CONTROL INTERNO

Comercial

Laboratorio

Almacn Facturacin

Elaborado por: Ivn Venancio Revisado por: Ivn Venancio

Aprobado por: Leonardo J Garcia
Cargo: Gerente Adjunto. Cargo: Gerente Adjunto.
Cargo: Gerente General
Administrativo-Financiero Administrativo-Financiero
Fecha: 06/06/2016
Fecha: 06/06/2016 Fecha: 06/06/2016
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6.1 FACTURACIN.

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ETAPAS DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO

Se recepciona la orden de pedido de comercial va

Asistente de facturacin Orden de Pedido/Email
email.

Si el cliente no tiene crdito, se deber recibir la

evidencia de la transferencia bancaria realizada
va email o fsico y emitir la factura.

Si el cliente tiene crdito : Factura/Estado de

Asistente de facturacin cuenta/Orden de
Si el cliente tiene crdito pero no es Compra/Email
corporativo se deber emitir la factura.
Si el cliente tiene crdito y si es corporativo
se deber recibir la orden de compra va
email como mnimo.

Se recibe la confirmacin de la emisin de la gua de

Asistente de facturacin Gua de Remisin
remisin de almacn va telefnicamente y emite la
factura.

Se entrega a almacn la factura y se recepciona los

Asistente de facturacin Factura
cargos correspondientes.

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6.2 GENERACIN DE CONTRATO DE ALQUILER.

ETAPAS DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
Se recepciona la solitud
Solicitud de
de alquiler va email de Asesor comercial
Alquiler/Email.
comercial.
Si no es su primer
alquiler y el ltimo fue
Pedido de
hace menos de 2 aos
Encargado de Alquiler/Email/C
se recepciona el pedido
facturacin y ontrato de
de alquiler de comercial
Cobranzas Alquiler.
va email y se genera el
contrato de alquiler.
Si es el primer alquiler
se recibe la solicitud
crediticia, se evala
dicha solicitud, se emite
el resultado de la
evaluacin y se Encargado de
comunica al supervisor facturacin y Solicitud
o asesor comercial Cobranzas Crediticia/Email.
dicho resultado va
telefnica o email. (En
menos de 48 horas
despus de la recepcin
de la solicitud de crdito
completa).
El resultado de la
evaluacin crediticia se
deber comunicar al
supervisor o al asesor
comercial que envi la Encargado de Evaluacin
solicitud crediticia va facturacin y Crediticia/Orden
telefnicamente. Cobranzas de
Si el cliente aprob la pedido/Contrato
evaluacin se deber de alquiler
recepcionar la orden de
pedido de comercial y
generar el contrato el
alquiler.
Si el cliente no es
corporativo se deber
gestionar para recibir
el contrato y la letra
de garanta con las
firmas correspondiente
(Representante legal).
Si el cliente es Contrato/Letras/
corporativo se deber
Encargado de
facturacin y Orden de
recibir la orden de
Cobranzas servicio/Email
servicio de dicho
cliente con la clusula
de garanta del equipo
y notificara a almacn
la conformidad del
alquiler va email y
confirmacin
telefnicamente.

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6.3 FACTURACIN PARA ALQUILER.

ETAPAS DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO

Se emite el reporte de los contratos
pendientes por facturar mensualmente y
se realiza el seguimiento
Reporte de
correspondiente, salvo que al devolver el Encargado de
equipo el cliente solicite inmediatamente Contratos
facturacin y
la factura (se obviara l envi de la Cobranzas.
valorizacin).

Se genera las nuevas valorizaciones de

los equipos devueltos o de los equipos Asesor Valorizacin
que tengas mas de 30 dias de alquilado. comercial

Se debe enviar dicha valorizacin y

solicitar la orden de servicio y
documentacin pertinente va email o Asesor Valorizacin
telefnicamente al cliente (corporativo), comercial /Email
de ser el caso contrario se emitir la
factura.

Se debe gestionar el seguimiento para

recepcionar la documentacin emitida Encargado de
por el cliente. Una vez recepcionada facturacin y Factura
dicha documentacin se emite la factura Cobranzas.
correspondiente.

La documentacin que ha sido enviada

por el cliente se debe adjuntar como
sustento a la factura que se le har llegar
Factura
Encargado de
al cliente corporativo. facturacin y
Cobranzas.

Encargado de
Se realiza el cobro Factura
facturacin y
Cobranzas.

NOTA: En los casos de que el alquiler ya est aprobado y el tiempo de alquiler sea menor a 20 das, este
servicio deber ser pagado al contado (a excepcin de los clientes corporativos).

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6.4 FACTURACIN POR SERVICIOS.

ETAPAS DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO
Se recepciona la Encargado de
Cotizacin /
cotizacin y el nmero facturacin y
Nmero de gua
de gua de remisin, va Cobranzas
de remisin
email de laboratorio.
Si el cliente no tiene
crdito se deber recibir Encargado de Dynamics/Estad
y confirmar la facturacin y o de cuentas
transferencia bancaria. Cobranzas
Si el cliente tiene credito
y el importe es mayor a
$ 500, se debera emitir Encargado de
la factura al credito y facturacin y
Factura
notificar al asistente de Cobranzas
laboratorio via llamada
tefefonica y entregar la
factura.
Si el importe facturar es Encargado de
menor a $500, se deber facturacin y Estado de
recibir y confirmar la Cobranzas cuentas
transferencia bancaria.
Encargado de
Emitir la factura al
facturacin y Factura
contado. Cobranzas
Notificar al asistente de
laboratorio via llamada Encargado de
facturacin y Factura
tefefonica y entregar la
factura. Cobranzas

Nota: Solos los clientes corporativos enviaran rdenes de servicio por importes menores a $500, pues por
poltica no cancelan contraentrega.

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6.5 FACTURACIN DE CONTRATO DE VENTA.

ETAPAS DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO

Encargado de
Se recepciona la solicitud de
compra va email de comercial.
facturacin y Email
Cobranzas
Si el cliente no es nuevo (ltima
compra hace menos de 2 aos), se Encargado de
deber recibir la orden de pedido de Dynamics/
venta de comercial va email, en
facturacin y
Email
caso contrario (ltima compra hace Cobranzas
ms de 2 aos) se le evaluara.

Luego que el al cliente haya aprobado la Encargado de Cuadro de

evaluacin recibir la solicitud crediticia
de comercial va email y evaluar dicha facturacin y financiamie
solitud. Cobranzas nto/ Email

Se debe emitir el resultado de la

evaluacin crediticia y notificar a Encargado de Evaluacin
comercial dicha resultado va email
en mximo 48 horas despus de
facturacin y crediticia/E
haber recibido dicha solicitud Cobranzas mail
completa.

Si el cliente aprob la evaluacin

crediticia se deber recibir la orden Orden de
de pedido de venta de comercial va pedido de
email, posteriormente emitir el venta/Contr
Encargado de
cuadro de financiamiento de letras, ato de
contrato de venta, giro de letras y
facturacin y
venta
recepcionar la inicial de venta (30% Cobranzas
/Letra/
del precio del equipo) y emitir las Factura/Not
facturas y notas de dbito a de dbito.
correspondientes.

Coordinar con comercial y el

Encargado de Contrato de
cliente para firmar el contrato,
facturacin y Venta
letras y los correspondientes
Cobranzas /Letras
cargos.

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6.6 COBRO DE VENTA AL CRDITO.

ETAPAS DESCRIPCIN RESPONSABLE REGISTRO

Cada quincena y fin de mes, se Encargado

Reporte de
debe elaborar y revisar el de
reporte total de cuentas por
cuentas por
facturacin y
cobrar. cobrar
Cobranzas
Se debe iniciar la cobranza
mediante llamadas telefnicas y Encargado
Estado de
email, si se cancel la deuda se de
debe confirmar la transaccin
cuentas
facturacin y
bancaria o recoger los cheques /Cheques
Cobranzas
correspondientes.

Si la deuda esta pendientes

hace ms de 30 das pero
menos de 3 meses se deber
notificar al cliente la deuda
pendiente mediante cartas de
cobranza o email o llamadas Encargado
telefnicas con el fin de acordar Cartas de
de
una fecha de pago cobranza
correspondiente y se har facturacin y
/Email
seguimiento correspondiente. Cobranzas
Cabe mencionar que los
clientes corporativos se tomaran
un tiempo adicional a la fecha
de vencimiento, para programar
la fecha de pago.

Si la deuda est pendiente

hace ms de 3 meses de
Cartas
deber emitir y enviar cartas Encargado
notariales/
notariales y posteriormente de
Registro de
se reportara la deuda a la facturacin y
SENTINEL.
REPORTAR A central de riesgos de Cobranzas
SENTINEL
SENTINEL.

Si se obtiene una respuesta

favorable de pago se debe
elaborar, enviar y formalizar
un cronograma de pagos,
Encargado Cartas
gestionar la cobranza y
de notariales/
hacer el seguimiento al
facturacin y Cronogram
cronograma
Cobranzas a de pagos
De ser el caso contrario se
debe emitir y enviar cartas
notariales.

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