Explorați Cărți electronice
Categorii
Explorați Cărți audio
Categorii
Explorați Reviste
Categorii
Explorați Documente
Categorii
I A INSTITUIILOR SUBORDONATE
PRIN DEZVOLTAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL INTERN
Termenul control privit din perspectiva etimologic, i are originile n limba latin, provenind
din alturarea a dou cuvinte: contra i rolus; prin acesta se nelege, n sens larg, verificarea unui
act dup original. Din punct de vedere semantic, prin control se nelege o monitorizare permanent
sau periodic a unei activiti, a unei situaii, a unei entiti, ori a unei structuri dintr-o entitate, pentru a
constata evoluia acesteia i pentru a lua msuri de optimizare a proceselor, activitilor.
n Romnia, pn la momentul de debut al demersurilor pentru armonizarea cadrului legislativ
naional, cu aquis-ul comunitar, n vederea aderrii la Uniunea European, controlul era organizat
obligatoriu n cadrul unor structuri funcionale specializate (de gestiune, tehnic de calitate, financiar, de
stat, etc.). Astfel, organizarea i exercitarea controlului era aproape exclusiv atributul statului, care
impunea i modul de organizare a ontroalelor din interiorul unitilor. Dup 1989, dei viziunea asupra
controlului s-a modificat concomitent cu baza legal din pcate mai exist situaii n care controlul
este perceput ca un atribut al statului, sau al altor structuri externe.
n fapt, ontrolul trebuie perceput ca una din funciile managementului, un atribut al
conducerii entitilor. Acum accentul s-a deplasat asupra controlului intern i este n sarcina echipelor
manageriale i a fiecrui salariat n parte, s organizeze i, respectiv, s asigure funcionarea unor
sisteme de control intern / managerial, care s respecte cadrul general stabilit prin prevederile legale,
dar astfel nct s se adapteze ct mai bine la specificul entitii.
n baza tuturor acestor acte normative prezentate anterior i conform literaturii de specialitate,
conceptul de control intern a fost permanent definit i redefinit, cel puin n raport cu dou aspecte:
- amplificarea numrului de prevederi legislative, norme, normative, reguli i reglementri,
standarde, care s asigure cile de aciune pentru utilizarea corespunztoare a resurselor,
n vederea creterii eficacitii;
- descentralizarea activitilor, care a dus la diversificarea aciunilor i instrumentelor de
control i la delegarea competenelor n cadrul aceleiai structuri.
1
Astfel, controlul intern este definit conform Codului controlului intern/managerial al entitilor publice,
aprobat prin OSGG nr. 400 / 12.06.2015, ca ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii
publice, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele entitii, cu reglementrile legale i cu
standardele de control intern / managerial, n vederea administrrii fondurilor n mod economic, eficient
i eficace; acesta include structurile organizatorice, metodele i procedurile.
Obiectivele generale ale controlului intern, pot fi sintetizate astfel:
- respectarea legii, a reglementrilor i deciziilor conducerii;
- realizarea atribuiilor entitii i atingerea obiectivelor prestabilite, n condiii de economicitate,
eficien, eficacitate i randament;
- protejarea fondurilor publice mpotriva pierderilor datorate erorii, risipei, fraudei, sau abuzului;
- dezvoltarea, ntreinerea i funcionarea unor sisteme de colectare, stocare, prelucrare, actualizare
i transmitere a datelor i informaiilor financiare i de management, precum i a unor sisteme de
proceduri de utilizare, informare i raportare a datelor;
MEDIUL DE CONTROL
Standardul 1 Etica i integritatea
Standardul 2 - Atributii, functii, sarcini
Standardul 3 - Competena, performana
Standardul 4 - Structura organizatoric
PERFORMANE I MANAGEMENTUL RISCULUI
Standardul 5 - Obiective
Standardul 6 - Planificarea
Standardul 7 - Monitorizarea performanelor
Standardul 8 - Managementul riscului
ACTIVITI DE CONTROL
Standardul 9 - Proceduri
Standardul 10 - Supravegherea
Standardul 11 - Continuitatea activitii
INFORMAREA I COMUNICAREA
Standardul 12 Informarea i comunicarea
Standardul 13 Gestionarea documentelor
Standardul 14 Raportarea contabil i financiar
EVALUARE I AUDIT
Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern/managerial
Standardul 16 - Auditul intern
2
Aceste 16 standarde, care mpreun constituie baza Codului controlului intern/managerial,
detaliate i explicate n cuprinsul OSGG nr. 400 / 12.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial al entitilor publice, sunt aplicabile tuturor entitilor publice, deci i unitilor i
instituiilor care formeaz sistemului naional de nvmnt, precum i Ministerului Educaiei i
Cercetrii tiinifice.
Sfera controlului intern, aa cum este acesta detaliat prin standarde, se refer la:
toate activitile, programele, procedurile entitilor publice;
ntreg patrimoniul acestora;
ntreaga structur organizatoric a fiecrei entiti;
toi membrii / salariaii entitii.
AUTOCONTROL
INSPECIA CONTROLUL
MUTUAL
CONTROLUL
ADMINISTRATIV CONTROLUL
IERARHIC
CONTROLUL
INTERN
CONTROLUL
FINANCIAR- CONTROLUL
CONTABIL PARTENERIAL
CONTROLUL DE
GESTIUNE CONTROLUL DE
(PATRIMONIAL) CONTROL CALITATE
FINANCIAR
PREVENTIV
Sursa: Prelucrare dup: Ghi, Marcel Auditul intern, Editura Economic, Bucureti, 2004.
Toate aceste aciuni de control intern sunt la dispoziia managementului, ns trebuie aplicate de
fiecare salariat. Reprezentantul legal al entitii este responsabil i pentru organizarea controlului
intern. Aciunile de control intern pot fi dezvoltate sau reduse, nfiinate sau anulate, n funcie de
evoluia riscurilor din entitate i din afara acesteia.
Este esenial s observm un paragraf care face parte din consideraiunile generale inserate n
debutul Codului controlului intern-managerial aprobat prin OSGG nr. 400 / 12.06.2015:
Controlul intern/managerial este n responsabilitatea conductorilor, care au obligaia de a-l
defini, proiecta, implementa i de a-l perfeciona continuu. n acest sens, se poate afirma c un
conductor care ar ncredina unor teri controlul intern-managerial al entitii, nu i va mai ndeplini
atribuiile cu bune rezultate.
Considerm extrem de important aceast precizare, pentru a veni n ntmpinarea managerilor, cu
privire la poteniale oferte de externalizare a activitilor de proiectare, implementare a standardelor de
control intern/managerial.
3
Prevederile legale din ara noastr, similar aquis-ului comunitar, arat c trebuie realizat o
separare net ntre demersurile de implementare a controlul intern i auditul intern.
Auditul intern este una dintre formele de control intern, ns pe baza procedurilor de lucru
standardizate, acesta evalueaz controlul intern i consiliaz managementul, inclusiv n ceea ce
privete implementarea i dezvoltarea propriului sistem de control intern / managerial.
Important: Auditul intern nu particip la organizarea i exercitarea controlului intern; auditul intern
evalueaz sistemele de control intern i formuleaz recomandri pentru optimizarea organizrii i
funcionrii acestora.
Pentru ca managerii din entitile publice s neleag bine n ce const controlul intern/managerial
i instrumentarul cu care opereaz, este necesar s tie cum s acioneze pentru a-l proiecta, reproiecta,
implementa, dezvolta, aplica i evalua.
n litera i spiritul legii, metoda se bazeaz pe o abordare n funcie de riscuri ataate
activitilor entitii.
n general, exist dou mari categorii de riscuri: - riscuri generale
- riscuri specifice
Astfel, un sistem de control intern-managerial trebuie s cuprind:
instrumente generale de control intern vizeaz riscurile generale (referitoare la
funcionarea entitii n ansamblul ei); exemplu: chestionare de control intern;
instrumente specifice de control intern vizeaz riscurile specifice (sunt legate de fiecare
activitate n parte); exemplu: liste de activiti, liste de riscuri, formulare de alert la risc.
Practic, crearea i utilizarea unui sistem de control intern / managerial, vizeaz sintetic
parcurgerea a 5 etape:
- evaluarea instrumentelor generale de control intern;
- evaluarea instrumentelor specifice de control intern;
- analiza raportului ntre costurile suplimentare i efectele ateptate, generate de
implementarea sistemului de control intern;
- elaborarea i aprobarea programului de implementare a sistemului de control intern;
- monitorizarea execuiei programului de implementare a sistemului de control intern.
Important: n practic nu se poate face i nu trebuie fcut o separare ntre noiunile / conceptele de
control intern, proceduri, respectiv managementul riscului, acestea fiind indisolubil legate, n
relaii de complementaritate i trebuind s coexiste i s funcioneze mpreun.
Orice politic de gestionare a riscurilor n interiorul unei entiti, necesit elaborarea unor
instrumente care s permit concretizarea demersului de control intern. Instrumentele de control
intern/managerial se construiesc n baza evalurilor de risc i a procedurilor scrise.
Definirea cadrului operaional reprezint miza major pentru a trece de la teorie la practic. Este
vorba despre construirea unui dispozitiv tehnic care sa satisfac 3 conditii:
s se subordoneze obiectivelor stabilite de conducere (management);
s se conformeze principiilor generale recunoscute la nivelul UE ;
s se adapteze modului de organizare a entitii ;
4
Instrumentarul
de
Control intern
Din acest instrumentar cu care trebuie s operm att la nivelul Ministerului Educaiei i
Cercetrii tiinifice, ct i al entitilor subordonate n virtutea implementrii, dezvoltrii i funcionrii
sistemelor de control intern / managerial, facem unele succinte referiri la procedurile de lucru ca
instrument de control intern.
Noiunea de procedur este indisolubil legat de aceea de control intern. n fapt,
procedurile fac parte din instrumentele controlului intern; altfel spus, controlul intern opereaz cu
proceduri.
Important:
Procedura = totalitatea pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat,
n vederea executrii oricrei activiti, operaiuni sau sarcini de lucru.
Procedura = nlnuire de sarcini realizate n cadrul unui proces conform unor reguli predefinite. Este
caracterizat de un element generator i de o finalitate.
n activitatea de la nivelul unei entiti publice, pot fi identificate cu uurin multe exemple de
proceduri, utilizate efectiv n practic, chiar dac persoanele implicate n aceste demersuri, nu le-au
perceput ca atare i procedurile nu au fost materializate n form scris:
procedura de organizare i desfurare a concursurilor pentru ocuparea posturilor didactice
vacante;
procedura de evaluare a performanelor profesionale ale personalului;
procedura de calcul a drepturilor salariale;
procedura de inventariere;
procedura de organizare i exercitare a controlului financiar preventiv;
proceduri de atribuire a contractelor de achiziie public, etc., etc., etc.
5
Aplicat
e
Cunoscute
Actualizate regulat
S fie definite pentru fiecare activitate care se desfoar n cadrul entitii publice
Fig. 3. Cele apte cerine importante, pentru ca procedurile s fie instrumente viabile de control intern:
Argumente n favoarea elaborrii i utilizrii procedurilor operaionale:
- pentru c aa prevede legislaia;
- pentru a se putea crea un sistem de control intern adaptat i funcional;
- pentru a se putea institui un sistem de management al riscului, care s permit estimarea i
protecia contra riscurilor;
- pentru ca managementul unitii s poat evalua corect i uor gradul de atingere a
obiectivelor propuse, respectarea legilor, precum i evoluia personalului.
Modelul de procedur operaional pe care legiuitorul l are n vedere pentru entitile publice i macheta
acesteia ca instrument de lucru n domeniul dezvoltrii instrumentelor de management financiar i
control, este reglementat n Anexa Nr. 2 la OSGG nr. 400 / 12.06.2015 pentru aprobarea Codului
controlului intern/managerial al entitilor publice, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I,
Nr. 444 / 22.06.2015:
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a reviziei n cadrul
ediiei procedurii operaionale
Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale
Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din cadrul ediiei
procedurii operaionale
Scopul procedurii operaionale
-Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele implicate;
-D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii;
-Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului;
-Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau control, iar pe manager, n
luarea deciziei;
-Alte scopuri specifice procedurii operaionale
Domeniul de aplicare a procedurii operaionale
-Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional;
-Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti desfurate de entitatea
public;
-Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea procedurat;
-Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurate;
listarea compartimentelor implicate n procesul activitii.
Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate
Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional
Descrierea procedurii operaionale
Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii
Anexe, nregistrri, arhivri
6
I.3. Demersuri practice pentru implementarea standardelor de control intern/managerial n
entitile publice
n vederea aplicrii cadrului normativ instituit prin actele normative amintite, la nivelul
Ministerului Educaiei i Cercetrii tiinifice i al unitilor / instituiilor subordonate trebuie s se
ntreprind anumite demersuri, s se creeze anumite structuri funcionale, s se ntocmeasc unele
documente, astfel nct cerinele standardelor de control intern/managerial s fie respectate i s
dobndeasc i un sens practic pentru entitate.
Pot fi elaborate o mare varietate de modaliti practice de abordare a prevederilor legale, n special
avnd n vedere specificul fiecrei entiti. Chiar i legiuitorul, n art. 2 alin. (1) al OSGG nr. 400 /
12.06.2015 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial al entitilor publice, pe lng
obligativitatea pentru fiecare conductor de entitate public de a crea cadrul necesar i de a dispune
msurile necesare pentru elaborarea i dezvoltarea unui sistem propriu de control intern / managerial,
inclusiv a procedurilor de lucru formalizate pe activiti, a accentuat i aspectul de creativitate, de
specificitate a acestora, date tocmai de particularitile cadrului legal de organizare i funcionare a
fiecrei entiti.
ns ceea ce este esenial, const n proiectarea, elaborarea i dezvoltarea acestor sisteme de
control intern/managerial, astfel nct s fie funcionale n structura organizatoric a unitii i s asigure
respectarea standardelor de control intern/managerial aprobate i a tuturor obligaiilor legale ale entitilor
i ale conductorilor acestora.
At conductorii de entiti publice, ct mai ales coordonatorii de direcii generale, direcii,
servicii, compartimente i personalul angajat, trebuie s-i asume, n ceea ce privete proiectarea,
implementarea i funcionarea sistemelor de control intern / managerial, principiul c fiecare salariat
rspunde de propriul control intern. Pentru organizarea / reorganizarea propriului sistem de control
intern/managerial, conductorii de entiti publice nu trebuie s prefere implicarea extern, ci
responsabilitatea aceasta i-a fost transferat n totalitate managerului general.
Prezentm n continuare un model privind etapele, demersurile de instituire a cadrului de
implementare a sistemului de control intern/managerial la nivelul unei entiti publice, cu precizarea
standardelor la ndeplinirea crora contribuie fiecare demers / document:
1. Emiterea unui ordin de ministru / act administrativ de decizie (de ctre conductorul entitii
publice) prin care s se constituie structura cu atribuii n monitorizarea, coordonarea i
ndrumarea metodologic a implementrii i / sau dezvoltrii sistemului de control intern /
managerial (denumit n continuare comisia de monitorizare):
o Baza legal: art. 3 alin. 1 i 2 din OSGG Nr. 400 / 2015;
n anexa 1 la prezentul material se gsete un exemplu de decizie de constituire a unei comisii de
monitorizare, la nivelul unei entiti subordonate ministerului.
Tot n aceast etap, prin acelai fel de demers practice, se constituie echipa de gestionare a
riscurilor, denumit n continuare E.G.R., cu rol n coordonarea i centralizarea datelor referitoare la
analiza riscurilor, respectiv a registrelor de risc pe direcii generale, direcii, servicii, compartimente, n
vederea elaborrii registrului de riscuri pe entitate.
8
aceste documente i ntocmete registrul riscurilor pe entitate. Important este c evaluarea riscurilor
trebuie realizat annual, sau de cte ori se impune.
Standardele pentru care realizarea acestor documente reprezint prob a implementrii sunt: 2
Atribuii, funcii, sarcini; 6 Planificarea i 8 Managementul riscului.
Aceast etap reprezint pasul consecutiv, n succesiune logic, permind efectiv compararea
nivelurilor faptice atinse ale indicatorilor, cu nivelurile teoretice stabilite n etapa anterioar. Se
constituie, practic, ntr-un proces de autoevaluare a nivelului de performan atins de fiecare salariat i
compartiment, n realizarea sarcinilor de serviciu (sarcini materializate n activitile din lista de
activiti). Autoevaluarea poate avea la baz un document ca n macheta urmtoare i are tangen cu
standardele: 3 Competena, performana; 7 Monitorizarea performanelor i 15 Evaluarea sistemului
de control intern/managerial..
5.8. Elaborarea manualului de proceduri pentru activitile entitii, n baza tuturor etapelor
anterioare
Odat parcurse toate etapele la care am fcut referire anterior, fiind ntocmite documentele
descrise, compartimentele structurale ale unitii de nvmnt pot trece la elaborarea procedurilor scrise
pentru activitile ce se desfoar la nivelul entitii.
Observaie: Unele preri eronate ntlnite n practic, referitor la elaborarea procedurilor operaionale:
- Elaborarea procedurilor nu este necesar;
- Procedurile operaionale ar trebui elaborate de instituia ierarhic superioar i s fie
transmise tuturor;
- C.M. ar trebui s elaboreze procedurile scrise;
- Nu ar trebui s fie obligatorii procedurile, din moment ce exist legi, ordine, norme,
normative, metodologii, care arat cum s se desfoare activitile la nivelul entitilor
publice;
- Controlul intern nseamn s ai proceduri scrise, etc.
Pentru o mai sintetic familiarizare cu Codul controlului intern pentru entitilor publice aprobat
prin Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 400 / 12.06.2015, prezentm o structur a actului
normativ, aa cum a fost publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, Nr. 444 / 22.06.2015:
Prezentm n cele ce urmeaz o abordare privitoare la modaliti prin care asumarea aplicrii
standardelor de control intern/managerial poate facilita optimizarea eficacitii manageriale la nivelul
ministerului i a entitilor din subordinea acestuia.
11
STANDARDUL 1
ETICA I INTEGRITATEA
Descrierea standardului
n cadrul Ordinului 400/2015, standardul etic este descris astfel: conducerea i salariaii entitii publice cunosc i
susin valorile etice i valorile organizaiei, respect i aplic reglementrile cu privire la etic, integritate, evitarea
conflictelor de interese, prevenirea i raportarea fraudelor, actelor de corupie i semnalarea neregularitilor.
Cerine generale
Conducerea entitii publice sprijin i promoveaz, prin deciziile sale i prin puterea exemplului personal,
valorile etice, integritatea personal i profesional a salariailor.
Conducerea entitii publice adopt un cod de etic i conduit, dezvolt i implementeaz politici i
proceduri privind integritatea, valorile etice, evitarea conflictelor de interese, prevenirea i raportarea
fraudelor, actelor de corupie i semnalarea neregularitilor.
Conducerea entitii publice nlesnete comunicarea deschis de ctre salariai a preocuprilor acestora n
materie de etic i integritate, prin crearea unui mediu adecvat.
Aciunea de semnalare de ctre salariai a neregularitilor trebuie s aib un caracter transparent pentru
eliminarea suspiciunii de delaiune i trebuie privit ca exercitarea unei ndatoriri profesionale.
Salariaii care semnaleaz neregulariti de care, direct sau indirect, au cunotin sunt protejai mpotriva
oricror discriminri, iar managerii au obligaia de a ntreprinde cercetrile adecvate, n scopul elucidrii celor
semnalate, i de a lua, dac este cazul, msurile ce se impun.
Conducerea i salariaii entitii publice au o abordare pozitiv fa de controlul intern/managerial, a crui
funcionare o sprijin n mod permanent.
Referine principale:
Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduit a personalului contractual din autoritile i instituiile publice;
Codul de conduit al entitii publice;
Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduit a funcionarilor publici, republicat;
Legea nr. 1/2011 a educaiei cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de corupie, cu modificrile i
completrile ulterioare;
Legea nr. 115/1996 privind declararea i controlul averii demnitarilor, magistrailor, funcionarilor publici i a
unor persoane cu funcii de conducere, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n exercitarea demnitilor publice,
a funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i sancionarea corupiei, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Legea nr. 176/2010 privind integritatea n exercitarea funciilor i demnitilor publice, pentru modificarea i
completarea Legii nr. 144/2007 privind nfiinarea, organizarea i funcionarea Ageniei Naionale de
Integritate, precum i pentru modificarea i completarea altor acte normative, cu modificrile ulterioare;
Legea nr. 251/2004 privind unele msuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit cu prilejul unor aciuni
de protocol n exercitarea mandatului sau a funciei;
Legea nr. 571/2004 privind protecia personalului din autoritile publice, instituiile publice i din alte uniti
care semnaleaz nclcri ale legii;
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naionale anticorupie pe perioada 2012 -
2015, a Inventarului msurilor preventive anticorupie i a indicatorilor de evaluare, precum i a Planului
naional de aciune pentru implementarea Strategiei naionale anticorupie 2012 2015;
Strategia anticorupie pe domeniul educaie.
Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului
A fost comunicat personalului un cod de conduit, care stabilete reguli de comportament etic n realizarea
atribuiilor de serviciu, aplicabil att personalului de conducere, ct i celui de execuie din cadrul
compartimentului?
Salariaii beneficiaz de consiliere etic i li se aplic un sistem de monitorizare a respectrii normelor de
conduit?
12
Dintre condiiile care pot face ca acest standard s fie considerat implementat la un nivel cel puin conform
enumerm urmtoarele:
1. S existe un cod de etic la nivelul instituiei.
Prin legea nr. 7/2004 privind Codul de conduit a funcionarilor publici, republicat i Legea nr. 477/2004 prin privind
Codul de conduit a personalului contractual din autoritile i instituiile publice sunt stabilite coordonatele generale
referitoare la conduita funcionarului public i a personalului contractual n instituiile publice.
Cu toate acestea, orice entitate public poate i este util s i defineasc propriul cod de etic pe baza actelor
normative menionate i pe baza altor dispoziii prevzute n diverse acte normative subsecvente, cum este spre
exemplu Ordinul MECTS nr. 5530/2011 privind regulamentul cadru de organizare i funcionare a inspectoratelor
colare.
Codurile de etic elaborate la nivelul entitii publice (minister, inspectorat colar, uniti conexe etc.) nu subrog
prevederile actelor normative referitoare la acest domeniu i nici nu trebuie s copieze sau s dubleze prevederile
acestora. Codurile de etic au menirea de a individualiza cultura organizaional a entitilor respective i de a
comunica valorile etice la care acea entitate adera n mod primordial.
Astfel, pentru asigurarea implementrii standardului 1 din codul controlului intern managerial trebuie alctuit un cod
de etic propriu care ar trebui s aib urmtoarele caracteristici:
s fie exprimat ntr-un limbaj simplu i explicativ, evitndu-se riscul crescut, cnd vine vorba de etic, de a fi
o niruire de sloganuri.
s aib o structur clar i sistematic care s conin un set de valori, principiile prin care sunt enunate
aceste valori i reguli de comportament care transpun fiecare dintre aceste principii.
s fie elaborate de ctre personalul entitii sub ndrumarea, dac este cazul, al unui specialist n etic.
Preambul: ......
la aceast seciune se prezint necesitatea existenei unui cod de etic i temeiul legal i cutumele pe care codul de
etic se bazeaz.
Capitolul 1: .....
la acest capitol se precizeaz rolul codului de etic i aspectee metodologice ale structurii codului de etic.
Capitolul 2: .......
Cu capitolul 2 ncepe propriu-zis coninutul codului de etic, n cadrul acestui capitol sunt enumerate valorile.
Referitor la valori, acestea trebuie exprimate printr-un singur cuvnt sau o expresie de exemplu: responsabilitate,
integritate, profesionalism, grija pentru copii.
Fiecare valoare este exprimat prin-un principiu, iar n acest capitol sunt enumerate principiile subsecvente valorilor.
Principiile se formuleaz printr-o singur fraz, de exemplu:
Principiul profesionalismului:
Toate atribuiile de serviciu care revin personalului i colaboratorilor Ministerului trebuie ndeplinite cu maximum de
eficien i eficacitate, conform competenelor deinute i n cunotin de cauz n ceea ce privete reglementrile
legale.
Numrul valorilor i al principiilor subsecvente trebuie s fie unul limitat, preferabil nu mai mult de 4-5, pentru a putea
fi reinute i urmate.
.
Capitolele urmtoare din codul de etic sunt reprezentate de fiecare principiu luat separat pentru care se definesc
regulile de comportament prin care este aplicat n cadrul entitii acel principiu.
de exemplu:
Capitolul x: "Integritatea"
13
Reguli de comportament prin care se aplica integritatea n cadrul entiti publice:
n relaia cu publicul, cu colegii din instituie sau din cadrul altor organizaii sau sfere profesionale, precum i cu
superiorii ierarhici, personalul i colaboratorii entitii publice trebuie s adopte o atitudine bazat pe respect - o
atitudine imparial, nediscriminatorie, deschis i diligent.
Conflictele de interese
Personalul i colaboratorii entitii publice au datoria legal, moral i profesional de a se asigura c n timpul
exercitrii activitii nu se afl n conflict de interese sau ntr-o situaie de incompatibilitate, aa cum sunt definite
acestea n legislaia actual i n spiritul acestui cod de etic.
n cazul n care intervine o situaie de conflict de interese sau incompatibilitate, personalul i colaboratorii entitii
trebuie s sesizeze n scris, n maximum 7 zile lucrtoare de la apariia situaiei de conflict de interese sau strii de
incompatibilitate, superiorii ierarhici. n astfel de situaii, managementul entitii are obligaia de a se asigura, prin
msuri instituionale, c a fost evitat conflictul de interese sau incompatibilitatea declarate, fr a aduce atingere
demnitii persoanei i drepturilor profesionale i contractuale ale celui care face obiectul conflictului de interese,
respectiv incompatibilitii sesizate.
Cadourile, ateniile i materialele cu caracter promoional
Personalului entitii publice i este interzis s solicite i s primeasc cadouri, servicii, favoruri, invitaii sau alte
asemenea.
..........
Ultima seciune a codului de etic este reprezentat de Dispoziii Finale in cadrul acestei seciuni se menioneaz
termenul de la care intr n vigoare, actele normative cu care are intr n coresponden codul de etic, modul de
aplicare.
14
STANDARDUL 2
ATRIBUII, FUNCII, SARCINI
Descrierea standardului.
Managementul oricrei entitati publice trebuie s asigure ntocmirea i actualizarea permanent a
documentelor privind misiunea entitatii publice, a regulamentelor interne i a fielor posturilor, pe care le comunic
tuturor angajatilor.
Cerinte generale
Regulamentul de organizare i funcionare al oricrei entitii publice cuprinde n totalitate sarcinile entitii,
rezultate din actul normativ care guverneaz i legifereaz modul de organizare i functionare al entitii respective,
precum si din alte acte normative. Regulamentul de organizare i funcionare al oricrei entitii publice acesta se
comunica salariatilor si se public pe pagina de internet a entitatii publice.
Toii salariai trebuie s cunoasc misiunea ncredintata entitatii, obiectivele i atribuiile entitatii publice i
ale compartimentului din care salariatul face parte, rolul sau n cadrul compartimentului, stabilit prin fia postului, dar
i obiectivele postului pe care il ocupa.
Managerii fiecrui compartiment al entitii publice au obligaia de a ntocmi i de a actualiza, ori de cate ori
este cazul, fisele posturilor pentru personalul din subordine.
Toate sarcinile prevzute n fiele posturilor trebuie s fie clar formulate i strns relaionate cu obiectivele
postului, astfel ncat s se realizeze o deplin concordan ntre coninutul sarcinilor i coninutul obiectivelor
postului. Managementul fiecrui compartiment al entitii publice trebuie s identifice sarcinile noi i dificile ce revin
salariailor i s le acorde sprijin n realizarea acestora.
Aciunile principale n ceea ce privete implementarea standardului nr. 2 ,,Atribuii, Funcii, Sarcini,, prevd:
elaborarea respectiv actualizarea documentelor privind misiunea i atribuiile structurilor organizatorice ale
entitii publice;
informarea ntregului personal al entitii publice n legtur cu actualizarea documentelor care au fost
modificate /actualizate periodic in ceea ce privete misiunea i atribuiile structurilor organizatorice;
determinarea funciilor entitii publice;
determinarea atribuiilor generale ale entitii publice;
determinarea atribuiilor la nivelul structurilor de specialitate;
concordana ntre funciile i atribuiile generale i specifice ale entitii publice;
determinarea sarcinilor la nivelul posturilor n funcie de nivelul de calificare a postului;
sarcinile, atribuiile asociate posturilor sunt stabilite n deplin concordan cu competenele decizionale
necesare realizrii acestora.
Referinte principale:
Legea nr. 53/2003, Codul muncii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 90/2001 privind organizarea i funcionarea Guvernului Romaniei i a ministerelor, cu modificarile
si completarile ulterioare;
Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i completarile
ulterioare;
Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 365/2004 pentru ratificarea Conveniei Natiunilor Unite impotriva coruptiei, adoptata la New York la
31 octombrie 2003;
Ordonana de urgenta a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor msuri de reorganizare n cadrul
administraiei publice centrale, aprobat cu modificrile i completrile prin Legea nr. 228/2004, cu
modificarile i completrile ulterioare;
Ordonanta de urgenta a Guvernului nr. 64/2003 pentru stabilirea unor masuri privind nfiinarea, organizarea,
reorganizarea sau funcionarea unor structuri din cadrul aparatului de lucru al Guvernului, a ministerelor, a
altor organe de specialitate ale administratiei publice centrale si a unor institutii publice, aprobata cu
modificari prin Legea nr. 194/2004, cu modificrile ulterioare;
Hotararea Guvernului nr. 611/2008, pentru aprobarea normelor privind organizarea si dezvoltarea carierei
funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;
15
Hotararea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizrii principalelor funcii de sprijin pe care le
asigur ministerele, celelalte organe centrale i organizaiile neguvernamentale privind prevenirea i
gestionarea situaiilor de urgen;
actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice;
alte reglementri n domeniul muncii.
Regulamentul Intern este considerat cel mai de valoare instrument la ndemna angajatorilor n raporturile
acestora cu salariatii lor.
n comparaie cu prevederile din legislatia muncii sau din contractele colective de munca, care sunt de cele
mai multe ori suficient de restrictive si de incomode pentru angajatori, Regulamentul Intern reprezint un
instrument fexibil, aflat la dispozitia angajatorului, prin care acesta poate s impun, n mod unilateral, reguli de
comportament pentru salariai, sanciuni si msuri de organizare a muncii care s corespund exigenelor sale i s
i permit reglementarea anumitor aspecte sensibile n relaia cu salariaii.
Regulament Intern ins pentru a fi considerat un document eficient trebuie s fie redactat lizibil si ct mai
cuprinztor i s in seama de cerinele legislatiei muncii aflate n vigoare.
Din acest considerent, trebuie tiut faptul c urmtoarele aspecte sunt considerate eseniale n ceea ce
privete redactarea unui regulament intern:
ntocmirea Regulamentului Intern este obligatorie pentru toti angajatorii, aceasta motivat de faptul c
ntocmirea Regulamentului Intern este stipulat ca obligatorie, n conformitate cu legislaia n vigoare,
pentru toti angajatorii, indiferent de numarul de salariati. Spre exemplu nu exist o sanciune clar prevazut
pentru cazul n care un angajator nu ntocmeste Regulamentul Intern, nsa inspectorii din cadrul Direciei de
Munc si Protecie Social au n atribuiile lor legale dreptul de a controla derularea relaiilor de munc, ntre
care i dreptul de a dispune msuri atunci cnd identific ceva n neregul n legtur cu acestea i de a
aplica sanciuni atunci cnd angajatorii nu acorda atenia cuvenit acestor masuri. Ca atare, i n cazul n
care un angajator nu ntocmeste Regulamentul Intern, inspectorii din cadrul Direciei de Munc si Protecie
Social pot dispune msura ntocmirii acestuia, iar n cazul neconformarii cu aceasta, angajatorul va putea fi
sancionat cu o amenda intre 3.000 si 10.000 de lei.
Regulamentul Intern reprezint, un act unilateral al angajatorului pentru a carui implementare nu este
nevoie de acordul salariailor. n comparaie cu reglementarea anterioara, cand Regulamentul Intern era un
act comun al angajatorului si al salariatilor, n prezent, Regulamentul Intern este un act unilateral al
angajatorului. Spumen aceasta deoarece nu este necesar acordul salariatilor pentru valabilitatea
prevederilor Regulamentului Intern, totusi, este necesara o consultare cu sindicatul sau reprezentantii
salariatilor asupra prevederilor acestuia. Ce trebuie reinut este faptul c desi rolul
sindicatului/reprezentailor salariailor n redactarea prevederilor Regulamentului Intern, este doar un rol
consultativ, este recomandat ca angajatorul s ia totui n considerare, pe ct posibil, i punctul de vedere al
acestora i s analizeze ntr-un mod obiectiv pertinena prerilor acestora; altfel, obligativitatea consultrilor
cu sindicatul/reprezentanii salariailor, reflectata de Codul Muncii, ar fi lipsita de orice raiune sau efecte
juridice:
Regulamentul Intern trebuie s prevad cteva categorii de prevederi minime obligatorii. In general,
Regulamentul Intern poate conine orice fel de msuri, reguli sau proceduri pe care angajatorul le dorete
aplicabile n cadrul unitii, binenteles, cu condiia ca acestea s nu contravin normelor legale imperative
stabilite de legislaia muncii. Totui, indiferent de dispoziiile specifice fiecrui angajator, n funcie de profilul
su de activitate, de dimensiunea unitii sau de alte criterii particulare, orice Regulament Intern trebuie s
conin cteva categorii de dispoziii minime obligatorii
Regulamentul Intern nu poate in structura sa s contin mai multe sanctiuni disciplinare decat cele
prevazute de Codul Muncii n cadrul Regulamentul Intern angajatorul poate determina ce fapte reprezint
abateri disciplinare, ce sanciuni se aplic pentru astfel de fapte sau la cte repetri ale unor abateri de la
regulile interne se pot dispune sanctiuni mai grave de exemplu concedierea. Cu toate acestea ns
angajatorul nu poate stabili alte tipuri de sanciuni pentru salariati decat cele prevzute de lege, n mod
limitativ, spre exemplu: avertismentul, retrogradarea, reducerea salariului/indemnizatiei de conducere si
concedierea
16
Model FIA POSTULUI
INSPECTORULUI COLAR GENERAL
Reprezentativitate
1. Reprezint Inspectoratul colar Judeean n relaiile cu instituiile, organele i organizaiile centrale,
locale, naionale i internaionale, n condiiile legii.
2. Reprezint unitile colare n relaia de colaborare cu administraia local, precum i cu alte persoane
juridice sau fizice, pentru asigurarea funcionalitii unitilor de nvmnt
Proiectare
1. Elaboreaz strategia educaional la nivelul judeului, n conformitate cu Strategia Ministerului Educaiei
i Cercetrii tiinifice , cu prevederile legislaiei din nvmnt.
2. ntocmete organigrama Inspectoratului colar Judeean , pe care o trimite spre aprobare Ministerului
Educaiei i Cercetrii tiinifice.
3. Realizeaz programul managerial al Inspectoratului colar
4. Elaboreaz graficul i tematica Consiliului de Administraie al Inspectoratului colar
5. ntocmete fia postului pentru inspectorii generali adjunci i pentru efii compartimentelor de care
rspunde direct.
6. ntocmete i fundamenteaz proiectul planului de colarizare i reea i l nainteaz Ministerului, spre
aprobare.
7. Negociaz i ncheie contractele colective de munc cu sindicatele reprezentative din nvmntul
preuniversitar din jude.
8. Deleag, cnd e cazul, ndeplinirea unor atribuii inspectorilor generali adjunci sau altor specialiti din
inspectorat, prin delegare de sarcini.
18
Model
FIA POSTULUI
INSPECTOR COLAR
DESCRIEREA POSTULUI:
Pregtirea profesional impus ocupantului postului:
Studii superioare de lung durat cu diplom de licen sau diplom echivalent.
Titular n nvmnt cu gradul didactic II/doctorat i o vechime n nvmntul preuniversitar de cel puin 8
ani;
Calificativul Foarte bine n ultimii 4 ani i recomandarea Consiliului profesoral al unitii de
nvmnt/Consiliului de administraie al inspectoratului colar/dup caz Senatului Universitii sau a
organului de conducere al instituiei;
Parcurgerea tuturor etapelor de dezvoltare profesional n nvmntul preuniversitar i experien
managerial (de conducere, de ndrumare i control).
Perfecionri periodice necesare meninerii competenei pe post.
Cunotine operare P.C.
O limb de circulaie internaional.
Dificultatea operaiunilor specifice postului:
Cunoaterea specificitii i identitii nvmntului preuniversitar.
Cunoaterea actelor normative specifice inspeciei colare
Cunoaterea i aplicarea legislaiei nvmntului preuniversitar cu deosebire n domeniul managementului
colar, evalurii i dezvoltrii instituionale
Acordarea de consultan de specialitate
Monitorizarea informaiei /aciunilor la nivelul compartimentului din inspectoratul colar i la nivelul unitilor
de nvmnt.
Competene de analiz diagnoz prognoz, evaluare a strii nvmntului din jude.
Responsabilitate implicat de post:
Responsabilitate privind organizarea, managementul, controlul-verificarea i comunicarea n domeniul de
competen
Responsabilitate privind corectitudinea i aplicabilitatea documentelor elaborate i corectitudine n aplicarea
prevederilor actelor normative.
Responsabilitatea soluionrii strilor conflictuale.
Responsabilitatea propunerilor decizionale.
19
ATRIBUII IN FUNCTIE DE
DOMENII DE COMPETEN
Domeniul de
Unitatea de competen Atribuii
competen
Identific nevoile de dezvoltare ale fiecrei uniti de
nvmnt colabornd cu organismele abilitate i cu
factorii de decizie la nivel local i judeean.
Consiliaz conducerile unitilor de nvmnt n
Stabilirea strategiei de dezvoltare vederea elaborrii de proiecte i programe de dezvoltare
instituional la nivel local i instituional.
judeean. Coordoneaz activitatea de prezentare a ofertei
educaionale din unitile de nvmnt preuniversitar i
verific oportunitatea acesteia.
ndrum, sprijin i monitorizeaz ntocmirea crii de
identitate a fiecrei uniti colare.
Dezvoltare
Asigurarea dezvoltrii de curriculum Proiecteaz curriculumul la nivel local i consiliaz
instituional.
n funcie de nevoile de formare conducerile unitilor de nvmnt pe probleme de
local, zonal i judeean. proiectare a curriculum-ului la decizia colii.
Asigurarea concordanei alocrii Susine i fundamenteaz, mpreun cu compartimentele
resurselor (umane, materiale, de specialitate ale inspectoratului colar, programele de
financiare, informaionale etc.) n dezvoltare instituional, prin alocarea resurselor
funcie de programele de dezvoltare necesare pentru realizarea lor.
instituional. Consiliaz i sprijin dezvoltarea culturii organizaionale
a unitii de nvmnt n asigurarea transparenei
procesului educaional, pentru dezvoltarea capacitii de
relaionare a unitii de nvmnt cu mediul cultural,
social i economic specific comunitii.
Elaboreaz graficul inspeciilor colare i efectueaz cel
puin 9 zile lunar de inspecii n domeniul curricular, la
unitile de nvmnt de stat i particulare.
Elaboreaz criterii de monitorizare i evaluare a calitii
managementului educaional i asigur consiliere pentru
dezvoltarea capacitii de autoevaluare a unitii de
Evaluarea activitilor din nvmnt.
cadrul compartimentului / Redacteaz rapoarte, informri, procese verbale, studii i
ale specialitii. programe de msuri de valorificare a activitii de
evaluare instituional.
Evaluare Coordoneaz activitatea de evaluare a activitii
instituional. directorilor unitilor de nvmnt preuniversitar i asigur
evaluarea acestora, conform legislaiei n vigoare.
Particip, n calitate de evaluator, n comisiile pentru
acordarea salariilor i gradaiilor de merit, a
recompenselor (ordine, distincii, decoraii) i n cele de
anchet constituite n vederea cercetrii abaterilor
svrite de directorii de coli.
Asigurarea calitii n nvmntul ndrum i verific activitatea comisiilor de asigurare a
preuniversitar. calitii din coli i ntocmete sinteze, analize,
recomandri privind evaluarea unitilor de nvmnt
preuniversitar.
Coordonarea activitilor Realizarea unei baze de date i valorificarea informaiilor
Management.
compartimentului/ale specialitii. cuprinse n cadrul acesteia n vederea lurii deciziilor n
20
concordan cu realitile specifice mediului educaional.
ndrum, asist, monitorizeaz i evalueaz procesul
instructiv-educativ din unitile de nvmnt
preuniversitar n vederea asigurrii calitii actului
educaional.
Monitorizeaz progresul i disfunciile aprute n
desfurarea activitilor proiectate.
Optimizeaz fluxul informaional ntre M.E.C.T. i unitile
Meninerea legturilor colare.
inspectoratului colar deopotriv cu Transmite direciilor de specialitate din M.E.C.T.
M.E.C.T. i cu unitile colare. propunerile i msurile de mbuntire a activitii din
teritoriu.
Dezvolt i menine legturile cu autoritile i partenerii
Reprezentarea inspectoratului sociali.
colar n relaii publice. Dezvolt i menine legturile cu organizaii
Comunicare.
neguvernamentale i instituii de specialitate.
Consiliaz i consult personalul din subordine, cadrele
didactice din unitile de nvmnt n vederea
mbuntirii performanelor de comunicare.
Consilierea i facilitarea schimbului
Soluioneaz prompt i eficient corespondena primit
de informaii.
(sesizri, reclamaii, memorii).
Mediaz conflictele i strile tensionate din subsistemul
nvmntului preuniversitar judeean.
Identific nevoia de formare, alege i particip la forma
Perfecionarea activitii proprii.
convenabil de perfecionare.
Asigurarea dezvoltrii/formrii Analizeaz nevoia de perfecionare a personalului din
Pregtire profesionale a personalului. teritoriu.
profesional. Asigur formarea continu a personalului didactic i a
managerilor de uniti de nvmnt, propune /
faciliteaz modul de participare la forme de perfecionare
/ formare.
21
Model
FIA POSTULUI
DIRECTOR-MANAGER
DESCRIEREA POSTULUI:
1. Pregtirea profesional impus ocupantului postului:
Studii superioare de lung durat cu diplom de licen sau diplom echivalent.
Titular n nvmnt cu gradul didactic I/doctorat i o vechime n nvmntul preuniversitar
de cel puin 8 ani;
Calificativul "Foarte bine" n ultimii 4 ani i recomandarea Consiliului profesoral al unitii de
nvmnt/Consiliului de administraie al inspectoratului colar/dup caz Senatului Universitii sau a organului
de conducere al instituiei;
Parcurgerea tuturor etapelor de dezvoltare profesional n nvmntul preuniversitar i experien
managerial (de conducere, de ndrumare i control).
Perfecionri periodice necesare meninerii competenei pe post.
Cunotine operare P.C.
O limb de circulaie internaional.
2. Dificultatea operaiunilor specifice postului:
Cunoaterea specificitii i identitii nvmntului preuniversitar.
Cunoaterea actelor normative specifice inspeciei colare
Cunoaterea i aplicarea legislaiei nvmntului preuniversitar cu deosebire n domeniul
managementului colar, evalurii i dezvoltrii instituionale
23
Asigurarea calitii. Asigur elaborarea de propuneri pentru acordarea obiectiv a
diverselor recompense salarii i gradaii de merit, ordine,
distincii, decoraii.
ndrum activitatea comisiei de asigurare a calitii i evaluare
din coal i ntocmete sinteze, analize, recomandri privind
autoevaluarea.
Elaboreaz programul managerial i a raportului de analiz
(anual, semestrial).
Monitorizeaz eleborarea programelor manageriale i a
rapoartelor de analiz a C.A., C. P. , a celorlalte comisii din
Monitorizarea coal.
funcionrii Monitorizeaz participarea colar (plan de colarizare,
structurilor programe de recuperare, prevenire abandon).
Management. instituionale, Respectarea legislaiei privind politica de personal.
administrative i
manageriale din Colaboreaz cu directorii celorlalte uniti de
coal. nvmnt.
Asigur o baz material optim pentru realizarea standardelor
educaionale.
Urmrirea utilizrii optime a resurselor financiare.
Asigur diseminarea informaiei.
Formarea Asigur realizarea culturii instituionale i manageriale prin
managerial i schimburi de experien, stagii, module de formare pentru
realizarea culturii responsabilii de comisii i asigur transferul de bune practici.
manageriale.
24
Model
FIA POSTULUI
CADRU DIDACTIC
Domnul (a) . posesor al contractului individual de munc, nregistrat sub nr.. din
. n registrul general de eviden a salariailor, negociaz n condiiile artdin contractul colectiv de
munc urmtoarele atribuii i sarcini, structurate pe urmtoarele capitole:
1. Sarcinile de serviciu obligatorii, reprezentnd..norma de baz corespunztoare unei pri de
. din salariul de baz, stabilite la data de ....................................
Obiective generale
Instruirea i educarea copiilor cu vrsta ntre 10 i 18 ani (ceea ce ar corespunde urmtoarelor cicluri:
dezvoltare, observare i orientare, aprofundare, specializare) n conformitate cu cerinele idealului educaional.
Obiective specifice
1. Profesorul instruiete i educ prin tipuri de activiti specifice, urmrind obiective cognitive, de limbaj,
psihomotorii, afective, estetice, ale educaiei pentru societate, astfel nct, dup terminarea studiilor, pe tot parcursul
vieii, s fie tolerani fa de opinii diferite.
2. Profesorul permite fiecrui elev s-i urmeze drumul personal de evoluie, oferindu-i modelul de
comportament civilizat, etic, de limbaj i echilibru emoional i prin exemplul preocuprii pentru dezvoltare i
meninere la curent cu cercetarea psihologic contemporan n general i n domeniul su, n special.
Sarcini de serviciu obligatorii
l. Programarea activitii de nvare
Nr. Elemente de Indicatori de performan
crt competen
1. Analizeaz planul Identificarea aspectelor interdisciplinare n cadrul ariei curriculare specifice.
de nvmnt Corelarea coninutului disciplinei de nvmnt i a activitilor de nvare cu
obiectivele urmrite, prevederile programei i timpul de nvare.
2. Alege manualul i Analiza i selectarea din oferta de manuale / materiale auxiliare a manualelor /
materialele materialelor adecvate posibilitilor de nelegere ale elevilor, n condiiile respectrii
auxiliare cerinelor legislative n vigoare.
3. ntocmete Corelarea timpilor de lecii cu curba de efort a elevilor i sarcinile de nvare,
planificri stabilind strategia didactic optim n vederea asigurrii unei instruiri eficiente.
calendaristice. Programarea n timp, pe semestre, n funcie de structura anului colar, a activitilor
de nvare, asigurnd parcurgerea complet a coninuturilor propuse.
25
2. Elaborarea proiectului didactic
Nr. Elemente de competen Indicatori de performan
crt.
1. Stabilete obiectivele Formularea obiectivelor operaionale n termeni de performan i adecvat
operaionale ale leciei. scopului urmrit. Obiectivele sunt realizate n proporie de 75% de ctre elevi.
Stabilirea obiectivelor operaionale, astfel nct s existe un echilibru ntre
dobndirea de cunotine i deprinderi, n conformitate cu timpul de instruire
afectat.
2. Stabilete coninutul Identificarea i corelarea elementelor de coninut cu programa colar i cu
activitii de nvare. manualele.
3. Alege strategiile didactice. Utilizarea strategiilor didactice de tip activ, participativ, formativ, care transform
elevul ntr-un actor activ al propriei formri. Construirea situaiilor de nvare
care solicit participarea creativ a ct mai multor elevi.
4. Realizeaz proiectul Elaborarea proiectului didactic clar i explicit, innd cont de urmtoarele repere:
didactic. rigoare tiinific, strategii activ-participative, obiective operaionale corect
formulate.
5. Adapteaz informaia la Conducerea leciei conform proiectului deja stabilit i monitorizarea activitii
posibilitile de nvare i elevilor, astfel nct s se obin maximul de eficien a leciilor. Selectarea
nivelul de pregtire al informaiei pe criterii de esenialitate, corelnd detaliile informaionale cu
elevilor. particularitile grupului instruit i gradul de interes manifestat de elevi.
3. Organizarea activitii de nvare
Nr. crt. Elemente de Indicatori de performan
competen
1. Organizeaz procesul de Modul de organizare a cunotinelor de transmis i forma de transmitere.
transmitere de informaii.
2. Transmite cunotine. Creeaz condiii optime n vederea receptrii cunotinelor (material vizual
relevant n cantitate suficient). Evit excesul de detalii, transmiterea
cunotinelor fcndu-se gradat, ntr-o succesiune logic.
3. Formeaz i dezvolt Capacitatea de organizare a procesului de instruire n forme i prin situaii de
deprinderi. nvare adecvate tipului de deprinderi care trebuie formate. Selectarea situaiilor
de nvare care s stimuleze gndirea elevului, s-i formeze deprinderile de
munc i studiu necesare instruirii pe durata ntregii viei.
4. Organizarea activitii de dezvoltare fizic a elevilor (pentru profesorii de educaie fizic)
26
5. Organizarea activitilor practice complementare procesului de transmitere de cunotine
Nr. Elemente de competen Indicatori de performan
crt.
1. Stabilete obiectivele Corelarea experimentului conceput cu teoria avut n vedere. Selectarea
activitii de laborator. tipului de experiment adecvat obiectivelor leciei.
2. Pregtete activitatea Planificarea derulrii activitii n funcie de tipul experimentului.
experimental. Asigurarea echipamentelor i materialelor necesare atingerii obiectivelor
instruirii n condiii de securitate (att din punct de vedere al utilizatorului, ct
i al echipamentului de instruire).
3. ndrum i supravegheaz Coordoneaz secvenele de instruire, instruciunile de lucru fiind date pas cu
elevii n activitatea de pas, pentru a asigura desfurarea controlat a experimentului.
laborator.
6. Utilizarea materialelor didactice
Nr. Elemente de Indicatori de performan
crt. competen
1. Identific situaiile care Analiza situaiilor de nvare i identificarea necesarului de material didactic.
necesit folosirea
materialelor didactice.
2. Selecteaz materialele Corelarea materialelor didactice complementare cu coninuturile de nvare,
didactice necesare. astfel nct acestea s constituie un suport n procesul instructiv-educativ.
3. Utilizeaz materiale Facilitatea nvrii prin alegerea cu discernmnt a materialelor didactice,
didactice. adaptate cu situaiile concrete din clas, n vederea asigurrii unei instruiri
eficiente.
7. Elaborarea instrumentelor de evaluare
Nr. Elemente de Indicatori de performan
crt. competen
1. Stabilete obiectivele Selectarea coninuturilor ce urmeaz a fi evaluate n funcie de obiectivele
evalurii. evalurii. Corelarea tipurilor de itemi cu natura obiectivelor i coninuturilor.
2. Elaboreaz Creativitate n privina formatului ales, respectnd particularitile de vrst ale elevilor,
instrumentele de obiectivele i coninuturile evalurii. Decide asupra baremului i condiiilor de evaluare,
evaluare. astfel nct s se obin o evaluare ct mai obiectiv.
8. Evaluarea cunotinelor elevilor
Nr. Elemente de competen Indicatori de performan
crt.
1. Administreaz Asigurarea condiiilor materiale necesare aplicrii instrumentelor de evaluare, n
instrumente de evaluare. vederea obinerii unei evaluri obiective i unitare a tuturor elevilor. Consecvena n
administrarea probelor de evaluare.
2. Apreciaz cantitativ i Analiza ierarhic, pe colectivul de elevi i procentul pe itemi, a rezultatelor evalurii
calitativ rezultatele elevilor.
elevilor.
3. Valorific rezultatele Valorificarea, dup caz, a rezultatelor elevilor n scopul diagnozei sau seleciei
evalurii. elevilor. Stabilirea strategiilor didactice adecvate n scopul remedierii deficienelor
procesului educaional, n funcie de rezultatele nregistrate la evaluare.
27
9. Evaluarea parametrilor psiho-pedagogici
Nr. Elemente de Indicatori de performan
crt. competen
1. Estimeaz posibilitile Capacitatea de analiz n vederea identificrii (n urma observrii n diverse
de nvare ale elevilor. situaii) a stilului de nvare al fiecrui elev.
2. Valorific evaluarea Flexibilitate, adaptabilitate i creativitate n construirea leciilor, astfel nct s fie
posibilitilor de valorificate toate situaiile de nvare existente ntr-un colectiv de elevi.
nvare ale elevilor. Selectarea celor mai eficiente tehnici n vederea facilitrii nvrii i reglrii
procesului instructiv-educativ n funcie de posibilitile i ritmul de asimilare
proprii grupului instruit.
10. Dezvoltarea comportamentului social
Nr. crt. Elemente de Indicatori de performan
competen
1. Mediaz procesul de Selectarea de modele sociale relevante pentru sistemul de valori al
interiorizare a societii. Analiza situaiilor n care apar astfel de modele pentru crearea unui
sistemului de valori al sistem propriu de valori al elevului.
societii.
2. Asigur cunoaterea, Capacitatea de a exprima i analiza ncontinuu cu elevii regulile sociale (corelat
nelegerea i cu particularitile de vrst), de a evalua obiectiv comportamentul social al
nsuirea. acestora.
3. Promoveaz un Capacitatea de a motiva i corecta comportamentul elevului prin aplicarea
comportament social recompenselor i sanciunilor, ca urmare a evalurii comportamentelor prin
dezirabil. prisma regulilor existente n familie, coal i societate.
11. Comunicare cadru didactic-elev
Nr. Elemente de Indicatori de performan
crt. competen
1. Alege modaliti de Corelarea modalitilor de comunicare cu coninutul informaiei, particularitile
comunicare. de vrst i individuale ale membrilor grupului instruit. Eficiena modalitilor de
comunicare. Identificarea modalitilor de comunicare adecvate situaiilor concrete,
n vederea realizrii scopului educaional.
2. Transmite informaii Limbajul utilizat favorizeaz atingerea obiectivelor propuse. Modul de transmitere a
cu caracter instructiv- informaiilor i calitatea acestora corespund obiectivelor propuse.
educativ.
3. Utilizeaz feed-back- Analiza acurateei i integritii mesajului receptat de elev, prin comparare cu
ul n comunicare. mesajul transmis, n vederea stabilirii disfuncionalitilor canalului de comunicare,
nlturarea perturbaiilor care afecteaz calitatea comunicrii.
12. Comunicarea dintre cadrele didactice
Nr. crt. Elemente de Indicatori de performan
competen
1. Identific posibile Capacitatea ridicat de a utiliza limbajul specific unor domenii conexe.
domenii conexe de
colaborare.
2. Se informeaz despre Capacitatea cadrului didactic de a culege i structura informaiile despre
elevi. dezvoltarea i evoluia elevilor.
3. Discut aspecte Apelarea la tehnici de comunicare adecvate pentru redarea unor aspecte
metodice i pedagogice metodice i pedagogice. Analiza i aprofundarea aspectelor metodice i
ale activitii didactice. pedagogice ale activitii didactice.
28
13. Implicarea familiei n activitile formativ-educative
Nr. Elemente de competen Indicatori de performan
crt.
1. Realizeaz unitatea de Capacitatea de analiz a opiniilor familiei i de selectare a unora dintre
cerine coal-familie. ele, pentru o strategie educativ adecvat elevului.
2. Determin implicarea familiei. Capacitatea de a implica familia ntr-un demers formativ-educativ coerent
care s sprijine dezvoltarea elevului.
14. Meninerea relaiei familie unitate colar
Nr. Elemente de Indicatori de performan
crt. competen
1. Informeaz familia. Calitatea i periodicitatea legturii cu familia, n funcie de obiectul educativ
urmrit i de problemele aprute.
2. Solicit informaii. Capacitatea de a obine informaii relevante pentru familie, respectiv pentru
demersul didactic.
3. Consiliaz familia Capacitatea de a descoperi cauza unui fenomen (comportament) i de a
elevului. propune soluii pertinente.
15. Dezvoltarea curriculum-ului opional
Nr. Elemente de competen Indicatori de performan
crt.
1. Stabilete curriculum Capacitatea de analiz a resurselor existente n scoal, n vederea corelrii
opional. acestor resurse cu curriculum-ul opional i necesitile elevilor.
2. Stabilete coninutul pentru Discernmnt n selectarea coninutului curriculum-ului opional, astfel nct
curriculum opional. acesta s rspund obiectivelor propuse, nevoilor i timpului disponibil al
elevului.
3. Dezvolt curriculum-ul Identificarea resurselor informaionale adecvate coninutului stabilit. Creativitate n
obional. selectarea activitilor, situaiilor de lucru, astfel nct acestea capt un caracter
antrenant.
16. Dezvoltarea profesional
Nr. Elemente de Indicatori de performan
crt. competen
1. Identific nevoile Obiectivitatea n autoevaluare i identificarea necesarului de autoinstruire, n funcie de
proprii de dezvoltare. dinamica informaiei n domeniu.
2. Dezvolt cunotine Identificarea surselor de informare, programarea studiului individual, astfel nct s
proprii. acopere nevoile de dezvoltare, personale i ale sistemului. Manifest interes pentru nou i
consecven n procesul de autoinstruire.
3. Dezvolt deprinderi Exersarea deprinderilor n vederea desfurrii activitii la nivelul de calitate propus.
proprii.
Eficienta activitii manageriale privind personalul didactic se recompenseaz prin salariile de merit,
gradaii de merit, diplome i premii.
n funcie de nevoile specifice ale instituiei de nvmnt, salariatul se oblig s ndeplineasc i alte
sarcini repartizate de angajator, n condiiile legii. Criterii de evaluare: sunt precizate n fia de evaluare.
29
PLANUL MANAGERIAL
pentru anul colar .......................
30
STANDARDUL 3
COMPETENA PROFESIONAL
Descrierea standardului
Managementul oricrei entitatii publice asigur ocuparea posturilor de ctre persoane competente, crora le
ncredineaz sarcini potrivit competenelor, i asigur condiii pentru ameliorarea pregtirii profesionale a
angajatilor.
Performanele profesionale individuale ale angajailor sunt evaluate anual cu scopul confirmrii cunotinelor
profesionale, aptitudinilor i abilitilor necesare ndeplinirii sarcinilor i responsabilitilor acordate.
Cerinte generale
Managementul entittii publice dar i salariaii dispun de cunotintele, abilitaile i experiena care fac
posibil ndeplinirea eficient i efectiv a sarcinilor, precum i buna ntelegere i ndeplinire a responsabiliilor
legate de controlul intern/managerial.
Competena angajatilor precum i sarcinile ncredinate trebuie s se afle n echilibru permanent, pentru
asigurarea caruia managementul entitii publice actioneaza prin: definirea cunotinelor i deprinderilor necesare
pentru fiecare loc de munc; managementul interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare dinainte
stabilit; realizarea planului de pregtire profesional a noului angajat, nc din timpul procesului de recrutare;
inventarierea necesitilor de pregtire profesional i determinarea nevoilor de de formare profesionala n
contextul evaluarii anuale a salariailor, precum i monitorizarea evolutiei carierei acestora; ceritudinea faptului ca
cerinele de pregtire identificate sunt atinse; creterea capacitii interne de pregatire n scopul completrii
formelor de pregtire externe entitatii publice.
n conformitate cu legislaia n vigoare la aceast dat performantele profesionale individuale ale salariailor
se evalueaz cel puin o dat pe an n raport cu obiectivele anuale individuale si sunt puse n discutie cu acestia de
catre evaluator.
n ceea ce privete att competena ct i performanta, acestea trebuie sustinute de instrumente adecvate,
care includ tehnica de calcul, programele informatice, brevetele, metodele de lucru etc.
Managerii compartimentelor entitatii publice trebuie s asigure fiecrui angajat participarea n fiecare an la
cursuri de pregtire profesional n domeniul su de competen.
Aciunile principale n ceea ce privete implementarea standardului nr. 3 ,,Competen profesional,,
prevd:
Ocuparea posturilor prin concurs, potrivit normelor legale n vigoare, cu personal specializat conform
cerinelor posturilor prevzute n cadrul structurii organizatorice;
Completarea fiselor posturilor cu date privind cunotinele i aptitudinilor necesare a fi deinute de titulari n
vederea ndeplinirii sarcinilor i a atribuiilor;
Concordana dintre pregtirea de specialitate a titularului postului i natura activitilor desfurate;
Completarea fielor posturilor cu date privind cunotinele necesare a fi deinute de titulari ai funciilor de
conducere cu privire la atribuiile de control intern/managerial i a codului controlului intern al entitii publice
respectiv a Ordinului nr. 400/215;
Elaborarea tabelului centralizator cu nevoile de pregtire pe categorii de personal(cursuri profesionale
obligatorii, cursuri necesare pentru promovarea n carier, cursuri de specialitate pentru ndeplinirea
atribuiilor funcionale) i modul de aplicare a nevoilor de pregtire;
Elaborarea i realizarea de programe de pregtire profesional a personalului, de ctre structurile i
microstructurile de specialitate, conform nevoilor de perfecionare identificate.
Referinte principale:
Legea nr. 53/2003, Codul muncii , republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 188/1999, privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Legea adminisratiei publice locale nr. 215/2001 , republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea-cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitar a personalului pltit din fonduri publice, cu modificrile
i completrile ulterioare;
Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiar a personalului care gestioneaz fonduri comunitare, cu
modificarile i completrile ulterioare;
31
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesional a adulilor, republicat;
Hotararea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcionarilor publici, cu modificrile i
completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a prevederilor
Ordonanei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesional a adulilor, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Hotararea Guvernului nr. 595/2009 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind stimularea financiar a
personalului care gestioneaz fonduri comunitare, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei
funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european de curriculum vitae;
Hotrrile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a functiilor publice anuale;
Actele normative prin care au fost aprobate statutele specifice ale personalului din entitile sistemului de
aparare i ordine public, precum i statutele corpurilor profesionale.
32
ANEXA
Tabel/tabele cu necesarul de pregtire profesional pe categorii de personal
Numele Rurnizorii de Angajatori Specializare Alte Stagii de Stagii de . n
i formare in cadrul in unitati forme de adaptare adaptare .
prenumele profesionala; unitatilor din tara sau pregatire profesionala profesionala .
proprii; din la cerintele la cerintele
strainatate postului si postului si
ale locului ale locului
de munca de munca;
1
...
n
GRILA
pentru aprecierea activitii desfurate al.
Candidat
Criteriu de
Nr.crt. Indicator de performan Punctaj
evaluare
1 2 3 4
6. Alte activiti.
PUNCTAJ TOTAL 20
8. Absolvent al DPPD. 15
9. Alte atestate.
PUNCTAJ TOTAL 50
5. Alte abiliti.
PUNCTAJ TOTAL 45
Descrierea standardului
Conductorul entitii publice definete structura organizatoric, competenele, responsabilitile, sarcinile, liniile de
raportare pentru fiecare component structural i comunic salariailor documentele de formalizare a structurii
organizatorice.
Conductorul entitii publice stabilete, n scris, limitele competenelor i responsabilitilor pe care le deleag.
Cerine generale
Structura organizatoric este stabilit astfel nct s corespund scopului i misiunii entitii i s serveasc
realizrii n condiii de eficien, eficacitate i economicitate a obiectivelor stabilite.
n temeiul actului normativ privind organizarea i funcionarea entitii publice, conductorul entitii publice
aprob structura organizatoric: departamente, direcii generale, direcii, servicii, birouri, posturi de lucru.
ncadrarea cu personal de conducere i personal de execuie a acestor structuri se regsete n statul de
funcii al entitii i se realizeaz cu respectarea concordanei dintre natura posturilor i competenele
profesionale i manageriale necesare ndeplinirii sarcinilor fixate titularilor de posturi.
Competena, responsabilitatea, sarcina i obligaia de a raporta sunt atribute asociate postului; acestea
trebuie s fie bine definite, clare, coerente i s reflecte elementele avute n vedere pentru realizarea
obiectivelor entitii publice.
Conducerea entitii publice analizeaz i determin periodic gradul de adaptabilitate a structurii
organizatorice la modificrile intervenite n interiorul i/sau exteriorul entitii, pentru a asigura o permanent
relevan i eficien a controlului intern.
n fiecare entitate public delegarea se realizeaz, n principal, prin regulamentul de organizare i
funcionare, fiele posturilor i, n unele cazuri, prin ordine exprese de a executa anumite operaiuni.
Delegarea este condiionat n principal de potenialul i gradul de ncrcare cu sarcini a conducerii entitii
i a salariailor implicai.
Actul de delegare este conform atunci cnd:
- respect raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuiilor delegate i cunotinele, experiena i capacitatea
necesar efecturii actului de autoritate ncredinat;
- sunt precizate n cuprinsul acestuia termenele-limit de realizare i criteriile specifice pentru ndeplinirea cu
succes a sarcinilor/atribuiilor delegate;
- sunt furnizate de ctre manager toate informaiile asupra responsabilitii ce va fi ncredinat;
- este confirmat, prin semntur, de ctre salariatul cruia i s-au delegat sarcinile/atribuiile.
- Salariatul delegat rspunde integral de realizarea sarcinii, iar managerul care a delegat i menine n faa
superiorilor responsabilitatea final pentru realizarea acesteia.
Referine principale:
Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei
funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;
Actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice;
Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor i organigrama entitii publice.
35
Standardul structura organizatoric are incluse mai multe responsabiliti de management relevante i face referire
n msur semnificativ la celelalte standarde.
Probleme n implementarea standardului:
Structura organizatoric nu reflect volumul sarcinilor i atribuiilor pe care le are de ndeplinit instituia.
Nu exist resursele necesare pentru a crea o structur organizatoric care s asigure ndeplinirea obiectivelor i a
atribuiilor organizaiei.
Structura organizatoric nu reflect o coordonare corespunztoare ntre departamente care s asigure cooperarea n
atingerea obiectivelor.
Structura organizatoric conduce la o departamentalizare prea strict care determin o fragmentare nejustificat a
atribuiilor, lipsa de cooperare i abordri unidirecionale n rezolvarea problemelor i atingerea obiectivelor.
Delegarea de atribuii nu urmeaz o procedur clar i nu urmrete regimul de incompatibiliti i conflicte de
interese.
n cadrul actualului standard Structura Organizatoric, cuprins n codul controlului intern managerial aprobat prin
Ordin al Secretarului General al Guvernului 400/2015, sunt sintetizate de fapt i cerinele altor standarde cuprinse
anterior n codul controlului intern managerial si anume: coordonarea, delegarea, continuarea activitii.
Entitatea public este organizat n aa fel nct s aib n vedere interesul ceteanului, dialogul cu factorii
interesai i pentru a rspunde cu promptitudine solicitrilor mediului extern?
Raportul dintre competene, responsabiliti i volum de munc este structurat de o manier care s permit
ndeplinirea obiectivelor entitii?
Regulamentul de organizare i funcionare conine toate atribuiile pe care personalul de conducere i
structurile din subordine le exercit i delimiteaz clar mandatele acestora de celelalte compartimente din
organizaie? Ierarhia organizaional i ponderea ierarhic sunt stabilite n scris i sunt cunoscute de ctre
toi angajaii?
Statul de funcii al entitii conine toate posturile de conducere i execuie?
Fiele de post ale salariailor sunt n concordan cu regulamentul de organizare i funcionare i cu
obiectivele structurii din care acetia fac parte?
Canalele de comunicare intra i interdepartamentale sunt organizate n aa fel nct s faciliteze cooperarea
i sunt cunoscute de ctre toi angajaii? Se ncurajeaz schimbul liber de opinii ntre angajai i manageri?
Competenele, responsabilitile, sarcinile aferente postului sunt asociate cu obiective clare i nsoite de
obligaia de a raporta n relaie cu acestea?
Schimbrile n structura organizatoric a entitii sunt aduse la cunotin tuturor angajailor?
Criterii generale de evaluare a stadiului implementrii standardului
36
Principiile pe care trebuie s le respecte organizarea:
Structura organizatoric trebuie construit n funcie de : mrimea organizaiei, natura activitii, obiective, cadru
legal, modul de finanare.
Organizarea trebuie adaptat de fiecare dat acestor elemente specifice legate de obiective i atribuii.
Trebuie evitate urmtoarele situaii care conduc la organizarea echivoc, nu cunoatem exact ce sarcini are fiecare,
nu sunt atribuite competene adecvate pentru realizarea sarcinilor, iar responsabilitile nu sunt clar definite. De
asemenea trebuie evitat organizarea excesiva care determina costuri exagerate i conduce la depirea termenelor
i chiar la blocaje. Organizarea imobil este de asemenea de evitat ntruct poate conduce la neadaptarea
permanent la schimbri, pune conducerea n situaia de a nu mai deine un bun control asupra funcionarii entitii
publice.
De asemenea, organizarea trebuie s aib n vederea obiectivitatea, procesele i structurile nu pot fi construite n
funcie de anumite interese personale sau private de grup. Organizarea trebuie s fie subordonat exigenelor
obiective, interne i externe entitii.
Separarea atribuiilor
Nici o persoan sau verig organizatoric din entitatea public s nu dein controlul exclusiv asupra tuturor etapelor
importante ale unei tranzacii, activiti sau operaiuni. Scopul consta n diminuarea riscurilor de orice natur (eroare,
neregularitate, ilegalitate etc.) n gestionarea activelor i pasivelor entitii.
Pe lng aceste trei funcii permanente i incompatibile, exist alte dou, pe care le ntlnim n mod sistematic, care
i acestea ar trebui s fie separate:
- funcia de control - avnd nelesul exclusiv de verificare, ca activitate exercitat de ctre persoane sau
structuri specializate, n funcie de momentul exercitrii controlului, acesta poate fi: preventiv (ex-ante),
concomitent sau ulterior (ex-post);
- funcia de deinere - specific persoanelor care dein n gestiune bunuri fizice sau alte valori: magazionerii,
gestionarii de stocuri.
Pentru a proiecta o organizare eficient, este necesar, mai nti, o bun cunoatere a elementelor sale
componente, care, n majoritatea lor, constituie, n acelai timp, i instrumente de control intern cu care opereaz
aceast funcie managerial.
Procesul const n delimitarea funciunilor entitii publice, precum i n stabilirea, separarea, ordonarea i gruparea
activitilor, atribuiilor i sarcinilor, potrivit cerinelor de realizare a fiecrei funciuni n parte, n vederea atingerii
obiectivelor prestabilite.
Organizarea n structuri organizatorice/funcionale stabilete funciile i posturile din cadrul acestora, relaiile
ierarhice, funcionale, de control i de reprezentare ntre/n interiorul structurilor organizatorice i n raport cu terii.
n cadrul ndrumarului metodologic pentru dezvoltarea controlului intern n entitile publice, elaborat la nivelul
ministerului finanelor publice se propune o terminologie comun a termenilor care se refer la proces i structur:
sarcina, atribuia, activitatea, funciunea, postul, funcia, compartimentul, relaiile organizatorice i nivelele ierarhice.
37
sarcina: cea mai mic unitate de munc individual; reprezint aciunea ce trebuie efectuat pentru realizarea unui
obiectiv. Realizarea ei presupune atribuirea de competene i fixarea de responsabiliti.
atribuia: ansamblul de sarcini de acelai tip, necesare pentru realizarea unei activiti bine definite, executat
periodic sau continuu i care implic cunotine specializate pentru realizarea unui obiectiv specific;
activitatea: totalitatea atribuiilor de o anumit natur, care determin procese de munca cu un grad de omogenitate
i similaritate ridicat, cunotinele necesare realizrii activitii sunt din domenii limitate, personalul utilizat putnd
avea astfel, o pregtire profesional sensibil unitar; activitatea cuprinde atribuii omogene ce revin compartimentelor
entitii;
postul: elementul primar al structurii organizatorice - reprezint ansamblul sarcinilor, obiectivelor, competenelor,
responsabilitilor i procedurilor ce sunt atribuite i trebuie ndeplinite la nivelul unui loc de munc;
funcia: format din totalitatea posturilor care au caracteristici asemntoare din punctul de vedere al sarcinilor,
obiectivelor, competenelor, responsabilitilor i procedurilor;
compartimentul: subdiviziune organizatoric format prin gruparea, pe baza unor criterii obiective, a unui numr
raional de posturi aflate sub o autoritate unic, n cadrul creia se realizeaz, n mod permanent, un ansamblu
relativ omogen de sarcini, necesitnd cunotine specializate de un anumit tip i utilizarea unor metode i tehnici
adecvate;
relaiile organizatorice: formate din: relaiile ierarhice, relaiile funcionale, relaiile de cooperare, relaiile de control,
relaiile de reprezentare;
nivelele ierarhice: ansamblul posturilor sau compartimentelor care dispun de aceeai autoritate.
Analiza obiectivelor entitii publice urmrete stabilirea coninutului detaliat al fiecrei funciuni (de achiziii, resurse
umane, financiar-contabil, informatic, juridic, administrativ, relaii publice etc.) i al tuturor funciilor manageriale
(de previziune, organizare, coordonare, antrenare i evaluare-control).
Definirea activitilor necesare i stabilirea coninutului acestora se efectueaz printr-o examinare critic a delimitrii
activitilor existente i a coninutului acestora. Activitile i coninutul lor sunt redefinite i apoi sunt regrupate n
funciuni, conform criteriilor de omogenitate, complementaritate i convergen. Se stabilesc atribuiile i sarcinile ce
urmeaz a fi realizate n plan decizional, operaional i informaional.
Crearea compartimentelor implic: determinarea volumului de munc necesar, stabilirea necesarului de posturi, ca
numr i structur, repartizarea raional a sarcinilor pe posturi, urmrindu-se fluxul procesual i gruparea posturilor
pe compartimente.
38
Stabilirea propriu-zis a structurii organizatorice i evaluarea funcionalitii acesteia se evideniaz prin elaborarea
principalelor documente care reflect organizarea formal a entitii publice sunt. Cele mai importante dintre acestea
sunt: organigramele, regulamentul de organizare i funcionare i fiele posturilor.
Organigrama structural (ierarhica): reprezentarea grafic a structurii organizatorice a entitii publice sau a unor
compartimente ale acesteia. Presupune precizarea prealabil a relaiilor ntre compartimente/posturi i ntocmirea
diagramelor de relaii aferente; fluxurilor decizionale i informaionale ntre compartimente/posturi; nivelelor ierarhice,
normelor de conducere i competenelor decizionale; numrului posturilor de conducere i de execuie pentru fiecare
compartiment.
Regulamentul de organizare i funcionare: actul normativ prin care se reglementeaz structura organizatoric a
entitii publice i a subdiviziunilor sale, se stabilesc i se repartizeaz activitile, atribuiile, competenele i
responsabilitile ce revin posturilor de conducere i compartimentelor, precum i relaiile dintre ele.
Fia postului: conine toate caracteristicile eseniale, formale, ale unui post. Cuprinde denumirea postului, obiectivele
individuale, sarcinile, competenele, responsabilitile, relaii cu alte posturi, cerinele specifice privind pregtirea,
calitile, aptitudinile i deprinderile necesare realizrii obiectivelor individuale stabilite pentru postul respectiv. Fia
postului servete att ca document de organizare a muncii oricrui angajat, ct i ca
baz pentru evaluarea rezultatelor muncii acestuia.
39
STANDARDUL 5
OBIECTIVE
Direcii de aciune:
stabilirea obiectivelor generale n concordan cu misiunea M.E.C.S. / fiecrei entiti subordonate;
formularea obiectivelor specifice se face la nivelul structurilor entitii, conform actelor normative in domeniu,
n concordan cu scopul i activitile alocate n funcie de resursele avute la dispoziie, avnd termene de
realizare i indicatori de performan / de rezultat ataai;
obiectivele specifice acoper n totalitate obiectivele generale;
stabilirea obiectivelor individuale la nivelul posturilor;
toate obiective specifice sunt definite astfel nct s respecte pachetul de cerine SMART (Specifice,
Msurabile, de Atins, Realiste i n Termen);
elaborarea inventarului activitilor structurii, pe obiective, astfel nct prin acestea s se poat estima gradul
de realizare a obiectivelor;
stabilirea activitilor individuale pentru fiecare salariat, care s conduc la atingerea obiectivelor specifice
ale structurii i implicit, la atingerea obiectivelor generale ale entitii publice;
concordana ntre activitile stabilite structurii funcionale i activitile stabilite posturilor din cadrul acesteia;
obiectivele generale sunt definite n termeni de impact, iar cele specifice sub form de rezultate asteptate;
obiectivelor specifice li se asociaz activiti, nscrise n liste de activiti pe compartimente, pentru a se
putea evalua atingerea obiectivelor; activitile sunt detaliate n aciuni / operaiuni, pentru a se putea descrie
modalitatea concret de realizare a activitilor.
Descrierea standardului
Conducerea entitii publice ntocmete planuri prin care se pun n concordan activitile necesare pentru atingerea
obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat, astfel nct riscurile susceptibile s afecteze realizarea obiectivelor
entitii s fie minime.
Cerine generale:
Conducerea entitii publice elaboreaz planuri/programe de activitate pentru toate obiectivele entitii,
identific i repartizeaz resursele, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor, i
organizeaz procesele de munc n vederea desfurrii activitilor planificate.
Repartizarea resurselor necesit decizii cu privire la cel mai bun mod de alocare, dat fiind caracterul limitat al
resurselor.
Schimbarea obiectivelor, resurselor sau a altor elemente ale procesului de fundamentare impune
actualizarea planului/programului.
Pentru atingerea obiectivelor, conductorul entitii publice asigur coordonarea deciziilor i aciunilor
compartimentelor entitii i organizeaz consultri prealabile att n cadrul compartimentelor entitii, ct i
ntre compartimentele respective.
Referine principale:
41
ntrebri de verificare a implementrii standardului
Entitatea public i structurile componente utilizeaz activitatea de planificare pentru a prioritiza activitile i
resursele necesare acestora n vederea ndeplinirii obiectivelor n condiii de eficien, eficacitate i
legalitate?
Procesul de planificare se bazeaz pe consultri cu factorii interesai?
Planurile realizate stabilesc obiective clare, activitile necesare pentru ndeplinirea acestora,
persoanele/direciile responsabile i termene ferme de ndeplinire?
Planurile sunt monitorizate i evaluate, iar informaia rezultat este utilizat pentru revizuirea i actualizarea
prioritilor?
Obiectivele generale, obiectivele specifice i activitile entitii sunt formulate respectnd ciclul de
planificare i sunt aduse la zi ori de ct ori este necesar?
Managerii i salariaii cunosc obiectivele care le-au fost alocate, precum i indicatorii de performan asociai
acestora?
Resursele alocate sunt astfel repartizate nct s asigure activitile necesare realizrii obiectivelor
specifice compartimentului?
n cazul modificrii obiectivelor specifice, sunt stabilite msurile necesare pentru ncadrarea n resursele
repartizate?
Etapele planificrii:
o Planificarea este una dintre funciile eseniale ale managementului care se realizeaz att la nivel strategic, ct
i la nivel operaional;
o Planificarea se refer la repartizarea resurselor, pornind de la stabilirea nevoilor pentru realizarea obiectivelor.
Avnd n vedere caracterul limitat al resurselor, repartizarea acestora necesit decizii cu privire la cel mai bun
mod de alocare;
o Planificarea se realizeaz ciclic i const din urmtoarele etape: analiz (identificarea ipotezelor de lucru, starea
de fapt, probleme, soluii), elaborare (obiective generale, obiective specifice, aciuni, responsabili, termene,
indicatori de performan), implementare, monitorizare rezultate, evaluare rezultate;
o Planificarea i etapele acesteia au la baz dialogul permanent dintre conducere i salariai pe de-o parte, i
entitatea public i factorii interesai din mediul extern pe de alt parte, pentru a determina acceptarea i
nsuirea acesteia la toate nivelurile;
o Planificarea este un proces continuu, ceea ce imprim planului un caracter dinamic. Schimbarea obiectivelor,
resurselor sau altor elemente ale procesului de fundamentare impune actualizarea planului;
Exemple de documente de planificare utile n asigurarea implementrii acestui standard: planul Strategic Instituional
al Instituiei, Planificarea Bugetar Anual, Planul de Management, Planul de Achiziii, Planificarea resurselor
umane.
42
Plan de implementare standard Planificare
Aciuni planificate n vederea
Nr. Obiective Termen Responsabil(i) Observaii
realizrii obiectivelor
crt.
Actualizarea planurilor interne . Compartiment .
Realizarea
de activiti
planificrii la
1. Stabilirea de indicatori pentru . Compartiment .
nivelul
obiective
compartimentului
Realizarea etapei de analiz Compartiment .
Structura SCI/M
Respectarea criteriilor de . Compartiment .
Planurile elaborare (obiective, activiti, Structura SCI/M
realizate responsabili, termene,
2.
respect etapele indicatori)
planificrii Realizarea etapelor de Compartiment .
implementare i monitorizare
Realizarea etapei de evaluare . Compartiment .
43
STANDARDUL 7
MONITORIZAREA PERFORMANELOR
Direcii de aciune:
stabilirea indicatorilor de performan asociai obiectivelor;
asigurarea caracterului adecvat al indicatorilor de performan / de rezultat, pentru activitatea pe care o
msoar (o cuantific);
monitorizarea activitilor n vederea ndeplinirii obiectivelor specifice cu ajutorul indicatorilor de performan
/ de rezultat asociai obiectivelor, definii n Standardul 3 Competena, performana (calitate, cantitate,
termene, costuri, eficiena conducerii, colaborare, lucru n echip, mod de utilizare a resurselor, etc.);
evaluarea performanelor este realizat de ctre conductorul fiecrei structuri (direcie general, direcie,
serviciu, compartiment) prin msurarea nivelului de realizare a obiectivelor;
reevaluarea indicatorilor asociai atunci cnd au loc modificri ale ipotezelor i premiselor i, implicit a
obiectivelor, n scopul operrii de corecii.
Descrierea standardului
Managementul entitatii publice stabilete i pune n aplicare un proces specific de management al riscurilor
care s contribuie la realizarea eficient i eficace a obiectivelor sale previzionate.
Cerinte generale
Toate entitile publice trebuie s i defineasc propria strategie n ceea ce privete riscurile cu care se
poate confrunta i s asigure documentarea complet i adecvat a strategiei, precum i accesibilitatea
documentaiei existente la nivelul entitii publice n ori ce moment cnd necesitile o impun.
Managementul entitii publice trebuie s i stabileasc clar obiectivele, n vederea identificrii i definirii
riscurilor asociate acestor obiective. De asemenea managementul entitii publice are obligaia crerii i meninerii
unui sistem eficient de management al riscurilor, n principal, prin:
identificarea riscurilor n strans legtur cu obiectivele a cror realizare ar putea fi afectat de
materializarea riscurilor;
identificarea amenintarilor/vulnerabilitatilor prezente n cadrul activitilor curente ale entitatii publice care ar
putea conduce la svrirea unor fapte de corupie i fraude;
evaluarea riscurilor, prin msurarea probabilitii de apariie i a impactului asupra obiectivelor n cazul n
care acestea se materializeaza;
ierarhizarea i prioritizarea riscurilor n funcie de tolerana la risc stabilit de managementul entitatii;
stabilirea celor mai potrivite modaliti de tratare a riscurilor, astfel nct acestea s se ncadreze n limitele
toleranei la risc stabilite, i delegarea responsabilitii de gestionare a riscurilor ctre cele mai potrivite
niveluri decizionale;
monitorizarea implementrii msurilor de control, precum i a eficacitii acestora;
revizuirea i raportarea periodic a situaiei riscurilor.
Activitile n integralitatea lor i aciunile iniiate i puse n practic n cadrul procesului de gestionare a
riscurilor sunt riguros documentate, iar sinteza informaiilor, datelor i deciziilor luate n acest proces este cuprins n
,,Registrul riscurilor,, document care dovedete c n organizaie s-a introdus un sistem de management al riscurilor
i c acesta funcioneaz efectiv.
Managementul entitii publice analizeaz mediul extins de risc n care acioneaz i stabileste modul n care
acesta i afecteaza strategia de gestionare a riscurilor. Aciunile principale n ceea ce privete implementarea
standardului nr. 8 ,,Managementul Riscurilor,, prevd:
identificarea i evaluarea principalelor riscuri asociate obiectivelor i activitilor structuri organiztorice care
pot afecta eficacitatea i eficiena operaiunilor, respectarea regulilor ia regulementelor, ncrederea n
informaiile financiare i de management intern i extern, protejarea bunurilor, prevenirea i descoperirea
fraudelor;
tratarea riscurilor;
stabilirea msurilor de gestionare a riscurilor identificate;
ntocmirea i actualizarea Registrului riscurilor la nivelul structurii;
ntocmirea planului privind implementarea msurilor de management al riscurilor.
Referine principale:
Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naionale anticorupie pe perioada 2012-
2015, a Inventarului masurilor preventive anticorupie i a indicatorilor de evaluare, precum i a Planului
naional de aciune pentru implementarea Strategiei naionale anticorupie 2012-2015;
Strategia anticorupie pe domeniul educaiei;
Hotrrea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizrii principalelor funcii de sprijin pe care le
asigur ministerele, celelalte organe centrale i organizaiile neguvernamentale privind prevenirea i
gestionarea situaiilor de urgen;
Metodologie de implementare a standardului de control intern "Managementul riscurilor", elaborat de
Ministerul Finantelor Publice.
45
DE CE ESTE NECESAR UN MANAGEMENT AL RISCURILOR
IN CADRUL ENTITILOR PUBLICE
Un rspuns la aceast ntrebare este indus de observaia conform creia att n entitatea public, ct i n
mediul n care aceasta acioneaz, exist incertitudini de natura ameninrilor n realizarea obiectivelor, sau de
natura oportunitilor. Orice manager trebuie s-i pun problema de a gestiona ameninrile, deoarece, n caz
contrar, neatingndu-i obiectivele, s-ar descalifica, sau de a fructifica oportunitile n beneficiul entitii publice,
dovedindu-i eficiena. Dac incertitudinea este o realitate cotidian, atunci i reacia la incertitudine trebuie s
devin o preocupare permanent.
Motivaia general de mai sus ar putea justifica cu singurn necesitatea implementrii managementului
riscurilor, ns exist i unele motivaii specifice.
a) Managementul riscurilor impune modificarea stilului de management. Managerii nu trebuie
s se limiteze la a trata, de fiecare dat, consecinele unor evenimente care s-au produs. Tratarea consecinelor nu
amelioreaz cauzele i, prin urmare, riscurile materializate deja se vor produce i n viitor, de regul, cu o frecven
mai mare i cu un impact crescut asupra obiectivelor. Managerii trebuie s adopte un stil de management reactiv,
ceea ce nseamn c este necesar s conceapa i s implementeze msuri susceptibile de a atenua manifestarea
riscurilor. Reacia orientat spre viitor permite scolilor s stpneasc, n limite acceptabile, riscurile trecute, ceea ce
este acelai lucru cu creterea anselor de a-i atinge obiectivele.
Nicio o entitate public nu poate fi condus numai dup principiul vznd i fcnd. La fel de important
este i identificarea posibilelor ameninri, nainte ca ele s-i materializeze i s produc consecine nefavorabile
asupra obiectivelor stabilite. Aceasta nseamn a adopta un stil de management proactiv. Managementul proactiv
are la baz principiul este mai bine s previi, dect s constai un fapt mplinit. n cadrul entitilor publice care
beneficiaz de un management performant, scurtarea orizontului nu se limiteaz la viitorul imediat, ci ia n
considerare i perspective mai ndeprtate. n aceste situaii, managementul proactiv devine un management
prospectiv, n care managerul ncearc s identifice acele riscuri care pot aprea ca urmare a modificrilor de
strategie sau de mediu. Entitatea public trebuie pregtit pentru a accepta schimbarea.
b) Managementul riscurilor faciliteaz realizarea eficienta i eficace a obiectivelor organizaiei n mod
evident cunoaterea ameninrilor permite o ierarhizare a acestora n funcie de eventualitatea materializrii lor, de
amploarea impactului asupra obiectivelor i de costurile pe care le presupun msurile menite de a reduce sansele de
apariie sau de a limita efectele nedorite. Stabilirea unor ierarhii constituie suportul introducerii unei ordini de
prioriti n alocarea resurselor, n majoritatea cazurilor limitate, n urma unei analize cost-beneficiu sau, mai general,
efort-efect. Este esenial ca entitatea public s-i concentreze eforturile spre ceea ce este cu adevarat important,
i nu s-i disperseze resursele n zone nerelevante pentru scopurile sale. Totodat, revizuirea periodic a riscurilor,
aa cum este prevzut n standarde, conduce la realocri ale resurselor, n concordan cu modificarea ierarhiilor i,
implicit, a prioritilor. Cu alte cuvinte, managementul riscurilor presupune concentrarea resurselor n zonele de
interes actuale.
c) Managementul riscurilor asigur condiiile de baz pentru un control intern sntos Dac controlul
intern este ansamblul masurilor stabilite de conducere pentru a se obine asigurri rezonabile c obiectivele vor fi
atinse, rezult ca managementul riscurilor este unul din mijloacele importante prin care se realizeaz acest lucru,
deoarece managementul riscurilor urmrete tocmai gestiunea ameninrilor ce ar putea avea impact negativ asupra
obiectivelor. Cu alte cuvinte, dac se urmarete consolidarea controlului intern, este indispensabil implementarea
managementului riscurilor. Planul de aciune (activitile ce trebuie desfurate pentru realizarea obiectivelor) trebuie
secondat de planul ce cuprinde msurile ce atenueaz manifestarea riscurilor i de planul de tratare a situaiilor
dificile (riscuri materializate)
46
Documente specifice elaborate n cadrul Standardului 8
,,Managementul Riscurilor,,
aproape sigur
5
5 10 15 20 25
probabil
Nivel de probabilitate
4 4 8 12 16 20
posibil 3 6 9 12 15
3
2 4 6 8 10
foarte puin
probabil
2
1 2 3 4 5
improbabil
1
foarte redus redus moderat ridicat critic Nivel de impact
1 2 3 4 5
47
REGISTRUL RISCURILOR
Actiuni/msuri de
Risc inerent
Nr. Obiective/acti Identificarea minimizare a
crt. viti riscurilor Probabilita Expunere riscului/riscurilor
Impact inerent/inerente
te 4x5
1 2 3 4 5 6 7
48
Metodologia privind identificarea, evaluarea i atenuarea riscurilor
Managementul riscurilor este un proces efectuat de ctre conducerea i personalul structurilor entitilor publice, i
const n :
1. Identificarea riscurilor ;
2. Evaluarea riscurilor ;
3. Stabilirea toleranei la risc ;
4. Strategia adoptat pentru atenuarea riscurilor controlarea riscurilor (rspunsul la risc) ;
5. Revizuirea i raportarea riscurilor.
Identificarea riscurilor
Riscurile se identific i se definesc n raport cu obiectivele a caror realizare este afectat de materializarea
lor .
Existena unui sistem de obiective clar definite n cadrul structurii constituie premisa esenial pentru
identificarea i definirea riscurilor.
Dac situaia o impune, anumite activitai/sarcini, ce au un rol determinant n realizarea obiectivului, pot fi
detaliate la rndul lor pn la limita necesara unei identificari i evaluari mai precise a riscurilor.
Identificarea riscurilor se efectueaz prin formularea raspunsului la urmtoarea ntrebare: care ar fi
consecinele nerealizrii sau realizrii necorespunzatoare a acestei activiti/sarcini ?
Un risc identificat va fi exprimat succint cu ajutorul ctorva cuvinte care sa i redea esena (de exemplu :
efectuarea de plati necuvenite, atribuirea nelegal a contractului de achiziie).
Pentru identificarea i definirea riscurilor se respect urmtoarele reguli :
se ine cont de faptul c riscul este o incertitudine, o posibilitate i nu un fapt mplinit ;
se analizeaz problemele dificile identificate, iar dac circumstanele se pot repeta, se trateaz
problemele dificile si ca riscuri ;
problemele (situatiile, evenimentele) care nu pot sa apara nu se considera riscuri ;
se definesc atat cauzele cat si efectele riscului identificat asupra obiectivelor ;
se grupeaza si se prioritizeaza riscurile identificate ;
Evaluarea riscurilor
Evaluarea riscurilor presupune evaluarea probabilitatii de materializare a riscurilor si a impactului asupra
obiectivelor in cazul in care acestea se materializeaza. Combinatia dintre nivelul estimat al probabilitatii si nivelul
estimat al impactului constituie expunerea la risc, in baza careia se realizeaza profilul riscurilor.
Etapele evaluarii riscurilor sunt :
Evaluarea probalilitatii de materializare a riscului identificat ;
Evaluarea probabilitatii de materializare a riscului identificat consta in determinarea sanselor de aparitie
a unui rezultat specific si se realizeaza prin :
a) observarea materializarii riscurilor similare in trecut ;
b) analiza circumstantelor (cauzelor) care favorizeaza apariatia riscurilor ;
c) utilizarea scalelor de evaluare a probabilitatii de materializarea riscului, in trei etape de probabilitate,
potrivit tabelului :
Nivelul Explicatie
impactului/consecintel
or
Foarte Sczut Cu impact foarte sczut asupra activitatilor structurii si indeplinirii
obiectivelor;
Sczut Cu impact sczut asupra activitatilor structurii si indeplinirii obiectivelor;
Mediu Cu impact mediu asupra activitatilor structurii si indeplinirii obiectivelor;
Ridicat Cu impact semnificativ asupra activitatilor structurii si indeplinirii
obiectivelor;
Foarte ridicat Cu impact extrem de semnificativ asupra activitatilor structurii si
indeplinirii obiectivelor;
PROBABILITATE (X)
NOTA : Liniile matricei descriu variatia probabilitatii, iar coloanele variatia impactului. Expunerea la risc
apare la intersectia liniilor cu coloanele.
Dup ce riscurile au fost identificate i evaluate, i dup ce s-au definit limitele de toleran n cadrul crora structura
este dispus, la un moment dat, s i asume riscuri, se stabilete tipul de rspuns la risc pentru fiecare risc n parte,
potrivit tabelului de mai jos:
50
Strategia adoptat pentru
rspunsul la risc Msurile ce urmeaz a fi luate
Acceptarea (tolerarea) riscurilor, respectiv neluarea unor msuri de control,
intervine atunci cnd riscurile sunt liber asumate i aplicarea unei strategii de
rspuns la risc nu este posibil (se recomand n cazul riscurilor cu expunere
Acceptare
sczut);
Evitarea riscurilor, adic eliminarea activitilor (circumstanelor) care genereaz
riscurile. Aplicarea acestei strategii este limitat n cazul activitilor care in de
Evitare
scopul structurii);
Se accept riscurile cu condiia meninerii sale sub o permanent supraveghere,
presupune o amnare a lurii msurilor de control pn la momentul creterii
probabilitii de apariie a riscului astfel tratat.Acest msur se aplic n cazul
Monitorizare permanent riscurilor cu impact semnificativ, dar cu probabilitate mic de apariie,
monitorizndu-se cu precdere probabilitatea de apariie a riscului;
Incredinarea gestionrii riscului unui ter specializat, pe baz de contract, are ca
efect micorarea expunerii structurii i gestionarea eficace a riscului de ctre un
Transferarea
tert specializat. Aceast msur se preteaz n cazul riscurilor financiare si
riscurilor
patrimoniale, cum sunt contractele de asigurare spre exemplu;
Reprezint cea ma frecvent modalitate de abordare pentru majoritatea
riscurilor cu care se confrunt structura i presupune acionarea prin msuri de
Tratarea (atenuarea)
atenuare a probabilitii, a impactului sau a amndurora (spre exemplu
riscurilor
implementarea de instrumente de control intern/managerial pentru a menine
riscurile n limite acceptabile);
CLASAREA RISCURILOR
Categorii de
Prioritate Termen
riscuri
Necesit concentrarea ateniei conducerii Structurii pentru
adoptarea/implementarea unor msuri urgente de
riscuri majore Prioritate 1
prevenire/control adecvate.
Instrumentele de control intern/managerial constituie ansamblul masurilor luate n vederea atenurii riscurilor
i sunt clasificate n ase grupe, astfel :
obiectivele efectele pozitive pe care conducerea incearca sa le realizeze sau
evenimentele/efectele negative pe care conducerea incearca sa le evite tinand cont de
specificul domeniului de activitate si a responsabilitatilor stabilite de legislatia in domeniu ;
mijloacele ansamblul resurselor umane, financiare, materiale si de alta natura puse la
dispozitia structurii in vederea realizarii obiectivelor stabilite ;
sistemul informational totalitatea procedurilor, metodelor si mijloacelor puse la dispozitia
stucturii in cadrul procesului informational ce constituie un tot unitar cu privire la culegerea,
51
prelucrarea, sistematizarea, valorificarea si stocarea datelor si informatiilor, in conformitate cu
legislatia in domeniu;
organizarea ansamblul de masuri, metode, tehnici, mijloace si operatiuni, prin care se
stabilesc, in conformitate cu anumite principii, reguli, norme si criterii prevazute in legislatia
specifica, componentele procesuale (activitati, atributii, sarcini) si organigrama, in vederea
indeplinirii atributiilor si responsabilitatilor stabilite ;
procedurile totalitatea pasilor ce trebuie urmati, a metodelor de lucru stabilite si a regulilor de
aplicat, in vederea executarii activitatii, atributiei sau sarcinii ;
supervizarea, controlul sunt vizate, in principal, masuri de control ierarhic, menite sa tina sub
control riscurile ce rezulta din desfasurarea activitatilor de catre personalul din subordine, si
presupune indrumarea, coordonarea, monitorizarea si verificarea.
52
STANDARDUL 9
PROCEDURI
Descrierea standardului:
Conducerea entitii publice asigur elaborarea procedurilor scrise pentru activitile derulate n entitate i le aduce
la cunotina personalului implicat.
Cerine generale:
Conducerea entitii publice se asigur c pentru toate procesele majore, activitile, aciunile i/sau
evenimentele semnificative exist o documentaie adecvat i c operaiunile sunt consemnate n documente.
Pentru ca procedurile s devin instrumente eficace de control intern, acestea trebuie:
- s se refere la toate procesele i activitile importante;
- s asigure o separare corect a funciilor de iniiere, verificare, avizare i aprobare a operaiunilor;
- s fie precizate n documente scrise;
- s fie simple, complete, precise i adaptate activitii procedurate;
- s fie actualizate n permanen;
- s fie aduse la cunotina personalului implicat.
Conducerea entitii publice se asigur c, pentru toate situaiile n care datorit unor circumstane deosebite
apar abateri fa de politicile sau procedurile stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel
corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor.
Circumstanele i modul de gestionare a situaiilor de abatere de la politicile i procedurile existente se
analizeaz periodic, n vederea desprinderii unor concluzii de bun practic pentru viitor, ce urmeaz a fi
formalizate.
Procedurile concepute i aplicate de personalul entitii publice trebuie s asigure o separare a funciilor de
iniiere i verificare, astfel nct atribuiile i responsabilitile de aprobare, efectuare i control al operaiunilor s
fie ncredinate unor persoane diferite. n acest mod se reduc considerabil riscul de eroare, fraud, nclcare a
legislaiei, precum i riscul de nedetectare a acestor probleme.
Conductorii entitilor publice n care, datorit numrului mic de salariai, se limiteaz posibilitatea de aplicare a
separrii atribuiilor i responsabilitilor trebuie s fie contieni de riscul cumulrii atribuiilor i responsabilitilor
i s compenseze aceast limitare prin alte msuri de control.
n entitatea public, accesul la resursele materiale, financiare i informaionale, precum i protejarea i folosirea
corect a acestora se reglementeaz prin acte administrative, care se aduc la cunotina salariailor.
Restrngerea accesului la resurse reduce riscul utilizrii inadecvate a acestora.
Referine principale:
Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat n active corporale i necorporale, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i rspunderea n legtur cu
gestionarea bunurilor agenilor economici, autoritilor sau instituiilor publice, cu modificrile ulterioare;
Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 182/2002 privind protecia informaiilor clasificate, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 213/1998 privind bunurile proprietate public, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
legile bugetare anuale;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i sancionarea neregulilor
aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a fondurilor publice naionale aferente acestora,
aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 142/2012, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 94/2011 privind organizarea i funcionarea inspeciei economico-
financiare, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 107/2012, cu modificrile ulterioare;
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
53
Ordonana de urgen a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea i utilizarea resurselor derulate prin
trezoreria statului, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 781/2002 privind protecia informaiilor secrete de serviciu;
Hotrrea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fr plat i de valorificare a bunurilor
aparinnd instituiilor publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 1.151/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice privind modul de organizare
i exercitare a controlului financiar de gestiune;
Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaiilor de cas ale unitilor socialiste;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor metodologice generale
referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv i a Codului specific de norme profesionale pentru
persoanele care desfoar activitatea de control financiar preventiv propriu;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de aplicare a
prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea i utilizarea resurselor
derulate prin trezoreria statului, aprobat cu modificri prin Legea nr. 201/2003, cu modificrile i
completrile ulterioare;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
modul de ncasare i utilizare a fondurilor bneti primite sub forma donaiilor i sponsorizrilor de ctre
instituiile publice;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.718/2011 pentru aprobarea Precizrilor privind ntocmirea i
actualizarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public al statului;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor publice, precum i organizarea, evidena
i raportarea angajamentelor bugetare i legale, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea i
efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor i capitalurilor proprii.
Este cunoscut de ctre angajai diferena dintre procedurile de sistem i cele operaionale?
Cine ar trebui s iniieze elaborarea procedurilor?
Pentru activitile procedurate deja n compartimentul dumneavoastr sunt respectate etapele standard
prevzute n OMFP 1389/ 2006?
Exist o persoan desemnat de managerul unitii pentru actualizarea permanent a procedurilor i
pentru diseminarea acestora n rndul personalului de execuie?
Cunoatei care trebuie s fie structura i coninutul standard al procedurilor interne?
Managerul unitii desfoar activiti de monitorizare a gradului de respectare a pailor eseniali din
activitatea procedurat?
La nivelul entitii este nevoie s se fac o identificare a activitilor, att a celor care decurg din atribuiile
prevzute de Regulamentul de Organizare i Funcionare, ct i a celor care sunt realizate pentru a susine acele
activiti.
Odat identificate activitile curente, dar i cele circumstaniale trebuie analizat care dintre acestea pot sa fie
transpuse ntr-o procedur, adic sunt activiti procedurabile. Acele activiti care au o succesiune de pai care pot
fi descrii ntr-un document formalizat, care se deruleaz de fiecare dat dup reguli similare, sunt activiti
procedurabile i se pot elabora proceduri care descriu derularea activitii.
54
Principalele etape n elaborarea unei proceduri sunt:
Codificarea i nregistrarea procedurilor
Difuzarea procedurilor
Scopul procedurilor
Domeniul de aplicare a procedurii
Descrierea procedurii; a modului de lucru
Elaborarea formularelor i anexelor
Identificare
activitate
procedurabil
Elaborare procedur
Formulare activitate
procedurat
Comparti
mente
care
furnizeaz Delimitar
date e Documente
subactivit utilizate
ti
Comparti
mente 56
care
intervin
n
Situaie:
Personalul care deruleaz activitile ce sunt descrise formalizat prin proceduri cunoate foarte bine procesul prin
care aceste activiti se deruleaz, astfel c, acesta este cel mai n msur s le elaboreze. Numrul persoanelor
care intervin n derularea activitilor principale din cadrul entitii nu este foarte mare, ceea ce face ca derularea
activitilor s se realizeze prin deprinderi dobndite prin repetarea aciunilor i mai puin prin urmrirea procedurilor
i aplicarea acestora n derularea proceselor. n acest caz, procedurile, atunci cnd se elaboreaz, reprezint o
descriere a activitii de ctre persoanele care desfoar n mod repetat acea activitate i devin mai de grab
documente arhivate care descriu, formalizeaz procesele i nu sunt ghiduri de aplicare i verificare a activitii.
n acest fel, procedurile operaionale n special, ndeplinesc rolul unor documente care descriu activitile i
procesele care se desfoar n cadrul entitii. Astfel c pot exist documente formalizate n care se prezint n
detaliu atribuiile entitii i modul n care sunt acestea exercitate.
Prin acesta, se poate spune c procesul, specific controlului managerial intern, prin care sunt prezentate formalizat
activitile procedurabile din cadrul entitii este realizat, ns scopul este atins doar parial. Formalizarea activitii
ntr-o procedur urmeaz o succesiune logic de aciuni care se constituie ntr-un proces al crui scop este
mbuntirea continu a managementului organizaiei i controlul eficient al riscurilor ce pot aprea n
atingerea obiectivelor propuse. Or, dac procedurile nu sunt realizate ca parte integrant a acestui proces ci doar
ca o activitate relativ izolat prin care se descriu activitile ntr-un document formalizat, coerena logic a procesului,
care pornete de la obiectivele generale ale organizaiei i se ncheie cu instrumentele detaliate prin care acestea se
realizeaz, nu este realizat.
Procedurile reprezint un instrument care contribuie la mbuntirea derulrii activitilor i, prin urmare, la atingerea
obiectivelor i prin care se asigur un control eficient al riscurilor posibile n derularea proceselor. Utilizarea
procedurilor doar ca documente care descriu formalizat cursul aciunilor rmne o aciune izolat care nu se
integreaz procesului de management i nu contribuie direct n cel mai eficient mod la susinerea acestui proces.
n aceast situaie avem de-a face cu cazul frecvent ntlnit n entitile publice, incare procedurile nu reprezint un
instrument care intervine n derularea continu a procesului de management al organizaiei ci sunt evenimente
izolate care sunt ntreprinse ca sarcini separate cu scopul de a realiza documentele formalizate pentru descrierea
activitilor procedurabile i de a ndeplini cerinele care decurg din aplicarea legislaiei.
57
STANDARDUL 10
SUPRAVEGHEREA
Descrierea standardului
Managementul entitatii publice initiaz, aplic i dezvolt controale adecvate de supraveghere a activitailor,
operaiunilor i tranzaciilor, n scopul realizrii eficace a acestora.
Cerinte generale
Managementul entitii publice trebuie s monitorizeze efectuarea controalelor de supraveghere pentru a se
asigura c procedurile sunt respectate de ctre salariai n mod efectiv si continuu.
Efectuarea verificrilor de supraveghere implic revizuiri ale activiti realizate de salariati, rapoarte despre
excepii, testri prin sondaje sau orice alte modaliti care confirm respectarea procedurilor generale sau
operaionale.
Managerii compartimentelor verific i aprob activitile salariailor, dau instructiunile necesare pentru a
asigura minimizarea erorilor i pierderilor, eliminarea neregulilor i fraudei, respectarea legislatiei i corecta
ntelegere i aplicare a instructiunilor.
Supravegherea activitatilor este considerat oportun, n msura n care:
fiecarui salariat i se comunic atribuiile, responsabilitile i limitele de competen atribuite;
se evalueaz sistematic activitatea fiecrui salariat;
se aprob rezultatele activitii n diverse etape de realizare a acesteia.
Aciunile principale n ceea ce privete implementarea standardului nr. 10 ,,Supravegherea,, prevd:
managerii au responsabilitii n ceea ce privete controlul curent al activitilor n vederea realizrii
obiectivelor stabilite ;
se realizeaz pe baz de proceduri operaionale supravegherea activitilor cu grad ridicat de risc( aa zisa
supervizare);
formele stabilite de supraveghere a activitilor sunt sunt determinate n mod corespunztor de ctre
persoanele desemnate n acest sens;
persoanele care efectueaz supravegherea i supervizarea sunt responsabilizate n acest sens;
supravegherea activitilor se efectueaz att prin controlul de prevenire ct i prin controlul expost;
formele de verificare determinate n vederea supravegherii sunt flexibile i eficiente.
Supervizarea unor activiti care implic un grad ridicat de expunere la risc se realizeaz pe baza unor
proceduri prestabilite.
Referinte principale:
Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial si controlul financiar preventiv,
republicata, cu modificarile si completarile ulterioare;
actul normativ de organizare si functionare a entitatii publice;
regulamentul de organizare si functionare a entitatii publice.
1.
CRITERIU NDEPLINIT : DA NU
2. Studiile de doctorat
Nr. Instituia organizatoare de doctorat Domeniul Perioada Titlul tiinific
crt. acordat
58
1.
CRITERIU NDEPLINIT : DA NU
3. Funcii didactice/profesionale
Nr. Instituia Domeniul Perioada Titlul/postul didactic sau
crt. gradul/postul profesional
1.
4. Realizrile profesional-tiinifice
Relevana i impactul (Recomandare: se fac referiri la elementele de noutate aduse de lucrrile
rezultatelor tiinifice ale tiinifice ale candidatului).
candidatului.
Capacitatea candidatului (Se pot face referiri la: evalurile studenilor, ale membrilor catedrei, la rezultatele
de a ndruma studeni obinute la cursuri de formare didactic, la ndrumarea i colaborarea cu tinerii
sau tineri cercettori i cercettori, la aprecierile unor prestigioi profesorisau cercettori, etc.).
competenele didactice
ale candidatului.
Punctaj obinut
CRITERIU NDEPLINIT : DA NU
59
STANDARDUL 11
CONTINUITATEA ACTIVITII
Descrierea standardului
Managementul entitii publice identific principalele ameninri cu privire la continuitatea derulrii
proceselor, activitilor si asigur msurile corespunztoare pentru ca activitatea acesteia s poat continua n orice
moment, n toate imprejurrile i n toate planurile, indiferent care ar fi natura unei perturbri majore.
Cerinte generale
Entitatea publica reprezint o organizaie a crei activitate trebuie s se deruleze continuu, prin structurile
sale componente. O eventual ntrerupere a activitii acesteia afecteaz atingerea obiectivelor stabilite.
Managementul entitatii publice inventariaz situaiile care pot conduce la discontinuiti n activitate i ntocmete un
plan de continuitate a activitii, care are la baz identificarea i evaluarea riscurilor care pot afecta continuitatea
operaional. Eventuale situatii generatoare de discontinuitati pot face referire la:
fluctuaia personalului;
lipsa de coordonare, rezultat al unui management defectuos; fraude;
dificulti i/sau disfuncionaliti n funcionarea echipamentelor din dotare;
disfuncionaliti produse de unii prestatori de servicii; schimbari de proceduri etc.
Planul de continuitate a activitatii existent trebuie s fie cunoscut, accesibil i aplicat n practic de salariaii care
au stabilite sarcini i responsabiliti n implementarea acestuia. Managementul entitii publice acioneaz n
vederea asigurrii continuitii activitii prin masuri care s previn apariia situatilor de discontinuitate, de exemplu:
angajarea de personal n locul celor pensionai sau plecai din entitatea publica din alte considerente dect cele
reale; delegarea, n cazul absenei temporare (concedii, plecri n misiune etc.); proceduri formalizate pentru
administrarea situaiilor care pot afecta continuitatea operaional i a tranzaciilor financiare relevante; achizitii
pentru nlocuirea unor echipamente necorespunzatoare din dotare; service pentru intreinerea echipamentelor din
dotare. Deasemenea managementul entitatii publice asigur revizuirea i ameliorarea planului de continuitate a
activitii, astfel nct acesta s reflecte ntotdeauna toate schimbrile ce intervin n organizaie.
Aciunile principale n ceea ce privete implementarea standardului nr. 11 ,,Continuitatea Activitii,, prevd:
elaborarea unui inventar al situaiilor activitilor care pot genera ntreruperea activitilor;
ntocmirea planurilor de asigurare a continuitii activitii cu msuri care s previn apariia
disfuncionalitilor, care s se refere cu deosebire la: realizarea demersurilor de ncadrare pe funciile
disponibile la plecarea personalului; asigurarea existenei de contracte de service pentru ntreinerea
echipamentelor din dotare; existena de contracte de achiziii pentru nlocuirea unor echipamente din dotare;
depistarea cauzelor care genereaz ntreruperi ale activitii;
instruirea salariailor n vederea aplicrii msurilor care au fost dispuse prin planurile de continuitate ale
activitilor;
punerea n aplicare a msurilor pentru asigurarea continuitii activitii.
Referinte principale:
Legea nr. 53/2003, Codul muncii , republicata, cu modificrile ulterioare;
Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare;
Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Hotrrea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcionarilor publici, cu modificrile i
completrile ulterioare;
Hotararea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea i dezvoltarea carierei
funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare.
Documente spefifice elaborate n cadrul Standardului 11 ,,Continuitatea Activitii,,
Tabel/inventar al situaiilor care pot conduce la discontinuiti n activitatea entitii publice;
Plan de asigurare a continuitii activitii;
Referat/not justificativ privind numirea nlocuitorului persoanelor cu funcii de conducere la plecarea n concediu;
Decizii de delegare la absena temporar din entitatea public a personalului;
Decicii de suplinire la lipsa din entitatea public.
60
STANDARDUL 12
INFORMAREA SI COMUNICAREA
Direcii de aciune:
colectarea, prelucrarea i centralizarea informaiilor n sistem informatizat n cadrul fiecrei structuri din
organigrama entitii, pe nivele ierarhice, astfel nct, prin primirea i transmiterea informaiilor, sarcinile s
poat fi ndeplinite; stabilirea tipurilor de informaii, coninutul, calitatea, frecvena, sursele i destinatarii
acestora;
stabilirea unor fluxuri informaionale fiabile (diagrame de relaii conforme cu organigrama aprobat a
entitii), n toate sensurile, inclusuv n relaiile cu exteriorul structurii i al entitii;
dezvoltarea de sisteme de colectare, actualizare i difuzare a datelor i informaiilor;
modaliti de mbuntire a mijloacelor de informare;
stabilirea unui sistem eficient de comunicare intern i extern, care s asigure o difuzare rapid, fluent,
practic, precis i oportun a informaiilor;
stabilirea unor canale adecvate de comunicare a informaiilor i a deciziilor fundamentate pe aceste
informaii (ascendent i descendent);
adaptarea procesului de comunicare la capacitatea utilizatorilor, n ceea ce privete prelucrarea informaiilor
i ndeplinirea responsabilitilor n materie de comunicare;
definirea modalitilor de evaluare i valorificare a rezultatelor controalelor.
Documente prob cu privire la implementarea standardului:
- H.G. pentru aprobarea structurii funcionale a M.E.C.S; - ordin de ministru pentru aprobarea structurii entitilor din
subordinea M.E.C.S;- Regulamentul de organizare i funcionare; - organigrama; - diagrama de relaii;
- proceduri de sistem / operaionale privind sistemele informaionale, comunicarea, circuitul documentelor;
n contextul informrii i comunicrii, activitatea de decizie i de execuie la nivelul entitilor din domeniul
educaional trebuie s se bazeze pe culegerea, stocarea, prelucrarea, analiza i sinteza informaiilor provenite att
din interiorul entitilor, ct i din mediul n care acestea funcioneaz. n paralel, entitile ofer date care vor fi
utilizate, att n mediul intern, ct i de ctre beneficiarii din mediul extern.
Subsistemul decizional
Feed-back
Prelucrarea Prelucrarea
informaiilor deciziilor
Feed-back
Subsistemul operaional
(aplicarea deciziilor)
Figura: Reprezentarea schematic a circuitului informaional ntr-un sistem cibernetico -economic
61
STANDARDUL 13
GESTIONAREA DOCUMENTELOR
Direcii de aciune:
la nivelul ministerului / entitilor subordonate, se constituie un compartiment distinct pentru primirea,
nregistrarea i expedierea documentelor;
la nivelul fiecrei direcii generale / direcii / serviciu / compartiment, ori al altei structuri organizatorice, se
ine n mod obligatoriu o eviden a documentelor primite i expediate;
sunt implementate msuri de securitate pentru protejarea documentelor mpotriva distrugerii, furtului, al
accesrilor neautorizate, etc.;
elaborarea de proceduri de sistem i operaionale, care s descrie crearea i funcionarea unui sistem de
pstrare / arhivare a documentelor, exhaustiv i actualizat;
62
Documente prob cu privire la implementarea standardului:
Aprob Se confirm
Conductorul entitii publuice, Directorul general al
arhivelor naionale
NOMENCLATORUL ARHIVISTIC
Aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. din
NOMENCLATOR AL DOSARELOR (arhivistic) este un Instrument de lucru n arhiva unei instituii, constnd dintr-o
list sistematic a tuturor categoriilor de documente, create n decursul unui an, grupate pe structura
organizatorica, potrivit schemei de organizare a entitii publicde (organigrama), iar n cadrul acestora pe probleme
i pe termene de pstrare.
Nomenclatorul servete pentru clasarea documentelor potrivit problemei pe care o conine i are scopul de a pune
ordine n constituirea arhivei curente la nivelul entitii i a fiecrei structuri organizatorice.
Prezentul inventar format din file conine dosare, registre, condici, cartoteci etc.
Dosarele de la numereleau fost lsate la .nefiind ncheiate.
La preluare au lipsit dosarele de la numerele
Astzi. s-au preluat.dosare.
Am predat, Am primit,
63
Anexa nr. 3 din Legea nr. 16/1996 (art. 9)
Instituia
.
PROCES- VERBAL
de predare-primire a documentelor
Astzisubsemnaii..................
delegai ai compartimentului..i arhivarul instituiei am procedat
primul la predarea i al doilea la preluarea documentelor create n perioadade ctre serviciul menionat,
n cantitate de .dosare.
Predarea-primirea s-a fcut pe baza inventarelor anexate, cuprinznd..pagini dactilografiate, conform
dispoziiilor legale.
Am predat, Am primit,
REGISTRU DE EVIDEN
a intrrilor-ieirilor unitilor arhivistice
INTRRI IEIRI
Nr Total
predare, nr.,
extreme ale
s-au predat
primite efectiv
crt. dosare
dup inventar
Nr. de dosare
Nr. de dosare
Nr. dosare
rmase la
actului de
Denum.
docum.
Datele
comp.
intrrii
Denumirea
Unde
ieite
Data
data
comp.
Registru de depozit
Nr. Denumirea Cota Scopul Numele Data Data restituirii u.a., Obs.
crt. fondului/ dosar scoaterii solicitantului, scoaterii semntura
compart. din funcia, serviciul u.a., arhivarului
depozit semntura
arhivarului
1 2 3 4 5 6 7 8
64
(denumirea creatorului)
(sediul)
PROCES-VERBAL Nr...........
Comisia de selecionare, numit prin decizia nr........... din.........., selecionnd n edinele din.......... documentele
din anii *) .......... avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le
termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii.
(denumirea creatorului)
(sediul)
PROCES-VERBAL Nr...........
Comisia de selecionare, numit prin decizia nr........... din.........., selecionnd n edinele din.......... documentele
din anii *) .......... avizeaz ca dosarele din inventarele anexate s fie nlturate ca nefolositoare, expirndu-le
termenele de pstrare prevzute n nomenclatorul unitii.
65
STANDARDUL 14
RAPORTAREA CONTABIL I FINANCIAR
Descrierea standardului
Managerul entitatii publice asigur buna desfurare a proceselor i exercitarea formelor de control intern
adecvate, care garanteaz c datele i informaiile aferente utilizate pentru ntocmirea situaiilor contabile anuale i a
rapoartelor financiare sunt corecte, complete i furnizate la timp.
Cerinte generale
Managementul entitii publice este responsabil de organizarea i inerea la zi a contabilitii i de
prezentarea la termen a situaiilor financiare asupra situaiei patrimoniului aflat n administrarea sa, precum i a
execuiei bugetare, n vederea asigurrii exactitaii tuturor informaiilor contabile aflate sub controlul sau.
Managementul compartimentului financiar-contabil asigur calitatea informaiilor i datelor contabile utilizate
la realizarea situaiilor contabile, care reflect n mod real activele i pasivele entitatii publice.
Toate situatiile financiare anuale sunt nsotite de rapoarte anuale de performan, in care se prezin pentru
fiecare program obiectivele, rezultatele preconizate i cele realizate, indicatorii i costurile asociate.
n toate entitile publice sunt elaborate proceduri i controale contabile documentate n mod corespunzator,
viznd corecta aplicare a actelor normative din domeniul financiar- contabil i al controlului intern.
Aciunile principale n ceea ce privete implementarea standardului nr. 14 ,,Raportarea Contabil i
Financiar,, prevd:
Tinerea la zi a contabilitii i de prezentare la termen a situaiilor financiare asupra situaiei patrimoniului;
Efectuarea execuiei bugetare n vederea asigurrii exercitrii tuturor informaiilor contabile;
Asigurarea de ctre managementul compartimentului financiar contabil a calitii informaiilor i a datelor
contabile la realizarea situaiilor contabile de sintez si nu numai;
Situaiile financiare anuale sunt nsoite de rapoarte anuale de performan cu referire la rezultatele
preconizate i la cele obinute, indicatori i costuri asociate
Referinte principale:
Legea contabilitii nr. 82/1991 , republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile ulterioare;
Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana Guvernului nr. 81/2003 privind reevaluarea i amortizarea activelor fixe aflate n patrimoniul
instituiilor publice, aprobat prin Legea nr. 493/2003 , cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
angajarea, lichidarea, Ordonanarea i plata cheltuielilor instituilor publice, precum i organizarea, evidena
i raportarea angajamentelor bugetare i legale, cu modificrile i completrile ulterioare;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.802/2014 pentru aprobarea Reglementrilor contabile privind
situaiile financiare anuale individuale i situaiile financiare anuale consolidate;
Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.917/2005 pentru aprobarea Normelor metodologice privind
organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul de conturi pentru instituiile publice i
instruciunile de aplicare a acestuia, cu modificrile i completrile ulterioare;
Norme metodologice privind ntocmirea i depunerea situaiilor financiare trimestriale, precum i a unor
raportri financiare lunare, elaborate de Ministerul Finanelor Publice;
Norme metodologice privind principalele aspecte legate de ntocmirea i depunerea situaiilor financiare
anuale i a raportrilor contabile anuale ale operatorilor economici la unitaile teritoriale ale Ministerului
Finanelor Publice
66
Documente specifice elaborate n cadrul Standardului 14
,,Raportare Contabil i Financiar,,
Pentru instituiile publice, documentele oficiale de prezentare a situaiei patrimoniului aflat n administrarea
statului i a unitilor administrativ-teritoriale i a execuiei bugetului de venituri i cheltuieli, sunt situaiile financiare
trimestriale i anuale. Acestea se ntocmesc conform normelor elaborate de Ministerul Finanelor Publice. Pentru
necesitile proprii de informare, instituiile publice pot opta pentru ntocmirea situaiilor financiare i ntr-o alta
moneda, dup caz.
ntocmirea situaiilor financiare anuale trebuie sa fie precedat obligatoriu de inventarierea general a
elementelor de activ i de pasiv i a celorlalte bunuri i valori aflate n gestiune i administrare, potrivit normelor
legale n vigoare.
Situaiile financiare trimestriale i anuale ce se ntocmesc de ctre instituiile publice se semneaz de
conductorul instituiei i de ctre conductorul compartimentului financiar-contabil sau de alt persoan desemnat
prin act administrativ s ndeplineasc aceasta funcie.
Instituiile publice au obligaia sa prezinte la unitile de trezorerie i contabilitate publica la care au deschise
conturile, bilanul contabil i contul de execuie bugetara pentru obinerea vizei privind exactitatea plailor de casa, a
soldurilor conturilor de disponibiliti, dup caz, care trebuie sa coincid cu cele din conturile corespunztoare
deschise la unitile de trezorerie i contabilitate public.
Instituiile publice i celelalte persoane juridice, ai cror conductori au calitatea de ordonatori de credite,
depun un exemplar din situaiile financiare trimestriale i anuale la organul ierarhic superior, la termenele stabilite de
acesta.
Situaiile financiare trimestriale i anuale cuprind:
a) bilan;
b) contul de rezultat patrimonial (situaia veniturilor i cheltuielilor);
c) situaia fluxurilor de numerar;
d) situaia modificrilor n structura activelor (capitalurilor);
e) anexe la situaiile financiare, care includ: politici contabile i note explicative;
f) contul de execuie bugetar.
Bilanul este documentul contabil de sintez prin care se prezint elementele de activ i de pasiv la
ncheierea exerciiului financiar precum i n celelalte situaii prevzute de lege. Bilanul cuprinde elementele de
activ i de pasiv grupate dup natura i lichiditate, respectiv natura i exigibilitate. Pentru fiecare post, respectiv
element, prezentat n bilan valoarea corespunztoare pentru exerciiul financiar precedent se prezint ntr-o
coloan separat.
Structura Bilanului
A. Active
Active fixe necorporale / Active fixe corporale /Active fixe financiare
Creane peste un an
Stocuri
Creane sub un an
Investiii financiare pe termen scurt, casa i conturi la bnci
Cheltuieli n avans
B. Capitaluri i datorii
Capitaluri
- rezultatul patrimonial (al exerciiului) / rezultatul reportat/ rezerve - fonduri / alte capitaluri ale statului
Provizioane
Datorii peste 1 an
Datorii sub 1 an
Venituri n avans
67
Contul de rezultat patrimonial (Situaia veniturilor i cheltuielilor)
Situaia veniturilor i cheltuielilor prezint cheltuielile instituiei publice pe feluri de cheltuieli, dup natura sau
destinaia lor iar veniturile i finanrile, dup natura sau sursa lor, indiferent dac veniturile au fost ncasate
sau cheltuielile pltite.
Cu ajutorul acestei situaii se determin rezultatul patrimonial (economic) al exerciiului, rezultat care exprim
performana financiar a instituiei publice.
Acest rezultat se determin pe fiecare surs de finanare n parte, precum i pe total
Structura situaiei veniturilor i cheltuielilor:
Venituri operaionale
- impozite i taxe, contribuii i alte venituri / venituri din activiti economice / finanri, subvenii, transferuri,
alocaii bugetare cu destinaie speciala / alte venituri operaionale
Total venituri operaionale
Cheltuieli operaionale
- cheltuieli cu personalul - subvenii, transferuri / cheltuieli privind stocurile / cheltuieli de capital, amortizri i
provizioane / alte cheltuieli operaionale
Total cheltuieli operaionale
Excedent (deficit) din activitatea operaional
Venituri financiare / Cheltuieli financiare
Excedent (deficit) din activitatea financiar
Excedent (deficit) din activitatea curent
Venituri extraordinare / Cheltuieli extraordinare
Excedent/deficit din activitatea extraordinara
Rezultatul patrimonial (economic) al exerciiului
Contul de execuie / cuprinde toate operaiunile din timpul anului bugetar cu privire la veniturile ncasate i
plile efectuate, n structura n care a fost aprobat bugetul, i trebuie sa conin:
a) informaii privind veniturile:
- prevederi bugetare iniiale, prevederi bugetare definitive / drepturi constatate / ncasri realizate / drepturi
constatate de ncasat
b) informaii privind cheltuielile:
68
- credite bugetare iniiale, credite bugetare definitive / angajamente legale / pli efectuate / angajamente
legale de pltit.
c) informaii privind rezultatul execuiei bugetare (ncasri realizate minus pli efectuate).
d) informaii privind rezultatul financiar (drepturi constatate - angajamente legale)
Valoarea amortizabila reprezint valoarea contabil a activului fix corporal sau necorporal ce trebuie
nregistrat n mod sistematic pe parcursul duratei de via utile. Instituiile publice amortizeaz activele fixe
corporale sau necorporale utiliznd metoda amortizrii liniare. Amortizarea se nregistreaz lunar, ncepnd cu
luna urmtoare drii n folosin sau punerii n funciune a activului fix, dup caz. Amortizarea anual se
calculeaz prin aplicarea cotei de amortizare la valoarea de intrare a activelor fixe corporale sau necorporale.
Cota de amortizare se determin ca raport ntre 100 i durata normal de utilizare prevzut de lege.
Activele fixe corporale aflate n patrimoniul instituiilor publice se amortizeaz pe o durata normala de
funcionare cuprins n cadrul unei plaje de ani (durata minim i maxim), existnd posibilitatea alegerii
numrului de ani de amortizare n cadrul acestor durate. Astfel stabilit, durata normal de funcionare a activului
fix rmne neschimbat pn la recuperarea integral a valorii de intrare a acestuia.
Amortizarea activelor fixe corporale date cu chirie, n concesiune sau n folosin gratuit, se calculeaz de
ctre instituiile publice care le au n patrimoniu.
n cazul nerecuperrii integrale, pe calea amortizrii, a valorii contabile a activelor fixe corporale scoase din
funciune, valoarea rmas neamortizat se include n cheltuielile instituiilor publice, integral, la momentul
scoaterii din funciune. Cheltuielile de dezvoltare se amortizeaz ntr-o perioad de cel mult 5 ani, cu aprobarea
ordonatorului de credite (contul 280);
Concesiunile, brevetele, licenele, mrcile comerciale, drepturile i activele similare, achiziionate sau
dobndite pe alte ci se amortizeaz pe durata prevzut pentru utilizarea lor de ctre instituiile publice care le
dein (contul 280);
Programele informatice create de instituiile publice, achiziionate sau dobndite pe alte ci se amortizeaz
n funcie de durata probabil de utilizare, care nu poate depi o perioad de 5 ani, cu aprobarea ordonatorului
de credite (contul 280).
n cazul nerecuperrii integrale, pe calea amortizrii, a valorii contabile a activelor fixe necorporale scoase
din funciune, valoarea rmas neamortizat se include n cheltuielile instituiilor publice, integral, la momentul
scoaterii din funciune.
REEVALUAREA
Reevaluarea activelor fixe corporale se face la valoarea just. Valoarea just se determin pe baza unor
evaluri efectuate, de regul, de profesioniti calificai, membrii ai unui organism profesional n domeniu.
Reevaluarea se efectueaz pe baza normelor metodologice elaborate de Ministerul Finanelor Publice sau
de ctre evaluatori autorizai.
70
Diferena dintre valoarea rezultat n urma reevalurii i valoarea la cost istoric trebuie prezentata la rezerva
din reevaluare (contul 105).
Temeiul legal privind reevaluarea este:
Ordinul nr. 3.471/2008 al ministrului economiei i finanelor pentru aprobarea Normelor metodologice privind
reevaluarea i amortizarea activelor fixe corporale aflate n patrimoniul instituiilor publice.
Prin casarea unui activ fix sau a unui material de natura obiectelor de inventar se nelege operaia de
scoatere din funciune a valorilor materiale respective, urmat de dezmembrarea acestuia i valorificarea prilor
componente rezultate, prin vnzare sau prin folosirea n activitatea curent a instituiei publice.
Casarea activelor fixe se face cu aprobarea ordonatorului principal de credite iar casarea materialelor de
natura obiectelor de inventar se face cu aprobarea consiliului de administraie din instituie.
Casarea activelor fixe se poate face n condiiile n care acestea au fost amortizate integral sau parial.
71
STANDARDUL 15
EVALUAREA SISTEMULUI DE CONTROL MANAGERIAL
Direcii de aciune:
elaborarea procedurii de sistem privind verificarea i evaluarea SCIM;
realizarea autoevalurii anuale a subsistemului / sistemului de control intern/managerial la nivelul fiecrei
structuri din organigram (direcie general, direcie, serviciu, compartiment);
ntocmirea Chestionarului de autoevaluare a stadiului de implementare a standardelor de control
intern/managerial, n urma dispunerii demarrii operaiunii de ctre conductorul entitii;
ntocmirea Situaiei sintetice a rezultatelor autoevalurii;
asumarea responsabilitii manageriale, conform SGG nr.400/2015 i ntocmirea raportului privind sistemul
de control intern/managerial la data de 31.12.20...;
implementarea msurilor de remediere a deficienelor n funcionarea controlului intern.
Important!:
Evaluarea/autoevaluarea stadiului implementrii SCIM deja creat, trebuie s fie realizat printr-un ansamblu de
aciuni care s poat oferi informaii cu privire la msura, gradul n care rezultatele (performanele) obinute ca
urmare a derulrii activitilor necesare atingerii obiectivelor unitii, sunt identice cu nivelul lor prestabilit,
sau cu cele ale diferitelor standarde n domeniu.
n conformitate cu Codul controlului intern aprobat prin OSGG Nr. 400 / 2015, o reprezentare sintetic a
formelor de evaluare / autoevaluare la care este supus sistemul de control intern/managerial poate fi prezentat
dup cum urmeaz:
Forme Demersuri
- se stabilete n ce msur rezultatele obinute ale activitilor,
Autoevaluare
personalu
Evaluare
anuale a
evalurii
Intern
72
- n baza planurilor de audit public intern aprobate conform legii i
Primrie sau
De auditul
cu respectarea metodologiilor, auditorii interni evalueaz prin
intern din
I..J.
misiuni specifice, stadiul implementrii SCIM, funcionalitatea
acestuia, dar i relevana sa n raport cu specificul unitii de
nvmnt preuniversitar;
- Curtea de Conturi a Romniei, prin Camerele de Conturi judeene,
De auditul
Conturi)
(Curtea
deruleaz misiuni de audit extern avnd ca tem evaluarea
extern
de
auditului intern i a controlului intern / managerial;
Extern
sau
deconcentrate din teritoriu (Direciile Regionale / Judeene ale
Finanelor Publice), ct i prin intermediul structurilor sale
specializate: U.C.A.S.M.F.C., respectiv U.C.A.A.P.I.
- odat cu aciunile sale de evaluare, reevaluare sau monitorizrile
De ARACIP
73
STANDARDUL 16
AUDITUL INTERN
Direcii de aciune:
executarea de misiunii de consiliere privind pregtirea procesului de autoevaluare a sistemului de control
intern/managerial;
asigurarea evalurii independente i obiective a sistemului de control intern/managerial, de ctre auditul
public intern;
finalizarea aciunilor auditorului public intern prin rapoarte de audit periodice aprobate, n care se enun
constatri privind cadrul legal, normativ i procedural, punctele slabe identificate n sistem, poteniale riscuri
i se formuleaz recomandri pentru eliminarea acestora sau meninerea lor la un nivel sczut de impact, n
vederea mbuntirii sistemului de control intern;
dispunerea msurilor necesare eliminrii punctelor slabe constatate de misiunile de audit public intern,
avnd n vedere recomandrile din rapoartele de audit public intern.
74
RAPORTAREA STADIULUI IMPLEMENTRII SCIM N CADRUL ENTITII
75
SITUAIE SINTETIC
a rezultatelor autoevalurii
(Anexa 4.2)
Denumirea Numrul Din care, La nivelul
standardului compartimentelor compartimente entitii
n care se aplic la care standardul
standardul standardul este:
este:
I PI NI I/PI/NI
1 2 3 4 5 6
Total compartimente
_____
I. Mediul de control
Standardul 1 - Etica
.
Standardul 16-Audit
intern
!!De reinut!!
Evaluarea stadiului de implementare a standardului n urma centralizrilor pe compartimente este diferit
fa de cea cuprins n capitolul II la stadiul implementrii standardelor de control intern/managerial care
se realizeaz numai de ctre ordonatorul principal de credite, nu i de ctre entitile aflate n subordine.
Pe baza situaiei centralizatoare realizate la nivelul fiecrei entiti subordonate, prezentat mai sus
(Anexa 4.2 la Ordinul SGG 400/2015) se elaboreaz de ctre structura de implementare a SCI/M de la
nivelul entitii centrale (care reprezint, prin conductorul ei i ordonatorul principal de credite) Situaia
implementrii standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevalurii la ncheierea
anului n curs.
76
Situaia implementrii standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor autoevalurii la
data de anul..
Denumirea Numrul de Din care Observaii
standardului entiti publice Aparat Entiti
care raporteaz c propriu publice
standardul este subordonate/n
coordonare
I PI NI I P N I P NI
I I I
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
Mediul de control
= = =
Standardul 1 - (C5+ (C6+ (C7+
Etica C8) C9) C10 Rezultatele pentru fiecare
Standardul .. standard din Anexa 4.2
Standardul 16
Auditul intern
77
Schem privind raportrile referitoare la stadiul implementrii sistemului de control intern
managerial
78
Bibliografie selectiv
- Boulescu, M., Ghi, M., Mare, V. Fundamentele auditului, Editura didactic i pedagogic,
Bucureti, 2001;
- Boulescu, M., Ghi, M., Mare, V. - Auditul performanei, Editura Fundaiei Romnia de mine,
Bucureti, 2002;
- Cioar, M. Ghid practic pentru directorii de coli Autoevaluarea / evaluarea implementrii
sistemului de control intern / managerial n unitile de nvmnt preuniversitar, Editura LBW Edituri
specializate, Bucuresti, 2015;
- Cioar, M. Ghid practic pentru directorii de coli Implementarea sistemului de control intern /
managerial n unitile de nvmnt preuniversitar, Editura LBW Edituri specializate, Bucuresti,
2014;
- Cummings K. William Instituii de nvmnt: un studiu comparativ asupra dezvoltrii
nvmntului, Editura Comunicare.ro, Bucureti, 2007;
- Dasclu E., Nicolae F. Auditul intern n instituiile publice, Editura Economic, Bucureti, 2006;
- Dogaru I., tefan I., Crsneanu A. Managementul activitii de finanare, control i audit n unitile
de nvmnt preuniversitar i alte instituii publice, Editura Almanahul Banatului, Timioara, 2003;
- Ghi M. Auditul intern, Editura Economic, Bucureti, 2004;
- Ghi M. Auditul intern Ediia a doua, Editura Economic, Bucureti, 2009;
- Ghi M. Guvernana corporativ, Editura Economic, Bucureti, 2008;
- Ghi M., Popescu M. Auditul intern al instituiilor publice: teorie i practic, Editura C.E.C.C.A.R.,
Bucureti, 2006;
- Ghi M., Briciu S. (et al.) - Guvernana corporativ i auditul intern, Editura Aeternitas, Alba Iulia,
2009;
- Ghi M., Menu M., Popescu M. (et al.) Guvernana corporativ i auditul intern, Editura Tehnica
Info, Chiinu, 2009;
- Gisberto Chiu A., Ioan C. Auditul n instituiile publice, Editura CECCAR, Bucureti, 2006;
- Man Mariana i colectivul Eficiena activitii manageriale n nvmntul preuniversitar, Editura
Arves, Craiova, 2007;
- Mare G., Niculae D., Pitulice G, Costinescu C. Practica auditului intern privind fondurile publice
naionale i ale Uniunii Europene, Editura Contaplus, Ploieti, 2007;
- Morariu A., Suciu G., Stoian F. Auditul intern i guvernana corporativ, Editura Universitar,
Bucureti, 2008;
- Renard Jacques - Teoria i practica auditului intern, Editat de Ministerul Finanelor Publice, Bucureti,
2003;
- Ghid metodic interdisciplinar al cadrelor didactice de la aria curricular Tehnologii - colectiv de
autori, Editura Focus, petroani, 2010;
79