PrcticasrecomendadasdeOutlook2011paraMac

Esposiblequepartedelcontenidodeestetemanopuedaaplicarseaalgunosidiomas.

EsteartculoloescribielequipodeproductoquecreOutlookparaMac2011porlamejordelas
razonesposibles:nuestrosclienteslopidieron.OutlookparaMac2011sediseparaunaamplia
audienciaconmuchasnecesidadesdetrabajoyestilos.Aunquenohayunasola"maneracorrecta",
sabemosquealgunasformasdetrabajarconelprogramasonmsfcilesqueotras.Esperamosqueal
conocerlosprocedimientosrecomendados,tengalamejorexperienciaposibleconOutlookpara
Mac2011.

NotaEsteartculotambinestdisponiblecomounarchivo.pdfquepuededescargarsedesdeelsitio
webdeMicrosoft.

EstaguarepresentanuestrosconsejosparaobtenerelmximopartidodeOutlookparaMac2011.Sin
embargo,noesunaguaexhaustiva.Seabordanalgunosescenariosprincipalesafindeayudarlea
aprovecharOutlookparaMac2011ensusnecesidadesdeadministracindeinformacin.

Estaguaestpensadaparapersonasque:

TrabajanenunaempresagrandeconundepartamentodeTI.

Recibenmsde30mensajesdecorreoalda.

DedicanmuchotiempocadadaausarOutlookparaMac2011afindeenviaryrecibirmensajesy
configuraroasistirareuniones.

UsaOutlookparaMac2011conunacuentadeMicrosoftExchangeServer?

Independientementedelaconfiguracindelservidoroeltamaodelaorganizacin,estedocumentole
serdeutilidad.Enesteartculoaprenderlosiguiente:

Principiosbsicosdebuenaadministracindeltiempo

OutlookparaMac2011esunaherramientaqueayudaaadministrarlosmensajesdecorreo,el
calendario,loscontactosylastareas.Comotal,seencuentraenelcentronosolodelas
comunicaciones,sinotambindelaadministracindeltiempo.Paraobtenerelmximoprovechode
OutlookparaMac2011,lesugerimosalgunosprincipiosbsicos:

Reduzcaelnmerodelugaresdondeleemensajes.Filtretodoslosmensajesquetienequeleeren
unsololugar:suBandejadeentradaconunaseriedereglas.
 Hagacasoomisodealgunosmensajes.Usereglasparaenviarlosmensajesquetienequeleerala
Bandejadeentradaydejequeelrestofluyaintactoalgrupodecontactos(conocidostambincomo
listasdedistribucindelgrupoglobaldedireccionesdelaempresa.Tambinpuedecreargruposde
contactosenOutlookparaMac,aunqueestosgruposdecontactosseguardanenelequipolocaly
debenusarseparacontactosexternosalacompaa.VealaseccinContactosacontinuacinpara
obtenerreglassobrecmotrabajarconcarpetasdegruposdecontactoslocales.Noesnecesario(y
enelcasodegrandesvolmenes,probablementenopueda)leertodoslosmensajesqueleenvan.
SololosmsimportantesdebeniralaBandejadeentrada.Puederesultartilconservarlosdems
mensajesporsi,porejemplo,seveinvolucradoenalgnproblema.

Reduzcaelnmerodelugaresendondearchivamanualmentelosmensajes.Reduzcaelesfuerzo
mentaldearchivarbasndoseenlabsquedaparaubicarmensajes.

Proceselosmensajessiguiendoestoscuatrocriterios.Alleerlosmensajes,decidasidesea:
eliminarlo.Darlecurso(responderoarchivarlocomoreferencia).Delegarlo(reenviarlo).Aplazarlo
(mediantecategorasymarcas)hastarealizarunasegundarevisindelalistadetareas.

Reduzcaaunalalistadetareaspendientes.Useunasolalistadetareaspendientesyunsolo
calendarioparaadministrarloquetienequehacer.

Trabajeenlotes.Usecategorasqueleayudenaagrupartareassimilares.

Apliqueelsentidocomnalenvodemensajes.Sigalasrecomendacionesyprohibicionespara
escribirmensajesexcelentes.

Reviseelcalendarioylastareasperidicamente.

Aunquenosigatodoslosprocedimientosrecomendadosquesedescribenaqu,conquesigatansolo
algunosmejorarsuexperienciaconOutlookparaMac2011.

ConfiguracindeOutlookparaMac2011:diseo

Elprimerpasodelossiguientesprocedimientosrecomendadosesconfigurarunsistemaqueoptimice
lamaneraenqueusaOutlookparaMac2011.Unprocedimientorecomendadoesque:

Paraobtenermsinformacinsobrecmoconfigurareldiseorecomendado,vealaseccinPreguntas
msfrecuentesalfinaldeestedocumento.

Carpetas

Unprocedimientorecomendadoesque:

UseunaBandejadeentradaparalosmensajesquetienequeprocesar(atender).Destinela
 Bandejadeentradaalosmensajesqueleenvandirectamenteaustedoquepuedeserimportante
quelea.Sirecibenumerososmensajesquevanyvienenentredistintaspersonas,cambiealavista
deconversaciones.Encasocontrario,uselaorganizacinporfecha(lapredeterminada).

Creeunasolacarpetadereferencia,enlaBandejadeentrada,paratodoelmaterialdereferencia
quepuedatenerqueconsultarmsadelante.Enestacarpetanosedebearchivarnada
automticamente(esdecir,conunaregla).Asigneaestacarpetaelnombre1Referencia.(Al
agregarel1harqueseaelprimerelementodelaBandejadeentrada.Estacarpetasecreaenla
BandejadeentradaparaquitarladelavistaalcontraerlaBandejadeentrada.

NotaSiestacarpetallegaaserdemasiadogrande(10.000elementosoms),Outlookpara
Mac2011puedeirmuylentoalcambiaraestacarpeta.

Creeunacarpetaparamensajespersonales,privadosyrelacionadosconsutrayectoriaprofesional.
Elusodeunacarpetaaparteparainformacinpersonalyrelacionadaconsutrayectoriaprofesional
lepermitebuscarunmensajemientrasalguienestasuladosintenerquepreocuparsedeque
aparezcaunmensajepersonaldendoledelicada.Asigneaestacarpetaelnombre2Personal.

Losjefespuedentenerunasolacarpetaparacomentariossobrelosempleadosllamada3
Administracin.

Dediqueunconjuntodecarpetasamensajesdegruposdecontactos.Noesnecesarioleertodoslos
mensajesenviadosagruposdecontactos(tambinllamadosservidoresdelistas,listasdecorreoo
listasdedistribucin).Esteconjuntodecarpetaseselrepositoriodetodoslosmensajesdegrupos
decontactosquenoseenvanautomticamentealaBandejadeentrada.Creeunasolacarpeta
generalenlaBandejadeentradallamadaGruposdecontactosyluegocreeunasubcarpetapara
cadatemadegruposdecontactos.Porlogeneral,bastaconunacarpetaporgrupodecontactos,
perosiformapartedevariosgruposdecontactosrelacionados,planteselaposibilidaddeenviar
todoslosmensajesalamismacarpeta.ContraigalacarpetageneralGruposdecontactoparaque
noledistraiganlosmensajesnoledosdelascarpetasquehayenella.

NotaSitienequeleertodoslosmensajesenungrupodecontactos,nocreeunacarpetaparael
mismo.EstosmensajesdebenirdirectamentealaBandejadeentrada.

Carpetasinteligentes

Lascarpetasinteligentes,tambinllamadascarpetasdebsqueda,resultantilespararecopilar
informacinprocedentedediferentescarpetasdecorreo.Lascarpetasinteligentespuederesultar
especialmenteprcticascuandoesnecesariorecopilarinformacinqueseguardaendiferentes
carpetas,porejemplo,alprepararseparaunareunintrimestral.
Sirecibeungranvolumendemensajes(msde200mensajesalda),lascarpetasdebsqueda
puedenresultarunabuenaformadeanalizarcorreodedistintosremitentes.

Paraobtenermsinformacinsobrecmoconfigurarcarpetasinteligentes,vealaseccinPreguntas
msfrecuentesalfinaldeestedocumento.

Reglas

ElobjetivodeorganizarelcorreodeOutlookesreducirlacantidadde"ruido"innecesarioenlaBandeja
deentradayhacerqueloselementosmsimportantesaflorenalasuperficie.Lasreglascontribuyena
esteprocesomoviendolosmensajesacarpetasenfuncindeloscriteriosqueestablezca.Lasreglas
filtranlosmensajesquelleganalaBandejadeentradaparaqueseveansololosmensajesdelectura
obligada.

Unprocedimientorecomendadoesincluirlassiguientesreglas(encontrarmsinformacinsobre
cmoconfigurarestasreglasenlaseccinPreguntasmsfrecuentesalfinaldeestedocumento):

Para:yoCualquiermensajequeleenvendirectamenteaustedoqueloincluyaenlalneaCCse
envaalaBandejadeentradaynoloprocesanotrasreglas,aunquetambinseenveaungrupode
contactos.

GruposdecontactoCualquiermensajedecorreodirigidoaungrupodecontactosseenvaa
unacarpetadegrupodecontactos(amenosquelaspalabrasclavesugieranqueesimportante
parausted,encuyocasoseenvaalaBandejadeentrada).Variosgruposdecontactosquesean
similaresdebenusarlamismareglayarchivarseenlamismacarpeta.Siesmiembrodeungrupo
decontactoscuyosmensajestienequeleer,nocreeunareglaparal.Todoslosmensajesquedebe
leerdeberanirdirectamentealaBandejadeentrada.
Notificaciones

Sirecibegrancantidaddemensajesoelsonidodenotificacinquesereproduceparalosmensajes
entrantesledistraefcilmente,lerecomendamosdesactivarlasopcionessiguientes:

Lasalertasdeescritoriodelcorreoelectrnico

EliconoanimadodeOutlookparaMacquesemuestraenlabase

Elsonidoqueacompaaatodaslasopcionesanteriores

Paracambiarestosvalores,enelmendeOutlook,hagaclicenPreferenciasyluegoen
Notificacionesysonidos.EnLlegadadelmensaje,desactivetodaslascasillas.

Categoras

LascategorasdeOutlookparaMac2011lepermitenadministrarelementosdediferentesmaneras.
Haytrestiposprincipalesdecategorasqueserecomiendacrear:

Proyecto(puedeincluirpersonas)

Tema

Ubicacinoactividad

Lascategorasnosonunaspectonecesariodeestesistema,peroleharnlavidamsfcilsilasusa
concuidado.Porejemplo,puedenayudarleaidentificarmsfcilmenteloquepuedehacerenel
momento,ascomoaagrupartareassimilaresparaquepuedarealizarlastodasalavez.

Paracrearcategoras,realicelosiguiente:

EnlapestaaInicio,hagaclicenClasificaryluegoenAgregarnuevo.

Unprocedimientorecomendadoestenerunacategorapara:
Cadaunodesussubordinadosdirectosysujefeconelementosquequierarevisarlaprximavez
queserenan(porejemplo,unacategorallamada1:1Jefe).

Cadaunadelasprincipalesubicacionesotiposdeactividadesquellevaacabo,parapoderrealizar
accionesmasivas(unaspectoprcticodelaadministracindelastareas),porejemplo:

@Viajediarioparatareasquepuederealizarenelcaminodeltrabajoacasa.

@Correoelectrnicoparatareasqueimplicanmensajesdecorreo,reunionesocualquierotro
aspectodeOutlookparaMac2011.

@Casaparatareasquesolopuedehacerencasa.

@Reuninparaelementosquenecesitaconobjetodeprepararseparaunareunin.

@Sinconexinparatareasqueleapartandelequipocomo,porejemplo,hacerunacopiadeun
documento.

@Enlneaparatareasquesolopuederealizarenlneaoatravsdeunexploradorweb.

@Telfonoparallamadasquetienequerealizarorecibir.

@Lecturaparatareasquesoloimplicanlectura,norespuesta.Estacategoraresultatilenel
casodemensajesodatosadjuntoslargosquetienequeleerperonopuedehacerlo
inmediatamente.

@Enesperaparamensajesotareasenesperaderespuesta,sinningunaaccinsiguiente
explcitaquedebarealizar.
 NotaConelsmbolo@consiguequelascategorasdestaquenenlalistadecategoras.La
colocacinde@delantedealgunascategorasayudaamantenerestascategorasenlaparte
superiordelalistadecategorasylerecuerdaendndedebeestarcuandorealiceestatarea(por
ejemplo,@Telfonoes"altelfono").

Cadatemaoproyectoimportanteparapoderencontrarfcilmentemensajessobreuntema
determinado,sobretodosinohayningunapalabraenelcuerpooelasuntodelmensajequepueda
hacerqueaparezcaenunabsqueda.

Elementosimportantesquedebarealizareneldaynopuedapostergarhastaotroda.

NotaSepuedenaplicarvariascategorasaunsoloelemento,adiferenciadelarchivado,enquelos
elementossolopuedenpermanecerenunacarpetaalavez.Porejemplo,unmensajeimportante
quequieratratarconeljefeantesderesponderlopodraclasificarloenlascategoras@Correo
electrnicoy1:1Jefe.

Comover,lascategorasayudanahacerlabsquedamseficaz,ascomoaprepararseparalas
reuniones.

NotaTengamuchocuidadoenlaclasificacindelosmensajessalientes,losdestinatariospodranver
lascategoras.SilosdestinatariosnousanOutlookparaMac2011oExchangeServer2010,podrnver
lascategorasqueustedestablece.

ControlarlaBandejadeentradaconloscuatrocriterios

Unavezconfiguradoelsistema,estlistoparacomenzaraadministrarlosmensajesentrantes.Al
convertirlaBandejadeentradaenelcentroderecepcindemensajesimportantes,puedepasarpor
ellaconlacertezadequecadaelementoesalgoquetienequeatender.

ParacadamensajedelaBandejadeentrada:

Sinoesimportante,elimneloinmediatamente.

Sipuedehacerseenmenosdedosminutos,hgalo(responder,archivar,llamar,etc.).

Sinoesparaustedosipuedehacerlo,delguelo(reenviar).

Sidebehacerlo,perosetardamsdedosminutos(incluidalalectura),aplcelo(postergar).

Silonecesitacomoreferencia(aunquedecidieseaplazarlo),muvaloalacarpetadereferencia.El
objetivoesreducirelnmerodevecesquetoquecadamensaje.

Eliminarlo
Eliminelosmensajesquenotienequeleer.Siescorreonodeseado,elimnelo.

Darlecurso:elejerciciodelosdosminutos

Esincrebleloquesepuedehacerendosminutos.Porejemplo,muchosmensajessepueden
responderenmenosdedosminutos.Perosiparaatenderunmensajenecesitamsdedosminutos,
aplcelo.Parahacerseunaideadeloquedandesdosminutos,cronomtrese.

Despusdeatenderelmensaje,realiceunadelassiguientesacciones:

Elimnelosisetratadealgodeescasatrascendencia.

Archveloenunadesuscarpetasdereferencia(porejemplo,1Referencia).

Delegarlo

Avecesrecibeunmensajequeenrealidaddebeatenderotrapersona.Enestoscasos,respondae
incluyalapersonaalaquedelegaelmensajeenlalneaPara.

Sidesearealizarelseguimientoposterior,mrqueloparasmismoantesdeenviarlo.Marquelatarea
conlacategora@Enespera.

Aplazarlo

CUNDOAPLAZARUNMENSAJE

Aplazarunmensajesignificaquelorevisarmsadelante,cuandotengatiempo,ylosmotivospara
aplazarunmensajeson:

Nopuedeatenderseenmenosdedosminutos.

Tardarunratoenleerlo.

Requerirunarespuestaelaboradaconcuidado.

Requiereunaaccinadicionalenotroprograma(porejemplo,"Hayqueagregarloaldocumento
<nombre>")

CMOAPLAZARUNMENSAJE:MRCARLO

Cuandodecidaquenotienetiempoparaatenderunmensajeinmediatamente,puedemarcarlo:

Sitienequehacerlohoy,mrqueloparaHoy(bastaconhacerclicenlamarca).

Sipuedepostergarlodurantemstiempo,mantengapulsada
 +CONTROL,hagaclicenelmensajeyluegomrqueloparaseguimientoenunafechaposterior.

Sinecesitahacerreferenciaalmensajemsdeunavezyquieretenerfcilaaccesoal,establezca
lamarcaFechadeinicioenlatareaen100aosenelfuturo.(Useestamarcaencontadas
ocasionesparaquenoseconviertaenunatestado"cajndesastre").

Sisetratadealgoquevaanecesitarenbreve,mrqueloSinfechadevencimientoparaque
aparezcaenlapartesuperior.Useestegrupoconmoderacinybrreloperidicamente,porquese
encuentraenlapartesuperiordelalistadetareas.

Almarcarloyarchivarloenlacarpetadereferencia,yaloprocesypuedequitarlodelavista.Pero
dadoqueseencuentraensulistadetareas,puedepasaralsiguientemensaje,sabiendoquems
adelantevolveraloselementosmarcados.

SIDESEACLASIFICARLOSELEMENTOSMARCADOS

Puedeagregarunacategoraquelepermitadetectardeunvistazodndeseencuentralaprxima
accin.Unvistazorpidoalastareasclasificadaslepermitesaberloquerequiereaccininmediata
(@Oficina),qutareasesperanporotraspersonas(@Enespera)yloqueseincluyeenlasiguiente
reunin(@Reunin).

CUNDOATENDERLASTAREASAPLAZADAS?

Despusdeprocesarlosmensajes,puedeabordarlalistadetareas.Esentoncescuandorespondea
losmensajesaplazados.

SIMPLEMENTEARCHIVARLO

Avecesrecibeunmensajequenorequieresuintervencin,peroquepodranecesitarenelfuturo.Un
buenejemploesunmensajeconinstrucciones.Archiveestosmensajesenlacarpetadereferencia(1
Referencia).Siagregaunacategoralesermsfcilencontrarelmensajedespusencasodequelo
necesite(porejemplo,@Proyecto).Hagaestoantesdearchivar.

Cuandoterminedeprocesarlosmensajes,debetenerunaBandejadeentradalimpiaypodrcentrarse
enelcalendarioylastareas.

Revisindiaria:administracindeltiempoylastareas

Unprocedimientorecomendadoesreservartiempotodaslasmaanasparaadministrarlalistade
tareasyelcalendario.Estoincluye:

Revisindelascitasyreunionesdeldaylasemanasiguiente.
 Revisindelastareasyrealizacindeajustes.

Incorporacindecitasalcalendarioconelfindereservarsetiempoparaterminareltrabajo.

Decirqueno

Amedidaquerevisaelcalendarioylalistadetareas,searealistasobreloquepuedellevaracabo.A
vecesesosignificadecirqueno.Algunasideaspararecuperartiempodiciendoqueno:

Rechacereunionesalasquenotienequeasistir.S,puedehacerlo.

Eliminetareasquenohadehaceroquesabequenohar.

Envemensajesparaquelagentesepaquetrabajaenunarespuesta(yasegresedemarcarlo
parasmismoalenviarlo).Esmejorquesepanquevaaresponderantesdeunafecharealistaque
dejarquepiensenquesehaolvidadodeloquelepidieron.

Administracindecalendarios

Larealidadesquesitieneundallenodereuniones,tienemenostiempoparacompletartareasy
escribirmensajes,asquepasetareasaotrosdas.

Siunatareavaaquitarlemuchotiempoosiesalgoquehaderealizar(adiferenciadelastareasque
decidaquenotienequerealizar),reservetiempoenelcalendario.

Formasdecreartareas

Amedidaquereviseelcalendarioylastareas,inevitablementeempezarapensarenotrascosasque
tienequehacer.AlgunasideasparacreartareasenOutlook:

Marqueelmensaje.

Enlacinta,hagaclicenNuevoyluegoenTareaparacrearunatarea.

Sivaencoche,yeslegalysegurohacerlo,uselafuncindememorandodevozdeldispositivo
mvilotelfonomvilparagrabarlastareasytranscribirlasmsadelantealalistadetareas.

Formasdeadministrartareas

Algunasideasquepuedenayudarleaatenderlastareas:

AgreguelastareasamedidaquelleganhaciendoclicenNuevoyluegoenTareasenlacinta.

Borrelastareasquenotienequehacer.Lalistadetareasessuespaciosagrado:nodejequese
contamine,operdersuutilidad.Enelcasodemensajesmarcadosquedeseaconservar,hagaclic
 enBorrarmarcadelocontrario,hagaclicenEliminar.

Marquecomocompletadaslastareasfinalizadasparaquitarlasdelalistadetareas.

Creetareasenfuncindelasaccionescambiandoelasuntodelatarea.Porejemplo,unatareacuya
lneadelasuntoseaNosepuedecambiarlapertenenciaagruposmedianteeltecladodebe
cambiarlaaResponderaToms,queeslasiguienteaccinenestatarea.Paracambiarelasunto
delatarea,hagadobleclicenlatareayescribaunnuevoasunto.

Apliquecategorasqueleayudenaidentificardndedebeestarpararealizarelpasosiguientey
paradestacaralgunastareas.

Reorganicelastareasparaagrupartareassimilares,como,porejemplo,tareasconlamisma
categora.Deestemodo,puedetrabajaralmismotiempoentareassimilares.

Aunqueesbuenoserorganizado,nodediquemuchotiempoapriorizaryadministrarlalistadetareas.
Elprocesodeadministracindelalistadetareasnodebeaduearsedesuvida.

Usarelcalendario:crearcitasparaadministrareltiempo

Recuerdequesiemprehaymscosasquehacerquetiempoparahacerlas.

Comopartedeunabuenaadministracindeltiempo,necesitatiempoparaocuparsedelosmensajes,
administrarlascitasytareas,ypensarenloquetienequehacer.

Puedeprogramarestetiempoparasmismoconcitasyreunionesperidicasenelcalendario.Debe
considerarelcalendariocomolaautnticaplanificacindesutiemposiprogramaalgo,esoesloque
secomprometeahacerenesemomento.

Tomarseuntiempopara:

Atenderlosmensajes.Reservartiempoparaocuparsedelosmensajesesespecialmenteimportante
sirecibeunagrancantidaddemensajes.Aunquetengareglasestablecidasparaquesololos
mensajesimportantesaparezcanenlaBandejadeentrada,siguenecesitandotiempoparaatender
esosmensajes.

SugerenciaAlprocesaryleerlosmensajes,despejeeldesordenvisualminimizandoelpanelde
navegacinylacinta.

Realiceunarevisindiariaysemanaldelastareasycitas.Consulteelcalendarioylastareas,y
evalesuscitasytareasenfuncindesusprioridades.Sielcalendarioestmuylleno,eshorade:

1.Borrarlascitasenconflicto,porquenopuedeestarendoslugaresalavez.
 2.Programartiempopararealizartrabajo.

3.Pensarenloquehace,siaprovechabieneltiempoysiestablecelasprioridadescorrectas.

4.Renaseperidicamenteconsujefe.Lasreunionesperidicasconsujefepuedenayudarlea
explicarenqutrabajayareajustarlasprioridadescuandoseanecesario.Paraconfiguraruna
reuninperidica,hagaclicenPeriodicidad.

Tareas:hacereltrabajo

Revisinsemanal

Laobservacindeltiempoylastareasenconjuntoleayudarapriorizareltrabajoimportantesobrelas
tareasmenosurgentes.Estolepermitirdejarclaroalosdemsloquepuedenynopueden
razonablementeesperarqueustedrealice.Larevisindelasemanapasadaylaprximasemana
tambinresultatilparalapreparacindeunareuninsemanalconsujefeoparalaelaboracindeun
mensajedecorreosobreelestado.

Dnderealizareltrabajo

Despusdeprocesarlosmensajes,elmejorlugarpararealizartrabajodeOutlook(responder
mensajesytareassimilares)esenTareas.AlcambiaraTareas,noledistraernlosmensajesque
lleguenalaBandejadeentrada.

Procesomasivodelastareas

Amedidaquepaseporlalistadetareasyelcalendario,realicealmismotiempotareassimilares.Por
ejemplo,sisolodisponedeunosminutos,realicetodaslasllamadastelefnicas(sisonpocas).Aborde
lastareasquelesuponenmayoresfuerzo(paraalgunaspersonas,esoserarespondermensajes)
cuandosesientamsfuerte.Ocpesedelastareasquerequierenmenosesfuerzo,comoleer
mensajesdeestado,alfinaldelajornadaoenelmomentoenquesesientamscansado.Al"procesar
deformamasiva"lastareas,avanzarsimultneamenteentodossusproyectos.

UnamaneradeprocesardeformamasivatareasescambiarlaorganizacindeFechadeinicioa
Categoras.Paraello,hagaclicenelencabezadodecolumnaCategoras.

NotaSitienetareasqueimpidenqueotraspersonasterminensutrabajo,hagaesastareasenprimer
lugar.
Finalizacindelastareas

Cuandofinalicelastareas,mrquelascomocompletas.OutlookparaMac2011mantiene
automticamentelalistadelastareascompletadas.Estopuedeserunresumentildelorealizado.Si
nonecesitamantenerunregistrodelatareaoelmensaje,elimnelooquitelamarca.

Trabajarsinconexin

Sitienemuchotrabajoquehacer,planteselaposibilidaddedesconectarseparadetenerladistraccin
continuaqueproducenlosmensajesentrantes.

Cuandocambiaentretrabajarenlneaysinconexin,semodificantodaslascuentasdecorreodel
perfildeOutlook.

EnelmendeOutlook,hagaclicenTrabajarsinconexin.

ElbotndealternanciaModoenlneadelacintaHerramientasmuestraquetrabajasinconexin.

HagaclicenelbotndealternanciaModoenlneaparavolveralmodoenlnea.

Encontraresemensaje:bsquedaeficaz

Cmoencontrarunmensajedeunapersonaenconcreto

Siquiereencontrarunmensajedeunapersonadeterminada,hagaclicenlacarpetadereferencia(por
ejemplo,1Referencia),hagaclicenelcuadroBuscaryluego,enlapestaaBsqueda,hagaclicen
De.

Escribaelnombredelapersona.

NotaTambinpuedehacerclicenelcuadroBuscar,escribirtomsyluego,enlalista,hacerclicen
detoms.
Cmoencontrarunmensajecondatosadjuntos

Paraencontrarunmensajecondatosadjuntos,hagaclicenelcuadroBuscaryluego,enlapestaa
Bsqueda,hagaclicenDatosadjuntos.

Todoslostrminosdebsquedasonaditivos,porloquesiquiereencontrarunmensajedealguiencon
datosadjuntos,hagaclicenloscomandosdelacinta(De,Datosadjuntos)paragenerarlabsqueda.

Paraencontrarmensajesentodoelbuzn

Avecesnopuedeencontrarunmensajebuscandonicamenteenlacarpetadereferencia,podra
tratarsedeunmensajequeyaenvioquesearchivincorrectamente.Enestoscasos,empiecepor
buscarencualquiercarpeta(Bandejadeentrada,1Referencia,etc.)yluegohagaclicenTodoel
correo.

Sisospechaqueloquebuscapuedeestarenunaconvocatoriadereuninaceptada(y,porlotanto,se
encuentraenelcalendario),intenteaumentarelmbitoaTodosloselementos.

Paradetenerlabsqueda

Despusdeencontrarelelementoquebusca,cuandoestlistoparapasaralasiguientetarea,enla
pestaaBsqueda,hagaclicenCerrar.

Escribirmensajesdecorreoexcelentes

Lassiguientesreglasleayudarnconseguirunaspectoprofesionalyatransmitirelmensaje.

Reglasbsicasdemensajesexcelentes:recomendaciones

Leaelmensajeantesdeenviarlo.

Hagaqueelasuntoseadescriptivoyestorientadoalaaccin.Porejemplo:Equipodeventas,
enviarfechaspropuestasparalaReuninextraordinariadelaJuntadirectiva,dondeEquipo
deventaseselnombredelgrupoy,enviareslaaccin.OtrosprefijostilesincluyenInfoyAccin
requerida.

Siserequiereunaaccin,declareloquequiereenelcuadroAsunto.

Cambieelasuntodelmensajesieltemadelaconversacincambia.

Mantengatodoslosmensajesbrevesyseadirecto.

Organiceelcontenidodelmensajedelomsimportantealomenosimportante.

Planteselaposibilidaddedestacarennegritalainformacinimportante.

Coloqueloselementosdeaccinolaspreguntasenlneasseparadasparaquedestaquenyse
vean.

Destaqueennegritalosnombresdepersonasalformularpreguntas.Porejemplo:"Toms:cules
elestadodelproyecto?

Limiteelnmerodepersonasalasqueenvaunmensajealosusuariosquedebenleerlo.

PongaalaspersonasquedebenestarinformadasenlalneaCC.

PongaalaspersonasquedebenresponderotomarmedidasenlalneaPara.

Useunafirmacuandocorresponda,peromantengalafirmasencilla,breve,profesionaly,sies
posible,singrficos.

Sideseaunarespuestainmediata,noenveunmensaje.Llameportelfonooenveunmensaje
instantneo.

Siseencuentraenunaconversacindecorreoelectrnicoquetienemsde10mensajessinllegar
aunaresolucin,considerelaposibilidaddeorganizarunareuninparatratarelproblema.Elcorreo
electrniconosiempreesunmedioeficazpararesolverproblemascomplejos.Conelmensaje
seleccionado,enlapestaaInicio,hagaclicenReunin.

Confirmelosmensajesquerequieranunarespuestamsexhaustiva.Siestdemasiadoocupado
pararesponderinmediatamenteconunarespuestacompleta,informealremitentedequeest
estudiandoelproblemayresponderantesdedeterminadahoraofecha.Mrqueloparasmismo
parahacerlomstarde.
 UsePrioridadaltaconmoderacin.

Siseplanteaunapreguntayhayvariaspersonasquepodranresponder,elijasolounapersonaen
lugardeenviarlapreguntaaungrupo.

Seguimiento:marcaralenviar

Cuandoenveunmensajeaalguiendequinnecesitaunarespuesta,hagalosiguiente:

Mrqueloparasmismoalenviarlo.

Mrqueloconlacategora@Enespera.

Cuandorealizaestospasos,sabequesuprximaaccinesenviarotromensajeoestaratentoa
unarespuesta.

SugerenciaRecordarseasmismoenviarotromensajesuelesermseficazquemarcarel
mensajeparaeldestinatario.Deformasimilar,cuandoprometahaceralgoenunmensaje,mrquelo
parasmismoafindeincluirunatareaenlalistadetareasqueselorecuerde.

Reglasbsicasdemensajesexcelentes:prohibiciones

Noincluyaasujefeentodoslosmensajesqueenve.

Noenveunmensajecuandoestenojado.Espreferiblequeloredacte,loguardeenlacarpetade
borradoresylorecuperemsadelante.

Noespereunarespuestarpidacuandoenvemensajeslargos(demsdedosprrafos).

Noenveunmensajedeseguimientoantesdeundadespusdelprimermensaje.Sinorecibe
respuestaenunplazoprudente,useeltelfonoolamensajerainstantnea.

Noasociemarcasatodoslosmensajesqueenve.Losdestinatariosaprendernapasarlosporalto.

NousepalabrasenTODOMAYSCULAS.

Noenvedatosadjuntos:envevnculosensulugar.Estareglaseaplicaespecialmentealas
convocatoriasdereunin,dondelosdatosadjuntospuedenaumentarsignificativamentelascuotas
deservidor.

Noexpandagruposdecontactos(listasdedistribucin).Laampliacindelosgruposdecontactos
 (listasdedistribucin)hacelosmensajesmsdifcilesdeleeryqueterminenenlascarpetasde
correoequivocadasenelcasodelaspersonasqueusanreglas.

Noseasarcstico.Suhumorpodrasermalinterpretado.

Noescribanadaquenoquisieraqueleyesentodaslaspersonasdelaempresa.Nuncasesabe
dondepodraterminarelmensaje.

Nousefuentesencursivani"divertidas"queseandifcilesdeleer.

Nousefuentesenrojo,yaquesondifcilesdeleerysepuedeninterpretarcomocruciales.

NouseResponderatodosconungrupodecontactosquepidequeloquite.

Recomendacinparagruposdecontactos(tambinconocidoscomolistasdedistribucin)

Sirespondeaungrangrupodecontactos,sigatodaslasrecomendacionesyprohibicionesde
mensajes.

Sinecesitamsinformacinoinvestigaelproblemaporseparado,respondaatodoelgrupode
contactosparaquetodossepanquerespondeyluegorespondaalapersonaporseparado.Asegrese
deresponderalgrupodecontactosconlasolucindespusdequeelproblemaseresuelva.As,otras
personasdelgrupodecontactospuedenhacerreferenciaalaresolucin.

Cmoredirigiralosusuarios

Sialguienenvaunmensajeaungrupodecontactosdelqueesmiembroyseramsadecuadoqueel
mensajelorespondieseotrapersonauotrogrupodecontactos,hagalosiguiente:

RespondaincluyendoalapersonaoelgrupodecontactoscorrespondienteenlalneaPara.

Hagaquelasrespuestasseenvenadichapersonaodichogrupodecontactos.

NoincluyaalgrupodecontactosoriginalenlalneaCCO,porquelasreglasdeotraspersonasno
filtrarnelmensaje.Enlugardeello,dejeelgrupodecontactosenlalneaParaoCC.

Cmoquitarsedeungrupodecontactos

Sirecibecorreodeungrupodecontactosenelquenodeseaestar,enveunmensajealadministrador
deredoalpropietariodelgrupodecontactosypdalequeloquite.Norespondaatodoelgrupode
contactos.

Cmousarcomentariosalineados

Agregarcomentariosalineadosaunmensajequerecibeesunaformacmodaderesponderpreguntas
yresponderdirectamentealosproblemas.Unprocedimientorecomendadoeshacerlosiguiente:

1.Enelmensaje,mencionequehacecomentariosalineados.Porejemplo,incluya"Vercomentarios
adicionalesacontinuacin".

2.Diferencieestetextodelmensajeoriginal.Entrelassugerenciasseincluyen:

Cambieelcolordelafuente.

Antepongasunombreosusinicialesentrecorchetes,porejemplo,[JuanCarlosRivas]o[JCR].

Cambielafuenteanegritaocursiva,oambas.

3.Noeliminenadaquenoescribausted.

Sisolodeseacomentarunapequeapartedeunmensajemslargo,copieesapartedelmensajeenla
respuesta,usandouncolordistintoyanteponiendocomillasalacitatextual,yescribasurespuestaa
continuacin.

CundousarCCO

SiagregaelnombredeundestinatarioalcuadroCCO(copiacarbnoculta)deunmensaje,seenva
copiadelmensajeaesedestinatario,perolosdemsdestinatariosdelmensajenovernelnombredel
mismo.

UselacaractersticaCCOparaquitarpersonasadicionalesdeunaconversacindecorreoelectrnico
cuandoconsiderequeyanonecesitanelcorreoelectrnicoadicionalosieltemadelaconversacin
cambia.

Porejemplo,siesunadelascincopersonasquerecibenunapreguntayquiereresponderla,muevalas
otrascuatropersonasalalneaCCOyescribaalgocomo"IncluyoenCCOaJuan,Jos,Albertoy
Julia.Estaeslarespuesta...".Apartirdeentonces,losmensajesfuturosseintercambiarnentre
ustedyelremitenteoriginal.

NouseCCOparaqueuntercero(comosujefe)sepadeunmensajeconfidencial.Eldestinatariodel
CCOpodranodarsecuentadequerecibeunCCOyresponderatodoslosusuarios,poniendoen
evidenciaquerecibiunmensajeCCO.Estopodrainterpretarsecomouncomportamientosolapado
porsuparte.

EnlugardeusarCCOparainformarauntercerodeunproblema,reenveleelmensajeunavez
enviado.

Calendarioyreuniones

Cundoesconvenienteconvocarunareunin?

Convoqueunareunincuando:

Unnuevogrupodepersonassereneporprimeravezparatrabajar.

Seproduceuniryvenirdemsde10mensajesrelativamentelargosentrevariaspersonas.

Sehacenecesariohablar,reflexionarycolaborar.

Convoqueunareunincuandosealamaneramseficazdeavanzarydejeclaroculeselobjetivo
delareuninantesdeconvocarla.

Aquininvitar

Invitesoloapersonasquetenganqueintervenir.Cadapersonaadicionalqueinviteaadecomplejidad
delareunin,hacindolamsdifcildecontrolar.Porotrolado,sihayquetomarunadecisin,
asegresedequelasprincipalespartesinteresadasestnpresentes,olareuninserunaprdidade
tiempoyrecursos.

Cmoelegirunahoraparareunirse

Elijaunahoraenlaquetodospuedanreunirseconsultandolainformacindedisponibilidadenel
calendario.UseProgramacinparaverladisponibilidaddetodoslosasistentesalareunin.

Lacuadrculadedisponibilidadindicaladisponibilidaddelosasistentes.Unalneaverticalverde
representaelcomienzodelareunin.Unalneaverticalrojarepresentaelfinaldelareunin.

Paraverlaprogramacinalredactarunaconvocatoriadereunin,hagalosiguiente:

EnlapestaaReunin,hagaclicenProgramacin.

Cundoreunirseenpersonaynodemaneraremota
Renaseenpersonasi:

Eslaprimeravezqueelgruposereneparatrabajar.

Semostrarnopasarnelementosnoelectrnicos.

Esunareunindereflexin.

Setratadeunareuninqueexigeunaintensacolaboracin.

Notodostienentelfonooelsoftwareyelequipoadecuadosparaunareuninelectrnica.

Encasocontrario,renaseportelfono.

SugerenciaSiseviajaallugardelareunin,programeenelcalendarioeltiempodeviajeanteriory
posterioralareunin.

Cmomanejardocumentosrelacionados

Alprepararunareunin,suelehaberdocumentosquesequierencompartirantesodurantelareunin.

Sitodoslosasistentesseencuentranconectadosasuredcorporativa,coloquelosdocumentosenun
sitiodeSharePointoenunaunidadderedcompartida.

Noenvedatosadjuntosenlasconvocatoriasdereunin.

Preparacindeunaagenda:dejarquelastareasayuden

@Reuninesellugardecentralizacindeloselementosdelaagenda.

Creeunanicatarea,mrquelaconlacategora@Reuninyestablezcalafechadeinicioolafecha
devencimientocomofechadelareunin.Amedidaqueseacerquelafechadelareuninyse
planteenpuntosquetratar,agreguecomentarios,vietas,ypensamientosalatareacuandosele
ocurran.Estatareaseconvertirenlaagendadelareunin.

Despusdelareunin,marquelatareacomocompletaycreenuevastareasparaloselementosde
accin.

Sideseatratarunconjuntodemensajesosolounmensaje...

Sihayunmensajequedeseetratarenunareunin,marqueelmensajeparaeldadelareuniny
mrqueloconlacategora@Reunin.

Sisonmsdetreslosmensajesquedeseatratar,nolosmarquetodosporquecontaminaranlalista
detareas.Enlugardeello,creeunanuevatareaconelnombredelareuninycopiecadamensaje
 enlatarea.Marqueestatareaconlacategora@Reunin.

Durantelareunin:cmocolaborar

Laherramientaqueseusaparacolaborarduranteunareunindependedelaubicacinyelaccesode
losparticipantes.

Sisecolaboraenundocumentoytodoelmundoseencuentraenlamismasala,empleelas
caractersticasControldecambiosyComentariosdeWord.

Siustedseencuentrapresenteyalgunaspersonasestnenunaubicacinremota,puedecompartirsu
pantallaconusuariosdeotrosequiposconlaopcinCompartirdePreferenciasdelsistemadeMacOS.

Cmofinalizarunareuninperidica

Cuandounaseriedereunionesseagote,enlugardecancelarlareunin,quequitartodaslas
instanciashistricasdelareunin,cambieelpatrndeperiodicidadparaquefinaliceenlaltima
repeticindelareunin.Paraello,hagaclicenelbotnPeriodicidadycambielafechadefinalizacin.

Cundoycmocompartirelcalendario

Esposiblequenotengaquecompartirsucalendario,yaquetodoslosmiembrosdesuorganizacin
puedenvercuandoustedestlibreuocupadoperononecesariamenteverelcontenidooelasuntode
lascitasyreuniones.Peropuedecompartirfcilmentesucalendarioconsuequiposiquiereque
puedanvertodaslascitasyreuniones.

Talvezquieraqueotrapersonaadministresucalendarioensunombre,porejemplo,unasistenteque
puedaaceptarorechazarreunionesporusted.Enesecaso,puededelegarsucalendario.Sidelegael
calendario,elijasolounapersona:noconviertaatodosendelegadosdelcalendario.Tenermsdeun
delegadopuedeproducirerroresenelcalendario.

NotaQueelcalendariosecompartedependedelaversindeMicrosoftExchangeServerqueejecute
elsistemaydelaformaenqueeladministradorconfigureelservidor.

Contactos

CundousarcontactosdeOutlookparaMac2011enunentornocorporativo

Aunquetrabajeenunacompaaconunalistaglobaldedirecciones,habrocasionesenlasquedesee
manteneruncontactoenOutlookparaMac2011.Creecontactospara:

Laspersonasqueseanexternasalacompaa.

Lospersonasdequienesquierarecordaralgooacuyocontactodeseeagregarinformacin,como
 sucumpleaos.

Laspersonasquequierasincronizarconsutelfonomvil,sobretodosiestenoseconectaconsu
libretadedireccionesdelaempresa,oencasodequenotengaconectividad.

CundocrearungrupodecontactosenOutlookparaMac2011

CreegruposdecontactosenOutlookparaMac2011cuandoquieraqueleresultemsfcilenviar
mensajesaungrupodepersonasdefueradelaempresa.Paratodoslosgruposdelaempresa,cree
ungrupodecontactospblico(preguntealadministradordeTIcmohacerlo).

Preguntasmsfrecuentes

Porqumostrarelpaneldelecturaaladerechaynolaparteinferior(odesactivarlo)?

Lalecturadeunacolumnalargayestrechadetextoesmsfcilquelalecturadeunaseccincortay
anchadetexto.Estosedebeaqueesmsfcilmoverlosojoshaciaabajoquedeizquierdaaderecha
enuntrecholargo,loquepuedeobligarleamoverlacabezayelcuelloytraducirseenfatiga.Esmejor
teneractivadoelpaneldelectura,paranotengaqueabrircadamensajeparaleersucontenido.

Quhacerconlascarpetasqueheyanonecesite?

Lalistadelpaneldenavegacindebereservarlaparalascarpetasqueuseconfrecuencia.Siestllena
decarpetasqueustednisiquierareconoce,muevatodoelcorreoalacarpetadereferenciayelimine
lascarpetasexistentes.

Cundodebousarlavistadeconversaciones?

Lavistadeconversacionesresultatilcuando:

Compruebalosmensajesconpocafrecuenciay,porlotanto,tienemsmensajesqueveralmismo
tiempo.

Haymuchoshilosdemensajecongrancantidaddediscusindeunladoaotro.

Necesitaverelcontextodequinrespondeaquin.

Recibegrancantidaddemensajes.

Alverlosmensajesenlavistadeconversaciones,puededetectarfcilmentequconversacionestienen
mayorcantidaddediscusindeunladoaotro.Enestoscasos,talvezprefieraleeryrespondersoloel
ltimomensajedelaconversacin.Tambinpuedeseleccionarunaconversacinenterayactuaren
ella.Porejemplo,puedehaberunalargaseriedemensajesenlosqueelltimodigasimplemente,
"Gracias,estorespondeamipregunta",porloquepuedeeliminartodalaconversacin.
Tambinpuedevermensajesdeotrascarpetascuandoseencuentraenlavistadeconversaciones,lo
cualresultamuytilcuandorecibaunmensajenuevoenunalargaconversacin:puedevertodoel
historial,incluidassusrespuestas.

Debomantenerjuntoslosmensajespersonalesyprofesionales?

Lareduccindelnmerodelugaresdondeleermensajesnosignificaquedebamezclarsusmensajes
personalesydetrabajo.Unprocedimientorecomendadoesusarcuentasdecorreoindependientes
paralascomunicacionesdetrabajoypersonales.Perodebereducirelnmerodedireccionesdecorreo
conlasquetienequetratar.Afortunadamente,conOutlookparaMac2011,puedevervariascuentas
simultneamente.Puedeversusmensajesdetrabajo(ExchangeServer),sucuentadeWindowsLive
HotmailysucuentadeGoogleGmail,todomientrastrabajaenelmismoperfildeOutlookpara
Mac2011.

Paraqueseamsfcilleermensajesdediferentescuentas,OutlookparaMac2011tieneunabandeja
deentradaunificadaqueagrupacarpetassimilares,comolasbandejasdeentrada,detodaslas
cuentas.Estohacequeseamsfcilleertodoslosmensajesalavez,sintenerquedesplazarsedela
carpetadeunacuentaaotra.Siloprefiere,puededesactivarestacaractersticaparaquecadacuenta
ytodassuscarpetasestnseparadasenlalistadecarpetas.

Serecomiendadesactivarlabandejadeentradaunificada.

EnelmendeOutlook,hagaclicenPreferenciasyenGeneral,ydesactivelacasillaAgrupar
carpetassimilares,comobandejasdeentrada,decuentasdiferentes.

Cmomeayudanlosestadosledoynoledo?

LosestadosledoynoledodeOutlookparaMac2011muestranrpidamentequmensajessehan
ledoalmenosunavezyculesno.Sinembargo,losestadosledoynoledodemensajespueden
activarsefcilmentehaciendocliccercadelosmensajes,porloquenoconstituyenunregistroperfecto,
tansolounaherramienta.

Paramarcarrpidamenteunmensajecomoledoonoledo,abraelmensajey,enlapestaaMensaje,
hagaclicenelbotnLedooNoledo.Elbotncambiaenfuncindelestadoactualdelmensaje.Si
solodeseaverlosmensajesnoledos,enlapestaaInicio,hagaclicenlaflechasituadajuntoa
FiltrosyenNoledo.

Porqunoessuficienteelestadoledo/noledo?

Algunaspersonasintentanusarlosestadosledoynoledoparaindicarqueunmensajeesnuevooun
elementodereferencia.Peroelestadonoledoespococonfiable,porqueencuantounmensajepierde
elfoco(alhacerclicenotromensaje),semarcaautomticamentecomoledoycondemasiada
frecuenciaotrosdispositivos(telfonos,porejemplo)marcanlosmensajescomoledos.
Inevitablemente,losmensajesvolvernaleerseyrepercutirenelesfuerzomentaldeaveriguarloque
necesitahacer.Elusodelestadonoledo/ledocomola"lnea"entreesoselementosdelaBandejade
entradaqueson"tareas"ylosquesimplementenosehanprocesadotiendeadesaparecercuandose
recibenmuchosmensajes,algunosdeloscualesnuncaseleernporquemirandoelasuntopuede
sabersequenoesnecesarioleerlos.EnlaBandejadeentradaresultamuchomseficientepasarpor
losmensajesydecidirquhacerconcadaunodeellos.CuandosalgadelaBandejadeentradano
debequedarnada"noledo".

Porqudeboarchivarmismensajes?

Unprocedimientorecomendadoconsisteentenerunrepositoriocentralizadoparalosmensajes,de
maneraquesepuedavolveraellosdespusde"atenderlos".Altenerunnmerolimitadodecarpetas
enlasquebuscar(1Referenciay2Personal),notienequepreocuparsedearchivarincorrectamente
unmensajeotenerquecopiarloenvariascarpetascuandocorrespondeamsdeuntemaoproyecto.
Estonoquieredecirquenoseanecesarioexaminarlosmensajesqueseencuentrantodosenuntema
oproyectodeterminado.OutlookparaMac2011ofrecemejoresherramientas,comolascategorasy
lascarpetasinteligentes,porloquesepuedenrealizarbsquedasmseficaces.

Porqudebotenersolounacarpetadereferencia?

Altenerunasolacarpeta,noesnecesariopeguntarseenqucarpetaseencuentranlosmensajes,y
sabequetodoelcontenidodeestacarpetaesalgoqueyaexaminantesyquisoconservar.

Tenervariascarpetassignificaquecadavezquearchivaunmensaje,seveforzadoadecidirqu
carpetausar.Estoresultaanmscomplicadosihaymsdeunacarpetaapropiadapormensaje.
Dadoquemuchascarpetasnoseusancuandohayvariasopciones,secreadesorden.

AunquetalvezparezcaquedejartodoslosmensajesenlaBandejadeentradanotienemucha
importancia,hayuncosteocultoquepagacadavezquemiraunmensajeysepregunta,"Esestoalgo
quehedeatenderosoloestaqucomoreferencia?".Tambinseganatranquilidadteniendouna
Bandejadeentradasoloconcosasnuevas.LaBandejadeentradaesunlugarqueotraspersonas
puedenmanipularloqueustedcolocaenlacarpetadereferenciadependeestrictamentedeusted.

Porqudebotenercarpetasdiferentesparagruposdecontactos?

Distintasprogramacionesdeeliminacin

Deberatenercarpetasdiferentesparadistintosgruposdecontactoenfuncindeltemayla
frecuenciadeeliminacionesprogramadas.Porejemplo,siseencuentraenungrupodecontactosde
usocompartidodelautomvil,losmensajesdelacarpetaUsocompartidodelautomvilsedeben
eliminardiariamente.Losmensajesdeungrupodecontactosquetrateuntemarelacionadoconel
 trabajosedebeeliminarconmenosfrecuencia,porejemplo,unavezalao.

Agrupacineficazdeconversaciones

Cuandodisponedecarpetasindependientesparagruposdecontactostemticos,puedevertodas
lasconversacionesagrupadas.Siesnecesario,puedebuscarconeficaciaenunacarpeta.

QugruposdecontactodebeniraunacarpetaenlugardemiBandejadeentrada?

Buenoscandidatosparatenerunareglayunacarpetadegruposdecontactossonlosgruposde
contactoque:

Recibengrancantidaddemensajes.

Sedirigenamuchaspersonas.

Losmensajesdenivelcorporativoconnoticiasimportantes(porejemplo,deldirectorgeneral)ylos
mensajesdeldepartamentodeTIsobreinactividaddelservidornodebeniraunacarpeta.Los
mensajesparaungrupodecontactosquesloocasionalmentetienecontenidotilointeresante,
independientementedelafrecuencia,debentenerunareglayunacarpeta

CmoseconfiguralareglaPara:yo?

1.EnelmenHerramientas,hagaclicenReglas.

2.EnelpanelizquierdodelcuadrodedilogoReglas,enSERVIDORESDEEXCHANGE,hagaclicen
elnombredecuenta.

3.EnelcuadrodedilogoReglas,hagaclicenAgregarunaregla

4.EnCuandollegueunmensajenuevoquecumplatodasestascondiciones,enelprimermen
emergente,hagaclicenEnviadoay,enelsegundomenemergente,hagaclicenParaoCC:yo.

5.EnHacerlosiguiente,enelprimermenemergente,hagaclicenMoveralacarpetay,enel
segundomenemergente,hagaclicenElegircarpeta.

6.EscribaBandejadeentradayhagaclicenlaBandejadeentradaqueprefiera.

7.ActivelacasillaNoaplicarotrasreglasamensajesquecumplanlasmismascondiciones.

CmoseconfiguralareglaGruposdecontactos"?
Paracadagrupodecontactosdelqueseamiembrocuyosmensajesnotengaqueleer,creeunaregla.

1.EnelmenHerramientas,hagaclicenReglas.

2.EnelpanelizquierdodelcuadrodedilogoReglas,enSERVIDORESDEEXCHANGE,hagaclicen
elnombredecuenta.

3.EnelcuadrodedilogoReglas,hagaclicenAgregarunaregla

4.EnCuandollegueunmensajenuevoquecumplatodasestascondiciones,enelprimermen
emergente,hagaclicenDey,enelsegundomenemergente,hagaclicenEs.

5.Enelcuadrodetexto,escribaelnombredelgrupodecontactoyseleccineloenlalista.

6.EnHacerlosiguiente,enelprimermenemergente,hagaclicenMoveralacarpetay,enel
segundomenemergente,hagaclicenElegircarpeta.

7.Escribaelnombredelacarpetadelgrupodecontactosyhagaclicenella.

8.Repitalospasosparacadagrupodecontactos.

SugerenciaSinohayningnmotivoporelquequieraqueunmensajedecorreoenviadoaestegrupo
decontactosseenveasuBandejadeentrada,planteselaposibilidaddepedirqueloquitendelgrupo
decontactos.

Porqudebousarreglas?

Coneltiempo,esprobablequerecibacadavezmsymsmensajes.Nopuedeleertodoslos
mensajesquerecibe,nidebeintentarlo.Envezdeeso,leasololosmensajesqueesimportanteque
lea.Lasreglasleayudarnapriorizarlosmensajesimportantesyreducirlasdistraccionesalmnimo.

Qudebohacerconlascategorasquenoseusan?

Eliminetodaslascategorasquenopienseusar.Elmismoconjuntodecategorasseaplicaatodoslos
elementos,porloquesiusaunacategoraparaloscontactos,consrvela.

Culeslamejormaneradeelegircolores?

Alcrearcategorasdecolor,estudiebienloscoloresqueelige.Porejemplo,noelijaelmismocolorpara
@telfonoquepara@correoelectrnico,peroelijacoloressimilares(tonosdeverde,porejemplo)
paratodaslas1:1categoras.Coneltiempo,podrverlalistadetareasydeterminarporelcolorsila
tarearequiereenesemomentoquerealicealgunaaccin.Porejemplo,si@Casaesprpurayusted
seencuentraeneltrabajo,nopuederealizarningunatareaprpura.

Porquhedeprogramartiempoparammismo?

Alprogramartiempoparasmismoenelcalendario,seactualizarsuinformacindedisponibilidady
esmenosprobablequedemscuentenconustedenesetiempo.Sitieneuncalendariomuyapretado,
estapuedeserlanicaformadequelequedetiempoparahacersutrabajo.

Tambinleayudaacomprometersearealizareltrabajo:siloincluyeenelcalendario,seobligara
hacerloenesetiempo.Sialguienprogramaalgunaactividadensutiempodetrabajo,asegresede
reprogramarsutiempo.Nosehagatrampas!

Cmopuedomanejarlos10.000mensajesdemiBandejadeentrada?

Sitienemsde20elementosenlaBandejadeentrada,proceselaltimasemanademensajesyluego
seleccionelosdemsmensajesymuvalosalacarpeta1Referencia.S,puedehacerlo,ysesentir
muybien.

Porqurecibotantosmensajes?

Sisesienteabrumadoporlosmensajes,esprobablequerecibamsdelosquepuederesolver,ytal
veztengaqueconfigurarreglasmsrestrictivas.Intenteanalizarlaprocedenciadelosmensajes
organizndolosporlalneaDeyluegocontraigatodoslosencabezados.Leemensajesdegruposde
contactosquenotienequeleer?Siesas,creeunaregla.Sicambiadevista,noolvidevolvera
cambiarla.

Dispongode10minutos:qudeboleerprimeroenmiBandejadeentrada?

Sicuentaconpocotiempo,puede,porejemplo,leerentrereunioneslosmensajesquecumplanla
condicinSoyunodelosdestinatarios:mensajesqueseleenvandirectamente.Estosmensajes
suelenesperarporustedpararealizarelpasosiguienteysonlasmsimportantes.

EnlapestaaInicio,hagaclicenFiltrosyluegoenSoyunodelosdestinatarios.

Conqufrecuenciadeboleermismensajes?

Paramuchosdenosotros,leermensajesescasiunaadiccin.Dedique20minutosporlamaanaa
repasarlosmensajesyluegocentresuatencinenlarevisindiariadelalistadetareas.Despus,
contineconsustareasdelda.Silimitaeltiempoquededicaaleermensajesaunavezporlamaana
yotraalfinaldeldapuedemejorarsignificativamentesuproductividad.Pruebeahacerlodurantetoda
unasemanaylocomprobar.
Cmopuedoadministrartareascomplicadas?

Sisolodesearecordaralgunastareasrelacionadas,enumrelasenelcuerpodelatarea

Debomantenerjuntaslastareaspersonalesyprofesionales?

Siesposible,mantengalastareaspersonalesyprofesionalesenunsololugar.Simantieneunasola
listareduceelnmerodesitiosenlosquetienequebuscarloquetienehacer.Aunqueyatengauna
solalista,usecategorasparadiferenciarlastareaspersonalesdelasdelaempresayadministrarla
listaconeficacia.LastareaspersonalessealmacenarnenelservidorExchangedelaempresay
podranverlaseneldepartamentodeTI,asqueincluyasolotareaspersonalesapropiadasenlalista.

Culeselproblemadememorizarlastareas?

Recordarlastareasdememorianofunciona.ResultaliberadordependerdeOutlookparaMac2011y
nodesusobrecargadacabezapararecordarlastareas.Puededejardededicarsuinteligenciaa
recordarselastareas("Deacuerdo,noolvidesenviaraAntoniounmensajesobrelasplantillas,enviara
Antoniounmensajesobrelasplantillas...")ycentrarseenlasactividadesquetienedelante.

PorquapuntarmistareasenOutlookparaMac2011?

PorqueunalistadetareasenOutlookparaMac2011funcionamejorqueunalistaenpapel:

Laslistasenpapelnoseactualizanautomticamente.

Laslistasenpapelnosepuedenreorganizarfcilmente.

PuedeusarOutlookWebAppparaverlalistadetareasdesdecualquierparte.

Laslistasenpapelsepuedenperderfcilmente.

Avanzado:cmopuedocrearunacarpetainteligenteparalosmensajesdecorreo?

Unacarpetainteligente,tambinllamadacarpetadebsquedaobsquedaguardada,esunacarpeta
virtualquemuestradinmicamenteunconjuntoderesultadosdelabsqueda.Porejemplo,puede
crearunabsquedaparaencontrartodosloselementosdelacategoraJefemarcadospara
seguimientoperonofinalizadostodava.Puedeguardarestabsquedacomocarpetainteligentepara
poderusarestoscriteriosmsadelantesintenerquevolveracrearmanualmentelabsqueda
avanzada.

1.EnlaesquinasuperiorderechadelaventanadeOutlook,hagaclicenelcuadrodebsqueda

.
 AparecerlapestaaBsqueda.

2.DefinaelmbitodebsquedahaciendoclicenunbotndembitodelapestaaBsquedacomo,
porejemplo,TodoelcorreooTodosloselementos.

3.EnlapestaaBsqueda,hagaclicenAvanzadasydefinaloscriteriosdebsqueda.

4.EnlapestaaBsqueda,hagaclicenGuardar.

Lacarpetainteligenteaparecerenelpaneldeexploracin.

5.Escribaunnombreparalacarpetainteligente.

Notas

Paramodificarloscriteriosusadosenunacarpetainteligente,mantengapresionadaCONTROL,
hagaclicenlacarpetainteligenteyluegoenModificar.Cuandoterminedemodificarloscriterios
oelmbitodelabsqueda,enlapestaaBsqueda,hagaclicenGuardar.

Paraeliminarunacarpetainteligente,mantengapresionadaCONTROL,hagaclicenlacarpeta
inteligenteyluegoenEliminar.Aleliminarunacarpetainteligentenoseeliminaningunodelos
elementosdelacarpetainteligente.

Referencias

Encontrargrancantidaddelibrosyfilosofasexcelentessobrelaadministracindeltiempoenlas
fuentessiguientes:

Librosyotrosrecursos

McGheeProductivitySolutionsqueofreceserviciosdeconsultorayproductosdeeLearning

GettingThingsDone(GTD)System,disponibleenDavidAllen&Company
 LifehackerSugerenciasydescargassobrecmoconseguirhacerloquehayquehacer

Recursosadicionalesenlnea