Concepto.

Finalidad
En qu casos se utiliza
Quien emite
Quien recibe
Tipos
Estructura

OFICIO

Concepto. Documento de carcter oficial que se utiliza en la administracin

interinstitucional pblica y privada.
Finalidad. Sirve para comunicar asuntos oficiales como dispositivos, ordenes,
informes, consultas. Tambin para realizar gestiones administrativas, hacer
invitaciones oficiales, reconocer servicios (agradecimiento, felicitacin)
En qu casos se utiliza. En todos los casos que se menciona en la finalidad.
Quien emite. Es refrendado por el representante mximo de la organizacin porque
tiene carcter legal, el cual asume toda responsabilidad jurdica porque se realiza a
nivel de instituciones educativas, organizaciones sociales, econmicas, polticas,
culturales, etc.
Quien recibe. La institucin al cual va dirigida el documento, el mximo representante
que puede ser el director, presidente, gerente, etc.
Tipos
Oficio simple. Se utiliza cuando el contenido va dirigido a una sola persona o
institucin en casos de invitacin, peticin, felicitacin, agradecimiento, etc.
Oficio mltiple. El contenido es de carcter oficial y general o sea el mismo contenido
va dirigido a varias personalidades y/o instituciones. Se usa para dar rdenes,
instrucciones, recomendaciones, sugerencias, informaciones, peticiones de carcter
vertical u horizontal; es decir entre organismos del mismo nivel o entidades
subordinadas.
Oficio circular. Se utiliza para comunicar mensajes del mismo contenido a organismos
del mismo nivel. Es de carcter informativo.
Oficio de transcripcin. Este documento transcribe el oficio integro entre comillas. Se
emplea para hacer conocer rdenes e informes de carcter legal y jerrquico entre
entidades subordinadas.
Estructura

-Lugar y fecha. Es la primera parte en la que se escribe: el lugar de donde se enva, el

da, el mes y el ao en curso.

-Numeracin. En esta parte se escribe los tres datos al igual que el memorndum, la
palabra oficio con mayscula, seguida del nmero de expedicin; separada por una
lnea oblicua, a continuacin las siglas de la oficina de procedencia con letras
maysculas separada por una lnea oblicua y el ao en curso.

- Destinatario. Es la parte que abarca cuarto lneas o ms de acuerdo a lo requerido

aqu se escribe: el nombre completa, el cargo y el lugar de la persona a quien se dirige.
 -Asunto. Es el resumen o sntesis de lo que se trata en el cuerpo del oficio, necesaria
para que el destinatario se entere rpidamente del contenido. Se escribe con
mayscula seguida de dos puntos.

-Referencia. Se le conoce tambin como cita de antecedentes y se usa cuando el oficio

se enva como respuesta, ya que se necesita mencionar la numeracin del documento
recibido con anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar respuesta.

-Cuerpo o texto. En esta parte se da a conocer el mensaje de la comunicacin,

expuesto de manera clara, precisa, concisa y muy breve.

- Despedida. En las comunicaciones que dirigen las oficinas pblicas a particulares o a

personas comunes, se coloca como frase final de cortesa.

-Antefirma. Es el titulo o cargo con que el firmante suscribe el oficio.

-Firma y posfirma. Debe ser manuscrita, reservndose el empleo del facsmil para las
minutas o copias y para asuntos de poca importancia como avisos, circulares. La
posfirma se coloca nombre y apellido del firmante, el cargo que ocupa ms el sello
respectivo.

-iniciales. Son las que identifican tanto al que redacta o produce la comunicacin
(remitente), como al que la elabora. Se escriben las iniciales del remitente en
mayscula y las de la mecangrafa en minscula.

-Anexos. Se indica la documentacin que se adjunta al oficio, como revistas, catlogos,

tarjetas, programas, etc.

-Distribucin. Se le conoce tambin como indicacin de copias. Se usa generalmente

en los oficios mltiples; porque all se mencionan las personas y dependencias a
quienes va dirigido el oficio.

CIRCULAR

Concepto.
Finalidad
En qu casos se utiliza
Quien emite
Quien recibe
Tipos
Estructura

Comunicado con pretensiones de brindar simultneamente una misma informacin a grupos

amplios. Facilita la distribucin de informacin as como el control de registro y archivo
mediante un solo nmero consecutivo. Al momento de dirigir una circular debe cuidarse
especficamente el personal a quien va a dirigirse.

CONSTANCIAS

Concepto.
Finalidad
En qu casos se utiliza
 Quien emite
Quien recibe
Tipos
Estructura

Como su nombre lo indica, sirven para dar carcter oficial y formal a la informacin contenida
en el documento. Crean por s mismas los precedentes jurdicos suficientes para ejercer dos
tipos de acciones de derecho:

Administrativas: Hacen constar datos generales sobre el sujeto en cuestin: Constancia de

tiempo y percepciones.

De hechos: Crean el antecedente de orden jurdico que plasma el suceso acontecido en un

momento determinado, dejando evidencia de quines participaron en el hecho y de los que lo
presenciaron.

ACTAS

Concepto.
Finalidad
En qu casos se utiliza
Quien emite
Quien recibe
Tipos
Estructura

Es un documento

De acuerdo con su naturaleza, las actas pueden ser: administrativas, consecutivas, de trmino
de obra y entrega-recepcin. Dan formalidad jurdica, determinan detalladamente el asunto de
que se trata, as como el lugar, forma y fondo del asunto por tratar, las partes que intervienen,
su carcter o funcin, as como la razn que las origina.

CONVOCATORIA

CONCEPTO.- es el documento escrito mediante el cual se convoca a todos los que desean
participar en una reunin (junta, asamblea) o a todos los que deban hacerlo.

ESTRUCTURA

DESTINATARIO. Dado que se trata de un documento personal, tras la cabecera aparecen los
datos del destinatario para que coincida. Los datos que han de constar son: el nombre de la
persona; el cargo; si la asistencia a la reunin es por razn del cargo que ejerce o su
representacin en el organismo; direccin, cdigo postal y ciudad.

En el caso que se trate de una convocatoria interna, bastar con indicar el nombre de la
persona al pie del escrito.

IDENTIFICACIN DE LA REUNIN. En este apartado debe constar el nombre del rgano que se
rene, la autoridad que convoca la reunin, el carcter ordinario o extraordinario de la
convocatoria, el lugar, el da y la hora de la reunin, en primera y segunda convocatoria.

ORDEN DEL DA. Las convocatorias deben contener el orden del da previsto para la reunin. Si
no es muy extenso, se escribir tras los datos identificados de la reunin y antes de la firma; en
caso contrario, es conveniente que se extienda en un anexo al documento de convocatoria. El
orden del da de las sesiones ordinarias incluir:

La lectura y aprobacin del acta de la sesin anterior

Asuntos especficos de la reunin
Ruegos y preguntas

En las extraordinarias solo se indicar el o los asuntos que obligan a celebrarla.

DATACIN Y FIRMA DE QUIN CONVOCA

EJEMPLO:

CARTA

Concepto.
Finalidad
En qu casos se utiliza. Se utiliza a nivel amical- familiar, as tambin a nivel comercial
y en asuntos administrativos o legales.
Quien emite
Quien recibe
Tipos
-carta familiar
-carta comercial
-carta notarial
-carta administrativa
Estructura

CONCEPTO. Es aquella comunicacin escrita de carcter privado o pblico entre dos o ms

personas, cuyo contenido se redacta en papel carta y se enva en un sobre cerrado.

ESTRUCTURA DE UNA CARTA

Cabecera. En la parte superior izquierda puede aparecer ya impresa el membrete, como

identidad de la institucin u organismo que emite la carta, aunque tambin es posible
encontrarlo en el centro o a la derecha.

Dotacin. Por debajo de la cabecera, en el ngulo superior derecho, se encuentra la datacin.

Tambin puede colocarse inmediatamente antes de la firma.

Destinatario. La identificacin del destinatario se situar bien junto al margen izquierdo, bien a
la derecha, si se utilizan sobres con ventanilla. Cuando la carta va dirigido a un particular, los
datos se deben aparecer con el nombre y apellidos, la direccin, el cdigo postal y la
poblacin. Si se dirige a una institucin, aparecer el nombre del rgano, seccin,
departamento o cargo del destinatario, su nombre y apellidos y el resto de datos que
componen la direccin.

Saludo o encabezamiento. Se escribe debajo de los datos del destinatario. El saludo debe
ajustarse al tono general de la carta.

Cuerpo. Es el lugar destinado al contenido propiamente dicho de la carta. Su redaccin deber

cumplir las mismas indicaciones que las expuestas en el apartado relativo al contenido de los
oficios y las notas interiores.
El cierre. Es la ltima parte y consta de despedida, firma y en ocasiones el posdata.

EJEMPLO:

EL MEMORIAL

Concepto.
Finalidad
En qu casos se utiliza
Quien emite
Quien recibe
Tipos
Estructura

Es un documento semejante a la solicitud cuya peticin es de inters colectivo o pblico .Slo

se dirige a los organismos estales o privados; jams a las personas naturales.

Por lo tanto, el memorial se puede sealar como un recurso, pedido que es usado por los
miembros de la comunidad social, solicitando algo en bien de la colectividad. Por ejemplo
mejoras de asfaltado, agua potable, luz elctrica, va de comunicacin, partidas econmicas para
mejoramiento urbano o rural, etc.

ESTRUCTURA DEL MEMORIAL

Tiene las siguientes siete partes importantes.
1. Sumilla. Es una breve sntesis de lo que se pide. Algunos no llevan esta parte.
2. Destinatario. En donde ir el cargo administrativo del o los funcionarios.
3. Datos generales que identifican a los peticionarios o solicitantes. Por ejemplo, puede decir:
Los pobladores del distrito de San Luis.
4. Cuerpo o texto. Se exponen los motivos, las necesidades y razones de hecho y derecho. Si
desea ser ms explcito es necesario que enumere los motivos en prrafos.
5. Despedida (Remate o frase final). Es la parte final que remata con una frase corts: Es
gracia que esperamos alcanzar, Es justicia que esperamos alcanzar, Por estar conforme
a ley, etc.
6. Lugar y fecha. Esta parte, si se desea, puede ir al iniciar el MEMORIAL.
7. Firma. De todos los peticionarios o solicitantes, seguidas de el N de DNI de cada uno o, en
todo caso, su huella digital adjunto a sus nombres y apellidos. Estos firmantes deben ser
mayores de edad, sean hombres o mujeres en perfecto uso de su razn.
Generalmente, la extensin de este documento depender de la cantidad de personas que lo
firman.

MEMORIAL
SOLICITAMOS PROFESOR DE EDUCACION FSICA
SEOR: Director Regional de Educacin de Cusco.
Los suscritos, padres de familia de la Institucin Educativa Mixta 27 de Noviembre del
distrito de Lucre, ubicado en la provincia de Quispicanchis, ante usted exponemos lo
siguiente:
PRIMERO: Desde el mes de marzo del presente ao, en la Institucin Educativa referida
no cuenta con los servicios de un profesor de educacin fsica.
SEGUNDO: A pesar de las reiteradas peticiones hechas al director del plantel, ste no
ha subsanado el problema, argumentando que no depende de l, sino de la Direccin
Regional de Educacin.
POR LO EXPUESTO:
Solicitamos al despacho de su honorable cargo para que se sirva designar un profesor
de educacin fsica, a tiempo completo, en el menor tiempo posible, a fin de evitar que
nuestros hijos continen perjudicndose.
Cusco, 26 de mayo del 2017.
Firma de los padres de familia
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