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GUA PARA LA FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE

PLANES DE MEJORAMIENTO

Bogot D.C., Junio2014


GUA PARA LA FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y


EVALUACIN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

CONTENIDO


1. OBJETIVO.............................................................................................................................3
2. ALCANCE............................................................................................................................3
3. TERMINOS Y DEFINICIONES.................................................................................3
Conformidad: Cumplimiento de un requisito legal, tcnico, funcional y de
procedimiento............................................................................................................................3
Meta:.............................................................................................................................................4
4.1 Identificar el Hallazgo o la Mejora.............................................................................6
4.2 Solicitar Plan de Mejoramiento....................................................................................9
4.3 Asignar Responsable de la Mejora...........................................................................13
4.4 Formular el Plan de Mejoramiento..........................................................................15
2. Tcnica de la Lluvia de Ideas..........................................................................17
4.5 Validar el Plan de Mejoramiento...............................................................................29
4.6 Revisar y Aprobar el Plan de Mejoramiento.........................................................30
4.7 Ejecutar las acciones y realizar Seguimiento al Plan de Mejoramiento.....31
4.8 Verificar los Resultados del Plan de Mejoramiento............................................32
4.9 Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento......................................................34
4.10 Evaluar la Mejora Continua y Presentar Informes..........................................35
6. REQUISITOS TECNICOS...............................................................................................36
7. DOCUMENTOS ASOCIADOS........................................................................................37
8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO............................................................................37

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EVALUACIN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

1. OBJETIVO

Establecer directrices para facilitar la formulacin, seguimiento y evaluacin de la


eficacia de los planes de mejoramiento del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la Repblica que se originen como respuesta a las Oportunidades de
mejora, No Conformidades Reales o potenciales.

2. ALCANCE

Esta Gua debe ser aplicada por todos los servidores del Departamento Administrativo
de la Presidencia de la Repblica, durante la ejecucin de las actividades de
formulacin, seguimiento y evaluacin de los planes de mejoramiento preventivo,
correctivo o de mejora.

3. TERMINOS Y DEFINICIONES

Accin Correctiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una
no conformidad detectada u otra situacin no deseable.

Accin Preventiva: Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de


una no conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable.

Accin de Mejora: Criterio para mejorar un proceso, procedimiento o actividad.

Causa: Motivo, fundamento u origen de una accin indeseada.

Conformidad: Cumplimiento de un requisito legal, tcnico, funcional y de


procedimiento.

Desempeo: Se denomina desempeo al grado de desenvoltura que una entidad


cualquiera tiene con respecto a un fin esperado. As, por ejemplo, un trabajador puede
tener buen o mal desempeo en funcin de su laboriosidad, una empresa puede tener
buen o mal desempeo segn la calidad de servicios que brinda en funcin de sus
costos, una mquina tendr un nivel de desempeo segn los resultados obtenidos

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para la que fue creada, un estado tendr un desempeo determinado segn la


concrecin de las polticas que haya establecido quien est en el gobierno.

Efectividad: Medida del impacto de la gestin en el logro de los resultados


planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los


resultados.

Eficiencia: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

Flujo: Serie de pasos secuenciales para realizar un proceso, procedimiento, actividad o


tarea.

Hallazgo: Situacin encontrada o evidencia en un proceso de auditora.

Mejora: Progreso o aumento de algo, cambio o modificacin hecha en algo para


mejorarla, para el Aplicativo SIGEPRE, la mejora significa plan de mejoramiento.

Meta: Resultado esperado de las acciones que se formulan en los planes de


mejoramiento, los cuales se pueden convertir en puntos de control.

No Conformidad: Incumplimiento de un requisito legal, tcnico, de organizacin o


cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento.

No Conformidad Potencial: Hecho o situacin que podra generar el incumplimiento


de un requisito legal, tcnico, de la organizacin o del cliente.

No Conformidad Real: Incumplimiento de un requisito legal, tcnico, de organizacin


o cliente.

Oportunidad de Mejora: Deficiencia detectada en la organizacin, entre una


situacin real y una situacin deseada. La oportunidad de mejora puede afectar a un
proceso, producto, servicio, recurso, habilidad, competencia o rea de la organizacin.

Observacin: Se constituye como una No Conformidad Potencial.

Plan de mejoramiento: conjunto de acciones con fecha de inicio y finalizacin, por


medio de las cuales se quiere corregir, eliminar, actualizar, depurar o prevenir las
causas de una No Conformidades Reales o Potenciales o para mejorar una situacin
deseada (oportunidad de mejora).

Plan de mejoramiento Eficaz: Cuando los resultados de las acciones tomadas


cumplen con el criterio de solucin, eliminar o reducir las causas que originaron las No
Conformidades Reales o Potenciales.

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Proceso de Mejora: Proceso sistemtico de adecuacin de la organizacin a las


nuevas y cambiantes necesidades y expectativas de clientes y otras partes
interesadas, realizada mediante la identificacin de oportunidades de mejora.

Recomendacin: Se constituye como una Oportunidad de Mejora.

Seguimiento a la implementacin de las acciones: verificacin efectuada para


confirmar que las acciones planificadas se hayan implementado.

4. PASOS PARA LA FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIN DE


PLANES DE MEJORAMIENTO

De acuerdo con el procedimiento de formulacin, seguimiento y evaluacin de los


planes de mejoramiento P-EM-06, se describen a continuacin las actividades que
se deben llevar a cabo para la formulacin de las mejoras en el Aplicativo SIGEPRE
(Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la Repblica) - Mdulo de
Mejoras:

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Tie m po de Opcione s de l Opcione s sobre


Pas os Nom bre De s cripcin Re s pons able
s olucin pas o la m e jora
Nombre:
En este paso se f ormula la mejora Responsable del
Tipo:
(NCR, NCP y OM), se transcribe en Proceso y/o
Cdigo de la Mejora:
Solicitar la el campo de descripcin la situacin Dependencia
Flujo de
0 Formulacin del Plan encontrada - hallazgo o la situacion Jef e Of icina de 1 Da
mejoramiento:
de Mejoramiento de mejoramiento para que el Control Interno
Alcance:
responsable f ormule el plan de Funcionario
Autor de la Mejora:
mejoramiento. designado
Descripcin:

En este paso el responsable del


4 Das
Asignar proceso y/o dependencia debe Responsable del Asignar este
1 Responsable de la asignar una persona, quien se Proceso y/o paso a otro usuario
Se notif ica
Mejora encargar de f ormular el plan de Dependencia del sistema
cuando f alte el
mejoramiento.
50%
Formule el plan de acuerdo a las no 10 Das Fuente del Hallazgo
conf ormidades resultantes de: -
Auditora de Gestin de Calidad- Causa
Auditoras Internas- Riesgos-
Anlisis de Datos- Autocontrol- Asignar este Meta
Formular el Plan de Funcionario
2 Tratamiento de Servicio No Se notif ica paso a otro usuario Accin
Mejoramiento Designado
Conf orme- Planes- Auditora cuando f alte el del sistema Tipo de Plan
Externa Contralora General de la 50% Plan de
Repblica- Auditora Externa Mejoramiento
ICONTEC- Auditora Externa (Otras)- Opcin de
Revisin por la Direcin, Tratamiento
Paso donde el responsable del
4 Das
Proceso y/o Dependencia valida la Responsable del Devolver esta
Validar el Plan de
3 f ormulacin del plan y remite a la Proceso y/o instancia del f lujo al
Mejoramiento Se notif ica
Of icina de Control Interno para su Dependencia paso anterior
cuando f alte el
aprobacin.
50%
Asignar este
10 Das paso a otro usuario
La Of icina de Control Interno del sistema
Revisar y aprobar el revisar la coherencia de la accin Devolver esta
Jef e Of icina de
4 Plan de de mejora respecto al hallazgo, el instancia del f lujo a
Control Interno Se notif ica
Mejoramiento anlisis de causas, las tareas cualquier paso
cuando f alte el
planteadas y la meta a lograr. anterior
50%
Cancelar esta
instancia del f lujo

Fecha asignada
El responsable designado registra la en Formular el
Ejecutar las Devolver esta
inf ormacin soporte de los Plan de
acciones y realizar Funcionario instancia del f lujo a Plan de
5 resultados obtenidos de las Mejoramiento
seguimiento al Plan Designado cualquier paso Mejoramiento
acciones y metas planteadas en el
de Mejoramiento Se notif ica anterior
plan de mejoramiento.
cuando f alte el
50%
Asignar este
10 Das paso a otro usuario
La Of icina de Control Interno evala
Verif icar los del sistema
los resultados alcanzados y Jef e Of icina de Plan de
6 resultados del Plan Devolver esta Mejoramiento
presentados en el plan de Control Interno Se notif ica
de Mejoramiento instancia del f lujo a
mejoramiento cuando f alte el
cualquier paso
50%
anterior
Asignar este
paso a otro usuario
La Of icina de Control Interno evala
Revisar la Ef icacia del sistema
la ef icacia de las acciones Jef e Of icina de Plan de
7 del Plan de Devolver esta
f ormuladas en el plan de Control Interno Mejoramiento
Mejoramiento instancia del f lujo a
mejoramiento.
cualquier paso
anterior

4.1 Identificar el Hallazgo o la Mejora

En esta actividad el responsable del Proceso o Dependencia con su Equipo de Trabajo,


realizar la identificacin del tipo de hallazgo o la mejora, que se est presentando de
acuerdo con las siguientes fuentes:

Fuentes de Acciones Correctivas

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Auditoras Internas: Como de Gestin de Calidad: Corresponden a las


auditoras de calidad practicadas a los Procesos del Sistema Integrado de
Gestin de la Presidencia de la Repblica - SIGEPRE y Auditoras Internas:
Corresponden a las auditoras realizadas por la Oficina de Control Interno en su
rol de evaluador independiente a los procesos y/o dependencias de la Entidad.
Ver Manual de Auditoras Internas M-EM-01 y Procedimiento P-EM-01.

Auditoras Externas: Como la de Contralora General de la Repblica: Los


hallazgos declarados como resultado de las auditoras practicadas por este Ente
de Control, en ejercicio del control fiscal. Ver Resolucin Orgnica 7350 de 2013
de la CGR. Al SIGEPRE (Ente Certificador): Los aspectos no conformes y
oportunidades de mejora declarados por el ente certificador en la revisin del
SIGEPRE. Otras (como Procuradura, Archivo General de la Nacin, entre
otras): Los aspectos no conformes declarados como resultado de las auditoras
que practican estos rganos de control en el ejercicio de sus funciones.

Evaluacin de los Riegos: Se presenta por la evaluacin de la Oficina de


Control Interno y por el Monitoreo que realizan los responsables de los procesos
y/o dependencias: Ver Lineamientos para la Administracin del Riesgo L-DE-01.

Anlisis de Datos: Revisin de los reportes de los datos de los indicadores y


su tendencia establecidos por Planes Estratgico y Operativo, de Procesos y
Gestin del Riesgo. Ver Procedimiento Formulacin, Registro y Anlisis de
Indicadores P-DE-02.

Autocontrol: Resultado obtenido en Subcomits de Control Interno, reuniones


de seguimiento a la gestin del proceso y/o dependencia. Ver Resolucin 4478
de 2012.

Tratamiento del Servicio No Conforme: Resultado obtenido por la


evaluacin en la prestacin del servicio que los procesos misionales efectan y
no es conforme. Ver Procedimiento para el Tratamiento de Servicios no
Conforme P-AU-01.

Evaluacin de Planes (Planificacin): Resultado obtenido de la revisin que


las dependencias realizan a su planeacin estratgica, operativa y de proceso,
as como el seguimiento efectuado por la Oficina de Planeacin. Ver
Procedimiento Formulacin y Seguimiento a la Planeacin Estratgica y
Operativa Institucional P-DE-01.
Evaluacin de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias: Se presenta
por la evaluacin de los resultados de las encuestas practicadas a los clientes
de la entidad - Retroalimentacin con el cliente. Ver Resolucin 3046 de 2012 y
Procedimiento Atencin de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias P-AU-
02.

Revisin por la Alta Direccin: Resultado de la revisin que realiza la Alta


Direccin al Sistema Integrado de Gestin de la Presidencia de la Repblica

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SIGEPRE una vez al ao. Ver Procedimiento Revisin del Sistema Integrado de
Gestin P-DE- 06.

Fuentes de Acciones Preventivas

Adems de las anteriores fuentes se puede identificar acciones preventivas por


las siguientes:

Evaluacin de los requisitos legales, tcnicos, de la organizacin,


sugerencias del cliente y partes interesadas: identificacin de acciones en
el resultado obtenido de la evaluacin de la normatividad aplicable, los
requisitos y sugerencias del cliente y partes interesadas, as como actos y
disposiciones administrativas.

Anlisis de la satisfaccin del cliente y partes interesadas: evaluacin


que se realiza al servicio prestado para garantizas las necesidades y
expectativas de los clientes y partes interesadas.

Anlisis DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas):


Identificacin de acciones preventivas de acuerdo con el anlisis del entorno
externo e interno.

Impactos de cambios y proyectos de mejoras sobre el SIGEPRE:


Resultado del anlisis del impacto en la implementacin y proyectos de acciones
de mejoramiento continuo al Sistema integrado de Gestin de la Presidencia de
la Repblica.

Fuentes de Acciones de Mejoras

Autoevaluaciones: de acuerdo con los seguimientos interno a la gestin que


realice el Proceso y/o dependencia se determinan acciones de mejoramiento.

Estudios comparativos (Benchmarking): estudios realizados de acuerdo con


los objetivos institucionales y las acciones de coordinacin y articulacin de la
poltica designada a la entidad, a otras entidades del mismo nivel.

Anlisis de la gestin eficaz y eficiente de los recursos: Determinar qu


aspectos importantes, la entidad requiere mejorar como producto de la
evaluacin de los recursos asignados.

El estado de las no conformidades: Seguimiento que se realiza a los planes


de mejoramiento y que se requiere incorporar acciones para mejoras.

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Evaluacin de los planes de contingencias: los planes que la entidad tiene para
mitigar o controlar posibles materializacin de riesgos, en su evaluacin se
pueden generar acciones de mejoramiento.

Impacto de cambios en la organizacin: los Cambios en estructura,


funciones, recurso, personal, entre otros pueden generar acciones para su
mejoramiento.

4.2 Solicitar Plan de Mejoramiento

Teniendo en cuenta lo anterior, el Responsable del proceso y/o dependencia o


funcionario designado a travs del Aplicativo SIGEPRE Sistema Gestin de
Calidad SGC - Mdulo MEJORAS, solicita la formulacin del plan de mejoramiento.
Es importante tener en cuenta que:

Si el origen del hallazgo es por Auditora Interna de Calidad o de Gestin, por la


Contralora General de la Repblica, Archivo General de la Nacin, Procuradura
u otra, la Oficina de Control Interno realiza la solicitud de la Mejora en el
aplicativo y la remite al Responsable del Proceso y/o dependencia para la
formulacin de las acciones correspondientes.

Si es por autoevaluacin o Autocontrol y otras fuentes el Responsables del


proceso y/o dependencia o funcionario designado podr solicitar la formulacin
del respectivo plan de mejoramiento.

Si el origen del hallazgo es por Auditora Externa de Calidad, la Oficina de


Planeacin es quien realiza la solicitud de la mejora en el aplicativo y la remite
al proceso y/o dependencia responsable, para la formulacin de las acciones.

El responsable del proceso y/o dependencia o funcionario designado ingresa al


aplicativo SIGEPRE y selecciona el mdulo MEJORAS como se indica a continuacin:

Paso 1: Ingresar al Aplicativo SIGEPRE: en la pgina principal del computador


identifique el cono del SIGEPRE, como se muestra a continuacin con la marcacin
verde:

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Paso 2: Registrar los datos: Dominio seleccionar Presidencia.int; Usuario: escriba


el usuario con el cual ingresa a su computador; Contrasea: escriba su contrasea con
la cual inicia sesin en su computador e ingresar como se muestra en el pantallazo
siguiente:

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Paso 3: Ingresa al mdulo Mejora: Cuando ingresa al aplicativo ste le muestra en


la parte izquierda se encuentran todos los mdulos del aplicativo y selecciona el
mdulo mejoras, como se indica a continuacin:

Paso 4: Seleccionar la opcin Solicitar: Cuando ingresa al mdulo MEJORAS, en la


parte izquierda aparecen las aplicaciones del mdulo, seleccione solicitar y diligencie la
siguiente informacin:

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Indicar la abreviatura del proceso responsable, seguido de un texto breve que identifique el hallazgo
declarado. Ejemplo: DE Correccin y Accin Correctiva.

Escoja el tipo: No Conformidad Real, No Conformidad Potencial u Oportunidad de Mejora

Se genera automticamente

El sistema le indica el Flujo de Planes de mejoramiento

Seleccionar si es rea organizativa o Proceso

Si el hallazgo est relacionado con plan, indicador, formato, documento, mejora, entre otros.

Automticamente el sistema registra el autor de la mejora

Registrar el hallazgo conforme fue declarado por las fuentes: Actividad Uno
procedimiento P-EM-06: Ejemplo. Cuando no se alcanzan los resultados planificados, no se toma
correccin y accin correctiva. Aunque se han realizado acciones, no hay evidencia de accin correctiva.
Numeral 8.2.3 de la norma NTCGP1000:2009

Adjuntar y/o asociar los documentos que


tienen relacin directa con el hallazgo.

Guarda la informacin, y el sistema muestra la


operacin exitosa. Automticamente contina a la
etapa 2 Asignacin de Responsable

Nota: En el campo "Nombre", se debe tener en cuenta las abreviaturas de los


procesos establecidas en el aplicativo, as: Ejemplo: EM-monitoreo riesgo del proceso.

Nombre Proceso Abreviatura


Adquisicin de Bienes y Servicios BS
Atencin al Usuario AU
Direccionamiento Estratgico DE
Evaluacin, Control y Mejoramiento EM
Gestin Administrativa GA
Gestin Documental GD
Gestin Financiera GF
Gestin Jurdica GJ
Gestin de Asuntos Polticos AP
Gestin de Seguridad, Apoyo Logstico SA
Presidencial y Comunicacin y Prensa
Talento Humano TH
Tecnologas de Informacin y TI
Comunicaciones

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4.3 Asignar Responsable de la Mejora

En esta actividad, el responsable del proceso y/o dependencia asigna a la persona que
se va a encargar de formular el plan de mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE.

Paso 1: Una vez creada la solicitud, el responsable del proceso y/o dependencia
ingresa en el Aplicativo SIGEPRE Mdulo SGC Mejoras (Ver pasos de ingreso 1, 2
y 3 de la actividad anterior), en el link "mis responsabilidades"

Una vez ingrese a mis responsabilidades, el sistema le mostrar el nombre de la


mejora, como se muestra a continuacin:

Paso 2: Escribir comentario y continuar flujo: una vez ingresa al nombre de la


mejora, se despliega la siguiente ventana; en la parte del comentario se debe registrar
la informacin correspondiente a la asignacin del funcionario para la formulacin del
plan de mejoramiento y continuar el flujo, as:

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Escribir: Se asigna al Funcionario o Responsable de la formulacin del plan de


mejoramiento

Se reasigna esta etapa a otro


funcionario, para que realice Es guardar la informacin que se ha Es continuar el flujo a la
la asignacin de responsable. diligenciado, se mantiene en sus siguiente etapa, en este
responsabilidades. No contina el caso a la formulacin del
flujo. plan.

Paso 3: Seleccionar nombre: Una vez se contina el flujo, el sistema le mostrar el


siguiente recuadro en el cual se selecciona el nombre del funcionario designado para
formular el plan de mejoramiento.

Seleccioneelnombredelfuncionario

Guarda la informacin, y el sistema muestra la


operacin exitosa. Automticamente contina a la
etapa 3 Formulacin
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Nota: El responsable del Proceso cuenta con 4 das para realizar la asignacin
correspondiente. Si se realiza despus del tiempo programado, el sistema reportar el
vencimiento de esta actividad.

4.4 Formular el Plan de Mejoramiento

Para la formulacin del plan de mejoramiento se tendr en cuenta el siguiente flujo:

Cuando el responsable del proceso y/o dependencia ha designado al funcionario para


formular el plan de mejoramiento en el aplicativo, este funcionario designado debe
ingresar al aplicativo SIGEPRE Mdulo MEJORAS Mis responsabilidades y diligenciar
las siguientes casillas:

Paso 1: Seleccionar la fuente del Hallazgo

En esta casilla del aplicativo SIGEPRE mdulo MEJORAS, se despliegan las siguientes
alternativas:

1. Auditoria de Gestin de Calidad


2. Auditoras internas
3. Riegos
4. Anlisis de datos
5. Autocontrol
6. Tratamiento del Servicio No conforme
7. Planes
8. Auditoria Externa de la Contralora General de la Republica
9. Auditoria Externa del ICONTEC
10. Auditoras Externas Otras (como Procuradura, Archivo General de la
Nacin)
11. Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias
12. Revisin por la Direccin

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Y se debe seleccionar una de ellas, como se muestra en el siguiente pantallazo:

Seleccione la fuente del hallazgo. Ej.


Auditoria Interna de Calidad

Paso 2: Identificar y registrar las causas que generaron la No Conformidad


Real o Potencial o la(s) accin (es) que requiere mejorar - oportunidad de
mejora

Identifique y registre en esta casilla las causas principales que dan origen al aspecto
no conforme encontrado o a la situacin de mejora, como se muestra a continuacin:

Escriba Aqu las causas identificadas


segn la tcnica aplicada o situacin
encontrada

Para una mejor comprensin, se presenta a continuacin la descripcin de tres


herramientas efectivas para analizar cules son las causas que originaron el aspecto no
conforme o aplicarlas para definir las acciones que requiere mejorar:

1. Tcnica de los "5 Por qu?"

Es una tcnica sistemtica de preguntas, que consiste en preguntar el por qu? del
hallazgo de manera consecutiva, hasta llegar a la causa raz que origin el problema o
la accin que requiere mejorar. Esta tcnica requiere que el equipo pregunte Por qu?
Al menos cinco veces para lograr mayores niveles de detalle.

Ejemplo:

Hallazgo

Se evidenci que el Proceso ABC, no est dando cumplimiento a las directrices


establecidas en el Manual de Gestin de Correspondencia y Archivos Oficiales SIGOB,
en cuanto a la organizacin de las carpetas del archivo de gestin, toda vez que los
documentos se encuentran en AZ, sin foliar, sin ndice y legajadas incorrectamente, lo

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que dificulta el control de los registros de acuerdo con lo definido en el numeral 4.2.4
de la norma NTCGP1000:2009.

Anlisis

1. Por qu las carpetas no se estn organizando de conformidad con lo


establecido en el Manual de Correspondencia y Archivos Oficiales?

Causa. No se conocen las directrices dadas en el manual.

2. Por qu no hay conocimiento de las directrices dadas en el manual?

Causa. No se ha dado acompaamiento por parte del Proceso de Gestin


Documental

3. Por qu no se ha dado acompaamiento por parte del Proceso de Gestin


Documental?

Causa. Los funcionarios no han solicitado el acompaamiento y capacitacin en


el Manual.

4. Por qu los funcionarios no han solicitado el acompaamiento y capacitacin


en el Manual?

Causa. No existe conciencia de la importancia de archivar los documentos de


conformidad con los estndares establecidos.

5. Por qu no existe conciencia de la importancia de archivar los documentos de


conformidad con los estndares establecidos?

Causa. No se ha hecho socializacin ni sensibilizacin por parte del Proceso de


Gestin Documental de las directrices y protocolos en materia del manejo
documental.

Una vez se ha identificado la causa raz, que para el ejemplo seria la numero cinco (5),
se procede a formular las acciones correspondientes (ver paso 4).

2. Tcnica de la Lluvia de Ideas

Es una tcnica que tiene por objeto generar ideas en un ambiente de trabajo grupal,
en el que todos pueden hacer sugerencias y aportar ms y mejores ideas de las que se
podran producir trabajando de forma independiente1.

Se busca la participacin de todos los servidores pblicos que participan en el proceso


y/o dependencia. En esta tcnica no est permitido evaluar, criticar ni minimizar.

Pasos a seguir:

1 Alex Osborne -1941


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Identificar el hallazgo entre todos o la situacin que requiere mejorar.


Formular las posibles ideas de causas que dan origen al hallazgo o las ideas de
acciones posibles de mejorar.
Ordenar las ideas de causas o acciones de mejora de mayor importancia.
Se seleccionan las ideas que ms se ajusten a los criterios establecidos, como
expectativas, tiempo determinado, recursos, entre otros.
Con los criterios definidos se valoran las ideas ms afines y se obtienen las
conclusiones que expresaran la mejor solucin al problema o la causa raz.

Ejemplo:

Hallazgo:

La Entidad no ha implementado acciones correctivas frente al incumplimiento de los


resultados esperados, especificamente respecto al indicador tramite de
Correspondencia oficial externa, del proceso Gestin Documental, que tiene un
resultado a junio 30 de 2011 del 69%, versus una meta de 90%; incumpliendo lo
establecido en el Numeral 8.2.3 de la Norma NTCGP1000:2009.

Anlisis de Causas

1. No se realiz anlisis de los datos de los indicadores para tomar decisiones.

2. No se conoce el procedimiento para definir correcciones, acciones preventivas y


correctivas, cuando se analizan los datos de los indicadores.

3. Los funcionarios enlaces no han recibido capacitacin en todas las


funcionalidades del aplicativo SIGEPRE, para formular acciones preventivas y
correctivas.

4. Los responsables del reporte de los indicadores consideran que el anlisis de


datos y tendencia no es obligatorio.

5. Los indicadores que miden el proceso no son los adecuados.

6. Las herramientas utilizadas no permite realizar un anlisis adecuado para tomar


acciones.

7. No hay claridad sobre los conceptos aplicados para el seguimiento y medicin


de los procesos.

8. El lder del proceso junto con su equipo de trabajo no se renen para realizar la
evaluacin y seguimiento al proceso.

Las ideas de causas No. 1 y 2 son las ms afines en cuanto al origen del aspecto no
conforme, por tanto se priorizan para la formulacin de las acciones de mejora (ver
paso 4).
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3. Diagrama Causa Efecto

El diagrama causa-efecto es una forma de organizar y representar las diferentes


teoras propuestas sobre las causas de un problema. Se conoce tambin como
diagrama de Ishikawa2 o diagrama de espina de pescado y se utiliza en las fases de
diagnstico y solucin de la causa.

Un diagrama de Causa-Efecto es educativo, sirve para que los servidores pblicos


conozcan en profundidad el proceso con que trabajan, visualizando con claridad las
relaciones entre los efectos y sus causas. Sirve tambin para guiar las discusiones, al
exponer con claridad los orgenes de un problema de calidad y permite encontrar
rpidamente la causa raz cuando el proceso se aparta de su funcionamiento habitual.

Para construir un diagrama causa-efecto se debe:

- Establecer claramente el problema (efecto) o situacin de mejora que va a ser


analizado. En este caso el hallazgo u oportunidad de mejora.

- Disear una flecha horizontal apuntando a la derecha y escribir el problema o


situacin a mejorar al interior de un rectngulo localizado en la punta de la flecha.

- Proponer una "Lluvia de ideas" para identificar el mayor nmero posible de causas
o acciones a mejorar que pueda estar contribuyendo para generar el problema o
situacin a mejorar, preguntando "Por qu est sucediendo?".

- Agrupar las causas o acciones a mejorar en categoras. Una forma muy utilizada de
agrupamiento es la siguiente: Mquina (Computadores o Software), mano de obra
(Funcionarios y contratistas), mtodo (Procesos), materiales (Informacin) y
medicin (indicadores).

- Para comprender mejor el problema o situacin a mejorar, busque las subcausas o


acciones de mejora, o haga otros diagramas de causa o accin a mejorar y efecto
para cada una de las causas o acciones de mejora encontradas.

- Escribir cada categora dentro de los rectngulos paralelos a la flecha principal. Los
rectngulos quedarn entonces, unidos por lneas inclinadas que convergen hacia la
flecha principal.

- Se pueden aadir las causas o acciones de mejora y subcausas o sub acciones de


mejoras de cada categora a lo largo de su lnea inclinada, si es necesario, ejemplo:

2 Kaoru Ishikawa - 1943


19

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EVALUACIN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

Identificacin de la causa o la accin de mejora ms relevante:

Una vez analizado el diagrama construido, se analiza la causa que origina el problema
o la accin de mejora, en este caso sera: Fallas en la aplicacin del procedimiento
para el control de registros por falta de divulgacin. Despus se determinan las
acciones (ver paso 4)

Nota. Las Oportunidades de Mejora no requieren anlisis de causas y se formula plan


igualmente en el Aplicativo SIGEPRE, Mdulo SGC - Mejoras.

Paso 3: Identificar y registrar las Metas

En esta casilla identifique y registre las metas que dan cumplimiento a las acciones de
eliminacin o minimizacin del hallazgo o mejorar la situacin deseada.

Estas metas podrn ser puntos de control en el proceso y se identificaran en la


documentacin del mismo (Lineamientos, Caracterizaciones, Procedimientos y/o
Formatos).

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

A continuacin se muestra como se registra en el aplicativo SIGEPRE:

Registre aqu las metas identificadas

Paso 4: Formulacin de acciones preventivas o correctivas y de mejoras

Registre en esta casilla del aplicativo SIGEPRE mdulo MEJORAS, las acciones
preventivas y/o correctivas o de mejora que garanticen la eficacia, en el cumplimiento
del plan de mejoramiento.

Registre aqu las acciones

Para la formulacin de acciones es importante tener en cuenta las causas o acciones


de mejora identificadas y el anlisis de los efectos, de tal manera que la accin
asegure el cumplimiento del criterio de solucin, en cuanto a la reduccin o eliminacin
de la causa raz que gener la No Conformidad o la situacin de mejoramiento.

Para el momento de la formulacin se debe tener en cuenta el aspecto declarado, la


accin a definir y el tipo del plan, cuando se trate de una no conformidad real, se debe
formular una accin de correccin (si se requiere) y las correctivas, a continuacin se
presenta el siguiente cuadro de anlisis:

Aspecto declarado Accin Tipo de Plan

Correctiva
No Conformidad Real Correctivo
Esta accin debe ser apropiada a los
efectos de las No Conformidades.

Preventiva
No Conformidad Potencial Preventivo
Esta accin debe ser apropiada a los
efectos de los problemas potenciales.

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

Oportunidad de Mejora Preventiva Mejora

Nota: Si analizados los efectos y la frecuencia de la no conformidad potencial estos no


representan un alto impacto para el logro de los resultados del proceso, se puede optar
por asumir la no conformidad (riesgo). Ver Lineamientos para la Administracin del
Riesgo L-DE-01.

Paso 5: Seleccionar el Tipo de Plan

En esta casilla del aplicativo SIGEPRE - mdulo MEJORAS, seleccione el tipo de plan
que se requiere, como son:

- Correctivo: Cuando se requiere corregir el incumplimiento de un


requisito legal, tcnico, de la organizacin y del cliente.
- Preventivo: Cuando se requiere implementar acciones pata mitigar los
riesgos
- De mejora: Cuando se requiere implementar acciones para mejorar el
proceso o procedimiento.

Seleccione aqu el tipo de plan:


preventivo, correctivo o de mejora

Paso 6: Agregar el Plan de Mejoramiento

El Plan de Mejoramiento se deber agregar en los siguientes casos:

Cuando el tipo de plan sea correctivo o preventivo,


Cuando el tipo de plan sea de Mejora y se formule ms de una accin.

El plan de mejoramiento se crea en el aplicativo SIGEPRE - mdulo planes. Ver


Procedimiento Formulacin y seguimiento a la planeacin Estratgica y Operativa
institucional P-DE-01.

Nota: Este plan debe construirse primero en el mdulo de planes para despus
agregarlo a la mejora, de lo contrario no se podr agregar.

En esta parte de la ventana del aplicativo, como se muestra a continuacin en los


crculos verdes, se procede a agregar el plan de mejoramiento, el cual debe ser
elaborado previo a realizar esta operacin:

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

Paso 7: Opcin de Tratamiento

La opcin Eliminar se selecciona cuando se formulan acciones correctivas y el tipo de


plan es correctivo.
La opcin Reducir se selecciona cuando se formulan acciones correctivas, preventivas
o de mejoras y el tipo de plan es preventivo o de mejora.
Compartir o Transferir se selecciona cuando las acciones formuladas dependen de
otro responsable, procesos o dependencia.
Asumir se selecciona cuando
Evitar se selecciona cuando se formulan acciones preventivas o de mejoras y el tipo
de plan es preventivo o de mejora.

RESUMEN DE LOS PASOS PARA LA FORMULACIN DE LA MEJORA

Conforme a la aclaracin de estos conceptos para la formulacin de los planes de


mejoramiento, se muestra a continuacin a manera de ejemplo, la forma de cmo
registrar la informacin en el aplicativo SIGEPRE Mdulo MEJORAS con todos sus
componentes, as:

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

Seleccione la fuente del hallazgo. Ej. Auditoria Interna de Calidad

Enumere y describa las causas que identific mediante la tcnica: 5 por qu?, lluvia de ideas o
Diagrama Causa Efecto, descritas en la actividad de Formulacin del plan:

Ej. 1. No se ha asimilado la importancia de la medicin y seguimiento de los indicadores


2. Los responsables del reporte de los indicadores consideran que el anlisis de datos y tendencia no es obligatorio

Identifique y registre las metas, las cuales deben indicar el punto de control donde se quiere llegar
con la formulacin del plan, es decir, la eliminacin o reduccin de la causa raz.

Ej. Implantar una cultura de medicin, anlisis de datos y de tendencia en los funcionarios del DAPRE

Enumere y registre las acciones preventivas y/o correctiva y de correccin, las cuales deben estar
orientadas a cumplir con el criterio de solucin: eliminar o reducir la causa raz identificada.

Ej. 1. Realizar taller-capacitacin de seguimiento y medicin de indicadores a los enlaces de las dependencias.

2. Realizar seguimiento y retroalimentacin mensual al reporte, anlisis de datos y anlisis de tendencia de los
indicadores de los Procesos, riesgos, plan operativo y plan estratgico.

Seleccione el tipo del plan: correctivo, preventivo o de mejora

Aqu selecciona el plan de mejoramiento


construido en el mdulo de planes

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

Nota: El responsable de formular el plan de mejoramiento cuenta con 10 das para


realizar esta operacin. Si se realiza despus del tiempo programado, el sistema
reportar el vencimiento de esta actividad.

Cmo construir el Plan de Mejoramiento por el Mdulo de Planes del


Aplicativo SIGEPRE?

De acuerdo con lo establecido en el Procedimiento P-DE-01 Formulacin y


seguimiento a la Planeacin Estratgica y Operativa Institucional y la Gua G-DE-02
Para la Planeacin Estratgica y Operativa Institucional, donde se indica cmo
construir un plan y con el fin de no repetir el procedimiento, se resaltaran algunos
puntos para tenerlos en cuenta al momento de formular el plan de mejoramiento, as:

Ingresar en el aplicativo SIGEPRE - mdulo de Planes, en la parte izquierda de la


pantalla selecciona creacin:

Paso 1: Crear el Plan. Para el nombre del plan debe tener en cuenta lo siguiente:

1. Abreviatura del 2. Plan de 3. Descripcin


Proceso Mejoramiento breve del hallazgo

De acuerdo con lo anterior, una vez seleccionado la creacin, se despliega una ventana
donde se solicita la siguiente informacin, y a manera de ejemplo se explica su
diligenciamiento, la cual debe tener en cuenta el responsable de formular el plan de
mejoramiento:

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

DE Plan de Mejoramiento No se alcanzan Resultados planificados

Escribir aqu el hallazgo identificado: Cuando no se alcanzan los resultados


planificados, no se toma correccin y accin correctiva. Aunque se han realizado
acciones, no hay evidencia de accin correctiva. Numeral 8.2.3 de la norma
NTCGP1000:2009

El formulador es el responsable de la ejecucin general del Plan,

No se requiere

Escoger la escala flexible

Cuando requiera presupuesto se coloca el dato

Escoger el nombre del proceso Responsable

Escoger el rea Responsable

Paso 2: Crear las categoras: el sistema le mostrar el recuadro en el cual se


describen las causas identificadas, de acuerdo con la metodologa utilizada y explicada
en esta Gua, as:

Fue creado en el paso anterior, DE Plan de Mejoramiento No se alcanzan Resultados

Aqu describa la causa identificada

Escoja el Responsable del Proceso y /o Jefe de rea

Al crearse la categora en el plan, se habilita la opcin de agregar tareas,

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

Paso 3: Agregar las Tareas: En este campo se registra una por una las acciones que
se van a llevar a cabo para eliminar o mitigar las causas. Ver Procedimiento P-DE-01
Formulacin y seguimiento a la planeacin Estratgica y Operativa institucional y la
Gua G-DE-02 Para la Planeacin Estratgica y Operativa Institucional, donde le
indicar como construir la tarea:

Aqu se explicaran los campos que se requiere diligenciar, resaltados en verde:

Informacin del aplicativo DE - Plan de Mejoramiento No se alcanzan Resultados

Informacin del aplicativo Responsable del Proceso y /o Jefe de rea

Informacin del aplicativo

Informacin del aplicativo

Aqu se registra la accin

Se registra el detalle de la accin y la meta alcanzar con esa accin

Selecciones el responsable de la tarea

De acuerdo con el nmero de acciones formuladas se debe registrar el valor en puntos

Seleccione la fecha en la que Seleccione la fecha en la que se


se inicia la ejecucin de la finalizar la ejecucin de la accin.
accin.

Guarda la informacin
registrada en esta
ventana.

Nota: El responsable del Plan, quien es el responsable del Proceso y/o Jefe de rea,
ser quien apruebe las tareas del Plan, una vez el responsable de la ejecucin las
finalice.

Paso 6.1: Agregar el plan: Una vez se crea el Plan, se regresa al mdulo mejoras
link Mis Responsabilidades a la actividad de Formulacin del plan de
mejoramiento y se agrega, como se muestra a continuacin:

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

Por ltimo el funcionario designado, podr continuar el flujo, as:

Continuar el flujo al siguiente paso, en este


caso a la asignacin de responsable de
ejecucin y seguimiento

Es importante tener en cuenta que una vez se oprime Continuar flujo, el sistema le
solicita asignar el responsable de la actividad de ejecutar las acciones y realizar
seguimiento al plan de mejoramiento y la fecha lmite de terminacin del plan, la
cual debe estar alineada con la ltima fecha del plan de mejoramiento asociado.

Seleccione el nombre del responsable

Guarda la informacin, y el sistema le mostrar


que la operacin es exitosa. Automticamente
contina a la etapa Validacin de la Mejora

Nota 1. Los planes de mejoramiento de la Contralora General de la Repblica se


formulan y controlan en el formato suministrado por esta entidad y el seguimiento es
responsabilidad de la Oficina de Control Interno. Sin embargo, se deber cargar en el
aplicativo SIGEPRE mdulo de Mejoras para tener el control de la informacin y
reporte de los mismos.

Nota 2. Los planes de mejoramiento por Auditora externa ICONTEC, sern cargados
por la Oficina de Planeacin y los procesos y/o dependencias responsables, formularan
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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

el plan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento formulacin, seguimiento y


evaluacin de planes de mejoramiento P-EM-06 y lo expuesto en la presente gua.

4.5 Validar el Plan de Mejoramiento

En este Paso el responsable del proceso y/o dependencia, revisa que el plan de
mejoramiento quede correctamente formulado, diligencia el comentario y remite a la
Oficina de Control Interno para su aprobacin. De lo contrario, se devuelve para
ajustes.

El Responsable del Proceso y/o Dependencia ingresa al mdulo MEJORAS, mis


responsabilidades y el sistema le mostrar lo siguiente:

Escribir Aqu: Se remite el plan de Mejoramiento para aprobacin o se devuelve para


ajuste

Continuar el flujo al
siguiente paso,
Se devuelve la
Ejecucin y Seguimiento
mejora para que el
formulador ajuste el
plan de mejoramiento

Luego el sistema le solicitar confirmar el paso y se acepta.

El sistema le mostrar que la operacin es


exitosa. Automticamente contina a la
etapa Aprobacin del Plan de
Mejoramiento

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

4.6 Revisar y Aprobar el Plan de Mejoramiento

La Oficina de Control Interno revisa el plan de mejoramiento formulado, de acuerdo


con lo establecido en esta gua numeral 4.4 Formulacin del plan de
Mejoramiento, y verifica que exista coherencia entre las acciones, las metas y las
causas; que sean razonables y lleven a establecer puntos de control efectivos en el
proceso.

Si el plan de mejoramiento est acorde con la revisin y verificacin, se procede a


aprobarlo en el aplicativo SIGEPRE Modulo de planes- Mis responsabilidades
paso revisar y aprobar por parte de la Oficina de Control Interno as:

Escribir Aqu: Se aprueba el plan de Mejoramiento o las observaciones del caso para
ajustes.

Asignar a otra persona para Continuar el flujo al


que revise el plan formulado. siguiente paso, Ejecucin
y Seguimiento

Se devuelve la mejora
para que se ajuste el
plan de mejoramiento Se cancela la mejora
Guarda la informacin
que se registra en el
aplicativo. No contina
flujo.

Una vez continuado el flujo, se procede a confirmar el paso a travs del siguiente
pantallazo:

El sistema le mostrar que la operacin es


exitosa. Automticamente contina a la
etapa Ejecucin y Seguimiento

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

Cuando el plan de mejoramiento no se ajusta a las necesidades requeridas para


solucionar el hallazgo o la mejora, se devuelve mediante la opcin devolver paso -
actividad anterior validacin del responsable del proceso.

4.7 Ejecutar las acciones y realizar Seguimiento al Plan de


Mejoramiento

El responsable de este paso ingresa al Aplicativo SIGEPRE BSC- Mdulo Planes


Tareas Reporte de tareas, y reporta los resultados alcanzados de las acciones y
metas propuestas, adjuntando las evidencias que dan cumplimiento al plan de
mejoramiento. Ver Procedimiento P-DE-01 Formulacin y seguimiento a la planeacin
Estratgica y Operativa institucional.

Cuando se termina el cumplimiento de todas las acciones del plan de mejoramiento se


procede a reportar en el aplicativo SIGEPRE Modulo de Mejoras Mis
responsabilidades - paso de Ejecucin y Seguimiento en el campo Comentario,
una breve descripcin de los resultados alcanzados y de las metas propuestas y dar
clic en el icono Continuar Flujo, esto con el fin de remitir a la Oficina de Control
Interno para su seguimiento y evaluacin de la eficacia de las acciones planificadas.

Si se requiere alguna modificacin o ajuste al plan de mejoramiento, el responsable


solicita a travs del aplicativo SIGEPRE Modulo de Mejoras Mis
responsabilidades - paso de Ejecucin y Seguimiento en el campo Cometario,
justifica la necesidad de ajuste al plan de mejoramiento, y mediante la opcin devolver
flujo lo remite a la Oficina de Control Interno para su aprobacin - paso anterior,
actividad 4.6. Revisar y aprobar plan de mejoramiento.

Nota 1: Cuando requiera ampliar la fecha de las acciones o tareas del plan de
mejoramiento asociado, el enlace o responsable de la construccin del Plan, podr
ingresar al Aplicativo SIGEPRE Modulo PLANES y realizar el cambio respectivo antes
del vencimiento de la fecha inicialmente programada y guardar los cambios. En ningn
caso, se podrn modificar las fechas una vez vencida la actividad.

Nota 2: Cuando requiera reprogramar o reformular una o ms acciones del Plan de


mejoramiento, deber realizar la solicitud con cinco (5) das de anticipacin a la fecha
de vencimiento. En ningn caso, se podr modificar la fecha una vez vencida la
actividad.

A continuacin se muestra el pantallazo del aplicativo de cmo se reporta la


informacin:

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

Ej. 1. Se ajust el Procedimiento de Medicin y Anlisis y el aplicativo SIGEPRE mdulo indicadores

2. Se realizaron talleres de capacitacin sobre seguimiento y medicin de indicadores a los enlaces de


las dependencias.

Una vez continuado el flujo, se procede a confirmar el paso a travs del siguiente
pantallazo.

El sistema le mostrar que la operacin es


exitosa. Automticamente contina a la etapa
Evaluar los Resultados del Plan de
Mejoramiento

4.8 Verificar los Resultados del Plan de Mejoramiento

Una vez el responsable del paso anterior (numeral 4.7), haya cumplido las acciones
propuestas, la Oficina de Control Interno verifica las acciones conforme al tiempo
programado, revisa y analiza los soportes as:

Revisar las causas, acciones y metas de los planes de mejoramiento de las no


conformidades reales NCR, potenciales NCP y oportunidades de mejoras OM.

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

Verificar el cumplimiento de las acciones correctivas, preventivas y


oportunidades de mejoras implementadas de acuerdo con los tiempos
establecidos.
Verificar los soportes que evidencia que si se cumpli la accin culminada.

Para ello, se ingresa al aplicativo SIGEPRE Modulo de Mejoras Mis


responsabilidades explora la mejora y verifica los resultados del Plan de
Mejoramiento.

Seguidamente, se procede a registrar el concepto de los resultados del plan de


mejoramiento en el aplicativo mdulo de mejoras Mis responsabilidades,
como se muestra a continuacin:

Ej. Una vez revisados y analizados los documentos soportes, se observ el cumplimiento de
las acciones y metas programadas.

Si los resultados obtenidos y la informacin reportada en el


aplicativo SIGEPRE no es la adecuada, se reporta en el campo
de comentarios las observaciones pertinentes, se devuelve para
que se realicen los ajustes necesarios del caso.

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

Una vez continuado o devuelto el flujo, se procede a confirmar el paso a travs del
siguiente pantallazo.

El sistema le mostrar que la operacin es


exitosa. Automticamente contina a la etapa
Verificar la efectividad de los planes de
mejoramiento

4.9 Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento.

La Oficina de Control Interno mediante Auditoras Internas de Gestin y de Calidad


verifica la eficacia de los planes de mejoramiento finalizados, as:

A travs de Auditoras Internas de Gestin de la Oficina de Control


Interno: La verificacin se realizar en dos momentos teniendo en cuenta la
periodicidad de ejecucin de los procesos:

1. A travs de las auditoras a las dependencias y/o procesos, definidas en el


Programa Anual de Auditoras.
2. A travs de la evaluacin anual a la eficacia de planes de mejoramiento
finalizados.

Auditoras Internas de Calidad, a travs del Ciclo de Auditoras al SIGEPRE


programadas en la vigencia.

Aspectos a tener en cuenta al momento de verificar la eficacia de los planes de


mejoramiento:

Verificar los soportes que evidencian el cumplimiento de las acciones


correctivas, preventivas y de mejoras.
Verificar si las acciones implementadas permitieron establecer controles y si
estos son efectivos.
Verificar si las causas que dieron origen al hallazgo se eliminaron.
Verificar la interaccin con otros procesos y/o dependencias con pruebas de
recorridos y no centrase en el rea responsables de las acciones.
Verificar que las acciones implementadas de mejoras si generaron valor
agregado.

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Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

De acuerdo con el flujo de Planes de Mejoramiento del Aplicativo SIGEPRE Mdulo de


Mejoras, en especial el paso 7, el jefe de la Oficina de Control Interno determina
mediante comentario favorable si las acciones fueron eficaces y da por terminado dicho
flujo.

En caso contrario, si no fueron eficaces, manifieste en el comentario la reformulacin


del plan de mejoramiento devolviendo el paso 2. Formular el Plan de Mejoramiento
para que se incorporen las nuevas acciones, como se muestra a continuacin:

VerificarlaeficaciadelPlandeMejoramiento

La oficina de Control Interno evala la eficacia de las acciones formuladas en el plan de mejoramiento

Aqu se escribe el concepto de la verificacin de la Eficacia del plan de


mejoramiento o la razn por la cual no fue Eficaz.

Con este cono se devuelve a las


actividades uno o dos.

Con este icono se da por cumplido el


plan de mejoramiento evidenciando su
Eficacia.

4.10 Evaluar la Mejora Continua y Presentar Informes

La Oficina de Control Interno en su rol independiente, evaluar la mejora continua del


Sistema Integrado de gestin de la Presidencia de la Repblica SIGEPRE y presentar
anualmente el informe del estado de los planes de mejoramiento.

Para determinar la mejora continua al SIGEPRE, se tendr en cuenta lo siguiente:

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GUA PARA LA FORMULACIN, SEGUIMIENTO Y


EVALUACIN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

Las acciones potenciales u observaciones eficaces que los procesos de la


entidad han implementados.
Las oportunidades de mejoras implementadas en todos los procesos.
Las Acciones Correctivas implementadas.

Una vez identificadas estas acciones implementadas en cada uno de los proceso, se
establece la siguiente frmula de clculo para determinar el nivel de mejoramiento
continuo del sistema.

Acciones potenciales + Oportunidades de Mejoras

--------------------------------------------------------- * 100 =MC

Acciones Correctiva

> que 1 se determina el nivel de mejoramiento continuo del


sistema.

< que 1 no hay avance del mejoramiento continuo.

Una vez obtenidos los resultados de la eficacia de las acciones implementadas por cada
Proceso de la entidad, se presenta el reporte de la de la evaluacin de la mejora del
Sistema Integrado de Gestin de la entidad, el cual har parte integral del concepto
del Sistema.

Adicionalmente se presentar reportes trimestrales del estado de los planes de


mejoramiento.

MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Normograma o en


el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

6. REQUISITOS TECNICOS

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EVALUACIN DE PLANES DE MEJORAMIENTO

Proceso asociado: Evaluacin, Control y Mejoramiento


Cdigo: G-EM-01 Versin: 02

Norma Tcnica para la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009 Numeral 4.2.1


Generalidades literal d) los documentos, incluido los registros requeridos por la
entidad para el cumplimiento de sus funciones y que le permitan asegurarse de la
eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos.

Modelo Estndar de Control Interno MECI

7. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE Mapa de procesos Documentos y


formatos o en el campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.

8. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO

Jefe Oficina de Control Interno

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