INDICADORES DE COMPRAS

Un departamento de compras tiene cinco grandes grupos de indicadores que miden su correcto
funcionamiento:

1. Indicadores de innovacin, que miden los nuevos materiales o servicios utilizados y los
nuevos proveedores.
2. Indicadores de servicios, que miden las cantidades entregadas y el tiempo de entrega.
3. Indicadores de coste, que miden el coste de los productos y servicios comprados, as
como las evoluciones histricas de los costes y las causas que provocan alteraciones.
4. Indicadores de calidad, que miden la calidad del producto o servicio comprado.
5. Indicadores de flexibilidad, que miden la efectividad con la que los productos o
servicios comprados se integran en el flujo de materiales propios de la empresa
(tiempos de las entregas, flexibilidad de repuesta a los cambios de plan, etc.).

Por otra parte, estos cinco grupos de indicadores tienen dos versiones diferentes segn las
visiones que persiguen:

Los indicadores que miden la efectividad y la eficiencia de la funcin de compras desde

el punto de vista de sus clientes, que seguramente son los ms importantes.
Los indicadores que miden la efectividad y la eficiencia de la funcin de compras desde
el punto de vista interno del departamento.

Este segundo grupo de indicadores refuerza los anteriores con una atencin a la dinmica
interna de la funcin de compras, y mide las funciones propias del departamento de compras
que permiten conseguir unos indicadores ptimos de atencin al cliente.

El ltimo tema mencionado en el ejemplo de indicadores, referente al nivel de agregacin, es

de extrema importancia para permitir una visin real del funcionamiento del rea de compras
y de las posibles medidas correctoras. Agregaciones excesivas dificultan el seguimiento al
realizar una media de diferentes factores que a menudo se compensan entre ellos, hecho que
impide el anlisis correcto del problema.

Para evitar esta situacin, bastante comn en la valoracin del coste del material comprado en
el producto acabado, un importante fabricante de productos de electrnica de consumo eligi
tres productos representativos de su cartera (por ejemplo, los productos de ms volumen de
produccin o sometidos a una mayor competencia por parte de otros fabricantes) y sigui la
evolucin del coste de las compras de forma unitaria y mensual. De esta manera pudo tener
una visin real e inmediata de las acciones de sus compradores sobre el coste de venta de estos
productos, y conocer el posicionamiento respecto a los costes de estos productos en el
mercado.

INDICADORES DE LA LOGISTICA

1 ABASTECIMIENTO:

a. Calidad de los Pedidos Generados: Nmero y porcentaje de pedidos de compras

generadas sin retraso, o sin necesidad de informacin adicional.

Cortes de los problemas inherentes a la generacin errtica de pedidos, como: costo

del lanzamiento de pedidos rectificadores, esfuerzo del personal de compras para
identificar y resolver problemas, incremento del costo de mantenimiento de inventarios
y prdida de ventas, entre otros.
b. Entregas perfectamente recibidas: Nmero y porcentaje de pedidos que no cumplen
las especificaciones de calidad y servicio definidas, con desglose por proveedor

Costos de recibir pedidos sin cumplir las especificaciones de calidad y servicio, como:
costo de retorno, coste de volver a realizar pedidos, retrasos en la produccin, coste
de inspecciones adicionales de calidad, etc.
c. Nivel de cumplimiento de Proveedores: Consiste en calcular el nivel de efectividad
en las entregas de mercanca de los proveedores en la bodega de producto terminado.
 Identifica el nivel de efectividad de los proveedores de la empresa y que estn
afectando el nivel de recepcin oportuna de mercanca en la bodega de
almacenamiento, as como su disponibilidad para despachar a los clientes.

2- INVENTARIOS:

a. ndice de Rotacin de Mercancas: Proporcin entre las ventas y las existencias

promedio. Indica el nmero de veces que el capital invertido se recupera a travs de
las ventas.

Las polticas de inventario, en general, deben mantener un elevado ndice de rotacin,

por eso, se requiere disear polticas de entregas muy frecuentes, con tamaos muy
pequeos. Para poder trabajar con este principio es fundamental mantener una
excelente comunicacin entre cliente y proveedor.
b. ndice de duracin de Mercancas: Proporcin entre el inventario final y las ventas
promedio del ltimo perodo. Indica cuantas veces dura el inventario que se tiene.

Altos niveles en ese indicador muestran demasiados recursos empleados en inventarios

que pueden no tener una materializacin inmediata y que est corriendo con el riesgo
de ser perdido o sufrir obsolescencia.
c. Exactitud del Inventario: Se determina midiendo el costo de las referencias que en
promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lgico valorizado cuando
se realiza el inventario fsico.

Se toma la diferencia en costos del inventario terico versus el fsico inventariado, para
determinar el nivel de confiabilidad en un determinado centro de distribucin. Se
 puede hacer tambin para exactitud en el nmero de referencias y unidades
almacenadas.

3- ALMACENAMIENTO:

a. Costo de Almacenamiento por Unidad: Consiste en relacionar el costo del

almacenamiento y el nmero de unidades almacenadas en un perodo determinado.

Sirve para comparar el costo por unidad almacenada y as decidir si es ms rentable

subcontratar el servicio de almacenamiento o tenerlo propiamente.
b. Costo por Unidad Despachada: Porcentaje de manejo por unidad sobre las gastos
operativos del centro de distribucin.

Sirve para costear el porcentaje del costo de manipular una unidad de carga en la
bodega o centro distribucin.
c. Nivel de Cumplimiento Del Despacho: Consiste en conocer el nivel de efectividad de
los despachos de mercancas a los clientes en cuanto a los pedidos enviados en un
perodo determinado.

Sirve para medir el nivel de cumplimiento de los pedidos solicitados al centro de

distribucin y conocer el nivel de agotados que maneja la bodega.
d. Costo por Metro Cuadrado: Consiste en conocer el valor de mantener un metro
cuadrado de bodega.

Sirve para costear el valor unitario de metro cuadrado y as poder negociar valores de
arrendamiento y comparar con otras cifras de bodegas similares.

4- TRANSPORTE:
 A. Comparativo del Transporte Rentabilidad Vs Gasto): Medir el costo unitario de
transportar una unidad respecto al ofrecido por los transportadores del medio.

Sirve para tomar la decisin acerca de contratar el transporte de mercancas o asumir

la distribucin directa del mismo.
B. Nivel de Utilizacin de los Camiones: Consiste en determinar la capacidad real de los
camiones respecto a su capacidad instalada en volumen y peso.

Sirve para conocer el nivel de utilizacin real de los camiones y as determinar la

necesidad de optimizar la capacidad instalada y/o evaluar la necesidad de contratar
transporte externo.

5- SERVICIO AL CLIENTE:

a. Nivel de cumplimiento entregas: Consiste en calcular el porcentaje real de las

entregas oportunas y efectivas a los clientes.

Sirve para controlar los errores que se presentan en la empresa y que no permiten
entregar los pedidos a los clientes. Sin duda, esta situacin impacta fuertemente al
servicio al cliente y el recaudo de la cartera.
b. Calidad de la Facturacin: Nmero y porcentaje de facturas con error por cliente, y
agregacin de los mismos.

Generacin de retrasos en los cobros, e imagen de mal servicio al cliente, con la

consiguiente prdida de ventas.

TRANSPORTE:
Transporte a los puntos de venta.- Para que pueda realizarse la venta es preciso que el
establecimiento distribuidor est establecido y el producto se encuentre a disposicin del
comprador para su adquisicin. El transporte desde el punto de origen al de destino, contribuye
a hacer posibles estos objetivos.

Hay muchas formas distintas de mover fsicamente un producto de un lugar a otro, pero en la
mayora de los casos las modalidades de transporte se concretan en las siguientes:

a) Terrestre:
Por carretera: furgoneta, camin, furgn o vehculo similar.
Por ferrocarril: tren.
b) Martimo/fluvial: barco, barcaza, gabarra, etc.
c) Areo: avin, helicptero, dirigible, etc.
d) Otros: oleoductos, tuberas, cintas transportadoras, etc.

BODEGAJE:

Entre los elementos que forman la estructura del sistema logstico, en las empresas industriales
o comerciales, el almacn es una de las funciones que acta en las dos etapas del flujo de
materiales, el abastecimiento y la distribucin fsica, constituyendo una de las actividades
importantes para el funcionamiento de la empresa.

El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa

comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y
abastecimiento de materiales y productos.
El almacn es responsable de guardar los materiales, conservndolos en condiciones ptimas
para su utilizacin. Existen almacenes de materias primas, artculos en proceso y productos
terminados; as como almacenes externos ubicados en otras reas, incluyendo tambin los
almacenes de las empresas distribuidoras.

Se consideran como elemento del sistema logstico a todos los tipos de almacenes, siendo el
almacn un elemento que acta en las dos etapas del flujo de materiales, desde su origen o
fuente (Abastecimiento), hasta la entrega del ltimo usuario (Distribucin), constituyendo una
de las actividades importantes para el funcionamiento de la empresa.

La organizacin del almacn debe ser armonizada con el sector productivo y comercial,
adecundose a sus respectivas exigencias, especialmente con ventas.

Almacenamiento, embalaje y manejo de los materiales.- El almacenamiento incluye todas las

actividades necesarias para guardar y mantener los productos desde que son fabricados o
adquiridos hasta que son vendidos. Es necesario para regular y compensar la oferta y la
demanda. Implica la adecuacin entre cantidades compradas y vendidas.

Las decisiones sobre almacenamiento afectan a la determinacin del nmero, localizacin, tipo
y caractersticas de los almacenes (propios o arrendados) para atender la demanda del
mercado.

OBJETIVOS DE LA LOGSTICA

Los objetivos de la logstica es responder a la demanda, obteniendo un ptimo nivel de servicio

al menor coste posible. Dentro de este gran objetivo, podemos sealar los siguientes:

Suministrar: los productos necesarios, en el momento oportuno, en las cantidades requeridas,

con la calidad demandada y al mnimo coste.
 Haciendo prioritarias las necesidades del cliente.
Con la flexibilidad necesaria para cubrir las necesidades del mercado cambiante.
Reaccionando rpidamente ante los pedidos del cliente.

As pues James Heskett nos dice que el objetivo de la logstica es el de responder a la demanda,
obtenido un ptimo nivel de servicio, al menor coste posible.

Importancia de la funcin de compras:

Compras es un trmino utilizado en la industria para identificar las actividades destinadas a

obtener materiales, suministros y servicios. En sentido estricto, las metas de compras implican
definir la necesidad, seleccionar el proveedor, acordar un precio aceptable, elaborar el
contrato y dar curso para asegurar una entrega adecuada. De tal modo los objetivos en materia
de compra pueden ser definidas como:

Proveer un flujo ininterrumpido de materiales y servicios al sistema de operacin.

Mantener el mnimo nivel de inversin en materia de inventarios.
Maximizar los niveles de calidad.
Encontrar y desarrollar fuentes competitivas de suministros.
Estandarizar.
Comprar materiales al ms bajo coste total de adquisicin
Fomentar las relaciones internacionales.

Las adquisiciones contribuyen directamente a los resultados operativos y a las utilidades de una
empresa. El hecho de que compras sea responsable de gastar ms del 60% de los ingresos de
ventas de una empresa manufacturera, hace resaltar el potencial que esta funcin representa
para aumentar las utilidades. El dinero que se ahorre al comprar es dinero que se acumula en
utilidades.

FUNCIONES DE LA LOGSTICA

La funcin logstica se encarga de la gestin de los flujos fsicos (materias primas, productos
acabados) y se interesa a su entorno. El entorno corresponde en este caso a:

Recursos (humanos, consumibles, energa)

Bienes necesarios a la realizacin de la prestacin (almacenes propios, herramientas,
camiones propios, sistemas informticos)
Servicios (transportes o almacn subcontratados,)

La funcin logstica gestiona directamente los flujos fsicos e indirectamente los flujos
financieros y de informacin asociados.

Los flujos fsicos son generalmente divididos entre los de compra (entre un proveedor y su
cliente), de distribucin (entre un proveedor y el cliente final) y de devolucin (logstica
inversa).
A la vez es interesante adoptar una visin ms global acerca de los operadores logsticos, y es
que muchos de estos actores consideran que una de sus principales tareas es la de optimizar el
proceso logstico. De acuerdo con esta visin un operador logstico debe no slo ocuparse del
almacenaje o transporte de las mercancas de su cliente sino optimizar toda la operativa
logstica complementaria a fin de obtener los mejores resultados para su clientela. Esta gestin
puede incluir mercancas de diferente naturaleza: industrial, ferretera, jardinera,
automocin, e-commerce, alimentacin seca no refrigerada o bebidas, entre otras.

Para garantizar esta optimizacin los operadores logsticos se dotan de modernos almacenes
equipados con las ltimas tecnologas en gestin de stocks (como el software GSA) y con equipos
humanos altamente profesionales y experimentados en el rea de logstica. De ese modo se
consigue un mayor control de los activos de los clientes as como una reduccin de costes.