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MANUAL DE SISTEMA PRISMA

GENERALIDADES

El Sistema Prisma es un Sistema desarrollado para realizar un ciclo

completo de una venta.
El almacenamiento de la informacin se encuentra en el gestor de base de
datos Microsoft SQL Server, el nombre de la base de datos para Prisma
Prisma.

El sistema tiene caractersticas principales para su manejo que son:

Archivo.- Configuracin de la Empresa, Personal, Crear usuarios, Cambiar

contraseas administrador de permisos, Opciones Generales del Sistema.

Almacn/Logstico.- Proveedores, almacn, clasificacin, configuracin

de Productos y combos.
Compra de productos.
Orden de Compra.
Movimiento de almacn.
Inventario.
Transportes
Manejo de Envases
Control de fechas de vencimiento.
Reportes de almacn.

Facturacin.- Mantenimiento de Clientes, Formas de pago, modalidades,

de pago, correlativo de documentos.

Polticas de Ventas.
Facturacin Directa BO/FA.
Polticas de Venta
- Polticas de Precios
- Lista de Precios.
- Modificar Precios por producto.
- Precio por Clientes
- Poltica de promociones.
- Poltica de descuentos y Recargos.
Guas de Remisin.
Facturacin de Servicios
Cotizacin de Mercadera
Anular Documento.
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Notas de Crdito
Reportes de Facturacin

Finanzas.- Mantenimiento de caja, bancos, tipo de cambio.

Caja
Banco.
Proveedores.
- Registro de Pagos Varios.
- Registro de Devolucin de Mercadera.
- Notas de Crdito Por Diferencia Precio.
- Notas de dbito Por Diferencia Precio.
- Registro de Anticipos a Proveedores.
- Extornar Notas de Crdito.
- Extornar Notas de Dbito.
- Estado de cuentas por Proveedor.
Clientes
o Registro de Pagos Varios.
o Registro de Devolucin de Mercadera.
o Notas de Crdito Por Diferencia Precio.
o Notas de dbito Por Diferencia Precio.
o Registro de Anticipos a Cliente.
o Extornar Notas de Crdito.
o Extornar Notas de Dbito.
o Estado de cuentas por Cliente.

Reportes Financieros.
Registros Contables.
Reportes Administrativos.

DISTRIBUCION: Todo un progreso de distribucin.

Ingreso de Pedidos.
Aprobar Pedidos Observados.
Traspasar Pedidos a Documentos FA/BO.
Imprimir Documentos.
Despacho de Mercadera por Lote.
Generar Documentos de Cobranza.
Planillas de Cobranzas Liquidacin.
Reportes de Distribucin.
Reportes de Cobertura.
Planeamiento y objetivos
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CONFIGURACIN DEL SISTEMA

Ingrese a la opcin configuracin del men archivo. En la pantalla que se

muestra puede realizar las siguientes configuraciones: configuracin de la
Empresa como Razn Social, direccin, representante, telfono y RUC de la
Empresa inclusive puede ingresar sucursales.

USUARIOS Y ACCESOS

Crear Usuario. Solo pueden crear usuarios los usuarios con privilegios de
Administrador de Sistema.
Para crear nuevo usuario ingrese a la opcin crear buscar usuario desde el
men archivo.
Haga clic en Nuevo, ingrese el nombre y un identificador de Usuario y luego
haga clic en guardar.
Se crear el usuario con una contrasea en blanco, para probar ingrese al
sistema con el nuevo usuario.
Para Modificar datos de Usuario haga clic en buscar, ubique al usuario
modifique y luego haga clic en Grabar.

Cambiar Contrasea. Todos los usuarios pueden cambiar la contrasea

las veces que sean necesarios.

Acceda a cambiar contrasea del men archivo, en los cuadros repita el

texto que se guardar como contrasea y luego haga clic en guardar.

Administrador de Permisos.- Mediante esta herramienta se controla que

usuarios pueden tener acceso a diferentes opciones del sistema.
Solo puede acceder a esta herramienta los usuarios con privilegio de
administrador.
Para habilitar o deshabilitar opciones a los usuarios Ingrese a Administrador
de permisos del men Archivo.

En la pantalla que le mostrar seleccione al usuario a configurar, en la

parte derecha le mostrar las opciones del sistema, maque las opciones a
las cuales el usuario tendr acceso y luego haga clic en Guardar.
Para anular todo y volver a configurar todas las opciones del sistema haga
clic en Actualizar Men y vuelva a configurar las opciones para cada
usuario.
Use el botn X para marcar o desmarcar todas las opciones.
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El botn que se muestra como < > se utiliza para limpiar la contrasea
en caso que el usuario olvide la contrasea de acceso al sistema.

Todo el personal deber ingresar al sistema con su usuario, los documentos

que modifique sern guardados con su usuario.

Se recomienda que solo un usuario este configurado como Administrador de

Sistemas para poder controlar los acceso a las opciones del sistema.

Opciones Generales del Sistema

General.- Mediante esta opcin del sistema se puede predeterminar

Almacn, Lista de precios, Vendedor, forma de pago y sucursal rea desde
donde puede establecer para que el sistema automticamente realice
operaciones.
Punto de Venta.- Mediante esta herramienta se puede predeterminar las
serie de documentos como Factura, Boleta y Guas de Remisin Tike de
maquina y otras opciones.

MANTENIMIENTO

Para seleccionar alguna opcin de mantenimiento, Productos, Clientes,

Proveedores, Vendedores Etc. Elija desde el Almacn/Logstica, Facturacin
y Finanzas. Use las opciones de la barra de herramientas que se muestra
automticamente.

La opcin de la barra de herramientas le permite realizar las siguientes

opciones.

Barra de Herramientas
Editar Nuevo.- (Ctrl. + N) crea un nuevo registro, la informacin que
complete en la pantalla no estar guardada hasta que confirme haciendo
clic en le botn Guardar.

Guardar. (Ctrl. + G) Confirma los cambios realizados en el registro actual,

si esta guardando uno nuevo se asignar un cdigo.

Anterior. Muestra la informacin del registro anterior.

Siguiente. Muestra la informacin del siguiente registro.
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Quitar. Le permite quitar o eliminar el registro actual, previa confirmacin.
No podr eliminar los que hayan sido utilizados en otras opciones del
sistema.

CONFIGURACIN DE PRODUCTOS

Para crear y configurar productos presione Ctrl + P, si desea crear uno

nuevo presione Ctrl + N si desea modificar uno ya existente busque con el
botn buscar producto, debe tomarse en cuenta la presentacin mnima del
producto, use Mximo divisible solo para productos que se venden a granel,
o que se puedan fraccionar a partir de la unidad mnima. La presentacin
de compra se debe colocar de acuerdo al nmero de unidades que contiene
en dicha presentacin.
En factor de venta opcionalmente puede colocar en nmeros la unidad en la
que se venda ms frecuentemente. Seleccione la presentacin, (Presione la
tecla F7 para buscar proveedor y seleccione el proveedor a quien
corresponda el producto.
La opcin barcode sirve para colocar cdigos de barra con sus respetivas
presentaciones, factor de venta y precios. Adems puede ingresar serie del
producto.
El peso debe estas expresado en Kilogramos, el costo no incluye IGV y se
calcular automticamente desde la compra o produccin.
Use el Botn [] para agregar o corregir categoras y subcategoras

ACTUALIZAR TIPO DE CAMBIO

Es una tarea que se realiza diariamente, para actualizar ingrese a la opcin

tipo de cambio del men Finanzas y luego haga clic en editar. Asigne el
importe del tipo de cambio en compra y venta luego actualice.

ACTUALIZAR NMERO DE CORRELATIVO DE DOCUMENTOS

Puede configurar el correlativo de los nmeros de documentos en diferentes

series y limitar el nmero de tems que puede contener en cada document
al momento de editar y imprimir el documento.

REGISTRO DE COMPRA A PROVEEDORES

Este Mdulo permite registrar las compras de mercadera o servicios de

proveedores.
Al ingresar a este mdulo, podr buscar compras existentes o registra una
nueva.
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1. Para registrar uno NUEVO

Hacer clic en Nuevo y elegir el proveedor use F7 para buscar.
Describa tipo, serie, nmero, moneda, fecha emisin, fecha
vencimiento y fecha de ingreso a almacn.
En el detalle de la parte inferior de la pantalla. Puede usar el
cdigo o las iniciales de los nombre de los producto, puede
cambiar la presentacin del producto con F8.
Tenga en cuenta el factor con la que detalla el producto, como importe
unitario estar el costo (sin I. G. V.) la que podr colocar directamente.
Puede configurar el correlativo de los nmeros de documentos en diferentes
series y limitar el nmero de tems que puede contener en cada document
al momento de editar y imprimir el documento.
colocar en base al total.
La columna porcentaje IGV identifica el porcentaje de I. G. V.
con la que esta gravada cada producto comprado.
Al finalizar el ingreso guarde el documento, puede usar F12.
verifique los datos con el documento fsico.
Si esta correcto puede indicar SI cuando le pregunte procesar?
Esto har que se incremente el stock de productos comprados.
Puede obtener el detalle de la compra desde un orden de compra
como referencia.

Para Buscar COMPRAS puede buscar por nombre proveedor, nmero de

documento, una vez mostrada la compra podr cancelar o modificar si es
necesario. Si la compra corresponde a un periodo cerrado no podr hacer
modificaciones.

REGISTRO FACTURA DE PROVEEDORES POR SERVICIOS

Use este modulo para cargar los servicios de los proveedores y otros
servicios salida.

2. Haga clic en nuevo, seleccione el motivo del servicio, ingrese el

cdigo o las letras iniciales del proveedor al presionar enter se
filtrar los datos del proveedor, en el recuadro Glosa/Obs. Presione
F7 ingrese las observaciones del documento, seleccione el tipo de
documento, ingrese la serie y nmero, ingrese fecha de vencimiento,
as mismo puede obtener desde una orden de compra, presion F12
para guardar, seguidamente haga clic en liquidar seleccione caja
segn sea el caso confirme y guarde el documento.
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ORDEN DE COMPRA

Desde este modulo puede registrar su compra teniendo en cuenta de que la

orden de compra est debidamente aprobada.

Para realizar una orden de Compra haga clic en nuevo, deber seleccionar
proveedor, ingrese la cantidad del producto con F8 cambie presentacin en
Empaques, Unidades. Ingrese precio unitario y total, con este botn [...]
puede agregar mas producto aspeando (*) filtre y haga clic en guardar
luego le mostrar el botn Aprobar para aprobarla la orden de compra. Al
hacer clic en los botones:
<<Quitar>> al hacer clic quita un tem de la fila selecciona
<<Buscar>> Para busca un documento guardado.
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MOVIMIENTO DE ALMACN

En este modulo se registra inventarios iniciales o movimientos

excepcionales que varen las existencia en almacn (Perdidas, Productos en
mal estado, mermas, donaciones, etc.)

Para realizar un movimiento haga clic en nuevo, en transacciones

seleccione un motivo segn sea ingresos o salidas, opcionalmente
seleccione el responsable, en el Recuadro Dcto. Ref. Puede filtrar desde
[GR] una Gua de Remisin, [MA] desde otro Movimiento de Almacn,
[FA] desde una Factura, [].
Al hacer clic en los botones:
<<Quitar>> al hacer clic quita un tem de la fila selecciona
<<Buscar>> Para busca un documento anterior.

Facturacin Directa (Ctrl. +F)

Le permite realizar una venta directa de mercadera mediante una Factura
o Boleta.
Para crear una Factura/Boleta haga clic en Nuevo en el recuadro cliente
Ingrese el cdigo del cliente letras iniciales del nombre y presione enter;
para buscar por direccin presione la tecla F7 en el recuadro direccin,
seleccione el tipo de documento a emitir, lista de precio, almacn y
vendedor, en el recuadro de detalle ingrese el cdigo del producto maxmo
seis caracteres para buscar presione F7, ingrese la cantidad para cambiar
la presentacin del producto presione F8, una vez terminado presione F12
para guadar.
[Modificar] Permite modificar el documento guardado.
[\/] Haga Clic en el botn. Para sucursales del clientes.
[<<][>>] Anterior siguiente documento.

GUA DE REMISIN DE MERCADERA

Para crear una Gua como Nuevo haga clic en Nuevo seleccione Almacn,
vehculo, chofer; elija tipo recibidor en el cuadro siguiente obtenga con F7
el cdigo de Cliente o proveedor destinatario, puede colocar manualmente
el numero de la gua, en la parte interior seleccione direccin envi o
seleccione sucursal con el botn [\/], coloque fecha de inicio de traslado,
opcionalmente seleccione un almacn en caso de hacer transferencia a otro
local de la misma empresa.
En el cuadro Factura Presione <F7> para reservar una factura a si no
exista fsicamente para tomar como referencia de la Gua.
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El botn [DR] establece a la gua como parte del despacho parcial de
mercadera a una factura reservada, y una vez concluida el despach para
emitir una factura de todas las guas haga clic en [G. Doc] para generar un
documento por el total de guas que tienen referencia al documento de
venta.

MANTENIMIENTO DE PRECIOS

Para el mantenimiento de precios de los productos Ingrese desde el men

Facturacin, Poltica de Precios y luego Modificar Precios de Productos, tiene
la posibilidad de realizar filtros segn Proveedor, categora y subcategora,
Agregar y Quitar precios, tome en cuenta la presentacin de venta en la
que esta el producto, Actualice los precios, use la tecla <F12> para
Guardar.

POLTICAS DE PROMOCIN

Es un parmetro de forma automtico flexible que el sistema permite, de

acuerdo a la configuracin de la poltica de promocin:

Para crear como nuevo presione Ctrl. + N, para configurar la promocin.

Active el estado (Activo), escriba el nombre de la promocin. Ingrese por
el monto a promocionar seleccione la lista de precios, Ingrese el rango de
fechas por el cual ser valido la promocin una vez ingresado los datos en
la cabecera de la promocin guarde presionando Ctrl. + G. Una promocin
puede configurar por varias modalidades como:

Fraccionar producto promocionado si cumple parte de la

condicin.- al seleccionar este check, permite entregar parte de la
promocin si cumple parte de la condicin de la promocin por Ejemplo.
Al comprar 10 cajas de cerveza de 12 botellas que su precio es de S/
30.00 y el monto a promocionar es S/ 300.00 y la promocin 6 botellas
cervezas.
Si Compra 5 cajas el precio es de S/ 150.00 y la fraccin de la promocin
es de 3 botellas de cerveza.

La promocin se emite una sola vez.- Esta promocin permite

promocionar una sola vez el producto por ejemplo.
Al comprar 10 cajas de cerveza de 12 botellas que su precio es de S/
30.00 y el monto a promocionar es S/ 300.00 y la promocin es 6 botellas
cervezas.
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Si Compra 20 cajas al precio es de S/ 600.00 la promocin es de 6 botellas

de cerveza la promocin se emite una sola vez si la condicin cumple as
sea mayor la cantidad de compra.

Valido para todos los productos.- Permite aplicar a todos los productos
respetando la condicin de la promocin configurada.

Al Comprar los productos.- Permite seleccionar productos que al

comprar los productos se promocione respetando la condicin
configurada.
[>>] Haga clic en el botn para cambiar la condicin de la promocin
como:
Opcional.- esta condicin es opcional cuando compras los
productos que se encuentre en la promocin que cumpla la
condicin del precio.
Necesario.- esta condicin aplica al comprar el grupo de productos
que estn en la promocin. De lo contrario no se da la promocin
Haga Clic en el botn hojita en blanco para agregar la promocin
seleccione el producto que se promociona (Gratuito) ingrese la cantidad
una vez terminado guarde la configuracin.

[Depurar A-Z].- Haga clic para depurar promociones que estn de bajo o
vencida el rango de fecha de configuracin.
[X] Permite quitar un tem de la fila (Solo de promocin Gratuito)

CALCULO PRECIO POR PRODUCTOS

1.- Seleccione la lista de precios y confirme la seleccin de los productos,

ingrese el margen de porcentaje con el que desea calcula el producto en el
recuadro (%) y presione enter. Adems puedes establecer el precio
manualmente en el cuadro (precio venta) para guardar presione F12

2.- En tipo de lista seleccione encartes de precios haga clic en el botn del
signo [+] escriba el nombre y acepte, haga clic en el botn CARGAR
seleccione la lista de precios y con el botn [] puede agregar productos
que formen parte del encarte, ingrese el margen con el cual se calcular y
guarde el documento.
Use [\/] Mostrar solo factor de venta configurado.
Use [Generar Etiqueta] Genera etiquetas con sus respectivos precios listo
para imprimir.
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POLITICA DE RECARGO Y DESCUENTOS

Es un mtodo de forma automtico gil y flexible que el sistema te permite

de acuerdo a las condiciones configuradas.

Para crear como nuevo haga clic en Nuevo seleccione categora del cliente,
seleccione la zona, forma de pago, el estado activo una vez terminado la
configuracin de la cabecera haga clic en guardar presionado Ctrl.+ G para
guardar.

Haga clic en el botn hojita en blanca para agregar. Seleccione el grupo de

productos por ejemplo por categoras, o proveedores posterior a ello
seleccione incremento o descuento terminado la seleccin el producto se
visualizar en la pantalla ingrese la cantidad de productos en unidades y el
porcentaje de la poltica.

Debe tener en cuenta la configuracin de la cabecera la condicin de la

zona y forma de pago, en detalles si es incremento es igual 1 positivo; si
es descuento es -1 negativo, la cantidad del producto partir de la unidad
mnima de consumo.

COTIZACIN DE MERCADERA

Use Este Modulo para realizar cotizacin de mercadera a los clientes. Haga
clic en Nuevo ingrese los datos del cliente seleccione almacn, vendedor,
En el recuadro de productos ingrese cdigo del producto use F7 para
buscar el producto digite la cantidad para cambiar la presentacin de
ventas presione F8; para guardar presione F12.
Esta cotizacin se guardar temporalmente adems debe tener en cuanta la
lista de precios y forma de pago. Para cada cotizacin que realice.

ATENCIN DE PEDIDOS Y COTIZACIONES

Este modulo nos permite la atencin de pedidos como cotizacin para crear
como documento haga clic en el botn de busqueda de cotizacin [COT..]
seleccione la cotizacin; con este botn [\/] Agregue al segundo recuadro
para generar la cotizacin a documento inclusive puede modificar las
cantidades de los productos; elija el tipo de documento a convertir haga
clic en [Crear Documento] y acepte las confirmaciones.
<Quitar> Para quitar un tem de la fila selecciona.
<Buscar> Para buscar un documento anterior ya guardado.
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ANULAR DOCUMENTOS

Anular Factura o Boleta

Permite anular documentos del sistema. Anular Facturas y Boletas, puede
ser til por ejemplo en casos de error de impresin que necesite facturar
nuevamente.
Al anular una Factura o Boleta el sistema le consultar si desea recuperar el
pedido, solo recupere si va a tener que rehacer el documento con otro
nmero.

Revertir Documentos Anulados

Es una herramienta muy til. Si ocurriera el caso que anul un documento
que no debi de anular el documento por error el sistema le permite
revertir esa anulacin, es decir el documento va ha volver a su estado
normal, para ejecutar esta tarea siga la siguiente secuencia, Facturacin /
Verificar documentos / ingrese tipo, serie y nmero del documento a
Revertir.
Ingrese el rango de fecha en la que se encuentra el documento y luego
haga clic en buscar.
En la lista de los documentos marque el documento y luego haga clic en
Revertir.

Anular Notas de Crdito y Dbito

Siga la secuencia Facturacin/Anulacin de documentos/Anular Nota de
crdito y debito segn sea.
Seleccione el documento a Anular y luego haga clic en Anular.

CONSULTA RPIDA DE DOCUMENTOS. (F11)

Es muy til para realizar una consulta rpida de documentos y conocer

rpidamente el estado del documento al detalle para realizar dicha tarea
ingrese a consulta documentos del men Facturacin haga clic en <Cta.
Cte.> para ver el estado de cancelacin de dicho documento.

Mercadera Vendida
Ingrese a esta opcin desde Men Facturacin/reporte de
facturacin/mercadera vendida.
Muestras la mercadera vendida filtrando opcionalmente por vendedor,
proveedor puede ver en el cubo.
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KARDEX

El kardex registra el historial del movimiento de la mercadera por

transacciones.
Puede obtener la informacin por producto de un rango de fecha, para
obtener la informacin ingrese el rango de fecha y el cdigo de producto
(use F7 para buscar por nombre)

ESTADO DE CUENTAS POR CLIENTES

Ingrese por el men Finanzas/Clientes estado de cuentas por cliente. Para

mostrar informacin del historial del cliente, ingrese el rango de fechas a
mostrar, en el cuadro cliente escriba el cdigo del cliente a consultar (use
F7 para realizar la bsqueda por nombre)
Presione la tecla enter. Le mostrara los documentos que tengan saldos.
Para mostrar mas detalle ingrese.

[Segn fecha de vencimiento] el sistema le muestra todos lo documentos

pendientes de cobranza.

RANKING DE VENTAS

Muestra el ranking de venta a clientes por rango de fechas.

El reporte se ordena en forma descendiente segn importe de venta.
Adicionalmente se muestra el porcentaje que representa la venta al
cliente.

COBERTURA DE VENTAS

Esta consulta permite mostrar el avance de ventas, muestra el nmero

cobertura en clientes, el total en peso, Cantidad de productos y el Importe
Total.
Permite realizar filtros por proveedor, categora, subcategora y productos.
En la parte final del reporte se muestra el total de cliente en cobertura.

Tambin puede obtener en forma global la cantidad vendida, Importe,

cobertura cliente por productos, Importe y cobertura por categora en las
opciones coberturas del men consultas
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APERTURA Y CIERRE DE CAJA

En esta pantalla donde podr administrar la apertura y el cierre de caja por

da controlando la fecha y hora, puede actualizar el responsable del
movimiento de caja.
Solo le mostrar las cajas disponibles configuradas para el usuario actual,
por defecto le mostrar el ltimo movimiento, podr buscar movimientos
anteriores y mostrar sus reportes.
Cuando el ultimo movimiento de caja este abierto le mostrar cerrar
movimiento caso contrario estar disponible para abrir uno nuevo, haga
clic en el botn y apertura o cierre segn sea, solo podr realizar ventas
cuando tenga un movimiento de caja abierto para realizar las Cobranza.
Para realizar Operaciones de Ingreso use ctrl. + I y para las salidas ctrl.
+ S. complete los datos requeridos y presione F12 para guardar y se
guardar en el movimiento

INGRESO VARIOS X CAJA (Ctrl. + I)

En este modulo opcionalmente se registra otros ingresos a caja.

Haga clic en nuevo, seleccione la caja, ubquese en el recuadro recib

presione clic en [P] seleccione una opcin y filtre los datos, ingrese el
monto, nmero de vaucher seleccione el concepto presione clic en [Q] filtre
un concepto segn sea el caso presione F12 para guardar.

SALIDA VARIOS X CAJA (Ctrl. + S)

En este modulo opcionalmente se registra otras salidas de caja.

Haga clic en nuevo, seleccione la caja, pulse clic en el recuadro recib

presione clic en [P] seleccione una opcin y filtre los datos, ingrese el
monto, nmero de vaucher seleccione el concepto de salida al hacer clic en
[Q] filtre una opcin segn sea el caso presione F12 para guardar.

PROGRAMAR CHEQUES DIFERIDOS

Para programar Cheque diferido haga clic en Nuevo seleccione Cheq Dif.
Seleccione moneda, Ingrese el nmero de cheque ingrese el cdigo del
proveedor presione enter. Ingrese das de plazo seleccione el banco en la
parte inferior haga clic en [Ver Ctas.] marque los Documentos a procesar
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y haga clic en copiar en donde se filtrar los documentos a cambiar por
cheques diferidos

PROGRAMACIN DE LETRAS

Este modulo de programacin de letras se realiza a proveedores y clientes.

Ingrese por el men finanzas proveedores, registro de pagos a varios le

muestra una ventana, haga clic en nuevo le muestra una pantalla
seleccione letras, ingrese un nmero para identificar la letra, seleccione el
proveedor y dems datos requeridos en la letra. El botn [Ver Ctas]
selecciones y copie los documentos a canjear por la letra. En el recuadro
(Imp. Pago) ingrese el monto de la letra y guarde el documento. Despus
de guardar se activa el botn [Aprobar Letra] haga clic en Aprobar.
Despus de haber confirmado el documento se activa el botn [liquidar]

REGISTR DE ANTICIPOS DE PROVEEDORES

En este modulo se registra opcionalmente anticipo a los proveedores, para

lo cual tiene que ingresar proveedor, monto y dems datos requeridos
cuando complete los datos guarde el documento.

APLICAR NOTAS DE CRDITOS Y ANTICIPOS

Al aplicar una Nota de Crdito, el importe de las Notas de crdito tendr

que restar el saldo de los documentos a las cuales se aplican.

Para realizar esta tarea ingrese a la opcin Aplicar Notas de Crdito del
men Finanzas, cliente, en la pantalla que se muestra escriba el cdigo del
cliente y presione la tecla enter, en caso que no conozca busque
presionando la tecla F7.
Luego el sistema le mostrar los documentos con saldo y las notas de
crdito pendiente por aplicar, seleccione la Nota de crdito y el Documento;
haga clic en le botn Aplicar.

Una Nota de crdito puede descontar el saldo de varios documentos.

Especifique en el recuadro importe a aplicar el importe a descontar (es
negativo).

EXTORNAR NOTAS DE CRDITO APLICADOS

Si se equivoc de documentos al momento de aplicar una NC puede anular
dicha aplicacin para ello ingrese, a la opcin Notas de crdito Aplicados del
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men Finanzas, ingrese el cdigo del cliente y presione enter, luego

seleccione el documento del historial y haga clic en Extornar.

Los Anticipos a los proveedores o de los clientes a la empresa se aplican

(descuentan) a documentos pendientes de la misma forma a una Nota de
crdito

Importante el saldo de una Nota de crdito es en negativo a 0, mientras el

saldo de un documento es de positivo 0.

PROCESO DE VENTAS POR DISTRIBUCIN

En esta seccin detallaremos el seguimiento que se deber realizar para

hacer un ciclo de venta por distribucin, es decir las tareas que se
realizarn diariamente, desde el pedido hasta la cobranza.
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INGRESO DE PEDIDOS

Para Ingresar los pedidos presionando (ctrl. + W).

Una vez que ingrese a la pantalla de pedidos siga las siguientes
instrucciones.
1.- Presione Enter o haga clic en Nuevo para crear un nuevo pedido.
2.- El Cursor se ubicara en el recuadro cliente, en la que deber escribir el
cdigo del cliente y presione la tecla <Enter>, en caso que no sepa
presione la tecla <F7> y busque al cliente.
Tenga en cuenta que si tiene acceso a crear nuevos clientes le mostrar
una pantalla en la cual puede realizar la bsqueda por Nombre o direccin
si lo encuentra seleccione y presione la tecla <F9>, en caso que no exista
complete la informacin del cliente que solicita dicha pantalla y luego cierre
la pantalla, en cualquier caso el cdigo del cliente se copiar al recuadro de
Cliente _ ID.

3.- Luego de presionar la tecla Enter la pantalla se completar con toda la

informacin de cliente.
Los datos que se muestran son:
Nombre o Razn social, direccin, grupo de descuento, lmite de crdito
Vendedor, Lista precio, forma de pago, tipo de documento habitual
(FA/BO), si el cliente tiene documentos vencido le mostrar una
advertencia.
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4.- Verifique el tipo de documento a la cual se convertir el pedido, la lista

de precios con la cual se calcular el pedido, el vendedor a quien
corresponde el pedido.

5.- El cursor se ubicar en el recuadro forma de pago, seleccione la forma

de pago en caso sea necesario luego presione otra vez la tecla Enter para
editar los productos requeridos.
6.- En el recuadro escriba el cdigo de producto, en caso que no conozca
presione la tecla <F7> en el cuadro que se muestra escriba las iniciales del
nombre del producto, en la lista de resultados de bsqueda ubique el
producto seleccione con el botn seleccionar o presione la tecla enter.
7.- Una vez ingresado el cdigo del producto el cursor se ubicar en el
recuadro cantidad donde deber escribir la cantidad solicitada por el cliente,
tome en cuenta la presentacin del producto para cambiar presione la tecla
<F8>, si el precio no es correcto puede cambiarlo presionando la tecla
<F9> una vez colocado la cantidad se mostrar el precio unitario y total
calculado, presione la tecla enter para pasar al siguiente tem.

8.- Una vez editado el ltimo producto solicitado presione <F12> para
grabar, el sistema le pedir una confirmacin para Grabar confirme y se
grabar el pedido, el sistema le informar como se guard el pedido en
caso que haga sido observado le mostrar pedido pendiente de
aprobacin o caso contrario Pedido aprobado y con ellos finalice el
pedido.
Una vez guardado el pedido, el cursor se ubicar en el recuadro
Cliente_Id listo para editar un nuevo pedido.

Nota.- Para la bsqueda puede utilizar el smbolo porcentaje (%) que le

permite reemplazar a un nmero indeterminado de caracteres. Por
ejemplo: al escribir %vare y le mostrar todos los que contenga la
palabra vare sin tomar en cuenta en que posicin se encuentra, podr
usar (%) en todas las ventanas de bsqueda y filtro.

Utilice el botn:
<Nuevo> para editar un nuevo pedido.
<Guardar> para guardar el pedido editado, puede usar tambin F12
<Quitar> para eliminar un tem del pedido.
<Ver> para mostrar los pedidos editados por el usuario.
<Modificar> Si desea realizar cambios en un pedido ya guardado.
<Gratis> Para asignar al producto en gratuito. Se activa con 1
el recuadro Gratuito y el importe total del pedido se recalcular sin
contabilizar el gratuito.
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APROBAR PEDIDOS RECHAZADOS

Los pedidos debern ser previamente aprobados en caso que hayan sido
rechazados automticamente por el sistema, los motivos pueden ser:

1.- El cliente tiene un documento vencido que no completo cancelar en el

plazo determinado.

2.- El pedido supera el lmite de crdito que se asigno como disponible al

cliente.

Para aprobar los pedidos rechazado ingrese a Autorizar pedidos del men
Distribucin, marque los pedidos a aprobar y haga clic en <Autorizar
Pedido>

Si desea verificar el detalle del documento, en la parte superior de la

pantalla encontrar el archivo con el cuadro <Analizar pedidos
Rechazados>

TRASPASO DE PEDIDO A DOCUMENTOS

El traspaso es el paso en el que todos los pedidos se convierten a

documentos (FA/BO), debe tomar en cuenta el nmero de serie y el
nmero de documento a la cual se va a convertir el prximo pedido.

Para ejecutar la tarea marque los pedidos a traspasar y luego haga clic en
procesar una vez terminada el traspaso el sistema le mostrar un detalle a
que nmero de documentos se convirti cada pedido.

IMPRIMIR DOCUMENTOS

Una vez creado el documento, el siguiente paso seria imprimirlos, para ello
ingrese a la opcin imprimir documentos del men distribucin y luego
marque los documentos a imprimir

Los documentos ya impresos a parecern si marca en la opcin re-imprimir,

seleccione tomando encuentra el tipo y serie.

DESPACHO DE MERCADERA
Pg. 20
________________________________________________________________________________________________

En esta pantalla podr seleccionar el lote de documentos que se encuentren

pendientes de despacho, al marcar los documentos simultneamente le
mostrar el peso acumulado y el nmero de documentos seleccionados.

Seleccione un vehculo y chofer, luego haga clic en <Despachar> este le

crear una planilla de reparto identificado con un nmero.

Si desea anular una planilla de reparto haga clic en el botn ANULAR

seleccione la planilla y confirme, se recuperar los documentos para que los
pueda adjuntar en otra planilla.

Si desea ver solamente los reporte sin crear planilla de reparto haga clic en
vista previa le generar los reportes de mercadera y consolidado de
documentos de la misma forma.

Puede filtrar documentos por rango de fechas, por vendedor y/o

transportistas y luego ordenarlos.

PLANILLA DE COBRANZA (LIQUIDACIN)

En este Modulo se realiza la liquidacin de las panillas de reparto y

documentos. Existen dos formas de liquidar:

1.- Para Liquidar una Planilla de Reparto, Presione Ctrl. + L haga clic en
nuevo, seleccione vendedor, en la parte superior haga clic en [Nro Rep]
ingrese el nmero la planilla de reparto; donde le mostrar los documento,
presione enter en finalizar donde se filtrar los documento de la planilla, en
importe ingrese los importes luego presione enter en guardar
posteriormente se activara el botn Procesar Planilla.

Para Procesar Planilla haga Clic en <Procesar Planilla> en la pantalla de

liquidacin selecciones donde se esta depositando el dinero cobrado de la
planilla ingresar a la caja por defecto puede seleccionar las cuentas de
bancos y los montos presionando INSERT luego guarde y le mostrar tarea
procesado, el monto de liquidacin debe coincidir con Importe total de
planilla.

2.- La otra forma de liquidar documentos

Haga clic en nuevo en el recuadro de detalle en tipo documento ingrese
<B> para Boleta <F> para factura, ingrese la serie y el nmero de
documento al presionar enter le mostrar el saldo del documento, ingrese
el monto importe al presionar enter el cursor se ubicar al siguiente tem
 Pg. 21
________________________________________________________________________________________________
puede liquidar varios documentos, seleccione el vendedor, guarde el
documento luego puede procesar el documento.
<Quitar> para eliminar un tem de la Planilla de liquidacin
<Modificar> Si desea realizar cambios en una planilla de cobranza ya
guardado.
<Plla. Cargo> para ver la planilla de cargo
<Anular> anula el documento de cobranza

TODO SOBRE LOS CUBOS

(Consultas multidimensionales)

Que es una consulta multidimensional.

Es una herramienta que permite construir consultas personalizadas de
acuerdo a las necesidades del usuario. Estos resultados pueden ser
Guardados e Impresos.

Como construir consultas?

El cubo le mostrar las fichas en la parte superior las cuales esta disponible
para ser colocadas en una de las posiciones que refleje de la mejor forma
la consulta a construir. Para mover las fichas arrastre manteniendo
presionada el ratn hasta colocar en la posicin deseada, la posicin en la
que colocar la fecha se le indicara con una flecha y un indicador de color
verde fosforescente.

Las posiciones son:

Superior (Columna) para que la informacin se distribuya como columnas.

Inferior (Fila) para que la informacin se Clasifique por cada tem, puede
colocar la Ficha en la parte Derecha o Izquierda.

Para retirar la ficha de la consulte, arrastre a la seccin de fichas

disponibles.

Use la barra de herramientas del cubo para mejorar la presentacin de la

consulta, los resultados de la consulta pueden ser guardados, impresos, o
exportados a MS Excel.

Si necesita reportar la consulta como parte de un informe o desea analizar

la consulta mas adelante, deber guardar la consulta haciendo clic en el
icono Guardar (disquete), se presentar la pantalla guardar como... asigne
un nombre y luego haga clic en guardar. El formato del archivo guardado
ser *.cub. Para recuperar la consulta haga clic en el icono Abrir y en la
pantalla que se muestre seleccione el archivo anteriormente guardado.
Pg. 22
________________________________________________________________________________________________

Importante el archivo de consulta de cubo puede ser recuperado en

cualquier otra maquina que cuente con el cubo, no es necesario que la
informacin contenida en el cubo se encuentre en la base de datos del
equipo en la que desea analizar la consulta.

Partes de una consulta Multidimensional

Barra de Fichas
Disponibles

Fichas
Herramientas de
Seleccionadas Filtro

Seccin Datos

Barra Herramientas
del Cubo

Filtros en las Consultas Dinmicas

Para realizar los filtros desplegu las opciones de la ficha, marque o

desmarque los tems que se muestra. El resultado ser que solo se muestra
informacin de los tems que estn marcados.

Para facilitar el filtro utilice la barra inferior:

(+) Marcar todos.

(-) Desmarcar todos.
(*) Revertir, Marca los que no estn marcado y desmarca los que estn
marcados.
 Pg. 23
________________________________________________________________________________________________
(-/ ) Actualiza el Filtro.
(x) Cierra el cuadro de opciones.

BARRA DE HERRAMIENTAS DEL CUBO.

A continuacin se describe cada Opcin:

Abrir.-
Recupera una consulta guardada.
Guardar.-
Guarda como archivo la consulta que actualmente se muestra en el Cubo,
el archivo tiene la extensin .Cub el nombre del archivo puede ser
denominado por ejemplo como VentasEnero2004.Cub.
Cuando las consulta se demora en construirse es preferible guardarlos y
recuperarlos cuando sea necesario, Se sugiere crear una carpeta donde se
guarden los cubos.

Crea Grafico.-
Esta Opcin le permite crear una barra de Grficos a partir de la consulta
actual. Puede modificar el grafico haciendo uso la barra de herramientas
que le muestra.

Imprimir.- Le permite imprimir.

Guardar.- Guarda el Grfico en el portapapeles, para pegar en MS Excel
haga clic derecho y seleccione Pegado especial como grafico.
Ampliar (+) Amplia el grfico.
Pg. 24
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Reducir (-) Disminuye el tamao del grfico.

Estilo de Grfico. Puede Seleccionar entre varios estilos de Grfico.
Cerrar (x) Cerrar el Grfico

Exporta Cubo a Excel.-

Exporta a Excel la informacin que actualmente se muestra en el Cubo.
Tiene que asignarle un nombre al archivo exportado y recuperarlo en
Microsoft Excel.

Configurar.-
Configura la consulta actualmente mostrada. Se describe las opciones por
columnas

Total, (Totalizar), puede activar o desactivar el totalizado por grupo.

Ver?, Desactive si no desea ver alguna columna de la seccin datos.

Tipo Clculo. Configura como se debe calcular el totalizado por cada

grupo. Por predeterminado es una suma.

Mostrar Como. Configura como se debe mostrar la informacin en la

seccin de datos.
 Pg. 25
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Crear Reporte.
Muestra un Reporte de la consulta actualmente mostrada en el cubo Tiene
su propia barra de herramientas que contiene lo siguiente:

Imprimir. Imprime el reporte mostrado.

Configurar impresoras. (Icono martillo) permite seleccionar la impresora,
el tamao y la posicin del papel.

Configurar Mrgenes. Permite corregir la presentacin del reporte

arrastre con el ratn cada columna y la posicin del titulo.

Pgina Anterior y Siguiente, Visualiza la pgina anterior o la siguiente,

solo estar activado que existan las paginas.

Disminuir tamao (-) Ampliar tamao (+). Utilice para mejorar la

presentacin del reporte.

Titulo de Reporte:
En el recuadro de ttulo de reporte puede escribir el titulo que desea asignar
al reporte.

Cerrar ( X ).- Cierra el Cubo.

Importante.-
Los cubos le permiten crear y analizar consultas para obtener un reporte
mas presentable exporte a MS Excel en la cual podr hacer los arreglos
ms personalizados.