ESTUDIO DE CASO AA4

Informe de Auditora Interna

No. de Auditora Fecha de auditora No. de pginas

01 de 2010 4 al 9 de febrero de 2010 4
Equipo Auditor: Auditor Lder: ABCDE
Equipo de auditores internos de calidad: Martha Mantilla, Mauricio Pilonieta, Hernando Gutirrez,
Carlos Prez, Rene Serrano, Mnica Camargo.

Observadores: Zulma Rodrguez, Edwin escobar

Objetivo:
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestin de la Calidad con los criterios de Auditora
(ISO 9001, documentos, requisitos contractuales, requisitos legales y reglamentarios, etc.).

Alcance:
El Sistema de Gestin de la Calidad de la ENEO.

Criterios de Auditora:
Norma ISO 9001:2008, Sistema de Gestin de la Calidad de la ENEO.

Proceso Descripcin del Hallazgo Clasificacin

Procesos de
Direccin Se cuenta con un mecanismo de control de documentos internos y m
externos Lista de Documentacin del SGC, actualmente no se
ha implementado la herramienta de control.
Se detecta que no en todos los casos se cuenta con la identificacin y
formatos estandarizados de los registros utilizados para el control de
Procesos de la operacin de los procesos (ejemplo: inscripcin de los proyectos
direccin de investigacin algunos registro no contaban con ttulos. m

Procesos de Contrario al procedimiento normativo Control de Documentos y

Direccin Registros no se tiene definido los criterios para la retencin, conservacin y m
disposicin final de los registros (ejemplo: expedientes de personal)

Se detecta falta de manejo de la documentacin del Sistema de

Gestin de la Calidad en el personal.
Ejemplos:
Ubicacin del Modelo de Identificacin de Procesos e
Indicadores Clave para la medicin de los procesos y objetivos
Procesos de
de calidad documentado en el manual de planeacin de la
Direccin M
calidad.
Mecanismos para realizar cambios de documentos, registro de
servicios no conformes y aplicacin de acciones correctivas y
preventivas definidos en los Procedimientos Normativos.

CLASIFICACIN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observacin o rea de Mejora
 Informe de Auditora Interna

Proceso Descripcin del Hallazgo Clasificacin

Se recomienda generar evidencia de los acuerdos definidos en las
juntas realizadas en los distintos procesos, as como el seguimiento a los
Procesos de Direccin mismos O

Se tiene documentado en la Matriz de Competencia el mecanismo

Proceso de Servicios para la medicin de la competencia de los funcionarios de la ENEO, sin
m
Administrativos embargo no se muestra evidencia de su aplicacin.

La coordinacin de investigacin cuenta con un registro de control y

Proceso de Registro, seguimiento de los proyectos de Investigacin Relacin de Proyectos de
Aprobacin y Investigacin Realizados por Profesores de la ENEO en el cual se
Seguimiento de identifican los nombres de los proyectos, integrantes, estatus, fechas de m
Proyectos de inicio y trmino, este mismo no est referenciado en el procedimiento
Investigacin operativo siendo este un registro bsico de control.

En el semestre que inici el 2 de febrero de 2010 se identific que a la

fecha no era impartida la asignatura de Proceso de Salud y Enfermedad
Proceso de Servicios en el Nio y el registro de Asignacin de horario de sta no estaba m
Acadmicos firmado, cuando el procedimiento gestin y control de la operacin del
curso PSA 05 establece esta actividad como previa al inicio del curso.

En el desarrollo del plan de estudios de Administracin de los Servicios

de Enfermera no se obtuvo la evidencia que establece el procedimiento
PSA 01 Rev. 0. de acuerdo a lo siguiente:

Falta la identificacin de la necesidad del desarrollo de ste.

Existe la firma de recibido en 2009 por parte de la sede, sin haber
sido aprobada la liberacin de este plan de estudios.
Proceso de Servicios Falta las firmas o constancias de la revisin hecha por el grupo
m
Acadmicos curricular.
Falta las firmas o constancias de la verificacin hecha por la
Jefatura correspondiente.
Evidencia de entrega del plan de estudios de Administracin de los
Servicios de Enfermera al H. Consejo Tcnico de la ENEO para su
validacin y emisin del dictamen correspondiente.
Falta de identificacin de los cambios realizados al Plan de estudios.

No se mostr la aplicacin de la Evaluacin de Proveedores de acuerdo

Proceso de Servicios a lo establecido en el Manual de Gestin de la Calidad MGC 01. m
Administrativos

El manual de Planeacin de la Calidad y el procedimiento de Gestin y

control de la operacin del curso PSA 05, mencionan al formato de Check
list de Supervisin del Cumplimiento del Plan Acadmico, como uno de
Proceso de Servicios los mecanismos para evidenciar el control del proceso de Servicios
m
Acadmicos Acadmicos y de la asistencia de los profesores, tanto en aula como en
los campos clnicos o sedes, sin embargo no se encontraron registros de
ste.

CLASIFICACIN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observacin o rea de Mejora
 Informe de Auditora Interna

Proceso Descripcin del Hallazgo Clasificacin

Se cuenta con la identificacin de problemticas o situaciones de mejora
en los servicios proporcionados, sin embargo no se han generado las
correcciones o acciones correctivas o preventivas para su solucin.
Ejemplos:
En el rea de Servicios Escolares de Posgrado solo se cuenta
con una persona para la atencin, afectando as el servicio a los
alumnos en el turno de la tarde y en los casos de ausencia del
Procesos de Direccin personal. M
De acuerdo al reporte de indicadores del SGC de la Secretara
Administrativa de Julio a Diciembre de 2009 Medicin y Anlisis
de Indicadores del Proceso de Presupuestos se detecta una baja
en los trmites aceptados ante la Unidad de Procesos
Administrativos (UPA) en el mes de noviembre por un incremento
en las solicitudes incompletas.

CONCLUSIN DE LA AUDITORA:

Considerando el periodo de implantacin del SGC de la ENEO que se oficializ en el mes de enero de 2010, los
involucrados en este ejercicio mostraron gran apertura y participacin en la auditora, an cuando se presentaron
situaciones ajenas como la carencia de energa elctrica, que provoc la reprogramacin de los tiempos planeados
ocasionando que las reas Sistemas, Servicios Generales, Desarrollo de las Tecnologas Aplicadas a la Educacin,
Coordinacin de Metodologa, Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por revisar, las cuales sern
auditadas en el siguiente ejercicio de Auditora Interna.

Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la etapa de implantacin, se considera el

logro en la eficacia del mismo de acuerdo a los tiempos establecidos para su ejecucin.

Lder Auditor: ABCDE

(Nombre y firma)

CLASIFICACIN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observacin o rea de Mejora

F04 PDI02 Rev.0 NOTA: De ser necesario utilice anexos

2- Diga a que numeral de la norma ISO 9001:2015, le est apuntando cada hallazgo referido.

Proceso Descripcin de hallazgo ISO 9001:2015

Se cuenta con un mecanismo de control de documentos
7.5.2 Creacin y
internos y externos Lista de Documentacin del SGC,
Procesos de Direccin actualizacin
actualmente no se ha implementado la herramienta de
control.
Se detecta que no en todos los casos se cuenta con la
identificacin y formatos estandarizados de los registros 7.5.2 Creacin y
Procesos de Direccin utilizados para el control de la operacin de los procesos actualizacin
(ejemplo: inscripcin de los proyectos de investigacin
algunos registro no contaban con ttulos.
Se detecta que no en todos los casos se cuenta con la
identificacin y formatos estandarizados de los registros 7.5.2 Creacin y
Procesos de Direccin utilizados para el control de la operacin de los procesos actualizacin
(ejemplo: inscripcin de los proyectos de investigacin
algunos registro no contaban con ttulos.
Se detecta falta de manejo de la documentacin del
Sistema de Gestin de la Calidad en el personal.
Ejemplos:
Ubicacin del Modelo de Identificacin de Procesos e
7.5.2 Creacin y
Indicadores Clave para la medicin de los procesos y
actualizacin
Procesos de Direccin objetivos de calidad documentado en el manual de
planeacin de la calidad.
Mecanismos para realizar cambios de documentos, registro
de servicios no conformes y aplicacin de acciones
correctivas y preventivas definidos en los Procedimientos
Normativos.
4.3 Determinacin
Se recomienda generar evidencia de los acuerdos definidos del alcance del
Procesos de Direccin en las juntas realizadas en los distintos procesos, as como el Sistema de Gestin
seguimiento a los mismos de la Calidad

Se tiene documentado en la Matriz de Competencia el

mecanismo para la medicin de la competencia de los
Proceso de Servicios
funcionarios de la ENEO, sin embargo no se muestra
Administrativos 7.5.1
evidencia de su aplicacin.
Generalidades
La coordinacin de investigacin cuenta con un registro de
control y seguimiento de los proyectos de Investigacin
Proceso de Registro,
Relacin de Proyectos de
Aprobacin y
Investigacin Realizados por Profesores de la ENEO en
Seguimiento de
el cual se identifican los nombres de los proyectos,
Proyectos de
integrantes, estatus, fechas de inicio y trmino, este mismo
Investigacin 7.2 Competencia
no est referenciado en el procedimiento operativo siendo
este un registro bsico de control.
En el semestre que inici el 2 de febrero de 2010 se identific
que a la fecha no era impartida la asignatura de Proceso de
Salud y Enfermedad en el Nio y el registro de Asignacin
Proceso de Servicios
de horario de sta no estaba firmado, cuando el
Acadmicos
procedimiento gestin y control de la operacin del curso 7.4 Comunicacin
PSA 05 establece esta actividad como previa al inicio del
curso.
En el desarrollo del plan de estudios de Administracin de
los Servicios de Enfermera no se obtuvo la evidencia que
establece el procedimiento PSA 01 Rev. 0. de acuerdo a lo
Proceso de Servicios
siguiente:
Acadmicos
Falta la identificacin de la necesidad del desarrollo de
ste.
Existe la firma de recibido en 2009 por parte de la sede, sin
 haber sido aprobada la liberacin de este plan de estudios.
Falta las firmas o constancias de la revisin hecha por el
grupo curricular. 7.5 Informacin
Falta las firmas o constancias de la verificacin hecha documentada
por la Jefatura correspondiente.
Evidencia de entrega del plan de estudios de
Administracin de los Servicios de Enfermera al H. Consejo
Tcnico de la ENEO para su validacin y emisin del
dictamen correspondiente.
Falta de identificacin de los cambios realizados al Plan de
estudios.
4
No se mostr la aplicacin de la Evaluacin de Proveedores 4.4 Sistema de
Proceso de Servicios
de acuerdo a lo establecido en el Manual de Gestin de la Gestin de la Calidad
Administrativos
Calidad MGC 01. y sus
procesos
El manual de Planeacin de la Calidad y el procedimiento de
Gestin y control de la operacin del curso PSA 05, 4.3
mencionan al formato de Check list de Supervisin del Determinacin del
Proceso de Servicios Cumplimiento del Plan Acadmico, como uno de los alcance del Sistema
Acadmicos mecanismos para evidenciar el control del proceso de de
Servicios Acadmicos y de la asistencia de los profesores, Gestin de la Calidad
tanto en aula como en los campos clnicos o sedes, sin
embargo no se encontraron registros de ste.
Se cuenta con la identificacin de problemticas o
situaciones de mejora en los servicios proporcionados, sin
embargo no se han generado las correcciones o acciones
correctivas o preventivas para su solucin. Ejemplos:
En el rea de Servicios Escolares de Posgrado solo se
cuenta con una persona para la atencin, afectando as el
servicio a los alumnos en el turno de la tarde y en los casos
Procesos de Direccin de ausencia del personal. 7.5.2 Creacin y
De acuerdo al reporte de indicadores del SGC de la actualizacin
Secretara Administrativa de Julio a Diciembre de 2009
Medicin y Anlisis de Indicadores del Proceso de
Presupuestos se detecta una baja en los trmites
aceptados ante la Unidad de Procesos Administrativos
(UPA) en el mes de noviembre por un incremento en las
solicitudes incompletas.

3- De su concepto personal sobre lo que debe hacer la empresa en las No conformidades

mayores para solucionar el aspecto mencionado.

- En este caso que estamos estudiando le recomiendo a la empresa tomar acciones correctivas de
inmediato y poner en marcha mtodos de medida y anlisis que les permitan detectar las no
conformidades, mediante parmetros y puesta en marcha de acciones que minimicen dichas no
conformidades y tiendan a su eliminacin, porque el incumplimiento de requisitos normativos, propios
de la organizacin y/o legales, vulneran o ponen en serio riesgo la integridad del sistema de gestin. Y
tambin prolongada a travs del tiempo de pequeos incumplimientos asociados a un mismo proceso
o actividad le puede traer a los largos problemas legales.

Adicionalmente recomendara establecer un programa de auditoras con una periodicidad trimestral,

esto con el fin de verificar constantemente el estado de la implementacin del SGC para hacer un
mayor seguimiento que ayude a evitar la aparicin de NC Mayores, ya que al estar monitoreando
constantemente el sistema se pueden generar acciones preventivas que lo cuiden, mantengan y
mejoren.

SANDRA PATRICIA BARRERA PATARROYO