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Octubre 2014
MODELO DE GESTIN
PBLICA AVANZADA DEL
GOBIERNO VASCO
Administracin de la Comunidad Autnoma de Euskadi
RESULTADOS
C IEDAD
SO
ciudadana
NN
A
T
EGI
OVA R A
I
CIN E ST
PERSONAS VI CI O S
SE R
3
ndice Glosario
ndice 1 Estrategia
1.1 Alinear adecuadamente la poltica y la gestin.................................................. 11
10
1.2 Recabar la informacin necesaria para la definicin
de la estrategia y de la planificacin de la unidad.............................................. 11
1.3 Establecer la estrategia de la unidad y realizar su planificacin.......................12
1.4 Comunicar, desplegar, revisar y actualizar la estrategia y la planificacin......13
#1 Una gestin que aada valor a la 2 Servicios 14
sociedad........................................... 5 2.1 Gestionar adecuadamente las relaciones con la ciudadana y
con las personas o entidades a las que van dirigidos los servicios..................15
#2 La administracin pblica que 2.2 Desarrollar servicios y productos orientados a la ciudadana...........................15
queremos ser................................... 6 2.3 Gestionar con agilidad los procesos y mejorar de manera continuada
los servicios y productos......................................................................................16
#3 Un modelo para lo pblico: 2.4 Coordinar los procesos con toda la organizacin y con otras
el Modelo de Gestin Pblica organizaciones relevantes....................................................................................16
2.5 Gestionar el presupuesto para que contribuya eficazmente al logro
Avanzada del Gobierno Vasco......... 7 de los objetivos......................................................................................................17
2.6 Gestionar la tecnologa y las instalaciones.........................................................17
#4 Ejes, lneas de actuacin y acciones
del Modelo de Gestin Pblica 3 Personas 18
3.1 Planificar y desarrollar el conocimiento y las destrezas de las personas.........19
Avanzada del Gobierno Vasco......... 8 3.2 Generar condiciones que potencien el compromiso de las personas............. 20
#5 Ideas clave para gestionar el 3.3 Ampliar la capacidad de liderazgo de las personas.......................................... 21
cambio.......................................... 32 4 Innovacin 22
4.1 Definir los objetivos y la estrategia para innovar, aprovechando
#6 Los medios para implantar el el potencial de nuestro entorno.......................................................................... 23
Modelo de Gestin Pblica 4.2 Crear el contexto interno para innovar............................................................... 23
4.3 Gestionar las ideas y los proyectos innovadores.............................................. 24
Avanzada del Gobierno Vasco....... 34
Glosario......................................... 36
5 Sociedad 25
5.1 Promover la buena administracin y la tica pblica....................................... 26
Anexos.......................................... 42 5.2 Impulsar el trabajo colaborativo y las alianzas con otras
administraciones e instituciones pblicas y privadas....................................... 27
5.3 Asumir la responsabilidad con la sostenibilidad, la igualdad de
oportunidades, la igualdad de mujeres y hombres y la normalizacin
del uso del euskera............................................................................................... 27
6 Resultados 28
6.1 Resultados estratgicos....................................................................................... 29
6.2 Resultados en la ciudadana y en las y los destinatarios de los servicios....... 29
6.3 Resultados en las personas................................................................................. 30
6.4 Resultados en la innovacin................................................................................ 30
6.5 Resultados en la sociedad................................................................................... 31
4
ndice Glosario
sociedad
y su aportacin significativa a la mejora de la calidad de
vida de la ciudadana. En este marco se sita el Modelo
de Gestin Pblica Avanzada del Gobierno Vasco.
#1
Este empeo por adecuar la gestin de nuestra adminis-
tracin a las necesidades cambiantes de la sociedad a la
que sirve no es nuevo y puede seguirse su estela desde
Por razones muy diversas, la poltica atraviesa hoy por la Comisin para la Reforma de la Administracin Pblica
uno de sus momentos ms difciles. La confluencia de del Parlamento Vasco hasta el reciente Plan de Innova-
diversos factores la sitan en unos altos niveles de desle- cin Pblica del Gobierno Vasco. El Modelo de Gestin
gitimacin social. En la medida en que las administracio- Pblica Avanzada del Gobierno Vasco se nutre de esa ex-
nes pblicas son el instrumento que permite transformar periencia y de la de otras mltiples organizaciones p-
la poltica en accin, esa falta de legitimacin les afecta blicas y privadas que han ido aportando conocimiento y
de manera significativa y no escapan al cuestionamiento experiencia a este reto.
del sentido de su actividad.
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La administracin
pblica que Proactiva e innovadora, en proceso permanente de
queremos ser
evolucin, probando nuevas formas de prestar servi-
cios capaces de responder de manera ms eficiente a
las necesidades cambiantes de las personas.
#2
Accesible, abierta, transparente y cercana.
Adems, el Estatuto Bsico del Empleado Pblico recoge Liderada poltica y tcnicamente de una
un conjunto de principios ticos, que aluden al respeto manera slida y comprometida.
a la legalidad, la satisfaccin de los intereses generales
de los ciudadanos, la lealtad y buena fe, la no aceptacin Que desarrolla el desempeo de las y los em-
de trato de favor, el evitar conflictos de intereses o la in- pleados pblicos, promueve su participacin y
fluencia en la agilizacin de trmites o procedimientos, la potencia su compromiso y corresponsabilidad.
eficacia, economa y eficiencia, la dedicacin al servicio
pblico o el respeto de los derechos fundamentales y li- Con objetivos y compromisos explcitos y evaluables.
bertades pblicas.
Orientada a obtener resultados social-
mente tiles y eficientes, que es evaluada
A partir de estos valores y principios, el Modelo de Ges-
y rinde cuentas ante la sociedad.
tin Pblica Avanzada del Gobierno Vasco busca desa-
rrollar una administracin pblica de la que se sientan Apoyada en dinmicas participativas y en
orgullosos las ciudadanas y ciudadanos a los que sirve y procesos colaborativos pblicos y pbli-
que se caracterice por ser una administracin: co-privados.
Que da ejemplo y es vanguardia de las exigen-
cias sociales de sostenibilidad social, econmica
y medio-ambiental, de las polticas la igualdad
de oportunidades, de igualdad de mujeres y
hombres y de normalizacin del uso del euskera.
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ndice Glosario
#3
unidades) puede mirarse para identificar
aquellos mbitos que necesita fortalecer
para responder de una forma ms
adecuada a las exigencias de
Aportar valor a la sociedad es el resultado ltimo de una
la sociedad.
gestin pblica avanzada. Para ello, las personas direc-
tivas, polticas y tcnicas, responsables de los Departa-
mentos del Gobierno Vasco y de sus Organismos Aut-
nomos han de impulsar y comprometerse elaborando Sienta las bases para
una estrategia que articule las polticas pblicas y los la gestin de todas las unida-
objetivos estratgicos del Gobierno en su conjunto con la des, identificando aquellos aspectos de
estrategia de gestin de la propia unidad. carcter ms bsico que se han de constituir
en parte integrante de la forma de gestionar de
As mismo, han de gestionar los servicios orientndolos cualquiera de esas unidades. As mismo, muestra
a las necesidades y expectativas de la ciudadana y a las otras buenas prcticas de gestin que pueden
personas e instituciones que sean sus destinatarias di- irse implantando progresivamente, segn
rectas; impulsando la innovacin pblica y gestionando las caractersticas y la situacin de
a las personas empleadas para que aporten lo mejor de cada una de ellas.
s mismas.
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Ejes, lneas de
actuacin y acciones
del Modelo de
Gestin Pblica
Avanzada del
Gobierno Vasco
#4
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El Modelo de Gestin
Pblica Avanzada del 1 ESTRATEGIA
Gobierno Vasco est Cmo se planifican
compuesto por seis los objetivos, alinen-
ejes que contribuyen dolos con la estrategia
a aadir valor a la 5 global del Gobierno y
sociedad.
SOCIEDAD trasladndolos a la
Cmo se promueve 6 organizacin.
En torno a cada uno de estos ejes se la buena administracin RESULTADOS
articulan diversas lneas de actua- y la tica pblica, se impulsa Cmo se fijan, se
cin. Para cada una de estas lneas el trabajo colaborativo y se siguen y se comparan
de actuacin se especifican una se- asume la responsabilidad con los resultados en el mbito
rie de acciones que pueden ser lle- la sostenibilidad, la igualdad estratgico, en relacin con la
vadas a cabo para desarrollar una de oportunidades y la ciudadana y los destinatarios
gestin pblica avanzada en cada normalizacin del uso de los servicios, las personas
una de las unidades. Estas acciones del euskera. empleadas, la sociedad
estn diferenciadas en dos catego- y la innovacin.
ras, las acciones de carcter ms
bsico y aquellas otras que suponen
un mayor grado de desarrollo. Los
caminos para llevar adelante estas
acciones sern necesariamente di-
versos y adecuados a la situacin
de cada una de las unidades, pero
en todos los casos se encuadrarn
en el marco que este Modelo defi-
ne, siendo las acciones ms bsicas
aqullas a las que es necesario aten-
der en primer lugar.
4 INNOVACIN
Cmo se definen
los objetivos de la
innovacin y se crea el
3 PERSONAS 2
contexto para innovar SERVICIOS
y gestionar las ideas Cmo se desarrollan
y los proyectos Cmo se gestiona a
las personas empleadas, y gestionan los servicios
innovadores. para que respondan
su conocimiento y
destrezas, generando adecuadamente a la
las condiciones que ciudadana y a las personas
potencien su y entidades a quienes
compromiso. van dirigidos.
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1
Es conveniente que las unidades que inician su proceso
de avance en la gestin aborden inicialmente los siguien-
tes aspectos bsicos:
La estrategia de un gobierno seala las polticas pblicas Conocer las estrategias y los objetivos del Gobierno
a las que ste da prioridad y enmarca la accin gestora de que afectan a la unidad a fin de garantizar un adecuado
Estrategia
las unidades que han de desplegar esa estrategia en sus alineamiento con los mismos.
mbitos respectivos. El Modelo de Gestin Pblica Avan-
zada del Gobierno Vasco establece el marco de gestin de Definir la estrategia de la unidad: la misin y
esas unidades. En consecuencia, la estrategia que aqu se la visin que aspira alcanzar.
plantea alude, de un lado, a la forma en que cada unidad Concretar la planificacin, desplegando la estrategia
alinea su estrategia y sus objetivos con los marcados por en objetivos estratgicos y acciones, y establecien-
el propio Gobierno, y de otro, a la estrategia y a la pla- do planes de gestin coherentes con ella.
nificacin especficas que cada unidad pueda establecer
para hacer frente a los retos y objetivos propios de su Identificar aquellas personas, entidades e institu-
mbito de actuacin. ciones que estn "interesadas" en la actividad de
la unidad de que se trate y en sus resultados. Son
Para ello han de gestionar la informacin necesaria para los denominados "grupos de inters" como, por
definir su estrategia especfica y asegurarse que sta es ejemplo, el conjunto de la ciudadana, las perso-
comunicada y desplegada adecuadamente al conjunto de nas que utilizan los servicios que se ofrecen o las
su mbito organizativo. Esta definicin de la estrategia que reciben algn tipo de ayuda, las empresas pro-
y de la planificacin que conlleva, se realizar median- veedoras, el Parlamento, las personas empleadas
te procesos participativos lo ms amplios posibles y en en el Gobierno, otras unidades del Gobierno, otras
los que participen tanto las personas que componen la administraciones pblicas, otras instituciones del
unidad como otras personas y colectivos, tanto internos tercer sector, etc.
como externos.
Identificar unos indicadores bsicos que aporten in-
As mismo, la gestin de los recursos disponibles, tan- formacin sobre el grado de avance en relacin con
to econmicos como tecnolgicos o de informacin, ha las estrategias de la unidad.
de estar al servicio de la estrategia y de la planificacin
establecidas.
Para avanzar en el adecuado desarrollo del eje Estrategia,
Por otra parte, la planificacin y la estrategia resultante han las personas directivas y las responsables de la unidad
de ser entendidas como elementos dinmicos en constan- impulsarn las siguientes lneas de actuacin, promo-
te contraste y revisin, a fin de adecuarse a la situacin de viendo la implicacin y la responsabilidad colectiva en
cada momento y dar respuesta a las necesidades y circuns- torno a ellas del conjunto de las personas que componen
tancias cambiantes. la unidad.
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de avance en la gestin aborden inicialmente los siguien-
tes aspectos bsicos:
La ciudadana, si bien asume en ocasiones el papel de Concretar los procesos clave, es decir, aquellos
cliente o usuaria de los servicios pblicos, presenta la que inciden de manera ms significativa en el
singularidad de ser sujeto de derechos y deberes legal- logro de los objetivos estratgicos. Revisarlos y
mente reconocidos. De hecho, la ciudadana, a travs del documentarlos de forma sencilla, identificando
ejercicio de sus derechos polticos, decide la orientacin la persona responsable de cada uno de ellos.
poltica que ha de gobernar la sociedad y, en consecuen-
Establecer un procedimiento para la gestin
cia, la administracin pblica.
de avisos, peticiones, quejas y sugerencias.
Hay unidades administrativas en las que el producto de Elaborar los presupuestos en coherencia con la
su trabajo revierte en otra unidad del propio Gobierno estrategia definida.
o de otra administracin pblica. Incluso en esos casos,
su actividad slo tiene sentido entendida como un paso
necesario en un proceso ms amplio que tiene siempre Para avanzar en el adecuado desarrollo del eje Servicios,
como destinataria la ciudadana. Ahora bien, desde la las personas directivas y las responsables de la unidad
perspectiva de la gestin, en esos casos la unidad recep- impulsarn las siguientes lneas de actuacin, promo-
tora de los servicios asume el papel de "cliente interno" viendo la implicacin y la responsabilidad colectiva en
y le son aplicables las lneas de actuacin y las acciones torno a ellas del conjunto de las personas que componen
que se mencionan en este eje. la unidad.
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2.3 GESTIONAR CON AGILIDAD 2.4 COORDINAR LOS PROCESOS CON TODA LA
LOS PROCESOS Y MEJORAR ORGANIZACIN Y CON OTRAS ORGANIZACIONES
DE MANERA CONTINUADA LOS RELEVANTES
SERVICIOS Y PRODUCTOS
La interconexin entre los servicios que se
Definir con claridad los prestan es muy elevada. Incluso muchas
servicios que se prestan Para ello, las personas directivas y las responsables polticas pblicas tienen un carcter transver-
y los procesos necesarios de la unidad pueden impulsar y comprometerse, sal. Por ello, es necesario prestar atencin a
para ello permitir una junto con el conjunto de personas que la componen, la adecuada coordinacin con otras unidades
con las acciones siguientes: e incluso con otras organizaciones pblicas,
mejora continuada de los
llIdentificar el catlogo de servicios que presta la potenciando una cultura de trabajo colaborati-
mismos, garantizando unidad.
que son gestionados de vo y transversal que favorezca la complemen-
llIdentificar los procesos que realizan, reflejndolos
manera gil y prestados en un mapa de procesos y documentndolos de tariedad y evite las duplicidades.
con la mxima calidad. forma sencilla.
As mismo, es necesario ll Identificar a las personas responsables de cada Para ello, las personas directivas y las responsables
mantener una actitud proceso y establecer una dinmica para realizar un de la unidad pueden impulsar y comprometerse,
seguimiento, revisin y mejora de esos procesos. junto con el conjunto de personas que la componen,
proactiva orientada a llRevisar la coherencia de cada proceso con la es- con las acciones siguientes:
lograr la mayor simplifi- trategia y los objetivos planificados, as como lo llIdentificar la cadena de prestacin de servicios del
cacin y claridad para las que aportan a los mismos. conjunto de la organizacin en la que se engarzan
personas e instituciones llEvaluar el impacto de las nuevas tecnologas de la los procesos de la unidad.
destinatarias de los servi- informacin y la comunicacin y de los servicios ll Establecer formas de coordinacin con otras unida-
cios o productos. electrnicos en los procesos, para adecuarlos, des y administraciones pblicas que formen parte
adaptarlos o, incluso, cuestionarse su existencia. de los procesos de prestacin de servicios a las ciu-
llEstablecer una dinmica de revisin y simplifica- dadanas y ciudadanos, compartiendo informacin
cin de los procesos. y analizando conjuntamente la mejora y simplifica-
llRevisar el uso del lenguaje en las relaciones con la cin del proceso y evitando las duplicidades.
ciudadana, a fin de hacerlo fcilmente comprensi- llCrear grupos de trabajo con otras unidades, ad-
ble por la misma e inclusivo, no sexista. ministraciones pblicas o entidades privadas para
llPlanificar la actividad de la unidad para organizar solucionar problemas y abordar mejoras en los
adecuadamente los recursos existentes y reducir procesos compartidos.
el tiempo de tramitacin y de diseo de nuevos llFomentar una cultura de trabajo transversal, com-
servicios o productos. partido y colaborativo.
llGarantizar la calidad de los servicios o productos,
estandarizando los mtodos de trabajo.
llElaborar, publicar y revisar cartas de servicios.
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2.5 GESTIONAR EL PRESUPUESTO PARA QUE CONTRIBUYA 2.6 GESTIONAR LA TECNOLOGA Y LAS INSTALACIONES
EFICAZMENTE AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS
Una gestin pblica avanzada de una unidad
El presupuesto es un instrumento clave para tambin ha de prestar atencin a la gestin
hacer efectiva la estrategia. Su elaboracin, de la tecnologa, las instalaciones y otros
los documentos que lo componen y su ges- recursos materiales, aunque la misma pueda
tin han de contribuir al logro de la misma. tener un alto nivel de centralizacin. En con-
secuencia, ha de identificar aquellos aspec-
Para ello, las personas directivas y las responsables
de la unidad pueden impulsar y comprometerse,
tos en los que puede incidir para asegurar
junto con el conjunto de personas que la componen, una gestin eficiente de todos ellos.
con las acciones siguientes:
llAlinear el presupuesto y su gestin con los obje- Para ello, las personas directivas y las responsables
tivos estratgicos de una forma eficaz y eficiente. de la unidad pueden impulsar y comprometerse,
llUtilizar las memorias presupuestarias, tanto las de junto con el conjunto de personas que la componen,
elaboracin como las de ejecucin, como herra- con las acciones siguientes:
mientas de gestin de la unidad. llAsegurar un uso seguro, eficaz y eficiente de la
llIncluir datos de resultados en los documentos pre- tecnologa, atendiendo a las diferentes necesida-
supuestarios, como informacin de objetivos de des que puedan tener las personas de la unidad.
resultados e impacto. llHacer un uso eficiente de los programas inform-
llDesarrollar una contabilidad analtica que permi- ticos, potenciando sinergias y evitando desarro-
ta conocer los costes de cada servicio o producto, llos desproporcionados, duplicidades o infrautili-
as como de los diferentes pasos que se requieren zacin de los mismos.
para su prestacin o entrega, mejorando as la efi- llAsegurar un uso eficiente y sostenible de las ins-
ciencia tanto de los procesos operativos como del talaciones, basado en los objetivos estratgicos y
conjunto de la organizacin. operativos, tomando en cuenta las necesidades de
las personas.
ll Asegurar un mantenimiento eficiente y sostenible
de los edificios, espacios, equipamientos, y de cua-
lesquiera otros recursos materiales empleados.
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Innovacin
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4.1 DEFINIR LOS OBJETIVOS Y LA 4.2 CREAR EL CONTEXTO INTERNO PARA INNOVAR
ESTRATEGIA PARA INNOVAR,
No se busca la innovacin puntual, sino gene-
APROVECHANDO EL POTENCIAL DE rar una organizacin innovadora. Para ello es
NUESTRO ENTORNO Para ello, las personas directivas y las responsables imprescindible crear un contexto que permita
de la unidad pueden impulsar y comprometerse, incorporar la innovacin en la actividad ordi-
Identificar los mbitos junto con el conjunto de personas que la componen, naria. Generar un clima en el que el pensa-
especficos en los que con las acciones siguientes: miento crtico y las aportaciones diferentes
plantearse el esfuerzo llIdentificar los mbitos en los que ha de centrarse
sean bien recibidas, dar facilidades para dedi-
innovador es el primer el esfuerzo innovador, concretando la orientacin
en que ste ha de moverse. car tiempo a la exploracin de nuevas ideas,
paso para poder enfocar promover entornos colaborativos, reconocer
llPromover la "innovacin abierta", favoreciendo el
en ellos las metodologas intercambio de ideas entre diferentes unidades, la actitudes, ideas o resultados innovadores,
orientadas a la innovacin. con otras administraciones pblicas, con entida- etc. son elementos que generan el contexto
As mismo, la innovacin des y asociaciones, centros de investigacin, ex- para una organizacin innovadora.
ha de realizarse de mane- pertos, ciudadana, etc.
ra abierta, favoreciendo llEstablecer mecanismos para detectar aquellas in- Para ello, las personas directivas y las responsables
el intercambio con otros, formaciones cientficas o tcnicas relevantes para de la unidad pueden impulsar y comprometerse,
nuestro mbito de actuacin, as como para ana- junto con el conjunto de personas que la componen,
utilizando las redes socia- lizar sus potencialidades, difundirlas y desarrollar con las acciones siguientes:
les, estableciendo alian- proyectos para su utilizacin. llGenerar confianza respecto a las aportaciones di-
zas y mirando ms all de llEstablecer alianzas con aquellas entidades, perso- ferentes, el pensamiento crtico y la bsqueda de
nuestro mbito de trabajo nas u organizaciones que pudieran aportar inno- retos y desafos para estimular la creatividad y la
especfico. vaciones tiles o complementarias a la accin del generacin de ideas.
propio Gobierno. llGestionar el equilibrio entre respetar y cumplir las
llFomentar una actitud de exploracin hacia mbi- normas, procedimientos e instrucciones de traba-
tos ajenos a la administracin pblica y a las acti- jo existentes y buscar nuevas formas de llevar a
vidades que la caracterizan, a fin de buscar nuevas cabo las actividades.
ideas, enfoques, prcticas, etc., que puedan apor- llEstimular y dar oportunidades a las personas para
tar una mirada diferente a los servicios y produc- que exploren, reflexionen, aporten ideas y elabo-
tos propios o a las necesidades y problemas que ren propuestas innovadoras.
se pretenden abordar con ellos. llEstablecer entornos colaborativos formales e
llUtilizar las redes sociales y el conjunto de las tec- informales tales como lugares de reunin y en-
nologas de la informacin y la comunicacin para cuentro, foros virtuales, etc. que permitan a las
mejorar los procesos y las relaciones, tanto dentro personas interactuar e intercambiar ideas, conoci-
de la propia organizacin como con la ciudadana mientos y reflexiones.
y las entidades externas. llDifundir, comentar y reconocer formal e informal-
mente las actitudes innovadoras, ideas, proyectos
y resultados, incluidos aquellos casos en que no
se ha tenido el xito deseado.
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Sociedad
Es conveniente que las unidades que inician su proceso
de avance en la gestin aborden inicialmente los siguien-
tes aspectos bsicos:
Este compromiso con la sociedad se manifiesta tambin en Para avanzar en el adecuado desarrollo del eje Sociedad,
el reconocimiento de la corresponsabilidad del conjunto de las personas directivas y las responsables de la unidad
instituciones y entidades, pblicas y privadas, en el aumen- impulsarn las siguientes lneas de actuacin, promo-
to del bienestar de nuestra sociedad. Por ello es necesario viendo la implicacin y la responsabilidad colectiva en
desarrollar un trabajo colaborativo y buscar alianzas que torno a ellas del conjunto de las personas que componen
contribuyan a ese fin. la unidad.
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Los resultados de las administraciones pblicas tienen Conocer la opinin de las personas e institu-
dos vertientes diferenciadas. De un lado los resultados de ciones que reciben los servicios.
las polticas pblicas que se han puesto en marcha y, de
otro, el grado de cumplimiento de los objetivos plantea- Identificar los indicadores clave para valorar el
dos por las unidades gestoras. Valorar los resultados de funcionamiento de la unidad y el logro de sus
las polticas pblicas corresponde a la evaluacin de las objetivos estratgicos.
polticas pblicas, un enfoque que incorpora otras pers-
pectivas ms all del logro de los objetivos de gestin.
Para avanzar en el adecuado desarrollo del eje Resul-
Desde el punto de vista del Modelo el anlisis o evaluacin tados, las personas directivas y las responsables de la
de resultados se circunscribe a los resultados en relacin unidad impulsarn las siguientes lneas de actuacin,
con los objetivos planteados por la unidad, dejando para promoviendo la implicacin y la responsabilidad colec-
el campo de la evaluacin de las polticas pblicas otras tiva en torno a ellas del conjunto de las personas que
perspectivas de anlisis. componen la unidad.
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ciudadana
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#5
Las organizaciones que componen el Gobierno
El Modelo de Gestin Pblica Avanzada del Gobierno Vasco ya han realizado acciones que pueden en-
Vasco plantea el enfoque de gestin a desarrollar por to- marcarse en algunos de los ejes del modelo que
das las unidades organizativas de los Departamentos y aqu se describe. No se parte de cero, por lo que
Organismos Autnomos del Gobierno Vasco. Este proce- un paso inicial en el proceso ha de ser identificar
so de transformacin implica un profundo cambio en la el punto real de partida.
forma de gestionar la organizacin. Las experiencias ya
acumuladas, dentro y fuera de la administracin, permi- El xito de las estrategias orientadas al desarrollo
ten identificar una serie de ideas clave que pueden ayu- de una gestin pblica avanzada est directamen-
dar a gestionar el proceso de cambio: te relacionado con el grado de implicacin perso-
nal de quienes tienen la mxima responsabilidad
en la organizacin (tanto poltica como tcnica).
Si esa implicacin es baja tambin los resultados
que se obtengan lo sern. Esa implicacin es requi-
sito necesario para el xito, aunque no suficiente;
ya que ste depende tambin de otras variables
como la forma en que el proceso se comunica y
se desarrolla.
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Si bien estamos hablando de cambios en el sis- Como todo proceso de cambio, requiere dedicar
tema de gestin, estos cambios afectan signi- un tiempo a la formacin y tener previsto un so-
ficativamente a la manera de estar y trabajar en porte tcnico para su desarrollo. Ambos aspectos
el Gobierno Vasco. En este sentido ha de tenerse son contemplados en el proyecto de implantacin
presente que el avance hacia una gestin avanza- del Modelo de Gestin Pblica Avanzada del Go-
da va a suponer un cambio cultural, que si bien bierno Vasco.
puede ser ms o menos profundo en unos mo-
mentos u otros, acaba siendo ineludible para el En los proyectos de mejora es habitual y lgico
xito del proceso. centrar la atencin en lo que falta, en lo que no se
tiene, en lo que no se est satisfecho. Sin embar-
En las fases iniciales del proceso habr algunas go, es clave dejar espacio para conocer, compartir
personas que se impliquen decididamente. La y reconocer lo que se hace bien. Esos puntos fuer-
constancia en la tarea, la coherencia entre lo que tes han de ser el trampoln desde el que acometer
se dice y lo que se hace, el respeto hacia quienes nuevos desafos.
tienen dudas y reticencias, la utilidad de lo que se
hace, llevarn a que se vayan sumando ms per- Es necesario plantearse el logro de resultados con-
sonas con ms entusiasmo al proceso cretos a corto plazo que ejemplifiquen el sentido
del proceso. Si esos resultados tardan en llegar, o
Es importante establecer desde el comienzo un se pretenden abordar al comienzo los problemas
grupo o equipo que lidere el proceso de cambio de gran complejidad que llevan aos sin ser re-
en cada una de las unidades. Una composicin sueltos, es posible que el proceso pierda fuerza en
plural (en cuanto a equipos, perfiles profesionales, poco tiempo.
representacin de ambos sexos, etc.) contribuir a
un mayor impacto. Sin embargo, entre sus com- El proceso de implantacin del Modelo de Gestin
ponentes es necesario que estn presentes perso- Pblica Avanzada del Gobierno Vasco, es un me-
nas de responsabilidad en la unidad con capaci- dio, nunca un fin en s mismo. El objetivo no es
dad para adoptar decisiones (personas directivas, poner en marcha lo que el Modelo plantea o su-
responsables de servicio y, en su caso, delegadas, giere, sino que la gestin del Gobierno contribuya
subdirectoras y responsables de rea) de forma ms efectiva a crear valor pblico para la
sociedad. Para ese fin, el Modelo pretende ser una
Generar un relato del proceso que permita expli- palanca de cambio. En este sentido, ser revisa-
car con claridad lo que se pretende lograr suele do y actualizado para que cumpla adecuadamente
ser de gran ayuda en la comunicacin al conjun- esta funcin instrumental.
to de la organizacin y a otros grupos de inters.
Acertar con una adecuada estrategia de comuni- A pesar de su dificultad, lo ms complicado no es
cacin suele ser un aspecto clave, al igual que la iniciar o desarrollar un proceso de cambio, sino
habilidad para establecer cauces de participacin. mantenerlo en el tiempo. Es importante dedicar
tiempo al establecimiento de mecanismos de
mantenimiento y seguimiento.
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#6
Si bien el progreso en la implantacin del Modelo de facilita
Gestin Pblica Avanzada ha de partir del compromiso
r
por parte de cada unidad con capacidad de gestin pro-
pia, el Modelo es un marco al que han de converger todas
las unidades. Por ello, se plantean un conjunto de medi-
EXPERIMENTAR
das de carcter transversal y corporativo encaminadas a
apoyar este avance. De forma resumida estas estrategias
se resumen en el siguiente grfico.
COMPAR
acompaar RECONO TIR
C
DIFUNDIRER
detectar
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EXPERIMENTAR Experimentar
Realizacin de experiencias piloto, facilitando
CUADRO RESUMEN DE LAS MEDIDAS TRANSVERSALES los medios para que puedan tener lugar, con
objeto de probar y, en su caso, validar metodo-
COMPARTIR logas e instrumentos innovadores.
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Glosario
A C adoras, co-tomadoras de decisiones, co-produc-
Actividad: Diferentes acciones que se desarrollan Capacitar: Facultar para la adquisicin de conoci- toras o co-creadoras y co-evaluadoras.
para la prestacin de un servicio. La actividad tie- mientos y destrezas en orden a un objetivo prede- Como co-diseadoras, su impacto se traduce
ne un plazo de ejecucin, un costo, y una asigna- terminado. en qu y cmo las organizaciones pblicas
cin de recursos. Se divide en tareas. quieren prestar un servicio para dar respuesta
Capacidades: Aptitudes que posee una persona, a una necesidad concreta. Como co-tomado-
Acciones: Relacin de trabajos en que se descompo- innata o entrenadamente, para la adquisicin de ras de decisiones, irn adquiriendo una mayor
nen las lneas de actuacin de los ejes del Modelo. conocimientos. Es el poder de aprender y adap- involucracin y sentimiento de pertenencia de
tarse por l. las decisiones que les afectan.
Administracin Pblica (organizaciones pblicas): Como co-productoras o co-creadoras, partici-
Conjunto de organizaciones pblicas que realizan Carta de Servicios: Documento al alcance de la parn en la produccin y/o en el ciclo de entre-
la funcin administrativa y de gestin de la Comu- ciudadana y de las personas usuarias en el que se ga de los servicios y de su calidad.
nidad Autnoma del Pas Vasco refleja la manera de trabajar de una organizacin Como co-evaluadoras expresarn su opinin
y, a la vez, se establecen determinados compro- sobre la calidad de las polticas pblicas y de
Alianzas: Relaciones de trabajo entre dos o ms misos de prestacin del servicio frente a dichas los servicios recibidos.
partes que crean un valor aadido para el cliente personas.
y para la organizacin. Pueden ser entre entidades Cdigo de tica y de Conducta de los cargos p-
semejantes o no, pero aportan beneficios mutuos Catlogo de Servicios: Documento que recoge, iden- blicos: Cdigo que identifica cules son las con-
y permiten conseguir las estrategias marcadas por tifica y define los servicios de referencia de la unidad. ductas y comportamientos exigibles de los cargos
la entidad. pblicos con el objeto de que sus acciones, tanto
Ciudadana: Conjunto de personas que, como per- pblicas como privadas, estn en correcta conso-
Autoevaluaciones: Anlisis detallado del funciona- tenecientes a una comunidad organizada, tienen nancia con los valores, principios y estndares de
miento del sistema de gestin de la organizacin, determinados derechos y deberes pblicos. conducta exigibles a su condicin.
usando como gua los elementos del Modelo. Lo
realiza la propia unidad. Ciudadano-a/Cliente-a: Persona a quien se diri- Comunidades de Prctica: Grupos de trabajo rela-
gen los servicios y que tiene que ser considerada tivamente homogneos de profesionales que per-
B como ciudadana, que forma parte de una socie- siguen una finalidad comn, que perduran en el
Buena Administracin / Buen Gobierno: Forma de dad democrtica con derechos y obligaciones. La tiempo, y que tienen las caractersticas siguientes:
ejercicio del poder caracterizada por rasgos como persona tambin puede ser considerada como compromiso mutuo (cada integrante comparte su
la eficacia, la eficiencia, la transparencia, la ren- cliente, no slo en el contexto de la prestacin de propio conocimiento), actividad conjunta (todos
dicin de cuentas, la participacin de la sociedad servicios en el que adopta la posicin de benefi- los miembros tienen unos objetivos y necesidades
civil y el estado de derecho, que revela la determi- ciaria de los servicios, donde tiene derecho a ser comunes que cubrir) y formas de hacer comunes
nacin del gobierno de utilizar los recursos dispo- tratada de forma justa y corts y a que se atiendan (los miembros van adquiriendo rutinas o maneras
nibles a favor del desarrollo econmico y social. sus necesidades, sino tambin en un contexto de hacer que sirven para mantener el grupo cohe-
en el que tiene que cumplir con sus obligaciones. sionado y en constante dinamismo).
Buenas Prcticas: Toda experiencia que ha arroja- Adems de como simples receptoras de servicios,
do resultados positivos, demostrando su eficacia el papel de las personas ciudadanas/clientes pue- Comunidades de Aprendizaje: Grupos de personas
y utilidad en un contexto concreto. de enfocarse desde cuatro ngulos: como co-dise- que adquieren conocimiento en comn, utilizando
herramientas comunes en un mismo entorno.
36
ndice Glosario
Creatividad: Generacin de ideas que da lugar a paso ms, ir ms all de donde ya ha llegado. Es lo Estatuto Bsico del Empleado Pblico: Norma
prcticas de trabajo y/o productos y servicios nue- que hace que una persona est insatisfecha con lo que establece los principios generales aplicables
vos o mejorados. El proceso o juego mental fuera que es y lo que ha logrado, y como consecuencia al conjunto de las relaciones de empleo pblico,
de toda censura y restriccin, que permite generar de ello, quiera alcanzar mayores logros. empezando por el de servicio a los ciudadanos y
ideas ilimitadamente. al inters general, incidiendo en mejorar la calidad
Encuesta: Recogida de datos sobre opiniones, ac- de los servicios que el ciudadano recibe de la ad-
D titudes o conocimiento de individuos o grupos. Es ministracin.
Destreza: Forma estandarizada de resolver un frecuente que el estudio se dirija solo a una mues-
problema. tra representativa de la poblacin total. Estrategia: Uno de los seis ejes del Modelo de
Gestin Pblica Avanzada del Gobierno Vasco:
E Encuesta de Satisfaccin: Estudio para determinar cmo se planifican los objetivos, alinendolos con
Eficacia: Relacin entre los objetivos establecidos el grado de satisfaccin del encuestado. La en- la estrategia global del Gobierno y trasladndolos
y el impacto, efecto o los resultados alcanzados. cuesta suele obtener la informacin a partir de un a la organizacin.
Ser eficaz. Hacer lo necesario para alcanzar o cuestionario que puede ser respondido de manera
lograr los objetivos deseados o propuestos. presencial, en papel, por telfono, o va web o por tica Pblica: En el servicio pblico, el trmino
correo electrnico. Las encuestas de satisfaccin puede definirse como aquellos valores y normas
Eficiencia: Relacin entre el impacto o resultados tienen como finalidad conocer el grado de satisfac- comunes que los empleados pblicos asumen en
alcanzados y el nivel de recursos empleados cin de un pblico objetivo ante un servicio ofreci- el cumplimiento de sus deberes.
Ser eficiente. Alcanzar un objetivo determina- do o la valoracin de un conjunto de circunstancias.
do con el mnimo viable de recursos posibles. Evaluacin: Resultado de Juzgar el mrito o el va-
Equipo: Grupo reducido de personas con habilida- lor de algo. Tcnicamente es el proceso utilizado
Empoderamiento (Responsabilizacin): Proceso des complementarias que asumen la responsabi- para verificar y medir el cumplimiento de objeti-
por el cual las personas fortalecen sus capacida- lidad de objetivos especficos, con un propsito y vos preestablecidos y las caractersticas de pro-
des, confianza, visin y protagonismo para un un enfoque comn. ductos y servicios. Puede realizarse sobre el resul-
mejor desarrollo de sus cometidos. Generalmente tado final obtenido, o sobre el proceso utilizado.
implica el desarrollo en la persona empoderada Equipos de Innovacin: Grupos de trabajo espec-
de una confianza en sus propias capacidades. ficos, formados por un conjunto de profesionales Evaluacin de las Polticas Pblicas: Instrumento
heterogneo, y creados para resolver una proble- para la mejora continua de la transparencia, la cali-
Eje: Cada uno de los mdulos en los que se descom- mtica puntual (innovacin ocasional), que desapa- dad, la pertinencia, la eficacia y la eficiencia de las
pone el Modelo de Gestin Pblica Avanzada del recern una vez implantada la solucin propuesta. actuaciones de las administraciones pblicas. La
Gobierno Vasco: 1. Estrategia, 2. Servicios, 3. Perso- evaluacin comprender todo el conjunto de polti-
nas, 4. Innovacin, 5. Sociedad, y 6. Resultados. Equipo de Mejora: Grupos trabajo dedicados a la cas, estn o no articuladas en planes, programas o
En el Modelo los ejes se dividen, a su vez, en l- mejora constante en la gestin. La idea del traba- documentos estratgicos similares. Hay tres tipos
neas de actuacin y acciones. jo en grupo se basa en el reconocimiento de que de evaluacin, la que se realiza en la fase de dise-
la calidad es competencia de todos y que quienes o, denominada ex-ante, la realizada durante la im-
Emprendimiento: Capacidad de una persona para mejor conocen los procesos de trabajo son quie- plantacin de la poltica, y la que se realiza una vez
hacer un esfuerzo adicional por alcanzar una meta nes los realizan diariamente. implantada la poltica, denominada ex-post.
u objetivo. Es aquella actitud y aptitud de la per-
sona que le permite emprender nuevos retos, Equipo de Trabajo: Conjunto de personas que se Excelencia (gestin excelente o gestin avanza-
nuevos proyectos; es lo que le permite avanzar un organizan de una forma determinada para lograr da): Prcticas sobresalientes en la gestin de la
un objetivo comn. organizacin y logro de los resultados basados en
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ndice Glosario
conceptos fundamentales que incluyen: orienta- reunin de un grupo de personas, con un mode- disposicin, criterio o prctica aparentemente
cin hacia los resultados, orientacin al ciudada- rador, investigador o analista; encargado de ha- neutra perjudique a una proporcin sustan-
no, liderazgo, gestin por procesos, implicacin cer preguntas y dirigir la discusin. Su labor es la cialmente mayor de miembros de un mismo
de las personas, mejora continua e innovacin, de encauzar la discusin para que no se aleje del sexo, salvo que dicha disposicin, criterio o
alianzas, etc. tema de estudio. Las preguntas son respondidas prctica resulte adecuada y necesaria y pue-
por la interaccin del grupo en una dinmica en da justificarse con criterios objetivos que no
Expectativa: Aspiracin o esperanza de alcanzar que los participantes se sienten cmodos y libres estn relacionados con el sexo. (Ley 4/2005,
un determinado resultado, objetivo o nivel de sa- de hablar y comentar sus opiniones. de 18 de febrero, para la Igualdad de Mujeres
tisfaccin respecto de la prestacin de un servicio. y Hombres)
I
G Igualdad de oportunidades: Ejercicio efectivo por Indicadores: Descriptores que construimos con la
Gestin del conocimiento: Gestin del capital in- parte de mujeres y hombres en condiciones de informacin a la que podemos acceder (disponi-
telectual en una organizacin, con la finalidad de igualdad de los derechos polticos, civiles, eco- ble o por recoger o elaborar) y que nos dicen algo
aadir valor a los productos y servicios que ofrece nmicos, sociales y culturales y del resto de los de un aspecto (una variable) de la realidad. Medi-
a la sociedad. derechos fundamentales que puedan ser recono- das indicativas de un fenmeno, por ejemplo, de
cidos en las normas, incluido el control y acceso los resultados de una accin.
Gestin de las personas: Gestin por los lderes y al poder y a los recursos y beneficios econmicos Indicadores de Funcionamiento: Son las nume-
responsables de las unidades de las personas em- y sociales. rosas medidas operativas que se utilizan para
pleadas, generando las condiciones que potencien La igualdad de oportunidades se ha de entender ayudar a controlar, entender, predecir y mejo-
su compromiso, creando un clima de confianza y referida no slo a las condiciones de partida o ini- rar el funcionamiento y la gestin.
corresponsabilidad que permita que cada persona cio en el acceso al poder y a los recursos y bene- Indicadores Clave de Rendimiento: Son las me-
pueda dar a la administracin y, en consecuencia, ficios, sino tambin a las condiciones para el dis- diciones ms crticas que muestran de forma
a la sociedad, lo mejor de s misma. frute y control efectivo de aqullos. (Ley 4/2005, significativa la eficacia y eficiencia de los resul-
de 18 de febrero, para la Igualdad de Mujeres y tados alcanzados.
Grado de Satisfaccin: Valoracin que es el resul- Hombres)
tado de comparar el rendimiento percibido de un Informacin: Recopilacin de datos organizados
producto o servicio con sus expectativas. Igualdad de trato: Ausencia de discriminacin para formar un mensaje; es un conjunto de datos
basada en el sexo de las personas, tanto directa que ha tomado sentido.
Grupos de Inters: Todos los colectivos que tienen como indirecta.
impacto actual o potencial sobre la capacidad de Existe discriminacin directa cuando una perso- Innovacin: Uno de los seis ejes del Modelo de
la organizacin para alcanzar sus objetivos. Todos na sea, haya sido o pudiera ser tratada de ma- Gestin Avanzada del Gobierno Vasco: cmo se
aquellos grupos que tienen inters en una orga- nera menos favorable que otra en situacin an- definen los objetivos de la innovacin y se crea
nizacin, sus actividades y sus logros. Entre ellos loga por razn de su sexo o de circunstancias el contexto para innovar y gestionar las ideas y
se pueden incluir a ciudadanos/clientes, provee- directamente relacionadas con el sexo como el proyectos innovadores.
dores, empleados, accionistas, agentes sociales y embarazo o la maternidad, sin que exista una
poderes polticos. justificacin objetiva y razonable. Sin perjuicio Innovacin Abierta: Modelo para el aprovechamien-
de su tipificacin como delito, el acoso sexista to del conocimiento generado tanto dentro como
Grupos Focales (grupo de discusin o "focus en el trabajo tiene la consideracin de discrimi- fuera de la organizacin con fines innovadores.
group" en ingls): Tcnica de estudio de las opi- nacin directa por razn de sexo.
niones o actitudes de un pblico. Consiste en la Existe discriminacin indirecta cuando una
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ndice Glosario
L Misin: Declaracin que describe el propsito o que potencien su compromiso. El eje personas se
Liderazgo: Capacidad de motivacin y de buen razn de ser de una organizacin. Puntualiza lo refiere a todas las personas empleadas en la organi-
ejemplo que pueden poseer profesionales de cual- que hace esa organizacin, para quin lo hace, zacin, con independencia de la naturaleza jurdica
quier posicin de la organizacin, y que produce para qu lo hace y cmo lo hace. de su relacin, de si sta es a tiempo completo o par-
transformaciones en las personas, los equipos hu- cial, e incluye a los altos cargos y personal eventual.
manos y sus relaciones. O
Objetivo: Algo que debe ser alcanzado o que se Plazo: Perodo de tiempo en el que se deben alcan-
Lderes: 1.- Aquellas personas que coordinan y desea conseguir. En un proyecto, los objetivos son zar resultados. A corto plazo (menos de un ao), a
equilibran los intereses de todos los grupos que, los resultados deseados del proyecto o de cual- medio plazo (perodo entre uno a y cinco aos), a
de una u otra forma, tienen inters en la organiza- quier fase o parte del proyecto, en trminos de largo plazo (ms de cinco aos).
cin, incluidos los equipos de direccin, los dems entregables concretos y resultados (servicio me-
directivos y todos aquellos que dirigen equipos o jorado, en menos tiempo, etc.). Debe ser medible Polticas Pblicas: Acciones que desarrollan las orga-
participan de la funcin de liderazgo. 2.- Personas y alcanzable. nizaciones pblicas en relacin a una materia o pro-
que son vistas por otras como las principales res- blema de inters pblico. Pueden ser de accin o in-
ponsables para el logro de los objetivos del grupo. Objetivos Estratgicos: Objetivos globales a me- accin de gobierno, decisiones o falta de decisiones,
dio y largo plazo que indican la direccin en la que e implican la eleccin entre diferentes alternativas.
Lneas de actuacin: Cada uno de los mbitos en quiere avanzar una organizacin. Describen los re-
los que se desglosan los ejes del Modelo de Ges- sultados o impactos/efectos finales que se quieren Presupuestos: Instrumento de gestin de las orga-
tin Pblica Avanzada del Gobierno Vasco. perseguir. nizaciones o instituciones, cuyos planes y progra-
mas se formulan por trmino de un ao, basado
M P en la asignacin de recursos a actividades con-
Mapa de Procesos: Diagrama debidamente secuen- Participacin (Derecho de Participacin): Facultad cretas. Elaborar un presupuesto permite a los go-
ciado donde se representa el sistema de gestin de exigir ser informado y asesorado sobre los dis- biernos y organizaciones establecerprioridadesy
con una visin general. En l se representan los tintos instrumentos de participacin y colabora- evaluar la consecucin de sus objetivos.
procesos que componen el sistema as como sus cin ciudadana en la gestin pblica, as como a
relaciones principales. Dichas relaciones se indican participar de manera real y efectiva en la gestin Principios ticos: Leyes morales universales que
mediante flechas y registros que representan los de los asuntos pblicos y en los procedimientos adopta la organizacin y por las cuales se gua
flujos de informacin. Se suelen diferenciar: administrativos, de acuerdo con lo dispuesto en la (Ver Cdigo de tica y de Conducta).
Procesos estratgicos. Ayudan a fijar y desa- legislacin aplicable.
rrollar la estrategia. Proactividad: Actitud en la que el sujeto u organi-
Procesos operativos (o de servicio). Coinciden Participacin (Principio de Participacin): Proceso zacin asume el pleno control de su conducta de
con las actividades ordinarias o de servicio. que canaliza la opinin y los conocimientos de la modo activo, lo que implica la toma de iniciativa en
Procesos de apoyo. Son instrumentales y sir- ciudadana en el diseo y la articulacin de polti- el desarrollo de acciones creativas y audaces para
ven para poder desarrollar adecuadamente el cas pblicas. generar mejoras, haciendo prevalecer la libertad de
resto de la actividad. eleccin sobre las circunstancias del contexto. La
Personas: Uno de los seis ejes del Modelo de Ges- proactividad no significa slo tomar la iniciativa,
Mejora Continua: Actitud y disciplina que favorece la tin Pblica Avanzada del Gobierno Vasco: cmo se sino asumir la responsabilidad de hacer que las co-
implantacin de cambios incrementales que benefi- gestiona a las personas empleadas pblicas, su co- sas sucedan; decidir en cada momento lo que que-
cian el funcionamiento de la actividad y los procesos. nocimiento y destrezas, generando las condiciones remos hacer y cmo lo vamos a hacer.
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ndice Glosario
Procedimiento: Descripcin de una manera deta- mantener en contacto a los usuarios de la red. Se Actividad de fomento para promover o estimu-
llada y definida de cmo deberan desarrollarse basan en un software especial que integra nume- lar la realizacin de ciertas actividades, que son
las actividades. rosas funciones individuales: blogs, wikis, foros, consideradas de inters pblico, por parte de
chat, mensajera, etc. en una misma interfaz y los particulares (subvenciones, etc.)
Proceso: Secuencia de actividades interrelaciona- que proporciona la conectividad entre los diver- Actividad de polica o actividad de limitacin
das, que transforman elementos de entrada en re- sos usuarios de la red. , que implica la obligacin de la administracin
sultados, aadiendo valor. Cada proceso tiene ob- de fiscalizar, controlar y asegurar la seguridad
jetivos determinados, responsables, indicadores Rendicin de Cuentas: Obligacin de responder y el orden (autorizaciones, licencias, permisos)
para medir su eficacia y eficiencia, recursos nece- sobre las responsabilidades que han sido con- Actividad sancionadora, que permite a la ad-
sarios, etc. Los procesos deben ser gestionados feridas y aceptadas y de informar sobre la uti- ministracin sancionar a los particulares por la
siguiendo el ciclo PDCA (Ver mapa de procesos). lizacin y gestin de los recursos que han sido comisin de determinadas infracciones
Procesos clave: Aquellos que inciden de mane- encomendados.
ra ms significativa para hacer realidad y apo- Servicios: Uno de los seis ejes del Modelo de Ges-
yar la estrategia y alcanzar los objetivos estra- Requisitos: Declaracin de los objetivos detalla- tin Pblica Avanzada del Gobierno Vasco: cmo
tgicos. dos del servicio o producto que describe las carac- se desarrollan y gestionan los servicios para que
tersticas y las funciones y la forma de prestacin respondan adecuadamente a la ciudadana y a las
Proyecto: Trabajo o esfuerzo que se ejecuta una del mismo. personas y entidades a quienes van dirigidos.
sola vez y que persigue un fin especfico, con la
caracterstica principal de producir resultados ni- Resultados: Uno de los seis ejes del Modelo de Servicios Electrnicos pblicos: Servicios pbli-
cos como un producto o un servicio, y que tiene Gestin Pblica Avanzada del Gobierno Vasco: cos ofrecidos por medio de las tecnologas de la
una duracin finita y determinada. cmo se fijan, se siguen y se comparan los resul- informacin y de la comunicacin.
tados en el mbito estratgico, en relacin con
Publicidad Activa / Principio de Publicidad Activa: la ciudadana y los destinatarios de los servicios, Sociedad: Uno de los seis ejes del Modelo de Ges-
Razn fundamental que conlleva la obligacin de las personas empleadas pblicas, la sociedad y tin Pblica Avanzada del Gobierno Vasco: cmo se
los poderes pblicos de suministrar de forma ve- la innovacin. promueve el buen gobierno y la tica pblica, se im-
raz, objetiva y constante, la informacin que obra pulsa el trabajo colaborativo y se asume la respon-
en su poder y relativa a su actuacin. S sabilidad con la sostenibilidad, la igualdad de opor-
Seguimiento: Proceso por el cual se mide la con- tunidades y la normalizacin del uso del euskera.
R secucin de los objetivos, y sobre esta base lanzar
Recursos: Comprende el conocimiento, el trabajo, el nuevas iniciativas ajustadas a una nueva realidad. Sostenibilidad / Desarrollo Sostenible: Desarrollo
presupuesto, los edificios y la tecnologa que utiliza que cubre las necesidades del presente sin com-
una organizacin para desarrollar sus actividades. Servicios y productos: Resultado de la actividad prometer la capacidad de las generaciones futuras
de una unidad que revierten en la ciudadana, en para cubrir sus necesidades.
Red: Organizacin que conecta personas o grupos entidades privadas o en otras entidades pblicas Sostenibilidad social: Basada en el manteni-
que pueden o no contar con una lnea formal de del propio Gobierno o de otra administracin p- miento de la cohesin social y en conseguir
mando. A menudo, los miembros de una red com- blica. Normalmente son el resultado de: objetivos comunes.
parten valores e intereses. Actividad prestacional, de prestacin obligato- Sostenibilidad ambiental: Compatibilidad entre
ria, individualizada y concreta de bienes y ser- la actividad considerada y la preservacin de la
Redes Sociales: Sitios web que ofrecen servicios vicios, para satisfacer necesidades primordia- biodiversidad y de los ecosistemas, evitando la
y funcionalidades decomunicacin diversos para les de la comunidad (educativa, sanitaria, etc.) degradacin de las funciones fuente y sumidero.
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ndice Glosario
determinado con una agrupacin de funciones y Visin: Declaracin en la que se describe cmo
T actividades que tienen como resultado una apor- desea ser la organizacin en el futuro, en qu es-
Tarea: Actividad del proyecto que requiere un es- tacin integrada a un cliente externo o interno. En cenario desea encontrarse (ser referencia en el
fuerzo y recursos y genera un entregable. general, al frente de estas unidades administrati- sector especfico, en algunos de los aspectos con-
vas se encuentran los responsables de servicio o cretos, en el territorio histrico, ciudad, etc.
Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin: responsables de rea.
Conjunto de sistemas necesarios para administrar
la informacin, y especialmente los ordenadores Unidad Organizativa: Elemento organizativo que
y programas necesarios para convertirla, alma- comprende un conjunto homogneo de reas de
cenarla, administrarla, transmitirla y encontrarla. actuacin administrativas o de servicio pblico,
Dentro de sta definicin general, encontramos agrupadas sobre la base de criterios objetivos re-
los siguientes temas principales: sistemas de co- lacionados con la naturaleza de los servicios, la
municacin, informtica y herramientas ofimti- viabilidad de la gestin o por razones de estrate-
cas que contribuyen a la comunicacin. gia poltica y que requieren de una gestin inte-
grada y unidad de direccin para lograr la correcta
Trabajo colaborativo: Forma de trabajo en el que los prestacin del servicio. En general, al frente de
diferentes participantes de un proyecto trabajan, estas unidades organizativas se encuentran los
colaboran y se ayudan para alcanzar objetivos es- Altos Cargos de la Administracin General de la
pecficos, utilizando herramientas diseadas para CAE (Viceconsejeras y Viceconsejeros o Directoras
dar soporte y facilitar el trabajo. Las tecnologas de y Directores)
la informacin facilitan el trabajo colaborativo.
V Referencias - Bibliografas
Transparencia / Derecho a la Transparencia: Dere- Valores: Principios y conceptos que describen el "Intraemprendizaje pblico", Alberto Ortz de Zrate. INAP
cho que asiste a las ciudadanas y a los ciudadanos comportamiento de las personas de la organiza- "Aprender a generar ideas", Fabio Gallego. Editorial
a obtener una informacin veraz sobre todos los cin, y determinan sus relaciones, tanto internas Paids
aspectos relacionados con la gestin pblica, de como externas (por ejemplo, trabajo en equipo, "Gua CAF 2013, Marco Comn de Evaluacin", AEVAL
modo transparente, permitiendo una recproca co- confianza, apoyo, compromiso, solidaridad, etc.) Agencia de Evaluacin y Calidad
municacin con los poderes pblicos. (www.aeval.es)
Valor Pblico: Valor creado por los gobiernos y, "Modelo de Organizacin del Gobierno Vasco", Departa-
Transparencia / Principio de Transparencia: Implica por extensin, por sus administraciones, me- mento de Justicia y Administracin Pblica
la obligacin de los poderes pblicos para promo- diante la prestacin de servicios. Busca de forma Modelo EFQM de calidad y Excelencia
ver la mxima claridad, limpieza y nitidez en todas comprometida un sistema que promueva un de- (www.efqm.es)
las actividades que gestionan y en su organiza- sarrollo eficaz, eficiente, equitativo y sostenible. Euskalit Fundacin Vasca para la Excelencia
(www.euskalit.net)
cin, de forma que la ciudadana pueda conocer Una gestin que crea valor pblico debe contri-
cmo adoptan sus decisiones, cmo se organizan buir significativamente a estos fines o principios Wikipedia La enciclopedia libre
(es.wikipedia.org)
los servicios pblicos, as como identificar a las fundamentales:
Cdigo tico y de Conducta de los cargos pblicos y per-
personas responsables de sus actuaciones. Reduccin de la desigualdad y de la pobreza
sonal eventual de la Administracin General e Institucio-
Fortalecimiento de la democracia nal de la Comunidad Autnoma de Euskadi
U Fortalecimiento de la ciudadana (www.jusap.ejgv.euskadi.net/bopv2/da-
Unidad Administrativa: Elemento organizativo b- tos/2013/06/1302551a.pdf)
sico que presta un servicio o realiza un producto
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ndice Glosario
1 ESTRATEGIA
ANEXOS
Cmo se planifican
los objetivos, alinen-
dolos con la estrategia
5 global del Gobierno y
SOCIEDAD trasladndolos a la
Cmo se promueve 6 organizacin.
la buena administracin RESULTADOS
y la tica pblica, se impulsa Cmo se fijan, se
el trabajo colaborativo y se siguen y se comparan
asume la responsabilidad con los resultados en el mbito
la sostenibilidad, la igualdad estratgico, en relacin con la
de oportunidades y la ciudadana y los destinatarios
normalizacin del uso de los servicios, las personas
del euskera. empleadas, la sociedad
y la innovacin.
4 INNOVACIN
Cmo se definen
los objetivos de la
innovacin y se crea el
3 PERSONAS 2
contexto para innovar SERVICIOS
y gestionar las ideas Cmo se desarrollan
y los proyectos Cmo se gestiona a
las personas empleadas, y gestionan los servicios
innovadores. para que respondan
su conocimiento y
destrezas, generando adecuadamente a la
las condiciones que ciudadana y a las personas
potencien su y entidades a quienes
compromiso. van dirigidos.
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ndice Glosario
ASPECTOS ESENCIALES DE LOS EJES, LNEAS DE ACTUACIN Y ACCIONES DEL MODELO DE GESTIN PBLICA AVANZADA DEL GOBIERNO VASCO
1. ESTRATEGIA 2. SERVICIOS 3. PERSONAS
Conocer las estrategias y los objetivos del Gobierno Identificar los servicios que presta la unidad en un cat- Identificar los comportamientos y las destrezas espera-
que afectan a la unidad a fin de garantizar un adecuado logo de Servicios, incluyendo las personas o entidades bles del ejercicio del liderazgo en los diferentes puestos
alineamiento con los mismos. destinatarias de los mismos (ciudadana usuaria o be- de la unidad.
neficiaria de servicios o ayudas, autnomos, empresas
Definir la estrategia de la unidad: la misin y la visin o entidades del tercer sector receptores de servicios o Disponer de una metodologa para la acogida de las
que aspira alcanzar. ayudas, otras unidades dentro del Gobierno Vasco para nuevas personas que se incorporan a la unidad.
las que se realiza la actividad, otras administraciones o Identificar las carencias de comunicacin y elaborar un
Concretar la planificacin, desplegando la estrategia en
entidades pblicas para las que se realiza la actividad). plan de informacin-comunicacin interna.
objetivos estratgicos y acciones, y estableciendo pla-
nes de gestin coherentes con ella. Reflexionar sobre las necesidades y expectativas que Establecer medidas que favorezcan la creacin y funcio-
las ciudadanas y ciudadanos o entidades destinatarias namiento de equipos de mejora.
Identificar aquellas personas, entidades e instituciones
pueden tener respecto a los servicios que se prestan.
que estn "interesadas" en la actividad de la unidad de
que se trate y en sus resultados. Son los denominados Identificar el conocimiento y las destrezas existentes
Reflejar en un mapa los procesos que resumen la acti- a fin de determinar las necesidades formativas de las
"grupos de inters" como, por ejemplo, el conjunto de vidad de la unidad.
la ciudadana, las personas que utilizan los servicios personas de la unidad, en coherencia con su estrategia.
que se ofrecen o las que reciben algn tipo de ayuda, Concretar los procesos clave, es decir, aquellos que
las empresas proveedoras, el Parlamento, las personas inciden de manera ms significativa en el logro de los
empleadas en el Gobierno, otras unidades del Gobier- objetivos estratgicos. Revisarlos y documentarlos de
no, otras administraciones pblicas, otras instituciones forma sencilla, identificando la persona responsable de
del tercer sector, etc. cada uno de ellos.
Identificar unos indicadores bsicos que aporten infor- Establecer un procedimiento para la gestin de avisos,
macin sobre el grado de avance en relacin con las peticiones, quejas y sugerencias.
estrategias de la unidad.
Elaborar los presupuestos en coherencia con la estra-
tegia definida.
43
ndice Glosario
1. ESTRATEGIA CMO SE PLANIFICAN LOS OBJETIVOS, ALINENDOLOS CON LA ESTRATEGIA GLOBAL DEL GOBIERNO Y TRASLADNDOLOS A LA ORGANIZACIN.
1.1 ALINEAR ADECUADAMENTE LA POLTICA Conocer las estrategias y objetivos del Gobierno que afectan a su mbito de responsabilidad para desplegarlos en planes, programas o acciones.
Conocer las estrategias y los planes transversales definidos para el conjunto del Gobierno, a fin de plantearse de qu manera la estrategia especfica de la
Y LA GESTIN unidad puede contribuir al logro de esas estrategias.
Las personas elegidas por la ciudadana son quienes de-
finen, en un sistema democrtico, las polticas pblicas Priorizar la visin estratgica y la planificacin con la finalidad de prever la solucin a los problemas y a los retos futuros.
que han de impulsarse. Quienes gestionan las organiza- Compartir metas y objetivos con los grupos de inters, as como poner todos los medios a su alcance para que las polticas pblicas del Gobierno Vasco sean
ciones pblicas tienen la responsabilidad de hacer efec- exitosas en sus resultados y reviertan positivamente en las ciudadanas y ciudadanos.
tivas esas polticas. Por ello, la gestin pblica avanzada Compartir ideas, proyectos e informacin con el resto de sus colaboradores y personas empleadas para el logro de las polticas pblicas marcadas por el
ha de prestar especial atencin al alineamiento entre Gobierno Vasco.
poltica y gestin.
Promover que las personas que componen su unidad trabajen leal y profesionalmente en el desarrollo efectivo de la estrategia del Gobierno.
1.2 RECABAR LA INFORMACIN NECESARIA PARA LA Identificar los denominados "grupos de inters".
Conocer qu necesidades tienen estos "grupos de inters" y cules pueden ser sus expectativas para el futuro.
DEFINICIN DE LA ESTRATEGIA Y DE LA PLANIFICACIN Conocer los objetivos y proyectos estratgicos de los diferentes "grupos de inters" que les pueden afectar.
DE LA UNIDAD Identificar las fuentes de informacin que pueden ser significativas para la definicin de la planificacin y la definicin de la estrategia de la unidad como, por
La estrategia y la planificacin resultante han de basarse
ejemplo, la informacin relativa a las preocupaciones y expectativas ciudadanas, a la evolucin de las principales variables poblacionales, sociales y econmi-
en una informacin relevante y significativa que les d
cas, buenas prcticas de otras administraciones pblicas, etc.
un fundamento slido.
Valorar los resultados alcanzados en el perodo anterior por la unidad y su comparacin tanto con otras organizaciones del entorno como con aquellas que
resulten especialmente significativas para la unidad.
Plantear una sistemtica para recoger estas informaciones, valorarlas y convertirlas en conocimiento til para la planificacin y la definicin de la estrategia
de la unidad.
1.3 ESTABLECER LA ESTRATEGIA DE LA UNIDAD Y REALIZAR Establecer un mtodo para realizar la reflexin estratgica que incorpore la mayor participacin posible de los diferentes "grupos de inters", tanto internos
(personas empleadas de la unidad, por ejemplo) como externos.
SU PLANIFICACIN Definir la visin de lo que la unidad desea llegar a ser en el futuro.
Cada unidad planifica sus estrategias y objetivos, de-
finindolos con claridad y trasladndolos a planes de Identificar los valores, as como los principios ticos y de buena administracin, a los que la unidad ha de prestar especial atencin, estableciendo los objetivos
gestin. As mismo, establece los recursos necesarios y acciones necesarias para llevarlos a la prctica.
para llevarlos a la prctica y las alianzas que puedan ser Establecer los objetivos estratgicos de la unidad, as como los resultados concretos que se esperan obtener, manteniendo la alineacin con el Plan de Gobier-
necesarias para alcanzarlos. no y con el de las unidades de rango superior a las que est adscrita.
Analizar en qu medida las necesidades y expectativas de los grupos de inters encuentran respuesta en los objetivos estratgicos que se estn definiendo.
Trasladar la estrategia a planes de gestin que contemplen las iniciativas, planes de actuacin, proyectos y acciones a desarrollar y se concreten en los diferen-
tes mbitos que componen la organizacin.
Determinar los recursos necesarios para llevar adelante la estrategia planteada: recursos econmicos, de conocimiento, destrezas de las personas, procesos
que han de implicarse, inversiones, etc.
Valorar las posibles alianzas necesarias para llevar adelante la estrategia.
1.4 COMUNICAR, DESPLEGAR, REVISAR Y ACTUALIZAR Establecer los mecanismos ms adecuados para trasladar a las personas de la unidad la estrategia y los objetivos definidos (tanto aqullos vinculados con las
polticas pblicas del Gobierno como con los especficos de la unidad), valorando el grado de comprensin y asuncin de los mismos.
LA ESTRATEGIA Y LA PLANIFICACIN Comunicar a la ciudadana, a las personas usuarias, a las entidades destinatarias de los servicios, a los aliados y otros grupos de inters aquellas partes de la
El xito de una estrategia depende de la forma en que
estrategia que les puedan ser relevantes.
sta es comunicada a las personas que han de llevarla
a la prctica. As mismo, una gestin avanzada busca Desplegar la estrategia a los diferentes niveles de la unidad, estableciendo objetivos para los equipos operativos ms bsicos, de tal forma que puedan contri-
implicar en la estrategia a otros grupos de inters, por buir a orientar las actuaciones de las personas empleadas.
lo que tambin ha de asegurarse que sta es compartida Adaptar el funcionamiento organizativo y de gestin para que contribuya de manera ms efectiva al desarrollo de la estrategia.
con ellos. Por otra parte, la estrategia ha de alcanzar a Valorar peridicamente los resultados obtenidos en el trabajo realizado con los diferentes aliados, as como su grado de satisfaccin con la relacin establecida.
todos los niveles de la organizacin, de tal forma que
Establecer cuadros de indicadores que permitan gestionar la unidad y sus diferentes equipos facilitando un seguimiento continuado de los mismos.
toda ella acte focalizada en torno a unos mismos obje-
tivos. Finalmente, la planificacin ha de tener presente Asegurarse de que los indicadores utilizados contemplan diferentes aspectos relacionados con: actividades, resultados, datos econmicos, ciudadana, perso-
que surgirn cambios y situaciones no previstas que nas a las que se dirigen los servicios, mejora de los procesos, desarrollo organizativo, de las personas y del conocimiento.
han de ser incorporadas mediante una adecuada siste- Fijar una sistemtica de revisin peridica de la estrategia y de los objetivos establecidos, que permita actualizarlos y adecuarlos a los cambios y nuevas cir-
mtica de seguimiento y revisin de la estrategia. cunstancias que puedan producirse.
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ndice Glosario
CMO SE FIJAN, SE SIGUEN Y SE COMPARAN LOS RESULTADOS EN EL MBITO ESTRATGICO, EN RELACIN CON LA CIUDADANA
2. SERVICIOS Y LOS DESTINATARIOS DE LOS SERVICIOS, LAS PERSONAS EMPLEADAS, LA SOCIEDAD Y LA INNOVACIN.
2.1 GESTIONAR ADECUADAMENTE LAS RELACIONES CON Establecer dinmicas para garantizar el contacto de las personas de la unidad con las ciudadanas y ciudadanos en general y con las personas o entidades a las
que se dirigen sus servicios en particular.
LA CIUDADANA Y CON LAS PERSONAS O ENTIDADES Disponer de un sistema de gestin de las solicitudes, quejas y sugerencias que permita dar una respuesta rpida a las mismas.
A LAS QUE VAN DIRIGIDOS LOS SERVICIOS Disponer de informacin sobre el grado de satisfaccin que sobre los servicios prestados tienen las personas o entidades que los utilizan, as como la ciudadana en general.
Una gestin pblica avanzada ha de garantizar una
Utilizar las oportunidades que ofrecen las nuevas tecnologas de la comunicacin para mostrar con transparencia la actividad y la gestin de la organizacin, as
adecuada relacin con la ciudadana, establecien-
como para interactuar con las ciudadanas y ciudadanos y las entidades a las que van dirigidos los servicios.
do cauces para dialogar e interactuar con ella, para
conocer su grado de satisfaccin con los servicios Asegurarse de dotar a las personas de la organizacin de la responsabilidad, la informacin, las herramientas y las destrezas necesarias para dar una adecuada
recibidos y dar respuesta rpida y gil a lo que sta respuesta a la ciudadana.
pueda plantear. Establecer y desarrollar acciones que garanticen el uso del euskera como lengua de servicio a las ciudadanas y ciudadanos.
Establecer y desarrollar acciones que garanticen la igualdad de mujeres y hombres y sus representacin equilibrada en los cauces participativos que se establezcan.
2.2 DESARROLLAR SERVICIOS Y PRODUCTOS Identificar las diferentes tipologas de personas y entidades (internas o externas) que son destinatarias de los servicios que se prestan, o que pueden llegar a serlo.
Conocer las necesidades y expectativas, actuales y futuras de la ciudadana en general, y de aquellas personas o entidades a las que van dirigidos sus servicios
ORIENTADOS A LA CIUDADANA en particular. Para ello se utilizarn metodologas plurales como grupos focales, encuestas, etc., que tengan en cuenta los diferentes tipos de destinatarios de los
Conocer las necesidades y expectativas de aqullos a
servicios.
quienes van dirigidos los servicios resulta clave para
que stos respondan a los niveles de calidad que se Disponer de una sistemtica de participacin que permita implicar a las ciudadanas y ciudadanos y a las entidades (internas o externas) con las que se relaciona,
espera de ellos. As mismo, es importante abrir cau- en la mejora de los servicios que se les ofrecen y en el desarrollo de otros nuevos.
ces de participacin para la mejora de los servicios y Estudiar las formas de comunicacin ms adecuadas para dar a conocer los servicios y productos que se ofrecen, utilizando eficientemente los recursos existentes
una adecuada forma de comunicacin de los mismos. (canal web, portales institucionales, etc.)
2.3 GESTIONAR CON AGILIDAD LOS PROCESOS Y Identificar el catlogo de servicios que presta la unidad.
Identificar los procesos que realizan, reflejndolos en un mapa de procesos y documentndolos de forma sencilla.
MEJORAR DE MANERA CONTINUADA LOS SERVICIOS Identificar a las personas responsables de cada proceso y establecer una dinmica para realizar un seguimiento, revisin y mejora de esos procesos.
Y PRODUCTOS Revisar la coherencia de cada proceso con la estrategia y los objetivos planificados, as como lo que aportan a los mismos.
Definir con claridad los servicios que se prestan y los
procesos necesarios para ello permitir una mejora Evaluar el impacto de las nuevas tecnologas de la informacin y la comunicacin y de los servicios electrnicos en los procesos, para adecuarlos, adaptarlos o,
continuada de los mismos, garantizando que son incluso, cuestionarse su existencia.
gestionados de manera gil y prestados con la mxi- Establecer una dinmica de revisin y simplificacin de los procesos.
ma calidad. As mismo, es necesario mantener una Revisar el uso del lenguaje en las relaciones con la ciudadana, a fin de hacerlo fcilmente comprensible por la misma e inclusivo, no sexista.
actitud proactiva orientada a lograr la mayor simpli-
ficacin y claridad para las personas e instituciones Planificar la actividad de la unidad para organizar adecuadamente los recursos existentes y reducir el tiempo de tramitacin y de diseo de nuevos servicios o productos.
destinatarias de los servicios o productos. Garantizar la calidad de los servicios o productos, estandarizando los mtodos de trabajo.
Elaborar, publicar y revisar cartas de servicios.
2.4 COORDINAR LOS PROCESOS CON TODA LA ORGANIZACIN Y CON OTRAS Identificar la cadena de prestacin de servicios del conjunto de la organizacin en la que se engarzan los procesos de la unidad.
Establecer formas de coordinacin con otras unidades y administraciones pblicas que formen parte de los procesos de prestacin de
ORGANIZACIONES RELEVANTES servicios a las ciudadanas y ciudadanos, compartiendo informacin y analizando conjuntamente la mejora y simplificacin del proceso y
La interconexin entre los servicios que se prestan es muy elevada. Incluso
evitando las duplicidades.
muchas polticas pblicas tienen un carcter transversal. Por ello, es necesario
prestar atencin a la adecuada coordinacin con otras unidades e incluso con Crear grupos de trabajo con otras unidades, administraciones pblicas o entidades privadas para solucionar problemas y abordar mejoras
otras organizaciones pblicas, potenciando una cultura de trabajo colaborati- en los procesos compartidos.
vo y transversal que favorezca la complementariedad y evite las duplicidades. Fomentar una cultura de trabajo transversal, compartido y colaborativo.
2.5 GESTIONAR EL PRESUPUESTO PARA QUE CONTRIBUYA Alinear el presupuesto y su gestin con los objetivos estratgicos de una forma eficaz y eficiente.
Utilizar las memorias presupuestarias, tanto las de elaboracin como las de ejecucin, como herramientas de gestin de la unidad.
EFICAZMENTE AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS
El presupuesto es un instrumento clave para hacer Incluir datos de resultados en los documentos presupuestarios, como informacin de objetivos de resultados e impacto.
efectiva la estrategia. Su elaboracin, los documen- Desarrollar una contabilidad analtica que permita conocer los costes de cada servicio o producto, as como de los diferentes pasos que se requieren para su pres-
tos que lo componen y su gestin han de contribuir tacin o entrega, mejorando as la eficiencia tanto de los procesos operativos como del conjunto de la organizacin.
al logro de la misma.
2.6 GESTIONAR LA TECNOLOGA Y LAS INSTALACIONES Asegurar un uso seguro, eficaz y eficiente de la tecnologa, atendiendo a las diferentes necesidades que puedan tener las personas de la unidad.
Una gestin pblica avanzada de una unidad tambin ha de prestar atencin a Hacer un uso eficiente de los programas informticos, potenciando sinergias y evitando desarrollos desproporcionados, duplicidades o
la gestin de la tecnologa, las instalaciones y otros recursos materiales, aun- infrautilizacin de los mismos.
que la misma pueda tener un alto nivel de centralizacin. En consecuencia, ha Asegurar un uso eficiente y sostenible de las instalaciones, basado en los objetivos estratgicos y operativos, tomando en cuenta las
de identificar aquellos aspectos en los que puede incidir para asegurar una necesidades de las personas.
gestin eficiente de todos ellos. Asegurar un mantenimiento eficiente y sostenible de los edificios, espacios, equipamientos, y de cualesquiera otros recursos materiales
empleados.
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ndice Glosario
CMO SE GESTIONA A LAS PERSONAS EMPLEADAS, SU CONOCIMIENTO Y DESTREZAS, GENERANDO LAS CONDICIONES QUE
3. PERSONAS POTENCIEN SU COMPROMISO.
3.1 PLANIFICAR Y DESARROLLAR EL CONOCIMIENTO Y Identificar las necesidades actuales y futuras de personas para el logro de los objetivos planteados, as como el perfil requerido (conocimientos, actitudes, poten-
cial innovador y de liderazgo, etc.), para trasladarlo a los rganos responsables e integrarlo en la planificacin global del Gobierno.
LAS DESTREZAS DE LAS PERSONAS Identificar los conocimientos y las destrezas clave que son necesarias para abordar los objetivos planteados y contrastarlos con las que ya existen, a fin de deter-
La gestin pblica avanzada de una unidad requie-
minar las estrategias de desarrollo y capacitacin que se requieren.
re de un claro conocimiento de las necesidades ac-
tuales y futuras de personas para hacer frente a los Establecer procedimientos para facilitar el proceso de incorporacin a la unidad de nuevas personas, ofrecindoles el apoyo y la tutela necesaria para que puedan
objetivos planteados, as como del perfil y destrezas aportar el mximo nivel en el periodo de tiempo ms breve.
de las mismas. Por otra parte, las organizaciones p- Establecer planes, recursos, procesos de aprendizaje, tutoras, etc., que apoyen y faciliten el desarrollo de las destrezas requeridas (tcnicas, tecnologas de la
blicas basan una parte importante de su actividad en informacin y la comunicacin, habilidades sociales, lingsticas, etc.) por parte de las personas de la unidad.
la gestin del conocimiento, por lo que es necesario Impulsar el uso del euskera como lengua de trabajo en el seno de la unidad.
prestar especial atencin al desarrollo del mismo
Impulsar el cambio de valores entre las personas de la unidad para lograr una igualdad real y efectiva entre mujeres y hombres y un marco de trabajo con valores
entre las personas empleadas. La autonoma de las
ms igualitarios.
personas, su flexibilidad ante los cambios, el espritu
crtico, la creatividad, la capacidad de innovacin y Utilizar las oportunidades que ofrecen las tecnologas de la informacin y de la comunicacin para preservar y compartir el conocimiento.
de emprendimiento son otros aspectos que poseen Impulsar la autonoma de las personas y su flexibilidad para adaptarse a los cambios que han de afrontarse.
un valor clave. Desarrollar el espritu crtico, de observacin, creativo, innovador y emprendedor de las personas.
3.2 GENERAR CONDICIONES QUE POTENCIEN EL Promover una cultura de comunicacin abierta, de dilogo y de motivacin para el trabajo en equipo, siendo proactivos en la creacin de un entorno que propicie
la aportacin de ideas, as como en la generacin de espacios para la participacin de las personas, especialmente en el proceso de planificacin y reflexin sobre
COMPROMISO DE LAS PERSONAS la estrategia, permitiendo as que se incorporen sus opiniones, necesidades y expectativas a la toma de decisiones.
Lograr el compromiso de las personas con el pro-
Acompaar y facilitar el empoderamiento de las personas de la unidad para que tomen decisiones en sus mbitos de responsabilidad, realicen un seguimiento de
yecto es un reto para cualquier organizacin. Para
su trabajo, mejoren la eficacia y eficiencia de los procesos y, en general, se comprometan proactivamente en el xito de la accin pblica.
ello han de crearse las condiciones que lleven a las
personas a establecerlo, potenciando un entorno de Identificar las carencias de comunicacin y elaborar un plan de informacin-comunicacin interna.
confianza, respeto, comunicacin, participacin, em- Establecer una dinmica de comunicacin con las personas de la unidad que garantice que stas tienen conocimiento de los objetivos definidos y de la evolucin
poderamiento, trabajo colaborativo, reconocimiento para su logro, poniendo de manifiesto su contribucin al proyecto comn.
y claridad en las expectativas. Establecer las expectativas y los objetivos para cada persona mediante el dilogo y el consenso, dndole retroalimentacin continuada sobre su desempeo y
reconociendo tanto las actitudes y los esfuerzos realizados, como los logros alcanzados.
Facilitar a las personas la informacin necesaria (tcnica, econmica, jurdica, sobre proyectos, etc.) para dar sentido a su trabajo, de tal forma que puedan com-
prenderlo desde una perspectiva ms global.
Potenciar los mtodos de trabajo que aumentan la comunicacin y la cooperacin eficaz y gil (trabajo en equipo, en red, proyectos transversales o interdiscipli-
nares, espacios de colaboracin y co-creacin, comunidades de prcticas y aprendizaje, etc.)
Establecer los mtodos necesarios para asegurarse que conocen la opinin de las personas empleadas de la unidad sobre el entorno de trabajo, el trabajo en
equipo, el desempeo de sus responsables directos y otros aspectos vinculados a su satisfaccin con el trabajo.
Equilibrar el cumplimiento de los requerimientos legales y el principio de igualdad con planteamientos flexibles que permitan atender la diversidad y las situacio-
nes particulares de las personas.
3.3 AMPLIAR LA CAPACIDAD DE LIDERAZGO DE LAS Identificar el comportamiento y las caractersticas del liderazgo que la organizacin ha establecido para hacer frente a las exigencias de la sociedad y a los objetivos
estratgicos, trasladndolo a los aspectos concretos de la unidad.
PERSONAS Favorecer el desarrollo de la capacidad de ejercicio del liderazgo por parte de las personas con responsabilidades directivas y ampliarla progresivamente a otras
Las organizaciones pblicas requieren de personas
personas con vistas a generar un liderazgo extendido y compartido.
capaces de liderar, generando influencia en sus
equipos y en las personas con quienes trabajan y Cuidar la coherencia entre lo que la organizacin formalmente establece o declara y las prcticas internas reales, especialmente en lo relacionado con los valores
colaboran. Fortalecer y desarrollar esa capacidad de y los principios ticos.
liderazgo ha de ser una preocupacin continua. Implicar a las personas en la mejora del sistema de gestin de la unidad, en la reflexin estratgica, en la identificacin de oportunidades de mejora, en la aporta-
cin de ideas y de propuestas innovadoras, etc.
Apoyar, formar y tutelar a las personas en el desarrollo de capacidades y destrezas para mejorar la comunicacin, argumentacin y debate, delegacin y asuncin
de responsabilidades, toma de decisiones, trabajo en equipo, etc.
Realizar autoevaluaciones y evaluaciones entre las personas de la unidad para conocer su grado de avance en el desarrollo del ejercicio del liderazgo y establecer
nuevos objetivos.
46
ndice Glosario
CMO SE DEFINEN LOS OBJETIVOS DE LA INNOVACIN Y SE CREA EL CONTEXTO PARA INNOVAR Y GESTIONAR LAS IDEAS Y PROYECTOS
4. INNOVACIN INNOVADORES.
4.1 DEFINIR LOS OBJETIVOS Y LA ESTRATEGIA PARA INNOVAR, Identificar los mbitos en los que ha de centrarse el esfuerzo innovador, concretando la orientacin en que ste ha de moverse.
Promover la "innovacin abierta", favoreciendo el intercambio de ideas entre diferentes unidades, con otras administraciones pblicas, con entidades
APROVECHANDO EL POTENCIAL DE NUESTRO ENTORNO y asociaciones, centros de investigacin, expertos, ciudadana, etc.
Identificar los mbitos especficos en los que plantearse el esfuer-
zo innovador es el primer paso para poder enfocar en ellos las me- Establecer mecanismos para detectar aquellas informaciones cientficas o tcnicas relevantes para nuestro mbito de actuacin, as como para analizar
todologas orientadas a la innovacin. As mismo, la innovacin sus potencialidades, difundirlas y desarrollar proyectos para su utilizacin.
ha de realizarse de manera abierta, favoreciendo el intercambio Establecer alianzas con aquellas entidades, personas u organizaciones que pudieran aportar innovaciones tiles o complementarias a la accin del
con otros, utilizando las redes sociales, estableciendo alianzas y propio Gobierno.
mirando ms all de nuestro mbito de trabajo especfico. Fomentar una actitud de exploracin hacia mbitos ajenos a la administracin pblica y a las actividades que la caracterizan, a fin de buscar nuevas
ideas, enfoques, prcticas, etc., que puedan aportar una mirada diferente a los servicios y productos propios o a las necesidades y problemas que se
pretenden abordar con ellos.
Utilizar las redes sociales y el conjunto de las tecnologas de la informacin y la comunicacin para mejorar los procesos y las relaciones, tanto dentro
de la propia organizacin como con la ciudadana y las entidades externas.
4.2 CREAR EL CONTEXTO INTERNO PARA INNOVAR Generar confianza respecto a las aportaciones diferentes, el pensamiento crtico y la bsqueda de retos y desafos para estimular la creatividad y la
generacin de ideas.
No se busca la innovacin puntual, sino generar una organiza-
cin innovadora. Para ello es imprescindible crear un contexto Gestionar el equilibrio entre respetar y cumplir las normas, procedimientos e instrucciones de trabajo existentes y buscar nuevas formas de llevar a
que permita incorporar la innovacin en la actividad ordinaria. cabo las actividades.
Generar un clima en el que el pensamiento crtico y las aporta- Estimular y dar oportunidades a las personas para que exploren, reflexionen, aporten ideas y elaboren propuestas innovadoras.
ciones diferentes sean bien recibidas, dar facilidades para dedi- Establecer entornos colaborativos formales e informales tales como lugares de reunin y encuentro, foros virtuales, etc. que permitan a las personas
car tiempo a la exploracin de nuevas ideas, promover entornos interactuar e intercambiar ideas, conocimientos y reflexiones.
colaborativos, reconocer la actitudes, ideas o resultados inno-
vadores, etc. son elementos que generan el contexto para una Difundir, comentar y reconocer formal e informalmente las actitudes innovadoras, ideas, proyectos y resultados, incluidos aquellos casos en que no
organizacin innovadora. se ha tenido el xito deseado.
4.3 GESTIONAR LAS IDEAS Y LOS PROYECTOS INNOVADORES Asignar responsabilidades a algunas personas, unidades o equipos especficos, para dinamizar aspectos relacionados con la innovacin.
Las ideas y proyectos innovadores necesitan ser gestionados Configurar un mtodo para la recogida estructurada, anlisis, evaluacin y priorizacin de ideas y proyectos innovadores que permita generar una
para poder convertirse en aportaciones significativas para la relacin de proyectos de innovacin.
organizacin. Por ello es necesario prestar atencin no slo a Dedicar recursos a actividades innovadoras, reflexionando sobre el retorno de la inversin que pueden generar y teniendo presente la incertidumbre
su generacin sino al proceso de puesta en prctica: asignar propia de estas actividades.
responsabilidades, establecer metodologa, destinar recursos, Crear equipos de innovacin especficos de personas para emprender iniciativas y desarrollar proyectos, dotndolas de tiempo y de otros recursos
promover proyectos piloto, etc. Por otra parte, aprender de la requeridos, y capacitndolas en metodologas para la creatividad y para la gestin de proyectos innovadores.
experiencia y hacer partcipe a la sociedad de las innovaciones
realizadas son tambin aspectos de inters. Promover la realizacin de proyectos piloto que permitan explorar la potencialidad de las ideas innovadoras.
Analizar las lecciones aprendidas en los proyectos realizados y extraer conclusiones para reforzar la eficacia de proyectos futuros. Compartir las "me-
jores prcticas" entre los equipos de proyectos.
Compartir con la sociedad nuestra experiencia en innovacin.
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CMO SE PROMUEVE LA BUENA ADMINISTRACIN Y LA TICA PBLICA, SE IMPULSA EL TRABAJO COLABORATIVO Y SE ASUME LA
5. SOCIEDAD RESPONSABILIDAD CON LA SOSTENIBILIDAD, LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES Y LA NORMALIZACIN DEL USO DEL EUSKERA.
5.1 PROMOVER LA BUENA ADMINISTRACIN Y LA TICA Asegurarse de que todas las personas de la unidad conocen el Cdigo tico y de Conducta de los cargos pblicos y personal eventual de la Administracin Ge-
neral e Institucional de la Comunidad Autnoma de Euskadi, as como los principios ticos establecidos en el Estatuto Bsico del Empleado Pblico, y adoptar las
PBLICA medidas para garantizar su cumplimiento.
La sociedad exige de sus administraciones pblicas
Evitar en todas las personas de la unidad cualquier prctica o actuacin que est afectada o pueda levantar cualquier sospecha de favoritismo a determinadas
la rigurosa aplicacin de los principios de la buena
personas o entidades pblicas o privadas.
administracin y de la tica pblica. Tomar medidas
para evitar cualquier mal uso de las prerrogativas Poner los medios para que nadie de la unidad utilice su posicin institucional o las prerrogativas derivadas de su cargo con la finalidad de obtener, directa o
que puedan derivarse del desempeo de un puesto indirectamente, ventajas para s mismo o procurar ventajas o desventajas para cualquier persona o entidad, siempre que tales medidas no estn previstas en el
en una administracin pblica, velar por una adecua- ordenamiento jurdico.
da fundamentacin de las decisiones, rendir cuentas Promover el cumplimiento de los mandatos en materia de igualdad de mujeres y hombres para asegurar la igualdad de trato, de oportunidades y el respeto a la
peridicamente, actuar con transparencia, facilitar el diversidad y la diferencia.
acceso a la informacin o promover la participacin Velar porque todas las decisiones, resoluciones y actos estn fundamentados en informacin fehaciente (informes, estudios, proyectos o dictmenes) y procurar
ciudadana, son algunos elementos que pueden ma- basarlas en anlisis objetivos de los datos que estn a su disposicin en relacin con el tema a dirimir.
nifestar significativamente el compromiso con esta
Rendir cuentas pblicas de manera peridica de la actividad de la unidad y de los resultados que la misma ha obtenido, e impulsar el acceso efectivo de las ciuda-
demanda de la sociedad.
danas y ciudadanos y de las organizaciones a la informacin pblica, con las limitaciones que establezcan las leyes.
Desarrollar el cumplimiento efectivo del principio de publicidad activa y tomar medidas para garantizar que todas las actividades polticas, de direccin pblica
y de gestin de la unidad se someten al principio de transparencia, salvo en aquellos casos en que la ley exija confidencialidad o que puedan afectar a derechos
de terceros.
Garantizar respuestas giles y convenientemente razonadas a las solicitudes de informacin que les sean cursadas.
Promover la utilizacin de la participacin ciudadana a travs de Internet y de las redes sociales en el diseo de las polticas pblicas y en los procesos de toma
de decisiones.
5.2 IMPULSAR EL TRABAJO COLABORATIVO Y LAS Identificar a otras entidades, pblicas o privadas, con las que puedan establecerse alianzas para aumentar la capacidad de aportar valor a la ciudadana y a otros
grupos de inters.
ALIANZAS CON OTRAS ADMINISTRACIONES E Desarrollar redes que ayuden a identificar nuevas oportunidades de alianzas y potencien el trabajo colaborativo.
INSTITUCIONES PBLICAS Y PRIVADAS Establecer alianzas sobre la base de la estrategia y las necesidades organizativas, buscando la complementariedad entre las caractersticas, la filosofa y el des-
En la sociedad actual resulta prcticamente imposi- empeo de las partes.
ble que una organizacin pueda alcanzar sus objeti-
Realizar un seguimiento de las alianzas establecidas, evaluando la aportacin de las mismas y su eficiencia.
vos por s sola. Por ello adquiere un peso significa-
tivo la capacidad de trabajar en colaboracin y de Construir una relacin sostenible con sus socios y aliados basada en la confianza, el respeto mutuo y la transparencia.
establecer alianzas con otros de tal forma que ambas Tomar medidas para promover el uso del euskera como lengua de trabajo en las relaciones entre las organizaciones pblicas.
partes se beneficien de ello y, finalmente, la organi- Fomentar el principio de coordinacin y colaboracin entre las diferentes entidades para que sus actuaciones en materia de igualdad sean ms eficaces.
zacin pblica aumente su capacidad de aadir valor
pblico a la sociedad.
5.3 ASUMIR LA RESPONSABILIDAD CON LA Identificar el impacto medio ambiental de la unidad, tanto en sus actividades como en las consecuencias de las mismas.
Concienciar y formar a las personas en un uso sostenible de los recursos propios: eficiencia energtica, conservacin y uso del agua, reciclaje, prevencin de la
SOSTENIBILIDAD, LA IGUALDAD DE OPORTUNIDADES, contaminacin y el ruido, etc.
LA IGUALDAD DE MUJERES Y HOMBRES Y LA Promover la reduccin del impacto medio ambiental en las actividades y en los desplazamientos de las personas de la unidad.
NORMALIZACIN DEL USO DEL EUSKERA Promover un trato igual, sin discriminacin por cualquier tipo de razones o circunstancias, tanto a las ciudadanas y ciudadanos, como a las diferentes entidades u
El compromiso con la sociedad pasa tambin por la organizaciones, salvo los supuestos previstos legalmente de discriminacin positiva.
asuncin de las responsabilidades en el impacto me- Impulsar e implementar las medidas y acciones especficas propuestas en los programas departamentales para la igualdad de mujeres y hombres.
dio ambiental que las actividades de la unidad pue-
dan tener, as como en la promocin de la igualdad Promover el uso del euskera en la sociedad, favoreciendo su normalizacin.
de oportunidades, la igualdad de mujeres y hombres
y el impulso de la normalizacin del uso del euskera.
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CMO SE FIJAN, SE SIGUEN Y SE COMPARAN LOS RESULTADOS EN EL MBITO ESTRATGICO, EN RELACIN CON LA CIUDADANA Y
6. RESULTADOS LOS DESTINATARIOS DE LOS SERVICIOS, LAS PERSONAS EMPLEADAS, LA SOCIEDAD Y LA INNOVACIN.
6.1 RESULTADOS ESTRATGICOS En qu medida se avanza en el logro de la Visin, las estrategias y los objetivos planteados por la unidad.
Se encuadran en este apartado aquellos resultados El grado de cumplimiento del plan de actuacin de la unidad.
directamente relacionados con la visin, las estra- Indicadores econmicos que reflejan la buena gestin de los recursos asignados, incluyendo aspectos relativos a la eficiencia y al cumplimiento del presupuesto,
tegias y los objetivos planteados para alcanzarla. teniendo en cuenta su grado de ejecucin tanto al final del periodo presupuestario como a lo largo del mismo.
Pueden referirse a aspectos de los diferentes ejes Datos relativos a las actividades realizadas y a las personas u organizaciones que han utilizado o recibido los servicios que presta la unidad.
del Modelo, siendo su singularidad el impacto en la
estrategia definida.
6.2 RESULTADOS EN LA CIUDADANA Y EN LAS Y LOS La valoracin del conjunto de la ciudadana de los servicios que presta la unidad.
La satisfaccin de las personas o instituciones que reciben los servicios con respecto a las caractersticas de los mismos (plazos, calidad tcnica, cumplimiento de
DESTINATARIOS DE LOS SERVICIOS requisitos, amabilidad, accesibilidad, posibilidad de consultas, rapidez de las respuestas, etc.)
Permiten valorar el logro de los objetivos plantea-
dos en relacin con la ciudadana y las personas e La satisfaccin de las personas o instituciones que reciben los servicios con respecto a la informacin que se les facilita (claridad, concrecin, inteligibilidad, ade-
instituciones a las que se dirigen los servicios que cuacin a las necesidades de quien la recibe, etc.)
se prestan. Indicadores del funcionamiento interno como, por ejemplo, relacionados con el tiempo en las fases de prestacin del servicio (atencin, informe, resolucin,
comunicacin, etc.)
Indicadores relativos a quejas y reclamaciones.
6.3 RESULTADOS EN LAS PERSONAS La satisfaccin de las personas empleadas con su trabajo (entorno fsico, condiciones laborales, desarrollo profesional, clima laboral, etc.)
Aportan informacin para conocer los resultados al- Grado en que las personas se sienten involucradas, implicadas e ilusionadas con el proyecto que representa la unidad, en la estrategia formulada y en los objetivos
canzados en relacin con las necesidades y expecta- establecidos.
tivas de las personas empleadas. La valoracin del liderazgo que ejercen las personas con responsabilidad en la organizacin (capacidad para fijar objetivos, claridad de la informacin que facilitan,
frecuencia de la informacin, impulso del trabajo en equipo, capacidad de escucha, apertura a las propuestas que se realizan, delegacin, comportamiento tico,
capacidad de organizacin y gestin, etc.)
Satisfaccin con las posibilidades de participacin, aportacin, contribucin a la innovacin, etc.
Indicadores relacionados con la gestin de personas (absentismo, porcentaje de participacin en las encuestas de satisfaccin, porcentaje de participacin en
equipos de mejora o de proyecto, etc.)
6.4 RESULTADOS EN LA INNOVACIN La satisfaccin de las personas e instituciones destinatarias de los servicios, as como de otros grupos de inters, respecto a nuestros objetivos y estrategias en
relacin a la innovacin pblica (cmo se desarrollan las ideas innovadoras, en qu medida se dan opciones de participacin en ellas, la informacin que reciben
Nos permiten valorar el grado de desarrollo de me-
sobre las mismas, etc.)
didas innovadoras y su impacto en la estrategia y
en las personas e instituciones destinatarias de los La satisfaccin de las personas empleadas respecto a las opciones de que disponen para innovar (tiempo y otros recursos para desarrollar la creatividad, investi-
servicios. gar, hacer propuestas; cauces establecidos para que pueda fluir la creatividad; reconocimiento derivado de asumir los riesgos e incertidumbres de las propuestas
innovadoras; etc.)
Sugerencias e ideas aportadas, porcentaje de ellas que se han llevado a cabo, tiempo de respuesta a esas aportaciones, etc.
Proyectos innovadores, colaboraciones con otras entidades orientadas a la innovacin, a la deteccin de nuevos conocimientos y prcticas innovadoras, tiempo
empleado en cada uno de estos mbitos, etc.
Indicadores que muestren el impacto que las innovaciones desarrolladas han generado, especialmente aquellos con impacto en los objetivos estratgicos.
6.5 RESULTADOS EN LA SOCIEDAD Opinin de los grupos de inters ms significativos respecto al comportamiento tico de la unidad, la rendicin de cuentas, la participacin de la ciudadana,
la transparencia, la sostenibilidad, el trato dado a la igualdad de oportunidades, los avances en materia de igualdad de mujeres y hombres y en el uso euskera.
Dan informacin sobre el grado en que se alcanzan
los objetivos relacionados con aspectos que la so- Indicadores sobre la rendicin de cuentas realizada.
ciedad actual exige a sus administraciones pblicas. Datos sobre el grado de transparencia en la gestin.
Informacin sobre los resultados obtenidos en la colaboracin con otras entidades pblicas y privadas.
Datos relativos al impacto medioambiental y a las mejoras conseguidas.
Informacin sobre la manifestacin de la igualdad de oportunidades.
Indicadores relativos al avance en el logro de la igualdad real y efectiva de mujeres y hombres.
Indicadores relativos al uso del euskera tanto interna como externamente.
Datos sobre participacin de las ciudadanas y ciudadanos en relacin con la actividad de la unidad, tanto en Internet y redes sociales como por otros medios.
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