TEORIA GENERAL DE SISTEMAS:

La teora general de los sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden describirse
como elementos separados.

El ser humano, por ejemplo es un sistema que consta de varios rganos y miembros; y slo cuando
estos funcionan de un modo coordinado el hombre existe, lo mismo ocurre en una organizacin.

sta se fundamenta en 3 premisas bsicas:

1. Los sistemas existen dentro de sistemas: existe una completa interrelacin entre
organizaciones, tal como las molculas existen dentro de clulas, las clulas dentro de tejidos,
los tejidos dentro de rganos, los rganos dentro de un organismo y as sucesivamente.
2. Los sistemas en su mayora son abiertos: Los sistemas abiertos se caracterizan por ser un
proceso de intercambio infinito con su ambiente, constituido por los dems sistemas.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: Para los sistemas biolgicos y
mecnicos, esta afirmacin es intuitiva. Los tejidos musculares, por ejemplo, se contraen
porque estn constituidos por una estructura celular que permite contracciones para
funcionar, tal como una organizacin.

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS

1. Propsito u objetivo: Todo sistema tiene uno o varios propsitos u objetivos.

2. Globalismo o totalidad: Todo sistema tiene una naturaleza orgnica estructurada; por esta
razn, una accin que produzca cambio en una de las unidades del sistema, es probable que
produzca cambios en todas las dems unidades de este.
3. La delimitacin: (a subsistema, sistema o macrosistema) Ser lo que definir el objetivo
y las restricciones del sistema. La delimitacin depender del inters con el que se
pretende analizarlo, es decir, una organizacin puede ser un macrosistema, un
sistema, o incluso un subsistema de otro.

ELEMENTOS DE UN SISTEMA EMPRESARIAL:

1. CORRIENTE DE ENTRADA: recursos que la empresa importa o extrae del medio, tales como
insumos, esfuerzo humano, capacidad administrativa, informacin, capital, entre otros, y cuya
utilizacin permitir efectuar el proceso de transformacin.

2. PROCESO DE TRANSFORMACIN: combinacin dosificada y eficiente de los elementos

anteriores, destinada a producir los bienes y servicios, satisfactores de necesidades y que
constituyen el giro de la empresa. La mayor parte de estos recursos son fungibles, o sea, se
gastan a travs del proceso.

3. CORRIENTE DE SALIDA: Los bienes y servicios producidos, constituyen la corriente de salida

principal de la empresa, sin embargo, existen otros inmateriales como la mencionada
informacin o el prestigio. Existen corrientes de salida negativas como la contaminacin, dao
ecolgico, amenazas a actividades econmicas y sociales (una industria ubicada en un sector
agrcola o residencial)
4. RETROALIMENTACIN: Una parte de la energa exportada al medio servir para provocar una
nueva corriente de entrada al sistema, permitiendo su supervivencia.

5. RELACIONES: Son los enlaces que vinculan entre s a los objetos o subsistemas que componen
a un sistema mayor o ms complejo. sta se puede clasificar en 3 tipos:

a. Simbiticas: Los sistemas conectados no pueden seguir funcionando solos. Esta se

subdivide en 2:
i. Parasitaria: Sistema (parsito) no puede vivir sin el otro sistema (planta).
ii. Bipolar o mutual: Ambos sistemas dependen entre s.

b. Superfluas: aumentan la probabilidad de que un sistema funcione todo el tiempo y no

una parte del mismo, pero en estricto rigor no son necesarias.

c. Sinrgicas: relacin que no es necesaria para el funcionamiento pero que resulta til,
ya que su desempeo mejora sustancialmente al desempeo del sistema.

INTERACCIN CON EL MEDIO INTERNO.

SUBSISTEMAS FUNCIONALES DE UNA ORGANIZACIN

LA EMPRESA COMO SISTEMA ABIERTO

Un sistema puede ser definido como un conjunto de partes interrelacionadas existentes para
alcanzar un determinado objetivo. Donde cada parte del sistema puede ser un departamento un
organismo o un subsistema. De esta manera una empresa puede ser vista como un sistema con
sus departamentos como subsistemas.

SUBSISTEMAS DE LA EMPRESA

1. Subsistema de produccin (operaciones): Es el encargado de producir o transformar las

corrientes de entrada en corrientes de salida.

2. Subsistema de apoyo: Su objetivo es hacer posible el proceso productivo del sistema.

Desde el punto de vista de las corrientes de entrada, abarca las funciones de compra de
insumos y materiales, proveer recursos financieros o disponer de los recursos humanos
necesarios.

En cuanto a las corrientes de salida, corresponde la funcin de venta del producto o del
servicio, asegurndose de garantizar la viabilidad del sistema (lo que implica haber ganado
la aceptacin del medio)

3. Subsistema de mantencin: Su misin esencial es que las partes del sistema permanezca
cohesionadas e interrelacionadas dentro de l.

4. Subsistema de adaptacin: ajusta el sistema a su medio o entorno. El medio modifica a la

empresa, pero tambin la empresa pudiese modificar al medio.
5. Subsistema de direccin: Se encarga, de coordinar las funciones o subsistemas, de modo
que el resultado sea ptimo para el conjunto.

EL ENTORNO EMPRESARIAL

El medio es todo aquello que interesa y afecta a la empresa, que generalmente esta fuera de
su control y no forma parte del sistema de la empresa. Otras variables si lo sern y por tanto
podrn ser controladas o modificadas por la misma empresa.

MACROENTORNO

Fuerzas externas y no controlables por la empresa.

1. Entorno Social-Cultural: Condiciones culturales o sociales propias de los individuos que

tienen incidencia en la empresa: condiciones y comportamientos de vida, costumbres,
usos, valores y principios, normas sociales, actitudes y conductas.
2. Entorno Poltico-Legal: Define lo que la organizacin puede o no hacer sus lmites legales.
Tiene relacin con el sistema poltico, las instituciones polticas, leyes y regulaciones,
generalmente relacionadas con el gobierno. Este entorno tiene la caracterstica de ser un
regulador de la organizacin.
3. Entorno Tecnolgico: Genera nuevos procedimientos, mtodos e innovaciones en el
desarrollo pleno del proceso de generacin y trasmisin de bienes y servicios
4. Entorno Ambiental o Ecolgico: recursos naturales o fsicos que entrega el medio a las
empresas. Se relaciona tambin con su uso, y cuidado y proteccin medioambiental.
Considera algunos elementos como la flora, fauna, suelos, el aire o el uso del agua.
Toda empresa tiene relacin con el medio ambiente lo quiera o no. Esta relacin puede
ser de dos formas:
a. Directamente, en la medida que utilizamos sus recursos (corrientes de entrada).
b. externalidades generadas por la empresa hacia el medio (corriente de salida). En
trminos ambientales estas externalidades lamentablemente suelen ser en su
mayora negativas.
5. Entorno Econmico: Corresponde al sistema y las condiciones econmicas generales a las
que se enfrenta una empresa. La naturaleza del sistema econmico imperante en un pas
influye en cada una de las organizaciones del mismo y a aquellas internacionales que
tienen o buscan cierta relacin (como las importaciones y exportaciones).

MICROENTORNO

1. Proveedores: Compaas e individuos que proporcionan los recursos necesarios para que
otras empresas produzcan bienes y servicios. Estos recursos o insumos, generalmente son
fsicos o materiales y pueden ser distinto tipo (de capital, intermedios, o de consumo).
2. Acreedores: Persona fsica o jurdica legtimamente facultada para proporcionar recursos
financieros y a la vez exigir el pago o cumplimiento de esta obligacin MONETARIA O
FINANCIERA, contrada por la empresa con anterioridad.
3. Instituciones Reguladoras: Fijan, promover y fiscalizan las pautas y normas de
comportamiento que deben ser aceptadas por la mayora de los individuos y empresas
que operan.
 4. Clientes (usuarios): Se definen como aquel que contrata servicios o adquiere bienes a un
proveedor. Existen de 2 tipos:
a. Actuales: Son aquellos (personas, empresas u organizaciones) que efectan
compras de forma peridica o que lo hicieron en una fecha reciente.
b. Potenciales: Son aquellos que no realizan compras a la empresa en la actualidad,
pero son visualizados como posibles clientes en el futuro, pues tienen la
disposicin necesaria, el poder de compra y la autoridad de compra.

COMPETENCIA

Oposicin entre dos que aspirar a una misma cosa, por lo tanto, la competencia es una situacin
en la cual los agentes econmicos tienen la libertad de ofrecer bienes o servicios y los clientes de
elegir a quien comprar o adquieren estos bienes o servicios. Sabemos que existe la competencia
directa (ofrece un sustituto cercano). Sin embargo no debemos olvidar la competencia indirecta
(sustitutos lejanos).

PROCESO ADMINISTRATIVO

DEF. 1: es la coordinacin de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera

eficiente y eficaz con otras personas y a travs de ellas.
DEF 2: el proceso de estructurar y utilizar conjuntos de recursos orientados hacia el logro de
metas, para llevar a cabo las tareas en un entorno organizacional.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO:

1. PLANIFICACIN: Constituye la primera funcin de la administracin y consiste en

determinar las metas u objetivos a cumplir. Esta debe ser un proceso permanente,
adaptable y econmico.

Existen elementos claves en la administracin, reconociendo como esencial la definicin y

comprensin de la Misin y Visin de una organizacin.

MISIN (lo que somos)

Define el negocio al que se dedica la organizacin, las necesidades que cubren con sus productos y
servicios, el mercado en el cual se desarrolla la empresa y la imagen pblica de la empresa u
organizacin.

VISIN (lo que queremos llegar a ser)

Idea o conjunto de ideas que se tienen de la organizacin a futuro.

DIAGNSTICO

Es una fotografa que nos proporciona informacin sobre una situacin particular en un
momento determinado.

Para conocer lo positivo y negativo que posee y lo positivo y negativo que enfrenta una empresa
necesitaremos usar una herramienta de planificacin llamada MATRIZ FODA O DAFO.
FODA

Analiza dos aspectos internos o factores crticos propios de la organizacin, las Fortalezas y las
Debilidades. Considera tambin el anlisis de aquellos factores externos o del entorno que le
afectan, como son las Oportunidades y las Amenazas.

ASPECTOS INTERNOS

I) Fortalezas: factores crticos con los que cuenta la organizacin, y que influye en ella
positivamente. Las fortalezas deben aprovecharse.

II) Debilidades: factores negativos que tienen las organizaciones y por ende su existencia
afecta negativamente a la empresa. Las debilidades deben eliminarse.

FACTORES EXTERNOS

I) Oportunidades: Aspectos favorables del entorno y que de ser aprovechadas por la

organizacin, influye en los resultados positivos de la misma.

II) Amenazas: Factores negativos, que de no sorteados (o transformados en oportunidades)

afectarn negativamente a la empresa.

ASPECTOS DE LA PLANIFICACIN

TOMA DE DECISIONES

Proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o ms alternativas. Algunas decisiones
tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras que otras son
gravitantes en ella.

Para los administradores, el proceso de toma de decisin es sin duda una de las mayores
responsabilidades.

TICA EN LA TOMA DE DECISIONES

La tica abarca el estudio de la moral, la virtud, el deber, la felicidad y el buen vivir. La toma de
decisiones responsables es vital en un mundo complejo. Lo delicado de esto es que los lderes
deben de dirigir con dilemas ticos en situaciones de negocios, donde usualmente hay que tomar
decisiones fuertes que deben realizarse en un ambiente de intereses y conflictos constantes, y
donde suele adems mezclarse con nuestros intereses personales.

LA PLANIFICACIN Y EL CAMBIO

Es la transformacin de un estado anterior hasta su estado posterior, que le sucede. El cambio es

el aspecto ms importante de nuestra existencia y el de una organizacin, ya que permite la
adaptacin, evolucin y sobrevivencia. Los cambios se pueden originar tanto por factores internos,
como por fuerzas externas.
 2. ORGANIZACIN: Diagnosticar la situacin y resolver las falencias. Es determinar las
funciones y tareas necesarias para lograr el objetivo (especializacin) (establecer
responsabilidades). Establecer la autoridad. Creacin de una estructura (asignacin de
cargos y puestos).

ETAPAS DE LA ORGANIZACIN:

I) Determinacin de actividades para cumplir el objetivo

II) Divisin del trabajo global en operaciones parciales
III) Agrupacin de las operaciones parciales en unidades administrativas

Lo anterior, nos lleva a la estructura organizacional, conocida su representacin grfica como

organigrama. Esta estructura es la representacin visual de las actividades y procesos de una
organizacin.

3. DIRECCIN: Corresponde a la actuacin o ejecucin, que, de acuerdo a la estrategia

seleccionada, nos conduzca al objetivo o meta propuesta (en la etapa de planificacin) y
de la forma en que se ha establecido (establecido en la etapa de organizacin).

ESTILOS DE DIRECCIN

I) Autoritario o autocrtico.
II) Democrtico o participativo.

ADMINISTRADORES

Independiente del estilo que ejerce, un administrador deber realizar una serie de funciones:

Toma de decisiones
Solucin de problemas y conflictos
Medicin y gestin de recursos y capacidades
Planear y desarrollar estrategias
Generar proyectos nuevos
Efectuar diagnsticos de situaciones
Monitorear situaciones y proponer acciones correctivas
Liderar equipos de trabajo
Motivar equipos de trabajo

GERENTE

Se encarga de dirigir, gestionar o administrar una sociedad, empresa u otra entidad. Corresponde
a un cargo propio de la organizacin, vinculado a la direccin de la misma.
COMPETENCIAS GENERALES

Se definen como un conjunto de conocimientos, habilidades, comportamientos y actitudes que

una persona debe poseer para ser efectiva en un amplio abanico de puestos y en distintas clases
de organizaciones.

I) Competencia para la comunicacin: Se refiere a su capacidad para transferir e

intercambiar informacin con efectividad, de modo que usted y otros se puedan
entender. Incluye la comunicacin informal, comunicacin formal y la negociacin.
II) Competencia para la planeacin y gestin: Implica decidir cules tareas se deben
desempear, cmo se harn, asignar recursos que permitan su desempeo, despus,
monitorear su avance para asegurar de que sean realizadas.
III) Competencia para el trabajo en equipo: Significa que grupos pequeos de personas
desempean las tareas de un trabajo coordinado y son los responsables de los
resultados.
IV) Competencia para la accin estratgica: Consiste en comprender la misin general y
los valores de la organizacin y en garantizar que las acciones de los empleados
coincidan con ellos.
V) Competencia multicultural: Es cuestin de conocer, comprender y responder a las
diversas situaciones polticas, culturales y econmicas que se presentan en diversos
pases.
VI) Competencia para la auto-administracin: Cada gerente se encarga de su propio
desarrollo y asume la responsabilidad de su vida en el trabajo y fuera de l.

ELEMENTOS CLAVES DE LA DIRECCIN

LIDERAZGO

Proceso de influir en otros y apoyarlos para que trabajen con entusiasmo en el logro de objetivos
comunes. Un buen administrador debiese ser un buen lder, en la medida que posea cualidades de
personalidad y capacidad que favorecen la gua y el control de otros individuos.

CONDICIONES BSICAS DE UN LDER O BUEN ADMINISTRADOR

I) HABILIDAD TCNICA: Consiste en utilizar conocimientos, mtodos, tcnicas y equipos

necesarios para la realizacin de sus tareas especficas a travs de sus instruccin,
experiencia y educacin.
II) HABILIDAD HUMANA: Consiste en la capacidad y en el discernimiento para trabajar
con personas, comprender sus actitudes y motivaciones y aplicar un liderazgo eficaz.
Est basada en el esfuerzo cooperativo, capacidad de trabajar en equipo y creacin
de ambientes favorables a las personas (seguridad, felicidad, reconocimiento).
III) HABILIDAD CONCEPTUAL: Consiste en la habilidad para comprender las
complejidades de la organizacin global y en el ajuste del comportamiento de la
persona dentro de la organizacin. Tambin llamada de diseo, ya que presenta la
capacidad de encontrar soluciones que favorezcan a la organizacin.
TRABAJO EN EQUIPO

Un equipo comprende a 2 o ms personas que participan unidas con un objetivo comn. Por lo
tanto el trabajo en equipo comprende la accin coordinada de este grupo de personas en
virtud de una meta en comn. Un grupo en s mismo no necesariamente constituye un equipo.

CARACTERISTICAS GENERALES DEL TRABAJO EN EQUIPO

Integracin de personas diferentes.

Debe existir tanto el liderazgo como la delegacin.
El objetivo central de la empresa y del equipo debe representar lo que cada uno de sus
integrantes debe y desea alcanzar.
Se debe generar sinergia.
Es necesaria la aplicacin del Proceso Administrativo.
Debe estar justificada la necesidad del trabajo en equipo.

COMUNICACIN

Se define como un proceso mediante el cual, cierta informacin es codificada e impartida por un
emisor a un receptor mediante un canal o medio plazo. El receptor descodifica el mensaje y le da
al remitente una retroalimentacin.

La comunicacin es importante para la toma de decisin.

La comunicacin no existe si no es bidireccional (no sirve hablar si no hay quien nos escuche). Se
reconocen adems, tres tipos de niveles de comunicacin:

I) Ascendente
II) Descendente
III) Transversal

MOTIVACIN

La motivacin, est definida como estmulos que mueven a una persona a realizar
determinadas acciones. Organizacionalmente, es motivar, persuadir o convencer a que otros
hagan lo que queremos que hagan. La motivacin, se vincula al comportamiento de las
personas, y este grado de inters en cumplir el trabajo, depender de ciertos factores individuales
como: la personalidad, preferencias, deseos y necesidades, intereses, ambicin, edad o
educacin.

Qu importancia tiene la motivacin en las empresas?

CONOCER las motivaciones de los individuos

GENERAR motivaciones

SATISFACER las motivaciones de los individuos

Las motivaciones reconocen dos fuentes:

I) INTERNAS: Motivos internos a la persona que impulsa a la accin

II) EXTERNAS: Incentivos o factores externos que provocan la realizacin de un
comportamiento.

RESOLUCIN DE CONFLICTO

Se provoca por la generacin de objetivos incompatibles por diferentes personas o grupos.

Algunas de las razones principales de la generacin de conflictos son:

Comunicacin pobre
La bsqueda de poder Insatisfaccin con el estilo del liderazgo
Liderazgo dbil, falta de cambios (procesos, personas, estructura organizacional )
Desconfianza entre la gente
Que los valores e intereses se vean amenazados
Imposicin de intereses e ideas de otros
La necesidad de distribuir recursos limitados

NEGOCIACIN

Relacin que establecen dos o ms personas en relacin con un asunto determinado con vista a
acercar posiciones y poder llegar a un acuerdo que sea beneficioso para todos ellos.

TIPOS DE NEGOCIACIONES

I) DISTRIBUTIVA: Tambin llamada competitiva, de suma-cero, donde necesariamente

un lado "gana" y el otro lado "pierde.
II) INTEGRAL: Aquella que es colaborativa y busca para ambas parte ganar-ganar

ELEMENTOS DE LA NEGOCIACIN

Caractersticas de las partes

Alternativas
Intereses
Opciones
Legitimidad
Comunicacin

4) CONTROL: Es el proceso que permite asegurar que las actividades reales se ajusten a las
actividades planificadas. El proceso de Control debe ser permanente.

Existen 3 tipos de control:

I) Control preliminar: se ejerce previamente a la accin

II) Control coincidente, generalmente a travs de informes peridicos de desempeo y
de accin, pretende vigilar (mediante la observacin personal e informes) las
actividades corrientes para asegurar que se cumplan las polticas y los procedimientos,
todo sobre la marcha, es decir, durante.
 III) Control de retroalimentacin, involucra acciones a posteriori (re planificacin),
concentrando la atencin sobre los resultados finales de la accin.

El control se basa en determinar claramente: Qu medir? ; Dnde medir?, Cundo

medir?; Cmo medir? Por lo tanto, se basa en indicadores, estndares y resultados.

Los indicadores, son variables que en definitiva se utilizan para medir, cuantificar o describir
la situacin en discusin. Corresponde a los instrumentos y representaciones que entregarn
el resultado de esta medicin. Los indicadores pueden ser cualitativos o cuantitativos.

CARACTERSTICAS DE UN INDICADOR

Validez
Uso
Confiabilidad
Comunicabilidad
Resistencia a la manipulacin
Economa en la recoleccin y anlisis de la informacin

QU CONTROLAR?

Los procedimientos de planificacin

La estructura de la organizacin
La capacidad de dirigir a los trabajadores y los procesos
Los recursos utilizados
Los procesos (tareas) desarrollados
Los objetivos y los resultados