulan en los planes de mejoramiento, los cuales se pueden
convertir en puntos de control.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito legal, tcnico, de organizacin o cliente. Se constituye cuando


existe evidencia objetiva del incumplimiento.

No Conformidad Real: Incumplimiento de un requisito legal, tcnico, de organizacin o cliente.

No Conformidad Potencial: Hecho o situacin que podra generar el incumplimiento de un requisito legal, tcnico,
de la organizacin o del cliente.

Oportunidad de Mejora: Accin para mejorar un procedimiento, proceso o actividad.

Observacin: Se constituye como una No Conformidad Potencial.

Plan de mejoramiento: Criterios de soluciones para una no conformidad real o potencial u oportunidad de mejora.

Plan de mejoramiento Eficaz: Cuando los resultados de las acciones tomadas cumplen con el criterio de solucin,
eliminar o reducir las causas que originaron las No Conformidades Reales o Potenciales.

Recomendacin: Se constituye como una Oportunidad de Mejora.

Seguimiento a la implementacin de las acciones: verificacin efectuada para confirmar que las acciones
planificadas se hayan implementado.

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento Cdigo: G-EM-01 Versin 03

4. PASOS PARA LA FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE PLANES DE


MEJORAMIENTO

De acuerdo con el procedimiento de formulacin, seguimiento y evaluacin de los planes de mejoramiento - P-EM-
06, se describen a continuacin las actividades que se deben llevar a cabo para la formulacin de las mejoras en el
Aplicativo SIGEPRE (Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la Repblica) - Mdulo de Mejoras:

Tiempo de Opciones sobre la


No Nombre Descripcin
Solucin mejora
En este paso el responsable del
Asignar proceso y/o dependencia debe
Proceso
1 Responsable de la asignar una persona, quien se 4 Das
encargar de formular el plan de rea Organizativa
Mejora
mejoramiento.
Formule el plan de acuerdo a las no
conformidades resultantes de: -
Auditora de Gestin de Calidad - Fuente del Hallazgo
Auditoras Internas - Riesgos - Anlisis Causa o Accin de Mejora
de Datos - Autocontrol - Tratamiento
Formular el Plan Meta
2 de Servicio No Conforme - Planes - 10 Das
de Mejoramiento Auditora Externa Contralora General Tipo de Plan
de la Repblica - Auditora Externa Acciones
ICONTEC - Auditora Externa (Otras) - Opcin de Tratamiento
Revisin por la Direccin NIIF
SGSST SGSI.
Paso donde el responsable del
Proceso y/o Dependencia valida la Causa o Accin de Mejora
Validar el Plan de
3 formulacin del plan y remite a la 4 Das Meta
Mejoramiento Oficina de Control Interno para su Acciones
aprobacin.
La Oficina de Control Interno revisar
Revisar y aprobar la coherencia de la accin de mejora Causa o Accin de Mejora
4 el Plan de respecto al hallazgo, el anlisis de 10 Das Meta
Mejoramiento causas, las tareas planteadas y la Acciones
meta a lograr.
Ejecutar las El responsable designado por la
dependencia o proceso registra la
acciones y realizar Fecha asignada en la
informacin soporte de los resultados
5 seguimiento al obtenidos de las acciones y metas
formulacin del Plan Acciones
Plan de planteadas en el plan de de Mejoramiento
Mejoramiento mejoramiento.

Verificar los La Oficina de Control Interno evala


resultados del los resultados alcanzados y
6 presentados en el plan de
10 Das
Plan de Acciones
Mejoramiento mejoramiento

Revisar la Eficacia La Oficina de Control Interno evala la


7 del Plan de eficacia de las acciones formuladas en Acciones
Mejoramiento el plan de mejoramiento.
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4.1 Identificar el Hallazgo

En esta actividad el responsable del proceso o dependencia con su equipo de trabajo, realizar la identificacin del
tipo de hallazgo que se est presentando, de acuerdo con las siguientes fuentes:

1. Auditoras de Gestin de Calidad: Corresponden a las auditoras de calidad practicadas a los Procesos
del Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la Repblica - SIGEPRE. Ver Manual de Auditoras
Internas M-EM-01 y Procedimiento P-EM-01.

2. Auditoras Internas: Corresponden a las auditoras realizadas por la Oficina de Control Interno en su rol
de evaluador independiente a los procesos y/o dependencias de la Entidad. Ver Manual de Auditoras Internas
M-EM-01 y Procedimiento P-EM-01.

3. Riegos: Se presenta por la evaluacin de la Oficina de Control Interno y por el Monitoreo que realizan los
responsables de los procesos y/o dependencias: Ver Lineamientos para la Administracin del Riesgo L-DE-01.

4. Anlisis de Datos: Revisin de los reportes de los datos de los indicadores establecidos por Planes
Estratgico y Operativo, de Procesos y Gestin del Riesgo. Ver Procedimiento Formulacin, Registro y Anlisis
de Indicadores P-DE-02.

5. Autocontrol: Resultado obtenido en Subcomits de Control Interno, reuniones de seguimiento a la gestin


del proceso y/o dependencia. Ver Resolucin 4478 de 2012.

6. Tratamiento del Servicio No Conforme: Resultado obtenido por la evaluacin en la prestacin del servicio
que los procesos misionales efectan y no es conforme. Ver Procedimiento para el Tratamiento de Servicios no
Conforme P-AU-01.

7. Planes: Resultado obtenido de la revisin que las dependencias realizan a su planeacin y en el


seguimiento efectuado por la Oficina de Planeacin. Ver Procedimiento Formulacin y Seguimiento a la
Planeacin Estratgica y Operativa Institucional P-DE-01.

8. Auditoras Externas de la Contralora General de la Repblica: Los hallazgos declarados como resultado
de las auditoras practicadas por este Ente de Control, en ejercicio del control fiscal, la Oficina de Control
Interno lo registra en el aplicativo SIGEPRE Mejoras los hallazgos y se realiza seguimiento.

9. Auditora Externa del ICONTEC: Los aspectos no conformes y oportunidades de mejora declarados por
el ente certificador en la revisin del SIGEPRE, la Oficina de Planeacin registra en el aplicativo SIGEPRE
Mejoras los hallazgos y se realiza seguimiento.

10. Auditoras Externas Otras (como Procuradura, Archivo General de la Nacin): los aspectos no
conformes declarados como resultado de las auditorias que practican estos rganos de control en el

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ejercicio de sus funciones, la Oficina de Control Interno los registra en el aplicativo SIGEPRE mejoras los
hallazgos y se realiza seguimiento.

11. Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias: se presenta por la evaluacin de los resultados de las
encuestas practicadas a los clientes de la entidad - Retroalimentacin con el cliente. Ver Manual de Servicios
Misionales M-AU-01, y por las auditoras practicada por la Oficina de Control Interno.

12. Revisin por la Alta Direccin: Resultado de la revisin que realiza la Alta Direccin al Sistema Integrado
de Gestin de la Presidencia de la Repblica SIGEPRE una vez al ao. Ver Procedimiento Revisin del
Sistema Integrado de Gestin P-DE- 06. La Oficina de Planeacin registra los planes de mejoramiento en el
aplicativo SIGEPRE.

13. Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF): Se presenta por el resultado obtenido de las
auditoras practicadas y por la autoevaluacin y autocontrol que realicen los procesos y/o dependencias.

14. Sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo (SGSST): Se presenta por el resultado obtenido
de las auditoras practicadas y por la autoevaluacin y autocontrol que realicen los procesos y/o
dependencias.

15. Sistema de Gestin de la Seguridad de la informacin (SGSI): Se presenta por el resultado obtenido de
las auditoras practicadas y por la autoevaluacin y autocontrol que realicen los procesos y/o dependencias.

4.2 Solicitar la Mejora

Teniendo en cuenta lo anterior, el responsable del proceso y/o dependencia o funcionario designado a travs del
Aplicativo SIGEPRE Sistema Gestin de Calidad SGC - Mdulo MEJORAS, solicita la formulacin del plan de
mejoramiento. Es importante tener en cuenta que:

Si el origen del hallazgo es por Auditora Interna de Calidad o de Gestin, por la Contralora General de la
Repblica, Archivo general de la Nacin, Procuradura u otra, la Oficina de Control Interno realiza la solicitud
de la mejora en el aplicativo y la remite al responsable del proceso para la formulacin de las acciones
correspondientes.

Si el origen del hallazgo es por Auditora Externa de Calidad, la Oficina de Planeacin es quien realiza la
solicitud de la mejora en el aplicativo y la remite al proceso responsable, para la formulacin de las acciones.

El responsable del proceso y/o dependencia o funcionario designado ingresa al aplicativo SIGEPRE y selecciona el
mdulo MEJORAS como se indica a continuacin:

Paso 1: Ingresar al Aplicativo SIGEPRE: en la pgina principal del computador identifique el cono del SIGEPRE,
como se muestra a continuacin con la marcacin azul:

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Paso 2: Registrar los datos: Dominio seleccionar Presidencia.int; Usuario: escriba el usuario con el cual ingresa
a su computador; Contrasea: escriba su contrasea con la cual inicia sesin en su computador e ingresar como se
muestra en el pantallazo siguiente:

Paso 3: Ingresa al mdulo Mejora: Cuando ingresa al aplicativo ste le muestra en la parte izquierda todos los
mdulos del aplicativo, como se muestra a continuacin y parte seleccionada dar clic.

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento Cdigo: G-EM-01 Versin 03

Paso 4: Seleccionar la opcin Solicitud: Cuando ingresa al mdulo MEJORAS, en la parte izquierda aparecen las
aplicaciones del mdulo, seleccione solicitud y diligencie la siguiente informacin:

Indicar la abreviatura del proceso responsable, seguido de un texto breve que identifique el hallazgo
declarado. Ej. DE Correccin y Accin Correctiva.
Escoja el tipo: No Conformidad Real, No Conformidad Potencial u Oportunidad de Mejora
Se genera automticamente

El sistema le indica el Flujo de Planes de mejoramiento

Seleccionar si es empresa, rea organizativa o proceso

Si el hallazgo est relacionado con plan, indicador, formato, documento, mejora, entre otros.
Automticamente el sistema registra el autor de la mejora

Registrar el hallazgo conforme fue declarado por las fuentes: Actividad Uno procedimiento P-EM-06:

Ejemplo: Cuando no se alcanzan los resultados planificados, no se toma correccin y accin


correctiva. Aunque se han realizado acciones, no hay evidencia de accin correctiva. Numeral
8.2.3 de la norma NTCGP1000:2009

Adjuntar y/o asociar los documentos que


tienen relacin directa con el hallazgo.

Enva la informacin, y el sistema muestra la


operacin exitosa. Automticamente contina a la
etapa 2 Asignacin de Responsable

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Nota: En el campo "Nombre", se debe tener en cuenta las abreviaturas de los procesos establecidas en el aplicativo.
Ejemplo: EM-monitoreo riesgo del proceso.

Nombre Proceso Abreviatura

Adquisicin de Bienes y Servicios BS


Atencin al Usuario AU
Direccionamiento Estratgico DE
Evaluacin, Control y Mejoramiento EM
Gestin Administrativa GA
Gestin Documental GD
Gestin Financiera GF
Gestin Jurdica GJ
Gestin de Asuntos Polticos AP
Gestin de Seguridad, Apoyo Logstico Presidencial y Comunicacin y Prensa SA
Talento Humano TH
Tecnologas de Informacin y Comunicaciones TI

Cuado se trate de los otros sistemas tambien deber acompaar la sigla anterior con las NIIF, SGSST, SGSI:
Ejemplo: GF-NIIF-Plan de Implementacin.

4.3 Asignar Responsable de la Mejora

En esta actividad, el responsable del proceso y/o dependencia asigna a la persona que se va a encargar de formular
el plan de mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE.

Paso 1: Una vez creada la solicitud, el responsable del proceso y/o dependencia ingresa en el Aplicativo SIGEPRE
Mdulo SGC Mejoras (Ver pasos de ingreso 1, 2 y 3 de la actividad anterior), en el link "mis responsabilidades"

Una vez ingrese a mis responsabilidades, el sistema le mostrar el nombre de la mejora, como se muestra a
continuacin:

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Asignar
Responsable
de
formular

Paso 2: Seleccionar Proceso y rea organizacional, Escribir comentario y continuar flujo: una vez ingresa al
nombre de la mejora, se despliega la siguiente ventana; en la parte del comentario se debe registrar la informacin
correspondiente a la asignacin del funcionario para la formulacin del plan de mejoramiento y continuar el flujo,
as:

Seleccionar el Proceso al cual pertenece

Seleccionar el rea organizacional

Escribir: Se asigna al Funcionario o Responsable de la formulacin del plan de


mejoramiento

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Es guardar la informacin que se ha Es continuar el flujo a la


Se reasigna esta etapa a otro
diligenciado, se mantiene en sus siguiente etapa, en este
funcionario, para que realice la
responsabilidades. No contina el caso a la formulacin del
asignacin de responsable.
flujo. plan.

Paso 3: Seleccionar nombre: Una vez se contina el flujo, el sistema le mostrar el siguiente recuadro en el cual
se selecciona el nombre del funcionario designado para formular el plan de mejoramiento.

Seleccione el nombre del


funcionario

Guarda la informacin, y el sistema muestra la


operacin exitosa. Automticamente contina a la
etapa 3 Formulacin

Nota: El responsable del Proceso cuenta con 4 das para realizar la asignacin correspondiente. Si se realiza
despus del tiempo programado, el sistema reportar el vencimiento de esta actividad.

4.4 Formular el Plan de Mejoramiento

Cuando el responsable del proceso y/o dependencia ha designado al funcionario para formular el plan de
mejoramiento en el aplicativo, este funcionario debe ingresar al aplicativo SIGEPRE Mdulo MEJORAS Mis
responsabilidades y diligenciar las siguientes casillas:

Paso 1: Seleccionar la fuente del Hallazgo

En esta casilla del aplicativo SIGEPRE mdulo MEJORAS, se despliegan las siguientes alternativas

1. Auditoria de Gestin de Calidad


2. Auditoras internas

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3. Riegos
4. Anlisis de datos
5. Autocontrol
6. Tratamiento del Servicio No conforme
7. Planes
8. Auditoria Externa de la Contralora General de la Republica
9. Auditoria Externa del ICONTEC
10. Auditoras Externas Otras (como Procuradura, Archivo General de la Nacin)
11. Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias
12. Revisin por la Direccin
13. Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF)
14. Sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo (SGSST
15. Sistema de Gestin de la Seguridad de la informacin (SGSI

Y se debe seleccionar una de ellas, como se muestra en el siguiente esquema:

Seleccione la fuente del hallazgo. Ej.


Auditoria Interna de Calidad

Paso 2: Identificar y registrar las causas que generaron la No Conformidad Real o Potencia, o registre la
accin de mejora

Identifique y registe en esta casilla las causas principales que dan origen al aspecto no conforme encontrado o a la
situacin de mejora, como se muestra a continuacin:

Escriba Aqu las causas identificadas segn la


tcnica aplicada o situacin encontrada o la
situacin que pretende mejorar

Para una mejor comprensin se presenta a continuacin la descripcin de tres herramientas efectivas, para
determinar cules son las causas que originaron el aspecto no conforme:

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1. Tcnica de los "5 Por qu?"

Es una tcnica sistemtica de preguntas, que consiste en preguntar el por qu? del hallazgo de manera consecutiva,
hasta llegar a la causa raz que origin el problema. Esta tcnica requiere que el equipo pregunte Por qu? Al
menos cinco veces para lograr mayores niveles de detalle.

Ejemplo:

Hallazgo

Se evidenci que el Proceso ABC, no est dando cumplimiento a las directrices establecidas en el Manual de Gestin
de Correspondencia y Archivos Oficiales SIGOB, en cuanto a la organizacin de las carpetas del archivo de gestin,
toda vez que los documentos se encuentran en AZ, sin foliar, sin ndice y legajadas incorrectamente, lo que dificulta
el control de los registros de acuerdo con lo definido en el numeral 4.2.4 de la norma NTCGP1000:2009.

Anlisis

1. Por qu las carpetas no se estn organizando de conformidad con lo establecido en el Manual de


Correspondencia y Archivos Oficiales?

Causa. No se conocen las directrices dadas en el manual.

2. Por qu no hay conocimiento de las directrices dadas en el manual?

Causa. No se ha dado acompaamiento por parte del Proceso de Gestin Documental

3. Por qu no se ha dado acompaamiento por parte del Proceso de Gestin Documental?

Causa. Los funcionarios no han solicitado el acompaamiento y capacitacin en el Manual.

4. Por qu los funcionarios no han solicitado el acompaamiento y capacitacin en el Manual?

Causa. No existe conciencia de la importancia de archivar los documentos de conformidad con los
estndares establecidos.

5. Por qu no existe conciencia de la importancia de archivar los documentos de conformidad con los
estndares establecidos?

Causa. No se ha hecho socializacin ni sensibilizacin por parte del Proceso de Gestin Documental de las
directrices y protocolos en materia del manejo documental.

Una vez se ha identificado la causa raz, que para el ejemplo seria la numero cinco (5), se procede a formular
las acciones correspondientes (ver paso 4).

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2. Tcnica de la Lluvia de Ideas

Es una tcnica que tiene por objeto generar ideas en un ambiente de trabajo grupal, en el que todos pueden hacer
sugerencias y aportar ms y mejores ideas de las que se podran producir trabajando de forma independiente1.

Se busca la participacin de todos los servidores pblicos que participan en el proceso y/o dependencia. En esta
tcnica no est permitido evaluar, criticar ni minimizar.

Pasos a seguir:

Identificar el hallazgo entre todos.


Formular las posibles ideas de causas que dan origen al hallazgo
Ordenar las ideas de causas de mayor importancia.
Se seleccionan las ideas que ms se ajusten a los criterios establecidos, como expectativas, tiempo
determinado, recursos, entre otros.
Con los criterios definidos se valoran las ideas ms afines y se obtienen las conclusiones que expresaran
la mejor solucin al problema o la causa raz.

Ejemplo:

Hallazgo: para la redaccin de hallazgos es importante tener en cuenta lo establecido en el Procedimiento de Auditoras
Internas P-EM-01, as:

La entidad no aplica mtodos apropiados para el seguimiento de los procesos del Sistema de Gestin de la
Calidad y su medicin. El *Indicador Tramite de Correspondencia Oficial Externa, del proceso de Gestin
Documental se tiene un resultado a junio de 2011 de 69% Vs una meta de mnimo 90%. No hay evidencia de
las acciones correctivas tomadas. Numeral 8.2.3 de la norma NTCGP1000:2009.

Anlisis de Causas

1. No se realizar anlisis de los datos de los indicadores para tomar decisiones.

2. No se conoce el procedimiento para definir correcciones, acciones preventivas y correctivas, cuando se


analizan los datos de los indicadores.

3. Los funcionarios enlaces no ha recibido capacitacin en todas las funcionalidades del aplicativo SIGEPRE,
para formular acciones preventivas y correctivas.

1 Alex Osborne -1941


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4. Los responsables del reporte de los indicadores consideran que el anlisis de datos y tendencia no es
obligatorio.

5. Los indicadores que meden el proceso no son los adecuados.

6. Las herramientas utilizadas no permite realizar un anlisis adecuado para tomar acciones.

7. No hay claridad sobre los conceptos aplicados para el seguimiento y medicin de los proceso.

8. El lder del proceso junto con su equipo de trabajo no se renen para realizar la evaluacin y seguimiento
al proceso.

Las ideas de causas No. 1 y 2 son las ms afines en cuanto al origen del aspecto no conforme, por tanto se priorizan
para la formulacin de las acciones de mejora (ver paso 4).

3. Diagrama Causa Efecto

El diagrama causa-efecto es una forma de organizar y representar las diferentes teoras propuestas sobre las causas
de un problema. Se conoce tambin como diagrama de Ishikawa2 o diagrama de espina de pescado y se utiliza en
las fases de diagnstico y solucin de la causa.

Un diagrama de Causa-Efecto es educativo, sirve para que los servidores pblicos conozcan en profundidad el
proceso con que trabajan, visualizando con claridad las relaciones entre los efectos y sus causas. Sirve tambin para
guiar las discusiones, al exponer con claridad los orgenes de un problema de calidad y permite encontrar
rpidamente la causa raz cuando el proceso se aparta de su funcionamiento habitual.

Para construir un diagrama causa-efecto se debe:

- Establecer claramente el problema (efecto) que va a ser analizado. En este caso el hallazgo.

- Disear una flecha horizontal apuntando a la derecha y escribir el problema al interior de un rectngulo localizado
en la punta de la flecha.

- Proponer una "Lluvia de ideas" para identificar el mayor nmero posible de causas que pueda estar
contribuyendo para generar el problema, preguntando "Por qu est sucediendo?".

- Agrupar las causas en categoras. Una forma muy utilizada de agrupamiento es la siguiente: Mquina
(Computadores o Software), mano de obra (Funcionarios y contratistas), mtodo (Procesos), materiales
(Informacin) y medicin (indicadores).

2 Kaoru Ishikawa - 1943


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- Para comprender mejor el problema, busque las subcausas o haga otros diagramas de causa y efecto para cada
una de las causas encontradas.

- Escribir cada categora dentro de los rectngulos paralelos a la flecha principal. Los rectngulos quedarn
entonces, unidos por lneas inclinadas que convergen hacia la flecha principal.

- Se pueden aadir las causas y subcausas de cada categora a lo largo de su lnea inclinada, si es necesario,
ejemplo:

Identificacin de la causa ms relevante:

Una vez analizado el diagrama construido, se analiza la causa que origina el problema, en este caso sera: Fallas en
la aplicacin del procedimiento para el control de registros por falta de divulgacin. Despus se determinan las
acciones (ver paso 4).

Nota. Las Oportunidades de Mejora no requieren anlisis de causas y se formula en el Aplicativo SIGEPRE, Mdulo
SGC - Mejoras.

Paso 3: Identificar y registrar las Metas

En esta casilla identifique y registre las metas que dan cumplimiento a las acciones de eliminacin o minimizacin
del hallazgo.
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Estas metas podrn ser puntos de control en el proceso y se identificaran en la documentacin del mismo
(Lineamientos, Caracterizaciones, Procedimientos y/o Formatos).

A continuacin se muestra como se registra en el aplicativo SIGEPRE:

Registre aqu las metas identificadas

Paso 4: Seleccionar el Tipo de Plan

Para el momento de la formulacin se debe tener en cuenta el aspecto declarado, la accin a definir y el tipo del
plan, as:

Aspecto declarado Accin Tipo de Plan


Correctiva
No Conformidad Real Correctivo
Esta accin debe ser apropiada a los
efectos de las No Conformidades.
Preventiva
No Conformidad Potencial Preventivo
Esta accin debe ser apropiada a los
efectos de los problemas potenciales.

Oportunidad de Mejora Acciones de mejora Mejora

Nota: Si analizados los efectos y la frecuencia de la no conformidad potencial estos no representan un alto impacto
para el logro de los resultados del proceso, se puede optar por asumir la no conformidad (riesgo). Ver Lineamientos
para la Administracin del Riesgo L-DE-01.

En esta casilla del aplicativo SIGEPRE - mdulo MEJORAS, seleccione el tipo de plan que se requiere, como son:

- Correctivo: Cuando se requiere corregir el incumplimiento de un requisito legal, tcnico, de la organizacin y del
cliente.
- Preventivo: Cuando se requiere implementar acciones pata mitigar los riesgos
- De mejora: Cuando se requiere implementar acciones para mejorar el proceso o procedimiento.

Seleccione aqu el tipo de plan:


preventivo, correctivo o de mejora

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Paso 5: Seleccione el Aprobador de Tareas

En esta casilla indique el nombre del jefe o responsable del proceso encargado de aprobar las tareas o acciones de
la mejora:

Seleccione el
nombre

Paso 6: Formulacin de acciones preventivas o correctivas y de mejoras

Registre en esta casilla del aplicativo SIGEPRE mdulo MEJORAS, las acciones preventivas y/o correctivas que
garanticen la eficacia y efectividad, en el cumplimiento del plan de mejoramiento o las acciones de mejora.

Registre aqu la accin


Registre Registre Registre el responsable

Registre aqu la accin Registre Registre Registre el responsable

Registre aqu la accin Registre el responsable


Registre Registre
Registre aqu la accin Registre Registre Registre el responsable

Para la adopcin de acciones es importante tener en cuenta las causas identificadas y el anlisis de los efectos, de
tal manera que la accin asegure el cumplimiento del criterio de solucin, en cuanto a la reduccin o eliminacin de
la causa raz que gener la No Conformidad.

Nota: El responsable de formular el plan de mejoramiento cuenta con 10 das para realizar esta operacin. Si se
realiza despus del tiempo programado, el sistema reportar el vencimiento de esta actividad.

Paso 7: Por ltimo el funcionario designado, podr continuar el flujo, as:

Continuar el flujo al siguiente paso, en


este caso a la asignacin de
responsable de ejecucin y seguimiento

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GUA PARA LA FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y
EVALUACIN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento Cdigo: G-EM-01 Versin 03

Es importante tener en cuenta que una vez se oprime Continuar flujo, el sistema le solicita asignar el responsable
de la actividad de ejecutar las acciones y realizar seguimiento al plan de mejoramiento y la fecha lmite de
terminacin del plan, la cual debe estar alineada con la ltima fecha de la accin que se va implementar.

Seleccione el nombre del responsable

Guarda la informacin, y el sistema le


mostrar que la operacin es exitosa.
Automticamente contina a la etapa
Validacin de la Mejora

Nota: Los planes de mejoramiento de la Contralora General de la Repblica se formulan y controlan en el formato
suministrado por esta entidad y el seguimiento es responsabilidad de la Oficina de Control Interno. Sin embargo, se
deber cargar en el aplicativo SIGEPRE mdulo de Mejoras para tener el control de la informacin y reporte de los
mismos.

Nota: Los planes de mejoramiento por Auditora externa ICONTEC, sern cargados por la Oficina de Planeacin
y los procesos y/o dependencias responsables, formularan el plan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento
formulacin, seguimiento y evaluacin de planes de mejoramiento P-EM-06 y lo expuesto en la presente gua.

4.5 Validar el Plan de Mejoramiento

En este paso el responsable del proceso y/o dependencia, revisa que el plan de mejoramiento quede correctamente
formulado, diligencia el comentario y remite a la Oficina de Control Interno para su aprobacin. De lo contrario, se
devuelve para ajustes.

El Responsable del Proceso y/o Dependencia ingresa al mdulo MEJORAS, mis responsabilidades y el sistema
le mostrar lo siguiente:

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento Cdigo: G-EM-01 Versin 03

Escribir Aqu: Se remite el plan de Mejoramiento para aprobacin o se devuelve para ajuste

Se devuelve la mejora para


que el formulador ajuste el
plan de mejoramiento
Continuar el flujo al siguiente
paso, Aprobacin del plan

Luego el sistema le solicitar confirmar el paso y se acepta.

El sistema le mostrar que la


operacin es exitosa.
Automticamente contina a la etapa
Aprobacin del Plan de Mejoramiento

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento Cdigo: G-EM-01 Versin 03

4.6 Revisar y Aprobar el Plan de Mejoramiento

La Oficina de Control Interno revisa el plan de mejoramiento formulado, de acuerdo con lo establecido en esta gua
numeral 4.4 Formulacin del plan de Mejoramiento, y verifica que exista coherencia entre las acciones, las metas
y las causas; sean razonables y lleven a establecer puntos de control efectivos en el proceso.

Si el plan de mejoramiento est acorde con la revisin y verificacin, se procede a aprobarlo en el aplicativo
SIGEPRE Modulo de planes- Mis responsabilidades paso revisar y aprobar por parte de la Oficina de
Control Interno as:

Escribir Aqu: Se aprueba el plan de Mejoramiento o las observaciones del caso para ajustes.

Continuar el flujo al
Asignar a otra persona para siguiente paso,
que revise la mejora ejecucin de la mejora
Se devuelve la mejora formulada.
para que se ajuste

Guarda la informacin
Se cancela la mejora que se registra en el
aplicativo. No contina
flujo.

Una vez continuado el flujo, se procede a confirmar el paso a travs del siguiente pantallazo:

El sistema le mostrar que la operacin es


exitosa. Automticamente contina a la
etapa Ejecucin y Seguimiento
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EVALUACIN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento Cdigo: G-EM-01 Versin 03

Cuando el plan de mejoramiento no se ajusta a las necesidades requeridas para solucionar el hallazgo o la mejora,
se devuelve mediante la opcin devolver paso - actividad anterior 4.5 validacin del responsable del proceso.

4.7 Ejecutar las acciones y realizar Seguimiento al Plan de Mejoramiento

El responsable de este paso ingresa al Aplicativo SIGEPRE Mdulo Planes Mis responsabilidades y en mis
tareas reporta los resultados alcanzados de las acciones y metas propuestas, adjuntando las evidencias que dan
cumplimiento al plan de mejoramiento. Ver Procedimiento P-DE-01 Formulacin y seguimiento a la planeacin
Estratgica y Operativa institucional.

O tambin pude ingresar al aplicativo SIGEPRE Modulo de Mejoras Mis responsabilidades: (Ver Solicitar la
mejora pasos de ingreso 1, 2 y 3).

Una vez ingrese a mis responsabilidades, el sistema le mostrar el nombre de la mejora, como se muestra a
continuacin:

Una vez haya ingresado a la mejora paso de Ejecucin y Seguimiento, mostrara las acciones que se deben
diligenciar, ejemplo:

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento Cdigo: G-EM-01 Versin 03

Ingresando en cada una de ellas puede registrar la informacin de su cumplimiento de la misma forma que se cargan
las acciones por el mdulo de planes.

Cuando se termina el cumplimiento de todas las acciones del plan de mejoramiento se procede a reportar en el
aplicativo SIGEPRE Modulo de Mejoras Mis responsabilidades - paso de Ejecucin y Seguimiento en el
campo Cometario, una breve descripcin de los resultados alcanzados y de las metas propuestas y dar clic en el
icono Continuar Flujo, esto con el fin de remitir a la Oficina de Control Interno para su revisin y evaluacin de la
eficacia de las acciones planificadas.

Si se requiere alguna modificacin o ajuste a la mejora, el responsable solicita a travs del aplicativo SIGEPRE
Modulo de Mejoras Mis responsabilidades - paso de Ejecucin y Seguimiento en el campo Cometario,
justifica la necesidad de ajuste de la mejora, y mediante la opcin devolver flujo lo remite a la Oficina de Control
Interno para su aprobacin - paso anterior, actividad 4.6. Revisar y aprobar plan de mejoramiento.

Nota: Cuando requiera ampliar la fecha de las acciones de la mejora, el enlace o responsable de las actividades,
podr ingresar al Aplicativo SIGEPRE Modulo PLANES Mis Responsabilidades y podr realizar el cambio
respectivo, antes del vencimiento de la fecha inicialmente programada en la mejora y da guardar.

Nota: Cuando requiera reprogramar o reformular una o ms acciones de la mejora, deber realizar la solicitud con
cinco (5) das de anticipacin a la fecha de vencimiento. En ningn caso, se podr modificar la fecha una vez vencida
la mejora.

A continuacin se muestra el esquema del aplicativo de cmo se reporta la informacin:

Ej. 1. Se ajust el Procedimiento de Auditoras Internas


2. Se realizaron talleres de capacitacin sobre temas claves para los auditores internos
3. Se realiz seguimiento y retroalimentacin a los auditores internos.

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento Cdigo: G-EM-01 Versin 03

Se devuelve la mejora
para que se ajuste el
plan de mejoramiento Guarda la informacin que se Continuar el flujo al
registra en el aplicativo. No siguiente paso, Verificar
contina flujo. resultados

Una vez continuado el flujo, se procede a confirmar el paso a travs del siguiente pantallazo.

El sistema le mostrar que la operacin es


exitosa. Automticamente contina a la etapa
Verificar los Resultados del Plan de
Mejoramiento

4.8 Verificar los Resultados del Plan de Mejoramiento

Una vez el responsable del paso anterior (numeral 4.7) haya cumplido con la mejora, la Oficina de Control Interno
verifica las acciones conforme al tiempo programado, revisa y analiza los soportes suministrados por el responsable
de la mejora y determina el cumplimiento de las metas. Para esto puede obtener un reporte de ejecucin del plan de
mejoramiento.

Para ello, se ingresa al aplicativo SIGEPRE Modulo de Mejoras Mis responsabilidades explora la mejora y
verifica los resultados del Plan de Mejoramiento.

Seguidamente, se procede a registrar el concepto de la eficacia del plan de mejoramiento en el aplicativo mdulo
de mejoras Mis responsabilidades, como se muestra a continuacin:

Ej. Se cumplieron todas las acciones propuesta, la eficacia del plan de mejoramiento ser
verificado en proceso auditor

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento Cdigo: G-EM-01 Versin 03

Si los resultados obtenidos y la informacin reportada en el


aplicativo SIGEPRE no es la adecuada, se reporta en el
campo de comentarios las observaciones pertinentes, se
devuelve para que se realicen los ajustes necesarios del
caso.

Una vez continuado o devuelto el flujo, se procede a confirmar el paso a travs del siguiente pantallazo.

El sistema le mostrar que la operacin es


exitosa. Automticamente contina a la etapa
Revisar la eficacia de los planes de
mejoramiento

4.9 Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento

La Oficina de Control Interno mediante Auditoras Internas de Gestin y de Calidad, verifica la eficacia de los planes
de mejoramiento finalizados, as:

Auditoras Internas de Gestin de la Oficina de Control Interno, la verificacin se realizar en dos momentos
teniendo en cuenta la periodicidad de ejecucin de los procesos:

1. A travs de las auditoras a las dependencias y/ procesos, definidas en el Programa Anual de Auditoras.
2. A travs de la evaluacin anual a la eficacia de los planes de mejoramiento finalizados.

Auditoras Internas de Calidad, a travs del Ciclo de Auditoras al SIGEPRE programadas en la vigencia.

Los auditores de la Oficina de Control Interno revisaran las acciones implementadas por la dependencia responsable
con ocasin de los planes de mejoramiento finalizados. Adems se verificar que las metas estn definidas como
puntos de control en la documentacin del proceso, ya sea en la caracterizacin del proceso, manual, Lineamiento,
Procedimiento o formato de control.

Cuando el hallazgo persiste, la Oficina de Control Interno solicita a travs del aplicativo SIGEPRE Modulo de
Mejoras la reformulacin del plan de mejoramiento, como se muestra a continuacin:

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EVALUACIN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento Cdigo: G-EM-01 Versin 03

Aqu se escribe el concepto de la verificacin de la eficacia del plan de mejoramiento o la razn por la cual no fue
eficaz.

Ej.: En proceso de auditora al realizar la evaluacin del plan de mejoramiento el grupo auditor determino que este NO
fue eficaz, porque las acciones realizadas no permitieron la eliminacin de las causas de la No conformidad. Razn
por la cual se debe reformular el plan de mejoramiento, con el fin de que se asegure de una manera razonable que el
hecho generador del evento est siendo controlado

Con este cono se devuelve a la


actividad de Asignar el responsable
de la mejora para reformular el plan. Con este icono se da por cumplido
el plan de mejoramiento
evidenciando su eficacia.

4.10 Presentar Informe Final

La Oficina de Control Interno evaluar y presentar anualmente el informe del estado de los planes de mejoramiento,
el cual incluir entre otros los siguientes aspectos:

1. No Conformidades Reales
2. No conformidades potenciales
3. Oportunidades de mejoras

Cada una de ellas se determinar por las siguientes fuentes:

1. Auditoria de Gestin de Calidad


2. Auditoras internas
3. Riegos
4. Anlisis de datos
5. Autocontrol
6. Tratamiento del Servicio No conforme
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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento Cdigo: G-EM-01 Versin 03

7. Planes
8. Auditoria Externa de la Contralora General de la Republica
9. Auditoria externa del ICONTEC
10. Auditoras Externas Otras ( como Procuradura, Archivo General de la Nacin)
11. Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias
12. Revisin por la Direccin
13. Normas Internacionales de Informacin Financiera (NIIF)
14. Sistema de gestin de seguridad y salud en el trabajo (SGSST
15. Sistema de Gestin de la Seguridad de la informacin (SGSI)

Este informe se concluye con los resultados obtenidos y las mejoras que no fueron eficaces, las cuales debern ser
reformuladas en el plan de mejoramiento. Para lo cual, se informar al responsable del proceso y/o dependencia,
una vez haya surtido el trmite respectivo, es decir presentacin del informe final aprobado.

5. MARCO LEGAL

Ley 87 de 1993, Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del Estado y se dictan otras disposiciones.

Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del
orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones
previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones.

Ley 872 de 2003, Por la cual se crea el sistema de gestin de la calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico
y en otras entidades prestadoras de servicios".

Ley 1314 de 2009, Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e informacin financiera y de
aseguramiento de informacin aceptados en Colombia, se sealan las autoridades competentes, el
procedimiento para su expedicin y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento

Decreto 1537 de 2001, Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos
tcnicos y administrativos que fortalezcan el sistema de control interno de las entidades y organismos del
Estado.

Decreto 1599 de 2005, Por el Cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno.

Decreto 4485 de 2009, Por el cual se adopta la actualizacin de la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin
Pblica NTCGP 1000:2009.

Decreto 943 DE 2014, Por el cual se actualiza el Modelo Estndar de Control Interno (MECI).

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento Cdigo: G-EM-01 Versin 03

Decreto 1443 de 2014 y recogido en el 1072 de 2015: Por medio del cual se dictan disposiciones para la
implementacin del sistema de gestin de la seguridad y salud en el trabajo (SG-SST)

6. REQUISITOS TECNICOS

Norma Tcnica para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 Numeral 4.2.1 Generalidades literal d) los
documentos, incluido los registros requeridos por la entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le
permitan asegurarse de la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos.

Norma ISO 27001 es una norma internacional y abierta, cuyo objetivo es establecer los requisitos mnimos con
los que debe cumplir un Sistema de Gestin de la Seguridad de la Informacin (SGSI) en una organizacin.

Modelo Estndar de Control Interno MECI: 1000:2014 Subsistema: De Gestin Componente: Actividades de
Control. Elemento: Manual de Procedimiento.

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Procedimiento Formulacin, Seguimiento y Evaluacin de Planes de Mejoramiento P-EM-06.

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